Anexo No. 4. Reporte de No Conformidades Aic 2011

ANEXO 4
REPORTE NO CONFORMIDADES Y/O NO CONFORMIDADES POTENCIALES

AUDITORA INTERNA DE CALIDAD
VIGENCIA 2011
Proceso: Consolidado del Sistema de Gestin de la Calidad
Responsable de Proceso: Dra. CLARA ALEXANDRA MNDEZ CUBILLOS
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DEPENDENCIA AUDITADA
DESCRIPCIN
NC/NCP
CRITERIO DE AUDITORA
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)
NOMBRE AUDITOR INTERNO

DE CALIDAD
NCP
* Numeral 4.2.3. Control de documentos,

literales b), d) y g) de la norma NTC ISO
9001:2008 y NTCGP 1000:2009.
*Procedimiento
para
el
control
de
documentos externos" aprobado mediante la
Resolucin Reglamentaria No. 008 de junio
16 de 2008
6/7/2011
Jairo
Enrique
Pasachoa
Moreno
Henry Camacho Ovalle
PROCESO DE ORIENTACIN
INSTITUCIONAL
Se evidenci que el listado de documentos externos, herramienta de consulta ubicada en la

intranet, se encuentra desactualizado, al incluir la Resolucin Reglamentaria N 027 de 2009
"Procedimiento para Auditoria Interna de Calidad", el cual fue modificado mediante la Resolucin
Reglamentaria N 023 de 2010, situacin que origina el riesgo de utilizar un documento obsoleto.
1
Oficina Asesora Jurdica.

Adems la periodicidad para la actualizacin del listado de documentos externos (cada cuatro
meses) como esta definido en el procedimiento, potencializa el riesgo de desactualizacin de
dichos listados. Sera importante mantenerlo actualizado en tiempo real como sucede con el
listado maestro de documentos.
PROCESO DE ENLACE CON LOS
CLIENTES
Direccin para el Control social y

Desarrollo Local- Subdireccin de
Fiscalizacin-Subdireccin para el
Desarrollo Local
En el transcurso de la auditora, se evidenci: los funcionarios han olvidado algunos conceptos

bsicos relacionados con el control de documentos, no se tiene claro cuales son los documentos
del SGC ni como se controlan. Igual situacin se presenta al no identificar los procedimientos que
maneja el proceso al cual pertenecen, lo que podra conllevar al incumplimiento del numeral 4,2,3
Control de los documentos de la NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009
NCP
NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009

numeral 4,2,3 Control de los documentos
3 de junio de
2011
Myriam Villalba de Segura Orlando Angel Romero
Direccin para el Control social y

Desarrollo Local- Subdireccin de
Fiscalizacin
Al verificar la existencia del Plan de Mejoramiento se evidenci que este existe en medio
magntico, pero los funcionarios carecen de destreza para consultar el mismo en los medios
magnticos, lo que podra conllevar al incumplimiento del numeral 8,5 - Mejora, de la NTC ISO
9000: 2008 y NTC GP 1000:2009
NCP
NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009

numeral 8,5 Mejora
3 de junio de
2011
Subdireccin para el Control Social
No fue presentada la tabla de retencin documental y la carpeta de Agenciamiento Transversal

no se encuentra al da, contraviniendo lo normado en el numeral 4,2,4- Control de registros de
la NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009.As mismo, no se tiene conocimiento de la norma
NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009 respecto a como se controlan los documentos del
SGC normado en el numeral 4,2,3-control de documentos; ni en que consiste el anlisis de datos
normado en el numeral 8,4 -Anlisis de datos; ni identifican como se planifica e implementa la
mejora del proceso normado en el numeral 8,5-Mejora.
NC
NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009

numeral 4,2,4 Control de registros; 4,2,3control de documentos; 8,4 -Anlisis de
datos; 8,5-Mejora
7 de junio de
2011
Direccin de Apoyo al Despacho
No fue posible evidenciar, ni en medio fsico ni magntico la existencia del plan de mejoramiento
y manejo de riesgos anexos 1 y 2 incumpliendo lo normado en el numeral 8,5 Mejora de la NTC
ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009 . Adems, no se tiene conocimiento del para qu sirve el
anlisis de datos reglamentado en el 8,4 - Anlisis de datos de la citada norma
NC
NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009

numeral 8,5 Mejora ; 8,4 -Anlisis de datos
3 de junio de
2011
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ANEXO 4
VIGENCIA 2011
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DESCRIPCIN
NC/NCP
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

DE CALIDAD
NC
4.2.3 Control de los documentos Los

documentos requeridos por el sistema de
gestin de la calidad deben controlarse de
acuerdo con los requisitos citados en el
apartado.
4.2.4 Control de los registros. Los registros
establecidos para proporcionar evidencia de
la conformidad con los requisitos as como de
la operacin eficaz del sistema de gestin de
la calidad deben controlarse. Los registros
deben permanecer legibles, fcilmente
identificables y recuperables.
7.5.3 Identificacin y trazabilidad. Cuando la
trazabilidad sea un requisito, la organizacin
debe controlar la identificacin nica del
producto y mantener registros. (vase 4.2.4)
6/8/2011
Anglica Mara Vargas G.

