Apunte Access - Version 2012

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
ANEXO A4
Santa Fe, 2012
Introduccin a las bases de datos con Access

La finalidad fundamental de este escrito es guiar a los alumnos en la
construccin de una base de datos utilizando una de las herramientas ms sencillas
para ello.
Pero antes de empezar a conocer la herramienta debemos mencionar que una
Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos.
Por ejemplo, podemos utilizar una Base de Datos para llevar la gestin de fichas de
los artculos de un almacn, introduciendo, modificando y actualizando datos, como
as tambin sacando informes y realizando consultas a dicha Base. Podemos, por
ejemplo, realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido ms en un mes?,
Qu clientes compran un determinado artculo? Cul es la ganancia total del mes?,
entre otras.
Muchas veces tenemos nuestra agenda telefnica repleta de datos de
personas y notas, o una importante cantidad de facturas y tickets de gastos que
realizamos a diario y que nos urge darle algn tipo de orden. Para ello, una buena idea
consiste en utilizar una sencilla base de datos.
Microsoft Access
Access es una de las propuestas de Microsoft para administracin de bases de
datos. Es un programa que permite elaborar bases de datos con la finalidad de
contener y administrar cualquier tipo de informacin que sea necesario organizar,
desde una agenda personal, una lista de proveedores o clientes de la empresa, un
catalogo de productos, un registro de libros, registros de los empleados, etc.
El presente documento no pretende dar un curso intenso a cerca de Access,
sino solo mostrar algunas funciones del programa y guiar a los alumnos en el
conocimiento de esta herramienta.
A continuacin se describirn los pasos a seguir para la construccin de una
Base de Datos, y para ello utilizaremos el tpico ejemplo de una gestin de libros.
Los principales puntos que se desarrollarn son los siguientes:
Tablas para almacenar los datos. Las tablas son unidades en donde se crea el
conjunto de datos de la base de datos.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que se necesita. Es
decir, a travs de las consultas es posible definir ciertas preguntas que se formulan
a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin que se requiere.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Los formularios
son como una especie de fichas que permiten gestionar los datos de una manera
ms cmoda y visiblemente ms atractiva.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico. Por medio de
los informes se pueden preparar los registros de la base de datos de forma
personalizada.
Para la construccin de una Base de Datos es necesario utilizar tablas
independientes de manera que, posteriormente, sea ms fcil realizar las
modificaciones que se requieran. Por otro lado, con la finalidad de reducir al mximo
los errores en la introduccin de datos a la Base, cuando se introduzca informacin

relativa a una clase no se deber cargar informacin sobre otra clase, sino que la
misma se extraer de otra lista ya creada para ella. Tomando el ejemplo de la gestin
de libros, se crearn tablas independientes para los Libros, Autores y Editoriales. As,
no se escribir informacin relativa a Autor y Editorial cuando se introduzcan datos a la
de Libros, sino que se extraer de una lista ya creada. En la informacin de los Libros
no se guardar directamente la informacin de Autor y Editorial, sino una referencia a
ella.
Ingreso al Sistema
Al ingresar al programa el usuario se encontrar con una pantalla similar a la
que se observa en la FIGURA 1, desde la cual es posible abrir una base de datos
existente, o bien, crear una nueva.
FIGURA 1
Para crear la base de datos se tomar una base de datos en blanco. Se le

debe colocar un nombre y se le otorga la ubicacin que se desee para guardarla en el
equipo. En nuestro ejemplo la base de datos se llamar Gestin de Libros, como se
observa en la Figura 2.
FIGURA 2
En esta pantalla se visualizan los diferentes objetos que se pueden incluir, tales
como tablas, consultas, formularios, informes, etc.
Las Tablas
Toda la informacin que se guarda en una base de datos esta organizada en
tablas. Una tabla esta formada por filas y columnas. Las filas son equivalentes a los
registros de un archivo y las columnas son los campos o atributos. El conjunto de
valores que puede adoptar un atributo se denomina dominio.
En primer lugar, crearemos una tabla en vista diseo. La pantalla que
aparecer se observa en la FIGURA 3, en este caso, correspondiente a la primera
tabla que debemos crear denominada Editoriales.
FIGURA 3
En la figura se aprecia el nombre de cada una de las columnas o campos que

contendr esta tabla y el tipo de datos correspondiente a cada columna.
Las principales caractersticas de los tipos de campo en Access son las
siguientes:
FIGURA 4

Texto: Almacenan cualquier carcter, incluyendo letras, nmeros que no

requieren realizar operaciones matemticas, smbolos especiales, etc.
Memo: Puede contener texto en formato libre, de longitud variable hasta un
mximo de 64,000 caracteres.
Numrico: Dgitos decimales y opcionalmente el punto decimal, comas y el signo
menos.
Fecha/Hora: Almacena fechas u horas el formato predeterminado para fechas es
DD/MM/YY y para las horas HH:MM:SS.
Moneda: puede contener valores numricos que representen cantidades
monetarias con una precisin mxima de 15 dgitos a la izquierda del punto
decimal y cuatro dgitos a la derecha.
Autonumrico: Este campo contiene un nmero entero que se incrementa
automticamente cada vez que se agrega un registro nuevo a la tabla.
S/no: representa un valor lgico que solo acepta estos dos valores.
Objeto OLE: Puede contener un objeto, tal como una hoja de clculo de Excel o
Grafico de MS Draw.
Hipervnculo: contiene una direccin de hipervnculo.
Cada tipo de campo cuenta con un conjunto de propiedades que permiten

determinar la forma de almacenar, manejar o mostrar los datos. Las propiedades de
los campos se muestran en dos fichas: General y Bsqueda. Las propiedades de la
ficha general nos permiten, entre otras, definir el tamao del campo, determinar el
formato de presentacin de los datos, controlar los datos introducidos para evitar
errores, mostrar un valor predeterminado para ser tomado en el momento de inclusin
de registros, definir las restricciones o reglas de validacin para aquellos atributos o
campos que requieran validar los datos introducidos, definir un campo como ndice o
clave.
En nuestro ejemplo, el campo Id Editorial ha sido marcado como llave primaria
(observar la llave al lado del primer campo). Ello puede hacerse usando el icono llave
de la barra de iconos, o bien, con clic derecho sobre la fila y seleccionando Clave
Principal. Si se quiere ser estricto debemos colocar como requerido este campo y no
permitir longitud cero, ya que no puede adoptar valores nulos por ser clave principal.
Este campo es de tipo carcter de 4 posiciones.
La columna de descripcin es opcional y sirve para documentar la base de
datos. Podramos colocar, por ejemplo, en Editorial la descripcin Nombre de la
Editorial que public el libro.
Para definir el nombre de la tabla, luego de capturada la informacin necesaria,
se cierra la ventana de trabajo o se presiona el botn Guardar y aparecer el
siguiente cuadro de dialogo, donde se digita el nombre deseado, el cual debe ser
consistente con la nomenclatura usada en el sistema:
FIGURA 5
Los mismos pasos debern realizarse para crear las dos tablas restantes:
Libros y Autores. La tabla Autores se deber crear con los siguientes campos y
propiedades: Id Autor (autonumrico que identifica al registro) y Autor (texto donde
introducir el nombre del autor). La tabla Libros contendr los siguientes campos:
Id_Libro (autonumrico que identifica al registro), Titulo (texto donde introducir el
ttulo del libro), Autor (numrico donde introducir la referencia al autor), Editorial
(texto donde introducir la referencia a la editorial), Comentario (texto donde escribir
una nota breve), Precio (numrico donde incluir el importe de venta de cada libro).
La diferencia con las tablas anteriores radica en los campos "Autor" y
"Editorial". En esos campos no se guardar el nombre del autor ni el de la editorial,
sino que se guardarn los nmeros o cdigos que identifican a los autores y a las
editoriales en sus correspondientes tablas, creadas anteriormente.) A esto se lo
denomina llaves forneas de la tabla Libros, las cuales se relacionan con las llaves
primarias de las otras dos tablas creadas. Es importante tener en cuenta que no es
necesario que los campos tengan el mismo nombre, pero si lo es que tengan el mismo
tipo de datos y con la misma longitud, cuando se precise definir.
Antes de grabar la tabla Libros hay que "avisarle" que los datos de los campos
"Autor" y "Editorial" se debern buscar en las otras dos tablas. Para ello se debe
seleccionar cada uno de los campos y abrir debajo la pestaa Bsqueda completando
los datos como se observa en la FIGURA 6.
FIGURA 6
Por lo tanto, en Mostrar control se debe seleccionar Cuadro combinado, en

