QALITEL doc Full Web

Votre gestion documentaire

en dition Full Web
Version 3.50

LIVRET DE FORMATION

105, Bld de Strasbourg

76600 - LE HAVRE
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Fax : 33(0)2 35 41 27 50
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12 mai 2010

QALITEL doc Full Web

La gestion de votre
documentation
en dition Full Web

LIVRET DE FORMATION

Quest ce quune Gestion Documentaire

Le Vocabulaire et les fonctionnalits de base

Identification des documents

11

Gestion du cycle de vie

19

Gestion des diffusions

23

Portail documentaire

27

Tableau de bord et fonction utilisateur

29

La modification et la rvision

35

Larchivage

38

10

Limpression

40

11

Statistiques et exploitation des donnes

43

12

Les outils de ladministrateur

44

13

Petites Astuces pour Aller plus vite

47

14

Le paramtrage des droits utilisateurs

51

15

La traduction

54

1-1

QALITEL doc

Quest-ce quune gestion documentaire

Outil permettant de matriser la communication et
lvolution de la documentation.
Cest une interface entre le document (livre, norme, cahier des
charges, procdure.) et lutilisateur / lecteur. Le document
peut tre sur tout support : sous forme papier, ou informatique
(on parle alors du fichier document) .
Loutil de gestion documentaire peut tre compar une
gestion de bibliothque o les livres sont sur les tagres ou
chez lemprunteur, et la bibliothcaire les gre partir de fiches
permettant de dcrire le livre (nom, auteur, diteur, dimension,
) et sa gestion (lemprunteur, la date de retour, les rservations,).

Avec loutil de gestion documentaire, nous allons donc grer les fiches bibliothcaires
avec une liaison plus spcifique pour les documents sur support informatique, les fichiers documents.
Les documents adapts cette gestion documentaire sont les documents de rfrence
(documents auxquels on se rfre lors de la ralisation dune action dans lentreprise).
Par exemple : le manuel, les procdures, les spcifications techniques, les modes opratoires, les consignes, les imprims ou formulaires
Dautres documents dinformation peuvent tre grs dans cette application en utilisant
quune partie des fonctionnalits: documents externes ( Normes , rglementation, spcifications techniques) , documents dinformations ( notes internes, comptes rendus de
runions, comptes rendus daudits, tableaux de bord indicateurs) documents fonctionnels ( catalogues, documents commerciaux, tarifs, formules, )
La gestion des enregistrements (cest dire des documents renseigns comme un bon
de commande ou un rapport de contrle.) peut tre ralise avec le mme outil. Cependant, les fonctionnalits sont disponibles sous forme de module optionnel.

SCOQI

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QALITEL doc

UTILIT DE LAPPLICATION FULL WEB:

QALITEL doc en rseau vous permet de:
 Travailler plusieurs sur la mme base de donnes.









Protger les donnes grce une identification de lutilisateur (mot de passe)

Donner un accs simplifi et scuris pour la consultation des
documents quelque soit le lieu de connexion.
Amliorer la communication des informations (suivi et transmission)
Simplifier la gestion (moins de papier, moins de temps pass)
Augmenter le nombre de donnes gres (nombre de documents, nombre de
destinataires,)
Responsabiliser les diffrents acteurs lis la gestion documentaire
Assurer la confidentialit des documents qui le ncessitent et rendre accessible le fond documentaire de lentreprise.

LADMINISTRATEUR, LES GESTIONNAIRES, ET LES UTILISATEURS :

Ladministrateur est la personne qui peut donner ou modifier les droits des autres utilisateurs.(3 ou 4 personnes maximum recommand)

Les gestionnaires ont accs la totalit des donnes (par dossier) mme sils ne sont
pas directement acteurs (rdacteurs ou destinataires). Ils ont une fonction dorganisation, de cration, de suivi des donnes (alarmes, retards), de synthse (impression
de listes, de fiches,), et danalyse (statistiques, export,)

Les utilisateurs sont intresss uniquement par les informations qui les concernent.

SELON LES DROITS UTILISATEURS

DEFINIS,
CHAQUE
PERSONNE ACCEDE A LAPPLICATION

AVEC

PLUS

OU

MOINS DINFORMATIONS ET
DE FONCTIONS VISIBLES.

Exemple dinterface utilisateur:

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QALITEL doc

Le Vocabulaire et les fonctionnalits de base

Titre de lenvironnement et
comptage des donnes

Organisation de lcran daccueil :

Menus gnraux et icones de raccourcis
Barre denvironnement
Bouton dactivation des
fentres

Sur chaque fentre, lutilisation du clic droit vous permet daccder aux fonctions contextuelles :

Nouveau : ouvre un formulaire de saisie pour saisir

une nouvelle donne
Modifier : ouvre le formulaire de saisie de la donne
slectionne pour modification.
Supprimer : supprime la donne slectionne

ATTENTION : Dans le cas de la suppression dune donne, les informations en relation

sont galement supprimes. Par exemple, si vous supprimez un document, les diffusions associes sont supprimes.
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QALITEL doc

Les listes :
Prenons comme exemple la liste du personnel.
Dans la barre dicones, Cliquez sur licone:

Dans la barre dicones slectionnez:

Nouveau :

Ouverture dun formulaire de

saisie pour crer une nouvelle personne dans cette liste.
Modifier

Ouverture dun formulaire de

saisie pour modifier les donnes
dune personne dans cette liste.
Supprimer

Suppression de la
dans la liste du personnel

personne

Ces fonctionnalits sont galement disponibles dans le menu activ grce au clic droit
de la souris.
Les listes sont constitues dun nombre dfini de lignes (paramtrable dans les prfrences du logiciel). Les donnes seront donc
rparties sur plusieurs pages. Un compteur en bas de chaque liste vous indique le nombre dlments prsents et la rpartition sur un nombre de page. Les flches bleues
dans la barre dicne au dessus de la liste vous permettent de passer dune page lautre.

Attention ! ! !
Si vous supprimez une personne, les champs qui contenaient son nom
(responsable daction, auditeur, dcideur ou liste de destinataires), seront
vide . Le compte Utilisateur QALITEL doc de la personne est galement supprim.

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QALITEL doc

Les formulaires :
Ils sont constitus de
champs (lignes blanches)
dans lesquelles nous saisissons les informations :
Nom et prnom...
Les champs socit, service, fonction sont quant
eux renseigns en cliquant
sur le bouton qui ouvre la
liste de choix associe:
Ouverture dune liste de choix dans laquelle vous pouvez choisir
linformation qui vous intresse ou la crer, Nouveau,
avant de la choisir.
En compltant les listes de choix et les formulaires, vous constituez votre
base de donnes.
La validation de la saisie dune donne dans les listes se fait en tapant sur
la touche Entre .

Ces listes de choix sont accessibles de manire indpendante par le menu Divers .
Vous pouvez donc commencer la prise en main de QALITEL doc par le paramtrage de
ces listes.

La validation dun formulaire se fait en cliquant sur le bouton.

Linformation est alors immdiatement crite dans la base de donnes.
Lannulation de votre saisie se fait en cliquant sur le bouton
bouton
en haut droite du formulaire.

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ou sur le

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QALITEL doc

La recherche:
Sur la liste du personnel, un
champ en bas de la fentre vous
propose de raliser une recherche.
Cette recherche permet dobtenir la liste de toutes les donnes contenant le texte
saisi dans le champ recherche .
Activation de la recherche

Contient

Commence par

Annulation de la recherche
Exemple: Obtenir la liste du personnel dune mme socit.
Saisir scoqi dans le champ recherche puis activer. La liste ne contient plus que les
personnes dont la fiche contient scoqi.
Sur dautres listes, la fonction de recherche est prsente avec les boutons suivants:

Lexploitation des donnes :

Le clic droit, activ dans les listes, nous permet daccder
des fonctions :

Dimpression,
De

graphiques sur les colonnes selon les listes

De slection

Dexport ( CSV ou HTML)

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QALITEL doc

Les requtes sur la slection:

Cette fonction permet de slectionner une liste de donnes correspondant des critres particuliers.
Exemple: afficher la liste des personnes travaillant au
service Qualit.
Sur la liste du personnel, en se positionnant dans la colonne dune donne de type service ou fonction , activer le clic droit et choisir le
menu Requte sur la slection .
Un sous-menu vous propose alors de raliser une slection ( gal =, diffrent <>, commence ou plus grand >, contient ou plus petit <) dans la liste par rapport la donne
sur laquelle vous tes positionn.
Exemple: Activer le clic droit dans la colonne service sur le mot qualit , le filtre
propose de slectionner dans la liste toutes les donnes dont le service est :
gal qualit
Diffrent de qualit
Commence ou contient qualit
Si lon slectionne une grandeur numrique ou une date, il faut choisir:
gal X
Diffrent de X
Plus grand ou plus petit que X

Pour dsactiver la requte et retrouver toutes

les donnes affiches, slectionnez ce bouton.

