Inventarios

i
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIN FINANZAS PBLICAS
MODELO DE GESTIN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE

INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B.
MANUEL BALAB
YORGE VILLAVICENCIO
Mayo, 2006
ii
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIN FINANZAS PBLICAS
MODELO DE GESTIN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE

INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B.
Informe Final del Modelo de Gestin para Optimizar el Control de Inventario de

Compras y Suministros en la U.S.B.
Presentado a la Universidad Simn Bolvar por:
MANUEL BALAB
YORGE VILLAVICENCIO
Como requisito parcial para optar al ttulo de
Especialista en Finanzas Pblicas en el Sector Universitario
Realizado con la tutora de la Profesora

VIDALINA DE FREITAS
Mayo, 2006
iv
AGRADECIMIENTO
Primeramente a Dios, quien es el gua que nos da luz en los momentos

difciles, fortaleza para no derrumbarnos y nos acompaa en todo
momento para alcanzar nuestras metas.
Al personal de la Direccin de Servicios de la Universidad Simn Bolvar
por permitirnos trabajar con ellos para el logro de esta tesis, sin ellos no
hubisemos logrado este objetivo.
A la Universidad Simn Bolvar por brindarnos la oportunidad de
realizar esta especializacin, que nos enriqueci en nuestro crecimiento
personal en el rol de profesionales.
A todos nuestros profesores de Postgrado que nos ayudaron en nuestro
crecimiento profesional, aportndonos herramientas que son de mucha
utilidad en el desenvolvimiento profesional y en especial a la profesora
Mara Anna Amerio y a nuestra tutora, profesora Vidalina De Freitas.
A nuestros familiares por apoyarnos y brindarnos solidaridad en los
momentos difciles.
A los compaeros de estudios del Postgrado por apoyarnos en la
realizacin de esta tesis.
DEDICATORIA
A Dios.
A mi padre, Jos de Jess Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi hermano, Jess Hebert Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi madre, hermanos y sobrinos.
A todas las personas que les tengo aprecio.
Yorge Villavicenio
A mi madre, Merys Stredel

A mi padre, Manuel Balab
A mi hija, Patricia Balab
Manuel Balab
vi
RESUMEN
El propsito de la presente investigacin consisti en disear un Modelo de Gestin

para Optimizar el Control de Inventario de Materiales y Suministros del
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, en tal
sentido, sobre la base de los objetivos especficos, se realiz el anlisis de la situacin
actual de los procesos utilizados en el almacn del Departamento de Compras y
Suministros para mantener el registro de los materiales y suministros, con la finalidad
de establecer sus fortalezas y debilidades, se estudiaron los diferentes modelos de
inventarios que se adaptan a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en este
departamento, se efectuaron las recomendaciones para la implantacin del modelo de
gestin que permita la optimizacin del control de entradas y salidas de materiales y
suministros de la misma. El estudio se enmarc bajo la modalidad de investigacin de
campo de carcter descriptivo. La tcnica e instrumento utilizado fue la documental,
mediante la utilizacin de fichas bibliogrficas y encuesta. El proyecto se desarroll
en tres fases: recopilacin, anlisis de informacin y la presentacin de resultados. En
la investigacin se concluy que el proceso de control de inventarios presenta
debilidades, tales como: carencia de un sistema automatizado, falta de adecuados
controles de inventarios y falta de una adecuada planificacin de compras segn las
ventas y mercancas en existencia. Se recomend, que para optimizar el modelo
propuesto en esta investigacin, es conveniente y necesario que el departamento,
mantenga profesionales con experiencia en mtodos y procedimientos inherentes al
control de inventario; procurar contrarrestar los efectos inflacionarios especulativos,
optimizar el control de entradas y salidas de materiales y artculos de oficina, el
manejo contable, de costos y administrativo de los mismos.
Palabras Clave: control, compras, suministros, almacn e inventario.
vii
NDICE
Contenido
Pg.
Portada
Contraportada
ii
Hoja de aprobacin
iii
Agradecimiento
iv
Dedicatoria
Resumen
vi
ndice
vii- x
ndice de cuadros
xi
ndice de grficos
xii
ndice de figuras
xiii
Introduccin
CAPTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del problema
1.2. Delimitacin espacial
10
1.3. Delimitacin temporal
10
1.4. Accin social
11
1.5. Sujetos sociales
11
1.6. Objetivos del estudio
11
1.6.1. Objetivo general
11
1.6.2. Objetivos especficos
11
1.7. Justificacin e importancia
12
CAPTULO II. MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL
14
2.1. Antecedentes de la investigacin
14
2.2. Bases tericas
18
2.2.1. Teora de la administracin
18
2.2.1.1. Principios de la administracin cientfica
18
2.2.1.2. Principios de la administracin cientfica de Taylor
18
2.2.1.3. Otros principios implcitos de la
19
administracin
viii
cientfica de Taylor
2.2.1.4. Principios de eficiencia de Emerson
20
2.2.1.5. Principios bsicos de Ford
21
2.2.1.6. Principio de excepcin
21
2.2.2. Teora sobre modelos administrativos gerenciales

2.2.2.1 Aplicables a la gestin de inventarios
2.3. Teora de inventario
22
22
23
2.3.1. Origen de los inventarios
23
2.3.2. Concepto de inventarios
25
2.3.3. Clasificacin de los inventarios
26
2.3.4. Contabilizacin y valuacin de inventarios
26
2.3.5. Costo de los inventarios
28
2.3.6. Administracin de los inventarios
29
2.3.7. Objetivos de la administracin de inventarios
31
2.3.8. Control interno de inventarios
32
2.3.9. Bases del control interno de inventarios
32
2.3.10. Control interno de compras
35
2.3.11. Mtodo de valoracin de inventarios
36
2.3.12. Importancia de un buen sistema de control de inventarios
36
2.3.13. Los inventarios fsicos
37
2.3.14. El almacenamiento de las existencias
37
2.3.15. La importancia financiera del inventario
38
2.3.16. Razones para el mantenimiento de inventario
38
39
2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios
40
2.3.19. Factores asociados a la gestin de inventarios
41
2.3.20. Stocks o inventario
42
2.3.21. Modelos de inventario
42
2.4. Servicio logstico al cliente

2.5. Modelos
para
la
demanda
43
independiente y demanda
44
dependiente
2.5.1. Lote econmico
45
ix
2.5.2. Justo a tiempo
48
2.5.3. Sistemas de control de stocks
49
2.6. Teora sobre procesos administrativos
56
2.7. Teora sobre presupuesto y presupuesto pblico
58
2.8. Presupuesto pblico
59
2.9. Plan nico de cuentas
63
2.10. Teora sobre adquisicin de materiales y suministros
64
2.11. Principios de contabilidad del sector pblico
65
2.12. Bases legales
67
2.12.1. Constitucin de la Repblica de Venezuela
71
2.12.2. Ley Orgnica de la Administracin Financiera
71
2.12.3. Ley de Universidades
77
2.12.4. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
77
CAPTULO III. MARCO ORGANIZACIONAL
78
3.1. Marco Organizacional
78
3.1.1. Antecedentes histricos de la USB
78
3.1.2. Misin de la USB
79
3.1.3. Estructura de la USB
80
3.1.4. Direccin de Servicios
81
CAPTULO IV. MARCO METODOLGICO
83
4.1. Tipo y diseo de la investigacin
83
4.2. Poblacin y muestra
84
4.3. Operacionalizacin de variables
86
4.3.1. Nivel conceptual
87
4.3.2. Nivel operacional
88
4.4. Tcnicas e Instrumentos de recoleccin de datos
89
4.4.1. La entrevista
89
4.4.2. La encuesta
90
4.4.3. Observacin directa
90
4.4.4. Tcnicas documental o fuentes bibliogrficas
91
4.5. Confiabilidad y validez del instrumento
91
4.6. Anlisis y procesamiento de datos
92
CAPTULO V. PRESENTACION DE LOS RESULTADOS
94
5.1. Anlisis de
95
la
situacin
actual
de los
procesos
utilizados en el almacn de Departamento de Compras y Suministros

5.1.1. Anlisis cualitativo de la observacin directa y
96
recomendaciones
5.1.2. Anlisis cuantitativo
5.2. Diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se
98
109
adaptan a la estructura y a los procesos que llevan en la USB

CAPTULO VI. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN
116
6.1. Modelo propuesto
116
6.2. Justificacin
117
6.3. Fundamentacin
118
6.4. Estructura
119
6.5. Administracin de la propuesta
128
6.6. Factibilidad
129
6.7. Recomendaciones para la implantacin del modelo
129
CAPTULO VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
132
7.1. Conclusiones
132
7.2. Recomendaciones
133
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
133
xi
NDICE DE CUADROS
CUADRO N
1
Pg.
Proceso administrativo y sus funciones bsicas segn diversos

autores
56
Poblacin y muestra
85
Definicin de variables a nivel conceptual
87
Definicin de variables a nivel operacional
88
Fortalezas y oportunidades
96
Debilidades y amenazas
97
Resultados de la encuesta
99
Formato propuesto para la recepcin de mercanca
124
Formato propuesto para reportes de material obsoleto o daado
125
10
Formato para solicitud de mercanca
126
xii
NDICE DE GRFICOS
GRAFICO N
Pg.
Control de inventarios
101
Estructura de control de inventarios
103
Normas y procedimientos
103
Control sobre recepcin de mercancas
104
Niveles de inventarios
105
106
Tiempo de requisicin de compras
107
Registro de entradas y salidas / registro contable
107
Tiempo de envo de los movimientos de inventario al

Departamento de Contabilidad
108
10
Valoracin de los inventarios
109
xiii
NDICE DE FIGURAS
FIGURA N
Pg.
Modelo tradicional de inventario
45
Modelo de Lote ptimo
46
Modelo de compra especulativa. Evolucin del precio del bien

vs. la Inflacin General
52
Modelo de compra especulativa. ahorro vs meses de compra
53
Secuencia de informacin para el control de inventarios
123
Introduccin
INTRODUCCIN
Los organismos que forman parte de la administracin pblica deben cumplir con una
serie de requisitos para la ejecucin de sus procesos administrativos basados en un
Plan Operativo Anual, que se presenta ante el Ministerio de Planificacin y
Desarrollo, a fin de que el Estado pueda aprobar los recursos econmicos necesarios
para su funcionamiento.
En este sentido, la Universidad Simn Bolvar requiere de unos controles adecuados
de entradas y salidas de sus materiales y suministros con la finalidad de presentar los
inventarios a costos reales. Como es sabido el proceso administrativo de las
adquisiciones y la ejecucin presupuestaria de los rganos de Poder Nacional se
encuentran enmarcados por numerosas leyes, reglamentos, decretos, directivas,
publicaciones y rdenes emanadas de las distintas instancias que en l intervienen.
La disponibilidad presupuestaria de la Universidad Simn Bolvar y los mltiples
trmites administrativos a cumplir ante los diferentes entes que intervienen, generan
demoras desde el inicio del proceso del inventario hasta que se concreta la
distribucin de los materiales y suministros. Esta situacin ha venido afectando
sensiblemente la eficiencia de la ejecucin presupuestaria por parte de la Universidad,
generando como consecuencia las insubsistencias presupuestarias sobre la
disponibilidad presupuestaria no comprometida, recursos stos vitales para el apresto
operacional y funcionamiento de la Institucin.
Despus de evaluar la situacin que atraviesa la Universidad se ha propuesto El
Diseo de un Modelo de Gestin para Lograr la Optimizacin del Control de
Inventario de Materiales y Suministros en la Universidad Simn Bolvar, con el
objeto de presentar recomendaciones que permitan minimizar los tiempos de
respuesta en los procesos administrativos, al momento de hacer las solicitudes de
Modelo de Gestin para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Introduccin
materiales y suministros y controlar el inventario, cumpliendo con las metas

financieras establecidas en su Plan Operativo Anual y procurando evitar la dispersin
en la asignacin de recursos presupuestarios. Para el logro de este objetivo se
tomaron en cuenta los criterios sustentados en las bases legales y administrativas que
tiene la Universidad Simn Bolvar.
El primer captulo referido al Planteamiento y formulacin del problema, donde se
seala la justificacin, los objetivos de la investigacin, alcance y limitaciones.
El segundo captulo Marco conceptual referencial, donde se hace una revisin de la
literatura relacionada con el problema a investigar, contiene los antecedentes de la
investigacin y de la Universidad Simn Bolvar, las bases tericas y legales y la
definicin de trminos bsicos.
El tercer captulo Marco organizacional, donde se hace una breve resea histrica
de la Universidad Simn Bolvar y del departamento de Compras y suministros.
El cuarto captulo Marco metodologico explica la metodologa utilizada y contiene
el diseo y tipo de investigacin, poblacin y muestra, operacionalizacin de
variables, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos y su procesamiento.
El quinto captulo Presentacin de los resultados el cual contempla el anlisis y los
resultados de la investigacin dando cumplimiento a los objetivos especficos
establecidos para este estudio.
En el sexto captulo Propuesta de la investigacin se realiza una propuesta donde se
pueden apreciar algunas recomendaciones a la hora de implementar el modelo para el
control de entradas y salidas de los materiales y suministros.
En el sextimo captulo Conclusiones y recomendaciones donde se formulan las
conclusiones del trabajo y se plantean algunas recomenaciones.
Finalmente se presenta la bibliografa utilizada para el desarrollo de la investigacin.
Captulo I. Planteamiento del problema
CAPTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del problema
Todo organismo de la Administracin Pblica a nivel nacional debe cumplir con una
serie de normativas para ejecutar sus procedimientos administrativos y activar medios
de financiamiento para la adquisicin de sus materiales y suministros, para ello se
debe elaborar un Plan Operativo Anual y una asignacin Presupuestaria.
Ciertamente, este requerimiento de estructurar un Plan Operativo Anual que est
sustentado con el Presupuesto se origina de la visin de planificacin en Venezuela,
la cual describe Giordani (1998), como:
Mecanismo ideolgico que desarrolla el Estado con el propsito de
legitimar su accin. El rol que la planificacin ha cumplido debe ser
entendido dentro de su propio devenir histrico, ligado a la forma del
Estado y a la forma de rgimen que ha prevalecido en el pas durante el
ltimo cuarto de siglo (p. 106).
Adicionalmente, desde el ao 1999 a raz de la aprobacin de la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela, se han presentado reformas en el sector pblico
y privado que han generado ciertas transformaciones a nivel institucional, generando
cambios en sus organizaciones y en los procedimientos administrativos y de
financiamiento. Entre estos procedimientos afectados se encuentra el rea de compras
pblicas para la adquisicin y control de inventarios de materiales y suministros, el
cual refleja debilidades de control interno por no adaptarse a la nueva realidad legal
del pas, ya que los aspectos novedosos de la Constitucin requieren de la
actualizacin de la legislacin que abarca las compras y contratos pblicos, como por
ejemplo la Ley de Licitaciones, que se ocupa de regular las compras de la

administracin pblica en Venezuela.
Los fondos para las adquisiciones de materiales y suministros de las universidades del
sector pblico provienen de los ingresos ordinarios y extraordinarios del Estado.
En el caso que compete a esta investigacin, en la Universidad Simn Bolvar se
ejecutan procedimientos administrativos y se solicitan los recursos financieros para
adquisicin de materiales y suministros con cargo a su Presupuesto.
En la Universidad Simn Bolvar, los inventarios de materiales y suministros se
encuentran en el almacn del Departamento de Compras y Suministros. De acuerdo
con la poltica que la institucin lleva a cabo con respecto al almacenamiento de
materiales y suministros, este departamento es el nico responsable de administrar el
uso, custodia, existencia y control de entradas y salidas de los insumos solicitados por
las diferentes unidades a travs del sistema SAINT.
No obstante, existen algunas unidades que son centros de compras y adquieren el
material especfico que utilizan. stas son:
a) Biblioteca, que compra con su presupuesto los siguientes materiales: cintas
magnticas, cdigos de barra para libros, las tarjetas Copy Card y etiquetas
para las cotas de los libros.
b) Direccin de Servicios Telemticos, encargada de comprar todo lo
relacionado con equipos de computacin y sus accesorios.
c) Direccin de Planta Fsica, a travs del Departamento de Mantenimiento,
tiene bajo su responsabilidad la supervisin, dotacin y control de entradas y
salidas de los materiales que se utilizan en el rea de: herrera, plomera,
carpintera, pintura y refrigeracin.
d) Direccin de Servicios Multimedia, est integrada por los siguientes
departamentos:
Departamento de Audiovisuales: encargado de prestar servicios de

proyectores y retroproyectores a la parte acadmica que lo solicite. Sus
insumos son: bombillos, lmparas y otros accesorios que estos equipos
utilicen.
Departamento de Produccin Audiovisual: se encarga de los servicios de
videos pre y pos (eventos, conferencias, entre otros). Su insumo principal
son las cintas para los videos.
Departamento de Produccin de Multimedia: presta servicio de pginas
WEB y su insumo principal es la adquisicin de programas de
computacin para mantener actualizados los diseos de pginas WEB. La
Direccin se encarga de pedir las cotizaciones para las compras de los
insumos para las impresoras y cuando necesita materiales y suministros
los pide a travs de una requisicin de materiales al almacn principal.
e) La Unidad de Laboratorios: Est compuesta por seis laboratorios y se
encarga de adquirir los insumos especficos de cada laboratorio. Hay un
almacn central en la Unidad de Laboratorios donde se guarda la mercanca
en trnsito y cuatro almacenes ubicados en el Laboratorio B (Qumica), en el
Laboratorio C (Electrnica), en el Laboratorio D (Fsica) y en el Laboratorio
E (Materiales).
Todas las unidades que son centros de compras poseen su propio almacn. Estos
almacenes compran sus materiales especficos, pero tambin tienen la facultad de
adquirir materiales y suministros generales cuando no hay existencia en el almacn
central.
Por otra parte, a pesar de contar con una base legal para la administracin del
presupuesto para la adquisicin de materiales y suministros, se observan debilidades
en los centros de compras producto de la falta de control del inventario. Entre ellas se
pueden mencionar:
- la diferencia que existe entre la asignacin y ejecucin presupuestaria,

manifestndose en la rendicin y ejecucin mensual del Presupuesto. Esto como
producto de la carencia de un control centralizado en las compras y el stock de
inventarios de materiales y suministros.
- influencia de factores externos que inciden directamente en los procedimientos
administrativos de control de costo de los inventarios, tales como: tipo de
cambio, inflacin, presentacin de ofertas por parte de proveedores, entre otros.
- limitaciones en los procedimientos producto de factores internos tales como:
seleccin de proveedores y perodo de compras (demora).
- demora en los procesos de contabilizacin de inventarios y compra de
materiales y suministros, sin determinar la disponibilidad en la asignacin
presupuestaria e independientemente del nivel de gasto que implique.
- incremento de los costos de los materiales y suministros en el proceso de
adquisicin, debido al largo perodo de ejecucin de los procedimientos
administrativos.
- los proveedores no pueden dar garanta en la existencia de bienes (stock),
debido al largo perodo de ejecucin de los procedimientos administrativos.
- retardo en la toma de decisiones y en el control administrativo para la
adquisicin de materiales y suministros.
Los problemas antes mencionados afectan la eficiencia de la administracin en el
Departamento de Compras y Suministros, la cual no va acorde con la estructura
operacional.
Por tanto, aun cuando se hace indispensable cumplir con los
requerimientos legales y administrativos, se deben tomar medidas efectivas

planificadas en forma estratgica para que los procesos administrativos de
adquisicin y control de los inventarios de materiales y suministros, se cumplan en
forma expedita, tomando en cuenta las metas pautadas del Plan Operativo Anual y en
su Presupuesto Anual, los cuales incluyen las proyecciones econmicas del enfoque
tradicional normativo, considerando objetivamente los instrumentos de referencias

para la asignacin y distribucin de los recursos financieros del Estado.
De acuerdo con este planteamiento, en esta investigacin se realiz un diagnstico de
la situacin actual del control de inventarios sobre materiales y suministros del
Departamento de Compras y Suministros, con la finalidad de presentar
recomendaciones que permitan que los procesos administrativos sean efectivos y
eficientes, siempre cumpliendo con las normativas legales que lo regulan. Esto
permitir el mejor desempeo organizacional, basado en una asignacin
presupuestaria suficiente, supervisada por los entes contralores durante su ejecucin y
en el cumplimiento de su Plan OperativoAnual, logrando el registro oportuno de los
pagos generados a travs de un modelo de control de gestin.
La motivacin e inters personal en el desarrollo de esta investigacin surgi de la
necesidad de dar respuestas oportunas en el plano operacional para el funcionamiento
eficiente de la organizacin, considerando que se deben buscar posibles soluciones
que permitan el cambio de los esquemas vigentes en los procesos administrativos
para el control de inventarios de materiales y suministros por parte del Departamento
de Compras y Suministros.
Esta formulacin de recomendaciones involucr aspectos como registro del
inventario, procesos de compra de materiales y suministros, mtodos de anlisis de
precios, costos, registro de proveedores, estrategias para las adquisiciones, stock de
materiales y suministros (que por sus caractersticas puedan mantener el inventario a
un menor costo), tcnicas de negociacin, tcnicas para la reduccin de costos, entre
otros. Estos aspectos pueden permitir que los procesos administrativos sean ms
efectivos y cumplan sus funciones a tiempo determinado, cubrindose as las
expectativas del rea operacional y funcional de la Universidad Simn Bolvar.
Por otra parte, uno de los elementos que debe tomar en consideracin el
Departamento de Compras y Suministros y la alta gerencia de la Universidad es el
peso determinante del control de inventarios para la operatividad efectiva de la

organizacin.
Aun en ambientes econmicos estables la planificacin no es un asunto fcil. Los
procesos administrativos son por naturaleza de largo plazo y requieren estabilidad. En
cambio, las fuerzas del mercado son dinmicas y otros factores como inseguridad en
las entregas de materiales y suministros o deficiencias en su calidad, adems de la
carencia de una data confiable en los registros, dificultan la labor de acoplar un
proceso voltil con un proceso estable. Por tanto, es imprescindible llevar un control
de los procesos, tanto administrativos como operativos, para as lograr la
optimizacin de los mismos con el propsito de obtener resultados rentables.
Para llegar a este control en el rea de almacn se deben tomar en consideracin
sistemas de inventario que ayuden a la gestin del administrador. Es por eso que
existen diferentes modelos de inventario que ayudan a la labor de controlar los
niveles permitidos de inventario, garantizando la minimizacin de los costos de
inventarios y ayudando al cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.
Cabe agregar que estos modelos facilitan el determinar la cantidad econmica o
tamao ptimo de pedido que minimiza el costo total del inventario, logrando un
balance entre los costos de adquisicin y los costos de mantenimiento bsico para no
sobrepasar la asignacin presupuestaria. Igualmente determinan el punto de
reposicin o re-orden y los niveles de inventarios mximos y mnimos. Esto ayuda a
definir el stock de seguridad necesario para garantizar la satisfaccin de los usuarios
de ese inventario.
Para poseer un inventario acorde con las exigencias de la organizacin se debe
elaborar un modelo de gestin de stocks, as como determinar con qu frecuencia
debe comprobarse el nivel de inventarios existente. Para ello se cuenta con los
modelos de gestin:
1.- Modelo Determinstico, donde la demanda y el tiempo de suministro es

conocido. Este modelo se compone de dos sistemas: el primero de cantidad
fija de pedido y el segundo de perodo fijo.
2.- Modelo Probabilstico, donde las demandas y los tiempos de suministros
pueden ser aleatorios y ciertos, ciertos y ciertos, aleatorios y aleatorios, y
ciertos y aleatorios. Como en el modelo anterior, existen dos sistemas: el de
cantidad fija de pedido y el de perodo fijo.
A fin de conocer cul es el modelo de gestin gerencial de inventario para
lograr la optimizacin del control de entrada y salida de materiales en el
Departamento de Compras y Suministros, se efectu un recorrido en la sede con la
finalidad de tener una visin general del sistema que utilizan, lo cual permiti la
recoleccin de la siguiente informacin:
El proceso que se cumple actualmente para llevar el control de inventario est
acompaado de una serie de formatos, los cuales son llevados a mano
diariamente.
No se realiza un cuadre diario de las entradas y salidas de materiales.
No se cuenta con un sistema automatizado para el control de inventario.
Se observ una prdida de tiempo (horas-hombre) para contabilizar los
inventarios en el almacn.
En algunas oportunidades se ha requerido del suministro de materiales que no
estn disponibles en el almacn y se han comprado con carcter de urgencia.
Existen varias reas en la Universidad que realizan compras y cuentan con
almacenes de materiales y suministros, lo que dificulta el control y la
supervisin por parte del Departamento de Compras y Suministros.
10
Gracias a esta evaluacin realizada durante la etapa de diagnstico para la

presentacin de la propuesta de investigacin, se detect el manejo inapropiado del
control de los inventarios, los cuales se llevan en forma manual y obsoleta,
incurriendo en costos elevados.
Igualmente se pudo averiguar que el Departamento de Compras y Suministros no
utiliza un sistema automatizado de inventarios que permita llevar una de gestin
administrativa gerencial eficiente y efectiva, acorde a los requerimientos del rea. Por
tanto, si se aplicara un modelo de gerencia estratgica en cuanto a direccin y
organizacin de inventarios y control automatizado, sera importante preguntarse si
esto lograra mejorar los procesos administrativos y operativos en el almacn y de
esta manera lograr la rentabilidad deseada.
Por otro lado, en el presente estudio se propone el Diseo de un Modelo de gestin
que permita optimizar el control de Inventario de Materiales y Suministros en el
Departamento de Compras de la U.S.B., realizado bajo el esquema propio de las
necesidades de los usuarios, ya que los sistemas contables automatizados con que
cuentan algunas de las instituciones de este sector son paquetes comprados
sistemas desarrollados por analistas. En el primer caso, la contabilidad de la

institucin est amoldada a las caractersticas del software adquirido y no est sujeto
a las particularidades reales de la institucin. En el segundo caso, la organizacin
cuenta con un analista de sistemas o contrata los servicios para el diseo del sistema.
1.2. Delimitacin espacial
El presente trabajo de investigacin est orientado a disear un modelo de gestin que
permita lograr la optimizacin del control de Inventario de Materiales y Suministros
del Departamento de Compras y Suministros.
1.3. Delimitacin temporal
Se analiz el proyecto sobre las bases legales, jurdicas y reglamentarias que rigen
actualmente a la Universidad Simn Bolvar, debido a que se dispone de
documentacin que soport el estudio, y que permiti formular propuestas y

recomendaciones no slo en materia de planificacin presupuestaria y de control de
gestin de inventario, sino tambin en materia legal.
1.4. Accin social
El diseo de un modelo de gestin que permita optimizar el control de inventario de
materiales y suministros para del Departamento de Compras y Suministros, permitir
a los usuarios del mismo obtener nociones bsicas para efectuar los respectivos
anlisis y apoyar las recomendaciones presentadas.
1.5. Sujetos sociales
La Universidad Simn Bolvar, la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), el
Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) la Oficina de Planificacin del Sector
Universitario (O.P.S.U.) y dems organismos que conforman el Sector Pblico,
facilitaron informacin para el desarrollo del presente proyecto.
1.6. Objetivos del estudio
Con base en el planteamiento del problema, se presenta el objetivo general y los
objetivos especficos.
1.6.1. Objetivo general
Disear un modelo de gestin para optimizar el control de inventario de materiales
y suministros del Departamento de Compras y Suministros en la U.S. B.
1.6.2. Objetivos especficos
Entre los objetivos especficos, se encuentran:
Realizar un anlisis de la situacin actual de los procesos utilizados en los
almacenes del Departamento de Compras y Suministros para mantener el
11
registro de los materiales y suministros, con la finalidad de establecer sus

