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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL

CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS


PROFESSOR: MAYKO GOMES
AULA 03 Tipologias e Conservao de Documentos
Ol! Tudo certo com os estudos?
Vamos agora ao nosso terceiro e ltimo passo nesta jornada!
Vamos estudar as ferramentas que so utilizadas no arquivo, e como
conservar os documentos.
De acordo com nosso programa, teremos para esta aula o seguinte
contedo:
Tipologias documentais e suportes fsicos:
Microfilmagem;
Automao;

Preservao e conservao de documentos de arquivo.


Mais uma vez lembro a todos que estou disponvel para responder suas
dvidas, crticas e sugestes no frum do curso e no email:
mayko@pontodosconcursos.com.br.
E j que estamos perto do fim, no percamos mais tempo. Mos
massa!
Mayko Gomes
Abril/2012

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Microfilmagem
Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da
classificao dos documentos quanto ao seu gnero. E uma dessas
classificaes era o gnero dos documentos microgrficos, ou seja, aqueles em
suporte de microficha que so resultado do processo de microfilmagem.
A tcnica da microfilmagem tratada pela Lei n 5.433, de 08 de maio
de 1968, e regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de Janeiro de 1996.
Essa prtica surgiu como soluo para a falta de espaos nos arquivos,
conseqncia do alto volume de produo de documentos. Assim, o principal
objetivo da microfilmagem a economia ou reduo do espao a ser ocupado
pelo arquivo. Atualmente utilizada em grande escala por bancos (que
microfilmam cheques) e cartrios. Outras entidades a utilizam em pequena
escala.
Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade
na conservao dos documentos, a preservao dos originais e a manuteno
do sigilo da informao. As desvantagens so o alto custo do processo e a
dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra.
Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta
pode receber nomes especficos:
Microfilmagem de segurana: realizada com o objetivo de garantir a
autenticidade da informao. Geralmente utilizada para evitar adulteraes
fraudulentas no contedo de documentos, ou para manter a informao em
caso de danos irreparveis ao mesmo.
Microfilmagem de substituio: realizada com o objetivo de manter a
informao aps a eliminao documento. Utiliza-se em documentos de valor
temporrio que contenham informaes relevantes. Assim os documentos
podem ser eliminados e a informao mantida.
Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter
no arquivo da instituio documentos que pertencem a outras instituies.
Geralmente so documentos muito importantes para uma instituio e
pertencem a outras naes. Como exemplo h documentos que mostram a
histria da extrao de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a
Portugal. O mais comum que esses documentos pertenam a pases que
tinham colnias em outros continentes.
Microfilmagem de preservao: realizada com o objetivo de evitar o
manuseio dos documentos originais. Geralmente utilizada em documentos
muito antigos, frgeis ou parcialmente danificados, para que sejam
preservados por mais tempo. Os documentos originais so armazenados sob
condies favorveis, e os usurios tm acesso somente aos microfilmes.
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Vou chamar a ateno para dois pontos muito importantes, pontos estes
que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse
assunto:
Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos
documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juzo ou fora dele.
Segundo: os documentos digitalizados podero ser eliminados a critrio
da autoridade competente, salvo os de valor histrico que, como vimos, devem
ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado,
apenas por este motivo no pode ser destrudo. O que vai determinar a
destruio do documento original apenas a Tabela de Temporalidade e
Destinao, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou
no pouco importa para esse fim.
Outra considerao, os documentos microfilmados, mesmo que
autorizada a sua eliminao, devem estar arquivados, isto , no podem estar
em trmite.
Vamos a algumas questes:
(Correios/2011 Cespe/UnB) Aps a microfilmagem de documentos de
arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente
de terem valor primrio ou secundrio.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos que o fato de estar microfilmado no
suficiente para determinar se um documento pode ou no ser eliminado. Esse
fato pode at influenciar na deciso por manter ou no um documento, mas
no determina que deva ser eliminado.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante


tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos,
a cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente.
Resoluo
O item est incorreto. Por meio de determinao legal, que veremos
mais adiante, todos os documentos microfilmados tm o mesmo valor legal,
produzindo os mesmos efeitos em juzo ou fora dele, desde que observadas as
normas estabelecidas para o processo.
Aproveito para, mais uma vez, chamar a ateno do candidato para as
duas consideraes em que os examinadores mais apostam para eliminar os
candidatos desavisados: os documentos microfilmados tm o mesmo valor
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legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado no
suficiente para decidir sobre sua eliminao.
A Lei Federal n 5.433/68 trata da prtica da microfilmagem, instituda
com objetivos de segurana e economia de recursos em meados da dcada de
50. Esta Lei bem pequena, razo pela qual daremos mais ateno ao Decreto
n 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles ento:
A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tpicos mais
importantes:
Por esta lei, autorizada a prtica da microfilmagem de documentos
oficiais em todo o territrio nacional.
Os microfilmes e cpias fotogrficas obtidas a partir dos filmes produziro
os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele.
Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre
tentam confundir com esse assunto!
Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para
outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente,
em livro prprio. No caso da eliminao, s podem ser eliminados documentos
microfilmados que no estejam mais em trmite (tenham sido arquivados) e
que no possuam valor permanente.
A regra que s podem ser microfilmados documentos que tenham sido
arquivados (no esto mais em trmite). Contudo, por autorizao de
autoridade competente e por excepcional medida de segurana, podem ser
microfilmados documentos ainda em trmite.
Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questes da prtica
da microfilmagem, que objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define
as etapas do processo de microfilmagem, que so:
Preparo: aqui feito o tratamento do documento para a microfilmagem.
Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos
metlicos, e procedimentos similares.
Microfilmagem: aqui os documentos sero colocados no equipamento
que far a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem
escolhidos dependero de vrios fatores.
Processamento: aqui comea o processo de visibilidade ao documento
microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem
do documento.

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Duplicao: aqui os microfilmes originais sero copiados, e as cpias
sero guardadas em local diverso por motivo de segurana.
O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de
reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos
ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Muito importante tambm
levar este conceito para a prova!
A microfilmagem ser feita sempre em filme original, com o mnimo de
180 linhas por milmetro de definio, e com garantia de qualidade da imagem,
de segurana e de reproduo do material. obrigatria a extrao de filme
cpia, por motivo de segurana, que dever ser guardado em local diferente
do original. E no permitida a utilizao de filmes que sejam atualizveis,
tanto para a confeco do microfilme original quanto do filme cpia.
Como j dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de
reduo, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da
reproduo. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado
para a microfilmagem (faltar pedao de documento que no coube na
bandeja), poder ser feita em etapas, desde que haja repetio de uma parte
da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa
identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes
microfilmadas.
As sries de documentos microfilmados devero constar de imagens de
abertura e de fechamento com os seguintes elementos:
Abertura:
- identificao do detentor dos documentos;
- nmero do microfilme, se for o caso;
- local e data da microfilmagem;
- registro no Ministrio da Justia;
- ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem
microfilmados;
- meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem
microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior;
- identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau
de reduo;
- nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do
detentor dos documentos a serem microfilmados;
- nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel
pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
(TJDFT/2008 Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada srie de
documentos microfilmados dever ter os seguintes elementos: grau de
reduo e equipamento utilizado.
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Resoluo
O item est correto. De acordo com o determinado no Decreto, estas so
algumas das informaes que devem constar na imagem de abertura do
microfilme.
Fechamento:
- identificao do detentor dos documentos microfilmados;
- informaes complementares relativas identificao dos documentos
microfilmados;
- termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies
legais;
- meno, quando for o caso, de que a srie de documentos
microfilmados continua em microfilme posterior;
- nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel
pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
A microfilmagem poder se realizada por empresas e cartrios
regularmente registradas no Ministrio da Justia e sujeitas a fiscalizao deste
quanto aos cumprimentos legais sobre a prtica da microfilmagem. Estas
empresas e cartrios devero fornecer um documento de garantia, declarando
o seguinte o processo foi realizado de acordo com as normas legais, que se
responsabilizam pelo padro de qualidade exigido e que o usurio passa a ser
o responsvel pelo manuseio e conservao do microfilme.
Os microfilmes produzidos no exterior somente tero valor legal quando
autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firma
reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de
traduo oficial.
Os microfilmes devero observar os prazos de guarda e destinao de
seus documentos originais quando necessrios prestao de contas ou
sujeitos fiscalizao
A empresa ou cartrio que incorrer em infrao s normas do Decreto
esto sujeitas s penalidades de advertncia e suspenso do registro. Em caso
de reincidncia, o registro ser cassado definitivamente
.
As
penalidades mencionadas no causam prejuzo a outras sanes penais e civis
cabveis.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que
apresentarem imagens ilegveis, por falha de operao ou por problema
tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou
insero no filme original.
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O item est correto. Como os filmes no podem ser editveis, no
permitido fazer cortes para acrescentar eu retirar. Caso algum documento
tenha ficado fora, deve ser microfilmado em outro filme com as devidas
anotaes.

(MPU/2010 Cespe/UnB) A extrao de filme cpia do original e o seu


armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas
de segurana obrigatrias.
Resoluo
O item est correto. Tanto a Lei quanto o Decreto determinam que, do
processo de microfilmagem, devem ser produzidos um filme original e uma
cpia, que permanecero guardados em locais diferentes.
Resoluo n 10
A Resoluo n 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento
da Lei n 5.433/68, pois determina a aplicao dos smbolos da ISO
9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos.

