Universidad Veracruzana

Facultad de Administracin de Empresas y

Administracin de Empresas Tursticas
PROYECTO DE INVESTIGACIN

CONTROL DE INVENTARIOS EN LA
MICROEMPRESA
CASO: COMERCIAL ORGANICA
QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA
RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO
DE: LICENCIADO EN ADMINISTRACIN

PRESENTA:

MARA DEL CARMEN NORBERTO CANO

ASESOR:

M. A. MARTHA CECILIA LPEZ PEREDO

H. Veracruz, Ver.

2008

ndice
Introduccin
Captulo 1
Metodologa de la investigacin
1.1 . Planteamiento del problema

1.2 . Justificacin

1.3 . Objetivo general y especficos .

1.4 . Alcances y limitaciones .

1.5 . Metodologa

Captulo 2
Marco terico
2.1 Micro y pequea empresa
2.1.1 Origen de la microempresa..

13

2.1.2 Concepto de micro y pequea empresa.

15

2.1.3 Importancia de la micro y pequea empresa.

16

2.1.4 Caractersticas de la micro y pequea empresa...

17

2.1.5 Anlisis del medio ambiente interno de la micro, pequea y mediana

empresa (MIPYME) .
2.1.6 Anlisis del medio ambiente externo de la micro, pequea y mediana

20

empresa

(MIPYME)...

23

2.1.7 Ventajas y desventajas de la microempresa.

26

2.1.8 Estructura formal de la pequea empresa .

27

2.2 Inventario
2.2.1 Concepto de almacn.

29

2.2.2 Importancia del almacn...

29

2.2.3 Antecedentes histricos de los inventarios

31

2.2.4 Concepto de inventarios

31

2.2.5 Importancia de los inventarios..

32

2.2.6 Clasificacin de los inventarios

33

a) Inventarios de materia prima .

33

b) Inventarios de productos en proceso ..

34

c) Inventarios de productos terminados...

34

d) Inventarios de materiales y suministros..

34

2.2.7 Costos del inventario.

35

2.2.8 Polticas de los inventarios

37

2.3 Control de inventarios

2.3.1 Concepto de control de inventarios.

38

2.3.2 Objetivos del control de inventarios

38

2.3.3 Beneficios del control de inventarios..

39

2.3.4 Tipos de control de inventarios

40

a) Control operativo
b) Control contable
2.3.5 Control interno en los inventarios

42

2.3.6 Acomodo de la mercanca por el mtodo PEPS ...

43

2.3.7 Falta de registros, un problema frecuente en el control de inventarios.

44

2.4 La base de datos como un sistema para el control de los inventarios

2.4.1 Concepto de sistema.

46

2.4.2 Concepto de base de datos ..

48

2.4.3 Caractersticas de una base de datos

48

2.4.4 Ventajas en el uso de la base de datos ..

51

2.4.5 Qu es Microsoft Access? ..

52

2.4.6 Estructura bsica de una base de datos en Access

53

Capitulo 3
Orgnica
3.1 Antecedentes..

54

3.2 Misin..

56

3.3 Visin...

56

3.4 Objetivos.

56

3.5 Valores.

56

3.6 Qu son los productos orgnicos? ..

57

3.7 Organigrama......

59

3.8 Planeacin fiscal.

60

3.9 Problemtica actual...

62

Capitulo 4
Desarrollo de la propuesta
4.1 El sistema actual para el control de inventarios ...

64

4.2 Planeacin para el sistema propuesto ...

68

4.3 El sistema propuesto para el control de inventarios

70

Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografa

Introduccin
El trabajo que a continuacin se presenta nos muestra la importancia que
representa el control de inventarios para cualquier tipo de organizacin, pero en este
caso se hace mayor nfasis a la microempresa, ya que la propuesta est dirigida a
Orgnica una microempresa comercial que fue fundada hace ocho aos con el
objetivo de ofrecerle a sus clientes un nuevo concepto de productos alimenticios y
de uso personal. El siguiente trabajo se desarrolla mediante cuatro captulos que se
resumen en los siguientes prrafos.
El capitulo uno se encuentra integrado por la metodologa de la investigacin
la cual consiste en el planteamiento del problema, justificacin, la delimitacin de los
objetivos, los alcances y las limitaciones, as como las tcnicas de investigacin que
fueron utilizadas para el desarrollo del presente trabajo.
En el capitulo dos se encuentra primero que nada, la informacin pertinente al
concepto y problemtica que vive la microempresa actualmente, debido a que este
trabajo est enfocado particularmente en una de estas. Por medio de este captulo
podremos hallar la informacin necesaria para ubicar al control de inventarios como
uno de los ms necesarios dentro de la empresa. Adems, dentro de este tambin
se desarrolla el sustento terico necesario para realizar el sistema de base de datos
con el cual se pretende mejorar el control de inventarios en la microempresa en
estudio.
El tercer capitulo est formado por una propuesta de planeacin estratgica
para la microempresa Orgnica, en la cual se exponen sus antecedentes, misin,
visin y objetivos. En este captulo tambin se analiza la problemtica actual que
vive la organizacin.
En el capitulo cuatro podremos localizar el desarrollo de la propuesta misma
que est integrada por tres puntos bsicos que son el anlisis del sistema actual, la
planeacin de la propuesta y el sistema propuesto.

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones analizadas con

el objetivo de fundamentar toda la informacin presentada.

CAPTULO 1
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

LA EMPRESA
La empresa es el ente donde se crea riqueza. Esta permite poner en
operacin recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, tcnicos)
para transformar insumos en bienes o servicios terminados, de acuerdo con los
objetivos fijados por la administracin interviniendo en diferentes grados, los motivos
de ganancia, de utilidad social y de servicio.
Se considera a las empresas (micro, pequea y mediana) como factores
fundamentales para el desarrollo econmico. Por tanto, no cabe duda alguna, de
que la empresa desempea, o puede desempear, diversas funciones en nuestra
sociedad, tales como:
a) Responder a las demandas concretas de los consumidores
b) Crear nuevos productos o servicios
c) Generar empleos
d) Contribuir al crecimiento econmico
e) Reforzar la productividad
Rodrguez (2000) menciona que para lograr estas funciones no es necesario
que la empresa sea grande; tambin lo desempea bien la micro, pequea y
mediana empresa.
Las MICROEMPRESAS son

empresas industriales, comerciales o de

servicios que emplean entre 1 y 15 asalariados

Una microempresa es una organizacin:
a) Con propietarios y administracin independiente

b) Que no domina el sector de la actividad en que opera

c) Con una estructura organizacional muy sencilla
d) Que no ocupa ms de 15 empleados
CARACTERSTICAS DE LA MICRO EMPRESA:
Meja (2003) menciona que las caractersticas de la microempresa son:
a) Administracin independiente. (usualmente dirigida y operada por el propio
dueo)
b) El nmero de empleados no sobrepasan de quince y sus ventas anuales
son menores de novecientos mil pesos
c) Incidencia no significativa en el mercado. El rea de operaciones es
relativamente pequea y principalmente local.
d) Escasa especializacin en el trabajo: tanto en el aspecto productivo como
en el administrativo; en este ltimo el empresario atiende todos los
campos: ventanas, produccin, finanzas, compras, personal, etc.
e) Limitados recursos financieros (El capital de la empresa es suministrado
por el propio dueo).
f) Se les considera causantes menores o pequeos contribuyentes
g) Tecnologa: existen dos opiniones con relacin a este punto:
1. Aquellos que consideran que la pequea Empresa utiliza tecnologa en la
relacin al mercado que abastece, esto es, resaltar la capacidad creativa y
adopcin de tecnologa de acuerdo al medio.
2. Aquellos que resaltan la escasa informacin tecnolgica que caracterizan
algunas actividades de pequea escala.

CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS

Las empresas se clasifican tradicionalmente en dos grandes ramas: por su
actividad o giro y por el origen de su capital. (Mch y Garca, 2001)
ACTIVIDAD O GIRO
De servicios: son aquellas que, con el esfuerzo del hombre, producen un
servicio para la mayor parte de una colectividad en determinada regin sin
que el producto objeto del servicio tenga naturaleza corprea
Comerciales: Son las empresas que se dedican a adquirir cierta clase de
bienes o productos, con el objeto de venderlos posteriormente en el mismo
estado fsico en que fueron adquiridos, aumentando el precio de costo o
adquisicin, un porcentaje denominado margen de utilidad. Pueden
clasificarse en:
a) Mayoristas. Cuando efectan ventas a gran escala a otras empresas
(minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al
consumidor.
b) Minoristas o detallista. Son aquellas que venden productos al
menudeo, o en pequeas cantidades, al consumidor.
c) Comisionistas. Se dedican a vender mercanca que los productores les
dan a consignacin, percibiendo por esta funcin una ganancia o
comisin.
Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la
produccin de bienes mediante la transformacin y/ o extraccin de materias
primas. Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en:
a) Extractivas: son aquellas que se dedican a la explotacin de recursos
naturales, ya sean renovables o no renovables entendindose por
recursos

naturales

todas

las

cosas

de

la

naturaleza

que son

indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplo de este tipo de

empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras etc.
b) Manufactureras: son empresas que transforman la materia prima en
productos terminados, y pueden ser de dos tipos.
1.- Empresas que producen bienes de consumo final. Producen bienes
que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; estos pueden
ser duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Ejemplo
de este tipo de empresas, aquellas que producen prendas de vestir,
productos alimenticios, aparatos y accesorios elctricos etc.
2.- Empresas que producen bienes de produccin. Estas empresas
satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de
consumo final. Algunos ejemplos de este tipo de empresas son las
productoras de papel, materiales de construccin, maquinaria pesada,
productos qumicos etc.
ORIGEN DEL CAPITAL
Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carcter a
quienes dirijan sus actividades, las empresas pueden clasificarse en:
Pblicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al estado y,
generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carcter social.

Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y

la finalidad es eminentemente lucrativa.

PROBLEMAS DE LAS MICRO Y PEQUEAS EMPRESAS

Cuando pensamos en empresas de reducida magnitud, es frecuente
considerar que esta caracterstica viene de su incapacidad para desarrollarse y que

adems, las sita en una posicin de desventaja con relacin a las medianas y
grandes empresas.
La cuestin verdaderamente importante de los fracasos empresariales radica
en saber qu es lo que los causa. Un gran paso hacia el logro del xito de la micro y
pequea empresa es conocer y comprender los motivos que originaron el fracaso
para poder evitarlos, ya que actualmente estas enfrentan

a una problemtica

formada por diversos elementos.

A continuacin se enlistan los problemas ms comunes que enfrentan las
micro y pequeas empresas: (Rodrguez, 2000)
a) Negligencia: El dinmico mundo de los negocios de la actualidad obliga a los
administradores de las pequeas empresas a estar alerta a las rpidas
transformaciones que continuamente se presentan ya sea en la moda, los hbitos
alimenticios, tecnologa, etc., que deben ser advertidos con oportunidad y asimilarlas
provechosamente.
b) Fraude: El fraude es una de las causas de quiebra en la pequea empresa; esto
debido a la falta de controles administrativos y financieros adecuados a las
necesidades de la empresa.
c) Falta de experiencia en el ramo: Con frecuencia el gerente carece de
experiencia en el ramo en que incursiona por primera vez. Puede tenerla en otros
campos, pero lgicamente suele ignorar los problemas especficos de la nueva rama
a la que ingresa.
d) Falta de experiencia administrativa: La total falta de experiencia del gerente es
otra de las causas del fracaso empresarial. Ya que no hay punto de relacin entre
poseer una habilidad especial para cierto trabajo y ser capaz de administrar un
pequeo establecimiento. Sin la capacitacin adecuada del que maneja la empresa,
nada puede garantizar el xito de la misma.

e) Experiencia desbalanceada: El gerente de la misma debe no solamente poseer

habilidades tcnicas determinadas, sino debe ser capaz tambin de ver a su
empresa globalmente; debe ser capaz de descubrir sus necesidades, advertir sus
relaciones con ciertos factores y determinar su verdadera capacidad, as como
conocer las distintas reas en que se desenvuelve la empresa y sus interrelaciones
reciprocas. Si quien administra dedica mayor atencin a un rea determinada, de
acuerdo con su inters y especialidad descuida las otras, esto redundara
negativamente su desarrollo.
f) Incompetencia del gerente: Ni el mismo dueo puede fungir como gerente de su
propio establecimiento si carece de los conocimientos necesarios o, ms aun, de la
capacidad de liderazgo requerida.
h) Desastre: Hay hechos imprevistos que cortan de tajo la existencia de una
empresa pequea (incendios, robos, desastres naturales, problemas laborales, etc.)
Como acabamos de ver las micro y pequeas empresas enfrentan una serie
de problemas que afectan de cierta manera a su ptimo desarrollo, debido a que la
mayora de estas son de tipo familiar administradas de manera emprica por uno o
varios miembros de la familia (propietarios del negocio).
De acuerdo con los problemas en las micro y pequeas empresas
presentados anteriormente, se logra detectar que el fraude es una de las principales
causas de quiebra en este tipo de empresas, ya que la mayora de estas carecen de
una slida estructura administrativa en las reas funcionales bsicas de:
Mercadotecnia, finanzas, produccin y recursos humanos, mismas que se disean
de acuerdo a las necesidades de la empresa y mediante las cuales se pueden
establecer controles administrativos que impidan la realizacin de posibles actos
deshonestos por parte de los miembros de la empresa.
Es por ello que uno de los controles administrativos que en todos los giros y
reas funcionales de la empresa resulta de vital importancia llevar a cabo es el
control de los inventarios, ya que permite a las diferentes reas funcionales as como

a la empresa en general a proveerse de informacin confiable y exacta relacionada

con la entrada, salida, existencia y nivel de rotacin de cada material o producto que
se encuentra en almacn, informacin que a su vez le ser de gran ayuda a los
administradores del negocio para tomar decisiones sobre uno de los activos ms
importantes en la micro y pequea empresa, como son los inventarios.
La importancia del problema se localiza en que el control de inventarios es
una de las reas muy pocas veces atendidas por las micro y pequeas empresas, y
la carente implantacin de este se presta no solo al robo hormiga, sino tambin a
mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades,
debido a que no se tienen registros, un responsable, polticas o sistemas que le
ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
En el municipio de Boca de Ro, Veracruz existe una microempresa comercial
llamada Orgnica, la cual est ubicada en la calle navegantes no. 109
fraccionamiento Virginia, la cual est dedicada a la compra-venta de productos
orgnicos autnticos, ecolgicos y biodegradables.
Lo cierto es que hoy en da, al igual que la mayora de las microempresas
Orgnica se enfrenta a una deficiente estructura administrativa, que trae como
resultado la carencia de control en los inventarios, ya que cuenta con un almacn en
el cual no se llevan a cabo ningn tipo de registro que le permita conocer
informacin relacionada con los inventarios de la empresa.
Esto hace tomar conciencia de lo necesario e importante que es el emplear el
control de inventarios por medio de las herramientas que la tecnologa nos ofrece
en la actualidad.

