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TAREA 3
PRESENTADO POR:
GESTION DOCUMENTAL II
IV SEMESTRE
GRUPO 4
PRESENTADO POR:
GESTION DOCUMENTAL II
IV SEMESTRE
GRUPO 4
PRESENTADO A:
INTRODUCCION
Fecha de creacin
Fecha de supresin (si es el caso)
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que la han precedido en el desempeo de funciones
anlogas
Organismos que heredan competencias
b-
Organigramas
Creacin y supresin de dependencias
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Reglamentos internos
. Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los
documentos de archivo dentro de una organizacin:
PRIMERA EDAD
SEGUNDA EDAD
TERCERA EDAD
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha
con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo
de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de
Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser de
uso frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan
ms de cincuenta aos. Los documentos del archivo histrico se conservan
definitivamente. Corresponde a los archivos histricos.
13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,
Despus de una visita, un poco difcil por el carcter de la entidad, fue muy
limitada la informacin que proporcionaron, ya que la informacin que se
maneja es de carcter reservado por la naturaleza administrativa de la entidad,
pero despus de observar y escuchar la charla, se logr obtener lo siguiente:
Planeacin: Esta entidad hace un trabajo interdisciplinario donde intervienen,
funcionarios de la oficina de planeacin, oficina de archivo (Direccin de
Imprenta Archivo y Correspondencia), sistemas y la oficina de
comunicaciones, con el fin de disear los formatos a utilizar de manera
transversal en la entidad, incluyendo la adecuada utilizacin de imagen
corporativa.
Produccin: En este proceso la entidad agrupa a todas las dependencias, y
quien lidera el proceso es la DIAC con el apoyo de la oficina de planeacin,
donde buscan unificar criterios para su elaboracin, identificar su ingreso y
produccin, formato utilizado, y la trazabilidad de la informacin plasmada en
procesos y procedimiento de la entidad.
Gestin y trmite: Este proceso se elabora en la entidad a travs de aplicativos
como, el sistema de gestin documental, donde registran todas las
comunicaciones que entran y salen, permitiendo hacer un seguimiento y
conocer la trazabilidad de los documentos, otro sistema es SICA, que permite
llevar y controlar las auditorias, SIPAR que lleva la trazabilidad de las
denuncias y derechos de peticin, entre otros.
Organizacin: Est normalizada por el manual de gestin documental de la
entidad, en la se establece como debe realizarse la organizacin de los
Documentos sin importar el soporte,; este manual sigue lineamientos por AGN.
de
se
la
el
CARTA:
Es una comunicacin escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con
personas naturales o con los empleados.
CARACTERISTICAS:
Mrgenes: Se deben tener las siguientes mrgenes:
Entre
3cm y 4
Entre
2cm y
3 cm
1820.07.01
Cdigo de subserie: Contratos Interadministrativos
Cdigo de la serie: Contratos
Lugar de origen y fecha de elaboracin: se deja una o dos interlineas debajo del
cdigo, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una coma
(,). La fecha de elaboracin se asigna en el Centro de Administracin Documental, en
el momento en que se radica la comunicacin.
Medelln,
Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas despus del lugar de origen y
consignar los siguientes datos en lneas independientes:
1.
2.
3.
4.
Asunto: Se colocar a dos interlneas de los datos del destinatario la palabra Asunto
con mayscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un resumen breve
del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artculos, preposiciones
y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir
una comunicacin para cada asunto.
En ningn momento debe anotarse como asunto el nmero que trae la comunicacin
a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta informacin se puede hacer
en el primer prrafo del texto.
Asunto: Respuesta solicitud prstamo auditorio
Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra el
nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o
Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como saludo
independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:
Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si existe.
El prrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre separando cada
prrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensin del contenido y tener en
cuenta los siguientes puntos.
-
Despedida: se utiliza a dos interlineas del ltimo prrafo del texto de la comunicacin.
Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras sencillas.
Despedidas terminadas en coma:
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los
datos del remitente o de la relacin de anexos, si existe. Deben relacionarse los datos
en este orden: tratamiento de cortesa o ttulo, nombre y apellidos, cargo y nombre
de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra el nombre
de esta.
Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A
Seor Alejandro Ros, Jefe de seguridad, SEGURCOL
Luz ngela Gonzlez, Directora Administrativa
Identificacin del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una
de anexos o copias. Se escribir el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de
la palabra transcriptor en mayscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamao 8. Si hay ms
participantes en la elaboracin del documento se debe aclarar el papel desempeado
por cada uno.
Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
MEMORANDO:
Es el documento utilizado para la comunicacin que se da entre las dependencias de
la Institucin, este se realiza a travs del Software de Administracin de Documentos.
PROCEDIMIENTO:
Elaborar memorando: A travs del software Administrador de Documentos, el jefe de
rea o funcionario que requiera enviar un memorando deber seguir los siguientes
pasos:
Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar con
un nombre de fcil recordacin, con el fin de recuperarlo posteriormente.
Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la opcin
completar datos del memorando:
Diligenciar PARA y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a enviar
con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No utilizar
la opcin CCO.
ASUNTO Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se
deben omitir artculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el
sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.
EXAMINAR en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta y
guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultneamente pegar a la
plantilla del texto del memorando que va a enviar.
RADICAR Una vez lista la informacin, en la parte superior de la plantilla
seleccionar la opcin radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el nmero del
radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envi el memorando, lo integra al
sistema como consecutivo y lo enva electrnicamente al destinatario seleccionado.
VISTO BUENO: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:
EJEMPLO DE MEMORANDO
MEMORANDO
1 interlineas
1820.07.01- Cdigo consignado en Tabla de Retencin
2 interlineas
Medelln, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)
2 interlineas
PARA: Doctora Luz ngela Gonzlez, Directora Administrativa
DE: Andrs Senz Giraldo, Tcnico Operativo
1 interlinea
ASUNTO: informe de interventora contrato Thomas MTI
2 interlineas
Una de las funciones adquiridas como interventor delegado, del contrato 0120 de 2010 con la empres a Thomas MTI, es
la realizacin del informe mensual de interventora. De acuerdo con esta afirmacin le adjunto el primer informe que va
desde el 25 de febrero al 24 de marzo de 2010.
Agradezco me haga llegar sus observaciones al respecto.
Cordialmente,
RECEPCIN
4 interlineas DE DOCUMENTOS INTERNOS:
En la ventanilla nica del Centro de Administracin Documental, se recibe la
documentacin interna: comunicaciones oficiales enviadas, Resoluciones de
Gerencia y Circulares. Antes de asignar consecutivo y fecha, se verifican, segn la
ANDRES SAENZ GIRALDO
gua tcnica colombiana GTC 185, datos como: cdigo de la dependencia, tipo de
letra, firmas y nombre del transcriptor. Igualmente, se reciben y numeran los contratos
y convenios suscritos en el Instituto.
Comunicaciones oficiales enviadas: Se deben elaborar en original para el
destinatario y una copia para el asunto correspondiente, ambos con anexos
completos, siguiendo las indicaciones de la gua GTC 185.
Se asigna el consecutivo impreso en sticker que genera el software de administracin
documental con el nmero consecutivo de radicado, fecha y hora de radicacin,
adems el campo de fecha se pone con sello manual donde se registra da en
nmero, tres primeras letras del mes y ao en nmero as: 26 SEP 2012.
Cuando se encuentran errores en la estructura de la comunicacin, se devuelve el
documento al funcionario para que lo corrija, se utiliza el formato Devolucin en la
produccin de documentos (Anexo 5), all se consigna el motivo de la devolucin.
Cuando existan errores en la radicacin de comunicaciones enviadas, se debe
realizar un acta (Anexo 6) donde se aclare lo sucedido y se digitaliza con el
documento.
Cuando se radiquen las comunicaciones, se debern entregar al funcionario o a la
persona encargada de realizar planillas de envo, ya sea por la empresa de
mensajera Servicios Postales o al mensajero interno para realizar la distribucin.
DISTRIBUCIN:
La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior del
Instituto, de modo que estos lleguen a su destinatario de una forma correcta y
eficiente.
SE DEBE TENER EN CUENTA QUE:
Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no siempre
se envan para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas
relacionadas con el trmite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente y
la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la
dependencia.
Cuando se reciba una comunicacin oficial o un documento que no corresponda
a las actividades de la unidad administrativa, se devolver al Centro de
Administracin Documental para que sea reenviado a la dependencia que se
debe encargar del trmite.
Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser
remitidas a ms tardar en el recorrido de la 1:30 p.m. La empresa de mensajera,
solo recibe los paquetes que sern enviados, hasta las 3:00 p.m.
