BUEN MANEJO DE LAS

BODEGAS

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ING. ISIDRO
MOREIRA

INTRODUCCIN:
Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es
de vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administracin de
bodegas, en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la
recepcin de materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los
recursos disponibles permiten a las empresas alcanzar grandes estndares de eficiencia.
Por lo anterior, es necesario utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los
materiales, conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y
utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de
almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de bodega.
Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta debers analizarlos con
el mayor inters, utilizando tu capacidad lgica ms que la memorizacin. Si te propones
el estudio con entusiasmo y dedicacin, el aprendizaje no te presentar dificultades. Cabe
mencionar que, los contenidos estn preparados y programados de tal forma que su
comprensin y posterior dominio de la unidad, te servir para desarrollar de mejor forma
tus capacidades laborales.

OBJETIVOS
1. Comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas,
en una empresa industrial.
2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepcin de materiales.
3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles.
4. Utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales.
5. Conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y
utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas
de almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con
inventarios de bodega.

ADMINISTRACIN DE BODEGAS
La Empresa:
A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a
la misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o
controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s.
Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se
examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los dirigentes
de un rea de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener
un conocimiento del funcionamiento de ella.
Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se
habla de "empresa industrial", primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de
"empresa industrial", "empresa", "compaa" o "firma", si bien los ltimos dos trminos se
aplicarn generalmente a las empresas del sector privado.

Empresa industrial
Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y
distribuir mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el
propsito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante
el pago de los mismos.
En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los
gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades annimas,
sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de
cooperativas.
Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las
industrias de artesana y domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta al por
menor ni las pequeas explotaciones agrcolas.
Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden
clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:

PRODUCCIN
Industrias
manufactureras.
Industrias
de
elaboracin.
Industrias
extractivas.
Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la
edificacin).
Agroindustrial
(en
escala
industrial).

SERVICIOS
Transporte
Produccin de energa elctrica y
otros servicios pblicos.
Reparacin, conservacin, limpieza y
otros servicios.
Distribucin (al por mayor y
grandes comercios de venta al
por menor). Hoteles y
Restaurantes.
Informacin y servicios de esparcimiento.

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ADMINISTRACION DE BODEGA
Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin
de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de stas disposiciones al interior
de las bodegas.
La utilizacin del espacio disponible implica una constante improvisacin y traslado
de los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su
ubicacin a nuevas recepciones.

PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS

Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir
procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter
generalista, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas propias
de
la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.
1. Recepcionar los bienes, materiales y
suministros, comprobando que
correspondan a las cantidades y
calidades establecidas en la orden de
compra y
factura o gua de despacho del
proveedor, y rechazar productos que
estn deteriorados o no correspondan a la
compra.

2. Informar
al
Departamento
de
Adquisiciones o al Jefe Administrativo
segn
corresponda,
cualquier
irregularidad en la recepcin.

3. Almacenar y resguardar los bienes y

materiales en buenas condiciones de
uso.

4. Informar a la Jefatura sobre

situaciones anormales, tales como:
problemas de
seguridad, como por ejemplo, cerraduras
en mal estado, puertas o ventanas que
pueden ser violentadas o abiertas con
facilidad, rejas en mal estado que impidan

el ingreso de personas o animales al

interior de las bodegas, instalaciones
elctricas defectuosas, techos o cielos
rotos que permitan el ingreso de aguas
lluvias o humedad al recinto, mermas,
prdidas, deterioros, peligros de
contaminacin e incendio, etc.

5. Despachar los bienes y materiales, segn

las cantidades y especificaciones
establecidas en el documento "solicitud
de abastecimiento" otro documento
interno.

6. Mantener actualizados los registros de

control de existencias de los bienes bajo
su custodia.

1. RECEPCIN DE MERCADERAS
La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de
almacenamiento. El encargado de la recepcin de la bodega debe recibir las materias primas,
materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa.
Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un
representante del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan
a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados.
Cuando sea necesario una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante
de la compra.
Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota
de pedido del proveedor.

Responsabilidad
proveedores
SUresponsabilidad

EntregarproductosenBUE
N ESTADO
Rechazartodoaquelloque
novengaenperfectas
condiciones.

2. ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las
Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas ms adelante.

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es
responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos.
3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERAS
Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes
de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da
de anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.
Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controlados
por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de
Existencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contralora.

El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento
escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

4.-

REGISTROS

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el

ingreso, la distribucin; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y
archivo fsico, a lo menos, de:
rdenes de Compra (copia).
Vales de requisicin o entrega.
Plano de Bodega y distribucin de las reas de
almacenamiento. Guas de Despacho de proveedor salida.
Guas de Ingreso
Registros computacionales.
Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales
dentro de una Bodega.

RECEPCION

ALMACENAMIENTO

D
E
S
P
A

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las
instalaciones de la empresa, sean stas materias primas, materiales, repuestos y mercaderas en
general, que se relacionan con alguna de las siguientes caractersticas y normas :
a. Que sean adquiridas por la empresa.
b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban
almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.
c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir
algn tratamiento especial.
Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o
clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por
algn funcionario superior que se har responsable de este hecho.
1. Cada vez que se emita una Orden de
Compra, la unidad encargada de la
funcin de adquisicin deber remitir
oportunamente copia de ella a la
bodega receptora. Esta copia tiene por
objetivo informar al bodeguero sobre los
artculos que van a recibir:
cantidad, cdigo,calidad
(especificaciones tcnicas),
proveedor y
fechade recepcin.
2. Previo
a
la
recepcin
de
las mercaderas, el bodeguero debe
exigir la Gua de despacho del
proveedor, que acompaa los artculos
requeridos. Cada gua debe
corresponder a una Orden de Compra.

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3. El encargado de bodega chequear las

cantidades,
calidades
y
especificaciones
entre la Orden de Compra y las Guas
de Despacho. Verificar que los artculos
recibidos corresponden exactamente a los
solicitados.
4. Una vez otorgada la conformidad a los
materiales recepcionados, el encargado de
bodega
procede
a firmar las guas de
despacho en original y copia entregando al
transportista el duplicado de la gua y archiva el
original. En caso de ausencia de gua, el
encargado de bodega indicar su visto bueno
en el reverso de la factura original.
Algunas empresas emiten Guas de Recepcin
internas, que se adjuntan a las guas de
despacho o factura y es el respaldo oficial de la
empresa.
5. Si el encargado de bodega verifica que los
materiales recibidos no coinciden con lo
sealado con la orden de compra, procede a
las siguientes instrucciones
Recepcin parcial por cantidad inferior (por
esto se usa Gua de Recepcin).
Recepcin parcial por rechazo (constancia en
Gua de Recepcin).
Devolucin de gua y materiales
proveedor, informando a su superior.
6. El encargado de la recepcin deber realizar
inspeccin en aquellos envases con roturas
o marcas de dao, para verificar su contenido,
en cuanto a cantidad, calidad y
especificaciones de lo pedido.

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ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES

El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:
Aprovechamiento adecuado del espacio fsico.
Mayor rapidez de operacin,
Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.
Las normas que se deben tener siempre en cuenta son :

1Parapermitirquelarecepcin,ylaentregade
materialesseafcil,rpidaysegura,sedeber
disponerdeunreadotadaconmesonesala
entradadebodega,quepermitanefectuarla
recepcinydespachodelosmateriales.

2Enelalmacenamientosedebe
disponerdeestantesycasilleros
apropiadosparalosdiferentes
artculosycontarconpasillosentre
lasestanterasparaunfcilmanejo
ytransportedelosmateriales.

3Disponermediosdeproteccincontrala
contaminacin,daosydeteriorosdelosmateriales
producidapororganismosvivos,comohongos,
bacterias,roedoreseinsectos.

4 Disponer medios de proteccin contra daos y

deterioros de los materiales y contar con extintores de
incendios.

5 Se debern tomar especiales

precauciones en el
almacenamiento y manejo de los
materiales con vigencia o
duracin limitada, y aquellos que
se alteran por la accin de la luz,
calor y humedad.

6 Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior

de la bodega de cualquier persona, sean o no
funcionarios de la empresa. El acceso slo ser
posible con la autorizacin del Jefe de Bodega o
Encargado de
Bodega.

