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DEPARTAMENTO
INFORMATICA BASICA
Contenido
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Tamao ......................................................................................................................................... 29
Estilo .............................................................................................................................................. 29
Color del Texto .............................................................................................................................. 30
Opciones Avanzadas Formato .................................................................................................... 30
Formato de Prrafo ........................................................................................................................... 32
Alineacin...................................................................................................................................... 33
Sangra........................................................................................................................................... 33
Tabulaciones ................................................................................................................................. 33
Paneles de Formato ...................................................................................................................... 35
Formato Avanzado ........................................................................................................................ 35
Diseo de Pgina ................................................................................................................................... 37
Mrgenes .......................................................................................................................................... 37
Establecer mrgenes de encuadernacin ......................................................................................... 40
Ver los mrgenes de pgina .............................................................................................................. 40
Encabezado y Pie de Pgina .................................................................................................................. 42
Agregar un encabezado o pie de pgina ....................................................................................... 42
Insertar el mismo encabezado y pie de pgina en todo un documento ...................................... 42
Insertar texto o grficos en un encabezado o pie de pgina y guardarlo en la galera ................ 43
Cambiar eWORD 1 de 2 Informatica Basica - Universidad de Cuencancabezados o pies de pgina
...................................................................................................................................................... 43
Quitar el encabezado o el pie de pgina de la primera pgina .................................................... 43
Hacer que sean distintos los encabezados o pies de pgina de las pginas pares e impares ...... 43
Nota al pie y al final............................................................................................................................... 44
Insertar una nota al pie o una nota al final ................................................................................... 45
Eliminar una nota al pie o una nota al final .................................................................................. 46
Saltos y Secciones ................................................................................................................................. 48
Insertar un salto de pgina ........................................................................................................... 48
Insertar un salto de seccin .......................................................................................................... 50
Tipos de saltos de seccin que se pueden insertar ...................................................................... 51
Numeracin de Hojas............................................................................................................................ 53
Tabla de Contenidos ............................................................................................................................. 53
Marcar elementos para una tabla de contenido .............................................................................. 54
Marcar elementos utilizando los estilos de ttulo integrados .......................................................... 54
Crear una tabla de contenido ........................................................................................................... 54
Informtica Bsica Universidad de Cuenca
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ndice de Figuras
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Microsoft Word 2007 es una aplicacin del tipo Procesador de Texto. Un Procesador de Texto es
una aplicacin informtica destinada a la creacin o modificacin de documentos escritos por medio
de una computadora. Representa una alternativa moderna a la antigua mquina de escribir, siendo
mucho ms potente y verstil que sta.
Como regla general bsica, todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos
de prrafo, tamao y orientacin de las fuentes, efectos de formato, adems de contar con las
propiedades de poder cortar y copiar texto, fijar espacio entre lneas y entre prrafos, alinear
prrafos, establecer sangras y tabulados, crear y modificar estilos, activar presentaciones
preliminares antes de la impresin o visualizar las pginas editadas. Los procesadores de texto
incorporan desde hace algunos aos tambin correctores automticos de ortografa y gramtica as
como diccionarios multilinges y de sinnimos que facilitan de sobremanera la labor de redaccin.
Existen diferentes aplicaciones informticas que permiten el procesamiento de texto:
Una de las caractersticas importantes de todos los procesadores de texto es: como el documento se
muestran en pantalla es como se imprimir. Estas aplicaciones son del tipo WYSIWYG (What You
See Is What You Get, Lo que usted ve es lo que usted obtiene). Este tipo de aplicaciones son fciles e
intuitivas de aprender debido a que es posible ir probando comandos o acciones al documento e
inmediatamente observar su resultado. As, se puede ir realizando pruebas hasta obtener el efecto
deseado en el documento sobre el cual se est trabajando.
En el presente documento nos centraremos en el Procesador de Texto Microsoft Word versin 2007.
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Men Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Word 2007.
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Al iniciar Word 2007 se presenta la siguiente Pantalla con sus respectivos elementos:
Barra de Titulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando
creamos un nuevo documento se le asigna el nombre provisional Documento1.xlsx, hasta que lo
guardemos y definamos el nombre de nuestro documento. En el extremo de la derecha estn los
botones para minimizar
, restaurar
y cerrar
En la barra de acceso rpido encontramos botones con las operaciones ms habituales como
Guardar
mismas.
, Deshacer
o Rehacer
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Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic
en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes
elementos que se pueden crear en Word.
Inicio
Insertar
Diseo de pagina
Referencias
Correspondencia
Revisar
Vista
Dentro de cada una de las pestaas estn los comandos agrupados segn su funcionalidad. Por
ejemplo dentro de la pestaa Inicio tenemos los siguientes grupos:
Portapapeles
Fuente
Prrafo
Estilos
Edicin
Los comandos se agrupan de acuerdo a la accin que realizan y los grupos estn dentro de cada
pestaa de acuerdo al objetivo de su funcionalidad.