1.2 JUSTIFICACIN

Dado que Orgnica es una microempresa comercial que al igual que la

mayora de las micro y pequeas empresas presentan ciertos problemas que
impiden el crecimiento de las mismas y que en variadas ocasiones llevan a la
quiebra del negocio. Anteriormente se pudo ver que el fraude es uno de los
problemas a los cuales se exponen da con da las micro y pequeas empresas,
debido a que la mayora de estas no le dan la suficiente importancia a la
implantacin y mantenimiento de controles administrativos.
La microempresa Orgnica cuenta con un sistema que tiene como una de
sus funciones llevar el control de los inventarios, pero lo cierto es que el sistema
actual utilizado carece de datos sumamente necesarios para un buen control de
inventarios, lo cual no permite conocer informacin confiable sobre el tema. Lo
anterior ha generado cierta incertidumbre por parte de los propietarios del negocio
sobre el desvi de mercancas, ya que estos plantean que el control de inventarios
es un tema del que no han tomado mucha importancia, y por el cual nunca se han
preocupado mejorar dentro de la microempresa.
Es por ello que se ha considerado trascendente estudiar dicha problemtica
con el propsito de analizar la importancia que representa el control de inventarios
en la microempresa, y a su vez ayudar a la microempresa en estudio a desarrollar
un sistema fcil de utilizar que le permita conocer informacin fidedigna de temas
como: el desvo, abastecimiento y desabastecimientos de mercancas, mismos que
son de inters para los administradores (propietarios) o empleados del negocio

1.3 OBJETIVO GENERAL

Disear un sistema que permita controlar los inventarios en la microempresa
comercial: Orgnica
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Conocer la importancia que representa del control de inventarios en la
microempresa.
Mejorar el control de la mercanca por medio del sistema propuesto con la
finalidad de evitar posibles desvos, desabasto o sobre pedidos.
Minimizar las dificultades que conlleva realizar el control de inventarios en la
microempresa.
Proporcionar al propietario y empleados de la empresa una herramienta
administrativa que ayude al manejo de los inventarios.

1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES

ALCANCES
En la presente investigacin slo se tomar en cuenta el estudio y anlisis de
la informacin pertinente al problema del control de inventarios en la microempresa,
tomando en consideracin aquellas teoras que aporten elementos con las cuales se
puedan realizar juicios del papel que desempea el control de inventarios en las
microempresas.
Por medio de esta investigacin tambin se busca realizar una propuesta que
mejore considerablemente el control operativo de los inventarios en una
microempresa real, proponiendo un sistema que contenga los elementos necesarios
para optimizar esta funcin.

LIMITACIONES
La principal limitante para realizar la propuesta planteada en este trabajo de
investigacin,

es

la

dbil

administracin

que

posee

la

mayora

de

las

microempresas, ya que no cuentan con una slida estructura administrativa. No

obstante este tipo de empresas desconoce la importancia que tiene el control de
inventarios para su ptimo crecimiento.

1.5 METODOLOGIA
La investigacin a utilizar en el siguiente trabajo ser de tipo cualitativa, por lo
cual resulta importante definirla:
La investigacin cualitativa es un mtodo de investigacin usado
principalmente en las ciencias sociales que utiliza abordajes metodolgicos basados
en principios tericos tales como la fenomenologa, hermenutica, la interaccin
social empleando mtodos de recoleccin de datos que son no cuantitativos, con el
propsito de explorar las relaciones sociales y describir la realidad tal como la
experimentan los respondientes. (Ortiz, 2008)
Las tcnicas de investigacin cualitativa bsicas y que se utilizarn en este
trabajo son:

Observacin: Es la accin de mirar detenidamente una cosa para asimilar en

detalle la naturaleza investigada, un conjunto de datos, hechos, y fenmenos.
En las ciencias sociales el objeto de estudio es la observacin de las
conductas del ser humano en sociedad. (Eyssautier, 2002)
La observacin se llevar a cabo dentro de las instalaciones de la empresa

y se prestar atencin en la funcin que realiza la sra. Mnica Jimnez una de las
propietarias as como los empleados, dentro del negocio.

Entrevista: Es un intercambio conversacional entre dos o ms personas con

la finalidad de obtener informacin, datos o hechos sobre el problema. La
entrevista puede ser informal, estructurada o no estructurada.
a) La entrevista estructurada o dirigida: Es aquella que requiere de una
serie de preguntas preparadas de antemano por el entrevistador; la entrevista
deja la iniciativa total al entrevistado, permitindole que se manifieste en
forma espontnea. Esta tcnica tiene la finalidad de obtener informacin de
primera mano sobre el problema a investigar.
b) La entrevista informal: Es aquella que busca obtener informacin general
de personas conocedoras de su rama; son utilizadas para las investigaciones
preliminares y descriptivas. En la mayora de los casos no se emplean
cuestionarios previamente elaborados. (Eyssautier, 2002)
Ambas entrevistas se aplican a una muestra pequea de personas que

puedan aportar informacin til para la investigacin. Una vez que la informacin ya
no aporte mayores datos para esclarecer el problema, se dan por terminadas.
Se realizarn varias entrevistas de tipo informal a la sra. Mnica Jimnez
dentro de las instalaciones de Orgnica, con el propsito de obtener la informacin
necesaria para el correcto desarrollo de la propuesta, as como conocer sobre los
antecedentes de la empresa, formas de llevar a cabo el control de inventarios,
medios que utilizan para llevar a cabo el mismo, etc. (Ver anexo 1, Gua de
entrevista)

Investigacin documental: Es aquella que se realiza a travs de la consulta

de documentos (libros, revistas, peridicos, memorias, anuarios, registros,
constituciones etc.), mismas que permitirn al investigador obtener la
informacin con la que construir el marco terico de su objeto de estudio.
(Zorrilla, 2000)
La investigacin documental se llevar a cabo por medio de la consulta de

libros, monografas y revistas que renan como caracterstica principal el tratar de

temas relacionados con la micro y pequea empresa as como los inventarios, y el

control de inventarios.

CAPITULO 2
MARCO TERICO
2.1 MICRO Y PEQUEA EMPRESA
2.1.1 ORIGEN DE LA MICROEMPRESA
El origen de las microempresas nos puede llevar a demostrar que, ms que
tener un origen por un espritu emprendedor, son el resultado de la profunda crisis
econmica y poltica que ha abrumado a nuestro pas, y al resto del mundo, en las
ltimas dos dcadas.
Habra que recordar que en los pases como Estados Unidos, Italia, Japn, y
Francia entre otros; el desarrollo industrial se dio precisamente a travs de la
instrumentacin de programas de fomento a las pequeas empresas. Ello llev a
muchas empresas no desarrolladas a consolidarse como lderes en la produccin en
los mercados internos y de exportacin. Tales proyectos, que datan de 25 aos
atrs, provocaron en estos pases el surgimiento de nuevas micro y pequeas
empresas que hoy son grandes emporios.
Las microempresas son autnticos eslabones de la produccin, ya que
exportan y generan la mayor cantidad de empleos. En los pases en proceso de
desarrollo, la microempresa es la organizacin ms popular.
Las microempresas tienen orgenes muy remotos, muchas de ellas pueden
considerarse que empezaron como talleres artesanales y otros como maquiladoras
de pequeas y medianas empresas; la proliferacin de estas entidades disminuy,
en cierta medida, la crisis econmica por la que atraviesa la nacin.
Consolidadas, las microempresas deben integrarse a un ciclo dinmico
productivo, cuya caracterstica ser el crecimiento y la paulatina transformacin para
que formen parte de un mercado competitivo nacional e internacional.

La mayor parte de las microempresas se dedican a las actividades

comerciales con ventas al menudeo o detalle, an cuando la microempresa es uno
de los sectores ms competitivos y proporcionan pequeos mrgenes de utilidad, su
administracin resulta muy sencilla. Los microempresarios industriales, en su
mayora se dedican a la fabricacin de sus productos, que ellos mismos
comercializan, establecindose una relacin directa entre el fabricante y el
consumidor.
Es sorprendente, que el 80% de las microempresas se dedican a las
actividades de comercio y a la prestacin de servicios; el 20% restante, se dedican a
las actividades de industrializacin. En las microempresas, generalmente el dueo
es el administrador general, su inters se centra en la compra y venta de artculos,
sin importarle otras reas fundamentales de la administracin.
La dificultad para conseguir recursos tcnicos y financieros, para su
desarrollo, adems de no contar con empleados competentes, hace que el
microempresario adquiera una habilidad especial para manejar su empresa.
Normalmente el microempresario trabaja en desventaja ante las grandes empresas,
a pesar de que su inters se centra en actividades especificas, no cuenta con la
planeacin adecuada que le permita controlar su crecimiento por falta de
procedimientos y normas para asegurar su permanencia en el mercado.
La mayora de los dueos de microempresas, fueron empleados asalariados,
pero por diversas causas se vieron obligados a iniciar sus propios

negocios,

generalmente dentro de la actividad que haban realizado en sus empleos

anteriores, o bien, por inclinacin a un rea especifica del sector econmico.
Los micronegocios se crearon por motivos econmicos, algunas veces; por
bajos ingresos percibidos como asalariados, por falta de empleos donde aplicar, por
despido al ajustar personal, por tradicin familiar, por condiciones de horarios
flexibles o por autorrealizacin como persona.

Una vez

mencionado, como fue que se originaron las microempresas,

procedemos a analizar su concepto.

2.1.2 CONCEPTO DE MICRO Y PEQUEA EMPRESA

Algunas organizaciones definen a la

micro y pequea empresa de la

siguiente manera:
La Comisin econmica para Amrica latina y el Caribe CEPAL, define a la
microempresa como unidad productora con menos de diez personas ocupadas
incluyendo al propietario, sus familiares y a sus trabajadores tanto permanentes
como eventuales
La administracin de pequeos negocios o The Small Business administration
por sus siglas en ingls (SBA, USA) define a la pequea empresa como aquella que
esta poseda y operada independientemente (es decir, el propietario es autnomo en
su manejo) y no es dominante en su campo de operacin, teniendo en cuenta el
nmero de empleados y el volumen de ventas
Por otra parte (Mndez, 2000), menciona que la microempresa es un
micronegocio o unidad econmica involucrada en la produccin de bienes, el
comercio, los servicios, la construccin, los transportes, ya sea que las tareas se
realicen en la vivienda o fuera de ella, con o sin local, y que cuente hasta con seis
personas ocupadas en las cuales se incluyen al dueo y los trabajadores
remunerados.
Tomando en consideracin los conceptos citados anteriormente la definicin
que se aporta para el presente trabajo de investigacin es la siguiente:
La microempresa es aquella unidad de negocio que posee una

escasa

estructura organizacional en la cual no participan ms de diez empleados y que se

encuentra administrada directamente por el dueo (s) del negocio

2.1.3 IMPORTANCIA DE LA MICRO Y PEQUEA EMPRESA

En los albores de la humanidad la vida era mucho ms sencilla que en la
actualidad, cada familia viva en su propio mundo y tena que obtener sus alimentos,
hacer su ropa y calzado, elaborar sus instrumentos de trabajo y construir su casa, en
una palabra, ser autosuficiente en la satisfaccin de sus necesidades. Para ello tenia
que trabajar una larga jornada.
Ante esta difcil situacin, cada individuo se fue dedicando a una actividad
diferente segn sus habilidades y as haba quienes se dedicaban a la cacera, otros
a la pesca, algunos a recolectar frutos o al cultivo de la tierra, haba quienes
fabricaban diversos objetos, etc. Ofreciendo de esta forma lo que les sobraba para
adquirir aquellas carencias de otros satisfactores.
Es aqu donde se inicia la divisin del trabajo, el comercio, el dinero y poco
despus surgen las primeras empresas en su forma ms rudimentaria.
Cuando surge la revolucin industrial a inicios del siglo XIX, el mundo cambi
por completo, ya que aparecieron inventos de todo tipo, hasta llegar a la produccin
y consumo en masa y las grandes empresas industriales, comerciales y de servicios
se caracterizan al mundo moderno.
En cada momento los administradores, economistas y en general todas las
personas que buscan obtener mejores resultados en la operacin de las empresas,
se preocupan por idear nuevas tcnicas administrativas que conduzcan a la
obtencin de mayores rendimientos, eficacia, calidad, y por supuesto, mayores
utilidades, por lo general estas tcnicas se dirigen hacia empresas medianas y
grandes, lo cual origina que no se preste la debida atencin a las pequeas
empresas.
Todo esto ocurre porque no se considera el hecho de que toda empresa
alguna vez fue pequea y tambin por subestimar o desconocer la ayuda que la
pequea empresa proporciona a la sociedad.

