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DAC, S. A.
PASO 2 :
Asegrese de haber incluido en el catlogo de cuentas la cuenta 9999. Cuenta de Instalacin. Esta cuenta
ser de gran ayuda en este proceso de incorporacin de los saldos al sistema.
Es necesario que cree, en el archivo de proveedores uno con el numero 9999, con el nombre PROCESO
DE INSTALACION, al registrar este proveedor, se ver as:
PASO 3 :
Prepare un listado de todos los productos en el inventario, incluya en ese listado el cdigo del producto,
las unidades y fracciones en existencias al momento de la instalacin el costo unitario promedio (tome el
promedio de existencia independientemente de ocupar como sistema de costeo estndar, el ltimo precio
de compra o el mismo promedio) y el importe total resultante de multiplicar el costo unitario por la
existencia. Sume el total de todos los productos y verifique que el saldo en la contabilidad es el mismo
que el total del listado. Si existe alguna diferencia, ajuste el saldo de la contabilidad contra los costos ya
que ambos totales deben ser iguales.
PASO 4 :
Escoja la seleccin COMPRAS en el Men Principal y en ese men escoja la opcin ORDEN DE
COMPRAS, vindose la pantalla as:
Oprima Enter para que el sistema asigne el nmero de la O.C. automticamente, digite el proveedor 9999
y aparecer en la pantalla el nombre PROCESO DE INSTALACION, oprima Enter en todos los campos
siguientes hasta posicionar el cursor en el rea de detalle de los productos.
Inicie la captura de los productos incluidos en la relacin antes preparada, digite el # del producto y su
descripcin aparecer en la pantalla, digite el costo unitario en la columna Precio y oprima Enter en la
columna Descuento; el Total desplegado debe ser igual al importe que usted calcul en su listado. Una vez
que haya terminado de digitar todos los productos, oprima F10 y la Orden de Compras con las mercancas
en existencia habr sido concluida.
Cada orden de compra tiene la capacidad de 98 productos, si usted tiene ms de ese nmero ser necesario
que repita el procedimiento con otras Ordenes de Compras hasta haber concluido todos sus productos.
PASO 5 :
Escoja la opcin ORDEN DE COMPRAS en el men de IMPRESIN DE COMPRAS, oprima Enter en
todos los campos y luego F10 para iniciar el proceso de impresin de la o las Ordenes de Compras, que
contienen los productos en existencia al instalar el programa.
Revise que todos los productos impresos, las unidades y fracciones y los importes son CORRECTOS. Si
usted detecta algn error, solicite la orden de compra otra vez, y edite el o los productos equivocados y
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vuelva a pedir la impresin (NO REIMPRESION), slo la o las Ordenes corregidas sern impresas. No
contine al paso 6, si existe algn producto con error.
PASO 6 :
Una vez que todos los productos han sido correctamente impresos en la o las O.C.
solicite la rutina DIARIO DE COMPRAS y este listado, conteniendo los productos
incluidos en la O.C. sern impresos.
PASO 7 :
RESPALDE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO PARA PREVENIR
CUALQUIER FALLA.
Una vez respaldados sus archivos, solicite la rutina para Asentar sus Compras, la
pantalla se ver as:
Presione F10 y el proceso de asentar ser iniciado .Todos los productos digitados tendrn la existencia
capturada, el proveedor temporal 999 tendr como saldo el total de los productos y en el sistema de
contabilidad general tendr creada una transaccin con la clave de diario OC.
PASO 8 :
Verifique que todos los productos ya se encuentran actualizados Imprimiendo el REPORTE DE
ACTIVIDAD, compruebe que los importes de la existencia en unidades y valores son correctos as como
el gran total de valores corresponde al saldo de inventario en su balanza de comprobacin.
PASO 9 :
Ahora usted necesita preparar un listado con todos los proveedores (de productos y servicios) que tienen
saldo y que han sido dados de alta en el archivo de proveedores. Este listado debe contener el cdigo del
proveedor, su nombre, el nmero de cada factura que integra el saldo, la fecha de operacin y la fecha de
vencimiento, el nmero de referencia (o simplemente las letras OC) y el importe de la factura. Si el
proveedor est controlado por el sistema de saldo anterior no slo necesita enlistar el saldo insoluto
como si fuese una sola factura. Verifique que el saldo total de cada proveedor corresponde a su saldo y que
la suma de todos los proveedores enlistados es igual al saldo de las cuentas por pagar en su contabilidad
general.
Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de proveedores no slo aquellos que le venden
productos, sino tambin aquellos que le proporciona servicios y a los cuales les emite cheques para
realizarles pagos.
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PASO 10 :
Una vez que el listado del paso anterior est completo y verificado, usted estar listo para incorporar esa
informacin al computador. Escoja CUENTAS POR PAGAR en el men principal y ah capture la
transaccin correspondiente y la pantalla se ver as:
transacciones y vuelva a imprimir el Diario, no siga adelante hasta tener la certeza de que todo lo
capturado es correcto. A continuacin se presenta el ejemplo de este diario:
PASO 12 :
ANTES DE SEGUIR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA
PREVENIR CUALQUIER ERROR.
