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eficaz
Controle seus e-mails antes que eles controlem voc
Sergio Guimares
ndice
Pg. 04
Introduo
Pg. 05
Pg. 06
Pg. 07
Pg. 08
Pg. 09
Pg. 14
Pg. 16
Pg. 18
Pg. 21
Monitoramento de e-mails
Pg. 22
Pg. 24
Pg. 26
Pg. 27
Bibliografia
Pg. 29
Sobre o autor
Pg. 30
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E-mails corporativos
E-mails pessoais
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50
2012
2013
2014
2015
2016
Introduo
Meu objetivo, com este livro, partilhar de forma objetiva, porm abrangente, os
principais aspectos que, na minha opinio, contribuem para o bom uso do e-mail
sobretudo no ambiente corporativo e no que diz respeito a eficcia e a produtividade.
Para preservar a imparcialidade e o foco deste trabalho optei por no comparar o email com outras ferramentas de comunicao digital tais como videoconferncias,
mensagens instantneas e redes sociais.
Criticas, sugestes e contribuies sero sempre bem-vindas. Meus contatos esto na
pgina 2.
Boa leitura!
Sergio Guimares
Academia do Tempo
at 2 pontos
entre 3 e 4 pontos
5 pontos ou mais
Analise seu resultado com ateno. O vcio em e-mails no s consome seu tempo
como tambm sabota sua produtividade e causa ansiedade e estresse.
E-mail cafezinho
Eliminar o e-mail cafezinho um dos maiores desafios das empresas
em relao ao uso adequado do e-mail. O e-mail cafezinho aquele
que no trata de assuntos profissionais e serve apenas para
comprometer a produtividade e desperdiar tempo com fofocas,
comentrios dos captulos da novela e os resultados do ltimo jogo de
futebol.
Enviando E-mails
Recomendaes bsicas
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Sergio Guimares
Academia do Tempo
Tel:(11) 99891 6266
Skype:
5 sergiotguimaraes
sergio@academiadotempo.com.br
Caixa Postal 11.026 CEP 05422 970
www.academiadotempo.com.br
Antes de clicar no boto enviar revise o texto com ateno e certifique-se de que
as informaes do e-mail esto corretas. No envie e-mails incoerentes,
agressivos ou indiscretos.
Por sua vez insira nos campos Cc ou Cco os destinatrios que apenas precisam
tomar conhecimento do contedo do e-mail. Porm evite ao mximo copiar suas
mensagens para vrios destinatrios. A quantidade de e-mails que voc recebe
diretamente proporcional quantidade de e-mails que voc envia. Em mdia,
para cada cinco e-mails que voc envia, trs so respondidos. Logo quanto menos
e-mails e cpias dos seus e-mails voc enviar menos respostas voc vai receber.
De todo modo quando for inevitvel encaminhar cpias utilize a opo cpia
oculta (Cco) isto impede que os destinatrios respondam a mensagem para todos
iniciando uma infindvel progresso geomtrica de e-mails. Pelo mesmo motivo
evite tambm encaminhar mensagens para endereos de e-mails genricos tais
como marketing@dominio.com.br e comercial@dominio.com.br.
Vale ainda observar que expor o endereo de e-mail de terceiros sem autorizao
fere as regras de boa conduta da internet. Ao usar indevidamente o campo Cc
voc pode contribuir para que algum destinatrio oportunista capture e-mails
para listas de spams.
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De jeito nenhum...
No faa contatos profissionais com endereamentos de e-mail imprprios tais
como fabiojunioreuteamo@terra.com.br ou batatinha123@gmail.com
Jamais use o e-mail corporativo para enviar seu currculo para outras
empresas. Voc, com certeza, no causar uma boa impresso.
Enviar e ligar?
Compreenda e aceite que um e-mail pode ser entregue imediatamente mas que,
necessariamente, ele no precisa ser lido e respondido imediatamente.
Portanto se voc tiver pressa e precisar tratar de um assunto com urgncia
melhor pegar o telefone ou procurar diretamente os envolvidos.
Porm muitas profissionais enviam e-mails para, logo em seguida, ligar para o
destinatrio e perguntar se ele recebeu o e-mail. Este comportamento
extremamente equivocado, deselegante e improdutivo. Um grande exemplo de
retrabalho e desperdcio de tempo.
Faa uma escolha: Telefone ou e-mail? Se escolher enviar no ligue.
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Responder a todos
Evite abusar da opo responder a todos e quando encaminhar mensagens para
vrios destinatrio recomende que eles faam o mesmo. Escreva no final da
mensagem: Por favor, respondam somente para mim. muito mais prtico e
eficaz.
Imagine, por exemplo, que voc encaminhou um e-mail com cpia para seis
destinatrios solicitando uma sugesto de data para uma reunio no inicio do
prximo ms. Se todos os seis responderem com cpias para todos e cada um
sugerir uma data diferente teremos um total de 42 e-mails sem que uma data
seja definida. No tem como ser pior.
Bastava encaminhar um e-mail como duas ou trs sugestes de datas e solicitar
a resposta apenas para voc. Simples assim.
