Caracterizacin de la Definicin de Procesos

1. Gestionar Cuentas por Cobrar

1.1
1.2
1.3

Propsito: Generar los documentos de cobro a partir de una orden de venta, realizar las notas de crdito solicitados, as como
asegurar que se realice una correcta cobranza tanto de los clientes como por comisiones.
reas Funcionales : rea de Finanzas
Stakeholders: Entel.

ENTRADA

ACTIVIDAD

Inicio

Necesidad iniciar el
proceso de cuentas por
cobrar

Identificar tarea

SALIDA

DESCRIPCION

Necesidad iniciar el proceso Se inicia el proceso de Gestionar

de cuentas por cobrar
cuentas por cobrar.
Necesidad de realizar el
documento de cobro
Necesidad de elaborar la
nota de crdito
Necesidad de realizar
seguimiento de cobros
Necesidad de gestionar las
comisiones

Esta actividad permite detectar el

tipo de tarea que se realizar, si es
que se desea hacer el documento de
cobro por una orden de venta
realizada, una nota de crdito en
caso el cliente lo haya solicitado a
ventas, el monitoreo de los cobros
pendientes as como la cancelacin
de los cobros y la actualizacin de su
estado. Por ltimo, si se desea
realizar el clculo de la comisiones
generadas por las ventas realizadas.

RESPONSABLE
rea de Finanzas
rea de Finanzas

Necesidad de realizar el Gestionar documento

documento de cobro
de cobro

Necesidad de elaborar
una nota de crdito

Necesidad de realizar
seguimiento de cobros

Gestionar nota de
crdito

Gestionar
seguimiento de
cobros

Necesidad de gestionar Gestionar comisiones

las comisiones

Documento por cobrar

Orden de cobro

Nota de Crdito

Reporte de Cobros
Comprobante de cobro

Reporte de comisiones

En este subproceso se recibe la

orden de venta generada, a partir de
ste se pasa a generar el documento
a cobrar con el monto especificado
en la orden. Luego de esto se pasa a
generar la orden de cobro respectiva
para que sea enviado a tesorera y
sea notificado a contabilidad.
Este subproceso inicia con la
solicitud de generar una nota de
crdito para el cliente, junto con el
documento de cobro se pasa a
evaluar para luego generar la nota
de crdito y realizar el ajuste del
cobro. Luego de esto se enva a
ventas para que llegue al cliente.
En este subproceso se recibe los
comprobantes de cobro por parte de
tesorera, se actualiza sus estados y
se enva a Contabilidad para que sea
registrado en los movimientos
contables. Por otro lado, en este
proceso se realiza al finalizar el mes
un reporte de cobros realizados.
En este subproceso se recibe el
comprobante
de
cobro
por
comisiones al finalizar el mes, con
esto se pasa a consolidar los
documentos de cobro completados
hasta 8 das antes de finalizar el
mes. A partir de ello, se pasa a
hacer el clculo por comisiones y se

rea de Finanzas

rea de Finanzas

rea de Finanzas

rea de Finanzas

compara
con
el
comprobante
recibido del proveedor.
rea de Finanzas

Documento por cobrar

Orden de cobro
Nota de crdito
6

Reporte de Cobros
Comprobante de cobro

Finalizar tarea

Tarea realizada

Fin

Se finaliza la tarea realizada, ya sea

gestionar el documento de cobro,
gestionar nota crdito, gestionar
seguimiento de los cobros o
gestionar las comisiones.

Reporte de comisiones
Informe de seguimiento
de plan estratgico

Fin del Proceso.

rea de Finanzas

2. Gestionar documento de cobro

2.1

Propsito: Efectuar el documento por cobrar a partir de una orden de venta para luego efectuar la orden de cobro
correspondiente.

2.2
2.3

reas Funcionales: rea de Finanzas.

Stakeholders: No tiene.

ENTRADA

ACTIVIDAD

SALIDA

Inicio

Necesidad de gestionar
documento de cobro

Orden de venta

Recibir orden de
venta

Orden de venta

DESCRIPCION
RESPONSABLE
Se inicia el subproceso debido a la
Asistente de
necesidad de efectuar el documento
Cuentas por Cobrar
de cobro y la orden de cobro.
Asistente de
En esta actividad se recibe la orden
Cuentas
por Cobrar
de venta efectuada en Ventas.

Orden de venta

Elaborar documento
de cobro

Documento por cobrar

Asistente de
En esta actividad se realiza el
documento por cobrar en base a los Cuentas por Cobrar
datos de la orden de venta, ste
puede ser una factura o boleta.
Asistente de
En esta actividad se genera la orden
Cuentas
por Cobrar
de cobro que pasar a Tesorera.