Estes smbolos, ou sinalticas, como pode aparecer na prova, e seus


significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam

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mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peo ateno ao tratar
desse assunto.
Notem que os smbolos que tratam do incio, fim e continuao do rolo
de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados
conforme a necessidade da situao.
(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo abaixo indica o final do rolo.

Resoluo
O item est correto. Esta sinaltica informa que o rolo est no fim, e no
h mais imagens que pertena a aquela srie microfilmada.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica existncia de texto


ilegvel no original.

Resoluo
O item est incorreto. Conforme vimos pela norma estudada, esta
sinaltica informa que o documento original est com numerao de folhas,
pginas ou datas incorretas.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica que o documento


no foi reproduzido, na ntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto,
continua no prximo rolo.

Resoluo
O item est incorreto. Segundo a resoluo, esta sinaltica informa que
h pginas ou nmeros em falta no documento original.

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Automao
A automao do arquivo refere-se utilizao das novas tecnologias
aplicada aos arquivos para facilitar o seu trabalho. As principais inovaes
aplicadas so as que trabalham com a Gesto de Documentos e suporte de
documentos eletrnicos.
A partir dessa definio, podemos entender a prpria microfilmagem
como uma parte integrante da automao de arquivos, uma vez que utiliza de
equipamentos e tecnologias para facilitar o gerenciamento de documentos.
As principais ferramentas tratadas na automao de arquivos e cobradas
em provas so o GED e o workflow. Vamos a cada uma delas.
GED: a sigla para Gerenciamento Eletrnico de Documentos, ou Gesto
Eletrnica de Documentos. Trata-se apenas de acrescentar Gesto de
Documentos tradicional equipamentos e tecnologias que iro facilitar e
aumentar a qualidade de sua atuao.
Partindo do conceito inicial, podemos descrever GED como sendo um
conjunto de tecnologias que permite a uma entidade gerenciar seus
documentos em forma digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes
formatos, suportes ou gneros, como papel, udio, microfilme, arquivos de
texto. Etc.
As principais tecnologias que compem o conjunto do GED so:
Capture tecnologia que permite a captura do documento pelo sistema.
A partir da captura o sistema extrai os dados do documento e os transformam
em informaes confiveis, recuperveis e acessveis (metadados), como o
produtor, a data, o local, nmero, etc.
Document Imaging a tecnologia mais utilizada atualmente em
entidades pblicas e privadas, superando at mesmo a microfilmagem. Tratase da tecnologia que converte um documento tradicional (em suporte papel)
para um documento digital (ou eletrnico). Essa converso feita atravs de
aparelhos de captura de imagens, como os scanners.
Document Management essa tecnologia permite o controle sobre a
criao, reviso e descarte de documentos eletrnicos. Ela propicia
recuperao de informaes (autor, data, local, verso, etc), segurana, busca
e verso.
COLD ou ERM tecnologia que trata da emisso de relatrios sobre a
Gesto de Documentos. Funciona como um feedback, mostrando os resultados
das operaes realizadas.

