CIRCULAR INFORMATIVA

CERTIFICACIN DE CENTROS DE INSTRUCCIN AERONAUTICA

PARA PERSONAL DE TIERRA Y PERSONAL DE VUELO
Clave: CI-5103-082-29

Revisin: 01

Fecha: 24/09/2010

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1. PROPSITO
Esta circular informativa (CI) provee una gua para indicar a los aplicantes a centro de
instruccin aeronutica que deseen dar instruccin bajo el control de la UAEAC, las
responsabilidades y requisitos tcnicos aceptables para la autoridad aeronutica con el
objeto de obtener el certificado de operacin o funcionamiento (CCI-Certificado como
centro de instruccin aeronutica), requisito indispensable para luego obtener el permiso
de operacin o funcionamiento otorgado por la oficina de transporte areo, que les
permita desarrollar sus actividades areas segn la normatividad de la Repblica de
Colombia.
Establecer y explicar claramente el contenido de cada una de las fases involucradas en el
proceso de certificacin. Para cuantificar el avance en el proceso de certificacin, cada
una de las fases tiene asignado un porcentaje dentro del proceso.
Indicar la documentacin tcnica con la cual los centros de instruccin aeronutica deben
aplicar para su certificacin por parte de los grupos de aeronavegabilidad y operaciones.
Los requisitos, mtodos de elaboracin y correcta presentacin de la documentacin no
se contemplan en la presente circular, esta informacin hace parte de otras circulares.
Esta CI se constituye como un procedimiento informativo de carcter tcnico y/o
administrativo generado por la Secretaria de Seguridad Area; pero no el nico aceptable
para la UAEAC. En ningn momento este procedimiento exime al solicitante de cumplir
con las dems disposiciones vigentes y los requisitos exigidos por los Reglamentos
Aeronuticos de Colombia RAC solicitados por otras dependencias de la UAEAC.
2. APLICABILIDAD

Los establecimientos que deseen o apliquen a obtener un Certificado de

Funcionamiento o de operacin como CCI (Centro de Instruccin Aeronutica) para
instruccin a personal tcnico de mantenimiento aeronutico o personal de vuelo.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Algunas de las definiciones contenidas en los Reglamentos Aeronuticos de Colombia
(RAC) Parte Primera y Parte Novena se aplican en este documento, adicionalmente se
tendrn en cuenta las siguientes:
- CI. Circular Informativa
- CCI. Certificado Centro de Instruccin
- Programa de entrenamiento. Programa que desarrolla el contenido de las
materias y temas propios de algn rea o especialidad para la formacin bsica,
avanzada, de especializacin, de habilitacin, de transicin o de repaso (recurrente)
para personal aeronutico; diseado conforme a las directivas sealadas por la

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UAEAC y que puede impartir un centro de instruccin aeronutica, previa

aprobacin de dicha autoridad.
- Directivas de instruccin. Procedimientos y requerimientos aprobados por la
UAEAC a un centro de instruccin aeronutica para el desarrollo de los programas
de entrenamiento aprobados. Este manual debe ser diseado de acuerdo a las
directivas sealadas por la UAEAC y el centro de instruccin debe ceirse
estrictamente a lo aprobado en dicho manual.
- UAEAC. Unidad Administrativa Especial de Aeronutica Civil
- R.A.C. Reglamentos Aeronuticos de Colombia
- IDSI. Intencin de Solicitud Inicial.
- Centro de instruccin aeronutica: RAC numeral 2.15.1.