Luis Nstor Toquica C.
NC
4.2.3 control de los documentos, literal b.

revisar y actualizar los documentos cuando
sea necesario y aprobarlos nuevamente.
Literal c) asegurarse de que se identifican los
cambios y el estado de la versin vigente de
los documentos.
6/8/2011

NCP
6. Gestin de los recursos. 6.3

Infraestructura. La organizacin debe
determinar, proporcionar y mantener la
infraestructura necesaria para lograr la
conformidad con los requisitos del producto.
La infraestructura incluye, cuando sea
aplicable: b) equipo para los procesos (tanto
hardware como software), y c) servicios de
apoyo (tales como transporte, comunicacin
o sistemas de informacin).
6/8/2011

PROCESO MACRO
Subdireccin Evaluacin Sectorial,

Planes de Desarrollo y Polticas
Pblicas
No se logr verificar algunos de los registros del procedimiento para la formulacin,

implementacin, control y seguimiento del observatorio de control fiscal y vigilancia de las
polticas pblicas, en consecuencia a que el procedimiento no diferencia las actividades para la
creacin del observatorio y para la elaboracin de los productos que genera, contraviene las
normas NTC ISO 9001:2008 y NTC 1000:2009, en sus numerales 4.2.3, 4.2.4, 7.5.3.
Direccin de Economa y Finanzas;

Subdireccin Transversal de Gestin
Pblica y Ambiental; Subdireccin
Anlisis Financiero, Presupuestal y
Estadsticas Fiscales; Subdireccin
Evaluacin Sectorial, Planes de
Desarrollo y Polticas Pblicas y
Subdireccin Estudios Fiscales,
Econmicos y Sociales
Desactualizacin de documentos del SGC, tales como:

Procedimiento para la elaboracin de pronunciamientos, que seala en su desarrollo el grupo
GUIFO, que segn RR No 27 de 30-12-2010, se reemplaza por el Grupo Especial de Apoyo y
Fiscalizacin GAF.
El Plan Anual de Estudios PAE, que no se actualiza asegurando incluir todos los
pronunciamientos realizados por las diferentes dependencias de la entidad, como lo establece el
procedimiento correspondiente en el numeral 4, Definiciones, situacin identificada en el PAE
2010, presentada en la Intranet confrontado con los 20 pronunciamientos publicados en la pgina
Web, para la vigencia en mencin.
Incumpliendo lo establecido en los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 y NTC 1000:2009,
numerales 4.2.3 literales b) y c).

Pblica y Ambiental; Subdireccin
Anlisis Financiero, Presupuestal y
Estadsticas Fiscales; Subdireccin
Evaluacin Sectorial, Planes de
Desarrollo y Polticas Pblicas y
Subdireccin Estudios Fiscales,
Econmicos y Sociales
Se establece ausencia de herramientas automatizadas para el manejo de la informacin

generada por el Proceso de Prestacin de Servicio Macro, entre las cuales estn: bases de datos
sociales, presupuesto y estadsticas fiscales, Actualmente almacenadas en hojas calculo (Excel),
con manejo de informacin descentralizada, que podra conllevar a no contar con las
seguridades necesarias que brinden confiabilidad, suministro en forma gil y oportuna, para la
toma de decisiones y como herramientas de apoyo en la labor misional.
Situacin que puede conllevar al posible incumplimiento de los requisitos de las normas NTC
ISO 9001:2008 y NTC 1000:2009.
Unidad de criterio para la publicacin de informes obligatorios que faciliten su acceso.
SISTEMAS.
Maneja informacin no auditada en las bases de datos.
Esta No Conformidad Potencial trasciende a los Procesos de Recursos Fsicos y Financieros y
de Prestacin de Servicio Macro.
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ANEXO 4
VIGENCIA 2011
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DESCRIPCIN
La Subdireccin de Fiscalizacin Transversal Gestin Pblica Ambiental est incluida como parte
integrante del Proceso de Prestacin del Servicio Macro por adelantar el informe obligatorio:
Informe Anual sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente; no obstante, el
Responsable del Proceso Macro no tiene ingerencia en las actividades del producto. Actividades
que determinan, entre otras: la elaboracin y presentacin de lineamientos, la aprobacin del
Plan de Trabajo detallado, la aprobacin del Informe Final, realizadas por el Director Sectorial.
Considerando una dependencia que es un hibrido entre los procesos macro y Micro, no
Pblica y Ambiental
estableciendo participacin del responsable del Proceso Macro. Hecho que puede ocasionar una
posible contravencin de las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009, en los requisitos No
5.5.2, literal a).
Esta No Conformidad potencial trasciende a los procesos de orientacin institucional y de
Prestacin de Servicio Macro.
NC/NCP
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

DE CALIDAD
NCP
5. Responsabilidad de la direccin.5.5.2
Representante de la direccin. La alta
direccin debe designar un miembro de la
direccin de la organizacin quien,
independientemente de otras
responsabilidades, debe tener la
responsabilidad y autoridad. Literal a)
asegurarse de que se establecen,
implementan y mantienen los procesos
necesarios para el sistema de gestin de la
calidad.
6/8/2011

NC
4.2.4. Control de Registros
Junio 7 de 2011
Soraya C. Contreras de
Bautista
Yurgen Toro Prez
PROCESO MICRO
AMBIENTE
10
Subdireccin
Sector Ambiente y Secretaria Los registros requeridos en el SIGESPRO se encuentran desactualizados debido a que la
Distrital de ambiente Auditoria persona encargada tiene el usuario adscrito a la Direccin de Control Social y Desarrollo Local, y
a la fecha no ha sido trasladado a la Direccin sectorial de Ambiente, a pesar de haber sido
Regular
solicitado el traslado, incumpliendo lo establecido en el requisito 4.24 control de registros.
MOVILIDAD
11
12
Dir. Movilidad
Subd. Fiscalizacin Movilidad
Subd. Fiscalizacin Infraestructura
El procedimiento para elaborar Mesas de trabajo, establece en su actividad No 6, que se debe

incorporar el acta de mesa de trabajo en el Sistema de Gestin de Procesos (SIGESPRO). Lo
mismo sucede con los memorandos de encargo y de planeacin. Sin embargo se evidenci que
stos documentos no se encuentran cargados en el SIGESPRO, situacin corroborada con lo
manifestado por los integrantes de las auditoras del IDU, Malla Vial, Terminal de Transporte y
Movilidad. Lo anterior incumple lo establecido en el numeral 4.2.4 Control de Registros de la
norma NTC ISO 9001:2001 y NTCGP 1000:2009.
NC
4.2.4 Control de Registros