7 Apile sobre Pallets, nunca

directamente sobre el suelo, evita
el dao de los envases y la
absorcin de la humedad de los
pisos.
En el suelo puede apilar
materiales a granel como arena,
ripio, bolones.

ACTIVIDAD
Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a
implementar procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual,
el gerente general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas
que debe realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los
materiales e insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo.

Internet
Work
Excel

PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION

La distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin de
grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del
espacio.
De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicarn cuales irn a
las reas de menudeo, a la de bultos o a una combinacin de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artculos que se

van a almacenar y tener una idea de los planes de utilizacin que se tenga con los mismos,
con
el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deber llevar un control
constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un mximo
aprovechamiento del espacio.
Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposicin un Plano
de bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la
disposicin general de los pasillos, las reas de almacenamiento y sus lmites, la posicin
de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc.
La Carta de Distribucin constituye un elemento eficaz para el Control del
almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o
bien distribuirse como gua e informacin, entre los encargados de las actividades de Bodega.

Distribucin del almacenamiento

Para el almacenamiento de materiales se
recomienda utilizar edificios de un piso, ya
que la construccin de una sola planta
ofrece un mayor espacio til por inversin, en
parte porque se ahorra espacio destinado a
escaleras y elevadores y porque hay ahorro
respecto a las construcciones de mayor
resistencia destinadas a soportar cargas en
los pisos superiores.

En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metlicas, modulares, de tipos

estndares, que reducen considerablemente los costos de construccin.
La limitante principal a esta recomendacin, lo constituye el espacio disponible en las
industrias ya instaladas.
La distribucin de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente,
una serie de informacin, relativa a los materiales que se almacenarn, a la capacidad de los
recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para funcin, debiendo
considerarse los antecedentes relacionados con:

ACTIVIDAD
Agrpese con 3 de sus compaeros y grafique el plano para de la bodega de un
Supermercado, indicado las reas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadera

NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS

Capacidad de la Bodega
Equipos empleados en la
Bodega
Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para
definir su ubicacin en la Bodega, por lo que deben contener informacin relativa a las
siguientes caractersticas:
1. Naturaleza
Las condiciones del almacenamiento varan segn esta caracterstica del
material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente.
Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas
seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los ms expuestos a robos.
Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u
oxidables, etc., deben almacenarse separados entre s y de los otros materiales.
Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la accin de
algunos agentes atmosfricos como humedad, especialmente en los productos que poseen
envases de papel o cartn.
2. Volumen, peso y forma
Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma,
debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas caractersticas, al
planearse un almacenamiento racional.
As, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos,
aquellos que ocupan un mayor volumen y adems son pesados. Con aquellos bultos que sean
frgiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten
daados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que
se detallan mas adelante.
Actividad o movimiento de los artculos

Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y

salida de bodegas, debiendo almacenarse en reas de fcil acceso, en donde se les pueda
manejar
rpida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento,
pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo
ofrezca una mayor dificultad.

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3. Respecto de esta caracterstica hay que distinguir dos aspectos.

Primero:serefierealacantidadde
elementosporalmacenarenun
determinadoespacio;ellonosllevaa
considerarqueunlugardemasiado
amplioenrelacinconlacantidadque
normalmentesedepositar,nosolo
representaundesperdiciodeespacio
sinoquetambindetiempoyesfuerzo
.

Segundo:serefierealacantidadytamaode
loselementosaalmacenar.Enestecaso,la
dificultadenladistribucindeloslotesde
almacenamientodependedelacantidady
tamaodeellos;tenindosequecantidades
grandesdebultosuniformessonfcilesde
distribuir,encambio,cantidadespequeasde
bultosdistintos,requierenunplaneamientoma
s especializado.

Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con
el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.
Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares
de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajoneras especiales.
Si es
corriente este caso, habra que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la
distribucin general de las Bodegas.
4. Capacidad de las bodegas
En relacin a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar:
Dimensiones de las superficies de almacenamiento.
Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura.
Ubicacin de las puertas y ventanas.
Servicios de carga y descarga.
Distancias entre estantes, tanto para la conservacin de las mercaderas, como para
su proteccin contra incendios.

EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS

La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de:
a)
b)
c)
d)
La

seleccin

Estanteras,
Casilleros,
Pallets o tableros,
Cajoneras, etc.
misma

del

equipo

depende

de

la

capacidadel

rea

de

almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine.
Una clasificacin general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se
detalla a continuacin:
a) Estantes
La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un
mximo aprovechamiento del espacio cbico; en especial en el almacenamiento de
artculos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.
Los estantes pueden ser rgidos y desmontables,
construidos en acero en madera.
Los tipos de estantes de uso ms frecuente son:
de tubo, de tablero, mixtos de cajonera para el
almacenamiento de artculos de despacho
irregular.

Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el
agrupamiento y el apilado de lotes pequeos. Por lo general son desmontables.
Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos
y estantes ajustables para permitir su adaptacin al alto de la carga.
Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad.
Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar
partidas de diferentes tipos.
b) Tableros
Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad
de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son
conocidos como pallets.
Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal
o de una combinacin de ambos.

La utilizacin de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de

bultos y artculos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material
posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la
distribucin de la Bodega implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las
dificultades que se le
presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de l, debiendo
considerarse como objetivo primordial de la Distribucin de Bodegas, el mximo y
mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una
proteccin adecuada y una atencin expedita de los materiales.
Factores que son necesario analizar para la determinacin del espacio, es el siguiente

Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.

Caractersticas relativas a tamao, peso, fragilidad, facilidades de ser
hurtadas, dificultad de manejo, etc.
Normas para espaciamiento, pasillos, reas de carga y
descarga. Limitaciones fsicas del almacenamiento (pilares,
puertas, etc.)
Formas y dimensiones de las superficies en relacin con los tipos de materiales a
almacenar.
Situacin con respecto a los equipos de manejo.
Planes de aumento de la produccin o cambio en los planes de venta.
Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo
de los materiales).
Cargas admisibles de los pisos y su
ubicacin. Altura de las Bodegas.
Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad,
deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.
En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una
distribucin flexible, con un planeamiento dinmico, sujeto a los cambios que la demanda
de espacio justifique.
Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales
El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las
mayores posibilidades de:

Reduccin
de
gastos.
Aumento de la eficiencia de
las
operaciones.
Disminucin de la posibilidad
de deterioros de los materiales
en el transporte.
Ahorro de mano de
obra.
Disminucin de gastos en subsidios por
accidentes en el trabajo.
Reduccin
de
prdidas
por
ausentismo.
Otros
.

En atencin a los mltiples y variados problemas que presenta la manipulacin de

los materiales y que afectan a la eficiencia y economa de la bodega y al servicio que sta
presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como:
Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminndolos o
combinndolos, Mecanizacin mxima de los movimientos,
Recorrido mnimo de los materiales,
Empleo de equipos estndares, que han probado su eficacia,
Necesidad de montacargas, Gras Horquillas, etc.
Capacidad de los aparatos de manipulacin (unidades por hora que puedan manejar),
Caractersticas del material a transportar:
o Cantidad de materiales,
o Frecuencia de movimientos,
o Largo de la ruta,
o Direccin de los desplazamientos,
Limitaciones :
o
o
o
o

Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren),

Ancho de pasillos,
Clases de equipos aptos para mover los materiales,
Conservacin y reparacin de los aparatos.

La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa

deber contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento
de productos y capacidad financiera.
Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay
que manejar. Sin embargo, para facilitar la seleccin de ellos, se han dividido en cuatro clases
principales que son:
1. Transportadores, o correas,
2. Gruas horquillas,
3. Vehculos industriales (como puentes gras, gras de alta tonelaje,
camiones gras)
4. Equipo colocador y transbordador.