Origen de la Fila se selecciona Autores" o Editoriales segn el caso, se completa el
Nmero de columnas, Ancho de columnas, Limitar a la lista, en la que se coloca
S.
Edicin de una Tabla.
Access dispone de dos modos de visualizacin para las tablas:
Vista de diseo: permite crear y modificar la estructura de una tabla.
Vista de hoja de datos: muestra los registros en un formato de filas y columnas,
permitiendo visualizar muchos registros a la vez y agregar o editar datos.

El Modo de visualizacin se puede seleccionar a travs del primer botn de la
barra de herramientas.
RELACIN ENTRE TABLAS

La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a las bases de
datos planas consiste en que los datos slo se introducen una sola vez en una tabla,
pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se desee.
Cualquier modificacin slo hay que realizarla una sola vez y automticamente
se realizar en todas las dems tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo,
espacio y exactitud en los datos que siempre estarn actualizados
independientemente de la tabla en la que estemos.
Para el caso de las relaciones uno a uno, las mismas se almacenan guardando
en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relacin. En las
relaciones uno a varios, el campo comn de la primera tabla debe estar definido como
clave principal. En las relaciones varios a varios las relaciones se almacenan creando
una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos
que puedan ser de utilidad.
Para crear una relacin entre las tablas de una base de datos primero es
necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o
modificar una relacin.
o se selecciona el
Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botn
men Herramientas | Relaciones. Automticamente se abrir la ventana Relaciones de
la FIGURA 7 totalmente vaca.
FIGURA 7
Para aadir las tablas que van a estar relacionadas se pulsa el botn Mostrar
tabla
o se selecciona el men Relaciones | Mostrar Tabla. Aparecer una
ventana con el listado de las tablas como se observa en la FIGURA 8.
FIGURA 8
Se seleccionan aquellas tablas/consultas que van a formar parte de una

relacin y se pulsa Agregar. Despus de pulsar Agregar en la ventana Relaciones
aparecer la tabla en un recuadro con todos los campos.
FIGURA 9
Cuando ya no se quieran agregar mas tablas/consultas se pulsa el botn

Cerrar. Quedar abierta nicamente la ventana Relaciones.
En este caso se van a incluir las tres tablas del ejemplo: Libros, Autores y
Editoriales.
FIGURA 10
Para crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionar primero Autores
con Libros y luego Editoriales con Libros.
Para relacionar Autores con Libros el campo en comn es el cdigo del autor.
Este dato est almacenado en la tabla Autores, por tanto, el campo se arrastrar
desde autores hasta Libros. Para arrastrar el campo primero se selecciona, se hace
clic, y sin soltar el botn del ratn se arrastra hasta situar el cursor sobre el campo
Autores de la tabla Libros. Al arrastrar el campo el cursor se convertir en un
rectngulo pequeo.
Tras arrastrar el campo se abrir la ventana de la FIGURA 11.
FIGURA 11
Dentro de la ventana hay dos columnas. En ambas debe haber un campo con
un contenido similar. Como dijimos anteriormente, no importa la coincidencia del
nombre sino del contenido. Autores es la tabla primaria en esta relacin (es la que
contiene los datos) y Libros es la tabla secundaria (tomar los datos de los libros a
travs del campo comn).
INTEGRIDAD REFERENCIAL
En dicha pantalla existe la opcin Exigir integridad referencial. La
integridad referencial son normas que mantienen la coherencia de datos entre dos
tablas relacionadas. Estas normas son:
1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estn en la primaria.
2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria.
Para poder exigir integridad referencial en una relacin de uno a varios es
necesario que:
1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal.
2. Los campos contengan el mismo tipo de datos (si es autonumrico-numrico).
3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.
Access verificar que los campos cumplen todas las condiciones para que haya
integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitir que esa
relacin tenga integridad referencial. As pues, una de las ventajas de la integridad
referencial es que no se puede introducir datos en la tabla secundaria si previamente
no se han introducido en la tabla principal. De esta forma se evitan incoherencias y se
mantiene la consistencia de la base de datos.
La integridad referencial dispone de dos acciones: Actualizar y Eliminar
registros en cascada. Cuando se tilda la casilla de verificacin de Exigir Integridad
referencial, estas dos opciones que antes se presentaban inhabilitadas se activan,

como se observa en la FIGURA 12.
FIGURA 12
Si se tilda la casilla de verificacin de Actualizar en cascada los campos

relacionados, se est indicando que si se modifica el valor de un campo de la tabla
principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la
tabla secundaria. De igual forma, si se tilda la opcin Eliminar en cascada los
registros relacionados, al borrar un registro de la tabla principal se borrarn tambin
los registros relacionados en la tabla secundaria.
TIPO DE COMBINACIN
Si se pulsa el botn Tipo de combinacin se abrir una ventana explicando
los tres tipos de combinaciones posibles. Por defecto aparece seleccionada la primera
combinacin. En este ejemplo se puede dejar as.
FIGURA 13
Cuando ya se han especificado todas las caractersticas de la relacin se pulsa

el botn Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecer una lnea. Esta lnea
simboliza la relacin entre las dos tablas. Si la relacin cumple la integridad referencial
la lnea ser ms gruesa. (Ver FIGURA 14)
FIGURA 14
10
A continuacin debemos proceder a crear la relacin entre Editoriales y Libros

