Procedimiento de Identificacin, Actualizacin, Evaluacin y Seguimiento de los Requisitos

Legales y de Otra ndole en Seguridad, Salud en el Trabajo

1.

OBJETIVO

Establecer una metodologa para identificar, actualizar, evaluar y comunicar los requisitos legales
en Seguridad, Salud en el Trabajo, que sean aplicables a XYZ SA, incluyendo los de otra ndole
que sean pertinentes.

2.

ALCANCE

Aplica a todas las actividades y proyectos desarrollados en XYZ SA, en cuanto a los requisitos
legales que le conciernen en Seguridad, Salud en el Trabajo, incluyendo aquellos que las partes
interesadas requieran y los de carcter voluntario que acoja la organizacin.

3.

PROCEDIMIENTO

3.1 IDENTIFICACIN Y ACTUALIZACIN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Los requisitos legales aplicables a XYZ SA en Seguridad, Salud en el Trabajo, estn compuestos
por la normativa que se ajusta al servicio que presta la compaa y que deben cumplirse en las
diferentes actividades, sedes y proyectos.
Para la identificacin y actualizacin del marco legal en Seguridad, Salud en el Trabajo, se
emplearn principalmente las fuentes de informacin de orden Nacional, Regional y Local que a
continuacin se describen, y se revisarn segn la frecuencia establecida.
Se debe revisar toda la legislacin, y dems requisitos de los interesados (Clientes y usuarios,
comunidad, trabajadores, accionistas, dueos, proveedores) que afecte directa o indirectamente
los procesos y proyectos de la organizacin.
La identificacin y revisin ser realizada por la direccin del sistema de gestin o por la direccin
del proyecto segn sea el caso, con la asesora de un abogado cuando se requiera.
3.2 ACTUALIZACIN DE LOS REQUISITOS LEGALES
Semestralmente (o antes si se requiere) se revisarn las fuentes de informacin para identificar
las posibles modificaciones en alguna de la normatividad, los actos administrativos aplicables o
cuando la organizacin incluya nuevas actividades en sus procesos; estos cambios se estudiarn
y quedarn consignados en el formato de Anlisis de la aplicabilidad de la nueva normativa (ver
tabla 1), donde se determinar si son aplicables a la organizacin.
Tabla 1. Formato de Anlisis de la aplicabilidad de la nueva normativa
Fecha de
anlisis

Norma

Indica el
mes en que
se verific la
nueva
normativa
expedida

Identifica la normativa
(Ley, Resolucin,
Decreto, Auto,
Acuerdo) de cualquier
ndole que se est
analizando

Fecha de
expedici
n

Emisor

Descripci
n

Aplicabili
dad
Si

No

Expresa la Autorida Enuncia el Indica si se

encabezado aplica o no
fecha de
do
la
publicacin entidad con que se
identifica la normativa
de la
que
analizada
norma
emiti la normativa.
analizada
norma
aplicable

Deroga otra
ley / Cual

Proyecto

Se mencionar
la normativa
que se deroga
con esta nueva
ley si es el
caso.

Describe el nombre del

proyecto al que le aplica
la normativa analizada, o
si aplica en caso contrario
a toda la organizacin.

Tel:(511) 2412997
Cel: (511) 961786235
info@sstasesores.pe
www.sstasesores.pe

Esta informacin se almacenar en medio magntico en la el servidor disponible en la compaa

para este fin, de manera cronolgica y si aplica, se proceder a su inclusin en la respectiva
Matriz de Requisitos Legales.
3.3 LLENADO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
A continuacin se indica que va a contener cada una de las matrices y como es el llenado de cada
una de las casillas.
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
TEMA

Se le da
un ttulo a
la Norma
que
se
est
analizand
o

ENTIDA
D

NORMATIVIDA
D

ARTCULO
S

REQUISITO
S LEGALES

Se
mencion
a
la
entidad o
autoridad
que
emite el
requisito
legal
tratado.

Se enuncia la
normatividad,
decreto,
ley,
acuerdo,
acto
administrativo,
que se est
analizando y la
fecha de su
expedicin.

