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Correo en la nube

ASAC Comunicaciones

Resumen comparativo de las plataformas de correo en la nube de


Microsoft Office 365 y Google Apps
para Educacin

Correo en la nube
Microsoft Office 365 vs. Google Apps

David Cabal Gonzlez

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Indice
1

Introduccin .............................................................................................................. 3

Microsoft Office 365 Live@Edu ............................................................................... 4


2.1

Arquitectura ...........................................................................................................................................................4

2.2

Interoperabilidad ....................................................................................................................................................5

2.3

Requisitos minimos: ...............................................................................................................................................5

2.4

Experiencia de usuario ...........................................................................................................................................6

2.5

Instalacin y configuracin .....................................................................................................................................7

2.6

Colaboracin en lnea .............................................................................................................................................8

2.7

Compatibilidad .......................................................................................................................................................8

2.8

Integracin con Exchange y migracin .....................................................................................................................9

2.9

Soporte y mantenimiento ......................................................................................................................................10

Google Apps for Education ...................................................................................... 11


3.1

Arquitectura .........................................................................................................................................................11

3.2

Interoperabilidad ..................................................................................................................................................11

3.3

Requisitos mnimos ..............................................................................................................................................11

3.4

Experiencia de usuario .........................................................................................................................................11

3.5

Instalacin y configuracin ...................................................................................................................................12

3.6

Colaboracin en lnea ...........................................................................................................................................12

3.7

Compatibilidad .....................................................................................................................................................12

3.8

Integracin y migracin con Exchange 2010 y Active Directory ..............................................................................12

3.9

Soporte ................................................................................................................................................................17

Resumen funcionalidades y caractersticas .......................................................... 18

Conclusin............................................................................................................... 23

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1 Introduccin
La Universidad de Oviedo ha optado por una solucin en la nube como sustituto de su
plataforma actual de correo electrnico para el alumnado. Este documento analiza los
dos servicios con mayor implantacin en entornos educativos como son Microsoft Office 365 y Google Apps. Ambos productos compiten entre s directamente y esto hace
que vayan bastante parejos en prcticamente todas las caractersticas que ofrecen.
Ambos productos representan fielmente los principios de su compaa. Como todo
producto de Microsoft, Office 365 entra bien por los ojos y cumple las expectativas de
funcionalidades, en el caso de Google, siempre intentan desarrollar productos ligeros y
giles, a los que se pueda acceder de forma simple y rpida desde cualquier sitio.

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2 Microsoft Office 365 para educacin


2.1 Arquitectura
Office 365 combina correo electrnico, calendario, tareas, contactos, intercambio
de documentos, colaboracin en grupo, mensajera instantnea, videoconferencia
y capacidades de reunin. Todos estos servicios son ofrecidos utilizando las tecnologas de los siguientes productos:
Exchange. Plataforma de correo electrnico que proporciona una solucin
integral para la gestin y administracin del correo corporativo, que adems de un completo servicio de mensajera, incluye programacin y administracin de tareas y citas en calendario, completa gestin de contactos
en libretas de direcciones, acceso al correo desde dispositivos mviles,
comparticin de ficheros mediante carpetas pblicas, e integracin con Directorio Activo y Office mediante varios protocolos entre otras muchas funcionalidades. Office 365 se integra a la perfeccin con Exchange permitiendo a los usuarios de la nube aprovechar las posibilidades que este
ofrece.
Lync. Es la nueva generacin de Office Comunicator. Se trata de un Servicio de Mensajera Instantnea que incorpora caractersticas para videoconferencias, reuniones, intercambio de ficheros, comparticin de aplicaciones, ficheros, pantalla, etc. As como integracin con Exchange,
Directorio Activo, Outlook y el sistema de telefona corporativo. Simplemente con instalar el cliente de este producto podemos conectarnos al
servidor que Microsoft nos ofrece en la nube sin necesidad de implementar
ni configurar nada y disfrutar de todas las funcionalidades de este cliente
de mensajera.
SharePoint. SharePoint Server es un producto de servidor que se basa en
la tecnologa de SharePoint Foundation para proporcionar un marco de
trabajo coherente y familiar para listas y bibliotecas, as como administracin y personalizacin de sitios. Permite crear rpidamente muchos tipos
de sitios en los que puede colaborar en pginas web, documentos, listas,
calendarios y datos, adems de caractersticas y funcionalidades adicionales como administracin de contenido empresarial, inteligencia empresarial, el motor de bsqueda Enterprise Search y perfiles personales a travs
de Mis sitios. Es el sistema utilizado para la edicin compartida de documentos y creacin de sitios de trabajo.
Office. Suite de ofimtica que abarca un amplio abanico de potentes aplicaciones de escritorio. Las ms comunes en todas las ediciones son el
Word para procesamiento de textos, el Excel para hojas de clculo, Powerpoint para presentaciones y diapositivas, Outlook para la gestin del
correo electrnico y las tareas y Access para la creacin y administracin
de Bases de Datos. En las distintas versiones tambin se incorporaron
otras como Publisher (publicaciones), OneNote (notas), FrontPage (diseo
web), etc. Office 365 requiere de este software localmente para muchas
de las caractersticas avanzadas disponibles, como la edicin de documentos con formatos especiales.
La plataforma de Microsoft para Office 365 es multi-multinstancia (tiene varias
instancias para la misma plataforma de software) y al menos, dos versiones dife4

