Paris, le 10 septembre 2009

La directrice des Archives de France

Mesdames et Messieurs les prsidents des conseils

gnraux
(Archives dpartementales)

Instruction DAF/DITN/RES/2009/011
Objet : publication du vademecum Numrisation et archivage des dossiers
des maisons dpartementales des personnes handicapes (MDPH) et du
profil pour larchivage des donnes-registres et des images issues des
systmes de gestion lectronique de documents (GED) des MDPH
Textes de rfrence :
- Instruction DITN/RES/2006/001
donnes pour l'archivage

du 8 mars 2006. Standard d'change de

- Instruction DITN/RES/2007/003 du 15 mai 2007. Profils du standard

d'change de donnes pour l'archivage des donnes numriques de l'aide sociale
l'enfance (ASE) et de l'allocation personnalise d'autonomie (APA).
- Instruction DITN/RES/2009/008 du 12 juin 2009. Cycles de vie des donnes
numriques du revenu minimum d'insertion (RMI) et de l'aide sociale gnrale
(ASG) et profils du standard d'change de donnes pour l'archivage des donnes
numriques (SEDA) s'y rapportant
- Instruction DAF/DITN/DPACI/RES/2009/002 en date du 16 janvier 2009,
relative au cycle de vie des donnes et dmatrialisation des dossiers conservs par
les maisons dpartementales des personnes handicapes (MDPH)

Comme suite linstruction DAF/DITN/DPACI/RES/2009/002 en date du 19

dcembre 2008, relative au cycle de vie des donnes et dmatrialisation des
dossiers conservs par les maisons dpartementales des personnes handicapes
(MDPH), jai le plaisir de vous informer de la publication du Vademecum
Numrisation et archivage des dossiers des maisons dpartementales des personnes handicatpes
annonce par cette instruction, sous lgide de lassociation des directeurs des
MDPH, en avril 2009.
Il se compose de deux parties : Dfinir le projet de numrisation et Les
tapes du projet et est complt par trois annexes (liste des documents
constituant un dossier MDPH, aides accordes par les MDPH : typologie et
rglementation affrentes, exemples de plans de classement), ainsi que par une
plaquette synthtique sintitulant : La Ged pour les nuls .
Ce vademecum a t conu pour tre utilis lorsquun projet de numrisation de
dossiers de MDPH est initi et est destination autant des chefs de projet
numrisation dsigns, que des services mtier, des services darchives concerns
et enfin des services informatiques. Il vise lister lensemble des questions puis les
tapes et procdures respecter lorsquun projet de numrisation est initi :
dfinition des objectifs du projet, dtermination du primtre de la numrisation
(choix des dossiers et choix des pices numriser), rflexion sur lorganisation
mettre en place (numrisation du stock et du flux, cration des dossiers dans le
systme dinformation des MDPH), analyse du niveau dintgration privilgier
entre le systme dinformation existant et les outils de GED, dfinition de la
valeur juridique des documents et dtermination de la dure dutilit
administrative des dossiers et des pices ainsi que de leur sort final, tablissement
du plan de classement et dtermination des mtadonnes ncessaires pour
retrouver les dossiers et les pices, conduite de lopration proprement dite avec
les aspects techniques et organisationnels de la numrisation prendre en compte,
intgration des fichiers originellement numriques dans la GED en parallle des
pices numrises et enfin conservation des dossiers numrisation, de leur
versement et limination.
Au-del du domaine des MDPH, ce vademecum est conu comme guide pour
tout projet de numrisation initi dans un des services des administrations dont
vous contrlez les archives. Je vous invite par consquent en prendre
connaissance1 et le faire connatre lensemble de vos interlocuteurs impliqus
dans un projet de GED.
Par ailleurs, concernant le versement ou llimination des dossiers dmatrialiss
(issus dune numrisation ou originellement numriques) des MDPH, un profil a
t labor.

Il est possible den faire la commande auprs de lassociation des directeurs des maisons dpartementales
des personnes handicapes (yannick.deimat@cg29.fr).
1

