PARTE II

HOJA DE CALCULOS

Formato de tablas

Microsoft

Aplica un formato rpidamente a las tablas

Los estilos de la tabla predefinida no
satisfacen tus necesidades y puedes crear y
aplicar un estilo de tabla personalizada.
Para activa esta opcin en la ficha de inicio
sobre el grupo de estilos opcin formato como
tabla.

SELECCIONAR UN ESTILO DE TABLA AL CREAR

UNA TABLA

Microsoft

Selecciona el rango de celdas al cual deseas aplicar rpidamente un

formato de tabla.
Activa la cinta de opciones selecciona la ficha inicio y el grupo Estilos
haz un clic Dar formato como tabla.

Microsoft

CREA UN ESTILO DE TABLA PERSONALIZADO

Para crear un estilo de tabla personalizado, sigue uno de los
procedimientos siguiente:
En la cinta de opciones selecciona la ficha Inicio y en el grupo Estilos
y haz un clic en Dar formato como tabla.

ESTILOS DE CELDA

Microsoft

Los Estilos de celda pueden agregar rpidamente un borde

alrededor de las celdas o rango de celdas. Si los bordes de celda
predeterminados no se adaptan a tus necesidades , puedes crear
uno personalizado.
Activa la ficha inicio, grupo estilos y elige el comando Estilos de
celda.

Creacin de series

Microsoft

Una forma rpida de configurar en Microsoft

Excel los datos y rellenarlos de forma
automtica es necesario Activar la ficha de
inicio sobre le grupo de modificar opcin
rellenar.

LISTAS PERSONALIZADAS

Microsoft

Las series de relleno personalizadas pueden basarse en una lista de

elementos existentes en una hoja de calculo , o bien puede crearse la lista
desde cero.
Activa la ficha archivo clic a opciones ; selecciona la opcin avanzadas y a
continuacin , desplzate hacia abajo opcin general haz un clic en
Modificar listas personalizadas.

Formulas y Funciones

Microsoft

Crear y especificar nombres:

Cuadros de nombre a partir de una seleccin.
Puedes
crear
nombres
cmodamente
partiendo de los rtulos de fila y de columna
existentes mediante una seleccin de celdas
de la hoja de calculo
Para crear el nombre a un rango de celdas
seleccionado realiza los siguientes pasos:

SELECCIN DE CELDAS

Microsoft

Selecciona el rango al cual deseas

asignarle un nombre.
Da un clic al cuadro de nombre en el
extremo de la izquierda de la barra de
formulas.
Asgnale un nombre y presiona la tecla
del Enter.

INSERCIN DE FORMULAS

Microsoft

Para insertar una formula realiza los siguientes pasos:

1.-Coloca el signo de igual

2.-Define la referencia en la cual porta el valor
numrico
3.-Especifica el tipo de operador aritmtico que se
desee aplicar.
4.- Define la segunda referencia en la cual porta el
valor numrico
5.-Presiona la tecla del Enter.

INSERCIN DE FORMULAS

Microsoft

Ejemplo de una formula:

=(A1+B1+C1)/3
En esta formula
se esta
desarrollando un promedio sobre
un conjunto de celdas.

EJERCICIO

Microsoft

Desarrolla la siguiente tabla y

diseo aplicando las siguientes
formulas:
Diseo

REFERENCIAS

Microsoft

Es posible copiar la formula para obtener de forma

mas rpida los resultados.
En Excel existen los siguientes tipos de defenecas:
Referencias relativas: Si se copia una formula que
utiliza referencias relativas Excel ajustara las
referencias en la formula pegada para hacer
referencia a diferentes celdas relativas a la posicin
de la formula.
Ejemplo: = a1 + b1

REFERENCIAS

Microsoft

Referencias absolutas: Cuando se copia

una formula y se desee fijar tanto la
columna como la fila es necesario colocar
un signo de $ ya que Excel en forma
automtica ajusta sus valores al tratar de
copiar la formula.
Ejemplo : =a1 * $b$1

REFERENCIAS

Microsoft

Referencias mixtas:
Este tipo de referencias puede fijar
cualquier valor ya sea fijando la columna
o su fila.
Ejemplo de referencia de columna.
= $a1
Ejemplo de referencia de fila
=a$1

