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Anlisis ABC distribucin de inventarios y

almacenes
Qu es?
El anlisis ABC es una sistemtica de clasificacin muy sencilla usada frecuentemente a
la hora de disear la distribucin ptima de inventarios en almacenes. Esta metodologa es
usada sobre todo en el sector logstico, tiendas y almacenes de stock de todo tipo. Su
propsito es optimizar la organizacin de los productos de forma que los ms
solicitados se encuentren al alcance ms rpidamente y de esta forma reducir tiempos
y aumentar la eficiencia.

Cmo hacer un anlisis ABC


Para realizar un anlisis ABC primeramente hay que determinar cules son los artculos
ms importantes que tenemos en el almacn. Posteriormente los diferenciamos en 3
grupos:
- Artculos de tipo A: Se refieren a los ms importantes (los ms usados, ms vendidos o
ms urgentes). Suelen ser los que ms ingresos dan.
- Artculos de tipo B: Son aquellos de menor importancia o de una importancia secundaria.
- Artculos de tipo C: Estos son aquellos que carecen de importancia. Muchas veces
tenerlos en el almacn cuesta ms dinero que el beneficio que aportan.
Una vez hecha la asignacin se proceder a colocar los artculos de Tipo A en las zonas
ms alcanzables: en la entrada del almacn, en la parte delantera de las estanterias, en
las zonas mas transitadas de las tiendas del mismo modo los artculos Tipo B y C que
son los menos solicitados estarn colocados en las zonas menos accesibles, ya que la
necesidad de disponer de ellos es menor

El mtodo ABC permite aumentar la eficiencia de los almacenes al ahorrar tiempo a los
encargados a la hora de coger y dejar los artculos, puesto que pueden tener mejor

controlados los items ms solicitados y requerir menos movimientos para gestionarlos. Por
ltimo, se puede mejorar aun ms esta sistemtica con una buena Gestin de stocks que
contemple ms unidades almacenadas de los productos que tengan ms demanda.

Gestin de stocks: Cmo controlar el inventario


de un producto para evitar roturas de stock y
minimizar los gastos
Publicado por:Jorge Jimeno BernalCategora:Descargables,LogsticaFecha:oct - 15 2013Compartir:

inSha re12

En este artculo vamos a hablar de cmo gestionar el stock de artculos de un almacn


para evitar quedarnos sin artculos cuando haya picos de demanda y para minimizar
los costes de gestin.
Con stock, nos referimos a cualquier item que se almacene en unidades, desde piezas,
articulos electrnicos, comida, etc. A la hora de gestionar este stock, en las empresas
siempre surge el eterno dilema de cuntas unidades de cada artculo debemos
guardar?, cundo debemos pedir al proveedor ms unidades?. Si se guardan
demasiadas unidades, estamos ocupando espacio innecesario (costes de almacn), y si
guardamos muy pocas podemos tener un exceso de demanda que nos dejen sin unidades,
haciendo que vendamos menos y perdamos clientes (costes de rotura de stock).
Todos estos costes derivados de gestionar el stock se llaman costes de stock, y nuestro
objetivo va a ser minimizarlos para que sean los menores posibles por lo que a
continuacin te explicaremos cules son los parmetros clave para gestionar tu stock
y cmo poder calcular sus costes asociados. Finalmente, sabrs cundo debes pedir
nuevos items al proveedor, cunta cantidad le debes de pedir, y cuntos items de reserva
deberias guardar para evitar imprevistos.

A. Introduccin a la gestin de stocks


A forma de introduccin terica, estos son los parmetros que se deben conocer para
gestionar el stock de un producto determinado:

- Tiempo de entrega (t): Tiempo que tarda el proveedor en traernos el producto desde que
lo encargamos (puede ser una variable fija o aleatoria).
- Lote de pedido (Q): Es el nmero de unidades de producto que pedimos en cada
encargo. (Este dato lo calcularemos luego).
- Punto de Pedido (PP): Son las unidades de producto que quedan en el almacn en el
momento de que hacemos un nuevo pedido. Por ejemplo, podemos fijar que haremos un
nuevo pedido cada vez que queden 5 unidades de producto. De esta forma, tendremos
aun producto en el almacn cuando el nuevo pedido llegue, evitando roturas de stock.
(Este dato lo calcularemos luego).
- Stock de Seguridad (SS): Son las unidades de producto que guardaremos de reserva
para evitar picos de demanda o retrasos en el envio del proveedor. (Este dato puede ser
cero, o un numero fijo que calcularemos luego).

