Guide de rfrence rapide pour la planification de projet

Avec Microsoft Project 2013 Standard ou Professional

Un projet est une entreprise temporaire initie dans le but de fournir un
produit, un service ou un rsultat unique (PMBOK).

1 Commencer un
nouveau projet

Pour atteindre cet objectif, ds sa nomination, le chef de projet doit laborer

un plan et conduire un certain nombre dactions qui lui permettront de
rpondre aux exigences de son client en respectant le dlai et le budget fixs.
Dans cette perspective, la planification est un acte essentiel du chef de projet.
Avant de raliser cette planification, la premire tape consiste initialiser un
nouveau projet, en partant dun projet vierge ou en utilisant un modle.

1. Crer un nouveau fichier

de projet

Pour crer un nouveau projet vierge dans Project 2013, cliquer sur Nouveau projet ds louverture de la
fentre de Microsoft Project. Pour retrouver ensuite cette commande en cours dutilisation de loutil, cliquer
sur longlet Fichier du ruban puis sur Nouveau.
Pour crer un nouveau projet partir d'un modle cr prcdemment dans Project 2013, cliquer sur
Nouveau dans le menu Fichier puis sur PERSONNEL. A noter que Project propose galement de nombreux
modles, accessibles en cliquant sur PROPOSS (toujours depuis Nouveau dans le menu Fichier) il faut tre
connect Internet. Un tutorial pour une meilleure prise en main de Project est galement disponible (en
cliquant sur Bienvenue dans Project) !

2. Dfinir la date de dbut

du projet

Dans longlet Projet, cliquer sur Informations sur le projet. Dans la zone Date de dbut, entrer une date de dbut
pour votre projet.

3. Dfinir le calendrier du
projet

Dans longlet Projet, cliquer sur Modifier le temps de travail. Dterminer les horaires de travail et identifier les jours
chms (jours fris par exemple) pour le projet.

4. Enregistrer le fichier de
projet

Dans le menu Fichier, cliquer sur Enregistrer. Aprs avoir choisi lemplacement du fichier, saisir le nom du projet dans
la zone Nom de fichier. A noter que le fichier Project comporte une extension .mpp .

2 Planifier les tches

Lorsque le projet a t initialis, ltape suivante consiste raliser la

planification du projet. Celle-ci permet daboutir un planning, avec une liste
de tches et de jalons hirarchiss et lis. Dautres informations, comme les
estimations des dures, charges et des dates prvisionnelles peuvent
galement tre renseignes.
Une nouveaut majeure de Project 2013 est le choix du mode de planification
pour les tches, qui peut tre automatique ou manuel.

1. Saisir les tches

Cliquer sur le bouton Diagramme de Gantt

situ droite de la barre dtat (en bas
droite de la fentre de Project) ou choisir laffichage Diagramme de Gantt gauche de longlet Tche.
Ensuite, dans la colonne Nom de la tche, saisir lensemble des tches, y compris celles qui seront converties ensuite
en tches rcapitulatives ou en jalons.
A noter que depuis longlet Tche, il est possible de crer directement des jalons et des tches rcapitulatives en
cliquant sur les boutons Jalon et Rcapitulatif (disponibles depuis le groupe Insrer).
Remarque Il est possible dafficher la Tche rcapitulative du projet via longlet Outils Diagramme de Gantt
Format. Celle-ci permet de synthtiser sur une seule ligne les principales donnes du projet (dure, charge globale,
dbut, fin du projet).

2. Choisir le mode de
planification

La planification automatique permet dutiliser le moteur de planification traditionnel de Project. Elle est plus
contraignante pour lutilisateur car un minimum dinformations est requis pour la planification. En contrepartie, la
gnration du planning est facilite.
La planification manuelle permet dutiliser Project comme Excel : les informations requises traditionnellement
pour dcrire une tche colonnes Dure, Dbut et Fin ne sont pas requises. Des donnes textuelles peuvent tre
saisies dans ces colonnes, la place de chiffres ou de dates. Ce mode de planification manuel doit tre rserv aux
tches sur lesquels le chef de projet na pas ou peu de visibilit au moment de la planification.
Pour choisir entre ces deux modes de planification, pour chaque tche, cliquer sur les boutons Planification manuelle
ou Planification automatique disponibles depuis longlet Tche.
Pour dfinir le mode de planification par dfaut, cliquer sur le bouton de slection situ sur la barre dtat (en bas
gauche de lcran de Microsoft Project).