Desgraciadamente, cada instante inician en todo el pas cientos de pequeos

negocios que luchan en la difcil prueba de su iniciacin y subsistencia; muchos de
ellos sucumben debido a la multitud de problemas con que se encuentran, as como
la falta de capacitacin tcnica y administrativa para resolverlos.
La pequea empresa constituye, en la actualidad, el centro del sistema
econmico de nuestro pas. El enorme crecimiento de la influencia actual de estas
empresas se debe a la masificacin de la sociedad, a la necesidad de concretar
grandes capitales y enormes recursos tcnicos para el adecuado funcionamiento de
la produccin y de los servicios, as como el alto nivel de perfeccin logrado ya por
muchas normas de direccin. Las grandes empresas todo lo investigan, lo planean
y someten a procedimientos y mtodos exhaustivos y cientficos.
Por tanto las tareas directivas son cada vez ms complejas y al mismo tiempo
de gran trascendencia social, porque sus efectos se transmiten y multiplican en
cadena en cualquier actividad que desarrollen las pequeas empresas.
Desde el punto de vista individual, un pequeo negocio puede parecer
insignificante, pero en su tamao de conjunto es realmente grande, no slo en cifras
sino por su contribucin a la economa.

2.1.4 CARACTERSTICAS DE LA MICRO Y PEQUEA EMPRESA

Anzola (2002) seala que uno de los factores que impiden el crecimiento de la
micro y pequea empresa es la manera conservadora y emprica que muestra el
pequeo empresario para el manejo de sus operaciones normales, esto quiere decir,
que no implementa sistemas nuevos y modernos que permitan un mejor y continuo
desarrollo, ya sea porque no sabe cmo, cree que es muy costoso o simplemente
porque piensa que no funcionan.

El dueo quien es el fundador, es el hombre orquesta (debido a las mltiples

actividades que desempea), tiene todo el poder y la responsabilidad, y quienes
ocupan los principales puestos son los miembros de la familia.
El hombre orquesta es, por lo general una persona madura en la vida con
edad avanzada, el cual slo aplica sus conocimientos empricos y se gua por sus
corazonadas; adems, esta tan ocupado con su propio mundo, que por lo general no
tiene tiempo para darse cuenta de lo que est pasando con factores controlables e
incontrolables tanto dentro como fuera de la empresa.
En resumen, se considero que las caractersticas principales de la micro y
pequea empresa son las siguientes:

El nmero de empleados no pasa de 45 y predomina el personal no calificado

Las funciones fundamentales son desempeadas principalmente por los

familiares del dueo o por el propio dueo.

La mayora de estas empresas tienden a no cambiar su lugar de operaciones,

su mercado es tpicamente local.

Existe un fuerte control y posesin de la empresa por parte del dueo

fundador; no es sujeto de crdito por las instituciones pblicas ni privadas,
carece de una administracin profesional ( su administracin es emprica)
Tambin se debe tomar en cuenta como otros elementos de caracterizacin

de las micro y pequeas empresas el nmero de empleados y las ventas anuales.

Otras caractersticas
Bolaos (2008) considera que las micro y pequeas empresas, tambin
poseen una serie de caractersticas comunes como:

Componente familiar. Puede ser que un porcentaje muy cercano al cien por
ciento de las micro y pequeas empresas sean familiares. La empresa
familiar es aquella en la que las decisiones estn en manos de una familia,

nuclear o extensa. La propiedad est en manos de la familia tambin. Puede

ser que no sea un dueo absoluto, puede haber varios primos, o incluso
accionistas que no sean de la familia, sin embargo, la mayora accionara
est en manos de la familia. Estas empresas, a diferencia de las no
familiares presentan caractersticas especiales. Las decisiones se toman por
amistad, o compadrazgo. Algunas veces hay pugnas entre los diferentes
miembros de la familia.
Para protegerse de este tipo de problemas se debe de conocer quien toma
la decisin realmente. Lo cual se puede investigar hacindose amigo de los
participantes familiares. Es muy importante que no se tome partido hacia
alguno de ellos, ya que nunca se sabe para dnde se va a "mover el barco".
Ya que la persona que decide hoy, probablemente maana ya no lo haga.

Falta de formalidad. La mayora de las micro y pequeas empresas carecen

de formalidad. La formalidad como la organizacin y planeacin, ms que el
cumplimiento de compromisos. Dentro de las empresas no tienen escritos
procedimientos, polticas, ni programas. Por lo cual no resultara extrao
que una persona pida una computadora que ya le compraron a otro
proveedor, o que alguien le autorice una reparacin y el otro diga que est
demasiado cara.

Falta de liquidez. La mayora de las micro y pequeas empresas sufren

problemas de liquidez. La mayora de las personas piensan que en estos
momentos todos tenemos problemas de liquidez, y si tienen razn, pero en
la pequea empresa este es su modo de vivir.

Problemas de solvencia. Si el problema de liquidez es grave, el de solvencia

es peor an. Falta de liquidez es tener con que pagar, pero no en efectivo.
Tener cuentas por cobrar, inventarios, etctera. Falta de solvencia es no
tener. Las micro y pequeas empresas debido a su falta de planeacin y su
natural optimismo, tienden a hacer planes para "salvar" su empresa. Estos

planes, puesto que estn mal fundamentados, la mayora de las veces no

funcionan.

2.1.5 ANLISIS DEL MEDIO AMBIENTE INTERNO DE LA MICRO PEQUEA Y

MEDIANA EMPRESA (MIPYME).
De acuerdo con el diagnstico organizacional realizado por Srvulo Anzola,
se obtuvieron los siguientes resultados de la situacin que viven las principales
reas funcionales de las MIPYMES.
a) Administracin y finanzas
Actualmente las MIPYMES cuentan con muy poca o nula planeacin en esta
rea, ya que es comn planear tan solo a corto plazo. Como ya comentamos, el
dueo de la empresa es quien realiza la mayora de la funciones, sin contar con
tiempo suficiente para realizar o implementar el proceso administrativo que le ayude
a planear, organizar, dirigir y controlar ms eficientemente su gestin. Ya que ms
del 90% del fracaso de las pequeas empresas es debido a su mala administracin,
dentro de la cual las finanzas ocupa un lugar especial.
Tanto la operacin financiera como su administracin son factores eficaces
muy importantes para el trabajo diario de la toma de decisiones del micro y pequeo
empresario, que garantizan que una empresa tenga xito en una economa de
crecimiento y desarrollo continua. Sin embargo, la mayora de las empresas
pequeas tienen dificultad constante en la contratacin de apoyos y sobre todo de
especialista en operacin y administracin financiera debido a su pequeez y a los
fondos limitados que posee para os costos que esto implica.
La importancia del aspecto financiero dentro de la pequea empresa tambin
corresponde a que est ligado al capital disponible con que el empresario cuenta por
lo menos para su operacin normal y con el cual la empresa comenzar a
desarrollarse.
Financiamiento

Es importante recalcar que innumerables de los pequeos empresarios en un

tiempo fueron empleados asalariados y su necesidad de independencia los hizo
pensar en una opcin ms para generar sus propios recursos.
A partir de esto, muchos empleados destinaron parte de su ingreso al ahorro
personal para, en el futuro, convertirlo en el capital de su nueva empresa. Otros
optan por el camino del prstamo bancario, aun siendo ste importante y difcil, y
que el nuevo empresario, como empresa en s, no es sujeto de crdito ni tiene
historial crediticio que lo avale, por lo que muchos prstamos le son negados a los
nuevos emprendedores.
En algunos casos se deciden por lo crditos comerciales, los cuales se
utilizan para lograr fondos a corto plazo por que el crdito es de corta duracin. Por
ltimo, se presentan los casos de aquellos futuros empresarios que prefieren los
fondos procedentes de amigos, parientes, o inversionistas, que no siempre resultan
ser los mejores, ya que pueden representar una fuente de conflictos para la empresa
al mezclarse emociones o sentimientos que obstaculizan su labor.
Es una triste realidad que el financiamiento en estos das marque un punto
trascendental que impida muchas veces a las empresas su entrada al mundo
competitivo. Aunque es conveniente remarcar que existen organizaciones que se
dedican ayudar con apoyos tanto tcnicos como financieros a este sector, aunque
pocas veces son tomadas en cuenta por muchos de los pequeos micro y pequeos
empresarios.
b) Produccin
Para el pequeo empresario, el proceso de produccin es una de sus
constantes preocupaciones, pues considera que esta rea es la base para la
generacin del rendimiento de su negocio lo cual requiere de todo su tiempo para
monitorear todas las actividades que involucra: personal, materia prima, maquinaria,
equipo, mantenimiento, herramientas, calidad, almacn, etc., de manera que su

papel de sabelotodo adsorbe todo su tiempo y esfuerzo. A lo anterior se suman los

sistemas de planeacin de la produccin donde la tarea se hace sobre la marcha y
las modificaciones y ajustes carecen de formalidad.
El cuidado de aspectos como la fuerza laboral, la tecnologa los procesos
productivos, los insumos de produccin, la productividad de la mano de obra, entre
otros, es poco conocido, por lo que presenta deficiencias y falta de atencin que
impiden la implementacin de cambios significativos.
c) Mercadotecnia
La mercadotecnia representa la segunda rea ms importante de la MIPYME.
Bsicamente, las actividades de produccin y mercadotecnia son las que encierran
el trabajo de posesin y control de casi toda la empresa; sin embargo, este carcter
controlador a la vez que da ventajas a aquellas empresas exitosas, producto de la
tenacidad y empuje del dueo, tambin le confiere desventajas a aquellas (la
mayora) donde el dueo sin ninguna estructura formal toma las decisiones
operativas y directivas de manera emprica.
La organizacin interna de la MIPYME como empresa familiar, y la ya
mencionada centralizacin, hacen que no se sigan los procedimientos necesarios
(aunque existan) para el buen funcionamiento de la mercadotecnia. No se hacen
investigaciones de mercado, la publicidad es familiar, esto quiere decir, que los
productos o servicios que se ofrecen se disean con base en lo que el dueo le
parece que es adecuado y necesario para el mercado, de manera que las
decisiones se pierden en el mbito personal e informal de la pequea empresa, lo
cual impide que se pueda entrar sanamente a un proceso objetivo y profesional de lo
que se busca y se requiere para el cliente.
d)

Recursos Humanos
Esta funcin se ha llevado a cabo empricamente dentro de la MIPYME; ya

que cuando se llega a detectar la necesidad de personal, los candidatos son

buscados donde sea, y al encontrarse, se les pone a trabajar de inmediato, de

manera que reciben el entrenamiento sobre la marcha y bajo la supervisin del
dueo o la persona que ste asigne.
Muchos dueos de pequeas empresas no tienen el suficiente entrenamiento
formal acerca de la administracin moderna, lo que frecuentemente causa prdidas
en mano de obra, materiales, calidad y rotacin muy grande de personal. Estos
problemas de operacin y administracin dan como resultado bloqueos a la
expansin y crecimiento de la empresa, toda vez que provocan fallas en las
operaciones a causa de la incapacidad para hacer las cosas y la poca visin de los
empleados para aprovechar las oportunidades.

2.1.6 ANLISIS DEL MEDIO AMBIENTE EXTERNO DE LA MICRO PEQUEA Y

MEDIANA EMPRESA (MIPYME).
a) Aspectos econmicos

Recursos financieros
Es comn que las pequeas empresas empiecen sus operaciones sin capital

suficiente que pueda asegurar su xito futuro, pues siempre, al inicio de sus
actividades o ya en marcha el empresario necesitar ms dinero, sin embargo, es ya
conocido que, en su inicio, el pequeo empresario pocas veces es sujeto de crdito.
A lo anterior se suma el hecho de que el pequeo empresario al momento de iniciar
un negocio no prevee los posibles gastos adicionales que tendr, no toma en cuenta
los periodos de recuperacin de la inversin, ni los problemas de falta de liquidez
futuros.

Inflacin
La inflacin es un comentario constante en todas las actividades, pues es un

mal generalizado en la economa. Cuando hay inflacin, todo el sistema econmico

se enferma. Los consumidores pierden poder adquisitivo y compran menos. Las

empresas tienen que aumentar sus precios y los proveedores incrementan

sustancialmente sus costos.
Los empresarios y la poblacin en general no pueden evitar la inflacin, pero
s prepararse para ella. Lo ms adecuado es que cada pequeo empresario tenga
un plan de accin en caso de un incremento inflacionario imprevisto y est alerta de
los indicadores del mercado de manera que pueda anticiparse.