de la misma forma.
Si al crear una relacin hemos olvidado optar por alguna propiedad, es posible
hacer doble clic sobre la lnea de la relacin y se volver a abrir la ventana de la
relacin.
Luego de crear las relaciones entre las tablas se deben guardar, seleccionando
el botn guardar o en el men Archivo | Guardar. Si se cierra antes de guardar se
abrir un mensaje de aviso.
Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos. Esto ser muy
importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se
tenga en cuenta que las relaciones estn presentes entre los mismos y no se puedan
infringir las reglas de consistencia vigentes.
Para poder entender mejor por qu son necesarias y para qu sirven las
relaciones, vamos a continuar con el ejemplo de los libros. Ahora incorporaremos
nuevas tablas a nuestra Base de datos para poder llevar un registro de los prstamos
que se realizan en la biblioteca. Para ello deberemos crear dos tablas, una
correspondiente a los socios que retiran libros y otra en la que se carguen cada uno de
los prstamos.
Las tablas que conforman nuestra base de datos, entonces son las siguientes:
FIGURA 15
Y los datos que hay en cada una de las tablas son los siguientes:
En la tabla de socios:
FIGURA 16
11
En la tabla de libros:
FIGURA 17
En la tabla autor:
FIGURA 18
12
En la tabla de prstamos:
FIGURA 19
(Nota: Se debe incorporar una columna que sea clave primaria. En este caso debe
agregarse una columna con nombre ID y los registros sern P1, P2 y P3)
Como se observa en la FIGURA 19, se ha realizado un prstamo del libro con
cdigo 1 al socio con DNI 111222111. Para saber cul es el libro que se corresponde
con el cdigo 1 debemos recurrir a la tabla libros. En esa tabla el libro con cdigo 1
tiene por ttulo El Atroz Encanto de Ser Argentino y si miramos en la tabla autor
veremos que est escrito por Marcos Aguinis. Para saber cual es el nombre del socio
con DNI 111222111 debemos buscar en la tabla Socios. En esa tabla el socio con DNI
111222111 tiene el nombre Juan Perez. As podemos saber que se ha prestado el
libro El Atroz Encanto de Ser Argentino a Juan Perez el da 20/03/2009. De la
misma forma podemos saber qu otros libros se han prestado a los socios.
Ahora supongamos que se introduce un nuevo registro en la tabla Prstamos,
tal como se observa en la FIGURA 20
FIGURA 20
El socio con DNI 999888777 es Pablo Rico, como surge de la tabla Socios.
Pero, cul es el libro con cdigo 30? Si nos remitimos a la tabla Libros vemos que el
libro con cdigo 30 no aparece, entonces, qu libro se ha prestado realmente a
Pablo? Como se observa en esta situacin, en la tabla Prstamos aparece el
prstamo de un libro que en realidad no existe en la base de datos.
De igual forma puede darse el caso que aparezca un DNI de un socio en la
tabla Prstamos que en realidad no exista en la tabla de Socios, como en la
FIGURA 21.
FIGURA 21
13
Es justamente este tipo de situaciones lo que una base de datos no debera

permitir, ya que precisamente uno de los objetivos de las bases de datos es evitar
inconsistencias en los datos almacenados y mantener la coherencia en los resultados.
Justamente para evitar esto es que se utilizan las relaciones en las bases de datos y la
Integridad Referencial.
Preguntas
Suponiendo que nuestra base de datos cuenta con las siguientes tablas y
relaciones:
FIGURA 22
1. Qu sucede si se han ingresado datos antes de definir las relaciones y exigir

integridad referencial, y estos violan esta regla?
2. Se pueden relacionar los campos Cdigo de libro de la tabla Libros y Cdigo de
libro de la tabla Prstamos si esos dos campos tienen diferentes tipos de datos?
3. Si al hacer las relaciones hemos marcado en todas la opcin de Exigir integridad
referencial, qu ocurre si introducimos en la tabla de Prstamos el DNI de un
cliente que no existe en la tabla Socios?
4. Si al hacer las relaciones no hemos marcado la opcin de Exigir integridad
referencial, podemos introducir en la tabla de Prstamos el DNI de un cliente que
no existe en la tabla Socios?
5. Cuando has hecho las relaciones has marcado en todas ellas la casilla de
Actualizar registros en cascada. Si cambiamos el cdigo de libro 1 por el 100,
cambiar tambin el cdigo de ese libro en la tabla Prstamos?
14
6. Cuando se han hecho las relaciones entre las tablas se han marcado en todas la
opcin de Eliminar registros en cascada. Si eliminamos, en la tabla Socios, el socio
con DNI 111222111, se eliminaran todos los prstamos realizados a ese socio?
LAS CONSULTAS
Luego de almacenados los datos, los mismos se pueden consultar usando un
asistente grafico, o usando consultas SQL, lo cual no ser materia de este documento.
La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos
mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado
de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la
informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de
respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas.
En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las
tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que
almacene informacin. La consulta muestra lo que la tabla almacena segn los
criterios solicitados.
Qu puede hacer una consulta?
Las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas
creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener
informacin son muchas.
Aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar,
eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta para crear
una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias.
Al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver y se
pueden realizar clculos con los campos mostrados en la misma. Por ejemplo, contar
el nmero de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn campos nuevos:
campos calculados que contendrn el resultado del clculo.
Tipos de consultas
Bsicamente se pueden realizar las siguientes consultas en las bases de datos:
1. Consulta de seleccin: Es la ms sencilla, se indican unos criterios para ver slo
lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas,
la cual se parece a una tabla, pero en realidad no lo es, slo muestra los datos de una
tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta. Aunque la hoja de
respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a
travs de ella.
2. Consulta de tablas de referencias cruzadas: Presenta los datos con ttulos en las
filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de clculo. De esta forma se
resume en muy poco espacio mucha informacin de una forma muy clara.
3. Consulta de acciones: Es una forma de modificar registros de una o varias tablas
a travs de una sola operacin. A travs de este tipo de consulta tambin se puede
crear una nueva tabla, eliminar o aadir registros, modificarlos, etc.
4. Consulta de unin: Combina campos que coinciden en ms de una tabla.
5. Consultas de parmetros: Permiten seleccionar los registros que cumplen con los
valores introducidos como parmetros en el momento de la ejecucin de la consulta.
Modos de Presentacin de las consultas
15
Las consultas admiten tres modos de presentacin:

1. Vista Diseo: abre la ventana Diseo de la consulta, en la que podremos crear o
modificar su estructura.
2. Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y presntale resultado en una hoja de
datos que permite ver, agregar o editar lo registros.
3. Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando instrucciones del
lenguaje de consultas estructurado SQL.
Creacin de consultas
Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaa de la ventana de la
base de datos. Si no se est en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa
el botn base de datos.
FIGURA 23
Para crear una consulta se

siguiente ventana:
debe pulsar el botn Nuevo y aparecer la
FIGURA 24
16
Como se observa en la Figura anterior, las opciones que ofrece Access para
crear una consulta son las siguientes:
1. Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
2. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automticamente, segn
los campos seleccionados.
3. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que
muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo.
4. Asistente para consultas destinadas a buscar duplicados: crea una consulta en
la que se buscan registros con valores duplicados en un campo.
5. Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: crea una
consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.
Creacin de una consulta sin asistentes
Dentro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona la opcin Vista Diseo y
se pulsa Aceptar. Automticamente se abrir la ventana de la consulta y, a su vez, otra
ventana donde se debe elegir en que tabla/s se va a realizar la consulta. (Figura 25)
FIGURA 25
17
Siguiendo el ejemplo de los libros, vamos a elegir la tabla Libros, Autores y

