Normas Básicas de La Redacción y Ortografía 2

Normas Bsicas de la
Redaccin y Ortografa
[Gua del Participante]
Unidad 2
Senati virtu@l
Tcnicas de la Comunicacin Escrita
TCNICAS DE COMUNICACIN ESCRITA

Gua del Participante
PRIMERA EDICIN
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ser reproducida total ni parcialmente, sin previa autorizacin
del SENATI.
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Senati virtu@l
ESTRUCTURA DEL MDULO
TCNICAS DE LA COMUNICACIN ESCRITA
ESTRUCTURA DEL MDULO
UNIDAD
TEMTICA N 1:
NORMAS BSICAS PARA LA REDACCIN,
ORTOGRAFA Y PUNTUACIN
UNIDAD
TEMTICA N 2:
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
COMERCIALES
Senati virtu@l
UNIDAD II:
LA COMUNICACIN ESCRITA Y
LOS DOCUMENTOS COMERCIALES
Senati virtu@l
NDICE DE LA UNIDAD
1.
OBJETIVO DE LA UNIDAD ......................................... 2
2.
CONTEXTUALIZACIN .............................................. 2
3.
RECUPERACIN DE EXPERIENCIAS .......................... 3

3.1 ESTUDIO DE CASO: .......................................................................... 3
3.2 ANLISIS DEL CASO ......................................................................... 6
3.3 AUTOEVALUACIN ............................................................................. 6
4.
PROFUNDIZACIN DEL CONOCIMIENTO .................. 7

4.1 LA REDACCIN: ................................................................................. 7
4.2 CARTA COMERCIAL: EL FORMATO .......................................... 10
4.3 REDACCIN ADMINISTRATIVA ................................................. 36
5.
RESUMEN ............................................................... 50
6.
EJERCICIO DE APLICACIN PRCTICA O TAREA .... 51
7.
AUTOEVALUACIN DE LA UNIDAD ......................... 51
8.
GLOSARIO .............................................................. 52
9.
FORO TEMATICO .................................................... 53
10. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ............................ 54
Senati virtu@l
LA COMUNICACIN ESCRITA Y LOS

DOCUMENTOS COMERCIALES
1.
OBJETIVO DE LA UNIDAD
Desarrollar habilidades bsicas y especficas para la redaccin
de documentos administrativos y comerciales.
2.
CONTEXTUALIZACIN
Para enfrentar los retos que
impone el mundo de hoy, donde
una comunicacin a tiempo puede
ser
la
negocio
clave
o
para
sacar
concretar
un
adelante
un
proyecto, se hace necesario contar

con formatos giles que lleven a los
usuarios a manejar grandes volmenes de informacin en
cualquier momento. Gracias a estas nuevas necesidades, la
tendencia es usar archivos electrnicos, para satisfacer una
consulta rpida y eficiente.
La carta comercial como elemento bsico de comunicacin
entre las personas y las organizaciones, se emplea en la oficina
tradicional como en la moderna, en archivos electrnicos o en
papel, y cumple dos objetivos fundamentales:
-
Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia.
Crear, mantener y recobrar buena voluntad.
En los captulos siguientes se presentaran las tcnicas que se

sugieren para la redaccin de los diferentes tipos de cartas.
Senati virtu@l
3.
RECUPERACIN DE EXPERIENCIAS
3.1. ESTUDIO DE CASO:
EL CLIC DE LA ESCRITURA
Antecedentes
Desde
hasta
hace
algn
tiempo, Eliel, un alumno del

SENATI,
tiempo
dedicaba
a
sus
poco
estudios
especialmente a redactar los

trabajos
escritos
solicitaban
pero
sus
que
le
profesores,
lastimosamente
tena
poca inclinacin por la lectura y menos an por la

redaccin.
Desarrollo
Un fin de semana, se encontr con Hugo (uno de sus
compaeros de clase) en un local de Internet frente a
Senati. Hugo nunca tena problemas con la presentacin
de trabajos escritos y por ende obtener mejores
calificativos que Eliel. Hugo le coment que viajara a fin
de ao, si y slo si obtuviera buenas calificaciones y un
buen promedio.
-
Quin cmo t que vas a poder ir de viaje! Exclam

Eliel-. Lo que es yo, creo que voy a tener cursos
aplazados incluso el e-learning de Comunicacin
Escrita.
No digas esas cosas amigo respondi Hugo -. T

eres ms inteligente que yo, lo que te falta es darle
un poco ms de dedicacin a lo que haces y
sobreponerte a tu pesimismo.
Senati virtu@l

Eliel reflexion sobre estas palabras que con sinceridad y
buena fe le haba dicho su amigo. Todo ese fin de
semana, se desconect del chat y le puso ms empeo
a la redaccin de los trabajos que tena pendientes,
sobretodo el curso e-learning de Comunicacin Escrita.
Desenlace
El fin de semana siguiente, Eliel fue a la casa de Hugo, le
agradeci el consejo y juntos examinaron las estrategias
que usaban para redactar.
Conforme conversaban sobre el tema, Eliel se fue dando
cuenta que no tena un lugar de estudio. Estudiaba y
realizaba sus tareas en cualquier lugar (en la biblioteca,
en el cafetn, en los jardines y en cualquier habitacin de
su casa). Su mtodo de redaccin, era escribir muchas
veces y aunque tuviera libros, no los revisaba y menos
an los resaltaba, subrayaba o hacia anotaciones.
En cambio, Hugo, lea y redactaba en dos lugares
especficos: en la biblioteca del Senati y en la mesa de su
sala por las tardes luego de almorzar durante dos horas
aproximadamente. Adems, aprendi a hacer mapas
conceptuales, cuadros sinpticos y resmenes, los
cuales utilizaba de insumos para realizar sus trabajos
escritos. Por otra parte, Hugo confes a Eliel que si
estudiaba en otros lugares cmo el cafetn o en los
jardines, rpidamente se desconcentraba. Agreg que
prefera hacer una sola cosa a la vez en lugar de hacer
dos cosas a medias.
-
Con razn que cuando intento escribir en el

patio o en la sala de mi casa y estn jugando mis
hermanos, no lo hago bien indic Eliel.
Amigo, te voy a explicar cmo hice clic con el

estudio y la escritura
Senati virtu@l

Cmo? Dime amigo, apyame, necesito el
CLICK.
No te preocupes, no es difcil respondi Hugo
-. Primero identifico lo que voy a estudiar. Le doy una

mirada a los ttulos y subttulos del texto o examino
el ndice. Luego cierro el libro, la separata o el
material que he revisado y en una hoja escribo todas
las preguntas que se me ocurren acerca de lo que voy
a estudiar o redactar. Despus leo una o dos veces el
texto.
-
Y subrayas, resaltas o garabateas el libro?
Obvio y necesario, con ello logro sacar las ideas

principales.
Y luego que haces amigacho?
Luego cierro el libro y lo aparto. Entonces, trato

de responder las preguntas que escrib antes de
empezar a leer. Luego trato de resumir por mi cuenta
lo
que
le.
Cuando
termino
de
responder
las
preguntas y de hacer mis resmenes, repito en voz

alta lo que resum como si estuviera explicndoselo a
otra persona. Finalmente reviso el libro y corrijo lo
que est mal, completando lo que me falta.
Guau, debe ser muy complicado? intervino
Eliel.
-
Mi mtodo es EPL4R2C
Qu cosa?
Te explico: E = Examino, P = Pregunto, L = Leo,

4R = Respondo, resumo, repito y reviso y 2C =
Corrijo y completo.
Senati virtu@l
3.2. ANLISIS DEL CASO

El caso El clic de la Escritura, es un tema que atae a toda
persona, no solamente la que se encuentra en proceso de
formacin profesional tcnica. La comunicacin escrita es
una herramienta fundamental para comunicarnos a todo
nivel. Por ende, en las estrategias de estudio se encuentran
transversalmente vinculadas actividades relacionadas a la
Escritura.
Deberemos asumir el estudio de manera sistemtica y
planificada. El mtodo EPL4R2C fue inventado por la
educadora Francis Robinson en 1962. Asimismo t puedes
redisear tu propio mtodo de acuerdo a tus caractersticas,
necesidades y expectativas.
3.3. AUTOEVALUACIN
El Anlisis del caso de Estudio debe resolverlo en la
plataforma.
Senati virtu@l
4. PROFUNDIZACIN DEL CONOCIMIENTO

4.1. LA REDACCIN:
CARACTERSTICAS
FUNDAMENTALES
DE
LOS
MENSAJES ESCRITOS:
4.1.1. CLARIDAD:
Esta
caracterstica
implica
comprensin fcil y rpida, con

una sola interpretacin posible.
Se obtiene sobre la base de un
ordenamiento metdico de ideas
y el uso correcto del lenguaje.
MENSAJES CONFUSOS
MENSAJES CLAROS
Hablar con el personal de oficina,
Debe
adems de ser una buena rutina diaria,
supervisores que adopten la
constituye
prctica diaria de hablar con
por
parte
de
los
supervisores una excelente practica,
recomendarse
los
su personal.
que debera imitarse en algunos casos.