fortalezas y debilidades.
Estudiar los diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se
adapten a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en la U.S.B.
Realizar las recomendaciones para la implantacin del modelo de gestin
para lograr la optimizacin del control de entradas y salidas de materiales y
suministros del Departamento de Compras y Suministros.
1.7. Justificacin e importancia
El estudio realizado para disear un modelo de gestin que permita optimizar el
control de inventario se consider importante debido a su grado de complejidad y la
responsabilidad directa e indirecta tanto de los entes que intervienen internamente
como de las organizaciones externas (ONAPRE y el Ministerio de Planificacin).
Por otra parte, es relevante resaltar que se incluy en la investigacin el concepto de
modelo de control de gestin, el cual est considerado en la formulacin de
propuestas, ya que permitir a la alta gerencia de la Universidad Simn Bolvar
conocer y dar juicio de valor sobre la eficiencia con que se estn llevando a cabo el
control de inventario de materiales y suministros, as como conocer cmo se estn
utilizando los recursos econmicos del presupuesto asignado, lo cual favorecer no
slo al desempeo de las operaciones de la Universidad sino al cumplimiento de su
misin ante el pas.
De acuerdo con los resultados obtenidos, si se aplican las recomendaciones que se
presentan en esta investigacin, el Departamento de Compras y Suministros podr
conocer si es eficiente el control de gestin en el inventario y sobre la base de la
informacin recabada y el modelo elaborado se podra aplicar la filosofa de calidad
total. Esta investigacin servir de marco referencial a futuras investigaciones que se
realicen, con el propsito de mejorar y afinar la gestin. Esto es un factor motivador
ya que no slo permitir conocer las actividades del Departamento de Compras y
12
Suministros, adems facilitar, bajo esta modalidad, perfeccionar el proceso de

compras y control de inventarios de las universidades del sector pblico.
En el terreno personal, el resultado de este trabajo constituy un gran reto, ya que la
aplicacin de las propuestas de la investigacin permiti la realizacin de un trabajo
en beneficio institucional, porque los investigadores contaran con experiencia y
desarrollo profesional en el manejo de la gestin para el control de inventario, que
garantizar un alto nivel de control de gestin.
13
Captulo II. Marco conceptual referencial
CAPTULO II
MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL
2.1. Antecedentes de la investigacin
Entre las investigaciones realizadas en universidades y centros de investigacin en
diferentes trabajos especiales de grado que se relacionan con el tema objeto de
estudio y que sirvieron para motivar y dar una gua a los investigadores, se pueden
mencionar los siguientes:
Len y Prez (1999) llevaron a cabo un diagnstico de la situacin de las empresas en
cuanto al sistema contable actualmente utilizado, determinando sus fortalezas y
debilidades. Se concluye que las empresas del sector deben aplicar un sistema
contable estructurado por mdulos que abarquen el movimiento contable, control de
inventario y el costo de la produccin; estableciendo las cuentas que deben ser
consideradas para el movimiento contable de la empresa de acuerdo al objeto de la
misma y aplicar criterios de control interno. El aporte de este estudio a la
investigacin estuvo enmarcado en la consideracin del control de inventario en el
sistema de la empresa el cual sirvi de base para la propuesta.
En 1998 Molina y Uban evaluaron los tipos de modelos de control de inventarios y
organizacional, frecuencia de las transacciones; tipo, gravedad y causas del problema.
El modelo propuesto se fundament en la valoracin y valuacin del inventario,
medicin del ingreso, la planeacin y aplicacin del inventario fsico; en tal sentido,
el sistema computarizado de control de inventarios fue la base que sustent la
propuesta de investigacin para el Departamento de Compras y Suministros.
Orense (1997) muestra la necesidad de crear un sistema adecuado de control de
inventarios, debido a la carencia de normas, polticas y reglas definidas que rijan los
14
procedimientos a seguir en el rea, debido al deficiente sistema de control de los

inventarios de productos terminados, ya que no incluye todas las tareas y
responsabilidades asignadas al personal involucrado en el proceso, impidiendo que
todos los documentos lleguen al lugar de transcripcin. Esta investigacin representa
una til referencia para el actual estudio, debido a que, refleja en su diagnstico, el
propsito de mejorar y verificar la inexistencia de controles en los inventarios de
productos terminados, en cuanto al correcto flujo de informacin entre el rea de
almacn y contabilidad, ofreciendo as, una herramienta para la correcta toma de
decisiones, disminuyendo a su vez, las constantes insatisfacciones de los clientes
motivado por faltantes de existencias que vienen repercutiendo directamente en los
resultados operativos de la empresa. El aporte de este estudio a la investigacin del
Trabajo Especial de Grado se bas en la metodologa de anlisis utilizada para la
presentacin de la Propuesta del Sistema de Control de Inventario, a objeto de
determinar su aplicacin en el Departamento de Compras y Suministros.
Moreno (1996) propone un sistema administrativo que permita controlar los
inventarios de materia prima, repuestos y productos terminados, contribuyendo a
solucionar gran parte de los problemas de la empresa inherentes a los inventarios, con
la finalidad de generar informacin ms confiable que se reflejara en sus estados
financieros. El autor lleg a la conclusin de que los actuales controles para el
manejo de los inventarios no eran los correctos, debido a la ausencia de formatos y de
otros documentos que renan todos los requisitos para registrar los datos; as como la
forma tradicional y prctica con que se desempean las funciones dentro de esta
organizacin.
La relacin de esta propuesta con la presente investigacin del Trabajo Especial de
Grado se fundamenta en la bsqueda de soluciones por la falta de controles, poca
importancia para uso de formatos y documentos como orden de compra y la nota de
entrega del proveedor para el ingreso de materiales, los cuales tienen estrecha
relacin con la propuesta planteada para el Departamento de Compras y Suministros
15
Bonilla (1996) demostr la importancia que conlleva el establecimiento de controles

efectivos en el rea de inventarios para garantizar una buena administracin que
contribuya a la correcta toma de decisiones. Adems resalt la aplicacin de ciertas
normas de control para una correcta toma fsica de inventarios, incluyendo los cortes
de documentos y el registro oportuno de las operaciones. Este trabajo ofreci aportes
necesarios para el desarrollo de esta investigacin, ya que permiti definir las
consecuencias que ocasiona el no llevar un control efectivo de inventarios.
Gonzalo (1996) seala que la tarea de administrar los inventarios consiste en
controlarlos mediante la eleccin del momento para colocar un pedido y de la
cantidad por pedir, teniendo en cuenta la demanda y los costos de mantenimiento.
Asimismo, indica que cada situacin de existencias presenta su propio y exclusivo
conjunto de problemas y que para seleccionar el sistema de control de inventarios que
se ajuste a las necesidades de la empresa depende de obtener la mayor informacin
disponible para ponerlo en prctica y del grado de rendimiento que se exija del
inventario. En tal sentido, el aporte de este estudio a la investigacin del Trabajo
Especial de Grado se fundament en la planificacin y el control de inventario para
el modelo de gestin que permita la optimizacin del control de Inventario de
Materiales y Suministros para el Departamento de Compras y Suministros.
Acevedo (1985) define diferentes alternativas para el mejoramiento de los procesos,
polticas y controles basados tanto en un marco terico como en un criterio de
seleccin, y por ltimo seala la propuesta y los pasos a seguir para su implantacin,
la cual es suministrada a la gerencia a fin de que analice su factibilidad.
Rojas (1995) mediante la aplicacin de redes establece las caractersticas actuales del
proceso de inventario de una empresa poniendo en evidencia deficiencias que sern
mejoradas mediante la aplicacin de un modelo de control de inventario. Entre otras
cosas, enumera y define las variables que intervienen en el proceso de inventario,
como son: demanda, punto de pedido, la incertidumbre y la planificacin para tener
una gestin de inventario eficiente.
16
Naranjo (1995) propone realizar mejoras y actualizar el sistema de control de

inventario, proporcionndole a la empresa mayor dinamismo en cuanto a la
organizacin,
procedimientos, personal y supervisin. Este aporte fue de gran
utilidad respecto a la importancia que representa realizar mejoras en el manejo de los

inventarios, as como la actualizacin de sistema de control de los mismos. Por lo
tanto, este trabajo se relaciona con el Trabajo especial de Grado propuesto, por
considerar como fundamento el dinamismo que se le inyecta a la organizacin y su
efecto en el control de los inventarios, adems de la importancia que sta representa
para el Departamento de Compras y Suministros, debido a la ausencia de un
adecuado sistema de control de inventario.
Garca (1995) logra determinar que hay una serie de fallas referidas especialmente a
las discrepancias que existen en los controles internos, como el hecho de que las
cantidades registradas en los inventarios no coincidan con las cantidades fsicas en el
almacn. Es por ello que el proceso de toma de decisiones, planificacin y
programacin no se basa en una informacin confiable. Este se vincula con el
presente estudio, en la agilizacin del proceso de toma de decisiones y planificacin
en la organizacin de una forma correcta, por lo que es indispensable crear un modelo
administrativo de control para un excelente manejo del inventario de productos
terminados.
En 1993 Rey destaca la necesidad de un control en los inventarios para manejar
efectivamente los niveles ptimos de las existencias para minimizar los costos, a fin
de obtener una sana administracin de los mismos, solventando los incumplimientos
en los compromisos con los clientes. Las ideas expresadas a travs del antecedente
mencionado concuerdan claramente con la presente investigacin dada la afinidad en
lograr un manejo eficiente de los inventarios mediante modelos de control, tanto
contables como administrativos.
17
2.2. Bases tericas

Las bases tericas que conformarn la presente propuesta de investigacin y que ser
fuente fundamental del marco terico de la investigacin definitiva, estarn enfocadas
hacia algunas de las teoras que sustentarn el Diseo de un Modelo de gestin para
lograr la optimizacin del control de Inventario de Materiales y Suministros en
el Departamento de Compras y Suministros en la Universidad Simn Bolvar.
A partir de una revisin bibliogrfica de autores como Redondo (1999), Brito (1999)
y Silva (1990) se analizarn los conceptos de inventario, registro de inventarios,
modelos y estrategias.
2.2.1. Teora de la administracin
2.2.1.1. Principios de la administracin cientfica
Segn Chiavenato (1999):
La preocupacin de racionalizar, estandarizar y establecer normas de
conducta al administrador condujo a la mayora de los ingenieros de la
administracin cientfica a pensar que estos principios podan aplicarse a
todas las situaciones posibles de la empresa, luego de interpretar y
tabular todos los datos de los resultados los debemos presentar ya sea en
forma escrita o en forma grfica. Cada autor busc establecer sus propios
principios de administracin. Un principio es una afirmacin vlida de
una determinada situacin prevista; es una previsin anticipada de lo que
deber hacerse cuando ocurra aquella determinada situacin (p. 57).
Dentro de la profusin de principios defendidos por los diversos autores de la
administracin cientfica, los ms importantes son:
2.2.1.2. Principios de la administracin cientfica de Taylor
Segn Chiavenato (1999), para Taylor la gerencia adquiri nuevas atribuciones y
responsabilidades descritas por los cuatro principios siguientes:
Principio de Planeacin. Sustituir en el trabajo el criterio

individual del operario, la improvisacin y la actuacin empricoprctica, por los mtodos bsicos en procedimientos cientficos.
18
Sustituir la improvisacin por la ciencia, mediante la planeacin

del mtodo.
Principio de la Preparacin. Seleccionar cientficamente a los
trabajadores de acuerdo
con sus aptitudes y prepararlos,
entrenarlos, para producir ms y mejor, de acuerdo con el mtodo
planeado. Adems de la preparacin de la mano de obra, preparar
tambin las mquinas y equipos de produccin, as como la
distribucin fsica y la disposicin racional de las herramientas y
materiales.
Principio del Control. Controlar el trabajo, para certificar que el
mismo est siendo ejecutado de acuerdo con las normas
establecidas y segn el plan previsto. La gerencia debe cooperar
con los trabajadores para que la ejecucin sea la mejor posible.
Principio de la Ejecucin. Distribuir distintamente las atribuciones
y las responsabilidades, para que la ejecucin del trabajo sea
disciplinada (pp. 57-58).
2.2.1.3. Otros principios implcitos de administracin cientfica de Taylor

Chiavenato (1999) considera otros principios que Taylor enunci en forma dispersa
en su obra:
Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus

movimientos elementales y cronometrarlo para despus de un
anlisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos intiles y
perfeccionar y racionalizar los movimientos tiles.
Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deber ser
ejecutado.
Seleccionar cientficamente a los trabajadores de acuerdo con las
tareas que le sean atribuidas.
Dar a los trabajadores instrucciones tcnicas sobre el modo de
trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente.
Separar las funciones de planeacin de las de ejecucin, dndoles
atribuciones precisas y delimitadas.
Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeacin y
control del trabajo como en su ejecucin.
Preparar la produccin, o sea, planearla y establecer premios e
incentivos para cuando fueren alcanzados los estndares
establecidos, tambin como otros premios e incentivos mayores
para cuando los patrones fueren superados.
Estandarizar los utensilios, los materiales, la maquinaria, el
equipo, los mtodos, y procesos de trabajo a ser utilizados.
19
Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los

trabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del
aumento de la produccin proporcionado por la racionalizacin.
Controlar la ejecucin del trabajo, para mantenerlo en los niveles
deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.
Clasificar de forma prctica y simple los equipos, procesos y los
materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fcil su
manejo y uso (p. 57).
2.2.1.4. Principio de eficiencia de Emerson

Chiavenato (1999) explica:
Emerson populariz la administracin cientfica y desarroll los
primeros trabajos sobre seleccin y entrenamiento de los empleados.
Los principios de rendimiento pregonados por Emerson en su libro The
Twelve Principles of Efficiency son los siguientes:
Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los
ideales.
Establecer el predominio del sentido comn.
Mantener orientacin y supervisin competentes.
Mantener disciplina.
Mantener honestidad en los acuerdos, es decir, justicia social en el
trabajo.
Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados.
Fijar remuneracin proporcional al trabajo.
Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.
Fijar normas estandarizadas para el trabajo.
Fijar normas estandarizadas para las operaciones.
Establecer instrucciones precisas.
Fijar incentivos eficientes al mayor rendimiento y a la eficiencia.
(Harrington, 1931, p.58)
Harrington se anticip a la Administracin por objetivos propuesta por Peter
Drucker en la dcada de los aos 60, definida por los autores Stoner y Wankel (1989)
como: La administracin por objetivos se refiere a un conjunto formal o
moderadamente formal, de procedimientos que comienzan con el establecimiento de
metas y prosiguen hasta llegar a la evaluacin del desempeo (p. 354).
20
2.2.1.5. Principios bsicos de Ford

Los principios bsicos de Ford son los siguientes:
Principio de intensificacin: Consiste en disminuir el tiempo de

produccin con el empleo inmediato de los equipos y de la materia
prima y la rpida colocacin del producto en el mercado.
Principio de la economicidad: Consiste en reducir al mnimo el
volumen de materia prima en transformacin. Por medio de ese
principio, Ford consigue hacer que el tractor o el automvil fuesen
pagados a su empresa antes de vencido el plazo de pago de la
materia prima adquirida, as como el pago de salarios.
Principio de la productividad: Consiste en aumentar la capacidad
de produccin del hombre en el mismo perodo (productividad)
mediante la especializacin y la lnea de montaje. As el operativo
puede ganar ms, en un mismo perodo de tiempo, y el empresario
tener mayor produccin. El esquema se caracteriza por la
aceleracin de la produccin por medio de un trabajo rtmico,
coordinado y econmico (p.59)
2.2.1.6. Principio de excepcin

En este orden de ideas, Chiavenato (1999) seala:
Taylor adopt un sistema de control operacional bastante simple que
se basaba no en el desempeo medio, sino en la verificacin de las
excepciones o desvos de los patrones normales. En otros trminos,
todo lo que ocurre dentro de los patrones normales no debe ocupar
demasiada atencin del administrador. Este debera verificar
prioritariamente los hechos que estn fuera de los patrones, o sea, las
excepciones, para corregirlas adecuadamente. De esta forma, tanto los
desvos positivos como los negativos que estuvieren fuera de los
patrones normales deberan ser rpidamente identificados y
localizados para la debida toma de decisiones (p. 60).
El principio de excepcin se fundamenta en informes condensados y resumidos que
muestran apenas los desvos, omitiendo los hechos normales, volvindolos
comparativos y de fcil utilizacin y visualizacin.
21
2.2.2. Teora sobre modelos administrativos gerenciales

2.2.2.1. Aplicables a la gestin de inventarios
Para tener a su disposicin un abanico de soluciones a situaciones diversas el
administrador necesita conocer bien los distintos sistemas o modelos administrativos.
Sin embargo, una de las mayores dificultades que confrontan los especialistas en
ciencias gerenciales es el alcance limitado que tienen sus modelos y enfoques ante las
variadas situaciones que se presentan en este mundo cambiante.
Por lo antes expuestos, se puede decir que no existen modelos o recetas mgicas para
lograr la optimizacin de los procesos en las empresas, lo importante es evaluar cada
uno de ellos y seleccionar aquel o aquellos que permitan lograr los objetivos
deseados.
a) Desarrollo organizacional
En opinin de Colunga (1993), el Desarrollo Organizacional (DO) se define como:
Un proceso sistemtico planificado, en el cual se introducen los
principios y las prcticas de las ciencias del comportamiento en las
organizaciones, con la meta de incrementar la efectividad individual
y de la organizacin. El Desarrollo Organizacional se inici y se ha
mantenido primordialmente como una forma de entrenamiento para
la alta direccin y para la gerencia media (p. 45).
El DO presenta un concepto dinmico de organizacin, cultura organizacional y
cambio organizacional, dentro de supuestos bastante avanzados para la prctica
administrativa.
Como seala Chiavenato (1999), el DO trata toda una gama de problemas de las
personas en las organizaciones. Existe una variedad de modelos del DO que son una
alternativa democrtica y participativa muy interesante para la renovacin y
revitalizacin de las organizaciones.
22
b) Gerencia estratgica
Toda empresa procura formular y plasmar en la realidad de forma exitosa las
estrategias que le garanticen rentabilidad y crecimiento continuado en el futuro. Tal
es el caso de la empresa objeto del presente estudio. En vista de que actualmente est
afrontando problemas de direccin gerencial requiere de un modelo de gestin
orientado a decidir los objetivos de la organizacin y las polticas que van a regir la
adquisicin, uso y la disposicin de sus recursos.
La gerencia estratgica puede definirse, en opinin de David (1991), como la
formulacin, ejecucin y evaluacin de acciones que permitirn que una organizacin
logre sus objetivos.
David (1991) esclarece este concepto cuando seala lo siguiente:
La formulacin de estrategias incluye la identificacin de las
debilidades
y fortalezas internas de una organizacin, la
determinacin de las amenazas y oportunidades externas de una
firma, el establecimiento de misiones de la compaa, la fijacin de
objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas, el anlisis de
dichas alternativas y la decisin de cules escoger. La ejecucin de
estrategias requiere que la firma establezca metas, disee polticas,
motive a sus empleados y asigne recursos de tal manera que las
estrategias formuladas puedan ser llevadas a cabo en forma exitosa
(p.25).
c) Mejoramiento contino
El nuevo sistema de gerencia de mejoramiento continuo identifica el desperdicio, lo
elimina, y evita que vuelva a aparecer.
2.3. Teora de inventario
2.3.1. Origen de los inventarios
23
Es opinin de los investigadores que se debe analizar la evolucin de los inventarios

en vista de la importancia que stos tienen ya que forman parte de los activos
empresariales y constituyen un elemento indispensable para la toma de decisiones.
La realizacin de actividades de movimiento y almacenamiento de productos y
mercaderas se remonta a los orgenes de la historia. A lo largo del siglo pasado, las
empresas descubrieron que los inventarios permiten desacoplar los procesos y
facilitan la respuesta y el control de los mismos, ya que cada eslabn debe estar
pendiente del proceso que le antecede. Esta facilidad tiene su precio, ya que esto
implica tener mayores inventarios. Adicionalmente a esto, las empresas descubren
que de esta manera se generaba una visin fragmentada de la organizacin y no de su
conjunto.
Cabe destacar, que el manejo de inventarios ha llegado a ser uno de los problemas de
la administracin de empresas debido a que es un componente fundamental de la
productividad. Las empresas hoy por hoy deben ser productivas para sobrevivir y
para mantenerse competitivas deben saber qu tipo o modelo de inventario deben
mantener.
Los inventarios forman un vnculo entre la produccin y la venta de un
producto. El inventario de productos terminados permite a la empresa
tener flexibilidad en sus programas de produccin y en su estrategia de
mercado. No es necesario adaptar la produccin directamente a las
ventas. Las grandes existencias permiten atender de modo eficiente las
demandas de los clientes. Las ventajas tradicionalmente alabadas de
inventarios incrementados son, por tanto, diversas: la empresa puede
llevar a cabo economa de produccin y compras y puede despachar los
pedidos con mayor rapidez, lo que hace a dicha empresa ser flexible
(Juran, 1977, p. 24).
Por otro lado, existen desventajas. Una de ellas es el costo total de mantener el
inventario, incluyendo los costos de almacenamiento y manejo y el rendimiento
requerido sobre el capital inmovilizado en inventarios. Otra de las desventajas es el
peligro de caer en el desuso. Para el gerente de la organizacin la inclinacin es a
Inventarios relativamente grandes. Para el director de compras tambin es favorable
ya que con frecuencia puede obtener descuentos por cantidades con grandes pedidos.
24
Corresponde al director financiero frenar la tentacin de mantener grandes

existencias. Esto se hace obligando a tomar en cuenta el costo de los fondos
necesarios para mantener inventarios, as como tambin, quizs, los costos de manejo
y almacenamiento.
En los ltimos aos del siglo pasado y en la actualidad se ha incrementado el apoyo
hacia el cuestionamiento del administrador financiero acerca del mantenimiento de
grandes inventarios. Esto tiene su razn en la comprensin de sistemas de control de
inventarios. Dichos modelos administrativos rompen con el concepto convencional
de mantener grandes existencias como paliativos contra la incertidumbre.
2.3.2. Concepto de inventario
Segn Moskowitz (1982), los inventarios se definen como la cantidad de artculos,
mercancas y otros recursos econmicos que son almacenados o se mantienen
inactivos en un instante de tiempo dado (p. 560).
De este concepto se despejan los tipos de inventarios posibles para una empresa;
segn el autor Moskowitz (1982):
9 Inventario de materia prima: La Materia Prima comprende los
elementos principales que entran en la elaboracin de un
producto, pero a las cuales todava no se ha aplicado ningn
trabajo de transformacin por parte de la empresa.
9 Inventario de productos en proceso: Son bienes o artculos cuya
transformacin no se ha terminado para la fecha del balance, y
que representan un valor real acumulado correspondiente a
materiales, mano de obra y horas mquinas utilizadas.
9 Inventario de productos terminados: Son productos que se
encuentran manufacturados 100% en los almacenes de la
empresa. Sirven para satisfacer la demanda de los clientes.
9 Inventario de suministro: Artculos terminados que se adquieren
para ser usados en el proceso de fabricacin en forma directa o
individualmente y que por razones de costo o cantidad no se
computan por unidad producida (p. 561).
25
2.3.3. Clasificacin de los inventarios

Segn Buffa (1985), los inventarios se clasifican en:
Inventario en trnsito: Son las existencias mnimas que deben

poseer los elementos que integran un sistema de produccin de
inventario para satisfacer la demanda durante el perodo en trnsito,
donde se debe cubrir exactamente el tiempo que dura el transporte
desde la fbrica hasta el consumidor final; a razn de las fases de
demanda de manera que no se produzcan demanda insatisfecha.
Inventario cclicos: Es el que se asocia con la cantidad que se debe
solicitar y que corresponde al ciclo de las demoras del sistema,
considerando la tasa de la demanda promedio.
Inventario de seguridad: Son los que sirven para absorber las
posibles variaciones de la demanda tpica. Estos inventarios existen en
un lugar dado de la empresa, como incertidumbre de la oferta y la
demanda de unidades en tal lugar u otro.
Inventario estacionales: Son los que sirven para satisfacer la
demanda cuando la misma se incrementa en determinados perodos
de tiempo, de manera que en los perodos de tiempo en que las
existencias excedan de la demanda promedio, sern las utilizadas para
satisfacer la demanda promedio que supera a la produccin real
uniforme en otros perodos de tiempo.
Inventario de previsin: Se tiene con el fin de cubrir una necesidad
perfectamente definida.
Inventario de contingencia: Son aquellos que funcionan para
solventar cualquier situacin que se pretende y sirva incluso segn las
condiciones que se susciten como inventarios de seguridad (p. 23).
2.3.4. Contabilizacin y valuacin de inventarios

