MODULE DE FORMATION

DES ASC EN GESTION DE STOCK

DE MEDICAMENTS
GUIDE DU STAGIAIRE

INTRODUCTION :
Le prsent manuel de formation a t labor en vue de renforcer les outils de formation existants dans le
cadre de la gestion de stock de mdicaments en gnral et plus spcifiquement au niveau le plus
priphrique de la pyramide sanitaire savoir la Case de Sant et le dpt du poste de sant.
Il vise amliorer la qualit de la gestion des mdicaments et assurer la disponibilit leur niveau en mettant
laccent sur lutilit de bien remplir les outils de gestion, tapes essentielles pour passer une bonne
commande de mdicaments, le comment faire une bonne rception et ce quil faut galement pour bien
dispenser les produits.
Par ailleurs il existe un certain nombre doutils de gestion au niveau de la Case de sant et il est important den
retenir trois (la fiche de stock, le registre de consultation et de distribution des mdicaments et le carnet de
commande/livraison) pour pouvoir mener bien une bonne gestion de stock de mdicaments et ainsi viter les
cas de ruptures de stock.

OBJECTIFS DE LA FORMATION :
Objectif gnral :
Renforcer les comptences des Agents de Sant Communautaires (ASC) en gestion de stock de
mdicaments.
Objectifs spcifiques :
A la fin de la formation, les ASC devront tre capables de :
a. remplir correctement les diffrents outils de gestion pour les mdicaments
b. faire un inventaire priodique des produits
c. estimer les besoins et passer correctement la commande de mdicaments pour renouveler le stock
d. bien dispenser les mdicaments aux patients.

TABLEAU DEFINISSANT LES DIFFERENTS THEMES ET LEUR CONTENU

N
THEME
1 Outils de gestion de stock de mdicaments

2
3

Estimation de la quantit commander

Dispensation des mdicaments

CONTENU
Remplissage des outils de gestion

Lieu de stockage

Linventaire physique

Calcul de la CMM

Quantit commander

Emballage adquat des mdicaments

Etiquetage correct

Communication interpersonnelle

I. OUTILS DE GESTION :
Les outils de gestion qui doivent tre disponibles au niveau de la Case de sant sont :
-

fiche de stock

carnet de commande/livraison

registre de consultation et de distribution des mdicaments.

Instructions pour le remplissage :

Lavantage de bien remplir les outils de gestion est quil permet tout moment :
-

de connatre le stock existant (stock disponible),

de connatre quelle quantit est dispense par jour et quelle est la consommation en
mdicaments de la structure pendant un mois, etc.

a) le registre de consultation et de distribution des mdicaments : (Annexe 2)

Il sert enregistrer les quantits de produits donnes au malade ; pour son remplissage il faut :
-

mettre un numro dordre

inscrire le nom et prnom(s) du patient

mentionner son ge et son sexe

son adresse

inscrire le ou les symptmes et/ou plaintes

mettre le traitement donn (quel produit et quelle quantit)

mettre le prix

et enfin sil y a des observations, les mentionner galement.

b) la fiche de stock : (Annexe 1)

Il sera remplie la fin de chaque jour. Pour se faire, il faut :
-

mettre la date du jour

faire le total des quantits de produit donnes et mentionnes dans le registre de consultations gnrales
ce jour-l et le mentionner dans la colonne sortie

faire la balance du stock et la mentionner dans la colonne

Il faut garder les fiches de stock avec les boites de mdicaments.

NB :

Il

faut

bien

quil

ait

une

fiche

de

stock

pour

chaque

produit

en

stock.
5

FICHE DE STOCK
DESIGNATION : Paractamol 500 mg

Prix unitaire :

UNITE :

Consommation moyenne mensuelle:

Comprim

Date

Origine du mouvement

Entre

Sortie

Stock disponible

01-05-02

Achat au poste de sant

500

15-06-02

Vente du jour

495

25-06-02

Vente du jour

490

29-06-02

Vente du jour

10

480

05-06-02

Vente du jour

15

465

Observations

500

c) Le carnet de commande/livraison (Annexe 3) :

Il sera rempli chaque fois que lASC devra passer une nouvelle commande. Pour se faire, il faut remplir :
-

lentte.

le N dordre.

le nom des produits et la prsentation.

les quantits commandes.

le prix unitaire command.

le prix total command.

