Procedimento Msu

MANUAL DE GESTIN INTEGRADO
PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE

SANTANDER
NTC GP 1000:2009 NTC ISO 9001:2008
NTC ISO 14001:2004 NTC OHSAS 18001:2007
NTC 5906:2012
DIRECCIN INSTITUCIONAL
Bucaramanga
2007
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Revis
Rector
Vicerrector Administrativo
Coordinacin SGI
Aprob
Rector
Cdigo: MDI.01
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Fecha de aprobacin
Diciembre 04 de 2007
Resolucin No. 1861
Modificada: Mayo 28 de 2012
Resolucin No. 785
CONTENIDO
OBJETIVO
1 ALCANCE Y EXCLUSIONES
1.1 ALCANCE
1.2 EXCLUSIONES
4
4
2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS
3 CONTENIDO DEL MANUAL
3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

3.1.1 Resea histrica
3.1.2 Misin
3.1.3 Visin
3.1.4 Polticas
3.1.5 Organigrama
3.2 CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO
3.2.1 Polticas
3.2.1.1 Poltica de Calidad
3.2.1.2 Poltica de Gestin en Seguridad y salud Ocupacional
3.2.1.3 Poltica de Gestin Ambiental
3.2.2 Objetivos
3.2.2.1 Objetivos de Calidad
3.2.2.2 Objetivos en Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
3.2.2.3 Objetivos en Gestin Ambiental
3.2.3 Responsables
3.2.3.1 Comit de Gestin Integrado
3.2.3.2 Comit Tcnico para la Gestin en SYSO
3.2.3.3 Comit Tcnico Ambiental y Sanitario.
3.2.3.4 Grupo Primario
3.2.4 Organigrama del Sistema de Gestin Integrado
3.2.5 Estructura de la Documentacin.
3.2.6 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander.
3.2.7 Proceso Transveral
3.2.8 Requisitos
3.2.8.1 De los beneficiarios
3.2.8.2 Legales y Reglamentarios.
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3.2.8.3 De la organizacin.
43
3.2.8.4 De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS
18001:2007 y la NTC 5906:2012.
43
3.2.8.5 Aspectos e impactos ambientales.
43
3.2.8.6 Peligros y Riesgos.
43
3.2.8.7 Programas del Sistema de Gestin Ambiental
43
3.2.8.8 Programas del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
44
3.2.9 Caracterizaciones.
45
3.2.10 Productos de los procesos misionales.
48
3.2.11 Procedimientos Obligatorios.
48
3.2.12 Controles Operacionales
49
3.2.13 Responsabilidades y autoridades HSEQ
51
ANEXO 1
54
ANEXO 2
58
ANEXO 3
61
ANEXO 4
82
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OBJETIVO
El presente manual es una gua para establecer la planificacin, operacin y el control de los
procesos de la Universidad Industrial de Santander, establecidos dentro del Sistema de Gestin
Integrado, cuya estructura se adeca a los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC
GP 1000:2009, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.
1
1.1
ALCANCE Y EXCLUSIONES
ALCANCE
El alcance del Sistema de Gestin Integrado corresponde a:

Los Servicios de Educacin Universitaria de la Universidad Industrial de Santander, a travs
de los procesos de Formacin, Investigacin y Extensin.
Los Servicios de la Gestin Administrativa para las actividades de Educacin Superior
Universitaria, Docencia, Investigacin y Extensin de la Universidad Industrial de Santander a
travs de los procesos de: Direccin Institucional, Planeacin Institucional, Gestin de la
Calidad Acadmica, Seguimiento Institucional, Admisiones y Registro Acadmico, Biblioteca,
Bienestar Estudiantil, Comunicacin Institucional, Contratacin, Financiero, Gestin
Cultural, Gestin Documental, Jurdico, Recursos Fsicos, Recursos Tecnolgicos, Relaciones
Internacionales de Intercambio Acadmico Servicios Informticos y de Telecomunicaciones,
Talento Humano, Gestin Ambiental
El servicio social de asesora jurdica y la promocin de mecanismos alternativos de
resolucin de conflictos a personas de escasos recursos de la regin, en las reas del
Derecho Laboral y Pblico, Penal y Privado del Consultorio Jurdico de la Escuela de
Derecho y Ciencia Poltica de la Universidad Industrial de Santander.
Los servicios de educacin no formal para los Programas de Leguas Extranjeras del
Instituto de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander.
NOTA:
Las actividades que comprende el alcance definido frente al Consultorio Jurdico se detallan
en el Manual de Calidad Consultorio Jurdico y Centro de Conciliacin-MEX-CJ.01. Las
actividades que incluyen el alcance del Instituto de Lenguas se describen en el Manual de
Calidad MEX-IL.01.
1.2
EXCLUSIONES
Para los procesos de la Universidad Industrial de Santander no aplica ninguna exclusin a las
normas NTC GP 1000:2009, la NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS
18001:2007 y NTC 5906:2012.
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DEFINICIONES / ABREVIATURAS
Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los

requisitos.
Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional: Conjunto de acciones, programas y/o
proyectos encaminados a controlar y mejorar la seguridad y salud de la comunidad
universitaria.
Gestin ambiental: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a
controlar y mejorar sus aspectos ambientales.
Objetivos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, la seguridad y
salud ocupacional, y ambiental.
Manual de Gestin Integrado: Documento que enuncia las Polticas de Calidad,
Seguridad y Salud Ocupacional, y la ambiental y describe el Sistema de Gestin
Integrado de la Universidad.
Polticas: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad,
la seguridad y salud ocupacional, y ambiental, tal como se expresan formalmente por la
alta direccin.
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman
elementos de entrada en resultado.
SGI: Sistema de Gestin Integrado. Hace referencia a los Sistemas de Gestin de
Calidad, Gestin Ambiental y Salud Ocupacional adoptados por la Universidad.
SGC: Sistema de Gestin de Calidad. Sistema de gestin para dirigir y controlar una
organizacin con respecto a la calidad.
SGA: Sistema de Gestin Ambiental. Sistema de gestin para desarrollar e implementar
la poltica ambiental y gestionar los aspectos ambientales.
SYSO: Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional. Sistema de gestin para desarrollar
la poltica y gestionar los riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional.
UAA: Unidad Acadmico Administrativa
Peligro: Fuente, situacin o acto con potencial de dao, en trminos de enfermedad o
lesin a las personas, o a una combinacin de stos.
Riesgo: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o
exposicin(es) peligroso(s) y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser
causada por el(los) evento(s) o exposicin(es).
Aspecto Ambiental Cualquier accin o actividad que desencadena un impacto
positivo o negativo para el medio ambiente. Ejemplo: vertimiento de sustancias
peligrosas a un cuerpo de agua.
Impacto Ambiental De acuerdo con la observacin del proceso identificar la
influencia negativa o positiva en los aspectos ambientales por ejemplo contaminacin
del agua por la sustancia vertida.
Programa: Documento que describe el conjunto de actividades, objetivos, metas de la
organizacin, incluida su planificacin en el tiempo, los recursos necesarios y el personal
responsable de la implementacin.
Control operacional: Acciones o operaciones asociadas a controlar los peligros y
aspectos ambientales identificados para alcanzar los objetivos de la poltica y cumplir los
objetivos y metas establecidos. Entre ellos se encuentran; procedimientos, uso de
elementos de proteccin personal, personal entrenado y capacitado, etc.
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3.1
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CONTENIDO DEL MANUAL

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
3.1.1 Resea histrica1.

El primero de marzo de 1948 fueron oficialmente inauguradas las labores de la Universidad
Industrial de Santander en el patio de la Escuela Industrial Dmaso Zapata.
En 1940 el abogado Mario Galn Gmez present ante la Asamblea de Santander el proyecto
de ordenanza que inici el proceso legal de creacin de la universidad, que apenas se limitaba a
la creacin de una "Facultad" de Ingeniera Industrial, "orientada de preferencia hacia las
especializaciones de qumica, mecnica y electricidad", pero incluy el establecimiento de un
bachillerato tcnico en la renovada Escuela Industrial de Bucaramanga, donde sera preparado
un grupo de jvenes para el ingreso, en ptimas condiciones, a la mencionada Facultad. Una vez
que la comisin designada por la Asamblea dio su visto bueno, este poder legislativo aprob, el
21 de junio de 1940, la Ordenanza 41 que declaraba creada la "Facultad de Ingeniera Industrial"
y estableca un bachillerato tcnico en la Escuela Industrial. Sin embargo, con el esfuerzo de dos
diputados se aprob la ordenanza 83, el 22 de junio de 1944, que cre definitivamente "La
Universidad de Santander.
El primer rector de la UIS fue Nicanor Pinzn Neira, ingeniero civil de la Escuela de Minas de
Medelln. Con tres facultades de Ingeniera (Elctrica, Mecnica y Qumica), respectivamente
dirigidas por Hernando Pardo Ordez, Alfonso Penagos Mantilla y Lelio Martnez Villalba, la
UIS acept sus primeros veinte estudiantes en 1948.
En la dcada de los aos sesenta ya existan doce edificios y en 1963 los estudiantes
matriculados ascendan a 1147, fue as como a finales de los 60s se dio paso a la autntica
universidad de todas las ciencias y profesiones, cuando el campus central fue acompaado por
la Facultad de Ciencias de la Salud ubicada junto al Hospital Universitario Ramn Gonzlez
Valencia.
La dcada de los aos ochenta se inici con el nuevo marco de accin establecido por el
Decreto Ley 80 de 1980, que oblig a una nueva reforma administrativa y a ampliar el aspecto
de los programas profesionales: Geologa (1982), Fsica (1983), Diseo Industrial (1985), Msica
(1985) e Historia (1987). Bajo la rectora de Jaime Luis Gutirrez se abrieron los Centros
Regionales de Educacin a Distancia, los cuales terminaron por crear el actual Instituto de
Educacin a Distancia., ya al final de la dcada se haban creado 7 especializaciones y 7
maestras. Las necesidades de formacin del profesorado en tcnicas didcticas obligaron a
crear el Centro para el Desarrollo de la Docencia (1982), y las demandas de investigacin se
resolvieron con un convenio firmado con el BID y el ICFES para la dotacin de los laboratorios.
En la administracin de Jorge Gmez Duarte ya sobre la dcada de los 90, se da un nuevo
impulso renovador logrado mediante la creacin del Programa de Regionalizacin que sita
proyectos educativos presenciales en el Socorro, Barbosa, Mlaga y Barrancabermeja, con
sedes propias que permiten un acercamiento del Proyecto educativo a las principales Provincias
1
Adaptado de https://www.uis.edu.co/portal/nuestra_uis/historia/historia.html
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de Santander. As mismo durante la gestin del rector Gmez Duarte se da inicio a los procesos
de autoevaluacin de programas con fines de acreditacin, logrando tener al final de su periodo
8 programas con acreditacin de alta calidad.
Al comenzar el siglo XXI, la UIS sigue siendo la universidad ms importante de la regin oriental
de Colombia, reconocida por la tradicional calidad de sus programas y por los esfuerzos de
gestin de sus recursos financieros liderados por su actual rector Jaime Alberto Camacho Pico.
Con todo lo soado y realizado hasta el momento, lo que se manifiesta ostensiblemente en el
devenir de esta historia de la Universidad Industrial de Santander es un crecimiento sostenido
con calidad y eficiencia, un avance hacia la profundizacin sin perder el sentido de su pertinencia
social que se da en sus programas de maestra y doctorado un reconocimiento a la alta calidad
de sus programas, tal como lo destaca la acreditacin de la mayora de los mismos y la
Acreditacin Institucional conferida por el trmino de 8 aos por el Ministerio de Educacin
Nacional, segn Resolucin No. 2019 de junio 3 de 2005, que hoy la ratifica entre las mejores
Universidades con las que cuenta la Nacin para la buena educacin de la sociedad.
3.1.2
Misin.
La Universidad Industrial de Santander es una organizacin que tiene como propsito la

formacin de personas de alta calidad tica, poltica y profesional; la generacin y adecuacin de
conocimientos; la conservacin y reinterpretacin de la cultura y la participacin activa
liderando procesos de cambio por el progreso y mejor calidad de vida de la comunidad.
Orientan su misin los principios democrticos, la reflexin crtica, el ejercicio libre de la
ctedra, el trabajo interdisciplinario y la relacin con el mundo externo.
Sustenta su trabajo en las cualidades humanas de las personas que la integran, en la capacidad
laboral de sus empleados, en la excelencia acadmica de sus profesores y en el compromiso de
la comunidad universitaria con los propsitos institucionales y la construccin de una cultura de
vida.
3.1.3
Visin.
Como visin general en el ao 2018, la Universidad Industrial de Santander se habr fortalecido

en su carcter pblico, aportando al desarrollo poltico, cultural, social y econmico del pas,
como resultado de un proceso de generacin y adecuacin de conocimiento en el cual la
investigacin
constituye
el
eje
articulador
de
sus
funciones
misionales.
La Universidad habr desarrollado exitosamente una poltica de crecimiento vertical, mediante
la cual se crearn y consolidarn programas de maestra y doctorado de alta calidad,
sustentados en procesos de investigacin pertinente para la regin y el pas.
La Institucin habr contribuido al desarrollo regional, mediante la formacin del talento
humano, la investigacin y la extensin, reflejado en el mejoramiento de la calidad de vida, la
competitividad internacional y el crecimiento econmico. Como parte de este proceso, se
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ampliar la cobertura con la creacin y consolidacin de programas misionales pertinentes y

soportes estratgicos en su sede central y en sus sedes regionales tanto a nivel profesional
como a nivel tecnolgico, atendiendo a la poltica de formacin por ciclos aprobada por el
Consejo
Superior.
La Universidad habr consolidado una poltica de articulacin global que le ha permitido
incrementar de manera significativa los resultados de sus procesos misionales mediante la
cooperacin con instituciones educativas y de investigacin de alto prestigio, empresas,
entidades gubernamentales, egresados y otros entes pblicos y privados nacionales e
internacionales.
La Universidad habr fortalecido en toda su organizacin una cultura de gestin de alta calidad
de
los
procesos
misionales,
estratgicos
y
de
apoyo.
Como resultado de la actualizacin permanente de sus programas acadmicos, la Universidad
forma personas con las competencias apropiadas para liderar el desarrollo econmico y social y
para realizar proyectos educativos e investigativos, que contribuyan al logro de las metas de
desarrollo del pas y a la consolidacin de una sociedad del conocimiento a nivel regional,
nacional
e
internacional.
La Institucin habr consolidado su estabilidad financiera y modernizado su infraestructura fsica
y tecnolgica.
3.1.4
Polticas2
Las polticas que se enuncian a continuacin estn definidas en el Proyecto Institucional de la

UIS como lneas directrices que expresan la voluntad de los organismos directivos de la
universidad, el Consejo Superior, la Rectora y el Consejo Acadmico, de llevar a la prctica los
propsitos establecidos por la Misin, con base en los principios establecidos a partir de los
mismos.
Construccin de la comunidad universitaria
Se trata de construir la identidad y sentido de pertenencia a la UIS, basados en la constitucin
de un compromiso colectivo de asimilacin y cumplimiento de los propsitos definidos en la
misin de la Institucin.
Responsabilidad social
Se trata de asumir plenamente, la condicin pblica de la Universidad para responder a la
necesidad nacional de formacin de alta calidad y pertenencia, generando en su seno los
saberes, las actitudes y prcticas innovadoras que permitan pensar y transformar el pas y la
regin con sentido tico y responsabilidad poltica.
Tomado del Proyecto Institucional de la UIS
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Cultura de la investigacin
La construccin de la comunidad universitaria y su responsabilidad social suponen una accin
prioritaria: hacer de la investigacin la cultura bsica de todos los universitarios para que el
espritu cientfico impregne todas nuestras acciones acadmicas, sociales y prcticas
profesionales, pues la pertinencia social de las comunidades universitarias en el mundo
globalizado, depende de su capacidad para ofrecer la formacin de los ciudadanos que se
necesitan para dar respuestas efectivas, desde las ciencias y mediante las ciencias a los grandes
problemas de la sociedad.
Desempeo integral de los docentes
Los docentes deben asumir con compromiso y conciencia plena de su responsabilidad tica y
social, el papel de orientadores del proceso de aprendizaje y ser los maestros que apoyan la
formacin integral de los estudiantes. Para ello debern articular en su desempeo las funciones
de docencia, investigacin y extensin, pues solo as podrn evidenciar los objetivos sociales del
aprendizaje y su propsito ltimo de contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas y la
sociedad.
Mejoramiento de la calidad y pertinencia de los programas acadmicos
Los programas acadmicos ofrecidos por la Universidad en todas sus sedes y bajo las diversas
modalidades, deben estar comprometidos con un proceso permanente de mejoramiento de su
calidad y pertinencia. La autoevaluacin y evaluacin externa, asegurarn la excelencia
acadmica y la vigencia social de los programas.
Pedagoga para la formacin integral
La pedagoga que ha de regir las acciones de docentes y estudiantes es dialgica como norma
de accin acadmica y como principio de democracia participativa, la cual exige reconocer en la
prctica la autonoma de los estudiantes para que asuman por s mismos los procesos de
aprendizaje y de formacin integral.
Eficacia y eficiencia de las acciones universitarias
Se trata de propiciar un compromiso colectivo con el prudente manejo de los recursos, con un
sentido de la racionalizacin en todos los procesos y unos propsitos de eficacia y eficiencia en
la realizacin de las tareas institucionales.
Ampliacin de cobertura
Tradicionalmente, hemos formulado dos polticas de crecimiento de nuestros programas
acadmicos: la que ampla la oferta de programas de pregrado y la que profundiza la oferta
hacia los niveles de maestra y doctorado. Manteniendo este legado, hemos de seguir creciendo
en las dos direcciones.
La ampliacin de cobertura con nuevos programas de pre y posgrado, deber darse en todas
sus sedes, con el propsito de apoyar el desarrollo regional y el avance cientfico y tecnolgico,
fortaleciendo as una poltica social de admisin a la Universidad. Algunos programas
acadmicos de alta demanda social tambin podrn ampliar su cobertura mediante la
duplicacin de jornadas de trabajo, por su parte la modalidad de estudios a distancia debe
continuar su expresin bajo la poltica general de alta calidad y pertinencia social.
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La UIS: Proyecto cultural