Barras de Desplazamiento
Permiten moverse a lo largo y ancho de la del documento forma rpida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos
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Regla
Figura 13 Regla
Las reglas nos permiten establecer tabulaciones y sangras en los prrafos seleccionados, colocar los
mrgenes.
Dentro de la barra de estado tenemos los botones de las diferentes vistas del documento (formas de
presentacin del documento en pantalla):
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Estos botones permiten pasar de un modo de presentacin a otro. Son equivalentes a los comandos
de la pestaa Vista de la cinta de opciones.
El ltimo componente de la barra de estado es el Zoom, el cual nos
permite ampliar o disminuir el tamao de zoom del documento.
El Botn Office
Al hacer clic en el botn de Office
que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla, se despliega un men de opciones, las cuales son acciones que podemos realizar sobre el
documento de Word como por ejemplo Nuevo documento, Abrir, Guardar, Guardar Como, Imprimir,
Cerrar Documento, Salir de Word.
de la barra de pestaas o
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Buscar: La ventana de ayuda nos permite introducir el texto a buscar y pulsar enter o hacer
clic sobre la flecha verde. El buscador nos mostrar una lista con los temas relacionados con
el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office local como de
internet.
Tabla de Contenido: visualiza una tabla de contenidos con los temas de ayuda. Al hacer clic
en un tema en especifico, el mismo se muestra en la pantalla.
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Aprender el manejo bsico de un documento de texto para poder editarlo es muy importante:
desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer son conceptos necesarios de
conocerlos para poder trabajar con Word. Adems, como buscar y reemplazar palabras, guardar y
abrir un documento.
Movimiento
Un carcter a la izquierda
Un carcter a la derecha
Una lnea hacia arriba
Una lnea hacia abajo
Una palabra a la izquierda
Una palabra a la derecha
Al principio del prrafo
Al principio del prrafo siguiente
Al final de la lnea
Al principio de la lnea
Tecla(s)
Ctrl +
Ctrl +
Ctrl +
Ctrl +
Fin
Inicio
Teclas
Ctrl + AvPag
Ctrl + RePag
Ctrl + Fin
Ctrl + Inicio
NOTA: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End,
AvPag=PgUp, RePag=PgDn.
Barras de Desplazamiento
Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y ancho del documento utilizando el
ratn. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el
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cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin.
Podemos desplazarnos de las siguientes formas:
superior/inferior
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Seleccionar Texto.
Antes de poder realizar cualquier modificacin al texto dentro de Word primero debemos
seleccionarlo. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta con un fondo diferente el
cual lo resalta. Podemos seleccionar el texto utilizando el ratn o el teclado.
Utilizando el Ratn
La forma ms sencilla de seleccionar un texto es colocando el cursor al principio de la seleccin,
luego teniendo presionado el botn izquierdo mover el cursor hasta el final de la seleccin. Otra
forma es colocar el cursor al inicio del fragmento a seleccionar, mover el puntero del ratn hasta el
final del fragmento y teniendo presionada la tecla Maysculas hacemos clic, el resultado ser el
texto seleccionado.
La siguiente tabla define otras formas para seleccionar un texto utilizando el raton:
Tabla 2 Formas Seleccionar con el Ratn
Para Seleccionar
Una Palabra
Una lnea de texto
Varias lneas de texto
Una frase
Un prrafo
Bloque Vertical
Accin
Doble clic sobre la palabra.
Clic en la barra de seleccin a la izquierda de la lnea.
Clic en la barra de seleccin a la izquierda de la lnea
y arrastramos las lneas a seleccionar.
Ctrl + clic en cualquier lugar de la frase.
Doble clic en la barra de seleccin junto al prrafo o
triple clic sobre cualquier lugar del prrafo.
Alt + clic y arrastrar.
Para Seleccionar
Un carcter a la Derecha
Un carcter a la Izquierda
Palabra a la Derecha
Palabra a la Izquierda
Hasta el final de la Lnea
Hasta el principio de la Lnea
Una lnea hacia abajo
Una lnea hacia arriba
Hasta el final del prrafo
Hasta el principio del prrafo
Una pantalla hacia abajo
Una pantalla hacia arriba
Todo el Documento
Accin
Maysculas +
Maysculas +
Ctrl + Maysculas +
Ctrl + Maysculas +
Ctrl + Fin
Ctrl + Inicio
Maysculas +
Maysculas +
Ctrl + Maysculas +
Ctrl + Maysculas +
Maysculas + AvPag
Maysculas + RePag
Ctrl + E
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Eliminar Texto
Borrar
Un carcter a la izquierda del cursor
Un carcter a la derecha del cursor
Una palabra a la izquierda del cursor
Una palabra a la derecha del cursor
Tecla(s)
Retroceso (Backspace)
Supr (Delete)
Ctrl + Backspace
Ctrl + Supr
Deshacer y Rehacer
Microsoft Word, al igual que todas las aplicaciones de Windows, nos permite anular las ltimas
operaciones de edicin y formato realizadas, as como tambin la opcin de rehacer la ltima accin
que hemos cancelado.