Nos
complace
informarle
que
su
Nos
complace
anunciar
la
mercadera del pedido 4369, dejara
entrega de su pedido 4369 en
nuestras oficinas para el traslado a sus
sus bodegas para el 3 de
bodegas.
octubre. Enviaremos, adems,
Adems,
emitiremos
los
documentos correspondientes con letra
factura
a 60 das, con un flete adicional por el
ascendente a $ 400 y una
traslado local que ser cargado a su
letra
cuenta
aceptacin y devolucin.
por
por
flete
$6200
para
local
su
4.1.2. BREVEDAD:
Un mensaje es breve cuando a pesar de haber usado el
menor nmero de palabras, es claro y completo. Donald
Walton lo ilustra muy bien en uno de sus subttulos: No use
veinte palabras cuando cinco sean suficientes
Senati virtu@l

MENSAJE DIFUSO
MENSAJE BREVE
En relacin con su informe del 15 de
Me complace anunciar
septiembre, en el que se refiere a las
el
irregularidades advertidas en el departamento
informe 431 del 15 de
de Cmputo durante el ao calendario 2007,
septiembre a la Oficina
me complace anunciarle el traslado de este
de Recursos Humanos
asunto a la Gerencia de Personal para su
para
solucin
correspondiente
traslado
el
de
su
trmite
4.1.3. CORDIALIDAD:
Esta caracterstica se relaciona con el tono amable y
respetuoso que siempre se debe usar para la comunicacin
comercial. Nada mejor que una palabra amiga y atenta para
transmitir
una
idea.
El
siguiente
ejemplo
ilustra
la
comparacin entre el tono desatento y el amistoso cordial.

DESATENTO
CORDIAL
En lo que a nosotros concierne, el
Luego de la inspeccin realizada a
desperfecto
su
la mquina tejedora Wally de su
mquina tejedora Wally no es de
fabricacin, nos parece justo, por
nuestra
encontrarse
descubierto
responsabilidad
empresa
debera
asumir
su
encontrarse
en
y
cambiarla
reparacin
en
periodo
su
en
periodo
de
garanta, que su empresa asuma el
por
gasto de reposicin o reparacin.
de
Tienen ustedes la palabra
garanta
4.1.4. CORRECCIN:
Errores visibles pueden destruir la primera buena impresin
que nos proponemos ganar con la carta. Por eso, correccin
significa:
abcdefg-
Senati virtu@l
Buena ortografa.
Uso adecuado de maysculas.
Empleo apropiado de signos de puntuacin.
Divisin correcta de palabras al final del rengln.
Escritura apropiada de los nmeros.
Presentacin del mensaje en bloques tabulados y
atractivos.
Limpieza y carencia de borrones.
hij-
Presentacin de prrafos bien balanceados.

Uso adecuado de sinnimos.
Aplicacin adecuada de los principios sintcticos y uso
correcto de preposiciones.
4.1.5. POSITIVISMO:
Ser positivo en la vida es una forma de conducta. Es
comunicar
con
empata,
pensando
en
el
inters
circunstancias del interlocutor o lector. He aqu algunos

rasgos:
a)
b)
c)
d)
El lenguaje positivo evita el reproche como: olvid,

dej, etc.
Prefiere los posesivos su, suyo, en lugar de mi, nuestro.
No toma los beneficios, los solicita.
Omite frases de estructura negativa y recurre a sus
equivalentes positivos: No nos oponemos por
aceptamos o no nos entiende por permtanos
explicrselo otra vez.
LENGUAJE CON DOS SIGNOS
(+)
(-)
Seor Martnez, no voy a poder
Seor Martnez, permtame faltar
asistir hoy porque no me siento
al trabajo esta maana para as
bien de salud
poder atender mi salud en el

hospital
Senati virtu@l
Ud. olvid especificar el nmero de
Apreciaremos que especifique el
piezas
nmero de piezas de vajilla en
lamentamos no poder atender su
su pedido Nro. 3765, para as
pedido
poder atenderlo de inmediato
de
vajilla
que
desea

4.1.6. NATURALIDAD Y SENCILLEZ:
El mensaje debe ser vivo y natural. La sencillez est en el lenguaje
simple y directo, sin trminos rebuscados o ambiguos.
MENSAJE ARTIFICIAL
MENSAJE NATURAL
Muy seor mo y amigo.
Estimado seor Martnez.
Tengo el honor de dirigirme a
Un saludo cordial, seor Martnez.
usted.
Me
Espero vuestra complacencia.
(informarle).
Su obsecuente servidor y amigo
Esperamos su plena satisfaccin.
complace
comunicarle
Cordialmente,
Hasta otra ocasin.
4.1.7. CREATIVIDAD:
Trate de ser genuino y creativo. Sus frases representan su
personalidad y estilo.
4.1.8. DISCRECIN:
Exprese siempre lo que pueda y deba en forma discreta y
diplomtica.
4.2. CARTA COMERCIAL: EL FORMATO

El destinatario de una carta se impresiona favorablemente
cuando encuentra una apariencia armoniosa, uniforme y
atractiva. Luego, vendr la coherencia y buen sentido de las
ideas. As, se habr dado la frmula ideal: armona en el
fondo y la forma
4.2.1. PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL
1. Membrete: Conformado por:
-
Senati virtu@l
Razn social de le empresa.

Domicilio o dileccin.
Publicidad o lemas.
Logotipo.
10
2. Nmero
consecutivo
de
la
carta: Regulado por el Cdigo

de Comercio en algunos pases;
esta
parte
es
til
para
identificacin y se le denomina
nmero (referencia).
3. Lugar y fecha: Se acostumbra
iniciar la carta con el nombre
de la ciudad de origen. La RAE
recomienda escribir la fecha en el siguiente en el
siguiente orden: da, luego el mes y finalmente el ao. El
nombre del mes debe escribirse en minsculo. Ejemplos:
Santa Fe de Bogot, 6 de diciembre de 2007.

Lima, 11 de enero de 2008.
4. Datos del Destinatario: Comprende las siguientes partes
a)
Tratamiento: Puede ser:

- Social: seor, seora, seorita.
- Acadmico: Dr., Lic., Ing., Prof., Cap.
b)
Nombre: Se integra con otros nombres y apellidos.
c)
Cargo: Necesario incluirlo en la carta comercial.
d)
Nombre de la empresa: No va con maysculas fijas.

Solo se usa as cuando se trata de una sigla. Cuando
el cargo y la razn social son ciertos, pueden ir en
el mismo rengln.
e)
Direccin:
Preferentemente
direccin
exactamente
la
como
escritura
de
la
aparece
en
el
documento original que se contesta. Ejemplos:
Senati virtu@l
11

Seor
ROGER LINARES MONTALVO
Jefe de relaciones Publicas
Compaa de Telfonos 2000
Calle 81 Nro. 3042.
San Jos.
Doctor
Anbal Romero
Gerente
Estudio Jurdico Comercial
Las Begonias 360
Lima 27. Per
Sr. Roberto Solano

Gere de Compras
Industrias Paralelas Inc.
Apartado Postal 170
Ponce, Puerto Rico.
Seora
NORMA DE CCERES
Directora.
Colegio Nacional Santa Mara
Av. Insurgentes 4150
Mxico D.F.
5. Asunto: El uso de esta parte no es muy prctico si se

escriben cartas de un prrafo. Sin embargo, muchas
entidades lo conservan para facilitar el manejo de los
archivos y agilizar la labor de los ejecutivos.
Asunto: Oferta de fin de ao.
Asunto: Embarque de su pedido 4399-07
6. Saludo o vocativo: En esta parte hay que diferenciar

entre un mensaje parecido de un saludo y otro precedido
de un vocativo.
CON SALUDO
CON VOCATIVO
- Cordial saludo, seor Torres
- Estimado seor Torres:
- Un saludo cordial para usted
- Distinguido doctor Lpez:
- Afectuosos saludo, seora Martnez
- Apreciada seora Martnez:
- Saludos cordiales
- Seor embajador:
Estilo moderno
Estilo tradicional
7. Cuerpo o texto de la carta: El nmero ideal de prrafos

es tres, es decir, introduccin y desarrollo del tema.
Senati virtu@l
12

8. Conclusin: Tener en cuenta el buen lenguaje, las
relaciones humanas y todos los factores de correccin.
9. Despedida: Consecuente con un saludo, debe haber una
despedida. Las palabras atentamente o cordialmente
no son precisamente despedidas. Por eso, en armona
con un saludo al inicio debe haber una despedida al
final.
DESPEDIDA
CORTESIA
Hasta otra ocasin.
Cordialmente,
Hasta pronto.
Atentamente,
Agradecer su respuesta
Sinceramente,
Moderno
Tradicional
El corresponsal tiene siempre la opcin de elegir el estilo

que ms se acomode
a su sentir y, sobre todo, al de su
destinatario. All es donde la empata debe funcionar.