Procedimiento Mesas de Trabajo.
6/7/2011
Milton Contreras Rodrguez

Edgar Ramrez Hernndez
Dir. Movilidad
Subd. Fiscalizacin Movilidad
Subd. Fiscalizacin Infraestructura
Solicitadas al Director de Movilidad (E) y el Subdirector de Fiscalizacin de Movilidad el Acta de

Socializacin de Resultados" a la ciudadana, establecida en la actividad No 14 del
Procedimiento para elaborar el informe de auditora gubernamental con enfoque integral
y cierre de auditora y corroborado con lo manifestado por los integrantes de las auditoras del
IDU, Malla Vial, Terminal de Transporte y Movilidad, se evidenci que no se desarrolla dicha
actividad por lo tanto no existe el respectivo registro. Situacin que contraviene lo establecido en
el numeral 4.2.4 Control de Registros de la norma NTC ISO 9001:2001 y NTCGP 1000:2009 y el
Procedimiento para elaborar el informe de auditora.
NC
4.2.4 Control de Registros.

Procedimiento para elaborar el informe de
auditora.
6/7/2011
Milton Contreras Rodrguez
No se est cumpliendo con el procedimiento "Elaboracin del Memorando de

Encargo", en su actividad No. 3, toda vez que la responsabilidad de elaboracin del
Direccin y Subdirecciones de: memorando de encargo recae sobre los auditores, como se evidenci en el
Fiscalizacin de Gobierno
memorando 110000-20746 del 31 de mayo de 2011 en el que se le solicita a los
auditores la elaboracin del proyecto del memorando de encargo sin la participacin
del cuerpo Directivo como lo establece el procedimiento.
NC
Procedimiento Elaboracin Memorando

de Encargo actividad No.3 de la RR. 007
del 25 de marzo de 2011
6/8/2011
Jasbley Valenzuela Quitian

Elizabeth Castellanos B.
GOBIERNO
13
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ANEXO 4
VIGENCIA 2011
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DESCRIPCIN
NC/NCP
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

DE CALIDAD
NCP
4.1 g)
5.6.2. h)
Procedimiento Administrativo Sancionatorio
Procedimiento para la implementacin de
acciones correctivas y preventivas
6/7/2011
Jaime Eduardo vila Ramos

Nohemy del Pilar Gonzlez
Cardozo
NC
4.2.4.
Procedimiento para Desarrollar Mesas de
Trabajo
6/7/2011

Cardozo
NCP
4.2.4.
6/7/2011

Cardozo
NCP
7.5.1.
Procedimiento para Elaboracin de Encargo
de Auditora
6/3/2011

Cardozo
ECUACIN
14
Se evidenci que el Plan de Manejo de Riesgos (Anexo 2) no se encuentra actualizado, dado que
no se han inludo los riesgos relacionados con Posible incumplimiento de la normatividad interna
y Trmite Procesos Sancionatorios (antijurdico), es as como con este ltimo, se evdencia que
los procesos administrativos sancionatorios aperturados en abril de 2010, segn libro radicador
Direccin y Subdireccin de
de la Direccin, presentan inactividad procesal de aproximadamente un ao, hecho detectado los
Fiscalizacin de Educacin, Cultura, procesos 001 de abril 5 de 2010, el cual fue archivado; el No. 002 de abril 9 de 2010, no
Recreacin y Deporte y Equipos
evidenci requerimiento de explicaciones al sujeto de control y en el No. 003 la ltima actuacin
Auditores Auditados
se realiz el 10 de noviembre de 2010. Igualmente, la conceptualizacin en los equipos sobre
identificacin valoracin de riesgos no est bien cimentada. Esta situacin puede genera
incumplimineto de los procedimientos para Adelantar el Proceso Administrativo Sancionatorio y
para para la Implementacin de Acciones Correctivas y Preventivas, as como los numerales 4.1
literal g) y 5.6.2. literal h) de la norma ISO NTC 9001:2008 y GP 1000:2009
15
Fiscalizacin de Educacin, Cultura,
Recreacin y Deporte, IDRD y
Secretara Distrital de Cultura
Recreacin y Deporte
16
Se evidenci que las Actas de Comit Tcnico Sectorial no reflejan el desarrollo amplio de los
temas abordados en las mismas, ni lo aportes, directrices y lineamiento que debe dar el nivel
Directivo para el control y seguimiento de las auditoras. Lo que podra generar incumplimiento a
Recreacin y Deporte
las funciones de los Comits Tcnicos Sectoriales.
17
En lo relacionado con la inclusin de los documentos resultado de las auditoras se evidenci:

1) En la Direccin y Subdireccin de Fiscalizacin de Educacin, Cultura, Recreacin y Deporte
los registros como: mesas de trabajo, memorando de planeacin, remisin de informe preliminar
y final entre otros, no fueron incorporados en el SIGESPRO.
2) En el IDRD no se incluy ningn documento resultado de la auditora en el SIGESPRO.
3) En la Secretara Distrital de Cultura Recreacin y Deporte no se evidenciaron los oficios
remisorios de Actas de Mesas de Trabajo e Informe Preliminar y Final a travs del SIGESPRO.
Incumpliendo lo establecido en el procedimiento para desarrollar Mesas de Trabajo actividad No.
7 y numeral 4.2.4. de la norma de la norma ISO NTCGP 1000-2009.
En lo relacionado con los encargos de auditora y los insumos que deben ser entregados con los
mismos se evidenci:
1) En Canal Capital la notificacin al memorando de encargo de auditora por parte de la
Direccin se realiz el 11 de enero de 2011, adems el equipo auditor inici fase de planeacin
sin contar con el Memorando de Encargo de Auditora y dentro de los insumos de auditora no se
remiti por ningn medio la ficha tcnica correspondiente al Sujeto de Control.
2) En el IDRD se detect que la notificacin al memorando de encargo de auditora por parte de
la Direccin se realiz para 5 funcionarios el 11 de enero de 2011 y para uno, el 2 de febrero,
igualmente al ser una auditora Alta Plus solo cont con 6 funcionarios por lo cual mediante acta
de mesa de trabajo No. 4 del 3 de febrero de 2011 el equipo auditor solicit aumento de
Fiscalizacin de Educacin, Cultura, talento humano.Dentro de los insumos a entregar a los equipos auditores con el Memorado de
Encargo de Auditora no fue entregado un control de advertencia del sujeto, se evidenci su
Recreacin y Deporte
entrega cuando se iba a realizar el informe preliminar.
Esta situacin puede generar incumplimiento del Procedimiento para Elaboracin de Encargo de
Auditora y del numweral 7,5,1.
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ANEXO 4
VIGENCIA 2011
17
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
Recreacin y Deporte
7.5.1.
Procedimiento para Elaboracin de Encargo
de Auditora
NC/NCP
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
NCP
DESCRIPCIN
3) Secretara Distrital de Cultura Recreacin y Deporte se detect que la notificacin al

memorando de encargo de auditora por parte de la Direccin se realiz a partir del 12 de enero
de 2011. Lo que podra generar incumplimiento del Procedimiento para elaboracin de encargo
de auditora al igual que el numeral 7.5.1. de la norma ISO NTCGP 1000-2009.
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6/3/2011
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

Cardozo
DE CALIDAD
ANEXO 4
VIGENCIA 2011
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DESCRIPCIN
NC/NCP
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

DE CALIDAD
18
Canal Capital
No se evidenci el diligenciamiento del formato Parte Interesada. Incumpliendo lo normado en el

procedimiento propiedad de la parte interesada y el numeral 7.5.4. de la norma ISO NTCGP
1000-2009.
NC
7.5.4.
Procedimiento Propiedad de la Parte
Interesada
6/3/2011

Cardozo
NCP
7.5.3.
Procedimiento para elaboracin mesas de
trabajo
6/3/2011

Cardozo
NC
7.5.3.
Procedimiento para la Identificacin y
Trazabilidad del Informe de Auditoria
Gubernamental con Enfoque Integral
6/8/2011

Cardozo
NCP
8.2.3.
Procedimiento para la Formulacin
Seguimiento y Modificacin al Plan de Accin
6/8/2011

Cardozo
En lo relacionado con el procedimiento de mesas de trabajo se evidenci:

1) Canal Capital. No se evidenci en la carpeta de archivo corriente de actas de mesas de
trabajo las Nos. 5, 8, 9 y 10 en razn a que se encontraban en la Direccin para firmas,
incumpliendo lo establecido en el procedimiento de mesas de trabajo, en lo relacionado con el
trmino de dos (2) das para su formalizacin. Igualmente se evidenci que no hay continuidad
en el seguimiento a los compromisos adquiridos de una mesa de trabajo a la otra.
2) Instituto Distrital para la Recreacin y el Deporte IDRD. En las actas de mesa de trabajo
numeradas de la 1 a la 4, en el campo correspondiente a Conclusiones y Compromisos no se
diligencia, se coloc la expresin - N/A-. En el acta de mesa de trabajo No 01, no se determin
relator. Lo anterior puede generar incumplimineto del numeral 7.5.3 y del Procedimiento para
elaboracin mesas de trabajo.
19
20
21
Canal Capital, IDRD, Secretara de

Distrital Educacin, Secretara Distrital
de Cultura, Recreacin y Deporte y
Universidad Distrital Francisco Jos
3) Secretara de Educacin Distrital. No se evidenciaron oficios para realizar las convocatorias de
de Caldas
las mesas de trabajo.
4) Secretara Distrital de Cultura, Recreacin y Deporte No se evidenci los oficios de
convocatoria a las Mesas de Trabajo. Igualmente no hay continuidad en el cumplimiento de los
compromisos de una mesa a otra, igualmente en el acta de mesa de trabajo No. 12 del 16 de
mayo de 2011 no se concluye la desestimacin de los hallazgos una vez evaluadas las
respuestas dadas por parte del sujeto de control, sin poderse determinar cuantos quedaron en
firme.
5) Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas. No se realiz la convocatoria a las mesas de
trabajo igualmente las actas de mesa de trabajo no realizan nombramiento de relator.
Lo que podra generar incumplimiento al procedimiento para desarrollar Mesas de Trabajo y al
numeral 7.5.3. de la norma ISO NTCGP 1000-2009.
Secretara Distrital de Cultura,

Recreacin y Deporte
A falta de supervisin fue aprobado en Comit Tcnico Sectorial el Informe Final de este sujeto
de control con error en la identificacin del perodo del PAD, es decir se cita como PAD 2010
siendo lo correcto PAD 2011. Incumpliendo lo establecido en el Procedimiento para la
Identificacin y Trazabilidad del Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral y el
numeral 7.5.3. de la norma ISO NTCGP 1000-2009
No se evidenci la socializacin relacionada con el seguimiento del Plan de Accin

Secretaria de Distrital de Educacin,
correspondiente a al primer trimestre de la vigencia 2011. Lo que podra generar incumplimiento
Secretaria Distrital de Cultura
a lo establecido en el procedimiento para la formulacin, seguimiento y modificacin del Plan de
Recreacin y Deporte
Accin y el numeral 8.2.3. de la norma ISO NTCGP 1000-2009.
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ANEXO 4
VIGENCIA 2011
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DESCRIPCIN
NC/NCP
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
Direccin Sector Hbitat y Servicios

