CODIFICACIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

I.- OBJETO
Establecer el proceso de codificacin de los documentos normativos.

II.- MBITO DE APLICACIN

Este procedimiento ser de aplicacin a toda la unidad de negocio de GLP Per.

III.- NORMATIVA MARCO (NORMATIVA SUPERIOR DE REFERENCIA)

Procedimiento 001-PR606MG (Rev. 00) Codificacin de la Normativa de Grupo.

IV.- NORMATIVA DEROGADA

Procedimiento Codificacin de Documento Normativo (001-PR33LN.GL.PE Rev. 0).

V.- VIGENCIA
Este documento normativo entrar en vigencia el siguiente da de calendario de la fecha
de aprobacin determinada.

VI.- DISPOSICIONES GENERALES Y TRANSITORIAS

Los criterios y directrices emitidos en documentos anteriores a este documento normativo
quedan totalmente sustituidos a partir de la vigencia del presente documento.

VII.- NDICE
1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
1.1. Definiciones.
1.2. Abreviaturas.
2. CONSIDERACIONES PREVIAS
2.1 Principios y Criterios Normativos Bsicos
3. FASE DEL PROCESO
3.1. Asignacin del Cdigo
3.3. Creacin de Nuevos Componentes de Cdigo
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Jefatura de SCMA
5. ANEXOS
5.1. Anexo 1: Temtica/ Proceso

VIII CONTENIDO
1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
1.1. Definicin
1.1.1. Documento Normativo: Disposiciones establecidas para regular las actividades, tales
como polticas, normas y procedimientos.
1.2. Abreviaturas
1.2.1. SCMA: Seguridad, Calidad y Medio Ambiente
1.2.2. UUNN: Unidad de Negocios

2. CONSIDERACIONESPREVIAS
2.1 Principios y Criterios Normativos Bsicos
2.1.1. Para el diseo de la estructura del cdigo se ha considerado los siguientes aspectos:

Manejo de un cdigo que permita la identificacin del mbito de aplicacin, tipo

de documento normativo y proceso de negocio involucrado.
Integracin en el mapeo de Procesos de la UUNN.
Menor dependencia a cambios de estructura u organizativos.

2.1.2. Para la identificacin habitual de los documentos en consultas, bsquedas, etc. Sera
suficiente que los usuarios de la normativa mencionen los tres dgitos iniciales, los cuales
son irrepetibles.

3. FASES DEL PROCESO

3.1.

Asignacin del Cdigo

3.1.1. La jefatura de SCMA se asigna el cdigo al documento normativo en la etapa de

aprobacin.

3.2 Estructuracin del Cdigo

3.2.1 El cdigo de un documento normativo est formado por varios componentes o
atributos de clasificacin, separados por un guin o punto, segn matriz de EPP., el caso,
como se muestra a continuacin:

3.2.2. Nmero Correctivo: Se identificar con tres dgitos cuya serie comenzara con el 001
y continuara de manera secuencial sin interrupcin, respetando, en lo posible, el orden
cronolgico de aprobacin de los documentos normativos.
La numeracin comprender a todos los documentos de la empresa. El uso de un nmero
correlativo permitir conocer en forma instantnea la cantidad total de documentos
normativos existentes en la Compaa.
El nmero correlativo es el elemento del cdigo que, por su carcter diferenciador,
impedir que existan dos documentos con una misma codificacin.
3.2.3. Tipo de Normativa: Se identificara con dos letras maysculas que sern PO, NO,
PR, FO Y OT cuando corresponda a una Poltica, Normativa, Procedimiento,
Formato, u otros documentos (instructivos, matrices, planes, etc.) respectivamente.
3.2.4. Temtica/ Proceso: Se identificara con tres dgitos, correspondiendo los dos
primeros a un macro proceso y el ltimo, a un proceso. La estructura planteada en el
ANEXO 1 guarda relacin con el Mapa de Procesos de la UUNN, Nivel 00 y 01. En caso de
no existir una identificacin con un proceso, el ltimo dgito ser cero.
Cuando el documento ampli su aplicacin a ms de un proceso se mantiene la asignacin
de la Temtica/ Proceso inicial y vigente.
3.2.5. mbito de aplicacin: se identificara con dos letras maysculas, que sern LN que
corresponde a la aplicacin Local de Negocio.
3.2.6. Negocio/ Unidad: se identificar con dos letras maysculas GL correspondientes a
las Unidades de Negocio GLP Per.
3.2.7. Pas: Se identificara con dos letras maysculas PE de acuerdo a la codificacin
internacional de pases establecida por la norma ISO 3166.