3. Hirarchiser les tches

Le principe de base consiste positionner les tches et les jalons au-dessous des tches rcapitulatives, qui
reprsentent des phases ou des lots de travail. Ensuite, pour les hirarchiser, cliquer sur une tche (ou plusieurs
tches), puis sur les boutons
Abaisser ou
Hausser disponibles depuis longlet Tche.
Plusieurs niveaux hirarchiques sont possibles.

4. Saisir les dures

Cliquer sur le champ Dure d'une tche et entrer une dure, par exemple, taper 4j pour indiquer 4 jours. Pour
spcifier un jalon, saisir 0j. Pour indiquer qu'une dure est une estimation, ajoutez un point d'interrogation, taper par
exemple 6j?
Remarque Il est prfrable de ne pas entrer de dates de dbut et de fin pour les tches. Entrer plutt une dure et
laisser Project 2013 dfinir automatiquement ces dates, qui peuvent changer en fonction des liaisons et des
ressources affectes aux tches.

5. Lier des tches pour

afficher les relations

Slectionner les tches lier, puis cliquer sur le bouton Lier les tches
dans longlet Tche. Pour modifier le type
de dpendance (par dfaut Fin Dbut), double-cliquer sur la ligne situe entre les tches modifier directement sur
le diagramme de Gantt, puis slectionner une liaison de tche dans la liste Type de la bote de dialogue
Interdpendance des tches.

3 Affecter les
ressources
1. Dfinir la liste des
ressources

Laffectation de ressources permet dassocier aux tches les ressources

ncessaires leur accomplissement. Il est possible daffecter plusieurs
ressources une mme tche.
En plus de ressources de travail (personnes ou toute autre ressource
consommant de la charge comme une machine-outil), vous pouvez affecter
des ressources matrielles (par exemple du ciment) et des ressources de cots
(par exemple les frais de dplacement) aux tches.

Cliquer sur le bouton Liste des ressources

droite de la fentre de Microsoft Project).

situ droite de la barre dtat (en bas

Dans la colonne Nom de la ressource, saisir les noms des ressources du projet puis dfinir leurs attributs (type de
ressource, cot horaire, capacit maximale, unit pour les ressources de type consommable).
2. Entrer la charge de
travail ncessaire la
ralisation des tches

Lors de la planification des tches, les chefs de projet peuvent dterminer une estimation de la charge (quantit de
travail) ncessaire pour raliser les tches. Pour entrer cette charge, ajouter la colonne Travail l'affichage
Diagramme de Gantt (cliquer sur le bouton Diagramme de Gantt
situ droite de la
barre dtat pour lafficher). Depuis la liste qui saffiche dans len-tte de la colonne Ajouter une nouvelle colonne
(situe droite de la table de donnes), choisir Travail.

3. Dfinir le type de tche

Au moment de laffectation des ressources, Project 2013 dtermine la planification de la tche en fonction du type de
tche. Des modifications de dures peuvent avoir lieu au fur et mesure que des ressources sont affectes aux
tches.

Fonctionnement des types de tches

Le travail, la dure et la capacit (% de l'allocation) sont dtermins par la formule suivante :
Travail = Dure x Capacit.
Type de tche...

Si vous modifiez le
travail...

Si vous modifiez la dure...

Si vous modifiez la
capacit...

Tche capacit fixe

La dure change

Le travail change

La dure change

Tche travail fixe

La dure change

La capacit change

La dure change

Tche dure fixe

La capacit change

Le travail change

Le travail change

En fonction du mode de fonctionnement souhait, qui doit tre dtermin en fonction des informations primaires
connues au moment de laffectation des ressources (que Project ne doit pas recalculer) et des donnes que Project
2013 doit recalculer, il est ncessaire de choisir le type de tche :

Pour dfinir un type de tche par dfaut pour l'intgralit du projet, cliquer sur Options dans longlet Ficher,
puis cliquer sur la rubrique Echancier. Dans la zone Type de tche par dfaut, slectionner Capacit fixe (par
dfaut), Dure fixe ou Travail fixe.
Pour changer le type de tche pour une tche individuelle double-cliquer sur la tche. Dans la bote de
dialogue Informations sur la tche qui apparat, cliquer sur l'onglet Avances puis effectuer son choix dans la
zone Type de tche.

4. Affecter des ressources

aux tches et
inversement !

Affecter les ressources aux tches.

