12/21/2014

AUDITORIA

ESTRATEGIA
INDICADORES

CULTURA

PROCESOS

SEGUIMIENTO

ORGANIZACION

RECURSOS

ACCIONES
DE MEJORA

QUE ES UN PROCESO
3.4.1- ISO 9000:2000
3.4.1- ISO 9000:2000
Conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas
o que interactan,

ENTRADAS

Actividad
1

Actividad
2

Actividad
X

Actividad
1

Actividad
2

Actividad
X

SALIDAS

Requisitos
especificados
Recursos

Requisitos
satisfechos
(Resultados)

las cuales transforman elementos de entrada en resultados

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12/21/2014

ENFOQUE
TRADICIONAL
TRANSICIN

ENFOQUE DE
PROCESOS

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De los departamentos tradicionales a Direccin por procesos

Tradicional

De procesos

Quin caus el problema?

- Qu causo el problema?

Barreras entre reas

Integracin

Individualismo

Trabajo en equipo

Compromiso con metas particulares

Compromiso con metas de la

organizacin

Orientacin interna

Orientacin hacia el cliente

12/21/2014

Flujo

ENTRADAS

Actividad
1

Actividad
2

Actividad
X

SALIDAS

Eficacia

Productos

Eficiencia

Proporcionan productos en respuesta a requerimientos de

CLIENTES

Requisitos
especificados

Transforman inputs en outputs, en base a polticas y

estndares y utilizando recursos

INVESTIGACIN
Y DESARROLLO

FINANZAS

PRODUCCIN

VENTAS

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

Contienen etapas lgicas las cuales generalmente

cruzan funciones y a menudo unidades
organizaciones

Desarrollo de Productos

Distribucin de Productos

Son independientes de la localidad o personas que

lo ejecutan

Tienen objetivos de desempeo y deben ser medidos

12/21/2014

Nombre del proceso

MEJORA
CONTINUA
Responsable
Alcance

OBJETIVOS

INDICADORES
ANALIZADOS

CONTROL

Actividad
1

ENTRADAS

Actividad
2

Documentos
aplicados

Actividad
X

SALIDAS

Registros
conservados

CARACTERIZACIN DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO

PROPIETARIO DEL PROCESO
ALCANCE

CODIFICACIN
REQUISITO DE LA NORMA

EDICIN No.
FECHA

RECURSOS
FSICOS
TCNICOS

ECONMICOS
RRHH
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO
?
?
?
?
?
?
?
?

CLIENTES

SALIDAS

OBJETIVO

INDICADORES

REGISTROS/ANEXOS
CONTROLES

1
2

ELABORADO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

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12/21/2014

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

ACTIVIDAD

FUNCIN 1

FUNCIN 2

FUNCIN 3

TAREA
TAREA

SI

NO

PROCEDIMIENTOS

MACROPROCESO

PROCESO
PROCESO

ACTIVIDAD
ACTIVIDAD

FUNCIN 1

FUNCIN 2

FUNCIN 3

TAREA
TAREA

SI

NO

PROCEDIMIENTOS

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Los procesos tienen una jerarqua basada en etapas o

pasos:
(Macroprocesos, procesos, subprocesos, actividades y tareas)
MACROPROCESO

PROCESO

B1

B2

B3

SUBPROCESO

B2.1

B2.2

B2.3

ACTIVIDADES

TAREAS

INPUTS

OUTPUTS

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Gerenciales, de Planificacin
y Control, se realizan con el
nico y exclusivo fin de
brindar las directrices
necesarias a una
organizacin ALTA
GERENCIA

P. Gobernantes
P/S
P. Productivos

CLIENTE

P. Habilitantes
Operativos o Primarios,
generan productos y
servicios de alto impacto
sobre la satisfaccin del
cliente

CLIENTE

De Apoyo, son procesos

internos de apoyo a los
productivos y gobernantes,
se orientan a todo lo que
tiene que ver con la
infraestructura de la
organizacin, desarrollo de
capital humano, desarrollo
tecnolgico, adquisicin,
sistemas de comunicacin e
informacin, entre otros

Velocidad
Corto plazo
Das / seman.

