GESTION DOCUMENTAL II

CARLOS ANDRES MORENO RAMOS

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA
DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
ARMENIA
2015

GESTION DOCUMENTAL II

CARLOS ANDRES MORENO RAMOS

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

LUZ MARINA ARIAS

Docente Semestre IV Grupo 3

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA
DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
ARMENIA
2015

GLOSARIO

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin
que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la
investigacin y la cultura.
ARCHIVO CENTRAL. Es la unidad administrativa donde se agrupan
documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y
los particulares en general.
ARCHIVO ELECTRNICO. Es el conjunto de documentos
electrnicos, producidos y tratados archivsticamente, siguiendo la
estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institucin pblica o privada, en el
transcurso de su gestin.
ARCHIVO DE GESTIN. Comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por oficinas
productores u otras a la que solicite. Su circulacin o trmite se realiza
para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN: Establecimiento pblico del
orden nacional encargado de controlar, formular la funcin archivstica
de una nacin, que tiene que ver con la conservacin, recuperacin,
difusin del acervo documental del pas que custodia

ARCHIVO HISTRICO. Es aquel al que se transfiere desde el archivo

central los documentos de archivo de conservacin permanente.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO. Aquel que por su valor
para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters
pblico y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO PBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un
servicio pblico por entidades privadas.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral
de los documentos en su ciclo vital.
AUTENTICIDAD. Entendida como la persistencia a lo largo del
tiempo de las caractersticas originales del documento respecto al
contexto, la estructura y el contenido, es decir, que un documento sea
lo que pretende ser
AUTOMATIZACIN. Es la aplicacin de los medios tecnolgicos a los
procesos de almacenamiento y recuperacin de la informacin
documental.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Son las etapas sucesivas por las
que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la
oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin
a un archivo permanente.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL. Es la labor intelectual mediante la
cual se identifican y establecen las series que componen cada
agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con
la estructura orgnica funcional de la entidad.
COMIT DE ARCHIVO. Es el grupo asesor de la alta direccin,
responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma
de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.
4

COMIT DE ARCHIVO. Es el grupo asesor de la alta direccin,

responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma
de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.
COMUNICACIONES OFICIALES. Son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado.
CONSERVACIN DE ARCHIVOS. Es el conjunto de medidas
adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que
alberga un archivo.
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. Es el conjunto de medidas
tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser
preventiva o de intervencin directa.
COPIA AUTENTICADA. Es la reproduccin de un documento,
refrendada por el funcionado competente para revestido de ciertas
formas y solemnidades segn lo establecido por la ley y que le
confieren la fuerza jurdica del original.
CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de carcter
privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el
cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones.
CUADRO DE CLASIFICACIN. Esquema que refleja la jerarquizacin
y clasificacin dada a la documentacin producida por una institucin.
En l se registran jerrquicamente las Secciones, Subsecciones, las
Series y Subseries Documentales.
DESCRIPCIN ARCHIVSTICA. Elaboracin de una representacin
precisa de una unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que
la componen, mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y
grabacin de informacin que sirva para identificar, gestionar, localizar

y explicar los documentos de archivo, su contexto y el sistema que los

ha producido. Este trmino tambin designa los resultados del proceso
DETENTAR. Para referirse a un cargo pblico debe utilizarse solo
cuando se ejerce ilegtimamente o por la fuerza; nunca cuando lo que
se quiere indicar es que una persona ejerce algn poder o cargo
conseguido de manera legtima, uso muy extendido en la actualidad.
DISPONIBILIDAD. Entendida como la capacidad de localizar,
recuperar, presentar e interpretar un documento
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Informacin registrada en cualquier
soporte y forma, producida (emitida o recibida) y conservada por
cualquier institucin o persona en el ejercicio de sus funciones o en el
desarrollo de su actividad
DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO. Es el registro de
informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.
DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de informacin con
todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
DOCUMENTO PBLICO. Es el producido o tramitado por el
funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin.
ELIMINACIN. Es la destruccin de los documentos que han perdido
su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen
valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la
tecnologa.
EXPEDIENTE. Es el conjunto de documentos relacionados con un
asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental
formada por un conjunto de documentos generados orgnica y
6

funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un

mismo asunto.
FIABILIDAD. Entendida como la capacidad de un documento para
servir de prueba fidedigna aspecto que hace referencia a la autoridad
y veracidad de los documentos como prueba.
FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto
de documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin
archivstica, ni las mnimas condiciones de conservacin y sin la
posibilidad de ser fuente de informacin y consulta.
FUNCIN ARCHIVSTICA. Actividades relacionadas con la totalidad
del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del
documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
FUNCIN. Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea
asignada a una institucin por la legislacin, poltica o mandato. Las
funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas
como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones
GESTIN DE DOCUMENTOS. Es el conjunto de actividades
administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por
una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su consulta, conservacin y utilizacin.
GESTIN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y
tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
INSTITUCIN. Organizacin o grupo de personas, identificado por un
nombre propio y que acta o puede actuar como una entidad. Tambin

incluye a una persona que acte en el ejercicio de su cargo

institucional
INTEGRIDAD. Entendida como el hecho de que un documento est
completo y no haya sido alterado
METADATOS. Datos sobre datos
MICROFILMACIN. Es la tcnica que permite fotografiar documentos
y obtener pequeas imgenes en pelcula.
MUESTREO. Es la operacin por la cual se conservan ciertos
documentos de carcter representativo o especial. Se efecta durante
la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos,
topogrficos, temticos, entre otros.
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS. Es el conjunto de operaciones
tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental
relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales
para revelar su contenido.
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS. Es el proceso archivstico que
consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados
por su valor histrico o cultural.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Es la ordenacin interna de un
fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el
servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Es la conservacin de los
documentos dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenecen.
PROCEDENCIA. Relacin existente entre los documentos de archivo
y las instituciones o personas que los produjeron, acumularon,
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conservaron y utilizaron en el desarrollo de su actividad institucional o