Se
relacionan
los artculos
que tienen
aplicacin
para
la
organizaci
n.

Se
realiza
una
breve
descripcin
de lo que se
exige
en
dicho
numeral.

ACTIVIDADES
QUE
GARANTIZAN
CUMPLIMIENT
O
(EVIDENCIAS)
En esta casilla
se indica como
la organizacin
da cumplimiento
con el requisito
establecido
y
que evidencias
quedan
al
respecto.

ESTADO DE
CUMPLIMIENT
O (%)

Se obtiene el
porcentaje
de
cumplimiento de
la normatividad.
A/B *100 1

OBSERVACIONE
S
Se
realizan
observaciones si
es del caso.

Para tener acceso a las normas y dems requisitos legales, la organizacin ha creado vnculos
directos con la Normatividad mencionada desde la Matriz correspondiente, adems de tener
acceso a travs de la Intranet Corporativa con las pginas WEB de las principales autoridades.
Tambin se conservarn en medio fsico aqullas que adquiere la empresa por medio de la
suscripcin con organizaciones especializadas en la publicacin de legislacin nacional Diario el
Peruano y otras que decida la organizacin adquirir.
3.4 COMUNICACIONES
La Legislacin de Seguridad y Salud en el Trabajo, se le comunica al personal de la empresa y a
clientes y otras partes interesadas (autoridades ambientales, autoridades municipales,
comunidades, etc.) cuando as se requiera. Esta comunicacin se podr realizar por: carta,
correos electrnicos, Intranet Corporativa, entrega de documentos explicativos o capacitaciones si
se requieren.
As mismo, la matriz de requisitos legales, podr ser consultada a modo de lectura, por cualquier
funcionario, a travs de la intranet de la empresa.
Se les notificar a todos los proveedores y subcontratistas en los proyectos que lo requieran, los
requisitos legales especficos aplicables antes de iniciar la actividad para la cual fueron
contratados, con el fin de comprometerlos con el cumplimiento de la normatividad y obtener su
participacin en los diferentes procesos establecidos por la organizacin.
3.5 EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES
Para realizar el seguimiento y la evaluacin del cumplimiento legal se revisar cada uno de los
artculos identificados en las matrices para determinar su estado. Adems se podrn efectuar
actividades peridicas como:

Inspecciones a las instalaciones donde se realizan los diferentes proyectos.

A: Nmero de artculos que se cumplen en la organizacin
B: Nmero de artculos que aplican a la organizacin

Tel:(511) 2412997
Cel: (511) 961786235
info@sstasesores.pe
www.sstasesores.pe

Revisin de proyectos

Auditoras externas e internas, las cuales se realizarn de acuerdo con la planificacin de las
respectivas auditoras.

Informes de Gestin.

Programas y controles operativos establecidos.

En cada matriz legal quedar el registro de la evidencia de la evaluacin peridica del

cumplimiento, en las respectivas casillas de Actividades que garantizan el cumplimiento y
Estado de cumplimiento (%).
Cuando se encuentre un incumplimiento se realizar un plan de accin con el fin de lograr el
cumplimiento de los requisitos establecidos.
La periodicidad del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales se definir en cada uno
de los proyectos que requieran realizar plan especfico por la magnitud de los requisitos legales
que le competan. Para los dems procesos y proyectos que se ejecuten en la compaa, se
realizar semestralmente.
El seguimiento ser realizado por la direccin del sistema de gestin o por la direccin del
proyecto segn sea el caso, con la asesora de un abogado cuando se requiera
Cada que se realice una evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales, se generar una
nueva versin de la respectiva matriz.

SST Asesores
E-mail: sst.asesoria@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/SSTAsesores?fref=ts
Youtube: http://www.youtube.com/channel/UCXi7NHSolZ0SSKUlSOzBk_Q
Twitter: https://twitter.com/ForoSST

Tel:(511) 2412997
Cel: (511) 961786235
info@sstasesores.pe
www.sstasesores.pe