Una organizacin para

la gestin de Compras
estratgica
Martial Gimenez
Responsable de Compras en Barnices Valentine, S.A.U.

as Compaas que comprenden la funcin estratgica de Compras y que apuestan por un proceso de transformacin estn consolidando su posicionamiento en
los mercados. En tiempos de crisis, adems de proteger su competitividad y de seguir creando valor, una gestin de Compras estratgica mejora los resultados financieros de la Compaa por contribucin al margen resultante de la reduccin de coste global de los procesos. El objetivo no es utilizar unas tcnicas de gestin que ayuden a competir de una forma ms eficaz, sino alcanzar una diferencia competitiva estratgica: hacer las cosas de forma diferente a la competencia
apoyndonos en una organizacin definida teniendo en cuenta las estrategias de compras aplicadas,
los objetivos establecidos y los procesos estratgicos definidos.
INTRODUCCIN
Quiero remitirme a una frase que dijo el Sr. Javier Monzn (Presidente de Indra) en una entrevista de Enero 2004 en la que relacionaba la supervivencia de la Empresa o la modificacin de
su modelo de negocio con su capacidad de dar una respuesta competitiva a factores tan crticos
como la presin a la baja de los precios, la fuerte exigencia de calidad o la entrega de valor.
Aqu se puede ver el papel estratgico que juega la funcin de Compras porque puede actuar simultneamente en estos tres factores.
EL

PROBLEMA HOY

La prioridad para los prximos aos es obtener ahorros. Sabemos que a travs de la funcin de Compras se puede aumentar la rentabilidad de la Empresa sin riegos financieros ni
operacionales.
La reduccin de costes es tan urgente que coge a las empresas por sorpresa y les obliga a
decidir qu reas, consideradas crticas, van a ser objeto de Outsourcing o sometidas a planes
de acciones con objetivos de control de gastos.
Hoy en da existen muchas soluciones de mejora, pero si vemos la funcin de Compras como conexin entre: Calidad, Costes, Logstica y Desarrollo, podemos orientar el cambio hacia
una organizacin que nos permita una gestin de Compras estratgica.
LA

GESTIN DE

COMPRAS

ESTRATGICA

Es importante ser consciente que nuestras capacidades son limitadas y que es necesario
utilizar nuestro know how en nuestro core business para diferenciarnos de la competen-

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Organizacin para la gestin de Compras estratgica

cia. Esto slo es posible si colaboramos con una

red potente de proveedores. Hablar de una gestin de compras estratgica es hablar de integracin de proveedores. El valor aadido que
aporta este nuevo enfoque de la funcin de
Compras es :
- mejora de los costes
- mejora de la calidad productos y procesos
- aumento de la capacidad de innovacin
Este enfoque nos permite decir que para beneficiarse al mximo de todo el valor aadido
puesto a disposicin de la funcin de Compras
es necesario definir unas estrategias, unos objetivos y unos procesos que nos ayudarn a enfocar la definicin de la organizacin de Compras
ptima.
Las estrategias y los objetivos
El primer paso es realizar un anlisis del portafolio de las compras utilizando una matriz estratgica (o matriz de Kraljic) que permite posicionar las distintas categoras de compras en
sus respectivos cuadrantes.
El segundo paso consiste en crear una estrategia diferenciada para cada categora y los ob-

jetivos a alcanzar sin olvidar que la funcin de

Compras puede actuar de forma simultnea en
la Calidad (Q), los Costes (C), la Logstica (L) y
el Desarrollo (D).
Por ello se pueden definir los siguientes objetivos:
- Calidad proveedores (Q):
-Productos.
-Servicio.
- Costes competitivos (C):
-Reduccin de costes.
-Comprar en pases de bajo coste.
- Logstica (L):
-Reducir el nmero de proveedores.
-Optimizar aprovisionamientos y logstica.
- Desarrollo (D):
-(Proveedores / fabricantes / I+D) integrados en los proyectos desde el inicio.
-Alianzas o proyectos con proveedores
que tengan nuevos conocimientos o que utilizan tecnologa punta.
Los procesos estratgicos
La columna vertebral de una gestin de
Compras eficaz y eficiente son los procesos, y
como hemos dicho anteriormente: hablar de

Volumen de compras

Explorar oportunidades
(palancas)

Optimizar ofertas
(no es crtico)

Alianzas estratgicas
(Visin de futuro)

Complejidad
Riesgo de mercado
Dominio proveedor

Reducir dependencia
(cuello de botella)

Matriz estratgica (o Matriz de Kraljic)

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Organizacin para la gestin de Compras estratgica