Editoriales. Tras seleccionar una tabla se pulsa Agregar y van apareciendo en la
ventana de consulta. Se pueden seleccionar varias tablas, e incluso consultas ya
realizadas. Una vez que se hayan elegido todos los elementos sobre los que se quiere
realizar la consulta se pulsa Cerrar. Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de
agregar Tablas se pulsa el botn Mostrar Tabla o se selecciona el men Consulta |
Mostrar Tabla.
El aspecto de la ventana de una consulta es el que se visualiza en la Figura 26.
FIGURA 26
Una vez seleccionadas las tablas que se utilizarn para realizar la consulta se
debern elegir los campos que se incluirn en la misma.
Para ello, en la celda Campo se pueden seleccionar todos los campos de una
tabla con el asterisco (*) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna. La
forma de incluir el nombre de un campo en esta celda es:
1. Arrastrando el nombre del campo desde la seccin superior.
2. Haciendo doble clic en el campo que se desea incluir de la tabla de la
seccin superior.
3. Haciendo clic sobre la celda campo y pulsando sobre la flecha que aparece,
se desplegar una lista de los campos que es posible seleccionar.
En la celda Tabla figura el nombre de la tabla de la que procede el campo
seleccionado en esa columna. Esta opcin es muy importante cuando se trabaja con
campos de varias tablas.
En la celda Orden se puede seleccin la opcin ascendente, descendente o
sin orden. Este orden se aplicar a los registros que se obtengan en la consulta segn
la columna en la que se est indicando el orden. El criterio se establece en un campo y
se ordenan los resultados en funcin del campo que se quiera.
18
Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la celda
Orden, aparecer una flecha en la zona derecha de la celda. Al hacer clic sobre la
flecha aparece un men con los tipos de orden aplicables a la consulta.
La celda Mostrar tiene un pequeo cuadrado, el cual se puede tildar o dejar
sin tilde. Al hacer clic dentro de este cuadrado se est indicando al programa que se
muestre ese campo en la consulta. Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un
criterio ms para restringir la bsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la
consulta dicho campo.
En la celda Criterios se introduce la/s condicin/es que debe cumplir un
campo para que el registro aparezca en la respuesta de la consulta. Cuando se
ejecuta la consulta, el programa analiza la expresin de la celda criterios. Dentro del
campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio definido. Los criterios
pueden introducirse en uno o ms campos de una consulta, e incluso se pueden
introducir varios criterios en un mismo campo.
No es necesario rellenar todas las celdas en cada columna. Todo depende de
lo que se quiera pedir al programa.
Una forma ms sencilla de ver una bsqueda es un ejemplo, para ello
realizaremos una consulta sobre aquellos libros cuyo autor sea Marcos Aguinis.
En este ejemplo slo se establece un criterio en un campo: "Autor", y el criterio
"Marcos Aguinis". De todos aquellos registros en los cuales el campo Autor sea
Marcos Aguinis se le pide que muestre: el ttulo, la editorial y, adems del criterio, que
no est oculto. Si no se le aaden ms campos no mostrar ms datos del registro
que cumple el criterio.
FIGURA 27
Para ejecutar la consulta se pulsa el botn

o se selecciona el men
Consulta | Ejecutar.
El programa devolver el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que
los hay. Para mostrar los resultados se abrir la Hoja de respuesta dinmica en la
Vista Diseo. En esta hoja aparecern nicamente los datos solicitados en la
Consulta.
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FIGURA 28
Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista Diseo y en el

campo Criterios se colocan las nuevas condiciones que se requieren.
Criterios
Como ya se ha visto anteriormente, los criterios son condiciones que podemos
incluir en las consultas a los efectos de obtener informacin de determinado tipo.
Dentro de la celda criterio se escribe una expresin, bien de texto, numrica o
numrica con operadores. Si no se incluye ningn operador con la expresin (texto o
nmero) el programa acta como si el operador fuera "=", y slo habr resultado en la
bsqueda si existe un registro idntico a la expresin del criterio.
Gracias a los operadores, adems de palabras, se pueden imponer otro tipo de
condiciones a las bsquedas dentro de los registros.
Nota: A los efectos de estudiar los criterios de consultas que se presentan a
continuacin, ser necesario incorporar algunos atributos a las tablas ya creadas.
1. Rangos de valores
Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos
operadores: Entre...Y.: por ejemplo, si tuvisemos los precios de los libros,
podramos seleccionar aquellos cuyo precio sea mayor a $20, pero menor a $50. En la
celda Criterios se escribir: Entre 20 Y 50.
FIGURA 29
El resultado de la consulta es el que se observa en la FIGURA 30.
20
FIGURA 30
Tambin podemos realizar la consulta con operadores de comparacin:

<,>,>=,<=,<>, por ejemplo, los libros cuyo precio sea menor a $50. En este caso el
criterio ser: <50. O bien, si queremos hacer la misma consulta realizada previamente,
pero queremos que el precio sea mayor o igual a $20 y menor o igual a $50 el criterio
es: >=20 Y <=50. Se utiliza Y porque queremos consultar aquellos registros que
cumplan con las dos condiciones.
2. Lista de valores
Si queremos obtener, por ejemplo, un listado de todos los libros publicados por
la Editorial La Grulla, en este caso, vamos a poner debajo del campo Editorial de la
tabla Editoriales el criterio La Grulla entre comillas. Utilizaremos comillas cuando el
campo sea de texto.
FIGURA 31
En la FIGURA 32 se observa el resultado de la consulta.

FIGURA 32
21
Si el campo es numrico, utilizaremos el signo =. Por ejemplo, si a la consulta

previamente confeccionada le queremos agregar que muestre los libros cuyo precio es
= a 50, en criterio se debe colocar: =50
3. Varios criterios
Es posible definir ms de un criterio, especificando cada uno de ellos. Por
ejemplo, si deseamos consultar los libros de los autores Marcos Aquinis y Julio Verne
cuya Editorial sea Planeta Argentina, la redaccin de esta expresin deber ser de la
forma que se observa en la Figura 33.
FIGURA 33
De esta forma el programa seleccionar todos aquellos registros que en el

campo Autor de la Tabla Autores, sea Marcos Aquinis o Julio Verne y hayan
publicado sus libros a travs de la Editorial Planeta Argentina, como se visualiza en
la FIGURA 34.
22
FIGURA 34
En diferentes campos (criterio Y): cuando se escriben varios criterios en el

mismo rengln, el programa buscar un registro que cumpla todos los criterios.
Continuando con el ejemplo anterior, supongamos que adems queremos saber
cules son los libros de Aguinis o Verne, de la Editorial Planeta Argentina y que hayan
sido publicados durante el ao 2008. Adems de los criterios ya mencionados
debemos agregar en el campo Ao: =2008.
El criterio Y se puede utilizar tambin en un mismo campo: >2007 Y <2009
En un mismo campo (criterio O): cuando se pone un criterio en la celda
"Criterio", otro en la celda o, y si se quiere ms criterios en las filas de debajo, el
programa buscar un registro que cumpla al menos uno de los criterios. Este criterio
se utiliza cuando queremos consultar aquellos registros que cumplan al menos una de
las condiciones que se detallan.
4. Los comodines
Los comodines se utilizan para buscar datos genricos, que empiezan por una
letra, que terminan por otra, etc.
* representa cualquier nmero de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que
terminen por "ez: *ez. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre
compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente
criterio: Como *Luis* o Como * + Luis + *. Access agregar las comillas.
? representa un solo carcter, por ejemplo Jimenez/Gimenez: ?imenez.
# representa cualquier dgito en la posicin especificada. Por ejemplo: 12#45, el
programa buscar un registro en el cual los dos primeros dgitos sean 12 y los dos
ltimos 45.
Al introducir una expresin con uno de estos tres operadores, Access aadir
automticamente el operador "Como".
5. Condicin variable o Consultas con parmetro
La consulta con parmetro se utiliza cuando se trata de una condicin variable,
es decir, cuando se desea hacer una consulta que permita ingresar un dato antes de
ejecutarla y que la bsqueda se haga teniendo en cuenta dicho dato. Por lo tanto,
cada vez que se abra o ejecute la consulta el programa realiza una pregunta (consulta
dinmica).
Una consulta que tiene uno o varios parmetros necesitar que estos se
indiquen para buscar datos en una tabla.
El proceso es muy parecido al de una consulta normal. Se seleccionan las
tablas, los campos y los criterios que se desean y, despus de crear una consulta
normal se selecciona dentro de la opcin Consultas / Parmetro. All nos pedir que
determinemos el campo que se usar como parmetro y el tipo de dato de que se
trata.
23
En este caso utilizaremos la tabla libros, y luego de seleccionar en el men