Ingreso personal
Este ser siempre uno de los elementos de mayor importancia en el mercado,

y el pequeo empresario deber preocuparse por contemplar dentro de sus

actividades

de planeacin y control la realizacin peridica de estudios

concernientes a las caractersticas de los ingresos de las personas. El conocer el

promedio de ingreso personal puede decirle a la pequea empresa si los productos
que ofrece al mercado son factibles.

Globalizacin econmica
La globalizacin tiene repercusiones en todas las esferas de la actividad

empresarial y afecta a unos en mayor proporcin que a otros, con la salvedad de

que aquel empresario que mejor preparado se encuentre en cuanto a las
expectativas futuras de la empresa, mejor podr afrontar los cambios.
Diariamente se deber enfrentar el hecho de que fuera del pas surgen
constantemente nuevos proyectos de antiguas o nuevas empresas, ya sean
pequeas, medianas o grandes, que en cualquier momento pueden llegar a hacer
estragos en los mercados internos con una serie de ventajas que nadie puede
adivinar.
b) Aspectos Sociales

Educacin
Uno de los problemas relevantes que enfrentan las pequeas empresas hoy

en da es la poca preparacin de sus empleados, debido a esto se generan grandes

problemas econmicos, ya que muchos nios y jvenes (hombres y mujeres) se han

visto en la necesidad de entrar al mercado de trabajo a muy temprana edad, sin la

oportunidad de poder dedicar tiempo a sus estudios.
Las MIPYMES no suelen contratar personal calificado, pues su capacidad
como negocio no se lo permite, principalmente a causa de falta de capital para ello.
Ya hemos mencionado que la pequea empresa cuenta con poco capital y cuando
requiere de l, su problemtica se acrecienta al tratar de conseguirlo. De este modo,
la prctica comn para contratar personal es optar por la alternativa ms fcil:
contratar a alguien que tenga pocos estudios para pagarle un sueldo bajo.

Empleos
Las pequeas empresas contribuyen socialmente de manera sustancial en el

desarrollo regional y en la masificacin del bienestar de la poblacin con la

generacin de por lo menos el 80% de los nuevos empleos, ya que cada empresa
micro y pequea genera por lo menos 5 empleos.
La poblacin econmicamente activa tiende a crecer cada da ms, y las
MIPYMES tienen que acompaar este crecimiento dando oportunidades de empleo
a ms personas, con la tendencia de favorecer ms a la sociedad.
c)

Aspectos tecnolgicos
Para que las pequeas empresas se computaricen en estos tiempos de falta

de liquidez, es necesario el financiamiento, pero las condiciones de austeridad

econmica y de altas tasa de inters hacen que el avance tecnolgico se vea
obstaculizado.
El mejoramiento tcnico, la innovacin y la asimilacin de tecnologa son
vitales en esta poca para el xito de cualquier empresa, ya que sin tecnologa
nueva, difcilmente puede haber productos o servicios nuevos, y sin stos,
difcilmente puede haber mercados nuevos. Si no se buscan mejoras en el estilo, la
calidad, etc., del producto o servicio, no solo resulta difcil expandirse hacia un
mercado nuevo, sino que se corre el riesgo de perder tambin el mercado original.

El pequeo empresario debe entender de manera consciente el gran esfuerzo

que deber hacer por asimilar y utilizar la tecnologa existente en la actualidad, ya
que es la nica manera de volverse competitivo en el mercado actual y futuro, ya
que de no hacerlo se encaminar a la obsolescencia.

2.1.7 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS MICROEMPRESAS

Fattel (2008) dice que las microempresas cuentan con una serie de pros y
contras que de cierta manera afectan ya sea positiva o negativamente a su
desarrollo. En seguida se mencionan las principales ventajas de desventajas que
estas poseen:
Ventajas:

Motiva a los empleados de corporaciones a formar empresas propias, debido

a los bajo salarios y sueldos por la agravacin que sufre la economa.

Generacin de empleos; se le atribuye a las pequeas empresas el mayor

porcentaje de generacin de empleos del pas. Es por esto que son
consideradas como una importante red de seguridad de la sociedad.

Fomentan continuamente a la innovacin por medio del desarrollo de nuevos

productos.

Satisfaccin de las necesidades de las grandes compaas: ya que surgen

como distribuidoras de las empresas de mayor tamao, agentes de servicios
y proveedores.

Ofrecimiento de bienes y servicios especializados; pues las pequeas

empresas resuelven las necesidades especiales de los consumidores.

Constituye una importante herramienta de la economa de servicios, la cual

ha ido a travs de los aos desplazando la economa de escala de las
grandes empresas.

Consta de una tcnica de manufactura asistida por computadora, la cual le

permite ser tan eficientes como las grandes empresas.

Poseen organizacin y estructura simples, lo que le facilita el despacho de

mercanca rpido y ofrecer servicios a la medida del cliente.

Desventajas:

Ganancias bajas por lo reducido de su inversin.

Pagan compensaciones en efectivo y prestaciones laborales relativamente

bajas.

El 25% de los empleos generados por las microempresas son de medio

tiempo.

Sus empleados no cumplen con las reglas de modelo corporativo, por tener
un bajo nivel de educacin.

Enfrentan problemas de diversa ndole como son los de financiamiento, de

recursos humanos y de transporte.

2.1.8 ESTRUCTURA FORMAL DE LA PEQUEA EMPRESA

De acuerdo con Anzola (2002) la pequea empresa carece de una estructura
formal en todas sus reas. El trabajo que realiza el dueo de la pequea empresa se
asemeja al de un hombre orquesta y se atribuye l mismo su especialidad interna.
Generalmente se recurre a la asesora financiera externa, lo cual deja el manejo
contable y financiero en manos de un contador externo o consultor por horas, que se
encarga principalmente de los aspectos legales de personal, finanzas y tributarios.
Las reas de ventas y produccin son las ms fuertes. La pequea empresa
encuentra una forma satisfactoria de competir en su mercado, y debido a la
necesidad de satisfacer nuevas exigencias del mismo y a la premura para tomar
decisiones sobre la marcha, el dueo hace que las acciones estratgicas se realicen
de forma fcil, dando lugar a la adaptacin del producto al mercado rpidamente.
Tambin es importante el contacto frecuente del propietario con su clientela, lo cual
le brinda un conocimiento ms detallado de su mercado y del producto que vende.

La gran atencin que el dueo de la pequea empresa dedica a la misma

hace de la administracin general un punto relevante dentro de su actividad,
caracterizndolo como un administrador independiente donde l mismo opera y
dirige todas las acciones. Esto hace necesario que adquiera una habilidad especial
para el manejo de la empresa, ya que le es muy difcil contar con empleados
componentes o recursos tcnicos financieros que apoyen su desarrollo. Se puede
suponer que, entre pequeas empresas, todas son fuertes en su campo de
operacin, pero siempre trabajarn en desventaja ante las empresas grandes.
La funcin de control es casi desconocida por el dueo de la empresa, no
existen procedimientos ni normas que le ayuden a asegurar el xito de forma rpida.
El tiempo que dedica a las actividades de control es mnimo (en la mayora de los
casos se debe a falta de conocimiento de ellas).
Con lo citado anteriormente, podemos ultimar

que el microempresario

desconoce las funciones que se deben llevar a cabo dentro del rea de control de
cualquier organizacin con la finalidad de optimizar sus recursos. Debido a que el
tema central del presente trabajo de investigacin es el control de inventarios,
resulta sumamente importante desarrollar el tema de inventarios el cual se presenta
a continuacin.

2.2 INVENTARIOS
La empresa en la cual se pretende desarrollar la propuesta de este proyecto
cuenta con un almacn de productos terminados ya que sta es de tipo comercial,
es por ello que a continuacin se procede a definir el concepto de almacn y su
importancia.
2.2.1 CONCEPTO DE ALMACN
A continuacin se presenta el punto de vista de algunos autores de acuerdo a
su definicin de almacn:

Fernndez Arena define al almacn como El rea encargada de la recepcin

y conservacin de materias primas y artculos obtenidos por medio de una compra
Garca Cant dice que Es una unidad de servicio en la estructura orgnica y
funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos
Basndose en los conceptos anteriores se puede concluir que el almacn es:
El espacio fsico en el cual se guardan los diferentes tipos de mercanca
manejados por la empresa y el cual tiene como finalidad asegurar el
aprovechamiento ptimo y

la conservacin de los recursos materiales de la

empresa
2.2.2 IMPORTANCIA DEL ALMACN
Fernndez (1992) seala que la razn de ser del almacn es que resulta
fsica y econmicamente imprctico el hecho de que cada artculo sea entregado por
el proveedor en forma directa al departamento solicitante cuando sea necesario un
material o articulo terminado. El objetivo principal del almacn es servir como medio
de control en los recursos materiales de la empresa por lo cual tendr que realizar
actividades tales como el control de inventarios, inspeccin de materiales o artculos
terminados, el embarque y la recepcin de pedidos as como el transporte interno.
El almacn no solo se encarga de la conservacin de materiales sino que va
desde la coordinacin de las actividades administradas para expandir las rdenes de
compra, la recepcin de la mercanca y el proceso de entrega al departamento
solicitante. Adems es el responsable de vigilar que los volmenes que se
conservan de cada inventario no aumente los limites determinados ya que un
acrecentado inventario genera que el dinero se mantenga detenido sin recibir ningn
beneficio, pero por otra parte se debe considerar que la falta del mismo puede
provocar un retraso en las operaciones de la siguiente etapa en un proceso y en la
entrega de un producto o servicio as como la perdida de tiempo y dinero invertidos.

Despus de haber revisado algunas bibliografas se encontr que, de manera

general, las funciones principales que realiza el personal dentro de un almacn son:

Recibir todos los materiales o productos con el mayor cuidado y protegerlos

de cualquier deterioro.

Registrar las entradas y salidas de los materiales o productos en el almacn.

Almacenar los materiales o productos

Distribuir los productos solicitados por medio de una requisicin autorizada

por la persona encargada del almacn y la persona o departamento
solicitante.

Conservar el almacn aseado y ordenado as como cada cosa en el lugar que

le corresponde.

Cuidar todo lo que tenga bajo su responsabilidad de robos y extravos

Llevar a cabo el recibo, compras, almacenamiento y distribucin con el menor

tiempo y costo posible.
Las funciones principales del almacn se pueden englobar en tres conceptos:

inventarios, compras y almacenamiento. Dado que en el desarrollo de este trabajo

los inventarios forman parte importante, ya que se diseara un sistema que le
permita controlar esta importante rea de la empresa se considera necesario
desarrollar el tema de inventarios a continuacin.

2.2.3 ANTECEDENTES HISTRICOS DE LOS INVENTARIOS

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en
los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema de
los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le
aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.
Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para
sobrevivir motiv la existencia de los inventarios.

Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas

de bienes y servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario por
parte de la misma. El manejo contable y operativo permitir a la empresa mantener
el control adecuado, as como tambin servir para conocer informacin relacionada
con los inventarios, la cual ser de gran ayuda en la toma de decisiones sobre los
recursos materiales de la empresa.
Los inventarios tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de los
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del
proceso de produccin y de esta forma afrontar la demanda.

2.2.4 CONCEPTO DE INVENTARIOS

Despus de haber consultado algunas bibliografas se encontr en algunos
textos las siguientes definiciones de inventario:
Relacin clara, ordenada y valorada de los bienes corpreos comprendidos
en el activo circulante de una empresa, destinados a la venta, ya sea de forma
original o despus de haber sido elaborados o transformados parcial o totalmente
(Morales, 1993)
Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su
posterior comercializacin (Boock y Hostein, 2000)
Tomando como base las definiciones anteriores se puede concluir que los
inventarios son un:
Conjunto de bienes tangibles que se encuentran bajo el control de una
empresa y los cuales son guardados durante algn tiempo para satisfacer por medio
de las ventas, futuras demandas

Una vez analizado los diferentes conceptos de inventarios se desprender la

importancia que representan estos en cualquier tipo de empresa.

2.2.5 IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS

La importancia de los inventarios se encuentra en que para la mayora de las
empresas la cifra de stos es representativamente la mayor de los activos
circulantes, esto quiere decir, que significa un costo para las empresas; desde el
costo de oportunidad de tener materia prima, en proceso o producto terminado
invertido en la empresa, hasta la disminucin de la utilidad neta.
Los problemas en los inventarios pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a
que los negocios lleguen a su quiebra. Cuando una firma

falla en que

involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la

empresa es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este
artculo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer
un artculo del inventario) podra en casos extremos, hacer que se detenga la
produccin. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de
mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y prdidas.
En conclusin la importancia del inventario radica en que su habilidosa
administracin,

puede hacer una contribucin importante a las utilidades de la

empresa. (Jimnez, 2008)

Al haber

conocido

la importancia

que representan

los

inventarios,

posteriormente se analizar su clasificacin en el siguiente tema.

2.2.6 CLASIFICACIN DE LOS INVENTARIOS

Los inventarios son importantes para todas las empresas en general, estos
varan ampliamente entre los distintos grupos como son las industriales, comerciales

o de servicios. La composicin de esta parte del activo es una gran variedad de

artculos. (Mch y Garca, 2001) sealan que los inventarios se pueden clasificar de
acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:

Inventarios de materia prima

Inventarios de produccin en proceso

Inventarios de productos terminados

Inventarios de materiales y suministros

a) Inventarios de materia prima:

Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin
del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artculos
(materia prima) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al
final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor
grado en la produccin se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en
cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima,
es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se
convertir en un producto terminado.
b) Inventarios de Productos en Proceso:
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o
elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son
productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de
produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes
al proceso de produccin en un momento dado.
Una de las caractersticas del inventarios de producto en proceso es que va
aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le
producto terminado como consecuencia del proceso de produccin.
c) Inventarios de Productos Terminados:
Estos comprenden, los artculos transferidos por el departamento de
produccin al almacn de productos terminados por haber estos; alcanzado su

grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se

encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El
nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las
ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.
d) Inventarios de Materiales y Suministros:
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de
industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento
de agua.

Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la

industria, dentro de estos artculos de consumo los mas importantes son los
destinados a las operaciones, y estn formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen
necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varan en
relacin a sus necesidades.

2.2.7 COSTOS DEL INVENTARIO

El costo del inventario es la inversin que se hace por la adquisicin de
insumos o productos que van a ser utilizados para la comercializacin, fabricacin
de un artculo o generacin de un servicio. De acuerdo con Everett E. Adam Jr. Y
Ronald J. Ebert existen seis principales tipos de costos del inventario los cuales son:

El Costo del producto es el valor que se paga al proveedor a cambio del

producto recibido as como los gastos de manufactura en caso de ser
necesario. Es decir, es el precio de adquisicin de un producto. Tambin

influyen los costos de transporte, recepcin e inspeccin en caso de que el

costo de la unidad se modifique conforme a la cantidad solicitada se pueden
aprovechar reducciones en el precio obteniendo descuentos por cantidad.

El Costo de adquisicin es aqul que se genera al comprobar los niveles de

inventario, al realizar llamadas telefnicas a los proveedores, al solicitar un
pedido al proveedor, los costos de mano de obra y contabilidad, los costos
que se generan en la recepcin del pedido y el valor econmico que se
invierte en el mantenimiento de registro de inventario para la realizacin de la
orden de compra.

El Costo de llevar los inventarios es el que se genera por tenerlos

disponibles y estn formados por: los costos de las instalaciones de
almacenamiento como la inversin de las instalaciones, la calefaccin, la luz,
los impuestos a la propiedad; los costos de trasladar los artculos al almacn
tomando en cuenta los gastos provocados por daos y el equipo necesario;
los salarios pagados a los empleados por el control de los inventarios; la
depreciacin generada por el deterioro, mutilacin y robo o extravo que no
cubra el seguro; los costos provocados por la obsolescencia debido a la
introduccin de nuevos productos; los costos del seguro en caso de que los
artculos estn protegidos contra incendios o cualquier forma de dao. Los
costos varan de acuerdo al incremento o decremento de los inventarios.

El Costo por falta de existencias se produce de acuerdo a la demanda en el

momento en que las existencias terminan, es decir que es el costo de ventas
prdidas o pedido no surtidos que generan produccin prdida, disminucin
en la confianza y satisfaccin de los clientes la cual es muy importante por la
imagen y credibilidad de la empresa. Tambin incluye las medidas de
emergencia que se adopten para acelerar la entrega de un producto o
prestacin de un servicio urgente por tener un pedido atrasado.

El Costo del procesamiento de la informacin es aquel que se incurre para

tener al corriente los registros de acuerdo a las modificaciones de los niveles

de existencia. Cuando no se lleva un registro diario, se incurre en este caso a

realizar un recuento fsico exacto de los artculos en existencia.

El costo del capital se crea debido a que la cantidad de artculos que se

tiene en el inventario pertenece al capital que no est disponiendo para otros
fines que pueden producir una recuperacin de la inversin. Aunque este
costo ocupa un lugar en el capital no se debe tomar como un gasto sino que
se debe considerar los beneficios de la inversin que se hace en el inventario
sin dejar de buscar un mayor beneficio a un menor costo posible.

2.2.8 POLTICAS DE LOS INVENTARIOS

Son cursos de accin que evitan la escasez de las materias primas o
productos terminados y el exceso de inventarios, es decir que permiten lograr un
equilibrio con la finalidad de asegurar la continuidad de las actividades normales de
la empresa y los costos que se inviertan en ellos.
Estas polticas se deben adoptar de acuerdo a las necesidades de cada
empresa y se pueden modificar de un periodo a otro y de un producto o servicio a
otro. Su xito se basa en el respeto de los siguientes puntos:

Definir la relacin exacta entre las posibles necesidades y el suministro de

diferentes productos.

Establecer categoras para el inventario y clasificar cada uno de ellos de

acuerdo a la categora que le corresponda.

Conservar los costos de los inventarios al nivel ms bajo posible.

Mantener el equilibrio en cuanto a las existencias del inventario

Disear medidas de control de los inventarios y establecer los periodos en

que se aplicarn.

Impedir las prdidas debidas al desperdicio o robo de los inventarios

Cualquier empresa, independientemente de sus actividades, tiene la

necesidad de adquirir determinados inventarios para lograr un punto de equilibrio en
sus existencias y no desatender la demanda de los clientes, es por ello que al
control de inventarios se le debe de dar la importancia adecuada, pero para conocer
un poco ms sobre los beneficios que este nos ofrece se desarrolla el siguiente tema
a continuacin.

2.3 CONTROL DE INVENTARIOS

2.3.1. CONCEPTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS
Despus de haber consultado algunos textos se hallaron las siguientes
definiciones para conocer que es el control de inventarios:
Es un proceso que permite conservar el nivel de existencias de materias
primas, productos en proceso, y productos terminados de acuerdo con los
estndares deseados, en el cual el responsable debe llevar a cabo registros de los
materiales solicitados (Mndez, 2001)
Es el que se encarga de regular en forma ptima las existencias en los
almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos
terminados. Este busca proteger a la empresa de costos innecesarios por la
acumulacin o falta de existencias en el almacn (Mch y Garca, 2001)
Segn m criterio, el control de inventarios lo defino como:
La actividad que se encarga de llevar a cabo los registros de entradas y
salidas de mercanca, as como controlar el nivel de existencia de cada producto en
el almacn con la finalidad de reducir costos y evitar perdidas por desperdicios o
robos

2.3.2 OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Anzola (2002) menciona que la finalidad principal que se busca al tener un
buen sistema de control de inventarios es tener los artculos adecuados, en las
cantidades adecuadas y el momento y lugar adecuados.
Otros de los objetivos que persigue el control de inventarios son:
Disminuir la inversin en inventario; esto significa que se debe tener
solamente el dinero que sea necesario, invertido en el inventario; o sea, ni
tener demasiado inventario ni tener poco, ya que tener demasiado
ocasionara perdidas, debido a que es dinero inmovilizado y tener poco
tambin ocasionara perdidas, debido a que no se podra satisfacer la
demanda de los clientes por lo tanto, se dejara de vender y se perderan
clientes.
Disminuir los costos de almacenamiento. si se tienen productos de ms, va a
costar ms almacenarlos, ya que hay que tomar en cuenta que cada espacio
utilizado en la bodega lleva implcito un costo.

2.3.3 BENEFICIOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS

El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes:
venta de productos en condiciones ptimas, control de los costos, etc. todo en aras
de tener mayores utilidades. (Aguilar, 2008)
Tambin en la operacin propia de la empresa, los beneficios son tangibles:
a) Planeacin de compras de la empresa.
Al controlar el inventario vamos creando informacin precisa, que nos ser til
para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a

ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la poca del ao

en que estemos.
De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la
cantidad necesaria para la compra semanal, mensual etc. para generar esta
informacin se puede realizar una base de datos o una hoja de calculo, que una vez
alimentada con informacin generada diariamente, nos sugerir de manera
aproximada qu tanto debemos comprar de cada producto del inventario, una vez
analizada la rotacin de cada producto durante un periodo de al menos 3 meses.
b) Planeacin del flujo de efectivo.
Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos el monto de la compra
ya sea semanalmente, mensualmente etc.

lo que nos permitir saber cunto

habremos de invertir en pesos. As eliminaremos o postergaremos gastos no

propios a la operacin de la empresa, para no afectar su liquidez.
Otros beneficios
De acuerdo a Karl E. Ettinger, este control proporcionar otros beneficios
como:

Ajustar el abastecimiento debido a la apreciacin de las necesidades con

base a la experiencia registrada.

Evitar volver hacer pedidos para alcanzar el nivel de inventarios necesarios

ya que se aprovecharn las existencias al dirigirlas al lugar en donde sean
requeridas.

Tener una cantidad mnima de prdidas provocadas por descuidos o por falta
de honradez

Tener

una

cantidad

mnima

de

pedidos

urgentes

provocados

por

desconocimiento de las existencias reales o por falta de previsin

Contar con informacin confiable en la que se pueden basar para la toma de

decisiones.

2.3.4 TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIOS

Conforme a Morales Felgueres, existen bsicamente dos tipos de control de
inventarios los cuales son:
El Control operativo comprende el movimiento fsico del inventario y la
conservacin de los artculos en existencia de acuerdo

a los estndares

establecidos.
El Control Contable consiste en el registro adecuado y el reporte de
movimientos y existencias en unidades de medida y en valor, desde la
realizacin

de

la

adquisicin

hasta

la

entrega

al

departamento

correspondiente o al cliente.
Dentro del control contable, la empresa deber elegir cual mtodo de
valuacin de inventarios va a utilizar de acuerdo a las necesidades y objetivos de la
misma, considerando entre los ms importantes a los siguientes: (Guajardo, 1995)
a) Mtodo PEPS
El mtodo PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de
productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economa
inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancas o productos vendidos
se determina con base en los precios ms antiguos y, en consecuencia, las
utilidades presentadas van a ser artificialmente ms altas, aunque los inventarios no
vendidos queden registrados, en el balance, a los precios ms prximos o actuales.
Por supuesto, ste mtodo de valoracin de inventarios se emplea para
efectos contables ms no para propsitos tributarios, pues a mayor utilidad tambin
es mayor impuesto a pagar.

b) Mtodo UEPS
El mtodo UEPS es el inverso del mtodo PEPS debido a que parte de la
suposicin de que las ltimas unidades en entrar son las que primero se venden y,
en consecuencia, el costo de ventas quedar registrado por los precios de costo
ms altos, disminuyendo as la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el
monto monetario de los inventarios, que aparecer valorizado a los precios ms
antiguos.
El mtodo UEPS fue creado con el claro propsito de cargar mayores valores
al costo de la mercanca vendida y disminuir as la base para el clculo del impuesto
sobre la renta. Por ste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio
ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaracin de renta,
generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la
creacin de una partida denominada "provisin UEPS"
c) Mtodo Promedio Ponderado
Este mtodo pondera el costo por unidad como el precio unitario promedio
durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo,
se utiliza el promedio de estos dos precios. El costo promedio se determina de la
siguiente manera: divida el costo de las mercancas disponibles para la venta
(inventario inicial + compras) entre el nmero de unidades disponibles.

2.3.5 CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOS

El hablar de control interno en los inventarios, se refiere al conjunto de
procedimientos de verificacin de los datos reportados por los diferentes
departamentos o el encargado de esta rea.
Un inventario mal administrado produce prdidas, por obvias razones, uno
bien dirigido nos puede dar informacin muy valiosa y ayudarnos en procesos que
nos permitan tener el adecuado control del negocio, lo que a la larga beneficiar en
mucho nuestro tiempo y toma de decisiones. El control interno sobre los inventarios

es importante, ya que stos son el aparato circulatorio de una empresa de

comercializacin. (Buffa, 2000)
Los elementos de un buen control interno incluyen:
1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no
importando cual sistema se utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras y recepcin.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o
descomposicin.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a
los registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto
costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades econmicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit,
el cual conduce a prdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso
el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
El control de la mercanca nos permitir saber exactamente cundo y cunto
tendr que comprar de producto sin tener exceso de mercanca en el almacn,
aprovechar bien el dinero y ahorrar ante un incremento de precios, ya que el stock
quedar satisfecho y estos incidentes no perjudicaran los intereses de la empresa.
Un inventario tambin permite conocer si los empleados con los cuales
contamos son honestos. Debido a que si lleva a cabo un adecuado control de la
mercanca que se vende por da, se evitar que alguien nos sorprenda con reportes
falsos o inadecuados. En el caso de las pequeas empresas se pueden utilizar
mltiplos de 10 en cada producto por anaquel y as se podr conocer
inmediatamente cuantos artculos se vendieron durante el da o semana.

2.3.6 ACOMODO DE MERCANCA POR EL MTODO PEPS

Trascendi desarrollar el tema de acomodo de mercancas por el mtodo
PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) debido a que la empresa a la cual est
enfocado este trabajo de investigacin es una pequea empresa comercial de
artculos perecederos.
El mtodo PEPS es el ms empleado para acomodar la mercanca en las
empresas comerciales que manejan artculos perecederos, ya que estos tienen una
fecha lmite de caducidad, misma que debe ser revisada desde el momento que se
recibe la mercanca. (Aguilar, 2008)
Otra de las ventajas que ofrece el mtodo PEPS es que facilita el control,
disminuye los costos al minimizar mermas, colabora a mantener la calidad y permite
mejorar el control de inventarios, facilitando el conteo y localizacin inmediata de las
mercancas.
Acomodo sugerido por el mtodo PEPS:
El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante simple,
aquellos productos que entran en primero en el almacn, sern tambin los primeros
en salir del mismo, recorrindose los productos ms viejos

hacia el frente del

anaquel y los ms nuevos se quedarn en la parte posterior. Con esto aseguramos

an ms la frescura de los productos que vendemos.
2.3.7 FALTA DE REGISTROS, UN PROBLEMA FRECUENTE EN EL CONTROL
DE INVENTARIOS
Aguilar (2008) seala que el pequeo empresario, tambin conocido como
"hombre orquesta", difcilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las
funciones que en l han sido encomendadas: las compras, las ventas, la produccin,
el manejo de personal, manejo del efectivo etc., el pequeo empresario ocupa mayor
parte de su tiempo en cuestiones operativas o tcticas que en labores de orden
estratgico.