En esta grfica puedes ver la evolucin del inventario de un determinado producto segn
su Punto de Pedido (PP), Tiempo de entrega del proveedor (t), lote de pedido (Q) y Stock
de Seguridad (SS).

Si adems de esto, la demanda o el tiempo de entrega no son constantes (son aleatorios),


tendremos que definir una nueva variable:
- Nivel de servicio (NS): Es el porcentaje de veces que queremos que no haya rotura de
stock. NS oscila entre 0% y 100%, indicando el cero que ninguna demanda es satisfecha
a tiempo y el cien que siempre hay disponibilidad de ese artculo. De esta forma, fijando un

nivel de servicio y conociendo los dems datos, podremos calcular el Stock de Seguridad
que se debe tener para cumplir con este NS.

B. Calcular el Lote de pedido ptimo, Punto de Pedido y


Stock de Seguridad para asegurar un determinado nivel de
servicio
Estas son las frmulas usadas para obtener Q, PP y SS:
- Lote ptimo de pedido (Q): Indica el nmero de tems que se deben pedir cada vez para
minimizar el coste. Se calcula de la siguiente manera: Q=raiz cuadrada de ((2*e*D)/
(a+P*i)). Siendo: e= Coste de emisin por pedido (), D= Demanda anual (uds/ao), a=
Coste unitario por unidad almacenada (Coste de almacn) (/uds), P= Precio por unidad
del artculo almacenado (/uds), i= Tasa de inters (% por uno), P*i = Coste de
oportunidad causado por tener el producto en el almacn.

- Punto de Pedido (PP): Una vez conocido el lote ptimo, hace falta saber cundo es el
momento de realizar un nuevo pedido, para ello se usa el Punto de Pedido (PP) el cual da
el valor del nmero de tems que hay en el almacn en el momento en el que es necesario
hacer un nuevo pedido. Se calcula as: PP=SS+d*t. Siendo: d= Demanda media diaria =
D/365 (uds/da), t= Tiempo de entrega del proveedor (das).
Por ejemplo, si PP=2 significa que cuando nos queden 2 items en el almacen debemos
llamar al proveedor para que nos envie un paquete de Q items.

- Stock de Seguridad (SS): En el caso de que la demanda y el tiempo de entrega sean


conocidos (o si tenemos un sistema just in time) no es necesario fijar un Stock de
Seguridad (SS=0). En el caso contrario, se debe guardar un numero de unidades de
reserva en el almacn para prever picos de demanda y retrasos en la entrega. Para
calcular SS se definen la demanda y el tiempo de entrega como variables aleatorias y se
calculan usando funciones estadsticas:
-> Si la demanda diaria es aleatoria y sigue una funcin normal de media dmedia y
desviacin ddesv (o sea: N(dmedia,ddesv) ), el stock de seguridad se calcula
despejando SS de la siguiente frmula: NS = probabilidad de que ( (SS/t) + dmedia )
sea menor o igual que z, siendo t el tiempo de entrega y z el valor de la funcin normal
para que se cumpla el nivel de seguridad NS indicado. Dicho de otro modo:SS=(zdmedia)*t

-> Si el tiempo de entrega (en das) es aleatorio y sigue una funcin normal de media
tmedio y desviacin tdesv, el stock de seguridad se calcula despejando SS de la
siguiente frmula: NS = probabilidad de que ( (SS/d) + tmedio ) sea menor o igual que
z, siendo d la demanda diaria y z el valor de la funcin normal para que se cumpla el nivel
de seguridad NS indicado.

