SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

FICHAS DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

POR CARGO

Cdigo: GHFC6401
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GERENTE DE OPERACIONES Y LOGISTICA

DESCRIPCION
NOMBRE DEL CARGO:
Gerente de Operaciones y Logstica
TITULAR DEL CARGO:
_____________________________________
CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD:
Coordinador Servicio al Cliente
Director HSE, Coordinador de Calidad, Gerente
de Planta, Asistente de Operaciones y
Logstica
JEFE INMEDIATO:
____________________________________
CARGO:
Gerente General

ROL DEL CARGO

Orientar y responder por el manejo de las Operaciones de la compaa y ,por la seguridad y
la Gestin de Calidad. Dirigir y responder por el Abastecimiento de Productos en la plantas.
Responde por la facturacin y entrega de los productos a los clientes y el transporte (CIF).
Coordinar el contrato con ECOPETROL y con todos lo proveedores de producto, incluyendo
la adecuada planeacion para lograr este propsito

Supply
Procurement
.HSE

GESTIONES CLAVES DE RESPONSABILIDAD

Servicio al Cliente

Gestion de Calidad

Regulaciones

Conocimiento

PROCESOS CON LOS QUE INTERRELACIONA

Gestin Gerencial

Gestin Comercial

Gestin Administrativa y Financiera

Gestin de Seguimiento y Evaluacin

Gestin Jurdica

Gestin Humana
COMPETENCIAS

CORPORATIVAS
Proactividad
Flexibilidad
Orientacin a resultados
Orientacin al cliente
Trabajo en equipo
Influencia sobre otros
Planeacin
Afectividad

ESPECIFICAS

Autocontrol

Negociacin y resolucin de conflictos

Manejo de la informacin

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FUNCIONES DEL CARGO
GENERALES

SUPPLY

Responde por el mantenimiento de niveles de inventario para responder a las
demandas de los diferentes clientes internos y externos (combustibles, biofuels ,
aditivo)

Responde por la consecucin de los insumos (combustibles , fuels y aditivos)

REGULACIONES

Responde por las regulaciones gubernamentales para proteger a la empresa de
cualquier riesgo inherente al no cumplimiento de las mismas

OPERACIONES

Responde por la operacin adecuada de las plantas e instalaciones para su correcto
funcionamiento en cuanto a lo determinado en los sistemas de operacin, calidad y
control.

Responde por los inventarios de producto de la compaa, supervisando los cierres,
variaciones, conciliaciones, temperatura

HSE

Responde por la implementacin y control de las normas de seguridad en las plantas
de la empresa

Supervisa la elaboracin de las polticas y responde por su correcta aplicacin en la
empresa

SERVICIO AL CLIENTE

Responde por la aplicacin de los procedimientos de facturacin, despachos,
aprobacin de pedidos que determinan la percepcin del cliente sobre la calidad del
servicio

TRANSPORTE

Responde por la prestacin de servicio de transporte de producto para los clientes
diseando las polticas y procedimientos y supervisando su correcta aplicacin

CALIDAD

Responde por que las polticas y prcticas del sistema de gestin de calidad se
desarrollen satisfactoriamente

Responde por la sostenibilidad de la vigencia de las diferentes certificaciones

RELACIONES

Mantiene relaciones adecuadas con las diferente organizaciones que inciden en el
desempeo de la compaas v.gr Ecopetrol , ministerio de minas , comunidad ,
autoridades locales, ACP

PROCUREMENT

Realiza las compras de equipos tcnicos para las plantas y estaciones de servicio

ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO

Mantiene al da informacin de carcter tcnico y operativo para mantener actualizado
y competitivo el conocimiento de la compaa en estos campos

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HSE

Participar en el cumplimiento de los programas establecidos S&SO y Ambiente.

Cumplir con lo establecido en los Manuales y procedimientos definidos del Sistema de
Gestin Integral que le apliquen.

Cumplir con las normas de seguridad establecidas por la organizacin en el desarrollo de
sus actividades.

Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO 9001,
ISO 14001, OHSAS 18001 y RUC.

Realizar sus actividades de una forma segura, previniendo la exposicin a riesgos
laborales.
RESPONSABILIDADES HSEQ

Cooperar con el Comit de Gestin Integral para controlar y cumplir la Poltica Integral
establecida por la direccin.

Apoyar a establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el Sistema de
Gestin Integral.

Conocer y apoyar el desarrollo y la aplicacin del Sistema de Gestin integral. Liderar el
desarrollo de las actividades de aseguramiento y mejoramiento de la calidad, proteccin a
las personas, al medio ambiente, a las instalaciones y equipos en su labor

Liderar la identificacin y anlisis de los procesos de su dependencia y el establecimiento
de mtodos para asegurar y medir la eficacia y eficiencia de cada uno.

Apoyar en su rea la identificacin de aspectos e impactos, peligros y riesgos de
seguridad y salud ocupacional y sus actualizaciones.

Apoyar la elaboracin de la documentacin requerida para estandarizar procesos,
controlar o minimizar los aspectos ambientales y los riesgos de seguridad y salud
ocupacional y para no afectar la calidad de los productos y servicios de la Organizacin.

Analizar causas de no conformidades con el Sistema de Gestin Integral.

Verificar la implementacin de los controles operacionales y presentar recomendaciones
tendientes a mejorar el desempeo de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional y
de calidad en los procesos, productos y servicios de su rea.

Asegurar que se implementen las acciones preventivas y correctivas generadas del
anlisis de las no conformidades en su proceso o rea.

Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa.

Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades profesionales
segn sea el caso.
AUTORIDAD HSE

Detener la realizacin de cualquier actividad cuando vea un acto o condicin insegura

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por parte de los trabajadores y/o contratistas.
ARCHIVO

Archivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva

Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin

Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestin
OTROS

Brindar una atencin adecuada a los clientes internos y externos, con el fin de mejorar la
calidad del servicio de la empresa y dar soporte a lo establecido en el SGC

Aplicar medidas necesarias para la prevencin de errores.

Asumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la
misin del cargo
PREPARACION / EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA
EDUCACION: Profesional en Ingeniera con Especializacin en Planificacin y Gerencia
de Operaciones
FORMACION: Conocimientos, capacitaciones y/o socializaciones proporcionados por la
empresa en las normas ISO 9001, ISO14001, OHSAS 18001 y RUC. Conocimientos
normativos en HSE y Calidad
EXPERIENCIA: siete aos (7) desempeando el cargo en el sector de hidrocarburos
APROBACIONES

Compras hasta 46 SMMLV y con consentimiento del Gerente hasta 1225 SMML
Firma de Recibido del Empleado:

FIRMA: _________________________________________
NOMBRE COMPLETO:
FECHA:
______
___________________________
Reviso: Alejandro Montao
Cargo: Rep. de la Direccin (SGA y S&SO)
___________________________________
Reviso: Hernando Bermudez
Cargo: Gerente de Recursos Humanos

_________________________
Reviso: Guiovanni Mahecha
Cargo: Coordinador de HSEQ

____________________________
Aprob: Sergio Snchez
Cargo: Rep. de la Direccin (SGC)
Fecha: 26/08/2010.

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