Dado que la existencia de la Universidad es en si misma la vigencia de un proyecto cultural de la
nacin colombiana, la poltica cultural parte de la comprensin de esta como la realizacin
efectiva de los supremos valores de la humanidad por medio del cuidado de los bienes mas
elevados del hombre.
Esta poltica obliga a desarrollar los propsitos culturales formulados en la misin: formar
personas de alta calidad tica, poltica y profesional, es decir, desarrollar la cultura del ejercicio
responsable de la ciudadana, la cultura tica de la modernidad de Occidente, y las culturas del
decir y del hacer correspondiente a los ejercicios profesionales.
Internacionalizacin
Se trata de asumir la educacin superior en el contexto moderno de la globalizacin y con
espritu crtico crear las condiciones necesarias para posicionar a la Universidad Industrial de
Santander en una activa interrelacin con las comunidades acadmicas internacionales.
Relacin permanente con los egresados
Es poltica de la universidad reconocer a sus egresados como miembros activos de la
comunidad universitaria, respetando su autonoma y confiando en su capacidad para apoyar el
desarrollo y el fortalecimiento de la institucin, as mismo su contribucin al progreso nacional.
Parte de esta poltica es la organizacin de la oferta de educacin permanente para este sector
de la comunidad universitaria y la invitacin a su participacin en todas las actividades
institucionales.
Poltica financiera
La viabilidad institucional en el largo plazo depende de las circunstancias de la globalizacin y de
adecuadas polticas estatales de financiacin de la universidad. Los ingresos econmicos de la
UIS dependen de dichas polticas, de la generacin de recursos propios, de la captacin de
donaciones y de la puesta en marcha de alternativas innovadoras de asociacin con el sector
productivo para crear empresas rentables aportando el conocimiento y su infraestructura. Parte
de esta poltica debe ser el intervenir decididamente ante el Estado, para incrementar la
financiacin de la universidad estatal como reconocimiento a su buen desempeo en las
funciones de formacin, investigacin y extensin.
Poltica organizacional
Se trata de disponer de los recursos y de conducir el desarrollo universitario hacia el
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en el marco de la ley y en
correspondencia con los desarrollos de la ciencia y de la tecnologa, profundizando la cultura de
la organizacin inteligente, con una gestin descentralizada, flexible, autnoma y responsable.
3.1.5 Organigrama
Ver Figura 1. Estructura Organizacional Universidad Industrial de Santander
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3.2.1
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CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

Polticas
3.2.1.1 Poltica de Calidad3

La Universidad Industrial de Santander, como ente pblico y autnomo, est comprometida con la
eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el
Proyecto Institucional, para lograr la satisfaccin de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el
desarrollo de la Educacin Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el
autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicacin de todas las acciones
universitarias.
3.2.1.2 Poltica de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional4
En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la promocin de entornos
seguros y prcticas de trabajo saludables, la prevencin de enfermedades profesionales y de lesiones en
el personal. Promovemos la identificacin y el control de los factores de riesgo y la puesta en prctica
de los protocolos para la atencin de emergencias.
Para ello, cumplimos con los requisitos legales, y otros que voluntariamente adopte la institucin en el
desarrollo de las actividades misionales y los procesos de apoyo, y trabajamos por el mejoramiento
continuo del desempeo de nuestro Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.
3.2.1.3 Poltica de Gestin Ambiental5
En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la generacin de una cultura de
desarrollo sostenible que incluye la proteccin del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la
prevencin de la contaminacin y el cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte
voluntariamente la institucin.
Para ello, trabajamos por la educacin ambiental, la minimizacin de los impactos ambientales
significativos, derivados del desarrollo de las actividades misionales de la universidad y de los procesos
de apoyo, y mejoramos continuamente en el desempeo de nuestro Sistema de Gestin Ambiental.
Aprobacin por medio de ACTA No. 05 de 2008 Comit de Calidad.

Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 085 de 16 Septiembre de 2011.
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Objetivos
3.2.2.1 Objetivos de Calidad6
Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos misionales

de la UIS.
Gestionar y administrar la capacidad disponible de la Universidad para maximizar los resultados
de los procesos misionales.
Consolidar una cultura de resolucin de problemas presentes y potenciales en los procesos de
la Universidad.
Lograr en los beneficiarios una percepcin altamente favorable de los productos y servicios
ofrecidos por la Universidad.
Consolidar en los servidores de la Universidad la apropiacin y empoderamiento de sus
actividades para alcanzar los objetivos misionales.
Dar a los beneficiarios productos y servicios en los tiempos requeridos, acorde a sus
necesidades.
Proporcionar a los beneficiarios informacin veraz, clara y respetuosa, que facilite su
interaccin con la Institucin.
3.2.2.2 Objetivos en Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional7

Minimizar las enfermedades profesionales y las lesiones en el personal
Medir la eficacia de los controles establecidos para reducir los riesgos
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la
institucin
Mejorar continuamente la gestin de seguridad y salud ocupacional en la institucin
3.2.2.3 Objetivos en Gestin Ambiental8
Uso eficiente de los recursos

Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la
institucin
Fortalecer la cultura ambiental en la comunidad universitaria
Mejorar continuamente la gestin ambiental en la institucin
Minimizar los impactos ambientales significativos
Prevenir los accidentes e incidentes ambientales en la universidad
Aprobacin por medio del ACTA No. 05 de 2008 Comit de Calidad.

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Responsables
3.2.3.1 Comit de Gestin Integrado9.

rgano responsable de fomentar, promover y orientar todas las actividades de la Institucin que
contribuyen a la calidad de sus productos y servicios, la salud en relacin a enfermedades profesionales
y accidentes de trabajo, y, el desarrollo sostenible y el cumplimiento de las normas legales aplicables. El
Comit de Gestin Integrado constituye la instancia en la que se atendern y analizarn los intereses,
necesidades, inquietudes, opiniones y sugerencias de cada unidad acadmico administrativa de la
Universidad, para asegurar el cumplimiento y la asignacin de los recursos necesarios para la
implementacin de los Sistemas de Gestin en Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, y Ambiental.
Conformado por:
El Rector, quien lo preside.

El Vicerrector Acadmico.
El Vicerrector Administrativo, quien actuar como secretario tcnico.
El Vicerrector de Investigacin y Extensin.
Director del Instituto de Proyeccin regional y Educacin a Distancia.
Director de Planeacin
Representante del Comit Tcnico Ambiental y Sanitario
Representante del Comit Tcnico en Seguridad y Salud Ocupacional
Jefe de la Divisin de Recursos Humanos
Invitados permanentes:
Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin

Coordinador Sistema de Gestin Integrado
Funciones. Son funciones del Comit de Gestin Integrado para el SGI de la Universidad Industrial de
Santander, las siguientes:
Formular y actualizar el alcance y las directrices de calidad, SYSO y ambiental tomando como
referente las polticas establecidas en el Proyecto Institucional.
Asignar la responsabilidad a los diferentes niveles y funciones en la Universidad asociados con el
SGI para el cumplimiento de las polticas en materia de calidad, SYSO y ambiental.
Asegurar la articulacin entre los objetivos generales de los SGC, SYSO y SGA, y los particulares
de cada Unidad Acadmico Administrativa -UAA.
Propender por el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a la gestin
en materia de calidad, SYSO y ambiental.
Evaluar y aprobar los proyectos, planes, programas y controles en materia de calidad, SYSO y
ambiental para ser incluidos dentro del plan de gestin institucional.
Acuerdo No. 092 de 2011, por el cual se define la conformacin, funciones y normas de operacin del Comit de
Gestin Integrado, Comit Tcnico Ambiental y Sanitario y Comit Tcnico para la Gestin en Seguridad y Salud
Ocupacional de la Universidad Industrial de Santander
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Evaluar los temas de orden financiero, comunitario, jurdico e institucional relacionados con las
actividades en materia de calidad, SYSO y ambiental.
Asignar los recursos econmicos y el talento humano necesario para el desarrollo de la gestin
interna y externa, para los programas, controles y acciones necesarias para mejorar el
desempeo en materia de calidad, SYSO y ambiental de la Universidad.
Promover que todo el personal se involucre y comprometa con los procesos de calidad, SYSO y
ambiental, as como los planes de mejora, programas y controles operacionales.
Proponer, aprobar y promover las estrategias de formacin y toma de conciencia relacionadas
con la calidad, los impactos ambientales, y los peligros y riesgos SYSO.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a calidad, SYSO y ambiental.
Realizar seguimiento y mejora a los resultados obtenidos en los procesos en materia de calidad,
SYSO y ambiental.
Validar y apoyar los planes, programas y controles operacionales para las reas crticas a atender
con los procesos de calidad, SYSO y ambiental.
Difundir el resultado del desempeo de los procesos en materia de calidad, SYSO y ambiental.
Impulsar el conocimiento peridico de las necesidades en materia de calidad, SYSO y ambiental
de los beneficiarios y su nivel de satisfaccin con los servicios que ofrece la Universidad.
Otorgar reconocimiento a los logros obtenidos.
Informar al Consejo Superior y al Consejo Acadmico sobre las actividades, avances y resultados
relacionados con el SGI.
Recomendar el calendario de auditoras internas de calidad, SYSO y ambientales, anuales para ser
aprobado por el Rector.
Darse su propio reglamento.
Las dems funciones que sean requeridas para garantizar la correcta implementacin del SGC,
SYSO y SGA.
3.2.3.2 Comit Tcnico para la Gestin en SYSO
Funciones: Son funciones del Comit Tcnico para la Gestin en SYSO del SGI de la Universidad
Industrial de Santander, las siguientes:
Impulsar y coordinar la ejecucin del Plan para Emergencias de la Universidad Industrial de
Santander, elaborado por el Coordinador para Emergencias y Desastres de la Universidad.
Elaborar los informes necesarios para presentar al comit de gestin del riesgo para emergencias
y desastres, en los temas de orden econmico, financiero, comunitario, jurdico e institucional
relacionados con las actividades de emergencias y desastres en la Universidad Industrial de
Santander.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a emergencias y
desastres.
Revisar y actualizar el plan para emergencias de la Universidad Industrial de Santander,
peridicamente.
Brindar el apoyo humano, tcnico, administrativo y econmico que requiera la Brigada para
Emergencias de la Universidad Industrial de Santander para el desarrollo de su funcionamiento y
promocin dentro de la institucin.
Liderar y conducir las actividades de coordinacin interinstitucional e intersectorial requeridas
para garantizar el adecuado manejo de las emergencias y desastres en la Universidad Industrial de
Santander.
Reunirse en caso de ocurrir una emergencia, para coordinar las acciones a seguir frente al evento,
con el fin de mitigar, neutralizar o atender la situacin.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
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Determinar los principales sistemas y procedimientos para el suministro de la informacin, para la

operacin de los estados de alerta y alarma y la comunicacin a nivel institucional,
interinstitucional, local, regional y nacional que se requieran para atender las emergencias y los
desastres.
Definir los procedimientos de control y evaluacin de los procesos de prevencin, mitigacin,
atencin, rehabilitacin y reconstruccin en situaciones de emergencias y desastres, en la
Universidad Industrial de Santander.
Elaborar las estrategias educativas enfocadas a la preparacin, prevencin, mitigacin, atencin,
rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo de emergencias y desastres.
Evaluar el cumplimiento y el resultado de la aplicacin de las recomendaciones dadas por el
Coordinador para emergencias y desastres aprobadas por el Comit de Riesgo para Emergencias
y Desastres.
Gestionar los estudios tcnicos y las investigaciones cientficas relacionados con la prevencin,
preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo de emergencias y
desastres.
Planear y coordinar las actividades de prevencin, preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin y
reconstruccin de emergencias y desastres.
Coordinar las prioridades de accin en las etapas de prevencin, preparacin, alerta, atencin,
rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo de emergencias y desastres.
Impulsar el desarrollo del programa para emergencias y desastres en sus fases de prevencin,
preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo.
Realizar el diagnstico y anlisis de necesidades en cuanto a emergencias y desastres a nivel de las
Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.
Elaborar los planes de contingencia con el fin de establecer criterios claros sobre cada uno de los
procedimientos que directa o indirectamente se relacionan con las emergencias y desastres en la
Universidad Industrial de Santander.
Evaluar la gestin y el cumplimiento del plan para emergencias en cada una de las Unidades
Acadmicas y Administrativas de la Universidad.
Ejecutar las acciones planteadas en el Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional,
SYSO.
Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la poltica de Seguridad y Salud
Ocupacional.
Proponer acciones de mejora continua a la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.
Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido
en el Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO.
Recibir y dar solucin a las anomalas que se detecten asociadas con la Gestin en Seguridad y
Salud Ocupacional.
Exponer y dirigir los asuntos relativos a la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional en las
reuniones con el Comit de Gestin Integrado, as como hacer un seguimiento de las acciones
que se establezcan.
Cumplir y actualizar los documentos relativos a la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.
Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del Sistema Gestin en
Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO, en colaboracin de las diferentes reas involucradas.
Planificar y participar en la elaboracin de procedimientos e instructivos asociados con la gestin
del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO.
Evaluar el cumplimiento de requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional.
Coordinar la socializacin del Sistema de Gestin Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO.
Las dems asignadas por ley
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INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
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Conformado por:
Jefe de Divisin de Recursos Humanos, quien lo presidir.

Jefe de Divisin de Planta Fsica
Coordinador Sede Guatiguar
Jefe de Divisin de Mantenimiento Tecnolgico
Profesor Representante Facultad de Salud
Profesor Representante Campus Principal
Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional, quien acta como Secretario
Tcnico del Comit.
Lder de Emergencias
Invitados permanentes:
Coordinador del Sistema de Gestin Integrado

Coordinador del Sistema de Gestin Ambiental
Presidente de la Brigada de Emergencias
3.2.3.3 Comit Tcnico Ambiental y Sanitario.

Funciones: Son funciones del Comit Tcnico Ambiental y Sanitario para el SGI de la Universidad
Industrial de Santander, las siguientes:
Ejecutar las acciones planteadas en el en el SGA

Vigilar el cumplimiento de la legislacin ambiental asociada con la gestin ambiental.
Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la poltica ambiental.
Proponer acciones de mejora continua a la gestin ambiental.
Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido
en el SGA.
Recibir y dar solucin a las anomalas que se detecten asociadas con la gestin ambiental.
Exponer y dirigir los asuntos relativos a la gestin ambiental en las reuniones con el Comit de
Gestin Integrado, as como hacer un seguimiento de las acciones que se establezcan.
Cumplir y actualizar los documentos relativos a la gestin ambiental.
Monitorear, medir y realizar seguimiento a las caractersticas claves asociadas con los aspectos
ambientales significativos. .
Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del SGA en colaboracin de las
diferentes reas involucradas.
Planificar y participar en la elaboracin de procedimientos e instructivos asociados con la gestin
ambiental.
Elaborar los informes asociados con la gestin ambiental que soliciten las autoridades
competentes.
Evaluar el cumplimiento de requisitos legales ambientales.
Coordinar la socializacin del SGA.
Gestionar ante el Comit de Gestin Integrado los recursos necesarios para llevar a cabo las
mejoras que requiera la gestin ambiental.
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Informar al Comit de Gestin Integrado sobre las actividades, avances y resultados relacionados
con el SGA.
Realizar el seguimiento anual a las actividades plasmadas en el SGA.
Realizar los ajustes pertinentes anuales del SGA.
Conformado por:
Director del Centro de Estudios e Investigaciones Ambientales CEIAM, quien lo preside

Jefe de Divisin de Planta Fsica, quien actuar como secretario tcnico.
Un Representante de cada Facultad
Un Representante de los laboratorios de la Facultad de Salud
Un Representante de los laboratorios de la Sede Central
Invitados Permanentes
Coordinador del Sistema de Gestin Integrado

Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional
Coordinador del Sistema de Gestin Ambiental
3.2.3.4 Grupo Primario. Equipo de trabajo conformado por el lder del proceso y sus
colaboradores, el cual se rene peridicamente con el fin de gestionar las actividades de
mejora del proceso y tiene como funciones las siguientes:
Hacer seguimiento al desempeo del proceso (verificacin de indicadores) y establecer acciones de

mejora.
Hacer seguimiento a la implementacin de la documentacin del proceso.
Definir el plan de capacitacin y sensibilizacin para la adecuada implementacin del SGI.
Implantar las acciones necesarias para construir la cultura de acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
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3.2.4
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Organigrama del Sistema de Gestin Integrado
Figura 2. Organigrama del Sistema de Gestin Integrado
3.2.5
Estructura de la Documentacin.
La estructura documental define la manera como est documentado el SGC. Los tipos de documentos
establecidos para la Institucin son los siguientes:
Reglamento
Manual
Caracterizacin
Procedimiento
Gua
Instructivo
Protocolo
Programa
Formato
Ficha Tcnica
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INTEGRADO
3.2.6
Cdigo: MDI.01
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Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander.
La Universidad Industrial de Santander defini los procesos de la siguiente manera:
Son el conjunto de procesos relacionados con la definicin, difusin y establecimiento de

polticas y estrategias acadmicas, financieras y administrativas, as como la fijacin de
objetivos y el aseguramiento de la disponibilidad y distribucin apropiada de los recursos
que contribuyen al logro de la Misin Institucional. Entre estos procesos se encuentran:
DI: Direccin Institucional
PI: Planeacin Institucional
PI: Planeacin Institucional
Son el conjunto de procesos relacionados directamente con las actividades de control y

evaluacin del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad, as como con las
actividades destinadas a evaluar la Calidad Acadmica de la Institucin. Dentro de estos
procesos se encuentran:
CA: Gestin de la Calidad Acadmica
SE: Seguimiento Institucional
Son el conjunto de procesos que contribuyen directamente con el cumplimiento de la

razn de ser de la Institucin. Dentro de estos procesos se encuentran:
FO: Formacin
IN: Investigacin
EX: Extensin
o
o
Consultorio Jurdico
Centro de Conciliacin
Instituto de Lenguas
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Son el conjunto de procesos relacionados con la ejecucin de las polticas y estrategias

acadmicas, financieras y administrativas, que tienen la finalidad de contribuir al logro de las
actividades misionales de la Universidad. Entre estos procesos se encuentran:
3.2.7
AR: Admisiones y Registro Acadmico