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rentes, una Standard para pequeas y medianas empresas y otra Dedicated para
las grandes.

2.2 Interoperabilidad
Office 365 es accesible mediante un navegador web standard (IE, Firefox, Chrome, Opera, Safari), aunque para algunas caractersticas especificas es necesario disponer instalado en el equipo cliente software adicional. Esto implica que necesita que el sistema operativo cliente soporte la instalacin de este producto para
darle todo el uso posible. Tambin es recomendable, aunque no requerido, instalar determinados componentes ActiveX y Silverlight.
Para las plataformas mviles, Office 365 soporta oficialmente Windows Phone,
iOS (iPhone/iPad), Symbian, Android y BlackBerry como cliente de correo (aunque
alguna de estas plataformas se dispone software de terceros para conectar con
Exchange), pero al igual que en el entorno de escritorio, muchas funcionalidades
requieren plataforma Windows en el cliente, como la edicin de documentos, por
ejemplo, que requiere un software cliente compatible con Office. Por las experiencias de usuario recopiladas, podra decirse que solo los clientes de Windows Phone 7 experimentan el 100% de la funcionalidad del Office 365 desde sus dispositivos mviles.

2.3 Requisitos mnimos


Sistema operativo
o

Windows XP SP3

Windows Vista SP2

Windows 7

Mac OS X 10.5

Windows Server 2003

Navegadores. Aunque Outlook Web App dispone de una versin ligera


compatible con cualquier navegador, estos son los requisitos mnimos para
disponer de una experiencia completa:
o

Internet Explorer 7

Firefox 3

Safari 3

Chrome 3

Directorio Activo. Para optimizar la sincronizacin del directorio e identificar las capacidades de federacin, el Directorio Activo debe estar en un
solo bosque

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2.4 Experiencia de usuario


Lo primero que salta a la vista en Office 365 es el interfaz, que como todo producto Microsoft, es muy amigable al usuario, siendo muy similar a OWA de Exchange
2010 o al propio Outlook 2010. Las opciones estn a la vista y tiene men emergente propio con botn derecho, en lugar del men del navegador que aparece en
Google Apps.
Como se mencion previamente, para disponer de todas las caractersticas es necesario tener instalado Office localmente y un plugin que enlaza este con la nube.
Tambin se necesita instalar en el equipo cliente el .NET Framework y el cliente
de Lync Server para determinadas funcionalidades.
Pese a ser ms atractivo para el usuario final debido a su apariencia y a un entorno ms familiar, tambin puede hacer difcil su uso para usuarios menos habituados a trabajar con la suite de Microsoft Office, debido a la gran cantidad de opciones que tiene y las particularidades de cada una de ellas. La limitacin de
funcionalidades en dispositivos mviles que no soportan el 100% de requerimientos de Office 365, puede facilitar en este caso el acceso desde los mismos.

Pgina principal de Office 365.

