1.

TCNICAS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTACIN Y ARCHIVO

3.1

HISTORIA DEL ARCHIVO

La historia en realidad no dice cundo, cmo o dnde se invent este sistema, que
ha sido y es una necesidad en la historia de una empresa y tambin del hombre,
nace con l y forma parte de su vida.
Se sabe que los antiguos guardaban en los templos de los dioses sus archivos y
eran manejados por los sacerdotes. Tal importancia daban a sus documentos que
los llevaban a las guerras, por temor a dejarlos en las ciudades donde los
enemigos los destruiran con mayor facilidad.
La informacin ha sido el elemento primordial para el desarrollo histrico de la
humanidad en todos sus aspectos. La informacin le permite al hombre avanzar
en conocimientos y apreciar al mundo que lo rodea, esto es, el descubrimiento de
su mundo personal, a una adaptacin a los cambios y al empleo de nuevas
tcnicas, todo condicionado por varios factores como el ambiente, la naturaleza,
las costumbres, la educacin.
La constante necesidad del ser humano de obtener informacin se ha hecho
presente desde tiempos remotos: los ideogramas encontrados en las cavernas, las
tablas de arcilla de los antiguos babilonios, los papiros egipcios, los juglares
durante el Medioevo; y ahora, la imprenta, el telgrafo, el telfono, la radio, la
televisin, la computadora, los satlites. Son todos mtodos que la humanidad ha
utilizado y utiliza en su afn de guardar la informacin que obtiene para su
posterior utilizacin.
Si hacemos un breve recorrido por los pueblos de la antigedad, los egipcios dan
testimonio de sus archivos: En sus templos haba columnas recubiertas de
inscripciones para consulta de sus sacerdotes. En la China y en la India las leyes
sagradas eran custodiadas en los templos, por los sacerdotes. Los griegos y los

romanos guardaban sus testamentos y documentos en marmol, en bronce

grabado y en madera.
La expresin del pensamiento, desde la antigedad hasta nuestros das, ha sido
grabada en piedra, marmol, arcilla, pizarra, metal, madera, plantas y pieles y
desde hace unos mil aos se escribe sobre papel.
El primer contacto con el archivo se inici por los aos 1700, cuando el hombre vio
en su tienda la necesidad de guardar algunos documentos; invent un aparato
llamado aguja o spendle que consista en una varilla bastante delgada,
ensamblada en una base y terminada en una punta fina, donde se insertaban los
papeles. Con este elemento la consulta se haca muy difcil y los documentos se
rompan con mucha facilidad. Ms tarde se ide otro sistema llamado gancho.
Este tena mayor ventaja que el anterior ya que haca la consulta ms rpida, pues
consista en una medialuna provista de varios ganchos en donde se clasificaban
los papeles; pero a medida que la clientela aumentaba, aumentaba tambin la
papelera, hacindose indispensable la divisin y clasificacin de documentos para
encontrarlos ms rpidamente. De esa necesidad surgi el llamado Shannon; se
trataba de una tabla base que tena en su borde superior un gancho que
aprisionaba los papeles.
Tiempo despus, aparece un nuevo clasificador que permita archivar por asuntos:
El pigen hole que quera decir nido de palomas; era una caja con divisiones
internas, tanto verticales como horizontales que hacan tantos espacios como se
quisieran. A partir de esta poca la necesidad oblig a clasificar en algn orden la
documentacin, puesto que no exista ningn sistema y se pens en ordenarlos
alfabticamente; para el efecto, se cre el boxfile o archivo de caja, construido en
madera. De ste surgi uno nuevo que se llam bellows-file, que quera decir
carpeta de fuelle y facilit el manejo del material.

Todo lo anterior prueba que siempre ha sido necesario guardar y clasificar

documentos, dando origen a la regla de oro del archivo; "debe haber un lugar para
cada cosa y cada cosa en su lugar"
3.2

CONCEPTOS
3.2.1 EL ARCHIVO
Es una entidad que sirve para guardar toda la informacin que se genera en una
institucin y toda la que recibe de acuerdo con su actividad. El archivo es, por lo
tanto: la informacin con la cual cuenta toda la institucin. La memoria de la
empresa.
Archivo es la organizacin metdica y apropiada de los documentos para su
manejo, registro, conservacin, restauracin, consulta y control.
El archivo es el centro fundamental de informacin de la empresa, cuya
organizacin y funcionamiento requiere orden, precisin, claridad y agilidad. Es la
agrupacin sistemtica de documentos con caractersticas comunes, que permitan
un conocimiento detallado de cada documento determinado: asunto, cdigo, tipo y
localizacin dentro del archivador.
En sntesis es el eje director de informacin por excelencia.
3.2.2 ARCHIVAR
Consiste en guardar los documentos de tal forma que estn protegidos contra el
deterioro, destruccin o prdida, y que facilite la localizacin de la correspondencia
en el momento en que se solicite.
La tcnica que trata sobre conservacin, administracin, clasificacin, ordenacin
e interpretacin de la correspondencia en los archivos, fuentes de consulta, tanto
interna como externa, se llama archivologa.

3.2.3 ARCHIVOLOGA
Estudia la sistematizacin de los archivos con el objeto de determinar mtodos de
ordenacin, conservacin, restauracin, encuadernacin y administracin. Su
campo es cada da ms extenso porque no solamente se archivan documentos
escritos, sino tambin cintas magnetofnicas, pelculas, filminas, discos, planos y
otros.
3.3

IMPORTANCIA
Todo negocio necesita archivar para conservar datos importantes acerca de sus
productos, empleados, enseanzas, reseas o de algunos documentos por
constituir patrimonio histrico, legal, administrativo, acadmico, investigativo o por
cualquier otra razn que haga necesaria su conservacin.
Estos datos deben ser encontrados oportunamente, y debido a que el manejo del
archivo es cada da una de las funciones ms importantes de una empresa, deben
existir funcionarios encargados de l con el fin de poder tomar decisiones rpidas
y precisas.
Se dice que las comunicaciones escritas son el combustible que alimenta los
negocios; crece su caudal, se multiplican y stas se convierten en documentos
que hay que guardar para referencias futuras, tanto en empresas grandes, como
pequeas basando todas sus posibilidades de surgir, en una programacin
cuidadosa de trabajo y en un conocimiento preciso de fechas y acontecimientos.
Para que los documentos que se archivan produzcan la informacin, es necesario
agruparlos y clasificarlos por sus caractersticas y contenidos; conocer los
orgenes y funciones (planes de la compaa); determinar los principios de
procedencia bsica de cada documento, su frecuencia y el tiempo que debe
guardarse.

3.4

FUNCIONES
Las funciones del Archivo son:

Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentacin que le sea

remitida por los distintos servicios de la Institucin.

Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentacin.
Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas.
Aplicar la evaluacin y seleccin de la documentacin segn los criterios

establecidos.
Gestionar el prstamo de la documentacin a los organismos productores y
la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los

3.5

documentos.
Proporcionar asesoramiento tcnico a los archivos de oficina para su

organizacin.
Facilitar el acceso y difusin del patrimonio documental de la Institucin.