3.3. Creacin de Nuevos Componentes del Cdigo

3.3.1. La habilitacin de nuevos componentes, adicionales a los establecidos en los Anexos
1 deber ser consensuada entre el rea que propone ( sea la propietaria o participante del
proceso) con la Jefatura de SCMA.

4. responsabilidades
4.1. Jefatura de SCMA
4.1.1. Asignar el cdigo a los documentos normativos en proceso de aprobacin.
4.1.2 Mantener actualizado y vigente la estructura de codificacin

5. ANEXOS
5.1. Anexo 1: Temtica/ Proceso

ANEXO 1- TEMTICA Y PROCESOS

Definicin de capitulo y procesos para su utilizacin en la codificacin de los documentos
normativos.

01
02

MACROPROCESO/ CAPITULO
tica y Consulta
Asunto Jurdico

03

Medio Ambiente Seguridad y

Calidad

04

Control Interno

05

Planificacin y Control

08

Auditorias

09

Actividades Inmobiliarias y
Servicios Generales

10

Ingeniera

PROCESO
0
0
1
2
3
4
0
0
1
2
3
4
5
6
7
1
0
1
2
0
1

Medio Ambiente
Seguridad
Calidad
Proteccin

Autorizacin de Inversiones y Gastos

Desinversiones Generales
Planificacin y Presupuesto
Asesores y Consultores externos
Participaciones
Control de Filiales
Organizacin de Comits
Gestin de Autoras Internas
Gestin Inmobiliaria
Servicios Generales
Planificacin y Gestin de Proyectos de
Ingeniera

11

Sistemas de Informacin

12

E- Business

13

Fiscal

14

Investigacin y Desarrollo

15

Administracin de Seguros

16

Administracin Comercial

17

Gestin de Inventarios

MACROPROCESO/ CAPTULO

30

Compras y Contrataciones

40

60

Recursos Humanos

70
Comunicacin
Empresarial

0
1
0
1
0
0
1
0
0
1
2
3
0

PROCESO
1
2
0
1
0
1
2
3
4
5
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
1
2
3
4

Seguridad de la Informacin
Contenido de Repso/Net

Planificacin y Gestin de Proyectos de I+D

Gestin de Crditos
Servicio de Atencin al Cliente (SAC)
Facturacin Comercial

Administracin de Almacenes ( Materiales)

Movimiento de producto
Compras y contrataciones
Consolidacin y normativa contable
Financiacin
Tesorera
Facturacin no comercial
Administracin de cobros y pagos
Seleccin y asignacin
Desarrollo
Formacin
Planificacin
Expatriacin
Organizacin
Viajes
Designacin de consejeros
Administracin y otros
Relaciones externas
Marketing, Publicidad e Identidad Corporativa
Comunicaciones externas
Comunicaciones internas

80
Abastecimiento
Comercializacin Mayorista

85

Operacin de Plantas

1
2
3
4
5
0
1
2
3
4
5
6
7

Recepcin y Clasificacin de Cilindros

Recepcin y Clasificacin de Cilindros
Envasado de Cilindros
Gestin de Stocks y Operacin Granel
Mantenimiento, encaje y Reclamos de Cilindros
Mantenimiento de Equipo y Unid. Transporte
Gestin de Insumos

MACROPROCESO/ CAPITULO

90

95

96

97

PROCESO
0
1
2
3
4
5
6
7
Comercializacin Granel
0
1
2
3
Distribucin y Venta de Envasado 4
5
al canal
0
1
2
3
4
5

Abastecimiento
Gestin Comercial
Descarga de GLP
Almacenamiento
Despacho GLP

Comercializacin de Envasado al 6
Cliente Final
Mercado
0

Desarrollo Mercado Granel

Gestin de Pedidos
Planificacin, entrega y Facturacin
Gestin de Clientes y Post- Venta
Obras de Instalacin
Mantenimiento de Instalaciones
Captacin de Clientes
Planificacin de Distribucin Envasado
Carga de Producto GLP y no Gas
Atencin al Canal
Descarga de Cilindros, Liquidacin y Registro
Evaluacin y Desarrollo del Operador Logstico
Implementacin de Canal de Distribucin
Gestin de Stocks
Venta Envasado de Local
Venta de Envasado a Domicilio
Gestin de Post- Venta Envasado
Evaluacin, Supervisor y Desarrollo de
Distribucin Envasado