Les outils de gestion doivent tre conservs en lieu sr trois quatre ans aprs quils soient compltement
remplis.
Les outils de gestion sont indispensables pour une bonne gestion de stock..
Lieu de stockage des mdicaments :
Il doit tre :

propre et bien entretenu : balayer et dpoussirer souvent le lieu de stockage

ar et sec : le local doit tre ar pour ne pas exposer les mdicaments des tempratures
importantes ; il doit tre sec car lhumidit peut altrer la qualit des produits

scuris (fermant cl) : il faut limiter laccs du local et ainsi viter les risques de vol,
6

bien organis : ceci pour permettre un bon rangement des mdicaments et pour les retrouver plus
facilement au moment de la dispensation.

NB : il faut toujours bien vrifier les dates de premption des mdicaments qui sont inscrites sur les boites ou bien
sur les blisters de comprims. La date de premption indique la date au-del de laquelle le mdicament ne doit
plus tre utilis. Donc il faut toujours vrifier la date de premption des mdicaments et vendre dabord ceux qui
ont une date de premption plus proche.
Inventaire physique
Objectifs:
A la fin de la sance, le participant sera capable de :

Faire un inventaire physique de son stock et le reporter sur les fiches.

Avant de faire une commande, lASC doit faire un inventaire exhaustif de son stock et mentionner sur les fiches
de stock les quantits physiques (ou comptes). Le nombre de produits grs au niveau de la case de sant
ntant pas lev, il est relativement facile lASC de compter rgulirement son stock (inventaire exhaustif) afin
de sassurer que les quantits enregistres sont en phase avec celles quil a comptes.
Comment faire linventaire :

Identifier les produits prims et les retirer du stock

Compter les articles un par un

Noter sur la fiche de stock les quantits comptes en rouge dans la colonne stock disponible .

NB : les produits prims retirs du stock doivent tre remis lICP afin quil procde lui-mme la destruction.
Intrt de linventaire

Assurer le contrle permanent de son stock

Identifier les carts entre le stock thorique et le stock physique

Identifier les produits prims.

Priodicit de linventaire : Mensuelle.

II. COMMENT PASSER UNE NOUVELLE COMMANDE DE MEDICAMENTS ?
Une bonne disponibilit des mdicaments est possible sil y a une bonne rgularit des commandes.

Ces commandes doivent se baser sur les consommations antrieures. Et si tel est le cas, il y aura les
mdicaments quil faut, quand il faut.
Vous passez des commandes mensuelles au niveau du poste de sant.
Ces commandes doivent tre faites une priode prcise du mois (par exemple entre le 1er et le 5 de chaque
mois).
i)

Calcul de la consommation moyenne mensuelle (CMM)

Vous pouvez calculer la consommation moyenne mensuelle (CMM) pour chaque produit partir de la fiche de
stock.
Dfinition : La consommation moyenne mensuelle dun produit est la quantit de ce produit que la structure
sanitaire utilise durant un mois.
Exemple :
Pour le paractamol 500 mg comprim, il y a eu les sorties suivantes sur la fiche de stock :
Mois de novembre : 200 comprims ;
Mois de dcembre : 160 comprims ;
Mois de janvier : 240 comprims ;
La consommation totale pour les 3 mois est de : 200 + 160 + 240 = 600 comprims.
La consommation moyenne mensuelle (CMM) est de : 600/3 = 200 comprims.
Exercice 1 :
1 case de sant a consomm en chloroquine comprim :
-

mois de janvier : 500 comprims

mois de fvrier : 700 comprims

mois de mars : 300 comprims.

Calculer la CMM en chloroquine comprim de cette case de sant.

ii)

Quantit commander par mois

La quantit commander par mois doit tre deux fois la CMM (2x CMM). La formule retenir pour la quantit
commander (QAC) au niveau de la case de sant pour des commandes mensuelles est :

QAC = (2 x CMM)
Exemple : quelle quantit de chloroquine comprim doit-on commander par mois sachant que la CMM est de 400
comprims ?
-

la quantit de chloroquine commander est de :

