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Sumario:
I.
Introduccin.
II.
III.
IV.
I. Introduccin.
Cuando de cualquier forma se introduce el tema de la actividad del Notario como
profesional del Derecho, la necesidad de definir la naturaleza y contenido complejo de
la funcin notarial se convierten en ineludibles.
Sanahuja1 aborda la naturaleza de la actividad notarial en principio- como funcin
jurisdiccional. Ofrece como argumento que mediante ella se declara de modo oficial y
pblico la validez del negocio; pero, sin dejar de advertir que dicha autenticacin o
legalizacin - notarialmente conseguida- queda jurdicamente abierta al conocimiento
de un Juez, nico que podr ofrecer la fuerza de cosa juzgada por voluntad del Estado.
De estos razonamientos concluye que la funcin notarial es autnoma, con sus formas y
efectos peculiares, y no tpicamente jurisdiccin.
El punto de partida de esta teora es la necesidad social de dar a los derechos una
corporalidad que facilite su evolucin natural y normal. Para atender a ello el Estado ha
de disponer de una funcin distinta de la judicial, destinada a la conservacin,
reconocimiento y garanta del Derecho en estado normal: La funcin notarial.
1
Sobre este particular son realmente convincentes las conclusiones que ofrece Castn
Tobeas3 en cuanto a las notas que delimitan la funcin notarial:
La funcin autenticadora y legitimadora notarial recae sobre los actos, negocios o
hechos jurdicos humanos o naturales.
Fundamentalmente, la autenticacin y legitimacin notarial se refiere o aplica a los
actos que se realizan en la esfera de las relaciones de Derecho privado.
La actuacin notarial se desenvuelve en la fase de normalidad del Derecho,
quedando fuera de su mbito las relaciones que se manifiestan en fase contenciosa o
de perturbacin.
b) La legitimacin notarial.
otorgado tendr que cuidar el Notario la capacidad de las partes en el acto que se
documenta, la capacidad para comparecer y la capacidad para disponer en su caso.
a) La autenticacin notarial.
Mediante esta funcin el Notario impone a los actos en que interviene como funcionario
pblico una presuncin de veracidad convirtindolos en documentos fehacientes que
hacen constar de manera indubitada las relaciones jurdicas que contienen.
Est ligada a la teora de la prueba preconstituida, pero la rebasa. La doctrina se
manifiesta de acuerdo en que el instrumento pblico no es slo prueba, sino forma en
que se fundamenta la eficacia del acto documentado.
Como ha expresado De Prada Gonzlez5 la conservacin del documento notarial
constituye una parte integrante esencial de la funcin notarial: es el valor jurdico del
documento notarial, el que exige - como consecuencia lgica- que el mismo se conserve
en poder del Notario, para conseguir - de tal forma- que ese valor de que se le dota
pueda desplegar toda la eficacia a que est llamado. La misma lnea de razonamiento
que lleva de la autenticidad formal (documento perfecto) a la autenticidad de fondo
(negocio perfecto) exige que el documento pblico sea conservado con todas las
garantas logrando as la autenticidad corporal que da al documento notarial el hecho de
la existencia de una matriz en poder de funcionario pblico. Esta autenticidad corporal
ofrece una presuncin de legalidad a las copias expedidas que - mediante el cotejo- se
convierte en autenticidad corporal inatacable del documento notarial. Autenticidad
corporal (documento indubitado), autenticidad formal (documento perfecto) y
autenticidad de fondo (negocio perfecto) son el resultado de una triple actividad notarial
(documentadora, adecuadora y conservadora) que se complementan entre s y que juntas
hacen posible el cumplimiento de los fines de certeza y seguridad que la funcin
notarial persigue.
Para incursionar en el tema resulta del todo imprescindible intentar una definicin
inicial de acta notarial.
Por decantacin, el acta notarial ser todo documento pblico autorizado por Notario
que no tiene forma de escritura. Por tanto, no tendrn como contenido un acto jurdico;
y s, hechos, actos o circunstancias de relevancia jurdica de los que se deriven o
declaren derechos o intereses legtimos para las personas, o cualquier otro acto de
declaracin lcita que por su naturaleza no constituya acto jurdico6. Segn la legislacin
interna que las regule podrn ser incorporadas o no al protocolo, y a consecuencia de
ello ha surgido una tcnica ms depurada para las incorporadas al archivo notarial,
razn por la que se conceder mayor espacio y detenimiento en el anlisis a stas
ltimas.
El acercamiento a las Actas Notariales implica aceptar que - en una u otra legislacinconservan su inmensa variedad, tanto sustantiva como formalmente. As, los conceptos
y juicios que sobre el tema se sostengan sern simples aproximaciones a la realidad
jurdica de cada pas matizada por su realidad socioeconmica, cuya esencia las Actas
Notariales intentan de alguna manera recoger.