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Interfaz grfica del cliente de correo de Office 365

2.5 Instalacin y configuracin


La instalacin bsica es rpida y sencilla, ya que tiene una consola administrativa
que ofrece de forma clara las opciones y recursos disponibles, disponiendo siempre de un asistente y una completa gua de ayuda. Los servicios bsicos son
Outlook (con Exchange que se ejecuta en la nube de Microsoft); Lync Server, con
componentes que se ejecutan a nivel local y en la nube, y el Team-Site y bibliotecas de documentos de SharePoint en lnea.
Microsoft utiliza un "nombre de dominio" dentro de Microsoft.com para el registro
inicial y permite cambiar al dominio nativo cuando est listo.
Como vemos en la siguiente imagen, dispone de un panel de control desde el que
se pueden configurar las diferentes opciones, ya que por defecto, al crear usuarios, solo se les proporciona bandejas de correo electrnico, un Team Site por defecto, y mensajera instantnea, pero ms all de esto, uno tiene que hacerse su
propio entorno a medida.
Se puede suponer que es mucho ms sencillo tanto integrar como migrar con
otros productos de Microsoft como Exchange, Active Directory o Outlook, que los
productos de Google, ya que tienen sus propias herramientas desarrolladas y perfeccionadas a medida, y en muchos casos ya incluidas en las ltimas versiones de
sus productos.

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Panel de Administracin de Office 365

2.6 Colaboracin en lnea


Microsoft lo presenta como uno de sus puntos fuertes, ya este producto dispone
de dos herramientas tan potentes un Sharepoint integrado y el cliente de Lync
Server. A pesar del abanico de posibilidades que aportan dos aplicaciones como
esta, no es que sea precisamente fcil ni rpido el utilizarlas.
El cliente de Lync, podra decirse que es una versin mejorada el MSN Messenger, convertido despus en Windows Live Messenger. Dispone de Mensajera Instantnea, videoconferencias, recursos de telefona IP integrada, integracin con
Outlook, pizarra, reuniones y, por supuesto, comparticin de ficheros, escritorio,
aplicaciones ejecutadas localmente, pantalla, etc.
En cuanto a Sharepoint, permite crear y configurar sitios para grupos destinados a
reuniones, edicin compartida de documentos e incluso pequeas aplicaciones
personales. A pesar de eso, para la creacin/edicin de los documentos online, la
mejor opcin sigue siendo utilizar la versin local del Office y posteriormente sincronizarlos.

2.7 Compatibilidad
El formato ms estandarizado para todo tipo de documentos en el mundo de la
ofimtica son los que utiliza la suite de Microsoft Office. Partiendo de ah, puede
decirse que el Office 365 tiene una compatibilidad total con este tipo de formatos y
sus versiones anteriores. Si el documento editado utiliza alguna de las caractersticas especiales de la ltima versin del producto y la versin web no puede editarlos, conecta con la instalacin local de Office para disponer de ellas.

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2.8 Integracin y migracin con Exchange 2010 y Active Directory


El requisito bsico para que coexistan el entorno de la nube y el del Exchange local, es que el Exchange Server 2010 tenga el SP1 instalado. Microsoft ha mejorado el Asistente de Despliegue de Exchange Server para incluir soporte para la
configuracin de la coexistencia para las organizaciones interesadas en tener algunos usuarios en la instalacin de Exchange 2010 y otros alojados en la nube de
Microsoft Office 365. Mediante esta herramienta se puede configurar la infraestructura con las opciones deseadas de forma simple y rpida, mostrndote siempre el camino a seguir para la implementacin, incluyendo opciones tan importantes como realizar la validacin en el LDAP local o entregar el correo primeramente
en el servidor local y que este decida donde enviarlo en funcin de si el destinatario est en la nube o en la infraestructura Exchange.
Para la migracin de un entorno a otro, existen varios mtodos: Cutover, Staged y
la migracin a travs de IMAP.
Ms info al respecto:
http://help.outlook.com/enus/beta/ms.exch.ecp.emailmigrationstatuslearnmore.aspx
De forma resumida, tanto la migracin como la integracin entre los dos entornos
se encuentran de forma nativa en los productos Microsoft, lo que evita la necesidad de desarrollos externos a medida y afianza su posicin en la lucha que mantienen ambos productos.