Cliquer sur le bouton Diagramme de Gantt
situ droite de la barre dtat, puis, pour
chaque tche, cocher dans la colonne Noms ressources les ressources ncessaires.
En cliquant sur le bouton Affecter les ressources disponibles dans longlet Ressource, il est galement possible de
raliser des affectations. Pour cela, slectionner une tche, cliquer sur le bouton, choisir la (ou les) ressource(s)
ncessaires puis cliquer sur le bouton Affecter.
A noter que la colonne Units de la bote de dialogue Affecter les ressources permet de dterminer hauteur de
combien la ressource est utilise (pour une ressource travail, fixer les units 50% permet dindiquer que la ressource
sera utilise mi-temps).
Affecter les tches aux ressources (uniquement pour les utilisateurs de Project 2013 Professional)
Il est dsormais possible daffecter des tches aux ressources laide du planificateur dquipe. Pour accder cet
affichage, cliquer sur le bouton Planificateur dquipe
situ droite de la barre dtat.
La partie suprieure de laffichage prsente un planning avec les disponibilits de chaque ressource. La partie
infrieure affiche la liste des tches non affectes : pour les affecter, glisser-dplacer les tches vers les ressources
souhaite, situes au-dessus.

5. Rsoudre les problmes

de surutilisation des
ressources

Aprs avoir ralis lensemble des affectations de ressources, certaines surutilisation de ressources peuvent
apparatre (ds lors quelles sont utilises au mme moment sur plusieurs tches par exemple). Avec Project 2013, ces
surutilisations sont signales directement partir de laffichage Diagramme de Gantt. En ralisant un clic droit sur
une tche o apparat licne , il est possible de replanifier la tche la prochaine date o la ressource est disponible
(commande Replanifier la prochaine date disponible du menu contextuel).
Les surutilisations sont galement visibles depuis laffichage Planificateur dquipe : ds quune ressource est
surutilise, un encadrement rouge apparat.

4 Dfinir la rfrence du
projet

Pour pouvoir piloter efficacement un projet, il est ncessaire de comparer

rgulirement la situation actuelle du projet avec le rfrentiel dengagement,
matrialis dans Project par le planning de rfrence.
Lenregistrement de ce planning de rfrence permet de raliser une
photographie un instant t du planning, qui pourra tre confrontes aux
informations jour du projet.

1. Dfinir le planning de
rfrence

Une fois la planification et les affectations des ressources termines et lorsque le planning propos a t approuv par
le client et le management, enregistrer le planning de rfrence. Dans longlet Projet, cliquer sur Dfinir le planning
de rfrence. Il est possible denregistrer jusqu 11 plannings de rfrence diffrents.

2. Afficher le planning de
rfrence dans un
Diagramme de Gantt

Cliquer tout dabord sur le bouton Diagramme de Gantt

situ droite de la barre
dtat. Pour afficher dans le diagramme de Gantt le planning de rfrence, cliquer sur longlet Outils Diagramme de
Gantt Format, puis choisir la rfrence afficher en cliquant sur le bouton Planning de rfrence.

3. Afficher les donnes de

rfrence dans une table

Dans longlet Affichage, cliquer sur Table et slectionner Variation. Cette table permet de comparer les dates de
dbut et de fin de chaque tche avec le rfrentiel dengagement.
Pour afficher dautres donnes relatives au planning de rfrence (par exemple, les champs Dure de rfrence,
Travail de rfrence), il est possible dafficher de nouvelles colonnes. Cliquer sur len-tte de la colonne Ajouter une
nouvelle colonne (situe droite de la table de donnes) pour les afficher.

5 Mettre jour la

La mise jour de l'avancement du projet permet de sassurer que le projet se

droule correctement au fur et mesure que le travail est ralis. ce stade,
il est ncessaire de se concentrer sur la gestion des modifications, la mise
jour du calendrier, le suivi de la progression et la communication des
informations relatives au projet.

progression
1. Grer les modifications

La gestion des modifications comprend la modification des dures, des dates, des dpendances, des affectations de
ressources ou des tches en fonction des modifications demandes ou des nouvelles informations. Maintenez les
champs actuels jour et comparez-les la planification initiale.

2. Suivre les dates et les

dures relles

Il est conseill de choisir une unique mthode pour suivre l'avancement. Il est possible de saisir un pourcentage
achev, les dates de dbut et de fin relles, les dures relles et restantes ou le travail rel et restant.
Pour indiquer facilement un pourcentage davancement sur une tche, cliquer les boutons Achev de longlet
Tche (

).