Em tempo: No Outlook possvel desabilitar a opo responder a todos de suas
mensagens enviadas. uma boa ideia. Informe-se com seu TI.
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Sergio, ol
Por favor, confirme a presena de duas pessoas:
- Ndia Miranda
- Roberto Tedeschi
Voc pode me enviar o endereo?
Obrigada!
Ndia Miranda | Marketing Coordinator | Velcro Controls
Yahoo Messenger ID: nad.miranda | Skype: nadia.n.miranda
Office: +55 11 3879-6565
Querido Sergio,
CONFIRME A PRESENA DE DUAS PESSOAS:
Ndia Miranda
Roberto Tedeschi
Vc pode enviar o end?
Bjos! :)
Ndia Miranda | Marketing Coordinator | Velcro Controls
Yahoo Messenger ID: nad.miranda | Skype: nadia.n.miranda
Office: +55 11 3879-6565
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Recebendo E-mails
Recomendaes bsicas
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No comeo pode no ser fcil se livrar do hbito de conferir seus e-mails o tempo
todo. Neste caso uma boa estratgia bloquear a entrada automtica de novos emails . No Outlook acesse a guia Ferramentas e em seguida clique em Opes,
Configurar e-mail e Enviar/Receber. Escolha Configuraes do Grupo Todas as
Contas. Para finalizar insira um perodo em Agendar envio/recebimento
automtico a cada xx minutos.
E-mail no urgente
No tenha pressa para responder seus e-mails. Eles podem esperar. Se
for urgente pode ter certeza que quem enviou o e-mail vai ligar ou
aparecer de surpresa na sua sala.
Sempre que possvel oriente seus interlocutores para tratar assuntos
urgentes por telefone ou pessoalmente. Nunca por e-mail.
Ningum de bom senso, por exemplo, envia um alarme de incndio
por e-mail.
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A caixa de entrada de e-mails no tem esse nome toa. Ela representa, por analogia,
a caixa de entrada fsica que mantemos em cima da mesa do escritrio. No so as
nicas. H tambm a caixa de mensagem de voz do celular e as caixas de mensagens
das redes sociais, por exemplo. Para todas elas a regra bsica uma s: Caixa de
entrada no depsito, tampouco arquivo. Caixa de Entrada tem que ficar vazia. No
confunda caixa de entrada com arquivo, agenda ou lixeira.
As caixas de entrada servem apenas para coletar novas demandas e informaes. Uma
vez coletadas devem seguir imediatamente seu destino apropriado. No caso da caixa
de entrada de e-mail so seis possibilidades: descartar, arquivar, arquivar em um dia
talvez, fazer imediatamente, anotar na agenda ou anotar numa lista de tarefas.
Veja com simples: Abra seu gerenciador de e-mails e baixe seus novos e-mails. Em
seguida abra e leia o primeiro e-mail do alto da lista. Processe imediatamente o email, isto : descarte, arquive, arquive em um dia talvez, faa imediatamente (se
demandar menos de dois minutos), anote na agenda ou anote numa lista de tarefas.
Abra o e-mail seguinte e repita o processo. Siga assim at o ltimo e-mail. Pronto.
Caixa de entrada vazia. Veja o grfico da pgina 20.
Observe tambm estas duas dicas complementares:
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Delete e Bloqueie
J leu? Sim. Entendeu? Sim. Vai precisar reler mais tarde? No. Serve para
alguma coisa? No. Spam? Piadinha? Corrente? Foto de gatinho? Delete!
Oferta de notebook imperdvel somente hoje? Vai comprar? No vai? Delete,
solicite a excluso de seu e-mail da lista e, por garantia, adicione o remetente
na lista de rementes bloqueados.
Arquive
O e-mail trs uma informao til? Sim. Voc precisa dela agora? No. Vai
precisar dela no futuro? Sim. Neste caso arquive. Remova imediatamente o email para uma nova pasta do Outlook ou para uma pasta em meus
documentos. Pessoalmente prefiro arquivar e-mails e outros documentos em
pastas nicas em meus documentos. Por que ter uma pasta Imposto de Renda
no Outlook e outra com o mesmo nome em meus documentos se posso ter
apenas uma em meus documentos? Veja mais no texto Tudo em um s lugar
da pgina 20
Faa imediatamente
A mensagem demanda alguma ao que pode ser concluda em at dois
minutos? Sim. simples? Rpido? Faa imediatamente. Responda o e-mail,
envie o arquivo, confirme sua presena ou atualize a planilha. Seja l o que for
se consumir menos de dois minutos faa imediatamente e apague o e-mail.
Anote na agenda
A mensagem trs uma informao que demanda uma ao com data e hora
certa para ser realizada? Sim. Anote imediatamente na agenda e apague o email.
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lixo
caixa de entrada
NO
Ao?
spam
um dia talvez
arquivo
SIM
NO
SIM
Faa!
Lista de Tarefas
Agenda
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Tudo em um s lugar
Imagine que voc tem um importante cliente chamado O Rei dos Parafusos. Muito
provavelmente voc ter, no seu computador, duas pastas para este cliente. Uma
pasta no Outllok e outra pasta em Meus Documentos. Na pasta do Outlook ficam
arquivados, evidente, os e-mails que voc troca com este cliente e na pasta em Meus
Documentos ficam propostas, contratos, relatrios de despesas de viagem,
apresentaes em Power Point, etc...
