Como Gerenciar exitosamente equipos

remotos y multiculturales en un mundo cada

vez ms globalizado Lecciones aprendidas

Carlos Palomino

CONGRESO INTERNACIONAL
DE DIRECCION DE PROYECTOS
Captulo Lima, Per

Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014

Agenda
1. Introduccin / Resumen
2. Que es el Equipo Virtual / Tipos

3. Beneficios y Desventajas
4. Casos Prcticos
5. Competencias Lder / Integrantes
6. Las Comunicaciones / La Confianza
7. Modelo de Gestin para Equipos Virtuales
8. Resumen y Conclusiones
9. Informacin de Contacto

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Introduccin
Negocios

Equipo Tradicional
Empresas

Tecnologa

Equipo Virtual

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Que es Equipo Virtual

Un grupo de personas
que trabaja en forma interdependiente
con un propsito compartido,
mas all las fronteras del espacio,
el tiempo y los lmites organizacionales
usando las tecnologas de la informacin y

la comunicacin para interactuar

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Beneficios y Desventajas
Habilidades disponibles a nivel Global.
Balanceo entre vida Personal y Trabajo.

El da de trabajo se extiende a las 24 hrs.

Nuevas tecnologas para comunicarse
Ahorros en viajes, menor contaminacin
Cambio sustancial de la forma de Trabajar

Problemas para entenderse por Chat y Mail

Diferencia de idiomas.
Coordinar reuniones con husos horarios
Difcil el contacto al momento
Comunicacin ms lenta.
Menor interaccin.
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Tipos Equipos Virtuales

Networked Teams
Parallel Teams
Work, Functional
Teams
Service
Teams

Project development
teams

584
Billion
Assets

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50
million
Customers

7,436

18,192

Branches

ATMs

Action Teams

Managment Teams

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Caso Practico
Propuesta de Transformacin y Consolidacin
de los Centros de Datos Regional
Colombia

Cap ital
To wer

USA

Zona
Franca

Miami

Espaa
Celta (P)
Morato (S)

Alcal (P)

108 Aps
1459+21 Srvs

JC (S)

Ecuador

63 Aps
275+60 Srvs

Carretas (P)

Propuesta Tcnico Econmica

Per

Plazo de tres Semanas

Equipo Virtual especialistas de 7 pases

Lince (P)
Monterrico (S)

Chile

135 Aps
417+372 Srvs

138 Aps
262+620 Srvs

Manuel
Montt

24 Aps
103+4 Srvs

Apoquindo (P)
San Martin (S)

Pasar los procesos de aprobacin Regionales

Argentina (*)

Barracas

Presentacin Virtual de la Propuesta al cliente

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Developers Team
Work functional
Team

Se asigno
un Lder con
Experiencia
En
proyectos
virtuales

Lder define
La Comunicacin,
Roles
Responsabilidades
Plan de Accin
Horarios

Adelanto Agenda
Reuniones
Crear discusin
interna

En paralelo llamadas
Individuales a los
miembros, para
conocerlos mejor
generar confianza
Desventaja
Mucha presin comercial
Trabajo en sus pases adicional

Captulo Lima, Per

Ventaja,
Todos hablan Espaol
Culturas muy similares
Diferencia 6 horas

Parallel
Team

Revisin del
documento
Tcnico /
Econmico

Managment
Team

Aprobacin Propuesta

Cambio al
Alcance x Cliente
Cambio de
Miembros
Generar
Confianza
motivacin

Sustentacin Propuesta

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Caso Practico
Desarrollo Aplicacin Core- Central Deposito
Valores
Director Comercial

OFFSITE
USA

ONSITE
Peru

50

584
Billion
Assets

OFFSHORE
India

Gerente Proyecto

million
Customers

Aplicacin basada
7,436en SOA18,192
Branches

ATMs

Director Tecnologa

Pueda ejecutarse sobre cualquier S.O.

Plazo entrega 18 meses

Analista Funcional
Lder Tcnico

Consultores con experiencia en este negocio

Empresa con Experiencia con esta Tecnologa
Director Fabrica

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Developers Team
Work functional
Team

Se asigno
un Lder con
Experiencia
proyectos en
Sitio

Lder India define

La Comunicacin,
Roles
Responsabilidades
Plan de Accin
Horarios

Adelanto Agenda
Reuniones
Crear discusin
interna

En paralelo llamadas
Individuales a los
miembros va Skype
Apoyado con chat

Desventaja
Diferencia de 11.5 horas
Idioma Ingles - Cliente
Culturas distintas
Manejar Relacion

Captulo Lima, Per

Ventaja,
Consultores Funcionales Exper
Consultores Tcnicos Experiencia
Avances al da siguiente

Parallel
Team

Anlisis
Diseo
Programacin
Pruebas

Action
Team

Pruebas Cliente

Cambio al
Alcance x Cliente
Cambio de
Miembros
Generar
Confianza
Motivacin
Visita anual
Director
Entrega Solucin

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Las siete competencias de un Lder Virtual

ANALISTA
DE NEGOCIOS

PRODUCIR
RESULTADOS

Es Potenciar las
energas y el
entusiasmo,
ENTRENADOR

LIDER

FACILITADOR

es decir,

SER
SPONSOR

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SER EJEMPLO

motivar para que las

cosas sucedan.