Para deshacer la ltima accin realizada pulsamos el botn Deshacer
, el cual est ubicada en la barra de acceso rpido. Otra forma
es utilizan la combinacin de teclas Ctrl + Z.
El botn Deshacer nos permite desplegar una lista con las ltimas
acciones para deshacer, para ello hacemos clic en la flecha
El botn Rehacer
nos permite rehacer las acciones que acabamos de deshacer. De igual forma la
flecha ( ) muestra la lista de las ltimas acciones canceladas, donde podemos elegir las que se
requieren rehacer. Otra forma de rehacer es utilizando la combinacin de teclas Ctrl + Y.
Mover: quitar algo de un lugar para llevarlo a otro, para ello utilizaremos las opciones de
Cortar y Pegar
Copiar: colocar una copia en otro lugar, para lo cual utilizaremos las
opciones de Copiar y Pegar.
Cortar
Copiar
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Pegar
Se puede repetir la operacin Pegar tantas veces como se desee. Adems podemos realizar
la operacin de pegar en otro documento distinto al de origen.
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Opciones de Pegado
Cuando realizamos la operacin de Pegar obtenemos como resultado lo que se copi con el formato
que tena. Por ejemplo, si se copia un texto que estaba en estilo negrita, cursiva, tipo de letra Arial
y tamao 20, al pegar el resultado obtenido ser el mismo texto con el mismo formato. Existe una
opcin llamada Pegado Especial la cual permite pegar el texto copiado sin el formato del origen.
hay una flecha que despliega una lista con las siguientes opciones:
.
Al hacer clic en Pegado especial, se muestra la siguiente ventana con las opciones de pegado
especial:
Texto sin formato: Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato.
Texto Unicode sin formato: Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato.
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que se encuentra en la
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Al utilizar el comando Guardar como, se presenta el siguiente cuadro de dialogo el cual permite
ingresar el nombre del archivo, el tipo de archivo y la carpeta destino:
Al utilizar el comando Guardar no se abrir ningn cuadro de dialogo, simplemente se guardarn los
cambios realizados en el documento. Cuando se utiliza el comando Guardar con un documento
nuevo, que no ha sido guardado nunca, se muestra el mismo cuadro de dialogo que para Guardar
como.
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Guardar como tipo: el tipo de documento normalmente ser Documento de Word, pero se
tiene un men despegable con otros tipos de archivos, por ejemplo, cuando se requiere
guardar el documento con la versin anterior de Word.
Cuando queremos guardar un archivo con un nombre que ya existe se presenta un cuadro de
dialogo con las siguientes opciones:
Cuando se utilice cualquiera de las dos primeras opciones, se obtendr el siguiente cuadro de
dialogo:
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Formato de Texto
El definir un formato a un texto significa que se estn cambiando las caractersticas del aspecto del
texto, la forma de como se presenta el mismo. Por ejemplo, cuando se define un texto en Negrita,
Cursiva, Subrayada, se aumenta su tamao, se cambia su tipo de letra son operaciones que
solo afectan a la forma de cmo se presenta el texto y no son cambios propios del contenido del
texto.
Lo fundamental cuando se escribe un texto es el contenido del mismo, pero la forma en la que se
presenta el mismo tiene mucha importancia. El proceso de formatear un texto dentro de Word 2007
es fcil e intuitivo, nos permite agregar caractersticas propias a los documentos que realicemos.
En Word, las acciones de formato que podemos realizar las clasificaremos en tres grupos:
Formato Carcter: El formato se aplica a los caracteres en si como el tipo de letra o fuente,
tamao, color, estilo, etc.
Formato Prrafo: El formato se aplica a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por
ejemplo la alineacin o las sangras.
Otros formatos: incluye las dems acciones que se pueden realizar sobre el formato como
tabulaciones, numeracin, vietas.
Formato Carcter
Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como
texto. Las opciones para definir un formato carcter se encuentran en la pestaa inicio dentro del
grupo de herramientas Fuente.
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Fuente
Para definir el aspecto del texto se tiene las diferentes opciones dentro de Fuente. Para cambiar el
tipo de letra o la fuente primero se debe seleccionar el texto y definir el tipo de letra desplegando la
lista como se muestra en la imagen:
Al elegir cualquier tipo de letra automticamente se le aplicara al texto seleccionado el tipo de letra.
Se puede observar que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de
forma que se puede ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal, en la parte superior
estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles.
Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Esto significa que este tipo de fuente se
mostrar de la misma forma en la pantalla como en la impresora.
Tamao
De forma parecida se puede cambiar el tamao de la fuente o texto. Primero se tiene
que seleccionar el texto y hacer clic la lista para buscar el tamao deseado, o
escribirlo directamente.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms
utilizados son 10 y 12 puntos.
Estilo
Dentro de Word existen los siguientes estilos los cuales pueden se definidos en un texto:
Negrita
Cursiva
Subrayado
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. Para
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El cuadro de dilogo Fuente tiene dos solapas o pestaas: Fuente y Espacio entre caracteres.