OBJETIVOS
La definicin de objetivos debe adecuarse a cada empresa, pero hay unos
elementos bsicos entendibles y aplicables en todos los entornos. En general, un
sistema de gestin documental pretende:
1. Hacer ms fcil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona
sabe qu documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada
persona sabe cmo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados
cuando los necesita.
2. Facilitar que la informacin se comparta y se aproveche como un recurso
colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar
dobles grabaciones de datos, etc.
3. Conservar la memoria de la Institucin ms all de los individuos que
trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que
queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos
en los que ya hay experiencia acumulada.
4. Localizacin y consulta fcil, rpida y segura de cualquier documento.

5. Construccin de centros de informacin activa para la empresa, disponible

en todo momento.
6. Conservacin y ordenacin adecuada de documentos de la compaa.
7. Agrupacin de los documentos homogneos a travs de una nomenclatura
en los diferentes asuntos.
8. Aceleracin del trmite y centro de atencin prestada a cada documento en
particular y cada asunto.
9. Supresin de duplicados y documentos innecesarios.
10. Aplicacin de normas sobre duplicacin, retencin y transferencia de
documentos de acuerdo con su importancia, utilizacin y consulta.
11. Determinacin de mtodos, elementos y formularios para lograr una
operacin efectiva con la mayor economa de espacio y de tiempo.
12. Mantener bajo seguridad y reserva documentos confidenciales de
funcionamiento de la empresa.
13. Suministrar informacin en forma gil y precisa.
Definir el mbito de aplicacin de un sistema de gestin documental desde un
punto de vista prctico, nos obliga a considerar un enfoque global en el que tienen
que integrarse los archivos en papel, los documentos electrnicos y las bases de
datos. En cualquier empresa existen estas tres realidades conviviendo de forma
tan relacionada que no se pueden ofrecer soluciones parciales, en conclusin
bsicamente tendremos como objetivos:

Constituir un centro vivo y activo de informacin.

Establecer un sistema que ofrezca los ms eficientes servicios.
Asegurar una perfecta organizacin y custodia de los documentos.
Mantener un sistema constante de transferencia de documentos.
La persona que maneja el archivo debe conocer:
La institucin a la cual pertenece el archivo.
Su estructura y organizacin.
El origen de los documentos que genera a recibe la empresa.
Tiempo que debe guardarse cada documento, en razn del tipo de

institucin.
Las clases de archivos segn su uso y necesidad.

3.6

CARACTERSTICAS
Para que el archivo cumpla la funcin de guardar ordenadamente los documentos,
y que puedan encontrarse cuando se necesiten, debe reunir las siguientes
caractersticas:
1.
2.
3.
4.

Ajustado a las necesidades de la oficina.

Simple, con relacin a la identificacin de su contenido.
Rpido en la operacin de archivar papeles en sitios no equivocados.
De fcil manejo, para encontrar documentos sin dificultad ni prdida de

tiempo.
5. Independiente de la memoria del archivero.
6. Seguro, y que inspire confianza en la persona que los maneja para evitar
prdida de documentos.
7. Ubicado en un sitio iluminado y con gran medida de seguridad.
8. Claro, evitando ambigedad en el proceso de informacin.
9. El mtodo y el sistema establecido deben proporcionar a los usuarios y a la
empresa servicio eficiente.
10. Debe cumplir los objetivos como banco de datos sobre personal,
proveedores, mobiliarios y maquinas; evitando que el archivo sea
solamente para el servicio de conservacin de papeles.
3.7

DOCUMENTO
DEFINICIN: Es todo material que, de una u otra forma, nos ofrece informacin.
Visin global que integre los documentos en papel, los documentos electrnicos y
las bases de datos.
El trmino gestin documental o gestin de documentos puede tener distintos
significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se
entiende como la gestin de los papeles que, en casi todos los contextos,
desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando
los buscan. En otros, con un nivel tecnolgico ms alto, gestin documental se
asocia a digitalizacin de imgenes y a escneres que milagrosamente hacen
desaparecer los papeles. Pero, gestin documental es esto, y algo ms. Para

intentar explicar que es un sistema de gestin documental en el entorno

empresarial, tenemos que insistir en dos aspectos importantes: los objetivos que
pretendemos conseguir y el mbito de aplicacin del proyecto.
3.8

FUENTES DE ARCHIVO
Las oficinas de hoy son un constante fluir de correspondencia, que, dada la
variedad, es indispensable establecer una clasificacin, para que la informacin
contenida en la correspondencia pueda ser identificada, clasificada y archivada
satisfactoriamente.
3.8.1 CLASES
Correspondencia y documentos propiamente dichos.
Correspondencia es el conjunto de cartas o comunicaciones que se enva o se
recibe y se clasifica de acuerdo con su fuente en:
a) Externa.
b) Interna.
3.8.1.1

CORRESPONDENCIA EXTERNA

Corresponde a todos aquellos mensajes y documentos que se reciben, y se

envan, tales como estados de cuentas, cartas, pagars, contratos, solicitudes,
facturas de compra,
1 Dentro de la correspondencia enviada y recibida, es importante hacerle estudio
particular para determinar su clasificacin y mantener la Secuencia, tanto en las
carpetas

individuales

como

en

las

carpetas

del

archivo

general.

La

correspondencia para las carpetas tanto enviada como recibida se archiva en

orden cronolgico (ao, mes, da). Licencias, etc. Estas deben tener una
clasificacin establecida de acuerdo con el mtodo del archivo de la empresa: por
asunto, alfabtico, numrico, cronolgico, alfabtico/numrico; puede tener

adems un distintivo especfico de color o de marbetes en las carpetas para

distinguir la correspondencia enviada de la recibida.
Tambin podemos decir que correspondencia externa es el sistema de
comunicacin escrita que se produce entre las instituciones.
3.8.1.2

CORRESPONDENCIA INTERNA

Comprende a todas las comunicaciones, mensajes de administracin y disciplina

que se tramitan dentro de la empresa, a travs de formatos de notas,
memorandos, circulares, rdenes de trabajo / autorizaciones, copias de diferentes
trabajos, informes, actas y otros y deben ser archivadas como correspondencia
interna recibida y enviadas, en orden consecutivo de fechas, de acuerdo con el
remitente, el destinatario o el asunto.
3.8.2 DOCUMENTOS PROPIAMENTE DICHOS
Son creados para trasmitir datos a informacin, tales como avisos, catlogos,
certificados, rdenes de servicios, decretos, informes, registros contables, papeles
de inversin, ttulos de propiedad, garantas, informes jurdicos.
3.9

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

Para el buen funcionamiento de un negocio o empresa es importante conocer cual
es el ciclo de vida de un documento, cmo guardarlo y custodiarlo, cuando
transferirlo o eliminarlo. Comprende las siguientes etapas:
1. Creacin o recibo.
2. Archivo y proteccin.
3. Utilizacin.
4. Transferencia.
5. Eliminacin.

