Gestin de las Comunicaciones

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1. Un director de proyectos tiene un problema con el desempeo de un miembro del equipo. Cul es la .

MEJOR forma de comunicacin para abordar este problema?

A. Comunicacin formal escrita

B. Comunicacin formal verbal

C. Comunicacin informal escrita
D. Comunicacin informal verbal

2. Es ms probable que el uso frecuente de comunicacin _

complejos.
A.
B.
C.
D.

ayude en la solucin de problemas

Formal verbal
Informal escrita
Formal escrita
No verbal

3. El resultado MAs probable de lbs bloquedores de la comunicacin es que:

A.
B.
C.
D.

El proyecto se retrase.
Aumente el nivel de confianza.
Se produzcan conflictos.
La gerencia senior se disguste.

4. Generalmente las comunicaciones se mejoran cuando el remitente _. receptor.

A.
B.
C.
D.

Le habla ms alto al
Utiliza gestos cuando le habla al .
Le habla lentamente al
Muestra preocupacin por la persPFctiva del

5. Se necesita correspondencia formal escrita con el cliente cuando:

A. Se detectan defectos.

B. El cliente requiere de trabajo adicional que no est cubierto en virtud del contrato.
C. El proyecto tiene una desviacin en el cronograma que incluye cambios a la ruta crtica.
D. El proyecto tiene est por encima de los costos definidos.

6. Cuando un director de 'proyectos participa en negociaciones, las habilidades de comunicacin no

verbal son de:
A.
B.
C.
D.

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Poca importancia.
Gran importancia.
Importantes slo cuando se involucran los objetivos de los costos y el cronograma.
Importantes para garantizar que gane la negociacin.

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7. Se ha realizado la mitad de un proyecto grande de telecomunicaciones con duracin de un ao cuando

ocupas el lugar del director de proyectos anterior. El pr:oyecto implica tres diferentes proveedores y
un equipo del proyecto de 30 personas. Te gustara verlos requisitos de comurucaciones del proyecto
y qu tecnologa se est utilizando para asistir en las comunicaciones del proyecto. Dnde vas a
encontrar esta informacin?
A. En el plan de gestin de los interesados
B. En el plan para la distribucin de informacin
C. En el diagrama de barras

D. El plan de gestin de las comunicaciones

8. Los cambios a algunos entregables del proyecto han sido documentados en el plan para la direccin del
proyecto. Estos cambios, y otra informacin del proyecto, han sido distribuidos de acuerdo con el plan
de gestin de las comunicaciones. Un interesado expresa su sorpresa al director del proyecto porque se
ha enterado de uri cambio documentado a un entregable del proyecto. Todos los interesados recibieron
la comunicacin que notificaba el cambio. Qu debe hacer el director del proyecto?
A. Determinar por qu el interesado no recibi la informacin y hacerle saber cundo fue publicada.
B. Preguntar al gerente funcional por qu el interesado no entendi su responsabilidad.
C. Revisar el plan de gestin de las comunicaciones y hacer revisiones de ser necesario.
D. Abordar la situacin en la siguiente reunin del comit directivo de modo que otros no pasen por
alto los cambios publicados.
9. La comunicacin es clave para el xito de un proyecto. Como director del proyecto, tenas tres
interesados con los que necesitabas comunicarte. Por lo tanto, tenas seis canales de comunicacin.
Se ha agregado un nuevo interesado con el que tambin necesitas comunicarte. Cuntos canales de
comunicacin tienes ahora?
A. 7
B. 10
C. 12
D.16

10. Dos personas estn discutiendo sobre lo que se necesita hacer para completar un paquete de trabajo.
Adems de las palabras que se estn diciendo, si el director del proyecto desea saber qu ocurre, debe
prestar MAs atencin a:
A. Lo que se est diciendo y cundo.
B. Lo que se est diciendo, quin 10 est diciendo y la hora del da.
C. Los gestos fsicos y el momento del cronograma en el que ocurre esta discusin.
D. El timbre y tono de las voces y los gestos fsicos.
11. Un director de proyectos tiene un equipo de proyecto formado por personas localizadas en cuatro
pases diferentes. El proyecto es muy importante para la empresa y el director de proyectos st
preocupado por su xito. La duracin del cronograma del proyecto es aceptable. Qu tipo de
comunicacin debe utilizar?
A.
B.
C.
D.