personal. Procedencia es tambin la relacin entre los documentos de
archivo y las funciones que generaron la necesidad de dichos
documentos
PRODUCTOR. Cualquier institucin, familia o persona que produjo,
acumul y conserv documentos de archivo en el desarrollo de su
actividad institucional o personal
RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES. Es el
procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un nmero
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de
oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir del
da siguiente de radicado el documento.
REGISTRO DE AUTORIDAD. Forma autorizada del nombre de una
entidad, combinada con otros elementos informativos que permiten
identificar y describir dicha entidad y que pueden tambin remitir a
otros registros de autoridad relacionados
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES. Es el procedimiento
por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales
o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la
persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de
la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre
del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta
(Si lo amerita), entre otros.
SELECCIN DOCUMENTAL. Es el proceso mediante el cual se
determina el destino final de la documentacin, bien sea para su
eliminacin o su conservacin parcial o total.

SERIE DOCUMENTAL. Es el conjunto de unidades documentales de

estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas. Ejemplos: hojas de vida o historias laborales, contratos,
actas, informes, entre otros.
SOPORTE DOCUMENTAL. Medios en los cuales se contiene la
informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos
en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos,
informticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o
series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia,
as como su disposicin final.

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INTRODUCCIN
El desarrollo de la archivstica no hubiese sido posible sin el respaldo
de la formacin acadmica que ha propiciado, entre otros, la
divulgacin de los manuales, el posicionamiento paulatino dentro de la
sociedad, la reflexin investigativa, los avances en materia terica y
prctica. A este hecho se le suma la importante labor que han
desempeado los sistemas archivsticos y las agremiaciones que han
luchado por lograr un mejor estatus para la profesin.
Como estudiantes del programa de Ciencias de la informacin,
documentacin, bibliotecologa y Archivstica es de vital importancia
conocer su ciclo vital, sus fases y todo el proceso que pasa el
documento desde su elaboracin hasta su disposicin final.
Los archivos son el patrimonio histrico de la humanidad, por lo tanto
es importante conocer cmo protegerlos, preservarlos para su paso
por el tiempo.

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Espacio acadmico
1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el

ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el
organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las
subseries documentales.

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2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

CLASIFICACION
La clasificacin documental es el conjunto de operaciones tcnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma
jerrquica con criterios orgnicos y funcionales para revelar su contenido.
La clasificacin es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la
organizacin de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la
informacin contenida en los documentos para su utilizacin administrativa,
jurdica y cientfica
Para qu?
Organizacin del archivo
Conocer la institucin/empresa
Conocer los documentos
Controlar los documentos

ORDENACION ARCHIVISTICA
La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los
documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va
primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y
relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado.
Sin embargo, la ordenacin no solo es una disposicin fsica coherente de
documentos, tambin es el testimonio de la gestin, de los trmites que dieron
origen a tales documentos, pues refleja la dinmica administrativa (movimientos
en el tiempo).

DESCRIPCIN
Fase del proceso de la organizacin documental que consiste en el anlisis de los
documentos de archivo y de sus agrupaciones, cuyo resultado son los
instrumentos de descripcin y de consulta. (ACUERDO No 027-2006. Por el cual
se modifica el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994).
13

Para el Proceso De Descripcin Archivstica se tiene La norma ISAD (G) es un

sistema de descripcin multinivel, organiza los datos de la descripcin en una
serie de siete reas fijas (de identificacin, de contexto, de contenido y
estructura, de condiciones de acceso y uso, de documentacin asociada, de
notas y de control de la descripcin), que contiene a su vez veintisis
elementos donde se explica paso a paso como se debe hacer la descripcin y las
reglas a seguir para el proceso. La norma es aplicable a las diferentes unidades
en que se agrupa la documentacin, esto es, desde el FONDO como un todo a las
piezas documentales sueltas. La norma recoge en sus distintos campos toda la
informacin que contienen los instrumentos de descripcin. Sin embargo, no es
necesario usar todos los campos que la norma aporta, slo aquellos necesarios al
nivel de descripcin planteado. Para la aplicacin de la norma tambin se
mencione algunas reglas necesarias como es el caso de nombres de los
responsables que se debe aportar de forma normalizada basada en las normas
nacionales e internacionales, por ejemplo la norma ISAAR (CPF) 1

Grfico representacin de las relaciones de las funciones con las instituciones y

los documentos de archivo.
Funciones
Se documentan

Realizan
Producen
Gestionan

en

Documentos de
Archivo

Instituciones
Son producidos y
utilizados por

ISAAR(CPF) Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a

instituciones, personas y familias

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3.
Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de
archivos.
Se puede decir que la ordenacin comienza donde ha terminado la clasificacin,
es decir, se aplica a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series
bien clasificadas, tambin es cierto que ellas pueden estar desorganizadas
internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relacin recproca
de sus partes. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero
sin ensamblar, sin conexiones. Sin embargo, la ordenacin no solo es una
disposicin fsica coherente de documentos, tambin es el testimonio de la
gestin, de los trmites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la
dinmica administrativa (movimientos en el tiempo).
En resumen puedo decir que Organizacin de archivos es la dotacin de una
estructura que se reproduce con el proceso mediante el cual ha sido creado el
documento, facilitando su localizacin mediante un conjunto de operaciones
tcnicas y administrativas cuyo fin es la agrupacin documental mientras que la
Ordenacin es la asignacin de nmeros o letras que se les da a los documentos,
as como su colocacin en el espacio fsico correspondiente, es unir los
documentos de cada grupo dndoles un orden.
CLASIFICACION (actividad profunda e intelectual)
ORDENACION (operacin fsica, ms mecnica que lgica)

4.

Qu se refleja con la Clasificacin?.

Tal y como se establece en la cartilla de Clasificacin Documental publicada por el

Archivo General de la Nacin: Con la clasificacin se reconstruye cmo es y
cmo la entidad ha producido los documentos... Por lo tanto, estos reflejar la
misin, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo y a su vez la
estructura jerrquica dada a la documentacin producida por la institucin.