Consulta la opcin Parmetros se abrir la siguiente ventana:
FIGURA 35
Se crean los parmetros deseados, cada parmetro tiene un nombre y un tipo

de datos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de
datos debe corresponderse con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar.
Luego, debajo del campo por el que se va a buscar, entre corchetes, se debe
aadir el criterio. Si queremos que la consulta dinmica sea los libros de un
determinado autor, el criterio ser [El autor es:], es decir, el criterio es el nombre del
parmetro entre corchetes.
FIGURA 36
Cuando ejecutemos la consulta se desplegar un formulario activo que nos

preguntar el valor que deseamos consultar, es decir, el valor del parmetro.
FIGURA 37
Dentro del recuadro en blanco se escribe un determinado autor sobre el cual se

quiere saber los libros que ha escrito. Despus se pulsa Aceptar. Esta ser la hoja de
respuestas dinmica:
24
FIGURA 38
Tambin podemos establecer otros tipos de criterios, por ejemplo <[precio del
libro]. En este caso nos mostrar todos los libros cuyo precio sea inferior al valor que
introducimos en el formulario de consulta dinmica.
FIGURA 39
Por ejemplo, si se desea consultar todos los libros cuyo precio sea inferior a 50
pesos se debe introducir ese valor en la consulta dinmica, como se visualiza en la
FIGURA 40.
FIGURA 40
El resultado que arroja la consulta dinmica se observa en la FIGURA 41, con

el listado de los libros cuyo precio es inferos a $50.
25
FIGURA 41
6. Campos calculados
Es posible efectuar clculos entre columnas. Por ejemplo, si deseamos saber el
valor en stock de los libros, podemos en una columna diferente, hacer ese clculo.
En el ejemplo creamos el campo calculado "Importe".
Pasos para crear un campo calculado:
1. Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo
campo seguido de dos puntos. "Importe:"
2. Se escribe la operacin. Cuando se hace referencia a un campo este debe ir
entre corchetes [ ].
Importe: [Stock]*[Precio]
FIGURA 42
En la FIGURA 43 se puede observar el listado de libros con su valor de stock

en la nueva columna.
FIGURA 43
26
Tambin se pueden utilizar criterios en esta nueva columna, por ejemplo si

queremos saber el listado de libros cuyo valor en stock sea mayor a 300, en el campo
criterio de la nueva columna se deber escribir >300, como en la FIGURA 44.
FIGURA 44
Por lo tanto el resultado que arrojar esta consulta es la que se visualiza en la

FIGURA 45, en donde solo se listan aquellos libros cuyo valor en stock es mayor a
$300.
FIGURA 45
27
7. Agrupar
Cuando existen muchos registros sobre un mismo objeto, podemos realizar
consultas agrupando. En este caso se utiliza la funcin agrupar por, a travs del
smbolo de sumatoria del men, pudiendo seleccionar diferentes criterios de
agrupacin. Cuando se trata de texto, se puede utilizar la opcin cuenta, si son valores
numricos, la opcin suma. Por ejemplo, si se desea saber la cantidad de libros por
autor, o por editorial, la consulta sera de la siguiente manera:
FIGURA 46
Por lo tanto, el resultado de la consulta sobre la cantidad de libros por autor es

el que se visualiza en la FIGURA 47:
FIGURA 47
28
Tambin en este caso se pueden incorporar criterios, por ejemplo, si se desea

consultar aquellos autores que hayan escrito ms de 3 libros.
FIGURA 48
El resultado de la consulta es el siguiente:

FIGURA 49
8. Nulo o No Nulo
Cuando se desean conocer todos aquellos registros que en un determinado
campo tengan valor, por ejemplo, si deseo consultar el listado de todos los libros que
estn en stock en este momento, el criterio ser el de la FIGURA 50.
FIGURA 50
29
El resultado de dicha consulta arrojar todos los libros que se encuentren en

stock, y no aquellos que, habiendo sido registrados en la Base de datos, no estn en
existencia en este momento.
FIGURA 51
Por el contrario, si se desea conocer aquellos registros que s tienen valores

nulos en un determinado campo, el criterio que se debe colocar es: es nulo. Por
ejemplo, si quiero conocer el listado de libros que no estn en stock.
FIGURA 52
30
Por lo tanto el resultado de la consulta arroja el listado de libros que no se

encuentran en stock. En este caso son 2.
FIGURA 53
Como se observa en la FIGURA 52 es conveniente en estos casos eliminar el

tilde al campo stock, para que el resultado de la consulta no arroje una columna vaca,
ya que se trata de un campo sin valores registrados.
LOS FORMULARIOS
Un formulario es un objeto de Access que permite introducir y modificar los
datos de una forma ms "amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de
poder:

Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo

Calcular campos
Crear y utilizar grficos
Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.
Creacin Formularios.
31
Los formularios se pueden crear mediante un asistente, o bien, en blanco y

disearlos a opcin de cada usuario. Para crear un formulario se debe estar situado
con una base de datos abierta en la pestaa Formularios y pulsar el botn Nuevo.
Aparecer una ventana con las diferentes modalidades existentes para crear un
formulario, como se observa en la FIGURA 54.
FIGURA 54
Vista Diseo: abre un formulario en blanco en la vista diseo y se deben ir
incorporando los distintos objetos que se desea aparezcan en l. Este mtodo no

suele ser utilizado, ya que en la mayora de los casos es ms sencillo y rpido
crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus, sobre el formulario creado,
realizar las modificaciones de diseo que sean necesarias.
Asistente para formularios: utiliza un asistente que gua al usuario paso por paso
en la creacin del formulario.
Autoformulario: crea automticamente un nuevo formulario que contiene todos
los datos de la tabla o consulta que se toma como origen. Segn el tipo de
formulario que se elija (en columnas, en tabla,...) el formulario presentar los
datos de manera diferente. Al hacer clic en cualquiera de las opciones, en la parte
izquierda aparece un esquema de cmo quedaran presentados los datos con
dicha opcin. Por ejemplo, Autoformulario: en columnas presenta cada registro
en una pantalla mientras que Autoformulario: en tabla presenta varios registros
en una misma pantalla y cada registro en una fila.
Para poder utilizar estas opciones se debe completar previamente el cuadro
Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre
del origen del formulario. Este ser el nico dato a introducir, una vez introducido, se
selecciona el tipo de autoformulario o el asistente y se pulsa el botn Aceptar. Access
se encarga del resto.
Asistente para grficos utiliza un asistente que va guiando paso a paso en la
creacin del grfico.

Asistente para tablas dinmicas utiliza un asistente que va guiando paso a paso
en la creacin de tablas dinmicas.

En este documento se analizar el Asistente para formularios.
Asistente para formularios
32
El Asistente para formularios, tambin se puede seleccionar desde la ventana

Base de datos, con el objeto Formularios abierto, haciendo doble clic en la opcin
Crear un formulario utilizando el asistente.
FIGURA 55
Se ejecutar un asistente de Access que ir guiando paso a paso en la

creacin del formulario. La primera ventana del asistente es la que se visualiza en la
FIGURA 56:
FIGURA 56
En el primer paso, en el cuadro Tablas/Consultas se debe seleccionar la tabla

o consulta de donde se obtendrn los datos. Ese ser el origen del formulario. Si es
necesario obtener datos de varias tablas lo mejor es crear una consulta para obtener
esos datos y luego elegir como origen del formulario dicha consulta.
33
Posteriormente, se solicita los campos que se desean incluir en el formulario.