En contraposicin con la escritura pblica donde los otorgantes son protagonistas del
acto que se documenta y el Notario emite juicios sobre el mismo para conseguir su
eficacia plena; las Actas Notariales estn - en principio- dedicadas a narrar las
actuaciones propias del Notario. El requirente en las actas slo desata con su rogacin el
actuar del Notario, que en adelante se convierte en actor principal del procedimiento
extrajudicial concebido - para el Acta en particular- por la Ley.
6
Es una posicin muy difundida en la doctrina en este mismo sentido Rodrguez Adrados, Cuestiones de
tcnica notarial en materia de actas, Junta de Decanos de los Colegios Notariales de Espaa, 1988, pg 9,
donde se hace referencia a los criterios de Lpez Palop y Gonzlez Enriquez.
Para explicar la actividad notarial en las actas es viable hacer un intento por grupos de
ellas. As, en las actas de mera percepcin, donde el Notario se limita a expresar y
redactar lo que ha visto, palpado, olfateado o escuchado, su actividad consiste en
esforzarse por confirmar sus sensaciones y que ellas no han sido manipuladas por su
rogante asegurndose de la legalidad y correccin de su actuar. En este caso se estara al
participar en un sorteo, en una subasta, en un Acta de Juntas, por ejemplo.
Las actas de hechos propios del Notario significan la destruccin ms vvida de las
consideraciones sobre la inactividad notarial en las actas. En ellas se narran y se
autentican hechos que el Notario mismo realiza en vistas de su funcin de dacin de fe.
Entre ellas pueden citarse las Actas de notificacin, requerimiento, ofrecimiento real,
protocolizacin, de protesto de letras y otras.
Las percepciones notariales en las Actas pueden concluir no slo con la simple
narracin de aquellas, sino con afirmaciones y calificaciones de contenido jurdico
propio. De ah, las Actas llamadas de calificaciones jurdicas en las que el Notario
elabora un juicio acerca del conocimiento adquirido a travs de lo percibido, entre ellas:
las actas de notoriedad, las actas de subsanacin, los expedientes notariales, etc.
Por ltimo, estn las actas de manifestaciones. Se denominan as aquellas que recogen
las declaraciones de particulares: testigos, peritos, o parte misma. En ellas la actividad
notarial es receptora de las manifestaciones, adems de asesora y de asistencia.
El Notario, funcionario pblico autorizado para dar fe conforme a las leyes de los
contratos y otros actos extrajudiciales, tiene adems- reconocido por el ordenamiento
su carcter de profesional del derecho y con tal perfil, las legislaciones notariales latinas
le reservan la misin de asesorar y aconsejar los medios jurdicos ms adecuados para
orientar lcitamente la voluntad de quienes reclamen su ministerio.
Rodrguez Adrados, Antonio; Necesidad social de la imparcialidad del redactor del contrato, RDN,
1982, abril-junio, pg 319.
8
Cuevas Castao, Jos Javier; Aspectos ticos y jurdicos del deber notarial de asesoramiento,
Deontologa Notarial, 1992, pg 919.
Idem, pg 931.
En sntesis, los deberes apuntados son zonas interrelacionadas del algoritmo lgico que
conforma la funcin asesora del Notario. Esta funcin en las actas se encuentra - sin
dudas- matizada y naturalmente reducida en algunos tipos de actas; porque,
generalmente el asesoramiento notarial en las actas se limita ante la imparcialidad por la
presencia frente al rogante de un destinatario. En estas condiciones - rogante frente a
destinatario- no habr otra salida que limitar el asesoramiento en las Actas en cuanto
signifique poner por encima los intereses de uno en un clima litigioso en potencia. Por
tanto, tendr el Notario que asesorar limitadamente tambin al requerido o notificado,
informarle e indicarle el alcance de sus manifestaciones; pero no hasta propiciar el
descalabro de los fines de su rogante a quien tiene deber de asistir en su consecucin.
jurdicos las expresiones del requerido y realizando una labor de resumen de los hechos
que afecten al tema con objetividad.
Es necesario precisar que aunque los trminos de la rogacin legitiman el actuar del
Notario en las Actas, el rogante no puede determinar la realidad que va a ser recogida
documentalmente; porque, an aceptado el requerimiento, si al momento de la
diligencia el Notario conoce de estos propsitos narrar en el Acta el hecho completo.
Puede concluirse entonces- que la determinacin del contenido y la redaccin del Acta
es atribucin exclusiva del Notario; atribucin que cumplir con total independencia de
las partes involucradas en el requerimiento.
El control de la legalidad en las Actas.
El control de la legalidad en las actas depende del tipo de acta, de la finalidad que se
pretenda y de los efectos que con ella se originan. Puede manifestarse en dos lneas
fundamentales:
Abstencin de actuacin notarial cuando el requerimiento sea contrario a las leyes, o
estn ausentes los requisitos necesarios para su eficacia plena, o se intente una mera
apariencia de legalidad.
