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MINISTERIO DE CULTURA
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CONSIDERANDO:
Que el artculo 8 de la Constitucin Poltica establece: "Es obligacin del Estado y de las
personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin".
Que de acuerdo con lo establecido en el artculo 2, literal (d) de la Ley 80 de 1989, el
Archivo General de la Nacin tendr las siguientes funciones: (oo.) d) Formular, orientar,
coordinar y controlar la poltica nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de
Desarrollo y los aspectos econmicos , sociales , culturales , cientficos y tecnolgicos de
los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos .
Que la Ley 594 de 2000 en el litera f) del artculo 5, seala que el Archivo General de la
Nacin es la entidad encargada de orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos .
Que el artculo 14 de la Ley 594 de 2000, establece que la documentacin de la
administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control
de sus recursos informativos.
Que el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000, establece las facultades de Control y Vigilancia
que tiene el Archivo General de la Nacin para ordenar los correctivos tendientes a la
proteccin de los documentos de inters cultural as como la facultad de prevenir y
sancionar el incumplimiento de lo sealado en la Ley.
Que el artculo 32 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Archivo General de la Nacin a
realizar visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado, con el fin de
verificar el cumplimiento de lo dispuesto en dicha Ley y sus normas reglamentarias.
Que el articulo 33 de la Ley 594 de 2000, faculta al Estado, a travs del Archivo General
de la Nacin como rgano competente, para ejercer el control y vigilancia sobre los
documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores
sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Que el artculo 35 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Gobierno Nacional, a travs del
Archivo General de la Nacin y las entidades territoriales a travs de sus respectivos
Consejos de Archivos, para prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la
Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.
DECRETO
NM~t) ~ O106
de 2015, Hoja N. 2
Continuacin del Decreto "Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
inspeccin, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carcter
privado declarados de inters cultural; y se dictan otras disposiciones"
Que el artrculo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artculo 10 de la Ley 1185 de
2008, en concordancia con el Artculo 212 del Decreto-Ley 019 de 2012, faculta al
Archivo General de la Nacin para sancionar a las personas que vulneren el deber
constitucional de proteger el patrimonio cultural de la Nacin, dentro del cual se
encuentran los bienes de inters cultural archivstico.
Que el numeral 7 del artculo 9 del Decreto 2126 de 2012, establece que es funcin de
la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos, ejercer la inspeccin, vigilancia y
control de la funcin archivstica en el pas.
Que se hace necesario establecer el procedimiento para el ejercicio de las funciones de
inspeccin, vigilancia y control, y la imposicin de sanciones por el incumplimiento a la
normatividad archivstica.
Que el artculo 47 de la Ley 1437 de 2011, establece que los procedimientos
administrativos de carcter sancionatorio no regulados por leyes especiales o el Cdigo
nico Disciplinario, se sujetarn a las disposiciones sealadas en esta norma.
Que en los artculos 98, 99 Y 100 de la Ley 1437 de 2011, se establece el
procedimiento de cobro coactivo por sanciones que impongan las entidades pblicas de
que trata el pargrafo del artculo 104 de la citada disposicin legal.
Que el Conpes 167 de 2013 fij como una de las estrategias centrales de la poltica
anticorrupcin del pas la promocin de la transparencia y la ampliacin del derecho de
todos los ciudadanos al acceso a la informacin pblica.
Que la Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional y se dictan otras disposiciones",
establece en su artculo 4 que "En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la
informacin, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la informacin
pblica en posesin o bajo control de los sujetos obligados", lo cual requiere que las
entidades cumplan a plenitud la Ley General de Archivos y sus normas complementarias .
Que en mrito de lo expuesto,
DECRETA:
CAPTULO I
MBITO DE COMPETENCIA, PRINCIPIOS, DISPOSICIONES GENERALES Y
DEFINICIONES FUNDAMENTALES
Artculo 1. mbito de competencia. Corresponde al Archivo General de la Nacin ,
ejercer las facultades de inspeccin, vigilancia y control a los archivos de las entidades del
Estado, as como sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado; y los
dems organismos regulados por las Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 modificada
por la Ley 1185 de 2008, atendiendo la forma y trminos sealados en la Parte Primera
del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - CPACA
Ley 1437 de 2011, en concordancia por el artculo 212 del Decreto-Ley 019 de 2012.