CREACIN o RECIBO: Es enorme la cantidad de documentos que circulan por

una organizacin sean stos recibidos o generados en ella. El momento en el cual
se produce un documento o se lo recibe en la institucin corresponde a esta
primera etapa del ciclo de vida.
ARCHIVO Y PROTECCIN: Cuando se decide tener documentos, se deben tomar
medidas para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida til.
UTILIZACIN: Los documentos se guardan por un motivo primordial: para su
consulta.
Solo los documentos que se van a necesitar para referencia futura justifican en
tiempo empleado para guardarlos. Para poder distinguir cuales documentos sern
utilizados posteriormente y cules no, es importante conocer la empresa, las leyes
sobre conservacin de documentos y poseer una buena dosis de sentido comn.
TRANSFERENCIA: A medida que la consulta de determinados documentos se
vuelve ocasional o nula, deben ser sacados de los archivos activos y transferirlos
a los archivos inactivos, mediante un sistema de traslado de documentos.
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un
archivo a otro del sistema, en nuestro caso, de los Archivos de gestin o de oficina
al Archivo General.
Los objetivos principales son:
a) Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeracin de
documentos en las oficinas y descargndolas de aquellos cuyo uso es poco
frecuente.
b) Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestin, conservacin
(temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.

Para el traslado peridico se deben fijar criterios o seguir los ya establecidos. Hay
necesidad de crear, sin excepcin, un archivo semi activo o un archivo intermedio,
de manera que, si en algn momento se requiere cualquier papel, ste se lo
encuentre fcilmente.
En el momento de hacer la transferencia se debe tener en cuenta:
-

Documentos fundamentales, esenciales para la vida de la empresa

(escrituras) y que no deben ser trasferidos.

Documentos importantes y de utilidad diaria, pueden ser trasferidos al
archivo semi- activo, luego de un tiempo prudencial (Ej. Actas - un ao, dos

aos), luego al archivo inactivo.

Documentos eficaces temporalmente (Recibos, cheques - tres o cuatro
aos) y que posteriormente pueden ser remplazados.

Trasmitir datos procesados se conoce como egreso y los documentos se

denominan de accin
ELIMINACIN: Documentos no esenciales, estos documentos tienen valor por
tiempo muy corto (Ej. memos de seis meses, propaganda) estos pueden
destruirse y no se justifica su conservacin por ms tiempo previo a un anlisis,
como tambin podemos decir que es el material que puede ser descartado o
eliminado luego de corto uso.
3.10

CONDICIONES DE UBICACIN DEL ARCHIVO Y MEDIDAS PREVENTIVAS

PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS.
Teniendo en cuenta las caractersticas fundamentales del archivo como unidad de
informacin en toda organizacin empresarial, y dada la funcin de control y
conservacin de documentos, es conveniente darle la importancia que le
corresponde para lograr el cumplimiento de los objetivos, por lo que debe tener las
mnimas condiciones de ubicacin y medidas preventivas, tales como:
1) No utilizar papel reciclado para los documentos importantes.

2) Los documentos importantes no se perforan nunca.

3) No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los archivadores. Si es
necesario, se abrirn varias carpetas y se numeraran: volumen I, II,
4) Evitar el uso de elementos metlicos para unir los documentos importantes
(grapas, fastener, etc.), gomas elsticas ni carpetas o camisas de plstico.
5) Utilizar el material de oficina ms aconsejable para garantizar la perdurabilidad
de los documentos: papel permanente, clips de plstico, cola de celulosa,
etiquetas de papel engominado, cajas de cartn neutro, hojas y cajas de formatos
normalizado (DIN A4 o DIN A5), armarios y contenedores metlicos.
6) Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel requieren una
temperatura entre 15 y 25C, una humedad relativa de 45 a 65% y una luz artificial
que no supere los 20o lux. Estas condiciones son difciles de conseguir en una
oficina y no siempre son compatibles con las condiciones ambientales que
requerimos los seres humanos. No obstante, se pueden tomar las siguientes
medidas en las oficinas:
Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos
a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel.
Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde pasen
caeras o existan humedades.
Contra el polvo: Utilizar carpetillas y contenedores (de papel, cartulina o
cartn).
Contra el calor: Archivar los documentos lejos de Fuentes de calor directo.
7) Medidas de seguridad; es decir, alejado de talleres, cocinas o de cualquier otra
causa que produzca fuego o altas temperaturas, provisto de extintores.
8) Iluminacin y ventilacin; dos aspectos muy importantes en la buena
conservacin de los documentos y que facilitan la labor del personal que all
trabaja.

9) El sitio del archivo debe permanecer completamente limpio, para evitar mal
aspecto; utilizar aspiradoras para la limpieza. Consultar al cuerpo de bomberos
para efectos de asesora del mismo, sobre seguridad industrial.
10) Las gavetas deben permanecer cerradas, para evitar accidentes y al finalizar
la Jornada de trabajo deben quedar con llave.
3.11

TAREAS ESPECFICAS EN EL TRABAJO DE ARCHIVO

Cuando provienen de la unidad de correspondencia se recibirn manteniendo el
orden en que son enviadas; y cuando provienen de las diferentes dependencias se
recibirn mediante relacin que identifique el ttulo, cdigo, centro de costo y el
nmero de los folios enviados en cada lugar.
3.11.1 REVISIN DE DOCUMENTOS
Verifique que los documentos dispuestos para archivar hayan sido totalmente
tramitados. Se deben separar los papeles deteriorados, restaurarlos o sustituirlos,
quitar ganchos clips, y revisar anexos.
3.11.2 RESTAURACIN DE DOCUMENTOS
Para reparar un documento se aconseja introducir el papel dentro de una bolsa de
polietileno o dentro de una cubierta plstica procurando su continua ventilacin.
Para arreglar rasgaduras en los documentos deber unirse sus bordes y colocarse
sobre ellas una delgada tira de papel de seda, previamente impregnado de acetato
de celulosa en acetona, con un pincel, de manera que forme una especie de
goma; es aconsejable no utilizar cinta.
3.11.3 CODIFICACIN
Es el procedimiento de determinar el nombre o asunto bajo el cual se va a archivar
con la ayuda del registro de clasificacin o cdigo de asuntos, asignando a cada
documento el nmero o cdigo correspondiente. La unidad de archivo encargada
de codificar anotar a continuacin las iniciales de redaccin y elaboracin del

documento (pie de pgina), el cdigo de archivo que corresponda al tema, segn

el registro de clasificacin o cdigo de archivo adoptado por la institucin.
3.11.4 DISTRIBUCIN
Revisados los documentos, y perfectamente clasificados, se separan y se ordenan
de acuerdo con el cdigo del asunto o materia.
3.11.5 CONTROL CRUZADO
Para facilitar la clasificacin del archivo y consulta de los documentos que tratan a
la vez de varios temas o asuntos, se establece la utilizacin de la referencia
cruzada.
Cuando una carta o documento trate de diferentes temas o asuntos, o bien exista
duda de varios sitios donde pueda ser archivado, el documento original se
archivar en el asunto que haga referencia, o sea el de mayor importancia y se
llenar el formulario de referencia cruzada, anotando en el espacio destinado al
resumen una sntesis de lo correspondiente a cada asunto, para el cual se ha
producido. El formulario una vez llenado se archivar en el legajo del tema que
corresponde; con tinta y letra clara.
Se recomienda elaborar tantos cruces de referencia cuantos se crean necesarios,
pues el xito de un archivo consiste en poder localizar fcilmente y en cualquier
momento lo deseado.
3.11.6 PREPARACIN DE LEGAJOS
Los documentos deben agruparse por cdigo de acuerdo con el sistema
establecido para conformar legajos. Los documentos de un mismo cdigo se
ordenarn cronolgicamente, teniendo en cuenta que los documentos ms
recientes se ubiquen en la parte superior. Para la conservacin de los legajos se
utilizarn carpetas con la cartula respectiva.