E impedir la entrada en las Actas de actos que conllevan expresiones documentales
superiores como por ejemplo la escritura, y adems no desvirtuar el valor que, desde
el punto de vista del control de la legalidad, tiene el procedimiento - para el asunto
en particular- en cada Acta. De tal forma se cuidar el Notario de documentar un
requerimiento donde se manifiesten voluntades concordantes, o se recoja un
contrato oral; as como, de utilizar el procedimiento de un Acta para burlar la
regulacin jurdica de otra, o vulnerar los derechos y la cobertura legal que se ofrece
al destinatario de ella; por ejemplo, autorizando un acta de presencia por una de
requerimiento, negndosele la oportunidad al requerido de contestar.
El respeto a la intimidad y a las personas en las Actas.
En su relacin con las personas y ms si son terceras personas, el Notario deber cuidar
el respeto que les debe al entrar en domicilio ajeno, en lugares de acceso restringido,
donde necesitar siempre de la previa autorizacin para cumplir su funcin fedante,
eligiendo da y hora adecuados, dando a conocer su condicin de Notario y el objeto de
su presencia.
En las oportunidades en que se ponga en juego el respeto a la intimidad de las personas,
el Notario valorar la moralidad del acto, la ausencia de dao, y los intereses generales,
adems, el inters legtimo del requirente y la oportunidad del consentimiento del
interesado en su caso. Tales factores iluminarn el sentido jurdico notarial de lo
correcto - en situaciones de duda- autorizando el documento o negndose a redactarlo.
La anterior afirmacin lgica hace decir a Rodrguez Adrados que quiz lo mejor fuera
en general- llamar al acta inicial simplemente rogacin y reservar para las
diligencias la denominacin de actas parece preferible hacer resaltar la esencia del
instrumento que, en general, reside en la diligencia y no en el acta inicial10 .
Esta rogacin deber ser determinada. Las rogaciones imprecisas ofrecern oportunidad
a la ilegitimidad en el actuar notarial por constituir en definitiva- falta de rogacin
previa. Es imposible concretar posteriormente la rogacin en fase de diligenciaporque el requirente no podr ir diciendo poco a poco al Notario qu hacer constar o no
en el Acta.
10
La unidad de acto - que tanto se predica de las escrituras notariales- est ausente en las
actas por falta de consentimiento. Tampoco se observa generalmente- el principio de
11
Idem, pg 68.
unidad de contexto, salvo en las actas de texto nico. Las diligencias sucesivas
proliferan en esta materia.
14
Atpicas: Cuando no
legal.
tienen
reconocimiento
expreso de la Ley.
Clasificacin
de
documentan
una
actividad
del
pasiva
Notario.
las
Actas
Actas Notariales.
de
mera
percepcin.
Actas
de
manifestaciones.
Activas:
Por
la
notarial.
actividad
Las
que
documentan
actividad
una
activa
del
Notario.
Actas de control y
percepcin.
Actas
de
hechos
de
Las actas en que la actividad del Notario se califica como pasiva, especialmente las
denominadas de mera percepcin son la ms pura expresin del acta notarial y campo
en el que han proliferado todos los otros tipos de actas.
15
Muestra de ello lo son las monografas de Rodrguez Adrados, y Gonzlez Enrquez, ya citadas.
Este tipo de acta notarial significa una intromisin en la competencia funcional de otros
funcionarios si se usa, por ejemplo, sobre los originales de documentos pblicos de
competencia ajena. Esta razn determina su prohibicin. Sin embargo, es perfectamente
posible sobre las copias o testimonios de aquellos documentos.
Las actas de mera percepcin de documentos pueden acreditar - entre otras cosas
posesin por persona determinada, lugar en que se encuentran, reconocimiento de la
propia firma puesta con anterioridad en un documento. Entre otros ejemplos pudiera
mencionarse el acta de cancelacin de condicin resolutoria de una letra de cambio, el
acta de protesto por falta de pago. Sin dudas, el Notario guardar en estos casos- las
mismas precauciones - en cuanto al lugar de la prctica de las actuaciones- que en las
actas de mera percepcin de cosas.
Estas actas exigen la identificacin de una persona, lo que implica un juicio del Notario.
La variedad ms conocida de este tipo de actas es el Acta de existencia o tambin
llamada Fe de vida. Acreditar la vida puede ser de inters no slo para la persona
misma, sino tambin para un tercero al que - por ejemplo- se le ha impuesto una
condicin que depende de la vida de aquella.
Este tipo de acta tiene un punto importante en comn con las actas de requerimiento u
ofrecimiento de pago; es - por ello- necesario conservar la identidad de unas y otras en
aras del principio de respeto a los tipos especficos de actas notariales. Las actas de
presencia (de mera percepcin) son la sabana donde nacieron y se moldearon
jurdicamente otros tipos especficos de actas como las citadas. Sera una paradoja
entonces- usar ahora el gnero para dar forma a situaciones ms especificas
quebrantando el equilibrio trazado por las leyes.