El inventario es la propiedad tangible que se espera vender en el curso ordinario del
negocio. El inventario puede consistir de materias primas, o estar en varias etapas de
produccin (productos en proceso), o puede constar de productos terminados (Bornes,
1998, p. 21).
Un objetivo muy importante de la contabilizacin de inventarios es la imputacin de
los costos a los ingresos para asegurar la medicin apropiada de las utilidades de
acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
La contabilizacin de los inventarios se basa en el costo (principio
bsico), que se define como el precio pagado o la compensacin
26
entregada para adquirir el artculo. El costo es igual a la suma de todos

los desembolsos y cargos, directos o indirectos, necesarios para que
los inventarios adquieran su condicin actual y se encuentren en su
ubicacin actual. El costo puede determinarse por el mtodo de la
identificacin especfica o por mtodos (UEPS, PEPS, o Promedio),
que suponen cierto movimiento de los costos. Un objetivo importante
en la seccin de mtodos de costeo del inventario es escoger el
mtodo que, dadas las circunstancias, mejor refleja la utilidad
peridica (Borns, 1998, pp.21-22).
Cuando en el curso normal de las operaciones el valor neto de realizacin del
inventario se vuelve menor que su costo. Se vala el inventario de acuerdo con el
costo o mercado _ el ms bajo_. Esta valuacin puede hacerse artculo por artculo,
para distintas categoras dentro del inventario, o para el total del inventario.
El mercado se define como el costo corriente de reposicin, ya sea por compra o
reproduccin, excepto que debe limitarse a un mximo o a un mnimo. La evaluacin
del inventario por medio del costo o mercado _ el ms bajo_ resulta en el registro de
prdidas, pero no de utilidades, con anterioridad a la venta del inventario. Se utilizan
los inventarios iniciales y finales para determinar el costo de las ventas del ejercicio.
UEPS (ltimo en entrar primero en salir) y PEPS (primero en entrar primero en salir)
son los dos mtodos del costeo del inventario empleados para medir el "movimiento
de los costos". El mtodo PEPS relaciona el primer costo incurrido con el primer
ingreso producido, mientras que el mtodo UEPS relaciona el ltimo costo incurrido
con el primer ingreso producido. En perodos de precios cambiantes, se relacionan
diferentes costos con los ingresos por ventas del mismo inventario, segn el mtodo
que se utilice, UEPS o PEPS.
El mtodo UEPS relaciona los costos corrientes con los ingresos corrientes. Cuando
los precios suben, se imputan costos ms altos a los ingresos corrientes. Cuando los
precios bajan, se imputan costos ms bajos. Esto disminuye el impacto de las
ganancias o prdidas por posesin (debidas a fluctuaciones del valor del inventario)
sobre la utilidad del ejercicio. Cuando la base de un inventario UEPS se agota
sustancialmente, con posterioridad a un extenso perodo de aumentos de precios, el
27
efecto acumulativo de los costos antiguos que se estn imputando contra los ingresos
corrientes puede distorsionar la utilidad neta del perodo.
2.3.5. Costo de los inventarios
Para tomar decisiones sobre los inventarios, es necesario tomar en cuenta los costos
que se ven afectados por cada decisin especfica; Plossl (1987) explica las clases de
costos que se consideran:
Costos de pedido: Estos costos estn referidos a todos aquellos al

colocar pedidos de compra para adquirir material de un proveedor a
los provenientes de papeleo, arreglo de maquinarias, etc.
Costo de tenencia de inventario: Estos costos incluyen todos los
gastos en que incurre la compaa por el volumen de inventario que
lleva; se destacan los siguientes:
9 Por obsolescencia: Se incurren en estos costos al cesar las ventas
debido a patrones de ventas cambiantes y a deseos de los clientes.
Ejemplos: artculos de moda, de alta tecnologa, entre otros.
9 Por deterioro: El material que se mantiene en inventario puede
humedecerse, secarse, ser ensuciado por el manejo o deterioro de
muchas maneras que impidan su uso o venta.
9 Por impuestos: Cuando los inventarios estn sujetos a impuestos
municipales o estatales. Este tipo de costo no se aplica en nuestro
pas.
9 De garanta: Los inventarios, son protegidos por un seguro
generalmente llevado como parte de las polticas de seguro de la
compaa.
9 De almacenamiento: El almacenamiento de los inventarios
requiere de una bodega con personal de supervisin y operativo,
de equipo de manejo de material, de registros necesarios, etc.
9 De capital: El dinero invertido en inventario no est disponible
para ser usado en otras actividades de la empresa, y de hecho,
puede ser pedido prestado a los bancos. El costo de pedir prestado
el dinero debe cargarse a la inversin en inventario como el costo
de capital.
9 Costos de agotamiento de Existencias: Estos costos son los
provenientes cuando el material no se encuentra disponible en el
momento que el cliente lo solicita, pueden perderse las ventas, por
ejemplo: el trabajo de procesar una orden regresada (embarque,
facturacin, papeleo de control de inventario y tiempo extra).
9 Costos Asociados con la capacidad: Se incurren en estos costos
cuando es necesario aumentar o disminuir la capacidad, o cuando
por un tiempo existe demasiada o muy poca capacidad (tiempo
extra, subcontratacin, entrenamiento, despido, ocio) (p. 28).
28
2.3.6. Administracin de los inventarios

El trmino administracin tiene dos significados: un grupo de personas que dirigen
las actividades de otras personas o un proceso que todas las personas utilizan para
lograr que la organizacin realice su trabajo.
De acuerdo con la Enciclopedia Biblioteca Mc Graw-Hill de Contabilidad (1992)
Las decisiones de la administracin que tomen en cuenta factores tales
como pronsticos de ventas, la programacin, la optimizacin de las
compras y los efectos de mantener cantidades excesivas (o insuficientes)
se conocen comnmente como un sistema de administracin de
inventarios, el cual persigue minimizar los gastos asociados con el
mantenimiento de los artculos y debe reconocer la interaccin de las
decisiones sobre los inventarios con otras funciones en la compaa
(p.137).
La administracin del inventario no consiste simplemente en llevar cuentas de los
materiales. Esta funcin es slo una parte necesaria, pero no suficiente del problema
de administracin del inventario. Deben existir metas para el comportamiento del
inventario, de manera que se puedan emprender las acciones necesarias para lograr
esas metas. Corresponde a la gerencia general formular las polticas de
administracin y control del inventario. Esas polticas determinarn las inversiones en
inventario para un cierto perodo de planeacin y para cada una de las diversas
categoras del mismo.
Desde el punto de vista de cualquier empresa, los inventarios representan una
inversin, ya que se requiere de capital para su adquisicin. Y es con ellos que la
empresa va a realizar sus actividades. Por estas razones, es de vital importancia para
todo tipo de empresa, poseer una adecuada Administracin de Inventarios.
La administracin de inventarios, tiene tres propsitos fundamentales. El primero,
consiste en asegurar que los capitales inmovilizados en inventarios no sean excesivos,
porque ello puede generar insuficiencia de fondos, prstamos intiles y gastos
financieros superfluos. El segundo es el mantenimiento de existencias que permitan
29
responder a un incremento eventual de la demanda o de compensar algn retardo en

el reaprovisionamiento de materiales, esto no es ms que la necesidad de crear un
inventario de fluctuacin o de seguridad. Y el tercero, es el de comprar materiales y
productos en cantidades suficientes para responder a las necesidades y exigencias de
los clientes.
Tomando la misma fuente bibliogrfica de la Enciclopedia (1992), la Administracin
de Inventarios se estudia desde cuatro niveles diferentes: Seleccin de Materiales y
Mercancas, Seleccin de Proveedores y Recepcin de Mercancas:
Seleccin de materiales y mercancas: es la primera etapa de la

administracin de inventarios y cualquier error en este nivel puede repercutir
en los siguientes. Aqu es necesario que se haga un estudio de los gastos y
necesidades de los consumidores para as seleccionar los productos y
materiales, preparar los presupuestos de compras y seleccionar
adecuadamente los proveedores. As mismo la empresa debe realizar un
estudio de sus registros de inventarios, para determinar los artculos de mayor
y menor demanda, en un tiempo determinado. Los materiales deben llegar en
cantidades adecuadas y en el tiempo y condiciones establecidas, la seleccin y
evaluacin de los materiales, es responsabilidad del rea de control de calidad.
Seleccin de proveedores: Los proveedores deben ser consecuentes con sus

clientes, en lo que respecta al servicio, al tiempo de entrega y a la calidad de
los productos; a su vez de garantizar el reemplazo de todo artculo defectuoso
en plazos razonables. Para seleccionar los proveedores es importante
considerar criterios de precio, fiabilidad y servicio. El precio de la compra
incide directamente en el precio de los bienes y servicios, esto no quiere decir
que se debe comprar a los precios ms bajos del mercado, sino que hay que
tomar en cuenta la calidad, los gastos de transporte, descuentos, servicios y
crdito.
Recepcin de mercanca: Se realiza para asegurarse de que los despachos

correspondan con los pedidos y para garantizar que stos estn disponibles en
el momento que se necesiten.
La recepcin de mercancas puede dar lugar a ciertos problemas, como:
9 Inconformidad del envo con relacin al pedido.
9 Cantidades destinadas a las ordenadas.
9 Despachos incompletos por diversas razones.
30
9 Precios errneos.
9 Artculos daados o defectuosos.
Para evitar esta serie de problemas al recibir la mercanca o los materiales, la empresa
debe tener un sistema que le permita verificar cada despacho contra la Orden de
Compra emitida. Cualquier diferencia de cantidad o precios debe ser anotada y
comunicada de inmediato al proveedor. En el caso de materiales daados, la
reclamacin debe hacerse sobre terreno.
Un buen sistema de almacenamiento de los inventarios contribuye a evitar el
deterioro, la prdida y el uso incorrecto de los materiales y mercancas.
Entre los objetivos de la administracin de Inventarios, se pueden mencionar:
Determinar la inversin ptima de inventarios de acuerdo a las posibilidades

financieras de la empresa.
Hacer coincidir los intereses y posibilidades, de produccin, ventas y

finanzas; armonizando capacidad de produccin, penetracin en el mercado y
capacidad financiera.
Rotar adecuadamente las existencias para evitar deterioros, obsolescencia,

mermas o bien desperdicios.
Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas de los
clientes.
Evitar al mximo el dejar de realizar ventas por falta de mercanca.
Eliminar la posibilidad de detener la produccin por falta de materia prima,

con los consiguientes costos al desaprovechar la capacidad instalada.
31
2.3.8. Control interno de inventarios

Perdomo (1997) define el control interno de inventarios como:
Plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener
informacin segura, salvaguardar las mercancas, materia prima,
productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y de
disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones estn
destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o despus de
transformados (p.87).
A su vez, Perdomo establece los siguientes principios de control interno de
inventarios:
Separacin de funciones de adquisicin, custodia y registro contable.
Ninguna persona que interviene en Inventarios deber tener acceso a los

registros contables que controlen su actividad.
El trabajo de empleados de almacn de inventarios ser de complemento y no

de revisin.
La base de valuacin de inventarios ser constante y consistente (p.88).
De igual forma el mismo autor determina los objetivos del control interno de
inventarios:
Prevenir fraudes de inventarios.
Descubrir robos y substracciones de inventarios.
Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable de

inventarios.
Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador.
Proteger y salvaguardar los inventarios.
Promover la eficiencia del personal de almacn de inventarios (p. 88)
2.3.9. Bases del control interno de inventarios

Las bases del control de inventario, son:
32
Control contable de inventarios: Mediante el establecimiento del

sistema de inventario perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro
mayor, denominadas, Almacn, costo de ventas, y ventas. La cuenta de
almacn tiene el carcter de colectiva, y su saldo es analizado por subcuentas, una para cada clase de artculo, formando el auxiliar de
almacn con tarjetas, hojas sueltas, discos o cinta magntica, donde se
registran todas las entradas, salidas y existencias de cada clase de
artculo, tanto en unidades como en importes a precio de costo, la suma
de saldos de las subcuentas del auxiliar de almacn, ser igual al saldo
global de la cuenta mayor Almacn; cualquier discrepancia se
investiga y se corrige (Perdomo,1997, p.88).
La fuente de informacin para el registro, tanto en contabilidad como en el

departamento de almacn, deber ser distinta, de tal forma que las facturas de
compra, pedidos de compras y notas de entrada al almacn, servirn a contabilidad
para los cargos a la cuenta de almacn; las notas de remisin del proveedor
servirn par anotar las entradas en unidades del departamento de almacn.
Para los crditos o abonos en contabilidad, se tomarn las copias de facturas de
venta y copias de las notas de salida de almacn; para anotar las salidas de unidades
en el departamento de almacn, se tomarn las notas firmadas de salidas de
almacn, as como las notas de entrega o embarque.
Autorizacin de compra, produccin y venta de inventarios: El control de

entradas, ser controlado por las compras y produccin; el control de salidas,
ser el control de las ventas.
Para el control de compras se requiere:

a.- Pedido de compra al proveedor Requeridas
b.- Orden de compra Requeridas
c.- Orden de produccin Requeridas
d.- Recepcin de unidades por el almacenista
e.- Nota de entrada al almacn Requeridas
f.- Nota de remisin del proveedor
g.- Factura del proveedor
33
34
h.- Registro de compras

Para el control de ventas se requiere (Perdomo, 1997, p.89):
a.- Pedido del cliente - Requeridas
b.- Orden de entrega
c.- Orden de embarque
d.- Nota de remisin de venta
e.- Factura de venta
f.- Registro de ventas
Inventarios
fsicos
peridicos:
Se
realizan
para
descubrir
errores,
irregularidades, equivocaciones, robos, etc., mediante la comparacin del

inventario fsico contra el auxiliar de la cuenta del libro mayor Almacn
(Perdomo, 1997, p.89).
La forma del inventario fsico se sujetar a instrucciones por escrito segn
instructivo, observando indicaciones, tales como:
9 El recuento sea ordenado
9 El recuento se har peridicamente
9 De preferencia cuando el movimiento de almacn sea menor
9 El recuento se har con personal que conozcan las mercancas
9 Se calificar el estado de conservacin y antigedad.
Al departamento de almacn, slo tendr acceso el personal de dicho almacn,
quin deber estar afianzado. El recuento fsico del inventario, deber compararse
con el mximo o mnimo que indican las tarjetas del auxiliar del almacn, para
poder determinar y efectuar un control administrativo y tomar las decisiones
acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.
El control interno de inventarios debe estar enfocado a cubrir varios aspectos, sin
embargo el ms importante es el de salvaguardar su valor como activo. Meigs
(1993)
define seis (6) funciones bsicas que conlleva el control interno de
inventarios en:
1. Funciones de compras: las funciones de compras, recepcin y registro deben

estar claramente establecidas y en lo posible, dependientes de distintos
departamentos.
2. Funciones de recibo.
3. Funciones de almacenamiento.
4. Funcin de entrega: constancia de entrega contra solicitudes o requisiciones
hechas de manera ordenada.
5. Funcin de procesamiento.
6. Funcin de despacho y embarque: est ligada a las operaciones de venta de
los productos terminados, en este sentido las medidas de control debern
prever que no se realicen despachos sin autorizacin adecuada,
generalmente emitida por el departamento de ventas (p.90).
2.3.10. Control interno de compras

Perdomo (1997) define control interno de compras como un: Plan de organizacin
entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos
coordinados, que tienen por objeto obtener informacin segura, oportuna y confiable,
as como promover la eficacia de operaciones de adquisicin o compra (p. 93).
El mismo autor establece los siguientes principios:
1. Separacin de funciones de adquisicin, pago y registro de compras.
2. Ninguna persona que interviene en compras debe tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados que intervienen en compras, ser de complemento y
no de revisin.
4. La funcin de registro de operaciones de compra ser exclusiva del
departamento de contabilidad.
De estos principios se desprenden los siguientes objetivos:
1. Prevenir fraudes en compras por favoritismo, confabulacin, etc.
2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.
35
3. Obtener informacin segura, oportuna y confiable de compras.

4. Promover la eficiencia del personal de compras.
2.3.11. Mtodo de valoracin de inventario
Redondo (1992) expone los siguientes mtodos de valoracin de inventario:
Primero en Entrar Primero en Salir (PEPS-FIFO): Este mtodo se
basa en que las existencias estn formadas por las compras mas
recientes, debido a que los primeros artculos adquiridos son los
primeros que se usan o que se venden.
Ultimo en Entrar Primero en Salir (UEPS-LIFO): Este mtodo supone
que los ltimos materiales comprados son los primeros en salir del
almacn, para ser usados o vendidos, tiene la ventaja de que cuando se
presentan las tendencias de alza de precios, el inventario mantiene su
valor estable en relacin con los niveles de precio.
Costos Promedios: Este mtodo representa un intermedio entre los
mtodos anteriores (PEPS y UEPS), debido a que evita los desniveles
que ocasionan los mismos. Supone que los artculos que salen del
almacn se valoran a un costo de los materiales disponibles entre el
nmero de unidades disponibles (p. 318).
A tal efecto Redondo (1992) afirma que en el denominado costo promedio mvil
cuando los artculos salen del almacn se valoran a un costo promedio de las
existencias. Para determinar el costo promedio mvil se procede de la siguiente
forma:
Al costo de las existencias, se le suma el costo total del nuevo lote

de artculos que entran en el almacn..
Al nmero de artculos que existen en el almacn se le suma el
nmero de artculos que entran.
Se divide la suma obtenida en el apartado a, representar bolvares.
Entre la suma obtenida en el apartado, representar unidades el
cociente que obtenga indicar el nuevo costo promedio por unidad
(p.318).
2.3.12. Importancia de un buen sistema de control de inventario
Para el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, es
necesario tener conocimiento y mantener un buen sistema de control de inventario;
Green (1988) menciona razones importantes, las cuales estn adaptadas a la
36
organizacin:
1. Reduce en gran porcentaje la posibilidad de los retrasos en la operatividad de
la organizacin.
2. Permite a la organizacin hacer economas de diversas formas, a travs de
eliminar la duplicacin de los pedidos, favoreciendo la mejor utilizacin de
los materiales disponibles mediante transferencias entre departamentos.
3. Contribuyen a la eficacia de la contabilidad, en especial la contabilidad de
costos.
4. Puede disuadir a las personas pocas honradas que tuvieron la intencin de
robar material o suministros de la organizacin.
5. Impone el respeto al material y reduce al mnimo las prdidas por maltratos o
descuidos, naturalmente, es deseable para facilitar la formulacin de los
estados financieros.
2.3.13. Los inventarios fsicos
Green (1988) enumera los mtodos que se utilizan para realizar el inventario fsico:
1. Siempre que llega una solicitud se comprueba el material que queda en el
almacn con el registro.
2. Cada da, el oficinista del almacn comprueba el balance de unos pocos
artculos con el registro.
3. El mtodo ms comn es el de la cuenta material al fin del perodo contable,
de 6 meses o 1 ao. Entonces se suspenden las actividades mientras se cuenta
el material. Esto exige mucho esfuerzo del personal del almacn y de fbrica,
y con frecuencia hay que suspender las actividades en los talleres, lo cual
aade nuevo costo a esta operacin.
2.3.14. El Almacenamiento de las Existencias

Hoy en da se considera el almacn es un medio para lograr economas potenciales y
para aumentar las utilidades de la empresa.
37
Cant (1989) define: El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica

y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos (p.16).
Entre las funciones que debe cumplir un almacn dentro de una empresa se destacan:
1. Recibir, para su cuidado y proteccin, todos los materiales suministros.
2. Proporcionar materiales y suministros mediante solicitudes autorizadas, a
los departamentos o unidades organizativas que lo requieran.
3. Controlar los materiales para su posterior destino.
4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias
primas que se almacenen, con el fin que maduren o se curen para poder
utilizarlas.
5. Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa, es
decir, en los lugares destinados segn los sistemas aprobados para la
clasificacin y localizacin.
6. Custodiar fielmente todo lo que se ha dado a guardar, tanto su cantidad
como su buen estado.
7. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el
mismo tiempo y costo posible.
2.3.15. La importancia financiera del inventario
El inventario existe en toda clase de empresa, con excepcin de aquellas que prestan
servicios. El inventario desempea un papel importante en cuanto a determinar la
eficiencia interna de una empresa, es decir, con cuanta eficiencia se llevan a cabo las
operaciones financieras de las empresas.
2.3.16. Razones para el mantenimiento del inventario
De acuerdo con Daz (1991), existen mltiples razones para el mantenimiento de un
nivel dado de inventarios, entre las cuales pueden mencionarse:
El inventario permite ganar tiempo, puesto que los actos de produccin y

entrega no son simultneos habr de contarse con existencias de
38
productos a los cuales recurrir de forma rpida, para que la

materializacin de la venta no tenga que esperar hasta que termine el
proceso de produccin.
El inventario permite hacer frente a la competencia, ya que si la empresa
no es capaz de satisfacer los niveles de demanda de los clientes en forma
rpida y eficiente, el cliente ir con un competidor que s pueda hacerlo.
Por esta razn, la empresa habr de conservar inventarios para atender la
demanda presente y cualquier eventual aumento en los requerimientos de
los clientes.
El inventario permite reducir los costos que se generan por la falta de
continuidad en el proceso de produccin. Esto se refiere a que si la
empresa cuenta con suficiente inventario de materias primas, puede
abocarse a la produccin en exceso de un modelo determinado y
mantenerlo almacenado, a esto se le llama nivelar la produccin, para
afrontar exitosamente cualquier elevacin inesperada en la demanda de un
producto, pudindose dedicar posteriormente a la produccin de otro
modelo sin peligro de incumplir con cualquier pedido eventual.
El inventario es una proteccin contra el aumento de los precios y contra
la escasez de materias primas, ya que si se prev un aumento sustancial en
el precio de las materias primas, puede tomarse hoy una posicin
favorable que coloque a la empresa en franca ventaja frente a sus
competidores.

Continuando con la referencia de Daz (1991), el objetivo de la administracin de
inventarios tiene dos partes que se contraponen:
Minimizar inversin en inventarios, puesto que los recursos que no se destinan a

este fin pueden ser invertidos en otros proyectos aceptables que de otro modo
no podran ser financiados. El inventario absolutamente mnimo es cero. La
empresa bien podra no tener ningn inventario y producir sobre cada pedido;
sin embargo, los pedidos de los clientes han de ser satisfechos a la brevedad
posible para evitar su desplazamiento a la competencia, adems la empresa debe
contar con inventarios para asegurar los programas de produccin.
Hacer frente a la demanda del producto facilitando las funciones de produccin
y ventas. Si el objetivo de la administracin de inventarios fuera slo maximizar
las ventas satisfaciendo de inmediato la demanda de los clientes, la empresa
almacenara grandes cantidades del producto, no incurriendo jams en los
costos derivados de la insatisfaccin de dicha demanda, ni soportara los costos
que provienen de la prdida de un cliente que se pasa al competidor, de la
prdida de la buena voluntad del cliente, de la prdida de utilidades y de las
interrupciones y demoras en la produccin.
39
El administrador financiero tiene que determinar el nivel apropiado de inventarios en

trminos de la opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y
el costo del mantenimiento del inventario que se requiere.
2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios
Los costos de los materiales se deben conocer para alimentar al sistema de
contabilidad financiera, cuyo propsito es suministrar reportes del estado de la
empresa a entes externos y para tomar decisiones de inversin e impuestos. Para este
sistema los inventarios representan una parte importante de los activos de la empresa.
Otro sistema contable aplicado en inventarios es el de Contabilidad Gerencial o de
Costos, el cual est orientado a la toma de decisiones interna en planificacin y
control de operaciones.
Segn Daz (1991), los costos derivados del mantenimiento de inventarios son:
1.
Los costos de los pedidos comprender todos aquellos costos en que se incurre
cada vez que se ordena un pedido de inventario ya sea a un proveedor externo o
al propio departamento de produccin. Entre estos costos puede mencionarse el
costo de formulacin de la orden que incluye gastos secretariales, de papel y de
contabilidad.
En lneas generales el costo de adquisicin puede estimarse a partir del clculo
de los costos del personal del rea de compras, la depreciacin de los equipos de
oficina, el costo de las cartas y fax y el costo de los consumibles usados por este
departamento, sin embargo, en el caso del modelo de Inventario que se est
estudiando, solo se tomar en cuenta el costo del personal involucrado en el
proceso de compras (paquete anual de los empleados de la Gerencia de
Compras y el porcentaje de tiempo que dedica el Vicepresidente de
Administracin y el Gerente de logstica. Por ende, el clculo del costo de
adquisicin, contempla el costo del personal involucrado en el proceso de
compras y el total de artculos comprados en el periodo analizado. Entonces:
Costo de Adquisicin = Total Costo de Personal / Total de Artculos.
2.
Los costos de manejo se asocian principalmente con el financiamiento,

almacenamiento y conservacin del inventario. Entre ellos pueden mencionarse
los impuestos municipales, la depreciacin de las instalaciones de
almacenamiento, el personal del almacn, servicios y vigilancia. Tambin ha de
40
41
tomarse en cuenta los gastos de seguro contra robo o incendio y los generados
por deterioro por hurto u obsolescencia.
Finalmente, ha de mencionarse el costo del capital (inters pagado por el
prstamo) necesario para financiar la compra del inventario.
3.
Los costos de penalizacin: es el costo que se incurre por escasez de un

producto y se calcula en funcin del dinero que se dej de percibir por no
atender a un cliente o por el nmero de unidades que se dejaron de producir y
vender. La estimacin de estos costos es una tarea compleja y requiere, en
muchas oportunidades, de la intervencin de las reas de contabilidad o de
administracin
2.3.19. Factores asociados a la gestin de inventarios

Para comprender mejor cul debe ser la gestin de inventarios es necesario conocer
los factores que estn asociados a la misma, entre los cuales se encuentran:
Logstica: A travs de la logstica se integran los inventarios al resto de la

organizacin, es por eso que la logstica se ha llegado a definir como la
tcnica de planificar, organizar y ordenar la combinacin ms factible de los
recursos, personal y tiempo a fin de llevar a cabo los objetivos, polticas y
procedimientos. Bajo el concepto de inventario, la logstica se encarga de
suministrar lo que haga falta para que el ciclo productivo se realice de forma
eficiente. Las funciones logsticas son ms amplias de lo que cabe suponer, ya
que se solapan con las actividades desarrolladas
por las clsicas reas
funcionales de mercadeo y produccin.
Procedimientos: Tener claro los procesos de compras, recepcin y despacho

de material es uno de los factores ms importantes en la gestin de inventario.
Clasificacin de los Artculos ABC: La clasificacin ABC tambin es

conocida como diagrama de Pareto, seala que el 20% de las personas
poseen el 80% de las riquezas.
En el contexto de Inventario hay dos formas para aplicar este principio: el primero es
cuando se considera que el 20% de los artculos representa el 80% del beneficio de la
empresa y aquellos que entran en este grupo llamando A debe ser el que la gerencia
preste mayor atencin. El segundo es en funcin del valor de uso de los items, es
decir, en funcin del consumo de un artculo en un perodo por el precio ponderado
del mismo. El ms recomendable es este ltimo en vista de que se posee mayor
informacin sobre el historial de los productos.
2.3.20. Los stocks o inventario

Segn Daz (1991), los inventarios, o stocks, son considerados tradicionalmente
como una inversin, pues se definen como cualquier recurso ocioso que es
almacenado en espera de ser utilizado.
En definitiva, tanto en las empresas de produccin como en las de servicios (grandes

almacenes, hospitales, bancos, lneas areas, entre otras) estn presentes los
inventarios. Sin embargo, estas ltimas suelen tener un volumen de inversin por
dicho concepto bastante menor que el de las empresas manufactureras, donde el
correspondiente capital inmovilizado puede llegar a representar un elevado porcentaje
del activo.
De acuerdo con Daz (1991), existen diversos conceptos asociados al manejo de

control de inventarios, entre ellos se pueden mencionan: inventario inicial, compras,
devoluciones en compras, gastos de compras, ventas, devoluciones en ventas, gastos
de ventas, mercanca en camino, mercanca en consignacin, inventario actual o final
de mercanca, diferencias entre bonificacin y descuento por pronto pago, consumo,
demanda y tiempo de reposicin.
2.3.21. Modelos de inventario
Segn Thierauff y Grosse (1989), un modelo es una abstraccin o una
representacin idealizada de un sistema de la vida real. El propsito del modelo es
proporcionar un medio para analizar el comportamiento del sistema con el fin de
mejorar su desempeo (p.51).
42
El desarrollo del primer modelo de inventario se le acredita a Harris (1915).