En activant cette fonction, il est possible dassocier plusieurs conditions de slections.

Document applicable en 2006
Sur la liste des documents, en choisissant ensuite cette
fonction ( Sauvegarder la requte ), on conserve les critres slectionns qui seront ensuite accessibles dans la
liste des requtes enregistres sous le nom que vous lui
affectez.

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QALITEL doc

Les requtes enregistres :

Accessibles dans le menu du clic droit ou
partir de la liste droulante en haut de lcran, les requtes permettent dtablir une
slection parmi les enregistrements dune liste selon un ou plusieurs
critres. (rechercher un enregistrement ou slectionner une liste
pour limprimer ou simplement compter)
Exemple : obtenir la liste des documents prims dans 15 jours.
Modification et personnalisation des requtes:
Utiliser le bouton modifier puis modifier le texte dans
la fentre commande .
Remplacer 15 par 30 pour avoir une requte sur les documents prims dans 30 jours
Cration dune nouvelle requte :
Utiliser le bouton nouveau puis complter la fentre
commande avec le texte de la nouvelle requte.
Vous pouvez copier (Ctrl + C) dabord une requte existante puis coller (Ctrl + V) dans
la fentre commande de la nouvelle requte.
Lassistance technique de SCOQI se tient votre disposition pour llaboration des requtes dont vous pourriez avoir besoin. Le texte de la requte vous sera adress par e-mail et vous pourrez ainsi aisment lintgrer
votre liste de requtes par un simple Copier-coller.

Utiliser ce bouton pour retrouver la liste complte et annuler la requte en cours.

Lorsquune requte est ralise, un indicateur visuel situ au-dessus
de la liste sactive.
La modification des requtes est conditionne par les droits utilisateurs.

Le comptage:
Pour chaque environnement, un compteur permanent
situ en haut de chaque fentre, indique le nombre dlments concerns et le nombre de pages.
Pour chaque liste, un compteur, situ en bas de la fentre, indique le nombre dlments prsents dans la liste
et le nombre de pages Web.
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QALITEL doc

Identification
Gestion dvnements
des

Chaque document est identifi de

faon unique afin de pouvoir:

 Le retrouver dans une liste

 Permettre un suivi matris
son volution
sion)

de
(indice de rvi-

 Le rfrencer dans dautres documents

La cration et la gestion des documents sont ralises partir de lenvironnement
Documents .

Les dossiers : Les documents peuvent tre classs dans des dossiers ou des sous-dossiers pour en faciliter leur accessibilit.
De plus, des droits daccs peuvent tre dfinis pour une utilisation
avec plusieurs gestionnaires intervenants sur des domaines diffrents.
Pour crer un dossier, positionnez-vous sur le libell Dossier puis activez
le clic droit de la souris. Choisissez Nouveau puis compltez le formulaire de saisie.
Les documents: Pour crer un document, slectionnez le
dossier de classement et dans la fentre Liste , activez le
clic droit de la souris. Dans le menu associ choisissez nouveau .
Le formulaire de saisie dun document saffiche.

Les dossiers peuvent contenir la liste des processus, des services ou activits de
lentreprise. Cest votre plan de classement.

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QALITEL doc

La carte didentit du document : la fiche bibliothcaire

Cest le formulaire de saisie des caractristiques dun document.

Code du document: compos dun en-tte + N interne (champ obligatoire)

Pour renseigner un en-tte, cliquez sur le bouton
dans la liste.
En utilisant le bouton
tre propre en-tte:

et choisissez

ou clic droit nouveau, vous crez vo-

Libell: Texte qui apparat dans le code document.

Codification automatique: associe len-tte un numro
qui sincrmente automatiquement partir du dernier
numro utilis.
En-tte par dfaut: Choix de ce code pour renseigner
automatiquement le champ en-tte ds la cration
dun document.
Le code dun document a pour but :
1- Une Identification unique (numro chronologique: numrique et/ou alphabtique)
2 - Information sur le document (En-tte - type de document et /ou activit associe)
Exemple: PR D23
Procdure Direction 23 (N chrono)
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QALITEL doc

Nom(champ obligatoire): Libell en clair du document

Objet: Description synthtique du sujet abord dans le do
cument (possibilit de copier / coller partir du fichier document).
En renseignant le champ objet prcisment, vous pouvez bnficier pleinement de la fonction de RECHERCHE.
(voir chapitre 12 petites astuces.. ). De plus, les premires lignes de ce champ Objet sont reprises dans
laffichage des documents trouvs dans le portail documentaire.

Indice : Chiffre ou lettre, il sincrmente au fur et mesure des volutions

Cr le*: Date de cration de lindice en cours
1er cration: Date de la cration initiale du document
Applique le*: Date partir de laquelle le document est
applicable.
Dure: Nombre de mois jusqu' la premption du document. Permet le calcul automatique de la date de premption.
Prim le*: Date partir de laquelle le document ne sera plus applicable.

* dates renseignes automatiquement via le cycle de vie

Stockage du document papier:

Lieu de stockage: Utilis pour indiquer le lieu de stockage/classement du document original papier.
Mode de stockage: Utilis pour indiquer le support de
stockage ou denregistrement : Papier, calque informatique, papier et informatique, microfiche

Chaque donne renseigne peut faire lobjet ensuite dun critre de requte.
Exemple: Liste des documents prsents dans une armoire ou dans un classeur...
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QALITEL doc

Fichier: Lien avec le fichier document qui

est tlcharg sur le serveur Web partir
de la fentre denvoi de fichier.
Cration du document
- Enregistrement des
fichiers
Serveur
WEB

Gestionnaire documentaire

Rdaction: ouverture et enregistrement du

fichier de rfrence pour modification

Rdacteur

Fichier de rfrence: Original, document non protg.

Fichier protg: Document pralablement cr au format PDF
ou pour lequel une protection par mot de passe a t applique.
En utilisant les boutons Parcourir, vous slectionnez dans la
fentre dexploration, les fichiers documents correspondants.
Ensuite, utilisez le bouton Envoyer pour tlcharger les fichiers.
En utilisant ces boutons sur le formulaire document, vous ouvrez le fichier associ correspondant.

Ce bouton permet de consulter les caractristiques

des fichiers associs sous la forme dune bulle
daide.
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Consultation: ouverture du document protg

(selon les droits du destinataire)

Destinataire

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QALITEL doc

Gestion du document:
Confidentialit: Qualificatif libre dcrivant le type
daccs au document. Il est associ un choix fonctionnel:
Confidentiel: le document nest pas visible dans la liste des documents publics ni dans le fond documentaire (vision de la liste des
documents par tous les utilisateurs).
Public: le document est visible dans le fond documentaire et consultable dans la liste des documents publics par tous les utilisateurs.
Une diffusion matrise peut aussi y tre associe.
Aucune: Le document nest pas consultable dans la liste des
documents publics mais visible dans le fond documentaire.
Exemple : Un formulaire peut tre disponible et utilis par tous
les utilisateurs tout moment. La politique qualit, les indicateurs de performance, ou les comptes-rendus de runion sont
aussi consultables par tout le personnel
Accs public = Affichage
Rfrentiel: Chapitre du rfrentiel en rapport avec le sujet du document
Modification:
Objet: synthse de lobjet ou de la motivation de la modification: suite audit interne ou certification, remise en
forme, suite volution du rfrentiel, suite rorganisation.
Description de la modification ralise prcisment.
Dans le cas dune cration de document, indiquer cration dans le champ Objet. Ceci vous sera utile plus tard, lors de larchivage de cette version.
Enregistrement:
Zone de paramtrage des conditions de cration et de classement des enregistrements.
Sous condition de licence prsenteModule complmentaire.
Cette option donne la possibilit, pour tous les utilisateurs, dutiliser le fichier document
pour gnrer de nouveaux fichiers qui seront ensuite complts et stocks
dans la base de donnes.
Exemple: rapport de contrle, formulaire de saisie,
liste de contrle, demande de congs

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QALITEL doc

Les donnes complmentaires

Elles sont accessibles grce ce bouton qui prsente ces donnes sous forme arborescente.
Elle permettent de constituer des listes dinformation complmentaires pour la description et la gestion du document.