2.9 Flujo de correo


De forma predeterminada, el correo se enva y recibe directamente en la nube, pero en un entorno de coexistencia como es el caso, a travs del Asistente de Despliegue de Exchange Server, te permite seleccionar el servidor donde se entrega
por defecto el correo. Como configuracin ideal, se pretende que pase todo por la
infraestructura Exchange interna para que esta misma sea quien evale donde se
encuentra alojado el buzn destinatario y lo reenve en consecuencia a la nube o
a sus buzones internos. Para el flujo de salida hay dos opciones, si desde la nube
se enva directamente a internet, se denomina Sistema Descentralizado. Sin embargo, si el envo desde la nube a internet pasa por la infraestructura interna antes
de salir a internet hacia su destinatario final, se dice que es un Sistema Centralizado. En un principio, este ltimo ser el sistema que se utilice en la infraestructura que se desplegar:

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2.10

Soporte y mantenimiento

Todo el soporte tanto de Exchange Server como de Office 365 se realiza desde el
mismo centro de soporte tcnico de Microsoft, que permite abrir casos de estudio
mediante conexin telefnica o correo electrnico, las 24 horas del da, 7 das a la
semana.
El servicio dispone de atencin personalizada, asistencia en la instalacin y migracin y resolucin de problemas que surjan. Adicionalmente, Microsoft dispone
de una comunidad dedicada a este producto que incluye Blogs, Manuales, Foros y
una Wikipedia entre otros recursos.
La herramienta de Asistente de Despliegue de Exchange Server documenta todo
el proceso para la integracin, coexistencia y migracin, guindote a travs de las
opciones ms adecuadas para cada caso particular.

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3 Google Apps for Education


3.1 Arquitectura
La plataforma de Google es multi-tenant nativamente, es decir, est montada sobre una sola instancia, lo que permite a todos los usuarios funcionar en la misma
versin y que disfruten de las actualizaciones y mejoras inmediatamente nada
ms aplicarlas. Google esta constantemente actualizando y mejorando sus productos, por lo que los fallos que puedan surgir o las funcionalidades que faltan,
pueden ser subsanados en un futuro cercano y de forma transparente al usuario.

Al no requerir software nativo, todos los recursos son sitios web, muchos de ellos
accesibles independientemente. Los productos que componen la plataforma son:
Gmail, Google+, Google Docs, Groups, Talk, Voice, Calendar, Contacts, Tasks,
Video, Sites, Wave, Analytics, Contacts Sync, Google Apps Sync.

3.2 Interoperabilidad
Este posiblemente sea el punto fuerte de esta alternativa, ya que afirma tener una
compatibilidad total desde todas las plataformas y desde cualquier dispositivo
simplemente con tener un navegador web que soporte Java, que hoy en da son
prcticamente todos. Para la integracin con Blackberry, requiere BES. (ms info:
http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=en&answer=1306892).

3.3 Requisitos mnimos


El acceso a la plataforma puede hacerse desde cualquier navegador actual siempre que tenga las cookies y Javascript habilitado. Sin embargo, Google solo garantiza el funcionamiento ptimo desde las ltimas versiones de IE, Firefox, Safari
y Chrome.

3.4 Experiencia de usuario


Para Google Apps, el entorno es ligero y gil, sencillo y eficaz. No tiene alardes
grficos, ni esta tan pulido, pero la agilidad que experimentas al utilizarlo hace que
se olviden cosas secundarias como la apariencia. Como pega habra que indicar
que al tener las funcionalidades separadas por productos, es un poco ms complicado localizar y/o conocer todas ellas. Existe la posibilidad de integracin de sus
productos en un nico interface mediante la utilizacin de iGoogle.
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Al ser 100% web, la interaccin se reduce (no hay Botn derecho personalizado
como el caso de Office 365).

3.5 Instalacin y configuracin


Google dispone de un portal donde planifica y gua a travs de la migracin:
https://sites.google.com/a/googleapps.com/university-guide-to-goinggoogle/technical-integration/deployment-overview
Proceso de registro de Google para Google Apps requiere un proceso de verificacin del dominio del centro. Hay varias opciones para la verificacin del dominio
incluyen la adicin de un fragmento de cdigo a su cuenta de Google Analytics, la
adicin de un metatag HTML a los metadatos de su sitio web, aadiendo un registro DNS de tu dominio, o aadir un archivo de verificacin HTML de su sitio web.
Una vez hecho esto, habra que crear/migrar las cuentas de los usuarios y configurar las opciones generales desde la API de Administracin.
Por su parte, el usuario simplemente tendr que validarse en alguno de los productos a travs de su navegador y acceder a los recursos deseados.