FUNCIONES MATEMATICAS

Microsoft

Funciones matemticas:
ABS: Convierte valores negativos a
valores positivos.
Ejemplo: -12356 =ABS(A1) = 12356
SUMA: Permite sumar un conjunto de
valores seleccionados.
Ejemplo: 12,45,63 =suma(a1:c1) =120

FUNCIONES MATEMATICAS

Microsoft

PRODUCTO: En esta funcin permite

multiplicar valores sobre un conjunto de celdas
y le devuelve un producto
Ejemplo: 5 , 2 =producto(a1,b1) = 10
POTENCIA: Devuelve un resultado de elevar un
numero a la potencia
Ejemplo: 5 , 2 =potencia(a1:b1) =25

FUNCIONES MATEMATICAS

Microsoft

REDONDEAR: Redondea un numero al numero

de decimales especificado
Ejemplo: 0.85764286
=redondear(a1,3)
=0.858.
TRUNCAR: Determina el numero de decimales
que se desee contener en la cifra No redondea
el valor
Ejemplo: 12.875632
=truncar(a1,3)
=12.875.

FUNCIONES DE ESTADISTICA

Microsoft

PROMEDIO: Permite obtener un promedio sobre un

conjunto de valores seleccionados .
Ejemplo: 10,8,9 =promedio(a1:c1) =9
MAX: Devuelve el valor mximo de un conjunto de
valores.
Ejemplo:10,8,9 =Max(a1:c1) =10
MIN: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de
valores
Ejemplo:10,8,9 =Min(a1:c1) =8

FUNCIONES DE ESTADISTICA

Microsoft

CONTAR: Devuelve el numero de celdas que

contengan valores numricos sobre un rango
especificado.
CONTARA: Devuelve el numero de celdas que
contengan valores en general y no toma en
cuenta las celdas vacas sobre un rango
especificado
MEDIANA: Devuelve la media de un conjunto
de datos.

FUNCIONES DE ESTADISTICA

Microsoft

MODA: Devuelve el valor que mas se

repita dentro de un conjunto de datos.
Ejemplo: 12,36,12,20 =moda(a1:e1) =
12
Entero: Redondea un numero hasta el
entero inferior mas prximo.
Ejemplo: 12.36 =entero(a1) =12

FUNCIN CONSULTAV

Microsoft

Esta funcin me permite buscar valores de

izquierda
a
derecha
en
forma
vertical(columnas) ; determinado por medio de
un criterio o filtro a buscar.
Sintaxis:
=consulta v(criterio a buscar , rango o matriz a
seleccionar, indicador de columna , orden de la
informacin falso o verdadero)
Ejemplo: funcin consulta v

FUNCIN CONSULTAH

Microsoft

Esta funcin me permite buscar valores de

izquierda a derecha en forma horizontal(filas) ;
determinado por medio de un criterio o filtro a
buscar.
Sintaxis:
=Consultah(criterio a buscar , rango o matriz a
seleccionar, indicador de la fila , orden de la
informacin falso o verdadero)
funcin consulta h

EJERCICIO

Microsoft

Importa una base de datos llamada censos nacionales, presionado el

vinculo censos , sobre la base de datos al final de cada columna crea las
siguientes funciones :
Al final de la columna de poblacin de hombres aplica una funcin que me
permita buscar el valor mximo sobre todos los estados.
Al final de la columna de poblacin de mujeres aplica una funcin que me
permita buscar un promedio general sobre todos los estados.
Al final de la columna de poblacin adulta aplica una funcin que me
permita sacar la mediana sobre todos los estados.
Con esta base de datos aplica la funcin CONSULTAV utilizando como
criterio la columna clave del estado buscar los datos del estado de
Michoacn.

