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Manual de usuario

Preparación digital de envíos masivos


Bienvenido al manual de usuario Chilexpress para
preparación digital de envíos masivos de sobres y encomiendas.

Este documento le ayudará a realizar correctamente el proceso de ingreso


masivo de datos a través del nuestro Portal Empresas, de modo que valide
la cobertura origen / destino de tus envíos, normalice las direcciones de
acuerdo al formato establecido por Chilexpress y pueda imprimir y pegar
etiquetas con código de barra y datos de
destino en cada una de sus piezas.
CONTENIDOS

Ingreso al sistema

Acceso a envíos masivos

Operación del sistema:

Carga Edición Dirección Seleccione Imprimir


de datos de errores de retiro Horario Etiquetas
Ingreso al sistema

Para poder hacer uso del sistema de Preparación


Digital de Envíos, es necesario que usted ingrese a
nuestro portal Chilexpress en línea.
(www.chilexpress.cl/portalempresas).

En la pantalla de ingreso usted deberá completar


ciertos datos dependiendo del número de usuario
que usted sea. Este número se lo asignará el
administrador de la cuenta empresa Chilexpress.
Para el caso de los usuarios con Tarjeta de Cliente
Chilexpress (TCC) los datos requeridos son los
siguientes:
01

RUT de la Usuario que realiza 02


empresa la preparación de envíos
03

Contraseña
del usuario

4
Acceso a envíos masivos

OT Digital
Es el documento que acompaña al envío. Posee un
código de barra cuyo número permite hacer su
seguimiento. Se genera automáticamente desde la
página Web de Chilexpress (www.chilexpress.cl),
cuando realiza el registro de sus envíos a través de
Orden de Transporte en Línea.

Existen dos modalidades de uso: Individual y Masivo.


Cuando ingrese al portal, ubique la sección OT
Digital, y seleccione la opción que desea utilizar (En
este caso, envío masivo).

Seleccionar el número de TCC


Antes de cualquier acción que desees realizar
dentro del portal, deberás seleccionar el Nº de
TCC a la cual se realizará el cargo del envío.

5
Operación del sistema

Una vez dentro del sistema y ya elegido el


número de TCC donde se carga el envío, puede
realizar el proceso de ingreso masivo de datos a
través de nuestro Portal Empresas.

Dentro del Portal, puede validar la cobertura


origen / destino de sus envíos, determinar los
servicios disponibles, normalizar las direcciones
de acuerdo al formato establecido por
Chilexpress e imprimir y pegar etiquetas con
código de barra y datos de destino de cada una
de sus piezas.

A continuación siga atento a estos 5 simples pasos:

6
paso Carga de datos
01
En esta sección debe ingresar los parámetros básicos del envío, como son la localidad/comuna de
origen, el correo electrónico donde recibirá una notificación de finalización del proceso y el archivo
Excel que contiene todos los datos de las piezas a enviar.

Si no tienes un documento Excel puedes


descargar una versión plantilla desde el ÍCONO
EXCEL que está en la tercera opción Archivo Excel.

7
paso Carga de datos
01
Para completar los datos del archivo
Excel debe ingresar la información en
las casillas correspondientes,
considerando especialmente los
siguientes datos obligatorios:

Producto
01 Se refiere a si su envío es sobre, valija o encomienda.
Este dato se puede ingresar como número:
1 = Sobre, 2 = Valija ó 3 = Encomienda. En este ejemplo, el producto
seleccionado es VALIJA, ya que
También puede ingresarlos con sus iniciales: (S,V,E) o la opción descrita es la número 2.
nombre completo: (Sobre, Valija o Encomienda).

8
paso Carga de datos
01
Para completar los datos del archivo
Excel debe ingresar la información en
las casillas correspondientes,
considerando especialmente los
siguientes datos obligatorios:

Servicios
02 Se refiere a los tiempos de entrega. En este caso sólo
puede usar números para especificar el servicio que
desea obtener:
1 = Ultra Rápido 30 = Overnight Logística
2 = Overnight 40 = Retorno Artículo
3 = Día hábil siguiente 51 = Carga Expresa Nacional
4 = Día hábil Subsiguiente 52 = Cena
5 = Tercer día hábil 60 = Distribución Capilar En este ejemplo, el Servicio seleccionado es
6 = Internacional 61 = Verificación de domicilio el correspondiente a la opción 3, es decir
7 = Hasta 8 días 62 = Venta Spot “Día hábil siguiente”.
11 = Entrega día sábado 63 = Entrega día sábado
12 = On/Prioritario 64 = Distribución E-Commerce
20 = Carga Expresa Local (Ripley) 65 = Carga Aérea Logística
21 = Carga Expresa Nacional (Ripley)

