Normativa del rea de

Servicios Generales
Maxiefectivo Per SAC

Gregorio Huamn Puclla.

Jefe de del rea de Servicios Generales
Mxiefectivo del Per S.A.C.

Contenido
I. INTRODUCCIN. ......................................................................................................................... 3
II. OBJETIVO. ................................................................................................................................... 3
III. ALCANCE .................................................................................................................................... 4
IV. PRINCIPIOS ................................................................................................................................ 4
V.

DEFINICION .............................................................................................................................. 4

VI.

ORGANIZACIN .................................................................................................................. 5

VII.

SERVICIOS ........................................................................................................................... 6

1.1

En el Area de Construccion, Mantenimiento, Conservacin e Instalacion .................. 6

1.2

En el rea de Servicios Varios ....................................................................................... 6

1.3

En el rea de Seguridad Perimetral .............................................................................. 6

POLTICAS Y PARAMETROS ........................................................................................... 7

VIII.
IX.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS. .................................................................... 8

X.

DIAGRAMAS DE FLUJO. ..................................................................................................... 10

XI.

ANEXOS .............................................................................................................................. 12

I. INTRODUCCIN.
Este Manual tiene como objetivo fundamental la definicin y documentacin de los
Procedimientos que sustentan la operacin del Departamento de Servicios Generales de
Maxiefectivo Per S.A.C., las polticas que norman a los mismos, as como tambin,
sealar los puestos involucrados en la ejecucin de las diversas funciones que realice, a
fin de establecer el control y funcionamiento ms eficiente y transparente del
departamento en cuestin.
Un Procedimiento Administrativo es un instrumento bsico de coordinacin mediante el
cual se ordenan y enlazan las diversas actividades de trabajo, de acuerdo a una
secuencia de las operaciones realizadas por las distintas personas que en l intervienen.
As mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos especficos, que se rigen por
Polticas o lineamientos que adems, describen la manera de lograr los objetivos
establecidos.
Las Polticas son lineamientos que norman las operaciones que conforman los
Procedimientos Administrativos para que stos
se lleven a cabo de acuerdo a criterios y controles establecidos, as como para facilitar el
cumplimiento de las responsabilidades.

II. OBJETIVO.
El presente Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos tiene como objetivo
fundamental la definicin y documentacin de los Procedimientos que sustentan la
operacin del Departamento de Servicios Generales de Maxiefectivo Per S.A.C. en la
ejecucin de diversas funciones administrativas a fin de establecer el control y
funcionamiento ms eficiente y transparente del departamento en cuestin.
As mismo, tiene como objetivos especficos los siguientes:
Establecer un mecanismo de control que permita dirigir, supervisar, verificar y ejecutar
las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Servicios Generales de
Maxiefectivo Per S.A.C.
Cumpliendo con los principios de oportunidad, transparencia, eficiencia y eficacia
administrativa.
Prestar un mejor servicio, transparentar nuestras funciones y homologar los criterios a
utilizar al realizar actividades propias del Departamento.
Proporcionar informacin que sirve de base para evaluar la eficiencia del personal y
proveedores en el cumplimiento de sus funciones especficas.
Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilizacin de herramientas
que ayuden a agilizar el flujo de informacin y de esta manera facilitar la toma de
decisiones.

 Contribuir al enriquecimiento del acervo documental de la empresa y a la consolidacin

de la institucionalizacin de procesos operativos y administrativos relacionados al a los
servicios generales.

III. ALCANCE
. Las polticas, procedimientos, flujos de informacin, reportes y responsabilidades,
descritos en el presente Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del
Departamento de Servicios Generales de Maxiefectivo Per S.A.C., son aplicables al
personal adscrito a este Departamento y en su caso a otras Dependencias de la Empresa,
cuando impliquen su interaccin, siendo el enlace con stas el Responsable
Administrativo de cada Departamento.