En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la tabla o consulta y en
la parte derecha otra con los campos que se incluirn en el formulario. En medio de las
dos ventanas aparecen unos botones que servirn para incluir campos desde la
ventana izquierda a la ventana derecha, o bien para borrarlos. Tambin se pueden
seleccionar los campos haciendo doble clic sobre ellos.
Los botones que se observan en el medio de las dos ventanas tienen las
siguientes funciones:
Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha
Carga todos los campos a la vez desde la ventana izquierda a la ventana derecha
Borra el campo seleccionado de la ventana derecha
Borra todos los campos a la vez de la ventana derecha
Una vez seleccionados todos los campos que se requieren se pulsa el botn
Siguiente> y aparece la ventana que se visualiza a continuacin.
FIGURA 57
En esta pantalla se elige la distribucin de los datos dentro del formulario.

Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
formulario con esa distribucin. Una vez seleccionada la distribucin que se desea se
pulsa el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
FIGURA 58
34
En esta pantalla se elige el estilo que se quiere dar al formulario.

Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
formulario con el mismo.
Una vez seleccionado el estilo que elegido se pulsa el botn Siguiente y
aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:
FIGURA 59
35
En esta ventana el asistente solicita el ttulo del formulario, que ser el

nombre que se le asignar al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar se puede elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir informacin: en este caso se observa
el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

FIGURA 60
Modificar el diseo del formulario: si se selecciona esta opcin aparecer la
vista Diseo de formulario donde es posible modificar el aspecto del formulario,

por ejemplo:
FIGURA 61
Edicin de un Formulario
Desde el formulario es posible modificar el contenido de un campo, borrarlo,
aadir nuevos registros, y todos los cambios que se realicen en el formulario se
36
realizarn en la tabla relacionada, as como todos los cambios efectuados en la tabla,

se visualizarn en el formulario.
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, se debe abrir el
formulario posicionndose en la ventana Base de datos con el objeto Formularios
seleccionado y hacer clic en el botn, o bien, simplemente hacer doble clic sobre el
nombre del formulario en la ventana Base de datos.
Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido (la vista
Formulario). Es posible buscar datos, reemplazar valores, modificarlos tal como se
estuviera en la vista Hoja de datos de una tabla. Para desplazarse a lo largo de la
tabla se utiliza la barra de desplazamiento por los registros que se encuentra en la
parte inferior del formulario. Los botones disponibles son:
Para ir al primer registro.
Para ir al registro anterior
Registro siguiente
Ultimo Registro
Crear un nuevo registro al final del archivo
Vista diseo de formulario
La vista diseo es la que permite definir cmo se deben presentar los datos del
origen del formulario, para lo cual se utilizarn diferentes controles. Para entrar en la
vista diseo es necesario posicionarse en la ventana Base de datos con el
Formulario seleccionado y luego hacer clic en el botn Diseo. Aparecer la
ventana Diseo de formulario de la FIGURA 62
FIGURA 62
El rea de diseo consta de tres secciones:
37
Encabezado
Detalle
Pie
En la seccin Encabezado de formulario se coloca lo que se desea aparezca

al inicio del Formulario. En la seccin Detalle aparecern los registros del origen del
formulario, varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque
se visualicen varios registros en una pantalla, se debe indicar en la seccin Detalle el
diseo correspondiente a un slo registro. En la seccin Pie de formulario se debe
incorporar lo que se quiere que aparezca al final del formulario.
Es posible eliminar el encabezado o el pie ingresando al men Ver y, all, la
opcin encabezado o pie de formulario.
Alrededor del rea de diseo existen unas reglas que permiten medir las
distancias y los controles, tambin se dispone de una cuadrcula que ayuda a colocar
los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar estas reglas o la cuadrcula
se debe ingresar al men Ver, en las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente.
Barra Diseo de formulario y Controles
Como se mencion anteriormente, existen diferentes elementos que permiten
efectuar el diseo que se desee en el formulario. Estos elementos se visualizan en la
Barra de Diseo que aparece en la FIGURA 63.
FIGURA 63
Si al entrar en Diseo de formulario no aparece la barra, es posible hacerla

aparecer desde el men Ver, Barras de Herramientas, opcin Diseo de
formularios.
A continuacin se describirn algunos de los distintos botones que pertenecen
a esta barra.
Permite pasar de una vista a otra. Al desplegar la flecha es posible elegir
entre Vista Diseo, Vista Formulario (presenta los datos del origen del
formulario tal como estn definidos en la vista diseo) y la Vista Hoja de
Datos.
Permite buscar archivos.
Permite insertar un hipervnculo.
Hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo
aadirlos en el rea de diseo.
Hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que se
visualizan todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos
en el rea de diseo.
El Botn Autoformato permite cambiar el aspecto del formulario
asignndole un diseo de los que Access tiene predefinidos, que son los
estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios.
Permite pasar a la ventana Base de datos.
38
Permite crear una nueva tabla, consulta, formulario, informe, macro, etc.
sin salir del formulario. Al desplegarlo se debe indicar qu tipo de objeto se
quiere crear en la base de datos.
Asimismo, a travs del cuadro de herramientas de la Vista Diseo se puede
acceder a los diferentes tipos de controles. Los controles son objetos de un formulario
que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles tambin
son elementos de los informes.
Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.
Control Dependiente: est unido a un campo de una tabla o consulta, y se
utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos.
Ejemplos: cuadros de texto, marcos de objeto.
Control Independiente: no tiene su origen en una tabla o consulta, y se pueden
utilizar para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes, independientemente
de que estos existan en la tabla. Ejemplos: etiquetas, lneas, rectngulos.
Control calculado: el origen de los datos es una expresin, no un campo. Una
expresin es una combinacin de operadores (=; +; -; * y /), nombres de
controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores
constantes. La expresin puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del
formulario o datos de otro control del formulario.
Algunos de estos controles son:
Cuadro de Texto: Sirve para mostrar o introducir datos.
Etiqueta: Crea una etiqueta
Grupo de Opciones: Formado por un grupo de casillas de verificacin o
botones de opcin. Solo permite que se active una opcin
Botn de Opcin: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo
de opciones.
Casilla de verificacin: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un
grupo de opciones.
Botn de Alternar: Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un
grupo de opciones
Cuadro Combinado: Permite seleccionar un elemento de una lista o escribir
el dato directamente.
Listas Desplegables
Dentro de la opcin Cuadro de Herramientas se encuentra un control especial
que permite incorporar listas desplegables en los formularios.
Cuando el contenido de un campo es fijo, es decir, en cada registro se deben
incorporar los mismos datos, sera tedioso teclear siempre el contenido de dicho
campo cada vez que se introduzca un registro nuevo o se modifique alguno existente.
Lo que se puede hacer en estos casos es crear una lista desplegable para poder
seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida.
Para ello se debe activar la barra Cuadro de herramientas desde el botn
correspondiente. La lista desplegable se puede realizar de dos formas: con un
asistente que gua paso a paso, o bien "a mano". Obsrvese que en la barra de men
existe un botn con forma de varita mgica llamado Asistente para controles. Si est
pulsado (hundido) significa que est activado, por lo que si se crea una lista
39
desplegable se pondr en marcha automticamente el asistente. Para crear un control