FUNCIONES LOGICAS

Microsoft

Las funciones lgicas permiten efectuar

operaciones con operadores lgicos dentro de
Excel.
La funcin mas utilizada es si la cual se
detalla a continuacin.
Devuelve un valor si la condicin especificada
se evala con VERDADERO Y otro valor si la
misma condicin es evaluada como FALSO.
Ejemplo

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Funcin Hoy: Muestra la hora actual del sistema
Ejemplo: =hoy()
Funcin Ahora: Muestra la fecha y hora del sistema
Ejemplo: =ahora()
Funcin DIA: Muestra el da actual
Ejemplo: =dia(ref1)
Funcin Mes: Muestra el mes actual
Ejemplo: =mes(ref1)
Funcin Ao: Muestra el ao actual
Ejemplo: =ao(ref1)

Microsoft

FUNCIONES DE TEXTO Y DATOS

Microsoft

Permiten realizar operaciones con los datos y textos

de una hoja de calculo.
Funcin Izquierda: Devuelve el numero de caracteres
de una cadena de texto de izquierda a derecha
indicando el numero de caracteres a extraer.
Ejemplo: =izquierda (ref1,N.de caracteres)
Funcin Derecha: Devuelve el numero de caracteres
de una cadena de texto de derecha a izquierda
indicando el numero de caracteres a extraer
Ejemplo: =derecha(ref1, N. de caracteres)

FUNCIONES DE TEXTO Y DATOS

Microsoft

Funcin Extrae: Esta funcin te permite posicionarte

sobre el carcter; de acuerdo a la posicin del cursor
ubicado sobre el carcter desde el cual deseas
sustraer caracteres a la izquierda.
Ejemplo: =Extrae (ref1 , Indicador del cursor, N. de
caracteres a sustraer)
Funcin Minusc: Convierte los textos escritos en
maysculas a minsculas.
Ejemplo: =minusc (ref1)

FUNCIONES DE TEXTO

Microsoft

Funcin Mayusc: Convierte los textos escritos en

minsculas a maysculas.
Ejemplo: =mayusc (ref1)
Funcin Largo: Devuelve el numero de caracteres de
una cadena de textos.
Ejemplo: =largo (ref1)
Funcin concatenar: Es la unin de varios textos o
caracteres
Ejemplo: =concatenar (ref1 , ref2 , ref3)

INSERTAR FUNCION

Microsoft

En Excel provee una forma mas sencilla de insertar

funciones como las detalladas utilizando un cuadro de
dialogo insertar funcin.
Activa la ficha formulario opcin insertar funcin
muestra el siguiente cuadro.

AUDITORIA DE FRMULAS

Microsoft

Esta herramienta rastrea la relacin entre formulas y celdas

Activa la ficha formula de la cinta de opciones y el grupo Auditoria de formula.

Ejemplo de auditoria

CREACIN A GRFICOS

Microsoft

Que es un Grfico: Es la representacin de

datos por medio de figuras geomtricas como
crculos , cuadrados , rectngulos etc.
Algunos tipos de grficos :
De Barras
De Columnas
De Lineal
Circular o Pastel

ELEMENTOS DE UN GRFICO
Ejes del Grfico:(excepto en circulares) Indica la escala o la distancia de
separacin de las lneas de divisin.

EJE DE VALORES

Microsoft

ELEMENTOS DE UN GFICO

Microsoft

Leyendas: Es la representacin grafica de datos graficados

Leyendas

ELEMENTOS DE UN GRFICO

Microsoft

Lneas de divisin: Permiten ubicar de mejor forma el valor de una columna dentro
de una grafica

Titulo

Lneas de divisin

CREACIN DE GRFICOS

Microsoft

Para crear grficos realiza los siguientes

pasos:
Selecciona las celdas sobre las cuales se
aplicara el grafico.
Activa la cinta de insertar sobre le grupo de
grficos.
O bien presiona la tecla de funcin F11.

UBICACIN DEL GRFICO

Microsoft

Existen 2 formas para la ubicacin de un grfico .

Como objeto incrustado: Se refiere a que el grafico
se insertara a un costado de la base de datos.
Objeto Nuevo: Se colocara sobre un a nueva hoja
convirtiendo al grfico como objeto independiente.
Sobre la ficha datos sobre le grupo de ubicacin se
encuentra la opcin mover grfico

FORMATEAR UNA GRFICA

Microsoft

Para asignarle un nuevo formato al grafico es necesario

activar la fichas diseo, presentacin o formato.
En la ficha diseo muestra un serie de datos por filas o por
columnas.

