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El ambiente de control.
La evaluacin de riesgos.
Los sistemas de informacin y comunicacin.
Los procedimientos de control.
La vigilancia.
El concepto anterior le suena familiar? En efecto, prcticamente son los mismos elementos del
marco conceptual llamado COSO (Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission), que ha sido una de las bases ms reconocidas de la estructura del control interno.
Los conceptos anteriores nos ayudan a tener una visin global del control interno. Sin embargo, es
necesario discernir cules son los elementos, medidas, controles, etc., que ayudarn a prevenir el
fraude en la organizacin.
Mitigar el riesgo de ser vctima de un fraude requiere de un sistema de actividades y controles que,
en su conjunto, reduzcan la probabilidad de ocurrencia de fraude y conductas impropias, pero que,
al mismo tiempo, maximicen la posibilidad de detectarlas, antes de que signifiquen un quebranto
econmico significativo.
Mitigar el riesgo de ser vctima de un fraude requiere de un sistema de actividades y
controles que reduzcan la probabilidad de ocurrencia de fraude y conductas impropias
Los objetivos principales de un programa integral de administracin de riesgos de fraude son:
prevenir, detectar y dar respuesta a los fraudes y conductas impropias en la empresa.
Todas las compaas son susceptibles de padecer algn tipo de fraude, ya que cuando hay
colusin e intencin, es difcil detectarlo y frenarlo. A pesar de esto, se ha visto que este riesgo se
mitiga sustancialmente cuando las empresas cuentan con un programa integral que permite
combinar mecanismos de cambio cultural con controles internos en los procesos de negocio.
Un adecuado sistema de administracin de riesgos debe partir de una estructura slida de
gobierno corporativo. Todos en la organizacin desempean un papel importante en el proceso de
supervisin y monitoreo, tanto el Consejo de Administracin como el Comit de Auditora, la
gerencia y los auditores internos.
Una vez que existe la estructura deseable, los elementos de un programa integral de
administracin de riesgo de fraude se dividen en tres partes, ilustrado en el esquema (pg. sg.)
que, a su vez, es comparable con los elementos del control interno.
Ambiente de control-Supervisin del Consejo de Administracin/ Comit de auditora,
funciones del equipo directivo
Comparar la lista de proveedores con la lista de empleados, incluyendo familiares directos de los
empleados y otros datos particulares, como: direcciones, telfonos, entre otros.
Monitorear saldos antiguos de cuentas por pagar y partidas en conciliacin antiguas en las
conciliaciones bancarias y otras conciliaciones.
Monitorear ajustes manuales al sistema de contabilidad.
Monitorear consecutivos de facturas pagadas por proveedor.
Por otra parte, est la forma de comunicar las polticas y procedimientos, as como los valores
ticos de la organizacin. La comunicacin de valores no debe ser letra muerta, sino documentos
dinmicos que permitan a los empleados enterarse de la percepcin de la administracin de los
valores, los cuales se quieren aplicar en el trabajo y en las actividades diarias dentro de la
organizacin.
En adicin, deben considerarse los controles sobre los sistemas de informacin, como resguardos,
respaldos, controles de acceso (passwords), etc. Cuando un empleado incurre en conductas
impropias, tendr la intencin de destruir la evidencia, y si el sistema no funciona correctamente o
no hay polticas adecuadas de resguardo, la destruccin de dicha evidencia es inminente.
Los procedimientos de control Cdigo de conducta/Due diligence a terceros y
empleados/Controles de riesgos de fraude especfico en cada proceso/Mecanismos de
denuncia annima/Protocolos de respuesta
Los controles internos que todos conocemos y que, en muchas organizaciones, son aqullos en los
que se han volcado esfuerzos, son los controles de riesgo de fraude especfico en cada proceso;
es decir, las organizaciones se toman un tiempo mayor en verificar firmas de autorizacin en
algunos procedimientos, que en evaluar el riesgo que mitiga ese control y si la transaccin en
general tiene sentido.
Un ejemplo comn en las investigaciones de fraude es el de la recepcin de materiales. Por
ejemplo, una firma en la factura es suficiente, y es que es comn escuchar el argumento de que: es
la firma del gerente de operaciones. Pero, nadie verifica si el gerente de operaciones autoriza la
compra de un elefante africano para una operacin que manufactura tuercas, por lo que el control
especfico de la firma de autorizacin ya perdi valor.
Los controles como un mecanismo efectivo de denuncia annima, disminuyen el riesgo de fraude
hasta en 50%, de acuerdo con las estadsticas de la Asociacin de Examinadores de Fraude
Certificados (ACFE, por sus siglas en ingls), cuya funcin es doble, pues por una parte ayuda a la
deteccin de problemas percibidos por los empleados y, por otra, disuade al posible perpetrador, ya
que puede ser denunciado.
Si el mecanismo de denuncia est soportado por un cdigo de conducta que es claro y
contundente, y adems es reconocido por todos los miembros de la organizacin, el resultado ser
un efecto disuasorio de las conductas impropias dentro de una organizacin.
Por ltimo, la consideracin de la segregacin de funciones en el diseo e implementacin de
todos los controles y mecanismos para prevenir, disuadir y detectar el fraude, ayudarn a mitigar el
riesgo a su mnima expresin.
inters primordial de la alta direccin de las empresas, pues se trata de una posicin ms bien
reactiva que proactiva. Su inters principal debe estar encaminado a fortalecer un gobierno
corporativo eficaz, basado en un sistema de control de riesgos, que impida el abuso de confianza y
disminuya la probabilidad del error y el engao.
Las organizaciones necesitan dejar de ver el control interno como una larga lista de candados
que no se relacionan entre s y que crean la percepcin de sobrerregulacin o burocracia, sino
como un complemento a un cambio cultural, es decir, una combinacin de los controles o candados
necesarios, de acuerdo con los riesgos, la participacin y el tono de la gerencia en los temas ticos
y de valores.
Slo as se tomarn las medidas concretas para mejorar la confianza en las empresas y se
trabajar para la proteccin de su patrimonio.
L.C.
Judith
Directora Forensic Services, KPMG
Yadhyra
Galvn
Rodrguez