Nous dcrirons les donnes du cycle de vie et de la diffusion

dans des chapitres spcifiques ultrieurement.
La prsence de cet icone dans la reprsentation arborescente indique que des
donnes ont t associes.
Cliquez dessus (simple clic) pour ouvrir la branche et consulter les donnes.
Vous pouvez ajouter des donnes avec le menu du clic droit
Nouveau sur le libell.
Mots cls:
permet dassocier une liste de mots afin de complter la description du document.
Des requtes peuvent tre enregistres sur les mots cls afin de dfinir des slections
sur des critres non prvus dans le formulaire document.
Exemple: type de document (procdure , instruction,) ou primtre dapplication
(commun groupe / spcifique site... ).

Origine:
associer une liste de qualificatif permettant de:

Dcrire les origines internes: quel est le service, qui est deman

deur du document.
Dcrire les origines externes: document mis en place pour rpondre des
exigences spcifiques lgales et rglementaires, clients, spcifications ou
cahier des charges, normatives.

Chaque donne renseigne peut faire lobjet dun critre de requte ou de recherche:
Exemple: Liste des documents permettant de rpondre une exigence spcifique.
(origine)
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QALITEL doc

Documents pre, documents fils:

Cration de liaisons entre diffrents documents afin :

De recenser les interactions possibles entre les diffrents

documents du systme documentaire.
Raliser une reprsentation graphique (pdagogique) de la
structure documentaire.
Sur le libelle Liaison fils ou Liaison pre , activer le
clic droit de la souris et choisir Nouveau . Un formulaire vous permet de choisir le document que vous souhaitez associer et le type de liaison.

La reprsentation graphique saffiche grce :

 au bouton Pyramide documentaire de la
barre denvironnement. Elle remplace alors la fentre des donnes.
 au clic droit pyramide documentaire . Elle
saffiche dans une nouvelle fentre en pleine page.

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QALITEL doc

Les options graphiques de la barre de pilotage de cette fentre:

Ce bouton permet de passer en affichage pleine page.
Dans la barre de titre de la reprsentation graphique, vous pouvez choisir le type de liaison visualiser: affiche uniquement les liaisons du type
slectionn dans la liste droulante.
Si vous activez laffichage de la liaison, toutes les liaisons sont visibles
mais la liaison slectionne apparat en pointills.

Sur les documents associs:

 Une bulle dinformation affiche le nom du document.

Si lutilisateur a les droits, il peut ouvrir directement le fichier associ en cliquant

sur la rfrence du document.

Un code couleur indique:

Vert: document de rfrence slectionn dans la liste ( niveau 1)
Jaune: document fils du document de rfrence ( niveau 2 - fils)
Bleu :documents fils des documents prcdents ( niveau 3 - petit-fils)
Blanc: documents cits plusieurs fois dans la pyramide
Utilisez les fonctions dimpression de votre navigateur
pour imprimer ce document (fonctionnalit dpendante de
votre navigateur Web).
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QALITEL doc

Cration des documents : Le cycle de vie

La cration dun document de rfrence doit se faire de manire rigoureuse afin de pouvoir garantir la validit du contenu du document, la faisabilit technique ou organisationnelle, et sa cohrence avec le reste de la documentation. Nous vous proposons donc
des tapes de rdaction et validation du document avant sa mise en application.

Paramtrage du cycle de vie

En support une gestion papier pour la cration du fichier document ou en prvision dune
signature lectronique, cette saisie vous permet par la suite de centraliser les informations
de validation de chaque document.
Dans le menu du clic droit de la souris, choisissez dimporter un modle de cycle de
vie.
Slectionnez un cycle de vie et Choisir le
cycle de vie.
Si le cycle de vie STANDARD SCOQI ne vous convient pas
(vocabulaire, diffrence de gestion entre les types de documents), vous pouvez alors paramtrer votre propre cycle.

Clic droit Nouveau puis insertion et choix des tapes

avec leur ordre daffichage dans le tableau de bord.

Ensuite, pour chaque tape, vous devez associer le nom dun ou

plusieurs responsables de phase de traitement.
Sur ltape concerne, faites clic droit, puis Nouveau :
Le formulaire de saisie dun responsable de phase de cycle de vie
est alors complter.
Vous pouvez dfinir des dates prvisionnelles pour la ralisation
des diffrentes phases.
Ensuite, si vous avez la preuve de la ralisation de chaque phase,
vous pouvez renseigner les dates de ralisation des phases.
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QALITEL doc

Si le cycle de vie est raliser (signature lectronique), vous

dmarrez le cycle en choisissant dans le menu du clic droit :
La validation des diffrentes phases se fait de faon squentielle, par chaque responsable partir de leur application personnelle.
(voir chapitre 6 :tableau de bord et fonction utilisateur).
En cas de modification du cycle de vie, vous devez arrter
le cycle en choisissant dans le menu du clic droit :
Ltat associ au document est alors suspendu .

Suivi des documents :

Le suivi des documents en cours de

validation est ralis grce la visualisation des listes de documents
classs par phases.
Lorsque toutes les tapes du cycle
de vie sont valides, le document
apparat dans la phase : Transfert
pour application .
Le gestionnaire peut alors mettre
en application le document, en
choisissant Transfrer pour application (clic droit).
Un cran intermdiaire permet de
valider les donnes du document:
Nom du fichier, indice,
Vous pouvez rinitialiser la liste
de diffusion la date du jour.

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QALITEL doc

SIGNATURE ELECTRONIQUE:
La signature des responsables ayant valid une tape du cycle de vie, est visible
dans la fentre description dtaille du
document dans un tableau rcapitulatif.
Le gestionnaire documentaire peut valider une phase la place dun responsable en
compltant la date de ralisation de la phase concerne.
Dans ce cas, cest sa signature qui apparat dans le suivi du document la place de la
signature du responsable dsign.

Suivi du cycle de vie:

En activant ce bouton, vous visualisez la liste rcapitulative des documents signs pour chaque responsable.
Permet un suivi personnalis et une gestion
des volutions de responsabilit.

Descriptif du cycle:

En slectionnant le libell
cycle de vie , la fentre
Descriptif , vous permet de
consulter le tableau du cycle
de vie avec les noms des responsables et dates pour chaque
phase, les commentaires des
signataires ainsi que les signatures lectroniques.

=> Dans le tableau du descriptif, ce symbole vous indique que le fichier document a t ouvert par le responsable de la phase du cycle de vie.
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QALITEL doc

PLANNING DU CYCLE DE VIE:

La reprsentation graphique du planning saffiche grce :

au bouton Planning cycle de vie de la barre denvironnement. Elle remplace alors la fentre des donnes.

au clic droit Planning cycle de vie ; Elle saffiche dans une nouvelle fentre en pleine page.

OPTION GRAPHIQUE:
Un cran de pilotage permet de
choisir la priode affiche:
Mensuel: affichage du mois
Annuel: choix de la plage avec une date
de dbut et une date de fin.