I
m
p
a
c
t
o

Mediano plazo
3 18 meses

A
l
t
o

Reingeniera

M
e
d
i
o

B
a
j
o

Mapeo de
Procesos

Largo plazo
18 36 meses

Mejoramiento de
Procesos

Mejoramiento
Rpido

Levantam.
Informac.

Cambio radical

Optimizacin

Eliminacin de burocracia
e ineficiencias

Anlisis de
Procesos

Diseo de
Procesos

Implantacin

Evaluacin

10

12/21/2014

Representacin de una realidad concreta o abstracta

Representacin simblica de un sistema, proceso,

unidad u organizacin
Modelar resulta ms barato y rpido que trabajar con el
sistema mismo (realidad). Para algunos sistemas trabajar con
el modelo es la nica posibilidad
El modelamiento requiere de una serie de abstracciones para
capturar la esencia real del objeto modelado

Un medio para identificar los procesos ejecutados por

una o ms unidades y las relaciones con otros
procesos (MAPEO)

Tcnica estructurada para analizar y disear procesos

productivos y de toda ndole (ANLISIS Y
LEVANTAMIENTO)

Un medio para identificar grficamente la interaccin

entre actividades, datos y sistemas manuales o
computacionales (DISEO)

11

12/21/2014

Velocidad
Corto plazo
Das / seman.

I
m
p
a
c
t
o

Mediano plazo
3 18 meses

A
l
t
o

Reingeniera

M
e
d
i
o

B
a
j
o

Mapeo de
Procesos

Largo plazo
18 36 meses

Mejoramiento de
Procesos

Mejoramient
o Rpido

Levantam.
Informac.

Cambio radical

Optimizacin

Eliminacin de burocracia
e ineficiencias

Anlisis de
Procesos

Diseo de
Procesos

Implantacin

Evaluacin

El mapeo de procesos identifica los principales

procesos y su interaccin en la empresa,
permitiendo elaborar flujogramas, identificar
procedimientos, normas e instrucciones necesarias,
definir con precisin los puntos de inspeccin e
tems de control necesarios al control de los
procesos, transformando mucho ms fcil la
localizacin y correccin de problemas

12

12/21/2014

Provee una visin global.

Muestra las relaciones y los roles.
Ayuda a explicar el proceso.
Permite
identificar
los procedimientos
e
instrucciones de trabajo que se requiere
documentar.
Ayuda a simplificar las actividades del proceso, pues
facilita la identificacin de complejidades
innecesarias o repeticin de tareas.
Ayuda a la estandarizacin del proceso.

INVESTIGACIN
DE MERCADO

COMPRAS

PRODUCCIN

VENTAS

La cadena de valor es esencialmente una forma de

anlisis de la actividad empresarial mediante la cual
descomponemos una empresa en sus partes
constitutivas, buscando identificar fuentes de
ventaja competitiva en aquellas actividades
generadoras de valor.
Lo conforman los procesos de Valor o Fundamentales,
es decir constituye la razn de ser la organizacin,
representa el giro del negocio

13

12/21/2014

MERCADEO
(MA)

DISEO DE
PRODUCTOS
& SERVICIOS (DP)

PRODUCCIN
PRODUCTOS &
SERVICIOS (PR)

LOGSTICA Y
DISTRIBUCIN (LD)

VENTAS Y SERVICIOS
AL CLIENTE (CS)

(BI) EJECUCIN DE MEJORAS DEL NEGOCIO

(EM) ADMINISTRACIN DE ASUNTOS DE MEDIO AMBIENTE
(EX) ADMINISTRACIN DE RELACIONES EXTERNAS
(FA) ADMINISTRACIN DE INSTALACIONES / EQUIPOS
(FM) ADMINISTRACIN FINANCIERA
(HR) ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
(LG) ADMINISTRACIN DE SERVICIOS LEGALES
(PM) EJECUCIN DE PLANIFICACIN
(PO) EJECUCIN DE COMPRAS / ADMINISTRACIN DE MATERIALES
(SY) DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS / TECNOLOGA

14

12/21/2014

IDEF - Integrated Definition Method, est basado en los

conceptos SADT (STRUCTURED ANALYSIS AND DESIGN
TECHNIQUE) desarrollados en los 80 por la fuerza area
norteamericana

Base: Modelo ICOM / ECSR

Input/

Entrada
Control / Control
Output / Salida
Mechanism / Mecanismos, Recursos

Descomposicin Jerrquica:
Subprocesos y/o Actividades.