Documento por cobrar

Generar orden de
cobro

Orden de cobro

Orden de cobro

Notificar orden de
cobro

Orden de cobro

Orden de cobro

Enviar orden de cobro

Orden de cobro

Orden de cobro

Fin

En esta actividad se notificar a

Asistente de
Contabilidad de que se gener la Cuentas por Cobrar
orden de cobro
Asistente de
En esta actividad se enviar la orden
Cuentas por Cobrar
de cobro a Tesorera
Fin del subproceso.

Asistente de
Cuentas por Cobrar

3. Gestionar nota de crdito

3.1
3.2

3.3

Propsito: Generar una nota de crdito en base

reas Funcionales: rea de Finanzas.
Stakeholders: No tiene.

a una solicitud realizada por el cliente.

ENTRADA

ACTIVIDAD

SALIDA

Inicio

Necesidad de generar un
nota de crdito

Necesidad de generar
un nota de crdito

Recibir informacin

Recibir solicitud nota de

crdito

DESCRIPCION
RESPONSABLE
Se inicia el subproceso debido a la
Asistente de
necesidad de realizar una nota de
Cuentas por Cobrar
crdito a pedido del cliente.
En esta actividad se recibe la
Asistente de
solicitud para genera una nota de Cuentas por Cobrar

Recibir documento de cobro

2

Solicitud de nota de
crdito

Recibir solicitud de
nota de crdito

Solicitud de nota de crdito

Documento por cobrar

Recibir documento de
cobro

Documento por cobrar

Evaluar documento
de cobro

Documento por cobrar

Solicitud de nota de
crdito
Documento por cobrar

Documento por cobrar

Generar nota de
crdito

Nota de crdito

Nota de crdito

Notificar nota de
crdito

Nota de crdito

Nota de crdito

Enviar nota de crdito

Nota de crdito

Nota de crdito

Fin

crdito junto con el documento de

cobro del cliente.
En esta actividad se recibe la
Asistente de
solicitud del cliente para que se le Cuentas por Cobrar
genere una nota de crdito.
En esta actividad se recibe el
Asistente de
documento de cobro que enva Cuentas por Cobrar
ventas por parte del cliente para
corroborar y proceder a generar la
nota de crdito.
Asistente de
En esta actividad se evala el
documento de cobro recibido y se Cuentas por Cobrar
verifica que efectivamente se pueda
realizar la nota de crdito.
En esta actividad se pasa a generar
Asistente de
la nota de crdito una vez que se Cuentas por Cobrar
haya evaluado el monto diferencial,
tomando en cuenta el documento de
cobro.
En esta actividad se notifica a
Asistente de
Contabilidad de que se gener la Cuentas por Cobrar
nota de crdito.
En esta actividad se enva la nota de
Asistente de
crdito generada a Ventas para que Cuentas por Cobrar
ste se lo entregue al cliente.
Asistente de
Fin del subproceso.
Cuentas por Cobrar

4. Gestionar seguimiento de cobros

4.1
4.2
4.3

Propsito:

Realizar el seguimiento de las cobranzas, verificando que los cobros sean efectuados, adems de generar un
reporte de estos al finar cada mes.
reas Funcionales : rea de Finanzas
Stakeholders: Entel.

ENTRADA

ACTIVIDAD

Inicio

3
4

SALIDA
Necesidad de realizar el
seguimiento de las
cobranzas.
Necesidad de realizar reporte
de cobros

DESCRIPCION

RESPONSABLE

Se inicia el subproceso de Gestionar

Asistente de
seguimiento de cobros.
Cuentas por Cobrar

En esta actividad se identifica la

Asistente de
tarea a realizar, tomando en cuenta Cuentas por Cobrar
Necesidad de realizar el
la necesidad que se quiere cubrir,
seguimiento de las
Identificar tarea
Necesidad verificar el cobro
verificar el cobro finalizado o efectuar
cobranzas.
efectuado de los documento
el reporte de los cobros al final del
de cobro.
mes.
En esta actividad se rene los
Asistente de
Necesidad de realizar Consolidar cobros del
Documento por cobrar
documentos de cobros generados Cuentas por Cobrar
reporte de cobros
mes
durante el mes.
En esta actividad se genera el
Asistente de
Generar reporte de
reporte de cobros realizados en mes, Cuentas por Cobrar
Documento por cobrar
Reporte de cobros
cobros
tomando en cuenta los documentos
de cobros generados.
Reporte de cobros
Verificar reporte
Reporte de cobros
El jefe de cuentas por cobrar verifica Jefe de Cuentas
que el reporte no presente alguna
por Cobrar
inconsistencia, de encontrarse una
observacin se vuelve a consolidar
los documentos para su correccin,
caso contrario, es enviado a
Contabilidad.