Comunicacin informal verbal

Comunicacin formal escrita
Comunicacin formal verbal
Comunicacin informal escrita

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12. La reunin del equipo del proyecto no est yendo bien. Muchos de los presentes estn hablando al
mismo tiempo, hay personas que no estn participando y se estn discutiendo muchos temas al azar.
A cul de las siguientes reglas para reuniones efectivas NO se estn apegando?
A.
B.
C.
D.

Demostrar cortesa y consideracin hacia los dems, y controlar quin tiene derecho de hablar.
Programar reuniones con antelacin;
Tener un propsito para la reunin, con la asistencia de las personas adecuadas.
Crear y publicar la agenda del da y una serie de reglas para controlar la reunin.

13. Te acaban de asignar como director de proyectos de un proyecto grande de manufactura. Est~ proyecto
de un ao de duracin est cerca de la mitad de su realizacin. Incluye 5 vendedores diferentes y
20 miembros de tu compaa en el equipo del proyecto. Quieres revisar rpidamente en dnde se
encuentra actualmente el proyecto. Cul de los siguientes informes sera el de MAYOR utilidad para
encontrar dicha informacin?
A. Estado del trabajo

B. Avance
C. Proyeccin
D. Comunicaciones

14. Un miembro del equipo est visitando la planta de produccin de uno de los proveedores. Cul de las
siguientes es la cosa MAs importante por realizar durante cualquier llamada telefnica que el director
de proyectos pudiera hacer al miembro del equipo?
A. Pedir al miembro del equipo que repita lo que el director de proyectos dice.
B. Revisar la lista de informacin de contacto de todos los interesados.
C. Pedir al miembro del equipo que busque solicitudes de cambio.
D. Revisar el cronograma de reuniones futuras.

15. Un director de proyectos escucha una conversacin entre dos interesados quienes hablan sobre lo
preocupados que estn sobre los impactos del proyecto en sus propios departamentos. El interesado A
pregunta si el proyecto se encuentra en tiempo y el interesado B responde que el SPI es 1,05. El interesado
A pregunta si el director de proyectos est al tanto sobre la preocupacin del interesado B. El interesado B
responde que no est seguro. Qu es lo MEJOR que puede hacer el director del proyecto?
A. Asegurarse de que los interesados vean que el director del proyecto los escuch. Despus pedirles
que dirijan cualquier pregunta al director del proyecto por escrito.
B. Hacer una presentacin a todos los interesados con respecto al estado del proyecto.
C. Enviar a los dos interesados una copia del registro de polmicas y solicitar comentarios adicionales.
D. Organizar una reunin con los dos interesados para que puedan expresar cualquier preocupacin
que pudieran tener.

16. Durante la mitad del proyecto, las cosas han marchado bien. El sistema de autorizacin de trabajo ha
permitido que las personas sepan cundo comenzar a trabajar, yel registro de polmicas ha ayudado
a realizar un seguimiento de las inquietudes de los interesados. El patrocinador ha expresado su
agradecimiento por los esfuerzos de los miembros del equipo qrganizando una fiesta de hitos. El
director del proyecto recibe una llamada de un miembro del equipo diciendo que los resultados de la
conclusin de sus actividades predecesoras tienen dos das de retraso. Cul de las siguientes razones
describira MEJOR por qu ocurri esto?
A. El director de proyectos estaba centrado en las necesidades del patrocinador.
B. La gerencia funcional no estaba incluida en el plan de gestin de las comunicaciones.
C.Se debieron observar las actividades sucesoras, no las predecesoras.
D. No se invit a las personas correctas a la fiesta de hitos.

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17. Se acaba de asignar un director de proyectos a un equipo que proviene de varios pases, incluidos
Brasil, Japn, Estados Unidos y Gran Bretaa. Cul es su MEJOR herramienta para tener xito?
A. La matriz de asignacin de responsabilidades (RAM)
B. La teleconferencia
C. La comunicacin del equipo a travs de la :;:DT
D. La comunicacin y habilidades personales bien desarrolladas
18. El proyecto tiene 13 miembros del equipo y afecta a ms de 15 departamentos en la organizacin.
Puesto que el proyecto lleva un 20 por ciento completado a la fecha y el equipo ha tenido informes
de desempeo exitosos de cinco de los departamentos afectados, el director de proy~ctos organiza
una fiesta para celebrar. El director del proyecto invita a la fiesta a los interesados clave de todos los
departamentos, para darle la oportunidad a quienes tuvieron un buen desempeo de comunicar
informalmente cosas buenas a aquellos departamentos que todava no han sido afectados por el
proyecto. En la fiesta, el director del proyecto da vueltas para intentar descubrir cualquier informacin
relevante que le ayudar a que el proyecto sea aun ms exitoso. Escucha a un gerente de uno de los
departamentos hablar acerca de implementar ms reuniones peridicas en el proyecto.
Lo MEJOR que podra hacer el director del proyecto PRIMERO sera:

A Registrar la efectividad de la fiesta en las lecciones aprendidas del proyecto.