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QALITEL doc

Diffusion des documents

DIFFUSER: Mettre disposition un document auprs de personnes qui seront informes de lexistence du document, qui pourront formaliser leur accord sur cette diffusion
(accus rception) et pourront ensuite le
consulter leur demande. De plus, ils seront
informs lors de la modification de ce document qui leur sera re-diffus.
La constitution de la liste des destinataires est ralise sur la fentre donnes
du document :




en crant de nouveaux destinataires (clic droit - Nouveau)

En important un groupe de personne pralablement constitu. ( clic droit Importer un modle de diffusion).

La diffusion correspond 3 dates:

La date de diffusion: document prt tre diffus (le document est visible mais les destinataires ne peuvent pas valider lAR)
 La date dmission: partir de cette date, les destinataires peuvent valider lAR .
 La date de rception: se renseigne si vous avez la preuve
( visa sur document papier) de
la validation de la diffusion par le destinataire.
Sinon, ne pas la rinitialiser : cette date est automatiquement renseigne
lorsque le destinataire
valide la diffusion partir
du logiciel.
Voir gestion du tableau de bord
chap: 6
Renseigner le dbut de la date, la fin se complte automatiquement avec le mois et/ou
anne encours.
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QALITEL doc

Lactivation de la diffusion non contrle permet de renseigner

un destinataire pour lequel vous ne demandez pas daccus rception et qui ne sera pas automatiquement rinitialise lors de
rvision de document.
Selon le support dmission choisi, vous pouvez complter les
options suivantes:
lectronique: date de diffusion, case cocher A/R mis ,
date dmission, mode de visualisation (fichier qui est visible par
les destinataires).
Le choix de visualisation fichier protg ou fichier de rfrence permet de mettre automatiquement disposition du destinataire en premier lieu le fichier protg mais sil
nexiste pas, alors cest le fichier de rfrence (non protg) qui est ouvert.
Si vous choisissez fichier protg, et quil ny a pas de fichier protg associ, le destinataire na pas de fonction ouvrir le document prsente dans le menu du clic droit.
Papier: date de diffusion, case cocher A/R mis , date dmission, mode de visualisation (fichier qui sera visible par les destinataires), date de rception, N exemplaire
(numro dattribution), Nombre dexemplaires donns.
Une diffusion paramtre en support papier peut tre valide lectroniquement. Le document est visible par le destinataire dans sa liste de documents diffuss. (voir tableau
de bord et utilisateur chapitre 6)
La liste de diffusion tant ainsi constitue, la diffusion se fait:
 En compltant chaque formulaire de destinataire (Voir paragraphe prcdent)

en utilisant lassistant dinitialisation de la diffusion, qui permet

denregistrer la diffusion pour tous les destinataires en mme
temps (rapidit).

Sur la liste de diffusion, choisissez Initialiser la liste de diffusion , vous accdez lassistant dinitialisation.
 en utilisant lassistant dinitialisation rapide de la diffusion. Diffusion avec demande dAR tous les destinataires
la date du jour.

SCOQI

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5-3

QALITEL doc

On retrouve les diffrentes dates (diffusion, mission,

et retour) qui sont soit remplaces par la date indique
dans lassistant, soit effaces si vous choisissez dinitialiser sans renseigner de date dans le champ associ.
Le mode de consultation peut tre redfini.
Avec le bouton suivant , vous pouvez, si ncessaire,
complter le paramtrage de la diffusion:
Numrotation des exemplaires: rinitialiser les numros affects aux destinataires ( utiliser pour les diffusions papier)
Support dmission: papier (signature dun papier)
ou lectronique (validation informatique des AR)
Initialiser la diffusion non contrle: activer la
case cocher diffusion Non contrle ou la dsactiver
SURVEILLER LA DIFFUSION :
Dans lenvironnement diffusion, vous pouvez:
Consulter la liste de diffusion globale
ou classe par dossiers, par documents ou par destinataires,

Imprimer les listes de diffusion par

destinataire ou les Accuss de Rception (pour diffusion papier).

Afficher la liste des retardataires: destinataires qui nont pas encore accus
rception de la diffusion.
Afficher la liste des AR refuss.
Consulter les commentaires dans la
fentre de descriptif.

=> Ce symbole indique que le fichier document a

t ouvert par le destinataire.
SCOQI

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5-4

QALITEL doc

RECAPITULATIF:
Chaque document est identifi par :
les donnes contenues dans sa fiche descriptive
(fiche bibliothcaire):
Rfrence, nom, objet, indice, dates, modalit
de diffusion, rfrentiel, lieu de stockage, mode
de stockage, fichier associ, modification.

Les donnes complmentaires:

 Les donnes du cycles de vie :

Noms des responsables de la validation du document

Dates de validation









Liste de diffusion
Liste de mots cls
Liste des origines
Liste des documents pres
Liste des documents fils
Liste des documents archivs
Liste des enregistrements associs

Grce la fentre descriptif , un fichier

texte permet de visualiser les caractristiques du document slectionn.

Pour imprimer le descriptif, utilisez les

fonctions dimpression de votre navigateur
sans passer par laperu.
Clic droit Imprimer

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6-1

QALITEL doc

Portail documentaire

Laccs rapide la documentation est primordiale lintgration du logiciel dans lentreprise et son acceptation
par lensemble des intervenants. Cest dans ce sens que
va le portail documentaire
qui offre aux utilisateurs une
ergonomie voisine des moteurs de recherche sur Internet. Laccs est toujours scuris par mot de passe ce qui permet lidentification de lutilisateur puis lutilisateur accde une fentre lui proposant un champ de recherche.
Lutilisateur peut alors saisir dans ce
champ de recherche le ou les mots cls
caractrisant le document recherch. Le
portail affiche alors, la manire des moteurs de recherche, la liste des documents
trouvs. Pour chaque document affich, les
informations principales sont rappeles
ainsi que les premires lignes de lobjet. Ensuite, un simple clic sur le document permet de louvrir pour consultation (les droits daccs sont bien entendus pris en
compte).
Par dfaut la recherche seffectue sur lensemble des documents mis disposition de
lutilisateur (documents diffuss et documents publics). Nanmoins, le choix est offert,
sous le champ de recherche de neffectuer la recherche que sur lune ou lautre de ces
options.
A titre dinformation, un rsum du tableau de bord de lutilisateur lui est rappel
droite du portail :
 En cours de diffusion : Nombre daccuss de rception que lutilisateur doit valider
 En cours de signature : Nombre de documents sur lesquels lutilisateur doit intervenir pour leur laboration ou volution. Cette rubrique est ensuite organise par
phase de cycle de vie (rdaction, vrification,).
En cliquant sur les lments de son tableau de bord, lutilisateur peut alors visualiser la
liste des documents concerns.

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6-2

QALITEL doc

De manire rendre encore plus convivial ce portail

documentaire, vous disposez dune liste de style qui
senrichira au fil des mises jour. Dans cette continuit, vous avez la possibilit de crer votre propre
style afin que ce portail reprenne votre charte graphique. Vous disposez de ressources sur le Wiki
dassistance pour personnaliser le style du portail.
La liste des styles disponibles est accessible partir du portail en cliquant sur le lien
Style . Une liste droulante est alors propose permettant chacun de slectionner
le style de son choix. Ce choix est alors mmoris dans le profil personnel de lutilisateur afin de lui proposer ses prfrences lors de sa prochaine connexion au portail.
Le menu Gestion disponible dans le portail permet
lutilisateur de basculer dans lapplication QALITEL sans
avoir ressaisir ses identifiants. De mme, dans QALITEL,
un menu portail permet aux utilisateurs de basculer
dans leur portail personnel.
Droits utilisateurs :
Dans lenvironnement de paramtrage des comptes Utilisateurs, permet de spcifier dans les prfrences de dmarrage des groupes Utilisateurs le fait de dmarrer sur lenvironnement
de
gestion
(environnement classique de QALITEL) ou sur le portail documentaire.
Cette option sera alors applicable
lensemble des utilisateurs associs
au groupe dUtilisateurs pour lequel
le paramtrage a t effectu.
Ci-dessous quelques exemples de styles .