QAC = 2 x CMM
QAC = 2 x 400 = 800 comprims de chloroquine.
NB : au point de faire la commande, si le stock restant est infrieur (2 X CMM), il faut commander le produit et
la quantit commander est de (2 x CMM). Si le stock est suprieur ou gal (2 x CMM), le produit ne doit pas
tre command.
Exercice 2 :
LASC de la case de sant de Keur Al veut commander du paractamol comprim pour sa structure. Sa
consommation moyenne mensuelle en paractamol est de 350 comprims. Quelle quantit de paractamol
comprim devra-t-il commander pour ne pas tre en rupture de stock sachant quil commande une fois par mois ?
Exercice 3 :
Un ASC veut commander du mbendazole 100 mg comprim. Sa consommation moyenne mensuelle est de 250
comprims. Il a 500 comprims de mbendazole en stock au moment de passer la commande. Quelle quantit de
mbendazole doit-il mettre pour sa commande mensuelle ?
Une fois que la quantit commander est calcule pour chaque produit commander, il faut remplir le carnet de
commande/livraison en y mentionnant bien ces quantits calcules. Ensuite, il faut montrer le carnet lICP pour
valider la commande. Ainsi, la commande peut tre satisfaite au niveau du dpt du poste de sant.

Corrig exercice 1 :
Consommation en chloroquine pour les 3 mois :
500 + 700 + 300 = 1500 comprims
CMM = 1500/ 3= 500 comprims de chloroquine.
Corrig Exercice 2 :
CMM = 350 Comprims de paractamol
QAC = 2x CMM = 2 x 350 = 700 comprims.
Corrig Exercice 3 :
CMM = 250 comprims de mbendazole
QAC = 2 x CMM = 2 x 250 = 500 comprims.
Le Stock restant est de 500 comprims cest dire 2 fois la CMM.
Le mbendazole ne doit pas tre command.
Le formateur leur explique que seuls les mdicaments pour lesquels le stock restant est infrieur (2 x CMM)
doivent tre commands. Et que donc le mbendazole ne peut tre command car le stock restant est gal (2 x
CMM).

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III. DISPENSATION DES MEDICAMENTS :

Lorsque vous dispensez un mdicament, il est important que le patient reoive :

Le mdicament correct

La quantit correcte du mdicament

Les informations correctes sur la manire de prendre le mdicament.

Dispenser un mdicament un patient consiste :

a) collecter le mdicament,
b) compter la quantit ncessaire pour un traitement complet avec des mains propres ou avec une cuiller,
c) lemballer dans un petit sachet ou dans un papier,
d) ltiqueter avec le nom de mdicament, la posologie et la dure du traitement.
Le dispensateur doit expliquer clairement au patient :
-

la dose de mdicament par prise en termes de comprims

le nombre de fois par jour

le nombre de jours de traitement.

Ceci est trs important parce que le mdicament ne peut tre efficace que sil est pris correctement.
Et pour se faire, le dispensateur doit galement sassurer que le patient a bien compris en lui faisant REPETER
comment le mdicament doit tre pris.
Jeu de rle :
Exercice n4 : sous forme de jeu de rle
LASC reoit un patient adulte qui souffre de paludisme. Combien de comprims de chloroquine donneriez-vous
pour un traitement complet ?
Le patient vous dit quil na pas suffisamment dargent et il voudrait acheter juste 4 comprims de chloroquine.
Quallez-vous faire et pourquoi ?

11

ANNEXE 1 : FICHE DE STOCK

Rpublique du Sngal
Ministre de la Sant, de lHygine et de la Prvention

FICHE DE STOCK
Rgion mdicale de :
District sanitaire / Hpital : ..
Structure sanitaire de : .
Dsignation (DCI) : .
Forme : ..
Dosage : ..
Unit : .
CMM :
Date

Origine des mouvements

Entre

Sortie

Stock disponible

Observations

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ANNEXE 2 :
REPUBLIQUE DU SENEGAL
-----------------MINISTERE DE LA SANTE, DE LHYGIENE ET DE LA PREVENTION

Registre de consultation et de distribution des mdicaments

N Nom + Prnoms

Sexe Age Adresse Symptmes/plaintes Traitement donn

Prix

Observations

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ANNEXE 3 :
REPUBLIQUE DU SENEGAL
-----------------MINISTERE DE LA SANTE, DE LHYGIENE ET DE LA PREVENTION

__________
CARNET DE COMMANDE / LIVRAISON
DISTRICT DE :
N de commande :.. .
Structure de Sant de :
Commande effectue :
Commande approuve par :
N

Nom des produits et

prsentation

Quantit
Commande

Date : .
Par : .
Signature :

Livre

Prix unitaire
Command
Livr

Prix total
Command
Livr

PRIX TOTAL
Somme reue CFA : (en toute lettres)
Date de livraison : .
Prnom, nom et signature du grant de dpt :
Prnom, nom et signature de lagent de sant : .
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