Pargrafo 1. El Gobierno Nacional a travs del Archivo General de la Nacin y las
autoridades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a
prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas
sealadas en el presente artculo.
de 2015,
m<::""'(""U)n
visitas
naturales y
con
custodia, organizacin,
Artculo 2, Objeto
de inspeccin, vigilancia y control. Las
en el nr"",,,,,nr.., decreto al Archivo General de la Nacin y a los
Consejos de Archivos, tienen por
el
preventiva y
General
correctiva de la
Archivos y
para su
desarrollo.
Artculo 3. Titularidad de la facultad inspeccin, vigilancia y control del Archivo
General de la Nacin.
Archivo
de la
verificar la poltica nacional de
archivos mediante el ejercicio
inspeccin, vigilancia y control
otorgadas en
de la Ley 594 de
1
modificada
la Ley 1185
con el
2008, en
019 de
As mismo adelantar en cualquier momento
inspeccin a
archivos de
entidades del
y en caso
advertir alguna situacin irregular, requerir a la
respectiva entidad para que adelante
correctivos a que haya lugar o /"'nlrrAlr::l traslado a
la autoridad
Artculo 4.
Y """~llIr",rl""C
facultades
los Consejos
Decreto, las siguientes:
1) Ordenar la suspensin de
archivos
entidades
Informar al Archivo
archivstica y dems
con lo
Pargrafo.
Archivo General
la Nacin
seguimiento al
cumplimiento
las funciones
deben desarrollar los Consejos
Archivos y
trasladado a los
organismos competentes, cuando a su juicio existan faltas que deban ser investigadas por
stos.
Artculo
. Definiciones.
efectos del
el cumplimiento de la
expedida
su desarrollo.
de
instrucciones impartidas en el
dar cumplimiento a la Ley
para su desarrollo.
Control:
para tomar
a que haya lugar, con el fin
normatividad archivstica
las
Acta de Visita de Inspeccin, Vigilancia o Control: Documento en el que se
la visita de inspeccin, vigilancia o control y se consignan
los
detectados, se establecen
compromisos, se emiten las
necesarias para que se suspendan las
que amenacen o vulneren la integridad
"":
v v
,-0106
Continuacin del Decreto "Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
inspeccin, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carcter
privado declarados de inters cultural; y se dictan otras disposiciones"
de los archivos pblicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas y/o a los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Visita de Oficio: Diligencia oficial de Inspeccin, Vigilancia y/o Control, realizada por
peligro inminente de supresin, destruccin, ocultamiento, deterioro o prdida, urgencia
manifiesta, cuando alteraciones del orden pblico o desastres naturales u otros, pongan
en riesgo los archivos pblicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas y/o a los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Visita a Solicitud de Parte: Diligencia oficial de Inspeccin, Vigilancia o Control, solicitada
o requerida por ciudadanos, servidores pblicos, las propias entidades o los entes de
vigilancia y control, a travs de denuncias, comunicaciones verbales o escritas, dirigidas
al Archivo General de la Nacin.
Visita Especial: Diligencia oficial de Inspeccin, Vigilancia y/o Control, practicada de oficio
o a solicitud de parte, especficamente sobre uno de los procesos de archivo de un sujeto
de control.
Visita Integral: Diligencia oficial de Inspeccin, Vigilancia y/o Control practicada a la
totalidad de los procesos de archivo de los sujetos de control.
Evaluacin de la Funcin Archivstica: Conjunto de acciones adelantadas sobre los
archivos de las entidades sujetas a control, para determinar el nivel de cumplimiento de la
Ley 594 de 2000, sus normas reglamentarias y proponer las acciones de mejora que sean
necesarias.
Plan de Mejoramiento Archivstico - PMA: Documento mediante el cual se establece las
acciones de mejora, a partir de los hallazgos y compromisos sealados en el Acta de
Visita de Inspeccin. Incluye los plazos de ejecucin, productos, personas y reas
responsables y el grado de avance esperado.
Furag: Formulario nico de Reporte de Avances de la Gestin. Herramienta en lnea de
reporte de avances de la gestin, como insumo para el monitoreo, evaluacin y control de
los resultados institucionales y sectoriales.
