FASE EJECUCIN

ACTIVIDAD DEL PROYECTO:

5. Aplicar los principios y tcnicas archivsticas en la

organizacin del archivo central, teniendo en cuenta la
normatividad vigente.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:
Desarrollar los procesos de transferencias
documentales primarias y secundarias.

Del 3 al 21 de septiembre de 2012

Exploracin de aprendizajes previos

A travs de una lluvia de ideas con sus compaeros de GAES, responda:

Qu entiende por Transferencias documentales? Y Mencione las

clases
Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al
archivo histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental
(TRD) aprobadas. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus
objetivos y de acuerdo con las polticas de recuperacin, custodia,
conservacin y difusin del patrimonio documental de la Nacin, lidera el
Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a
entidades pblicas del nivel central del orden nacional
Clases
CLASES: Primarias o Secundarias
Primarias: Remisin de los documentos del archivo de gestin

(o de

oficina) al archivo central para su conservacin. Se trata de documentos

cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de
atencin de trmites.
Secundarias: Remisin de los documentos del archivo central al archivo
histrico para su conservacin permanente.

Se trata de documentos

debidamente seleccionados teniendo en cuenta su valor cientfico, cultural e

histrico

Son necesarias las TRD para la transferencia documentales primarias y

por qu?
Si porque Cuando las series documentales han cumplido su perodo de
retencin en el archivo de gestin de la dependencia, se prepara la
transferencia primaria. El tiempo de retencin se empieza a contar a partir
de la fecha en que culmin el trmite, es decir, la fecha de la ltima
actuacin.

Qu otro instrumento de descripcin documental se requiere para

transferir documentos?
El instrumento de descripcin involucrado de manera directa es el
inventario de transferencia primaria el cual contiene la cantidad de
expedientes a transferir al Archivo de Concentracin, mismo que dar la
pauta para la actualizacin de ambos instrumentos en cada archivo en
cuestin de actualizacin.

D ejemplos de Tipos documentales y Soportes Documentales.

Apropiacin del Conocimiento:

En grupos de estudio mximo de 3 personas:
Ubique en la carpeta material de apoyo: EL Mini-manual de
TRD y Transferencias y elabore:

Tcnica didctica con el glosario que aparece en

las pginas 7-9, imprima y aplquela por GAES.

Mapa mental sobre las ventajas de las

transferencias documentales pg. 14.

Ubique en la biblioteca digital del Sena el libro Gestin

documental y Organizacin de Archivos en el captulo que
habla sobre transferencia de archivos centrales y realice
cuadro comparativo de los objetivos y funciones de
los archivos centrales y los intermedios al igual que
las herramientas e instrumentos que deben existir
en dichos archivos.

Retome el Mini-manual de TRD y transferencias, analice y

responda por escrito:
Qu papel ejercen cada clase de archivo segn el ciclo
vital en el tema de transferencias documentales?
Cules son los requisitos para efectuar transferencias
documentales. Mencione los pasos para la
preparacin fsica de la documentacin.
En qu consiste la limpieza de la documentacin, Qu
proceso debe seguirse para el material que est
afectado por agentes biolgicos.

Cuestionario Instructivo de Limpieza y desinfeccin

de reas y de documentos de archivo

1. Qu insectos aparecen cuando hay suciedad en los archivos?

2. Qu es lo que genera manchas de diversos colores en los
documentos?
3. Cundo y cmo debe hacerse un programa de limpieza en los
documentos, reas y depsitos de archivo?
4. Qu comit y en qu colabora para la desinfeccin de los
documentos de archivo?
5. Qu medidas de autocuidado debe tener en cuenta los
funcionarios que trabajan con documentos de archivo?
6. Qu materiales se deben tener para la limpieza documental?
7. Qu debe hacerse con el material afectado por hongos?
8. Cundo debe realizarse la limpieza y desinfeccin de las reas
de trabajo?

9. Qu debe hacerse para la desinfeccin de las reas de

trabajo? Y qu en la desinsectacin?
10. Qu recomendaciones se deben tener en cuenta para la
fumigacin de espacios de oficinas y cules despus de esta
accin?

Qu aspectos hay que tener en cuenta en los

procesos de revisin y foliacin? (Mini-manual).
Tambin tenga en cuenta el material de orientacin para la
foliacin de documentos el cual se encuentra en la pgina
del AGN y lo puede ubicar con la pregunta Cmo debe
realizarse la foliacin en los documentos de archivo?
(escriba 10 items que le parezca interesantes.

Qu tratamiento se da a material empastado y a

carpetas o legajos? (Mini-manual)

Cul es la identificacin de las cajas y de los legajos?

Elabore etiqueta para cada uno (Mini-manual)
En qu consiste el amarre y el embalaje? (Mini-manual)

Realice lectura comprensiva sobre el captulo 16 del libro:

Archivstica general. Teora y Prctica. Antonia Heredia H.
La organizacin y la descripcin del archivo
administrativo y elabore flujograma de cada etapa:
pre-archivstica y archivstica.

De lectura comprensiva a la siguiente normatividad y

elabore:

Sntesis de: Decreto 1382 de 1995 y acuerdo 08 de

1995 sobre transferencias de documentos histricos de los
archivos de los organismos nacionales al AGN.
(Minimanual).

Cuadro descriptivo de cada comit, especificando

nmero del acuerdo, fecha, objetivo, integrantes y
funciones. Acuerdo 12 de 1995 (rganos de direccin,
coordinacin y asesora), Acuerdo 002 de 1996, Acuerdo
006 de 1996.

20 Preguntas con sus respuestas: Acuerdo 057 de

2000, Acuerdo 041 de 2002 y acuerdo 015 de 2003 sobre
entrega de documentos de las entidades que se liquiden,
fusionen o privaticen.

Investigue sobre la normatividad para recibir archivos en

donacin y haga una sntesis. (Acuerdos de donacin y
adquisicin de documentos).

Aplicacin del Aprendizaje:

Participe en la socializacin de la normatividad para

transferir documentos y del material ledo sobre
transferencias documentales.

Interprete
entidad.

manual de Gestin Documental de una

Elabore acto administrativo sobre la creacin del

comit de archivo en una entidad.

Elabore y divulgue instructivo sobre el programa de

transferencias documentales con su cronograma.

Elabore dos listas de chequeo para verificar que los

documentos que se reciben en transferencia cumplan con
los requisitos planteados (1. preparacin fsica de los
documentos y 2.recepcin de la transferencia).

Desarrolle el taller de aplicacin de los procesos

tcnicos de transferencias documentales (revisin,
depuracin, foliacin, quitar objetos metlicos, elaborar
inventario y acta de entrega).