MINIGRFICOS

Microsoft

Un mini grfico te permite obtener un resumen visual de los datos

mediante pequeos grficos que caben dentro de una celda junto a los
datos del texto.
Para insertar un mini grfico realiza los siguientes pasos:
Activa la ficha Insertar , opcin Mini grficos, y selecciona el estilo de
mini grfico.

EJERCICIO

Microsoft

Realiza un grfico con la base de datos

de Elektra ,crean do un grafico de
comparacin y un grafico de tipo circular
o pastel aplicndole formato tipos de
fuente, colores ,tramas etc.
Ejemplo

MANEJO DE BASE DE DATOS

Microsoft

Que es una base de datos: Es una

recopilacin de informacin almacenada
en forma organizada la cual es relativa a
un asunto o propsito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una coleccin de
msica.

Microsoft

Ejemplo de una BD.

Campos

Registros

ORDENAR

Microsoft

El orden de los datos es algo esencial del

anlisis de datos. Puede ser que desees poner
un alista de nombres en orden alfabtico ,
compilar una lista de niveles de inventario de
productos de mayor a menor u ordenar filas por
colores o por iconos.
Para realizar las tareas de ordenar a una base
de datos realiza los siguientes pasos.

ORDENAR

Microsoft

En la cinta de , selecciona la ficha datos en el grupo de

ordenar y filtrar selecciona ordenar.

FILTROS

Microsoft

Los datos filtrados solamente muestran las

filas que cumplen con los criterios que hayas
especificado y ocultan las filas que no desean
ver .Tras filtrar los datos puedes copiar ,
buscar
,
modificar
aplicar
formato,
representaciones mediante grficas etc.
Dentro dela aplicacin de Excel se aplican los
siguientes filtros:

AUTOFILTRO

Microsoft

Puedes crear filtros por lista de valores ,

por un formato o por criterio. Este tipo de
filtros se excluyen mutuamente para
cada rango de celdas o tabla de
columna.
En Excel proporciona dos tipos de filtros.
Autofiltro
Filtro Avanzado

AUTOFILTRO

Microsoft

Un autofiltro ; oculta temporalmente las filas que no deseas

mostrar , es decir las que no cumplan con el criterio
establecido.

FILTRO AVANZADO

Microsoft

Filtra un rango de celdas utilizando un

criterio(condiciones que se especifican para
limitar los registros
que incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta).
Para aplicar un filtro avanzado realiza los
siguientes pasos:
Activa la ficha de Datos sobre le grupo de
filtrar y ordenar opcin avanzadas.

FILTRO AVANZADO

Microsoft

Selecciona los campos que conforman la base

de datos para aplicar el filtro avanzado.
Copia los campos de la base de datos
Pega los campos en la parte inferior de la
base de datos.
Deja una separacin entre la tabla y los
valores que desees pegar

FILTROS AVANZADOS

Microsoft

Activa la ficha datos sobre le grupo

ordenar y filtrar opcin avanzada
Ejemplo
Practica:
Desarrolla de la tabla de Elektra el
ejemplo de filtros avanzados

TABLAS

Microsoft

Cuando se crean tablas en Excel los datos se pueden

administrar y analizar independientemente de la informacin
que haya fuera de la tabla.
Presiona la combinacin
De teclas ctrl + Q

SUBTOTALES

Microsoft

Para calcular automticamente subtotales y totales

generales en una lista de una columna utilizando el comando
subtotal del grupo Esquemas de la ficha de datos.
Un subtotal es una funcin de resumen que me permite
realizar varios desgloses sobre sus valores.