Nombre del remitente: Se emplea el mismo tipo de letra que
se emplea para escribir el nombre del destinatario. Encima
del nombre, va la firma del remitente.
Cargo: A rengln seguido y sin sangra se escribe el cargo
del remitente
Anexo:
Siempre
es
conveniente
escribir
informacin
especfica sobre lo que se enva: catlogos, letras de

cambio, contratos, etc.
Anexo: Un contrato.
Anexo: Dos catlogos.
Anexo: Un cheque del Banco de Comercio.
Senati virtu@l
13

Copia: Los nombres y cargos de los funcionarios que
recibieran copia del documento:
Copia: Director de Relaciones Pblica
Jefe del Departamento de Mercadeo.
Supervisor de ventas
Copia: Doctor Jos Prez Galarreta, Gerente de Crditos
Doctora Mara Trelles Montes, Jefa de Cobranzas
Ejemplo de carta comercial:
Lima, 2 de agosto de 2008.

Seores
Corresponsales de Amrica
Amrica Latina
Un saludo cordial para todos ustedes.
Una carta moderna y atractiva se caracteriza por la ptima distribucin de
sus elementos, mrgenes y espacios proporcionados, nitidez y correccin
inigualables. La forma y fondo de una carta se han actualizado para estar
en armona con la era de la informacin que estamos viviendo. Su estilo
simple y prctico debe ser coherente con el propsito comercial:
transferir informacin con el menor costo y en el menor tiempo.
Por eso, se recomienda a gerentes, secretarias y corresponsales en
general al estilo bloque extremo, la puntuacin estndar, la carta de tres
prrafos y un lenguaje amable e informal. As, ingresar la carta en el
mundo innovador e impredecible del siglo XXI.
Les deseo la realizacin personal ms gratificante y generosa en su
comunicacin escrita de los aos venideros.
Hasta siempre.
El autor
Anexo:
Copia:
Senati virtu@l
14

4.2.2. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES
A) CARTA DE CONSULTA:
En una encuesta realizada a personas de negocios sobre
cul era la carta que escriba con mayor frecuencia, 85%
contest que era la consulta comercial para solicitar
informes.
El estudiante que desea inscribirse en un programa especial,
el profesional que busca instalar un nuevo servicio tcnico
en su oficina, el empresario que quiere adquirir una nueva
mquina o para su fabrica o el gerente que desea tomar un
plan de vacaciones; todos ellos se interesan por catlogos,
precios, condiciones de pago, posibilidad de obtener un
producto o servicio. Todos empiezan por escribir una
consulta comercial.
Principios generales:
Las siguientes recomendaciones le ayudarn a redactar una
consulta eficaz.
-
Explique a su lector por qu lo ha elegido como fuente.
Solicite con claridad la informacin que necesite. Sea

breve.
Sea especfico en los datos que solicita.
Pida informacin adicional, ayuda o consejo.
Dirija la solicitud a la persona indicada de la empresa o

institucin.
Agradezca (en futuro) la atencin que su consulta pueda

recibir.
Ejemplo:
Estimados seores:
Senati virtu@l
15
Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la

urbanizacin El Paraso y pensamos edificar nuestra
soada casa propia.
Cuando visit su empresa constructora recientemente,
qued impresionado por los modelos de casa exhibidos en
la maqueta central de su oficina y me agradara obtener
informacin sobre el profesional que realiza este trabajo.
Estar muy reconocido por la ayuda que me pueda brindar
en este sentido.
Atentamente,
Ejemplo 2:
Estimado Seor Gmez:

El seor Pedro Araujo ha solicitado una inscripcin en
nuestro sistema de Tarjeta Dorada y ha dado el nombre de
su firma como referencia.
Por tanto, apreciaremos si nos puede ofrecer referencias
sobre la honorabilidad del seor Araujo, su vinculacin con
el mundo del crdito, su estatus laboral y el tiempo que ha
trabajado para su empresa.
Adjuntamos un sobre timbrado y una hoja que le pedimos
se sirva completar y devolver por correo.
La informacin que usted nos remita ser mantenida en
absoluta confidencialidad.
Atentamente,
Senati virtu@l
16

B) CARTA DE PEDIDO
El objetivo bsico de una carta de pedido es constituirse en
testimonio escrito de un compromiso aceptado por las dos
partes en una operacin de compraventa. Aunque hoy en
da gran cantidad de negocios se realizan por fax, la carta
original sigue teniendo el valor comercial que se le dio
desde que apareci en el comercio. Una carta de pedido
puede ser elaborada de tres maneras: Una carta de pedido
enviada por fax o por correo; un pedido por e-mail (correo
electrnico) o por fax, una orden de compra en formato
impreso.
Los datos esenciales de una carta de pedido son:
a-
Nmero de pedido, importante para su seguimiento y

referencia.
b-
Nmero de catlogo, porque facilita la identificacin

del articulo escogido
c-
Descripcin de los artculos o servicios; cantidad,

artculos, referencias, marca, precio unitario, cdigo,
tamao, color, material, peso, acabado. Hay que
especificar con toda claridad, para facilitar la atencin y
puntualidad en su tramitacin.
d-
Forma de pago, contado o crdito.
e-
Instrucciones de embarque, de no haber un mtodo

preestablecido
preciso
estipular
acostumbrado
la
condicin
de
embarque,
especfica:
es
areo,
(courier), frreo, martimo, fluvial, terrestre. Adems,

se
debe
mencionar
especficamente
el
tipo
de
embarque y embalaje utilizados.

Planeamiento de una carta de pedido:
Senati virtu@l
17
Un posible planteamiento de la carta de pedido sera:

Solicitud despacho : descripcin artculos: urgencia
entrega: envo cheque
Borrador:
Apreciados seores:
Srvanse despachar por agencia Trilles los siguientes
artculos escogidos de su catlogo G-2008:
2 cmaras de video para PC Quick Cam.. c/u US
$350
3 cascos de realidad virtual ONIX-6.c/u US
$170
2 impresoras EPSON, modelo Stylus color 400...c/u US $
120
Nos agradara contar con estos artculos antes del 6 de
agosto, fecha en la cual sern entregados a sus respectivos
compradores.
Adjuntamos nuestro cheque 469-469-12 por $1200, en
pago por la factura 312-08. Esperamos su conformidad.
Cordialmente,
Carta de pedido 2:
Bosquejo:
Pedido en cuenta: descripcin ttulos: instrucciones consignacin: envo
cheque
Borrador:
Apreciados seores:
Nos complace ingresar nuestro pedido en cuenta por los
siguientes artculos de su editorial:
Senati virtu@l
18
250 ejemplares de Valores Humanos y Actitudes Positivas

c/u S/60
300 ejemplares de Tcnicas de Comunicacin Ejecutiva
c/u S/70
200 ejemplares de Redaccin Comercial Estructurada
c/u S/55
Apreciaremos se sirva despachar los libros por encomienda
postal consignada a Librera Coln, Avenida Conquistadores
1062, San Isidro, Lima, y asegurar el embarque por seguros
Pacfico
Adjuntamos cheque 1497877, por S/42000, que salda el
pedido 420-08 del 20 de mayo ltimo. Esperamos
confirmacin.
Atentamente,
Respuesta a la carta de pedido: Es un privilegio recibir un
pedido y otro igual poder atenderlo y darle respuesta. Por
eso, debemos procurar:
- Agradecer la preferencia, confianza y buena voluntad
- Comunicar sobre la disponibilidad o carencia.
- Motivar nuevas ventas.
Ejemplo de respuesta a carta de pedido:
Un saludo cordial, seor Agreda:

Muchas gracias por su pedido 6270 del 16 de octubre.
Para despachar con prontitud y servir mejor a sus clientes,
apreciaremos se sirva confirmar si atenderemos su pedido
con vino Moscatel
seco o semiseco. Su oportuna
conformacin nos permitir atenderlo con el servicio y
calidad que usted siempre merece.
Hasta entonces
Senati virtu@l
19

Ejemplo 2.
Estimado seor Ramrez

Agradecemos su pedido 1418-08 de artculos de nuestro
catalogo. Sin embargo, la proximidad de las fiestas
nacionales ha ocasionado una anticipada demanda por
nuestros paos de invierno.
Como no esperamos una remesa sino hasta el da 30 de
julio, nos agradara sustituir su pedido con nuestro casimir
Royal, que tambin se fabrica en colores azul y gris. Nos
gustara tener su eleccin definitiva con base en el
muestrario que adjuntamos.
Esperamos sus gratas noticias.
Senati virtu@l
20

C) CARTA DE REMESA
Una carta de remesa es aquella que acompaa el envo de
dinero. Dicho envi se puede hacer mediante cheque, giro
bancario,
una
letra,
pagar,
una
carta
de
crdito,
consignacin de fondos en cuenta corriente, un endoso de

factura y un traslado de cuenta. Esta comunicacin debe ser
breve, exacta y especifica, en relacin con los datos y la
forma de aplicar el envi de dinero. Uno o dos prrafos
sern suficientes para este propsito.
Bosquejo:
Cheque honorarios: Gracias. Colaboracin
Sntesis sustantivada:
Prepara un mensaje breve con base en la informacin del
bosquejo.
Borrador:
Estimado seor Pastor:
Me agrada adjuntar nuestro cheque 460947 por $400 que
corresponden al valor de las cuotas sociales de mi esposa y
mas durante los mese de mayo y junio de 2008.
Lamentamos la demora de estos pagos pero es el caso de
que un viaje fuera del pas nos ha ocasionado algunos
retrasos.
Esperamos contar con su comprensin.
Borrador mejorado:
Un saludo cordial, seor Pastor:
Senati virtu@l
21
Gustoso adjunto nuestro cheque 460947 por $400 que

corresponde a las cuotas sociales de mi esposa y las mas
durante mayo y junio de 2008.
Lamentamos el retaso involuntario de nuestros pagos y
agradecemos su comprensin.
Hasta otra ocasin.
Respuesta a la carta de remesa:

Ya hemos comentado antes sobre la buena costumbre
comercial de agradecer una carta. Recibir una carta con un
cheque a su orden es mayor razn para hacerlo.
Borrador:
Estimado seor Trelles.

Apreciamos el envo de su cheque 460947 por la suma de
$400, correspondiente al pago de sus cuotas y a las de su
esposa de los meses de mayo y junio de 2008.
Hemos procedido a descargar sus respectivas cuentas con
nuestro club y esperamos verlos por nuestra sede social
muy pronto.
Borrador 2.
Estimado seor Reyes:

Fue muy grato recibir copia de carta de crdito7298 por
$6500 que el Banco de Mxico otorga a su empresa para
cubrir nuestro embarque 6392-08.
Senati virtu@l
22
De acuerdo con sus instrucciones, el despacho ser

consignado a J.J. Albornoz, Av. Los Claveles750, Maracaibo,
Venezuela.
Cordialmente,
Senati virtu@l
23

D) CARTA DE CRDITO
El crdito es el privilegio otorgado a una empresa o persona
para que adquiera un producto o servicio hoy y lo pague
despus.
Factores de crdito:
Las concesiones que se otorgan a favor de personas o
empresas, se deciden con base en solvencia o reputacin
crediticia. Esta decisin se apoya en tres factores bsicos
que determinan la aprobacin o negacin de este privilegio
comercial.
-
Solvencia moral.
Capacidad de trabajo.
Capital o respaldo econmico.
Clases de cartas de crdito:

1.
Solicitud de crdito o pedido en cuenta:

Gestin inicial para pedir crdito o comprar mercancas
o servicios a crdito.
2.
Solicitud de referencias:
Un gerente de crdito no otorga una solicitud de
crdito a ciegas pues eso acarreara el colapso de su
empresa. Para conocer y evaluar bien a su posible
cliente, le solicita referencias.
3.
Presentacin de referencias:
El
solicitante
de
un
crdito
debe
presentar
oportunamente las referencias exigidas, si es que no

las anex en su solicitud original.
4.
Verificacin de referencias:
En el proceso de evaluacin del prestigio y conducta
crediticia del cliente, es necesario escribir
a las
empresas que el cliente ha proporcionado. En la carta,

Senati virtu@l
24

se ofrece el deseo cordial de corresponder de igual
manera en ocasiones similares. Despus de todo hoy
por m, maana por ti.
5.
Ofrecimiento de referencias acerca del cliente:

Todas las empresas tienen la obligacin comercial de
colaborar con la verificacin de la conducta crediticia
de
un
cliente.
confidencial.
En
Esta
informacin
muchos
pases
tiene
carcter
existen
oficinas
especializadas que, por el pago de una comisin,

otorgan
informacin
crediticia
sobre
empresas
personas naturales.
6.
Otorgamiento o negativa del crdito:

En el primer caso, se da la bienvenida al nuevo
miembro del clan crdito, con la que se gana su
buena voluntad; pero, en el segundo, solo el buen tacto
har posible conservar un espacio para una relacin de
amistad.
Bosquejo:
Proyecto
importante:
solicitud
crdito:
garanta referencias: agradecimiento

Borrador:
Estimado seor Peralta:

Estoy programando la construccin de una estacin de
servicio mltiple
Para el automvil en la esquina de las avenidas Arosemena y
Repblica de Panam, en un sector muy conveniente de la
ciudad de Lima.
Como este proyecto demanda una inversin considerable,
acudo a ustedes para solicitar un prstamo bancario por
$140,000 que ser amortizado en 40 meses.
Senati virtu@l
25
Ofrezco garanta comercial por US$50,000 y la hipoteca de

una casa de mi propiedad ubicada en la IVA Matellini 614,
Chorrillos, avaluada en $130,000
Mis relaciones comerciales de crdito han sido orientadas
especialmente al prstamo bancario, con los bancos
Continental y de Crdito, instituciones que pueden ofrecer
referencias sobre mi empresa por un periodo de trece aos,
desde 1995.
Agradecer vuestra decisin favorable.
Ejemplo 2:
Estimado seor Larrea:
Nos complace presentar nuestro pedido en cuenta por los

siguientes artculos de su catlogo 470-V-08
- 100 pantalones Jean Levis
Tallas 30 y 32
- 100 faldas Jean Levis
Tallas 28 y 30
- 100 chalecos Jean Levis
Tallas 28 y 30
Con la proximidad de las fiesta de fin de ao se ha
incrementado la demanda; por tanto, apreciaremos atienda
nuestro pedido lo antes posible.
Enviaremos, en dos das por fax, el ltimo depsito bancario
en su cuenta del Banco Continental CL-42367785 por el
saldo pendiente sobre nuestro pedido 369-08. Le solicito se
sirva confirmar este pago.
Esperamos siempre sus mejores noticias.
Carta de presentacin de referencias de crdito:
Bosquejo:
Satisfaccin
cumplimiento:
nombres
de
firmas, estado financiero: ofrecimiento adicional
Senati virtu@l
26
Sntesis sustantivada: A partir de las ideas planteadas en el

bosquejo, redacte un borrador de la carta.
Borrador:
Estimado seor Larrea:

De acuerdo con la solicitud del 15 de julio, nos complace
presentar a su consideracin las referencias de crdito
relacionadas con la apertura de una cuenta con su empresa.
Le adjuntamos una copia de nuestro ltimo estado
financiero y nos complace relacionar los nombres de tres
empresas con las que hemos realizado operaciones de
compraventa a crdito en los ltimos cinco aos.
-
Milne y Ca, Av. El Polo 340, Tel. 496-3486.