5.

Qu implica la Clasificacin?.

Lo que caracteriza un archivo y lo especfica de manera determinante, es el

vnculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su
creacin, en cumplimiento de una actividad prctica, jurdica y administrativa.
Dicho de otra manera, implica identificar su procedencia, teniendo en cuenta su

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estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de

su gestin.

Procedencia

CLASIFICAR = Identificar

Estructura
Funciones

6.
En qu principios debe basarse la Clasificacin y en que
consiste cada uno de ellos?.
La clasificacin se basa en dos principios:
Principio de Procedencia: Permite identificar los creadores de documentos, que
pueden ser:
Institucionales (fondos documentales) que estn referidos a la totalidad de
los documentos producidos por una entidad.
Administrativos (secciones y subsecciones documentales) donde la
procedencia est dada por las dependencias, llamadas unidades
administrativas, divisiones o secciones, en que estn organizadas las
instituciones, de acuerdo con la estructura orgnico- funcional.
El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad
ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga
una responsabilidad directa.
Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad productora.
Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia
El Principio de Procedencia Sirve para:
Proteger la integridad de las agrupaciones documentales.
Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde
de acuerdo con la actividad o funcin que lo genera.

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Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivstico

Principio de Orden Original: Es el que hace relacin al orden que conservan los
documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los
documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la
resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la
oficina que tiene la competencia especfica.
Este principio se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos
administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para
el desarrollo de un trmite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el
orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron
en cumplimiento del trmite administrativo.

Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe

preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es
decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el
lugar que ocupe en un trmite determinado. As, cada unidad
documental deber estar conformada por los documentos que le
corresponden de acuerdo con cada trmite
7.
Qu determinan las funciones comunes y especficas de
una organizacin en la clasificacin?.
En la clasificacin, las funciones determinan las series que corresponden a cada
agrupacin documental, las comunes como funciones administrativas genricas
que son apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier actividad
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(Personal, contabilidad, sistemas, almacn entre ms)mientras que las especificas

desarrollan la misin de la entidad constituyendo la razn de ser hacindola
diferente de cualquier otra.
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?.
Tal y como se establece en la cartilla de Clasificacin Documental publicada por el
Archivo General de la Nacin: Con la clasificacin se reconstruye cmo es y
cmo la entidad que ha producido los documentos.
Lo que caracteriza un archivo y lo especfica de manera determinante, es el
vnculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su
creacin, en cumplimiento de una actividad prctica, jurdica y administrativa.
Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misin, objetivos
y funcionamiento de la entidad que los produjo.
Identificacin de los productores
Mediante la aplicacin del principio de procedencia se identifica los creadores del
documentos, tanto institucionales (fondos documentales) como administrativos
(secciones y subsecciones documentales), lo que da como resultado la
Identificacin de las de las Agrupaciones Documentales.
Identificacin del fondo
Para la identificacin de un fondo documental es necesario recopilar la informacin
sobre: el origen y evolucin del organismo productor, a partir de: Fecha de
creacin Fecha de supresin, si es del caso Disposiciones que han modificado la
estructura de la entidad Organismos que le han precedido en el desempeo de
funciones anlogas Organismos que heredan competencias
El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es
conservada en la entidad productora.
En general, para la identificacin de fondos tambin es necesario tener en cuenta:
Que el nombre del fondo corresponda al nombre de la entidad que lo
produce o que lo produjo.
Que la entidad tenga existencia jurdica.
Que la entidad tenga atribuciones precisas, estables y definidas conformes
al acto administrativo que la cre
18

Estructura orgnica
La Estructura Orgnica de una entidad. Es el reflejo de la entidad productora de
documentos porque revela:
La divisin de funciones
Los niveles jerrquicos
Las lneas de autoridad y responsabilidad
Los canales formales de comunicacin
La naturaleza lineal o staff de cada divisin administrativa

Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en

cada departamento o seccin

El organigrama es la base fundamental para la identificacin de las

Secciones y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificacin es el
reflejo de la estructura orgnica de la entidad.
Las Secciones y Subsecciones corresponden en su orden, a las
dependencias de mayor rango y a los grupos de trabajo en que stas se
subdividen.
Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales es necesario
recopilar: los actos administrativos mediante los cuales se legalizan
los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarqua de las
dependencias para saber cules de ellas son del nivel directivo y cules del
subalterno.
En el momento de realizar esta actividad se debe recopilar la informacin sobre la
estructura orgnica de la entidad mediante el anlisis de:
Estatutos
Organigramas

Actos administrativos de cada divisin de la creacin y supresin de fondo.

dependencias-.

Reglamentos internos
19

 Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Una vez recopilada y analizada dicha a informacin se establecen las
Secciones y Subsecciones Documentales teniendo en cuenta lo siguiente:
La Secciones son las Divisiones Administrativas que dependen del primer
nivel jerrquico de arriba hacia abajo que aparece en los organigramas de
cada entidad (dependencias de mayor rango).
Las subsecciones son las subdivisiones de las secciones

Establecimiento de series y subseries

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos
propuestos.
Adems de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier institucin
se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo y
se cumplen a travs de actividades y trmites rutinarios, los cuales se convierten
en procedimientos administrativos que quedan registrados en unidades
documentales.

20

Cada SERIE documental est asociada a un asunto en particular, cuya

denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos reunidos en
torno al trmite que los genera a esto se le llama funcin especfica.
Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trmites administrativos
pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En
tales casos la denominacin del asunto principal (Serie) podr subdividirse en
cierto nmero de asuntos relacionados, los cuales quedarn indicados como
SUBSERIES.

9. Que son UNIDADES DOCUMENTALES?..

LAS UNIDADES DOCUMENTALES surgen como resultado fsico de una actividad
llevada a cabo en las divisiones administrativas, por las funciones que les han sido
asignadas, considerndose elementos indivisibles de una serie documental que
puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un
expediente.