3.11.7 PREPARACIN DE LAS CARPETAS O FOLDERES

Para lograr que el archivo de oficina sea lo ms uniforme posible, circunstancia
que facilita la localizacin fcil y rpida de los documentos, es indispensable
preparar cuidadosamente las carpetas.
Se aconseja evitar la utilizacin de toda clase de sujetador metlico en las
carpetas, pastas o cartulas. Existen dos clases de carpetas o flderes, una para
el sistema vertical o folderama; y otra para el horizontal o de gaveta. La diferencia
entre estas dos es la colocacin de las guas. Para preparar las carpetas o
folderamas se elaboran los marbetes, escribiendo siempre en la misma posicin,
el cdigo, ttulo del tema, o asunto, en maysculas y el nombre con minsculas.
3.11.8 ORDENAMIENTO
Los legajos se ubicarn en el mueble respectivo de acuerdo con el cdigo o
mtodo utilizado.
3.12

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Luego de que la correspondencia ha sido enviada para ser archivada, pasa por
cinco etapas diferentes:

Inspeccin
Clasificacin
Codificacin
Distribucin
Archivo
3.12.1 INSPECCIN

Se examina la correspondencia para comprobar que tiene las iniciales de

autorizacin para ser archivada,, si no es as, se la devolver a la persona a quien
estaba dirigida.

3.12.2 CLASIFICACIN
Es el proceso mediante el cual se determina el nombre o el asunto con el que se
archivar la correspondencia:
1) Bajo el nombre del membrete o razn social (correspondencia recibida).
2) Bajo el nombre de la persona o compaa a quien se dirige la carta (copias
de correspondencia enviada).
3) Nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida).
4) Nombre del tema o asunto mencionado en la carta (correspondencia
recibida o enviada).
5) Nombre de la localidad geogrfica (correspondencia recibida o enviada).
6) Bajo un cdigo especfico.
La correspondencia se clasificar con el encabezamiento por el cual es ms
probable que sea solicitada del archivo. Cuando un documento puede ser
solicitado de varias maneras, se elaborar la tarjeta de referencia.
3.12.3 CODIFICACIN
El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la
correspondencia, recibe el nombre de codificar. Existen tres mtodos:
1) Se subraya el nombre seleccionado (Es mejor un lpiz de color).
2) Si el encabezamiento bajo el cual se va a archivar, no aparece en el cuerpo del
mensaje ni en parte alguna del documento, se lo debe escribir en la esquina
superior derecha.
3) Si es necesario hacer una referencia de la correspondencia, el encabezamiento
seleccionado se subrayar o escribir y adems se colocar una X al final de la
lnea para indicar que tiene una referencia.
3.12.4 DISTRIBUCIN
Es ordenar los documentos alfabticamente luego de su codificacin.

3.12.5 ARCHIVAR
Es el ltimo paso y comprende la colocacin de los documentos en los respectivos
expedientes y guardarlos dentro de las gavetas.
1) Abrir la gaveta del archivo que est rotulada con el encabezamiento buscado.
2) Utilizar los encabezamientos de las guas para localizar y encontrar la carpeta
que lleva el ttulo con el cual debe ser guardada la correspondencia.
3) Sacar la carpeta y dejarla descansar sobre el borde de la gaveta, cerca del
lugar de donde se la extrajo.
4) Comparar el encabezamiento del documento con el de la carpeta.
5) Colocar los documentos en las carpetas respectivas de acuerdo con el sistema,
con el ttulo hacia la izquierda, de tal manera que el lado izquierdo del documento
descanse sobre el fondo del expediente. La carpeta debe levantarse y apoyarse
en un lado del cajn, antes de colocar los papeles dentro de ella, para tener la
seguridad de que se ha tomado la que corresponde y para que los papeles
queden bien colocados y lleguen al fondo de la misma.
6) Volver a colocar el expediente de tal manera qua descanse sobre el fondo de la
gaveta con sus dos lados en posicin vertical y con su encabezamiento
completamente visible.
Nota:
Todos los papeles, no importa el tamao que tengan, se colocan en las carpetas
con los membretes hacia la izquierda.
Se debe archivar directamente para evitar acumulacin de documentos y lograr
que la labor sea eficaz.

3.13

CLASES DE ARCHIVOS
La prctica corriente de las actividades administrativas establece una clasificacin
que obedece a circunstancias de importancia y situacin. Por su manejo o uso y
por su organizacin.
3.13.1 POR SU MANEJO O USO
3.13.1.1 ACTIVO O DE TRMITE
Son aquellos en los que los documentos se encuentran en proceso de tramitacin,
o material de administracin que presta un servicio activo; ya sea que presenten
un alto ndice de consulta permanente, o por ser documentos que su contenido es
indispensable en el movimiento diario de las actividades del trabajo de oficina.
3.13.1.2 INACTIVO O DE DEPSITO
Esta unidad de archivo implica la prestacin de servicio pasivo de informacin
porque la consulta es menos frecuente.
Identifica los documentos que han perdido actualidad pero que por aspectos
legales y de prevencin se hace necesario conservarlos por su valor constante,
para la empresa, tales como: libros de contabilidad, documentos fiscales,
inventarios de maquinaria y equipo, cheques, plizas de seguros, recibos de
pagos, facturas, contratos, acuerdos y actas, etc.
El archivo inactivo constituye un depsito de correspondencia y se organiza en un
lugar propio para descongestionar el trabajo de oficina. Se deben establecer
pautas para el traslado de documentos que dejan de tener actualidad. Para la
conservacin de estos documentos es importante cubrir algunos requisitos como
encuadernacin, pastas de cartn, carpetas, separadores, otros. Tambin
establecer un fichero alfabtico con el contenido general de cada libro, carpeta,
paquete o cajas. El objetivo de este fichero es mantener actualizado el archivo
inactivo para que la consulta sea gil y efectiva en un momento dado.

3.13.1.3 SEMIACTIVO
Caracteriza aquellos documentos que dada su importancia presentan un gran
valor informativo. Es considerado como un paso intermedio entre el activo y el
inactivo, dependiendo de las actividades de la empresa o de la importancia de
consulta que tenga el material de correspondencia; ya que existe la posibilidad
que un documento regrese al archivo activo, a causa de las investigaciones o
procesos del trabajo de oficina. Este archivo puede funcionar en una gaveta o
archivador junto al activo para tener la documentacin al alcance de la mano.
Si las consultas que recibe esta documentacin son frecuentes, deber
permanecer en el semiactivo; y si por el contrario, no se efectan, podrn
trasladarse al inactivo.
3.13.2 POR SU ORGANIZACIN
3.13.2.1 ARCHIVO CENTRALIZADO
Consiste en organizar una sola unidad de archivo, bajo direccin nica y en un
mismo lugar para manejar toda la correspondencia de la empresa.
Ventajas:

Permite el control unificado de los documentos.