IV. PRINCIPIOS
. Los principios que rigen tanto las adecuaciones, el mantenimiento y todas las
operaciones que sean realizadas por este Departamento y que debern ser siempre
observados y atendidos en este orden de importancia son:
a) Seguridad.-En toda adecuacin y/o mantenimiento correctivo y preventivo que se haga
en las agencias, se debe atender la proteccin a la integridad fsica tanto de las personas
que prestaran el servicio de mantenimiento o remodelacin (adecuacin) necesaria.
b) Funcionalidad.-El mantenimiento a realizar deber atender la funcionalidad, utilidad y
buen aprovechamiento de los espacios y mantener un orden de los bienes inmuebles
tanto como muebles de cada agencia.
c) Economa.-Los trabajos a realizar debern realizarse respetando los lmites
presupuestales definidos y aprovechando los recursos que se tienen para realizar los
trabajos de mantenimiento.
d) Comodidad.- El ltimo principio a atender en este orden de ideas, ms no por ello sea
menos importante, ser la confortabilidad. Deber, en lo posible, hacer del lugar de
trabajo, un rea clida y confortable.

V.

DEFINICIN

El rea Servicios Generales de la Empresa Maxiefectivo Per SAC constituye el conjunto

de actividades tcnicas de apoyo a la operacin tanto en Oficina Central y Agencias y
tiene por objetivo asegurar de forma permanente, general, regular y continua la
satisfaccin de las necesidades operativas y administrativas de las reas que la integran,
as como las de los usuarios o clientes internos, estos pueden prestarse en forma directa
por la propia rea o a travs de empresas particulares.

VI. ORGANIZACIN

Depender del area de Operaciones

CONSTRUCCION,
MANTENIMIENTO,
CONSERVACION E
INSTALACION

SEGURIDAD
PERIMETRAL

SERVICIOS
VARIOS

El funcionamiento del Area de Servicios Generales esta a cargo del Sr. Gregorio Huaman
Puclla quien se encargara de la supervisin de servicios contratados a las empresas
auxiliares que sean precisas en los distintos trabajos que se requiera.

VII. SERVICIOS
Los servicios a atender por el Area de Servicios Generales sern:

1.1 En el Area de Construccion, Mantenimiento, Conservacin e Instalacion

-

Construccion.
Instalaciones elctricas
Instalaciones de telefona
Instalaciones Sanitarias
Instalaciones contraincendios
Instalaciones de climatizacin (aire acondicionado y calefaccin)
Albailera
Cerrajera
Carpintera y Muebleria
Soldadura elctrica
Pintura
Cristalera
Tratamiento de plagas (fumigacion)

1.2 En el rea de Servicios Varios

-

Mensajera y Traslado.
Limpieza.
Almacn.

1.3 En el rea de Seguridad Perimetral

-

Seguridad Electrnica.
A.- Sistema de seguridad y control de acceso mediante un PLC en a bveda.
B.-Verificacin de buen funcionamiento del sistema de teclado 39 E, teclado soyal,
brazos hidrulicos.

CCTV
A.- Revisin de buen funcionamiento de DVR, cmaras, fuente centralizada, y
cableado.

VIII. POLTICAS Y PARAMETROS

1. Referentes al Programa de Mantenimiento Correctivo (Bienes Inmuebles):
1.1 Ser responsabilidad del Departamento de Servicios Generales exigir a cada una de
las agencia solicitar dentro del mismo da por escrito los servicios y compras que se
requieran para atender al mantenimiento correctivo del solicitante.
1.2 La prioridad de los servicios solicitados la determinar el Departamento de Servicios
Generales de acuerdo a sus parmetros establecidos:
Criterios
La no reparacin
pone en riesgo las
instalaciones
La no reparacin
pone en riesgo la
salud de los usuarios
La no reparacin
impide el buen
funcionamiento de
las actividades

Nivel de prioridad
Alto

Tiempo de respuesta
1 hora

Alto

1 hora

Alto

1 hora

Todas aquellas acciones de mantenimiento correctivo que no se encuentren dentro de

estos criterios no se consideraran como prioritarios, por lo tanto, el tiempo de respuesta
ser menor a 3 das.
1.3 Ser responsabilidad del Departamento de Servicios Generales llevar un registro de
las solicitudes recibidas con fecha y hora de recepcin as como fecha de atencin y
solucin a cada uno de ellos, con el fin de tener una medicin de la eficiencia de los
tiempos de respuesta del Departamento de Servicios Generales, a travs, de su
programacin elaborada.