C. Calcular los costes asociados a los stocks de cada


producto
Cuando ya tengamos los parmetros anteriores definidos, podremos calcular los costes
asociados de la siguiente forma: C = Ca + Cr. Siendo Ca los costes de mantener
stock en el almacn y Cr los costes asociados por las posibles roturas de stock .
Ca y Cr se calculan asi:
- Costes de mantenimiento del stock en el almacn (Ca): Ca=(a+P*i)*SS
(medido en
/ao). Donde: a= Coste unitario por unidad almacenada (/uds), P= Precio por tem
(/uds), i= Tasa de inters (% por uno), P*i = Coste de oportunidad por tener el producto en
el almacn, SS= Stock de seguridad (uds).
- Costes de rotura del stock (Cr): Cr= Cs*(D/Q)*(1-NS)
(medido en /ao). Donde:
Cs= Coste de rotura unitario asociado al SS elegido (), D= Demanda anual (uds/ao), Q=
Lote optimo (uds), NS= Nivel de servicio expresado entre cero y uno (% por 1), (1 NS)=
Rotura media (% por 1),
Sumando ambos trminos, C=Ca+Cr, tenemos los costes totales de gestin de
stock. (Fijate que si no pones stock de seguridad queda Ca=0, y que si pones un stock de
seguridad muy alto, o las variables de demanda y tiempo de entrega son fijas, entonces
Cr=0).

Una vez calculado el coste total para diferentes niveles de SS, se puede obtener el coste
mnimo buscando el valor mnimo de la curva. Localizando este valor, sabremos cul es el
el stock de seguridad ptimo:

D. Minimizar el coste de la gestin de stocks de cada


producto
Una vez explicado todo esto, vamos al grano:
- Descargar herramienta excel para calcular Lote ptimo, Punto de pedido, Stock de
Seguridad y costes asociados de stock Usando funcin normal para calcular el
SS (recomendado para la mayora de los casos).
- Descargar herramienta alternativa usando funcin Gamma en vez de funcin normal
(para casos especiales de clculo de duracin de componentes).
Con esta herramienta podremos calcular automticamente el lote ptimo (Q), el Punto
de Pedido (PP) y el stock de seguridad (SS). Con respecto al SS, este deber ser mayor
cuanta ms incertidumbre tenga la demanda del producto y el tiempo de entrega
(suponiendo estos parmetros como variables aleatorias, con un valor medio y una
desviacin tpica que calcula la herramienta).

A continuacin explicamos brevemente cmo funciona el excel:


- Pestaa 1: Calcula el Lote optimo, el PP y el SS:
Al introducir los datos, la demanda y el tiempo de entrega pueden ser variables aleatorias
(con media y desviacin) o bien constantes (con desviacin=0). Adems, para calcular el
SS, hay que fijar un Nivel de Seguridad (NS), el cual representa el tanto por ciento de
pedidos que llegarn a tiempo antes de que la compaa se quede sin un item. Por

ejemplo, un NS=99% significa que cada 100 pedidos que hagamos, 99 llegarn a tiempo y
slo 1 llegar cuando ya no dispongamos de ese item.
Tambin habr que introducir estos otros datos: Precio del item: Unidades monetarias ()
que cuesta una unidad del artculo almacenado. Coste de pedido: Unidades monetarias
() asociadas a la realizacin de un pedido al proveedor. Coste de almacn: Coste ()
que supone almacenar una unidad de artculo durante un ao.
Tasa de
inters: Rentabilidad que dara el dinero en el banco, medida en tanto por uno. Esta
casilla sirve para tener en cuenta el coste de oportunidad que supone tener stock en el
almacn en vez de tener ese dinero invertido en otras cosas ms rentables. Si se desea
despreciar este valor simplemente introducir 0 (cero) en la casilla.
Coste de rotura de
stock: Coste () que supone a la empresa quedarse sin tems.

Los datos mostrados en los campos de resultados indican lo siguiente:


Lote ptimo: Unidades de producto que se deben pedir cada vez que se haga un
pedido al proveedor para minimizar el coste relativo a la realizacin de estos.
Punto de pedido: Indica el momento en el que es apropiado realizar un nuevo
pedido. Por ejemplo, si el punto de pedido es 5 significa que cuando en el almacn queden
5 o menos unidades se deber realizar un nuevo pedido del mismo.
Stock de Seguridad total: Indica las unidades totales de producto que deben
guardarse en el almacn para evitar roturas de stock con el Nivel de Seguridad introducido
anteriormente. Este Stock de Seguridad est calculado sumando el Stock necesario para
evitar las potenciales roturas de stock causadas por la fluctuacin de la demanda (SS
demanda) y las posibles roturas causadas por retrasos en el tiempo de entrega del
proveedor (SS tiempo de entrega).

- Pestaa 2: Tiempo de entrega y demanda:


En el caso de que la demanda o el tiempo de entrega sean aleatorios, podremos calcular
fcilmente su media y desviacin tpica usando esta hoja. Para ello deberemos introducir
los datos de 2 o 3 valores histricos de dicho parmetro, y la hoja excel calcular su media
y desviacin, que posteriormente podremos introducir en la pestaa 1.