Mayor precisin en su funcionamiento.
Requiere de personal capacitado y especializado.
Economa de material y equipo.
Responsabilidad individual de los funcionarios.
Permite un acondicionamiento tcnico del local, para destinarlo solamente

al archivo.
Permite eliminar muchas copias de la correspondencia y otros documentos.
Tambin presenta desventajas:
Dificulta la consulta inmediata de documentos de carcter general en cada
oficina.

 El trmite de prstamo de documentos es ms riguroso, cosa que se

obviara si se mantuviera un archivo propio.
Ms costos, porque el personal debe ser capacitado, y, adems, ser
numeroso por la mayor cantidad de solicitudes de informacin.
Este sistema es aconsejable para organizaciones pequeas, medianas y
oficinas de profesionales independientes.
3.13.2.2 ARCHIVO DESCENTRALIZADO
Consiste en llevar un archivo especfico de documentos por departamentos de
acuerdo con la especializacin del trabajo, y debe estar bajo una misma direccin.
Es apropiado para medianas y grandes empresas, que tengan sucursales; sobre
todo para archivos de personal.
Ventajas:

Limita el nmero de dependencias de la organizacin.

Agiliza la localizacin y trmite de documentos.
Mayor control en los consecutivos.
Reglamenta la duplicacin de fotocopias de la correspondencia por la

intercomunicacin permanente con otras dependencias.

Puede llevarse un sistema de acuerdo con las exigencias de cada
departamento.
Desventajas:
Acumula trabajo para las secretarias, muchas veces no alcanzan a
mantener actualizado este archivo,
Carencia de mecanismos de control; al extraviarse un documento en alguna
dependencia difcilmente puede restituirse.
3.13.2.3 ARCHIVO MIXTO O COMBINADO
Consiste en tener un archivo central al cual se remiten todos los documentos de la
entidad y organizar en cada dependencia, archivadores temporales, con objetivos
especficos de trabajo.

Ventajas;
Segura recuperacin de un documento cuando se ha extraviado del archivo
temporal.
Rpida tramitacin y localizacin de documentos.
Coordinacin con todas las dependencias de la empresa.

4 ORGANIZACIN GENERAL DEL ARCHIVO

4.1 UBICACIN DENTRO DE LA ESTRUCTURA
Para mejor cumplimiento de los objetivos a que se dedica esta dependencia en
toda institucin, es aconsejable situarlo entre los organismos asesores y
coordinadores, dependiendo, directamente, de la secretara general. Dada su
funcin de trnsito y conservacin de documentos, esta unidad presta un servicio
de informacin y control sobre todas las operaciones de la compaa.
4.2 PERSONAL COMPETENTE
Todo personal que tenga relacin directa con el manejo, trmite y conservacin de
documentos, deber ser eficiente, idneo, de tal manera que cumpla con los prerequisitos de confiabilidad, responsabilidad y tica profesional. Adems, debe
tener un director o jefe de seccin calificado que defina claramente las funciones,
facultades y responsabilidad de cada empleado, en el manejo y control de todo
documento, dada la importancia, reserva, cuidado con que deben tratarse los
diferentes elementos de informacin.
4.3 METODOS DE TRABAJO
Un aspecto importante para precisar el trabajo de archivo, es la organizacin del
manual de archivo, en el cual se debe precisar la metodologa que se adopte
como: mtodos racionales de ordenamiento, movilizacin de papeles, normas
precisas sobre transferencia, recepcin y codificacin, apertura de carpetas,
formacin de legajos, ficheros de control y el servicio de prstamos.

Todo mtodo de trabajo en archivo ser funcional y tendr xito en su aplicacin,

con la colaboracin de todos los empleados y funcionarios de la entidad.

5 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, PRESTAMO DE DOCUMENTOS Y

EXPEDICIN DE CERTIFICADOS
La razn fundamental de organizar eficientemente un archivo y de establecer un
manual para su funcionamiento, no es otra que la de convertirlo en un rgano gil
de consulta. Por ello, su fin primordial es proporcionar, con la mxima celeridad
posible, a quien lo requiera, los documentos que guarda en orden y seguridad.
El reglamento para el prstamo de los documentos, debe contener bsicamente
las siguientes normas:
1. Responsabilizar a un funcionario del archivo para manejar y controlar el servicio
de prstamos.
2. Definir un horario de servicio.
3. No permitir el acceso directo a los documentos de personal ajeno a esa oficina y
especialmente, tomar documentos sin autorizacin.
4. Disponer que la ubicacin del archivo, sala de lectura, iluminacin y dems
aspectos fsicos, faciliten la consulta del archivo.
5. Establecer un mtodo para solicitar los documentos y asegurar el control.
6. Precisar el tiempo mximo de prstamo de documentos y la responsabilidad de
quien los tenga. En lo posible el plazo no exceder de dos semanas.
7. Prohibir que los documentos prestados a una persona se cedan a otra sin
intervencin o autorizacin del archivo.

5.1 SISTEMAS DE PRESTAMO

Existen tres clases de prstamos: solicitud telefnica, personal y de oficina o por
escrito.
Cuando se requiere retirar un documento del archivo, debe diligenciarse la tarjeta
afuera, con los datos all indicados.
Cuando el documento regresa, se cancela la tarjeta con la palabra cancelada.
Procedimiento:
En caso de que un documento sea pedido en prstamo, se retirar el legajo
correspondiente y se colocar en reemplazo de ste, la tarjeta afuera, de esta
manera se mantendr actualizado el archivo, aun cuando los documentos se
encuentren en otra dependencia.
La tarjeta afuera, se utilizar tantas veces como sea posible, pues para cancelar la
devolucin del legajo prestado, basta con trazar una lnea sobre lo escrito y de
esta manera se continuarn usando los distintos renglones por ambas caras,
hasta agotar la tarjeta.
Por ningn motivo se prestarn legajos o documentos sin que quien reciba el
documento firme la tarjeta afuera, y anote su nombre claramente. El archivo podr
ser consultado por todos los empleados de la organizacin, en razn de sus
funciones, y el jefe de la unidad tendr la debida discrecin en su manejo,
evitando que los documentos queden en lugares en donde puedan ser
consultados por personas extraas a la institucin, o por quien no est autorizado
para ello.
Los documentos recibidos del archivo, no podrn ser traspasados a otro
funcionario, sin haber llenado los requisitos para el nuevo prstamo, Al vencerse el
plazo, solicitar los documentos prestados si an no han sido devueltos mediante

la utilizacin del recordatorio y micro formas. Verificar su integridad, se cancelar

la boleta de afuera. Estas se conservarn con el propsito de hacer estadsticas
de consulta, y estudiar el tiempo de retencin de los documentos en el archivo.
5.2 TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
Los documentos archivados en las dependencias van perdiendo actualidad, a
medida que trascurre el tiempo. Por esta razn y ante la limitacin del espacio, se
hace necesario trasladar documentos al archivo central.
Procedimiento:
En primer lugar, la unidad del archivo dirigir una circular recordando la obligacin
de enviar durante los tres primeros meses de cada ao, los documentos inactivos
de vigencias anteriores.
Los jefes de cada dependencia remitirn los documentos a la unidad de archivo,
acompaados de una relacin, un original y dos copias, en las cuales deben
figurar los siguientes datos:

1. Nmero y nombre del centro de costo.

2. Ttulos de los legajos, por asuntos.
3. Firma del responsable.
El funcionario responsable en el archivo recibe los documentos, confronta la
relacin y devuelve la segunda copia debidamente firmada a la oficina remitente.
El original de la relacin se conservar en carpeta de inventario general del
archivo, y la primera copia en carpeta de inventario por oficinas,

5.3 EXPEDICIN DE CERTIFICADOS

El jefe del archivo central expedir los certificados y constancias sobre
documentos que se conservan en esta dependencia, con el visto bueno de su jefe
inmediato.