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Forms Processing tecnologia que permite a criao de formulrios. Os
formulrios so essenciais para algumas atividades e trmites de documentos.
Records and Information Management tecnologia que controla o ciclo
de vida dos documentos. Essa tecnologia opera com base na Tabela de
Temporalidade da entidade, aplicando aos documentos sob controle do
sistema.
Workflow: no necessrio muito aprofundamento neste conceito, pois
ele apareceu em apenas quatro provas para cargos de nvel mdio. Pode ser
que venha a aparecer com mais freqncia em provas, mas ainda vai demorar
um pouco. Contudo, caso aparea em provas, ser suficiente que o candidato
saiba apenas o conceito para responder a questo.
O Workflow (ou fluxo de trabalho) como o prprio nome sugere uma
seqncia ordenada de tarefas em uma atividade. No caso da Gesto de
documentos trata-se de todo o rito que o documento segue desde sua criao
at sua destinao. Ainda, no caso da automao, esse processo
automatizado porque o prprio sistema de GED fornecer os passos a serem
seguidos para a realizao de uma atividade administrativa.
Consideraes sobre automao:
GDE X GED: muito comum que o candidato cometa o erro de confundir
esses dois conceitos pela semelhana da sigla. Ento peo muita ateno: O
GED refere-se automao do sistema, enquanto a GDE refere-se parte da
gesto voltada exclusivamente para documentos eletrnicos.
No necessrio que todas as tecnologias e GED estejam presentes em
uma entidade para que esta possa estar automatizada. De fato, as mais
comuns so a captura, Doument, Imaging (ou digitalizao) e o ERM (mais
utilizado em sistemas de protocolo).
Documento Digital X Documento Digitalizado: tambm comum que o
candidato acredite que todo documento inserido no computador um
documento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital aquele que
nasce em suporte eletrnico e em cdigo binrio (lembrar da classificao de
documentos quanto ao gnero). O documento que nasce em suporte papel e
depois inserido no computador o documento digitalizado. A diferena pode
parecer sutil, mas no : um documento digital est no suporte eletrnico; um
documento digitalizado apenas tem a sua imagem no computador, uma cpia,
mas o documento em si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser
mantido para todos os efeitos.
Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da
informao e identificam o documento, servindo para assegurar a
autenticidade, compreenso e uso do documento.
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Vantagens dos documentos digitais: economia de espao fsico, aumento
de produtividade e agilidade no acesso informao.
Desvantagem dos documentos digitais: podem ser manipulados e
editados com mais facilidade, o que os deixa vulnerveis a interveno
humana, comprometendo sua autenticidade; e obsolescncia tecnolgica
rpida, devendo haver constante migrao de suportes.
A automao de arquivos ainda no um assunto muito comum em
provas, aparecendo de forma bem tmida. No vai alm do apresentado aqui.
Vamos a um exemplo de questo.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer
operao de automao aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado,
resguardadas as restries legais de sigilo, correto afirmar que, no caso dos
documentos eletrnicos e digitais, a acessibilidade equivale facilidade no
acesso ao contedo e significado desses documentos.
Resoluo
O item est correto. O principal objetivo da automao em arquivos a
facilidade em acesso e controle dos documentos. Ainda, uma de suas grandes
vantagens o acesso simultneo de vrios usurios a vrios documentos.

(MPU/2010 Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que


servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da
imagem, uma informao complexa, visvel ou invisvel, que s pode ser
suprimida mediante a utilizao de um algoritmo e de uma chave protegida.
Resoluo
O item est incorreto. Os metadados so apenas dados de um
documento que so inseridos em um sistema de controle, como o de registro,
quando aquele capturado. Em nada os metadados, apesar do nome, tm
relao com a informtica de modo to tcnico.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O documento arquivstico digital a


informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de
sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivstico.
Resoluo
O item est correto. Vimos em nossa primeira aula que o documento,
para ser de arquivo, deve cumprir alguns requisitos. Alm disso, vimos que os
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documentos podem ser classificados como eletrnicos, informticos ou digitais,
que tem a definio trazida no item.
Considerando a automao e os documentos digitais, devemos falar
tambm sobre a Resoluo CONARQ n 20, que dispe sobre a insero dos
documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos
rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Esta Resoluo define documento digital (j estudado em nossa primeira
aula) como sendo o documento arquivstico codificado em dgitos binrios,
produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, sendo
exemplos a planilha digital, mensagens de email, sites da internet, bases de
dados ou qualquer outra, desde que esteja em formato digital.
Especificamente a GDE deve ter espao para a implantao de um
sistema eletrnico com requisitos funcionais, requisitos no funcionais e
metadados.
So requisitos funcionais: registro e captura, classificao, tramitao,
avaliao e destinao, recuperao da informao, acesso e segurana,
armazenamento e preservao.
So requisitos no funcionais: utilizao de padres abertos,
independncia de fornecedor, integrao com sistemas legados, conformidade
com a legislao e os padres de interoperabilidade do governo, atendimento a
usurios internos e externos, facilidade de utilizao e desempenho.
Os metadados so definidos, segundo a Resoluo, como informaes
estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender,
preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Essas
informaes referem-se a identificao e contexto documental (identificador
nico, instituio produtora, nomes, assunto, datas, local, cdigo de
classificao, tipologia documental, temporalidade, destinao, verso,
documentos relacionados, idioma e indexao), segurana (categoria de sigilo,
informaes sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais),
contexto tecnolgico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependncias
de hardware e software, tipos de mdias, algoritmos de compresso) e
localizao fsica do documento.