Macro

Proceso,

Proceso,

Aplicable a todo tipo de organizaciones: Militares,

manufactura, servicios, comerciales, financieras, etc.

Lenguaje simple y coherente, que proporciona

expresin rigurosa y precisa.

Promueve consistencia de uso e interpretacin.

15

12/21/2014

GRAFICACIN DE ICOMS
Controles
(Regulaciones Legales, Tcnicas
Normativas)

Entradas
(Necesidades,
Requerimientos,
Demandas)

PROCESO

RECURSOS

METODOLOGA
IDEF 0
(INTEGRATION
DEFINITION FOR
FUNCTION
MODELING)

Salidas
Productos
Servicios
Valor agregado

IND.

(Medios, infraestructura,
Recursos, modelos,
Mtodos de trabajo
Hardware / software)

DEFINICIN DE
INTEGRACIN PARA LA
FUNCION DE
MODELAMIENTO

LO QUE SE HACE

Actividad: Preparar un pastel

Representacin en IDEF0
Receta

Ingredientes

Preparar
pastel

Pastel

Utensilios

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12/21/2014

INPUT / ENTRADAS
Insumos requeridos (excluyendo recursos humanos), pueden ser materiales,
informacin, materia prima, etc.
Consumidos o transformados por actividades del proceso
Pueden ser datos que sean ledos, actualizados o borrados
ej: para el proceso Gestin de compras
Solicitud de adquisicin
Certificacin de asignacin presupuestaria
Proformas

OUTPUT / SALIDAS
Producidas o transformadas desde las actividades del proceso
El Entregable, producto o resultado (servicio)
Datos que pueden ser actualizados o generados

ej: para el proceso Gestin de compras

El o los tems adquiridos e ingresados
Notificacin de que se pague (al financiero)

17

12/21/2014

CONTROL
Leyes
Estndares, normas
Polticas, directrices, lineamientos, restricciones
ej:

para el proceso Gestin de compras

LOAFIC
Disposiciones de Contralora
Listado de proveedores con impedimento

MECHANISM / RECURSOS
Mquinas, equipos, u otros tems que se requieren para realizar las
actividades
Herramientas, instrumentos, etc.
Software
Artculos de seguridad
ej: para el proceso Gestin de compras
Computador, impresora, fax
Vehculo

18

12/21/2014

Proceso
A

Proceso
C
IND

Proceso
B
Input
Output
Controls
Resources

IND

Proceso
D
IND

IND

19

12/21/2014

Output
Input

Output
Control

Input
Feedback

Output
Mecanism

Control
Feedback

20

12/21/2014

Paralela

Secuencial

Recursiva
(feedback loop)

Velocidad
Corto plazo
Das / seman.

I
m
p
a
c
t
o

Mediano plazo
3 18 meses

A
l
t
o

Reingeniera

M
e
d
i
o

B
a
j
o

Mapeo de
Procesos

Largo plazo
18 36 meses

Mejoramiento de
Procesos

Mejoramiento
Rpido

Levantam.
Informac.

Cambio radical

Optimizacin

Eliminacin de burocracia
e ineficiencias

Anlisis de
Procesos

Diseo de
Procesos

Implantacin

Evaluacin

21

12/21/2014

Planeacin de la entrevista.
Gua para la preparacin de la
entrevista.
Seleccin de la persona para la
entrevista.
Programacin de la entrevista.
Locacin de la entrevista.
Invitacin a los entrevistados.
Beneficio para el entrevistado.
Apariencia durante la entrevista.
Grabacin de la entrevista.
Entrevista.

El Diseo del Proceso consiste en la descripcin

grfica de la estructura de las actividades.

Constitucin del Equipo de Trabajo: El responsable del

proceso selecciona las personas que a su juicio puedan
aportar ms durante el diseo o rediseo del proceso.