6 SISTEMAS, MUEBLES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO

A la hora de amueblar las oficinas es aconsejable evitar el mobiliario standard y
prever las necesidades especficas de mobiliario de archivo adecuado para el tipo
de documentacin propia de cada oficina.
Para la organizacin del archivo se debe contar con mobiliario y accesorios que
permitan cumplir con los objetivos de guardan, conservan y utilizar posteriormente
los documentos, en forma apropiada.
6.1 ARCHIVADOR HORIZONTAL O DE GAVETA
Este sistema est constituido por gavetas de rodillos o correderas, agrupados en
un solo cuerpo, los que se deslizan sobre un sistema de rieles que permite un fcil
desplazamiento colocados a lado y lado para facilitar el movimiento de los
cajones, sin necesidad de quitarlos del gabinete. Generalmente, son metlicos
para favorecerlos de las polillas e incendios.
Consiste en colocar los papeles sobre un extremo, sostenido por guas y carpetas.
A fin de que se pueda identificar rpidamente el contenido de las gavetas, cada
una debe ir claramente rotulada. En la parte delantera de1 mueble archivo hay un
porta- rtulo llamado marbete destinado pana este fin. El ttulo del rtulo indica las
limitaciones alfabticas de los documentos all guardados. Por ejemplo: Si en la
gaveta existe correspondencia que se inicia con el nombre Delgado y termina
con Fuentes, el titulo puede ser:

(Ttulo es un nombre o nmero utilizado para identificar los documentos con fines
de archivo.)
1. Ttulo simple: La letra D) sola, indica el inicio de la correspondencia que
contiene esa gaveta.
2. Ttulo doble: Los letras D-F indican el inicio y la terminacin de la
correspondencia contenida en esa gaveta.
Tambin, tienen cerraduras que permiten mantener con llave todas las gavetas.
Los elementos que integran este archivo son:
-

Las guas principales, secundarias y especiales.

Las pestaas y marbetes.
Carpetas y portafolios.
Los porta-ndices.

Las carpetas se colocan sobre el lomo una detrs de la otra, con el borde que
presenta la pestaa hacia arriba. Cada gaveta lleva porta-ndice para indicar el
nombre de la primera y ltima carpeta.
6.2 ARMARIOS
Pueden ser de varios tipos:
a) Compactos sobre rieles: tienen la particularidad de aprovechar el espacio
disponible notablemente, al permitir el deslizamiento de los mdulos y, por
lo tanto, la reduccin del nmero de pasillos a uno solo, aumentando el
espacio en un 80-90% y constituyen la solucin ideal para aquellas oficinas
que deban conservar un gran volumen documental.
b) Convencionales: se aconsejan los armarios de puertas enrollables o de
persianas por facilitar el acceso sin ocupar mucho espacio, y con la ventaja
aadida de que se pueden cerrar al finalizar la jornada de trabajo. Se
aconsejan

sistemas

de

armario

modulares,

ya

que

permiten

el

almacenamiento de distintos formatos y soportes, as como la posibilidad de

ir incorporando mdulos de acuerdo con las necesidades.
6.3 ESTANTERAS
Permiten el acceso directo a los documentos tanto visual como manualmente. Si
bien son muy adecuadas para instalar libros, no lo son para los documentos de
archivo. Una variante til sera la instalacin en las mismas de carpetas colgantes.
6.4 ARCHIVADOR DE FOLDERAMA O VERTICAL
Es un archivo de visibilidad lateral. Consiste en un armario de metal dividido por
tablillas verticales; tiene entrepaos mviles que se pueden adaptar al tamao de
las carpetas; sus puertas plegables de incrustacin lateral. Las carpetas se
colocan de lomo con los marbetes hacia afuera; esto permite una gran visibilidad
en el momento de la localizacin de un documento, es un sistema muy fcil para la
tarea de archivar, pero menos fcil para leer los encabezamientos.
6.5 CLASIFICACIN DE FUELLE
Fabricado en papel y cartn con pastas duras, contiene varios compartimientos en
forma de bolsillo y lleva el abecedario por un lado, y el orden numrico en el lado
opuesto. Es un auxiliar rpido y seguro en el trabajo de oficina, permite archivar
temporalmente un mayor volumen de documentos.
6.6 EL KRDEX
Este sistema consiste en una serie de tarjetas, colocadas horizontalmente una
encima de otra, dejando visible solamente las pestaas y marbetes de cada
tarjeta; lo cual permite en forma rpida obtener cualquier informacin, y adems,
hacer anotaciones directamente llevando as un control activo sobre las
actividades especficas de la empresa, como; fichas de personal, clientes,
movimiento de cuentas, inventarios, etc.

Cada gaveta tiene un amplio espacio y se deslizan con facilidad y precisin. Es

seguro, ya que tiene un cierre simultneo para todas las gavetas.
6.7 OTRO MOBILIARIO
Existen mobiliario y elementos auxiliares para la instalacin de otro tipo de
materiales:
Ej.: planeros (mdulo especial para el archivo de planos, carteles archivadores
para disquetes y discos compactos, etc. La necesidad de archivar cada vez ms
otros tipos de soportes aconseja la progresiva sustitucin de las tradicionales
libreras por un mobiliario modular multiusos en el que las diferentes piezas que lo
componen pueden adaptarse a los soportes y a los contenedores, permitiendo la
extensin de los mdulos de acuerdo con las necesidades de las oficinas.
6.8 ELEMENTOS DE ARCHIVO
El trabajo de archivo requiere elementos normalizados tales como
6.8.1 CARPETAS O FOLDERES
Hojas de cartulina o plstico, con un pliegue de expansin marcado en el lomo que
permite que la carpeta conserve su forma original aun cuando aumente su
contenido.
Se fabrican en diferentes formas de acuerdo con el uso que se les vaya a dar;
tienen una pestaa para colocar el marbete, que identifica su contenido; las
pestaas pueden ir en posicin horizontal y vertical. Hay carpetas para ser
suspendidas, con ndice corredizo y otras para apoyar dentro del cajn.
Los documentos en las carpetas se legajan de acuerdo con un orden cronolgico,
alfabtico y numrico.