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Conservao, Preservao e Restaurao
A principal funo de um documento (mais precisamente do suporte)
fazer com que a informao se perpetue no tempo e no espao sem perder
suas caractersticas. Assim, as atividades de conservao buscam aumentar a
durabilidade do material do documento.
A conservao se divide em atividades de preservao, que so as aes
preventivas, e as atividades de restaurao, que so aes corretivas. Vamos
estudar cada uma delas.
Tcnicas de Restaurao:
Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica,
aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade de ataque de
fungos e bactrias.
Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas
ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por
outros especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior
durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so um
pouco afetadas. Alm disso o material muito especfico o deixa com custos
altos.
Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folha
de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em
uma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre
145 a 155C.
Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando
acetona folha de acetato de celulose.
Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister e
fita adesiva de duplo revestimento.
Existem outras tcnicas de restaurao de documentos, mas no so
muito comuns em provas. Vamos a elas:
Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas
da folha so reconstrudas com celulose nova. Nesta etapa utilizado um
equipamento, que executa, por meio de suco, o preenchimento de todas as
reas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento,
uma soluo de polpa e gua que, aps suco, se concentra nas reas onde
no h suporte (vazadas). Essas reas novas devem ter espessura igual do

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original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para
diferenciar as reas novas da antiga.
Velatura um novo suporte em papel, agregado ao original.
Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de cor e tom,
prximos do original, em reas de remendo ou reforo. Ela feita com lpisaquarela importado diretamente nas reas em que necessria uma
homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a esttica do
documento. S quando necessria.
Planificao a prensagem do documento.
Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a
seqncia do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de
numerao do original.
Costura feita em linha de algodo, em substituio aos grampos
metlicos; compe-se de dois pontos de costura.
Alm da restaurao e suas tcnicas, temos tambm como aes
corretivas a desinfestao, que consiste no combate atividade de insetos (o
mtodo mais comum a fumigao), a limpeza, que consiste na retirada de
sujeira com material especfico, e o alisamento, que consiste em passar os
documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de
manchas.
Noes de Preservao:
A preservao o conjunto de aes de carter preventivo, portanto
relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua
deteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo por serem um tanto
bvias.
As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas pelo
CONARQ. Vamos a elas:
Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o
suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada.
Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.
Ainda, a umidade pode provocar mofo.
Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura
ideal deve estar entre 16 e 22C.
Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso de
fotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel.

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Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou
riscos.
No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de
papel livre de acidez.
No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o
desenvolvimento de microorganismos que vo destru-lo.
No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os clipes
devem ser de plstico, e o local de contato com o documento deve estar
protegido com um pequeno pedao de papel.
Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos
irreversveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas.
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.
Evitar substncias poluentes, pois so os principais agentes de
deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao de cidos,
sujeira, desfigurao dos materiais).
Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos
puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrrio
recomenda-se no usar, pois os danos sero muito maiores.
Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas
na posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo.
Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e livres de
poeira, umidade e temperaturas altas.
Vamos resolver algumas questes:
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Enquanto a restaurao incide sobre itens
documentais individuais, a preservao geralmente se estende ao conjunto de
documentos.
Resoluo
O item est correto. As tcnicas de restaurao so aplicadas nos
documentos individualmente, pois deve observar que cada documento tem um
dano especfico, ou e graus especficos; enquanto que a preservao so
medidas a serem observadas para conservar todos os documentos em um
mesmo ambiente.

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(Correios/2011 Cespe/UnB) No alisamento, uma das operaes de
restaurao de documentos, os documentos so dispostos em bandejas de ao
inoxidvel.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos que o alisamento consiste em passar os
documentos a ferro para retirar as marcas de dobras.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Elevados ndices de umidade relativa e de


temperatura no ambiente de um acervo constituem condies propcias para a
infestao de cupins nesse acervo.
Resoluo
O item est correto. As condies ambientais de elevada temperatura e
umidade favorecem a apario de insetos em geral.

(ANEEL/2010 Cespe/UnB) As reas de pesquisa, de trabalho e de


depsito devem receber o mesmo tratamento no que concerne s condies
climticas.
Resoluo
O item est incorreto. As reas de pesquisa so os espaos destinados a
consultas e estudos nos documentos. Estas reas tm a presena constante de
pessoas, e deve ter as condies climticas que permitam a realizao de seus
trabalhos. O depsito, onde os documentos sero armazenados, deve ter
condies ambientais que favoream sua conservao.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) O suporte ptico, assim como o suporte


magntico, sofre influncia das ondas magnticas; portanto, no pode ser
exposto a campos magnticos.
Resoluo
O item est incorreto. Os suportes magnticos so os que tm a leitura
efetuada por aparelhos que trabalham com campos magnticos, enquanto que
os suportes pticos so os que tm a leitura efetuada por feixes de luz, como o
laser. Os campos magnticos no interferem nos suportes pticos, pois a
informao gravada por meio de falhas em padro.

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Exerccios

01 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) Os originais dos documentos correntes


microfilmados podem ser eliminados antes de serem arquivados, visto que os
microfilmes os substituem.
02 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) O suporte microflmico por ser
extremamente seguro no exige uma cpia de segurana, como no caso dos
documentos digitais.
03 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo abaixo significa documento
original em cores.