3.6 Colaboracin en lnea


Cualquier contenido creado con Google Apps (texto, fotos, videos, presentaciones, blogs, wikis, etc) se puede compartir nativamente a travs de sus recursos,
tanto con los usuarios de la compaa como con personal externo, de una forma
fcil y eficaz.
Hace poco acaban de presentar el Cloud Connect, un conector para Microsoft Office que te permite compartir en la nube cualquier documento con que ests trabajando.

3.7 Compatibilidad
En Google Docs obviamente no esta tan optimizado como el producto de Microsoft para los formatos de este, pero todas las funciones bsicas habituales estn
disponibles. Se pueden importar archivos de Office 97-2003, Office 2007/2010, de
texto OpenOffice y RTF, CSV y algn otro formato. No se pueden exportar en formato de Office 2007/2010, sin embargo, pero puede exportar archivos PDF. Cabe
indicar que editar documentos con caractersticas especiales de Microsoft Offce,
puede alterar el formato de estos.
De momento no est disponible la edicin offline.

3.8 Integracin y migracin con Exchange 2010 y Active Directory


Para la conexin con Exchange, tiene un conector llamado Google Apps Sync que
emula a ActiveSync y te permite utilizar, por MAPI, Outlook como un cliente de
Google Apps de correo electrnico, sincronizando calendario y contactos. La sincronizacin de notas con Google Docs de momento est disponible solo a partir
de la versin 2.3 de Google Apps Sync. Este plugin esta soportado a partir de

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Windows XP SP3 y Office 2003 SP3. No est soportado para Mac ya que el
Outlook para Mac no soporta MAPI.
Para la sincronizacin con LDAP dispone del Google Apps Directory Sync, aunque
esta sincronizacin es unidireccional, es decir, no se puede modificar nada del Directorio, solo leer datos.
Google Apps ofrece un API de inicio de sesin nico que utiliza SAML 2.0 para la
integracin con tu sistema de autenticacin. Google Apps tambin te ofrece una
biblioteca de cdigo exhaustiva como referencia durante la implementacin.
Cabe indicar, que el inicio de sesin nico solo esta soportado si el usuario accede a travs del Web Interface, es decir, los usuarios que entren desde dispositivos
mviles o aplicaciones locales, se validarn contra Google.

3.8.1 Servicio de inicio de sesin nico SAML para Goog le Apps


Security Assertion Markup Language (SAML) es un estndar XML que permite
que los dominios web seguros intercambien datos de autenticacin y autorizacin de usuarios. Con SAML, un proveedor de servicios online puede ponerse en
contacto con otro proveedor de identidad para autenticar a los usuarios que intenten acceder a contenido seguro.
Google Apps ofrece un servicio de inicio de sesin nico basado en SAML que
ofrece a las organizaciones un control total de la autorizacin y de la autenticacin de cuentas de usuario alojadas que pueden acceder a aplicaciones basadas
en web como Gmail o Google Calendar. Con el modelo SAML, Google acta
como proveedor y ofrece servicios como Gmail y pginas de inicio. Los partners
de Google actan como proveedores de identidad y administran los nombres de
usuario, las contraseas y otra informacin para identificar, autenticar y autorizar
a los usuarios en aplicaciones web alojadas por Google. Existen varias soluciones de proveedores de identidad de cdigo abierto y de tipo comercial. Estas
pueden ayudarte a implementar el inicio de sesin nico en Google Apps.
Es importante tener en cuenta que la solucin de inicio de sesin nico solo sirve
para aplicaciones web. Si quieres que tus usuarios accedan a los servicios de
Google con clientes de escritorio como Outlook (por ejemplo, Outlook ofrece acceso POP a Gmail), debes proporcionar a tus usuarios contraseas utilizables y
sincronizarlas con la base de datos de usuarios interna. Para ello, debes usar el
API de administracin.
El servicio de inicio de sesin nico de Google Apps se basa en las especificaciones SAML 2.0. SAML 2.0 es compatible con varios proveedores populares.
Visita el sitio Project Liberty para obtener una lista de productos compatibles con
SAML 2.0.

3.8.2 Conceptos bsicos del

SSO basado en SAML para Google Apps.