6.8.2 CARPETAS PARA ARCHIVO

Cuando las carpetas contienen correspondencia se denominan expedientes y se
guardan en las gavetas de archivo. Son de cartulina. La pestaa que se proyecta
del borde posterior de la carpeta ofrece el sitio para escribir el ttulo o
encabezamiento del contenido.
Las carpetas tienen un mnimo de espesor, son de diferente calidad y modelo.
Las hay colgantes que se sostienen por sus bordes superiores por medio de un
armazn metlico dentro de la gaveta, no descansan sobre el fondo de sta, como
lo hacen las carpetas ms comunes de cartulina.
6.8.3 PESTAAS
Aleta de cartn o plstico que sobresale de los bordes superiores de las carpetas
o de las guas; sirven para colocar el marbete, en el cual se escribe la
identificacin de la carpeta (cdigo o asunto).
6.8.4 MARBETES
Etiqueta de papel engomado en donde se escribe el nombre o cdigo de la
carpeta. Los ha de diferentes colores tamaos formas para facilitar la organizacin
presentacin del archivo. Los marbetes se marcan generalmente a mquina.
6.8.5 GUAS O SEPARADORES
Hojas de cartn fuerte que se usan para separar las acciones de un archivo. Las
guas indican las divisiones principales y secundarias del mtodo que se est
siguiendo.
6.8.6 GUAS PRIMARIAS
Las pestaas de las guas primarias, por lo general, se encuentran en el extremo
izquierdo, pero se pueden espaciar de izquierda a derecha del cajn del archivo.

En un archivo bien organizado no se debe colocar un nmero excesivo de

carpetas detrs de la gua.
6.8.7 GUIA ESPECIAL
Una pieza de cartn fuerte, que se usa entre las guas primarias para subdividir
una seccin alfabtica principal del archivo, o para realzar la importancia especial
de los ttulos.
6.8.8 GUIA INDIVIDUAL
Aquellas que se usan para archivar documentos de un solo nombre o asunto. Las
carpetas individuales se arreglan alfabticamente detrs de cada gua. La pestaa
de una carpeta individual se encuentra por lo general en el centro o ligeramente
hacia la derecha.
La correspondencia de una carpeta individual se arregla cronolgicamente
colocando el documento de fecha ms reciente y continuando por orden hasta el
de la fecha ms remota.
6.8.9

CARPETA MISCELNEA
Es aquella que se usa para guardar los documentos de varios individuos, o
asuntos de los que no se tiene correspondencia suficiente (ms de cinco
documentos) que justifique abrir una carpeta individual para cada uno. Cada grupo
de carpetas individuales deben estar seguidas de una carpeta miscelnea. Los
documentos se arreglan alfabticamente en una carpeta miscelnea. Si se
archivan dos o ms documentos con el mismo nombre, se arreglan
cronolgicamente por orden de fechas, poniendo adelante la fecha ms reciente.

6.8.10 ETIQUETAS O RTULOS

Son pequeas etiquetas de papel engomado que se pegan en las pastas de las
carpetas, paquetes, cajones, fichas, para destacar dependencia, asunto, archivo,
con el objeto de facilitar la consulta de los documentos.

6.8.11 RELOJ RADICADOR

Es un reloj especial que lleva un sello para registrar la fecha y hora de entrega de
la correspondencia y el distintivo de la empresa.
6.8.12 NUMERADOR Y FECHADOR
Es un sello especial para registrar el nmero y fecha de la correspondencia de
entrada y salida.
6.8.13 BALANZA PARA CORRESPONDENCIA
Se usa en algunas empresas para controlar el peso de la correspondencia
despachada.
6.8.14 TULAS
Son de uso especial para el despacho de la correspondencia al correo.
6.8.15 MESA DE TRABAJO
Que sean planas, sencillas para facilitar la labor.
6.8.16 BANDEJAS PORTAPAPELES / BANDEJAS CLASIFICADORAS APILABLES
Se usan en todas las oficinas para disponer la entrada y salida de los documentos.
Usualmente para los documentos en trmite, aprovechando cada bandeja para
una serie documental.
CAPACIDAD DE LAS GAVETAS. El espacio dentro de cada gaveta es de 26
pulgadas desde la parte delantera hasta la posterior. La capacidad mxima es de
5.000 documentos, incluyendo las guas y las carpetas. Pero, para su optimizacin
es mejor no colocar ms de 4.000 documentos en cada gaveta de archivo, pues, si
quedan muy apretados se Vuelve difcil extraer los documentos o los expedientes.
5 RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA

El mtodo que se utiliza para manejan la correspondencia vara un poco de una

compaa a otra. En la mayor parte de las organizaciones grandes existe un
departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y
entregar la correspondencia a las oficinas o personas indicadas. Las cartas
dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas
secretarias abren ese correo y lo leen, excepto aquellos documentos marcados
personal o confidencial
Las cartas que no estn dirigidas a personas a departamentos especficos deben
ser abiertas por este departamento para determinar a quin se le entregar la
correspondencia.
La persona que abra el correo debe revisar que haya la direccin del remitente en
la correspondencia. Si no existe, el sobre con la direccin del remitente se
adjuntar a la carta. Se marcar, adems, la fecha y la hora en la que fue recibida,
a fin de proporcionar un control interno eficiente.
5.1 TRAYECTORIA DE UNA CARTA:
a) El empleado/a correspondiente recibe, abre y fecha el documento.
b) Se enva a la secretaria, quien lo coloca en su bandeja de entrada
c) La jefa/e lo estudia y analiza y dicta o elabora una respuesta.
d) Cuando termina con el documento lo marca de manera que indique que ha
concluido con l y autoriza su archivo. Esta anotacin se la conoce como iniciales
de autorizacin para archivar un documento, las cuales se colocan en la esquina
superior izquierda.

(Las copias al carbn de documentos enviados o de memorandos internos no

requieren de las iniciales de autorizacin para ser archivadas.)

La secretaria adjunta las copias al carbn de la respuesta al original de la carta.

Si ella se ocupa del archivo, colocar la correspondencia en su carpeta rotulada
Para archivar. Si los archivos son manejados par especialistas, la secretaria
pondr la correspondencia en su charola rotulada Salida.
6. MANUAL DE ARCHIVO
Teniendo en cuenta que el archivo es la "memoria" y centro de informacin de
todas

las

actividades

empresariales,

tanto

pblicas

como

privadas,

es

indispensable consignar en
un manual las instrucciones normativas que se deben seguir, como es el manejo
adecuado de la documentacin que se guarda en un archivo.
En la primera parte de este manual encontraremos un contenido general con los
siguientes datos:
1. Razn social de la empresa.
2. Datos de identificacin (direccin, organigrama de la seccin de archivo dentro
de la empresa, nombre de los cargos, personal que alltrabaja).
6.1 OBJETIVOS DEL MANUAL
- Unificar criterios: Sobre mtodos de organizacin, sistemas de codificacin,
clasificacin, transferencia, mantenimiento, seguridad y control de todos los
documentos.
- Anlisis de documentos: Para identificar su procedencia, contenido y custodia,
segnlos requisitos que imprime la ley.
- Evaluacin de documentos; O sea determinar su valor y tiempo de vida para
reglamentar los registros necesarios.

- Determinar sistema de codificacin.

- Determinar mtodos de clasificacin: Teniendo en cuenta las necesidades
especficas de la empresa, de tal manera que las reglas establecidas permitan una
informacin clara y precisa.