Es por ello que el pequeo empresario no realiza registros que le permitan

llevar a cabo el control en algunas de las reas de la empresa (no slo en los
inventarios, sino de cualquier tipo de operacin). Los pequeos empresarios
plantean comentarios como:

Los registros son complicados y "slo los contadores los entienden".

Se necesita un programa de cmputo "carsimo" y complicado de entender.

"Necesito un encargado de almacn para llevar los registros bien y al da"

"No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"

Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es

por eso que mediante esta investigacin se busca disminuir estos inconvenientes.
El objetivo de contar con registros de inventario es contar con informacin
suficiente y til para: minimizar costos de produccin, aumentar la liquidez,
mantener un nivel de inventario ptimo y comenzar a utilizar la tecnologa con la
consecuente disminucin de gastos operativos.
Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien
estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir las necesidades de informacin
que se requieren, todo depende de alimentarlos con informacin real y constante.
Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en mltiples ocasiones existe
falta de soporte tcnico.
Es por ello que se recomienda ampliamente la utilizacin de una de las
herramientas ms sencillas pero igualmente poderosas que la tecnologa actual nos
ha brindado a travs de programas de computo en los cuales se puede desarrollar
una hoja de clculo o bien una base de datos
El uso de la hoja de clculo o la base de datos, para los registros de la
empresa tiene los siguientes beneficios:

Podemos hacer el formato que necesitemos con la informacin que

necesitemos a un costo mnimo.

La mayora de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de hoja

de clculo ms popular en el mundo (Excel de Microsoft) o la base de datos
de (Access de Microsoft)

La operacin de estas herramientas se vuelve repetitiva, por lo que es fcil de

aprender y fcil de ensear.

El uso de estas herramientas elimina tiempos muertos de personal de caja y

administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el control del
inventario.
Una vez analizado algunos de los beneficios que nos ofrece la tecnologa

actualmente por medio de sus programas de cmputo, se deriva la importancia de

desarrollar el tema posterior.

2.4 LA BASE DE DATOS COMO UN SISTEMA PARA EL CONTROL

DE INVENTARIOS
Debido a que la propuesta a desarrollar en este trabajo de investigacin es
disear un sistema para el control de inventarios se ha considerado necesario abrir
un apartado en el cual se mencione la definicin de sistema y base de datos, ya que
el sistema que se disear para el control de inventarios en una pequea empresa,
se realizar por medio de una base de datos, es por ello que resulta importante
definir los siguientes trminos.
2.4.1 CONCEPTO DE SISTEMA
A continuacin se presenta la definicin detallada del vocablo sistema que le
da en una segunda acepcin el Diccionario de la Real Academia Espaola (DRAE).
Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a
determinado objeto

La definicin de sistemas realizada por el DRAE ser vlida, con las

siguientes precisiones:

El trmino cosa, a diferencia de la acepcin restrictiva contrapuesta a algo

viviente como persona y animal que ha llegado a imponerse en el lenguaje
comn, es tambin, en la primera acepcin del DRAE, todo lo que tiene
entidad, ya sea corporal o espiritual, natural o artificial, real o abstracta. Por
tanto, el sistema puede estar constituido por objetos fsicos, actividades,
formas de energa, seres vivientes, conceptos, ideas, smbolos matemticos
etc., sin que se exija que todos pertenezcan a una misma clase. Es por ellos
que se le llaman elementos a las cosas que integran el sistema.

Los elementos tienen que estar relacionados entre s con un orden,

determinado por unas reglas que gocen de cierta estabilidad. Esta idea de
relacin ajustada a una normativa es fundamental.

El sistema tpico es finalista; es decir, los elementos estn relacionados para

contribuir a un determinado objetivo. As, los sistemas debidos a los hombres,
como los sistemas de informacin son creados para el cumplimiento de unos
fines; razn por la que algunos autores se refieren al dinamismo de los
sistemas, considerando que stos se mueven, en sentido real figurado, hacia
la consecucin de un objetivo global.

La nocin de sistema es relativa, ya que, a excepcin del universo, en la

parte ms superior de la jerarqua, cualquier sistema es un subsistema de otro
sistema ms amplio que engloba. Pero al mismo tiempo funcionan como casi
autnomos. As, por ejemplo, la base de datos se puede considerar como un
subsistema del sistema de informacin y ste a su vez, es un subsistema de
la empresa.

El enfoque sistemtico, el todo, es decir, el sistema, es ms que la simple

suma o agregacin de las partes componentes; porque, en general, su
objetivo es distinto.

Dentro de este concepto de sistema, el sistema de informacin, como su

nombre lo indica, ser un sistema, y asimismo la base de datos es tambin un
sistema.

2.4.2 CONCEPTO DE BASE DE DATOS

A continuacin se citan algunas definiciones de base de datos encontradas en
algunas bibliografas:
Es una coleccin de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin
redundancias perjudiciales o innecesarias; su finalidad es servir a una aplicacin o
ms, de la mejor manera posible; los datos se almacenan de modo que resulten
independientes de los programas que los usan (Piattini y Castao, 1999)
Conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada
estructurada. Desde el punto de vista de la informtica, la base de datos es un
sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el
acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de
datos (Stallings, 2001)
Es una coleccin de archivos relacionados que almacenan tanto una
representacin abstracta del dominio de un problema del mundo real cuyo manejo
resulta de inters para una organizacin, como los datos correspondientes a la
informacin acerca del mismo (Luque y Gmez, 2002)
Por medio de las definiciones anteriores puedo concluir que la base de datos
Es un sistema que permite almacenar y mantener actualizada gran cantidad
de informacin de manera ordenada con la finalidad, de tener acceso directo a sta

2.4.3 CARACTERSTICAS DE LAS BASE DE DATOS

Luque y Gmez (2002) mencionan que la informacin que forma parte de una
base de datos puede organizarse de mltiples formas pero con independencia de la
arquitectura de la base de datos, sta debe cumplir con una serie de caractersticas
para ser considerada como tal, algunas de las cuales se describirn a continuacin:

Versatilidad para presentar la informacin: si bien la informacin que forma

parte del dominio de un problema es nica y caracteriza a ese problema o
sistema, pueden existir diferentes visiones de esa informacin ya sea parcial
o totalmente.

Desempeo: las bases de datos deben asegurar un tiempo de respuesta

adecuado en la comunicacin hombre-mquina, permitiendo el acceso
simultneo al mismo o distinto conjunto de datos por el mismo o distinto
procedimiento.

Mnima redundancia: una de las principales razones por las que surgi la
tecnologa de la base de datos fue para evitar la alta redundancia que se
presentaba en todos los sistemas de procesamiento de la informacin debido
al uso de archivos con estructuras planas.

Capacidad de acceso: los usuarios de la base de datos reclaman a sta

continuamente informacin sobre los datos almacenados.
Una base de datos debe ser capaz de responder, en un tiempo aceptable, a
cualquier consulta sobre la informacin que mantiene, sin restricciones graves
en cuanto a los datos solicitados en la misma, y respondiendo al usuario
rpidamente.

Simplicidad: la base de datos representa el dominio de un problema que se

necesita tratar computacionalmente. La naturaleza de este problema puede
ser muy variada y, por tanto, existir en el mismo un nmero de objetos
variable que se relacionan de mltiples formas.

La base de datos debe estar basada en representaciones lgicas simples que

permitan la verificacin en la representacin del problema que representa y
ms an la modificacin de requisitos en el mismo, de tal modo que la
modificacin de nuevos datos y relaciones no ocasionen una complejidad
excesiva.

Integridad: la integridad de una base de datos hace referencia a la veracidad

de los datos almacenados con respecto a la informacin existente en el
dominio del problema que trata la misma. Como los datos de la base de datos
son

manejados

por

muchos

usuarios

haciendo

uso

de

muchos

procedimientos que tratan los mismos datos de muchas formas, es necesario

garantizar que estos datos no sean destruidos ni modificados de forma
anmala.

Seguridad y Privacidad: la seguridad de una base de datos hace referencia a

la capacidad de sta para proteger los datos contra su prdida total o parcial
por fallos del sistema o por accesos accidentales o intencionados a los
mismos.
Mientras que la privacidad de una base de datos hace referencia a la reserva
de la informacin de la misma a personas no autorizadas.
La informacin de la base de datos es de vital importancia y valor para la
empresa responsable de la misma. A medida que esta informacin es ms
importante, tanto ms valioso se hace para la empresa el mantener su
seguridad y privacidad.

Afinacin: la afinacin hace referencia a la organizacin fsica de la

informacin de la base de datos, la cual determina directamente el tiempo de
respuesta de los procedimientos que operan sobre la misma.
Si una de las caractersticas que debe tener una base de datos es un buen
desempeo, la organizacin fsica de los datos debe ser tal que esta pueda
ser alcanzada. Pero la base de datos evoluciona con el tiempo, ya que el
volumen de informacin va hacindose cada vez ms importante. Esto implica

que una buena organizacin fsica de los datos en un momento dado, puede
no ser tan buena en otro. Es por ello la base de datos debe ser flexible a la
modificacin, sin que por ello se vean afectados los procedimientos u otras
representaciones de los datos pero, sin embargo, se consiga un desempeo
ms alto.
Despus de haber detallado las caractersticas que posee una base de datos,
se procede a conocer las ventajas que esta ofrece con su utilizacin.

2.4.4 VENTAJAS EN EL USO DE LA BASE DE DATOS

La utilizacin de bases de datos como plataforma para el desarrollo de
sistemas de aplicacin en las organizaciones se ha incrementado notablemente en
los ltimos aos, esto se debe a las ventajas que ofrece su utilizacin, algunas de
las cuales se comentarn a continuacin:

Globalizacin de la informacin: permite a los diferentes usuarios considerar

la informacin como un recurso corporativo que carece de dueos
especficos.

Eliminacin de informacin inconsistente: si existen dos o ms archivos con la

misma informacin, los cambios que se hagan a stos debern hacerse a
todas las copias del archivo.

Permite compartir informacin.

Permite mantener la integridad en la informacin: la integridad de la

informacin es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo
que slo se almacena la informacin correcta.

Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizs el

que ms ha ayudado a la rpida proliferacin del desarrollo de Sistemas de
Bases de Datos.
La base de datos que se pretende desarrollar como propuesta para el control

de inventarios ser realizada por medio del programa Microsoft Access es por ello
que se deriva la importancia de conocer este programa a continuacin.
2.4.5 QU ES MICROSOFT ACCESS?
Microsoft Access es un programa Sistema de gestin de base de datos
relacional creado y modificado por Microsoft. Este software ha sido de gran difusin
para uso personal de pequeas y medianas empresas (Pymes), ya que en este tipo
de empresas las bases de datos no requieren de excesiva potencia, se integra
perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeas
aplicaciones con pocos conocimientos del Programa.
Por medio de Microsoft Access, se puede administrar toda la informacin
desde un nico archivo de base de datos. Dentro de este mismo archivo, se puede
utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base
de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde

aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una pgina de acceso a datos

2.4.6 ESTRUCTURA BSICA DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

La estructura fundamental de una Base de Datos es una ``tabla'', la cual
organiza la informacin en filas y columnas relacionndose entre s para que su
acceso sea ms fcil.
Las filas dentro de una tabla son conocidas como ``registros'', los cuales son
unidades de almacenamiento dentro de una tabla. Las columnas son llamadas
``campos'', que es cualquier elemento indivisible contenido en un registro.
Existe la posibilidad de que la informacin de los registros se repita, por lo que
es necesario asignar o adicionar una clave conocida como campo clave, dicha clave
identificar a cada registro como nico. (Castellanos y Ferreira, 2001)

CAPITULO 3
ORGNICA
3.1 ANTECEDENTES
Orgnica fue fundada en el ao 2000, gracias a la inquietud que tuvieron las
seoras Mnica Jimnez y Claudia Gutirrez, de proveer

a los habitantes de

Veracruz, productos sanos y de la mejor calidad. Ambas son socias fundadoras y

actuales propietarias de Orgnica mismas que a su vez tienen un fuerte compromiso
con la conservacin de la salud y el medio ambiente como un estilo de vida ms
favorable para todas las personas que lo quieran adoptar. Lo cierto es que en aquel
entonces ambas empezaron en comercializar el yogurt natural que elaboraba la sra.
Mnica, as como el tofu y la leche de soya que adquira la sra. Claudia, al ver que
estos productos eran

aceptados por los clientes y que al mismo tiempo estos

demandaban otras variedades de productos alimenticios naturales.

Las seoras Jimnez y Gutirrez decidieron asociarse para formar Orgnica
y por medio de capitales conjuntos poder

incrementar el nmero de productos

orgnicos, ecolgicos y biodegradables ofrecidos a los clientes en el negocio.