ACTAS DE MANIFESTACIONES.
Cuando las declaraciones recogidas en el Acta son de terceras personas ajenas al hecho
del que se trata ocurrido en el pasado- se est ante un Acta de Referencia.
Aunque se discute en la doctrina su admisibilidad esta se funda en la limitacin de su
valor autntico, lo que significa que los testimonios efectuados ante Notario ostentarn
un mero valor probatorio.
El dictamen pericial podr ser ofrecido ante Notario, directa o indirectamente, con las
consecuencias fcticas y documentales que ya se dejaron dichas up supra, apareciendo
recogido en el cuerpo del Acta o en documento unido a la rogacin inicial.
Notario, que en una actuacin compleja documentar como simple hecho tal
declaracin16.
No obstante, la legislacin notarial latina acepta sin distincin el Acta de Depsito, que
realmente no documenta el Contrato de depsito sino el hecho de la recepcin de la
cosa por el Notario en tal concepto. A este tipo de actas que la legislacin notarial
reconoce como adecuada para determinados actos se les llama Actas Formales.
Entre las de su tipo se encuentran las Declaraciones juradas de ingresos y las actas de
manifestaciones que tienen la funcin de suplir la carencia de otros medios para
acreditar la cuestin de que se trate.
16
Entre estas actas se encuentran- por ejemplo- las de Sorteo y Muestreo, las de
publicidad comercial, las de determinacin del saldo, las de Juntas, las de Subasta, y
otras que la legislacin interna de cada pas autorice.
En las Actas de Sorteo la actividad del Notario no consiste slo en recoger el resultado
y hacerlo constar pblicamente, sino que tendr que controlar que el certamen y la
eleccin hayan sido celebrados cumpliendo todas las reglas que para ello fueron
establecidas ya sean legales, fundacionales, contractuales, o fijadas por una oferta al
pblico- y adems que todos los participantes disfruten de igualdad de oportunidades
controlando en su caso- la participacin de los que deban concurrir y haciendo constar
la declaracin del rogante de que se encuentran la totalidad de las cartas recibidas, o las
bolas, o las papeletas, o cualquier otro signo que se utilice para efectuar el sorteo.
La redaccin ser compleja pues la rogacin deber contener una exposicin de las
condiciones del muestreo o sorteo que contribuya a lograr los fines propuestos en la
eficaz publicacin del resultado percibido.
Son necesarias estas precisiones por cuenta de la percepcin del objeto del acta que ser
el resultado de un proceso controlado por el rogante y que ste en cualquier momento
puede manipular. Para el control notarial sobre la veracidad del resultado y que no se
convierta en un acto de prestidigitacin en muchos casos- se solicitar por el Notario el
auxilio de peritos cuya seleccin recaer en el propio Notario. El principio de veracidad
en la publicidad es primordial, razn ms que suficiente para que la actuacin notarial
en dichas situaciones se asista del perito en aras de garantizar la eficacia del documento
fehacientemente autorizado.
El Notario slo puede levantar el Acta de Junta cuando la rogacin sea formulada por el
rgano representativo de la propia Sociedad, Asociacin o Comunidad de Bienes,
porque as lo han decidido o estatutariamente se contempla. El control notarial
comienza con la comprobacin de la convocatoria, su autora, publicidad, antelacin,
legalidad y revisin del orden del da; sin embargo, se ciudar bien el Notario de
mantener la independencia de su funcin sin inmiscuirse en el papel del Presidente o
Secretario de la Junta actuada. En su redaccin el fedatario recoger el texto literal de
los acuerdos, los presupuestos de validez de su adopcin y de la constitucin de la Junta
y las reservas o protestas hechas por los socios asistentes.
Adems de ello, hay cuestiones como la fecha, lugar y hora de la reunin que alcanzan
especial significado en stas actas para comprobar as el cumplimiento de la
convocatoria librada al efecto, la redaccin deber precisar sobre la persona que resulta
Presidente de la Junta, identificarlo y dejar constancia del carcter y los poderes con que
acta, porque luego referir sus declaraciones sobre la constitucin vlida de la Junta,
informes de asistencia, aprobacin de acuerdos, las mayoras que as lo determinan, y
todo ello como parte del control de legalidad que el Notario ejerce en dichas
situaciones; asistido en ciertas cuestiones por el Presidente quien aporta datos que al
control notarial escapan, como por ejemplo, la asistencia real y el por ciento de capital
representado en ella. Sin embargo, el Notario no calificar la legalidad de los acuerdos
adoptados porque ello es de competencia social, salvo que sean constitutivos de delito
en que denegar la continuidad de su actuacin.
El Acta de Junta podr ser extendida en un solo acto, con unidad de contexto o con
diligencias sucesivas si la Junta se extiende por varios das.