Las comunicaciones que se envan por servicio al da (se entregan al destinatario
el mismo da), deben ser entregadas en el Centro de Administracin Documental
antes de las 9:00 a.m.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Para la distribucin de los documentos en las diferentes unidades administrativas, se
presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben ser
enviados a cada una para realizar el trmite correspondiente:
DIRECCIN
ADMINISTRATIVA
Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 8:30 a.m. y a la 2:00 p.m.
El mensajero diligencia la planilla Registro de documentos para recorridos
externos, con los siguientes datos: nmero de radicado, destinatario (Nombre
entidad), descripcin tipo documental, fecha hora, nombre de quien recibe, firma
y sello, observaciones.
La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el mensajero
la devuelve al Centro de Administracin Documental para realizar los controles
necesarios.
Mensajera Especializada:
Por la empresa de mensajera con la que suscriba contrato el Instituto, se
envan los documentos que el mensajero interno no alcanza a distribuir en
el rea Metropolitana y los documentos enviados a otras ciudades y
municipios. Cuando se reciben los envos (sobres, paquetes, documentos)
por parte del Tcnico del CAD, quien decide que se va por este medio, se
seleccionan los que se van por correo certificado2, por postexpres3 o
correo al da4.
TRMITE
Es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento
de su funcin administrativa. El trmite de una comunicacin puede estar relacionado
con una respuesta escrita, con la atencin personal o telefnica de una solicitud y con
enterarse del asunto.
Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible despus de que el
Centro de Administracin Documental haya distribuido la informacin a todas las
dependencias.
De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trmite oportuno
de las comunicaciones oficiales ser el siguiente:
ARCHIVO CENTRAL
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
La organizacin se implementa en cada fase, Archivo de Gestin, Archivo Central y
Archivo Histrico, y deben implementarse las Tablas de Retencin Documental o
Tabla de Valoracin Documental. Para ello, el Centro de Administracin Documental
es la unidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y polticas que
para el caso se divulguen. En este caso las comunicaciones oficiales memorandos,
esta tipologa se identifica el asunto, si tiene que ver con la serie documental de
16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.
DOCUMENTO
Denuncias
ARCHIVO DE
GESTIN
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
ARCHIVO
CENTRA
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
ARCHIVO
HISTORICO
En esta etapa
se tienen en
cuenta los
son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico.
Para el caso de
la denuncia, su
valor es
administrativo.
Informe de
auditoria
Memorando
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico. Para el
caso del informe
de auditora, su
valor es
administrativo,
legal y fisca
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
son:
Administrativo,
Legal, fiscal,
contable y
tcnico.
Para el caso del
memorando, su
valor es
administrativo,
Legal y tcnico.
son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico. Al igual
que en el archivo
de gestin, para
el caso de la
denuncia, su
valor es
administrativo en
esta etapa
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico. Al igual
que en el archivo
de gestin, para
el caso del
informe de
auditora, su
valor es
administrativo,
legal y fiscal en
esta etapa.
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico. Al igual
que en el archivo
de gestin, para
el caso del
memorando, su
valor
administrativo,
valores
secundarios
que son:
histrico,
cientfico y
cultural. Para el
caso de la
denuncia, su
valor es
histrico y
cultural.
En esta etapa
se
tienen en cuenta
los
valores
secundarios
que son:
histrico,
Cientfico y
cultural.
Para el caso del
informe de
auditora,
su valor es
histrico y
Cultural.
En esta etapa
se
tienen en cuenta
los
valores
secundarios
que son:
histrico,
Cientfico y
cultural.
Para el caso del
memorando, su
valor es
histrico de
acuerdo a la
serie en
As mismo todas las entidades del estado estn obligadas de crear los archivos
centrales institucionales para la recepcin, organizacin y custodia de
documentos, teniendo en cuanta la estructura jerrquica de todas las
agrupaciones documentales en sus diferentes niveles.
De acuerdo a la estructura orgnico funcional de las entidades oficiales, sean
estas, departamentales, distritales, municipales en los diferentes estamentos
del estado podrn crear los archivos generales territoriales y archivos
histricos constitucionales siempre y cuando provengan de los archivos
centrales as como de tambin de los fondos documentales que tengan un
valor histrico y que hayan sido dados en custodia o donados por las entidades
particulares.
As mismo es de obligatoriedad que las entidades del estado que conserven
archivos histricos, pblicos y privados, deben desarrollar procesos que
permitan el acceso, la consulta y la visualizacin a travs de las pginas WEB.
CONCLUSIONES