Reporte de cobros

Enviar reporte de
cobros

Comprobante de cobro

Recibir comprobante
de cobro

Comprobante de cobro

Comprobante de cobro

Actualizar estado de
cobro

Documento por cobrar

Comprobante de cobro

Enviar comprobante
de cobro

Comprobante de cobro

Finalizar tarea

Tarea realizada

Reporte de cobros

Reporte de cobros
9
Comprobante de cobro
-

Tarea realizada

Fin

Asistente de
En esta actividad se enva el reporte
Cuentas
por Cobrar
de cobros luego de ser revisado por
el jefe de cuentas por cobrar.
Asistente de
En esta actividad se recibe el
Cuentas
por Cobrar
comprobante de cobro de Tesorera.
Asistente de
En esta actividad es para actualizar
Cuentas por Cobrar
el estado del documento de cobro.
En esta actividad se pasa a enviar el
Asistente de
comprobante
de
cobro
a Cuentas por Cobrar
Contabilidad.
Asistente de
Cuentas
por Cobrar
Se finaliza el reporte de cobros, que
se efecta al final del mes o la
verificacin de los cobros realizados.

Fin del subproceso.

Asistente de
Cuentas por Cobrar

5. Gestionar comisiones
5.1
5.2
5.3
N

Propsito: Efectuar el clculo de las comisiones realizadas por las ventas del mes.
reas Funcionales: rea de Finanzas.
Stakeholders: Proveedor.
ENTRADA

ACTIVIDAD

SALIDA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

Inicio

Necesidad de gestionar las

comisiones
Necesidad de realizar el
clculo de las comisiones

Necesidad de gestionar
las comisiones

Identificar tarea

Comprobante de cobro
Registro de comisiones por
plan

Necesidad de realizar el
Consolidar los
clculo de las
documentos de cobro
comisiones

Documento por cobrar

Documento por cobrar

Revisar registro de
comisiones por plan

Registro de comisiones por

plan

Registro de comisiones
por plan

Calcular las
comisiones por
ventas realizadas

Reporte de comisiones

Reporte de comisiones

Verificar Reporte

Observaciones

Notificar
observaciones

Reporte de comisiones
Observaciones
Observaciones

Se inicia el subproceso debido a la

Asistente de
necesidad de realizar el clculo de
Cuentas por Cobrar
las comisiones generadas.
Asistente de
Cuentas por Cobrar
En esta actividad se identifica la
tarea a realizar, ya sea el clculo de
las comisiones la recepcin del
comprobante de cobro del proveedor.
Asistente de
En esta actividad se rene todos los
documentos de cobro efectuados y Cuentas por Cobrar
cancelados hasta 8 das antes de
terminar el mes.
En esta actividad se revisar el
Asistente de
registro de comisiones por plan, con Cuentas por Cobrar
la finalidad de conocer el monto de
comisiones que correspondientes
En esta actividad se pasa a realizar
Asistente de
el clculo de las comisiones Cuentas por Cobrar
generadas
por
las
ventas
efectuadas. Tomando en cuenta los
criterios para realizar dicho clculo
se genera un reporte de comisiones
con el resultado.
Asistente de
En esta actividad, se verificar que el Cuentas por Cobrar
reporte de comisiones
En esta actividad, se realiza la
notificacin de las observaciones
encontradas en el reporte, debido a
que los montos encontraron son

distintos a los registrados.

Reporte de comisiones

Verificar importes

Reporte de comisiones
Comprobante de cobro

Reporte de comisiones
Comprobante de cobro

Contactar al
proveedor

Proveedor

Comprobante de cobro

Recibir comprobante
de cobro

Comprobante de cobro

10

Registro de comisiones
por plan

Recibir Registro de
comisiones por plan

Registro de comisiones por

plan

Finalizar tarea

Tarea finalizada

Proveedor
11

Registro de comisiones
por plan

Tarea finalizada

Fin

En esta actividad el jefe de cuentas

por cobrar verifica que tanto el
resultado del reporte de las
comisiones concuerde con el monto
encontrado en el documento de
cobro del proveedor.

Jefe de Cuentas
por Cobrar

Asistente de
En esta actividad, se contacta al
Cuentas
por Cobrar
proveedor
En esta actividad, se recibe el
Asistente de
comprobante de cobro del proveedor, Cuentas por Cobrar
el cual llega al finalizar el mes.
En esta actividad, se recibe el
Asistente de
registro de comisiones por plan, con Cuentas por Cobrar
la finalidad de conocer los montos
correspondientes por comisin
Asistente de
Se finaliza contactando al proveedor Cuentas por Cobrar
y con la recepcin del registro de
comisiones establecidos por plan

Fin del subproceso.

Asistente de
Cuentas por Cobrar