Pblicos
En la Direccin de Hbitat y Servicio Pblicos se evidenci que los funcionarios de los equipos
auditados no participaron en la validacin del mapa de riesgos vigente y comunicado en febrero
de 2011, as mismo no conocen cuales son riesgos del proceso micro, por consiguiente no se
cumple el requisito 4.1 g) de las normas tcnicas de Calidad ISO 9001:2008 y Gestin Pblica
1000:2009.
NC
4.1g)

Pblicos
En la Direccin de Hbitat y Servicios Pblicos en los equipo de auditoria se constat que los
registros inherentes al proceso auditor no fueron reportados en su totalidad en el aplicativo
SIGESPRO. Verificado los registros de los proceso auditor correspondientes a mesas de trabajo,
aprobacin del memorando de planeacin, informe preliminar y final no se encuentran
disponibles en este aplicativo; de otra parte en las Auditorias de METROVIVIENDA y Caja de la
Vivienda Popular y EAAB, dentro de las unidad documental del archivo del proceso auditor
informe final no reposan los registros oficio remisorio del informe final que constate su radicado
ante el sujeto auditado, por lo cual se incumple el requisito 4.2.4, 7.2.1 y 8.2.4 de las normas
tcnicas de Calidad ISO 9001:2008 y Gestin Pblica 1000:2009 y Procedimiento Elaboracin
de Informe, Resolucin 029 de 2009.
NC
4.2.4
7.2.1
8.2.4
Procedimiento Elaboracin de Informe,
Resolucin 029 de 2009.

Pblicos
En el informe del resultado de la Auditoria realizada ante el sujeto de control Metrovivienda no se

consigna el cumplimiento del lineamientos para Acciones Ciudadanas, an cuando el
Memorando de Encargo lo determina. as mismo, en el Memorando de Planeacin del proceso
auditor ante la EAAB no se determin el cronograma para el desarrollo del componente de
Evaluacin al Sistema de Control Interno.
Se incumple los requisito 7.2.3 y 7.1 de las normas tcnicas de Calidad ISO 9001:2008 y Gestin
Pblica NTGP 1000:2009 y Matriz de Caracterizacin del Producto, las actividades 7.1 del
Planear, 14 del procedimiento informe de Auditoria y el procedimiento Memorando de Encargo
- Resolucin 029 de 2009.
NC

Pblicos
En la auditora al equipo de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota - EAAB, no se

pudo conceptuar la conformidad de algunos registros por no encontrarse a disposicin, dado que
el funcionario que ejerca la funcin de lder fue trasladado a otra dependencia de la Contralora y
las unidades documentales como: inventario parte interesada, conformidad al memorando de
planeacin del Proceso Micro, no pudieron ser verificadas en la auditoria interna de calidad por
encontrarse bajo llave. Se incumple el requisito 4.2.4 de las normas tcnicas de Calidad ISO
9001:2008 y Gestin Pblica NTGP 1000:2009.
NC

Pblicos
Los equipos de auditora no contaron con todos los recursos requeridos de talento humano e
insumos de papelera, tecnolgicos suficientes y buen desempeo, dado que efectuado el
seguimiento al suministro de recursos se estableci: 1) que no dispusieron con suficientes
insumos de papel, flderes para legajar, tner para impresoras y que algunos de stos tuvieron
que ser asumidos con recursos propios del equipo auditor y 2) la operacin del aplicativo
SIGESPRO a travs de los equipos de computo en EAAB, UASP, Caja de la Vivienda Popular y
ETB no pudo ser realizada por fallas presentadas en la plataforma tecnolgica disponible,
incumplindose los requisitos literal e) del numeral 5.1, Ttulo Compromiso de la Direccin
asegurar la disponibilidad de recursos y b), e) del numeral 6.3 Ttulo Infraestructura, de las
normas tcnicas de Calidad ISO 9001:2008 y Gestin Pblica NTGP 1000:2009.
NC
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

DE CALIDAD
HBITAT Y S.P.
22
23
24
25
26
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3 al 8 de junio de Fabio Hernndez Rojas, Jaime

2011
Rodrguez Vargas
3 al 8 de junio de
2011
Fabio Hernndez, Jaime

Rodrguez Vargas
7.2.3
7.1
4 al 8 de junio de
14 del procedimiento informe de Auditoria y
2011
el procedimiento Memorando de Encargo Resolucin 029 de 2009.

Rodrguez Vargas
4.2.4
5 al 8 de junio de
2011

Rodrguez Vargas
literal e) del numeral 5.1 literales b y e del

numeral 6.3
6 al 8 de junio de
2011

Rodrguez Vargas
ANEXO 4
VIGENCIA 2011
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DESCRIPCIN
NC/NCP
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

DE CALIDAD
6/7/2011
Patricia Bentez Pealosa

Jorge Aurelio Tabares Vargas
6/7/2011

6/7/2011

Junio 6 al 8 de
2011
Jorge Montealegre
Jessica Ospitia
Junio 6 al 8 de
2011
Jorge Montealegre
Jessica Ospitia
CONTROL SOCIAL
27
Se evidenci la no realizacin de la convocatoria a las mesas de trabajo ni la incorporacin de las

actas correspondientes en el aplicativo SIGESPRO. As mismo la carpeta contentiva de las actas
Equipos Auditores delegado ante los de mesas no contiene la totalidad de las mismas elaboradas durante el primer ciclo PAD 2011,
Fondos de Desarrollo Local de SUBA las cuales se encuentran en la Direccin para las firmas, incumpliendo las normas NTC ISO
y BOSA
9001:2008 y NTCGP 1000:2009, numerales 4,2,4 control de registros y 7.5.3. identificacin y
trazabilidad, as como la R.R.029/2009, Procedimiento Desarrollo de Mesas de Trabajo,
actividad 7.
Norma NTC ISO 9001:2008 y NTCGP