1. Fuente
Dentro de la pestaa Fuente se encuentran las siguientes opciones, las cuales nos permiten dar
formato al texto:
o
o
o
o
o
o
Fuente
Estilo
Tamao
Color de Fuente
Estilo de Subrayado
Nos permite seleccionar el tipo de lnea para subrayar el texto.
Efectos
Permiten definir ciertos efectos sobre el texto como tachado, doble
tachado, superndice, subndice, etc.
En la seccin de vista previa se muestra el resultado que se obtendr al aplicar los efectos
seleccionados en el texto.
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La diferencia entre Escala y Espaciado es la siguiente: Escala afecta a la anchura de cada letra,
mientras que Espacio slo afecta a la distancia de separacin entre caracteres.
La opcin Posicin disminuido nos permite escribir subndices, y con Posicin elevado superndices.
Formato de Prrafo
Un prrafo en Word es el texto comprendido entre dos
marcas de prrafo
de la
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Alineacin
Existen cuatro tipos de alineacin que se detallan a continuacin, los botones se encuentran en la
pestaa Inicio, grupo de opciones Prrafo
Izquierda
Prrafo alineado a la
izquierda
Centrada
Prrafo con alineacin
centrada
:
Derecha
Justificada
Prrafo alineado a la Prrafo con alineacin
derecha justificada.
Sangra
El aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se lo
realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de los botones de la pestaa Inicio en el
grupo de herramientas Prrafo
la derecha.
Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando se pulsa la tecla de
tabulacin TAB. Se las utiliza cuando se requiere insertar texto en columnas o tablas. Microsoft
Word tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer
tabulaciones en las posiciones que deseemos y definir la alineacin para cada tabulacin.
Para establecer tabulaciones se utilizara la regla horizontal. Se debe tener en consideracin que las
tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin se debe
realizar los siguientes dos pasos:
1. Clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal, en el botn
para seleccionar la
alineacin de la tabulacin que se insertar. Por cada clic, se mostrarn rotativamente las
siguientes alineaciones:
separacin,
izquierda,
centrada,
derecha,
decimal,
lnea de
sangra francesa.
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Figura 29 Tabulaciones
Por ejemplo, en la siguiente imagen se definieron las siguientes tabulaciones sobre la regla:
Izquierda en la posicin 2
Centrada en la posicin 4,7
Derecha en la posicin 7
Lnea vertical de separacin en la posicin 8,2
Decimal en la posicin 9,5
Adems, al hacer doble clic sobre una tabulacin en la regla horizontal se mostrara el cuadro de
dilogo de tabulaciones, el cual nos permite fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas.
Se puede observar la alineacin de cada tabulacin, la alineacin decimal coloca la coma decimal en
la misma columna.
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Paneles de Formato
Cuando se trabaja con un documento es posible saber qu tipo de formatos estn aplicados a un
determinado texto. El panel Estilos muestra de forma muy sencilla y visual los formatos existentes y
que se pueden utilizar en el documento.
Para acceder al panel Estilos, dentro de la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Estilo, hacer
clic en la opcin del cuadro de dilogo Estilo.
En la parte superior esta un elemento que permite Borrar todo. Debajo se encuentra la lista de
estilos disponible.
En la parte inferior se encuentran 3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo , Inspector de Estilos ,
Administrar Estilos .
Aplicar formatos.
Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel primero se debe seleccionar el texto al
que se requiere aplicar el formato y hacer clic en la lnea del panel que contenga el formato
deseado. Si se desea borrar el formato, hacer clic en el botn superior que dice Borrar todo.
Formato Avanzado
Dentro de la pestaa Inicio, en el grupo de opciones Prrafo, se puede ingresar al cuadro de dialogo
de Formato el cual contiene dos pestaas:
Sangra y espacio
Lneas y saltos de pagina
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Sangra y espacio
Dentro de esta ficha se definen caractersticas del prrafo como alineacin, la sangra y el espaciado.
Interlineado
o Sencillo
o 1,5 lineas
o Doble: dos lneas
o Mnimo: esta opcin permite especificar en el recuadro En los puntos deseados de
interlineado.
o Exacto
o Mltiple
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Diseo de Pgina
Mrgenes
Los mrgenes delimitan el espacio de la hoja que se utilizara para escribir en el documento y se lo
establece indicando el espacio que deber quedar entre el texto y cada uno de los bordes de la hoja.
Para definir los mrgenes o distancias del texto a los bordes superior, inferior, izquierdo, derecho de
la hoja se hace clic con el botn izquierdo del ratn sobre la Operacin Mrgenes del Grupo de
Opciones Configurar Pagina en la Pestaa Diseo de Pgina.
Como resultado se obtiene un conjunto alternativas predefinidas de tamaos de los mrgenes cuyo
objetivo es colaborar para que la tarea se realice de manera rpida. El tamao de mrgenes
seleccionado se puede aplicar a todo el documento o a la seleccin actual.