B. Revisar la efectividad del plan de gestin de las comunicaciones del proyecto.
C. Celebrar una reunin con todos los interesados para hablar sobre sus preocupaciones.
D. Asegurarse de que el gerente tenga una copia del plan de gestin de las comunicaciones para usarlo
como recordatorio de que deben enviarse ese tipo de inquietudes al director del proyecto.
.
19. Los requisitos de muchos interesados no fueron aprobados para su inclusin en tu proyecto. Por lo
tanto, tuviste dificultades para obtener la aprobacin formal del plan para la direccin del proyecto.
Los interesados discutieron y detuvieron el proyecto, mientras se celebraba reunin tras reunin sobre
s;us requisitos. El proyecto finalmente fue aprobado y el trabajo comenz hace seis meses. Todas las
slguientes podran ser buenas acciones preventivas para implementar EXCEPTO:

A. Mantener un expediente sobre qu requisitos no se incluyeron en el proyecto.

B. Asegurarse de que el proceso de control de cambios no se utilice como un vehculo para aadir de
nuevo los requisitos dentro del proyecto.
C. Mantener un registro de polmicas.
D.Celebrar reuniones con los interesados para revisar el trabajo que no ser aadido al proyecto.
20. El director de proyectos est esperando un entregable que ser presentado hoy por correo electrnico
por parte de un miembro del. equipo. Al final del da, el director de proyectos se comunica con
el miembro del equipo para notificarle que no lo ha recibido. El miembro del equipo se disculpa
explicando que no pudo enviar el entregable por correo electrnico y en su lugar, lo envi por correo
postal. El miembro del equipo le recuerda al director del proyecto que l le haba informado, durante
una conversacin telefnica, que esto ocurrira. "Fue aquella conversacin que tuvimos cuando te dije
que no poda escucharte bien debido a la mala cobertura de telefona celular?': pregunta el director del
proyecto. "S~ responde el miembro del equipo. Qu se podra haber hecho para evitar este problema? .
A. Comunicacin: paralingstica
B. Agregarlo al registro de polmicas despus de la llamada telefnica
C. Mejor atencin para determinar los requisitos de las comunicaciones
D. Retroalimentacin durante la comunicacin

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21. Si la directora del proyecto desea informar sobre los resultados reales del proyecto en comparacin con .
los resultados planificados, debera utilizar un:
A.
B.
C.
D.

Informe de tendencia.
Informe de proyeccin.
Informe de estado.
Informe de variacin.

22. Cul de los siguientes aspectos de liderazgo es Ms importante para un director de proyectos?
A.
B.
C.
D.

Comunicacin
Formacin de equipo
Experiencia tcnica
Control del proyecto

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1. Respuesta D
Explicacin La mejor opcin es la comunicacin informal verbal. Esto no significa que no mantengas
registros del problema, pero es mejor comenzar esta discusin de manera informal. Si la comunicacin
informal no resuelve el problema, la comunicacin formal escrita es la siguiente opcin.

2. Respuesta e
Explicacin La comunicacin formal escrita te permite documentar tus palabras, las cuales se
enviarn a todos de la misma forma. Cuando hay problemas complejos, todos del?en recibir la misma
informacin.
3. Respuesta c
Explicacin El resultado ms importante de los bloqueadores de la comunicacin y de la mala
interpretacin en su totalidad son los conflictos.
4. Respuesta D
Explicacin La comprensin de la perspectiva del receptor le permite al remitente dirigir la
comunicacin para satisfacer las necesidades del receptor.
5. Respuesta B
Explicacin Todo lo que hacemos es ms formal dentro de un ambiente de adquisiciones que en otras
actividades del proyecto. Por lo tanto, la comunicacin formal escrita se necesita cuando el cliente
solicita un trabajo que no est cubierto en virtud del contrato.
6. Respuesta B
EXplicacin La comunicacin no verbal conlleva una parte importante del mensaje que envas. Con
tanto en juego, la comunicacin no verbal tiene una gran importancia.