Richard O. Custer, Av Bolivar 1620, Tel. 562-9536.
Moreno Hnos., Av. Guatemala 432, Tel. 392-4065.
Nos gustara ampliar esta informacin, si lo consideran

conveniente.
Atentamente,
Carta para ofrecer referencias:
Bosquejo:
Agrado
respuesta:
informacin
empresa:
hbitos crediticios: recomendacin

Prepare un mensaje breve con base en el mensaje anterior.
Borrador:
Estimado seor Bonilla:
Senati virtu@l
27
Con mucho gusto informamos a usted sobre la firma

Consorcio Pacifico Limitada.
Esta organizacin lacio al trabajo empresarial en 1985, para
explotar una lnea de importacin de filtros para aceite y
gasolina. Posteriormente, ha incursionado en la venta de
batiras para automvil y camino. Todo tipo de bateras.
Su gerente es el seor Pedro Ugarte, joven emprendedor y
dinmico, con visin para los negocios y seriedad para
honrar sus compromisos. Su cuenta con nuestra empresa ha
alcanzado un mximo de $350,000, monto que siempre ha
cancelado puntualmente.
Recomendamos a la firma en referencia como sujeto de
crdito de toda nuestra confianza.
Cordialmente,
Carta para otorgar crdito
Bosquejo:
Bienvenida cliente: deseos xito: explicacin polticas
Redacte un breve texto tomando como referencia la
informacin anterior.
Borrador:
Estimado seor Ibez:

Con mucho agrado damos la bienvenida a su empresa
dentro de la familia de clientes privilegiados; igualmente, es
un placer anunciar el envo de su pedido por la agencia
FAST segn guas 944-08-R.
Con el objeto de familiarizarlo con nuestro stock de
mercaderas, le enviaremos un muestrario de nuestras telas
Senati virtu@l
28
para cada temporada, as como catlogos y sus respectivas

listas de precios. De esta manera podr usted fcilmente
programar sus pedidos.
Los trminos aceptados de factura a 60 das le permitirn
un margen de tiempo prudencial, para hacer sus remesas
mediante depsito en nuestra cuenta BP-01- 417269 del
Banco Continental de esa plaza o giro a nuestra orden.
Esperamos haber iniciado una provechosa amistad
comercial con su empresa.
Cordialmente,
Carta para negar crdito
Bosquejo:
Gracias pedido y referencias: Explicacin postergacin:
sugerencia contado: ofrecimiento cooperacin
Prepare una nota breve con base en las ideas del bosquejo.
Borrador:
Estimado seor Mndez:

Apreciamos su pedido 4590 y las referencias de crdito que
nos hay proporcionado.
Hemos concluido el anlisis de la informacin que nos
proporcion y en lneas generales es satisfactoria; sin
embargo, nuestro Comit de Crdito ha decidido postergar
la extensin de un crdito a su favor por las dificultades que
ha tenido en los ltimos meses.
Como su solicitud se encuentra en trmite, nos gustara
contarlo ya como cliente. Por tanto, estamos dispuestos a
concederle, en sus compras de contado, descuentos hasta
Senati virtu@l
29
del 25% sobre todos sus pedidos que presente en el resto

del ao.
Tendremos gusto en cooperar para que obtenga, en el
menor tiempo posible, trminos especiales que se conceden
a los clientes que disfrutan de nuestro crdito.
Cordialmente,
Senati virtu@l
30

E) CARTA DE COBRANZA
En la redaccin comercial, la
cobranza
es
un
comunicacin
capitulo
escrita
de
cuyo
objetivo principal es obtener el

pago de una cuenta vencida. Sin
embargo, desde un punto de
vista empresarial, la carta de cobranza tiene un doble
objetivo:
- Cobrar una cuenta vencida.
- Preservar la simpata, amistad y buena voluntad del
cliente o deudor.
Programa sistemtico de cobranza:
Un cliente reacciona favorablemente a la cobranza cuando
nota que est tratando con una empresa ordenada y
metdica, que la cuenta que tiene pendiente de pago es de
mucha
importancia
para
ella
que
el
sistema
de
comunicaciones respetuosos y de calidad.

Un programa bien estructurado de cobranza consiste en una
serie de mensajes que se envan al cliente con plazos
programados para darle tiempo a reaccionar y a tomar una
decisin. Por lo general, se permite que transcurran cinco
das entre el vencimiento y la primera carta, 20 das despus
para la segunda notificacin y 30 das en las futuras
comunicaciones.
El siguiente es un cronograma sistemtico de cobranza
eficaz:
Senati virtu@l
31
Da de
vencimiento
Primera carta
Segunda carta
Tercera carta
Cuarta
carta
enero
enero
febrero
marzo
6
7
8
9
10
26
27
28
29
30
16
17
18
19
20
16
17
18
19
20
1
2
3
4
5
Ejemplo:
Si la fecha de vencimiento de una obligacin ocurre el 5 de
enero, la primera notificacin se debe enviar el 10 de enero;
la segunda, el 30 de enero; la tercera, el 20 de febrero, y la
cuarta el 20 de marzo.
Tono adecuado:
El tono que se emplea en una carta es tambin factor
decisivo para sui xito. Si se considera importante conservar
la buena voluntad del cliente, se le debe ofrecer siempre un
trato amable y cordial, no obstante la firmeza de actitud
para reclamar su derecho econmico.
Etapas del proceso de cobranza

1.
Notificacin amistosa:
Despus de cinco das de vencida una factura, el cliente
recibir una nota recordatorio de su deber. El supuesto
es que el cliente ha pasado por alto el vencimiento de
su cuenta y que habr de reaccionar positivamente.
2.
Segunda notificacin:
Esta es una carta con algn grado de presin. Se
supone que nuevamente ha descuidado el vencimiento
de su deuda y que reaccionar de manera favorable al
leer la solicitud se pago.
Senati virtu@l
32
Aclaracin:
Es una carta cuyo objetivo es romper el hielo de modo
que se pueda lograr el pago de su cuenta vencida o la
explicacin del cliente. Se establece el supuesto de que
el cliente tiene dificultades econmicas, por eso
debemos aproximarnos a l con amistad y confianza.
Nos agradara conocer sus dificultades para ofrecer

nuestra cooperacin o srvase comunicarnos el
problema que le impide efectuar el pago, son frases
que han demostrado eficacia en el logro de la meta
fijada, que es obtener la cancelacin
4.
Ultimtum:
Aunque la carta de cobranza busca conservar la
amistad y buena voluntad en la medida de lo posible, el
silencio reiterado de un cliente debe manejarse con un
mensaje de fuerza y conviccin por defender un
derecho econmico y de algn modo romper el
silencio. Por tanto, el tono debe ser respetuoso, pero
imperativo.
Formatos de cartas de cobranza:
a-
Notificacin amistosa
Estimado seor Romero:

Lo saludamos cordialmente y
recordamos que tiene usted
una cuenta pendiente de pago
Atentamente,
b-
Senati virtu@l
Un saludo cordial, seor

Castillo:
Nos agradara contar con
su
puntualidad
de
costumbre para el envo
de cheque por su saldo
vencido.
Hasta entonces
Segunda notificacin:
33
Estimado seor Robles:

No hemos recibido su cheque
para cancelar sus cuotas de
enero y febrero, con la
puntualidad a la que nos tiene
acostumbrados.
Por
tanto,
mucho
apreciaremos
se
sirva
cooperar para de este modo
mantener su saldo al da y el
prestigio de su cuenta.
Un saludo cordial, seor

Robles:
Nos
habra
gustado
recibir sus cuotas de
enero y febrero con la
puntualidad
de
costumbre.
Por tanto, apreciaremos
se sirva cooperar en este
sentido para mantener su
bien ganado prestigio
comercial.
Atentamente,
Hasta entonces,
c-
Aclaracin:
Estimado seor Romero:

En dos ocasiones nos hemos
dirigido a usted para solicitar
su pago a nuestra factura
4986, y an no hemos
obtenido respuesta.
Como suponemos que su
demora
se
deba
inconvenientes
econmicos
que afronta, nos gustara que
nos los haga saber, a fin de
buscar una solucin que
favorezca a ambas partes.
Siempre a sus rdenes.
Senati virtu@l
Saludos cordiales seor

Romero:
Lo invitamos a dialogar
nuevamente sobre el
pago de nuestra factura
4986, del 15 de junio.
Creemos que su crdito
comercial es el mejor
capital con que cuenta y
que debiera conservarlo.
Por eso, le pedimos que
nos haga conocer las
dificultades
que
han
motivado la interrupcin
de sus pagos.
De
ser
necesario,
estudiaremos
la
necesidad de fraccionar
34
sus
deudas
o
de
otorgarle alguna otra
concesin dentro de un
lmite comercial justo.
Mientras
tanto,
apreciaremos el envo de
su cheque o de alguna
explicacin hasta el 15
de agosto
Hasta entonces,
d-
Ultimtum:
Estimado Seor Gmez:

Pese a nuestros reiterado avisos amistosos, nuestra factura
4986 del 15 de febrero an se encuentra pendiente de
pago.
Como quiera que la demora en su pago haya excedido
cualquier trmino prudencial y justo, creemos importante
recordarle que est poniendo en serio riesgo su prestigio
crediticio.
No obstante este hecho, an estamos dispuestos a cooperar
y le solicitamos se sirva enviarnos su cheque a ms tardar
hasta el 15 de abril. De no hacerlo, nos veremos obligados a
transferir su cuenta a nuestro Departamento Legal.
Nos gustara contar con su cooperacin, seor Gmez, para
evitar tener que acudir a tan desagradable procedimientos
en la proteccin de su propio crdito.
Senati virtu@l
35
4.3. REDACCIN ADMINISTRATIVA

4.3.1. EL INFORME
Los
directores
gerentes deben tomar

decisiones
marcha
para
de
la
sus
empresas con base en

la
informacin
ascendente que reciben

de sus subgerentes y
supervisores. A mayor
grado de eficacia de esta informacin, mejor calidad de sus
decisiones.
En este captulo se promueve la idea bsica de que hay que
capacitar a todos los empleados de una empresa para que
redacten mensajes breves; de este modo, los gerentes y
directores no estarn abrumados con tanto informe para
leer. Por ser ms frecuentes y prcticos, se tratarn en este
captulo los informes de una pgina. Mientas en el nivel de
supervisin el informe puede tener un amplio detalle, los
subgerentes
deben
elaborar
informes
semidetallados.
Finalmente, en la direccin, los informes de una pgina son

los ms indicados. Especialmente en la era de la oficina sin
papeles, la correspondencia debe ser breve pero eficaz.
A) PARTES ESENCIALES.
Por muchos aos ha existido un solo esquema o padrn de
informe;
pero
la
informtica,
entendida
como
el
procesamiento de informacin para la comunicacin, se ha

encargado de aligerara y modernizar su elaboracin.
1-
Senati virtu@l
Encabezamiento:
36

Hay muchos formatos para presentar informes de la
mejor manera. Veamos los dos ms frecuentes:
a.
Ttulo
Para: Destinatario.
De: Autor.
Fecha: o periodo.
b-
Informe 018-08
Para: Destinatario.
Asunto: Tema o ttulo.
Periodo: o fecha.
2.
Introduccin:
Se puede iniciar el documento con el problema.
Antecedentes.
El
trmino
motivacin
es
positivo,
porque encierra un deseo fuerte para que el informe

sea ledo. Si el informe es de una pgina, elimine el
ttulo.
3.
Anlisis:
Este
trmino
puede
ser
sustituido
por
hechos,
resultados, situacin actual. En todo caso, es preferible

usar trminos especficos, como ventas, produccin,
cobranzas, programa, ventajas, etc.
4.
Conclusiones:
El trmino es bueno pero no inmejorable. En informes
de una pgina se puede sustituir por resumen o
sntesis.
5.
Senati virtu@l
Recomendaciones:
37

Slo es de
aplicacin en informes detallados y
semidetallados y cuando el autor del informe tiene la

autoridad para recomendar.
6.
Despedida:
Escribir atentamente al concluir un informe es
demasiada
formalidad.
Actualmente
se
sugieren
expresiones ms sinceras y originales. Por la grandeza
de la empresa, hacia la calidad total, ahorro es

progreso, por su mejor decisin
B) TIPOS DE INFORME
Informe
semicolumnario:
INFORMACION
LEGAL
COMPUTARIZADA
INFORME PARA: Seor Mario Gordillo Fuentes, Director
General.
FECHA: 15-05-08.
1.
Programas en el mercado:
Una encuesta a una muestra aleatoria de 50 empresas
de la ciudad capital ha revelado la existencia de tres
productos de calidad aceptable: LEGADATA, LEGISCOM
y CONSULEX.
2.
Anlisis comparativo:
2.1. Preferencia empresarial

Pregunta
Qu programa de informacin
LEGADATA
5
LEGISCOM
CONSULEX
14
31
legal usa su empresa?
Senati virtu@l
38

2.2. Caractersticas:
Contenido
LEGADATA
Legislacin laboral
LEGISCOM
X
Legislacin comercial
CONSULEX
X
Legislacin civil
Legislacin tributaria
Legislacin comercio exterior
2.3. Fuente legal, precios, adaptabilidad

Producto
Fuente Legal
Precios
Adaptable
LEGADATA
Diario oficial
$ 4500 (venta)
XT-AT
LEGISCOM
Diario oficial
$3900 (venta)
Ps-at
CONSULEX
Diario oficial
$ 3900 (venta)
Pc- pa- at
3.
Resumen y recomendacin: El programa CONSULEX es

la mejor opcin en el mercado por su contenido,
preferencia
empresarial,
precio,
garanta
de
actualizacin y adaptabilidad.
Por su mejor decisin:

Gregorio Torres Blas.
Auditor.
Senati virtu@l
39

4.3.2. MEMORANDO
Una
funcin
importante
administracin es
gerencia.
Para
funcin,
es
de
la
la direccin o
desarrollar
muy
esta
importante
coordinar actividades con todos los

cuadros directivos o subalternos de
una organizacin. Para coordinar,
nada
ms
eficaz
comunicacin
memorando
memo
a
o
la
travs
del
memorando.
como
familiarmente,
que
se
es
le
un
El
llama
mensaje
empresarial interno que se origina en la oficina de un

ejecutivo
de
variado
nivel
jerrquico.
Predomina
el
memorando que enva un jefe a sus sub alternos para

coordinar
viajes,
distintas
paladar
actividades,
instrucciones,
programas,
campaas,
informes,
comunicar
decisiones; anunciar cambios e innovaciones den el trabajo,

etc.
Ejemplo:
Lima, 02 de febrero de 2008.

Para: Sr. Mario Vlez, Subgerente.
De: Gerente de Ventas.
Asunto: Programa Huracn.
De acuerdo con el programa de ventas Huracn diseado
por la gerencia para los productos higinicos, le comunico a
usted que el martes 12 del presente, iniciaremos la
capacitacin de los 65 vendedores que han sido
contratados.
Para tal efecto, le agradecer coordinar con todos los
integrantes de la fuerza de ventas para su presentacin en
Senati virtu@l
40
el Departamento de Capacitacin a las 8.00 horas del da

citado, para inaugurar el programa de capacitacin.
Espero contar con su colaboracin decidida y entusiasta.
Arturo Salas La Fuente.
Gerente de Ventas.
Ejemplo:
MEMORANDO 045-08
Lima, 12 de marzo de 2008.
Para: Directores de Programas Sectoriales de Educacin.
De: Director Regional de Educacin.
Asunto: Educacin Ecologista.
Con el objeto de ensear, difundir y ejemplarizar el amor
por la naturaleza, el Ministerio de Educacin ha publicado
cinco cuadernillos con informacin ecolgica para la niez.
Estos cuadernillos sern entregados en cantidad suficiente
para todos los planteles de la regin en fecha prxima,
para dar inicio a una entusiasta e intensa campaa desde la
escuela, para conservar la naturaleza.
Agradecer se sirvan comunicar a sus profesores la
importancia que tiene la participacin de cada uno de ellos
en el xito del programa.
Cordialmente,
Jos Jaramillo Glvez.
Director Regional de Educacin.
Senati virtu@l
41

4.3.3. SOLICITUD DE TRABAJO
Muchos autores se han referido
a la solicitud de empleo como
la ms difcil carta de ventas.
No les falta razn. Tener un
cuadro
definido
de
sus
capacidades es una cosa; otra

muy distinta es demostrar que
esas
destrezas
son
las
requeridas para determinado puesto de trabajo. La solicitud

de
empleo
como
carta
de
ventas
representa
los
conocimientos, experiencia, habilidades que una persona

tiene y ofrece en calidad de servicios a una empresa o
institucin. Bosquejo: un buen bosquejo de una carta de
solicitud de empleo podra ser:
Inters
vacante:
descripcin
estudios:
referencia
experiencia: referencias carcter: solicitud entrevista
Senati virtu@l
42