4. ANTECEDENTES

El numeral 2.14.2. De los Reglamentos Aeronuticos de Colombia RAC determina

que cualquier entrenamiento a personal aeronutico debe ser realizado por un
establecimiento reconocido y aprobado por la UAEAC. Dicho organismo debe cumplir
con un procedimiento tanto administrativo como tcnico, para este ltimo, la
Secretara de Seguridad Area emite esta CI como gua al usuario en el proceso que
se debe seguir para obtener un certificado de funcionamiento u operacin de acuerdo
a lo establecido por los numerales de los RAC 2.15.1 y 2.15.5.
En el marco del proceso de certificacin, el aplicante a obtener un certificado de
funcionamiento u operacin, es el responsable de garantizar la seguridad de sus
servicios y debe demostrar a la autoridad aeronutica que rene los requisitos para
obtener el respectivo certificado de funcionamiento u operacin y que cuenta con la
capacidad tcnico administrativa necesaria para desarrollar y mantener el servicio que
prestar.
5. REGULACIONES RELACIONDAS

Reglamentos Aeronuticos de Colombia RAC, Parte II, Captulo I, II, VI, VII, XV, XVI y
XVIII y Parte III Numeral 3.7.1.
6. OTRAS REFERENCIAS
NO APLICA
7. MATERIA
El proceso de Certificacin para un Centro de Instruccin, ser iniciado por el grupo
tcnico de la direccin de Estndares de Vuelo de la Secretara de Seguridad Area, una

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vez el aplicante haya obtenido un Visto bueno por parte de la Oficina de Transporte Areo
de la UAEAC y ser desarrollado en cinco fases.
El proceso de certificacin consta de las siguientes cinco fases, y los porcentajes
asignados a cada una de estas, determinan el porcentaje de avance del proceso de
certificacin:
FASE 1. PRESOLICITUD
FASE 2. SOLICITUD FORMAL
FASE 3. EVALUACIN DE DOCUMENTACIN
FASE 4. DEMOSTRACIN E INSPECCIN
FASE 5. CERTIFICACIN

5%
5%
30 %
40 %
20 %

Cada fase del proceso de certificacin debe ser cerrada cuando se hayan cumplido los
requerimientos correspondientes y en todo caso antes de continuar con la siguiente.
7.1 Fase de Presolicitud (FASE I)
Se inicia cuando la Oficina de Transporte Areo a travs del grupo evaluador de
proyectos apruebe la solicitud del centro de instruccin y emita el correspondiente oficio
de visto bueno, el cual ser recibido por la Secretara de Seguridad Area y este a su vez
enva a los Jefes de los Grupos de Aeronavegabilidad y operaciones, quienes designaran
un Inspector de Aeronavegabilidad y/o operaciones segn corresponda, quienes se
encargarn de coordinar todos los aspectos del proceso de certificacin por parte de la
UAEAC.
Se enviar una comunicacin escrita al aplicante para informarle los nombres de los
inspectores que atendern el proceso y con quines tendrn que comunicarse para el
trmite de todos los asuntos relativos al proceso de certificacin. El aplicante deber
presentar por escrito una solicitud ante los inspectores designados para dar inicio al
proceso de certificacin.

7.1.1 REUNIN DE PRE-SOLICITUD

El objetivo de la reunin de presolicitud, es el de informar a el aplicante sobre cada una de
las fases a seguir durante el proceso de certificacin. Por parte del aplicante debe
presentarse el personal directivo que aplique de acuerdo con el numeral 2.15.4.1 de los
RAC y el personal de Operaciones, quienes informaran a los Inspectores Asignados el
tipo de instruccin que buscan desarrollar.
Esta reunin inicial, tratar sobre la informacin y los requerimientos de la certificacin. El
aplicante debe aclarar cualquier duda que tenga sobre el proceso de certificacin y los
Inspectores harn entrega al Aplicante del paquete informativo del Proceso de
Certificacin, el cual consta de lo Siguiente:

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- Formulario IDSI, forma RAC 8400-6-2.