Orgnica inicio operaciones con ubicacin en la calle Magallanes no. 440 esq.
Paseo jacarandas, recientemente esta acaba de cambiar su ubicacin en la calle
navegantes no. 109 fraccionamiento virginia de la ciudad de Boca del Ro, Veracruz,
siendo hoy en da la nica tienda en el estado de Veracruz especializada en
productos cien por ciento orgnicos, biodegradables y ecolgicos.
Actualmente Orgnica posee una amplia variedad de productos comestibles
orgnicos y productos de uso personal biodegradables y ecolgicos, pero para tener
una idea ms precisa sobre los productos que se comercializan en ella, a
continuacin se presenta una tabla en la cual se enlistan algunos de los principales
productos que esta maneja:

COMESTI BLES

DE USO PERSONAL

Harinas

Papel higinico

Panes y galletas

Servilletas

Salsas, aderezos y chiles

Paales

Cereales, semillas y nueces

Suplementos alimenticios

Lcteos

Jabones

Especies, hierbas y condimentos

Blanqueador de ropa

Bebidas

Aromatizante ambiental

Soya y gluten

Repelente de insectos

Pastas

Gel para el cabello

Conservas y dulces

Pasta de dientes

Frutas y verduras

Cremas exfoliantes

Productos animales como: huevo

Barro para mascarilla

Fuente: aportacin propia

Mediante el desarrollo del presente trabajo, logr percibir que Orgnica es
una microempresa que no cuenta una planeacin estratgica que permita conocer
cual es su misin dentro del mercado, as como otros puntos importantes entre ellos
sus objetivos, visin, valores, etc. Es por ello que me di a la tarea de sugerirles la
siguiente planeacin estratgica con la finalidad de que esta sirva como apoyo a la
organizacin.

3.2 MISIN
Promover la vitalidad y el bienestar de todas las personas ofrecindoles
alimentos de la mejor calidad, menos procesados, con ms sabor y conservacin
natural. As como tambin promover la conservacin del medio ambiente
brindndole artculos ecolgicos y biodegradables.

3.3 VISIN
Convertirnos en la mejor y ms surtida tienda comercial minorista de
productos comestibles y de uso personal, orgnicos, ecolgicos y biodegradables
originales del estado de Veracruz.
3.4 OBJETIVO
Debido a que los alimentos son ms nutritivos en su estado ms puro no
adulterados por aditivos artificiales, edulcolorantes y conservadores artificiales. El
principal objetivo de Orgnica es ofrecerle a la comunidad una variedad de
productos que no cuenten con ningn tipo de qumico o agroqumico durante su
proceso de elaboracin. Con la finalidad de promover el gran beneficio que tiene
este tipo de productos para nuestra salud y para la conservacin del medio
ambiente.
3.5 VALORES
La siguiente lista de valores refleja lo que es realmente importante para
Orgnica ecotienda como una organizacin:

Vender productos naturales y orgnicos de la ms alta calidad

Satisfacer y deleitar a sus clientes por medio de una atencin personalizada.

Preservar la conservacin de el medio ambiente

Promover
orgnicos

el cuidado de la salud por medio del consumo de productos

Representar para sus empleados un ambiente agradable en el cual estos

puedan desarrollar su trabajo.

De acuerdo con lo anterior, podemos observar, que la

misin, visin y

objetivos de Orgnica se centran en ofrecer productos orgnicos, es por ello que

resulta importante definir en el siguiente apartado que son los productos orgnicos y
que caractersticas tienen este tipo de productos.
3.6 QU SON LOS PRODUCTOS ORGNICOS?
Los productos orgnicos son resultado de procesos agrcolas y ganaderos
comprometidos con la salud de los consumidores, la calidad de vida de los
productores y la conservacin del medio ambiente. En el caso de la agricultura, no
se utilizan insecticidas, herbicidas ni fertilizantes qumicos; tampoco est permitido el
uso de organismos genticamente modificados (OGM) vegetales o animales, el riego
con aguas negras ni el utilizar radiaciones (para eliminar grmenes potencialmente
dainos). En cuanto a la produccin de carne, est prohibido alimentar a los
animales con productos sintticos y aplicarles hormonas de crecimiento.
En estricto sentido, se trata de un regreso a lo natural; sin embargo, el
concepto orgnico pretende ir ms all, pues promueve el comercio justo (trato
equitativo entre productores, intermediarios y consumidores) y un manejo racional de
los recursos. (Amador, 2008)
En trminos generales, las caractersticas ms comunes de estos productos
son:

Estn libres de aditivos y conservadores sintticos que pueden poner en

riesgo la salud. En este caso estn recomendados para personas con
enfermedades como cncer, leucemia y diabetes, que requieren de dietas
estrictas.

En el aspecto nutricional son equivalentes a los productos convencionales.

Sin embargo, estudios realizados en Estados Unidos sealan que poseen un

mayor porcentaje de antioxidantes (30% ms), sustancias que protegen

contra el cncer y enfermedades cardiovasculares. Por otro lado, se
encontraron en algunas frutas y verduras con valores hasta tres veces ms
altos de ciertas vitaminas, como la C.

En cuanto a propiedades

organolpticas

(sabor, textura, olor), los

consumidores habituales los encuentran ms agradables que los productos

no orgnicos, afirmacin que slo podra validar el nuevo consumidor al
probarlos.

La carne orgnica tiene menos grasa intramuscular y bajos niveles de

colesterol. Sin embargo, una de las desventajas de los alimentos orgnicos es
que su vida til es menor, pues se echan a perder ms rpido.

Los productos orgnicos son de 20 a 50% ms caros que los convencionales

debido al riguroso control de su produccin.

3.7 ORGANIGRAMA

Socios propietarios
Mnica Jimnez
Claudia Gutirrez

Encargado de tienda
Turno matutino

Encargado de tienda
Turno vespertino

Elena Morales

Jorge Tapia

Encargado de Limpieza
Aurora Gonzlez

Fuente: aportacin propia

El organigrama anterior nos muestra de forma sencilla pero ordenada los
niveles jerrquicos o lneas de autoridad que posee la micro empresa orgnica,
como podemos ver el mayor nivel de autoridad lo tienen los socios mismos que a su
vez son propietarios del negocio, los cuales delegan rdenes a los encargados de
tienda de ambos turnos. Teniendo estos a su cargo la tienda en el turno que les
corresponde.
Tambin los socios encomiendan rdenes a la persona encargada de la
limpieza en las instalaciones del local. A continuacin se describen las funciones que
debe realizar cada uno de los puestos que se tienen en Orgnica:

Socios: Son las personas propietarias del negocio sus principales funciones
son realizar el corte diario en caja en ambos turnos, as como supervisar las
operaciones realizadas por los encargados de tienda.

Encargado de tienda: Esta persona tiene a su cargo realizar las funciones

despacho de mercanca directo con los clientes, as como registrar las ventas
en el sistema con el cual cuenta la empresa. Tambin tiene a su cargo recibir
la mercanca que llegue en su turno por los diferentes proveedores, acomodar
y mantener en orden toda la mercanca en sus correspondientes anaqueles y
exhibidores.

Encargado de limpieza: La funcin principal de esta persona es mantener en

ptimas condiciones la limpieza del local en el cual se encuentra instalado el
negocio.

3.8 PLANEACIN FISCAL

Orgnica es una tienda comercial cuyos ingresos no ascienden a

los

$ 2, 000,000 anuales.
Por lo tanto de acuerdo con la Ley de Impuesto Sobre la Renta esta se
encuentra clasificada en el:

Titulo IV de las personas fsicas,

Captulo II De los ingresos por actividades empresariales y profesionales,

Seccin III Del rgimen de pequeos contribuyentes (REPECO).

Haciendo nfasis en el rgimen de pequeos contribuyentes que es con el

cual tributa la microempresa Orgnica y de acuerdo Artculo 139 de la LISR las

Obligaciones de los REPECOS son: (Fisco agenda, 2008)
1.- Inscribirse en el RFC
2.- Presentar aviso de inscripcin a la SHCP

3.- Conservar los comprobantes de las adquisiciones realizadas por bienes de activo
fijo superiores a $2,000
4.- Llevar un registro de sus ingresos diarios
5.- Entregar a sus clientes copias de notas de venta cuando se trate de operaciones
mayores de $54 pesos y conservar las originales de las mismas.
6.- Presentar declaraciones mensuales
7.- Tratndose de erogaciones por sueldos y salarios el patrn deber efectuar la
retencin correspondiente de ISR a cada uno de sus trabajadores.
8.- No realizar actividades a travs de fideicomiso
Orgnica est inscrita en el RFC desde su inicio y al ser pequeo
contribuyente paga sus impuestos de ISR, IVA, e IETU por medio de una cuota
estimada integrada categora B la cual se aplica cuando las actividades exentas y/o
tasa 0% representan ms del 40% del valor total de sus ingresos. Dicha cuota se
paga de manera bimestral antes del da 17 de cada bimestre despus de la
causacin del impuesto y actualmente se encuentra en $270 por concepto de los
tres impuestos.
3.9 PROBLEMTICA ACTUAL
Funcionamiento y clientes
Orgnica es una microempresa que se clasifica como tal, a causa de que
cuenta con menos de 15 empleados y la administracin se realiza de manera
emprica por medio de los propietarios del negocio.
Esta funciona como una microempresa comercial minorista debido a que se
dedica a la compra-venta de productos comestibles y de uso personal orgnicos,
ecolgicos y biodegradables al pblico en general. Por medio de la observacin
logr percibir que las personas que frecuentan la tienda son jvenes, nios, padres
de familia, pero sus principales clientes son amas de casa y adultos mayores que
tienen un fuerte sentido sobre el consumo de este tipo de productos como una
fuente de salud y bienestar, adems las personas que frecuentan la compra de los
productos que se hallan en Orgnica tienen un amplio compromiso con la

preservacin del medio ambiente, lo cual nos permite ver desde un panorama ms
amplio quienes son los clientes de Orgnica.
Por otro lado tambin se debe considerar que los productos orgnicos son un
poco ms caros que los encontrados en cualquier tienda de abarrotes, ya que estos
deben cumplir con una serie de normas para hacerse llamar orgnicos. Lo anterior
hace que este tipo de productos no estn al alcance de los bolsillos de muchas
personas, dejando con esto un nmero ms reducido de clientes.
Problemtica
Como pudimos ver con anterioridad Orgnica al igual que la mayora de las
microempresas vive una serie de problemas que la afectan considerablemente.
Los problemas que fueron identificados con relacin a los principalmente
citados en el marco terico son:
1.- Falta de

estructura administrativa, en la cual se pueda encontrar un

organigrama que permita identificar las lneas de autoridad dentro de la

empresa.
2.- Carencia de controles

administrativos mantenimiento a los que ya se

tienen, con la finalidad de impedir posibles fraudes o el llamado robo hormiga

en alguna de las reas de la microempresa.
3.- Bajos niveles de venta, debido a que es una microempresa comercial la cual
no le ha prestado suficiente atencin a los trminos de publicidad ya que hay
muchas personas que no saben de la existencia de esta.
4.- Carencia de herramientas tecnolgicas, en este caso un sitio web mediante el
cual pueda dar a conocer los productos que ofrece y as poder incrementar
posiblemente sus niveles de venta.
Dentro de los problemas detectados anteriormente se desarrollar el
problema de la carencia de controles administrativos, en este caso los inventarios el
cual es el tema central del presente trabajo, este problema fue detectado por medio

de las interrogantes que se planteaban los socios del negocio, sobre el posible
desvi de mercanca por parte del personal con el que cuenta la empresa, ya que los
empleados son quienes estn encargados de la tienda durante todo el da y tiene
acceso al almacn, mientras que los propietarios no se han dado a la tarea de
implantar una herramienta que los ayude a conocer datos exactos sobre los
inventarios dentro de la empresa o mejorar el sistema que tiene el negocio.
Actualmente Orgnica cuenta con una base de datos en la cual se registran
las ventas diarias, compras y esta misma tiene un apartado de inventarios, que tiene
como finalidad llevar a cabo el control de la mercanca, lo cierto es que la seccin de
inventarios en esta base de datos no es utilizada por los empleados o dueos del
negocio ya que estos plantean que no cumple con sus expectativas, debido a que
carece de ciertos datos que se consideran importantes para el control del inventario
Por lo tanto en el siguiente captulo se propone el desarrollo de un nuevo
sistema para el control de la mercanca, considerando que este debe ser de fcil
manejo tanto para los empleados como para los propietarios del negocio con la
finalidad de hacer ms fcil esta funcin dentro de la empresa, as como
proporcionar una herramienta eficiente en el manejo de la informacin pertinente a
los inventarios.

CAPITULO 4
LA BASE DE DATOS COMO UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE
INVENTARIOS
4.1 EL SISTEMA ACTUAL PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
Actualmente en Orgnica se cuenta con un sistema de base de datos
desarrollado en Microsoft Access. La base de datos se encuentra compuesta por un
men principal que cumple con las funciones de registro de ventas y compras diarias
y mensuales e inventario como se muestra a continuacin.

Figura 1.1
Como podemos observar en la figura 1.1

dentro del men principal se

encuentra el icono inventario, en esta seccin de la base de datos se pretende llevar

a cabo el control del inventario, una de las socias del negocio hace nfasis en que la
base de datos actual solo es utilizada para el registro de las ventas y compras.
Mientras tanto la seccin de inventarios no ha sido tomada con mucha
importancia dentro de la empresa, lo cual ocasiona que esta parte de la base de
datos no este actualizada, a su vez esta carece de informacin que resulta

importante para el buen manejo de los inventarios. Al dar clic en

se despliega el siguiente formulario.