Raymond (1931) extendi el trabajo de Harris a comienzos de los aos 1930. Esto ha
hecho, que muchos investigadores se aboquen a la tarea de desarrollar nuevos
modelos de inventarios; determinar las posibles aplicaciones que pueden tener los
mismos y establecer cules son los elementos necesarios a considerar para formular
un modelo de inventario.
Dentro de estos investigadores se tienen a Weston y Copeland (1988), los cuales

establecen que el primer paso en el proceso para construir un modelo de inventarios
consiste en especificar aquellos costos que aumentan y aquellos que disminuyen con
el tamao y la frecuencia de las rdenes y los niveles resultantes de inventarios.
Tambin se hace mencin que los modelos de inventarios, han demostrado ser tiles
para minimizar los costos de efectivo. Cualquier procedimiento que pueda reducir la
inversin requerida para generar un volumen dado de ventas, puede tener un efecto
benfico sobre la tasa de rendimiento de la empresa y, por lo tanto, sobre el valor del
negocio.
2.4. Servicio logstico al cliente

La visin que tienen los consumidores de los productos de cualquier empresa est en
funcin del precio, de la calidad y del servicio. Por ello, al comprender cmo estn
relacionados el servicio y la respuesta a esto, es muy importante para realizar una
eficiente planificacin real de los almacenes, y de esa manera establecer los niveles
de inventarios adecuados.
Para poseer un Inventario acorde con las exigencias de cualquier empresa se debe
seleccionar un modelo de gestin de stocks que est acorde con las necesidades de la
empresa, as como se debe determinar con qu frecuencia debe comprobarse el nivel
de inventarios existente.
43
Tal como se seal anteriormente, los sistemas de control de stocks se caracterizan

por desarrollarse a lo largo de mltiples perodos, dando as lugar a decisiones
repetitivas en cada uno de ellos, es por eso que a continuacin se desarrollan modelos
ms concretos los cuales estn clasificados en funcin del tipo de demanda y del
tiempo de suministro (ciertos y aleatorios) as como del sistema elegido.
2.5. Modelos para demanda independiente y demanda dependiente

Una distincin de gran importancia en la administracin de inventarios es si la
demanda es independiente o dependiente.
Tomando como referencia la Biblioteca Prctica de Negocios (1998), en ella se

explica:
La demanda independiente es aquella que se ve influida por condiciones
de mercado que se encuentran fuera del control de las operaciones; por lo
tanto es independiente de las operaciones. Los inventarios de productos
terminados tienen una demanda independiente.
La demanda dependiente es aquella que se relaciona con la demanda de
otro artculo y que no se determina en forma independiente por el
mercado. Cuando los productos se construyen a partir de partes y
ensambles, la demanda de estos componentes depende de la demanda que
haya del producto final (p.143).
Las demandas dependientes e independientes muestran patrones de uso o de demanda
de naturaleza muy distintas. Puesto que la demanda independiente se encuentra sujeta
a las fuerzas del mercado, a menudo muestra un patrn fijo a la vez que responde a
influencia aleatoria, la cual se origina principalmente de las preferencias de los
clientes. Por otra parte, la demanda dependiente muestra un patrn con acumulacin
que sube y baja porque la produccin se programa, por lo general, en lotes. Se
requiere una cierta cantidad de partes cuando se produce un lote; despus no hasta
que se produzca otro (Figura N 1).
44
Por tanto, la naturaleza de la demanda conduce a dos filosofas distintas en la

administracin de los inventarios. A su vez estas filosofas generan diferentes
conjuntos de mtodos y sistemas de computacin.
2.5.1. Lote econmico
En 1915, Harris desarroll la famosa frmula del lote econmico (EOQ). Ms tarde
su frmula gan gran aceptacin y se us en la industria gracias a los esfuerzos de un
consultor llamado Wilson.

explica:
El modelo de lote econmico se usa aun ampliamente en las empresas
para la administracin de los inventarios de demanda independiente. La
derivacin del modelo del lote econmico se basa en los siguientes
supuestos:
9 La tasa de la demanda es constante, recurrente y conocida.
9 El tiempo de entrega es constante y conocido.
9 No se permiten faltantes
45
9
9
El material se ordena o se produce por lotes o tandas y todo el lote

se coloca en el inventario al mismo tiempo.
Se usa una estructura especfica de costos como sigue: costo
unitario del artculo es el costo constante y no se hacen descuentos
por la cantidad comprada. Los costos de mantener el inventario
depende linealmente del nivel promedio del inventario. Existe un
costo fijo de ordenar para cada lote y este costo es independiente del
nmero de artculos que contenga el lote.
El artculo es un producto individual; no hay interaccin con otros
productos (p.144).
Al elegir el tamao del lote, existe un trueque entre la frecuencia con que se ordena y
el nivel del inventario (ver Figura N 2).
Lotes pequeos darn lugar a rdenes frecuentes pero a un bajo nivel promedio de
inventario. Si se ordena un lote de mayor tamao, la frecuencia de las rdenes
disminuirn
pero se mantendr un mayor inventario. Este trueque puede
46
representarse mediante una ecuacin matemtica en la que se usan los siguientes

smbolos:
D = Tasa de la demanda, unidades por un ao
A = Costo por orden colocada, Bs. por orden
C = Costo por unidad, Bs. por unidad
i = Tasa de inters de mantener inventarios, porcentaje del valor en Bs. por ao
Q = tamao del lote, unidad.
C (Q) = Costo total de ordenar ms costo que mantener, bolvares por ao.
El costo anual de ordenar es:
Costo de ordenar anual = (Costo por orden) (Ordenes por ao) = A D

Q
En la ecuacin anterior D es la demanda total para un ao y el producto se ordena en
Q unidades a la vez. De este modo en un ao se colocan D/Q rdenes.
El costo anual de mantener es:
Costo de mantener anual = (tasa de mantener) (costo unitario)
(inventario promedio) = i CQ
2
El Costo Total Anual
= Costo anual de ordenar + costo anual de mantener

= A D + = i CQ
Q
2
Luego de operaciones matemticas pertinentes, la ecuacin de Wilson minimizada

queda:
Q=
2AD
IC
Q = cantidad ptima de pedido

D = demanda anual de un artculo
C = costo de adquisicin costo de solicitar un artculo
47
48
i = Costo de mantenimiento costo anual de almacenamiento de una unidad de un artculo,

expresado como un porcentaje de su costo unitario.
A = costo promedio de los artculos comprados
Los costos de almacenamiento no son fcilmente controlables por las empresas, ya

que dependen fundamentalmente de la tasa de inters. La empresa debe, por tanto, en
condiciones de alto costo de tenencia de inventario, tratar de reducir los costos de
compra, racionalizando las operaciones de esta unidad
a fin de reducir los
inventarios.
A pesar de esto, este modelo es el ms empleado para la determinacin del tamao

del lote, debido a la facilidad de su aplicacin y tolerancia ante variaciones en la
cantidad ptima.
2.5.2. Justo a tiempo

El concepto de justo a tiempo proviene de la cultura oriental, en especfico del Japn.
El justo a tiempo es bsicamente un sistema de control de inventario cuyo objetivo es
que todos los materiales estn activamente en uso como elementos de la produccin
en proceso, nunca en descanso para que no se acumulen costos de almacenaje. El
espritu de justo a tiempo es que los inventarios representan un gasto o desperdicio ya
que son el resultado de la incapacidad de crear un flujo uniforme de materiales. Segn
esta idea los inventarios son los principales causantes de la falta de calidad, ya que la
produccin por lotes imposibilita la inspeccin de cada pieza y hace necesario
recurrir a procedimientos estadsticos.
Como seala Van Horne para lograr el Justo a Tiempo se requiere una produccin y
un sistema de informacin de inventarios muy precisos, compras muy eficientes,
proveedores muy confiables y un sistema de manejo de inventarios eficientes.
Las caractersticas principales del sistema justo a tiempo se resumen en:

1. Reducciones sistemticas en los tiempos de compras. Shingeo Shingo,
citado por Matamoros, comenz un proceso sistemtico de reduccin de
tiempos de compras, el cual le permiti alcanzar resultados espectaculares,

por ejemplo en el tiempo de ajustar presas de 800 toneladas, el cual se
redujo de una hora a doce minutos.
2. Demanda estable, ya que los sistemas de justo a tiempo responden ms a
variaciones fuertes en los consumos.
3. La produccin en pequeos lotes favorece la inspeccin de cada pieza, lo
que facilita alcanzar altos niveles de calidad.
2.5.3. Sistemas de control de stocks

explica:
a) Sistema de revisin continua:
En este sistema, de forma continua o despus de cada transaccin (es
decir, de cada llegada de stocks a almacenar o de demanda a satisfacer)
se computa el nivel de inventarios. Al hacerlo, no debe caerse en el error
de considerar a este ltimo como las existencias fsicamente presentes en
el momento de control, pues a stas habr que sumar las cantidades ya
solicitadas y pendientes de recibir (recepciones programadas) y deducir
los pedidos pendientes (solicitados pero an no servidos) (p.147).
La frmula en este caso es la siguiente:
NI = E + RP - PP
Donde:
NI: Nivel de inventarios
E: Existencia fsicamente presente
RP: Recepciones programadas
PP: Pedidos pendientes.
49
b) Sistema de revisin peridica

Este sistema est asociado con los modelos de perodo fijo, que responden a la
pregunta cul debe ser el momento ideal de emitir un pedido para reponer el
inventario? Es decir, cmo se determina el tiempo ptimo de pedido, el cual
minimizar los costes totales de gestin. En este caso, cada vez que transcurre
dicho tiempo se mide el nivel de inventarios y se emite el pedido de un lote,
que se calcula restando el nivel de inventarios de una cierta cantidad
previamente establecida, la cual se denomina nivel mximo de stocks y que
representa el nivel objetivo de inventarios a reponer.
c) Sistema mixto o de Mnimo Mximo

Sistema de mximos y mnimos
Existen muchas razones para que las empresas de fabricacin cuentan con un sistema
de control de inventarios; una de las principales es la de mantener un nivel ptimo de
inversin sobre los mismos, con el fin de permitir y garantizar la continuidad de las
diferentes operaciones del proceso productivo. En tal sentido, Roscoe (1981) afirma:
Al tratar con materiales de demanda continua es necesario mantener las
exigencias entre niveles mximos convenientes. El punto mximo indica
cundo debe enviarse una requisicin por ms material. El punto
mximo limita la cantidad que debe permitirse, que entre las
especificaciones de tales lmites mximos y mnimos para el inventario
es uno de los problemas ms importantes en el control de inventario. Se
determina el punto mximo para impedir la escasez de materiales. El
inventario mximo est controlado por muchos factores relacionados
principalmente por la inversin de capital, costos de operacin,
condiciones de almacenamiento y necesidades futuras (p.261).
Con lo planteado anteriormente, se destaca la necesidad e importancia de establecer
niveles mximos y mnimos para evitar la inversin excesiva de capital en
inventarios, grandes costos de almacenamiento y conservacin, interrupciones en la
produccin por falta de materiales e insumos, prdidas de ventas por falta de
produccin, entre otros. A tal efecto, Opeman (1992) describe que:
El sistema de inventarios de mximos y mnimos existe un nivel de
inventario mximo para frenar el abarrotamiento antes de la colocacin
50
del pedido, este mximo deber compararse con el nivel de inventarios

existentes, dando debida consideracin a las necesidades del tiempo
requerido, adems se establece el nivel mximo de inventarios para
cubrir los tiempos requeridos. Esto activa el reabastecimiento como el
punto de re-pedido y debe proporcionar una proteccin adecuada contra
las carencias en la mayora de los casos. Sin embargo, una proteccin
adicional est representada por una existencia de seguridad (p.334).
Cuando se emite un lote, ste se mide como en el sistema de revisin peridica, en
relacin con el nivel mximo de inventario a reponer de forma que:
Q = NI max NI
Donde:
Q: Emisin del pedido de un lote
NI max: Nivel de inventario mximo
NI: Nivel de inventario.
d) Modelo de compra especulativa
Segn Indacochea (1984), en su bibliografa denominada Finanzas en Inflacin,
expresa: Un modelo de compras especulativa que permita utilizar el conocimiento de
las inminentes alzas de precios de las existencias, con la finalidad de obtener
ganancias, aprovechando las variaciones de los precios relativos (p. 279).
Como se mencion anteriormente, la inflacin afecta los criterios tradicionales de

manejo de inventarios, pero no slo en cuanto a la fijacin de parmetros de
reposicin, sino tambin en las decisiones coyunturales de compra.
Para el Departamento de Compras y Suministros, las diferencias en las variaciones

relativas de los precios de los bienes presentan un nuevo aspecto con el que pueden
obtener ganancias a corto plazo: la especulacin.
La inflacin, al ser medida a travs del ndice general de precios al consumidor (IPC)
se observa usualmente en forma continua, mientras que el incremento del precio de
un bien especfico se aprecia en forma directa (a saltos). (Ver Figura N 3).
51
A. Hiptesis del modelo

Los supuestos contenidos en el modelo de compra especulativa son:
a) La materia prima o insumo analizado tiene un consumo estable de q
unidades por mes.
b) Normalmente se repone el stock con frecuencia (aproximadamente cada
mes).
c) La materia prima es susceptible de ser almacenada.
d) No se han acumulado anteriormente inventarios con fines especulativos.
e) El bien sufrir un incremento porcentual de su precio en un futuro
inmediato.
f) An se puede adquirir la materia prima en las cantidades requeridas al
precio actual.
g) La materia prima o insumo no ser financiado por el proveedor.
h) Se puede pronosticar razonablemente el ritmo de la inflacin.
52
i) No se consideran restricciones de espacio, ni financieras, ni de

perecibilidad de la materia prima.
B. Desarrollo del modelo

La incgnita por resolver es cuntos meses de existencia debe comprar la
organizacin, para maximizar el ahorro que se puede lograr con esta compra
especulativa. Ver Figura No. 4.
Las variables por utilizarse son:
Q= unidades por comprar de la materia prima al precio actual.
q= consumo mensual de la materia prima Q.
n= duracin del stock adquirido en meses n= Q/q.
p= precio actual de la materia prima.
s = ahorro que se consigue con la compra especulativa
A= incremento porcentual del precio esperado.
R= tasa de descuento del flujo o costo de oportunidad del dinero.
53
54
Vale la pena comentar que, cuando se da el fenmeno de tasas de inters negativas en

la economa, un adecuado costo de oportunidad lo constituye la inflacin misma.
(Indacochea, 1984, p. 280). Es decir, lo mnimo que se debera pedir a cualquier
inversin efectuada en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar es que permita mantener el poder adquisitivo del dinero a travs del
tiempo, o sea:
R= > Inflacin
.
Las alternativas por considerarse segn Indacochea (1984), son:
a) comprar y pagar ahora Q unidades al precio p siendo el egreso:
p . Q= p. n. q
b) comprar n lotes al nuevo precio p(1+A), siendo el egreso mensual:
(1 + A) p.q
Se computa el valor actual de cada alternativa:
Va = p n q
El propsito es encontrar el valor n, que maximiza el ahorro calculado como:
55
s = Vb -Va
Se deriva e iguala a cero:
Despejando n:
Se puede apreciar que el nmero ptimo de meses de compra slo en funcin del
porcentaje de incremento inminente del precio A, de la tasa mensual que combina la
inflacin y el costo de oportunidad del dinero R.
Este modelo propuesto tiene una serie de observaciones, entre las cuales se pueden
mencionar:
1) El modelo de compra especulativa se debe combinar con las polticas de
reposicin de stock en ambientes inflacionarios, con el fin de lograr
optimizar el manejo de inventarios.
2) El modelo solamente debe aplicarse en aquellas situaciones donde se
cumplen los supuestos sobre los cuales est basado.
3) Al adquirir n meses de stock con fines especulativos, se deber
consumir dichos inventario hasta su nivel corriente, antes de volver a
realizar una compra especulativa segn los resultados del modelo.
4) El modelo no considera la posibilidad de un aumento adicional de precios
durante el tiempo que dure el stock especulativo (n meses).
5) El modelo no considera los costos operativos de mantenimiento de
inventario ni los costos de emisin de rdenes de compra.
56
6) No considera las restricciones financieras, que suelen ser importantes en

pocas inflacionarias.
7) Como una aproximacin de aplicacin rpida, algunos autores presentan la
frmula: n = A/R.
2.6. Teora sobre procesos administrativos

La administracin como proceso constituye una de las teoras administrativas de gran
vigencia, al tratar de ver a la administracin como un ciclo que comprende diversas
funciones para llevar a cabo su funcin y cumplir sus objetivos. Diversos autores han
tratado de distinguir elementos integrantes de la administracin vista como un
proceso, lo que incluira una serie de subprocesos o funciones dentro del proceso
global de la administracin. Pero esta divisin tiene un carcter meramente
conceptual y en ningn caso implica secuencia, pues los subprocesos y funciones son
en s inseparable en todos los momentos o fases del proceso (Requeijo y Lugo 1985)
En el Cuadro 1 se puede observar de manera objetiva las diferentes concepciones del
proceso administrativo y sus funciones principales segn diversos autores: Fayol,
Uewick, Gullick, Koontz y P`Donnell y Dale. El desempeo de estas cinco (5)
funciones
forma el llamado proceso administrativo, visto como un proceso de
interaccin en el cual todas las funciones son interdependientes. Para el desarrollo de

la presente investigacin se considerarn las funciones expuestas por Koontz y
O`Donnell (1974): Planificacin, Organizacin, Integracin de Personal, Direccin y
Control.
Cuadro N1
Proceso administrativo y sus funciones bsicas segn diversos autores.
Fayol
Prever
Organizar
Comandar
Coordinar
Controlar
Urwick
Investigacin
Previsin
Planeamiento
Organizacin
Coordinacin
Comando
Control
Gullick
Planeamiento
Organizacin
Administrac. del Personal
Direccin
Coordinacin
Informacin
Presupuesto
Koontz y O`Donnell
Planeamiento
Organizacin
Integracin del Personal
Direccin y Control
Dale
Planeamiento
Organizacin
Direccin
Control
Fuente: Chiavenato (1999), p.198.
El proceso administrativo, como se ha hecho referencia, consta de un conjunto de

funciones que proporcionan una estructura til para organizar el trabajo
administrativo. Segn Koontz y Weihrich (1994) no han surgido nuevas ideas,
resultados de investigacin o tcnicas que no se puedan ubicar fcilmente en las
clasificaciones de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y
control" (p. 20).
Planeacin: La planeacin incluye seleccionar misiones y objetivos y las

acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones, es decir, seleccionar
futuros de accin entre varias opciones, involucra la evaluacin del futuro y el
aprovisionamiento en funcin de l.
Organizacin: La organizacin, segn Hampton (1993), es definida como:
...la divisin de la organizacin entera en unidades, comnmente

llamadas divisiones o departamentos, y en subunidades conocidas con
el nombre de secciones, que tienen determinadas responsabilidades, y
una jerarqua de relaciones jerrquica: una estructura. Con ese vocablo
tambin se denota la coordinacin de dichas unidades y subunidades, a
fin de que sus esfuerzos se combinen y cumplan con los objetivos
globales de la organizacin (p. 23).
En otras palabras, el trmino organizacin implica una estructura intencional y

formalizada de papeles o puestos; es el proceso de relacionar el trabajo de las
personas con los recursos materiales y financieros disponibles, para que las tareas
propuestas se cumplan eficientemente, segn las exigencias de los objetivos ya
establecidos en la planificacin.
Integracin de personal: La funcin administrativa de Integracin de

Personal definida por Koontz y Weihrich (1994), se define como:
... cubrir y mantener cubiertos los puestos de la estructura

organizacional. Este objetivo se cumple al identificar los
requerimientos de la fuerza de trabajo, realizar un inventario del
personal disponible y reclutar, seleccionar, ascender, evaluar,
57
desarrollar las carreras, remunerar y capacitar o desarrollar en alguna

otra forma a todos los candidatos como a los titulares de los puestos,
para que puedan cumplir con sus tareas de un modo eficaz y eficiente
(p. 356).
La integracin de personal, no es otra cosa que la administracin de los
recursos humanos de la organizacin a travs de la planeacin, organizacin,
desarrollo, coordinacin y control de tcnicas capaces de promover el
desempeo eficiente del personal, en la medida en que la organizacin
representa el medio que permite a las personas alcanzar los objetivos
individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.
Direccin: Es el proceso de influir sobre las personas para que stas

contribuyan al logro de las metas de la organizacin y del grupo.
Esta es la fase en que se destacan la motivacin del grupo, la comunicacin
eficiente, la toma de decisiones y el rol de lder del administrador o director.
Control: El Control cierra el ciclo del Proceso Administrativo al vigilar dicho

proceso basndose en los objetivos y normas establecidos de la planificacin.
El control es la medicin y correccin del desempeo con el fin de asegurar
que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseados para
alcanzarlos" (Koontz y Weihrich, 1994, p. 578).
2.7. Teora sobre presupuesto y presupuesto pblico

El presupuesto es un plan sistemtico expresado en trminos de unidades fsicas o
monetarias, que persigue proyectar los gastos y estimar los ingresos, as como
anticiparse a las desviaciones; permitiendo a la organizacin medir su capacidad
administrativa (Burbano y Ortiz, 1993, p.11).
Por tanto, los presupuestos pueden servir para el anlisis del diseo de diversas
funciones adicionales, tales como: la evaluacin del desempeo, la coordinacin de
actividades y la ejecucin de los planes, as como comunicar y motivar acciones. Los
presupuestos son una caracterstica importante de la mayor parte de los sistemas de
control. Cuando se administra con inteligencia los presupuestos:
58
a) Obligan a la planificacin
b) Proporcionan criterios de desempeo y
c) fomentan la coordinacin (Burbano y Ortiz, 1993, p.12).
Segn el "Manual de Elaboracin del Presupuesto por Programas", conocido como

documento de Tucumn con ligeras adaptaciones, y del que se extracta las Bases
Tericas del Presupuesto por Programas, publicacin hecha por la Oficina Nacional
de Presupuesto (ONAPRE), se conoce como Presupuesto al sistema mediante el cual
se elabora, aprueba, coordina la ejecucin, controla y evala la produccin pblica
(Bien o Servicio) de una institucin, sector o regin, en funcin de las polticas de
desarrollo previstas en los Planes.
2.8. Presupuesto pblico

Los Presupuestos del Sector Pblico:
Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos,
estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control
del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de
asignacin de recursos para gastos e inversiones (ONAPRE, 2004).
Segn Villalobos (2002) el presupuesto pblico es el principal documento que emite
el gobierno, en donde se muestran los aspectos ms relevantes y sustantivos de la
poltica econmica de corto plazo. El anlisis del presupuesto permite prever el
comportamiento del sector pblico y en consecuencia estimar su efecto sobre el
sistema econmico nacional.
La importancia del presupuesto radica en el hecho de que la mayor parte de las

finalidades del Estado requieren de la ejecucin de acciones cuya materializacin
demanda transacciones financieras. De esta condicin surgi en el pasado el concepto
del presupuesto como aquella expresin en trminos financieros de lo que el gobierno
pretende llevar a cabo en un perodo determinado que por regla general, es de un
ao.
59
El presupuesto es un medio para prever y decidir la produccin que se va

a realizar en un perodo determinado, as como para asignar formalmente
los recursos que esa produccin exige en la praxis de una institucin,
sector o regin (Prez y Levane, 2000, p.4).
Este carcter prctico del presupuesto implica que debe concebrselo como un sistema
administrativo que se materializa por etapas: formulacin, discusin y sancin,
ejecucin, control y evaluacin.
Las etapas para formular y gestionar el presupuesto pblico, son:
Programacin y formulacin. En Venezuela la preparacin del Proyecto de

Presupuesto le corresponde a la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE),
como rgano rector del sistema presupuestario, de acuerdo con la Ley
Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. El financiamiento
pblico constituye un aspecto comn en todas las actividades del Estado, por
cuanto le permite movilizar los recursos fsicos que demanda el gobierno en
funcin de los objetivos y metas que pretende lograr en el contexto de su
poltica de gastos. Ello induce al Estado a captar parte de la renta nacional a
travs de procedimientos acordes con las caractersticas de la economa,
con el fin de proveerse de los recursos necesarios que hagan compatible su
poltica financiera. El presupuesto de ingreso del gobierno central es una
herramienta que permite proporcionarle el poder de compra necesario para
satisfacer la demanda de los recursos fsicos. La formulacin del presupuesto
de ingresos implica un proceso de anlisis del sistema de ingresos pblicos
que se traducen en el nivel de medios que utiliza el Estado para obtener los
recursos, conformados por la tributacin, las tasas, el endeudamiento y otras
formas de financiamiento.
Discusin y aprobacin. En trminos generales se puede afirmar que la

aprobacin de la Ley de Presupuesto, en lo que se refiere a la Administracin
60
61
Central, es una facultad que la Constitucin de la Repblica ha otorgado

siempre al Poder Legislativo.
A la Asamblea Nacional, se le debe
dotar de un personal
experto en
Administracin Presupuestaria que posibilite formar, en corto tiempo, los

recursos humanos necesarios para realizar la etapa mencionada con criterios
tcnicos y tener un conocimiento cabal de cmo se llevar a cabo las
restantes etapas del citado proceso. De esta manera, debe tenerse presente
siempre que el presupuesto opera como un sistema, y por consiguiente, de la
forma como se realice cualquiera de sus etapas, depender el desarrollo y
xito de las restantes. Tambin se hace necesario que la Asamblea Nacional
de la Repblica Bolivariana de Venezuela y el personal tcnico y poltico que
lo integra, est en contacto permanente con el rgano rector en materia
presupuestaria del Ejecutivo Nacional, a los fines
de que disponga
oportunamente de la informacin de las reformas que dicho rgano adelanta

para el sector pblico. Segn el Artculo 22 de la Ley Orgnica de Rgimen
Presupuestario, el Proyecto de presupuesto ser presentado por el Ejecutivo
Nacional a la Asamblea Nacional (1999).
Ejecucin. La ejecucin del presupuesto comprende una serie de decisiones y

numerosas operaciones fsicas y financieras que permitan concretar
anualmente los objetivos y metas determinadas para el sector pblico en plano
de mediano y largo plazo.
En el plano fsico, la ejecucin del presupuesto implica la movilizacin de la
administracin a efecto de llevar a cabo las acciones y procesos necesarios,
utilizando los recursos humanos, materiales y dems insumos, con la finalidad
de lograr los productos en la calidad y cantidad adecuada, en el tiempo y
lugar previstos. En el plano financiero y en materia de gastos, la ejecucin del
presupuesto consiste en el uso de las asignaciones presupuestarias corrientes y
de capital, segn los procedimientos y criterios establecidos para tal fin. A
medida que se va ejecutando el presupuesto, se va obteniendo la informacin
62
fsica y financiera que permite el control y evaluacin de los planes de

ejecucin.
Segn el artculo 39 de Ley Orgnica del Rgimen Presupuestario, se
establece que para cada ejercicio presupuestario, los organismos pblicos
ejecutores del presupuesto programarn la ejecucin fsica financiera,
especialmente en los compromisos y desembolsos mximos que podrn
contraer o efectuar para cada sub- perodo del ejercicio. Dicha programacin
estar sometida en el plazo determinado al Ejecutivo Nacional, quien la
aprobar o modificar las variaciones que se estimen necesarias para
coordinar con el flujo estacional de ingresos.
Los rganos contralores de los organismos ordenadores de pagos (Tesorera
Nacional) se abstendrn de dar curso a los compromisos, si previamente no
han sido informados por la Oficina Central de Presupuesto acerca del
cumplimiento de esta disposicin por parte del respectivo organismo.
Etapas de la Ejecucin de los Ingresos y los Gastos:
1. De los ingresos: La ejecucin de un ingreso es un proceso que
comienza en el momento que nace el derecho de percibirlo y termina
en el momento en que se recauda.
2. De los gastos: La ejecucin de un gasto es un proceso que comienza
en el momento cuando se solicita la realizacin de un gasto y termina
en el momento de extincin de la obligacin con terceros derivadas de
ese gasto.
Se pueden considerar
tres pasos fundamentales simultneos o
separados en el tiempo y que se definen de la siguiente manera:

9 Compromiso: es el momento en que se dispone formalmente la
realizacin de un gasto, establecindose una relacin jurdica con
un tercero.
9 Gasto Causado: es el momento en que nace la obligacin de pago.
9 Pago: es el momento en que se extingue la obligacin.
63
4. Control y evaluacin. Los conceptos de control y evaluacin no son

independientes uno de otro, sino que por el contrario, forman parte de un mismo
proceso de medicin de eficiencia y eficacia. Constituyen una fase de la
administracin presupuestaria que implica verificar y valorar las acciones
comprendidas con el objeto de apreciar la medida en que se han ido cumpliendo
cualitativa y cuantitativamente los propsitos y polticas fijados con anterioridad.
En Venezuela, en los ltimos tiempos se han hecho grandes esfuerzos vinculados

directamente con el control presupuestario, dentro de los cuales se pueden citar:
las diversas publicaciones emanadas de la Contralora General de la Repblica,
los instructivos de seguimiento de la ejecucin fsico-financiera mensual y
trimestral
del
presupuesto
de
los
organismos
de
la
Administracin
Descentralizada, elaborados por la Oficina Central de Presupuesto y, finalmente,

la creacin y adopcin del clasificador Plan nico de Cuentas.
Bsicamente se distinguen tres sistemas de control presupuestario, segn el poder
que lo realice:
1. Control legislativo: se refiere no slo a la legislacin sino al control de
los actos de la Administracin Pblica especialmente aquellos de la
gestin
administrativa que tienen relacin con la Hacienda Pblica
Nacional.
2. Control jurisdiccional: este control corresponde a la Corte Suprema de
Justicia y los dems tribunales a los cuales se les haya asignado
competencia en materia contencioso administrativo, de acuerdo a la ley.
3. Control administrativo: En algunos pases, se les ha fijado como
objetivo la verificacin y crtica de las actividades relacionadas con la
planificacin y el presupuesto y ms recientemente sobre el examen de
actividades y los resultados obtenidos.
2.9. Plan nico de cuentas
El Plan nico de Cuentas, puesto en vigencia por la Oficina Central de Presupuesto,

por primera vez, mediante Resolucin N 69, publicada en Gaceta Oficial N 4.540
Extraordinario de fecha 12 de marzo de 1993, debe emplearse en la formulacin,
ejecucin y control del Presupuesto de Sector Pblico.
El Plan nico de Cuentas toma en consideracin trabajos y estudios publicados por

las Naciones Unidas, Fondo Monetario Internacional y Banco Mundial, en cuanto a la
uniformidad y homogeneidad que deben tener las cuentas pblicas, recogidos en sus
respectivos manuales e informes. Esta herramienta tambin permite la conformacin
del Sistema de Cuentas Nacionales y Estadsticas de las Finanzas Pblicas y de las
clasificaciones presupuestarias.
2.10. Teora sobre adquisiciones de materiales y suministros
Un plan anual de adquisiciones debe prever los materiales y suministros que se

requerirn durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido
aprobado por el Titular del Pliego o la mxima autoridad administrativa de la
Institucin, donde sealar sus necesidades, en funcin de sus respectivas metas,
sealando las prioridades, la programacin respectiva y un perfil genrico de las
especificaciones tcnicas.
Un plan para la adquisicin de materiales y suministros debe contener como mnimo

la siguiente informacin:
9
Las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas

que se realizarn en el ao fiscal. Opcionalmente, podr incluirse
informacin relativa a las adjudicaciones de menor cuanta.
El objeto de la adquisicin de materiales y suministros.
La sntesis de las especificaciones tcnicas de los materiales y suministros.
El valor estimado de los materiales y suministros a adquirir o contratar.
64
65
La fuente de financiamiento.
Los niveles de centralizacin y desconcentracin de la facultad de adquirir

y contratar.
Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de seleccin

planificados.
Los bienes y servicios a adquirir deber estar definido detalladamente por la

dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad, la
cantidad y las caractersticas de los bienes, servicios y obras que se van a adquirir o
contratar, los cuales debern cumplir obligatoriamente con las normas tcnicas,
metodolgicas y/o sanitarias nacionales si las hubiere.
2.11. Principios de Contabilidad del Sector Pblico

Los Principios de Contabilidad del Sector Pblico, relacionadas con los inventarios,
los sistemas de registros y los controles de inventarios, normativas y cmo se valoran
los inventarios, son:
Registro.
Los
hechos
contables
deben
reconocerse
registrarse
oportunamente, de una sola vez y en orden cronolgico, consecutivo, sin que

existan vacos u omisiones en la informacin y en moneda de curso legal,
conforme a los sistemas, mtodos y procedimientos que se estimen adecuados,
a fin de garantizar la coherencia de la informacin.
Revelacin suficiente. Los estados financieros deben comprender en forma

clara y comprensible toda la informacin necesaria que exprese los resultados
y la situacin econmica financiera del ente, de manera que facilite a los
usuarios la toma de decisiones pertinentes e igualmente, deben revelarse las
polticas contables ms importantes utilizadas por el ente contable.
Prudencia. Al efectuar el registro de una transaccin o hecho financiero se

debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados ms prudentes o
conservadores. Se deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente
realizados, as como tambin los gastos que suponen riesgos previsibles o

prdidas eventuales.
Uniformidad. El registro contable y los estados financieros deben elaborarse

mediante la aplicacin en el tiempo de los principios, polticas, normas y
procedimientos de contabilidad, a los fines de que la informacin sea
comparable. Todo cambio de importancia ser revelado mediante nota a los
estados financieros que exponga la naturaleza y razones del mismo y
cuantifique sus efectos.
Precio de adquisicin. Los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar

al valor original de la adquisicin, produccin, construccin o intercambio,
representado por la suma de efectivo pactada a su equivalente, como si lo
hubiesen adquirido de contado y pagado en efectivo, salvo cuando sean
autorzados por los rganos competentes o por disposicin legal, otros
mtodos de valuacin alternativos, en cuyo caso deber revelarse el mtodo
de valuacin adoptado. Las cifras de los estados financieros representarn
valores histricos o modificaciones de ellos sistemticamente obtenidos.
Causado y devengado. Los gastos e ingresos sern reconocidos para su

registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente,
haya o no movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse
exigible el pago de la obligacin correspondiente y un ingreso se considera
devengado cuando se adquiere el derecho de percibir una cantidad
determinada de recursos.
Unidad y universalidad. La contabilidad fiscal o pblica constituir un

sistema nico e integral que cubra todas las operaciones financieras de los
entes pblicos.
66
Registro e imputacin presupuestaria. La contabilidad registrar de acuerdo

con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al afecto se dicten, la
obtencin de los ingresos y la ejecucin de los gastos autorizados en el
presupuesto del ente pblico, los cuales debern imputarse a las
correspondientes partidas presupuestarias, de conformidad con las normas y
criterios que establezca la Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE). Las
transacciones presupuestarias de gastos debern registrase en la contabilidad
por el sistema de partida doble en todas sus etapas.
Principios contables supletorios. En caso de situaciones no previstas en los

anteriores principios, se tomar como marco de referencia los Principios de
Contabilidad de Aceptacin General emitidos por la Federacin de Colegios
de Contadores Pblicos de Venezuela.
2.12. Bases legales
Tomando en cuenta que este trabajo esta basado en un modelo para mejorar el control
de registro de inventarios de materiales y suministros de la Universidad Simn
Bolvar, se requiere tener en cuenta los principios administrativos y el fundamento
legal del cual hemos extrado los instrumentos jurdicos para el sano funcionamiento
del sistema de inventarios acorde con los requerimientos la Administracin Pblica.
Entre los principios administrativos y el fundamento legal, vale la pena mencionar:
9 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N
5.453 del 24 de Marzo de 2000). la cual en sus artculos: 136, dispone la
separacin orgnica de Poderes; 137, el Principio de Legalidad relativo a las
atribuciones de los rganos que ejercen el Poder Pblico, en el sentido que
las actividades que realicen los mismos deben someterse a la Constitucin y
a las Leyes; 156, ordinales 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 21, 23, 25, 29 y 33,
establecen las competencias al Poder Nacional; 225 que prev los rganos
que ejercen el Poder Ejecutivo; y 242 que establece el carcter de los
Ministerios.
67
9 Ley N 40 Ley Orgnica de la Administracin Pblica: publicada en la

Gaceta Oficial N 37.305 del 17de Octubre de 2.001, la cual tiene por objeto
establecer los principios y bases que rigen la organizacin y el
funcionamiento de la Administracin Pblica; los principios y lineamientos
de la organizacin y funcionamiento de la Administracin Pblica Nacional
y de la Administracin descentralizada funcionalmente; as como regular los
compromisos de gestin, crear mecanismos para promover la participacin y
el control sobre las polticas y resultados pblicos; y establecer las normas
bsicas sobre los archivos y registros pblicos.
9 Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (Gaceta
Oficial N 37.029 del 05 de Septiembre de 2000).
9 Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica (Gaceta Oficial N
5.017 del 13 de Diciembre de 1995).
9 Ley Orgnica de Administracin Central. (Decreto N369 del 14 de
Diciembre de 1999 Gaceta Oficial N 36.850).
9 Ley de Universidades y su Reglamento.
9 Ley de Licitaciones (Gaceta Oficial N 37.097 del 12 de Diciembre de
2000).
9 Reglamento de la Ley de Licitaciones (Gaceta Oficial N 34.830 30/10/91).
9 Ley
Orgnica
de
Procedimientos Administrativos (Gaceta Oficial
Extraordinaria N 2.818, del 1 de julio de 1.981). Esta Ley ajusta la

actividad de la Administracin Pblica Nacional y la Administracin
Pblica Descentralizada, al principio de legalidad administrativa.
9 Ley contra la Corrupcin. (Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.637, del 07 de
abril de 2003). El objeto de esta ley es salvaguardar el patrimonio pblico,
garantizar el manejo adecuado y transparente de los recursos pblicos, as
como la tipificacin de los delitos contra la cosa pblica y las sanciones que
debern aplicarse a quienes infrinjan sus disposiciones y cuyos actos,
hechos u omisiones causen daos al patrimonio pblico.
9 Ley N 59.- Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial de la Repblica
68
69
Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2.001).

Esta Ley tiene por objeto regular las funciones de la Contralora, el Sistema
Nacional de Control Fiscal y la participacin de los ciudadanos en el
ejercicio de la funcin contralora.
9 Cdigo Orgnico Tributario (Gaceta Oficial N 37.305 del 17 de octubre de
2001); cuyas disposiciones son aplicables a los tributos nacionales y a las
relaciones jurdicas derivadas de esos tributos.
9 Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (Gaceta Oficial N 37.522, de fecha
06 de septiembre de 2002): la cual rige las relaciones de empleo pblico
entre los funcionarios y funcionarias pblicas y las administraciones
pblicas nacionales, estadales y municipales.
9 Ley sobre Adscripcin de Institutos Autnomos, Empresas del Estado,
Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles del Estado, a los rganos
de la Administracin Central (Gaceta Oficial Extraordinario N 5556, del 13
de noviembre de 2.001); cuyo objetivo fundamental es adecuar la
adscripcin
de
los
Institutos
Autnomos,
Empresas
del
Estado,
Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles del Estado a los rganos de

la Administracin Central, de acuerdo con el mbito sectorial que
corresponda en virtud del contenido material de las actividades que
desarrollan estos entes, a fin de lograr una mayor eficiencia, coordinacin y
control de la actividad administrativa.
9 Decreto con Rango y Fuerza de Ley sobre Simplificacin de Trmites
Administrativos (Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.393, de fecha 22 de
octubre de 1.999). Este Decreto Ley, tiene por objeto establecer los
principios y bases conforme a los cuales, los rganos de la Administracin
Pblica Central y Descentralizada, funcionalmente en el mbito nacional,
realizarn la simplificacin de los trmites administrativos que se efecten
ante los mismos.
9 Ley de Especial de Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Repblica para el
Ejercicio Fiscal 2004 (Gaceta Oficial Extraordinario N 5.678, de fecha 16
de diciembre de 2003).
70
9 Leyes Orgnica del Rgimen Presupuestario Anuales.

9 Decreto N 2.360, Reforma Parcial del Decreto sobre Organizacin y
Funcionamiento de la Administracin Publica Central, Publicado en
Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N 37.672 de
fecha 15 de abril de 2003.
9 Decreto N 1.835, Reforma Parcial del Reglamento N 1 de la Ley
Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el
Sistema Presupuestario (Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de
Venezuela Extraordinaria N5.592) de fecha 26 de Junio de 2002. El
Presente
Reglamento
tiene
por
objeto
establecer
las
normas
complementarias para el desarrollo del proceso presupuestario que

cumplirn los rganos y entes sujetos a la Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico.
9 Decreto N 2.259, Reglamento Parcial N 4 de la Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de
Contabilidad Pblica. Publicado en la Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela Extraordinaria N 5.623 de fecha 29 de diciembre
de 2002.- El presente Reglamento tiene por objeto establecer las
disposiciones bsicas para el funcionamiento del sistema de contabilidad
pblica, el cual ser nico, integrado y aplicable a todos los rganos de la
Repblica, as como a sus entes descentralizados funcionalmente. Dicho
sistema estar fundamentado en las normas generales de Contabilidad
Pblica, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1 del artculo 127 de la
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico,
debidamente aprobado por la Contralora General de la Republica y en los
dems principios de contabilidad de general aceptacin validos para el
Sector Publico.
9 Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno de la Administracin
Pblica Nacional (Gaceta Oficial N 36.318, de fecha 22 de octubre de
1.997). El objeto del Reglamento en cuestin es establecer las disposiciones
relativas a la organizacin del control interno de los Organismos de la
Administracin Pblica Nacional cuyos bienes constituyen patrimonio

pblico y definir las competencias atribuidas al Ministerio de Finanzas en
materia de contabilidad.
9 Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
(Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.128, del 30 de diciembre de 1.996).
Establece que los funcionarios o empleados pblicos y los particulares,
deben colaborar con la realizacin de todas aquellas actuaciones que se
consideren necesarias para hacer posible o para facilitar el cumplimiento de
las funciones de la Contralora.
2.12.1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela
La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, establece en la Seccin

Segunda de la Administracin Pblica:
Artculo 141.- La Administracin Pblica est al servicio de los

ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,
participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de
cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica con
sometimiento pleno de ley y al derecho.
2.12.2. Ley Orgnica de la Administracin Financiera
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico: en el Titulo I
Disposiciones Generales, establece:
Artculo 6. Estn sujetos a las regulaciones de esta ley, con las
especificaciones que la misma establece, los entes u organismos que
conforman el sector pblico, enumerados seguidamente:
1. La Repblica
2. Los Estados
3. El Distrito Metropolitano de Caracas
4. Los Distritos
5. Los Municipios
6. Los Institutos autnomos
7. Las Personas jurdicas estatales de derecho pblico
8. Las sociedades mercantiles en las cuales la Repblica o las dems
personas a que se refiere el presente artculo tengan participacin igual
71
o mayor al cincuenta por ciento del capital social. Quedaran

comprendidas adems, las sociedades de propiedad totalmente estatal,
cuya funcin, a travs de la posesin de acciones de otras sociedades,
sea coordinar la gestin empresarial pblica de un sector de la
economa nacional
9. Las sociedades mercantiles en las cuales las personas a que se refiere
el numeral anterior tengan participacin igual o mayor al cincuenta por
ciento del capital social
10. Las fundaciones, asociaciones civiles y dems instituciones
constituidas con fondos pblicos o dirigidas por algunas de las
personas referidas en este artculo, cuando la totalidad de los aportes
presupuestarios o contribuciones en un ejercicio, efectuados por una o
varias de las personas referidas en el presente artculo, represente el
cincuenta por ciento o ms de su presupuesto.
En el Ttulo V Del Sistema de la Contabilidad Pblica y el Reglamento Parcial Nro. 4
de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del sector Pblico, sobre el
Sistema de Contabilidad Pblica, establece:
Artculo 121.- El Sistema de Contabilidad Pblica comprende el conjunto

de principios, rganos, normas y procedimientos tcnicos que permiten
valorar, procesar y exponer los hechos econmicos financieros que afecten
o puedan llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de sus entes
descentralizados.
Artculo 122.- El Sistema de Contabilidad Pblica tendr por objeto:
1. El registro sistemtico de todas las transacciones que afecten la
situacin econmica financiera de la Repblica y de sus entes
descentralizados funcionalmente.
2. Producir los estados financieros bsicos de un sistema contable que
muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de entes
pblicos sometidos al sistema.
3. Producir informacin financiera necesaria para la toma de decisiones
por parte de los responsables de la gestin financiera pblica y para los
terceros interesados en la misma.
4. Presentar informacin contable, los estados financieros y la respectiva
documentacin de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el
ejercicio del control y la auditoria interna o externa.
5. Suministrar informacin necesaria para la formacin de cuentas
nacionales.
Artculo 123.- El Sistema de Contabilidad Pblica, ser nico, integrado
y aplicable a todos los rganos de la Repblica y sus entes
72
descentralizados funcionalmente; estar fundamentado en las normas

generales de contabilidad dictadas por la Contralora General de la
Repblica y en los dems principios de contabilidad de general aceptacin
validos para el sector pblico.
La contabilidad se llevar en los libros, registros y con la metodologa que
prescriba la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica y estar orientada a
determinar los costos de la produccin pblica.
Artculo 124.- El Sistema de Contabilidad Pblica podr estar soportado
en medios informticos. El reglamento de esta ley establecer los
requisitos de integracin, seguridad y control del sistema.
Artculo 125.- Por medios informticos se podrn generar comprobantes,
procesar y transmitir documentos e informacin y producir los Libros
Diarios y Mayor y dems libros auxiliares. El reglamento de esta Ley
establecer los mecanismos de seguridad y control que garanticen la
integridad y seguridad de los documentos e informaciones.
Articulo 126.- Se crea la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, como
rgano rector del Sistema de Contabilidad Pblica, la cual estar a cargo
de un jefe quien ser de libre nombramiento y remocin del Ministerio de
Finanzas.
Artculo 127.- Corresponde a la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica:
1. Dictar las normas tcnicas de contabilidad y los procedimientos
especficos que considere necesario para el adecuado funcionamiento
del Sistema de Contabilidad Pblica.
2. Prescribir los Sistemas de Contabilidad para la Repblica y entes
descentralizados sin fines empresariales, mediante instrucciones y
modelos que publicarn en la Gaceta Oficial.
3. Emitir opinin sobre los planes de cuentas y sistemas contables de las
sociedades del Estado, en forma previa a su aprobacin por stas.
4. Asesorar y asistir tcnicamente en la implantacin de las normas,
procedimientos y sistemas de contabilidad que prescriba.
5. Llevar en cuenta especial el movimiento de las erogaciones con cargo
a los recursos originados en operaciones de crdito pblico de la
Repblica y de sus entes descentralizados.
6. Organizar el sistema contable de tal forma que permita conocer
permanentemente la gestin presupuestaria, de tesorera patrimonial de
la Repblica y sus entes descentralizados.
7. Llevar la contabilidad central de la Repblica y elaborar los estados
financieros correspondientes, realizando las operaciones de ajustes,
apertura y cierre de la misma.
8. Consolidar los estados financieros de la Repblica y sus entes
descentralizados.
73
9. Elaborar la Cuenta General de Hacienda que debe presentar

anualmente el Ministerio de Finanzas ante la Asamblea Nacional, los
dems estados financieros que considere conveniente, as como los que
solicite la misma Asamblea Nacional y la Contralora General de la
Repblica.
10. Evaluar la aplicacin de las normas, procedimientos y sistemas de
contabilidad prescrita y ordenar los ajustes que estime procedente.
11. Promover o realizar los estudios que considere necesarios de la
normativa vigente en materia de contabilidad, a los fines de su
actualizacin permanente.
12. Coordinar la actividad y vigilar el funcionamiento de las oficinas de
contabilidad de los rganos de la Repblica y de sus entes
descentralizados sin fines empresariales.
13. Elaborar las cuentas econmicas del sector pblico, de acuerdo con el
sistema de cuentas nacionales.
14. Dictar las normas e instrucciones tcnicas necesarias para la
organizacin y funcionamiento del archivo de documentacin
financiera de la Administracin Nacional. En dichas normas podr
establecerse la conservacin de documentos por medios informticos,
para lo cual debern aplicarse los mecanismos de seguridad que
garanticen su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e
inalterabilidad.
Articulo 128.- Los entes a que se refiere los numerales 6, 7, 8, 9 y 10 del
artculo 6 de esta ley suministraran a la Oficina Nacional de Contabilidad
Pblica los estados financieros y dems informacin de carcter contable
que esta les requiere, en forma oportunidad que determine.
Artculo 129.- La Oficina Nacional de Contabilidad Pblica solicitar a
los estados, al Distrito Metropolitano de Caracas, as como a los distritos y
municipios la informacin necesaria para el cumplimiento de sus
funciones; as mismo, coordinar con estos la aplicacin, en el mbito de
sus competencias, del sistema de informacin financiera que desarrolle.
Artculo 130.- El Ministerio de Finanzas presentar a la Asamblea
Nacional, antes del 30 de junio de cada ao, la Cuenta General de
Hacienda, la cual contendr, como mnimo:
1.- Los estados de ejecucin del presupuesto de la Repblica y de sus
entes descentralizados sin fines empresariales.
2.- Los estados que demuestren los movimientos y situacin del Tesoro
Nacional.
3.- El estado actualizado de la deuda pblica interna y externa, directa e
indirecta.
4.- Los estados financieros de la Repblica.
74
75
5.-
Un informe que presente la gestin financiera consolidada del sector

pblico durante el ejercicio y muestre los resultados operativos,
econmicos y financieros y un anexo que especifique la situacin de
los pasivos laborales.
La Cuenta General de Hacienda contendr adems de comentarios sobre el
grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en la ley de
presupuesto; y el comportamiento de los gastos y de los indicadores de
eficiencia de la produccin pblica.
Al realizar un anlisis de esta base legal, se explica que la Universidad Simn Bolvar
como ente descentralizado se rige por esta ley especificada en artculo 6 del ttulo I.
En el Ttulo V y el reglamento parcial nmero 4, se ubica lo referente a la regulacin
y supervisin de los materiales y suministros que requieren las diversas unidades de
la institucin para mantener el control para lo cual se deben realizar transacciones en
el sistema de contabilidad que reflejen fielmente su ejecucin para que puedan ser
mostrados en los diversos estados financieros para una oportuna toma de decisiones.
Asimismo, que terceros puedan constatar el tipo de inventario que existe en la
institucin.
Por otra parte, la institucin debe reflejar trimestralmente todos los gastos ejecutados
en el instructivo nmero 7, ante la Oficina Nacional de Contabilidad y otros entes
involucrados.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Ttulo I. Disposiciones Generales.
Principio de rendicin de cuentas. Artculo 11.- Las Autoridades, funcionarios y
funcionarias de la Administracin Pblica debern rendir cuentas de los cargos que
desempeen, en trminos y condiciones que determine la ley.
Principios que rigen la actividad de la Administracin Pblica. Artculo 12.-
La
actividad de la Administracin Pblica se basa en los principios de economa,

celeridad,
simplicidad
administrativa,
eficacia,
objetividad,
imparcialidad,
honestidad, transparencia, buena fe y confianza. Asmismo, se efectuar dentro de

los parmetros de racionalidad y jurdica.
La simplificacin de los trmites administrativos ser tarea permanente de los

rganos y entes de la Administracin Pblica, as como la supresin de los que fueron
innecesarios, todo de conformidad con los principios y normas que establezcan la ley
correspondiente.
A fin de dar cumplimiento a los principios ya establecidos en esta Ley, los rganos y
entes de la Administracin Pblica debern utilizar las nuevas tecnologas que
desarrolle la ciencia, tales como medios electrnicos, informticos y telemticos, para
su organizacin, funcionamiento y relacin con las personas.
En tal sentido, cada rgano y ente de la Administracin Pblica deber establecer y

mantener una pgina en Internet, que contendr entre otra informacin que se
considere relevante, los datos correspondientes a su misin, organizacin,
procedimientos, normativa que lo regula, servicios que presta, documentos de inters
para las personas, as como un mecanismo de comunicacin electrnica con dichos
rganos y entes disponible para todas las personas va Internet.
Principio de responsabilidad patrimonial de la administracin Pblica. Artculo 14.La Administracin Pblica ser responsable ante los particulares por la gestin de
sus respectivos rganos, de conformidad con la Constitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela y la ley, sin perjuicio de la responsabilidad que
corresponde a los funcionarios o funcionarias por su actuacin. La Administracin
Pblica responder patrimonialmente por los daos que sufran los particulares,
siempre que la lesin sea imputable a su funcionario. La Universidad Simn Bolvar,
cumple con la normativa vigente estipulada en esta ley, realizando las rendiciones de
cuentas cada trimestre avalado por instructivo nmero 7, para ello hay funcionarios
encargados de realizar las tareas relativas al almacn tales como: adquisicin,
distribucin y stock de inventarios de materiales.
76
2.12.3. Ley de Universidades
Ley de Universidades y Reglamento Parcial. Artculo 9.- Las Universidades son

autnomas. Dentro de las previsiones de la presente Ley y de su reglamento, disponen
de: Autonoma econmica y financiera para organizar y administrar su patrimonio.
Las Universidades Pblicas elaboran su presupuesto amparado en las normativas del
Ministerio de Educacin Superior, a travs del Consejo Nacional de Universidades
C.N.U. y la Oficina de Planificacin del Sector Universitario O.P.S.U.
2.12.4. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de