BI: Biblioteca
BE: Bienestar Estudiantil
CI: Comunicacin Institucional
CO: Contratacin
FI: Financiero
CU: Gestin Cultural
GA: Gestin Ambiental
GD Gestin Documental
JU: Jurdico
PU: Publicaciones (El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de
Gestin de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestin Integrado
debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente
alcance: Diseo, impresin, encuadernacin y acabados de libros, revistas y material
publicitario. Esta situacin se da porque la Divisin de Publicaciones tom la iniciativa de
implementar su SGC antes del Institucional, actualmente se trabaja en su migracin al Sistema
central.).
RI: Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Acadmico

RF: Recursos Fsicos
RT: Recursos
Tecnolgicos
Mapa
de Procesos
SI: Servicios Informticos y de Telecomunicaciones
TH: Talento Humano
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Cdigo: MDI.01
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Figura 3. Mapa de Procesos UIS
3.2.7 Proceso Transversal

Procesos en los cuales se asocia documentacin que puede afectar las polticas acadmicas,
administrativas y financieras de la universidad.
Los procesos transversales son:
Financiero
Formacin
Talento Humano
Contratacin
Admisiones y Registro Acadmico
Calidad Acadmica
3.2.8
Requisitos
3.2.8.1 De los beneficiarios

Los diferentes beneficiarios y sus requisitos por cada proceso y subproceso que conforman SGC de la
Universidad Industrial de Santander se describen en la Tabla 1y la Tabla II.
Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso
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PROCESO
DIRECCIN
INSTITUCIONAL
PLANEACIN
INSTITUCIONAL
SEGUIMIENTO
INSTITUCIONAL
GESTIN DE LA
CALIDAD
ACADMICA
BENEFICIARIOS
Internos
Todos los procesos
UAA
Proceso
de
Seguimiento
Institucional
Comunidad Universitaria
Talento Humano Gestin
SYSO
Gestin Ambiental
Externos
Entes de control
Visitantes
Contratistas
Internos
Direccin Institucional
UAA
Seguimiento Institucional
SYSO
Gestin Ambiental
Externos
Ministerio de Educacin
Nacional
Visitantes
Contratistas
Todos los procesos
Comunidad Externa
Entes Externos de Control
Internos:
Unidades Acadmicas
Nodo Coordinador
Nodo de Facultad o IPRED
Nodo de Escuela o Programa
Direccin de la Universidad
Proceso de Planeacin
Institucional
Proceso de Seguimiento
Institucional
Proceso de Formacin
Proceso de Admisiones y
Registro Acadmico
SYSO
Gestin Ambiental
Externos:
CNA
MEN
Visitantes
Contratistas
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
No aplica
Informacin veraz y oportuna.

Transparencia en la gestin y en el
cumplimiento de sus funciones.
Objetividad, Respuesta oportuna y asesoras

efectivas.
Asesora confiable y acorde con los

lineamientos de cada organismo
gubernamental (CNA, MEN).
Cumplimiento de la normatividad
correspondiente a cada subproceso.
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INTEGRADO
PROCESO
BENEFICIARIOS
FORMACIN
Profesores
Estudiantes
Talento Humano- Gestin
SYSO
Gestin Ambiental
Visitantes
Contratistas
Sector Productivo
Sociedad
Proceso de Seguimiento
Institucional
Consejo Superior
Consejo Acadmico
Programa Acadmico
INVESTIGACIN
Externos
Sociedad
Entidades financiadoras
Comunidad cientfica
Visitantes
Contratistas
Internos
rganos Institucionales:
Consejo Superior
Consejo Acadmico
Comit de Gestin Integrado
Comit Operativo de
Investigacin y Extensin
Comit Primario de Calidad
Comit de tica
Unidades Acadmicas
Administrativas UAA
Procesos:
Proceso Seguimiento
Institucional
Proceso Talento Humano
Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Proceso financiero
Proceso Contratacin
Proceso de Servicios
Informticos y de
Telecomunicaciones
Proceso Direccin Institucional
Otros interesados:
Grupos de Investigacin
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
Cumplimiento del plan de estudios vigente

Cumplimiento de las actividades programadas
para los periodos acadmicos
Disponibilidad de recursos para actividades

de investigacin en la Universidad.
Cumplimiento compromisos pactados para
realizar actividades de investigacin.
Asesora oportuna, clara y concisa en temas
relacionados con investigacin.
Atencin a los requerimientos planteados a la
universidad en materia de Investigacin.
Efectividad en la gestin de los trmites
financieros para la ejecucin de los proyectos
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INTEGRADO
PROCESO
EXTENSIN
EXTENSIN
CONSULTORIO
JURDICO
EXTENSIN
INSTITUTO DE
LENGUAS
BENEFICIARIOS
Externos
Partes interesadas
Visitantes contratistas
Internos
Consejo Superior
Consejo Acadmico
Comit Operativo de
Comit Primario de Calidad
Unidades Acadmicas
Administrativas UAA
Procesos:
Proceso Seguimiento
Institucional
Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Subproceso Consultorio Jurdico
Subproceso Instituto de Lenguas
Otros interesados:
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
Disponibilidad de recursos para actividades

de extensin en la Universidad.
Cumplimiento compromisos pactados para
realizar actividades de extensin.
Asesora oportuna, clara y concisa en temas
relacionados con extensin.
Solucin a los requerimientos planteados a la
Universidad en materia de extensin.
Internos
Docentes, estudiantes del
Consultorio Jurdico y Centro
de Conciliacin.
Talento Humano
Gestin Ambiental
Talento Humano - Gestin
SYSO
Externos
Poblacin de escasos recursos
de la regin.
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y

acompaamiento.
Internos
Talento Humano
Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Comit de Seguimiento
Institucional
Estudiantes de extensin del
Instituto
Docentes
Comunidad universitaria
Informacin oportuna y confiable

Cumplimiento de las actividades programadas
para los ciclos
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INTEGRADO
PROCESO
EXTENSIN
INSTITUTO DE
LENGUAS
ADMISIONES Y
REGISTRO
ACADMICO
BENEFICIARIOS
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
Externos
Partes Interesadas
Estudiantes de Extensin y
padres de familia.
DANE
Nacional
Internos:
Estudiantes UIS
Unidades Acadmicas (Escuelas)
Todos los Procesos
Talento Humano- Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Externos :
Estudiantes de once grado
Aspirantes
Admitidos
Estudiantes de otras
universidades
Acudientes de los Estudiantes
Entidades Externas
Visitantes
Contratistas

Eficacia en el desarrollo de las diferentes
actividades
Alimentacin exquisita, nutritiva, saludable e
higinica
Alojamiento en condiciones adecuadas de
higiene, salubridad y seguridad
BIENESTAR
ESTUDIANTIL
Internos:
Estudiantes
UAA
Vicerrectora Administrativa
Talento Humano-Gestin
SYSO
Gestin ambiental
Externos:
Visitantes
Contratistas
Atencin respetuosa y oportuna

Alta variacin del men del da
Presentacin y porciones de alimentos
adecuadas en el plato diario
Organizacin y limpieza tanto del saln como
de los implementos en que se sirve la

comida.
Tiempo de espera mnimo para ser atendido
Tutores con pedagoga
Informacin veraz
Conformidad del servicio de salud
Atencin oportuna e inmediata en el servicio
de triage
Remisiones pertinentes
Atencin profesionalizada
Existencia de medicamentos requeridos para
el tratamiento a seguir contemplados en el
vademcum de la Seccin.
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INTEGRADO
PROCESO
BENEFICIARIOS
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
BIBLIOTECA
Internos:
Talento Humano-Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Externos :
Comunidad Externa
Visitantes
Contratistas
Material bibliogrfico disponible.

Disponibilidad de medios electrnicos para
consulta.
COMUNICACIN
INSTITUCIONAL
Comunidad Universitaria.
Comunidad Externa
Entidades pblicas y privadas.
UAA
Otras Universidades
instituciones de Educacin
Superior
Atencin eficaz y oportuna a las solicitudes y

requerimientos presentados en materia de
divulgacin, comunicacin, produccin y
asesora sobre la tcnica, lenguaje y discurso
de productos impresos, audiovisuales,
radiales y multimediales.
CONTRATACIN
Internos
UAA
Direccin de Control Interno y
Evaluacin de Gestin
Direccin de Contratacin y
Proyectos de Inversin
SYSO
Gestin Ambiental
Externos
Visitantes
Proveedores y/o Contratistas
FINANCIERO
UIS
UAA
Proyectos
Estudiantes
Subproceso Tesorera
Comunidad Externa
Proveedores
Organismos de Control Externos
Subproceso Contabilidad
Comit de Sostenibilidad del
Sistema Contable
Entes externos
Oportunidad en el servicio de asesora

referente al proceso.
Claridad de la informacin referente al
proceso.
Disponibilidad de la informacin referente al
proceso.
Contrataciones oportunas de acuerdo con
especificaciones y precios de mercado
Informacin oportuna, clara y veraz

Legales y reglamentarios:
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
BENEFICIARIOS
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
GESTIN
CULTURAL
Internos:
UAA
Seguimiento institucional
SYSO
Gestin Ambiental
Externos:
Entidades pblicas o privadas
Comunidad en general
Visitantes
Contratistas

Escenarios artsticos acondicionados
Acompaamiento durante el desarrollo del
evento
Respetar los espacios asignados (fechas y
horas)
Cumplimiento de la actividad cultural
programada en los diferentes escenarios
artsticos.
Atender las expectativas de los asistentes
GESTIN
DOCUMENTAL
Internos:
UAA
SYSO
Gestin Ambiental
Externos:
Comunidad externa
Entidades pblicas y privadas
Visitantes
Contratistas
Entrega oportuna y eficaz

Revisin y aprobacin de la solicitud de
modificacin de documentos
Acceso a la informacin de una manera gil.
GESTIN
AMBIENTAL
Internos:
Estudiantes
UAA
Partes interesadas internas
pertinentes
Gestin Ambiental
Externos:
Partes interesadas externas
pertinentes
Visitantes
Contratistas
PUBLICACIONES
El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestin de la

Integrado contemplado en el presente Manual de Calidad debido a que tienen
certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseo,
impresin, encuadernacin y acabados de libros, revistas y material publicitario.
Desarrollo ambientalmente sostenible

Informacin oportuna y veraz
Cumplimiento normatividad
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
JURDICO
RECURSOS
FSICOS
RECURSOS
TECNOLGICOS
RELACIONES
INTERINSTITUCIONAL
ES DE INTERCAMBIO
ACADMICO
BENEFICIARIOS
Internos:
Unidades Acadmico
Administrativas
Consejo Superior
Concejo Acadmico
Rectora
Vicerrectoras
Todos los procesos
Comit de Conciliacin
Talento Humano Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Externos:
Entes Externos
Particulares que ejercen
funciones pblicas
Comunidad externa
Autoridades Judiciales
Entes de Control
Autoridades Administrativas y
policivas
Abogados
Visitantes
Contratistas
Internos:
UAA
Planeacin Institucional
Talento Humano
Gestin Ambiental
Talento Humano -Gestin
SYSO
Externos:
Establecimientos arrendados
Visitantes
Contratistas
Proveedores
Residentes de las sedes
Internos:
UAA.
Todos los procesos.
Externos:
Contratistas.
Proveedores
Visitantes
Unidades Acadmicas y
Administrativas
Instituciones convenientes
Versin: 11
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REQUISITOS
Atencin respetuosa
Respuesta oportuna
Respuesta comprensible
Respuesta coherente
Oportuna respuesta a la peticin de

servicio.
Eficacia en el desarrollo del servicio.
Comunicacin asertiva.
Funcionalidad, confiabilidad, oportunidad,

relacin costo beneficio.
Disponibilidad de informacin veraz,

oportuna, actualizada
Acompaamiento y consejera
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
BENEFICIARIOS
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
SERVICIOS
INFORMTICOS Y
DE
TELECOMUNICACIONES
Internos:
UAA.
Todos los procesos.
Comunidad Universitaria.
Externos:
Visitantes
Contratistas
Cumplimiento de requerimientos.
Oportunidad.
Facilidad en el uso.
Seguridad.
Confiabilidad.
GESTIN
AMBIENTAL
Internos:
Estudiantes
UAA
Partes interesadas internas
pertinentes
Gestin Ambiental
Externos:
Partes interesadas externas
pertinentes
Visitantes
Contratistas
Desarrollo ambientalmente sostenible

Informacin oportuna y veraz
Cumplimiento normatividad
TALENTO
HUMANO
Internos:
Rectora
Todos los procesos
UAA
Estudiantes de pregrado
Becados de posgrado
Externos:
Jubilados y retirados
CAPRUIS
FAVUIS
COOPRUIS
ARPRUIS
Visitantes
Contratistas
EPS
IPS
Cooperativas
DIAN
Fondo Nacional de Ahorro
Bancos
AFP
ARP
Juzgados
Fiduciaria
Registradura
Veracidad (informacin)
Oportunidad (informacin)
Eficacia
Ambiente seguro
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INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 31 de 99
Tabla 2. Requisitos de los beneficiarios por subproceso
PROCESO
PLANEACIN
INSTITUCIONAL
PLANEACIN
INSTITUCIONAL
INVESTIGACIN
SUBPROCESO
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
PLANEACIN
ESTRATGICA
Externos
Nacional
Internos
Consejo Superior
Consejo Acadmico
UAA
Informacin veraz y
oportuna.
Transparencia en la
gestin y en el
cumplimiento de sus
funciones.
PROGRAMACIN
ANUAL
Internos
Consejo Superior
Consejo Acadmico
UAA
Informacin veraz y
oportuna.
Transparencia en la
gestin y en el
cumplimiento de sus
funciones
GESTIN Y
PROMOCIN DE
LA
INVESTIGACIN
Externos
Sociedad
Comunidad cientfica
Visitantes
Contratistas
Internos
Consejo Superior
Consejo Acadmico
Comit Operativo de
Comit Primario de
Calidad
Unidades Acadmicas
Administrativas UAA
Procesos:
Proceso Seguimiento
Institucional
Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Proceso financiero
Proceso de Contratacin
Otros interesados:
Comunidad acadmicoadministrativa
Disponibilidad de recursos
para actividades de
Investigacin en la
Universidad.
Cumplimiento
compromisos pactados
para realizar actividades
de Investigacin.
Asesora oportuna, clara y
concisa en temas
relacionados con
Investigacin.
Solucin a los
requerimientos
planteados a la
universidad en materia de
Investigacin.
Efectividad en la gestin
de los trmites financieros
para la ejecucin de los
proyectos.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
INVESTIGACIN
SUBPROCESO
GESTIN Y
PROTECCIN DE
LA PROPIEDAD
INTELECTUAL
EXTENSIN
CONSULTORIO
JURDICO
CENTRO DE
CONCILIACIN
BENEFICIARIOS
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
Externos
Sociedad
Comunidad cientfica
Visitantes
Contratistas
Internos
Consejo Superior
Consejo Acadmico
Comit Operativo de
Comit Primario de
Calidad
Comit de Propiedad
Intelectual
Unidades Acadmicas
Administrativas UAA
Procesos:
Proceso Seguimiento
Institucional
Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Proceso financiero
Proceso de Contratacin
Otros interesados:
Comunidad acadmicoadministrativa
Disponibilidad de recursos
para actividades de
Investigacin en la
Universidad.
Cumplimiento
compromisos pactados
para realizar actividades
de Investigacin.
Asesora oportuna, clara y
concisa en temas
relacionados con
Investigacin.
Solucin a los
requerimientos
planteados a la
universidad en materia de
Investigacin.
Efectividad en la gestin
de los trmites financieros
para la ejecucin de los
proyectos.
Internos
Centro de Conciliacin.
Talento Humano
Gestin Ambiental
SYSO
Externos
Poblacin de escasos
recursos de la regin.
Derecho
Oportunidad, Asertividad,
Confiabilidad y
acompaamiento.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
EXTENSIN
CONSULTORIO
JURDICO
EXTENSIN
CENTRO DE
CONCILIACIN
INSTITUTO DE
LENGUAS
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 33 de 99
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos
Centro de Conciliacin.
Talento Humano
Gestin Ambiental
SYSO
Externos
Poblacin de escasos
recursos de la regin.
Derecho
Oportunidad, Asertividad,
Confiabilidad
y
acompaamiento.
Internos
Talento Humano
Gestin SYSO
Gestin Ambiental
Comit de Seguimiento
Institucional
Estudiantes de extensin
del Instituto
Docentes
Externos
Partes Interesadas
Estudiantes de Extensin y
padres de familia.
DANE
Nacional
Informacin oportuna y
confiable
Cumplimiento de las
actividades programadas
para los ciclos
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
ADMISIONES
ADMISIONES Y
REGISTRO
ACADMICO
REGISTRO
ACADMICO
Versin: 11
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BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
Estudiantes UIS
Unidades
Acadmicas
(Escuelas)
Unidades Administrativas
Subproceso
Registro
Acadmico
Todos los Procesos
Externos :
Estudiantes de once grado
Aspirantes
Admitidos
Estudiantes
de
otras
universidades
confiable.
Internos:
Estudiantes UIS
Unidades
Acadmicas
(Escuelas)
Todos los Procesos
Externos :
Acudientes
de
los
Estudiantes
Entidades
Externas
(empresas que soliciten
informacin
de
los
estudiantes)
Informacin Oportuna y
Confiable.
Eficacia en el desarrollo
de
las
diferentes
actividades.
Externos :
Comunidad Externa
Disponibilidad de material
para consultar.
Recibir
una
atencin
adecuada
a
sus
requerimientos
y
necesidades.
Disponibilidad de medios
de consulta de material
bibliogrfico
(fsico
y
digital).
ATENCIN A
USUARIOS
BIBLIOTECA
PROCESAMIENTO
TCNICO
Internos:
Proceso
usuarios
Atencin
Material
bibliogrfico
acorde
con
requerimientos.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
ATENCIN EN
SALUD
BIENESTAR
ESTUDIANTIL
ATENCIN SOCIOECONMICA
PROGRAMAS
EDUCATIVOPREVENTIVOS
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
Estudiantes de pregrado y
postgrado que cancelan
derechos de salud en su
matrcula.
Comunidad Estudiantil.
Unidades Acadmicas
Planeacin
Vicerrectora
Administrativa
Rectora
Contratacin
Externos:
Atencin amable y cordial