04 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Utiliza-se o smbolo abaixo para indicar o


incio do rolo.

05 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Emprega-se o smbolo requinte para


indicar ausncia de partes do documento ou de documentos inteiros no
conjunto microfilmado.

06 - (ANEEL /2010 Cespe/UnB) Os depsitos de arquivo devem prever


locais especficos para armazenamento de cada tipo de suporte, de acordo com
suas especificidades.
07 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A restaurao, sendo uma operao de
conservao,
demanda
do
profissional
dela
encarregado
profundo
conhecimento a respeito de papis e tintas.
08 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivstico ser
infestado por pragas, o tratamento deve ser adequado espcie e ao tipo de
material infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentos
qumicos, e, como ltimo recurso, as cmaras de congelamento ou a
modificao da atmosfera.
09 - (Correios/2011 Cespe/UnB) ndices elevados de umidade
contribuem para a conservao do papel, em razo das fibras de celulose nele
existentes.
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10 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) As recomendaes da cmara
tcnica de conservao de documentos do CONARQ, para assegurar a
preservao dos diferentes documentos durante o prazo de guarda
estabelecido na tabela de temporalidade e destinao, determinam que devem
ser adotadas medidas de conservao j nas fases de produo e tramitao
dos documentos, estendendo-se os procedimentos especficos aos processos
de organizao documental e acesso.
11 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Visando garantir a preservao,
recomenda-se que todos os documentos pblicos sejam produzidos em papis
alcalinos e em formatos padronizados, de acordo com as normas vigentes.
12 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A utilizao de novas tecnologias
digitais nos arquivos favorece a preservao e a conservao, uma vez que os
suportes so comprovadamente mais durveis e mais estveis para o
armazenamento, em comparao com os meios convencionais de registrar
informaes.
13 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Os documentos sofrem um processo
natural de deteriorao, causado por reaes qumicas. Fatores como ndices
muito elevados de temperatura ou umidade relativa do ar, variaes bruscas
de temperatura ou umidade, presena de poeiras e gases poluentes, exposio
a raios ultravioleta e a falta de ventilao aceleram esses processos e
favorecem o desenvolvimento de microrganismos e as infestaes de insetos,
que prejudicam ainda mais o acervo documental.
14 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Em termos de uso e preservao, existem
muitas vantagens em fazer a migrao de documentos convencionais de
arquivo para meios digitais, como, por exemplo, a rapidez no acesso
informao, a economia de espao, uma maior durabilidade das mdias por no
haver manuseio direto, entre outras, que reduzem significativamente os gastos
com infraestrutura e recursos humanos.
15 - (TRT-17/2009 Cespe/UnB) A degradao do suporte e a
obsolescncia tecnolgica no comprometem a preservao dos documentos
digitais. Os metadados garantem, por seus requisitos, a autenticidade, a
integridade e a acessibilidade desses documentos digitais.
16 - (INSS/2008 Cespe/UnB) O filme com os documentos
microfilmados deve conter, obrigatoriamente, a imagem de abertura e,
opcionalmente, o termo de encerramento.
17 - (INSS/2008 Cespe/UnB) No processo de microfilmagem, o filme
original e o filme cpia devem ser armazenados em locais distintos.
18 - (INSS /2008 Cespe/UnB) Na microfilmagem de substituio, os
documentos originais podem ser eliminados aps a reproduo, incluindo-se
aqueles de valor permanente.
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19 - (INSS /2008 Cespe/UnB) A baixa velocidade de recuperao, o
acesso individual e a perda de resoluo devido a cpias sucessivas constituem
desvantagens da microfilmagem.
20 - (TJDFT/2008 Cespe/UnB) O documento eletrnico tem como
vantagem a densidade mxima da informao em um suporte muito pequeno,
no qual a mensagem ter de passar por reconstruo legvel por mquina para
ser entendida.
21 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Inexistem recomendaes especiais para
a escolha do mobilirio onde os documentos devero ser armazenados.
necessrio, apenas, que os mveis apresentem boas condies de uso.
22 - (MS/2010 Cespe/UnB) Para os documentos considerados de
guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de
preservar o original, sem elimin-lo.
23 - (MS/2010 Cespe/UnB) A microfilmagem justifica-se pelo uso
mltiplo e simultneo que ela permite, transformando o acesso em uma
atividade rpida.
24 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Na microfilmagem, pode ser utilizado
qualquer grau de reduo, devendo o armazenamento do filme original ser
feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cpia.
25 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) Nos casos em que os documentos
eletrnicos dependam de programas (software) especficos para a sua
conservao, a migrao desses documentos para outros suportes ou formatos
pode ser uma soluo vivel.
26 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) A automao dos arquivos deve levar
em conta, por um lado, o direito de pleno acesso aos documentos pblicos e,
por outro, o carter sigiloso daqueles cuja divulgao ponha em risco a
segurana da sociedade e do Estado, ou viole a intimidade, a honra e a
imagem das pessoas.
27 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Denomina-se gerenciamento eletrnico
de documentos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalizao e
armazenamento de informao contida, especificamente, em documentos
convencionais.
28 - (MS/2010 Cespe/UnB) Os
eletrnico de gesto arquivstica de
captura, classificao, tramitao,
recuperao da informao, emulao,

requisitos no funcionais de um sistema


documentos referem-se ao registro e
expedio, avaliao e destinao,
conservao e acessibilidade.