1000:2009 Numerales 4,2,4 control de
registros y 7.5.3. identificacin y trazabilidad.
NC
R.R.029/2009, Procedimiento Desarrollo de
Mesas de Trabajo, actividad 7.
Normas NTC ISO 9001:2008 y NTCGP

1000:2009, numerales 4,2,1, Generalidades
Gestin Documental; 4,2,3, Control de
Documentos y 4.2.4, Control de Registros.
28
Se evidenci que no se encuentran las carpetas de fase de planeacin y mesas de trabajo

debidamente organizadas, referenciadas y foliadas, incumpliendo las normas NTC ISO
9001:2008 y NTCGP 1000:2009, numerales 4,2,1, Generalidades gestin documental y 4,2,3,
Equipo Auditor delegado ante el
control de documentos y 4.2.4, Control de Registros, as como la R.R.029/2009, procedimiento
Fondo de Desarrollo Local de SUBA
para elaborar papeles de trabajo, actividades 2 seguimiento y monitoreo de la auditora por parte
del subdirector de fiscalizacin de la Direccin para el Control Social y Desarrollo Local y
actividad 3, archivo de papeles de trabajo.
29
Se evidenci que no se cuenta con los funcionarios requeridos en el proceso y se efectan

cambios por situaciones tales como incapacidades y vacaciones, sin que se expidan los actos de
delegacin de funciones, ni se elaboran las actas de entrega del archivo documental, lo que
Equipo Auditor delegado ante el
afecta la planeacin y desarrollo del Proceso Auditor, incumplimiento las normas NTC ISO
Fondo de Desarrollo Local de SUBA
9001:2008 y NTCGP 1000:2009, numeral 6.2.1 Generalidades Talento Humano, as como la
R.R.029/2009, Procedimiento Para Elaboracin del Memorando de Encargo de Auditora,
actividad 1, conformacin de los equipos de auditora de los sujetos de control.
30
Se evidencia que el equipo de auditora desconoce los riesgos definidos para el proceso Micro y
plasmados dentro del mapa de riesgos institucional de la vigencia 2011, no obstante que la
Direccin de Planeacin realiz socializacin mediante memorando radicado No.201147253 del
25 de abril de 2011, proceso 260287 y a travs del Noticontrol el da 8 de abril de 2011,
Subdireccin de Fiscalizacin, Fondos
incumpliendo el literal f) del numeral 7.5.1. Control de la produccin y de la prestacin del
de Desarrollo Local de Antonio Nario,
servicio. As mismo no se evidencia la correspondiente socializacin del Plan de Accin de la
Chapinero, Mrtires y Puente Aranda.
vigencia 2011, incumpliendo lo establecido en el numeral 4.2.4 Control de registros. Adems
aunque la Direccin realiz el seguimiento y la respectiva socializacin a lo implementado en las
acciones correctivas y preventivas, no se present la evidencia respectiva de dicha socializacin
incumpliendo con el numeral 8.5 Mejora Continua.
NC
31
Se evidenci que no se diligenci en su totalidad los programas de auditora y los papeles de

trabajo carecen de la respectiva referenciacin, no obstante que la fase de cierre termin el 31 de
Fondos de Desarrollo Local de
mayo de 2011. As mismo, en el FDL de Chapinero la ficha tcnica no est debidamente
Antonio Nario, Chapinero, Mrtires y actualizada en lo relacionado con la informacin contable, dado que presenta cifras del ao 2007,
Puente Aranda.
igualmente se evidencia que los papeles de trabajo, carecen de la firma del jefe Local. Lo anterior
incumple el numeral 4.2.4 y los procedimientos para elaborar papeles de trabajo e informe de
auditora.
NC
SALUD
Pgina 8 de 11
NC
R.R.029/2009, procedimiento para elaborar

papeles de trabajo, actividades 2 seguimiento
y monitoreo de la auditora por parte del
subdirector de fiscalizacin de la Direccin
para el Control Social y Desarrollo Local y
actividad 3 archivo de papeles de trabajo.
Norma NTC ISO 9001:2008 y NTCGP

1000:2009 numeral 6.2.1 Generalidades
Talento Humano.
NC
R.R.029/2009, Procedimiento Para

Elaboracin del Memorando de Encargo de
Auditora, actividad 1, conformacin de los
equipos de auditora de los sujetos de control.
4.2.4
7,5,1 Literal f
Procedimiento para la formulacin,
seguimiento y modificacin del Plan de
Accin
8.5
4.2. 4
Procedimientos para Elaborar Papeles de
Trabajo e Informe de Auditora.
ANEXO 4
VIGENCIA 2011
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DESCRIPCIN
32
SALUD
No se encontr el registro mesas de trabajo, donde el Director o Subdirector verifica el

cumplimiento de los objetivos plasmados en el memorando de planeacin, lo anterior incumple lo
establecido en la actividad 1 del procedimiento para la elaboracin del informe de auditoria de la
R.R. 029 de 2009 y la 4.2.4 de ISO 9001 y GP 1000.
33
SALUD
NC/NCP
Se evidenci que no se cumple con los trminos establecidos para el traslado de los hallazgos
generados en ejercicio de las auditorias, ya que estos no se efectuaron dentro de la fase de
cierre, la cual terminaba el 31-05-2011. As mismo los hallazgos generados en la auditoria del
Fondo Financiero de Salud se validaron sin la presencia de ningn directivo y los hallazgos
fiscales identificados en la SDIS se enviaron a la Direccin 3 das despus del cierre de Auditoria
(memorando radicado con No. 201160726 del 03-06-2011). Lo anterior incumple lo establecido
en el numeral 4.2.4 Control de registros y procedimientos concluir hallazgo e informe de
auditoria.
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

DE CALIDAD
NC

Informe de Auditoria Resolucin 29 de 2009
NC

Procedimiento Concluir hallazgo - Resolucin
29 de 2009
Junio 03 al 08 /
2011
Janeth Patricia Velsquez Rey.

