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Asunto:
Para:
Grupo Bancolombia S.A.
Empresas de Vigilancia.
Definicin:
El presente manual define los alcances de cada una de las reas en el control,
ejecucin, carga de datos y actividades directas o indirectas de las partes
intervinientes Empresas de Vigilancia y Banco las cuales son responsables
Alcance:
Establecer mediante un proceso lgico los alcances y responsabilidades de las
partes, en el control, aplicacin y ejecucin de acciones dentro de la plataforma
tecnolgica AVARMS, al igual que de los alcances de acuerdo al cubrimiento
geogrfico dentro del territorio Nacional, con el nimo de establecer los pasos de
cada accin luego de la ocurrencia o informacin de un evento que pueda afectar
o haya afectado a; usuarios, clientes o al Grupo Bancolombia de manera directa o
indirecta,esta informacin puede ser identificada por dos fuentes de comunicacin,
humanas o tecnolgicas, las cuales una vez identificadas deben ser cargadas
dentro de la plataforma AVARMS, por los cargos establecidos de acuerdo a la
identificacin del (para), y para lo cual se deben cumplir los pasos y
procedimientos establecidos en el presente documento.
Reporte de eventos:
Los eventos pueden ser reportados como se enuncia en este manual alcance por
dos fuentes de informacin (humanas o tecnolgicas), la humana se establece
cuando un funcionario del banco manifiesta por medio de un correo electrnico o
llamada telefnica algn tipo de novedad o incidente en contra de un usuario,
cliente o del mismo banco., la segunda fuente de informacin es la tecnolgica y
aplica cuando un integrante del Grupo de Apoyo Motorizado (GAM) en campo o
terreno conoce un hecho y lo registra en su dispositivo de comunicacin celular y/o
avantel, el cual a su vez lo sube de manera directa en la plataforma AVARMS.
Tipo de eventos a reportar:
Tentativas: Es cuando un evento Amenaza se manifest pero no se materializo
(no hubo perdida ni afectacin).
Incidente: Es cuando un evento Amenaza se presento y se materializo (hubo
perdida o afectacin).
Estos hechos deben ser tipificados una vez conocido en el evento en la
herramienta, identificando de primera mano con la fuente el cmo de los
hechos y dejando claro si se presento dao afectacin o ninguna de las
anteriores.
Los niveles de afectacin identificados o tipificados dentro de la herramienta
(baja, media, alta o catastrfica) deben ser identificados dentro de los
Anlisis de los eventos reportados, ya que en el reporte es simplemente un
relato corto del cmo se conoci las informacin mas no de las causas o
mviles que la materializaron.
Reportes:
Responsables por reas o cargos para reportar un evento (novedad o
incidente):
A nivel Nacional se cuenta con cubrimiento de las Empresas de Seguridad
con presencia humana (Guardas de Seguridad y/o Grupo de Apoyo
Motorizado GAM); estas reas estn bajo responsabilidad de la Empresa
de Vigilancia ya que debe ser esa fuente la primera respondiente del
evento.
A nivel Nacional y en las reas en las cuales no se cuenta con presencia de
seguridad humana (Guardas de Seguridad y/o Grupo de Apoyo Motorizado
GAM); debe ser el DSC de servicio al cliente la fuente de informacin el
cual comunica al Asesor Integral de Seguridad responsable de su oficina de
acuerdo a la distribucin.
A nivel Nacional y en los puntos que no se cuenta con cubrimiento de
seguridad humana (Guardas de Seguridad y/o Grupo de Apoyo Motorizado
GAM); y no se cuenta con los DSC de las oficinas tal como ocurre en los
cajeros electrnicos, estos deben ser reportados por la COSFE ya que son
la primera fuente de informacin o de conocimiento de casos por: clonacin,
cambiazos y todos eventos identificados por la central de alarmas
activaciones o deteccin desde cmaras de video.
Como se reporta y quien reporta:
1. Si el evento ocurre a Nivel Nacional en un punto (oficina, cajero o sede
administrativa) que cuente con presencia de seguridad fsica, deber ser la
Empresa de Vigilancia tomadora del servicio la encargada de reportar el
evento en la plataforma tecnolgica, pero se debe tener en cuenta que en
las poblaciones que a pesar de contar con servicio de vigilancia pero que
estn alejadas del control permanente de los Coordinadores de las
Empresas de Vigilancia y Grupo de Apoyo Motorizado (GAM), el DSC
entregara la informacin del evento al personal de seguridad (oficial de
seguridad bancario) para que este a su vez suministre toda la informacin
para ser cargada en AVARMS., el oficial de seguridad deber mantener al
tanto a sus Directores de Servicio al Cliente que esta informacin le debe
ser informada a l una vez se conozca o sea informada la misma.
1.1. Si el evento es conocido por el Grupo de Apoyo Motorizado GAM ser
este el responsable directo del reporte en la herramienta desde su
equipo de comunicacin celular o avantel, esta carga de datos debe ser
en tiempo real y enviada inmediatamente se atienda la novedad.
1.2. Si el evento es atendido por un guarda de seguridad en poblacin este
deber informar de manera inmediata a la Empresa de Seguridad va
avantel, celular o radio, para que sea montada y atendida desde la
plataforma AVARMS.