9
paso Carga de datos
01
Para completar los datos del archivo
Excel debe ingresar la información en
las casillas correspondientes,
considerando especialmente los
siguientes datos obligatorios:

03 Destino/Comuna: Se refiere a la comuna en donde llegará el 06 Número: Se refiere al número de la dirección de destino.
despacho. Recuerde que este dato también puede estar incluido en la
casilla “Calle” del documento Excel.
04 Destinatario: Se refiere al nombre de la persona a quién va
dirigido el envío.
Es recomendable llenar la mayor
05 Calle: Se refiere al nombre de la calle de destino. En esta opción
también puede incluir la dirección completa en una sola casilla
cantidad de información en la
(ambas formas son aceptadas por el sistema): planilla para facilitar la entrega.

*El dato “Complemento” tiene como máximo 20 caracteres y en


Calle Número *Complemento Modalidad
Marchant Pereira 2965 ENEA, Local 1 Actual él debe estar contenida la información necesaria que pueda
marcar la diferencia en poder realizar la entrega.

10
paso Carga de datos
01
Las siguientes columnas de la plantilla de OT digital, son opcionales y se deben completar
sólo en caso de ser necesario.

01 INFO Adicional
*Los datos de agrupación de piezas sólo
02 Valor (servicio COD)
se deben completar en caso que tengan
03 Agrupada* un grupo de piezas a mismo destino y
04 Total Piezas deseen identificarlas.
05 Pieza Numero
06 Empresa
07 Destinatario Secundario

11
paso Carga de datos
01
Una vez completado el Excel y guardado en alguna carpeta de su computador debe hacer lo siguiente:

01 Seleccionar del listado la localidad de origen, es decir,


el lugar desde donde realizará el envío.

02 Escribir la dirección de correo electrónico al cual


desea se le notifique de los avances del proceso.

03
Hacer clic sobre el botón examinar para buscar, dentro
de su PC, el archivo Excel con los datos del envío.

Cuando haya establecido los parámetros básicos, haga


04 clic en el botón Cargar Archivo para dar inicio al proceso
de validación.
01
02
La validación considera una serie de procesos internos realizados
completamente en línea, es por ello que, dependiendo de la
03
cantidad de datos (filas) que haya enviado en el Excel, es el
tiempo que tomará el procesamiento del archivo.

04

12
paso Carga de datos
01
Las validaciones en línea que el sistema
contempla son los siguientes:

01 Formato de los campos: columnas del Excel.

02 Largos de los campos: de acuerdo al formato


definido para archivos de datos.

03 Destinos/Comuna: con cobertura vigente de


Chilexpress.

04 Productos: correspondiente a Sobre, Valija o


encomienda.

05 Servicios: disponibilidad respecto al origen,


destino y producto seleccionado.

06 Direcciones: validación de consistencia entre Una vez que los datos se hayan cargado y el sistema los haya
calle, número y comuna. validado, se visualizará una Confirmación de Formato

Recuerde que la información debe estar contenida en la página 1 del archivo


Excel, ya que está es la que tomará el sistema para validar la información.

13
paso Edición de errores
02
Esta sección permite realizar en línea, las correcciones que el sistema haya detectado de acuerdo a las
validaciones que se han realizado en el paso anterior.

Para saber que error fue detectado por el sistema,


basta que usted posicione el puntero del Mouse
sobre el número de fila que desea revisar y en
base a un cuadro de texto se le indicará los
problemas detectados para esa línea en particular.

Si usted desea hacer una corrección del registro


marcado como con error, basta que haga clic
sobre el icono de “lápiz” de la fila que desea
corregir y aparecerá la pantalla de Edición del
registro en donde usted podrá realizar la
corrección requerida.

14
paso Edición de errores
02
En la ventana de Edición del registro, asegúrese
de colocar los datos correctamente. El sistema
indicará que datos están erróneos mediante un
mensaje al inferior de la pantalla.

Una vez que ha realizado la corrección, haga


clic sobre el botón Validar Información. Si la
corrección ha sido exitosa, aparecerá un
mensaje indicando esta situación.