7. Respuesta D
Explicacin Esta informacin se encuentra en el plan de gestin de las comunicaciones.
8. Respuesta e
Explicacin La pregunta afirma que todos los interesados recibieron la informacin, entonces el
problema no es que este interesado no la haya recibido. El problema que aqu se presenta muestra que
hay algo que falta en el plan de gestin de las comunicaciones. La mejor respuesta es revisar el plan
de gestin de las comunicaciones para prevenir futuros problemas y detectar instancias de problemas
similares.
.
9. Respuesta B
Explicacin Te diste cuenta de que el director de proyectos es parte de los canales de comunicacin?
Por consiguiente, en realidad hay cuatro interesados para comenzar y seis canales de comunicacin. Lo
que se pregunta es cuntos canales de comunicacin totales tienes con un equipo de cinco personas. La
frmula es [N x (N-1)]/2 (5 x 4)/2 = 10.
10. Respuesta D
Explicacin Recuerda que la comunicacin no verbal representa una parte importante de toda
comunicacin. La opcin que incluye la comunicacin paralingstica (timbre y tono), as como los
gestos fsicos, es la mejor opcin.

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11. Respuesta B

Explicacin Debido a las diferencias en cultura y la distancia entre miembros del equipo, la
comunicacin formal escrita es necesaria.
12. Respuesta D

Explicacin La cortesa y la consideracin no es una "regla" para lograr reuniones efectivas. Puesto
que no hay indicio de que la reunin no fue programada con anticipacin o que no existe un
propsito, no pueden ser las mejores respuestas. "Discutir al azar" implica que no hay una agenda para
la reunin. Si de antemano se emite una agenda de la reunin, las personas seguirn el esquema y no
se necesitarn discusiones al azar.
13. Respuesta B
Explicacin La palabra clave es "rpidamente". El informe de estado es demasiado detallado para un
vistazo rpido. El informe de proyeccin slo ve hacia el futuro. El informe de avance resUme el estado
del proyecto, y sera el de mayor utilidad para hacer una revisin rpida.
14. Respuesta A

Explicacin Este tipo de preguntas enloquece a las personas. Hay muchas opdones que son
razonablemente correctas. Busca la necesidad ms inmediata. En este caso, e1l11iembro.de! equipo
est en un ambiente de produccin. Eso significa que lo ms probable es que las comunicaciones se
bloquearn por el ruido. Lo mejor es que el director del proyecto le pida al miembro del equipo que
repita lo que le dice, para asegurarse de que el miembro del equipo escuch correctamente lo que el
director del proyecto le comunic.
15. Respuesta D
Explicacin Esta es otra pregunta con ms de una respuesta correcta. Pedir algo por escrito
sera la mejor manera de comunicarte? En esta situacin particular, pedir que la preocupacin
quede por escrito podra alejar a los interesados. El registro de polmicas es donde el asunto debe
quedar enumerado; sin embargo, la situacin no dice si el director del proyecto sabe de qu se
trata la preocupacin de los interesados. Por lo tanto, utilizar el registro de polmicas no puede
ser la mejor opcin. Por qu no hacer una presentacin a todos los interesados con respecto al
estado del proyecto? El director del proyecto ya sabe que los interesados A y B son quienes tienen la
preocupacin, y no todos los interesados. Este problema probablemente requiere de la comunicacin
informal verbal para descubrir el problema real. Por lo tanto, la mejor opcin es organizar una reunin
con los interesados preocupados.

16. Respuesta B
Explicacin Dado a que no hay informacin acerca del patrocinador o sus necesidades en esta
situacin, que el director del proyecto haya estado centrado en sus necesidades no puede ser la
mejor opcin. El enunciado que indica que se debieron observar las actividades sucesoras, no
las predecesoras, no es un enunciado correcto. Un director de proyectos debe observar tanto las
actividades sucesoras como las predecesoras. La asistencia a la fiesta y el problema que estamos
tratando (los resultados retrasados) no estn relacionados. Algo que suele olvidarse en los planes
de gestin de las comunicaciones son los jefes de los miembros del equipo (gerente funcional, en
una organizacin matricial). Incluir a los jefes de los miembros del equipo en la planificacin de
las comunicaciones, recopilacin de requisitos, gestin de los riesgos y otras reas de la direccin
de proyectos ayuda a que el proyecto tenga mejores resultados. Adems, ayuda a que los gerentes
funcionales dirijan sus propios recursos de manera eficiente. Si el gerente funcional del miembro del
equipo asignado a la actividad predecesora hubiera sido incluido en los procesos de planificacin del
proyecto, sabra cundo se necesitaba que el miembro del equipo realizara trabajo para el proyecto y el
impacto, si lo hubiera, del retraso. El plan de la gestin de las comunicaciones tambin debera haber
incluido un mtodo para comunicar retrasos potenciales.