- Cronograma de Trabajo.
- Circular informativa CI 5103-082-029; certificacin de centros de instruccin aeronutica
para personal de tierra y personal de vuelo
.- Circular Informativa CI 5103-082-032; procedimiento para la elaboracin de los
manuales de directivas de instruccin y programas de entrenamiento de un centro de
instruccin aeronutica.
- Circular Informativa CI 5103-082-26, Requisitos y procedimientos para elaborar una
Carta de Cumplimiento.
- Circular Reglamentaria CR-OCSA-006.
7.1.2 INTENCIN DE SOLICITUD INICIAL (IDSI), FORMA RAC 8400-6-2.
Para presentar el formulario Intencin de Solicitud Inicial (IDSI), el aplicante debe haber
revisado apropiadamente la regulacin y deber anexar las Hojas de Vida del personal
ejecutivo requerido. La solicitud es usada por Los Inspectores para evaluar la complejidad
del servicio que se pretende prestar. El formulario, deber ser diligenciado en su totalidad,
sin enmendaduras. Anexo a esta forma el aplicante debe presentar por escrito a las
personas designadas para adelantar el proceso de certificacin ante la UAEAC.
Los Inspectores reconocern a las personas designadas por el centro de instruccin
aeronutica siempre y cuando posean calificaciones (Educacin y experiencia) acorde
con sus funciones, para atender el proceso de certificacin. Sin embargo la autoridad
aeronutica se reserva el derecho de exigir el cambio del (los) interlocutor(es) en caso
que la comunicacin no arroje resultados positivos al proceso.
Si el IDSI es inaceptable se notificar por escrito las discrepancias encontradas y un
nuevo IDSI ser requerido para continuar el proceso de certificacin.
7.1.3 CIERRE FASE UNO
Una vez evaluado y aceptado el IDSI y las hojas de vida presentadas, se dar por cerrada
la Fase uno del proceso, para poder continuar con la siguiente fase del proceso de
certificacin.
7.2 FASE DE SOLICITUD FORMAL (FASE II)
Una vez cerrada la fase de presolicitud, los inspectores notificaran al aplicante la
iniciacin de la fase dos del proceso (Fase de Solicitud Formal), para lo cual el aplicante
deber enviar su carta de aplicacin formal.

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7.2.1 CARTA DE SOLICITUD FORMAL

Esta carta deber presentarse ante los Inspectores asignados y deber contener:
Cargo y nmeros telefnicos de las personas asignadas para coordinar el proceso
de certificacin entre la empresa y los Inspectores asignados.
Fecha propuesta en que el aplicante desea comenzar a prestar sus servicios,
Dicha fecha debe ser como mnimo 180 das posteriores a la fecha de la solicitud y
deber reflejarse en el cronograma propuesto para el proceso de certificacin.
Cualquier posible cambio que difiera de lo establecido en el formulario de
Aplicacin inicial IDSI
NOTA: Esta solicitud ser interpretada por los inspectores designados al proceso como
que el aplicante tiene pleno conocimiento de los Reglamentos Aeronuticos de Colombia
y de todas las normas especficas aplicables a los servicios que proyecta prestar y que
esta dispuesto a demostrar el mtodo que intenta seguir para su cumplimiento.
Finalmente despus de analizar la solicitud y determinar que la informacin cumple con
los requisitos estipulados, se continuar con el proceso de certificacin citando al
aplicante a la reunin de Solicitud Formal. En el caso contrario, la solicitud ser retornada
al aplicante por escrito indicndole los motivos por los cuales no fue aceptada.
7.2.2

REUNIN DE SOLICITUD FORMAL

Para esta reunin, el aplicante deber traer diligenciado el Cronograma propuesto para el
proceso siguiendo lo indicado en el numeral 7.2.3 de esta Circular, con el fin de revisarlo y
ajustarlo de ser necesario, para su firma y aprobacin final por ambas partes.
Durante esta reunin todas las discrepancias u omisiones sobre el material presentado y
el proceso mismo debern ser resueltas. Por lo anterior se debe revisar la solicitud, el
cronograma, el personal, facilidades, aeronaves etc.
7.2.3