Tiempo de espera mnimo
en la atencin
Informacin veraz
Atencin oportuna
Conformidad del servicio
de salud
Atencin
oportuna
e
inmediata en el servicio de
triage
Remisiones pertinentes
Atencin profesionalizada
Existencia
de
medicamentos requeridos
para
el
tratamiento
contemplados
en
el
vademcum de la Seccin
Internos:
Planeacin Institucional
Vicerrectora
Administrativa
Rectora
Unidades Acadmicas
Contratacin
Externos:
Alimentacin
exquisita,
nutritiva,
saludable
e
higinica.
Alojamiento
en
condiciones adecuadas de
higiene,
salubridad
y
seguridad.
Atencin amable y cordial.
Alta variacin del men del
da.
Presentacin y porciones
de alimentos adecuadas.
Organizacin y limpieza
tanto del saln como de
los implementos en que se
sirve la comida.
Tiempo de espera mnimo.
Internos:
Consejos de Escuela
Consejos de Facultad
Consejo Acadmico
Contratacin
Planeacin
Vicerrectora
Administrativa
Rectora
Unidades Acadmicas
Externos:
Atencin amable y cordial

Tiempo de espera mnimo
en la atencin
Informacin veraz
Atencin oportuna
Atencin profesional
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
Versin: 11
Pgina 36 de 99
SUBPROCESO
BENEFICIARIOS
REQUISITOS
PRODUCCIN DE
MEDIOS
Todos los procesos
UAA
Comunidad Externa
Entidades
pblicas
y
privadas
Portales Universitarios
Medios de comunicacin
externos
Red de Radio Universitaria
de Colombia (RRUC)
Otras Universidades
Lograr
productos
comunicativos de calidad
que
apoyen
y
complementen
las
actividades de docencia,
investigacin y extensin.
Obtener asesora clara y
oportuna
para
la
realizacin de programas
audiovisuales y radiales
creativos e innovadores
UAA
Comunidad externa
Entidades
pblicas
y
privadas.
Portales universitarios.
Medios de comunicacin
externos.
Red de Radio Universitaria
de Colombia (RRUC) y
redes comunitarias y redes
digitales privadas y pblicas
de
sistemas
de
comunicacin.
Otras universidades e
instituciones de Educacin
Superior.
Televidentes de ZOOM
Informacin veraz, clara y

oportuna
de
los
acontecimientos
ms
importantes que tienen
lugar en la Universidad
Industrial de Santander y
en la Sociedad.
Red de radio universitaria,
redes comunitarias y redes
digitales privadas y pblicas
de
sistemas
de
comunicacin.
Internos:
Consejo Superior
Rectora
UAA
Subproceso Tesorera
Externos:
Entes Externos
Informacin
clara y veraz.
COMUNICACIN
INSTITUCIONAL
DIFUSIN
INTERNA Y
EXTERNA
FINANCIERO
Cdigo: MDI.01
PRESUPUESTO
oportuna,
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
TESORERA
FINANCIERO
INVENTARIOS
CONTABILIDAD
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
UAA
Ordenador del Gasto
Jefe Divisin Financiera
Subproceso Presupuesto
Subproceso de Recaudos
Subproceso de Inventarios
Externos:
Proveedores
Entidades Financieras
Entes de Control Externo
Puntualidad en los pagos

Disponibilidad
de
la
informacin
Internos:
UAA
Jefe de UAA
Responsable del bien.
Subproceso Tesorera
Comprador
Externos:
Comprador
Marcacin de todos los

bienes mayores
Respuesta a las novedades
generadas
Descargue en el SIF de los
elementos dados de baja
Entrega de la cuenta
mensual
de
bienes
mayores,
menores
e
intangibles
Internos:
Consejo Superior
Rectora
UAA
Externos:
Entes de Control
DIAN
Banco de la Repblica
DANE
SNIES (Sistema
Nacional de Informacin
de Educacin Superior).
Informacin
clara y veraz.
oportuna,
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
FINANCIERO
SUBPROCESO
RECAUDOS
ORGANIZACIN Y
COORDINACIN DE
EVENTOS
CULTURALES Y
ARTSTICOS
GESTIN
CULTURAL
PROMOCIN Y
FORTALECIMIENTO
DE GRUPOS
ARTSTICOS Y
CULTURALES
GESTIN
DOCUMENTAL
GESTIN DE
PRODUCCIN Y
CONTROL DE
DOCUMENTOS
GESTIN DE
CORRESPONDENCIA
BENEFICIARIOS
Internos:
Comit de
Sostenibilidad
del
Sistema Contable
UAA
Estudiantes
Subproceso Tesorera
Externos:
Nacional
Organismos de Control
Externo
Internos:
UAA
Seguimiento institucional
Externos:
Entidades pblicas o
Privadas
Internos:
UAA
Integrantes
de
los
Grupos Artsticos UIS
(Macondo,
Danzas,
Tuna, Coral, Teatro)
Externos:
Entidades pblicas o
privadas
Internos:
UAA
Internos:
UAA
Externos:
Comunidad externa
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
Informacin
herramientas
para
gestin de cartera.
y
la
confiable
Escenarios
Artsticos
acondicionados
Respetar los espacios
asignados (fechas y horas)
Cumplimiento
de
la
actividad
cultural
programada
en
los
diferentes
escenarios
artsticos.
Atender las expectativas
de los asistentes
confiable
Escenarios
Artsticos
acondicionados
Acompaamiento durante
el desarrollo del evento
Oportunidad
actualizacin
documentos
en
de
la
los
Entrega oportuna y eficaz
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
GESTIN
DOCUMENTAL
RECURSOS
FSICOS
RECURSOS
TECNOLGICOS
SERVICIOS
INFORMTICOS
Y DE
TELECOMUNICACIONES
SUBPROCESO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
UAA
Externos:
Comunidad Externa
Organizaciones Externas
Acceso a la informacin de
una manera gil.
Para los clientes externos
a la Universidad depende
del tipo de servicio que se
haya pactado.
Asesora
confiable
y
oportuna
MANTENIMIENTO
FSICO
Internos:
UAA
Externos:
Establecimientos
arrendados
Visitantes
Oportuna respuesta a la
peticin de servicio.
del servicio.
Post servicio (garanta).
del servicio.
Atencin respetuosa.
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
Internos:
Seccin de seguridad
Externos:
Visitantes
Contratistas
Personas naturales y
jurdicas vinculadas por
razones varias a la
Universidad Industrial de
Santander
DISEO,
SUPERVISIN Y
MONTAJE DE
OBRAS
Internos:
UAA
Proceso de Planeacin
Institucional
Externos:
Visitantes
Contratistas
del servicio.
Post servicio ( garanta)
Internos:
UAA
Funcionalidad,
confiabilidad,
Oportunidad, Economa.
Funcionalidad,
confiabilidad,
Oportunidad, Economa.
GESTIN
ARCHIVSTICA
MANTENIMIENTO
DE EQUIPOS
VERIFICACIN
METROLGICA
ADMINISTRACIN
DE SERVIDORES Y
BASE DE DATOS
INSTITUCIONAL
Internos:
UAA
Internos:
Todos los procesos
UAA
Disponibilidad
de
los
servidores institucionales.
Seguridad.
Confiabilidad.
Oportunidad.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
SERVICIOS
INFORMTICOS
Y DE
TELECOMUNICACIONES
SUBPROCESO
CONSTRUCCIN Y
MANTENIMIENTO
DE LA RED DE
DATOS
INSTITUCIONALES
DESARROLLO DE
SOFTWARE
ASESORA Y
SOPORTE EN
SERVICIOS Y
RECURSOS
INFORMTICOS
DESARROLLO
HUMANO
ORGANIZACIONAL
TALENTO
HUMANO
FORMACIN DEL
PERSONAL
ASUNTOS
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
BENEFICIARIOS
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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REQUISITOS
Internos:
UAA Solicitante
Oportunidad.
Disponibilidad de
servicios de red.
Internos:
Todos los procesos
UAA
Oportunidad.
Cumplimiento
de
requerimientos.
Facilidad en el uso.
Seguridad.
Confiabilidad.
Oportunidad.
Eficiencia, eficacia y
efectividad.
Asertividad
de
la
comunicacin.
Internos:
UAA
Internos:
Profesores
Personal
administrativo
profesional
Personal administrativo no
profesional
Externos:
Comunidad
CAPRUIS
FAVUIS
Internos:
Personal UIS
Archivo hojas de vida
Divisin
de
Recursos
Humanos
UAA
Entidades
pblicas
y
privadas.
Internos:
Personal Administrativo
UAA
Comit de Evaluacin
Administrativo
Comit de Relaciones
Laborales
Externos:
Familiares
Personal
Administrativo
Familiares o beneficiarios
de auxilios funerarios del
personal pensionado
los
Oportunidad
en
la
atencin.
Claridad y veracidad de
la informacin.
Oportunidad
en
el
servicio.
Oportunidad
Formadores
competentes
Efectividad del programa
de capacitacin
veraz
Cumplimiento
normatividad
Transparencia
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
ASUNTOS
PERSONAL
DOCENTE
TALENTO
HUMANO
SEGURIDAD Y
SALUD
OCUPACIONAL
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
Rectora
Vicerrectora
Administrativa
Planeacin
Decanos
Directores de Escuela
UAA
Profesores
Subproceso Administracin
de
la
Compensacin
Salarial
Sistema de Informacin
Recursos Humanos.
Archivo hojas de vida
Divisin
Recursos
Humanos
Externos:
Contralora Nacional
Contralora Departamental
Ministerio de Hacienda
Nacional
Informacin
veraz
y
oportuna.
Amplia divulgacin de las
convocatorias.
Honestidad
y
transparencia.
Internos:
Brigada de emergencias
CADE
Comit Tcnico SYSO
COPASO
Estudiantes
Funcionarios
Proceso
Direccin
institucional
Subproceso Formacin de
Personal
Subproceso SYSO
Unidades acadmico
administrativas UAA
Externos:
Visitantes
Contratistas
Entidades privadas y/o
pblicas
Ambiente seguro
veraz
Cumplimiento
normatividad
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PROCESO
SUBPROCESO
ADMINISTRACIN
DE LA
COMPENSACIN
SALARIAL
TALENTO
HUMANO
ASUNTOS
PENSIONALES
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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BENEFICIARIOS
REQUISITOS
Internos:
Empleados Pblicos
Trabajadores Oficiales
Profesores de Ctedra
Estudiantes
Subprocesos Asuntos Personal
Administrativo,
Asuntos
Personal Docente, Desarrollo
Humano
Organizacional,
Asuntos Pensionales, SYSO y
Formacin de Personal.
Sindicato UIS
Externos:
ARPRUIS
CAPRUIS
FAVUIS
COOPRUIS
Jubilados
Gobierno Nacional
Bancos
Fundacin Colegio UIS
EPS
ARP
AFP
DIAN
Asociaciones
Cooperativas
Registradura
Juzgados
Fondo Nacional de Ahorro
FIDUCAFE
Contralora
Tribunales administrativo
Internos:
Personal activo
Proceso Financiero
Externos:
Jubilados
Retirados
Familiares y personas conexas
de jubilados y retirados
AFP
Fiduciaria
Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico
Confidencialidad
Informacin oportuna
y veraz
Cumplimiento
normatividad
Transparencia
Informacin oportuna,
precisa y veraz
Objetividad
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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3.2.8.2 Legales y Reglamentarios.

Los requisitos legales para los procesos de la UIS se encuentran definidos en los Listados Maestros
de Documentos Externos. Los requisitos frente al Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y el
Sistema de Gestin Ambiental de la universidad, se relacionan en la Matriz de Requisitos Legales
SYSO y Ambientales.
3.2.8.3 De la organizacin.
Los requisitos de la organizacin para los procesos de la UIS se encuentran establecidos a nivel
macro en las caracterizaciones de cada proceso y en los documentos del SGI.
3.2.8.4
De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004, NTC
OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.
Los requisitos de la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC
OHSAS 18001:2007, que aplican a cada proceso de la Universidad Industrial de Santander se
encuentran establecidos en la Matriz de Interaccin de Requisitos. (Ver anexo 1)
La matriz de interrelacin de requisitos Norma NTC 5906:2012 se encuentra definida en el Manual
de Calidad Consultorio Jurdico y Centro de Conciliacin-MEX-CJ.01.
3.2.8.5
Aspectos e impactos ambientales.
Los requisitos para la identificacin de aspectos y valoracin de impactos ambientales se

encuentran definidos en el procedimiento PGA.01 aprobado mediante resolucin, donde se
establece la metodologa para identificar y evaluar los diferentes aspectos e impactos ambientales
de las actividades, servicios y/o productos de la Universidad Industrial de Santander para
determinar los controles y las medidas necesarias requeridas para minimizar y prevenir las
afectaciones que se generen al medio ambiente (Ver anexo 2).
3.2.8.6
Peligros y Riesgos.
Los requisitos para la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles

se encuentran definidos en el procedimiento PTH.21 aprobado mediante resolucin, donde se
establece la metodologa para identificar los peligros de cada rea y de los puestos de trabajo de la
Universidad Industrial de Santander, as como valorar los riesgos y planificar los controles para
prevenir accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y prdidas materiales (Ver anexo 3).
3.2.8.7 Programas del Sistema de Gestin Ambiental
Programa Uso Racional del Agua (URA) - PGGA.01

Minimizar el impacto causado por el consumo de agua, incorporando medidas de reduccin,
generando la conciencia y compromiso de participacin activa en la comunidad universitaria,
contratistas y visitantes, para que establezcan prcticas diarias sostenibles en el desarrollo de las
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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actividades en la institucin, sin menoscabo en la productividad, higiene y confort de las

personas.
Programa Uso Racional de Energa - PGGA.02

Minimizar el impacto causado por el consumo de energa elctrica, generando la conciencia y
compromiso en la comunidad universitaria, contratistas y visitante acerca del ahorro y uso
eficiente de la energa empleada para el desarrollo de las actividades de la Institucin.
Programa Calidad de Aire y Control del Ruido - PGGA.03

Conservar un medio ambiente sano con una aceptable calidad de aire y bajos niveles de ruido
ambiental en las reas fsicas de la Universidad Industrial de Santander.
Programa Conservacin y Manejo de la Flora y Fauna PGGA.04

Garantizar el desarrollo sostenible, conservacin y restauracin de los recursos naturales
presentes en la Universidad industrial de Santander.
Programa Plan de Gestin Integral de Residuos PGIR PGGA.05

Minimizar la generacin de residuos en el origen, maximizar su aprovechamiento y disponer
adecuadamente los residuos peligrosos generados en la Universidad.
Programa Cultura Ambiental PGGA.06

Promover la educacin ambiental, la prevencin de la contaminacin y la proteccin del medio
ambiente a travs de la generacin de una cultura de desarrollo sostenible en la comunidad
universitaria de la Institucin.
3.2.8.8 Programas del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
Programa de Salud Ocupacional - PGTH.01

Permite establecer actividades de prevencin de accidentes y enfermedades de origen
profesional tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, salud y calidad de vida de los
funcionarios de la universidad y cumplir la legislacin vigente de salud ocupacional. Este
programa contempla los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo e Higiene y
Seguridad Industrial.
Programa de Inspecciones - PGTH.02

Identificar los riesgos incorporados a equipos, personas, materiales y medio ambiente, con el fin
de controlar las condiciones de trabajo sub-estndar que puedan generar accidentes en la
Institucin.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
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Programa de Vigilancia Epidemiolgica para Riesgo Biolgico - PGTH.03

Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la universidad, derivado del
contacto con agentes infecciosos en el sitio de trabajo.
Programa SVE de Riesgo Psicosocial - PGTH.04

Establecer y desarrollar un programa integral y sistemtico de identificacin, control e
intervencin de los factores de riesgo psicosociales en la Universidad Industrial de Santander
con el fin de disminuir los trastornos de salud asociados y contribuir al mejoramiento del
ambiente laboral y bienestar de los trabajadores.
Programa SVE Prevencin de Desrdenes Msculo Esquelticos - PGTH.05

Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la Universidad Industrial de
Santander, derivado de la exposicin a los riesgos que causan lesiones osteomusculares en el
sitio de trabajo.
Programa de Vigilancia Epidemiolgica para Riesgo Qumico - PGTH.06

Establecer los lineamientos para la identificacin, priorizacin, evaluacin y planes de
intervencin en la poblacin expuesta a factor de riesgo qumico, con el fin de garantizar los
controles adecuados para la conservacin de la salud de los trabajadores Universidad Industrial
de Santander.
Programa de proteccin contra cadas - PGTH.07

Documentar y Disear los Procedimientos de Trabajo Seguro en Alturas con el fin de disminuir
los factores de riesgo asociados a esta actividad; a travs de controles preventivos y de
proteccin, aplicando la legislacin nacional e internacional vigente.
Programa Cultura en SYSO - PGTH.08