Quien trabaja solo, suma; quien coopera de

forma inteligente y estratgica, multiplica
una gestin de Compras estratgica es hablar
de integracin de proveedores. La gestin de
la relacin con proveedores es una de las palancas crticas para la transformacin de la funcin de Compras.
La definicin de los procesos debe tener muy
en cuenta este nuevo enfoque de la relacin y
ver en el proveedor un Partner durante el
tiempo que dura el contrato establecido. Por
ello, y con el fin de poder optimizar al mximo
las relaciones con nuestra red de proveedores,
se definen los cuatro procesos que deben ser la
base de nuestra gestin de Compras:
- Construir un panel de proveedores con objetivos de Calidad, Costes competitivos, Logstica y
Desarrollo,para ser nuestra fuente de suministros.
- Contribuir a la mejora continua de los proveedores para alcanzar los niveles de competitividad definidos
- Integrar conjuntamente a los proveedores, los fabricantes y los clientes en el desarrollo de los proyectos o productos nuevos.
El objetivo es maximizar nuestra competitividad en precios, plazos de desarrollo, uso de

nuevos conocimientos y de las mejores tecnologas.

- Implicar a los proveedores en el da a da
con el objetivo de beneficiarnos de su mejora
continua respecto a su tasa de servicio, reducciones de costes, sugerencias de mejora de
nuestros productos o procesos de fabricacin.
LA ORGANIZACIN

COMPRAS

En los ltimos aos, varios estudios muestran que las cuestiones internas que dificultan la
evolucin de la funcin de Compras son la resistencia al cambio (60%) y la divergencia con la
cultura de la empresa (35%). Por lo cual es necesario el apoyo total de la Direccin General,
la colaboracin con otros Departamentos y
funciones de la Empresa y la transversalidad de
la funcin.
Si consideramos el enfoque estratgico de
los procesos y los objetivos de Calidad, Costes
competitivos, Logstica y Desarrollo definidos,
podemos decir que la organizacin que soportara una gestin de Compras estratgica sera
liderada por un Director de Compras, que dependera directamente del Director General y
que coordinara las actividades de compras del
da a da, las compras estratgicas o de proyectos, el desarrollo de mejora continua y la calidad de los proveedores.

Ejemplo de organizacin que soportara una gestin de Compras estratgica.

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DE

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Organizacin para la gestin de Compras estratgica

Las funciones de Compras

Una de las claves del xito y del buen funcionamiento de la organizacin es que cada funcin sea independiente y acte de apoyo porque ya se sabe que quien trabaja solo, suma;
quien coopera de forma inteligente y estratgica, multiplica.
El reparto de las responsabilidades y actividades sera:
Director de Compras: define la poltica de
Compras tomando como referencias la estrategia y los objetivos de la Empresa y coordina el
equipo de Compras para alcanzar los objetivos
de Calidad (Q), Costes competitivos (C), Logstica (L) y Desarrollo (D).
Comprador Familia / Categora: establece
los planes de acciones estratgicas para las
compras de las familias o categoras, tomando
como referencias los objetivos de la Empresa, y
gestiona el panel de proveedores.
Comprador Estratgico / Proyectos: busca
nuevas alianzas, integra a los nuevos proveedores considerados potenciales en los nuevos
desarrollos y establece conjuntamente con
ellos los planes de acciones para alcanzar los
objetivos de QCLD fijados para los proyectos.
Responsable Desarrollo mejora continua proveedores: identifica las mejoras de productos o
de procesos en casa del proveedor en relacin
con los productos entregados y establece un
plan de acciones concreto para alcanzar las mejoras identificadas con los objetivos de QCLD.
Responsable Calidad Proveedores: Gestiona
los recursos y los medios para reducir y mejorar los defectos o problemas de calidad de los
proveedores, gestiona los proveedores en el da
a da y asegura la aplicacin del manual de calidad proveedores.
Controller: acta como un apoyo (del Departamento Financiero al Departamento de
Compras) para realizar el Reporting de Compras mensual (o ndice de Compras) y calcular

los impactos financieros de las mejoras obtenidas, y de los cambios tecnolgicos realizados,
con el fin de medir los resultados obtenidos.
CONCLUSIN
La funcin de Compras puede ser considerada como primer centro de coste de la Empresa (el Departamento de Compras gestiona
entre el 40 % y el 60 % de la cifra de Venta dependiendo del sector considerado). Una gestin
de Compras estratgica es una ventaja competitiva y una fuente de beneficios sin riesgos.
Adems, si los equipos de proyectos trabajan
transversalmente con las otras funciones de la
Empresa y si la integracin e implicacin de los
proveedores desde el principio del desarrollo y
en el da a da es un objetivo claramente definido y medido, podemos decir que el Departamento de Compras actuar como catalizador
para la reduccin de costes y la optimizacin de
plazos.
Pero todo ello ser posible si la organizacin
de Compras, para responder a las necesidades
de la Empresa, es definida teniendo en cuenta
las estrategias de
compras aplicadas,
los objetivos establecidos y los procesos definidos en
torno a la relacin
con la red de proveedores.

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