Delimitar el Proceso y Subprocesos: Es necesario recurrir

a la descripcin general del proceso para hacerse una idea
global de las actividades incluidas en el
mismo,
posteriormente se identifica:

P H
M V

Los lmites del mismo identificando las entradas y

salidas, recogiendo los clientes y proveedores del
proceso, as como aquellos otros procesos de la
empresa que tienen alguna relacin.
Dentro de los procesos habr que distinguir y
documentar las actividades y subprocesos
relacionados.
Los subprocesos tienen que garantizar que se
cumplen los ciclos: planear, hacer, actuar, verificar.

22

12/21/2014

La diagramacin de flujo se define como un mtodo para describir

grficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto
mediante la utilizacin de smbolos, lneas y palabras simples,
demostrando las actividades y su secuencia en el proceso.

Operacin

Doc. con
copias

Notacin

Movimiento

Flujo

Espera
Decisin

Transmisin
automtica

Proceso
predefinido
Inspeccin

Documento

Almacenam.
Fsico

Conector dentro de
pgina

Conector fuera de
pgina

Almac.
magntico

23

12/21/2014

CDIGO: IIDE-S.04.01
ESTADO: SITUACIN ACTUAL

PROCESO: GESTIN DE AUDITORIA INTERNA

FECHA DE ELABORACIN: 05/JULIO/05

DIAGRAMA
DE FLUJO
FUNCIONAL

SEPRACC (SEGURIDAD Y
PREVENCIN DE ACCIDENTES)

SUBPROCESO:

MECANGRAFO
DIGITADOR DE
INSPECTORIA DE LA II D.E.

FECHA DE LTIMA REVISIN: 05/JULIO/05

PAGINA: 70

BRIGRADA/JUNTA DE
INVESTIGACIN DE
ACCIDENTES

INSPECTOR/AUXILIAR

Inicio

Receptar necesidad de
participar en solucin de
controversia entre
personal militar y la
autoridad policial

Receptar Documentacin
de Inspectora del Ejrcito
1

1
1

Analizar
situacin

1
Reunirse con Inspector de
la Polica Nacional y con
los implicados en el
problema
Recibir informe de
investigacin de accidente
y remite a la 5 BI para
elaboracin de la JIA
(Junta investigadora de
Accidentes)

13

Conjuntamente elaboran
un informe neutral para
determinar culpabilidad y
establecer sancin

Analizar y
clasificar de
acuerdo al tipo
de pedido

2
1

14
2

Recibe informe y realiza

procedimientos pertinentes
para investigacin de
accidente

Es Investigacin?

Se trata de
Accidentes?

No

Si

Si

Disponer a la Brigada y al
GIM 85 realizar la
investigacin de acuerdo a
la situacin

No

Subproceso
Auditora de
Gestin

Analizar
resultados
4

Remitir informe al Jefe de

Estado Mayor para su
anlisis
15

Es pertinente
enviar al Escaln
Superior?

No

Si
Remitir informe al
Comando del Ejrcito

Solucionar asunto
6

Documentos:
1. Directiva de Inspectora del Ejrcito a) Jefe
de Estado Mayor b) Inspectora de II D.E.
2. Memorando de Disposicin: a) Comandante
de la Brigada b) GIM 85 c) Archivo Inspectora
de la II Divisin de Ejrcito
3. Informe de Evaluacin de Accidentes: a)
Jefe de Estado Mayor b) Archivo Inspectora
de la II Divisin de Ejrcito

FIN

Velocidad
Corto plazo
Das / seman.

I
m
p
a
c
t
o

Mediano plazo
3 18 meses

A
l
t
o

Reingeniera

M
e
d
i
o

B
a
j
o

Mapeo de
Procesos

Largo plazo
18 36 meses

Mejoramiento de
Procesos

Mejoramiento
Rpido

Levantam.
Informac.

Cambio radical

Optimizacin

Eliminacin de burocracia
e ineficiencias

Anlisis de
Procesos

Diseo de
Procesos

Implantacin

Evaluacin
y Mejora

24

12/21/2014

Para la implantacin de los procesos necesitamos seguir

los siguientes pasos:

Difundir los procesos al personal de la organizacin.

Brindar la capacitacin necesaria al personal.
Procurar que la implantacin sea progresiva.
Establecer indicadores con el personal.

25