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En caso de ninguno de los tamaos de mrgenes predefinidos no cumpla con las necesidades para
el documento que se est editando se puede definir dimensiones propias haciendo clic sobre la
opcin Mrgenes personalizados que se presenta al final de la alternativas lo que da como resultado
que se presente el Cuadro de Dialogo Configurar Pgina.
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En la Ficha Mrgenes del Cuadro de Dialogo Configurar Pgina permite fijar los mrgenes para lo
cual hay que digitar la distancia en centmetros para:
Superior: Distancia entre el borde superior de la pgina y la primer lnea del documento.
Inferior: Distancia entre el borde inferior de la pgina y la ltima lnea del documento.
Izquierdo: Distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el inicio de cualquier lnea en el
documento.
Derecho: Distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de cualquier lnea en el documento.
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Para modificarlos mrgenes predeterminados, una vez fijados los valores superior, inferior,
izquierdo, derecho se debe hacer clic sobre el Botn Predeterminar lo que provocar que la nueva
configuracin se guarde en la plantilla en la que est basada el documento y todos los nuevos
documentos basados en dicha plantilla tendrn por omisin los mrgenes establecidos. El Botn
Predeterminar cambia los valores por omisin de las dems configuraciones que se encuentran en la
Ficha Mrgenes.
Para cambiar los mrgenes de una parte del documento se debe seleccionar el texto y proceder a
establecer los mrgenes deseados.
Otra forma obtener el cuadro de dialogo Configurar pagina es haciendo clic con el botn izquierdo
del ratn sobre la flecha que se encuentra en el Grupo de Opciones Configurar pagina de la Ficha
Diseo de Pgina.
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Word.
2.
Haga clic en Avanzados y active la casilla de verificacin Mostrar lmites de texto en Mostrar
contenido de documento.
NOTA
Los mrgenes de pgina se pueden ver en la vista Diseo de impresin o Diseo Web y los lmites de
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Los encabezados y pies de pgina son reas de los mrgenes superior e inferior de cada pgina de un
documento. Puede agregar, editar o eliminar los encabezados y pies de pgina cuando el documento
est en vista de diseo de impresin o en vista de diseo de publicaciones. Puede agregar en el
encabezado o pie de pgina nmeros de pgina, la fecha y la hora, un logotipo de empresa, el ttulo
del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor.
2.- Haga clic en el diseo de encabezado o pie de pgina que desea usar.
3.- El encabezado o el pie de pgina se insertan en todas las pginas del documento.
En caso necesario, puede dar formato al texto del encabezado o del pie de pgina seleccionando el
texto y utilizando las opciones de formato de la minibarra de herramientas.
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2.- Haga clic en un diseo de encabezado o pie de pgina incluido en la galera. El diseo de
encabezado o pie de pgina se cambia en todo el documento.
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1. En la ficha Diseo de pgina, haga clic en el Iniciador del cuadro de dilogo Configurar pgina
y, a continuacin, haga clic en la ficha Diseo.
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esa informacin adicional est en una nota al pie o una nota al final) y el texto correspondiente a la
nota.
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Para insertar notas al pie, presione CTRL+MAYS+Y. Si desea insertar posteriores notas al final,
presione CTRL+ALT+O. De manera predeterminada, Word coloca las notas al pie al final de cada
pgina y las notas al final al trmino del documento.
3. Para realizar cambios de formato en las notas al pie o las notas al final, haga clic en el
iniciador del cuadro de dilogo
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Si elimina una marca de referencia de nota numerada automticamente, Word volver a numerar
las notas con el nuevo orden.
Para eliminar una nota en el documento, seleccione la marca de referencia de la nota al pie o de la
nota al final que desee eliminar y, a continuacin, presione la tecla SUPRIMIR.
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Saltos y Secciones
Habitualmente, el impulso inicial del principiante es hacer estas separaciones de pginas incluyendo
"ENTER", pulsaciones de la tecla ENTER, llamadas "saltos de carro" por la analoga con las mquinas
de escribir antiguas.
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Sin embargo puede encontrarse con la desagradable sorpresa que al abrir el documento en otro
ordenador, o en el mismo al imprimirlo con papel de distintas medidas de las especificadas, en los
captulos aparezcan en la parte inferior de la pgina anterior a la que debera (pgina 1 de la imagen
de abajo) o que el texto empiece una o varias lneas debajo de la parte superior de la pgina (pgina
4 en la imagen de abajo).
Esto mismo puede ocurrir si despus de crear el texto que creemos definitivo, tenemos que aadir o
eliminar texto.
La solucin es, despus de haber acabado un Captulo, y estando situados en la parte final de l
hacer clic en la pestaa Insertar y luego escoja "Salto de pgina" de este men que aparece y que se
puede ver en la imagen de abajo.
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Pgina 50
En la galera de nuevos diseos de pgina de Microsoft Office Word 2007 se puede elegir entre
muchos diseos distintos. Por ejemplo, se puede agregar una pgina de una sola columna que tenga
una seccin de dos columnas haciendo clic en esa opcin de diseo en la galera de diseos Nueva
pgina.