10. Defina Unidad documental Simple y Unidad documental

compleja y de dos ejemplos de cada uno.
La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando est
constituida por el mismo tipo documental, una sola tipologa, ya que es la misma y
un poco repetitiva, compleja cuando est integrada por tipos documentales de
diversa ndole, que responden a una secuencia dentro de un trmite relacionadas
con algo en comn.
Ejemplos Unidad documental simple
Actas de reunin (organizadas segn fecha de realizacin de las reuniones)
Decretos (expedidos por el AGN empezando por el ms antiguo y el ultimo es el
mas reciente).
Ejemplos Unidad documental compuesto
Fondo: Universidad Tecnolgica de Pereira
Sub fondo: Divisin de personal
Serie: Historias laborales
Unidad documental compuesta: expediente hoja de vida Natalia Cortes,
documento de identidad, estudios realizados, memorandos, reconocimiento.

21

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

En el proceso de clasificacin encontramos tipos documentales que son propios
de cada divisin administrativa las se denominan TIPOS DOCUMENTALES
ESPECIFICOS y TIPOS DOCUMENTALES COMUNES son aquellos que se
pueden producir en varias dependencias del mismo fondo. A estas se le
denominan tipos documentales comunes; por consiguiente, una vez agrupados en
unidades documentales y luego en series tendremos como resultado series
documentales comunes y especficas.
FONDO DOCUMENTAL

MUNICIPIO DE FONSECA LA GUAJIRA

SECCIN

DIRECCIN JURIDICA

SERIE: CONTRATOS

SUBSERIES CONTRATO DE COMODATO

UNIDADADES
(COMPLEJA)

FONDO

DOCUMENTALES

Documentos que acreditan la existencia

de la representacin legal.

Certificado de aprobacin de garanta

nica.

Garanta nica

informes

ALCALDA MUNICIPAL DE FONSECA

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SECCIN

DIVISIN DE SISTEMAS

SERIE

SUBSERIE

ACTAS

ACTAS DE REUNIN DE TRABAJO

INFORMES

INFORME DE ACTIVIDADES
INFORME DE GESTIN

FONDO

ALCALDA MUNICIPAL DE FONSECA

SECCIN

SECRETARIA DE DESPACHO

SERIE

SUBSERIE

ACTAS

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

LIBROS DE CONTABILIDAD

LIBROS DE INVENTARIOS
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR Y BALANCE

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus

fases o etapas?
Los documentos pasan por un proceso desde su produccin, realizacin o
recepcin en los archivos de gestin hasta su disposicin final, eliminacin o
integracin a un archivo permanente o histrico, a este ciclo se le conoce como
ciclo vital de los documentos.
El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases o etapas:

Archivo de gestin o Activo: los documentos se encuentran vigentes y en

trmite.

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Archivo Central o semiactivo: los documentos ya han terminado con su

propsito pero se mantiene en esta fase para consulta o por un tiempo de
precaucin.

Archivo Histrico o inactivo: all reposan los documentos que cuentan con
un valor secundario y que son de gran importancia para la ciencia, historia,
cultura etc.

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 los Procesos de

la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y
trmite,
Organizacin,
Transferencia,
Disposicin
de
documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo
en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e indague
paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada
uno de ellos e ilstrelos con fotografas.
Nombre del fondo: Universidad Tecnolgica de Pereira
Fondo documental: Gestin de documentos
Ubicacin: entrada a la Cafetera principal de la UTP. Lugar de actividad contina
del estudiante por ende de ms fcil acceso al depsito.
24

Es un fondo abierto ya que est activo y se est alimentando permanentemente.

La Universidad Tecnolgica de Pereira ha visionado siempre la organizacin y por
eso nunca ha tenido fondos acumulados ya que desde 1972, se le empez a dar
forma al archivo con la asesora de las Universidades de Caldas y Antioquia. La
concepcin que tena desde entonces la Institucin era que la correspondencia
Institucional se guardaba 5 aos en fsico y luego se microfilmaba; por lo tanto el
fondo siempre ha sido dinmico y de esta manera se ha sostenido.
La entrada es la parte del manejo de la Gestin Documental y se distinguen
adecuadamente tres zonas diferenciadas: de trabajo (Archivo Activo,
Coordinacin, sala de organizacin), de consulta y de depsitos.
Sistema de ordenacin
Los documentos se ordenan en forma de indizacin sistematizada por orden de
llegada y con ayuda de la base datos se recupera. Este programa informtico que ser
utiliza fue creado por los ingenieros de sistemas de la misma institucin, bajo los
lineamientos establecidos legalmente.
Los archivos de gestin transfieren la informacin por medio del formato nico de
inventario, cuando llegan al fondo pasan a ser parte del archivo central. La
informacin se ingresa a la base de datos del archivo central y otra informacin se
toma de los expedientes, se toman los datos ms relevantes de cada serie ya que
no existe un proceso de descripcin documental.

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Almacenamiento de archivos que reciben en soportes diferentes al papel

Los CD se almacenan en una vitrina especial de igual manera que el microfilm.
Los documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales -CDs,
disquetes, videos, etc.) se debe dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o
de consulta. Si se opta por separar este material se har la correspondiente
referencia cruzada.
La idea es que esta informacin se tenga un servidor y en fsico ya que no se
cuenta con un programa de migracin que garantice la conservacin de la
informacin en distintas formas al papel en el tiempo.
Instrumentos de control utilizados para la recuperacin y consulta de la
informacin
Se cuenta con los siguientes instrumentos para la recuperacin y de consulta de la
informacin:
Base de datos de comunicaciones oficiales, bases de datos de archivos
semiactivos, base de datos de material microfilmado, aplicativo de comunicaciones
internas.
Aplicativo de gestin documental
La Universidad Tecnolgica de Pereira debido a su incremento tan exuberante en
los ltimos aos, diseo un aplicativo llamado Gestin de Documentos, que
funciona por medio de la intranet.
Este programa se maneja como un Outlook y es el medio por el cual se envan los
memorandos internos entre dependencia, se puede decir que este aplicativo es la
base de trabajo en cada dependencia, ya que la comunicacin sea de solicitud, de
rechazo, de peticin, contestacin o citaciones entre dependencias son realizadas
por medio de l. Este aplicativo se maneja como ya lo decamos como un Outlook
y tiene los siguientes link.
Nuevo. Es donde el sistema te deja crear un nuevo memorando para ser enviado
a cualquier dependencia.