Las Actas de Subasta tambin llevan implcita esta labor notarial controladora de la
legalidad del procedimiento. La rogacin ser especialmente protectora del rematante;
para ello el Notario se asegurar de la identificacin del solicitante interesado en la
subasta, apreciar su capacidad y representacin, contendr la descripcin de la cosa a
subastar, el estado de cargas, tipo de subasta, depsito previo, plazo para el rematante
constituir el depsito, posibilidad de segunda subasta, condiciones de otorgamiento de
la escritura en su caso, adems del anuncio de la subasta en la fecha y lugar de la
misma.
El Notario, funcionario dador de fe, que asevera los hechos ocurridos ante l, tiene en
dicha funcin otra dimensin: la fe pblica alcanza adems- los hechos que el propio
Notario ha realizado en ejercicio de ella.
En este grupo de actas que se caracterizan porque el hecho practicado por el Notario es
el meollo fundamental de la rogacin pueden agruparse las siguientes:
1. Actas de notificacin y de requerimiento.
2. Actas de Ofrecimiento de pago.
3. Actas de remisin de documentos por correo.
17
Nuez Lagos, Rafael; La fe pblica, Revista de Derecho Notarial, julio-diciembre, 1957, pg 7-44.
4. Actas de Protocolizacin.
5. Actas de Depsito.
Resulta de mxima necesidad dedicar un breve comentario a cada una de estas actas,
con el objetivo de resaltar sus peculiaridades.
Actas de notificacin y requerimiento.
Existe una evidente diferenciacin desde el punto de vista sustantivo entre estas actas.
Al notificar el Notario har saber al destinatario de la rogacin sobre algn particular
contenido en ella; al requerir, el Notario da a conocer el contenido de la rogacin que
incluye la adopcin de una determinada actitud por parte del destinatario.
En dichas situaciones, el Notario que no es una autoridad- no podr exigir en acta el
comportamiento solicitado, pero pienso que intimar si puede, porque el concepto de
autoridad o fuerza que la intimacin requiere no es precisamente el de autoridad o
fuerza pblica; sino, nace y se origina en la autoridad y fuerza que emana de la posicin
jurdica del rogante frente al destinatario de la misma, que le permite al Notario
inmiscuirse en la esfera jurdica del tercero para lograr construir con su actuacin la
prueba necesaria.
Otra cuestin que ha merecido espacio en los comentarios acerca de las actas de
requerimiento y notificacin es la posibilidad de documentar un hecho de carcter
requisitorio en forma de acta de presencia, en vista de la actitud notarial para ser
requerido a presenciar el acaecimiento de hechos o actos con relevancia jurdica. Ante
dicha situacin, el notario actuante tendr que armarse de principios como el respeto a
las formas documentales especializadas que dispone que la rogacin previa excluye el
requerimiento directo del requirente al requerido, para afirmar entonces- que es el
notario por ello- quien lo practica en la diligencia.
18
Los artculos 98, 99, 100 y 102 del Reglamento de la Ley de las Notaras Estatales dan fe de tal
aseveracin.
Artculo 98: Las actas que comporten una solicitud de requerimiento contendrn adems: a) El trmino
en que ha de practicarse el requerimiento; b) persona a que se ha de notificar o requerir; c) lugar en que
habr de practicarse la notificacin o requerimiento; ch) objeto de la notificacin o requerimiento; y d)
obligacin del Notario de hacer entrega de copia del documento al requerido.
Artculo 99: El Notario practicar las diligencias de notificacin a la persona designada por el
requirente y, en su defecto, a su apoderado, familiar o cualquier otra persona relacionada con el
requerido. El Notario practicar las diligencias de notificacin en cuanto las mismas sean factibles y en
la forma y dentro del trmino acordado. La diligencia de notificacin se extender en el mismo pliego en
que termina el acta y, si no fuere posible o faltare espacio, podr hacerse al margen o en documento
anexo.
Artculo 100: En todo acto de carcter requisitorio o de notificacin, la persona requerida o notificada o
quien legalmente la represente, tendr derecho a contestar el requerimiento o notificacin en el acto, lo
que el notario har constar en la propia acta o mediante diligencia de respuesta cuya copia entregar al
requerido o notificado.
Artculo 102: El notario no podr autorizar copia del acta de requerimiento sin que conste en ella la
respuesta que diere el requerido, si hiciere uso de ese derecho, a sin que haya transcurrido el plazo
indicado para que ste responda. Se excepta de lo regulado en el prrafo anterior, las copias que le
sean reclamadas al notario por el requirente bajo su responsabilidad, aunque no haya concluido dicho
plazo, para ejercitar cualquier accin o derecho. El notario har constar este extremo en la autorizacin
de la copia y en la nota de expedicin que ha de consignar en la matriz.