Haga clic en el botón Aceptar y verá como el


registro pasa a formar parte de los registros sin
error, descontándose de las “Piezas Cargadas
con Error”. Tenga en cuenta que los errores
deben ser corregidos obligatoriamente.

Una vez que haya corregido los errores graves,


podrá confirmar los registros haciendo clic en
el botón Confirmar Registros.

15
paso Dirección de retiro
03
En esta sección deberá seleccionar la dirección en donde se realizará el retiro, si usted ya tiene asociadas
direcciones a la TCC se le desplegarán las direcciones registrada con anterioridad.

Este paso es Opcional, en caso de no


requerir programar el retiro en el instante o
al ser un cliente con retiro habitual ya
programado pase el paso siguiente.

Podrá agregar nuevas direcciones,


eliminar o modificar alguna existente.

16
paso Selección de horario
04
En esta sección deberá seleccionar el horario en que desea que se haga el retiro. Recuerde que si es
un cliente con retiro habitual, no requiere confirmar el horario cada vez que suba una OT digital.

Una vez que haya seleccionado la


dirección en donde se generará el
retiro, debe seleccionar la Jornada
AM/PM y la hora disponible.

En caso de no existir disponibilidad (día


en que se está ejecutando la carga masiva),
se puede seleccionar día hábil siguiente.

17
paso Generación de certificado y manifiesto
04

Al confirmar el registro aparecerá inmediatamente en


otra ventana el manifiesto en PDF a imprimir con la
cantidad de destinos que se ingresaron en el archivo
Excel indicando la OT PADRE en la parte superior y la
OT HIJAS al lado de cada código de barra.

18
paso Generación de certificado y manifiesto
04

Para el portal empresa se debe tener en cuenta que es


necesario permitir las ventanas emergentes, ya que
de lo contrario no permitirá desplegar las ventanas del
certificado, manifiesto ni impresión de etiquetas.

19
paso Impresión de Etiquetas Papel carta o Avery
05
En esta sección usted podrá confirmar la totalidad o un subconjunto de los registros que cargo desde su archivo Excel.

Todos los registros vienen desmarcados para


ser confirmados, si desea que alguno de los
registros no sea considerado en el envío
basta que usted no lo marque.

En este último paso si no cuenta con etiquetadora


Chilexpress, tendrá 5 modalidades de impresión
de etiqueta en impresoras normales en papel
tamaño carta o *Avery (5160, 5161, 5162 y 5163).

Además de identificar la pieza para Chilexpress,


permite rotular sus sobres o encomiendas con la
información de nuestra Orden de Transporte (OT)
y los datos del destinatario.

*Avery es una etiqueta adhesiva con distintos


formatos que dependen de la cantidad de etiquetas
que se pueden imprimir en una hoja tipo carta.

20
paso Imprimir manifiestos y etiquetas
05
Si es un cliente con Etiquetadora Chilexpress, el proceso es por medio del Certificado de Envío, que
generara de manera automáticas las etiquetas Chilexpress en la etiquetadora. En caso que no cuente con
etiquetadora, existen las siguientes opciones:

01 Impresión Papel Carta: Al escoger esta 02 Impresión Avery: Como segunda alternativa tiene
modalidad se genera un PDF a modo de vista la impresión en formato Avery.
previa para su posterior impresión, seleccionado el
botón de impresión (impresora normal). En “Posición primera etiqueta”, debe indicar la
ubicación en donde desea que comience la
impresión de las etiquetas, por defecto indicará 1.

21
paso Imprimir manifiestos y etiquetas
05
Una vez que seleccione la alternativa de
impresión Avery se genera la vista en PDF
para su posterior impresión.

Al hacer clic en el botón Finalizar, vuelve a la


página inicial de Chilexpress en Línea.

Paralelo a esta operación, recibirá un correo


electrónico de respaldo con el resumen de lo
enviado, indicando el número de OT Padre que
podrá consultar en el mismo Chilexpress en Línea.

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paso Requerimientos del Sistema
05
Explorador recomendado: Google Chrome

Se debe forzar el ingreso a la página Web en el


explorador, netamente por temas de seguridad.
Al momento de generar el manifiesto o archivo de
impresión en formato “Papel Carta” o “Avery”, se
desplegará el respectivo mensaje de descarga.

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Para más información, contáctenos en contacto@chilexpress.cl
o llámenos al 600 2000 102

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