29 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) O processo qumico mais efetivo para a


desinfestao e desinfeco de materiais arquivsticos a emulao.
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30 - (TJDFT/2008 Cespe/UnB) O uso do papel de pH neutro uma das
medidas mais importantes para eliminar ou diminuir as causas da deteriorao
sofrida pelo documento.
31 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) A luz do sol, diferentemente das
lmpadas fluorescentes sem filtros, considerada fonte de raios ultravioleta,
que danifica o papel.
32 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) Na higienizao de documentos, alm de
se remover a poeira, que contm partculas de areia que cortam e arranham os
documentos, devem ser retirados objetos danosos, como grampos, clipes e
prendedores metlicos.

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Gabarito Comentado

Item

Resposta

Comentrio

01

Errado

02

Errado

03

Certo

04

Certo

05

Errado

06

Certo

07

Certo

08

Errado

09

Errado

10

Certo

11

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Certo

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Errado

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Errado

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Certo

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Errado

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20

Certo

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22

Certo

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24

Certo

25

Certo

26

Certo

27

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28

Errado

29

Errado

30

Certo

31

Errado

32

Certo

Os documentos microfilmados, para serem eliminados, no podem mais estar em trmite, ou seja, devem
estar arquivados. E nem sempre o microfilme substitui o documento original.
determinao legal que todos os microfilmes possuam filmes-cpia, que devem ser mantidos em locais
diferentes dos originais por motivo de segurana.
O smbolo ou sinaltica mostrada na questo deve ser utilizada na imagem microfilmada para informar
que o documento original est em cores.
O smbolo mostrado no item deve ser utilizado para informar em que rolo est o incio da sequncia de
imagens de documentos microfilmados.
O smbolo mostrado no item deve ser utilizado para informar que o documento original est deteriorado,
danificado ou parcialmente destrudo.
Os depsitos de arquivos devem prever os tipos de documentos que ir guardar e se adequar a cada um,
seja pela qualidade do material, pelas suas dimenses, ou pelo sua utilizao.
O profissional que trata da restaurao deve ser um especialista na rea, com muito conhecimento do
material de que trata e das tcnicas e ferramentas que deve utilizar.
Os tratamentos com materiais qumicos so a ltima opo a ser considerada, depois de tentado todas as
demais e no obtido o sucesso em eliminar a ao dos insetos.
Os ndices elevados de umidade no contribuem para a preservao do papel, pois favorecem a apario
de mofo, fungos e insetos, que vo destru-lo.
As medidas de conservao devem ser observadas durante toda a vida til do documento, desde a sua
produo. Deve ser considerado, por exemplo, o tipo de material usado no suporte e no acondicionamento
A recomendao indicada no item deve ser observada apenas para a criao de documentos pblicos de
valor permanente, uma vez que devero ter alta durao.
Os suportes eletrnicos e digitais so comprovadamente menos durveis e instveis que os suportes
tradicionais ou convencionais.
Estes so os fatores qumicos, fsicos, biolgicos, alm da ao antrpica, que contribuem para a
deteriorao de qualquer documento, e que devem ser minuciosamente controlados.
Todo o item est correto, a exceo da maior durabilidade das mdias, que j vimos, muito mais frgil
que os suportes convencionais.
Os fatores mencionados no item comprometem e muito a preservao dos documentos digitais. Os
metadados garantem a recuperao da informao, mas no do documento em si.
Segundo o Decreto, as imagens de abertura e de encerramento, com as informaes determinadas, so
de utilizao obrigatria em qualquer processo de microfilmagem.
De acordo com a determinao lega, os filmes-cpia devem ser guardados em locais diferentes dos filmes
originais, por motivo de segurana.
Na microfilmagem de substituio os documentos podem sim ser eliminados, se for observado os critrios
determinados no Decreto. Contudo, documentos permanentes jamais podem ser eliminados.
Os documentos em microfilme no tm perda de resoluo. A determinao que pode-se utilizar
qualquer grau de reduo, desde que no comprometa a resoluo e legibilidade do documento.
As mdias eletrnicas ou digitais tm sua capacidade de armazenamento cada vez maior, enquanto seu
tamanho fsico est cada vez menor. Mas sempre precisaro de mquinas para efetuar sua leitura.
A recomendao para o mobilirio, inclusive visto em nossa primeira aula, que sejam feitos em metal e
pintados com tinta antioxidante para evitar a ferrugem.
Uma das funes da microfilmagem, conforme vimos, a microfilmagem de preservao, utilizada para
evitar o manuseio e o risco de destruio do documento original.
A microfilmagem, ao contrrio do que afirma o item, dificulta o acesso. A caracterstica de tornar o acesso
mltiplo e rpido da digitalizao.
Conforme determinao do Decreto, permitido qualquer grau de reduo, desde que no prejudique a
legibilidade; e os originais devem ser mantidos em local diferente do das cpias.
Uma das grandes desvantagens dos documentos e sistemas eletrnicos sua rpida obsolescncia. Ento
um documento digital deve sempre ser migrado de suporte e formato para garantir o seu acesso.
No processo de automao devemos considerar que o documento digital tambm pode ser classificado
como sigiloso por algum dos motivos citados no item, e propor restries de acesso.
O GED o conjunto de ferramentas automatizadas que auxiliam a gesto de documentos. O GDE o
conjunto de atividades voltado exclusivamente para documentos eletrnicos.
Os requisitos no funcionais so: padres abertos, fornecedor, integrao com sistemas, legislao e
padres interoperabilidade, atendimento a usurios, facilidade de utilizao e desempenho.
A desinfestao o combate ao de insetos. O processo qumico mais efetivo para a desinfestao e
desinfeco a fumigao.
O papel com pH neutro no cido nem bsico, o que dificulta as reaes qumicas, sejam naturais ou
pelo contato com outras substncias do ambiente.
A luz do sol, assim como qualquer outra artificial, emite ondas ultravioletas e infravermelhas que
danificam o papel. Por isso devem ser muito controladas e sempre evitadas.
Na limpeza h a retirada de qualquer material que possa danificar o documento de alguma forma. Os
objetos metlicos provocam danos por causa da ferrugem, e devem ser removidos e evitados.