Comme pour les autres profils notamment raliss pour le domaine social (ASE,
APA, RMI et ASG), ce profil a t rdig sur la base du standard dchange de
donnes pour larchivage (SEDA), dont les spcifications permettent
dautomatiser lexport des donnes partir des applications mtier utilises par les
collectivits. Ce travail de spcifications vise notamment llaboration
automatique des bordereaux de versement ou dlimination qui
accompagnent les donnes lectroniques archiver/liminer, grce une
rcupration automatique des donnes descriptives existantes dj saisies dans
lapplication dorigine.
Ces profils sont consultables l'adresse :
http://www.references.modernisation.gouv.fr/profils-du-standard-dechange-dedonnees-pour-larchivage-des-donnees-numeriques
Le profil comporte, outre la slection des donnes verser et conserver lissue
de la DUA, la structure des bordereaux de versement et des bordereaux
dlimination, ainsi que la structure des donnes verser ou liminer.
Concernant le cycle de vie des donnes, linstruction du 16 janvier 2009 est
rappele tandis que sont donns des conseils pour le stock et pour le flux, visant
ce que le systme dinformation des MDPH ne soit pas engorg par la masse des
pices numrises, la dure dune vie dun dossier pouvant tre trs longue,
engorgement pouvant entraner des liminations non contrles loccasion de la
migration des systmes. Il est par ailleurs recommand deffectuer une sparation
logique dans le systme des dossiers non aliments depuis X annes et restreindre
laccs ces dossiers un nombre trs limit dagents.
Pour ce qui est de la structure des donnes verser, deux scnarios ont t dfinis
suivant la plus ou moins grande implication entre lapplication mtier prexistante (registre informatis) et loutil de GED2. En effet il peut arriver que la
GED soit dveloppe dune manire indpendante du systme dinformation
(dans ce cas, on aura deux crans et deux recherches diffrents suivant quon
cherchera des informations dans lapplication mtier sur tel dossier ou quon
souhaitera visualiser limage dune pice constituant le dossier). Dans dautres cas,
on a toujours deux structures logiques et physiques diffrentes, mais une interface
a t ralise entre la GED et le systme dinformation ( chaque fois quun
individu est cr dans lapplication mtier, il y a cration automatique dun dossier
dans la GED). Enfin, il arrive que les diteurs de lapplication mtier proposent
dutiliser des briques ddies la GED quils commercialisent.
Suivant ces diffrents cas de figures, soit lexport des donnes du systme
dinformation est li celle des donnes de la GED (cas des GED internes ou
intgres), soit les deux exports sont indpendants (cas des GED externes). Dans
le premier cas, on obtient un bordereau de versement se rapportant la fois aux
donnes-registres issues de lapplication mtier qui caractrisent chaque dossier et
aux images de chaque pice du dossier structures suivant le plan de classement de
la MDPH concerne. Dans le second cas, on obtient deux bordereaux de
versement, lun se rapportant aux donnes-registres et lautre aux images. Les
2

Voir la partie 1.4 du vademecum.

donnes-registres sont exportes au format .xml, chaque fichier xml rassemblant

lensemble des informations caractrisant le dossier et les images au format PDF
ou PDF/A. Le lien entre les donnes-registres et les images se fait par un
identifiant commun aux deux systmes (numro), ainsi que grce quelques
termes dindexation (nom, prnom, date de naissance).
La structure du bordereau est chaque fois identique : un niveau suprieur qui
correspond lensemble du versement (par exemple des dossiers clos telle date)
et un niveau infrieur correspondant chaque dossier compos soit de donnesregistres ET des images dans le cas du scnario 1, soit des donnes-registres OU
des images dans le cas du scnario 2.
La forme du contenu des donnes (donnes-registres et/ou images) est prcise.
Cette structure sera diffrente suivant les progiciels des diteurs, lorganisation des
tables de donnes et lcriture du programme. Il convient par consquent de
ladapter partir de la slection des donnes listes dans le profil et de gnrer les
fichiers correspondants.
Afin de guider dans le choix du nom des balises identifiant chaque information,
un tableau liste le nom de celles-ci issu dune part du modle de donnes
communes publi par la direction gnrale de la modernisation de lEtat
(DGME)3 pour les donnes dtat civil, adresse et profession, ainsi que, dautre
part, du modle conceptuel de donnes MDPH labor par la CNSA4 pour les
donnes spcifiques (diagnostic, donnes mdicales, valuation, plan personnalis
de compensation, dcision, projet de vie, revenu annuel, situation scolaire, type
daide, type de dficience, type dhabitat, type de pathologie).
Lutilisation des profils vous a t prcise dans la note prcite
DITN/RES/2007/003. Il vous appartient par consquent, dans les cas o un
projet de numrisation est en cours ou est mis en uvre, de vous rapprocher des
services producteurs et services informatiques concerns afin de prparer la mise
en uvre dun export et des liminations rglementaires effectuer partir de
lapplication mtier, en sappuyant sur les spcifications prcises dans ce profil.
Je vous invite transmettre au dpartement concern de la DAF -DITN- toutes
les difficults que vous pourriez rencontrer dans lapplication de cette instruction.

Martine de BOISDEFFRE

Directrice des Archives de France

3
4

http://www.references.modernisation.gouv.fr/volet-semantique
Caisse nationale de solidarit pour lautonomie.