26

Modificar. Despus de estar realizado ya un memorando para cualquier

dependencia, este link, nos deja hacer los cambios necesarios antes de ser
enviado.
Grabar. Este link como su nombre lo dice, deja grabar el documento dentro de la
base de datos, cuantas veces sea necesario.
Aprobar. Cuando el memorando es procesado por la secretaria asistente o
directivo este link se activa; es con el cual se pone la firma del jefe de la
dependencia.
Responder. Este botn es utilizado cuando la respuesta es inmediata para el
destinatario o dependencia que hace el requerimiento y no necesita de un nuevo
consecutivo o nuevo memorando de la dependencia que va a contestar dicha
solicitud.
Reenviar. Este botn da la opcin de reenviar el memorado entrante a un grupo
determinado de trabajo o varios funcionarios si es el caso del asunto.
Conectar. Con este botn podemos recuperar de la base de datos algn
memorando que se halla borrado y que se deba volver a revisar o tener en cuenta
en algn procedimiento.
Eliminar. Permite despus de leer y procesar algn memorando eliminarlo de la
pantalla o bandeja de entrada dentro de l, pero queda guardado dentro de la
base de datos.
Seguimiento. Por medio de este botn podemos ver el recorrido que ha tenido
algn memorando, sin importar por las dependencias que haya pasado. Este
siempre nos muestra la fecha en que fue enviado a las dependencias y a que
funcionario especficamente.
Recibidos: En este botn encontramos todos los memorandos que llegan a la
dependencia y funciona como una bandeja de entrada en un correo electrnico.
Enviados: Cuando se da clic en este botn se despliega un men que nos
pregunta cmo queremos buscar el documento enviado:

Por fecha
Por memorando
Por dependencia
y entre que fechas fue

27

De esta manera recuperamos la informacin que necesitemos de la base de

datos.
Borradores. En este punto se encontraran los memorando que estn en borrador
y estn pendientes por anexos o por firma del jefe o director de la dependencia.
Traslados. A este link, llegan los memorandos enviados por directivos de rangos
bajos y que deben ser visados por el jefe principal de la dependencia o de
decanaturas o vicerrectorias en el caso que la comunicacin vaya para la rectora.
Este sistema crea una plantilla donde crea el consecutivo de la dependencia, la
fecha, da la opcin de escoger la dependencia y el cargo de la persona a la que es
enviada la comunicacin, la serie documental , el asunto y el espacio de texto. Fue
creado bajo los parmetros del AGN, Resolucin NO 165 del 11 de octubre del
2002.
Este programa es la base para las comunicaciones rpidas, efectivas y eficaces;
pues este da la opcin de hacer copia para la cantidad de usuarios que se
necesiten y se puede adjuntar adems archivos electrnicos y da opcin de decir
si lo que se anexa es una carta, un trabajo, un archivo electrnico, una carpeta,
libro entre otros; todo esto con dar claridad a lo que se est enviando y que la
dependencia a la que le llegue la solicitud, pueda ir tramitando esta.

Casilleros de Gestin de Documentos

En este lugar estn los casilleros donde va reposando la informacin mientras es
pasada a las tulas que llevan la correspondencia a las distintas dependencias.
Organizacin primordial para realizar una labor rpida y ptima en el momento de
la entrega e intercambio de correspondencia.

28

La universidad Tecnolgica de Pereira, est certificada bajo las normas ISO 90012000 y GPS 1000-2004, por lo cual la organizacin y claridad de los
procedimientos se ha convertido en una tareas diarias de la Institucin; es por eso
que cuando ingresa un empleado nuevo a la Institucin, lo primero que debe
realizar es sacar las claves para los aplicativos que maneje cada dependencia,
con el fin de ser claros en el momento de la manipulacin de la informacin y
creacin de la misma.
Seguimiento y control al prstamo de los Documentos
La solicitudes de prstamo de los documentos se deben hacer a travs de
memorandos oficiales y se marca el afuera. Semestralmente se revisan los afuera
con el fin de revisar si fue devuelta la documentacin; en caso de que x
dependencia necesite por un periodo esta informacin se realiza una transferencia
a esa dependencia. Con la evidencia de memorandos, oficios y afueras se hace la
recuperacin de Informacin.
Tabla de Valoracin documental
El fondo documental de la universidad Tecnolgica de Pereira no posee Tabla de
Valoracin Documental, ya que nunca se han tenido fondos acumulados y el fondo
es dinmico.
Desde 1972 que fue creado este fondo, los directivos han tenido la concepcin
que la correspondencia Institucional se conservaba 5 aos en fsico y luego se
microfilma; todo lo anterior a las tablas de retencin documental esta microfilmado
y los actos administrativos, disposiciones legales y actas, estn en fsico desde el
origen de la Universidad, por eso no existen las TVD; y se dio continuidad al
procedimiento con las Tablas de Retencin Documental.
Principios de seguridad de la informacin aplicada
Se trata de cumplir con las condiciones de almacenamiento, medio ambiental, de
seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin del
acervo documental, pero reconocen las falencias ya que no se cuenta con algunos
recursos necesarios.

29

Tablas de Valoracin Documental

Listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
Herramienta vital para la Organizacin de los documentos dentro de una
organizacin.
Las eliminaciones documentales se autorizan internamente porque ya estn
contempladas en la TRD y la Tabla de Retencin Documental est aprobada:
Por el Archivo General de la Nacin
Comit de Gestin Documental de la Institucin
Despus de estar aprobada, se aplican los tiempos para la eliminacin y se
levanta un acta donde se relaciona lo que se va a eliminar.