El siguiente proceso explica cmo accede un usuario a una aplicacin alojada de


Google mediante un servicio de inicio de sesin nico basado en SAML ofrecido
por un partner.
La imagen que se muestra a continuacin, ilustra el proceso por el que un usuario accede a una aplicacin de Google Apps, como Gmail, a travs de un servicio
de inicio de sesin nico basado en SAML. Para que se realice este proceso, el
partner debe facilitar a Google la URL para su servicio de inicio de sesin nico,
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as como la clave pblica que Google debera usar para verificar las respuestas
SAML.

Esta imagen describe los pasos siguientes.


El usuario intenta acceder a una aplicacin alojada en Google, como Gmail, pginas de inicio u otro servicio de Google.
Google genera una solicitud de autenticacin SAML. La solicitud SAML se codifica y se inserta en la URL del servicio de inicio de sesin nico del partner. El parmetro "RelayState" que contiene la URL codificada de la aplicacin de Google
a la que el usuario intenta acceder tambin est incrustada en la URL de inicio
de sesin nico. Este parmetro tambin pretende ser un identificador opaco
que se facilita sin ninguna modificacin ni inspeccin.
Google enva una redireccin al navegador del usuario. La URL de redireccionamiento incluye la solicitud de autenticacin SAML codificada que debe enviarse al servicio de inicio de sesin nico del partner.
El partner descodifica la solicitud SAML y extrae la URL del servicio ACS (Assertion Consumer Service) de Google y la URL de destino del usuario (parmetro
"RelayState"). A continuacin, el partner autentica al usuario. Los partners pue14

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den autenticar a los usuarios solicitando credenciales de acceso vlidas o comprobando las cookies de sesin vlidas.
El partner genera una respuesta SAML que contiene el nombre de usuario del
usuario autenticado. Segn la especificacin SAML 2.0, esta respuesta se firma
digitalmente con las claves DSA/RSA pblicas y privadas del partner.
El partner codifica la respuesta SAML y el parmetro "RelayState" y, a continuacin, devuelve esa informacin al navegador del usuario. El partner ofrece un
mecanismo para que el navegador pueda enviar esa informacin al servicio ACS
de Google. Por ejemplo, el partner podra insertar la respuesta SAML y la URL
de destino en un formulario y facilitar un botn para que el usuario pueda hacer
clic y enviarlo a Google. El partner tambin podra incluir JavaScript en la pgina
que enva el formulario a Google de forma automtica.
El servicio ACS de Google verifica la respuesta SAML usando la clave pblica
del partner. Si la respuesta se verifica correctamente, el servicio ACS redirecciona al usuario a la URL de destino.
Se ha redireccionado al usuario hacia la URL de destino y ha accedido a Google
Apps.
Para la integracin con Exchange y migracin, Google ofrece dos guias en las
que indica como proceder:
http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=es&answer=57920
http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=es&answer=33322
Tambin disponen de este portal para asistir en el paso a Google para Universidades.
https://sites.google.com/a/googleapps.com/university-guide-to-going-google/

3.9 Flujo de correo


Google Apps dispone de las siguientes arquitecturas de envo y recepcin de correo en un entorno de coexistencia con Exchange Server:
A travs del servidor de Google Apps: Todo el correo llega al servidor de Google en la nube y l es quien reenva una copia al local si no encuentra el buzn
en su infraestructura. El envo de correo en esta arquitectura se realiza directamente desde la plataforma en la que se encuentre el buzn.

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A travs del servidor interno: Esta es la opcin que ms se asemeja a nuestras


necesidades en el caso de recepcin de correo. El correo entrante llega al servidor de Exchange y este reenva a Google Apps si el buzn destinatario se
aloja en la nube. El envo de correo en esta arquitectura se realiza directamente desde la plataforma en la que se encuentre el buzn.

A travs del servidor intermedio: Con este mtodo se necesita un dispositivo /


servicio intermedio que ser quien seleccione el entorno del destinatario, reenviando as tanto el flujo entrante como el saliente. Esta es la opcin que mejor
se adapta a los requisitos de la universidad.

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3.10

Soporte y mantenimiento

Los servicios de soporte de Google no son tan transparentes y fciles de acceder


como en el caso de Microsoft. Este es un punto flaco de Google, aseguran tener
soporte telefnico y por correo electrnico, aunque el acceso a los servicios de
soporte no es ni sencillo ni rpido.
.