CRONOGRAMA DEL PROCESO DE CERTIFICACIN

Durante la Fase dos del proceso se revisar y aprobara el cronograma de Certificacin

propuesto por el aplicante.
El cronograma del proceso de certificacin es un documento clave que muestra las
actividades programadas que se van a llevar a cabo en la certificacin. Establece las
fechas para que en una forma lgica se vaya llevando a cabo la secuencia del proceso de
certificacin. Se tomarn los tiempos razonables para que los inspectores realicen las
revisiones, inspecciones y aprobaciones o aceptaciones de cada actividad.
Es importante que el aplicante revise muy bien la informacin documental, as como su
infraestructura fsica antes de ser presentada ante los Inspectores, teniendo en cuenta
que si una actividad especfica no se da de forma satisfactoria para los Inspectores o se

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da en fechas posteriores a las fijadas en el cronograma, el proceso se retrasar.

7.2.4 RECEPCION DE MANUALES
El aplicante deber hacer entrega en la fecha que figure en el cronograma, y debidamente
radicado ante la ventanilla nica de la Aeronutica Civil, los siguientes manuales:
(Algunos de estos tems pueden resultar no aplicables de acuerdo con el tipo de centro de
instruccin propuesto).
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
7.2.5

Carta de cumplimiento. (CI 5103-082-026).

Directivas de instruccin. (CI 5103-082-32)
Programas de Entrenamiento. (CI 5103-082-32)
Manuales de vuelo de las aeronaves.
Manual plan de accin de emergencia.
Manual de Seguridad Area.
Manual General de Operaciones.
Manual de entrenamiento de vuelo.
CIERRE FASE DOS

Para finalizar la fase de solicitud formal y continuar con la fase 3 (evaluacin de

documentacin) es necesario que el aplicante haya radicado simultneamente todos los
manuales listados en el numeral 7.2.5 de esta circular. Para su radicacin se necesitar el
visto bueno en la lista de chequeo de manuales y documentos por parte del inspector de
aeronavegabilidad y/ el inspector de operaciones asignados.
Si la Fase de Solicitud Formal es concluida sin discrepancias, los inspectores notificarn
sobre la continuidad del proceso.
7.3 FASE DE EVALUACIN DE DOCUMENTACIN (FASE III)
Durante esta fase se evaluar toda la documentacin presentada por el aplicante como
soporte a su proceso de Certificacin. Toda la informacin presentada, ser evaluada
conjuntamente con el representante del aplicante.
7.3.1 EVALUACION DE LA CARTA DE CUMPLIMIENTO
La carta de cumplimiento tiene como objeto demostrar que el aplicante tiene pleno
conocimiento de las normas establecidas en los reglamentos aeronuticos de Colombia
que conciernen al tipo de operacin que pretende iniciar, as como la forma o mtodo
por medio de los cuales pretende cumplir con dichas regulaciones las cuales se ven
reflejadas en su manual (Directivas de Instruccin).

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Por lo tanto, el aplicante deber elaborar la carta de cumplimiento enumerando todos y

cada uno de los numerales de los reglamentos aeronuticos de Colombia que sean
pertinentes y la forma en que pretende cumplir con los mismos ver (CI 5103-082-026)
El aplicante radicara la carta de cumplimiento en la fecha establecida en el cronograma y
el duplicado.
Los respectivos inspectores de aeronavegabilidad y operaciones dentro del tiempo
establecido, revisaran la carta de cumplimiento, indicando los cambios y correcciones
necesarios y una vez efectuados los mismos procedern a aprobarla y devolverla al
aplicante por medio de un oficio. Esta carta debe aprobarse antes de iniciar la fase
cuatro (4).