Control Fiscal. Ttulo I. Disposiciones Fundamentales. Captulo I Disposiciones
Generales. Artculo 9.- Estn sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al
control, vigilancia y fiscalizacin de la Contralora General de la Repblica:8.- Las
Universidades Pblicas. La Contralora General de la Repblica y el Sistema
Nacional de Control Fiscal es el encargado de regular las Universidades Pblicas a fin
de hacer funcional el control interno.
77
Captulo III. Marco organizacional
78
CAPTULO III
MARCO ORGANIZACIONAL
3. Marco oganizacional
3.1. Antecedentes histricos de la USB
Tomando como referencia el Catlogo Decanato de Estudios Profesionales. USB.
2000-2002, en l se expresa que en 1967 surgi la idea en las instancias
gubernamentales de crear una nueva universidad, con el fin de contribuir a solucionar
el problema universitario existente para la poca. El 18 de julio de 1967, el Doctor
Ral Leoni, Presidente de la Repblica, firm el decreto N 878, mediante el cual se
cre la Universidad como Instituto Experimental de Educacin Superior con el
nombre de Universidad de Caracas, destinada a instituir los estudios y las
investigaciones de carcter cientfico, tecnolgico y humanstico que requera, para
ese momento, el pas.
El primer Reglamento se dict el 4 de marzo de 1969. Posteriormente, numerosos
integrantes de la comunidad universitaria, la Academia Nacional de la Historia, la
Sociedad Bolivariana de Venezuela y otras instituciones, manifestaron su deseo de
que la Universidad se vinculara al nombre del Libertador. El 9 de julio de 1969, el
decreto N 4, cambi el nombre por Universidad Experimental Simn Bolvar (USB,
2002).
Cabe sealar que las clases comenzaron en enero de 1970, las carreras profesionales
se establecieron casi un ao despus del perodo de un ciclo bsico comn. El ciclo
profesional de la Universidad Simn Bolvar comenz con cinco carreras: Ingeniera
Elctrica, Ingeniera Mecnica, Ingeniera Qumica, Licenciatura en Matemticas y
Licenciatura en Qumica. Dos aos despus se crearon tres nuevas carreras:
Ingeniera Electrnica, Ingeniera en Computacin y Arquitectura. En 1974 arranc

la Licenciatura en Fsica, Urbanismo e Ingeniera de Materiales, en 1975 la
Licenciatura en Biologa, en 1990 Ingeniera Geofsica y en 1992 Ingeniera de
Produccin (USB, 2002).
El 14 de diciembre de 1970 se cre el Decanato de Estudios de
Postgrado; el 11 de enero de 1971 fueron aprobadas por el Consejo
Nacional de Universidades las Especializaciones en Filosofa, Ciencias
de la Salud, Urbanismo, Economa y Administracin.
Asimismo, para cubrir las necesidades en la formacin de tcnicos superiores en el
pas, el 16 de enero de 1976 se aprob la creacin del Ncleo Universitario del
Litoral, el cual fue inaugurado el 12 de febrero de 1977 en una antigua hacienda del
Valle de Camur. Inici sus actividades acadmicas el 23 del mismo mes. En esta
sede, la USB ofrece un conjunto de carreras tcnicas en las reas industrial y
administrativa.
El 18 de julio de 1995 en el Decreto No 755 emanado de la Presidencia de la
Republica, el Dr. Rafael Caldera otorga autonoma a la Universidad Simn Bolvar
(USB, 2002).
3.2. Misin de la USB
La Universidad Simn Bolvar es una comunidad acadmica, innovadora,
participativa, productiva y plural, en permanente aprendizaje y desarrollo, y
comprometida con la excelencia, cuya misin fundamental es contribuir
significativamente con (USB, 2006, Web):
-
La formacin sustentada en valores ticos de ciudadanos libres, lderes

emprendedores, de alta calidad profesional y humana, orientados hacia la
creatividad, la innovacin, la produccin, la sensibilidad y la solidaridad
social;
79
La bsqueda y transmisin universal del saber, la generacin, difusin y

aplicacin del conocimiento; dentro de un foro libre, abierto y crtico;
La transferencia directa de su labor investigativa, acadmica, creativa y

productiva, a manera de soluciones y respuestas a las necesidades y
demandas de la sociedad, a cuyo servicio se encuentra, en pos de un
mundo mejor.
La Universidad entiende esta misin como su particular manera de participar

activamente en el logro de una sociedad ms justa, y de promover el desarrollo
armnico y sustentable de sus dimensiones sociales, polticas, culturales y
econmicas.
3.3. Estructura de la USB
La Universidad Simn Bolvar est conformada por dos (2) Unidades: Unidades
Administrativas y Unidades Acadmicas.
1. Unidades Acadmicas: Las unidades acadmicas son las que se encargan del
diseo, planificacin, coordinacin y evaluacin de los programas bajo su
responsabilidad, as como de llevar adelante la ejecucin de esos programas.
En los programas de enseanza las unidades responsables de estas funciones
son los Decanatos, las Divisiones con sus departamentos y la Unidad de
Laboratorios. Los Decanatos disean los programas de enseanza e
investigacin, segn sea el caso, y coordinan y evalan su ejecucin. A los
Decanatos estn adscritos las Coordinaciones de cada una de las carreras que
son las unidades operativas, mientras que las Divisiones son las encargadas de
ejecutar los programas de enseanza, investigacin y extensin. Agrupa a los
departamentos e Institutos de acuerdo a los diferentes campos del
conocimiento. Los Departamentos son las unidades operativas de las
Divisiones, a los cuales estn adscritos los profesores de la Universidad segn
el rea.
80
2. Unidades Administrativas: La Universidad cuenta con organismos o

dependencias que le brindan apoyo o soporte en sus distintas actividades de
Docencia, Investigacin y Extensin segn la naturaleza de ellas, al tiempo
que le ofrecen asistencia al estudiantado. Entre estas dependencias se
encuentran:
Direccin de Seguridad Integral
Direccin de Admisin y Control de Estudios (DACE)
Direccin de Cultura
Direccin de Deportes
Direccin de Desarrollo Estudiantil (DIDE)
Direccin de Desarrollo Profesoral
Direccin de Finanzas
Direccin de Ingeniera de Informacin (DII)
Direccin de la Biblioteca Central
Direccin de Asuntos Pblicos
Direccin de Planta Fsica
Direccin de Recursos Humanos
Direccin de Servicios
Direccin de Servicios Multimedia (DSM)
Direccin de Servicios Telemticos (DST)
Direccin Centro de Documentacin y Archivo (CENDA)
3.4. Direccin de Servicios

El presente trabajo de investigacin se desarrolla en la Direccin de Servicios en el
Departamento de Compras y suministros.
La Direccin de Servicios tiene como objetivo fundamental planificar, coordinar y
ejecutar las polticas de compras, produccin de impresos, prestacin de servicios
bsicos y prestacin de servicios especiales. La Direccin de Servicios est a su vez
81
conformada por: Departamentos de Compras, Departamento de Servicios Generales,

Servicio de Comedores, Servicio de Transporte Colectivo y Servicio de Produccin
de Impresos. Su ubicacin es en el Edificio Ciencias Bsicas II, Piso 2, oficina 217.
Apartado 89000. Valle de Sartenejas. Baruta. Edo. Miranda. Telfono: 02129063453/9063454 Fax: 58-0212-9063454, Correo electrnico: dir-ser@usb.ve
Tomando en cuenta el organigrama de la institucin se har una revisin bibliogrfica
de la documentacin en la Universidad Simn Bolvar, se analizar especficamente
al Departamento de Compras y Suministros.
82
Captuo IV. Marco metodolgico
83
CAPTULO IV
MARCO METODOLGICO
Todos los aspectos relacionados con la metodologa que se seleccion para el
desarrollo de la presente investigacin se detallan en este captulo, indicando el tipo y
diseo de investigacin elegido, lo que permiti dar respuestas a las interrogantes
inicialmente planteadas en el problema y recogidas en los objetivos de este trabajo
especial de grado.
4.1. Tipo y diseo de la investigacin
De acuerdo a lo planteado en el primer captulo sobre la contextualizacin y

delimitacin del problema en cuanto al modelo de gestin gerencial de inventarios
para lograr la optimizacin del control de entradas y salidas de materiales y
suministros en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn
Bolvar y en funcin de los objetivos sealados, se puede decir, que este trabajo
investigativo es de tipo documental sustentado en un estudio de campo y de carcter
descriptivo.
Segn Sabino (1992), existen tres tipos de investigaciones: la exploratoria,

explicativa y la descriptiva. En relacin a la descriptiva el autor seala lo siguiente:
En las investigaciones descriptivas se proponen conocer grupos
homogneos de fenmenos, utilizando criterios sistemticos que permitan
poner de manifiesto su estructura o comportamiento. No se ocupan, pues,
de la verificacin de hiptesis, sino de la descripcin de hechos a partir de
un criterio o modelo terico definido previamente (p. 93).
Captulo IV. Marco metodolgico
En este orden de ideas, y en concordancia con lo expuesto por Bavaresco (1994,

p.24), la investigacin descriptiva "consiste en describir y analizar sistemticamente
caractersticas homogneas de los fenmenos estudiados sobre la realidad
(individuos, comunidad). Se puede decir que el presente estudio define, en forma
generalizada, los modelos de inventario actualmente utilizados en la administracin,
a objeto de determinar cul de ellos es el que aplica a la empresa bajo estudio.
En cuanto al diseo de la investigacin, se consider el concepto de Balestrini
(2002), quien seala:
Un diseo de investigacin se define como el plan global de investigacin
que integra de un modo coherente y adecuadamente correcto, tcnicas de
recogida de datos a utilizar, anlisis previstos y objetivos... el diseo de
una investigacin intenta dar, de una manera clara y no ambigua,
respuestas a las preguntas planteadas en la misma (p. 118).
En este sentido, el diseo de la investigacin es de campo ya que la informacin

correspondiente al diagnstico se obtuvo de fuente primaria, y posteriormente se
desarroll el modelo de gestin para lograr la optimizacin del control de entradas y
salidas de materiales y suministros en el Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simn Bolvar.
4.2. Poblacin y muestra
Una vez definido el campo del estudio, se introduce en este captulo lo relacionado
con la delimitacin de la poblacin o universo de estudio, pero antes se define el
concepto de poblacin, el cual es: Un conjunto finito o infinito de personas, casos o
elementos que presentan caractersticas comunes (Balestrini, 2002, p.123.).
Otra definicin es la expresada por la Universidad Nacional Abierta (1985), que dice:
"...es el conjunto de elementos o unidades, que pueden ser personas, documentos,
instituciones, etc. a las que se refieren las conclusiones o generalizaciones logradas en
una investigacin" (p.73).
84
En el caso de la presente investigacin la poblacin est conformada por 150

personas que laboran en la Universidad. Se cont con la participacin de todo el
personal de la Universidad Simn Bolvar que laboran en el Departamento de
Compras y Suministros, la Biblioteca, la Direccin de Servicios Telemticos, la
Direccin de Planta Fsica, el Departamento de Mantenimiento, la Direccin de
Servicios Multimedia y la Unidad de Laboratorios; los cuales tienen bajo su
administracin el buen manejo de inventarios para el xito y logro de la rentabilidad.
En el caso de la muestra, su seleccin fue de forma intencional y se hizo sobre la

literatura de Ary y Jacobs (1989, p. 141), quienes sealan: En la investigacin
descriptiva se emplean muestras grandes. Algunas veces se recomiendan seleccionar
de un 10% a un 20% de la poblacin accesible.. De acuerdo a eso, la muestra estuvo
conformada en un total de 15 personas; por tanto, la muestra represent un 10% de la
poblacin definida considerndose representativa, segn la estructura presentada en el
Cuadro N 2.
Tal como lo seala Sabino (1992), el concepto de muestreo intencional es el que

Escoge sus unidades no en forma fortuita sino completamente intencional,
designando a cada unidad segn caractersticas que para el investigador resulte de
relevancia. Estas muestras son muy tiles y se emplean frecuentemente en los
estudios de casos (p.106).
Cuadro N 2
Poblacin y Muestra
Muestra
Concepto
No. de Personas
%
Direccin de Servicios (Departamento
5
33%
de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar
Biblioteca
1
7%
Direccin de Servicios Telemticos
2
13%
Direccin de Planta Fsica
2
13%
Departamento de Mantenimiento
3
20%
Direccin de Servicios Multimedia
1
7%
Unidad de Laboratorios
1
7%
Total
15
100%
Fuente: Elaboracin Manuel Balabu y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
85
El criterio de seleccin de la muestra fue de carcter intencional, ya que se consider

a las personas relacionadas con el control de los inventarios, calificado en sus
funciones y que pueden agregar valor a la investigacin. Ciertamente, para las
clasificaciones de los materiales en los almacenes y el conocimiento de las personas
en su rea de trabajo (almacenes), se consideraron:
Pesonal del almacn del Departamento de Compras y Suministros.
Personal de las Unidades Descentralizadas y el Departamento de Compras y
Suministros con las cuales se espera obtener una idea clara sobre los posibles
problemas de los Departamentos involucrados en las compras de los materiales y
suministros.
El Departamento de Contabilidad para evaluar cmo se llevan los registros
de los materiales y suministros de la institucin.
4.3. Operacionalizacin de variables
Para Hernndez, Fernndez, y Baptista (1998), la variable ...es una propiedad que
puede variar y cuya variacin es susceptible de medirse. La variable se aplica a un
grupo de personas u objetos, los cuales pueden adquirir diversos valores (p. 75).
Toda investigacin pretende descubrir de qu manera uno o varios factores cambian

cuando otro u otros lo hacen. Las caractersticas que varan en tales factores se
denominan variables. El plan debe contener un listado de las variables a estudiar
junto con sus definiciones, su funcin dentro de la investigacin e incluso, el nivel de
medicin o categora correspondiente a cada una de ellas.
Las variables pueden ser, segn su funcin dentro de la investigacin:

a) Dependientes, o efectos que se estudian;
b) Independientes, o posibles causas de los efectos.
Conviene citar en el plan, las variables que intervienen, es decir, aquellas que
posiblemente afecten a las variables en estudio, pero que no van a ser sometidas a
86
87
investigacin en el presente caso. En funcin a este planteamiento, las variables que

sern consideradas para la investigacin, se detallan a continuacin:
4.3.1. Nivel conceptual
Tomando como referencia bibliogrfica las normas para la elaboracin, presentacin

y evaluacin de los trabajos de grado de la Universidad Santa Mara (2000), se tiene
que: Las variables representan a los elementos, factores o trminos que pueden
asumir diferentes valores cada vez que son examinados, o que reflejan distintas
manifestaciones segn sea el contexto en el que se presentan (p.17). Sustentando
estos conceptos: La definicin conceptual de la variable es la expresin del
significado que el investigador le atribuye y con ese sentido debe entenderse durante
todo el trabajo (p.17). (Ver Cuadro N 3).
Cuadro N 3
Definicin de variables a nivel conceptual
Objetivos especficos
Variables
Definicin conceptual
Realizar un anlisis de la situacin

La Administracin de Inventarios se
actual de los procesos utilizados en el Administracin estudia desde cuatro niveles diferentes:
Actual de
almacn de la institucin para
Seleccin de Materiales y Mercancas,
Inventarios
mantener el registro de los materiales y
Seleccin de proveedores, Recepcin de
suministros y de esa manera poder
Mercancas y el control de las existencias.
establecer las deficiencias en los
(Mc Graw-Hill de Contabilidad. Tomo II
procesos de registros y control de
,1992)
existencias
como base para la
seleccin del modelo a adoptar
Estudiar los diferentes enfoques de
Plan de organizacin entre el sistema de
modelos gerenciales de inventarios que Enfoques de contabilidad, funciones de empleados y
Modelos
se adapten a la estructura y a los
procedimientos coordinados, que tienen
procesos que se llevan a cabo en el Gerenciales de por objeto obtener informacin segura,
Inventarios
Departamento
de Compras y
salvaguardar las mercancas en existencia
suministros objeto de estudio
y de disponibilidad inmediata, que en el
curso normal de operaciones estn
destinados a la venta ya sea en su estado
original de compra o despus de
transformados. (p.87).
Realizar las recomendaciones para la
Modelo de
Al tratar con materiales de demanda
implantacin del modelo de gestin
gestin
continua es necesario mantener las
para lograr la optimizacin del control
gerencial de
exigencias
entre
niveles
mximos
de entradas y salidas de materiales y
Inventario
convenientes. El punto mximo indica
suministros en la Universidad Simn
propuesto.
cuando debe enviarse una requisicin por
Bolvar
ms material. El punto mximo limita la
cantidad que debe permitirse, que entre las
88
especificaciones de tales lmites mximos

y mnimos para el inventario sea uno de
los problemas ms importantes en el
control de inventario. Se determina el
punto mximo para impedir la escasez de
materiales. El inventario mximo est
controlado
por
muchos
factores
relacionados principalmente por la
inversin de capital, costos de operacin,
condiciones
de
almacenamiento
y
necesidades futuras. (p.261)
4.3.2. Nivel operacional

La definicin operacional de la variable representa el desglosamiento de
la misma en aspectos cada vez ms sencillos que permitan la mxima
aproximacin para poder medirla, estos aspectos se agrupan bajo las
denominaciones de dimensiones, indicadores y, de ser necesario,
subindicadores (Universidad Santa Mara, 2000, p.18).
En funcin a este planteamiento, la operacionalizacin de las variables que fueron
consideradas para la investigacin, se detallan en el cuadro N 4.
Tomando como referencia Tamayo (1995), ste define:

La tcnicas de recoleccin de datos es la parte operativa del diseo
investigativo. Hace relacin al procedimiento, condiciones y lugar de la
recoleccin de datos.
Es importante considerar los mtodos de recoleccin de datos y calidad
de informacin obtenida, de ello depender que los datos sean precisos y
obtener as resultados tiles y aplicables (p.108).
Cuadro N 4
Definicin de variables a nivel operacional
Variable
Procesos de
Inventarios
Enfoques de
Modelos
Gerenciales de
Dimensin
Procesos
Administrativos
Resultados de los
Modelos Actuales
Indicadores
Cumplimiento de
los Procesos
Administrativos
Indicadores de
Gestin
Sub-Indicadores
Planificacin
Organizacin
Direccin
Control
Sistema
Fortalezas
Debilidades
Instrumento
Encuesta
Encuesta
89
Inventarios
Modelo de
gestin gerencial
de Inventario
propuesto.
Oportunidades
Amenazas
Aplicabilidad de
un nuevo Modelo
Gerencial de
Inventarios
Sistema propuesto
Efectividad
Operatividad
Tiempo de
Respuesta
Entrevista
Matriz
DOFA
Formulario
4.4. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos
Tamayo (1995), seala que en esta seccin se debe describir:

a) El proceso de clasificacin, registro y codificacin de los datos; y, b)
Las tcnicas analticas (lgicas y estadsticas) que se utilizarn para
obtener las conclusiones. El anlisis lgico corresponde a investigaciones
en las cuales las unidades de investigacin son pocas (estudios histricos
o de casos especficos), mientras que el anlisis estadstico que supone el
anlisis lgico, se utiliza cuando se tienen conjuntos numerosos de datos
(p.18).
Con respecto a estas tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos requeridos en
funcin de los objetivos de la investigacin, se utilizaron: la entrevista, la encuesta, la
observacin directa y fuentes bibliogrficas.
4.4.1. La entrevista
Se entrevist Jefa de la Seccin del Almacn General de el Deparamento de Compras

y Suministros, donde mostr las instalaciones del almacn, cmo se distribuye el
personal que ah labora y en forma general, las funciones del jefe del almacn y del
personal.
4.4.2. La encuesta
Se seleccion como base terica a nivel metodolgico, la teora de Lpez (1979),

quien indica que el cuestionario consiste en un ... mtodo para obtener informacin
de manera precisa, donde existe un formato estandarizado de preguntas y donde el
informante debe reportar sus respuestas (p.60).
La ventaja principal de tal procedimiento, radica en la gran economa de tiempo y

personal que implica, pues no existe all el elemento de interaccin personal que la
define. El cuestionario aplicado fue de tipo estructurado el cual consiste en un mtodo
para obtener informacin de manera precisa de la muestra seleccionada de el
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar donde
existe un formato estandarizado de preguntas y donde el informante debe reportar sus
respuestas.
Se elabor un cuestionario para ver el funcionamiento de la seccin de Almacn

General para poner algunas cualidades del movimiento de algunos materiales y
suministros, y cuantificar los movimientos de entradas y salidas del almacn de los
mismos.
4.4.3. Observacin directa
Mndez (1998) define la observacin como:
...el uso sistemtico de nuestros sentidos en la bsqueda de los datos que

necesitamos para resolver un problema de investigacin......... la ventaja
principal de esta tcnica, en el campo de las ciencias del hombre, radica
en que los hechos son percibidos directamente, sin ninguna clase de
intermediacin, colocndonos ante la situacin estudiada, tal como sta
se da naturalmente (p.105).
La modalidad de observacin se aplic mediante las visitas guiadas que se realizaron
a el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar y se
90
utiliz como instrumento para la recopilacin de datos un formulario para describir

los requerimientos de informacin, los hechos observados y aspectos particulares que
puedan agregar valor a la investigacin.
Se estudi la situacin actual de las Unidades Descentralizadas y del Departamento

de Compra y Suministros de la siguiente manera: se realiz un levantamiento de
informacin con la finalidad de determinar si se tiene un sistema adecuado que
cumpla con sus requerimientos, ver sus debilidades y fortalezas.
4.4.4. Tcnica documental o fuentes bibliogrficas
La tcnica de anlisis de documentos segn Tamayo (1995), explica: los datos tienen
un significado en funcin de las interpretaciones que les da el investigador, de nada
servir una abundante informacin si no se somete a un adecuado tratamiento
analtico (p.124).
Las fichas bibliogrficas y otras herramientas impresas sirvieron de ayuda para

recolectar la informacin, entre las cuales se puede nombrar: documentacin propia
de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar
como rea objeto de este estudio, organigramas, as como otro material impreso
concerniente a la investigacin, tales como bibliografa, notas de prensa, artculos de
internet y publicaciones.
4.5. Confiabilidad y validacin del instrumento
En cuanto a la confiabilidad y validez del instrumento, se consider el concepto de

los autores Hernndez, Fernndez, y Baptista (1998), los cuales indican: La
confiabilidad de un instrumento de medicin se refiere al grado en que su aplicacin
repetida al mismo sujeto u objeto produzca iguales resultados (p.235).
91
92
En cuanto a la validez de los instrumentos de recoleccin de informacin, en trminos

generales, se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que
pretende medir (p.236).
En este sentido, el cuestionario utilizado estuvo
estructurado en funcin a las variables, diseando los grupos de preguntas orientadas

a responder lo que se pretende medir en cada variable definida.
Para la determinacin de la validez de la encuesta, fueron presentados para ser

sometido a juicio de dos (2) expertos, uno con experiencia en materia de inventarios
y otro metodolgico, asignando para ello la siguiente valoracin:
-
Muy Bueno = 5
Bueno
Regular
= 3
Deficiente = 2
No aplica
Seguidamente, se calcul la frecuencia de las respuestas para determinar la

aplicacin o no de la encuesta, y en el caso que se requiri modificaciones, se hizo y
nuevamente se entreg a los expertos.
En resumen, para la recoleccin de los datos se utilizaron como instrumentos una

encuesta estructurada con preguntas cerradas que permitieron diagnosticar la
situacin actual de la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y
Suministros) de la Universidad Simn Bolvar, en cuanto la gestin gerencial para el
control de inventario de materiales y suministros, objeto de este estudio.
4.6. Anlisis y procesamiento de datos

En esta fase de procesamiento y anlisis de datos de la presente investigacin se
efectuaron los siguientes procedimientos que sirvieron de base para la elaboracin de
la propuesta planteada:
93
1. Se realiz el levantamiento de informacin terica que sustenta la investigacin,

de acuerdo a los objetivos del estudio.
2. Se disearon los instrumentos de recoleccin de datos (cuestionario y formulario).
3. Se solicit a la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros)
de la Universidad Simn Bolvar, informacin relativa a los antecedentes, tipo de
Inventario y dems informacin que fue de utilidad para la investigacin.
4. Se aplicaron los instrumentos de recoleccin de datos.
5. Para analizar los datos se emple la estadstica descriptiva y la estadstica
inferencial. La primera se utiliz para conocer la distribucin de las respuestas
emitidas en el cuestionario utilizado para la recoleccin de los datos.
La
estadstica inferencial se utiliz para la confiabilidad del instrumento y para

evaluar las diferencias en las opiniones emitidas por los estratos encuestados.
6. Se calcul la frecuencia de los diferentes items del cuestionario aplicado a la
muestra, realizando seguidamente la evaluacin en funcin a los objetivos
establecidos.
7. Se realiz el diagnstico cuantitativo de la empresa, basndose en la informacin
suministrada por la misma.
8. Se procedi al anlisis cualitativo de los resultados arrojados por la muestra,
generndose como producto la elaboracin de la matriz DOFA, la cual incluy
dos matrices, como son: matriz situacional, que expres las fortalezas y
debilidades de la empresa; y la matriz de oportunidades y amenazas, donde se
plante la probabilidad de aceptacin y posibles limitaciones de la aplicacin del
modelo propuesto.
9. Paralelo a los procedimientos escritos, se procedi a la elaboracin de cuadros y
grficos, para la presentacin, tabulacin y anlisis de los resultados obtenidos.
10. Se procedi al diseo de la Propuesta de la investigacin.
Captulo V. Presentacin de los resultados
CAPTULO V
PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS

En el presente captulo se realiza el anlisis para la presentacin de los resultados a
objeto de cumplir con el objetivo de realizar el Diseo de un Modelo de Gestin
para lograr la optimizacin del control de Inventario de Materiales y
Suministros para la control de entradas y salidas de materiales y suministros en
el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar.
En esta parte del proyecto se trata todo lo relacionado a la interpretacin desde el

punto de vista cualitativo y cuantitativo de la informacin proveniente de la fuente
primaria y secundaria, y que fue procesada en el mbito de tratamiento estadstico.
Este anlisis permite la contrastacin de la teora con la realidad objeto de este
estudio.
Igualmente, en esta seccin del proyecto se realiza el anlisis de los resultados en

funcin a los criterios de tipo contable, legal, econmico y estadsticos fundamentales
para poder realizar una comparacin justa de dichos resultados con la base terica.
Una vez realizada la observacin directa de la Universidad Simn Bolvar, se le

suministr a las personas encargadas del Inventario, un formulario que permiti
reflejar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de esta rea segn su
opinin, con el objeto de complementar la informacin obtenida verbalmente para
realizar el anlisis y las recomendaciones pertinentes de acuerdo a la problemtica
individual planteada.
94
95
Luego de obtenida la informacin requerida, se procedi a unificar los criterios en un

cuadro nico que englobara los problemas particulares de cada una de las personas
consultadas, ya que la informacin suministrada reflejaba problemas comunes sobre
el Inventario.
5.1. Anlisis de la situacin actual de los procesos utilizados en el almacn en el

Departamento de Compras y Suministros.
Con el objeto de diagnosticar la situacin actual de los controles de inventarios de el

Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar
establecer las caractersticas generales de la estructura de control de inventarios

vigente, se procedi a
realizar una anlisis cualitativo para evaluar en forma
independiente cada una de las opiniones de las personas seleccionadas como muestra
y se procedi a reflejar en un cuadro de fortalezas y oportunidades, debilidades y
amenazas,
la estructura de control de los inventarios, describiendo en trminos
generales, las observaciones que sobre el mismo fueron comunes para las diferentes
personas de la Direccin de Servicios.
Asimismo, las respuestas obtenidas de los involucrados en el proceso se evaluaron en

forma confidencial para le uso de la presente investigacin.
Adicional al levantamiento de informacin mediante la observacin directa, se

procedi a realizar una anlisis cuantitativo a travs de la aplicacin de una encuesta
estructurada, de la cual se obtuvo resultados producto de la respuesta de la muestra
seleccionada, en relacin a las variables denominadas: niveles de inventarios,
estructura de control de inventarios, control sobre recepcin de mercancas, control de
inventarios, normas y procedimientos de la
Direccin de Servicios, registro y
contabilizacin de inventarios.
96
5.1.1. Anlisis cualitativo de la observacin directa y recomendaciones

El resultado de este diagnstico se pueden observar en los cuadros N 5 y 6.
Cuadro N 5
Fortalezas y debilidades
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
El Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn
Bolvar est dispuesto a incorporar un
nuevo Sistema de Administracin de los
Inventarios.
Solicitante de materiales y suministros

claramente definidos.
Uso racional de los materiales y

suministros.
Rapidez en la preparacin de las

requisiciones.
Cultura de estimacin de las entradas y

salidas de materiales y suministros por
parte del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn
Bolvar.
Ordenamiento y resguardo de los

materiales y suministros, de acuerdo a
las caractersticas de estos.
Garanta de existencias de materiales y

suministros mnimos requeridos para el
funcionamiento de las unidades.
Organizacin del almacn de acuerdo

al tipo de materiales y suministros.
Facilidad para la
Inventario Fsico.
ejecucin
del
Elaboracin
de
proyecciones
presupuestarias y de consumo.
Fuente: Elaboracin Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
97
Cuadro N 6
Debilidades y amenazas
DEBILIDADES
-
El sistema de control es manual diariamente.

