MANUAL DE PLANEJAMENTO COM RECURSOS

COM A UTILIZAO DO MS PROJECT

Elaborado pelo Engenheiro Alcides Vieira da Silva Crea 60.291 D MG

Reviso 01 Acrscimo do planejamento econmico.

INDICE
1 OBJETIVO
2 PRINCIPAIS PREMISSAS
3 DEFINIES APLICAVEIS NO PLANEJAMENTO.
4 ELABORAO DO PLANEJAMENTO FISICO.
5 ELABORAO DO PLANEJAMENTO ECONOMICO.

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1 OBJETIVO
O objetivo do presente manual auxiliar aos planejadores das diversas empresas que
prestam servios a CVRD FCA na implantao das obras da via permanente sob o
gerenciamento da GAIOG.
2 PRINCIPAIS PREMISSAS
As principais premissas para a elaborao do planejamento das obras de melhorias e
implantaes so:

Conhecimento da data de formalizao da ordem de servio.

Data de encerramento da ordem de servio.
Conhecimento do escopo macro do objeto do contrato, quando da no
existncia dos projetos consolidados.
Projetos consolidados.
Conhecimento das condies locais.
Conhecimento dos recursos locais.
Conhecimento das interfaces com a operao da via permanente.
Considerao dos fatores climticos.
Conhecimento dos recursos de pessoal e equipamentos aplicveis s
atividades.
Conhecimento das atividades criticas.
Conhecimento dos fatores de riscos.

3 DEFINIES APLICAVEIS NO PLANEJAMENTO.

Planejamento: Conjunto de documentos aplicveis ao conhecimento do projeto

necessrio a determinao dos prazos e recursos necessrios para o
atendimento das datas contratuais previstas.
EAP Estrutura Analtica de Projeto: Ordenao das atividades em sua forma
executiva, seqenciado todos os passos necessrios ao cumprimento final das
etapas de servios definindo os vrios nveis de hierarquia da rede com a
determinao dos pesos correspondentes de cada atividade em relao ao
todo.
Cronograma: Planilha de representao grfica em forma de barras
determinando o tempo das atividades.
Programao Quinzenal: Filtro de atividades do cronograma a serem
executadas dentro do perodo de 15 dias necessrio ao atendimento dos
prazos finais.
Planilha de Uso do Recurso: planilha que possibilita a visualizao da
distribuio dos recursos nas atividades ao longo de sua execuo.
Histograma de Mo de Obra Direta e Equipamentos: Quadro com a distribuio
dos recursos ao longo do tempo, sumarizado do projeto.
Curva de Progresso Fsico: Curva de tendncia obtida atravs do valor
acumulado de trabalho inserido as atividades que servem como balizamento da
medio dos avanos fsicos de progresso nos perodos determinados.
Atividade Critica: Atividade que mesmo no estando no caminho critico da rede
pode vir a causar risco ao prazo final, devido a sua complexidade e
importncia.
Caminho Critico: Atividades cuja folga em relao ao prazo final do projeto
igual a zero ou que sua folga mxima permitida atribuda pelo Gerente do
Projeto esteja no seu limite maximo.

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Reagendamento: Ao necessria aplicvel s atividades cujo prazo no

tenha sido cumprido e que como conseqncia venha a postergar o prazo final
do projeto. A ao pode ser atravs da alocao de mais recursos a atividade,
ampliao de jornadas de trabalho, extenso de jornadas nos dias no teis,
implementao de tcnicas novas, de forma a reduzir o prazo de durao
remanescente, mantendo os prazos finais.

4 ELABORAO DO PLANEJAMENTO FISICO.

Conhecido o projeto, da-se inicio a elaborao do cronograma de atividades, para
tanto ser utilizado o software Ms Project da Microsoft, verso 2.000 ou superior.
Clicando no cone de atalho do programa localizado no menu iniciar, teremos a tela de
abertura do programa no layout Grfico de Gantt. O primeiro passo ser atribuir os
parmetros de configurao de nosso projeto.

Na barra do menu suspenso, vamos at o caminho Ferramentas / Alterar o perodo

til...

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Aps a janela de opes / Calendrio se abrir, alteramos os parmetros conforme

figura abaixo e clicamos em definir como padro.