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El comando Continuo inserta un salto de seccin e inicia la seccin nueva en la misma pgina. Los
saltos de seccin continuos son apropiados para crear un cambio de formato, como un nmero
diferente de columnas en una pgina.
Los comandos Pgina par o Pgina impar insertan un salto de seccin e inician la nueva seccin en la
siguiente pgina par o impar, respectivamente. Si desea que los captulos del documento siempre
comiencen en una pgina impar o en una pgina par, utilice las opciones de salto de seccin Pgina
impar o Pgina par.
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Numeracin de Hojas
Se puede agregar nmeros de pgina, que estn asociados con los encabezados y pies de pgina, a la
parte superior, a la parte inferior o a los mrgenes de los documentos. La informacin almacenada
en los encabezados y pies de pgina, o en los mrgenes, aparece atenuada y no se puede cambiar al
mismo tiempo que la informacin del cuerpo del documento.
Puede elegir entre distintos diseos de numeracin de pginas disponibles en la galera.
1.- En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de pgina, haga clic en Nmero de
pgina.
2.- Haga clic en Principio de pgina, Final de pgina o en Mrgenes de pgina, dependiendo
de dnde desee que aparezcan los nmeros de pgina en el documento.
Tabla de Contenidos
Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de ttulo, como por ejemplo Ttulo 1, Ttulo 2 y
Ttulo 3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los ttulos que tienen el
estilo elegido, aplica formato y sangra al texto del elemento en funcin del estilo de texto e inserta
la tabla de contenido en el documento.
Word 2007 ofrece una galera con varias tablas de contenido para elegir. Marque las entradas de la
tabla de contenido y, a continuacin, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee en la
galera de opciones. Office Word 2007 crea automticamente la tabla de contenido a partir de los
ttulos que haya marcado.
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La manera ms sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los estilos de ttulo (estilo del
encabezado: formato que se aplica a un ttulo. Microsoft Word tiene nueve estilos integrados
diferentes: Ttulo 1 a Ttulo 9) integrados. Tambin se puede crear tablas de contenido basadas en
los estilos personalizados que haya aplicado. O bien, se puede asignar niveles de tabla de contenido
a elementos de texto especficos.
Por ejemplo, si seleccion texto al que desea aplicar un estilo de ttulo principal, haga clic en el
estilo denominado Ttulo 1 en la galera de estilos rpidos.
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2. Haga clic en Actualizar slo los nmeros de pgina o en Actualizar toda la tabla.
Tabla de Ilustraciones
Al igual que hemos visto que para crear tabla de contenidos primero debemos marcar las entradas
y despus generar la tabla. Para utilizar esta opcin debemos seleccionar nuestra ilustracin, ya
sea tabla, imagen, grfico, etc., y acceder a la pestaa Referencias y pulsa el botn Insertar ttulo.
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Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen, como podemos ver el ttulo se va a insertar
en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar Ttulo, Word lo detecta
automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rotulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser
incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin.
Adems vemos una serie de botones:
Nuevo rtulo: este botn sirve para modificar el Ttulo de la ilustracin.
Numeracin: este botn nos abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para
modificar el estilo de la numeracin de los ttulos.
Luego presionamos Insertar Tabla de Ilustraciones
Impresin de Documentos
Se puede imprimir de dos formas:
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a) Desde la opcin de men Impresin rpida que se encuentra dentro del men Imprimir del Botn
Office. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin.
Se pincha en el Botn Office
, se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando
Imprimir y se selecciona la opcin Impresin rpida. Nuestro documento se imprime directamente.
En este caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese
momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las
opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir.
b) Desde la opcin de men Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botn Office. Cuando
queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias, imprimir
slo alguna pgina del documento, etc.
Figura 64 Impresin
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Hoy en da, el trabajo en equipo se ha vuelto cada vez ms frecuente, en especial en empresas
grandes, editoriales, universidades, etc. Sabiendo que es importante llevar un control de los cambios
y comentarios realizados, Word ofrece la posibilidad de escribir un documento y poderlo compartir
con diversos usuarios. A su vez, cada usuario puede realizar cambios sobre el documento, o tambin
dejar sus comentarios. En cada una de estas acciones, se van colocando mensajes que indican quien
hizo ese comentario o quien ha realizado cambios sobre el documento original. Para activar esta
herramienta es necesario seleccionar la opcin Control de cambios ubicado en el grupo Seguimiento
de la pestaa Revisar.
A continuacin se detallan algunas de las herramientas con que se cuenta al momento de activar el
Control de cambios.
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Es posible agregar un indicador de control de cambios a la barra de estado, para esto se deber
activar el men contextual de la barra de estado (clic derecho del ratn) y seleccionar la opcin
Control de cambios.