Artculo 6. Principios orientadores. Para el desarrollo de las actuaciones previstas en
el presente Decreto, se observarn los principios propios de la funcin administrativa:
debido proceso, de la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, imparcialidad, eficacia,
participacin, publicidad, responsabilidad, coordinacin, transparencia y economa, de
conformidad con lo establecido en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, a la luz de lo consagrado en la Constitucin Poltica, los
principios generales estipulados en el artculo 4 de la Ley 594 de 2000 y en las dems
leyes especiales sobre la materia.
Artculo 7. Legalidad. Las Entidades y personas enunciadas en el artculo 1 del
presente Decreto sern objeto de las actuaciones administrativas de naturaleza
sancionatoria, por el incumplimiento total o parcial en forma dolosa, gravsima o
gravemente culposa, por accin u omisin, a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, lo
dispuesto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia
con el Artculo 212 del Decreto-Ley 019 de 2012 y dems normas vigentes al momento de
su incumplimiento.
Artculo 8. Culpabilidad. En el incumplimiento de la normatividad archivstica queda
proscrita toda forma de responsabilidad objetiva. ste slo ser sancionable a ttulo de
dolo o culpa grave y/o culpa gravsima.
O106
de 2015, Hoja N. 5
Continuocin del Decreto "Por el cuol se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
inspeccin, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carcter
privado declarados de inters cultural; y se dictan otras disposiciones"
CAPTULO 11
a)
b)
c)
d)
e)
Visitas presenciales,
todo el territorio nacional las visitas de inspeccin de que trata el artculo 32 de la Ley 594
de 2000 y podr imponer multas cuando fuere procedente, e informar a las autoridades
competentes para coordinar las actuaciones en cumplimiento de los fines del Estado.
CAPTULO 111
PROCEDIMIENTO DE INSPECCiN
DECRETO
NDM'E~d ,-' O1 O6
de 2015, Hoja N. 6
Continuacin del Decreto "Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
inspeccin, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carcter
privado declarados de inters cultural; y se dictan otras disposiciones"
CAPTULO IV
PROCEDIMIENTO DE VIGilANCIA
DECRETO
de 2015, Hoja N. 7
Continuacin del Decreto "Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
inspeccin, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carcter
privado declarados de inters cultural; y se dictan otras disposiciones"
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
Artculo 25. Visitas de control. Consiste en la facultad que le otorga la Ley al Archivo
General de la Nacin para prevenir el incumplimiento de lo sealado en la Ley 594 de
2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el
Artculo 212 del Decreto-Ley 019 de 2012 y adopten las correspondientes medidas
preventivas y correctivas del caso .
El Archivo General de la Nacin y las entidades territoriales, a travs de los respectivos
Consejos de Archivos, podrn imponer multas a favor del erario a quienes no han dado
cumplimiento del Plan de Mejoramiento Archivstico - PMA o han incumplido la Ley
General de Archivos y/o cualquier normatividad archivstica u orden impartida por
autoridad competente en esta materia.
Las multas se graduarn de acuerdo con la gravedad de la falta cometida, sin perjuicio de
las sanciones que puedan imponer otras autoridades en el ejercicio de sus competencias.
Artculo 26. Procedimiento de la visita de control: El Archivo General de la Nacin
establecer el procedimiento para las visitas de control que deber ser adoptado y en el
cual se contemplarn como mnimo los siQ'uientes aspectos:
DECRETO
de 2015, Hoja N . 8
Continuacin del Decreto "Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
inspeccin, vigilancia y control a 105 archivos de las entidades del Estado y a 105 documentos de carcter
privado declarados de inters cultural; y se dictan otras disposiciones"
CAPTULO VI
CONTROL
DECRETO NUMERO
de 2015, Hoja N, 9
Continuacin del Decreto "Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
inspeccin, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carcter
privado declarados de inters cultural; y se dictan otras disposiciones"
Artculo 32. Uso de medios tcnicos. En las visitas de inspeccin, vigilancia y control
de que trata el presente Decreto, se podr utilizar cualquier medio tcnico disponible para
dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la informacin, los sistemas de informacin,
los archivos e instalaciones visitadas.