Promover los entornos seguros, las prcticas de trabajo saludables, la prevencin de
enfermedades profesionales, las lesiones en el personal a travs de la generacin de una cultura
de autocuidado y reporte de actos y condiciones inseguras.
3.2.9
Caracterizaciones.
De acuerdo con los procesos y subprocesos establecidos para la Institucin, se relacionan a

continuacin las caracterizaciones respectivas.
Nota: Las caracterizaciones hacen parte integral de la documentacin de cada proceso.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
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Tabla 3. Relacin de caracterizaciones de procesos
PROCESOS ESTRATGICOS
DIRECCIN INSTITUCIONAL
CDI.01
Caracterizacin de Proceso Direccin Institucional
PLANEACIN INSTITUCIONAL
CPL.01
Caracterizacin del Proceso Planeacin Institucional
CPL.02
Caracterizacin del Subproceso Planeacin Estratgica
CPL.03
Caracterizacin del Subproceso Programacin Anual
PROCESOS DE EVALUACIN
SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
CSE.01
Caracterizacin de Proceso Seguimiento Institucional
GESTIN DE LA CALIDAD ACADMICA
CCA.01
Caracterizacin de Proceso Gestin de la Calidad Acadmica
CCA.02
Caracterizacin de Subproceso Renovacin de la Acreditacin Institucional
CCA.03
Caracterizacin de Subproceso Acreditacin o Renovacin de la Acreditacin de
Programas
CCA.04
Caracterizacin Subproceso de Programas Acadmicos
PROCESOS MISIONALES
FORMACIN
CFO.01
Caracterizacin de Proceso de Formacin
INVESTIGACIN
CIN.01
Caracterizacin del Proceso de Investigacin
CIN.02
Caracterizacin del Subproceso de Gestin y Promocin de la Investigacin
CIN.03
Caracterizacin del Subproceso de Gestin y Proteccin de la Propiedad Intelectual
EXTENSIN
CEX.01
Caracterizacin del Proceso de Extensin
CEX-CJ.01 Caracterizacin del Proceso Consultorio Jurdico
CEX-CJ.02 Caracterizacin del Subproceso Centro de Conciliacin
CEX-IL.01 Caracterizacin del Proceso Extensin Instituto de Lenguas
PROCESOS DE APOYO
ADMISIONES Y REGISTRO ACADMICO
CAR.01
Caracterizacin de Proceso Admisiones y Registro Acadmico
CAR.02
Caracterizacin de Subproceso Admisiones
CAR.03
Caracterizacin de Subproceso Registro Acadmico
BIBLIOTECA
CBI.01
Caracterizacin de Proceso Biblioteca
CBI.02
Caracterizacin de Subproceso Atencin a Usuarios
CBI.03
Caracterizacin de Subproceso Procesamiento Tcnico
BIENESTAR ESTUDIANTIL
CBE.01
Caracterizacin de Proceso Bienestar Estudiantil
CBE.02
Caracterizacin de Subproceso Atencin en Salud
CBE.03
Caracterizacin del Subproceso Programas Educativo-Preventivos
CBE.04
Caracterizacin del Subproceso Atencin Socioeconmica
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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COMUNICACIN INSTITUCIONAL
CCI.01
CCI.02
CCI.03
CCO.01
CFI.01
CFI.02
CFI.03
CFI.04
CFI.05
CFI.06
CCU.01
CCU.03
CCU.04
CGA.01
CGD.01
CGD.02
CGD.03
CGD.04
CJU.01
CRF.01
CRF.02
CRF.03
CRF.04
CRT.01
CRT.02
CRT.03
CSI.01
CSI.02
CSI.03
CSI.04
CSI.05
Caracterizacin de Proceso Comunicacin Institucional

Caracterizacin de Subproceso Produccin de Medios
Caracterizacin de Subproceso Difusin Interna y Externa
CONTRATACIN
Caracterizacin de Proceso Contratacin
FINANCIERO
Caracterizacin de Proceso Financiero
Caracterizacin de Subproceso Presupuesto
Caracterizacin de Subproceso Tesorera
Caracterizacin de Subproceso Inventarios
Caracterizacin de Subproceso Contabilidad
Caracterizacin de Subproceso Recaudos
GESTIN CULTURAL
Caracterizacin del Proceso Cultural
Caracterizacin del Subproceso Organizacin y Coordinacin de Eventos Culturales
y Artsticos
Caracterizacin de Subproceso Promocin y Fortalecimiento de Grupos Artsticos y
Culturales
GESTIN AMBIENTAL
Caracterizacin del Proceso Gestin Ambiental
GESTIN DOCUMENTAL
Caracterizacin de Proceso Gestin Documental
Caracterizacin de Subproceso Gestin de Produccin y Control de Documentos
Caracterizacin de Subproceso Gestin de Correspondencia
Caracterizacin de Subproceso Gestin Archivstica
JURDICO
Caracterizacin del Proceso Jurdico
RECURSOS FSICOS
Caracterizacin de Proceso Recursos Fsicos
Caracterizacin de Subproceso Mantenimiento Fsico
Caracterizacin de Subproceso Seguridad y Vigilancia
Caracterizacin del Subproceso Diseo, Supervisin y Montaje de Obras
RECURSOS TECNOLGICOS
Caracterizacin del Proceso Recursos Tecnolgicos
Caracterizacin de Subproceso Mantenimiento de Equipos
Caracterizacin de Subproceso Verificacin Metrolgica
SERVICIOS INFORMTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES
Caracterizacin del Proceso Servicios Informticos y de Telecomunicaciones
Caracterizacin de Subproceso Administracin de Servidores y Base de Datos
Institucionales
Caracterizacin de Subproceso Construccin y Mantenimiento de la Red de Datos
Institucional
Caracterizacin de Subproceso Desarrollo de Software
Caracterizacin de Subproceso Asesora y Soporte en Servicios y Recursos
Informticos
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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TALENTO HUMANO
CTH.01
Caracterizacin de Proceso Talento Humano
CTH.02
Caracterizacin de Subproceso Desarrollo Humano Organizacional
CTH.03
Caracterizacin de Subproceso Asuntos Personal Docente
CTH.04
Caracterizacin de Subproceso Formacin de Personal
CTH.05
Caracterizacin de Subproceso Seguridad y Salud Ocupacional
CTH.06
Caracterizacin de Subproceso Administracin de la Compensacin Salarial
CTH.07
Caracterizacin de Subproceso Asuntos Pensionales
CTH.08
Caracterizacin de Subproceso Asuntos Personal Administrativo
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADMICO
CRI.01
Caracterizacin del Proceso Relaciones Interinstitucionales de Intercambio
Acadmico
3.2.10 Productos de los procesos misionales.
A continuacin se relacionan los productos definidos para los procesos misionales Formacin,
Investigacin y Extensin. (Ver Tabla 3).
Tabla 4. Relacin de Productos de los Procesos Misionales
PROCESO
FORMACIN
INVESTIGACIN
EXTENSIN
PRODUCTOS
Tcnicos, Tecnlogos y Profesionales Titulados
Proyectos de Investigacin Concluidos

Resultados de Investigacin
Derechos de Propiedad Intelectual
Asesora y Consultora
Servicios Educativos
Servicios Tecnolgicos
3.2.11 Procedimientos Obligatorios.

De acuerdo con lo establecido en la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004,
NTC OHSAS 18001:2007 y la NTC 5906:2012 se relacionan a continuacin los procedimientos
obligatorios con respecto a los procesos que son responsables de su implementacin. (Ver Tabla 4)
Tabla 5. Relacin de Procedimientos Obligatorios del SGI
PGD.01
PGD.02
PGD.07
PGD.09
PSE.01
PSE.02
PSE.03
SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

Procedimiento control de documentos internos
Procedimiento control de registros
Procedimiento control de documentos internos especiales
Procedimiento control de documentos externos
Procedimiento de auditoras internas
Procedimiento acciones preventivas/correctivas
Procedimiento control de producto o servicio no conforme
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
PGA.01
PGA.02
PGA.04
PTH.19
PTH.21
PTH.54
PTH.57
Versin: 11
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SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

Procedimiento para identificacin de aspectos, valoracin de impactos ambientales
Procedimiento para identificacin de requisitos legales ambientales
Procedimiento para el reporte e investigacin de incidentes y accidentes ambientales
SISTEMA DE GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Procedimiento para el reporte e investigacin de accidente e incidente de trabajo
Procedimiento para la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos
Procedimiento para la identificacin de requisitos legales en seguridad y salud ocupacional
Procedimiento de participacin y consulta
3.2.12 Controles Operacionales

Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Fichas tcnicas de Elementos de Proteccin Personal FTTH.01

Procedimiento de Trabajo Seguro en Torres PTH.59
Procedimiento de Trabajo Seguro en Postes PTH.58
Procedimiento de Trabajo Seguro en Andamios PTH.55
Procedimiento de Trabajo Seguro en Escaleras Porttiles PTH.62
Procedimiento de Trabajo seguro en Espacios Confinados PTH.60
Sistema de Gestin Ambiental

CONTROLES OPERACIONALES
ACTIVIDAD
CONTROL
ACCIONES
ASPECTO AMBIENTAL
Manejo de equipos dados

de baja
Recoleccin y almacenamiento
Contratacin del gestor
Disposicin final
Disposicin (venta interna o externa)
Manejo de muebles y
enseres dados de baja
Disposicin (venta interna o externa)
Manejo de residuos
peligrosos (estopas, filtros,
productos qumicos y
envases de: grasas, aceites,
varsol, gasolina, ACPM)
Plan de formacin
Dotacin de bolsas rojas
Contratacin del gestor
Disposicin final
Revisin de los documentos existentes

para la ejecucin de mantenimiento de
equipos que requieran insumos qumicos
para su funcionamiento o mantenimiento
(plantas elctricas, subestaciones,
transformadores, guadaadoras, etc)
Inclusin del control operacional
ambiental donde se requiera.
Mantenimiento de
equipos
Manejo de RAEE
Mantenimiento de
equipos
Mantenimiento de
muebles y enseres
Mantenimiento de
equipos
Mantenimiento de
equipos grandes
Manejo de productos
qumicos: grasas, aceites,
varsol, gasolina, ACPM
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
ACTIVIDAD
CONTROL
ASPECTO AMBIENTAL
Manejo de gases
refrigerantes (R12-R22)
Mantenimiento de aires y
neveras
Mantenimiento:
fabricacin de piezas
metlicas
Entrega y uso de EPP
Disposicin final de EPP

dados de baja
Versin: 11
Pgina 50 de 99
ACCIONES
Disposicin final de viruta

metlica
Cdigo: MDI.01
Inventario de aires acondicionados

Cronograma de sustitucin y/o
eliminacin de los aires y neveras que
posean estos gases.
Recoleccin de los gases refrigerantes en
contenedores (balas).
Disposicin final de las balas que
contengan estos gases.
Identificacin de las necesidades al
interior de la universidad para el
requerimiento de la viruta metlica
(inventario de UAA)
Entrega al gestor del material que no se
requiere al interior de la universidad
Disposicin final
* Identificacin de los EPP que requieren

disposicin controlada
* Establecer lineamiento para el
aseguramiento de la entrega del EPP dado de
baja a Salud Ocupacional
* Recoleccin y almacenamiento
* Disposicin final
Mantenimiento de
jardines y reas verdes
Planta de compostaje
* Anlisis del proceso actual

* Diagnostico - volmenes
* Plan de manejo ambiental Planta de
compostaje
* Seguimiento y control
* Medicin del indicador de
aprovechamiento de residuos
Generacin de Residuos
domsticos
Disposicin de residuos
domsticos
*Medicin y clculo del indicador de

generacin de residuos ordinarios
Mantenimiento del lago
Flora y fauna
Labores de limpieza
Vertimiento domsticos
*Elaborar el procedimiento de manejo

integral del lago
* Sensibilizacin para el adecuado uso de los
elementos de aseo
Actividades de transporte
Emisin de gases
*Seguimiento y control al certificado de

gases vehculos de propiedad de la UIS
Actividades
mantenimiento de
vehculos
Generacin de residuos
peligrosos
* Seguimiento y control al proveedor del

mantenimiento de automotores
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
ACTIVIDAD
CONTROL
ASPECTO AMBIENTAL
Actividades lavado de
vehculos
vertimiento industrial
Uso de sustancias
qumicas y biolgicas
prcticas de laboratorio
Vertimiento de aguas
residuales laboratorios
Actividades
administrativas
Uso de sustancias
qumicas y biolgicas
prcticas de laboratorio
Uso de papel
peligrosos
Versin: 11
Pgina 51 de 99
ACCIONES
* Seguimiento y control al proveedor del
lavado de automotores
*Monitoreo de aguas residuales
*Incorporacin de buenas practicas
*Campaas de recoleccin
*Sensibilizacin
*Entrega gestor autorizado
*Seguimiento control gestor
3.2.13 Responsabilidades y autoridades HSEQ

La Universidad Industrial de Santander ha establecido responsabilidades y niveles de autoridad dentro
de sus Sistema de Gestin Integrado, ya que es consciente de la importancia de contar con un liderazgo
visible para su funcionamiento.
Por esto, la institucin cuenta con el apoyo y compromiso de la Alta Direccin, la cual tiene la
responsabilidad de liderar el desarrollo e implementacin de los sistemas de gestin, divulgar y revisar
constantemente las directrices para su continua adecuacin, verificar que las responsabilidades y
autoridades sean definidas y comunicadas, y asignar los recursos necesarios para el adecuado
funcionamiento del Sistema.
Las responsabilidades y autoridades asignadas se encuentran definidas en el anexo 4.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
VERSIN
01
FECHA DE
APROBACIN
Diciembre 04 de
2007
02
Mayo 02 de 2008
03
Octubre 31 de
2008
04
Abril 17 de 2009
05
Abril 21 de 2010
06
Junio 08 de 2010
07
Octubre 20 de
2011
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 52 de 99
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creacin del documento
Modificacin del alcance, Inclusin de la relacin de procedimientos
obligatorios y modificacin del Anexo 1
Cambio de norma de referencia de NTC ISO 9001:2000 a NTC
GP1000:2004: Modificacin de Alcance, Poltica de Calidad, Objetivos
de Calidad, Mapa de Procesos, inclusin de los procesos misionales
(numerales 4.2.5, 4.2.7 y 4.2.8) y anexo 1- Matriz de Interrelacin de
Requisitos.
Inclusin del numeral 4.2.9: Relacin de productos de los procesos
misionales
Inclusin de la NTC ISO 9001:2008 como norma de referencia y
actualizacin del Anexo 1 Matriz de Interaccin de Requisitos.
Actualizacin de la Estructura Organizacional de la UIS y del Mapa de
Procesos
Actualizacin en la tabla 3 de las caracterizaciones de los procesos
Recursos Fsicos y Servicios Informticos y de Telecomunicaciones
Modificacin de la tabla No 4: Cambio del producto de formacin
Modificacin de la tabla No 5: Inclusin del procedimiento obligatorio
Control de Documentos Externos y cambio del nombre del
procedimiento obligatorio Control de Documentos Internos
Cambio del mapa de procesos
Modificacin de la tabla No 1: Requisitos de los beneficiarios por
proceso
Actualizacin en la tabla 3 de las caracterizaciones por inclusin del
proceso Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Acadmico.
Actualizacin de la Norma NTC GP 1000:2009
Cambio nombre del documento: Manual de Calidad por Manual de
Gestin Integrado
Inclusin de lineamientos segn las normas NTC ISO 14001:2004 y
NTC OHSAS 18001:2007
Inclusin del proceso Gestin Ambiental.
Inclusin Polticas y Objetivos SYSO y Ambiental
Inclusin de los programas para SYSO y Ambiental
Inclusin de algunos controles operacionales identificados para SYSO
y Ambiental.
Modificacin de la figura 2. Organigrama del Sistema de Gestin
Integrado.
Inclusin de las funciones del Comit de Gestin Integrado, Comit
Tcnico para la Gestin SYSO, Comit Tcnico Ambiental y Sanitario.
Inclusin en la tabla 3 de la caracterizacin del proceso Gestin
Ambiental.
Inclusin de los peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales
ms significativos.
Inclusin de la Matriz de requisitos para NTC ISO 14001:2004 y NTC
OHSAS 18001:2007.
Inclusin de las responsabilidades y autoridades HSEQ.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
08
Febrero 17 2012
09
Mayo 28 de 2012
10
Noviembre 27 de
2012
11
Abril 21 de 2014
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 53 de 99
DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

Modificacin Anexo Matriz de Interrelacin de requisitos para NTC
ISO 9001:2008.
Inclusin de la conformacin de los comits.
Modificacin del anexo de responsabilidades y autoridades HSEQ.
Modificacin del anexo de responsabilidades y autoridades HSEQ e
inclusin del cargo de Jefes de Seccin/ Supervisores.
Modificacin de la Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por
proceso.
Inclusin del alcance de la certificacin del Sistema de Gestin de
Calidad del Instituto de Lenguas. Se relaciona el Manual de Calidad
MEX-IL.0
Inclusin del Instituto de lenguas como parte del proceso de
Extensin dentro del Mapa de Procesos de la universidad.
Inclusin de la Ficha Tcnica dentro de la Estructura de la
Documentacin (numeral 3.2.4).
Modificacin de la Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por
proceso.
Modificacin de la Tabla 4. Relacin de Procedimientos Obligatorios
del SGI.
Modificacin de los controles operacionales del Sistema de Gestin
en Seguridad y Salud Ocupacional
Inclusin de la Norma NTC5906:2012, actualizacin del organigrama
del Sistema de Gestin Integrado.
Modificacin del organigrama del Sistema de Gestin Integrado.
Inclusin del tem 3.2.7 Proceso Transversal
Actualizacin de algunos procesos de la Tabla 1. Requisitos de los
beneficiarios por proceso, de acuerdo a los cambios realizados en las
caracterizaciones. Inclusin de los beneficiarios del CJU e IL.
Inclusin de la Tabla 2. Requisitos de los beneficiarios por
subproceso.
Actualizacin de la Tabla 3. Actualizacin de caracterizaciones de
procesos.
Actualizacin de los controles operacionales de Seguridad y Salud
Ocupacional.
En el tem 3.2.8.4 se incluye la ubicacin de la matriz de interrelacin
de requisitos.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 54 de 99
ANEXO 1
MATRIZ DE INTERRELACIN DE REQUISITOS
NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008
NTC OSHAS 18001:2007
NTC ISO 14001: 2004
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 55 de 99
NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008
R: Responsable
P: Participa
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 56 de 99
NTC OSHAS 18001:2007
R: Responsable
P: Participa
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 57 de 99
NTC ISO 14001: 2004
R: Responsable
P: Participa
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
ANEXO 2
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 58 de 99
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 59 de 99
PROGRAMA Y/O
CONTROL OPERACIONAL
ASPECTO
IMPACTO
Slidos Especiales: RAEE
(Equipos Electromagntico
fuera de servicio)
Slidos Especiales: (Pilas,
toners y fluorescentes )
Contaminacin del suelo,

presin sobre sitios de
disposicin, generacin de
PASIVOS AMBIENTALES
PASIVOS AMBIENTALES
Slidos No Peligrosos:
Domsticos Ordinario
Slidos No peligrosos:
chatarra, muebles
Slidos No Peligrosos:
reciclables.
Presin sobre el relleno

sanitario, contaminacin del
suelo y proliferacin de vectores
suelo
suelo
peligrosos Qumico.
Vertimiento de Aguas
Residuales de Tipo Qumico
Vertimiento de Aguas
Residuales de Tipo Biolgico