Le bouton
conformment la date dtat.

du mme onglet permet de mettre jour lavancement des tches slectionnes

Remarque La date dtat est par dfaut la date du jour, mais elle peut tre dtermine via la commande Date dtat
de longlet Projet.
Pour saisir la dure relle (dlai dj consacr la tche) et la dure restante (dlai qui reste consacrer la tche),
utiliser la commande
(accessible via le bouton Avancement conforme) de longlet Tche.
Dans la bote de dialogue qui saffiche, saisir les champs Dure relle et Dure restante.
3. Suivre les charges et les
cots rels

Pour saisir les charges et cots consomms, utiliser la table Suivi. Dans longlet Affichage, cliquer sur Table, puis
choisir Suivi. Entrer les donnes d'avancement dans les champs Travail rel ou Cot rel pour chaque tche.
Vous pouvez galement utiliser la table Suivi pour entrer des pourcentages davancement, des dates de dbut et de
fin relles et des dures relles et restantes.

6 Communiquer les
informations du projet
1. Crer et exporter la
chronologie

Une bonne communication est un facteur essentiel de russite dun projet.

Project 2013 fournit de nombreuses faons d'imprimer et de distribuer les
informations relatives au projet, dtailles ou globales, rapidement et
efficacement. En particulier, la chronologie permet de prsenter
synthtiquement les grandes phases et principaux jalons du projet.

Pour afficher la frise chronologique, cocher la case Chronologie de longlet Affichage. Pour ajouter des tches, tches
rcapitulatives ou jalons la frise, les slectionner puis raliser un clic droit sur la slection et choisir la commande
Ajouter la chronologie dans le menu contextuel qui saffiche (il est galement possible deffectuer un GlisserDplacer).
Longlet Outils Chronologie Format permet de mettre en forme la chronologie puis de lexporter vers PowerPoint
ou Outlook par exemple, via la commande Copier la chronologie (utiliser ensuite la commande Coller dans
lapplication de destination).

2. Imprimer un affichage

Dfinir l'affichage actuel comme il est souhait qu'il s'imprime (choix des colonnes et de leur largeur, mise en forme
du diagramme de Gantt). Ensuite, dans le menu Fichier, cliquer sur Imprimer pour faire apparatre les options
dimpression. Cliquer sur Mise en page pour finaliser la mise en page (choix des marges, de len-tte et du pied de
page) avant de cliquer le bouton Imprimer pour lancer limpression.

3. Gnrer un rapport
danalyse dcisionnelle

Depuis longlet Rapport, de nombreux rapports prdfinis sont disponibles. Sy affichent des tableaux et graphiques
analysant les donnes du projet (cots, dlais, charges) sur diffrents axes (tches, ressources, jalons).
Il est possible de personnaliser les rapports existants et dy insrer de nouveaux lments via longlet Outils de
rapports Cration qui saffiche quand un rapport est affich dans la fentre de Project. Cliquer ensuite sur le bouton
Copier le rapport du mme onglet pour lexporter vers une autre application (PowerPoint par exemple). Utiliser
ensuite la commande Coller dans lapplication cible.

7 Clore le projet
1. Crer un rapport final

Ce n'est pas parce que le projet est presque termin que le travail du chef de
projet l'est aussi. Certains dtails du projet mritent peut-tre dtre finaliss
et il reste obtenir l'acceptation du client pour les livrables finaux.
Une bonne pratique consiste procder une session leons apprises , afin
de noter les domaines d'amlioration et les meilleures pratiques pour lavenir.
Il est galement ncessaire dapporter les dernires mises jour au plan du
projet, avant de larchiver.

Dans longlet Rapport, cliquer sur le rapport souhait pour visualiser les donnes du projet sous la forme de tableaux
et graphiques danalyse dcisionnelle.
Il est galement possible de visualiser des rapports gnrs dans Excel ou Visio. Dans longlet Rapport, cliquer sur
Rapports visuels. Dans la bote de dialogue Rapports visuels Crer un rapport, choisir un modle de rapport, le
niveau de dtail pour les donnes chronologiques puis cliquer sur le bouton Afficher. Le rapport saffiche ensuite dans
Excel (tableau ou graphique crois dynamique) ou dans Visio (diagramme crois dynamique).

2. Enregistrer un projet
sous forme de modle

Une fois le projet termin, il peut tre intressant de tirer profit des leons apprises au cours du projet en crant un
modle pour les projets venir. Dans longlet Fichier, cliquer sur Enregistrer sous puis sur Ordinateur. Cliquer sur
Parcourir et dans la zone Type de fichier de la bote de dialogue Enregistrer sous, choisir Modle et saisir le nom du
fichier (lextension dun modle Project est .mpt ).