CAPTULO VII
MEDIDAS CAUTELARES
Artculo 33. Medidas cautelares. Para proteger el patrimonio documental del Estado y
los documentos y archivos pblicos, as como para suspender de inmediato las prcticas
que amenacen o vulneren la integridad de los mismos y se adopten las correspondientes
medidas preventivas y correctivas pertinentes, el Archivo General de la Nacin en
cualquier momento podr:
a) Ordenar que de forma inmediata se tomen las medidas para que cesen las actividades
u omisiones que puedan causar dao, que lo hayan causado o lo continen
ocasionando.
b) Ordenar que se ejecuten los actos necesarios, cuando la conducta potencialmente
perjudicial o daina sea consecuencia de la omisin del responsable de los
documentos.
c) Ordenar la aprehensin de los archivos y documentos pblicos que conforman el
patrimonio documental del Estado, que se encuentren en riesgo a causa de factores
que amenacen o vulneren su integridad. Para tal efecto, se comunicar al Secretario
General o Representante Legal de la correspondiente Entidad, las rdenes impartidas
por el Archivo General de la Nacin. De lo descrito en este literal, se comunicar de
inmediato a las Entidades sealadas en los artculos 35 y 51 de la Ley General de
Archivos.
Pargrafo 1. Las medidas cautelares podrn ordenarse, mediante acto administrativo,
desde el mismo momento en que las entidades tengan conocimiento de las prcticas que
amenacen, vulneren o pongan en riesgo la preservacin del patrimonio documental del
Estado.
Pargrafo 2. Las medidas cautelares no suspendern las actuaciones que se adelanten
por el Archivo General de la Nacin.
CAPTULO VIII
SERVICIOS ARCHIVSTICOS
Artculo 34. Inspeccin, vigilancia y/o control a las personas naturales, jurdicas de
vigilancia y/o control a las personas naturales, jurdicas de derecho pblico y/o privado o
entidades que prestan, entre otros los siguientes servicios archivsticos, cuando stas
hayan sido contratadas por entidades pblicas o particulares que ejerzan funciones
pblicas:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Organizacin de Archivos.
Elaboracin e implementacin de
programas de gestin documental fsica y
electrnica.
Procesos de preservacin a largo plazo.
0106
DECRETO NMERO _ _ _ _ _ de
g) Conservacin y restauracin
documentos, y
h) Otras actividades o procesos archivsticos
expedidas por el
Nacional.
desarrollo
de custodia, conservacin y
Las
jurdicas
prestan servicios de custodia,
o a entidades privadas que
de los documentos,
la Nacin.
a lo
en el pargrafo 3 del
14 de la
naturales, jurdicas de derecho pblico y/o privado o entidades
y
archivos fsicos y
la Ley 594 de 2000, debern
electrnicos, a
Entidades descritas en el artculo 2
solicitar anualmente al Archivo General de la Nacin una certificacin de cumplimiento de
la normatividad
la Nacin reglamentar los requisitos para la certificacin de
Archivo General
podr
que
trata el pargrafo anterior. No obstante, en cualquier momento el
se cumplan
requisitos exigidos a
y de comprobarse su inobservancia, podr
imponer las sanciones correspondientes o revocar dicha certificacin,
proceda.
Artculo 37", Del Proceso Contractual. Las
pblicas y
privadas con
funciones pblicas que contraten cualquiera de
servicios archivsticos sealados en el
presente
incluir en
estudios previos y
en los
la normatividad archivstica aplicable,
acuerdo con el tipo
contratos, el cumplimiento
lo dispuesto en el presente artculo dar lugar
contratado. El incumplimiento
en el
la
Archivos y
a
sanciones
normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.
CAPITULO IX
INTERS CULTURAL
Artculo 38. Inspeccin, vigilancia ylo control sobre los documentos de archivo
declarados
inters cultural. El Archivo General de la Nacin, ejercer la inspeccin,
vigilancia y/o control
los documentos
inters
cuyos
propietarios, tenedores o poseedores, sean personas naturales o jurdicas
carcter
y los
parte del patrimonio
colombiano.
DECRETO
NtJMER~
--
O106
de 2015, Hoja N. 11
Continuacin del Decreto "Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
inspeccin, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carcter
privado declarados de inters cultural; y se dictan otras disposiciones"
CAPTULO X
PREVENCiN Y SANCiN
DISPOSICIONES FINALES
Artculo 42. Articulacin con otras Entidades pblicas para la proteccin de los
archivos, documentos pblicos y los documentos declarados de inters cultural del
Estado. En articulacin con las Superintendencias y Ministerios, en sus respectivos
sectores, el Archivo General de la Nacin, podr coordinar visitas de inspeccin, vigilancia
y/o control a los archivos de las entidades bajo su competencia de conformidad con lo
establecido en la Ley General de Archivos y dems normas concordantes.