4.3.4.
LA CARTA DE PRESENTACIN
Ejemplo 1:
Cordial saludo, seor Morales.

He sido informado de que se ha presentado una vacante en el Departamento
Contable de su empresa y me gustara concursar para el cargo.
Creo haber elegido con acierto la carrera de contador, y trabajar para una
empresa seria y progresista me dara la ocasin de alcanzar mis aspiraciones
y a la vez ofrecer un servicio profesional eficiente y honrado.
Por ello, he considerado apropiado adjuntar mi hoja de vida en la que detallo
informacin sobre mis estudios, experiencia laboral y algunas referencias de
carcter profesional.
Agradecer si me concede la oportunidad de una entrevista personal con
usted.
Ejemplo 2:
Muchas gracias por su atencin.
Cordial saludo:
Estoy muy interesada en su aviso que solicita los servicios de una asistente
ejecutiva con experiencia en comercio internacional.
Tengo 24 aos, realic mis estudios en el colegio Velen de esta ciudad;
estudi Secretariado Ejecutivo Bilinge en el Centro de Capacitacin
Secretarial Nario y Gerencia Comercial en el Instituto De Comercio
Internacional de Bogot.
He desempeado el cargo de Secretaria Ejecutiva en la Ca de Seguros
Tequendama durante 15 meses y Asistente de Gerencia en el Hotel Hilton por
espacio de un ao.
He solicitado autorizacin para presentar las siguientes referencias:
- Sr. ngel Echeverri, Gerente Compaa de Seguros Tequendama. Telfono
6924596
- Seor Pedro Echegaray, Gerente Hotel Hilton Ltda. Tel 792 4280.
Mucho agradecer la atencin que brinden a la presente.
Senati virtu@l
43

4.3.5.
CURRCULUM VITAE
En nuestro pas, como muchos

en el mundo, hay una escasez
muy grande de trabajo. Esta
es una situacin preocupante.
Si usted tiene un trabajo, sabe
que es un bien muy preciado
el que tiene entre sus manos.
En cambio, si no lo tiene, Qu
espera para salir a buscarlo?
Qu hacer para conseguir un empleo? Sabemos que en el
mercado laboral la oferta supera largamente la demanda.
Este desequilibrio hace que la competencia sea ardua, sin
embargo, un buen punto de partida consiste en saber qu
es lo que buscan las empresas.
A) INFORMACIN NECESARIA
El Currculum Vitae es su carta de presentacin y en nuestra
sociedad cumple un fin especfico: obtener una entrevista
de trabajo. La informacin debe ser breve, oportuna y clara,
sin que est reida con el buen gusto. El orden y la limpieza
son
dos
factores
primordiales, al remitirlo
a
un
empleador
documento
transmitir
el
debe
la
imagen
profesional que interesa

al lector de manera que
sea una buena opcin
dedicar
parte
de
su
tiempo en entrevistarlo.
Senati virtu@l
44
Datos personales:
Nombre
Direccin
Nuecero telefnico
Estado civil
Educacin:
Seale su nivel de estudio, los grados de mayor relevancia van primero.
Especialidad, fechas de inicio y culminacin de cada caso, nombre de la institucin.
Experiencia laboral:
Orden cronolgico inverso.
Se puede incluir toda la experiencia, voluntariado, remuneradas vinculada o no a la
profesin.
Mencione sector de actividad de la organizacin y rea en la que laboro. La
descripcin de su experiencia debe aparecer en funcin a logros o habilidades
especficas adquiridas.
Otras habilidades:
Conocimiento de software o programas que estudio
Idiomas nivel al que llego
Habilidades que puedan resultar relevantes
Actividades extracurriculares:
Estas actividades permiten descubrir algunas actitudes valores o hbitos valorados
por el empleador
Actividades extracurriculares:
Es recomendable presentar tres referencias.
Preferentemente de empleadores, otra opcin son referencias acadmicas
Recuerde mencionar las aptitudes y virtudes personales que

crea apropiadas para el puesto al que postula. Su habilidad
creativa, la facilidad para trabajar en equipo y bajo presin
son referencias que pueden abrirle muchas puertas.
Recomendaciones finales:
No
mienta.
Diga
la
verdad
sin
sobrevalorarse,
ni
subestimarse.
La falta de ortografa en un currculum no es simple error,
sino una falla capital
Procure una presentacin original para distinguir su
currculum.
Nunca mencione sus puntos dbiles o deficiencias.
Senati virtu@l
45

Envi una fotografa actualizada, a colores y de buena
calidad.
Inicie las oracin de con verbos de accin. Gerencia,
organice, etc.
Recuerde debe vender imagen.
B) VESTIDO PARA UNA ENTREVISTA PERSONAL
Escoja su ropa de acuerdo al cargo que postula. No exagere

con los atuendos. Le recomiendo que vista un sastre de dos
piezas de color neutral, sobrio, sin escotes profundos, el
largo de la falda debajo de la rodilla, tacos ejecutivos (jams
aguja),
cabello
recogido,
maquillaje
ejecutivo,
poco
perfume, los accesorios discretos y no bullicioso, medas

nylon. Fjese que todo su atuendo indique orden, pulcritud,
limpieza y, sobre todo eficiencia.
Busque sobriedad y comodidad en
su vestimenta, son dos cualidades
que sumarn puntos a favor de su
evaluacin. No tenga duda que lo
primero que evaluarn en usted
ser su apariencia y gusto para
vestir profesionalmente.
El objetivo de la entrevista, es
analizar el perfil del candidato, su
capacidad
Senati virtu@l
profesional,
46

temperamento y habilidades sociales con las que cuenta as
como puntos fuertes y dbiles ante los dems candidatos.
Si su hoja de vida ha sido escogida entre muchas y le ha
brindado
la
posibilidad
de
entrevistarse
con
los
seleccionadores.
El currculum ya hizo su parte, ahora le toca a usted. No
deje que los nervios lo traicionen, por ello tiene tanta
importancia lo que diga. Los gestos, el tono y la forma, a
menudo, tienen ms importancia que el propio mensaje.
Antes de acudir a la entrevista de trabajo preprese, tenga
por seguro que su entrevistador lo har.
Infrmese sobre la empresa a la que postula: a qu se
dedica, cul es su mercado, la antigedad que tiene, son
requisitos fundamentales.
La puntualidad es la educacin de los reyes, y su evaluacin
comenz cuando cruz la puerta de la empresa. Si tiene que
esperar en una antesala, hgalo con tranquilidad, sin
demostrar ansiedad o nerviosismo. Evaluarn todo lo que
usted haga, su desenvolvimiento fsico y oral.
Cuando lo hagan pasar no se le ocurra besar a su
entrevistador. Estire su brazo para saludarla con la mano y
espere que lo invite a sentarse. Muestre cortesa y postura
correcta en todo momento.
Cuando se enfrenta a sus evaluadores no se intimide ante la
actitud fra y distante que
puedan mostrar recuerde
que son personas normales
que adoptan esa postura
por motivos profesionales o
por la naturaleza de sus
funciones.
No
demuestre
que est desempleada y
Senati virtu@l
47

desesperada por el puesto.
Que se le sienta confiado y
seguro.
Cuando responda a las preguntas hgalo con voz clara y
firme, y por ningn motivo tutee al entrevistador ni le
acepte invitacin alguna, esas confianzas son perjudiciales.
Despdase amablemente. No llame constantemente para
saber la respuesta.
C) UN MODELO DE CURRICULUM VITAE

Preste mucha atencin al siguiente formato y trate de
practicarlo con sus datos personales y profesionales.
Senati virtu@l
48

APELLIDOS Y NOMBRES
Domicilio
Distrito
Telfono
Correo Electrnico
Resumen de las competencias profesionales y personales en no ms de 12 lneas en espacio sencillo
EXPERIENCIA LABORAL
CARGO
INSTITUCIN
FECHA
PRCTICAS PRE-PROFESIONALES
INSTITUCIN
FECHA
ESTUDIOS
ESTUDIOS
INSTITUCIN
FECHA
RECONOCIMIENTOS
DOCUMENTO
INSTITUCIN
FECHA
OTROS CONOCIMIENTOS
CURSOS
LUGAR
FECHA
PUBLICACIONES
TTULO
EDITADO POR:
FECHA
INTERVENCIONES EN EVENTOS ACADMICOS Y CULTURALES

MENCIN
INSTITUCIN
FECHA
REFERENCIAS PERSONALES
NOMBRES Y
APELLIDOS
CARGO E INSTITUCIN
TELFONO Y
CORREO
ELECTRNICO
DATOS PERSONALES
Estado Civil:
DNI N:
RUC N:
Lugar y Fecha de Nacimiento:
Edad:
Senati virtu@l
49
5.
RESUMEN
Esta Unidad ha tratado importantes temas para la formacin
tcnica. El manejo adecuado de los mismos permitir al estudiante
un mejor desempeo acadmico y futuro profesional.
En el Estudio de Caso El Clic de la Escritura analizamos lo que le
suceda a Eliel respecto al proceso escritural y de hbitos de
estudio. Felizmente un buen amigo lo pudo orientar en el
momento apropiado y pudo superar su desmotivacin por el
estudio en general.
Posteriormente resaltamos la importancia de que los Mensajes
escritos renan ciertas caractersticas fundamentales (claridad,
brevedad, cordialidad,
correccin, positivismo, naturalidad y
sencillez, creatividad y discrecin).