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QALITEL doc

Tableau de bord et fonction utilisateur

Consultation des donnes:

Chaque personne ayant accs lapplication peut, en utilisant le bouton Tableau de
bord , visualiser les informations qui la concernent:
Voir chapitre 13 : Paramtrage des droits utilisateurs
Les gestionnaires peuvent consulter les donnes, cest dire tous les documents
mme sils nen sont pas responsables, enregistrs dans les dossiers pour lesquels ils
ont des droits daccs.
La personne ayant des droits restreints dutilisation ne peut consulter que ses donnes :

Ce bouton permet dactualiser les compteurs de phases.

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7-2

QALITEL doc

A louverture de lapplication, lutilisateur visualise les documents classs selon leur

phase de traitement
Selon sa slection, il peut consulter :
Mes documents: correspond la liste de tous les documents
dont il est destinataire.
Mes documents diffuss: liste des documents dont lutilisateur
est destinataire (mme information que Mes documents ).
En slectionnant un document diffus, lutilisateur peut faire
une demande de rvision.
Mes documents en cours de diffusion: documents en cours de
diffusion pour lesquels lutilisateur doit accuser rception.
Mes documents en cours de signature: documents, rpartis par
phase, pour lesquels lutilisateur est responsable dune phase
de cycle de vie.
Mes documents termins: Document que lutilisateur a sign
rpartis par phase.
Chaque niveau est dcompos en phases contenant les lments traiter par lutilisateur identifi. Un compteur indique le
nombre de donnes prsentes par phase.

Pour chaque phase, lutilisateur peut consulter les documents pour lesquels il est en retard:
Pour la validation de document dans le cycle de vie, le document est en retard si la date
de fin prvisionnelle ou si le nombre de jours admissible est dpass.

Les nombres de jour admissibles sont dfinis dans les prfrences dutilisation du logiciel par ladministrateur. Voir Chapitre 11 Les outils de ladministrateur

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7-3

QALITEL doc

Documents publics: liste des documents en accs libre, consultables par tous les utilisateurs. Ce mode de mise disposition (conditionn par le champ Niveau de Confidentialit du formulaire document) peut tre associ une diffusion matrise. Sur un document public, lutilisateur identifi peut envoyer une demande de diffusion ou de rvision.
La liste des documents publics naffiche que les documents applicables et prims.
Fonds documentaire: liste de tous les documents applicables ou prims (hors Niveaux
de confidentialit spcifi). Les documents ne sont consultables que sils sont publics ou
diffuss lutilisateur identifi.

En slectionnant un document non consultable, lutilisateur peut faire une demande de diffusion.

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7-4

QALITEL doc

Traitement des donnes:

Dans le menu Clic droit, sur chaque lment,
vous pouvez :

1 - Valider la diffusion du document slectionn. partir de la liste des documents

valider, lassistant de validation correspondant
souvre avec une case cocher pour accepter
ou refuser la diffusion, et un champ commentaire.

2 - Faire suivre ouvre un assistant de

confirmation de traitement permettant de valider la phase en cours.
partir de la liste des documents en cours, le
document est alors automatiquement transmis
au responsable suivant avec les commentaires
associs.

3 - Retourner , ouvre un assistant de

confirmation de traitement permettant de
valider la phase en cours.
Le document est alors automatiquement
transmis au responsable prcdent choisi
dans la liste propose avec les commentaires associs.

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7-5

QALITEL doc

Complment daffichage:
Escamotage de la barre denvironnement: En utilisant le bouton situ le long de la barre
denvironnement, vous pouvez cacher cette barre: Vous gagnez ainsi de la place.

Fermeture de fentre: En utilisant les croix en haut de chaque fentre, vous pouvez
fermer la fentre.
Utilisation des icnes de raccourcis:
1 - Barre de navigation: activation de la barre denvironnement . Ensuite chaque utilisateur peut activer les fentres quil souhaite.
2 - Tableau de bord: activation de la fentre tableau de bord permettant chaque utilisateur de visualiser les informations classes
par niveau de traitement
3 - Dossiers: Vision du plan de classement permettant laccs
1
aux donnes classes dans des dossiers / sous-dossiers.

4 - Donnes: fentre contenant les donnes complmentaires

associes llment slectionn dans la liste

5 - Descriptif: document texte donnant une vision dtaille de

llment slectionn.

La configuration de dmarrage de lapplication est paramtrable par groupe dutilisateur. Voir au chapitre 12 Astuces pour aller plus vite... et chapitre 13
paramtrage des droits utilisateurs .
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QALITEL doc

Dossier: lutilisateur visualise les documents classs selon le plan de classement.

Il peut consulter les documents dont il est destinataire, les documents publics accs
libre.
Dans cette configuration, il ne voit pas les documents en cours de signature.

Donnes : Lutilisateur peut consulter les informations lies la validation et diffusion

du document. Il peut aussi tre inform sur lexistence des archives et des rvisions en
cours pour le document slectionn.
Descriptif:
Chaque lment slectionn (document ou donnes
complmentaires - archive, diffusion, cycle de vie)
est associ un fichier texte dans la fentre correspondant au bouton Descriptif ce qui permet de visualiser toutes les informations associes la slection.

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8-1

QALITEL doc

La modification et la rvision

Vos documents voluent. QALITEL doc facilite cette volution en:

Donnant la possibilit aux utilisateurs de faire des demandes de cration ou
de rvision documentaire. (messagerie)
Grant les nouvelles versions des documents modifis.
Sauvegardant les fiches documents ainsi que les fichiers documents associs selon vos rgles darchivage.
Ractualisant les diffusions pour prvenir les utilisateurs des nouvelles versions applicables.
DEMANDE DE RVISION:
Chaque utilisateur partir de la liste des documents
diffuss, peut envoyer un message via la messagerie
de lentreprise pour faire une demande de rvision.
MODIFICATION MINEURE:
Corriger une faute de frappe, une mise en page ne ncessite pas une validation du document.
Le gestionnaire documentaire peut donc modifier le fichier document sans relancer un
cycle de vie. Le document, consultable par les destinataires partir des bornes de
consultation, est modifi immdiatement.
Modification sans archivage:
1.
2.

Ouvrir le formulaire document modifier

Ouvrir le document de rfrence

3.
4.
5.

Enregistrer le fichier sur votre poste puis louvrir

Modifier le fichier document et lenregistrer.
Gnrer ou enregistrer le fichier protg si ncessaire.
Envoyer les fichiers modifis : renseigner le champ
fichier de rfrence du formulaire.
Valider le formulaire document.

6.
7.

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8-2

QALITEL doc

LA REVISION DUN DOCUMENT:

Dans le cas dune volution majeure du document, modification du texte,
de la codification, , une validation par les personnes comptentes
(rdacteur, vrificateur , approbateur) est prvoir. Cela peut prendre un
certain laps de temps ( Une semaine quelques mois).
Le document applicable (indice 1) le reste jusqu ce que la validation du
document rvis (indice 2) soit ralise.
Il faut donc crer une sous-version du fichier document que lon va modifier et valider pendant que le fichier document initial est toujours consultable par les utilisateurs.
1 - Sur le document initial, clic droit, Rviser.
2 - Valider la cration de la rvision. Cration dun
nouveau fichier document associ la fiche document
indice 2.
Toutes les caractristiques du document initial sont conserves
pour la rvision: mme cycle de vie, mme liste de diffusion,...
Attention : Dans le formulaire document, les indices numriques sincrmentent automatiquement contrairement aux indices alphabtiques.
3 - Vrifier le cycle de vie: il est directement dmarr. Le
document est accessible pour le premier responsable de
la premire phase du cycle de vie.
Si vous souhaitez ajouter des observations ou des dates
prvisionnelles, ou mme changer de responsable de
phase, vous devez arrter le cycle . Il est alors modifiable (clic droit modifier sur la phase ou sur le responsable).
Une fois les modifications ralises, utilisez la fonction
dmarrer le cycle pour que les informations (phase
en cours, icone de couleur, et accs au document par le
Attention : Si le document initial navait pas de cycle de vie, vous devez quand mme
utiliser la fonction arrter le cycle de vie mme si le document nen possde pas.
Cela permet de le passer en tat suspendu pour agir ensuite dessus.
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QALITEL doc

La validation des phases par les diffrents

responsables permet lvolution du document jusqu ltape de transfert pour
application.
chapitre 6: tableau de bord et utilisateur

1- Premire phase du transfert pour application:

Paramtrage du nouveau document (indice 2)
Toutes les informations lies un fonctionnement
logique sont indiques par dfaut :

Passage de lindice 1 lindice 2

Reprise du nom du fichier rvis ( doc
1012.doc)
Initialisation de la diffusion

Diffusion rapide pour une diffusion immdiate

Valider les donnes avec le bouton TERMINER.