Em seguida clicamos Ok. De volta a tela do programa, vamos at o caminho

Ferramentas / opes e processamos as alteraes nas diversas pastas conforme
seqncia abaixo:
Na pasta Exibir ajustamos o formato de datas e opes de estrutura de tpicos para
o projeto.

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Na pasta Geral mantemos o contedo inalterado.

Na pasta Editar, alteramos a opo do modo de exibio para unidades de tempo

conforme mostrado abaixo e clicamos em definir como padro.

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Na pasta Opes atribumos como unidade de atribuio o fator Decimal. Atribumos

que as novas tarefas iniciam na data de inicio do projeto, a durao das atividades
inserida em Dias, que a unidade padro de trabalho Horas e o tipo de tarefa padro
Trabalho fixo. Desmarcamos as caixas, mostrar que as tarefas tm durao
estimada e as novas tarefas tm duraes estimadas. Depois de terminado, definimos
como padro.

As demais pastas permanecem inalteradas.

No menu suspenso Projetos / Informaes sobre o projeto, temos a tela a seguir, onde
definimos a data de inicio do projeto e o calendrio atribudo as tarefas padro.

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Feito todas as configuraes de atribuies, iremos iniciar o lanamento dos dados

que iro definir nosso planejamento. Para tanto vanos no menu Exibir e clicamos em
WBS -EAP

Uma vez aberto o layout WBS EAP fazemos o lanamento de todas as atividades
que compem o escopo dos trabalhos, detalhando-os em sua forma seqencial de
execuo. Neste momento o importante que seja previsto todas as etapas de
execuo dos servios, no se preocupando no momento com a durao das
atividades e sua atribuio de recursos, o que ser feito posteriormente.

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Lanado todas as atividades, temos a definio do escopo e a hierarquizao da rede.

Alternamos para o layout Estrutura quantitativa de HH no menu exibir. Nesta fase
fazemos o lanamento dos quantitativos fsicos de cada atividade e os ndices de
produtividade previstos para oficiais, ajudantes e equipamentos. De forma a minimizar
o numero de colunas, os ndices de produtividade de oficiais e equipamentos quando
houver mais de um alocado ao trabalho devera ser somado, para que tenhamos o HH
total definido que ser importante para a ponderao percentual de cada atividade.
Porem na hora de fazermos o lanamento dos recursos as atividades, os mesmos
devem ser desmembrados, categoria por categoria e equipamento por equipamento.
Cabe ressalvar que o Ms Project no trabalha com mais de duas decimais, portanto
valores com expresso inferiores devem ser arredondados para o valor mnimo de
atribuio, como 0,01.
A grande importncia desta fase a identificao das metas de produtividade que
balizaro a medio da eficincia de campo. Os valores atribudos como metas de
produtividade devero ser definidos pelas empresas de forma bem consciente para o
sucesso do controle, tais valores podero ser o definidos nas composies de preos
unitrios de definio do valor do contrato, de produo internas, ndices de
indicadores consagrados (PINI, DNIT, outros) ou base de dados de obras similares.

O calculo da tabela automtico exceto a coluna Peso % que depende de um ajuste

para a definio dos pesos ponderados em 100%. Para seu ajuste, devemos clicar
com o boto direito do mouse sobre o titulo da coluna e em seguida na opo
Personalizar campo. Com a pasta de dialogo aberta, clicamos em Formula e
atribumos o valor acumulado do primeiro nvel da coluna HH Total, neste exemplo
2948,14, Conforme figuras a seguir.

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Alternamos ento para o menu suspenso Exibir / Planilha de recursos e abrimos o

layout a seguir, onde inserimos todos os recursos previstos para nosso projeto,
considerando inclusive os calendrios base a cada recurso.

Uma vez cadastrado os recursos, alternamos no menu suspenso Exibir / Estrutura

quantitativa de HH, e abrimos tambm a tela auxiliar Modo de Exibio Entrada de
Tarefa vizualizao Trabalho do recurso.

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Na tabela auxiliar Trabalho do recurso, iniciamos o lanamento dos recursos

necessrios a execuo dos trabalhos considerando o total de trabalho atribudo na
tabela Estrutura Quantitativa de HH, como no exemplo a seguir, sendo que o
somatrio de horas de trabalho no pode exceder ao total, distribudo nas funes
correspondentes.