Para quitar las marcas de revisin, se deber utilizar los comandos Aceptar y Rechazar que aparecen
en el grupo Cambios en la ficha Revisar o ubicarse en cada una de las marcas y activar el men
contextual para ir aceptando o rechazando individualmente.
Insercin de Comentarios
Como se ha mencionado anteriormente, la insercin de comentarios es una herramienta muy til
cuando se comparte un documento con varias personas, especialmente si se desea aadir o sugerir
algn comentario sin realizar cambios precisos al documento. Para insertar un comentario sobre el
documento debemos seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el texto/palabras a los cuales se va a agregar el comentario.
2. Dar clic sobre el botn Nuevo comentario de la pestaa Revisar.
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Dependiendo de la vista en que se encuentre, el comentario ser visualizado de una forma u otra.
Por ejemplo estando en vista Normal o Lectura y al efectuar esta accin, el texto seleccionado es
resaltado, y un globo en la parte derecha del documento aparece unido con una lnea discontinua de
puntos hasta el texto. A travs de este globo se puede incluir el texto del comentario.
El mensaje adicionalmente ofrece informacin del autor que ha realizado el comentario, as como el
nmero de comentario correspondiente que ha realizado dicha persona.
En otras vistas, como por ejemplo Esquema o Borrador, el texto aparece resaltado pero para poder
acceder a los comentarios se deber visualizar el Panel de Revisin. Para ello es necesario
seleccionar una de las opciones del Panel de revisiones ubicado en la pestaa Revisar.
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Figura 72: Ejemplo de visualizacin de los comentarios a travs del Panel de revisiones
Como se puede observar, adicional a los valores ya mencionados, este panel visualiza el nombre
completo del autor y en la siguiente lnea se indica el comentario. Al seleccionar la opcin Panel de
revisiones horizontal tambin mostrar la fecha y hora de cuando se introdujo el comentario.
Adicional a estas opciones, el grupo Comentarios de la pestaa Revisin presenta las siguientes
herramientas:
Comentario anterior.
Visualiza el comentario que est ubicando antes del punto
donde se encuentre el cursor.
Comentario siguiente.
Visualiza el siguiente comentario tomando como referencia
el punto donde nos encontremos.
Eliminar comentario.
Puede presentar varias opciones: 1) borrar el comentario
seleccionado, 2) borrar todos los comentarios mostrados o 3) borrar todos los comentarios
en el documento.
Nota:
Es importante mencionar que las marcas que se adjuntan al documento por defecto no se imprimen,
a no ser que se lo especifique al momento de imprimir.
Buscar un comentario
Word ofrece la posibilidad de buscar un comentario de una persona en especial. Esta opcin es muy
til cuando el documento es revisado por varias personas pero se quiere referir a un comentario en
particular. Esta bsqueda puede ser desarrollada de varias maneras: 1) accediendo a la opcin Ir a
que se encuentra en la pestaa Inicio dentro de las opciones del men Buscar; 2) presionando la
combinacin de teclas Ctrl + I; 3) presionado la tecla F5.
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A travs de este men es posible seleccionar/deseleccionar todos los comentarios, los mensajes de
formato, inserciones y eliminaciones, etc. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si la opcin
est seleccionada las marcas sern visibles de lo contrario no se vern.
Imprimir marcas
Como se mencion anteriormente por defecto lar marcas no son visibles al momento de la
impresin, si lo que se desea es imprimirlos se deber acceder a la opcin Cambiar opciones de
seguimiento del men Control de cambios ubicado en la pestaa Revisar.
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Al seleccionar esta opcin se abrir un cuadro de dilogo y en la ltima seccin de esta ventana se
encuentra la opcin Orientacin del papel al imprimir donde se podr escoger entre distintas
opciones: 1) Automtico, 2) Conservar, 3) Forzar horizontal como se indica en la siguiente figura:
Figura 76: Opciones del men Orientacin del papel al imprimir del cuadro de dilogo Opciones del Control de Cambios
Automtico
Deja que el mismo programa de Word oriente los comentarios en el
papel de la mejor manera posible.
Conservar
Mantiene el documento conforme a lo que se ve.
Forzar horizontal
Obliga a imprimir el documento en formato horizontal para que
quepan mejor las marcas.
Una vez que se ha configurado la orientacin del papel, en el cuadro de dilogo de Imprimir del
botn de Office se deber seleccionar la opcin Documento con marcas del men Imprimir:
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Combinar correspondencia
Combinar correspondencia es una de las potentes utilidades con que cuenta Word 2007 ya que
permite ahorrar un enorme trabajo cuando se tiene que trabajar en documentos donde se repiten
varios datos. Es decir que a travs de esta opcin es posible crear copias de un mismo documento
pero con ciertos datos diferentes.
Un ejemplo de esta herramienta, es la realizacin de cartas/oficios personalizados, en las que
generalmente el mensaje principal se repite en cada uno de los documentos pero nicamente
cambian los datos de las personas a quienes va destinado el documento. Otros ejemplos de esta
herramienta pueden ser la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generacin de recibos,
etc.