')

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17. Respuesta D
Explicacin Trabajar con personas de culturas diferentes, con diferentes valores culturales y creencias,
requiere un entendimiento tano de las definiciones bsicas como de las reas de impacto cultural.
Como directores de proyectos, necesitamos tener buenas habilidades de comunicaci.n y la voluntad
para adaptarnos a otras cultUras.
18. Respuesta B
Explicacin Muchas de estas opciones se podran llevar a cabo, pero pregntate, 'qu es lo ms efectivo
que se puede hacer?" La fiesta quizs genera lecciones aprendidas, y registrarlas ciertamente sera una buena
idea, pero la pregunta dice qu hacer primero. Hay una cuestin ms inmediata: el gerente. Reunirse con
todos los interesados podra ser til; pero slo hay un interesado, el gerente, que definitivamente tiene una
polmica. Adems, un buen director de proyectos ya celebrara reuniones regulares con los interesados.
Asegurarse de que el gerente tenga una copia del plan de gestin de las comunicaciones puede ser una
buena idea, ya que el gerente aparentemente no se comunica con el director del proyecto. De todas maneras,
esto no sera suficiente para asegurar que el gerente se comunique.
El gerente se encuentra, en efecto, diciendo que no est obteniendo la informacin que necesita. Su
falta de informacin est ocasionando que sugiera ms reuniones. No obstante, demasiadas reuniones
. son un problema en los proyectos. Un excelente director de proyectos no slo agrega reuniones, sino
que resuelve el problema real de la mejor manera.
Uno de los obje"tivos de la gestin de las comunicaciones es hacer llegar la informacin a quienes la
necesitan. El director de proyectos puede optar por ajustar el proceso de gestin de las comunicaciones
mediante la modificacin del formato de un informe o el envo de informes existentes al gerente que
tiene el problema, en lugar de agregar reuniones. Por lo tanto, la opcin correcta es revisar los mtodos
para proporcionar informacin del proyecto a los interesados.
19. Respuesta D
Explicacin Este asunto debera estar concluido, pero ya que se dieron tantas discusiones y reuniones
acerca de los requisitos que se quitaron, es poco probable que el asunto sea abandonado por los
{pteresados. Sin embargo, ya que no ha vuelto a surgir y el proyecto fue iniciado seis meses atrs, es
~xcesivo invertir tiempo en una reunin. Las otras opciones son ms fciles, tienen menos impacto en
proyecto, y por lo tanto son cosas que se podran realizar.

el

20. Respuesta D
Explicacin El timbre y tono de voz (comunicacin paralingstica) no es importante eneste punto,
ya que el director del proyecto ni siquiera pudo escuchar todo lo que se estaba diciendo. No hubo
polmicas reconocidas despus de la conversacin, por lo que ninguna pudo ser agregada al registro de
polmicas. Este asunto no se relaciona con los requisitos de las comunicaciones, por lo que esa opcin
no puede ser la mejor. Decir: "no estoy seguro de que escuch adecuadamente lo que dijiste", durante
la conversacin o repetir el mensaje al miembro del equipo habra evitado este problema. Entregar y
solicitar una retroalimentacin durante la comunicacin es la mejor opcin.
21. Respuesta D
Explicacin Esta situacin describe la necesidad de "comparar': Un informe de tendencia muestra
el desempeo a lo largo del tiempo. Un informe de proyeccin mira slo hacia el futuro. Un informe
de estado generalmente es esttico (relacionado a un momento en el tiempo). La niea opcin que
compara los resultados del proyecto es un anlisis de variacin.
22. Respuesta A
Explicacin Dado que los directores de proyectos pasan el 90 por ciento de su tiempo comunicando,
la opcin correcta debe ser la comunicacin.

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