Luis Angel Gmez Montoya.
NC
Resolucin 029 de 2009 Concluir Hallazgos
40702

03-06-11

As mismo de cuatro hallazgos fiscales identificados en la auditora del Hospital Santa Clara, el
equipo auditor solo ha remitido uno (1) a la Direccin, no obstante que el informe final ya fue
comunicado al sujeto de control y la fase de cierre culmin el 31-05-2011.
34
SALUD
Se evidenci incoherencia en el informe final del Fondo Financiero de Salud dado que en este
se da una calificacin al sistema de control interno, a pesar de que no fue evaluado por el grupo
auditor, no se encontraron los registros de evaluacin del sistema de control interno. Se encontr
concepto emitido por la Direccin de Planeacin de la Contralora en el cual se aconseja no
incluir esta evaluacin en el informe final.
Pgina 9 de 11
ANEXO 4
VIGENCIA 2011
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DESCRIPCIN
NC/NCP
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

DE CALIDAD
NC
NTCGP 1000:2009 No. 4,2,3,

NTC ISO 9001:2008 No. 4,2,3,
R.R. 012 de 2011
6/3/2011
Mara Jazmn vila Pacheco

Gisela Patricia Bolvar Mora
NC
NTCGP 1000:2009 No. 4,2,3,

NTC ISO 9001:2008 No. 4,2,3,
R.R. 008 de 2008
6/3/2011

NC
NTCGP 1000:2009 No. 4.2.4, 5.5.1, 5.5.3

NTC ISO 9001:2008 No. 4.2.4, 5.5.1, 5.5.3
R.R. 024 de 2010
R.R. 005 de 2011
6/3/2011

6/3/2011

6/3/2011

PROCESO DE RESPONSABILIDAD
FISCAL Y JC
35
36
37
38
39
Direccin de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdiccin Coactiva
Subdireccin de Responsabilidad
Fiscal
Subdireccin de Jurisdiccin Coactiva
La Direccin y las Subdirecciones utilizan sendas copias fsicas de la R.R. No.024/10 y los
procedimientos, las cuales no fueron entregadas por la Direccin de Planeacin ni figuran en la
lista de destinatarios de copias controladas, de acuerdo con el procedimiento para el control de
documentos internos del SGC adoptado mediante RR 012 de 2011, incumpliendo el numeral
4.2.3, NTCGP 1000:2009 Y NTC ISO 9001:2008
La Entidad no cuenta con base de datos jurdica para la consulta de normatividad externa, tal
Direccin de Responsabilidad Fiscal y como lo contempla el procedimiento para el control de documentos externos del SGC adoptado
por la RR 008 de 2008, incumpliendo el numeral 4.2.3, NTCGP 1000:2009 Y NTC ISO 9001:2008
Fiscal
No se encontraron los siguientes registros:
a) Comunicacin del Plan de accin 2011 y del resultado del seguimiento y medicin del proceso
con corte a 31 de marzo de 2011, como lo exige la matriz de responsabilidades y comunicaciones
del proceso.
b) Listado de chequeo de los productos del proceso de prestacin de servicio de RF y JC - Fallo
con y sin RF y Auto por el cual se acepta el pago y se archiva el proceso ejecutivo, de acuerdo
Direccin de Responsabilidad Fiscal y
con las actividades 14, 18 y 47 del Procedimiento para generar los productos del P de RF y JC y
los anexos 105 y 106 del mismo, RR 024 de 2010.
c) Memorando de envo a la Oficina de ControI Interno del consolidado de los anexos 1 y 2 por
Fiscal
parte del responsable del proceso de RF y JC de acuerdo con la actividad 13 del procedimiento
para la implementacin de acciones correctivas y preventivas adoptado mediante la RR 05/11.
Por lo anterior se incumple con el numeral 4.2.4. de la NTCGP 1000:2009 Y NTC ISO 9001:2008
y las RR 024 de 2010 y 005 de 2011:
Fiscal
No se encontraron los siguientes registros

a) Registro de la comunicacin a los funcionarios del Listado de documentos externos
actualizado a abril 30 de 2011, exigido en el procedimiento para el control de documentos
externos (memorando, constancia o correo electrnico) adoptado por la RR 008 de 2008.
b) El formato de induccin de la funcionaria Anglica Puentes de acuerdo con el procedimiento
para la vinculacin de funcionarios a la Contralora de Bogot, adoptado mediante RR 002 de
2011.
De esta manera se incumple el numeral 4.2.4. de la NTCGP 1000:2009 Y NTC ISO 9001:2008 y
las RR 008 de 2008 y 002 de 2011:
Las dependencias elaboran actas para dejar evidencia de reuniones de trabajo, mesas de
trabajo, seguimiento de actividades, entrega, orientacin, incorporacin y actualizacin del
aplicativo PREFIS, entre otras, sin embargo algunas no tienen firmas, contienen dos fechas, no
Direccin de Responsabilidad Fiscal y estn numeradas en forma consecutiva, algunas no se diligencian en el formato correspondiente,
sin atender el instructivo para elaboracin de actas, adicionalmente, no se archivan de
conformidad con la tabla de retencin documental vigente, incumpliendo el Procedimiento para el
Fiscal
control de documentos internos del SGC (actas) y el numeral 4.2.4. de la NTCGP 1000:2009 y
Subdireccin de Jurisdiccin Coactiva NTC ISO 9001:2008.
Pgina 10 de 11
NC
NC
NTCGP 1000:2009 No. 4.2.4.