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4 Resumen funcionalidades y caractersticas


La siguiente tabla resume las principales caractersticas disponibles en cada producto y como las sirve cada plataforma:
Caractersticas \ Producto
Correo Electrnico
Calendario
Software de productividad
Mensajera instantnea y Videoconferencia

Office 365
Outlook. 25Gb/buzn y 25 Mb/adjunto
Outlook
Office Web Apps online y Office local

Google Apps
Gmail. 25Gb/buzn y 25 Mb/adjunto
Google Calendar
Google Docs

Lync Server

Google Chat

Sincronizacin mvil

Correo, calendario, tareas y contactos con Exchange

Correo, calendario, tareas y contactos con


Google Sync para Exchange Activesync

Productividad movil

Office web Apps desde navegador y Office Mobile desde Windows Phone

Google Docs para Android, navegador e iOS

Colaboracin en documentos

En Office a travs de Sharepoint

Google Docs y Cloud Connect para Office

Creacin Web / Intranet

Sharepoint
10 Gb para el Team-Site de Sharepoint + 500
Mb por usuario
Word Web App
Excel Web App
Powerpoint Web App
OneNote Web App

Google Sites y Groups


1Gb/usuario en Docs y 10 Gb + 500 Mb por
usuario para Sites.
Google Docs
Google Spreadsheets
Google Presentations
Google Forms
-

Almacenamiento de archivos
Edicin de Textos
Hojas de Calculo
Presentaciones
Encuestas
Notas

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En la siguiente tabla se muestra de forma desglosada la tabla de caractersticas de cada solucin, remarcando en verde la solucin que consideramos que dispone la ms ventajosa para la universidad.
Categora
Mensajera

Caractersticas

Gmail (Como parte de Google Apps)

Microsoft Office 365

Organizacin Correo

Etiquetas; Etiquetas anidadas disponibles con Google Labs

Carpetas

No

Si, con Outlook local

Si, Gmail Notifier


Si, usando varias etiquetas
Si, usando Google Groups
Si, solo con el cliente local de Outlook
Si, solo con el cliente local de Outlook
Si

Si, opcin dentro del cliente


Si
Si, con listas de distribucin
Si
Si
Si

Si (siempre habilitado)

Si (opcional por usuario)

Muy bueno (subjetivo)

Demasiado agresivo (subjetivo)


Si: Enviados, Ledos(Si esta permitido por el recipiente)
Si

Carpetas de correo / Comparticin por etiquetas


Notificaciones correo (Popups)
Categorizar Correo
Crear grupos de distribucin
Marcar correo como alta y baja prioridad
Marcar correo como confidencial
Filtros correo (Reglas)
Vista de conversacin de correo enlazada (en
cliente web)
Filtrado Anti-Spam
Estado de elementos enviados (ledo, borrado,
etc)
Autocompletado del destinatario
Cancelar envo

No
Si
Si, en los primeros 10 seg despus de
enviar (Deshacer envo)

Si

Calendario
Calendario compartido
Bsqueda ocupados
Encontrar automticamente tiempo libre

Si
Si
Si

Si
Si
Si

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Marcar anotaciones como distinto tipo


Cancelar reunin
Definir horas de trabajo
Anotaciones con recordatorio
Anotaciones con recordatorio del calendario

Si (Disponible, Ocupado) mostrado del Si (Libre, Ocupado, Fuera) todos


mismo color
de diferente color
Si
Si
No
Si
Si
Si
No
No

Accesibilidad
Sincronizacin Mvil
Single Sign On
Sincronizacin Password
Acceso cuentas de Alumnos
Interfaz recomendado para el personal
Interfaz recomendado para Estudiantes
Modo "Offline"
IMAP
Navegadores soportados por Interfaz Web
Sincronizacin Escritorio Web

Si, con Google Mobile Sync


S, pero solo desde interfaz web.
Con software de terceros; podra ser
posible implementarlo uno mismo
Si, gratuito. Las cuentas permanecen
activas al finalizar los estudios
Interfaz de Gmail o cliente Outlook
(funcionalidad reducida)
Interfaz de Gmail

Si, integrado
Si
Si, con Active Directory
Si, gratuito. Las cuentas permanecen activas al finalizar los estudios
Cliente Outlook
Outlook WebApp