PASIVOS AMBIENTALES
PASIVOS AMBIENTALES
Presin sobre los recursos
naturales renovables y no
renovables
Acidificacin de los cuerpos de
agua
Alteracin de la biota presente
en los cuerpos de agua
Vertimiento de aguas
residuales tipo Domstico
Alteracin de la biota presente

en los cuerpos de agua
PGIR
Consumo de Agua
Presin sobre el recurso hdrico,

aumento del ndice de escasez
Programa Uso Racional de

Agua (URA)
Peligrosos Biolgicos.
Consumo de energa
elctrica
PGIR
PGIR
PGIR
PGIR
PGIR
PGIR
PGIR
Energa (URE)
PGIR
PGIR
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 60 de 99
PROGRAMA Y/O
CONTROL OPERACIONAL
ASPECTO
IMPACTO
Emisin de Gases de Efecto

Invernadero
Contaminacin del aire y

contribucin al calentamiento
global
Programa calidad del aire y

control de ruido
Emisin de gases de
combustin
Contaminacin del aire

control de ruido
Emisin de Material
particulado
Contaminacin del aire

control de ruido
Emisin de gases especiales:

refrigerantes (CFC's,
Clorofluorocarbonos,
perjudiciales para la capa de
ozono, R12, R22, R404,
R410)
Generacin de gases
contaminantes (fumigacin
tres veces al ao, termo
nebulizacin)
Generacin de ruido
Efecto de calentamiento global y

destruccin de capa de ozono

control de ruido
Emisin de gases de alto

potencial de contaminacin al
medio ambiente y las personas

control de ruido
Contaminacin auditiva

control de ruido
Consumo de energa
elctrica
Presin sobre los recursos

naturales renovables y no
renovables
Agotamiento del recurso y
modificacin de los ecosistemas
Restauracin y proteccin de la
capa vegetal

Energa (URE)
Consumo de Papel
Cobertura paisajstica
PGIR
ruido. Y Programa
conservacin de flora y fauna
Proteccin ecosistemas
naturales (lago)
Mejora en la calidad de vida de

las especies que conforman el
ecosistema

ruido. Y Programa
conservacin de flora y fauna
Consumo de recursos no
renovables
Agotamiento del recurso y

modificacin de los ecosistemas
PGIR
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
ANEXO 3
PELIGROS Y RIESGOS
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 61 de 99
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Biolgico
FACTOR
Versin: 11
Pgina 62 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIN RECOMENDADO
Animales
Fumigaciones peridicas.
Jornadas de orden y limpieza.
Virus y
bacterias
Uso de elementos de proteccin personal.

Socializacin de normas de bioseguridad.
Vegetales
Capacitacin en disposicin adecuada de residuos.
Hongos
Elementos de proteccin personal.
De origen social
Capacitacin de los guas de evacuacin.

Socializacin del protocolo de evacuacin.
Plan de emergencias.
De origen natural
Capacitacin de la brigada de emergencia.

Alta tensin
FACULTAD DE
SALUD
Cdigo: MDI.01
Elctrico
Ergonmico
Fsico
Trabajo con equipos desenergizados.
Baja tensin
Inspecciones de instalaciones elctricas.

Capacitacin, prevencin y reporte de accidentes de
trabajo.
Carga dinmica
Pausas activas.
Capacitacin en ergonoma, higiene postural y pausas.
Acondicionamiento fsico.
Muvete UIS.
Carga de los
sentidos
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberas, fuentes

generadoras.
Carga esttica
Pausas activas.
Muvete UIS.
Ruido

Mantenimiento preventivo de mquinas y equipos.
Contacto con
calor
Iluminacin
inadecuada

Mantenimiento de luminarias.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Fsico-qumico
Locativo
FACTOR
Mecnico
Psicosocial
Pgina 63 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIN RECOMENDADO
Incendios
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones.

Instalacin parcial de antideslizante en escaleras.
Capacitacin en almacenamiento de residuos y material
qumico
Cada de
personas
Inspecciones peridicas.
Capacitacin en prevencin y reportes de accidentes de
trabajo.
Capacitacin en autocuidado.
Golpes con
objetos
Cortes,
pinchazo,
raspadura
Establecimiento de protocolo para cumplimiento de
normas de bioseguridad.
Cada de
objetos
Choques
contra objetos
Registro de transporte en cumplimiento de funcin.

Desplazamiento por medio de una empresa legalmente
constituida y que brinde todos los requisitos de seguridad.
Contenido de
la tarea
Sensibilizacin y capacitacin en prevencin del riesgo

psicosocial.
Pausas activas.
Estudio del clima organizacional.
Grupos focales.
Programa de valores.
Mediadores.
Lquidos

Herramientas manuales para manipulacin de qumicos.
Capacitacin para el personal en manejo y almacenamiento
de sustancias qumicas.
FACULTAD DE
SALUD
Qumicos
Versin: 11
Recarga y mantenimiento de extintores.

Sealizacin de extintores.
Entrenamiento peridico de la brigada de emergencias.
Capacitacin a los trabajadores en tipo de incendios y
manejo de extintores.
Atrapamientos
FACULTAD DE
SALUD
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Fsico-qumico
Locativo
FACULTAD DE
SALUD
Mecnico
Psicosocial
Qumicos
FACTOR
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 64 de 99
PROGRAMA DE INTERVENCIN
RECOMENDADO
Incendios

Entrenamiento peridico de la brigada de
emergencias.
Capacitacin a los trabajadores en tipo de incendios
y manejo de extintores.
Locativo
Mantenimiento preventivo y correctivo a las

instalaciones.
Capacitacin en almacenamiento de residuos y
material qumico
Cada de personas
Capacitacin en prevencin y reportes de
accidentes de trabajo.
Atrapamientos
Golpes con objetos
Cortes, pinchazo,
raspadura
Establecimiento de protocolo para cumplimiento
de normas de bioseguridad.
Cada de objetos
Choques contra
objetos

Desplazamiento por medio de una empresa
legalmente constituida y que brinde todos los
requisitos de seguridad.
Contenido de la
tarea
Sensibilizacin y capacitacin en prevencin del

riesgo psicosocial.
Pausas activas.
Grupos focales.
Mediadores.
Lquidos

Herramientas manuales para manipulacin de
qumicos.
Capacitacin para el personal en manejo y
almacenamiento de sustancias qumicas.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
FACULTAD DE
SALUD
RIESGOS
GRUPO
Versin: 11
Pgina 65 de 99
RECOMENDADO
Aerosoles slidos
Elementos de proteccin respiratoria.

Mantenimiento preventivo de equipos.
Aerosoles lquidos

Almacenamiento de sustancias qumicos lquidos.
Gases y vapores
Animales
Virus y bacterias

Vegetales
Hongos
Qumicos
Biolgico
FACULTAD DE
CIENCIAS
FACTOR
Cdigo: MDI.01
De origen social

De origen natural

Alta tensin
Elctrico
Ergonmico
Baja tensin

Capacitacin, prevencin y reporte de accidentes
de trabajo.
Carga dinmica
Pausas activas.
Capacitacin en ergonoma, higiene postural y
pausas.
Muvete UIS.
Carga de los
sentidos
Mantenimiento preventivo de ductos, tuberas,

fuentes generadoras.
Carga esttica
Pausas activas.
pausas.
Muvete UIS.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Fsico
Fsicoqumico
Locativo
FACULTAD DE
CIENCIAS
Mecnico
FACTOR
Versin: 11
Pgina 66 de 99
RECOMENDADO
Ruido

Contacto con calor
Iluminacin
inadecuada
Incendios

emergencias.
Capacitacin a los trabajadores en tipo de
incendios y manejo de extintores.
Locativo

instalaciones.
material qumico
Cada de personas
Atrapamientos
Golpes con objetos
Cortes, pinchazo,
raspadura
Cada de objetos
Choques contra
objetos
Psicosocial
Cdigo: MDI.01
Contenido de la
tarea
Registro de transporte en cumplimiento de
funcin.
riesgo psicosocial.
Pausas activas.
Grupos focales.
Mediadores.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
FACULTAD DE
CIENCIAS
RIESGOS
GRUPO
Qumicos
FACTOR
Aerosoles slidos
Aerosoles lquidos

Virus y bacterias
De origen social
De origen natural

Alta tensin
Baja tensin

de trabajo.
Carga dinmica
Ergonmico
RECOMENDADO

Vegetales
Hongos
Elctrico
Pgina 67 de 99
Lquidos
Animales
FACULTAD DE
CIENCIAS HUMANAS
Versin: 11

qumicos.
Gases y vapores
Biolgico
Cdigo: MDI.01
Pausas activas.
pausas.
Muvete UIS.
Carga de los
sentidos

Carga esttica
Pausas activas.
pausas.
Muvete UIS.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Fsico
Fsicoqumico
FACULTAD DE
CIENCIAS HUMANAS
FACTOR
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 68 de 99
RECOMENDADO
Ruido

Aislamiento de reas generadoras de ruido.
Contacto con calor
Iluminacin
inadecuada
Incendios

emergencias.
Locativo

instalaciones.
material qumico
Cada de personas
Atrapamientos
Golpes con objetos
Cortes, pinchazo,
raspadura
Cada de objetos
Locativo
Mecnico
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Mecnico
Psicosocial
FACTOR
FACULTAD DE
INGENIERAS
FISICOQUMICAS
Biolgico
Pgina 69 de 99
RECOMENDADO
Choques contra
objetos
Contenido de la
tarea

riesgo psicosocial.
Pausas activas.
Grupos focales.
Mediadores.
Lquidos

qumicos.
Aerosoles slidos

Aerosoles lquidos

Gases y vapores
Biolgico
Versin: 11

funcin.
FACULTAD DE
CIENCIAS HUMANAS
Qumicos
Cdigo: MDI.01
Animales
Virus y bacterias

Vegetales
Hongos
De origen social

De origen natural

MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
GRUPO
RIESGOS
FACTOR
Elctrico
Ergonmico
FACULTAD DE
INGENIERAS
FISICOQUMICAS
Fsico
Fsico-qumico
Locativo
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 70 de 99
RECOMENDADO
Alta tensin
Baja tensin

de trabajo.
Carga dinmica
Pausas activas.
pausas.
Muvete UIS.
Carga de los
sentidos

Carga esttica
Pausas activas.
pausas.
Muvete UIS.
Ruido

Contacto con calor

Iluminacin
inadecuada

Incendios

emergencias.
Locativo

instalaciones.
material qumico
Cada de personas
Atrapamientos
Golpes con objetos
Mecnico
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
RIESGOS
UAA
GRUPO
FACTOR
FACULTAD DE
INGENIERAS
FISICOQUMICAS
Qumicos
Biolgico
FACULTAD DE
INGENIERAS
FISICOMECNICAS
Pgina 71 de 99
RECOMENDADO
Cortes, pinchazo,
raspadura
Cada de objetos
Choques contra
objetos

funcin.
Contenido de la
tarea

riesgo psicosocial.
Pausas activas.
Grupos focales.
Mediadores.
Lquidos

qumicos.
Aerosoles slidos

Aerosoles lquidos

Gases y vapores
Animales
Virus y bacterias

Vegetales
Hongos
Mecnico
Psicosocial
Versin: 11
De origen natural

Elctrico
Alta tensin
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
Versin: 11
Pgina 72 de 99
RIESGOS
GRUPO
FACTOR
RECOMENDADO
De origen natural

Elctrico
Alta tensin
Ergonmico
Fsico
FACULTAD DE
INGENIERAS
FISICOMECNICAS
Fsico-qumico
Locativo
Mecnico
Baja tensin
Carga dinmica

trabajo.
Carga de los
sentidos
Pausas activas.
Muvete UIS.
Carga esttica

generadoras.
Ruido
Pausas activas.
Muvete UIS.
Contacto con
calor

Iluminacin
inadecuada
Incendios
Locativo

Cada de
personas
trabajo.
Atrapamientos
Golpes con
objetos
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Mecnico
FACTOR
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 73 de 99
RECOMENDADO
Cortes,
pinchazo,
raspadura
Cada de objetos

psicosocial.
Pausas activas.
Contenido de la
tarea
Grupos focales.
Mediadores.
Lquidos
qumicos.
Aerosoles slidos
Choques contra
objetos
FACULTAD DE
INGENIERAS
FISICOMECNICAS
Psicosocial
Qumicos
Aerosoles
lquidos

Gases y vapores
Animales
Biolgico
Virus y bacterias
Vegetales
Hongos
DIVISIN DE
PUBLICACIONES
De origen social
De origen natural
Alta tensin
Elctrico
Baja tensin
Trabajo con equipos des energizados.
trabajo.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
GRUPO
RIESGOS
FACTOR
Ergonmico
Fsico
DIVISIN DE
PUBLICACIONES
Fsicoqumico
Locativo
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 74 de 99
RECOMENDADO
Carga dinmica
Pausas activas.
Muvete UIS.
Carga de los
sentidos

generadoras.
Carga esttica
Pausas activas.
Muvete UIS.
Ruido

Contacto con calor
Iluminacin
inadecuada
Incendios

Locativo

instalaciones.
qumico
Atrapamientos
Golpes con objetos
Cortes, pinchazo,
raspadura
Cada de objetos
Choques contra
objetos

constituida y que brinde todos los requisitos de
seguridad.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Psicosocial
FACTOR
RECOMENDADO
Lquidos

Aerosoles slidos

Aerosoles lquidos

Gases y vapores
Animales
DIVISIN DE
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
Pgina 75 de 99
Contenido de la
tarea
Qumicos
Biolgico
Versin: 11

psicosocial.
Pausas activas.
Grupos focales.
Mediadores.
DIVISIN DE
PUBLICACIONES
Qumicos
Cdigo: MDI.01

Virus y bacterias

Vegetales
Hongos
De origen social

De origen natural

Elctrico
Alta tensin
Baja tensin

trabajo.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
FACTOR
Carga dinmica
Ergonmico
Carga de los
sentidos
Ergonmico
Carga esttica
Ruido
Fsico
DIVISIN DE
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
Fsico-qumico
Locativo
Mecnico
Contacto con
calor
Iluminacin
inadecuada
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 76 de 99
RECOMENDADO
Pausas activas.
Muvete UIS.
generadoras.
Pausas activas.
Muvete UIS.
Incendios

Locativo

instalaciones.
qumico
Cada de
personas
trabajo.
Atrapamientos
Golpes con
objetos
Cortes, pinchazo,
raspadura
Cada de objetos
Choques contra
objetos

constituida y que brinde todos los requisitos de
seguridad.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Psicosocial
FACTOR
DIVISIN DE
MANTENIMIENTO
TECNOLGICO
Pgina 77 de 99
RECOMENDADO
Contenido de la
tarea
Lquidos

Aerosoles slidos

Aerosoles
lquidos

Gases y vapores
Vegetales
Jornadas de orden y limpieza
.
Hongos
Animales
Biolgico
Versin: 11

psicosocial.
Pausas activas.
Grupos focales.
Mediadores.
DIVISIN DE
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
Qumicos
Cdigo: MDI.01
Virus y bacterias
De origen social

De origen natural

Alta tensin
Elctrico
Baja tensin

trabajo.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
RIESGOS
UAA
GRUPO
FACTOR
DIVISIN DE
MANTENIMIENTO
TECNOLGICO
Fsico-qumico
Locativo
Pgina 78 de 99
RECOMENDADO
Carga dinmica
Carga de los
sentidos

generadoras.
Carga esttica
Pausas activas.
Muvete UIS.
Carga esttica
Pausas activas.
Muvete UIS.
Ruido

Contacto con
calor
Incendios

Locativo

qumico
Cada de
personas
Atrapamientos
Golpes con
objetos
Mecnico
Versin: 11
Pausas activas.
Muvete UIS.
Ergonmico
Fsico
Cdigo: MDI.01
trabajo.
Cortes,
pinchazo,
raspadura
Cada de
objetos
Choques contra
objetos

MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
Psicosocial
DIVISIN DE
MANTENIMIENTO
TECNOLGICO
Qumicos
Biolgico
FACTOR
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 79 de 99
RECOMENDADO
Contenido de la
tarea

psicosocial.
Pausas activas.
Grupos focales.
Mediadores.
Lquidos

Aerosoles slidos

Aerosoles
lquidos

Gases y vapores
Animales
Virus y bacterias

Vegetales
Hongos

De origen social
DIVISIN DE
PLANTA FSICA
De origen natural

Alta tensin
Baja tensin

trabajo.
Carga dinmica
Pausas activas.
Muvete UIS.
Elctrico
Ergonmico

MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
FACTOR
Carga de los
sentidos
Ergonmico
Carga esttica
Ruido
Fsico
Fsico-qumico
Locativo
DIVISIN DE
PLANTA FSICA
Contacto con
calor
Iluminacin
inadecuada
Incendios
Locativo
Cada de
personas
Atrapamientos
Golpes con
objetos
Mecnico
Psicosocial
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 80 de 99
RECOMENDADO
generadoras.
Pausas activas.
Muvete UIS.
qumico
trabajo.
Cortes,
pinchazo,
raspadura
Cada de objetos
Choques contra
objetos