manualmente, se debe desactivar ese botn.
Una vez desactivado el botn se debe seleccionar la opcin Cuadro
combinado de la misma barra de herramientas y dibujar en la zona de los campos un
rectngulo no muy grande, aunque el tamao no debe preocupar ya que es posible
realizar cambios posteriormente. Aparecer un campo sin nombre, al cual se le
debern determinar las propiedades correspondientes. Para ello, se deber hacer
doble clic en un borde del campo, o bien, pulsar el botn Propiedades de la barra de
herramientas superior. Tambin se puede acceder desde el men Ver - Propiedades.
FIGURA 64
La primera pantalla del Asistente para cuadros combinados requiere que se

seleccione una opcin sobre cmo se desea que el cuadro combinado obtenga sus
valores, como se observa en la FIGURA 64.
Posteriormente, el asistente contina realizando consultas para completar el
cuadro combinado. La FIGURA 65 muestra el siguiente paso.
FIGURA 65
40
En la FIGURA 65 se deben seleccionar las tablas o consultas desde las cuales

se obtendrn los datos, y en la FIGURA 66 se muestra la pantalla en la que se deben
seleccionar los campos cuyos valores se incluirn en el cuadro combinado.
FIGURA 66
A continuacin se presentan todos los pasos restantes que se deben

completar.
FIGURA 67
41
FIGURA 68
FIGURA 69
Al finalizar con todos los pasos del Asistente para cuadros combinados
obtendremos un formulario como el que se observa en la FIGURA 70.
42
FIGURA 70
Desde la ventana de diseo se podrn cambiar las propiedades de cualquier

campo, como el nombre, color, eventos especiales, etc. Entre los datos que se
solicitan se encuentran:
Nombre: ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo.
Origen del control: se puede escoger de la lista desplegable. Esta propiedad
define qu campo real de la tabla almacenar el valor introducido posteriormente.
Tipo de origen de la fila: se puede escoger de la lista desplegable. Esta
propiedad permite definir una lista de valores. Se podra escoger una tabla o
consulta o bien escribir a mano los datos de la lista. Estos datos hay que escribirlos
separados por punto y coma.
Campos Calculados
Es posible incorporar en un formulario campos que resulten de clculos
efectuados con diferentes campos de las tablas. Sin embargo estos campos no existen
como tales en las tablas de las cuales se extraen los datos, sino que son solo campos
calculados.
Con la ventana de formularios a la vista, creamos un nuevo formulario
denominado Libros y pulsamos el botn Disear. Una vez incorporados los campos
ttulo y precio, vamos a insertar un campo calculado para el IVA y otro para el total de
la factura. Se podran crear dos campos nuevos para ese fin. Para ello, se debera ir al
diseo de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tipo numrico. En este
caso no los crearemos, sino que insertaremos dos campos independientes que lo
nico que harn ser realizar un clculo matemtico con otros campos.
Con el botn Cuadro de Texto se aadirn dos casillas de texto y se cambiar
el nombre de las etiquetas por IVA y TOTAL, alineando los campos. Para cambiar el
nombre de la etiqueta se la debe seleccionar y pulsar doble clic para acceder a sus
propiedades.
43
FIGURA 71
Luego, seleccionando el campo gris de IVA se accede a sus propiedades, ya

sea con doble clic o con el botn derecho y la opcin Propiedades. En el campo
Origen del control se deber definir el origen de los datos, los cuales pueden
proceder de algn campo de alguna tabla, o bien, pueden ser el fruto de alguna
operacin de clculo con campos.
FIGURA 72
Posteriormente, se debe pulsar el cuadro con puntos suspensivos, lo que dar

lugar a una ventana correspondiente al Generador de Expresiones. Aqu es posible
definir frmulas o funciones que realizan ciertas operaciones.
44
FIGURA 73
De la ventana izquierda se debe escoger las opciones Formularios Formularios cargados Libros, y en la ventana central Precio. Luego se debe
pulsar el botn pegar, o bien, hacer doble clic sobre precio.
En la ventana superior se escribir entre corchetes la opcin elegida, como se
observa en la FIGURA 74. All se deber terminar de escribir la frmula que
necesitamos. En este caso escribiremos la frmula: [Precio]*21/100 y luego cerramos
la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar.
FIGURA 74
Seguidamente, abrimos la lista del campo Formato y escogemos la opcin

Moneda, como en la FIGURA 75.
45
FIGURA 75
La vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la

parte superior izquierda mostrar la pantalla que se visualiza en la FIGURA 76.
Como se observa en la figura precedente, el campo de IVA aparece ya con el

clculo hecho.
Para la configuracin del campo TOTAL se deben seguir los mismos pasos
con la frmula: [Precio] + [IVA].
Esto significa que el ltimo campo debe sumar el contenido del campo Alquiler
mensual ms el campo IVA. Este ltimo ser el campo de texto que se cre
anteriormente.
Es importante sealar que el nombre de IVA se lo hemos puesto al campo
desde la ventana de propiedades. Si no es as, Access no lo encontrar y se deber
incorporar el nombre del campo que arroj Access, como se ve en la FIGURA 77.
46
FIGURA 77
El resultado final ser que cuando introduzcamos el precio de un libro, los dos
campos que acabamos de crear mostrarn automticamente el clculo del impuesto
de IVA y Total, como se observa en la FIGURA 78.
FIGURA 78
Es importante sealar que los dos ltimos campos nos existen como tales
en la tabla Libros, sino que son slo campos calculados.
Los botones de comando

Las acciones con los botones de comando son muchas y variadas, y el
Asistente de botones de comando permite gestionarlos con relativa facilidad. A
continuacin, se presenta un ejemplo con uno de dichos botones para ilustrar
mnimamente las muchas posibilidades que dicha herramienta permite.
Es posible aadir un botn que cierre el formulario sin necesidad de ir a buscar
el icono de cierre estndar. Para ello se debe abrir el formulario "Libros por Autor" en
modo diseo y cliquear en el cono de herramientas (llave y martillo).
Dentro de las herramientas que se despliegan existe una que se denomina
Botn de comando, que es la sexta de la columna de la izquierda, como se observa
en la FIGURA 79.
47
FIGURA 79
Con la herramienta seleccionada, se debe colocar el botn en el lugar que se

desea. Al soltarlo, se abrir el asistente de botones. Se debe seleccionar Operaciones
con formularios y dentro de ellas Cerrar formulario.
FIGURA 80
A continuacin, se selecciona Siguiente y se puede dejar la imagen que ofrece

Access, cambiarla o poner un texto en lugar de una imagen.
48
FIGURA 81
El asistente solicitar que se coloque un nombre al botn. En este caso, es

mejor poner un nombre ms significativo que el que se ofrece. Despus de cambiar el
nombre se cliquea Terminar.
FIGURA 82
Luego se deben guardar las modificaciones, cerrar el formulario, ponerlo en

marcha y probar si el botn aadido funciona correctamente.
49
Una vez probado, se realizan las mismas operaciones sobre los otros
formularios existentes, de manera que todos ellos se cierren al pulsar el botn que se
ha aadido.
FIGURA 83
LOS INFORMES
Una forma muy flexible y sencilla para visualizar la informacin contenida en
una tabla o consulta es a travs de la utilizacin de los Informes.
Un informe es una forma de presentar los datos contenidos en una o varias
tablas para poder efectuar impresiones con el formato que se desee. Los informes
permiten agrupar la informacin contenida en todos los registros.
En Access es posible crear dos tipos de informes:
Informe estndar: este informe es diseado con un asistente para informes y
permite imprimir los registros en columnas, por grupos de totales o generar etiquetas
postales.
Informe personal: este informe puede presentar cualquier dato contenido en los
campos de la tabla, totales o clculos basados en campos numricos, grficos o
cualquier otro elemento o control presente en el cuadro de herramientas.
Creacin de un informe con el asistente.
Para que resulten ms sencillas las explicaciones, seguiremos utilizando el
ejemplo de los libros, creando un informe donde se muestren todos los libros,
agrupados alfabticamente por autor y stos tambin ordenados alfabticamente.
Para crear un informe utilizando el asistente se debe activar la ventana Base de
datos, seleccionar la pestaa Informes y pulsar el botn Nuevo. Luego se debe
seleccionar la opcin Asistente para informes.
50
FIGURA 84
Una Vez elegida la opcin Asistente para informes se deber seleccionar la