S; pero requiere software (Google


Gears). Hasta HTML5 no estar 100%
soportado

Si

Si
Firefox, Internet Explorer, Safari,
Chrome

Si
Firefox, Internet Explorer, Safari,
Chrome

Necesario instalar Google Sync individualmente para sincronizar con


Outlook y Gmail

Directo

Restricciones de tamao e uso

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Tamao de cuota de buzn


Tamao mximo de mensaje (con adjuntos)

25GB
25MB

25GB
25MB

Nmero mximo de destinatarios por mensaje

500 (si los destinatarios estn en un


grupo pblico, solo cuenta como un
destinatario)

100 (si los destinatarios estn en


un grupo pblico, solo cuenta
como un destinatario). Tambin
se puede definir Listas Dinmicas
de Distribucin que cuentan como un solo destinatario

Lmite mximo de envo interno en un da por


cuenta

Ilimitado

500

Lmite mximo de envo externo en un da por


cuenta

2000

500

No

Si

S, pero opciones limitadas


No
No
Si
Si (Google Docs)
No
S, en entrega dual con dispositivo o
servicio intermediario
Postini

Si
Si
Si
Si
Si (Office Web Apps)
Si
Si, se puede configurar nativamente
M+Archive

No

Si

Si

Si, con Lync Server o en Sharepoint

Cuota de mensaje por buzn


Caractersticas adicionales
Tareas
Firmas mltiples
Firma de correo de formato enriquecido
Chat Integrado
Herramientas de colaboracin integradas
Envo retardado
Enrutar correo saliente a travs de servidor
propio
Archivado de correo
Google Docs vs Office 365
Mismos formatos que la suite de Microsoft
Office
Edicin simultnea

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Correo en la nube

ASAC Comunicaciones

Comparacin de formato

Formato limitado; se centra en colaboracin y contenido

Formateo avanzado disponible


aunque menor que con Office
local

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Correo en la nube

ASAC Comunicaciones

5 Conclusin
Tanto Office 365 como Google Apps cumplen con los objetivos marcados por la universidad. En funcionalidades andan muy parejos ambos, ya que tratan de cubrir las
mismas necesidades.
Microsoft destaca la apariencia y la experiencia en productos previos similares, con las
opciones ms pulidas y preparadas para el usuario final, pero destaca sobre todo que
dispone de herramientas propias para facilitar la integracin con sus otros servicios,
como Exchange, Office o Active Directory. Incluye funciones ms especializadas que
pueden ser tiles en determinados entornos, pero cuya existencia no conocern nunca
muchos de los usuarios. Destacan las funcionalidades que aportan dos herramientas
tan potentes como Sharepoint y de Lync, aunque requieren cierto nivel de conocimientos para poder explotarlas. A pesar de no disponer de una accesibilidad como la de
Google, las funciones bsica si que estn disponibles desde cualquier navegador.
Por su parte, Google nos ofrece casi las mismas funciones, pero de una manera ms
sencilla, rpida y universal. Con una accesibilidad prcticamente total desde cualquier
dispositivo independientemente de la plataforma que corra o el software que tenga
instalado, es un producto 100% Cloud. El paquete de productos que ha reunido Google es realmente interesante, aunque como hemos dicho, la mayora estn disponibles
independientemente.
Con respecto a las SLAs, ambos prometen un 99,9% de disponibilidad, ya que nadie
puede asegurar un 100%, pero Google incluye un panel de paradas programadas en
las que avisa y registra toda interrupcin del servicio de ms de 10 minutos.
El tema del soporte y las facilidades para la integracin con otros entornos, es donde
Microsoft supera con creces a Google, y lo que hace decantarse ligeramente la balanza hacia ellos. Google se ampara un poco en la universalidad, por lo que si no es un
problema general, no es problema suyo, sino del cliente.
Dado que las funcionalidades bsicas estn cubiertas en ambos y el colectivo de
alumnos no requerir funciones especiales ms all del uso habitual del correo, las
funciones extra del Office 365 pasaran a un segundo plano frente a la universalidad
del Google Apps. La finalidad de la plataforma para el alumnado, es que estos puedan
acceder a su correo desde cualquier parte, sin necesidad de seguir un procedimiento
de instalacin/configuracin o cumplir unos requisitos especificos en su dispositivo
cliente.

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