Contenido de la
tarea

psicosocial.
Pausas activas.
Grupos focales.
Mediadores.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
UAA
RIESGOS
GRUPO
DIVISIN DE
PLANTA FSICA
FACTOR
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 81 de 99
RECOMENDADO
Lquidos

Aerosoles slidos

Aerosoles
lquidos

Gases y vapores
Qumicos
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
ANEXO 4
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
HSEQ
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 82 de 99
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 83 de 99
CARGO: RECTOR
RESPONSABILIDADES
Asegurar una gestin efectiva en los sistemas de gestin, entre ellos: calidad,
seguridad y salud ocupacional y ambiental, encaminados a la promocin de entornos
seguros, la prevencin de enfermedades profesionales y de lesiones en el personal, la
proteccin del medio ambiente, la prevencin de la contaminacin.
Asegurar el cumplimiento de las polticas de los sistemas de gestin en todos los
niveles de la universidad.
Asegurar la conveniencia, adecuacin y efectividad del SGI.
Asegurar la disponibilidad de recursos para establecer, implementar, mantener y
mejorar el SGI.
Asegurar que se establezcan los procesos de comunicacin, las funciones,
responsabilidades, y autoridades del Sistema de Gestin Integrado.
Designar a un miembro de la Alta Direccin con responsabilidad especfica en el
Sistema de Gestin Integrado.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios, del
beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institucin frente a los Sistemas
de Gestin.
Garantizar la conformacin y funcionamiento de los comits del SGI
RENDICIN DE CUENTAS
QU
Desempeo del Sistema de Gestin Integrado
(Objetivos, Indicadores, Programas y Recursos)
Implementacin efectiva del SGI dando cumplimiento a
los requisitos legales vigentes y otros que adopte
voluntariamente la institucin.
Las polticas de los sistemas de gestin
Informes de desempeo del SGI

Asignacin de recursos, y el control del gasto en el
cumplimiento de los planes, programas y proyectos
Asignacin de responsabilidades y funciones del
personal.
Dar a conocer la designacin del representante de la Alta
Direccin
Evidenciar el cumplimiento de los requisitos legales y
otros que adopte la institucin
A QUIN
Consejo Superior, Consejo Acadmico
Comunidad Universitaria, Entes Externos y
Sociedad en General:
(Informe Evaluacin Plan de Gestin, UIS en
Cifras, Informes Financieros)
Autoridades competentes
Consejo Superior
Comit de gestin Integrado
Autoridades competentes.
Consejo Superior
Comit de gestin Integrado
Autoridades
Entes de certificacin
Consejo Superior
Consejo Superior
Consejo Superior
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
QU
Designacin de representantes
Agenda y los planes de trabajo
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 84 de 99
A QUIN
Consejo Superior
AUTORIDAD
Tomar decisiones sobre la implementacin, mantenimiento y mejora del Sistema de

Gestin Integrado.
Aprobar los cambios en las polticas y dems que afecten la conformidad de los
sistemas de gestin.
Tomar decisiones sobre los planes, programas, proyectos y dems, que aseguren la
mejora continua del Sistema de Gestin Integrado.
Aprobar el presupuesto.
Delegar la documentacin y comunicacin de las funciones, responsabilidades, y
autoridad al Jefe de Recursos Humanos.
Delegar responsabilidades, solicitar informacin al Representante de la Alta
Direccin
Delegar la identificacin y evaluacin del cumplimiento de requisitos a las
coordinacin del sistema de gestin integrado
Delegar responsabilidades de funcionamiento y seguimiento del SGI
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

(Representante de la Direccin)
RESPONSABILIDADES
Administrar y asegurar la utilizacin de los recursos asignados al SGI

Verificar el cumplimiento de las polticas de los sistemas de gestin
Verificar la conveniencia, adecuacin y efectividad del SGI.
Garantizar la comunicacin al Rector acerca de todos los cambios generados en el
SGI
Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales, del beneficiario y otros que
adopte voluntariamente la institucin
Asegurar que el SGI se establezca, implemente y mantenga de acuerdo con los
requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS
18001:2007, NTC ISO 14001:2004
Desarrollar estrategias comunicativas con todas las reas de la organizacin para la
implementacin, mantenimiento y mejora del SGI
Informar a la Alta Direccin sobre desempeo del SGI en los diferentes
componentes que lo conforman y cualquier necesidad de mejora.
Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la organizacin.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 85 de 99
RENDICIN DE CUENTAS
QU
Control del gasto en cumplimiento de los planes,
programas y proyectos
Nivel de cumplimiento de las polticas
Informes de desempeo del SGI
Cambios, planes, programas y proyectos
Nivel de cumplimiento de las polticas
Seguimiento al cumplimiento de requisitos
Implementacin efectiva del SGI
Cumplimiento de las estrategias de comunicacin
Informes para la revisin por la direccin.
A QUIN
Consejo Superior
Rector
Rector
Rector
Rector
Rector
Rector
Rector
AUTORIDAD
Asignar recursos y solicitar informes sobre el gasto

Solicitar informes en relacin al cumplimiento de las polticas y al desempeo de los
Sistemas de Gestin
Direccionar los planes, programas, proyectos y dems, que aseguren la mejora
continua del SGI
Tomar decisiones en materia del SGI que conciernen a sus funciones o que se deban
tomar en ausencia del Rector
Solicitar informes a los Jefes de Unidad y Lideres de Proceso en relacin al
cumplimiento de las polticas y al desempeo de los Sistemas de Gestin
Solicitar informes del cumplimiento de requisitos
Gestionar los cambios del SGI
Delegar el desarrollo y cumplimiento de las estrategias de comunicacin,
participacin y consulta del SGI
CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS

(Lder SYSO)
RESPONSABILIDADES
Garantizar que el personal que afecte el desempeo del SGI cumpla con los perfiles
establecidos por la organizacin
Asegurar el cumplimiento de los requisitos de ley en el proceso de contratacin de
talento humano
Asegurar la conformacin y operacin del Comit paritario de salud ocupacional
COPASO.
Vigilar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte
voluntariamente la institucin en cuanto al componente de SYSO.
Gestionar los recursos para el desempeo del Sistema de Gestin en SYSO
Garantizar el cumplimiento de los planes, programas, y proyectos del Sistema de
Gestin en SYSO
Garantizar la comunicacin entre coordinacin SYSO y la Alta Direccin
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Versin: 11
Pgina 86 de 99
Aprobar la documentacin del Sistema de Gestin en SYSO

Garantizar el desarrollo de los planes de formacin del Sistema de Gestin en SYSO
RENDICIN DE CUENTAS
QU
Personal seleccionado
Cumplimiento de los requisitos de ley en el proceso de
contratacin de talento humano
Constitucin y funcionamiento del COPASO
Informes de implementacin y desempeo
A QUIN
Vicerrector Administrativo y Vicerrector
Acadmico (este ltimo por el proceso de
personal docente)
Entidades competentes
Rector
Cumplimiento de requisitos legales, del beneficiario y

otros que adopte voluntariamente la institucin
Recursos del Sistema de Gestin en SYSO
Gestin para el desarrollo de los planes, programas y

proyectos
Rector
Informes de cumplimiento de lineamientos del Sistema

de Gestin en SYSO
Planes de formacin
AUTORIDAD
Solicitar informes acerca de procesos de contratacin de talento humano (incluido
contratistas)
Solicitar informes de operacin del COPASO
Solicitar al Coordinador SYSO informes de desempeo del Sistema de Gestin en
SYSO
Gestionar los cambios al Sistema de Gestin en SYSO
Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que la
organizacin suscriba en el componente de SYSO.
Realizar seguimiento a la inversin de los recursos asignados
Solicitar informes del desarrollo de las actividades correspondientes a los planes,
programas y proyectos del Sistema de Gestin en SYSO
Exigir el cumplimiento de los lineamiento del Sistema de Gestin en SYSO
Aprobar o solicitar modificaciones a la documentacin del SGI
Aprobacin de planes de formacin y solicitud del cumplimiento de ejecucin de los
mismos
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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CARGO: LDER GESTIN AMBIENTAL

RESPONSABILIDADES
Garantizar la implementacin del sistema de gestin en el componente ambiental de
acuerdo con la norma NTC ISO 14001:2004
Gestionar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que
adopte voluntariamente la institucin en el componente ambiental.
Seguimiento al cumplimiento a los planes, programas y proyectos del sistema de
gestin en el componente Ambiental
Gestionar los recursos para el desempeo del sistema de gestin en el componente
Ambiental
Garantizar la comunicacin entre Coordinacin Ambiental y la Coordinacin HSEQ
Aprobar la documentacin del sistema de gestin en el componente ambiental
Garantizar el desarrollo de planes de formacin en el componente ambiental
RENDICIN DE CUENTAS
QU
otros que adopte voluntariamente la Institucin
proyectos
Recursos del sistema de gestin ambiental
Informes de cumplimiento de lineamientos del sistema
de gestin ambiental
Documentos actualizados
Planes de formacin
A QUIN
Rector
Comit Tcnico Ambiental y Sanitario
Rector
Coordinacin HSEQ
Coordinador HSEQ
Comit de gestin integrado
AUTORIDAD
Solicitar al Coordinador Ambiental informes de desempeo del sistema de gestin
en el componente Ambiental
Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte
voluntariamente la Institucin
programas y proyectos del sistema de gestin en el componente Ambiental
Seguimiento a la inversin de los recursos asignados
Solicitar el cumplimiento de los lineamiento del sistema de Gestin en el
componente ambiental
Aprobar o solicitar modificaciones a la documentacin del SGI
Aprobacin de planes de formacin y solicitud del cumplimiento de ejecucin de los
mismos
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
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CARGO: COORDINADOR HSEQ

RESPONSABILIDADES
Realizar el acompaamiento en la implementacin, articulacin y consolidacin de
los sistemas de gestin: calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, y los
dems que adopte la Institucin.
Coordinar la difusin de las polticas, objetivos, programas y dems directrices de los
sistemas de gestin: calidad, ambiental seguridad y salud ocupacional, entre otros, a
las partes interesadas.
Participar activamente en los Comits: Gestin Integrado, Tcnico Ambiental y
Sanitario, Tcnico para la Gestin en Seguridad Y Salud Ocupacional y otros que se
creen para los sistemas de gestin de la Universidad.
Presentar al Comit de Gestin Integrado el estado de implementacin, desempeo,
mantenimiento y mejora de los sistemas de calidad, Seguridad y Salud Ocupacional,
Ambiental, entre otros y elaborar las actas correspondientes.
Realizar el acompaamiento requerido por los procesos y las unidades acadmico
administrativas de la Institucin cuando se realicen las auditoras internas y externas
de los sistemas de gestin en calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, entre
otros.
Presentar ante la Alta Direccin los recursos requeridos para el mantenimiento y
mejora de los Sistemas de Gestin.
Realizar reuniones peridicas con el equipo de trabajo y hacer seguimiento del
avance de los sistemas de gestin calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional,
entre otros y presentar resultados al Representante de la Direccin.
Elaborar junto con los respectivos coordinadores, los planes detallados de trabajo de
los sistemas de gestin de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, entre
otros.
Solicitar la informacin del desempeo del proceso a las Coordinacin SYSO y
Ambiental frente a la implementacin del sistema de seguridad y salud ocupacional y
gestin ambiental en la universidad.
Revisar la documentacin (procedimientos, manuales, formatos, protocolos, guas,
fichas, etc.) asociada con el sistema de gestin de calidad, ambiental, seguridad y
salud ocupacional, entre otros, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de
Control de Documentos de la Institucin.
Revisar y fortalecer la formulacin de las acciones correctivas, preventivas y de
mejoras generadas por los procesos estratgicos, misionales, de evaluacin y de
apoyo de la universidad, as como de las Unidades Acadmico Administrativas que
as lo requieran.
Presentar los planes de formacin ante el Comit de Gestin Integrado requeridos
para el adecuado desempeo de los sistemas de gestin.
Seguimiento al desarrollo de la estrategia de comunicacin y difusin del sistema de
gestin de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, entre otros.
RENDICIN DE CUENTAS
QU
Procedimientos, programas, planes, manuales, formatos,
indicadores
Informes de implementacin y desempeo del SGI
A QUIN
Entes de certificacin
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
QU
Programas y controles operacionales
Seguimiento a la ejecucin plan de medios como apoyo a
la estrategia de comunicacin del SGI y presentacin de
resultados
Evidenciar el cumplimiento de los requisitos a travs de
la validacin y planes de intervencin
Ejecucin del Presupuesto del SGI
Ejecucin de los Planes de formacin
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 89 de 99
A QUIN
Comit de Gestin
Integrado
Comit Tcnico SYSO
AUTORIDAD
Realizar las modificaciones y solicitar aprobaciones de los documentos del proceso
Gestin Ambiental y Talento Humano/subproceso de Seguridad y Salud Ocupacional
Solicitar a las coordinaciones SYSO y Ambiental los informes de avance y desempeo
de la implementacin del sistema SYSO y Ambiental
Solicitar a las coordinaciones SYSO y Ambiental, el avance de los programas y
controles operacionales de los sistemas de gestin
Solicitar los recursos requeridos para el desarrollo del plan de medios para la
difusin del SGI ante el Representante de la Direccin
Solicitar a las coordinaciones los informes de cumplimiento y evaluacin de los
requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institucin
Seguimiento a la inversin de los recursos asignados para el proceso de
implementacin.
Solicitar los cronogramas e informes acerca de los planes de formacin.
Solicitar la informacin a las coordinaciones SYSO y Ambiental requerida para
presentar en el Comit de Gestin Integrado.
CARGO: COORDINADOR SYSO
RESPONSABILIDADES
Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin en el componente de
seguridad y salud ocupacional de acuerdo con la norma NTC OHSAS 18001:2007.
Controlar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos en SYSO
Garantizar el estado y disposicin de los registros del Sistema de Gestin en SYSO
Elaborar la documentacin del sistema de gestin en el componente de SYSO
Medir los indicadores del sistema de gestin en SYSO y levantar los planes de accin
requeridos
Garantizar que los integrantes de los comits o grupos requeridos por la
normatividad en SYSO conozcan y ejecuten sus funciones y responsabilidades
Asegurar la identificacin, evaluacin y cumplimiento de los requisitos legales y
otros que adopte voluntariamente la institucin en el componente de SYSO
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 90 de 99
Garantizar la identificacin de necesidades y ejecucin de planes de formacin en

SYSO
Realizar las notificaciones o informes requeridos por las autoridades competentes
Presentar en los comits,
los informes, pronunciamientos, conclusiones y
recomendaciones que en su calidad de Coordinador para Emergencias y Desastres le
corresponda, para la toma de decisiones respectiva.
Apoyar la planeacin de las actividades de los miembros de cada comit y coordinar
la realizacin de las actividades que se desprendan de las decisiones de cada Comit
Tcnico para la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad
Elaborar las actas y llevar el archivo oficial correspondiente de cada Comit Tcnico
para la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad
RENDICIN DE CUENTAS
QU
proyectos
Estado y disponibilidad de los registros del sistema de
gestin en SYSO
Procedimientos, planes y programas, manuales
actualizados
Indicadores de desempeo del Sistema de Gestin en
SYSO
Planes de formacin
Matriz de requisitos legales y otros adopte
voluntariamente la institucin
Cumplimiento de las funciones del comit o grupo
Notificaciones o informes
Planes Detallados de Trabajo
Las acciones ejecutadas frente a las decisiones del
Comit
Acta de Reunin
A QUIN
Coordinador HSEQ
Lder SYSO
Coordinador HSEQ
Lder SYSO
Autoridades competentes y quienes puedan
tener acceso segn el tipo de registro
Coordinador HSEQ
Lder SYSO
Coordinador HSEQ
Lder SYSO
Coordinador HSEQ
Lder SYSO
Coordinador HSEQ
Lder SYSO
Comit Tcnico para la Gestin en
Seguridad y Salud Ocupacional de la
Universidad
Universidad
Lder SYSO
Universidad
Lder SYSO
AUTORIDAD
Solicitar al grupo de apoyo y lideres de UAA informes de desempeo del sistema de
gestin en el componente SYSO
programas y proyectos en SYSO
Acceder a los registros.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 91 de 99
Elaborar la documentacin requerida para la implementacin del Sistema de Gestin

en el componente SYSO, verificar la utilizacin de los documentos por parte de los
lderes y colaboradores de las UAA
Alimentar los indicadores y hacer seguimiento al desempeo de gestin en SYSO
Seleccionar el equipo de formadores
Solicitar la informacin para la actualizacin y evaluacin de la matriz de requisitos
legales en el componente SYSO.
Solicitar informes a los comits o grupos
Solicitar la informacin para la elaboracin de las notificaciones o informes
Solicitar la informacin requerida para el cumplimiento de los PDT
Solicitar la ejecucin de las actividades y compromisos derivados de los comits
Responder por las actas y documentos propios del Comit Tcnico para la Gestin
en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad
CARGO: COORDINADOR SGA

RESPONSABILIDADES
Implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestin Ambiental de acuerdo con
la norma NTC ISO 14001:2004
Controlar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos Ambientales
Garantizar el estado y disposicin de los registros del Sistema de Gestin en el
componente Ambiental.
Elaborar la documentacin del Sistema de Gestin en el componente ambiental y
dar cumplimiento a los controles operacionales frente a los impactos ambientales
significativos que se identifican
ambiental
Identificar las necesidades de recursos para el desempeo del Sistema de Gestin en
el componente Ambiental
Asegurar la actualizacin y socializacin de la matriz de aspectos e impactos, de la
Universidad
Asegurar la identificacin, evaluacin y cumplimiento de los requisitos legales y
otros que adopte voluntariamente la institucin en el componente ambiental.
Garantizar que los integrantes del comit tcnico ambiental y sanitario o grupos
requeridos, conozcan y ejecuten sus funciones y responsabilidades
RENDICIN DE CUENTAS
QU
proyectos
gestin Ambiental
Procedimiento, programas, manuales, guas actualizadas
y controles operacionales
Planes de formacin
A QUIN
Coordinador HSEQ
Lder Gestin Ambiental
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Lder Gestin ambiental
Coordinador HSEQ
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
QU
Recursos del sistema de gestin ambiental
Matriz de aspectos e impactos
Matriz de requisitos legales y otros que adopte
Cumplimiento de las funciones del comit tcnico
ambiental y sanitario, o grupo
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 92 de 99
A QUIN
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Lder Gestin ambiental
AUTORIDAD
Solicitar al grupo de apoyo y lideres de UAA informes de desempeo del Sistema de