7.3.2 REVISIN DE MANUALES Y DOCUMENTACIN

El inspector de aeronavegabilidad y/o de Operaciones segn corresponda, efectuar la
revisin de los manuales y documentos presentados por la empresa, con base en los
tiempos establecidos en el cronograma, la regulacin vigente y las Circulares informativas
suministradas.
7.3.3 APROBACION O ACEPTACIN FINAL DE MANUALES Y DOCUMENTOS
Durante la fase de cumplimiento de documentacin, tanto los inspectores como el
aplicante mantendrn una comunicacin constante, en cuanto a los cambios y
correcciones indicadas a los manuales y documentos del aplicante, con el propsito
de que estas correcciones y cambios se efecten durante el trmino que el
cronograma establece para esta fase. Las indicaciones hechas por los inspectores
sern comunicadas al aplicante por escrito; y las correcciones efectuadas por el
aplicante debern quedar debidamente radicadas en la Secretaria de Seguridad
Area, de manera que se pueda establecer un control sobre el proceso de
certificacin.
Una vez efectuadas todas las correcciones y cambios a los documentos y manuales ,
los inspectores aprobaran y/o aceptaran, con su firma y por medio de un oficio,
dichos manuales y documentos. Esta accin concluye la parte de aprobacin final de
manuales y documentos y el cierre de la fase 3.
7.4 FASE DE DEMOSTRACIN E INSPECCIN (FASE IV)

El aplicante demostrar su capacidad Tcnico Operativa mediante una auditora

interna para cumplir con las normas Aeronuticas Colombianas basado en lo
establecido en sus manuales y documentos aprobados.
Los inspectores asignados efectuarn las inspecciones que se requieran para evaluar

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as la efectividad y aplicacin de las polticas, mtodos, procedimientos e instrucciones

descritos en los documentos y manuales aprobados.
Se verificar que:
Personal
Instalaciones
Material Didctico
Material Documental
Aplicabilidad y funcionamiento de los procedimientos establecidos.
7.4.1 CIERRE FASE CUATRO
Una vez revisada la infraestructura de la empresa y aceptadas las acciones correctivas a
los posibles reportes que se hubiesen generado durante las inspecciones, se dar por
cerrada la fase cuatro.
7.5 FASE DE CERTIFICACIN (FASE V)
Una vez concluida la Fase de Demostracin e Inspeccin; y habindose cerrado y
aceptado todas las respuestas a los reportes generados, aprobados /aceptados todos los
manuales, documentacin, inspecciones etc., se proceder con la Fase de Certificacin.
Esta Fase consiste en lo siguiente:
a) Emisin final de las Especificaciones de Operacin o Funcionamiento por parte de
los Inspectores.
b) Ejecucin de una auditora interna del proceso de certificacin por parte de los
Inspectores
c) Aprobacin final de las Especificaciones de Operacin y elaboracin del Reporte
Final de Certificacin.
d) Despus de aprobadas las Especificaciones de Operacin la Autoridad Aeronutica
en cabeza del Director General de la UAEAC otorgar el Certificado de Operacin
correspondiente.

CONSIDERACIONES ADICIONALES
La UAEAC solo aceptar trmites ante la entidad por parte del personal coordinador
perteneciente al centro de instruccin y no se aceptarn trmites llevados a cabo
por personal diferente a ellos (asesores, tramitadores, etc.)
Estas personas deben tener conocimiento de las Regulaciones Aeronuticas

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Colombianas, estar familiarizadas con sus respectivas reas de representacin y

poseer la suficiente autoridad para tomar decisiones.
Dentro de la Fase de Solicitud Formal se evaluar el Cronograma de eventos, el
cual deber ser aceptado por ambas partes para posteriormente ser ejecutado en el
orden cronolgico establecido durante todo el proceso.
8. VIGENCIA
La presente revisin de esta CI entrar en vigencia a partir de su publicacin y se
recomienda seguir las indicaciones aqu estipuladas.

CR (R) GERMAN RAMIRO GARCIA A.

CR (R) GILBERTO ALEMAN P.

SECRETARIO DE SEGURIDAD AREA

JEFE GRUPO INSPECCIN DE

AERONAVEGABILIDAD

Revis : CR (R) Gilberto Alemn Pealoza

Jefe Grupo Inspeccin de Aeronavegabilidad

Proyect: Ing. Sebastin Eduardo Meja Murillo

Inspector de Seguridad Area