Neste exemplo fizemos o desmembramento das horas de oficial em duas categorias,

clicando em OK, temos a tela seguir, onde o programa atribui que para cada unidade
de recurso conforme as categorias alocadas seriam necessrio 21,67 dias para a
realizao dos trabalhos.

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Neste momento entra em cena o trabalho do planejador, que aps analisar o

resultado, entende que o servio objeto, no caso Construo de canteiro no deve
exceder a 5 dias e ento faz a alterao na caixa de durao e aperta a tecla enter.
Neste caso o programa informa que com a quantidade de horas necessrias por
categoria para a realizao dos trabalhos e com a fixao da durao em 5 dias, seria
necessrio os seguinte recursos: 1,67 Carpinteiros, 1,33 pedreiros e 4,33 serventes
durante o perodo correspondente. Obviamente que na pratica iremos fazer o
arredondamento destas quantidades, porem como temos outras tarefas simultneas,
convem no fazer o arrendamento, visto que no somatrio dos recursos por categoria
o programa ira fazer o aproveitamento das ociosidades no decorrer do perodo.

Porem certos cuidados deve ser verificado quando da alocao de recursos s

atividades, conforme demonstramos nas telas a seguir. Sempre que formos fazer a
alocao de mais de um recurso a uma atividade e que a quantidade de horas de
trabalho correspondentes forem menor do que a jornada de trabalho diria, no caso do
nosso exemplo, inferior a 9 horas, o Ms Project somente faz a converso exata para o
recurso com maior numero de horas alocada. Neste caso o programa arredonda as
unidades de alocao dos demais recursos em uma unidade, o que no verdadeiro.
Nestes casos temos que fazer a verificao e proceder a correo manualmente. A
forma mais pratica, atribuir aos demais recursos, um valor abaixo do valor
verdadeiro. Feito isto o programa altera o tempo de execuo da atividade. Em
seguida ajustamos a durao da atividade e ento os valores de atribuio de
recursos so corrigidos.
A seguir demonstramos os passos indicados acima.

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1 Passo alocao inicial dos recursos e seus trabalhos correspondentes, vejam que
apenas o recurso caminho pipa que tem valor de hora de trabalho superior ao valor
de horas do perodo de durao da trabalho foi atribudo corretamente, ficando os
demais com valor de atribuio unitria.

2 Passo Atribumos ento a cada unidade de recurso um valor aleatrio, de

preferncia do valor verdadeiro. No exemplo atribumos o valor de 0,2 que inferior a
diviso de 13h do recurso feitor que seria 13/36 = 0,36.

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3 Passo Verificamos ento que a durao da atividade passou a ser de 15 dias.

Fazemos ento o ajuste da durao da atividade para 4 dias, conforme j definido
anteriormente.

4 Passo Temos ento os recursos ajustados.

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Concludo a alocao de recursos a todas as atividades, temos ento a definio da

durao das mesmas. O prximo passo atribuir as precedncias s atividades. Cabe
ressalvar que todas as atividades devem possuir atividades predecessoras e
sucessoras, com exceo da primeira e ultima atividades que possuem somente
sucessoras e predecessoras sucessivamente.
Para atribuio das predecessoras, fazemos alternamos para o layout Grfico de
Gantt no menu Exibir. Ativamos tambm a caixa de dialogo Modo de Exibio de
Formulrio.

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Iniciamos ento o alocao das predecessoras e sucessoras lgicas as atividades,

considerando tambm o retardo entre elas e o tipo de precedncia.

Uma vez definidas todas as ligaes da rede, temos o tempo total necessrio a
execuo dos trabalhos. Devemos antes de consolidar este prazo, verificar o prazo
contratual e o atendimento das etapas de interface com outros projetos, procedendo
aos ajustes necessrios.
Uma vez consolidado o planejamento, temos os produtos gerados pelo mesmo e que
possibilitaro o acompanhamento e controle do mesmo. Fazemos ento o salvamento
da linha de base no menu Ferramentas / Controle / Salvar linha de base.
O primeiro destes produtos a programao quinzenal de servios, que devera ser
atualizada toda a semana em Time Now a ser realizado todas as quartas feiras,
procedendo atualizao dos servios realizados indicando as datas reais de inicio e
termino das atividades, percentual de avano fsico real e reagendamento das
atividades cujo percentual executado no atingiu o percentual necessrio a
manuteno da atividade dentro do prazo. Em hiptese alguma o avano fsico poder
ser dado em dado a uma atividade considerando seu inicio aps a data de status de
atualizao do projeto. Antes de proceder a atualizao, o planejador devera no menu
Projeto / informaes sobre o projeto indicar na caixa de dialogo Data de Status a data
corrente de atualizao (Sempre a data da quarta feira correspondente).
Para acessar o layout de programao quinzenal, clicamos no menu Exibir /
Programao Quinzenal de Servios, quando ento ira se abrir uma caixa de dialogo
solicitando a data do final do perodo da programao, onde devemos informar a data
correspondente a segunda quarta feira subseqente.
Layout de indicao da data do final do perodo da programao.