2 Deuxime phase:
Archivage de lindice prcdent (indice 1)
Remplir le formulaire archive comme
expliqu au chapitre 7. Valider le formulaire pour revenir sur la liste des documents en cours de rvision.
Voir chapitre 7: LArchivage.

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QALITEL doc

Larchivage

La conservation des documents qui ne sont plus applicables nest en gnral pas une
obligation. Cependant, certaines rglementations ou normes ainsi que beaucoup de socits imposent cette conservation. Dans ce cas, larchivage doit tre efficace:
 Le mode de conservation doit tre appropri pour garantir laccs et la lisibilit des
donnes archives,
 La dure doit tre dfinie afin de ne pas dtruire plus quil ne faut ou conserver au
del du ncessaire.
 Les responsabilits doivent tre dfinies pour garantir le respect des rgles, la rigueur et la confidentialit.
CREATION DES ARCHIVES
1 - Lors de la suppression dun document,
vous
pouvez
choisir
loption
d Archiver .
Dans la liste des documents, slectionner
le document puis avec le clic droit de la
souris, choisir Archiver .
Si vous choisissez supprimer le document est supprim sans laisser de
trace (aucun archivage).

Le formulaire darchivage saffiche. Il vous suffit de le complter pour dfinir les modalits darchivage du document:

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QALITEL doc

2 - Suite la modification (rvision) dun document, lors du transfert pour application,

le formulaire de larchive du document de lindice prcdent saffiche.
Idem paragraphe prcdent.
CONSULTATION DES ARCHIVES:
partir de lenvironnement archives ,
vous consultez les documents archivs:

les phases de validation et les responsables (cycle de vie)

les destinataires et leur validation dAR

(diffusion)

Les autres documents archivs de la

mme rfrence ( historique).
Le descriptif contient toutes les informations lies larchive:

Lindice

Les modifications associes lindice archiv

Le descriptif.

DESTRUCTION DES ARCHIVES:

Les fiches archives supprimes sont toujours

consultables dans la liste des archives dtruites.
La liaison avec le fichier document nest plus
assure.

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QALITEL doc

10

Les impressions

Principe gnral: On imprime ce que lon voit...

Il faut donc dabord se positionner dans les conditions
souhaites pour limpression.
Exemple :
Imprimer la liste des documents applicables.
Placez-vous dans la fentre liste des documents , utilisez la fonction de requte sur la slection en vous positionnant sur la phase applicable .
Ensuite, activez le menu du clic droit de la souris et choisir imprimer .
La fentre Liste des tats souvre.
La liste ci-dessus est constitue de modles dimpression.
Les informations sur fond bleu visualises en dessous permettent de connatre le contenu de chaque modle.
Ce bouton permet dimprimer le modle slectionn
complt avec les donnes effectives de la base de
donnes (tenant compte de la requte applique):
Imprime la liste des documents applicables.

Vous pouvez imprimer uniquement les informations de lenregistrement slectionn en

format fiche slectionne (une feuille
pour lenregistrement ) ou imprimer toutes les donnes
sous forme de liste en format liste .
Dans le cas o vous disposez de lignes avec une bande passante rduite, il est possible
de compresser au format ZIP limpression gnre (Ecran des Prfrences).
Cela permet de transfrer des volumes dinformations plus petits mais ncessite de la
part de lutilisateur un tlchargement du fichier ZIP transmis et ensuite ouverture du
document au format .rtf ou Msword.

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QALITEL doc

Tlchargement du fichier modle sur votre disque:

Ce bouton permet de visualiser, et modifier le modle. Vous accdez alors au document contenant les champs qui permettent la construction de limpression en fusionnant avec la base active (que lon voit lcran).
Vous pouvez modifier la forme du modle (entte, couleurs) et le fond (insertion des
champs) :
Copier / coller les champs proposs dans la liste de paramtrage des tats. Ces champs
sont classs par catgorie. Ils sont copiables dans la fentre de visualisation soit au format court (facilite la mise en page des modles) soit au format long (facilite la lecture
des modles).
Exemple de modle de liste:
Exemple de modle de fiche:

Le document souvre dans environnement du navigateur.

Enregistrez le document sur votre disque pour pouvoir ensuite le modifier.
Vous pouvez ainsi utiliser Word pour modifier la forme du document (en-tte, pied de
page, mise en page .).
Personnalisation du modle:
Pour modifier le contenu, vous allez insrer les champs de lapplication. Il faut au pralable construire le tableau ou la fiche souhaite et ensuite positionner les codes de
champs.

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10 - 3

QALITEL doc

Pour faciliter le travail, organisez votre cran en

rduisant la taille de la fentre de QALITEL doc
pour la positionner cot du document modifier
et de lapplication.
Pour insrer des champs dans le modle dimpression, utilisez la liste des champs affiche.
Les champs sont classs par origine.
Ouvrez larborescence, ensuite positionnez-vous sur
le champ dsir. Dans la partie infrieure de la fentre saffiche alors le code de champ utiliser.
Il suffit de copier (Crtl+C) le libell propos et ensuite de le coller (Ctrl+v) lendroit souhait dans
le modle.
Vous pouvez utiliser aussi les boutons situs au
dessus de la liste des champs: ils copient le champ
slectionn dans le presse papier, vous
navez plus qu le coller dans le document (sous Internet Explorer).

Lorsque
les
modifications
sont
termines,
enregistrer le document et quitter Word.
Fermer la liste de paramtrage
des tats .
Tlchargement du fichier vers le
serveur Web:
Sur la liste des tats, choisir le
modle prcdemment modifi
puis en activant le bouton sur le
champ fichier , slectionnez le
fichier modifi, enregistr sur votre disque, grce au bouton
parcourir dans la fentre
denvoi de fichier et activez le
bouton envoyer .
Validez le formulaire de modification de ltat.
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QALITEL doc

11

Statistiques - Graphiques

LES STATISTIQUES :
Sur les diferentes listes ( documents,
diffusions, archives,) , vous disposez dans le
menu du clic droit dune fonction permettant de
raliser des graphiques sur toutes les colonnes
affiches.
Exemple: Recense et indique le nombre de documents par phase de traitement en cours.

EXPORTS

Toutes les donnes sont exportables sur Excel grce aux fonctionnalits du clic droit Sortie Export CSV .
Avec les fonctionnalits dExcel ou dun autre tableur, vous pouvez
raliser des graphiques et tableaux de toutes sortes, automatisables
(lexport se fait toujours sous la mme forme).
Cela permet de traiter, danalyser et de prsenter des bilans sur des indicateurs spcifiques.
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12 - 1

QALITEL doc

12

Les outils de ladministrateur

Dans le menu outils, choisissez les paramtres utilisateurs .

Cet environnement est rserv aux administrateurs, il est donc protg: le
mot de passe et lidentifiant dun administrateur permettent dy accder.
Dans cet environnement, vous pouvez dfinir les droits des autres utilisateurs (voir chapitre suivant).
Dans le menu outils , choisissez Prfrences .
Vous accdez alors une fentre de paramtrage
des options de fonctionnement de lapplication.
OPTIONS GLOBALES:
Choix de la monnaie et du symbole montaire
(utilis dans la liste du personnel pour le cot horaire - champ optionnel).

Choix de la langue pour tous les utilisateurs et

option permettant chaque utilisateur de choisir
une autre langue que celle dfinie par dfaut. Ce
choix se fait lors de lidentification de lutilisateur
louverture lapplication.