30

Que hacen con el papel?

La universidad tecnolgica de Pereira tiene un programa de reciclaje en el Instituto
de Investigaciones Ambientales, los cuales pasan cada ocho das y recogen lo que
se ha ido eliminando. El papel se pica y se deposita en las cajas que se tienen
destinadas para el reciclaje.
Riesgos del Fondo
Para este punto nos hemos basado en parte en la siguiente lista de verificacin de
factores de riesgo y en el Acuerdo No. 049 de 2000 que trata sobre Conservacin
de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de
edificios y locales destinados a archivos y el Acuerdo No. 050 2000 Por el cual se
desarrolla del artculo 64 del ttulo VII Conservacin de Documentos, del
Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo.

14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el

ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de
la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo
de Gestin, Archivo Central e Histrico).
ARCHIVO DE GESTIN: (1-5 aos) comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras y otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realizara para dar
respuesta o solucin a los asuntos iniciados
Los documentos resguardados en la unidad de archivo de trmite y en la unidad
de archivo de concentracin, tienen valores primarios que se determinan como
sigue:
Valor administrativo: es el que se relaciona con el trmite, asunto o tema por el
cual se emiti el documento, corresponde a un procedimiento administrativo.
Valor jurdico: valor que tienen los documentos que se refieren a los derechos u
obligaciones legales o jurdicas, y le confiere calidad de testimonio ante la ley.

31

Valor contable: valor de los documentos que sirven de explicacin, justificacin y

comprobacin de las operaciones contables y financieras.
ARCHIVO CENTRAL: (15-30 aos) en el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya
consulta no es frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general
Los documentos que son transferidos a este archivo se conocen como
documentos semiactivos de valores primarios
ARCHIVO HISTORICO: (30 aos-perpetuidad) A partir de este momento, la
documentacin seleccionada por su valor informativo, histrico y cultural, se
conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisin
a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histrico de
las naciones y, por ende, de la humanidad. El archivo histrico maneja
documentacin de valores secundarios como

Documentos culturales
Documentos histricos
Documentos cientficos

16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una

de estas fases o etapas.
Fases
Primera etapa

Creacin
de Documentos activos y de
documentos y tramites
consulta frecuente

Segunda etapa

Vigencia
y
precaucional

Tercera etapa

Conservacin
permanente

plazo Documentos semiactivos

y de consulta espordica
Consulta especifica
historiadores
investigadores

de
e

Valores
Valor primario

Administrativo, fiscal, legal, jurdico, tcnico.

Valor mediato

Administrativo, fiscal, legal, jurdico, tcnico (segn

32

asunto y vigencia).

Valor secundario

Cientfico, histrico, cultural, social y tcnico.

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en

la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
ACUERDO 03 MARZO 15 DE 2013
Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y
reglamente el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y
se dictan otras disposiciones
La seleccin de documentos requiere del apoyo en tcnicas precisas, acordes con la
naturaleza de los documentos, a efectos de asegurar la calidad y servicios de los archivos
en las entidades pblicas y privadas con funcin pblica, garantizando el acceso de los
ciudadanos a los documentos cuya conservacin se haya definido.
Se hace necesario conformar la instancia que facilite le evaluacin de las Tablas de
Retencin y Valoracin Documental aprobadas por el Comit Interno de Desarrollo
Administrativo o el Comit Interno de Archivo de cada entidad, segn el caso, y de los
procesos de trasferencia documental, con miras a salvaguardar el patrimonio documental
del pas
El Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin es la instancia
responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos de
archivo con miras a proteger el patrimonio documental del pas y propender por su
conservacin permanente
Estn son algunas de las funciones del Comit Evaluador de Documentos:

Servir de rgano asesor del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado,

para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y la preparacin
de los lineamientos sobre seleccin y eliminacin de estos

Sugerir el rgimen de acceso y transferencias de los documentos de valor

secundario, con base en las tablas de retencin documental y tablas de valoracin

33

documental aprobadas por cada organismo, de acuerdo con las disposiciones legales
vigentes.

Asesorar al Director General del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios

Preciado en los asuntos relativos a la evaluacin de las tablas de retencin documental y
las tablas de valoracin documental aprobadas por las entidades pblicas en los
diferentes niveles territoriales y ramas del poder pblico.

Pronunciarse cuando as lo considere sobre las listas de documentos para

eliminar, publicadas por las entidades pblicas del orden nacional, departamental, distrital
y municipal.

Presentar al Consejo Directivo y al Director General informes peridicos de sus

actividades.
El comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin se reunir
ordinariamente una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud
del Director General.
ACUERDO 04 MARZO 15 DE 2013
Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin,
aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas
de Valoracin Documental
Que las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental de las
entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades
centralizadas, descentralizadas, autnomas y de las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el
marco normativo colombiano como instrumentos archivsticos a travs de cuya
implementacin se busca garantizar la proteccin de la informacin pblica y del
patrimonio documental.
Este acuerdo cuenta con 6 ttulos y cada uno de ellos tiene ciertas disposiciones.
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES

34

Artculo 1. mbito de Aplicacin. Las entidades del Estado del orden nacional,
departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de
retencin documental y sus tablas de valoracin documental de conformidad con lo
establecido en el presente acuerdo y dems normas que expida el Archivo General de la
Nacin.
Artculo 2 Alcance. Las tablas de retencin documental se deben elaborar y aplicar
tanto para la organizacin y disposicin de documentos fsicos como electrnicos, de
conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoracin
Documental se deben elaborar y aplicar para la organizacin de Fondos Acumulados.
Artculo 3 Equipo Interdisciplinario para su elaboracin. Las TRD y las TVD debern
ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes
disciplinas como la archivstica, historia, derecho, administracin pblica, ingeniera
industrial, entre otras.
Artculo 4 Cuadros de Clasificacin Documental. La elaboracin de las TRD y TVD
deber llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificacin documental, siguiendo la
estructura orgnico-funcional de cada entidad.
TITULO II
ELABORACION Y APROBACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
Artculo 5 Elaboracin. Las TRD y las TVD debern elaborarse teniendo en cuenta las
etapas relacionadas en el instructivo para la elaboracin de las tablas de retencin
documental y las tablas de valoracin documental, aprobado por el Archivo General de la
Nacin.
Pargrafo. El Archivo General de la Nacin, podr complementar el instructivo de que
trata el presente artculo, a travs de guiadas e instrumentos que faciliten su aplicacin,
de acuerdo con la evolucin de la funcin archivstica del Estado y la doctrina archivstica.

