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Equipo 5
Gestin Documental
Modalidad: Semiescolarizado-Sbados
Introduccin
El presente trabajo se realiza con el fin de lograr transmitir una informacin que
pueda comprender de una manera clara y muy detallada, todo lo relacionado con
la gestin documental, la cual hace parte del rea de administracin de
documentos. Adems que esta informacin ser utilizada para llevar una
administracin archivstica ms ordenada y conforme a lo que la ley establece;
para ellos vamos a explicar de manera concreta y precisa que significa, sus
funciones, y cada uno de los extensos componentes que hacen parte de la gestin
documental.
Gestin documental
La principal ventaja que aportan los sistemas de gestin electrnicos frente a los
mtodos manuales, es bsicamente el ahorro de tiempo y recursos.
Las labores implicadas en la gestin de un documento son a grosso modo las
siguientes: clasificacin, registro, distribucin, generacin de copias, archivado y
consulta.
Con los sistemas electrnicos de gestin documental es necesario dedicar un
poco ms de tiempo a la clasificacin y registro del documento, por contra el
tiempo necesario para realizar el resto de actividades se ve reducido
enormemente. Hacer las mismas operaciones con un documento nos puede llevar
entre 3 y 4 veces menos con un buen sistema de gestin documental.
En cuanto a coste econmico los ahorros que se obtienen de un sistema
automatizado se deben a las siguientes causas: reduccin en costes de fotocopias
y toners, menor necesidad de material de archivo, reduccin de costes en
franqueo postal, ahorro de costes laborales imputables a tareas relacionadas con
la gestin del documento que no generan ningn valor aadido.
Es necesario tambin resear los costes que pueden ocasionar para una empresa
la prdida, manipulacin incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento.
En este caso es muy difcil hacer una estimacin fiable, ya que depende mucho
del tipo de documento perdido y de la empresa, pero los efectos nunca son
inocuos.
En qu consiste un proyecto de gestin documental?
Una vez implantado, solo queda realizar las pruebas y la formacin a los usuarios,
adems de llevar a cabo servicios de soporte para garantizar la operatividad del
mismo. El manejo de este tipo de herramientas suele ser bastante sencillo, por lo
que los gasto de formacin no suelen ser muy abultados.
GESTIN DOCUMENTAL
CONSIDERACIONES BSICAS
eficiencia
de la
reglamento y funciones.
Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basados en el archivo
general de la nacin.
Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa
de gestin documental con todas las funciones administrativas de la entidad.
Teniendo en cuenta las siguientes condiciones:
Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad
(centralizado, o descentralizado).
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones
de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.
La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la
gestin documental y la organizacin de los archivos.
La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la
entidad, con el apoyo de la alta direccin.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el
adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo
General de la Nacin, teniendo en cuenta las condiciones arquitectnicas y
medioambientales.
Registro de documentos
Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o
tramitan.
c) Clases de archivos:
el
propio departamento
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a
la persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre s.
d) El archivo de gestin:
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto
de trabajo. El nmero de consultas de este archivo es muy amplio y los
documentos archivados pueden provenir de otros organismos departamentos o
bien has sido entregados directamente por los interesados.
El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los
documentos y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente necesario fijado
por la entidad o el que resulte imprescindible para realizar sobre el documento las
operaciones oportunas.
Slo debern estar por tanto los documentos en poder del funcionario el tiempo
oportuno, sin que sirva el archivo como lugar permanente de almacenamiento,
debindose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga su
tramitacin o bien a los archivos semiactivos de los departamentos si se ha
terminado el trabajo sobre stos. El archivo de gestin debe estar perfectamente
ordenado para facilitar la rapidez de actuacin y la perfecta localizacin del
documento.
e) Conservacin de la informacin:
Conservar la documentacin transferida, custodiarla en las mejores condiciones
de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios bsicos:
Adopcin de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:
- Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios,
instalaciones elctricas, estanteras, etc.)
- Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destruccin o
desaparicin de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.
-Restauracin de documentos deteriorados.
-Reproduccin de la documentacin ms representativa.
Aplicacin de los criterios y mtodos de organizacin documental (clasificacin y
ordenacin) segn las normas de la teora archivstica. Realmente solo existe
archivo cuando hay una organizacin, de otro modo se trata de un conjunto
almacenado de papeles.
El registro:
a) Concepto de registro:
Encontramos para este trmino dos acepciones:
Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
Libros u otros medios.- donde ser anotada y referida toda la documentacin de
entrada y/o salida que tiene lugar.