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Normas de apilamiento
Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el
almacenamiento y traslado de materiales, mercaderas y productos.
Apilamiento de caja
Permite un mejor control y conteo de las cajas y un
mejor aprovechamiento de los espacios disponibles,
tanto en los almacenes como en los vehculos de
transporte

En el apilamiento se pueden utilizar diferentes tcnicas:

Empleo de esquineros verticales y ensunchado

EMPLEO DE ENVOLTORIOS O RECUBRIMIENTOS PLSTICOS

Algunos tipos de pallets

Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se
encuentran: Pallet simple

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ROTACION DE PRODUCTOS SEGN FECHA DE VENCIMIENTO

La rotacin de productos es una norma de gran importancia y tiene relacin con la
entrega o salida de los materiales desde la bodega.
La rotacin est en funcin de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de
productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento ms prximo. No
deben mantenerse productos vencidos.
El primero en entrar ser el primero en salir. Esta regla tambin se aplica a
los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de
cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del
tiempo. Todos los productos qumicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricacin,
pero su vida til o su calidad se ve disminuida o deteriorada si estn expuestos al calor, a la
humedad o a la luz del sol.

La rotacin debe ser :

Planificada anticipadamente.
Realizada de manera de evitar la formacin de
saldos.
A tiempo, para evitar alcanzar el lmite de
conservacin de algn producto.
Las mercaderas poseen etiquetas, timbres o cdigos que indiquen su fecha de
elaboracin.
Las mercaderas con una misma fecha estn almacenadas en lotes independientes de
otras mercaderas con fechas diferentes.

La no observacin de esta norma conduce a prdidas innecesarias y perfectamente

evitables.

ENTREGA Y DESPACHO DE LOS

MATERIALES NORMAS GENERALES
En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:
a.
b.

El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisicin, le

sean comunicadas en lo posible, con anticipacin, a objeto de preparar el despacho de
ellas.
El encargado de Bodega no debe entregar ningn artculo sin algn documento
escrito o los formularios dispuestos por la Empresa.

c.

Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante
un formulario, por ejemplo,Pedido de Materiales. Este formulario se
confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y
firmado por el funcionario autorizado.
d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estn
correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.
e. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo
indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas.

1
Solicitante

2
Bodega
despachadora

3
Departamento
solicitante

Los ejemplares de la solicitud deber distribuirse de la siguiente

forma: Copia 1: solicitante
Copia 2: bodega despachadora
Copia 3: envo al departamento de compras u otro solicitante

Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega

mantendr el pedido en archivo pendiente y activara la reposicin de su stock (pedir al departamento de
Adquisicin o Produccin las cantidades para reponer su stock).
En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no daar
los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplcelas.
Las Bodegas debern establecer horarios de atencin para la recepcin de pedidos y despachos de los
mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparacin de documentos,
archivar documentos y poner al da los stocks y formularios en general.

ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la
salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad:
1)

Los productos riesgosos de contaminacin, deben transportarse en envases

seguros y por ningn motivo junto a productos alimenticios.
2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse nicamente equipos
y herramientas que no daen los envases. No debe haber empleo de ganchos que
pudieran pinchar o rasgar los envases.
3) En caso de derrame de productos lquidos qumicos, evitar su escurrimiento haciendo
un cerco de aserrn, arena seca, caoln con un alcalinizante alrededor de la zona,
para luego recogerlo. Los qumicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrn,
arena hmedos, caoln con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrn, la
arena, caoln con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad,
lejos de cursos de aguas.
4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabn y paos limpios o de papel para
ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.5) Utilizar guantes de goma durante la manipulacin de productos qumicos.
6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS

NORMAS GENERALES
Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar
las siguientes normas generales:
En la Bodega o recinto deber mantenerse un registro de toda la documentacin que
sea utilizada para la entrega y recepcin de materiales, con el propsito de mantener
un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar
su uso, procedencia o despacho.
ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS) SON:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Ordenes de Compra
Notas de pedido o entregas internos
Guas de despacho
Guas de devolucin
Guas de ingresos
Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera)
Notas o solicitud de reposicin de sus stocks.
Notas o Guas de productos dados de baja.

Deber mantener al da todos los registros de la bodega, de manera de

mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relacin con
la Bodega, como por ejemplo:
Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y ha ofrecer a sus clientes
existencias reales.
Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Gua de Ventas, u otro documento interno y no tener
diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles.
Produccin, para que abastezca oportunamente los materiales que estn bajo los niveles de inventario
establecidos por la Bodega.
Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en Bodega, como tambin de
los productos dados de baja.
Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en bodega.

Todo producto dado de baja o por mermas deber quedar registrado en

internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.

los documentos