El control de inventario se lleva por formato.
Re-procesos en la realizacin del cuadre de entradas y salidas.
Demora en los procesos de contabilizacin de inventarios y la
compra de materiales y suministros.
No se determina la disponibilidad en la asignacin presupuestaria
y se solicitan requisiciones independientemente del nivel de gasto.
Se incurre en incremento de los costos de los materiales y
suministros en proceso de adquisicin, debido al largo perodo de
ejecucin de los procedimientos administrativos.
Los procesos de mayor frecuencia son: Despacho recibido y
requisicin de materiales y suministros.
Existen debilidades en el clculo de la jornada de trabajo requerida
o tiempo de respuesta de los trabajadores.
Prdida de tiempo (Horas-Hombre), al tener que registrar en
formatos de entrada y salida de materiales y suministros.
Procesos poco prcticos y desventajosos para la Direccin de
Servicios.
Prdida de materiales, suministros y horas hombre en casos de
errores en el cuadre del almacn.
Carencia de polticas, normas y procedimientos formales.
Ejecucin de las instrucciones de trabajo de acuerdo a la
experiencia del Personal y no a las exigencias del Departamento
de Compras y Suministros.
Desconocimiento de los gastos en forma expedita, por concepto de
materiales y equipos solicitados por contar con un sistema manual.
Registro y clculo no automatizados del costo de los materiales y
suministros solicitados al Departamento de Compras y
Suministros.
Prdida de tiempo para conocer la valoracin actual del inventario
existente.
Los proveedores no pueden dar garanta en la existencia de bienes
(stock), debido al largo perodo de ejecucin de los
procedimientos administrativos.
Retardo en la toma de decisiones y en el control administrativo
para la adquisicin de materiales y suministros.
Discrecionalidad en los criterios de evaluacin y control de
inventario y para la adquisicin de materiales y suministros,
dependiendo de la persona autorizada para tal fin, el analista que le
corresponda evaluar la orden de compra y en algunos casos la
obsolescencia de la normativa legal con la cual se debe sustentar
dicha orden.
Falta de informacin veraz y oportuna sobre estadsticas de
consumo por artculos, reas, costo, contabilizacin, entre otras.
Carencia de toma de decisiones sobre bases certeras de
inventarios.
Carencia de fuente de informacin sobre los inventarios.
AMENAZAS
-
Descuadre
parcial
del
inventario fsico vs. inventario
de contable y de sistema, que
puede ser evidenciado en una
auditoria interna.
Desconocimiento
del
inventario real, lo que dificulta
la poltica de consumo.
Suministro de informacin
irreal para formulacin del
presupuesto y flujo de fondos,
lo que genera descuadre de
caja.
No envo de materiales y
suministros solicitados con
existencias en el almacn, lo
cual
puede
afectar
el
funcionamiento efectivo de las
unidades.
Prdida de materiales y
suministros; conocimiento a
destiempo de lo ocurrido, que
puede afectar el patrimonio de
la Universidad Simn Bolvar.
Desconocimiento de la calidad
de los artculos y formas
recibidas en el almacn, por
deficiencias
en
las
caractersticas presentadas en
rdenes de Compra, lo cual no
permite evaluar la efectividad
y
honestidad
de
los
proveedores.
Recepcin de material en
cantidades
y
con
especificaciones indebidas, que
puede afectar el cumplimiento
de las demandas de las
unidades
Pago de facturas no conformes
con el material recibido, que
puede generar una estafa del
proveedor.
98
5.1.2. Anlisis cuantitativo
Para completar la informacin sobre la estructura de control de inventarios vigentes

en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, a
travs de la aplicacin de la encuesta a la muestra seleccionada, se obtuvo el siguiente
resultado:
a. Resultados del cuestionario
Continuando con los objetivos planteados para la presente investigacin, se procedi

a analizar si las normas y procedimientos son adecuados para el control y la
administracin del inventario de materiales y suministros de compras de el
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar,
diseando un cuestionario que adicionalmente abarca todos los aspectos que
contemplan los objetivos especficos de este estudio, ya que, a travs de este
instrumento, se pudo obtener las prioridades que tienen las reas relacionadas a los
inventarios de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn
Bolvar. En este sentido, se aplic el instrumento a la muestra seleccionada,
obteniendo la informacin en forma estructurada, de acuerdo a las variables
establecidas:
1. Control de inventario
2. Estructura de control de inventarios
3. Normas y procedimientos para el inventario de materiales y suministros
4. Control sobre recepcin de mercancas
5. Niveles de inventario
Con relacin a estas variables, la informacin estadstica obtenida sobre el

Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, tal como
se presenta en el Cuadro N 7, refleja que el orden de prioridad de las variables
evaluadas se orientan a darle mayor relevancia inicialmente a
los niveles de
99
inventarios para cubrir con la demanda, posteriormente a la estructura de control de

inventarios, seguidamente al control sobre la recepcin de mercancas, luego al
control de inventario y por ltimo a las normas y procedimientos para el inventario de
materiales y suministros.
Cuadro N 7
ENCUESTA
1. CONTROL DE INVENTARIO
a. Considera que el control interno aplicado
por el
Departamento de Compras y Suministros, cumple con los
requerimientos mnimos de autorizacin, procesamiento,
clasificacin y contabilizacin del inventario de los materiales y
suministros?
b. La gerencia del Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simn Bolvar lleva un control interno relativo al
procesamiento electrnico de datos (sistema computarizado)
sobre el inventario de materiales y suministros?
c. Los inventarios de materiales y suministros son debidamente
solicitados,
recibidos,
usados,
contados
fsicamente,
suministrados y contabilizados por el Departamento de Compras
y Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
2. ESTRUCTURA DE CONTROL DE INVENTARIO
a. El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar, brinda la importancia requerida a la
estructura de control de inventarios?
b. Existe coherencia entre el inventario fsico, el contable y el
registrado por el sistema manual del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
a. El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar cuenta con normas y procedimientos
para el control de inventarios de materiales y suministros?
b. El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar se rige por algunas normas y
procedimientos definidos para el inventario de materiales y
suministros?
4. CONTROL SOBRE RECEPCION DE MERCANCIAS
a. El proceso de recepcin de materiales y suministros cumple
con las condiciones mnimas necesarias de acuerdo a un Manual
de Normas y Procedimientos?
b. No existen discrepancias considerables entre entradas y
salidas de los materiales y suministros en el Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
FRECUENCIA
SI
NO
SI
NO
38%
62%
12
20%
80%
11
27%
73%
10
67%
33%
57%
43%
10
67%
33%
47%
53%
12
20%
80%
12
20%
80%
12
20%
80%
51%
49%
12
20%
80%
10
67%
33%
100
Cuadro N 7
ENCUESTA
c. Dentro del control interno de inventarios est considerado
la recepcin de materiales y suministros?
5. NIVELES DE INVENTARIO
a. Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la
demanda de las uniddes que lo requieren en el Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar?
b. Actualmente evalan los niveles de inventarios ptimos
para satisfacer la demanda de materiales y suministros?
c. Existe una custodia adecuada de los inventarios de
materiales y suministros?
6. REGISTRO Y CONTABILIZACIN DE
INVENTARIO
a. Cada cunto tiempo la seccin de almacn de la Direccin
de Servicios, realiza la requisicin para la compra de
materiales de oficina en la Universidad Simn Bolvar?
1.- Una vez al ao (cuando ejecutan el presupuesto)
2.- Dependiendo de las necesidades de las unidades por
materiales especficos.
3.- Dependiendo de las existencias de los materiales, si
estn en mnimo, se hace una requisicin por los
materiales que falten.
FRECUENCIA
SI
NO
SI
NO
10
67%
33%
62%
38%
10
67%
33%
40%
60%
12
80%
20%
13%
10
67%
20%
33%
0%
10
67%
b. Cmo se registran las entradas y salidas de los materiales

de oficina en la seccin de almacn y el registro contable?
1.- Se registran en un sistema computarizado y se manda
la informacin a contabilidad.
2.- Se registran por pedidos de las unidades Tarjetas
Kardex
3.- Se registran por pedidos de las unidades y se van
rebajando de las existencias.
c. Cada cunto tiempo se enva al Departamento de
Contabilidad los movimientos de entradas y salidas de los
materiales de oficina?
1.- Mensualmente
60%
2.- Cada dos meses
40%
3.- Cada semestre
0%
4.- Anualmente
0%
1.- Mtodo PEPS
15
100%
2.- Mtodo UEPS
0%
3.- Ambos, dependiendo del material
0%
0%
d. Cmo se valoran los inventarios?
101
Con un 62% en contra, la muestra considera que el Control de Inventario es uno de

los aspectos dbiles y ms relevantes considerados por el Departamento de Compras
y Suministros de la Universidad Simn Bolvar en lo que se refiere a inventarios de
materiales y suministros, tal como se muestra en el Grfico N 1. En este sentido,
pese a las debilidades evidenciadas, la muestra seleccionada asegura cumplir con los
requerimientos mnimos, para el suministro de materiales y suministros al momento
de la solicitud por parte de las reas. En cuanto al control interno relativo al sistema
manual de cuadre de almacn, el 60% confirma existir dicho control an cuando el
sistema es manual; sin embargo, se presentan problemas de conciliacin entre el
inventario fsico del almacn y la conciliacin contable.
Un 80% de la muestra considera que el control interno aplicado por el Departamento

de Compras y Suministros no cumple con los requerimientos mnimos de
autorizacin, procesamiento, clasificacin y contabilizacin del Inventario de los
materiales y suministros; adems, el 73% de las personas encuestadas consideran que
la gerencia no lleva un control interno relativo al procesamiento electrnico de datos
(sistema automatizado) sobre el inventario de materiales y suministros; sin embargo,
102
los inventarios de materiales y suministros son debidamente solicitados, recibidos,

usados, contados fsicamente, suministrados y contabilizados por el Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, de acuerdo con el 67% de
la muestra.
En cuanto a la Estructura de Control de Inventarios, el 57% de la muestra es de la

opinin que la misma es favorable, ya que el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar brinda la importancia requerida a la
estructura de control de inventarios en un 67%; y adems, existe coherencia entre el
inventario fsico, el contable y el registrado por el sistema manual del Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar segn el 47% de las
personas encuestadas, resaltando que existe la necesidad de implementar un
procedimiento de control acorde con la organizacin, ya que no se cuenta con
definiciones y formalizaciones en este sentido (ver Grfico N 2).
En lo que se refiere a las Normas y Procedimientos de el Departamento de

Compras y Suministros para el inventario de materiales y suministros, tal como
se muestra en el Grfico N 3, el 80% de los encuestados consideran que es muy
importante establecer criterios en el proceso de control de los inventarios que sean
por escrito y formalmente aprobados por las autoridades de la institucin, por cuanto
existen debilidades en el cumplimiento de normativas vigentes.
103
104
En lo que se refiere al Control sobre Recepcin de Mercancas, el 51% de la muestra

reconoce que se evidencia la carencia de control y la necesidad de disear nuevos
mecanismos que regularicen esta situacin; tal vez, que el 80% de la muestra el
proceso de recepcin de materiales y suministros no cumple con las condiciones
mnimas necesarias de acuerdo con el Manual de Normas y Procedimientos, a pesar
de que no existen discrepancias considerables entre entradas y salidas de los
materiales y suministros en el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar y que el control interno de inventarios considera la
recepcin de materiales y suministros, segn el 67% de la muestra, tal como se
muestra en el Grfico N 4.
Por ltimo, en relacin con los niveles de inventario, un 62% de la muestra la

manifest que se cumple con los requerimientos de la demanda de materiales y
suministros de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn
Bolvar, ya que el 67% de los encuestados manifesto que los niveles de inventarios
generalmente satisfacen la demanda; aunque mientras que el 60% afirma que
actualmente no se evalan los niveles de inventarios ptimos para satisfacer la
105
demanda de materiales y suministros; y el 80% considera que existe una custodia

adecuada de los inventarios de materiales y suministros (ver Grfico N5).
Las debilidades detectadas en la encuesta sustenta la informacin obtenida a travs de

la observacin directa, donde el control de inventario y la carencia de normas y
procedimientos en el Departamento de Compras y Suministros son las debilidades
ms significativas y, por ende, requieren de una mayor atencin cuya carencia genera
exceso de determinados artculos, volmenes de compras elevados, debilidades en la
contabilizacin de inventarios, falta de aplicacin de niveles mnimos de stock, baja
rotacin de inventarios; carencia de un control de calidad en la recepcin de la
mercanca recibida del proveedor, entre otras, tal como se refleja en el Grfico N 6.
106
En lo relativo a la variable denominada Registro y Contabilizacin de Inventario, se

pudo conocer que el tiempo que utiliza la Seccin de Almacn de la Direccin de
Servicios, para realizar la requisicin para la compra de materiales y suministros en la
Universidad Simn Bolvar, depende de los requerimientos segn el 67% de la
muestra, luego el 20% confirm que es segn las existencias y el 13% considera que
es una vez al ao, cuando ejecutan el presupuesto. Esto refleja la falta de una
metodologa efectiva para realizar la requisicin y por ende mejorar los tiempos de
respuestas en este proceso (ver Grfico N 7).
En cuanto a la interrogante sobre cmo se registran las entradas y salidas de los

materiales y suministros en el almacn, y el registro contable, el 33% de la muestra
considera que es a travs de un sistema automatizado y se manda la informacin a
contabilidad, mientras que el 67% afirma que se registran por pedidos de las unidades
y se van rebajando de las existencias. Esta respuesta confirma la necesidad de
establecer un modelo de gestin gerencial para lograr la optimizacin del control de
Inventario de Materiales y Suministros para la Direccin de Servicios (Departamento
de Compras y Suministros) de la Universidad Simn Bolvar (Ver Grfico N 8).
107
Otro de los aspectos relevantes en el proceso de registro y contabilizacin de

inventarios es el tiempo que transcurre para enviar a la Direccin de Finanzas
Departamento de Contabilidad los movimientos de entradas y salidas de los
108
materiales y suministros; al respecto, tal como se muestra en el Grfico N 9, el 60%

de la muestra afirma que es mensualmente y el 40% de la muestra considera que es
cada dos meses, ya que se presentan retardos en el proceso.
Finalmente, en cuanto a la forma de como se valoran los inventarios, en el Grfico N

10, se puede observar que el 100% de la muestra respondieron que es el Mtodo
PEPS (primero en entrar primero en salir).
109
5.2. Diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios
En el presente objetivo se evaluaron los diferentes enfoques de modelos gerenciales

de inventarios que se adaptaron a la estructura y procesos que se llevan a cabo
actualmente para considerar la base a objeto de disear un modelo de gestin que
logre la optimizacin del control de Inventario de Materiales y Suministros para la
Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la Universidad
Simn Bolvar, los cuales se detallan a continuacin:
- Modelo Gerencial de Control de Inventario
El rea o departamento que tenga la responsabilidad de los inventarios de
materiales y suministros del Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar, debe velar para que consecuentemente se
cumplan los objetivos relativos a procesamiento y clasificacin de
transacciones, salvaguarda fsica y de verificacin y evaluacin, incluyendo
los que sean aplicables a la actualizacin de cifras y a los controles relativos al
registro del inventario en un sistema automatizado.
110
El control interno de inventarios est vinculado con las actividades de compra,

distribucin y consignacin. Para que se logre un adecuado control interno de los
inventarios de materiales y suministros, el rea encargada de los materiales y
suministro exige que los inventarios sean debidamente pedidos, recibidos,
controlados, segregados, usados, contados fsicamente, embarcados y facturados.
Ejemplo de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles
internos clave en cuanto a:
a) Autorizacin del mtodo de inventario seleccionado por la empresa
En trminos generales, por su importancia, la autorizacin de los mtodos de
valuacin de los inventarios a cifras histricas y actualizadas, deber ser
otorgada por las personas encargadas de el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar.
b) Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y
registro
La segregacin de las funciones relativas a inventarios, tales como
adquisicin, recepcin, almacenaje y embarque, evita que un departamento o
persona controle todas las fases de una transaccin o controle los registros
contables relativos a sus propias funciones. La segregacin tambin propicia
una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en
una misma transaccin.
c) Registro oportuno de la inversin en inventarios de materiales y
suministros y del pasivo correspondiente
El registro oportuno de los inventarios, tiene por objeto asegurar que se estn
registrando en su totalidad dichos inventarios de materiales y suministros
dentro del perodo correspondiente.
d) Registro oportuno de todos los inventarios de materiales y suministros y,
en su caso, su facturacin, incluyendo la contabilizacin correspondiente
El establecimiento de formas prenumeradas facilita el control y la captacin
oportuna en registros contables y, en su caso, el registro de la factura,
asegurando as la correccin de los crditos al rubro de inventarios por estos
111
conceptos y los movimientos correlativos en otras cuentas afectadas por estas

transacciones dentro del perodo correspondiente.
e) Control de devoluciones
La existencia de controles para el manejo de las devoluciones deben permitir
asegurar que las mismas sean procedentes, estn debidamente autorizadas,
valuadas y oportunamente registradas dentro del perodo al que correspondan.
f) Custodia fsica adecuada de los inventarios de materiales y suministros
Deber existir custodia fsica y acceso restringido a las zonas de almacenaje
de los materiales y suministros, con el propsito de establecer e identificar
claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo fsico de
los bienes.
g) Inventarios fsicos de los materiales y suministro
Deber existir una planeacin adecuada de la toma peridica de los
inventarios fsicos de materiales y suministros, as como de su recopilacin,
valuacin y comparacin con registros contables, incluyendo la investigacin
y ajuste oportuno de las diferencias resultantes.
Por la naturaleza de estos bienes, susceptibles a mermas, deterioros, faltantes,
etc., deber planearse en forma adecuada y llevarse a cabo peridicamente
(por lo menos una vez cada ejercicio, salvo que exista un sistema que integre
los conteos rotatorios) un conteo de los inventarios propios y de terceros para
constatar
su
existencia.
Como
consecuencia,
ser
necesario
hacer
comparaciones con los auxiliares de inventarios respectivos, realizar las

investigaciones en caso de existir diferencias sustanciales y, por ltimo,
autorizar y registrar oportunamente los ajustes correspondientes y prevenirlos
en el futuro.
h) Registros adecuados para el control de existencias y anticipos a
proveedores
El mantenimiento de registros auxiliares de las existencias en trnsito, en los
almacenes de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar, en consignacin o en poder de terceros, as como los anticipos
otorgados a los proveedores, representan controles que mediante la
112
verificacin por recuentos fsicos, confirmaciones, etc., ayudan a determinar

la existencia y adecuada valuacin de los inventarios de materiales y
suministros, as como para investigar el origen de las diferencias, mermas,
entre otros.
i) Comparacin peridica de la suma de los registros auxiliares con el saldo
de la cuenta mayor correspondiente
Con el propsito de asegurar la correccin de la cifra total de inventarios de
materiales y suministro, es necesario verificar peridicamente la igualdad
entre el saldo de la cuenta mayor y la suma de los registros auxiliares e
investigar y ajustar, en su caso, las diferencias, previa autorizacin
correspondiente.
j) Comprobacin de los inventarios fsicos por personal interno
independiente.
Es conveniente que el personal distinto (por ejemplo auditora interna) de
quien autoriza, custodia, registra y tenga acceso a los almacenes lleve a cabo
comprobaciones de los inventarios fsicos de materiales y suministros que han
sido efectuados adecuadamente desde su planeacin hasta el ajuste en
registros contables.
k) Procedimientos para determinar la prdida de valor de los inventarios y
el registro de las estimaciones correspondientes
En atencin a que pueden generarse prdidas de valor de los inventarios de los
materiales y suministros en el proceso de las operaciones de el Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, deben existir
procedimientos permanentes que permitan identificar las existencias con estos
problemas, lo que dar lugar, previos los estudios y autorizaciones
correspondientes, a correcciones en su valuacin mediante estimaciones o
cancelaciones.
113
l) Adecuada proteccin a la entidad mediante la contratacin de seguros y

fianzas
Una medida complementaria del control interno, desde el punto de vista de la
proteccin de sus inventarios, lo constituye un adecuado plan de seguros y la
contratacin de fianzas de fidelidad del personal que mantenga estos bienes.
m) Sistemas de informacin sobre cifras actualizadas sobre el inventario de
materiales y suministros
Es necesaria la existencia de sistemas de informacin para la determinacin y
registro de los materiales y suministros, que incluyan:
-
Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inventarios.
Determinacin de las caractersticas, cantidad, requerimiento, ubicacin,

etc. de cada uno de los rubros que integran los materiales y suministros
Separacin de funciones en cuanto a la preparacin, supervisin y

aprobacin de la informacin actualizada.
Verificacin del adecuado y oportuno registro de las cifras actualizadas en

los libros de contabilidad.
n) Definir procedimientos de auditora

El rea responsable de los inventarios de el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar, debe participar en la
determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
de auditora en las reas de inventarios; por su parte, el auditor debe
considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos renglones
en relacin con los estados financieros en su conjunto, as como los riesgos de
auditora.
La planeacin de las pruebas de auditora en el inventario de la empresa debe

incluir el anlisis de los factores o condiciones que puedan influir en la
determinacin del riesgo de auditora. Dichos factores se pueden relacionar
tanto al riesgo del error inherente al rengln de que se trate, como al riesgo de
que los controles relativos no lo detecten, o bien que el auditor no los
114
descubra cuando aplica tcnicas de muestreo. Ejemplos de estos factores

pueden ser los siguientes:
-
Naturaleza y caractersticas propias del inventario.
Cambios o fluctuaciones importantes en la cantidad y precios de

materiales y demanda de materiales.
Requerimiento
de
nuevos
materiales,
cambios
tecnolgicos
modificaciones de ingeniera.
-
Nuevos equipos de oficina.
Materiales, suministros o equipos de oficina descontinuados.
Disminucin o aumento de la capacidad de almacenamiento.
Requerimiento de materiales importantes, cerca del fin del ejercicio.
Contratos importantes con trminos y condiciones especficas en cuanto a

calidad, fechas de entrega, penas convencionales por incumplimiento,
entre otros.
Falta de procedimientos para salvaguarda fsica de los materiales.
Falta de segregacin adecuada de funciones.
Deficiencias en los procedimientos para inventarios fsicos.
Frecuencia de ajustes importantes por inventarios fsicos.
Inventarios fsicos en fechas que difieran de la del fin del ejercicio.
Inventarios fsicos rotatorios en lugar de totales.
Cambios propuestos o definidos para practicar inventarios fsicos

rotatorios en vez de totales.
Registros auxiliares poco confiables.
Cifras importantes de inventarios identificados como obsoletos o de lento

movimiento, pero no investigados ni registrado como tales.
Materiales en poder de terceros o recibidos de terceros.
Caractersticas del sistema de control de inventarios o del modo de

valuacin y cambios de los mismos.
) Definir accin por actividad relacionado con el inventario

Las acciones por actividad propuestas contemplan todas las debilidades y
amenazas que fueron diagnosticadas durante el desarrollo de la investigacin
115
en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn

Bolvar, al realizar el levantamiento de informacin durante la etapa de
diagnstico; sin embargo, esta propuesta es aplicable en forma genrica para
cualquier empresa que la requiera, siempre que realice el ajuste respectivo de
acuerdo con los lineamientos de cada una de ellas.
Las actividades consideradas en el estudio, se describen como:
1.
Actualizacin del inventario fsico del almacn y conciliacin con un

sistema automatizado.
2.
Establecer criterios comunes entre compra e inventarios.
3.
Asignacin de espacio fsico idneo para la custodia y suministro de los

materiales.
4.
Disear e implementar mtodos de recepcin de los artculos y

materiales comprados.
5.
Desarrollar un nuevo esquema de control de inventario.
Captulo VI. Propuesta de la Investigacin
116
CAPTULO VI
PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN
6.1. Modelo Propuesto

La propuesta Disear un modelo de gestin para lograr la optimizacin del
control de Inventario de Materiales y Suministros para el Departamento de
Compras y Suministros en la Universidad Simn Bolvar, se orienta hacia la
presentacin de un plan de accin que debe ser aplicado por la gerencia de esta
universidad. A travs de este modelo, se proponen tcnicas para optimizar la
recepcin de materiales suministradas por los proveedores y determinar los niveles de
inventario ptimos para el manejo de los mismos, cumplir con los requerimientos de
los clientes, y el adecuado almacenaje.
En este sentido en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad

Simn Bolvar, se evidenci la estrecha relacin que tiene esta unidad con sus
inventarios, procedimientos administrativos y los problemas que confrontan. Esta
situacin conlleva a presentar esta propuesta de investigacin mediante la cual se
logra establecer en el procedimiento del control de inventario de materiales ms
eficiente y las actividades deben realizar cada uno de los trabajadores que integran el
departamento.
Cabe destacar que los datos utilizados en el Trabajo Especial de Grado fueron
tomados directamente del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar, con el fin de conocer las debilidades del departamento. Asimismo
estos aspectos fueron la base de seleccion del modelo que se adecu a las condiciones
del almacn, adems de las revisiones bibliogrficas que permitieron efectuar la
presente propuesta.
117
Todo esto en la bsqueda de que el Departamento de Compras y Suministros de la

Universidad Simn Bolvar pueda adecuar con mayor rapidez y mayor facilidad la
gestin administrativa, con el objeto de desarrollar un control eficaz de los
inventarios y costos de los materiales.
6.2. Justificacin
Para el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar, se

justific ampliamente la realizacin de esta propuesta, debido que la misma no
dispona de controles de inventarios que permitieran fluir la informacin de los
mismos y determinar los costos en este departamento con la finalidad de ser exacto y
confiable.
En este sentido, la creacin del Modelo de Control de Inventarios para el

Departamento de Compras y Suministros en la Universidad Simn Bolvar es
una alternativa para solucionar todos los problemas que han sido detectados en el
transcurso de la presente investigacin.
Por lo tanto, la necesidad de aplicar controles efectivos en el rea de inventarios,

justific plenamente la investigacin y, por ende, la implementacin de la propuesta,
debido que en el Departamento de Compras y Suministros est en marcha en el
proceso de mejor de sus niveles de inventario a travs de los costos de
mantenimiento y el registro de los costos reales de los inventarios. Asimismo al
lograr estos objetivos las partidas en existencia estarn sujetas al sistemas de control
contable y de proteccin fsica, debido que el registro de entradas, transferencias y
salidas de materiales reflejarn en los sistemas de control las cantidades realmente
disponibles.
118
6.3. Fundamentacin
La propuesta se fundament en aportes tericos obtenidos a travs de la revisin de

material bibliogrfico, la cual estuvo basada en la administracin de inventarios y en
el control de los mismos. Asimismo, comprendio el estudio y anlisis de la situacin
y las respectivas debilidades del Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar.
De esta manera, se constataron por medio de la tabulacin de los resultados obtenidos

las diferencias contables y administrativas del inventario de materiales y suministros.
Es por ello que esta propuesta busca corregir las diferencias, afianzndose en
argumentos tericos y prcticos.
Por otro lado, la propuesta objeto de esta investigacin, se fundament en la Ley