35

Artculo 6 Criterios para la Elaboracin. En el proceso de elaboracin de las tablas de

retencin documental y tablas de valoracin documental se debern tener en cuenta los
siguientes criterios:

Idoneidad: Elaboracin por un equipo interdisciplinario idneo altamente calificado

Anlisis contextual: Evaluacin de documentos en donde se debe considerar las

normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legar) y el
contexto institucional e histrico.

Trazabilidad y control: Las entidades de que trata el artculo primero del presente
acuerdo, debern conservar de manera permanente todos los soportes e informacin que
sirvieron de base para la elaboracin de las tablas de retencin documental y las tablas
de valoracin documental.
TITULO III
PUBLICACION Y PRESENTACION
Artculo 9 Publicacin. Las Tablas de Retencin Documental (TRD) y las Tablas de
Valoracin Documental (TVD) debern publicarse en la respectiva pgina Web de las
entidades pblicas y mantenerse en dichos sitios Web permanentemente.
TITULO IV
EVALUACION Y CONVALIDACION
Artculo 11 Evaluacin tcnica y solitud de ajustes. Los comits evaluador de
documentos del archivo general de la nacin y los consejo departamentales o distritales
de archivos, de acuerdo con su competencia y jurisdiccin tendrn un plazo mximo de
noventa (90) das contados a partir de su recepcin para evaluar las TRD y las TVD
aprobadas por las instancias sealadas en el presente Acuerdo, con el fin de convalidar
que dichos instrumentos archivsticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las
normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente
Artculo 12 Obligatoriedad para la realizacin de ajustes. Los ajustes y modificacin
solicitados por el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin o de
los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos, son de obligatorio cumplimiento
por parte de la entidad respectiva. Si la entidad no realiza los ajustes o modificaciones en

36

el tiempo establecido, podr ser sujeto de las sanciones de que trata el artculo 35 de la
Ley 594 de 2000.
TITULO V
IMPLEMENTACION Y ACTUALIZACION
Artculo 13 Implementacin. Una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo de
que trata el artculo 11 del presente Acuerdo, las entidades debern proceder a su
implementacin; si no se ha cumplido este procero, la entidad podr ser sujeto de las
sanciones de que trata el artculo 35 de la Ley 594 de 2000.
Artculo 14 Actualizacin. Las tablas de retencin documental debern actualizarse en
los siguientes casos:

Cuando existan cambios en la estructura orgnica de la entidad

Cuando existan cambios en las funciones
Cuando la entidad sufra procesos de supresin, fusin, escisin o liquidacin
Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del pas
Cuando se transformen tipos documentales fsicos en electrnicos
Cuando se generan nuevas series y tipos documentales
Cuando se hagan cambios en los criterios de valoracin, soportes documentales y

procedimientos que afecten la produccin de documentos

Pargrafo 1 La actualizacin de las tablas de retencin documental tambin debe surtir
el proceso de aprobacin

por las instancias correspondientes, le evaluacin y

convalidacin por el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin o

Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y dems procesos sealados en el
presente Acuerdo para su implementacin.
Artculo 15 Eliminacin de Documentos. La eliminacin de documentos de archivo,
tanto fsicos como electrnicos, deber estar basada en las tablas de retencin
documental o en las tablas de valoracin documental, y deber ser aprobada por el
correspondiente Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de
Archivo segn el caso.
TITULO VI

37

DISPOSICIONE FINALES
Artculo 16 Inspeccin y vigilancia. El archivo General de la Nacin, cuando as lo
considere, podr revisar las TRD o TVD en cualquier momento, aun despus de
aprobadas por el Comit Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Departamental
o Distrital de Archivos, cuando a su juicios existan errores que puedan afectar el
patrimonio documental del pas, solicitar ajustes a las mismas y asimismo, realizara
inspeccin sobre su plan de implementacin.
Artculo 18 Uso de tecnologas de informacin. Las entidades pblicas debern
implementar mecanismos tecnolgicos que permitan la automatizacin de la elaboracin,
consulta y actualizacin de sus tablas de retencin documental.
ACUERDO 05 DE MARZO 15 DE 2013
Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y
descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas y se dictan otras disposiciones
CAPITULO I
GENERALIDADES
Artculo 1 mbito de aplicacin. El presente Acuerdo aplica a todas las entidades del
Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital, municipal, de las
entidades territoriales indgenas, y dems entidades territoriales que se creen por Ley, as
como las entidades privadas que cumplen funciones pblicas; y dems organismos
regulados por la Ley 594 de 2000
Artculo 2 Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los trminos tcnicos
incluidos en el presente acuerdo sern las establecidas en el Reglamento General de
Archivos y dems normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo
General de la Nacin.
Artculo 3 Organizacin de documentos de archivo. Las entidades del Estado estn
en la obligacin de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de
manera integral los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin. De igual forma