NTC ISO 9001:2008 No. 4.2.4.
R.R. 008 de 2008
R.R. 002 de 2011
NTCGP 1000:2009 No. 4.2.4.

NTC ISO 9001:2008 No. 4.2.4.
R.R. 012 de 2011
ANEXO 4
VIGENCIA 2011
No. NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DESCRIPCIN
NC/NCP
No. REQUISITO - NTC
ISO9001 GP1000
FECHA
AUDITORA
(dd/mm/aa)

DE CALIDAD
NCP
4.2.3 b) 4.2.3 d)
40697
Jairo Alberto Pez Domnguez

Martha Isabel Arvalo Lugo
NCP
5.5.3
40697

NC
4.2.3.e)
40701

NC
8.2.3
40702

PROCESO RECURSOS FSICOS Y

FINANCIEROS
40
Subdireccin Financiera
41
Subdireccin Financiera
42
43
Los formatos del procedimiento para pagos, no estn actualizados al aplicativo Si Capital, de uso
en la entidad. Hecho ste que puede conllevar a que se incumpla el procedimiento de Gestin
Documental, en lo relacionado con la revisin u actualizacin cuando sea necesario y su
aprobacin nuevamente (4.2.3 b) . Igualmente se corre el riesgo de no utilizar las versiones
pertinentes en el punto de uso (numeral 4.2.3. d).
Se evidenci que no socializan a todos los funcionarios, los informes de gestin del proceso y del
Plan de Mejoramiento.
Hecho ste que puede conllevar a que no se asegure el establecimiento de procesos de
comunicacin apropiados (numeral 5.5.3)
Se evidencio que el cdigo de referenciacin estipulado en la tabla de retencin documental, no

Direccin Administrativa y Financiera se registra en las carpetas individuales de los contratos. Situacin que: no asegura la fcil
identificacin de los documentos (numeral 4.2.3 e)
Direccin de Informtica
Se evidenci que los indicadores de medicin de Eficiencia, establecidos para la dependencia,

no relacionan el manejo de los recursos disponibles (Eficiencia). Situacin que no permite
demostrar la capacidad del proceso para determinar el manejo de los recursos para alcanzar los
resultados planificados, (numeral 8.2.3).
Pgina 11 de 11

Anexo No. 4. Reporte de No Conformidades Aic 2011

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Anexo No. 4. Reporte de No Conformidades Aic 2011

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ANEXO 4

REPORTE NO CONFORMIDADES Y/O NO CONFORMIDADES POTENCIALES

NOMBRE AUDITOR INTERNO

* Numeral 4.2.3. Control de documentos,

Se evidenci que el listado de documentos externos, herramienta de consulta ubicada en la

Oficina Asesora Jurdica.

Direccin para el Control social y

En el transcurso de la auditora, se evidenci: los funcionarios han olvidado algunos conceptos

NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009

Myriam Villalba de Segura Orlando Angel Romero

Direccin para el Control social y

NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009

Myriam Villalba de Segura Orlando Angel Romero

Subdireccin para el Control Social

No fue presentada la tabla de retencin documental y la carpeta de Agenciamiento Transversal

NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009

Myriam Villalba de Segura Orlando Angel Romero

Direccin de Apoyo al Despacho

NTC ISO 9000: 2008 y NTC GP 1000:2009

Myriam Villalba de Segura Orlando Angel Romero

NOMBRE AUDITOR INTERNO

4.2.3 Control de los documentos Los

Anglica Mara Vargas G.

4.2.3 control de los documentos, literal b.

Anglica Mara Vargas G.

6. Gestin de los recursos. 6.3

Anglica Mara Vargas G.

Subdireccin Evaluacin Sectorial,

No se logr verificar algunos de los registros del procedimiento para la formulacin,

Direccin de Economa y Finanzas;

Desactualizacin de documentos del SGC, tales como:

Direccin de Economa y Finanzas;

Se establece ausencia de herramientas automatizadas para el manejo de la informacin

NOMBRE AUDITOR INTERNO

Anglica Mara Vargas G.

4.2.4. Control de Registros

El procedimiento para elaborar Mesas de trabajo, establece en su actividad No 6, que se debe

4.2.4 Control de Registros

Milton Contreras Rodrguez

Solicitadas al Director de Movilidad (E) y el Subdirector de Fiscalizacin de Movilidad el Acta de

4.2.4 Control de Registros.

Milton Contreras Rodrguez

No se est cumpliendo con el procedimiento "Elaboracin del Memorando de

Procedimiento Elaboracin Memorando

Jasbley Valenzuela Quitian

NOMBRE AUDITOR INTERNO

Jaime Eduardo vila Ramos

Jaime Eduardo vila Ramos

Jaime Eduardo vila Ramos

Jaime Eduardo vila Ramos

En lo relacionado con la inclusin de los documentos resultado de las auditoras se evidenci:

3) Secretara Distrital de Cultura Recreacin y Deporte se detect que la notificacin al

Jaime Eduardo vila Ramos

NOMBRE AUDITOR INTERNO

No se evidenci el diligenciamiento del formato Parte Interesada. Incumpliendo lo normado en el

Jaime Eduardo vila Ramos

Jaime Eduardo vila Ramos

Jaime Eduardo vila Ramos

Jaime Eduardo vila Ramos

En lo relacionado con el procedimiento de mesas de trabajo se evidenci:

Canal Capital, IDRD, Secretara de

Secretara Distrital de Cultura,

No se evidenci la socializacin relacionada con el seguimiento del Plan de Accin

Direccin Sector Hbitat y Servicios