PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO 2008
CARTA A LA GERENCIA OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES ASPECTOS CONTABLES: 1) Dentro de los registros de contabilidad, no se encontraron las Notas a los Estados Financieros, las cuales son parte integral de los mismos. Recomendacin: Se recomienda al contador llevar los registros de las Notas a los Estados Financieros, pues estos son parte del historial de la institucin. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS: 1) No existe Manual de Funciones: Recomendacin: Evaluar y analizar cada departamento para la implementacion de un Manual de Funciones acorde al trabajo que se realiza. EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO: 1) No existen reportes de ingresos diarios por cajero, segn las ventas realizadas y cotejadas contra las facturas emitidas. Recomendacin: Se recomienda realizar cortes diarios de efectivo por cada cajero que contengan los datos necesarios para el soporte de las ventas realizadas durante el dia. 2) Se determino que no existe algn tipo de flujograma para la emisin de cheques por pago de facturas a proveedores ya que se detecto que los mismos no contienen ninguna firma de revisin y autorizacin de Gerencia u otra persona encargada previo a la entrega de los mismos. Recomendacin: Se recomienda que todos los documentos que se cancelen por medio de Cheques sean previamente revisados y autorizados por otra persona
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independiente al Contador General y as evitar que se efecten pagos que no le correspondan a la Empresa. 3) Se detecto que en los cheques anulados no se le da el proceso adecuado para no darle mal uso a los mismos. Recomendacin: Se recomienda que para los cheques anulados se les coloque el sello de anulado y que tambin se grafilen esto con el fin de no correr el riesgo que se le de mal uso al mismo 4) Se detecto que no todos los cheques de compras poseen sus respectivos documentos de soporte. Recomendacin: Realizar la debida inspeccin en cuanto el pago a proveedores para verificar que los cheques estn integrados con los documentos respectivos de acuerdo a su naturaleza. 5) Se detectaron diferencias entre el total pagado mediante la emisin de cheques y el valor total de las facturas de soporte, tales como: - Cheque No. 108 de fecha 1 de enero por Q 30,579.72 amparado segn factura 18936 de Molino Excelsior por Q 31,580.00, existiendo una diferencia de Q. 1,000.28. - Cheque No. 109 de fecha 2 de enero por Q 459.20 amparado segn factura 96 Comercial la Escoba por Q 336.00, existiendo diferencia de Q. 123.20. - Cheque No. 117 de fecha 4 de enero por Q 77.28 amparado por la factura 256354 de agua pura salvavidas por Q 56.00, existiendo diferencia de Q. 21.40 - Cheque No. 119 de fecha 5 de enero por Q 50.40 amparado por factura 265125 por Q 45.00 de Pollo Expres, existiendo diferencia de Q. 5.40. - Cheque No. 122 de fecha 11 de enero por Q 84.00 amparado por factura 2563378 por Q 56.00 de Agua pura Salvavidas, existiendo diferencia de Q. 28.00. - Cheque No. 249 de fecha 30 de mayo de 2008, emitido a alquileres Rodriguez por Q 5,000.00, no tiene factura de respaldo segn el libro de compras.
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- Cheque No. 259 de fecha 3 de junio de 2008 emitido a Telgua por Q 845.00 amparado por la factura 1240000 por Q 850.00, existiendo diferencia de Q 5.00. - Cheque No. 262 de fecha 4 de junio de 2008 emitido a Olmeca por Q 4,800.22, amparado por la factura 2856 de Olmeca por Q 4,800.00, existencia diferencia de Q 22.00. - Cheque No. 267 de fecha 11 de junio de 2008 emitido a Texaco por Q 800.00 amparado por la factura 2,500.00, existiendo diferencia de Q 800.10. - Cheque No. 270 de fecha 14 de junio a Grupo Golan por Q 203.00 amparado por la factura 1350, existiendo diferencia de Q 143.00. - Cheque No. 263 de fecha 4 de junio emitido a Periodico el Quetzalteco por Q 1,000.00 no tiene factura esta registrado en el libro de compras. Recomendacin: Realizar el procedimiento de Control Interno en la emisin de cheques que contengan como mnimo las firmas de las personas que realizan, emiten, revisan y autorizan el pago con cheques para as evitar diferencias en la documentacin. 6) Existen diferencias entre el total de ingresos reflejados en el Estado de Resultados contra el total de facturas emitidas. Recomendacin: Realizar la sumatoria de las facturas de ventas en un formato en el que se puedan tabular dos veces y as detectar posibles diferencias que existan entre el total de documentos emitidos y la contabilidad. 7) Se determinaron diferencias entre el total de ingresos del da y el valor de los depositos realizados al banco. Recomendacin: Llevar un estricto control del monto de los ingresos diarios y efectuar los depsitos por montos completos.
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO:
1) Dentro de los registros de Propiedad Planta y Equipo, no se tiene adjunta la papelera que ampara la compra del bien inmueble. Recomendacin:
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Archivar de manera ordenada los documentos de soporte principalmente las de cantidades relevantes. ASPECTOS FISCALES: 1)
Que el Numero de Identificacin Tributaria no es el correcto puesto que en
el formulario de Inscripcin a la Superintendencia de Administracin Tributaria tiene un numero y en la constancia de Inscripcin. Recomendacin: Que se verifique y se rectifique el Numero para que este no provoque una infraccin fiscal en cuanto al mal manejo de facturas. 2) Las compras registradas en las declaraciones de IVA, no cuadra con los documentos que respaldan el libro de compras. Recomendacin: Llevar un control adecuado de las facturas sobre las cuales se reclama Crdito Fiscal y efectuar cuadres con el Impuesto a pagar 3). Se encontr dentro de los documentos de soporte, que la sociedad recibe facturas sin la leyenda del rgimen del I.S.R. al que estn sujetos, segn requisitos mnimos del REGLAMENTO DEL I.S.R. Y SUS REFORMAS SEGN ARTICULO 43 DEL REGIMEN OPTATIVO DEL PAGO DEL IMPUESTO INCISO 5. Con la leyenda (SUJETO A PAGOS TRIMESTRALES). Recomendacin: Se recomienda indicar a los encargados de realizar la compras que al recibir las facturas de los proveedores estos indiquen el rgimen del I.S.R. al que estn sujetos SEGN LA LEY.