La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los
documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos de la entidad.
b) Clases de registros:
Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda
comunicacin tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior,
puede ser de dos tipos:
-Registro general de entrada.- se har el correspondiente asiento de todo escrito
que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:
De registro nico: un libro para los diferentes departamentos de un mismo rgano.
De registro mltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que
reciba correspondencia.
-Registro general de salida.- se anotar la salida de los escritos y comunicaciones
oficiales dirigidas a otros rganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento
de registro nico o mltiple.
Registro auxiliar: los rganos administrativos podrn crear en las unidades
administrativas correspondientes de
su
propia organizacin otros registros
con el fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos
registros sern auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin
que efecten.
Registro de archivo: para inscribir todos aquellos documentos que han sido
archivados.
c) Contenido de los registros:
- Numero de inscripcin. (Orden temporal de recepcin.) - Epgrafe expresivo de la
naturaleza del documento.
- Identificacin del interesado.
d) Derecho de acceso:
Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos, que
formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, siempre
que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de
solicitud. El acceso de documentos que contengan datos referentes a la intimidad
de las personas estar reservado a stas, que, en el supuesto de observar que
tales datos figuren incompletos o inexactos podrn exigir que sean rectificados o
completados, salvo que figuren en expediente caducados por el transcurso del
tiempo. El acceso podr ser denegado por razones de inters pblico, por
intereses terceros ms dignos, o porque lo disponga la Ley.
e) Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administracin deber ser registrado
para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple
fundamentalmente la funcin de facilitar la localizacin de un determinado escrito
o documento adems de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en
cuestin.
Conocer el destino final de un documento (s ha sido destruido o archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos ms significativos de un documento sin necesidad de
consultarlo directamente ya que el registro queda anotados stos.
Normas:
1.- Sern producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa
autorizacin del Personal Directivo.
2.- Las polticas y normas contenidas en las circulares, se tendr como
fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la
emisin de nuevos manuales en los casos que as se requieran.
3.- Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o Procedimiento, deber dar
a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento.
4.- Las observaciones producidas por la aplicacin de los mismos, deben ser
dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor.
5.- Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a
quienes se les entregan dichos instrumentos.
6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripcin que lo
requiera.
7.- El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos actualizados,
de acuerdo a las modificaciones, agregados o sustituciones que oportunamente se
hagan.
Usos:
1.- Procedimientos, normas, relacionadas con el rea de prestacin de servicios
de la Organizacin, los cuales deben ser formar parte de la documentacin de la
misma.
2.- Resaltar aspectos de carcter preventivo, correctivo sobre asuntos
administrativos, operativos, legales y otros del rea en cuestin.
Distribucin:
- Original: rea emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e
informacin y utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus
subordinados.
d) Memorando
Normas:
1.- Tienen carcter de comunicacin formal entre una Lnea de mando a otra; en
consecuencia, sern emitidos por los Supervisores o representantes de la Lnea.
2.- Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deber referirse a la
codificacin del Memorando que se va a contestar.
Usos:
1.- Instruir o informar dentro del rea de partes interesadas.
4.- Cualquier informacin de la que se desee dejar constancia escrita.
actividades de cada funcionario sobre actividades especficas, de acuerdo a las
atribuciones sealadas a 14 cada quien y dentro de las normas y disposiciones
vigentes sobre la materia.
2.- Llamar la atencin o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias
originadas por las actividades normales.
3.- Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las
Distribucin:
Entre las partes.
Elementos esenciales de un documento. Vamos en este apartado a enumerar el
mnimo de elementos que debe contener un documento, ya sea para registrar la
parte administrativa, como lo referente a la prestacin del servicio:
1. ndice o Sumario.
Contenido del documento a presentar expresado en trminos de descripcin
-ttulos- y nmero de la pgina.
2. Introduccin.
Breve descripcin sobre el contenido del documento. Debe indicar claramente el
tema a tratar (objetivo), as como tambin, a quien est dirigido y en qu forma
est estructurada. Puede hacer mencin a antecedentes, as como tambin,
resear el aporte -valor agregado- o contribucin, a que se llegar con la
presentacin de dicho documento.
Fuentes bibliogrficas o Referencias.
Flexible. Procurar que las instalaciones, que todo el edificio sean adaptable a
cambios de nuevas necesidades que vayan surgiendo.
Compacto. El edificio es un todo compuesto de distintas secciones, esto permite
una mayor facilidad en la circulacin tanto de los usuarios como del personal y de
los libros.