En este anlisis juega un papel determinante la consideracin exacta de los dos planos
del instrumento pblico: el plano del acto y el plano del documento. En el plano del
acto, al manifestarse de modo concordante la oferta y la aceptacin sobre el objeto de
contrato, ste se perfecciona de derecho y provoca - como consecuencia jurdica- el
nacimiento de obligaciones para los contratantes exigibles interpartes; no obstante,
dicho contrato necesita de un reconocimiento frente a terceros plano documental- y es
en ese mbito, donde nace el efecto de publicidad que precisa en el caso de contratosde una escritura pblica cuando as lo dispone la ley- como forma de expresin
documental adecuada; independientemente, del efecto probatorio que cualquier otra
forma ejerza del hecho de la manifestacin concordante de la voluntad contractual.
Ahora bien, cuando la ley hace referencia al conocimiento por el destinatario no debe
traducirse como conocimiento efectivo, sino slo como posibilidad de conocer.
Entonces, la finalidad perseguida por la rogacin se logra si se coloca al destinatario en
aptitud de conocer la rogacin, siempre contando con su diligencia debida, situacin de
hecho que se deja totalmente consumada al presentarse la comunicacin en el lugar de
destino del requerimiento, cuya recepcin formal produce todos los efectos del
conocimiento efectivo del requerido, con la objetividad que la entrega obligatoria de
copia del acta le imprime. La mejor sntesis en ese sentido la ofrece Nuez Lagos 19: la
notificacin es un acto formalun acto real de entrega documental, dice.
As considerado, el conocimiento efectivo funciona entonces- slo como subsanador
de una notificacin defectuosa o no realizada, si logra probarse.
Por otro lado, la notificacin como acto formal implica la adecuacin de la rogacin y
como entrega real se asocia al hecho de la obligatoriedad para el notario actuante de
expedir copia al requerido o su representante, con precisiones sobre la persona, el lugar,
y el derecho de contestacin del mismo.
Nuez Lagos, Rafael; Efectos sustantivos de las Actas Notariales, Revista de Derecho Notarial, abriljunio 1965, pg 35 y 36.
ejercicio de sus derechos potestativos, o por cuenta de denuncias que abren para el
destinatario plazos preclusivos.
La autora que ofrece el notario como funcionario pblico del acta de requerimiento
dota a esta de certidumbre y con ello de carcter de documento pblico y valor oficial al
firmar el original y su copia autorizada.
Este oficio pblico en materia de actas se caracteriza por la perfecta armona necesaria
por dems- entre el deber de asesoramiento y el principio esencial de imparcialidad
notarial. As el asesoramiento en actas de requerimiento o notificacin se concentrar en
la puesta a punto del requerimiento mismo para conseguir su ms perfecta validez y
eficacia jurdica; sin intervenir en el asesoramiento del destinatario sobre su estrategia
de respuesta que pueda destruir el inters jurdico del rogante, pero le asistir en el
conocimiento de sus derechos y de las consecuencias jurdicas de sus actos.
Actas de ofrecimiento de pago.
Entre las actas de hechos propios del notario puede reconocerse a las que documentan
un ofrecimiento real que ganan independencia de las de requerimiento por sus
peculiaridades sustantivas y especialidades formales, pues aqu la recepcin no es
privativa del destinatario del ofrecimiento; si no, que es el Notario mismo quien recibe
la cosa que va a ser ofrecida y en su caso- tales actas contendrn el hecho de la entrega
de ella al receptor final.
Estas actas de remisin por correo se encuentran muy difundidas en la prctica notarial
latina, como medio de acreditar el contenido del sobre. Las actas de remisin por correo
de documentos o paquetes postales harn constar el contenido de la carta, documento, o
La manera de dejar constancia de la intervencin notarial puede ser diversa: por nota y
media firma, o poniendo el sello y la firma del Notario autorizante, no siendo admisible
en estos casos, por respeto a las formas documentales tpicas, la autorizacin de un acta
de mera percepcin donde el notario ve que el rogante remite por correo la carta que
transcribe en el acta, pero sin dejar constancia en ella de la intervencin notarial.
Es necesario diferenciar estas actas que pueden tener contenido requisitorio, de aquellas
de requerimiento que utilizan la remisin por correo para cumplimentar la diligencia de
notificacin al destinatario.
La rogacin en las actas de remisin por correo propiamente dichas slo puede ser
efectuada por el remitente, pero no es preciso identificar, ni emitir juicio de capacidad
del rogante, pueden ser interesadas por mandatario verbal, e incluso, segn opinin
difundida en la doctrina espaola, si en el propio texto de la carta se dice que se enva
por conducto notarial es innecesaria la comparecencia del rogante ante Notario. El
notario deber examinar su competencia; sin embargo, en estos casos ser competente
siempre que la oficina de correos se encuentre en ese mbito, se dirija la carta o paquete
postal a cualquier parte, pues en el lugar de destino no se practicar ninguna diligencia
notarial. Estas actas no tienen unidad de acto, generalmente se estructuran en tres
momentos: rogacin, remisin por correo, y recepcin del acuse de recibo; razn por la
cual tampoco tienen unidad e contexto, sino que el texto aparece redactado en
diligencias sucesivas. El destinatario de la carta no tiene derecho de contestacin en la
propia acta de remisin, pues aunque esta tuviera un contenido requisitorio, el
procedimiento notarial seguido es no idneo para contestar el requerimiento practicado
de tal forma.