1.4 Todo mantenimiento preventivo, correctivo y/o adecuacin en las agencias ser
ejecutada por el Departamento de Servicios Generales. Cualquier otra adecuacin Deber
sujetarse al procedimiento de mantenimiento correctivo, el cual establecer el
Departamento de Servicios Generales (PROCEDIMIENTOS referentes al programa de
mantenimiento correctivo.)
2. Referentes al Programa de Mantenimiento preventivo (Bienes Inmuebles):
2.1 El Departamento de Servicios Generales deber realizar una inspeccin de todos los
locales de las agencias cuando menos una vez cada 15 das para garantizar la buena
funcionalidad de los mismos.

2.2 Ser responsabilidad del Departamento de Servicios Generales atender los

mantenimientos preventivos de todos y cada uno de los locales de las agencias de
acuerdo a la calendarizacin previamente establecida (Ver Anexo 1 tabla en excel).
2.3 Ser responsabilidad del Departamento de Servicios Generales establecer el
presupuesto necesario para el Mantenimiento de los locales de las agencias, en base a
los histricos de consumo del ao anterior, unos meses antes de los tiempos fijados por
tesorera
(Antes del trmino del ao laboral).

3. Referentes al Programa de Adecuaciones (Bienes Muebles):

3.1 Ser responsabilidad del Departamento de Servicios Generales, solicitar a cada una
de las agencia los requerimientos necesario para realizar las adecuaciones requeridas en
sus agencias, un meses antes de los fijados por la tesorera (antes del trmino del ao
laboral)
3.2 En caso de realizar adecuaciones
Proyecto Arquitectnico o Tcnico de Remodelacin y/o Mantenimiento de algunas de las
agencias se deber contar con al menos lo siguiente:
Especificacin del trabajo a realizar.
Especificacin de los materiales necesarios.
Recomendacin sobre las marcas a utilizar.
Recomendacin de los modelos de los acabados (donde aplique).
Tiempos y plazos
Presupuesto base

IX. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS.

1. Referentes al Programa de Mantenimiento Correctivo:

DEPENDENCIA:
Realiza la solicitud del servicio de mantenimiento correctivo por medio de un oficio
especificando el lugar y la reparacin solicitada llevando adems la firma del encargado
de agencia solicitante.
SERVICIOS GENERALES:
El Departamento recibe el oficio de la solicitud de mantenimiento, asigna un folio de
control interno para su seguimiento y lo enva a la persona responsable de compras o
Jefe de Oficina Operativa para su resolucin y se evala si se necesitara proveedor y
contacto de l para su respectiva cotizacin.
SERVICIOS GENERALES:
El tcnico en Mantenimiento y/o proveedor realiza una inspeccin al rea que solicita
reparacin y/o mantenimiento elaborando una lista con el material requerido para su
solucin y realizara su respectivo presupuesto.
SERVICIOS GENERALES:

La persona responsable de compras solicita al proveedor correspondiente (despus de

haber cotizado con tres proveedores el precio ms bajo y de mejor calidad) la lista del
material solicitado o en caso que un proveedor registrado realice el trabajo entonces
deber evaluarse su cotizacin.

SERVICIOS GENERALES:
Cuando la reparacin est terminada el Tcnico en Mantenimiento y/o proveedor deber
llenar un reporte que firmar el encargado agencia solicitante y entregarlo debidamente
requisitado al Jefe del Departamento de Servicios Generales.