38

debern implementar procesos de organizacin para toda la documentacin que apoye la

gestin administrativa.
CAPITULO II
CLASIFICACION DOCUMENTAL
Artculo 5 Clasificacin documental. Las entidades del Estado deben desarrollar
procesos de clasificacin documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificacin de
documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo,
seccin, subseccin, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental
simple
Artculo 6 Clasificacin documental en los archivos de gestin. Las diferentes
dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificacin Documental y
la Tabla de Retencin Documental, deben velar por la clasificacin de los documentos que
conforman los archivos de gestin, mediante la identificacin de los tipos documentales
producidos en el desarrollo de la gestin administrativa, la agrupacin de los mismos
expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original
y dems requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo
General de la Nacin.
Artculo 7 Clasificacin documental en el archivo central. Todas las entidades del
Estado estn en la obligacin de conformar un archivo central institucional, responsable
de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los
documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestin de la
entidad.
Artculo 8 Clasificacin documental en el Archivo General Territorial y en el Archivo
Histrico. La clasificacin de los documentos en el Archivo General Territorial y en el
archivo histrico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales
compuesto de manera jerrquica, respecto de la estructura orgnico-funcional de la
entidad respectiva, y que est representada de forma que refleje las secciones,
subsecciones, series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicacin

39

de la tabla de retencin o tabla de valoracin documental segn se trate de archivos de

gestin o fondos acumulados.
Pargrafo 1 Los Archivos Generales Territoriales y los archivos histricos institucionales
estn compuestos por los fondos documentales provenientes de los Archivos Centrales de
las distintas entidades adscritas o vinculadas en el correspondiente nivel territorial, as
como los fondos documentales de valor histrico entregados en custodia o donacin por
particulares.
CAPITULO III
ORDENACION DOCUMENTAL
Artculo 9 Ordenacin documental: Las entidades pblicas deben desarrollar procesos
de ordenacin documental, garantizando la adecuada disposicin y control de los
documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el
tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retencin Documental y Tablas de
Valoracin Documental.
CAPITULO IV
DESCRIPCION DOCUMENTAL
Artculo 11 Obligatoriedad de la descripcin documental. Las entidades del Estado
debern desarrollar un programa de descripcin documental y elaborar diferentes
instrumentos de descripcin que permitan conocer y controlar las unidades documentales
que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusin de la informacin y consulta por
el ciudadano as como la investigacin a partir de las fuentes primarias, participar en la
recuperacin de la memoria, as como en la formacin y consolidacin de la identidad
cultural.
Artculo 13 Archivo histricos en poder de entidades privadas. El Archivo General de
la Nacin podr establecer convenios o acuerdos de cooperacin con Academias de
Historia, entidades acadmicas o cientficas de carcter privado que conserven y
administren archivos histricos de titularidad pblica, archivos privados de inters pblico

40

o declarados como bienes cultural a travs de la Red Nacional de Archivos, de manera

que sus fondos documentales se pongan a disposicin de toda la ciudadana.
Artculo 17 Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o
archivos histricos institucionales. Las entidades que por jurisdiccin o competencia
transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos
histricos institucionales, deben publicar en sus respectivas pginas web, el inventario de
los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadana y de otra parte definir
responsabilidades en relacin con la conservacin y servicio de los mismos.
Artculo 19 Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripcin documental.
Para el desarrollo de proyectos de descripcin.

Identificacin de la unidad de descripcin (fondo, seccin, subseccin, serie,

subserie o agrupacin documental a describir)

Verificacin del estado general de organizacin y conservacin documental

Definicin del plan de trabajo a seguir sobre la documentacin previamente

identificada.
CAPITULO V
SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL
Artculo 20 Utilizacin de medio tecnolgicos en la descripcin archivstica. Las
entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripcin documental mediante la
implementacin de medios tecnolgicos apropiados, interoperables y compatibles que
permitan la visualizacin de los instrumentos de descripcin a travs de la Red Nacional
de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nacin.
Pargrafo. Cuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes,
diferentes al original se debe referenciar su ubicacin fsica, de tal manera que se facilite
su recuperacin y consulta.
Artculo 22 Transferencia de informacin. Los sistemas empleados debern permitir la
transferencia de informacin al sistema del Archivo General de la Nacin y los archivos
generales territoriales, en concordancia con dispuesto en los Decretos 2578 de 2012 y
2609 de 2012

41

CAPITULO VI
DISPOSICIONES FINALES
Artculo 23 Obligatoriedad de la descripcin documental en el desarrollo de
contratos de organizacin, custodia o administracin documental. Cuando las
entidades pblicas contraten con empresas privadas servicios de organizacin,
digitalizacin,

microfilmacin,

custodia

administracin

de

sus

documentos,

independientemente de la modalidad o tipo de contrato, debern exigir a las empresas

contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripcin archivsticas
adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando consignada dicha
obligacin en las clusulas del contrato que suscriban.

42

CONCLUSION

Con el desarrollo de este trabajo interiorice la importancia de un buen programa de

gestin documental, y lo fundamental que resultan unas buenas bases sobre los
aspectos que lo conforman; como profesionales CIDBA, estaremos en la
capacidad y responsabilidad de distinguir las etapas del ciclo vital de los
documentos para desarrollar a cabalidad un programa de gestin documental.
Esta actividad terico-prctica, ha hecho que empecemos a pensar de manera
crtica y analtica sobre cules son las mejores prcticas de implantacin

administracin de Programas de Gestin Documental a la luz de la aplicacin de la

normatividad archivstica Colombiana.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

43

 Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/
ACUERDO_03_DE_2013.pdf
(Consultado marzo 12 de 2015)
Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/
ACUERDO_04%20DE%202013.pdf
(Consultado marzo 12 de 2015)
Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/
ACUERDO_05_DE_2013.pdf
(Consultado marzo 16 de 2015)

Cartilla de Clasificacin Documental del Archivo General de la Nacin

http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395
(Consultado marzo 10 de 2015)

Cartilla de ordenacin documental del Archivo General de la Nacin

http://190.26.215.130/?idcategoria=2329
(Consultado marzo 14 de 2015)
Revista Gestin Documental
http://www.revistagestiondocumental.com/2011/10/25/la-gestiondocumental-un-salvavidas-en-plena-crisis/
(Consultado marzo 15 de 2015)

Google Imgenes
http://www.google.com.co/imghp?hl=es&tab=wi
(Consultado marzo 17 de 2015)

44