- Pestaa 3: Costes asociados en funcin del Stock de Seguridad


La pestaa 3 sirve para calcular los costes asociados a la gestin de stocks de los items
una vez se hayan introducido todos los datos en la pestaa 1. Por otra parte, a la derecha

se muestran los costes que saldran si variaramos el Stock de Seguridad del artculo (por
lo que el Nivel de Seguridad tambin variar).
Una vez calculado el coste total ya se tiene una idea de lo que va a costar a la compaa el
mantenimiento de stock de cada artculo para garantizar un determinado Nivel de
Seguridad.

- Pestaa 4: Grficos de costes para distintos niveles de SS


Una vez calculados en la pestaa 3 los costes totales para diferentes valores de Stock de
Seguridad, aqu se representa grficamente la curva de costes totales en funcin del stock
de seguridad, medida en /ao, con el objetivo de poder hallar rpidamente el punto
mnimo de la curva, que es el que dar el stock de seguridad ideal para minimizar las
prdidas.

E. Otras metodologas de organizacin, produccin


eficiente y gestin de stocks
A parte de este tipo de gestin de stocks que hemos explicado, existen otras metodologas
ms sencillas para optimizar y mejorar la eficiencia en la gestin de stocks y en la
produccin:
- Anlisis ABC: Esta metodologa es usada sobre todo en el sector logstico, tiendas y
almacenes de stock de todo tipo. Su propsito es optimizar la organizacin de los
productos de forma que los ms solicitados se encuentren al alcance ms rpidamente y
de esta forma reducir tiempos y aumentar la eficiencia.
- Lean: Esta metodologa permite incrementar la competitividad de las plantas industriales
centrndose en mejorar la eficiencia de las actividades que crean valor aadido y
eliminando gastos superfluos.
- Kaizen y Just in time: Bsqueda y eliminacin de los diversos tipos de sobrecostes
(stock que no se usa, material que caduca por no poder venderlo), con el objetivo de
producir en la medida y momento justos.
- Shojinka: Cada uno de los trabajadores de los que disponemos pueden encargarse de
realizar varias tareas, organizndolos en funcin del flujo productivo.
- Heijunka: Evitar que los picos afecten a la produccin, ya sea en una fbrica la demanda
sea alta o en un servicio de atencin al cliente en momento de un gran volumen de
llamadas.

LOTE OPTIMO
$
Costo
total

Costo de
tenencia

Costo de
compra

Clculo analtico Del Lote ptimo


(Harris y Wilson Inicio del Siglo XX)
C1: Costo de mantenimiento del Inventario por Unidad de tiempo y
por unidad de producto.
C2: Costo de cada OC o del cambio de programa de produccin.
c: Costo total del ciclo de aprovisionamiento o del lote de
produccin.
t : Tiempo entre abastecimientos o producciones sucesivas.
q : Lote a comprar o producir.
q0 : Lote ptimo.

Q : Cantidad total de unidades necesarias en el perodo que


abarca la decisin.
T : Perodo de tiempo que abarca la decisin.
C : Costo total del perodo de tiempo que abarca la decisin.
El costo total de cada ciclo de aprovisionamiento o produccin
ser:
c= C2 + C1 . t . q/2

(Q / q = T / t)

c= C1 . T. q / Q . q / 2 + C2
Luego: C = C1 . T . q/2 + C2 . Q/q (El primer sumando
es el costo del mantenimiento del inventario y el segundo el de las
OC o del cambio de programa de produccin.
Derivando e igualando a 0 queda: q0 = ( 2 . Q . C2 / T . C1) 1/2

Control de Inventarios:
Tarea tradicional de la administracin industrial.
No todos los tems en stock tienen , por valor, la misma
relevancia patrimonial.
Basado en el criterio de Wilfredo Paretto de 1906 pocas
cosas importantes, muchas triviales
La curva ABC es una representacin grfica que muestra la
relacin entre la cantidad de tems que componen el
inventario y su valorizacin o su consumo anual valorizado.

Diagrama ABC
Items

Demanda
del item

Costo
unitario

Monto

DxC

Monto
acumulado

2
95%

65%

C
B
A
8%

items
25%