- Elaborar formatos de papelera para los ficheros y los registros de documentos- Reglamentar normas especficas sobre prstamos, recuperacin, localizacin,
consulta, remisin y transferencia de documentos.
- Establecer el tiempo de vida para cada documento.
- Reglamentar los procedimientos que se utilizarn y las personas autorizadas en
la iniciacin de documentos.
7. ARCHIVADORES ESPECIALES
7.1 CONCEPTOS
La coleccin de materiales, diferentes a documentos como revistas, planos,
peridicos, fotografas, que se conservarn como fuente para su conocimiento
ulterior y servicio pblico, forman el grupo de archivos especiales: la hemeroteca,
mapoteca, planoteca, fototeca, etc.
7.2 HEMEROTECA
Se forma de revistas, peridicos, folletos, boletines, etc. De la misma forma que
los archivos de correspondencia, se puede organizar con mtodo alfabtico,
numrico, por asunto o geogrfico.
Es aconsejable organizar un archivo de tarjetas: bajo el nombre de la casa editora
de la revista, bajo los artculos anunciados, bajo el asunto tratado. Adems, en la

tarjeta se consigna el nombre, nmero del folleto y algunas anotaciones de inters.

Con el objeto de llevar un control especifico del contenido de la hemeroteca, se
deben tambin hacer referencias cruzadas.
Para los recortes de peridico y revistas, se debe escribir una hoja con los
siguientes datos;
a) Nombre del peridico o revista de donde se tom el recorte.
b) Fecha en que fue publicado.
c) Asunto bajo el cual ser archivado.
Los planos, mapas y otros:
Para estos archivos e) mtodo ms prctico es el numrico, y para facilitar su
localizacin es conveniente utilizar etiquetas visibles y debidamente enumeradas,
no doblarlos, colocarlos en muebles especiales; se pueden emplear el enrollado,
gavetas en posicin horizontal, o suspendidos en ganchos en forma vertical.

7.3 FOTOTECA
All se guardan las fotografas, organizando lbumes, segn la importancia que
tengan para la empresa; clasificndolas en grupos, tales como: fotografas de
personas, de eventos y fotografas industriales. Este material tambin se puede
organizar en la hemeroteca, cuando su nmero es reducido.
8. MICROFILMACION
81 CONCEPTOS
Los adelantos tecnolgicos de los ltimos aos y la necesidad de almacenar

registros, han permitido el desarrollo de sistemas ms tcnicos como es el caso de

la microfilmacin, que cada da disea procesos ms avanzados en la produccin
de pelculas y microfichas para almacenar documentos de un archivo.
Los documentos se fotografan a gran velocidad en pelculas resistentes, y al
quedar reducidas, ocupan poco espacio y pueden conservarse indefinidamente.
Los documentos en micropelculas son pequeos, pesan poco y, por lo tanto,
pueden trasladarse fcilmente de un lugar a otro. La micropelcula puede ser
destinada a la reproduccin en tamao reducido, de documentos o como serie de
imgenes fotogrficas que en cualquier momento se pueden hacer copias
ampliadas del mismo tipo de micropelculas, y entonces reciben el nombre de
microcopias.
Los equipos de microfilmacin pueden producir imgenes cuadro a cuadro o de
forma continua, documento a documento. Cada empresa utilizar el sistema ms
apropiado, segn sus necesidades. El objeto de este proceso de microfilmacin es
producir pelculas y microfichas de los documentos de un archivo, con el fin de
proporcionar seguridad, conservacin de la informacin all registrada.
Cuando se desea ver un documento microfilmado basta consultar el tarjetero de
control, localizar el rollo donde se encuentra fotocopiado el documento, despus
sacar el rollo, carrete de la pelcula, colocarlo en un proyector.
8.2 VENTAJAS DE LA MICROFILMACION
Conservacin:
Los

documentos

registrados

en

micropelculas,

pueden

conservarse

indefinidamente sin que sufran deterioro alguno.

Ahorro de espacio:
En un gabinete de un metro de alto, pueden archivarse ms de 600o rollos de

pelcula.
Por lo tanto, permite un 99% en ahorro de espacio. Los rollos pueden reducirse de
tamao hasta 4o veces.
Copias:
Facsmiles de series de documentos pueden publicarse por completo en micropelculas a un costo menos elevado que el necesario para las publicaciones
impresas, y con menos trabajo editorial. Se pueden ofrecer copias a un costo
menor que el de transcribir, escribir a mquina o copiar fotogrficamente los
originales.
Seguridad:
Los documentos de gran valor deben tener un archivo de seguridad y pueden
asegurarse contra la prdida de informacin, en caso de que estos sean
destruidos, o contra la prdida de datos, debido al continuo manejo.
Los documentos microfilmados se admiten en la mayora de los tribunales como
pruebas, previo cumplimiento de los trmites legales.
Facilidad de traslado de un lugar a otro.
8.3 APLICACIONES
Para la reproduccin de archivos en bancos, bibliotecas, hospitales, ministerios,
fuerzas armadas, oficinas gubernamentales, empresas pblicas y privadas, etc. El
sistema es perfecto, reproduce automticamente con nitidez firmas, sellos,
estampillas y tambin colores como en los cheques.
Para la reproduccin de libros, diarios, artculos de revistas. Todos estos
materiales de informacin debido a su crecimiento y dimensiones, al espacio que
requieren para su conservacin, al elevado costo de las encuadernaciones,

pueden resolver en parte su problema por medio del microfilm.

Facilita la utilizacin de materiales mediante su proyeccin en conferencias y en
las explicaciones de temas especiales, eliminando el riesgo de perder el original.
La microfilmacin surgi en 1925, en forma ms definitiva, cuando George L. Mc
Carthy, empleado de un banco en la ciudad de Nueva York, Estados Unidos,
desarroll un sistema para fotografiar cheques simultneamente, con las listas de
sumadoras, brindando a los bancos un registro permanente de las operaciones de
cheques.
Posteriormente,

Ray

M.

Hasset.

Norteamericano,

invent

la

cmara

microfilmadora automtica. En el ao de 1928 se lograron microfilmar con esta

cmara documentos por ambas caras, y, en este mismo ao, se lanz al mercado.
8.4 COMO SE HACE LA M1CROFILMACION
8.4.1 ACTA INICIAL
Al comenzar el rollo se escribe el nmero de orden, la fecha en la que se inicia el
trabajo, el nombre de la persona o entidad a la cual pertenece el archivo, el
contenido, el nombre y la firma de la persona, bajo cuya responsabilidad se
ejecuta la microfilmacin.
Luego, sigue la operacin en la cual se inserta el ttulo gua, que nos indica las
materias que se han microfilmado en el rollo. Se inserta tambin el ndice, que nos
indica el orden en que han sido microfilmados los documentos. En esta forma se
facilita la localizacin de un contenido informativo dentro de un rollo que puede
llegar a contener hasta 600o documentos.
8.4.2 ACTA FINAL
Al terminar el rollo se hace el acta final para responsabilizar a los encargados de la
operacin; sta indica:

I Fecha en la cual se termin el rollo.

I Nmero de orden.
I ltimo documento microfilmado.
I Estado en que ha quedado filmada la cinta; se especifica si hay espacios en
blanco, correcciones, recortes, observaciones generales, etc.
I Nombres de las personas responsables de la microfilmacin.
I Firmas del jefe del archivo y el operador responsable.