2. Referentes al Programa de Mantenimiento Preventivo:

SERVICIOS GENERALES:
El Jefe del Departamento a tiende y controla los tiempos establecidos en la
calendarizacin (Anexo 1y Anexo 2) de mantenimiento preventivo de las agencias y enva
al personal y/o proveedor registrado especfico para dichas reparaciones.
SERVICIOS GENERALES:
El Tcnico de Mantenimiento y/o proveedor realiza una inspeccin al rea que solicita
mantenimiento elaborando una lista con el material requerido para su prevencin.
SERVICIOS GENERALES (COMPRADOR):
La persona responsable de compras solicita al proveedor correspondiente (despus de
haber cotizado con tres proveedores el precio ms bajo y de mejor calidad segn
evaluacin) la lista del
material solicitado para realizar los mantenimientos requeridos.
SERVICIOS GENERALES:
Cuando la reparacin est terminada el Tcnico en Mantenimiento y/o proveedor deber
llenar un reporte que firmar el Jefe del Departamento o de Agencia solicitante y
entregarlo debidamente requisitado al Jefe del Departamento de Servicios Generales.

X. DIAGRAMAS DE FLUJO.
1. Referentes al Programa de Mantenimiento Correctivo (Bienes Inmuebles).
1.- Flujo del Procedimiento de Mantenimiento Correctivo de agencias.

Inicio
Agencia realiza solicitud de
mantenimiento correctivo y
manda a servicios generales
Servicios Generales recibe
solicitud de mantenimiento,
asigna folio y enva tcnico o
proveedor segn evaluacin
Tcnico de mantenimiento realiza
inspeccin de la agencia y realiza
diagnstico (listado de material
para reparacin) y para comprar

Proveedor Especialista realiza

inspeccin de la agencia y realiza
diagnstico

Comprador realiza cotizaciones y

compra material necesario.

Realiza cotizacin y enva al

departamento.

Tcnico de mantenimiento llena

reporte del trabajo realizado y lo
presenta al jefe de agencia que
solicito el mantenimiento.

Con la cotizacin aceptada y

confirmada con una orden de
compra se precede a realizar el
mantenimiento.

Jefe de agencia y supervisor jefe

de departamento firman el
reposte de conformidad.
Tcnico de mantenimiento o
proveedor entrega el reporte al
jefe del rea.

Jefe de rea archiva el reporte de

mantenimiento correctivo.

Fin

10

2. Referentes al Programa de Mantenimiento Preventivo (Bienes Inmuebles).

1.- Flujo del Procedimiento de Mantenimiento Preventivo de agencias

Inicio
Jefe de departamento revisa
calendario de
mantenimiento preventivo
Jefe de departamento pide a
proveedores atender solicitudes de
mantenimiento o la misma rea
programa su atencin.
Tcnico de mantenimiento realiza
inspeccin de la agencia y realiza
diagnstico (listado de material
para reparacin) y para comprar

Proveedor Especialista realiza

inspeccin de la agencia y realiza
diagnstico

Comprador realiza cotizaciones y

compra material necesario.

Realiza cotizacin y enva al

departamento.

Tcnico de mantenimiento llena

reporte del trabajo realizado y lo
presenta al jefe de agencia que
solicito el mantenimiento.

Con la cotizacin aceptada y

confirmada con una orden de
compra se precede a realizar el
mantenimiento.

Jefe de agencia y supervisor jefe

de departamento firman el
reposte de conformidad.
Tcnico de mantenimiento o
proveedor entrega el reporte al
jefe del rea.

Jefe de rea archiva el reporte de

mantenimiento preventivo.

Fin

11

XI. ANEXOS
Anexo 1
Programa de Mantenimiento Preventivo.
Programa de Mantenimiento Preventivo del rea de Servicios Generales
EMPIEZA
DESCRICIN
DURACIN
TRMINO PROBABLE

Anexo 2
Programa de Actividades.

EMPIEZA

Programa de Actividades del rea de Servicios Generales

DESCRICIN
DURACIN
TRMINO PROBABLE

12