Choix des formats daffichage des dates

Activation du rafrachissement automatique des
fentres donnes et descriptif . Cette fonction permet de rendre lapplication plus conviviale.

Paramtrage des dlais de retard:

Les documents en retard sont visibles dans lenvironnement tableau de bord .

Nombre de jours admissibles partir de la date denvoi daccus rception

Nombre de jours admissibles pour la validation dune phase de cycle de vie

partir de la date de fin prvue.

Adresse de sortie: permet dactiver directement un site (par exemple un intranet) lors de la dconnexion de lapplication par la fonction QUITTER

Nombre de lignes : indique le nombre de lignes prsentes dans chaque

page des listes. Plus vous augmentez le nombre de lignes affiches
dans une page, plus vous augmenterez les temps de chargement des
donnes.

Affichage formulaire Enregistrement: permet dautomatiser laffichage du formulaire de saisie de lenregistrement et de son fichier document.

Masquer les dossiers protgs: les dossiers pour lesquels lutilisateur (gestionnaire ) na pas les droits
daccs ne sont pas visibles dans larborescence des
dossiers

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12 - 2

QALITEL doc

Afin denregistrer les modifications de paramtrage,

cliquez sur le bouton Appliquer . Un message
vous informe si vous navez pas appliqu avant
de quitter la fentre.

FICHIERS DOCUMENTS:

Dfinition du rpertoire de stockage des fichiers documents associs.

Les fichiers document sont stocks dans

des sous-rpertoires identifis par date correspondant aux critres de rpartition choisis.
(un rpertoire par jour, ou par semaine, ou
par mois .)

Proposer la bote de dialogue louverture :

Ouvre une fentre de choix pour enregistrer ou ouvrir les fichiers documents directement.
Cette option est gnralement renseigne lors de linstallation par linstallateur SCOQI.

TATS:

Option de compression des fichiers dimpression sous forme de ZIP. Cela permet un tlchargement plus rapide des fichiers.

Dfinition de la taille limite partir de laquelle

les fichiers tlcharger sont compresss.

EMAIL:

Paramtrage de ladresse SMTP pour lutilisation de lenvoi des messages partir de lapplication.
Dfinition de ladresse mail destine recevoir
les demandes de diffusion ou de rvision mises par les utilisateurs.

Cette option est gnralement renseigne lors de linstallation par linstallateur SCOQI.
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QALITEL doc

SCURIT AVANCE:
Dfinition des choix de scurisation pour laccs lapplication.

Dlai dinactivit: dure de non utilisation de lapplication qui conduit une utilisation possible de la licence daccs lors de la connexion dun autre utilisateur.

Nombre de jours de validit du mot de passe. Utilisateur / Administrateur : Lutilisateur / Administrateur

doit obligatoirement modifier son mot de passe lors de
louverture de lapplication si ce dlai est dpass.

Dfinir le niveau de complexit du mot de passe. Les

mots de passe peuvent contenir des minuscules, des
majuscules, des numriques et des caractres spciaux
Faible : le mot de passe ne contient que des caractres d'un seul groupe.
Moyen : 2 groupes
Bon : 3 groupes
Trs bon : 4 groupes
Lors de la dfinition du mot de passe pour la cration dun utilisateur, le niveau de complexit du mot de passe saisi est indiqu.

Utilisation dun cryptogramme ressaisir manuellement dans le

champ texte de limage pour viter les connexions par des logiciels de recherche de mot de passe automatique. Le nombre de caractre du cryptogramme est contenu entre 4 et 10.

Nombre de jour limite entre deux connections. Si lutilisateur nouvre

pas lapplication pendant X jours, son compte est suspendu.

Nombre derreurs admissibles lors de la saisie des identifiant et mot

de passe. Si lutilisateur se trompe plus de X fois, son compte est suspendu.

Dfinition du nombre de caractres minimum pour lidentifiant.

Dfinition du nombre de caractres minimum pour le mot de passe.
LDAP:
Options paramtres lors de linstallation.

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QALITEL doc

13

Petites Astuces pour Aller plus vite

LES ALARMES
Des listes pr-filtres, accessibles dans les environnements tableau de bord ,
vous permettent de grer rapidement les retards lis aux phases de traitement
dun document. Le paramtrage des retards sur le cycle de
vie est ralis lors du paramtrage des dates prvisionnelles
pour chaque phase et/ou responsable.
Le paramtrage global des retards (dure admissible pour la
validation des accuss de rception ou des phases de cycle
sans prvisionnel) se ralise dans le menu Outils
Prfrences .

LA RECHERCHE
La recherche, disponible sur toutes les listes, permet dobtenir une liste denregistrements contenant ou commenant par la chane de caractres inscrite dans
le champ Rechercher.
Commence par ..
Contient
Vous pouvez ensuite exploiter cette liste (retrouver un enregistrement, imprimer, compter les lments, exporter la liste,)
Lorsquune recherche est ralise, un indicateur
visuel situ au dessus de la liste sactive.
Noubliez pas deffacer la recherche pour visualiser la totalit de la liste initiale.

LE DRAG AND DROP

Lutilisation du DRAG AND DROP ou glisser-dposer permet un paramtrage rapide.
(Slectionner une donne puis maintenir le clic gauche de la souris en dplaant la
donne pour la glisser sur le lieu de classement souhait)
Vous pouvez lutiliser :
Sur les arborescences pour dplacer un dossier
partir des listes vers les dossiers (dplacer une fiche pour la classer dans un autre
dossier)
Pour dfinir les utilisateurs dans lenvironnement de dfinition des droits daccs.

LAUTO COMPLETION
Les champs se compltent automatiquement suite leur saisie partielle en fonction
des donnes prsentes dans les listes de choix. (proposition automatique du libell le
plus proche des caractres saisis). La saisie partielle dune date est complte avec les
mois et annes en cours.
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QALITEL doc

LA TOUCHE TAB
Pour faciliter la saisie dans les formulaires , vous pouvez utiliser la touche TAB ou
pour passer dun champ lautre
Lutilisation des touches  + TAB permet de revenir sur le champ prcdent.

LE DOUBLE CLIC
Le double clic sur la souris permet, en fonction de lendroit o il est utilis:
De modifier la donne slectionne (sur les listes des documentsDiffusion
Archives)

LA MODELISATION DES LISTES DE DIFFUSION

Afin de faciliter la constitution de des listes de diffusion, vous pouvez crer des modles de diffusion , cest dire des groupes de
personnes prdfinies qui peuvent ensuite tre choisis pour ainsi
constituer rapidement les listes de diffusion spcifiques chaque
document.
1 - Dans le menu Divers , slectionnez Modles de diffusion .
Ensuite , activez le clic droit de la souris et choisissez Nouveau
pour crer un groupe.
Saisissez le nom du groupe et valider OK
Sur le nom du groupe prcdemment cr, activez le clic
droit et choisissez Nouveau .
La liste du personnel saffiche. Slectionnez la premire personne puis activez le bouton choisir
Le nom de la personne est alors affich dans le groupe. Recommencer lopration pour les autres personnes.
Les groupes ainsi constitus peuvent tre rapidement utiliss
sur les arborescences des donnes Pour information . Il suffit de slectionner dans le clic droit de la souris Importer un
modle

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QALITEL doc

LORGANISATION DE LAFFICHAGE
Escamotage de la barre denvironnement: En utilisant le bouton situ le long de la
barre denvironnement, vous pouvez cacher cette barre: Vous gagnez ainsi de la place.

Fermeture de fentre: En utilisant les croix en haut de chaque fentre, vous pouvez fermer la fentre.
Utilisation des icnes de raccourcis:
1 - Barre de navigation: activation de la barre denvironnement . Ensuite
chaque utilisateur peut activer les fentres quil souhaite.
2 - Tableau de bord: activation de la fentre Tableau de bord permettant chaque utilisateur de visualiser les informations classes par niveau
de traitement
1
3 - Dossiers: Vision du plan de classement permettant laccs aux
2
donnes classes dans des dossiers / sous-dossiers.
4 - Donnes: fentre contenant les donnes complmentaires associes llment slectionn dans la liste

3
4

5 - Descriptif: document texte donnant une vision dtaille de llment slectionn.