Organica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de
control Fiscal (L.O.C.G.R.S.N.C.F.), en referencia al control interno que debe realizar
de compras y suministros de la Universidad Simn Bolvar a fin de lograr una
informacin veraz y oportuna.
En este sentido, se consideran los procedimientos de comprobacin de las Normas

Generales de Auditora de Estado y control interno:
1. Debe fijarse la responsabilidad.
2. La contabilidad y las operaciones deben estar separadas.
3. Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud de los
registros.
4. Ninguna persona individualmente debe realizar completamente una transaccin
comercial.
5. Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente al personal.
6. Debe haber rotacin entre los empleados de confianza.
7. Las instrucciones de operacin por cada puesto deben estar siempre escritas.
119
En este contexto, la propuesta se fundament en las caractersticas bsicas de un

sistema de control, como lo son:
1. Debe ser claro, sencillo y gil
2. Flexible y adaptable
3. Econmico y eficaz
4. Objetivo y realista
5. Adecuado y apropiado
6. Continuo
6.4. Estructura
La estructura del Modelo de gestin para lograr la optimizacin del control de

Inventario de Materiales y Suministros del Departamento de Compras y
Suministros en la Universidad Simn Bolvar, ha sido diseado de tal manera que
logre abarcar cada una de las actividades de la misma, disendose la propuesta en
funcin de los objetivos fundamentales:
I.- Planificacin y control
II.- Documentacin apropiada
III.- Toma de inventario fsico
IV.- Estructura contable
I.- Planificacin y control

En funcin a este objetivo se definen reas especficas de funcionamiento del
Inventario de materiales y suministros del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar en las cuales se consideran los
siguientes aspectos:
Funciones de los empleados: En este aspecto se propuso que los empleados
deban conocer todas las funciones del rea operativa del Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar. Esta situacin
permitiria instruir a dicho personal y hacerlo ms verstil en su desempeo. A
120
travs de la rotacin y permitiendo que conozca las distintas funciones del

almacn.
Paso restringido al almacn: En el Departamento de Compras y Suministros,
se observ que no se limita el acceso al rea del almacn. El equipo de
postgrado present estrategias sobre el paso restringido al almacn debido a
que toda organizacin que maneje materiales susceptibles de ser sustrados
fcilmente, debido a su tamao, debe tomar todas las previsiones necesarias y
restringir el paso de personas extraas en rea de almacn.
Responsable del almacn: Debe instruirse a un empleado en las funciones
de jefe o responsable del almacn, esta persona debe tener slidos
conocimientos en cuanto al manejo de existencias; el candidato debe poseer
ciertas caractersticas de instruccin y como requisito mnimo Tcnico
Superior Universitario en Administracin o manejo de Almacenes, y su
obligacin de al jefe el Departamento de Compras y Suministros, siendo esa
su unidad de adscripcin. Asimismo debe asignrsele a un custodio de todos
los materiales existentes en el almacn la realizacin de todos los
movimientos del departamento y el control de sus registros.
Planeacin del rea de almacenamiento: La planeacin del rea de
almacenamiento requiere de conocimientos especficos en el rea, ya que la
misma debe estar dirigida a la ubicacin ideal para cada producto o material
como aquellos que tienen caractersticas similares, que deben ubicarse en las
mismas reas. En el rea de almacn, debe evitarse todo tipo de humedad
debido a que la misma es sntoma de corrosin y enmohecimiento de los
materiales.
Mercanca daada u obsoleta: En estos casos especficos, deben reportarse
con la celeridad que el caso amerita, ya que los daos se pueden subsanar, ya
sea porque la mercanca ingres as al almacn o porque por error u omisin
ocurri el dao; en cualquiera de los casos debe reportarse de inmediato a fin
de tomar las acciones necesarias.
Devoluciones a proveedores: Al ocurrir esta situacin el Departamento de
Compras y Suministros de, ya sea porque la mercanca est daada o porque
121
no es la especificada en la nota de despacho o factura, debe documentarse

debidamente la mencionada devolucin, ya que la misma representa la
evidencia de salida de material.
Productos despachados segn su ingreso: En los sistemas de control de
inventarios, sta es una prctica comn, que sin embargo en muchas
organizaciones no se establece. En el caso del Departamento de Compras y
suministros, se propone utilizar el sistema denominado PEPS (Primero en
Entrar, Primero en Salir). Esta condicin permite mantener mejor el aspecto
de los costos, as como tambin el control de la mercanca, y a su vez evitando
que aumenten los niveles de obsolescencia.
Lmites de existencia: A fin de no correr riesgos en cuanto a tener que
efectuar compras de emergencia, saturacin del almacn, obsolescencia y
deterioro de la mercanca, se propone la fijacin de los llamados niveles o
lmites de existencia los cuales limitan o restringen las cantidades mnimas
que debe poseer un almacn de determinado material, con el propsito de
cubrir hasta un pedido de emergencia as como tambin la cantidad mxima
que le permita cubrir sus expectativas de salidas sin saturar el almacn.
Tambin permite un rgimen de compras ponderado y de acuerdo nicamente
con las necesidades dictadas por los niveles de existencia.
Automatizar las entradas y salidas de almacn: Al igual que el proceso de
control de entrada de mercanca al almacn, debe ser automatizado el sistema
de registro de salida, ya que el mismo genera mltiples beneficios al
Departamento de Compras y Suministros empresa, desde la optimizacin del
control de las salidas y la emisin de su respectivo soporte, hasta
los
controles de ingreso de mercanca y la presentacin de saldos o listados de

existencias.
II. Documentacin Apropiada

Normas y procedimiento: Es necesaria la implementacin de manuales de
normas y procedimientos sobre las actividades relacionadas con el control de
inventarios. En estos se reflejaria las instrucciones precisas que definen las
122
actividades a desarrollar a fin de mantener un eficiente control de los

inventarios del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar.
Codificacin de los materiales: A fin de lograr un mayor o mejor control de
los materiales manejados por el Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simn Bolvar, se hace necesario establecer un cdigo que
identifique plenamente a estos materiales. El mismo debe disearse de forma
tal que permita su comprensin y uso, pero, sobre todo, tomar esta opcin
como prioritaria, si se considera el hecho de la automatizacin del sistema.
Reportes o listados de existencias: Una de las ventajas que se disponen al
poseer un sistema automatizado en el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simn Bolvar, es el de poder contar, en
cualquier momento, de listados o reportes de existencias actualizadas. Esta
misma condicin permite igualmente ejercer controles sobre el movimiento de
los materiales.
Formatos de control de materiales: La implementacin del modelo de
control de inventario, requiere el establecimiento de formularios tiles que
satisfagan los requerimientos bsicos necesarios en el manejo de informacin.
Los resultados visualizados en la figura N 5 obligan a establecer criterios
para el control de las salidas y entradas de materiales. Por otra parte, la figura
del control de inventarios para el Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simn Bolvar, evidencia la insuficiencia de formatos
existentes para el manejo de los inventarios de los materiales (Figura N 5).
123
Figura N. 5. Secuencia de Informacin para el Control de Inventarios
Dentro del contexto de la propuesta y con el objetivo de ejercer un mejor control en el

manejo de los materiales en el almacn se hace necesario la implementacin y uso de
formatos. Los mismos son:
Formato de recepcin de mercanca
El mismo se utilizara para dar ingreso al sistema de los materiales recibidos en
el almacn. Conteniendo los siguientes aspectos: nmero, fecha, proveedor,
cdigo del proveedor, factura o nota de entrega, el cdigo del artculo recibido, la
unidad de medida, la descripcin del artculo y su precio unitario. Debe tener un
espacio para las observaciones y para identificar la persona que recibi el material
(ver Cuadro N 8).
124
Cuadro N 8
Formato Propuesto para la Recepcin de Mercanca

Departamento de Compras y Suministros
Proveedor:
Cdigo del Proveedor:
RECEPCIN DE MERCANCA
Recepcin N:
O/C N :
Fecha:
UNIDAD DE
CODIGO CANTIDAD
PRECIO UNITARIO DESCRIPCION
MEDICION
OBSERVACIONES:
Recibido por Almacn:
Verificado por Calidad:
Fuente: Elaborado por: Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
Formato para reportes de material obsoleto o daado

Este formato se utilizara para reportar al Departamento de Compras y
Suministros aquellos materiales obsoletos, daados o de lento movimiento, a fin
de tomar los correctivos necesarios. Conteniendo los siguientes datos: nmero del
formato, cdigo, unidad de medida, descripcin, cantidad, precio unitario, fecha
de ingreso al almacn, motivo de la elaboracin, observaciones, la identificacin
de quien lo elabora y la fecha de elaboracin del reporte, tal como se muestra en
el Cuadro N 9.
125
Cuadro N 9
Formato Propuesto Para Reportes De Material Obsoleto O Daado

N del Formato:
REPORTES DE MATERIAL OBSOLETO

Fecha de Ingreso:
CODIGO CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
DESCRIPCION
UNIDAD DE
MEDIDA
Motivo de la Elaboracin:
Observaciones:
Elaborado Por:
Fecha de Elaboracin del Reporte:
Fuente: Elaborado por Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
Documento o formato que indique las necesidades de materiales

El mismo se utilizara para reportar las necesidades de materiales o las fallas que
para la fecha existan. Conteniendo: nmero del formato, fecha de elaboracin,
cdigo del artculo, descripcin, unidad de medida, lmite mnimo de existencia,
identificacin de quin lo elabora y las observaciones pertinentes (ver Cuadro N
10).
126
Cuadro N 10
Formato para la Solicitud de Mercanca

FORMATO PARA SOLICITUD DE MERCANCA
N de Formato:
N del Formato:
CODIGO
CANTIDAD
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
Limite Mnimo de Existencia:

Limite Mximo de Existencia:
Elaborado Por:
Observaciones:
Fuente: Elaborado por Manuel Balab y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
127
Notas de Crdito
Las mismas permitiran registrar y controlar contablemente los ingresos de
mercancas al almacn. Estos ingresos sern de tipo extraordinario, ya que se
propone el uso de formatos de ingreso normal de mercanca al almacn.
Notas de Dbito
Igualmente son formatos de control y registro contable que permitan conocer las
salidas de mercancas del almacn por causas extraordinarias.
III.- Toma de inventario fsico
Al efecto de mantener un control estricto sobre los materiales depositados en el

almacn, el Departamento de Compras y Suministros debe conjuntamente con
el personal indicado o responsable planificar inventarios semestrales y anuales.
Los primeros permiten conocer los niveles de existencia y la rotacin de los
materiales, a fin de establecer o corregir los lmites mnimos y mximos de
existencia. Los segundos o anuales son de tipo obligatorio en la elaboracin de
los estados financieros.
Asimismo, el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad

Simn Bolvar debe establecer la poltica de realizar inventarios selectivos, con
la finalidad de evitar desviaciones en el manejo de los materiales. Este tipo de
inventario se debe realizar o planificar en funcin de uno o varios materiales,
tomando en consideracin el valor de los materiales, su rotacin y cualquier
aspecto relevante que considere la gerencia.
Deben establecerse los lineamientos bsicos para la toma de inventarios, como

por ejemplo el uso de tarjetas diseadas para tal fin, as como tambin los
manuales de instrucciones respectivos en las cuales se definan claramente las
instrucciones que deben cumplir los participantes en la actividad.
128
IV.-Estructura contable
En funcin de un eficiente control de inventario, no bastan los controles fsicos

establecidos, se hacen necesario los controles contables establecidos o por
establecer. En este caso especfico se supone que la estructura contable de control
de inventarios del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar, se actualice en funcin de lograr en primera instancia,
transparencia en los registros y como resultado de la misma, la confiabilidad de
las cifras en los balances y estados financieros respectivos.
Igualmente, se propone el movimiento contable del flujo de costos de una forma

transparente, que garantice la efectividad de los costos en el proceso productivo.
6.5. Administracin de la propuesta
La presente propuesta de un modelo administrativo para el control de inventario de

materiales de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn
Bolvar es que sea administrada por el contador de la institucin, por el sentido de
resonsabilidad de velar por el cumplimiento de los planes impartidos, mantener
estricta y adecuada supervisin, efectiva las actividades de despacho y recepcin de
materiales, as como cumplir con el suministro de informacin veraz y oportuna para
la correcta toma de decisiones.
Para el cumplimiento de esta actividad, cuenta con el soporte de materiales y el rea

de contabilidad. De esta manera se garantiza que el planteamiento realizado en el
presente Trabajo Especial de Grado ser administrado debidamente.
Asimismo, al designar al responsable de la administracin de la propuesta, este estar

en la obligacin de realizar el seguimiento respectivo con el objetivo de conocer su
adaptacin y aceptacin, as como conocer las desviaciones que surjan en el proceso
de implantacin y tomar los correctivos necesarios hasta su adaptacin total.
129
6.6. Factibilidad
El Modelo de gestin para lograr la optimizacin del control de Inventario de

Materiales y Suministros el Departamento de Compras y Suministros en la
Universidad Simn Bolvar, contribuir a que el flujo de informacin sobre el
inventario sea el ms adecuado; a su vez, los datos sobre los mismos sern ms
exactos y confiables, favoreciendo los resultados de los estados financieros.
Asimismo, la implantacin de este modelo no implica que el Departamento de

Compras y Suministros se vea obligada a realizar grandes erogaciones de dinero,
especialmente si se toma en consideracin el beneficio estimado que representa;
debido a que implicar ahorro de tiempo e informacin confiable.
Del mismo modo, la disposicin del recurso humano capaz, suficiente y tcnicamente
preparado, facilita el anlisis e implementacin del modelo administrativo propuesto
en este Trabajo Especial de Grado.
Desde el punto de vista metodolgico es factible de implementar, ya que es suficiente

con que se preparen circulares dirigidas a los departamentos involucrados en el
proceso de entrada, recepcin, almacenamiento y salida de mercanca, ordenando
cumplir los procedimientos que aqu se indican.
Finalmente, el proceso se completa con un plan de supervisin, estrecha al principio y

eventual despus, en la medida en que desaparezcan las deficiencias encontradas
mediante la parte diagnstica de la investigacin inherente a este estudio.
6.7. Recomendaciones para la implantacin del modelo
Se recomienda la aplicacin del modelo propuesto, adaptndolo a los requerimientos

reales del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar
130
con la ayuda de un sistema computarizado, que permita llevar el control contable,

administrativo y estadstico de los inventarios de la empresa.
Las ventajas que podra ofrecer a nivel gerencial es que permita realizar una
planeacin y supervisin del inventario, realizar un trabajo de auditora permanente,
mantener tcnicas de revisin analtica, realizar estudios y evaluaciones preliminares
del control interno, aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas, mantener una
observacin clara del inventario fsico, realizar una revisin del proceso
administrativo adaptndolo a las nuevas tecnologas, permitir la comprobacin de
existencias en poder de terceros y comprobacin de existencias de terceros en poder
de la empresa, realizar una observacin y pruebas fsicas de inventarios rotatorios,
aplicar una observacin y pruebas fsicas de la toma de inventarios de materiales y
suministros en fecha distinta a la del fin del ejercicio y realizar una comprobacin de
la sumarizacin y conteo de los inventarios fsicos.
Conjuntamente, l permite tomar en consideracin la finalidad de los inventarios:

1. De operacin, ligada a aspectos de transaccin comercial
2. De precaucin, que involucra aspectos de reserva
3. De especulacin, muy unida a la proteccin financiera
Asimismo la finalidad de reserva o de stocks de precaucin debe estar destinada a

enfrentar eventualidades. Existen bsicamente dos tipos de imprevistos: el aumento
de la demanda y el atraso no programado en el tiempo de entrega. Asimismo, es
obvio que el tamao del stock de reserva depende de muchos factores propios de la
gestin y el giro en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simn Bolvar.
Finalmente, las existencias para especulacin deben estar destinadas a poder lograr
ventajas econmicas, considerando las futuras oscilaciones del precio de los
productos producidos por el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar.
131
Si los recursos financieros lo permiten, el Departamento de Compras y Suministros

de la Universidad Simn Bolvar puede especular con las eventuales variaciones de
precios de las materias primas que compran. Este hecho genera una fuerte actividad
lucrativa, que en cierta forma implica actividades no directamente relacionadas con el
giro de operacin de la institucin.
Captulo VII. Conclusiones y recomnedaciones
132
CAPTULO VII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En este captulo se refelajan las conclusiones y recomendaciones del Trabajo Especial

de Grado las cuales aportan la apliacacin de mejora y sugerencias para el
Departamento de Compras y Suministros.
7.1. Conclusiones
El resultado y logros obtenidos a travs de la implatacin del proceso de cambio en el

Departamento de Compras y Suministros nos permiten formular las siguientes:
a. El Departamento de Compras y Suministros, especficamente donde funciona
el almacn, no dispone de una plataforma tecnolgica acorde con las
necesidades y exigencias de este departamento por la debida ausencia de
sistemas automatizados que sirva de base para el modelo de control de
inventario de materiales y sumnistros.
b. El Departamento de Compras y Suministros actualmente no posee formatos
adecuados para controlar las entradas y salidas de mercanca; adems no
mantiene una adecuada planificacin de compras segn las salidas con respecto
a las mercancas en existencia, debido a que varias personas realizan esta misma
funcin sin llevar un control al respecto.
c. El personal que labora
en el departamento de Compras y Suministros
Almacn, es un personal propenso al cambio y con disposicin al crecimiento, a

pesar que no poseen un grado de instruccion tcnica en el rea.
Captulo VII. Conclusiones y recomendaciones
133
d. En el almacn los registros de los inventarios de mercancas arrojan

informacin distorsionada, lo cual le quita confiabilidad a los registros
contables.
e. No se lleva un control efectivo sobre aquellas mercancas que se encuentran
inactivas, generando prdidas en el capital que fue invertido en ese inventario.
f. La unidad no cuenta con manuales de Norma y Procedimientos para el control
de inventario de almacn.
g. Este trabajo constituye para el equipo de postgrado una excelente oportunidad
para afianzar las diferentes habilidades y destrezas en el rea gerencial y
convertirse en agente de cambio del continuo mejoramiento en la organizacin
para mantener una gestin eficaz y eficiente.
7.2. Recmendaciones
Las principales recomendaciones que se desprenden del desarrollo de este trabajo son
las siguientes:
a. Se recomienda realizar un estudio de mercado de los materiales que son
adquiridos y utilizados por el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simn Bolvar, tomando en consideracin calidad y precios, con el
fin de obtener materiales de alta calidad a mejores precios, para luego ser
distribuidos de una manera eficiente y eficaz, que permita obtener ganancias
reales iguales o superiores a las esperadas, aun cuando est presente el efecto
inflacionario en el entorno econmico en que se desenvuelve la institucin.
b. El Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simn Bolvar
debera implementar el modelo propuesto y desarrollar mejoras adaptadas a sus
requerimientos en cuanto al control de los inventarios, con la finalidad de
contrarrestar efectos inflacionarios especulativos.
c. Se debe contemplar la aplicacin de un sistema de seguridad efectivo, que
permita evitar siniestros en los almacenes de mercancas, considerando los tipos
de materiales y volmenes.
134
d. La Direccin de Servicios debe analizar el modelo de gestin propuesto, para

lograr la optimizacin del control de entradas y salidas de materiales y
suministros; el manejo contable, de costos y administrativo de los mismos y de
esta manera obtener resultados beneficiosos para la organizacin desde el punto
de vista de minimizar costos. Posteriormente, debe proponer a las mximas
autoridades su discusin, la aprobacin y puesta en marcha, logrando controlar
el manejo administrativo de los inventarios en el Departamento de Compras y
Suministros.
e. Para optimizar las mejoras propuestas en esta investigacin, es conveniente y
necesario que la Direccin de Servicios capacite a su personal para que tengan
experiencia en mtodos y procedimientos inherentes al control de inventario.
f. Por otra parte, se recomienda que la organizacin estudie la posibilidad de
disear e implementar un Manual de Normas y Procedimientos para
Inventarios, el cual permita un control interno ms efectivo.
g. Es necesario implementar un sistema de control de inventario automatizado que
ofrezca a la gerencia informacin continua de la disponibilidad de existencia
real, eliminndose as los procesos engorrosos que causan errores por
imperfecciones humanas, adicional a lograr satisfacer los mrgenes de
requerimientos mnimos establecidos por la institucin. Este sistema de control
de inventario generar beneficios para el almacn como son:
- Control de su inventario.
- Agilizar el proceso de despacho.
- Efectuar una programacin de compras.
h. Se requiere mejorar el flujo de informacin entre el rea de materiales y
contabilidad, a travs de reportes peridicos de todos los movimientos que se
originen como las entradas y salidas de materiales; y se debe mantener un
estricto control en las autorizaciones y aprobaciones de actividades cumpliendo
con las normas de control interno requeridas en cada caso. Para ello toda
documentacin debe mantener un espacio destinado para tal fin.
i. La Direccin de Servicios debe sensibilizar a sus miembros o empleados sobre
la importancia que tiene el control de inventarios y adems se recomienda que
135
la institucin tome las medidas necesarias para sacarles provecho a ciertos

productos que se encuentran en el departamento de compras y suministros
inactivos ya sea por causas de obsolescencia o dao, entre otros.
Conclusiones y Recomendaciones
136
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MODELO DE LA ENCUESTA
PREGUNTAS
SI
1. CONTROL DE INVENTARIO
a. Considera que el control interno aplicado por la Direccin de Servicios
(Departamento de Compras y Suministros), cumple con los requerimientos mnimos de
autorizacin, procesamiento, clasificacin y contabilizacin del Inventario de los
materiales y suministros ?
b. La gerencia de la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y

Suministros) de la Universidad Simn Bolvar lleva un control interno relativo
al procesamiento electrnico de datos (sistema computarizado) sobre el
inventario de materiales y suministros?
c. Los inventarios de materiales y suministros son debidamente solicitados,
recibidos, usados, contados fsicamente, suministrados y contabilizados por la
Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar?
2. ESTRUCTURA DE CONTROL DE INVENTARIO
a. La Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar. brinda la importancia requerida a la estructura de control
de inventarios?
b. Existe coherencia entre el Inventario Fsico, el Contable y el registrado por el
sistema manual de la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros)
de la Universidad Simn Bolvar?
3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO DE

MATERIALES Y SUMINISTROS
a. La Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar cuenta con Normas y Procedimientos para el control de
inventarios de materiales y suministros?
b. La Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar se rige por algunas normas y procedimientos definidos para
el inventario de materiales y suministros?
4. CONTROL SOBRE RECEPCION DE MERCANCIAS

a. El proceso de recepcin de materiales y suministros cumple con las condiciones
mnimas necesarias de acuerdo a un Manual de Normas y Procedimientos?
b. No existen discrepancias considerables entre entradas y salidas de los materiales y
suministros en la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de
la Universidad Simn Bolvar?
c. Dentro del control interno de inventarios est considerado la recepcin de
materiales y suministros?
NO
MODELO DE LA ENCUESTA
PREGUNTAS
SI
5. NIVELES DE INVENTARIO
a. Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la demanda de las reaqs que lo
requieren a la Direccin de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simn Bolvar?
b. Actualmente evalan los niveles de inventarios ptimos para satisfacer la demanda
de materiales y suministros?
c. Existe una custodia adecuada de los inventarios de materiales y suministros?
6. REGISTRO Y CONTABILIZACIN DE INVENTARIO

a. Cada cuanto tiempo la Seccin de Almacn de la Direccin de Servicios, realiza la
requisicin para la compra de materiales de oficina en la Universidad Simn Bolvar?
1.- Una vez al ao (cuando ejecutan el presupuesto)
2.- Dependiendo de las necesidades de las unidades por materiales especficos.
3.- Dependiendo de las existencias de los materiales, si estn en mnimo, se hace
una requisicin por los materiales que falten.
b. Como se registran las entradas y salidas de los materiales de oficina en la seccin
de Almacn, y el registro contable?
1.- Se registran en un sistema computarizado y se manda la informacin a
contabilidad.
2.- Se registran por pedidos de las unidades Tarjetas Kardex
3.- Se registran por pedidos de las unidades y se van rebajando de las existencias.
c. Cada cuanto tiempo se enva a la Direccin de Finanzas Departamento de
Contabilidad los movimientos de entradas y salidas de los materiales de oficina?
1.- Mensualmente
2.- cada dos meses
3.- Cada semestre
4.- Anualmente.
d. Como se valoran los inventarios?
1.- Mtodo PEPS
2.-Mtodo UEPS
3.- Ambos, dependiendo del material.
NO

Inventarios

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

MODELO DE GESTIN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

MODELO DE GESTIN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE

Informe Final del Modelo de Gestin para Optimizar el Control de Inventario de

Realizado con la tutora de la Profesora

Primeramente a Dios, quien es el gua que nos da luz en los momentos

A mi madre, Merys Stredel

El propsito de la presente investigacin consisti en disear un Modelo de Gestin

Palabras Clave: control, compras, suministros, almacn e inventario.

CAPTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del problema

1.2. Delimitacin espacial

1.3. Delimitacin temporal

1.4. Accin social

1.5. Sujetos sociales

1.6. Objetivos del estudio

1.6.1. Objetivo general

1.6.2. Objetivos especficos

1.7. Justificacin e importancia

CAPTULO II. MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL

2.1. Antecedentes de la investigacin

2.2. Bases tericas

2.2.1. Teora de la administracin

2.2.1.1. Principios de la administracin cientfica

2.2.1.2. Principios de la administracin cientfica de Taylor

2.2.1.3. Otros principios implcitos de la

2.2.1.5. Principios bsicos de Ford

2.2.1.6. Principio de excepcin

2.2.2. Teora sobre modelos administrativos gerenciales

2.3.1. Origen de los inventarios

2.3.2. Concepto de inventarios

2.3.3. Clasificacin de los inventarios

2.3.4. Contabilizacin y valuacin de inventarios

2.3.5. Costo de los inventarios

2.3.6. Administracin de los inventarios

2.3.7. Objetivos de la administracin de inventarios

2.3.8. Control interno de inventarios

2.3.9. Bases del control interno de inventarios

2.3.10. Control interno de compras

2.3.11. Mtodo de valoracin de inventarios

2.3.12. Importancia de un buen sistema de control de inventarios

2.3.13. Los inventarios fsicos

2.3.14. El almacenamiento de las existencias

2.3.15. La importancia financiera del inventario

2.3.16. Razones para el mantenimiento de inventario

2.3.17. Objetivos de la administracin de inventarios

2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios

2.3.19. Factores asociados a la gestin de inventarios

2.3.20. Stocks o inventario

2.3.21. Modelos de inventario

2.4. Servicio logstico al cliente

2.5.2. Justo a tiempo

2.5.3. Sistemas de control de stocks

2.6. Teora sobre procesos administrativos

2.7. Teora sobre presupuesto y presupuesto pblico

2.8. Presupuesto pblico

2.9. Plan nico de cuentas

2.10. Teora sobre adquisicin de materiales y suministros

2.11. Principios de contabilidad del sector pblico

2.12. Bases legales

2.12.1. Constitucin de la Repblica de Venezuela

2.12.2. Ley Orgnica de la Administracin Financiera