Figura 1.2
En la figura 1.2 se observan los datos con los cuales cuenta la actual base de
datos de Orgnica para informarse acerca de los inventarios, como podemos ver en
la columna de existencia se encuentran los datos del nivel de existencia de cada
articulo el resultado de esta columna se deriva del la relacin que se tiene entre
menos las
A continuacin se muestra en la figura 1.3 la tabla: compras por mes, esta se
muestra con la finalidad de comparar los resultados de las tablas compras por mes
menos ventas mensuales debe de dar como resultado la existencia actual de cada
articulo, pero es ah donde se encuentra la anomala y dificultad para conocer la
informacin pertinente al nivel de existencias de cada artculo.
Veamos y comparemos lo que pasa con el artculo avena de las siguientes
tablas:

e
Figura 1.3
La figura 1.3 muestra la tabla

de compras por mes, en la primera fila

encontramos que en el mes de septiembre se recibieron 16 paquetes de medio kilo

de avena cada uno.

Figura 1.4

En la figura 1.4 se puede observar la tabla: ventas por mes en esta se puede
encontrar que para septiembre se vendieron 12 paquetes de medio kilo de avena
cada uno. Lo cual dara como resultado 16 artculos recibidos menos 12 vendidos
sera igual a un inventario de 4 artculos en existencia.

Figura 1.5
La figura 1.5 comprueba que el sistema para controlar los inventarios en la
microempresa Orgnica actualmente carece de informacin as como de un
adecuado mantenimiento en sus datos ya que estos no han sido actualizados.
Los socios del negocio hicieron nfasis en que ellos utilizan esta base de
datos solo para el registro diario de las ventas y que los datos proporcionados para
controlar los inventarios no cumplen con sus perspectivas, debido a que en la actual
base de datos que se maneja no se puede llevar a cabo un control operativo en el
cual se realicen registros donde se determine la fecha de entrada y salida de
mercanca, as como su correspondiente nmero de factura con la cual entra y su
nota de venta con la cual se le da salida a los productos, entre otros datos que
resultan importantes para esta tarea.

4.2 PLANEACIN PARA EL SISTEMA PROPUESTO

Primero que nada, se determin por medio de un anlisis realizado al sistema
actual que se utiliza para el control de inventarios que datos eran los que no se
consideraban en dicho sistema y se determino que este careca de datos tales
como:

Numero de artculos en entrada

Nmero de artculos en salida

Fecha de entrada de productos

Fecha de salida de productos

Nmero de factura con el cual entran los productos as como

Nmero del vale del almacn o nota de venta con el cual se vendi la
mercanca

Nivel exacto de existencias por artculo

Precio de compra y precio de venta de cada artculo

Todos estos datos se consideran importantes para conocer la informacin

precisa relacionada con el control de inventarios, adems tambin se encontr la
necesidad de crear un vale que controle las salidas de mercanca del almacn ya
que no existe ningn formato que responda por los artculos que fueron extrados de
almacn.

VALE DE SALIDAS DE ALMACN

FOLIO: ____________

FECHA
CONCEPTO
CANTIDAD
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
__________________

__________________________
RECIBIDO POR
(Nombre y firma)

Al no contar con los datos mencionados anteriormente el actual sistema para

el control de inventario utilizado en Orgnica, impide a los miembros de la empresa
proveerse de informacin rpida y precisa sobre el nivel de existencia de cada
artculo.
A continuacin presento el desarrollo del sistema propuesto para el control de
los inventarios en la microempresa Orgnica.

4.3 EL SISTEMA PROPUESTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Para manejar la informacin relacionada con el control de inventarios se
propone la utilizacin de una base de datos exclusiva para ello en la microempresa
comercial Orgnica. El sistema funcionar como se describe a continuacin:
Para poder acceder al sistema se debe introducir el CD y dar doble clic en el
archivo ORGNICA que se encuentra en Microsoft Office Access formato de archivo
2000.
A continuacin aparecer la siguiente ventana en la cual se mostraran las
tablas con las cuales cuenta la base de datos, una para productos y la otra para
proveedores.

Figura 1.6
Al hacer clic en la tabla: productos se acceder a una ventana en la cual se
encuentra el concentrado de informacin relacionada con las entradas y salida de
cada producto como se muestra a continuacin

Figura 1.7

LA TABLA PRODUCTOS
Est tabla contiene informacin referente a la entrada y salida de los
productos (Ver figura 1.7)
En Access cada tabla esta compuesta por una serie de datos a los
cuales se les llama campos, estos se describen a continuacin para la
siguiente tabla:
Nombre del
campo
Id producto
Nombre
Categora
Proveedor
Unidad
Costo
Venta
Entrada
Fecha/ entrada
Factura/entrada
Salida
Fecha/salida
Nota o vale/salida

Tipo

Descripcin

Autonumerico Nmero de registro de cada operacin de

entrada o salida de productos.
Texto
Nombre del producto
Texto
Clasificacin
Texto
Nombre del proveedor
Texto
Unidad de medida del producto
Moneda
Costo del producto
Moneda
Precio de venta del producto
Nmero
Nmero de productos que entraron al almacn
Fecha/hora
Fecha en la que entraron los artculos
Nmero
Nmero de factura con la cual se recibi la
mercanca
Nmero
Nmero de productos que salieron por
concepto de ventas o por salida del almacn.
Fecha/hora
Fecha en la cual salieron los artculos
Nmero
Nmero de la nota de venta o vale de salida del
almacn

Al igual que en la tabla

de productos si se da clic en el icono de

proveedores como lo muestra la figura 1.6 se acceder a una tabla en la cual

se encuentra el concentrado de informacin relacionada con los proveedores
como se muestra a continuacin:

Figura 1.8

LA TABLA PROVEEDORES
En est tabla podremos encontrar el concentrado de

informacin

referente a los datos de los proveedores, los cuales sern de gran ayuda
para la microempresa en dado caso que esta requiera contactar a alguno de
sus proveedores para realizar algn pedido o alguna situacin en particular
(Ver figura 1.8)
Los datos contenidos en la tabla de proveedores se muestran a
continuacin:
Nombre del
campo
Id proveedor
Empresa
Contacto
Direccin
Ciudad
Cdigo postal
Estado
Telfono
Fax
E-mail

Tipo

Descripcin

Autonumerico
Texto
Texto
Texto
Texto
Nmero
Texto
Nmero
Nmero
Texto

Identificador nico para cada proveedor

Nombre de la empresa
Nombre del contacto
Direccin del contacto
Ciudad en la cual reside el contacto
Cdigo postal del lugar donde reside el contacto
Estado en el cual reside el contacto
Nmero telefnico del contacto o empresa
Numero de fax de la empresa
Correo electrnico del contacto

Una vez analizadas ambas tablas podemos concluir que estas nos van
a servir para almacenar y visualizar los datos relacionados tanto con los
productos como con los proveedores de forma rpida y sencilla.
La base de datos propuesta, tambin cuenta con formularios en los
cuales se puede agregar datos a las tablas anteriormente vistas, ahora
veremos la funcin que tiene el formulario de productos en la siguiente base
de datos.

Figura 1.9

Al hacer clic en formularios productos aparecer el siguiente

formulario en el cual se puede agregar informacin a la tabla productos

Figura 2.0

Como podemos observar en la figura 2.0 los datos contenidos en el

formulario productos son los mismos que los presentados en la tabla
productos figura 1.7, lo que nos ofrece este formulario es una forma ms
fcil y sencilla de registrar los movimientos de entradas y salidas de
mercanca. Considerando que si solo se ocasionaron movimientos de salida,
en los registros de entradas no se depositar ningn dato y viceversa como
lo muestra la figura 2.0.
Una vez registrados los datos en el formulario estos se actualizarn de
manera automtica en la tabla de productos como se muestra en la siguiente
figura:

Figura 2.1
Como podemos ver en la figura 1.9 la base de datos tambin cuenta
con un formulario de existencias el cual se muestra a continuacin:

Figura 2.2
Mediante el formulario presentado en la figura 2.2 se podr conocer
rpidamente la existencia de cada producto con solo teclear su nombre en el
registro producto.
Otra de las funciones que nos ofrece Access para administrar la
informacin es uso de consultas las cuales de cierta manera cumplen la
misma funcin que los formularios ya que ambas ayudan a conocer
informacin rpidamente.
Para el desarrollo del sistema propuesto esta funcin es de gran
ayuda ya que por medio de una consulta se pueden conocer los niveles de
existencia que tiene cada producto adems de indicar cuando las existencias
de un artculo en particular se encuentran en cero.

Figura 2.3
Al dar clic a consultas: existencia como lo muestra la figura 2.3 se acceder a
la siguiente ventana:

Figura 2.4

En la figura 2.4 se muestra la ventana consulta: existencia por medio

de esta se podr conocer con exactitud cuanto es la existencia de cada
artculo. Adems esta consulta tambin dar a conocer si existe mercanca
faltante por la cual sea necesario realizar un pedido. Los registros que
aparezcan con el signo de (-) y en blanco como es el caso del genjibre y el
germen tostado mostrados en la figura 2.3 significa que no hay existencia de
dichos productos.
La

base

de

datos

propuesta

queda

accesible

posibles

modificaciones ya que los propietarios debern determinar un nivel de stock

dentro de la consulta existencias en mximos y mnimos, de cada producto
de acuerdo a la apreciacin de las necesidades con base a la experiencia
registrada de

las ventas de cada producto, es decir, cuanto se vende

regularmente de cada producto para realizar los pedidos en base a las

ventas y as evitar costos de almacenamiento.
Como se puede observar en la figura 2.2 presentada anteriormente la
base de datos, tambin cuenta con la consulta proveedor-producto esta fue
diseada con el objetivo de dar a conocer Quienes son los proveedores? y
Qu productos abastecen? La figura 2.5 muestra la ventana de la consulta
proveedor-producto.

Figura 2.5
Para finalizar la tarea de la utilizacin de la base de datos y no perder
la informacin solo se deben cerrar todas las ventanas en utilizacin y
considerar que si aparece la ventana

Se debe dar clic en el botn

Para finalizar la recomendacin de utilizar una base de datos en

Access como un sistema para controlar los inventarios. Se deriva de que
esta herramienta permite llevar un control sencillo de los movimientos que
producen las mercancas, adems de que es un programa de fcil utilidad y
con el cual ya se encuentran familiarizados los empleados y propietarios de
Orgnica ya que lo utilizan para el registro de las ventas.

Conclusiones
En

conclusin se puede decir que la importancia del control de

inventarios radica en que los inventarios significan un costo para la empresa,

desde el costo de oportunidad de tener los productos a comercializar, hasta
la disminucin de la utilidad, es por ello que el control de inventarios resulta
ser una herramienta fundamental para cualquier tipo de empresa sin importar
su giro o magnitud, ya que como se menciona este permite reducir costos y
evitar perdidas por desperdicios y robos.
A lo largo del al anlisis realizado sobre el control de inventarios de la
microempresa comercial Orgnica, objeto de estudio de la presente
investigacin.
Se ha podido detectar que Orgnica al igual que la mayora de las
microempresas no le ha prestado la suficiente atencin al tema de control de
inventarios, ya que actualmente esta cuenta con un sistema mediante el cual
pretende llevar el control de inventarios, pero a su vez este presenta
problemas con la generacin de la informacin, debido a que carece de
datos esenciales para el adecuado control de los inventarios.
Tambin se detecto que existe incertidumbre por parte sus socios, ya
que

tal como se menciona al principio de este documento, dentro de la

metodologa, el fraude es uno de los principales problemas que viven con

mayor continuidad las microempresas y este se da a causa de no contar con
herramientas eficientes que permitan llevar a cabo el control de inventarios.
Es por ello que la conclusin final seria, que de no implantar un
sistema eficiente y fcil de utilizar en la microempresa Orgnica se podran
incrementar los problemas relacionados con el control de inventarios, as

como seguira en constante aumento la incertidumbre por parte de los

socios, debido al posible desvo de mercancas.
En la actualidad el avance tecnolgico brinda una serie de
herramientas eficientes y fciles de utilizar que permiten al microempresario
controlar ciertas reas del negocio, es por ello que mediante el desarrollo de
la propuesta planteada se busca obtener los siguientes beneficios:

Llevar a cabo registros ms minuciosos sobre la entrada y salida de

productos del almacn.

Mantener actualizados datos relativos al control operativo de los

inventarios. (al hablar de control operativo se hace referencia a las
entradas, salidas y nivel de existencias de cada producto)

Conocer de forma rpida y precisa, niveles de existencia, datos del

producto o proveedor.

Evitar el posible desabasto de mercanca o los sobrepedidos.

Recomendaciones
Basndome en la observacin de las actividades que se realizan y la
problemtica que vive la microempresa Orgnica se recomienda lo siguiente:

Implementar un nuevo sistema con el cual se optimice el control de

los inventarios.

El hecho de que sea una microempresa no debe impedir dar a

conocer a sus empleados su planeacin estratgica, es decir, misin,
visin, objetivos y valores.

Realizar una campaa publicitaria para darse a conocer ms en el

mercado.

Disear una pagina web, en la cual se permita comprar los productos

de la empresa por este medio.

Otra recomendacin en general para el tipo de empresas analizadas

en

este

trabajo

de

investigacin

sera

que

todos

los

microempresarios se informen, conozcan y se capaciten para estar

alerta en el mundo de los negocios, en decir, se profesionalicen da
con da para llevar la optima administracin de su empresa.

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