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Integrantes del Equipo Virtual

Seguros de si mismos

Proactivos.

Independientes.

Dispuesto a trabajar con

diferentes culturas.

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Buscar activamente la
comunicacin con sus
compaeros.

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Interaccin con el Equipo

Combinar audio con otros recursos grficos.
No exigir consenso en el momento
y permitir la discusin

Democratizar la participacin.
any thing else?
Algn comentario adicional

Usar lenguaje simple para

explicar problemas
complejos.

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Atraso de 2
semanas

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Diferentes Culturas
Entender y hacerse Entender.

Entender las culturas, religin

y hbitos.
Crear la atmsfera de Equipo.

Tomar ventajas a partir de las maneras

diferentes de pensar

Crear pautas de trabajo y

asegurarse que todos las
conocen.

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Ahorita lo hago Mexico

Just Do it - USA

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Organizar Equipos Virtuales

Oficializar el lanzamiento del equipo

Establecer Objetivos, Roles y

Responsabilidades.

Definir las reglas de juego, como nos

vamos a comunicar y con qu frecuencia.

Proveer procesos claros

Definir las tcnicas para la Resolucin

de Conflictos y para la Toma de
Decisiones.

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Las Comunicaciones
Contestar los mails por mas obvias que
parezcan las respuestas.

Tener la foto del contacto clara

y actualizada.

Incluir emoticones para aadir matices

y sentimiento a texto electrnico.

Realizar videoconferencias
peridicas, individuales y grupales.

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Construir Confianza a la Distancia

Comunicar en forma abierta y frecuente.

Mostrar tica en el negocio.

Decir lo que har y haga visible sus acciones
Desde el principio marcar las pautas para las interacciones futuras
Mantener las confidencias que le realizan.

Cuidar su lenguaje.

Crear un espacio social para el equipo.

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Celebracin del xito

Realizar Teleconferencias donde estn
todos presentes.

Reconocer detalles de la labor conjunta

para lograr xito.

Enviar presentes tangibles

va encomienda.

Enviar mails de reconocimiento

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Uso de la Tecnologa Correcta

La mejor solucin, no es siempre la
mas cara.
Elegir la tecnologa de acuerdo al
servicio que se proveer.

Determinar que software va a necesitar

antes de determinar el hardware que va
a utilizar.

Proveer equipos de comunicaciones

confiables. (telfono, banda ancha,
webcam).

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Uso de recursos Compartidos

Usar aplicaciones colaborativas

Entrenar al equipo para trabajar con

recursos compartidos.

Realizar Backup peridicamente.

No usar nombres confusos para

nombrar los archivos.
Tener normas definidas para el uso de
espacios comunes.

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Modelo de Gestin de Proyectos a distancia,

para Equipos de Trabajo Virtuales.

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Modelo de Gestin de Proyectos a distancia,

para Equipos de Trabajo Virtuales.

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Resumen - Factores de xito

1. Establecer una visin comn en el grupo.
2. Claramente definir roles y responsabilidades.
3. Saber establecer una buena relacin con las personas sin estar
cara a cara.
4. Lograr que el grupo trabaje con autonoma propia.
5. Entender los diferentes ambientes de trabajo que se presenten

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Resumen - Factores de xito

6. Saber seleccionar y utilizar las nuevas tecnologas.
7. Asegurar la accesibilidad y disponibilidad de los datos para todo el equipo.

8. Establecer contacto cara a cara dentro de los tres meses

9. Establecer una fuerte identidad de grupo

10. Establecer una cultura del reconocimiento.

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Resumen - Factores de Fracaso

1. Falta de confianza

2. Falta de un plan claro y detallado de comunicaciones.

3. Dificultad para poder comunicarse con personas de otras culturas.
4. Falta de Feedback y Coaching.
5. Demoras en la resolucin de conflictos
6. Falta de la tecnologa adecuada para comunicarse.

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Resumen - Factores de Fracaso

7. Instrucciones controvertidas y confusas.
8. Falta de educacin y compartimento de ideas y lecciones aprendidas.
9. Falta de autonoma para la toma de decisiones.
10. Proveer Feedback por correo
11. No estar disponible.

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Conclusiones

El desafo de los negocios Globales es coordinar equipos a la distancia

y capacitarse para manejar relaciones Interpersonales.

Se necesitan nuevas estrategias y tcnicas de administracin.

Un lder virtual debe tener un buen conocimiento del uso de tecnologa

para usar sta en beneficio del Equipo. Pero debe saber que la
tecnologa sola no es Suficiente

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Nombre: Carlos Palomino Jorge

Compaa: Hewlett Packard Peru
Telfono: 9866 38601
Email: cpalominoj@yahoo.com

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