Seguidamente sealamos las ventajas de la Carta Comercial, los
tipos y sus utilidades, enfatizando en ejemplos para que Uds.
puedan profundizar en los aprendizajes.
En cuanto a Redaccin Administrativa, apreciamos documentos
cmo el Informe, el Memorando, la Solicitud, la Carta de
Presentacin y el
Currculum Vital. El manejo ptimo de este
ltimo grupo de documentos nos permitir tener mayor eficiencia

en nuestra labor tcnica y profesional.
Senati virtu@l
50
6.
EJERCICIO DE APLICACIN PRCTICA O TAREA

De acuerdo a lo aprendido redacte los siguientes documentos
administrativos y comerciales
1.- Carta de Solicitud de empleo.
2.- Carta Comercial de Pedido de artculos para le empresa.
3.- Informe de actividades relacionadas con su trabajo.
La Tarea deber enviarse por la plataforma.
7.
AUTOEVALUACIN DE LA UNIDAD
La auto-evaluacin debe resolverlo en la plataforma.
Senati virtu@l
51
8.
GLOSARIO
Asertiva. Comunicarse con asertividad permite la transmitir nuestras
necesidades o deseos de forma madura y racional sin provocar el
rechazo.
Currculum Vitae: es una recopilacin de todos los datos acadmicos y
experiencia de una persona a lo largo de su vida (como bien indica el
trmino latino vitae) independientemente del puesto de trabajo al cual se
opta en el proceso de seleccin. La estructura suele ser datos
personales, acadmicos, experiencia, idiomas, informtica y otros datos,
todo ello en orden cronolgico de adquisicin.
Encabezado: Lo que va al inicio o en la parte superior de una lista o
escrito.
Firma: Nombre y apellido de una persona que esta pone con rbrica al
pie de un escrito. Sello, estilo caracterstico de algo o alguien.
Memorndum: Palabra latina que significa cosa que debe recordarse.
Documento formal donde se recapitulan hechos y razones que deben
ser tenidas en cuenta en los asuntos ms importantes
Redaccin: Del trmino latino redacto y hace referencia a la accin y
efecto de redactar, poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado
con anterioridad.
Senati virtu@l
52
9.
FORO TEMATICO
Se desarrollar en la PLATAFORMA
Senati virtu@l
53
10. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

1. Alliende, F., Condemarn,
M., Chadwick, M. y Milicia, N.
(1988). Comprensin de Lectura 3: Fichas para el Desarrollo
de la Comprensin de la Lectura, destinadas a adolescentes.

Santiago: Andrs Bello.
2. Caldern, S. (2007). Estrategia de Plan Lector: Teora y
prctica. Lima: ABC Lector.

3. Castell, M. (1995). Estrategias para escribir pensando.
Cuadernos de Pedagoga, 237, 23 28.

4. Csikszentmihalyi, M. (1998). El fluir y la psicologa del
descubrimiento y la invencin. Barcelona: Paids Ibrica.

5. De Zubira, M. (1996). Teora de las seis lecturas. Bogot:
Fundacin Merani.
6. Domecq, H. (2006). Aptitud Verbal: Preguntas y soluciones
para
el examen de ingreso a la universidad. Lima: Q.W.
Editores S.A.C.
7. Gatti, C. y Huyese, J. (2005). Tcnicas de lectura y redaccin:
Lenguaje cientfico y acadmico. Lima: Universidad del

Pacfico.
8. Gonzales, W. (2005). Habilidades bsicas de Comprensin
Lectora. Lima: Creati

Comprensin y
composicin escrita: Estrategias de aprendizaje. Madrid:
9. Hernndez,
A.
Quintero,
A.
(2001).
Sntesis.
10. Huamn-Arismendi, L. (2006 b). Acerca del Lenguaje, la
Inteligencia Naturalista y la Conciencia Ecolgica.

En:
http://portal.huascaran.edu.pe:8080/basicaespecial/articulos.
htm. Lima: MED.
11. Lecuona, M.P. (1999). Pensar para escribir: Un programa de
enseanza para la composicin escrita. Madrid: CIDE.

12. Ministerio de Educacin (2000). Plan Lector. Lima: Dineip MED.
Senati virtu@l
54

13. Nuez, P. (2006). Taller de Comprensin Lectora. Barcelona:
Octaedro.
14. Snchez Lihn, D. (2004). Estrategias didcticas para la
comprensin lectora: Didctica de la lectura. Lima: San

Marcos.
15. Sol, I. (2001). Estrategias de Lectura. Barcelona: GRA.
16. Steiner, R. (1924). El hombre, entidad sensoria y perceptiva.
Mxico: Antroposfica.
17. Steiner, R. (1924). Los enigmas del alma. Traduccin indita.
Cuaderno de Tcnicas de Estudio:

Estrategias para saber estudiar y aprender. Lima: Libro Amigo.
18. Valls,
A.
(2004).
19. Van Dijk, T.A. (1979). Relevance assignment in discourse

comprehension. Discourse Processes, 2, 113 -126.
20. Vigotski, L.S. (1986). Thought and language: Newly revisedand
edited by Alex Kozulin. Cambridge, MA: The MIT Press.
Senati virtu@l
55

Normas Básicas de La Redacción y Ortografía 2

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Normas Bsicas de la

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

TCNICAS DE COMUNICACIN ESCRITA

Todos los derechos reservados. Esta publicacin no puede

Material auto instructivo, destinado a la capacitacin de SENATI a nivel nacional.

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

ESTRUCTURA DEL MDULO

TCNICAS DE LA COMUNICACIN ESCRITA

ESTRUCTURA DEL MDULO

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

OBJETIVO DE LA UNIDAD ......................................... 2

RECUPERACIN DE EXPERIENCIAS .......................... 3

PROFUNDIZACIN DEL CONOCIMIENTO .................. 7

EJERCICIO DE APLICACIN PRCTICA O TAREA .... 51

AUTOEVALUACIN DE LA UNIDAD ......................... 51

FORO TEMATICO .................................................... 53

10. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ............................ 54

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

LA COMUNICACIN ESCRITA Y LOS

proyecto, se hace necesario contar

Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia.

Crear, mantener y recobrar buena voluntad.

En los captulos siguientes se presentaran las tcnicas que se

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

tiempo, Eliel, un alumno del

especialmente a redactar los

poca inclinacin por la lectura y menos an por la

Quin cmo t que vas a poder ir de viaje! Exclam

No digas esas cosas amigo respondi Hugo -. T

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

Con razn que cuando intento escribir en el

Amigo, te voy a explicar cmo hice clic con el

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

-. Primero identifico lo que voy a estudiar. Le doy una

Y subrayas, resaltas o garabateas el libro?

Obvio y necesario, con ello logro sacar las ideas

Y luego que haces amigacho?

Luego cierro el libro y lo aparto. Entonces, trato

preguntas y de hacer mis resmenes, repito en voz

Te explico: E = Examino, P = Pregunto, L = Leo,

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

3.2. ANLISIS DEL CASO

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

4. PROFUNDIZACIN DEL CONOCIMIENTO

comprensin fcil y rpida, con

Hablar con el personal de oficina,

adems de ser una buena rutina diaria,

supervisores que adopten la

prctica diaria de hablar con

supervisores una excelente practica,

que debera imitarse en algunos casos.

mercadera del pedido 4369, dejara

entrega de su pedido 4369 en

nuestras oficinas para el traslado a sus

sus bodegas para el 3 de

octubre. Enviaremos, adems,

documentos correspondientes con letra

a 60 das, con un flete adicional por el

ascendente a $ 400 y una

traslado local que ser cargado a su

Tcnicas de la Comunicacin Escrita

En relacin con su informe del 15 de

septiembre, en el que se refiere a las