Una vez obtenido el respaldo de los archivos solicite la rutina para ASENTAR CUENTAS POR PAGAR
del men ASENTAR, la pantalla se ver as:
Presione F10 para que inicie el proceso. Esta rutina actualizar el saldo de todos los proveedores, crear
el archivo de facturas (partidas vivas), dejar en cero el saldo del proveedor 9999 y crear la Pliza
contable, en el sistema de Contabilidad General, identificada con el cdigo de diario.
PASO 13 :
Una vez concluida la actualizacin de todas las facturas de los distintos proveedores, solicite la rutina
REPORTE DE ANTIGUEDAD para imprimir toda la informacin relativa a los proveedores. Para un
mayor detalle vea la explicacin de esa rutina en el captulo 8 del Manual de Usuario.
PASO 14 :
Ahora usted necesita preparar un listado con todos los clientes que tienen saldo y que han sido dados de
alta en el archivo de clientes. Este listado debe contener el cdigo del cliente, su nombre, el nmero de
cada factura que integra el saldo, la fecha de vencimiento, el nmero de referencia y el importe de la
factura. Si el cliente ser controlado por el sistema de saldo anteriorsolo necesita enlistar el saldo
insoluto como si fuera una sola factura. Verifique que el total de cada cliente corresponde a su saldo y que
la suma de todos los clientes enlistados es igual a las cuentas por cobrar en su contabilidad general.
Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de clientes a todos aquellos que le deben y usted desea
controlarlos en el sistema de cuentas por cobrar y no directamente en la contabilidad general.
PASO 15 :
Una vez que el listado del paso anterior est completo y verificado, usted estar listo para incorporar esa
informacin al computador. Escoja CUENTAS POR COBRAR del men Transaccin.
PASO 17 :
ANTES DE SEGUIR ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA PREVENIR
CUALQUIER ERROR.
Una vez obtenido el respaldo de los archivos, solicite la rutina Asentando Cuentas por Cobrar, la pantalla
se ver as:
Digite la fecha, el periodo contable se desplegar y presione F10 para que el proceso de actualizacin sea
iniciado. Esta rutina actualizar el saldo de todos los clientes, crear el archivo de facturas (partidas
vivas), y crear la Pliza contable, en el sistema de contabilidad general, identificada con el cdigo de
diario CC y Transaccin # MMDD (Mes y da del movimiento).
PASO 18 :
Una vez concluida la actualizacin de todas las facturas de los distintos clientes, solicite la rutina
ANTIGUEDAD DE SALDOS para imprimir toda la informacin relativa a los clientes. A continuacin
se muestra un ejemplo de la pantalla al solicitar el reporte as como el reporte ya impreso:
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PASO 19 :
Con los pasos anteriores usted ha actualizados los saldos de los productos, proveedores y clientes
ocupando la cuenta 9999 como cuenta puente. En ese caso usted puede preparar una relacin con los
saldos actuales de todas las otras cuentas de su catlogo, esta relacin slo debe incluir cuentas de
DETALLE, es decir, las cuentas que reciben afectacin directa y descargan sus movimientos a las cuentas
GENERALES, por ejemplo si usted tiene cuentas de cheques con tres bancos, usted debe incluir en la
relacin los saldos de cada una de ellas pero no debe incluir la cuenta de BANCOS con el total de las tres
cuentas. Tampoco incluya en la relacin el saldo de las Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e
Inventarios los cuales han sido incorporados al sistema.
Si usted inicia la instalacin del programa en medio de un ejercicio contable, en lugar de este importe
usted tendr que incluir todas las cuentas Ventas, Ingresos y Costos o Gastos en esta relacin ya que solo
al inicio de un ejercicio contable al saldo de esas cuentas es cero.
PASO 20 :
Con la relacin anterior ya balanceada, seleccione la rutina CAPTURA DE POLIZAS en el men
Transaccin, seleccione LIBRO MAYOR. La pantalla se ver as:
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El cursor se posicionar en el campo CODIGO DIARIO, digite la clave DG (por Diario General) y oprima
ENTER, ahora el cursor estar en el campo TRANSACCION #, digite el nmero 001 y oprima ENTER,
la fecha del da aparecer, oprima ENTER para aceptar la fecha desplegada y el cursor se colocar en la
columna CUENTA, digite cada uno de los nmeros de cuenta de la relacin, el sistema verificar que la
cuenta digitada exista en el sistema y que esta sea Detalle, si no se cumplen las dos condiciones ser
rechazada, si es correcto se desplegar automticamente el nombre de la cuenta.
Ahora el cursor se encontrar en la columna DESCRIPCION, en la primera lnea digite ASIENTO DE
APERTURA (en las siguientes lneas esa descripcin se mostrar automticamente) oprima ENTER y el
cursor se colocar en la columna de CARGO, si la cuenta es saldo deudor, digite aqu su saldo; si la
cuenta es saldo acreedor oprima ENTER para avanzar a la columna de ABONO y digite el importe.