tabla a partir de la cual se obtendrn los datos para realizar el informe. En este caso
ser Autor", dado que es la que guarda el nombre de los mismos.
En el siguiente paso, el asistente solicita que se seleccionen los campos que se
incluirn en el informe. De la tabla Autor se elegir el campo Autor a la derecha, de
la tabla Libros se debe pasar el campo Ttulo y de la tabla Editorial el campo
Editorial, como se visualiza en las dos figuras siguientes.
FIGURA 85
51
FIGURA 86
La configuracin para el informe debe aparecer como se ve en la FIGURA: de

cada autor se desean ver agrupados sus libros, acompaados de la editorial.
FIGURA 87
52
En la pantalla siguiente el asistente pregunta si se quiere algn otro nivel de

agrupamiento, por ejemplo, clasificar los ttulos por editoriales.
FIGURA 88
A continuacin, se puede otorgar un orden a los registros. En este caso se

ordenarn los ttulos de los libros de cada autor. Luego, se deben continuar los pasos
que ofrece el asistente, aceptando la Distribucin en pasos y Formal. Por ltimo se
coloca un nombre al Informe.
FIGURA 89
53
Al cliquear en Terminar se abrir el Informe para poder visualizarlo.

FIGURA 90
Puede observarse en el informe que los autores no se encuentran ordenados

alfabticamente. Esto es as porque en ningn momento se ha definido y se absorbe el
criterio definido en la tabla de la cual se tom ese campo.
Para solucionarlo se cierra el informe y se ingresa nuevamente pero en modo
diseo. A continuacin se selecciona el icono Ordenar y Agrupar de la barra. Se abre
el cuadro de dilogo correspondiente, en el que se puede visualizar que la ordenacin
no es la que se quera. Por lo tanto, se debe modificar la primera lnea hasta verlo
como se presenta en la figura adjunta, es decir, ordenado por el campo "Autor".
FIGURA 91
54
Una vez guardados los cambios, al abrir el informe aparecern los cambios.
FIGURA 92
Ahora s el informe se encuentra preparado para poder imprimirse.

Creacin de un informe personal
Para crear un informe personal se debe activar la ventana Base de datos,
seleccionar la pestaa Informes y pulsar el botn Nuevo. Luego se debe seleccionar
la opcin Vista Diseo como se observa en la FIGURA 93.
FIGURA 93
55
Pulsando el botn de flecha de la lista desplegable se selecciona la tabla o

consulta de origen para el informe. Si se desea crear un informe independiente se
debe dejar este cuadro en blanco. Al pulsar Aceptar Access mostrar la ventana de
diseo del formulario de la FIGURA 94.
FIGURA 94
El diseo se debe realizar incluyendo los elementos deseados: campos,

controles, grficos, etc. Luego se deben guardar los cambios.
56

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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Santa Fe, 2012

Introduccin a las bases de datos con Access

conjunto de datos de la base de datos.

los errores en la introduccin de datos a la Base, cuando se introduzca informacin

Para crear la base de datos se tomar una base de datos en blanco. Se le

En la figura se aprecia el nombre de cada una de las columnas o campos que

Texto: Almacenan cualquier carcter, incluyendo letras, nmeros que no

Cada tipo de campo cuenta con un conjunto de propiedades que permiten

Por lo tanto, en Mostrar control se debe seleccionar Cuadro combinado, en

permitiendo visualizar muchos registros a la vez y agregar o editar datos.

RELACIN ENTRE TABLAS

Se seleccionan aquellas tablas/consultas que van a formar parte de una

Cuando ya no se quieran agregar mas tablas/consultas se pulsa el botn

referencial, estas dos opciones que antes se presentaban inhabilitadas se activan,

Si se tilda la casilla de verificacin de Actualizar en cascada los campos

Cuando ya se han especificado todas las caractersticas de la relacin se pulsa

A continuacin debemos proceder a crear la relacin entre Editoriales y Libros

Es justamente este tipo de situaciones lo que una base de datos no debera

1. Qu sucede si se han ingresado datos antes de definir las relaciones y exigir

Las consultas admiten tres modos de presentacin:

Para crear una consulta se

debe pulsar el botn Nuevo y aparecer la

Siguiendo el ejemplo de los libros, vamos a elegir la tabla Libros, Autores y

Para ejecutar la consulta se pulsa el botn

Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista Diseo y en el

El resultado de la consulta es el que se observa en la FIGURA 30.

Tambin podemos realizar la consulta con operadores de comparacin:

En la FIGURA 32 se observa el resultado de la consulta.

Si el campo es numrico, utilizaremos el signo =. Por ejemplo, si a la consulta

De esta forma el programa seleccionar todos aquellos registros que en el

En diferentes campos (criterio Y): cuando se escriben varios criterios en el

En este caso utilizaremos la tabla libros, y luego de seleccionar en el men

Se crean los parmetros deseados, cada parmetro tiene un nombre y un tipo

Cuando ejecutemos la consulta se desplegar un formulario activo que nos

Dentro del recuadro en blanco se escribe un determinado autor sobre el cual se

El resultado que arroja la consulta dinmica se observa en la FIGURA 41, con

En la FIGURA 43 se puede observar el listado de libros con su valor de stock

Tambin se pueden utilizar criterios en esta nueva columna, por ejemplo si

Por lo tanto el resultado que arrojar esta consulta es la que se visualiza en la

Por lo tanto, el resultado de la consulta sobre la cantidad de libros por autor es

Tambin en este caso se pueden incorporar criterios, por ejemplo, si se desea

El resultado de la consulta es el siguiente:

El resultado de dicha consulta arrojar todos los libros que se encuentren en

Por el contrario, si se desea conocer aquellos registros que s tienen valores

Por lo tanto el resultado de la consulta arroja el listado de libros que no se

Como se observa en la FIGURA 52 es conveniente en estos casos eliminar el

Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo

Los formularios se pueden crear mediante un asistente, o bien, en blanco y

Vista Diseo: abre un formulario en blanco en la vista diseo y se deben ir

incorporando los distintos objetos que se desea aparezcan en l. Este mtodo no

creacin del grfico.

en la creacin de tablas dinmicas.

El Asistente para formularios, tambin se puede seleccionar desde la ventana

Se ejecutar un asistente de Access que ir guiando paso a paso en la

En el primer paso, en el cuadro Tablas/Consultas se debe seleccionar la tabla

Posteriormente, se solicita los campos que se desean incluir en el formulario.

En esta pantalla se elige la distribucin de los datos dentro del formulario.

En esta pantalla se elige el estilo que se quiere dar al formulario.

En esta ventana el asistente solicita el ttulo del formulario, que ser el

el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

Modificar el diseo del formulario: si se selecciona esta opcin aparecer la

vista Diseo de formulario donde es posible modificar el aspecto del formulario,

realizarn en la tabla relacionada, as como todos los cambios efectuados en la tabla,