Es as, que nunca podr practicarse un requerimiento notarial a travs de una remisin
por correo, pero un Acta de remisin por correo de contenido requisitorio probar eso
si- que el destinatario - con la recepcin- ha llegado a obtener un conocimiento de la
situacin con las consecuencias que ya se han dejado dicho up supra y de hecho se
habr logrado el fin que las actas de notificacin o requerimiento pretenden.
Actas de protocolizacin.
Las actas de protocolizacin de documentos son incluidas entre las actas que
documentan un hecho propio del notario, porque protocolizar es incorporar, pasar a
formar parte del protocolo de un notario, y ese hecho, nicamente el notario,
responsable por ley de la integridad y custodia de los protocolos, puede efectuarlo
vlidamente.
Puede afirmarse entonces- que las actas de protocolizacin recogen el hecho por el que
el Notario incorpora un documento al protocolo bajo nmero de protocolo propio y que
le corresponda por el orden de autorizacin. Importa hacer esta salvedad, porque la
incorporacin al protocolo puede alcanzarse por otras vas llamadas indirectas y que
tienen que ver con los documentos que se anexan a las matrices de otras actas o
escrituras
autorizadas
por
notario,
como
por
ejemplo,
fotografas,
planos,
autorizaciones, etc.
Actas de depsito.
Este tipo de acta se agrupa entre aquellas que documentan un hecho del notario. El
hecho en cuestin en las actas de depsito- es la recepcin del documento, el dinero, o
el objeto, que se custodiar, guardar, conservar y devolver en su momento por el
notario a la persona designada en el acta.
La doctrina espaola20 -en general- entiende que la de depsito es un acta
documentalmente hablando- slo porque la legislacin notarial espaola as lo dispone;
pero, que indiscutiblemente su expresin documental como contrato que es y contienedeba ser una escritura.
No obstante, esta idea no resulta criterio unnime. Rodrguez Adrados 21, por ejemplo,
explica la posicin del Reglamento notarial espaol de la siguiente forma:
Hay que tener en cuenta que el depsito es un contrato real, que se
constituye desde que uno recibe la cosa ajena con la obligacin de
guardarla y restituirlay que salvo pacto en contrario, es un
contrato gratuito y por tanto unilateral, del que no surgen
obligaciones para el depositante. No parece absurdo, en
consecuencia, que la documentacin se contraiga solamente al
hecho de la recepcin de una cosa en depsito y por tanto en un
acta y no en una escritura- puesto que de este hecho derivan las dos
obligaciones fundamentales del depositario, la de guardarla, y la de
restituirla
El argumento a favor de la formalizacin en acta del depsito ante Notario, que esgrime
Rodrguez Adrados, resulta vlido incluso- para aquellas legislaciones que conforman
el contrato de depsito como consensual, oneroso o gratuito22, porque en un contrato
Me refiero a voces autorizadas como Sanahuja Tratado de Derecho Notarial, Gonzlez Palomino
Negocio jurdico y documento, Cmara El Notario latino y su funcin, Gimnez-Arnau Derecho
Notarial.
21
Rodrguez Adrados, Antonio; o.c, pg 191.
22
Es el caso del Cdigo Civil Cubano por ejemplo: Artculo 423: Por el contrato de depsito una
persona se obliga, onerosa o gratuitamente, a recibir, guardar, custodiar, conservar y devolver, un bien
mueble que le confa el depositante.
20
Otra cuestin que salta a la vista en las Actas de depsito es la finalidad que persigue el
depositante con la actuacin notarial que solicita. Generalmente, las legislaciones
notariales latinas le atribuyen consecuencias jurdicas de garanta o de custodia, aunque
evidentemente, y en la mayora de los casos, lo que se persigue son unos determinados
efectos documentales referidos a asegurar frente a terceros la existencia e identidad de
la cosa depositada en la fecha de constitucin del depsito, de su conservacin y
devolucin.
Otra de las obligaciones del Notario ser la devolucin del depsito. Si se ha convenido
una condicin para la entrega sta deber ser suficientemente acreditada ante el Notario,
lo que es muy tpico en aquellos depsitos constituidos en garanta de obligaciones.