Despus de capturar el importe, verifique que lo digitado sea correcto, si no lo es oprima SHIFT+F6 para
reiniciar la captura de esa lnea, si es correcto oprima ENTER y el cursor avanzar a la siguiente lnea.
Si todo lo digitado es correcto, la pantalla desplegar las transacciones indicando que lo digitado est bien
balanceado. Si usted cometi algn error al digitar las cantidades o le falt digitar el saldo de una o varias
cuentas, el sistema le indicar que existe una diferencia entre los CARGO y ABONO y que oprima
ENTER para revisar. Verifique todos los movimientos conforme se despliegan en la pantalla y borre los
equivocados o digite las cuentas faltantes. Si todo es correcto oprima F10 y luego ESC para regresar al
men de Contabilidad General.
PASO 21 :
Una vez terminada la captura de los saldos de todas las cuentas, usted deber imprimir el Diario de
Movimientos de la Contabilidad, para ello escoja IMPRESION
DE DIARIOS en el men de Contabilidad General y la pantalla se ver as:
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Seleccione el tipo de reporte, en este caso Diario. En el diario aparecern las transacciones con las claves
CC (Cuentas por Cobrar), CP (Cuentas por Pagar), DG (Diario General) y OC (Ordenes de Compras) que
corresponden a los movimientos generados hasta el paso 20 en el proceso de instalacin.
PASO 22 :
Ahora escoja la opcin REPORTE DE MOVIMIENTO DE CUENTAS en el men de Contabilidad
General y la pantalla se ver as:
En la posicin DESDE CUENTA: digite el nmero 9999 y oprima ENTER, tambin oprima ENTER en la
posicin HASTA luego presione F10 para generar al reporte. Solo el movimiento de la cuenta 9999 es
impreso, usted notar que tiene 4 movimientos 2 de cargos y 2 de abonos, y su saldo actual es cero, lo que
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quiere decir, que esta cuenta que nos ha servido como puente para crear los saldos en los distintos sistemas
ha quedado como al principio sin saldo.
PASO 23 :
OBTENGA EL RESPALDO DE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO, PARA
PREVENIR CUALQUIER INTERRUPCION QUE PUEDA DAAR SUS DATOS.
Una vez concluido el respaldo de los archivos, elija ASENTANDO LIBRO MAYOR en el men de
Contabilidad General. La pantalla se ver as:
Digite la fecha para la actualizacin y presione F10. En la pregunta DESEA CONTINUAR?, presione
ENTER; Ahora el computador le preguntar si est SEGURO?, si lo est oprima ACEPTAR y el proceso
de actualizacin ser iniciado. Asegrese de que el impresor se encuentra en lnea y con papel. Al
terminar actualizar los totales de cargos y abonos actualizados sern impresos, usted podr notar que sus
saldos son iguales.
PASO 24 :
Ahora elija BALANZA DE COMPROBACION en el men de Contabilidad General, la pantalla se ver
as:
En el listado se incluirn todas las cuentas de su catlogo y todas aquellas que tengan saldo debern
mostrar los mismos valores que usted tena en su sistema anterior.
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PASO 25 :
ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS.
Una vez obtenido el respaldo de los archivos del sistema seleccione la rutina PROCESO FIN DE
PERIODO (Contabilidad General) en el men PERIDICO/LIBRO MAYOR. La pantalla se ver as:
El objetivo de este paso es dejar listo el archivo contable para iniciar el primer mes de proceso bajo
daceasy.
PASO 26 :
Ahora, en el mismo men de PERIODICOS/POR PAGAR, digite la seleccin PROCESO FIN PERIODO
(Cuentas por Pagar) y la pantalla desplegar:
Presione ACEPTAR y el proceso ser iniciado. Esta rutina despejar desde el archivo de partidas vivas
todas las transacciones relativas al proveedor 9999 as como de otros proveedores que usted haya
establecido como el saldo anterior, los proveedores creados bajo el sistema de partidas vivas no sufren
ningn cambio.
PASO 27 :
Ahora vaya al men de Creacin y Mantenimiento de Archivos y escoja la opcin PROVEEDORES, una
vez que la pantalla haya sido desplegada, digite el cdigo del proveedor 9999 y los datos del proveedor
temporal sern desplegados. Usted notar que no tiene saldo, para borrar este proveedor temporal
presione F6 y el proveedor ser eliminado del archivo ya que no ser usado posteriormente.
PASO 28 :
El ltimo paso de este proceso de instalacin de sus saldos es OBTENER RESPALDO DE LOS
ARCHIVOS .
Usted ha avanzado bastante en este proceso y, en el caso de cualquier problema posterior, mientras se
cubre el perodo de aprendizaje, usted no tendr que iniciar desde el principio, usted tendr toda la
instalacin de sus archivos completa y segura en el disco de Respaldo.
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