La configuration de dmarrage de lapplication est paramtrable par groupe dutilisateurs. Voir au chapitre suivant Paramtrage des droits utilisateurs
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QALITEL doc

LENVOI DE MESSAGE:
Afin dinformer ou de relancer les personnes impliques
dans un cycle de vie ou une diffusion de document, vous
pouvez envoyer des messages coupls avec votre messagerie interne.

Sur le nom dun responsable de cycle de vie, Clic droit

puis Message pour la rvision

Sur la liste de diffusion, clic droit, message pour la diffusion

Une fentre de messagerie souvre avec le ou les adresses mail du ou des destinataires renseignes et lobjet
du message propos.
Vous pouvez complter lobjet et saisir le contenu du
message dans la fentre de texte.

Une information sur le paramtrage des adresses mail des destinataires est affiche en
bas de la fentre de message.
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QALITEL doc

14

Le paramtrage des droits utilisateurs:

Dans le Menu outils , choisir paramtres utilisateurs .

Laccs cet cran est protg. Pour y accder il faut saisir le nom et
le mot de passe dun administrateur.
Seuls les administrateurs ont le droit de dfinir les droits des autres
utilisateurs
Les droits des utilisateurs
sont dfinis sur 3 niveaux :
laccs aux donnes,
la capacit de crer, modifier ou supprimer des
donnes,
la visualisation de donnes selon leur lieu de
classement (dossier)
CRATION DUN GROUPE UTILISATEUR:
Dans la fentre
utilisateurs , slectionnez nouveau dans le menu du clic droit de la souris;
Vous crez ainsi un groupe dutilisateurs (modles de droits qui peuvent tre associs
plusieurs personnes)
Pour chaque GROUPE, vous associez :
dans la fentre Utilisateur , un nom
dans la fentre Habilitations , des droits daccs aux diffrents niveaux dutilisation :
Gestionnaires : accs toutes les donnes enregistres
Utilisateur: consultation des donnes le concernant.
 Dans la fentre Dmarrage , une configuration particulire de linterface daccueil. Vous pouvez notamment spcifier ce niveau le fait que les membres du groupe Utilisateurs
dmarrent
sur
lenvironnement
de
Gestion (interface QALITEL doc classique) ou sur le portail documentaire. Le basculement de lun lautre se faisant aisment via un lien portail (au sein de QALITEL)
ou par un lien Gestion au sein du portail documentaire.
SCOQI

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QALITEL doc

En activant ce bouton, vous slectionnez les droits particuliers lis aux diffrentes tables composant la base de
donnes :
Permissions
Vous pouvez ainsi, donner les droits de gestion des donnes sans autoriser la saisie de
nouvelles personnes dans la liste du personnel, de nouveaux mots cls..

Puis, dans la partie en bas droite de lcran, vous pouvez activer les listes correspondantes aux dossiers des documents.
Vous slectionnez alors les droits particuliers daccs aux donnes
par dossier.
Un gestionnaire peut alors accder ses donnes sans avoir accs aux
donnes des autres gestionnaires.
CRATION DUN UTILISATEUR:
Slectionner le groupe puis choisir Nouveau dans le
menu du clic droit.
Vous crez alors un utilisateur dans le groupe.
Fentre : Identification
Pour chaque utilisateur , un identifiant et un mot de passe
sont dfinis.
Par dfaut, lidentifiant et le mot de passe reprennent le
nom de lutilisateur. Il peut ensuite personnaliser son mot
de passe. Ladministrateur peut aussi lui en attribuer un
autre.
Le mot de passe ne sera jamais lisible.
Ladministrateur peut suspendre le compte, dfinir une bute pour la validit du compte, obliger lutilisateur modifier son mot de passe lors de la prochaine connexion.

Dplacement dun utilisateur vers un autre profil ou hors profil : en slectionnant un utilisateur, et en laissant le clic gauche appuy, vous pouvez dplacer lutilisateur vers un autre
groupe. Il prend alors les droits du groupe choisi.
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QALITEL doc

JOURNAL DES CONNEXIONS:

Dans le menu Outils de lenvironnement de droits utilisateur, vous
pouvez consulter le journal des
connexions.
Il contient la liste de toutes les
connexions par personne, date et
adresse IP.
Un menu clic droit permet dimprimer, dexporter, de slectionner les
donnes.
A partir de cette liste, deux assistants accessibles dans la barre dicne permettent:
 La dconnexion distance dun
utilisateur en slectionnant la
connexion dun utilisateur ( tat Active ).
La purge totale supprime lintgralit du journal. Un message de
confirmation doit tre valid ensuite.
JOURNAL DES DOCUMENTS:
Dans le menu Outils de lenvironnement de droits utilisateur, vous pouvez consulter
le journal des documents.
Il contient la liste de toutes les
consultations des documents: le code
et le nom du document, le nom de la
personne qui a consult la date et
lheure de consultation.
Un menu clic droit permet dimprimer, dexporter, de slectionner les
donnes.
Exemple de graphique : nombre de
consultations par documents

De mme que pour le journal des connexions, ce bouton permet la

purge totale du journal. Un message de confirmation doit tre valid
ensuite.
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QALITEL doc

15

La traduction:

Cet outil de saisie permet dadapter QALITEL Doc la langue de

votre choix. Vous avez galement la possibilit de modifier le
nom de tous les libells de lapplication afin dadapter celle-ci au
langage propre de votre entreprise et ainsi permettre aux utilisateurs de sapproprier totalement le logiciel.
Dans le menu Outils , choisissez les Paramtres utilisateurs .
Cet environnement est rserv aux administrateurs, il est donc
protg: le mot de passe et lidentifiant dun administrateur permettent dy accder.

Dans le menu Outils , de lenvironnement

Paramtres utilisateurs choisissez

Traduction ,

lenvironnement de traduction saffiche:

Nous allons tudier lutilisation de lenvironnement TRADUCTION au travers

de ladaptation du Franais aux besoins spcifiques dune socit.

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QALITEL doc

ADAPTATION DU FRANCAIS POUR UN USAGE SPCIFIQUE

Il faut commencer par dupliquer la langue modifier afin de conserver la langue
originale. Faire un clic sur le bouton DUPLIQUER UNE LANGUE
Puis, donner un nom cette nouvelle langue et valider par un clic sur le bouton
DUPLIQUER
Activer ce bouton pour traduire une langue existante.
Une fois slectionnes la langue de rfrence
et la langue traduire, activer le bouton
Appliquer pour ouvrir lenvironnement de
traduction.
Cet environnement donne accs tous les libells de lapplication:
1re colonne: lieu o le texte saffiche et code
de champ associ.
Afin de fiabiliser la recherche (orthographe des mots) et dactiver les champs traduire,
ouvrir au pralable les fentres, formulaires et environnements contenant les mots que
vous souhaitez traduire.
ARBO: Correspond aux fentres des dossiers
Visu: correspond aux fichiers texte
des descriptifs
Form: pour les formulaires de saisie
2me colonne: texte utilis
dans la
langue de rfrence (franais)
3me colonne: indice de modification des
libells de lapplication
4me colonne: texte modifiable dans la
langue traduire (scurit)
5me colonne: indice de modification de la
traduction
Inscrire la donne traduite dans la
table de droite puis valider .
(Bouton en haut de la liste ou en bas)
Les lments non traduits apparaissent en franais.
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QALITEL doc

Les champs prsents dans la partie suprieure de la fentre permettent de rechercher

un mot dans les langues associes. Cela permet de travailler par thme pour traduire
rapidement un mot prsent dans diffrents libells de lapplication.
Exemple: rechercher les diffrents libells contenant le mot produit en franais.
Activez ce bouton pour valider la saisie

La liste associe affiche les

libells correspondants.

Rsultat:

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QALITEL doc

VISUALISATION DE LAPPLICATION TRADUITE EN ANGLAIS:

INTERFACE DE TRADUCTION EN ANGLAIS:

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- Notes -

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