Conceptos previos
Antes de comenzar a utilizar la herramienta para combinar correspondencia es necesario
familiarizarse con ciertos conceptos previos: el documento principal y el origen de datos.
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Seleccionar la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia del
men Iniciar combinacin de correspondencia ubicado en la pestaa Correspondencia.
A lado derecho de la ventana de Word se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer
paso del asistente.
Primer Paso: Seleccin del tipo de documento
En este primer paso se deber seleccionar el tipo de documento que se desea generar (cartas,
sobres, etiquetas, lista de direcciones, etc.). En el caso del ejemplo se necesita seleccionar Cartas y
dar clic en Siguiente.
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A continuacin del listado aparece una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Para
el caso del ejemplo es necesario dejar seleccionada la primera opcin que utiliza el documento
actual como documento principal y hacer clic en Siguiente para continuar con el Paso 3.
Informtica Bsica Universidad de Cuenca
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Utilizar una lista existente: Cuando se encuentra seleccionada esta opcin, en la parte
inferior de la seccin, aparece la palabra Examinar..., dar clic en ella para buscar el archivo
que contiene el origen de datos.
Seleccionar de los contactos de Outlook: En la parte inferior de la seccin, en lugar de la
opcin Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, donde se puede dar clic
y elegir la carpeta.
Escribir una lista nueva: Aparece la opcin Crear..., dar clic en esta palabra para introducir
los valores en la lista.
Para el ejemplo se deber seleccionar la primera opcin Utilizar una lista existente, y dar clic en la
palabra Examinar, como se ha explicado anteriormente. Esta accin abre el cuadro de dilogo
Seleccionar archivos de origen de datos por medio del cual se deber indicar de dnde se van a
obtener los datos.
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Figura 83: Cuadro de dilogo que permite seleccionar el archivo que contiene el origen de datos
En el listado Tipo de archivo: se deber seleccionar el tipo de archivo que contiene el origen de
datos. Es posible seleccionar entre varios tipos como por ejemplo el tipo Bases de datos Access
(*.mdbx; *.mdb, etc.), el tipo Archivos de Excel (*.xlsx), el tipo Documentos de Word (*.docx), etc.
En la seccin Buscar en: se deber indicar la carpeta donde se encuentra el origen de datos y
seleccionar el archivo requerido del listado resultante. Al efectuar esta accin en el campo Nombre
de archivo: aparecer el nombre del archivo seleccionado. Para finalizar con esta parte del proceso
se deber dar clic en el botn Abrir. Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar correspondencia, a travs del cual se podrn observar y personalizar los datos que van a
ser combinados.
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Figura 84: Contenido del archivo de datos que puede ser personalizado a travs del cuadro de dilogo
A travs de este cuadro de dilogo es posible realizar variar acciones con los datos como por
ejemplo ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Para el ejemplo se deber dar clic en el botn de
Aceptar para continuar con el proceso. Al efectuar esta configuracin dentro de las opciones del
Paso 3, la opcin Examinar desaparece y en su lugar se presenta la opcin Seleccionar una lista
diferente, adicionalmente la opcin Editar lista de destinatarios se encuentra ahora activa. Si no
se desea realizar ninguna modificacin se seleccionar la opcin Siguiente para continuar con el
Paso 4.
Cuarto Paso: Escritura de la carta
A travs de este paso es posible redactar el texto fijo en el documento que se encuentra abierto
actualmente en el caso de que no se haya escrito todava, y adicionalmente es posible insertar los
campos de combinacin.
Para realizar la insercin de los campos se deber ubicar el cursor en la posicin donde se desea
insertar el campo y luego de eso dar clic en el panel de tareas sobre el elemento que se desea
insertar que se encuentra ubicado en la parte derecha del documento.
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Figura 86: Cuadro de dilogo que permite insertar los campos de combinacin en el documento principal
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Una vez comprobada la insercin de los campos y el aspecto del documento, dar clic en Siguiente
para continuar con el paso 5 del asistente.
Quinto Paso: Vista previa de las cartas
A travs de este paso es posible verificar cmo quedarn todas las cartas con los campos insertados
que fueron obtenidos mediante el documento de origen de datos.
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Una vez que se han verificado los documentos resultantes, dar clic en Siguiente para continuar con
el paso 6 del asistente.
Sexto Paso: Finalizar la combinacin de correspondencia
A travs de este paso es posible enviar las cartas a la impresora a travs de la opcin Imprimir o
editar documentos especficos a travs de la opcin Editar cartas individuales
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Al seleccionar la segunda opcin es posible elegir combinar todos los registros, el registro actual o un
grupo de registros. El resultado de esta accin es un nuevo documento normal sin combinacin.
Figura 91: Cuadro de dilogo que permite editar cartas individuales en un documento nuevo
La pestaa Correspondencia
Una vez que un documento combinado ha sido creado, es posible rectificarlo o modificarlo a travs
de las opciones de la pestaa Correspondencia.
permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludo tal como se vio
en el paso 4 del asistente.
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