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Layout da programao quinzenal

O segundo produto de controle a Tabela de Uso da Tarefa, onde podemos verificar a

distribuio dos recursos em cada atividade a cada perodo. Este layout obtido no
menu Exibir / Uso da tarefa.

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O terceiro produto de controle o Histograma de Mo de Obra Direta e Equipamentos,

que mostra a alocao dos recursos semana a semana at o final do projeto. Este
layout obtido no menu Exibir / Relatrios. Na caixa de dialogo de relatrios clicamos
em personalizado e ento nova caixa de dialogo ira se abrir, selecionamos a opo
Histograma de Mo de Obra Direta e Equipamentos.

O quarto produto a curva de progresso fsico, obtida atravs da exportao dos

valores acumulados de alocao de trabalho dos recursos para o Excel, com a
utilizao de atalho especifico do Ms Project, conforme seqncia abaixo:
Na barra de cone do Ms Project clicamos no cone Analisar os dados de escala de
tempo no Excel... (Caso no esteja disponvel, basta clicar com o boto direito do
mouse em qualquer cone para abrir a caixa de dialogo e selecionar a opo Controle).
Escolhemos a opo projeto inteiro e clicamos em Avanar.

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Em seguida iremos remover a opo trabalho do Campos a serem exportados e

adicionaremos ao mesmo a opo Trabalho acumulado contida em Campos
disponveis. Em seguida clicamos em Avanar.

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Em seguida a caixa de dialogo ira nos fornecer as datas de inicio e termino do projeto.
No campo Unidades selecionaremos a opo Semanas, que o nosso perodo de
controle. Clicamos em Avanar.

Em seguida clicamos em Exportar dados.

Surge ento o seguinte grfico contendo uma curva em 3D com base na escala de
tempo e valores de trabalho acumulado.
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Abrimos a pasta de Dados para podermos formatar nosso grfico em uma curva
percentual e para tanto abaixo da linha 80 Trabalho acumulado, digitamos nas linhas
82, 83 e 84 nossos parmetros de controle, Previsto; Realizado e Tendncia.

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Considerando os valores de trabalho acumulado a cada perodo, fazemos a converso

dos valores de trabalho em percentual, fazendo-se a diviso dos valores acumulados
pelo valor total acumulado. Sendo que aps isto formatamos a clula para
Porcentagem e copiamos nas demais clulas at o atingimento do percentual de 100%
como previsto

Como sendo nossa curva da linha de base, repetimos o mesmo procedimento para a
linha de tendncia, sendo que a linha de previsto somente ser possvel ser
preenchida a cada atualizao da rede com seu conseqente reagendamento e
avanos, quando ento sero exportados os novos valores do Ms Project para o Excel
e que serviro de base para o realizado e nova tendncia.

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Na linha 81 deveremos inserir os perodos de controle, porem lembrando que os

valores de data exportados pelo Ms Project Linha 2, referem-se as datas do inicio do
perodo de semana e como nosso status esta referido ao ultimo dia da semana de
programao, devemos somar aos mesmos mais sete dias, conforme indicado nos
layouts abaixo.

Temos ento a viso da curva de progresso.

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Sempre na primeira curva, a linha de tendncia ser igual a linha do previsto. Caso a
obra seja executada a risca da programao, teremos a representao grfica da linha
de realizado at a data de atualizao da curva e a linha de tendncia at o prazo final
de programao. A linha do previsto somente ter destaque nas curvas a seguir, caso
a obra tenha avanos acima ou abaixo do previsto, quando ento a linha de tendncia
ira se alterar mostrando conforme for o caso se a obra ira antecipar ou no caso de
atraso quando haver o encontro com a linha do previsto, mostrando sua recuperao.
Demonstramos abaixo uma curva que quando da atualizao do cronograma,
simulamos o atraso em uma de suas atividades, fizemos o replanejamento da mesma
procedendo a otimizao de recursos com conseqente diminuio do prazo da tarefa,
trazendo o prazo final para o previsto. Esta curva nos mostrara o instante em que esta
previsto a recuperao do atraso da obra.