TABLAS DINAMICAS

Microsoft

Una tabla dinmica es una hoja de calculo interactiva que resumen rapidamente
grandes cantidades de datos usando el formato y los mtodos de calculo que se
elijan.
Para crear una tabla dinmica realiza los siguientes pasos:
Selecciona la base de datos sobre la cual se aplicara la tabla dinmica
Activa la ficha insertar sobre el grupo tablas opcin tabla dinmica

EJERCICIO

Microsoft

Importa la tabla de viana aplicndole una

tabla dinmica , aplicando como encabezado
de fila idproducto ; como encabezados de
columnas: producto , departamento ,
descripcin.
En el filtro de informe aplica el campo
existencia en la opcin de valores coloca el
campo precio unitario

Herramientas avanzadas

Microsoft

Formato condicional : Permite cambiar el aspecto de un rango

de celdas en funcin de una condicin (criterio). Si la
condicin es verdadera , el rango de la celda basa el formato
en dicha condicin. Si la condicin es falsa , el rango de
celdas no tiene formato basando en dicha condicin.
Para realizar el formato condicional realiza los siguientes
pasos:
Selecciona el rango de celdas al cual deseas condicionarle
un formato.
Activa la cinta de la ficha de inicio sobre el grupo de estilos
opcin formato condicional , selecciona la opcin nueva regla.

EJERCICIO

Microsoft

Importa la tabla de clientes y aplica un formato

condicional definiendo como criterio el nombre de
Carlos contreras aplicando su estilo de fuente
negritas el color del texto en blanco, un relleno de
color gris claro.
Segunda condicin sobre la columna tiempo de
suscripcin aplica el formato sobre aquellos valores
sean iguales a 5 meses , aplicando un estilo de
fuente negritas , color de fuente amarillo, un relleno
azul claro, un borde en color rojo.

CONSOLIDAR

Microsoft

Una consolidacin es un resumen de datos sobre varias hojas

al combinarlas desarrolla una informacin completa de todas
las hojas seleccionadas.
Para realizar una consolidacin realiza los siguientes pasos.
Selecciona la ficha de datos sobre le grupo de herramientas
de datos, opcin consolidar.

EJERCICIO
Abre la tabla de consolidar de
desarrolla el consolidado de las
tablas definidas aplicando en el
consolidado la funcin suma
aplicndolo sobre la hoja3

Microsoft

ESCENARIOS

Microsoft

Si requieres de ver un problema desde varios ngulos

, moviendo los datos para seleccionarlos es
conveniente realizar una evaluacin general para
tomar la decisin correcta a este concepto se le da el
nombre de escenario
Para crear un escenario debes de realizar lo
siguiente:
Activa la ficha de datos sobre le grupo de
herramientas de datos opcin anlisis y si opcin
administrador de escenarios.

Ejemplo y Ejercicio de escenarios

Microsoft

Abre un libro de Excel nuevo , coloca los siguientes datos:

Marca de l vehculo, nombre del vehculo, modelo ,color,
enganche del 15%, seguro 10%, pago inicial , precio del
vehculo, prstamo , mensualidad , N. de meses.
Desarrolla las siguientes formulas para aplicar el desarrollo
del escenario.

VALIDACION DE DATOS

Microsoft

En ocasiones es necesario que a los usuarios al capturar valores dentro

de las base de datos se evite el introducir valores nulos (o basura)
;permitiendo tener un mejor control sobre le contenido que se tiene dentro
de la base de datos.
Para crear un validacin realiza los siguientes pasos:
Abre un libro o la hoja donde se capturara los datos para crear la BD.
Activa la ficha de datos sobre le grupo herramientas de datos, opcin
validacin de datos.

MACROS

Microsoft

Los marcos se utilizan para modificar una serie de procesos

automticamente.
Tcnicamente una macro es una serie de comandos y funciones que se
almacenan en un modulo de VISUAL BASIC y que pueden ejecutarse
siempre que sea necesario realizar la tarea.
Dentro del Excel existen 2 tipos de macros :
Las macros automatizadas : las cuales consisten en crear un formato
personalizado , aplicndole tipo de fuente , tamaos , colores , estilos ,
bordes, rellenos , aguardarse la macro puede ejecutarse dentro de nuevas
macros en Excel.
Macros Programadas: Consisten en crear una macro por medio de
instrucciones , eventos y mtodos sobre las cuales al ser ejecutadas
muestran un interfaz donde el usuario puede interactuar con las
necesidades del sistema.

Ejercicio

Microsoft

Desarrolla una macro

personalizada diseando una
factura aplicndole un formato
personalizado. Graba la macro con
el nombre de factura.

Ejercicio

Microsoft

Desarrolla el siguiente diseo para

macro programada activando la ficha
programador., realizando el siguiente
diseo:
Ejemplo