Por que no arquivar todos os documentos do Rei dos Parafusos, inclusive os e-mails
importantes, em apenas em uma pasta? muito mais prtico e seguro.
Veja como fcil: Com o e-mail aberto ou selecionado tecle em F12. Na nova janela
de dialogo selecione a pasta onde quer arquivar o e-mail e escolha o formato do
arquivo em Salvar como tipo:. Pessoalmente prefiro arquivar meus e-mails no
Formato de Mensagem do Outlook. Clique em Salvar e pronto. Simples assim.
Por outro lado voc pode tambm manter algumas pastas especficas no Outlook.
Neste caso a recomendo que voc no ultrapasse 10 pastas com macro-assuntos que
por sua vez podem ser subdividas por outras pastas com micro-assuntos. De todo
modo insisto: no vejo porque manter duas pastas com o mesmo assunto em dois
locais diferentes do computador.
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Monitoramento de E-mails
Elabore, com conjunto com as reas de TI, RH e jurdica uma poltica de uso de email corporativo que informe com objetividade e clareza o que e o que no
permitido.
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A alem Basf reduziu o volume de e-mails internos com a adoo de uma rede
social interna. Nesta rede, similar ao Facebook, muitos projetos e arquivos so
compartilhados, o que torna o e-mail obsoleto e as mensagens mais rpidas.
Anexo I
Mensagem legal para e-mail
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Anexo II
Poltica de uso do e-mail corporativo
Enviar spam, pirmides ou correntes. Isso inclui qualquer tipo de mala direta,
como, por exemplo, publicidade, comercial ou no, anncios e informativos,
ou propaganda poltica. Se voc receber algum e-mail dessa natureza envie-o
imediatamente para seu supervisor;
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Iseno de Responsabilidade
Todas as mensagens devem finalizar com a seguinte comunicao de iseno sem
quaisquer alteraes:
Esta mensagem pode conter informao confidencial e/ou privilegiada. Se voc no for o
destinatrio ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, no pode usar, copiar ou
divulgar as informaes nela contidas ou tomar qualquer ao baseada nessas informaes.
Se voc recebeu esta mensagem por engano, por favor avise imediatamente o remetente,
respondendo o e-mail e em seguida apague-o. Agradecemos sua cooperao.
This message may contain confidential and/or privileged information. If you are not the
addressee or authorized to receive this for the addressee, you must not use, copy, disclose
or take any action based on this message or any information herein. If you have received
this message in error, please advise the sender immediately by reply e-mail and delete this
message. Thank you for your cooperation.
Assinatura
obrigatria a utilizao de assinatura ao final das mensagens enviadas interna e
externamente por meio de e-mail corporativo, com o seguinte formato:
Nome - Funo
Setor Academia do Tempo
Telefones (at 2)
e-mail
www.academiadotempo.com.br
Exemplo:
Declaro que aceito os termos descritos nessa poltica. Entendo que seu
no cumprimento pode resultar em ao disciplinar e/ou judicial bem
como demisso por justa causa.
Nome e Assinatura
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Bibliografia
THALENBERG, Marcelo, Socorro, roubaram meu tempo! So Paulo: Editora rica, 2004.
MORAZ, Eduardo, Administre seu tempo com o Outlook. So Paulo: Digerati Books, 2005.
SONG, Mike , BURRESS, Tim Burress e HALSEY, Vicki, A Revoluo do Hamster. Lisboa:
Editora Actual, 2008
ALLEN, David, Gerencie sua mente no seu tempo. So Paulo: Landscape, 2007
ALLEN, David, Getting Things Done, A arte de fazer acontecer. Rio de Janeiro: Elsevier,
2005
BABAUTA, Leo, Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System. Kindle Edition,
2013
Guia BOM USO DO E-MAIL CORPORATIVO Programa Reciclando Ideias . Bento Gonalves:
Embrapa, 2011
http://emailcharter.org/
http://www.triadps.com/emala/
http://www.outlook-experts.com.br/
http://inboxzero.com/articles/
http://www.matutando.com/como-esvaziar-a-caixa-de-entrada-de-e-mail-e-a-caixa-deentrada-fisica/
http://www.endeavor.org.br/artigos/gente-gestao/governancacorporativa/monitoramento-de-e-mails-corporativos
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Sobre o autor
Sou publicitrio e designer instrucional com especializao em Coaching pela
Sociedade Latino Americana de Coaching (SLAC), gereciamento de estresse pela
International Stress Management Association no Brasil (ISMA-BR) e University of Texas
e certificao em Assessment pela Success Tools.
Criei a Academia do Tempo com a misso de partilhar minha experincia e
conhecimento sobre administrao do tempo, produtividade e qualidade de vida com
outras pessoas, empresas e instituies.
Encontre novos textos e contedos em meu blog e nas minhas pginas do Facebook e
Linkedin
Minha agenda de cursos abertos tambm est disponvel em meu site
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