En cuanto a los aspectos documentales del Acta de depsito es preciso insistir en que
ella tendr un nico texto en el que se consignarn las condiciones impuestas por el
notario para la constitucin y devolucin del depsito, pudiendo ste fijar plazos y
lmites para la custodia, se identificar detalladamente el objeto depositado y en cuanto
a la devolucin del mismo- se redactar en diligencia al margen de la matriz del acta de
depsito, firmada por el Notario, el depositante, o por quien ostente su representacin
legal o voluntaria, sus causahabientes y por dos testigos. En la propia acta de depsito el
notario deber advertir al solicitante que si as lo considera conveniente -, para la
seguridad y conservacin del depsito, transferir su custodia a una agencia bancaria
contratando a su nombre caja de seguridad al efecto.
El rogante del acta ser identificado, al igual que el tercero, que deber comparecer en
los casos de depsitos constituidos bajo condicin convenida con l. El Notario, que no
es parte, intervendr como fedatario del acta solamente, aceptando la rogacin que se le
hace y documentando el hecho de la recepcin en las condiciones acordadas.
Por ltimo, en cuanto a la devolucin, sta ser posible por nota escrita al margen de la
matriz del acta en los casos en que se entienda con la misma persona del depositante o
con quien se haya previsto especialmente en el acta de depsito; sin embargo, si el
hecho de la devolucin se complica porque debe entenderse con personas representantes
legales o voluntarias del destinatario final del depsito, o sus causahabientes, ser
preciso diligenciarla independientemente en el acta de depsito, o en acta posterior con
mutua referencia entre ellas.
El juicio notarial acerca de la notoriedad del hecho puede formarse a partir de una serie
de elementos probatorios y de diligencias notariales dirigidas unas, a probar el hecho y
otras, a que el notario forme su juicio de notoriedad. En ocasiones este juicio de
notoriedad es autnomo porque no existen otras pruebas del hecho en s, salvo que tal
hecho es pblico y conocido por todos.
La notoriedad es entonces- una cualidad en razn de la cual un hecho no necesita ser
probado por ser de pblico conocimiento en un determinado crculo territorial o de
personas. El acta de notoriedad persigue como fin salvar los lmites del carcter notorio
del hecho y convertirlo, en virtud del reconocimiento notarial, en conocido por todos, en
hecho pblico para la generalidad.
Como actas de notoriedad se tramitan dentro del notariado latino las actas de abintestato
y las de informacin para perpetua memoria. Se encuentran adems- en esta
clasificacin las actas de subsanacin de errores en documentos notariales. En ellas se
har constar el error, su causa y la declaracin que lo subsane. Este error, omisin o
defecto deber ser comprobado por los medios que el Notario exija (notario autorizante
del documento que se subsana u otro que lo sustituya) quien emitir su juicio acerca de
tal subsanacin, esencia misma de la actuacin notarial en estos casos.
Mencin aparte requiere los llamados Certificados Notariales que nacen a partir de las
actas de notoriedad y se desgajan de ellas ganando independencia formal en algunas
legislaciones del notariado latino. En estos documentos notariales se trata de hechos
cuya certeza le consta al Notario de ciencia propia por lo que responder en caso de
falsedad en sus afirmaciones. Entre ellos, las certificaciones de vigencia de leyes
nacionales, las legalizaciones de firmas que el notario conoce, testimonios por
exhibicin, certificacin notarial de traducciones, y otras segn la legislacin notarial
del pas que sea.
Hasta aqu el panorama sobre las particularidades de cada una de las actas clasificadas
en el esquema general.
En este ltimo sistema existe una gradacin que va desde establecer lmites a a
posibilidad de impugnacin o revisin judicial del acto autenticado, hasta conceder al
juzgador la facultad de apreciacin libre de la eficacia probatoria del instrumento
pblico en su concurrencia con los dems medios de prueba admitidos en Derecho, lo
que no significa que la apreciacin judicial pueda desentenderse de los efectos de
eficacia que la ley concede y asocia a los documentos pblicos solemnemente
autorizados por Notario.
1. La intervencin notarial.
2. La audiencia notarial entendida como presencia inmediata frente a Notario de los
comparecientes al acto en sentido general, incluyendo a los testigos, traductores,
etc.
3. Tiempo y lugar de autorizacin del documento.
4. Las circunstancias relativas al acto o hecho que se documenta siempre que
constituyan manifestaciones de realidad presenciadas por el fedatario.
Las actas en s mismas son consideradas como medios de prueba con las
particularidades dichas, pero en ocasiones implican la conservacin de derechos para el
solicitante, como por ejemplo, interrumpen la prescripcin de acciones, pueden colocar
a un deudor en mora, pueden hacer que se efecte el efecto compensatorio, que se
extinga una obligacin, etc. Son adems modos de ejercicio de los derechos en la
esfera extrajudicial, mediante ellas pueden ejecutarse un sin fin de derechos como el
tanteo y retracto legal, la opcin, la resolucin, la revocacin del mandato, la renuncia
del mandatario, la rescisin unilateral de un contrato, las denuncias que abren al
notificado un plazo preclusivo, los ofrecimientos de pago, o las actas de cancelaciones
registrales, etc.