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Pois bem, caros alunos, acabamos aqui esta nossa aventura.
Com esta aula conseguimos estudar tudo o que foi pedido no edital para
a parte de Arquivologia.
Espero que tenham gostado, e que este curso os ajude a atingir seu
objetivo de se tornar Papiloscopista da Polcia Federal!
Mais uma vez gostaria de dizer que estou sempre aberto a receber as
crticas e sugestes de todos vocs para sempre melhorar meus trabalhos.
Estarei aguardando a todos para solucionar as suas dvidas no frum do
curso e tambm no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br.
Fiquem todos com meus desejos de boa sorte neste concurso, que
estejam se animando para lutar, e que no se deixem abater! Lembrem-se: a
vitria vem a quem a persegue com garra!
Forte abrao a todos, bons estudos e at mais!

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Abril/2012

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Exerccios Resolvidos na Aula

(Correios/2011 Cespe/UnB) Aps a microfilmagem de documentos de


arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente
de terem valor primrio ou secundrio.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante
tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos,
a cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente.
(TJDFT/2008 Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada srie de
documentos microfilmados dever ter os seguintes elementos: grau de
reduo e equipamento utilizado.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que
apresentarem imagens ilegveis, por falha de operao ou por problema
tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou
insero no filme original.
(MPU/2010 Cespe/UnB) A extrao de filme cpia do original e o seu
armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas
de segurana obrigatrias.
(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo abaixo indica o final do rolo.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica existncia de texto


ilegvel no original.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica que o documento


no foi reproduzido, na ntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto,
continua no prximo rolo.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer


operao de automao aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado,
resguardadas as restries legais de sigilo, correto afirmar que, no caso dos
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documentos eletrnicos e digitais, a acessibilidade equivale facilidade no
acesso ao contedo e significado desses documentos.
(MPU/2010 Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que
servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da
imagem, uma informao complexa, visvel ou invisvel, que s pode ser
suprimida mediante a utilizao de um algoritmo e de uma chave protegida.
(MPU/2010 Cespe/UnB) O documento arquivstico digital a
informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de
sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivstico.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Enquanto a restaurao incide sobre itens
documentais individuais, a preservao geralmente se estende ao conjunto de
documentos.
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restaurao de documentos, os documentos so dispostos em bandejas de ao
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temperatura no ambiente de um acervo constituem condies propcias para a
infestao de cupins nesse acervo.
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depsito devem receber o mesmo tratamento no que concerne s condies
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exposto a campos magnticos.

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