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Lembramos que a atualizao semanal do planejamento deve ser dinmico,

procurando-se retratar a realidade dos fatos ocorridos, procurando se fazer as
reprogramaes quando necessrio, otimizando-se os recursos atravs de seu
calendrio de trabalho e adicionando mais recursos quando necessrio.
Cabe lembrar que o conhecimento das condies locais, logstica da regio, condies
climticas, verificao de acessos so condies essenciais para a determinao de
um bom planejamento. importante tambm o envolvimento dos responsveis pela
obra na elaborao do planejamento, a participao e o comprometimento so
importantssimos para o sucesso do empreendimento.
Em momento algum na elaborao do planejamento, deve ser atribudo restries as
atividades, elas mascaram o resultado da rede quando das antecipaes ou atrasos
que vierem a ocorrer, mantendo a rede esttica no demonstrando sua real tendncia.
5 - PLANEJAMENTO ECONOMICO
Aps a consolidao do planejamento fsico, iremos verificar a distribuio econmica
do projeto, considerando os prazos e servios alocados ao planejamento. Faz-se
necessrio a verificao de que todas as atividades inerentes a execuo dos servios
encontra-se detalhada no planejamento.
Para tanto temos inserido ao programa um layout chamado Estrutura Quantitativa de
Custos. Para acessar o layout, iremos no menu Exibir Estrutura Quantitativa de
Custos e ira aparecer a seguinte tela:

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Os campos Descrio; QTD e Un, sero inseridas automaticamente, uma vez que j
fazem parte dos dados inseridos ao projeto at ento.
Para cada servio descrito, devemos inserir as informaes relativo as mesmas,
sendo:
Item de Planilha: Numero do item de planilha conforme descrito na planilha do
contrato. No caso de atividades no previstas no contrato e que necessitem de termo
aditivo ao contrato, o campo devera permanecer em branco at a aprovao do aditivo
contratual.
Preo unitrio: Valor do item de servio conforme planilha do contrato.
Preo Total: Campo automtico.
Custo: Para que os valores possam ser distribudos ao longo do tempo, os valores
calculados no campo preo total, devero ser digitados no campo Custo.
Acumulao de Custo Fixo: Uma vez que estamos alocando custo a cada atividade
conforme indicado no item anterior e no atravs dos recursos, estes valores so
denominados como sendo custo fixo.
O custo fixo pode ocorrer de trs formas: Alocao no Inicio da atividade, caso de
adiantamentos, Rateado que o custo distribudo ao longo da tarefa ou Fim, que o
custo lanado somente quando a tarefa concluda, caso este quando por exemplo o
critrio de medio no permite se medir parcialmente os trabalhos.
Peso Econmico %: o percentual de rateio de cada atividade em funo dos valores
unitrios das atividades em funo do valor total dos servios. Como ocorreu no
calculo do Peso Percentual de avano fsico, o valor do total do custo deve ser
informado a formula inserida para o ajuste necessrio.

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Aps a consolidao dos dados, possvel traarmos a curva de desembolso

econmico do projeto, seguindo os seguintes passos:
Clicando no cone do menu personalizado Analisar os dados de escala de tempo no
excel, ira se abrir a tela do assistente para analise de dados de escala de tempo,
composto de cinco etapas

Na segunda etapa iremos considerar como parmetros de curva os valores do custo e

do custo acumulado.

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No terceiro passo, indicaremos a escala de tempo e a unidade de tempo

Selecionamos a opo de gerar o grafico

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E mandamos exportar os dados.

Teremos o grfico do desembolso mensal e desembolso acumulado conforme grfico

abaixo no qual iremos complementar as formataes necessrias. Cabe lembrar que
este grfico o gerado quando do salvamento da linha de base inicial, devendo o
mesmo ser congelado e aps as atualizaes mensais incorporado os valores
realizados e as tendncias at a concluso do contrato.

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Vejamos abaixo o grfico com a atualizao dos progressos aps Time Now.

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