Accesible. Debe asegurar la accesibilidad y facilidad de movimiento tanto del
exterior como en el interior, eliminando las barreras arquitectnicas. La
accesibilidad interior supone claridad, tanto en la distribucin de espacios como
orientacin interior por medio de seales adecuadas.
Extensible. Prever la posibilidad de crecimiento de forma ms o menos limitada y
continua.
Variado en su oferta de espacios. El edificio debe permitir la instalacin de
distintas secciones dentro de l, cada una de ellas con necesidades diferentes y
condiciones propias (salas de lectura, de consulta, depsitos, zonas de libre
movimiento, saln de actos,...).
Organizado. El edificio ha de permitir el acercamiento entre libros y lectores.
Confortable. La biblioteca debe ser cmoda. El confort es acstico (silencio, suelos
silenciosos, dobles ventanas u otros elementos aislantes de los ruidos exteriores),
visual (luz suficiente, individual para investigadores, colectiva), fsico
(temperatura),
psicolgico (acabado agradable, humanizacin del
espacio, disposicin adecuada).
Seguro. Cuando se habla de seguridad se refiere a varias vertientes: hacia el
usuario, hacia el personal, hacia el equipamiento y hacia la coleccin. La
construccin debe estar basada en materiales ignfugos, no inflamables, con
dispositivos de seguridad y extincin. Protegido contra el agua, los agentes fsicos,
biolgicos y qumicos. Existirn dispositivos magnticos antirrobo o circuitos
cerrados de televisin, aislamiento del exterior con impermeabilizacin de suelos y
techos, conducciones de agua y electricidad seguras, etc.
Constante. La inalterabilidad en las condiciones fsicas dentro del edificio
(temperatura, humedad, luminosidad, aislamiento sonoro, etc.) favorece el trabajo
cmodo de usuarios y personal. Y adems es necesario para la conservacin de
los materiales bibliotecarios.
Econmico. La necesidad de que el edificio debe construirse y mantenerse con el
mnimo de recursos y personal.
Electrnico (informatizado)
La principal estructura que se utiliza para almacenar los
datos en dispositivos
de almacenamiento son los ficheros electrnicos, cuya organizacin se
basa en la de los ficheros manuales.
Un fichero es un conjunto de informacin sobre un mismo tema y organizada de
forma que permita el acceso. Se compone de registros. Existen dos clases de
ficheros:
1) Permanentes: son los que contienen informacin relevante para el programa.
Existen tres clases de ficheros permanentes:
- Fichero maestro: contiene los datos indispensables para el funcionamiento de
una aplicacin determinada y muestra el estado actual de la misma, por ejemplo,
el catlogo de una biblioteca.
- Fichero constante: contiene un tipo de datos de carcter fijo, por ejemplo, un
fichero que contuviese un alista de autoridades.
- Fichero histrico: es el fichero donde van los registros eliminados del fichero
maestro.
2) Temporales: contienen informacin relevante para determinado programa, pero
no para la aplicacin en su conjunto. Sus datos proceden de los ficheros
permanentes, como por ejemplo: una consulta. Existen dos tipos de ficheros
temporales:
- Intermedios: son los que almacenan resultados de un programa que han de ser
utilizados por otro programa en una misma aplicacin.
- De resultados, en los que se almacenan ficheros elaborados que se destinan a
un dispositivo de salida (impresora...etc.)
Qu es un ERP?
Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una
Base de Datos simplemente contiene informacin para realizar clculos u
operaciones. En el otro extremo, est la opinin de que una BD es el resultado de
las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de
gestin.
Hardware
Escner y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos originales, una vez
preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales sern
guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los usuarios
finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha informacin, para
su modificacin o revisin.
Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la
documentacin que se maneja en la empresa.
Existen soluciones informticas para: la gestin documental, administracin de
archivos digitales y para administracin de bibliotecas de diversa ndole.
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se
encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque tambin se
puede acceder a la informacin por Internet.
Usuarios
A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos
digitalizados dentro del Sistema de Gestin Documental permitiendo as, realizar
la consulta electrnica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad
asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se
codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicacin
fsica del documento original y asignando, a cada documento lgico, las claves de
acceso.
Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.
Recuperacin
Clasificacin
Seguridad
Custodia
Distribucin
Workflow
Creacin
Autenticacin
BIBLIOGRAFA
Prentice Hall.
INTERNET:
Muiz, G, Rafael, Producto y Precio, Marketing del siglo XXI. Disponible en:
http://www.marketing-xxi.com/introduccion-33.htm
http://www.sba.gov/espanol/Biblioteca_en_Linea/plandenegocios.html