Gestin en el componente Ambiental
programas y proyectos Ambientales
Acceder a los registros.
Elaborar la documentacin requerida para la implementacin del Sistema de Gestin
en SYSO, verificar la utilizacin de los documentos por parte de los lderes y
colaboradores de las UAA
Verificar los controles operacionales.
Seleccionar el equipo de formadores
Solicitar la informacin para la actualizacin de las matrices de aspectos e impactos
de la Universidad
legales
Solicitar informes a los comits o grupos
CARGO: PROFESIONAL DE APOYO AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

RESPONSABILIDADES
Mantener y mejorar el sistema de gestin en el componente de Calidad a travs del
seguimiento a los informes de auditora interna y externa y seguimiento de acciones
correctivas, preventivas y de mejora de acuerdo con las normas NTC ISO
9001:2008 y NTC GP1000:2009
Controlar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos del sistema de
gestin de la calidad
Revisar la documentacin de los procesos del sistema de gestin en el componente
de calidad
calidad
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Versin: 11
Pgina 93 de 99
RENDICIN DE CUENTAS
QU
Planes de accin frente a los informes de auditoria
Informe de desempeo
Documentacin de los procesos
proyectos
Utilizacin de versiones aprobadas
Planes de formacin
A QUIN
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
AUTORIDAD
Solicitar al grupo de apoyo y lderes de UAA informes de desempeo del sistema de
gestin en el componente de calidad
programas y proyectos
Verificacin de la utilizacin de los documentos por parte de los lderes y
Solicitar informacin de necesidades de capacitacin
CARGO: PROFESIONAL SGA
RESPONSABILIDADES
Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin ambiental de acuerdo con la
norma NTC ISO 14001:2004
Asegurar la actualizacin y socializacin de la matriz de aspectos e impactos, de la
Universidad
Asegurar la identificacin, evaluacin y levantar los planes de intervencin frente al
cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la
institucin
Elaborar de la documentacin del Sistema de Gestin en el componente Ambiental
y ejecutar los controles operacionales requeridos
Garantizar el estado y disposicin de los registros del Sistema de Gestin en el
componente Ambiental
Ejecutar y realizar seguimiento al cumplimiento de los programas ambientales
RENDICIN DE CUENTAS
QU
Matriz de aspectos e impactos
Matriz de requisitos legales y otros que adopte
Controles operacionales
A QUIN
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
QU
Informe de desempeo de los programas ambientales
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 94 de 99
A QUIN
Coordinadores HSEQ,
AUTORIDAD
Solicitar al grupo de apoyo y lderes de UAA informes de desempeo del sistema de

Solicitar la informacin para la actualizacin de las matrices de aspectos e impactos
de la Universidad
legales
y
otros
suscritos
de
la
Universidad
Realizar los planes de intervencin para el cumplimiento de los requisitos legales
Seguimiento a los controles operacionales
Acceder a los registros
Delegar el manejo de los registros
Levantar la informacin concerniente a los indicadores
CARGO: JEFES DE UNIDADES ACADMICAS Y ADMINISTRATIVAS

RESPONSABILIDADES
Apoyar la implementacin del SGI de acuerdo con las normas NTC ISO
9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004
en la unidad bajo su responsabilidad
Revisar que la documentacin sea acorde con los lineamientos del SGI
Gestionar los recursos para el desempeo del SGI en la unidad bajo su
responsabilidad.
Garantizar que los funcionarios bajo su cargo cumplan con los requisitos legales, del
beneficiario y otros que voluntariamente adopte la institucin.
Apoyar y dar cumplimiento a los planes, programas y proyectos del SGI
Garantizar el estado y disposicin de los registros del SGI
Garantizar el uso de las versiones aprobadas en la documentacin del SGI
Garantizar la identificacin de necesidades de formacin
Dar cumplimiento a los programas y procedimientos establecidos para la
implementacin del SGI en la Universidad.
RENDICIN DE CUENTAS
QU
Recursos del SGI
A QUIN
Coordinadores HSEQ, SYSO y Ambiental,
Profesional de Apoyo en Calidad
Lder SYSO
Vicerrectores
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
QU
otros que voluntariamente adopte la institucin
Gestin para el desarrollo de planes, programa y
proyectos
Estado y disponibilidad de los registros del SGI
Planes de formacin
Programas SYSO y ambientales
Documentacin del SGI
Versin: 11
Pgina 95 de 99
A QUIN
Coordinador HSEQ
Coordinadores SYSO y Ambiental
Coordinador HSEQ
Coordinador HSEQ
Lder SYSO
Lder SYSO
AUTORIDAD
Solicitar al grupo de apoyo informes de desempeo del SGI
Delegar a funcionarios de la UAA la actualizacin de los documentos
Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que
voluntariamente adopte la institucin
programas y proyectos del SGI
Acceder a los registros
Delegar el manejo de los registro
Solicitud de necesidades de formacin de la UAA
Socializar los programas y procedimientos aplicados al SGI al personal adscrito a sus
UAA
CARGO: JEFE DE SECCIN / SUPERVISOR
RESPONSABILIDADES
Asegurar la documentacin e implementacin de los procedimientos e instructivos

referentes a los trabajos que se realicen en su rea de competencia.
Velar por el cumplimiento de dichos procedimientos e instrucciones por parte de los
trabajadores a su cargo, asegurndose de que se llevan a cabo en las debidas condiciones
de seguridad y cumpliendo con la legislacin vigente.
Garantizar que los trabajadores ejecuten las tareas asignadas siguiendo hbitos de higiene
laboral y detectar las deficiencias al respecto para adoptar las acciones correctivas y
preventivas necesarias.
Mantener informados a los trabajadores a su cargo sobre los riesgos existentes en los
lugares de trabajo y las medidas preventivas y de proteccin a adoptar.
Fomentar la cultura de autocuidado y supervisar a los trabajadores en el uso de los
respectivos elementos de proteccin personal (EPP)
Garantizar que en los puestos de trabajo se controlen posibles riesgos locativos o
deficiencias que puedan perjudicar el desempeo de los trabajadores y levantar las
respectivas acciones correctivas o preventivas.
Vigilar con especial atencin aquellas situaciones crticas que puedan surgir, bien sea en la
realizacin de nuevas tareas o en las ya existentes, para adoptar medidas correctivas
inmediatas.
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Versin: 11
Pgina 96 de 99
Comunicar inmediatamente la ocurrencia de accidentes e incidentes.

Investigar los incidentes de trabajo ocurridos en su rea de trabajo de acuerdo con el
procedimiento establecido, y supervisar que stos se reporten a Seguridad y Salud
Ocupacional.
Animar a los trabajadores para presentar sugerencias que conlleven al mejoramiento
continuo de los procedimientos y las condiciones de trabajo del rea, reconociendo sus
acciones y logros.
Adoptar una cultura de desarrollo sostenible, a travs de la educacin ambiental,
prevencin de la contaminacin y proteccin del ambiente.
Conocer y aplicar el Plan de Emergencia y Contingencia de la institucin.
Participar y dar cumplimiento a los programas y controles asociados con los peligros y
riesgos en SYSO y los aspectos e impactos ambientales identificados en su actividad o
unidad.
Dar cumplimiento a los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte la
institucin.
Presentar al jefe directo sugerencias y/o oportunidades de mejora del Sistema de Gestin
Integrado, y acorde a las posibilidades, garantizar su implementacin.
Cumplir y hacer cumplir los procedimientos del Sistema Integrado de Gestin, as como
los objetivos establecidos.
RENDICIN DE CUENTAS
QU
Cumplimiento de las polticas, objetivos, procedimientos y
requisitos del SGI
Reporte de incidentes Reporte de ausentismo
Evidenciar el cumplimiento de los procedimientos de
trabajo seguro. Reporte de actos, condiciones inseguras.
Actuacin frente al cumplimiento de los programas y
controles.
Incumplimiento de los procedimientos de trabajo seguro.
Inconsistencias en el contenido o prctica de los
procedimientos por parte de subalternos.
Actuacin frente al cumplimiento de las funciones y
responsabilidades. Novedades de peligros y riesgos,
aspectos e impactos ambientales.
Uso, prdida o dao intencionado de los EPP, dotacin, las
herramientas, maquinarias y equipos.
A QUIEN
Director / Jefe de UAA
Salud ocupacional Jefe de la UAA
Director / Jefe de UAA
Coordinador SYSO
Coordinador SYSO y Coordinador
Ambiental
COPASO, Coordinador SYSO y
Coordinador Ambiental
Director y/o Jefe de UAA
Coordinador SYSO y Coordinador
Ambiental.
Jefe Inmediato. Coordinador SYSO.
AUTORIDAD
Solicitar reposicin de EPP, dotacin, las herramientas, maquinarias y equipos si
evidencias un mal estado de estos.
Solicitar informacin al personal bajo su cargo sobre el desempeo de las
actividades realizadas y el cumplimiento de las metas definidas.
Verificar en el personal bajo su cargo la aplicacin de los controles operacionales
definidos en las matrices SYSO, Ambiental y Legal.
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Cdigo: MDI.01
Versin: 11
Pgina 97 de 99
CARGO: FACILITADORES HSEQ

RESPONSABILIDADES
Apoyar la implementacin del SGI de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008,
NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004
Apoyar y cumplir los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte
Coordinar y cumplir con el desarrollo de los planes y programas del SGI
Identificar los recursos necesarios para el desempeo del SGI
Garantizar la comunicacin entre la UAA y las Coordinaciones del SGI
Revisar la documentacin del SGI y difundir en los procesos las polticas, objetivos,
programas, procedimientos, los impactos y los peligros generados como resultado
del desarrollo de las actividades
Presentar las necesidades de formacin
RENDICIN DE CUENTAS
QU
que adopte voluntariamente la institucin
Gestin para el desarrollo del programa
Recursos del SGI
Comunicaciones
Planes de formacin
A QUIN
Coordinadores HSEQ, SYSO y Ambiental
Director/Jefe UAA
Coordinador HSEQ
Director/Jefe UAA
Coordinador HSEQ
Director/Jefe UAA
Coordinador HSEQ
Director/Jefe UAA
Coordinador HSEQ
Director/Jefe UAA
AUTORIDAD
Solicitar a los funcionarios informacin referente al cumplimiento de los lineamientos
del SGI
Solicitar informacin del cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y
que adopte voluntariamente la institucin
programas y proyectos del SGI
Solicitar las necesidades de formacin
CARGO: FUNCIONARIOS
RESPONSABILIDADES
Cumplir con las polticas, objetivos, procedimientos y requisitos y lineamientos del

SGI
Aplicar los procedimientos de trabajo seguros de la institucin y una cultura de
autocuidado
Adoptar un cultura de desarrollo sostenible, a travs de la educacin ambiental,
prevencin de la contaminacin y proteccin del ambiente
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
Versin: 11
Pgina 98 de 99
Actualizar los datos personales y laborales cada vez que uno o varios de estos
afecten las condiciones de cumplimiento de su actividad
Apoyar la gestin del COPASO a travs de la participacin activa, identificacin de
peligros, reporte de novedades, anlisis de riesgos
Promover la proteccin, la de sus compaeros y de la institucin conociendo,
analizando y cumpliendo los procedimientos de trabajo seguro
Reportar oportunamente las condiciones inseguras, riesgos potenciales o peligros
inminentes en los lugares de trabajo a su jefe inmediato, al COPASO y/o
coordinador SYSO
Comunicar inmediatamente la ocurrencia de incidentes y accidentes
Participar en las investigaciones de incidentes y accidentes cuando se le solicite
Conocer y aplicar el Plan de Emergencia y Contingencia de la institucin
Dar cumplimiento a los requisitos legales, del beneficiario y otros que la
organizacin suscriba
Conocer los peligros y riesgos en SYSO, aspectos e impactos ambientales asociados
Participar y dar cumplimiento a los programas y controles asociados con los peligros
y riesgos en SYSO, y los aspectos e impactos ambientales identificados en su
actividad o unidad
Hacer uso de los elementos de Proteccin Personal, la dotacin, las herramientas,
maquinarias y equipos, y garantizar su estado
RENDICIN DE CUENTAS
QU
Cumplimiento de las polticas, objetivos, procedimientos
y requisitos del SGI
Evidenciar el cumplimiento de los procedimientos de
trabajo seguro
Reporte de actos, condiciones inseguras
Evidenciar cumplimiento de procedimientos
Actualizacin de datos
Informacin relacionada con identificacin de peligros,
reporte de novedades, anlisis de riesgos
Incumplimiento de los procedimientos de trabajo
seguro. Inconsistencias en el contenido o prctica de los
procedimientos por parte de subalternos
El reporte realizado. Actuacin frente al no reporte de
una condicin insegura a pesar de tener conocimiento de
este
Reporte de incidente y accidentes
Informar a QUIN lo solicite la ejecucin del MEDEVAC
Los hechos que ocasionaron el incidente
Resultados o novedades del procedimiento desarrollado
durante la emergencia o contingencia
otros que la organizacin suscriba
A QUIN
Director/Jefe UAA
Director/Jefe UAA
Coordinador SYSO
Director/Jefe UAA
Coordinador Ambiental
Coordinador SYSO
COPASO
Coordinador SYSO
COPASO
Coordinador SYSO y Ambiental
COPASO
Jefe inmediato.
Coordinador SYSO y ambiental
COPASO.
Jefe inmediato.
Coordinador SYSO y ambiental
Equipo Investigador
COPASO.
Coordinador SYSO
Director y/o Jefe UAA
Cdigo: MDI.01
MANUAL DE GESTIN
INTEGRADO
QU
Actuacin frente al cumplimiento de funciones y
responsabilidades
Novedades de peligros y riesgos, aspectos e impactos
ambientales
Actuacin frente al cumplimiento de los programas y
controles
Uso, prdida o dao intencionado de los EPP, dotacin,
las herramientas, maquinarias y equipos
Versin: 11
Pgina 99 de 99
A QUIN
Director y/o Jefe UAA
Jefe inmediato. Coordinador SYSO.
AUTORIDAD
Solicitar una revisin de los procedimientos de trabajo seguro a travs del COPASO
Solicitar informacin a travs del COPASO sobre la gestin realizada ante la
condicin reportada.
Solicitar informacin sobre los resultados de la investigacin del incidente de trabajo
Solicitar informacin sobre los peligros y riesgos en SYSO, aspectos e impactos
ambientales asociados
Solicitar informacin sobre los programas y controles asociados
Solicitar reposicin de EPP, dotacin, las herramientas, maquinarias y equipos si evidencia un
mal estado de estos.

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MANUAL DE GESTIN INTEGRADO

PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE

3 CONTENIDO DEL MANUAL

3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

El alcance del Sistema de Gestin Integrado corresponde a:

Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los

CONTENIDO DEL MANUAL

3.1.1 Resea histrica1.

La Universidad Industrial de Santander es una organizacin que tiene como propsito la

Como visin general en el ao 2018, la Universidad Industrial de Santander se habr fortalecido

ampliar la cobertura con la creacin y consolidacin de programas misionales pertinentes y

Las polticas que se enuncian a continuacin estn definidas en el Proyecto Institucional de la

Tomado del Proyecto Institucional de la UIS

La UIS: Proyecto cultural

CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

3.2.1.1 Poltica de Calidad3

Aprobacin por medio de ACTA No. 05 de 2008 Comit de Calidad.

3.2.2.1 Objetivos de Calidad6

Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos misionales

3.2.2.2 Objetivos en Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional7

Uso eficiente de los recursos

Aprobacin por medio del ACTA No. 05 de 2008 Comit de Calidad.

3.2.3.1 Comit de Gestin Integrado9.

El Rector, quien lo preside.

Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin

Determinar los principales sistemas y procedimientos para el suministro de la informacin, para la

Jefe de Divisin de Recursos Humanos, quien lo presidir.

Coordinador del Sistema de Gestin Integrado

3.2.3.3 Comit Tcnico Ambiental y Sanitario.

Ejecutar las acciones planteadas en el en el SGA

Director del Centro de Estudios e Investigaciones Ambientales CEIAM, quien lo preside

Coordinador del Sistema de Gestin Integrado

Hacer seguimiento al desempeo del proceso (verificacin de indicadores) y establecer acciones de

Organigrama del Sistema de Gestin Integrado

Figura 2. Organigrama del Sistema de Gestin Integrado

Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander.

La Universidad Industrial de Santander defini los procesos de la siguiente manera:

Son el conjunto de procesos relacionados con la definicin, difusin y establecimiento de

DI: Direccin Institucional

PI: Planeacin Institucional

PI: Planeacin Institucional

Son el conjunto de procesos relacionados directamente con las actividades de control y

CA: Gestin de la Calidad Acadmica

SE: Seguimiento Institucional

Son el conjunto de procesos que contribuyen directamente con el cumplimiento de la

Son el conjunto de procesos relacionados con la ejecucin de las polticas y estrategias

AR: Admisiones y Registro Acadmico

RI: Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Acadmico

Figura 3. Mapa de Procesos UIS

3.2.7 Proceso Transversal

3.2.8.1 De los beneficiarios

Informacin veraz y oportuna.

Objetividad, Respuesta oportuna y asesoras

Asesora confiable y acorde con los

Cumplimiento del plan de estudios vigente

Disponibilidad de recursos para actividades

Disponibilidad de recursos para actividades

Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y

Informacin oportuna y confiable

Informacin oportuna y confiable

Alimentacin exquisita, nutritiva, saludable e

Alojamiento en condiciones adecuadas de

higiene, salubridad y seguridad