Pargrafo 1. El Archivo General de la Nacin podr conformar Comisiones
Intersectoriales en los casos que considere pertinente, para desarrollar de manera
conjunta visitas de inspeccin, vigilancia y/o control.
Pargrafo 2. Los Ministerios y Superintendencias podrn solicitar al Archivo General de
la Nacin , en lo de su competencia, informes tcnicos y/o acompaamiento para llevar a
cabo visitas a entidades bajo su vigilancia y control, cuando as lo estimen pertinente, de
conformidad con lo establecido por el Artculo 45 de la Ley 489 de 1998.
Artculo 43. Documentos de las actuaciones de inspeccin, vigilancia y/o control.
Los documentos generados en las visitas de inspeccin, vigilancia y/o control, debern
ser suscritos por todos los participantes y en ellos se describir en detalle los
procedimientos realizados, los hallazgos detectados y en general, todo aspecto que
permita determinar el real estado de los archivos y de los procesos archivsticos
examinados. Estos documentos servirn como soporte para la toma de decisiones y sern
entregados, cuando sea el caso, en fotocopia con nota de autenticidad a las autoridades
administrativas, a los organismos de controlo a las autoridades judiciales, segn proceda.
DECRETO N8~RO-'
O1 O6
de 2015, Hoja N. 12
Continuacin del Decreto "Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspeccin,
vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carcter privado declarados de
inters cultural; y se dictan otras disposiciones"
Artculo 44. Requisitos para iniciar la visita. Para dar inicio a la visita de inspeccin,
vigilancia o control ser necesaria la presencia, mnimo de los siguientes funcionarios:
a) El funcionario de nivel directivo o su delegado al cual se encuentre adscrito el archivo de la
entidad.
b) El funcionario responsable del Archivo de la Entidad o quien haga sus veces.
c) El funcionario encargado del rea sobre la cual se har la visita, cuando sea del caso.
Pargrafo. Si no se encuentran presentes los funcionarios anteriormente sealados, se
suspender la visita dejando constancia de este hecho en el acta correspondiente,
ordenndose programar nueva visita y en caso de renuencia, esta ser tenida como
entorpecimiento al cumplimiento de las funciones de inspeccin, vigilancia y/o control y se
correr traslado a los rganos competentes.
Artculo 45. Deber de colaboracin. Las entidades pblicas y/o privadas que cumplen
funciones pblicas, las personas naturales, jurdicas de derecho pblico y/o privado y las
entidades que prestan servicios archivsticos, objeto de inspeccin, vigilancia y/o control,
debern colaborar para el buen desarrollo de las funciones de inspeccin, vigilancia y/o control
y estn obligadas a facilitar el acceso a sus instalaciones donde se encuentran los archivos y a
suministrar la informacin y documentos que sean requeridos, para evaluar el desempeo de la
entidad en cuanto al cumplimiento de la normatividad archivstica.
Artculo 46. Dao a los documentos pblicos, archivos o al patrimonio documental de la
Nacin. De existir dao, destruccin o explotacin ilegal del Patrimonio Documental de la
Nacin, archivos o documentos pblicos, sin perjuicio de imponer las sanciones patrimoniales a
que haya lugar, el Archivo General de la Nacin y los Consejos de Archivos, segn el caso,
presentarn la correspondiente denuncia ante la autoridad competente y, si la falta constituye
hecho punible y hubiere flagrancia, se pondr inmediatamente en conocimiento de la autoridad
de polica ms cercana. Igualmente se dar aviso a las Entidades mencionadas en los artculos
35 y 51 de la Ley General de Archivos, para lo de su competencia.
Pargrafo. Las acciones de inspeccin, vigilancia y/o control, comprenden la verificacin de la
normatividad archivstica tanto sobre los archivos y documentos fsicos como electrnicos y los
documentos de archivo registrados o almacenados en cualquier soporte.
Artculo 47. Reglamentacin. El Archivo General de la Nacin, de acuerdo con su
competencia podr reglamentar el presente Decreto.
Artculo 48. Vigencia y Derogatoria. El presente Decreto rige a partir de su publicacin y
deroga los numerales 2, 11 y 13 del articulo 6 del Decreto 2578 del 2012.
PUBLaUESE y CMPLASE
21
LA MINISTRA DE CULTURA,