INTRODUCCIN

1.Microsoft Office.Se trata de la suite ms popular y ms utilizada por los usuarios de ordenadores.
Suite se le llama al conjunto de aplicaciones informticas que contiene el paquete
Office, que son:
1.Microsoft Word ( un procesador de textos).
2.Microsoft Acess (un gestor de bases de datos relacionales).
3.Microsoft Excel (una hoja de clculo).
4.Microsoft Publisher (un programa para realizar publicaciones).
5.Microsoft Outlook (un gestor de correo e informacin personal).
6.Microsoft PowerPoint (una aplicacin para crear y realizar presentaciones
electrnicas).
7.Microsoft FrontPage (un programa para gestionar y crear sitios Web).
8.Microsoft PhotoDraw (aplicacin para crear y editar grficos).
En este curso nos centraremos en las tres primeras aplicaciones, es decir, Microsoft
Word, Excel y Acess, que adems son las ms utilizadas por los usuarios.
Por defecto cuando instalamos el paquete Office en nuestro ordenador, dicha instalacin
nos coloca accesos directos a sus aplicaciones en Inicio/Todos los programas.
Las extensiones de los documentos Office son las siguientes:

Documentos de texto de Word: DOC.

Libros de Excel: XLS.
Bases de datos de Acess: MDB.
Presentaciones de PowerPoint: PPT.
Pginas Web de cualquier aplicacin: HTM.

Una caracterstica especial de Office hace referencia a los mens, ya que las
aplicaciones controlan aquellas opciones que ms utilizamos y se muestran siempre. Las
otras operaciones no desaparecen sino que permanecen ocultas y para mostrarlas habr
que pulsar el botn de expansin ( ).
Opciones a tener en cuenta en Office:

Las opciones en gris tenue no se pueden utilizar en ese momento.

Las opciones con tres puntos suspensivos activarn un cuadro de dilogo en el
que se mostrar o pedir informacin adicional.
Las opciones con un tringulo desplegarn un submen con nuevas opciones.
Las combinaciones de teclas que aparecen al lado de algunas opciones sirven
para acceder de forma rpida a dichas opciones.
El icono que tienen la mayora de las opciones nos sirve para identificar dichas
opciones en las barras de herramientas.
Las opciones que tienen el smbolo (), indica que est activada con lo cual
tambin se puede desactivar.

Cuando una opcin muestra su icono hundido, indica que est activada.

Men contextual o men rpido: son aquellos que estn asociados a los distintos
objetos visibles en pantalla y ofrecen aquellas operaciones ms frecuentes que se
utilizan con dichos objetos ( Para acceder a ellos Botn derecho del ratn sobre el
objeto).
Barras de herramientas: son un conjunto de botones que al hacer clic sobre ellos nos
permiten realizar ciertas operaciones. Si situamos el puntero del ratn sobre algn
objeto durante un pequeo perodo de tiempo el programa nos mostrar su funcin.
Si aparece el botn ( >> ) indica que hay ms objetos ocultos y si aparece un tringulo
es que dicho botn tiene agrupada una serie de opciones y que pulsando sobre el
tringulo las mostrar.
Las barras de herramientas las podemos situar en cualquier punto de la pantalla.
Portapapeles de Office: facilita las operaciones de copia y transferencia de
informacin entre documentos. Se activar solo al enviarle ms de un elemento (por
ejemplo al copiar ms de dos elementos), pero tambin se puede activar desde
Ver/Barras de herramientas/Portapaeles. Si situamos el cursor sobre un elemento
concreto del portapapeles aparecer una breve descripcin del contenido.
El Ayudante de Office: ofrece ayuda al usuario para realizar determinadas tareas. Para
mostrarlo en caso de que no est activo /Mostrar el ayudante de Office.

Microsoft Word
1. LA VENTANA DE WORD.-

Barra de herrameintas

Barra de ttulo

Barra de mens

Botones de
Minimizar/
Maximizar/
Restaurar/Cerrar

rea de trabajo
(ventana de documento)

Regla horizontal y
vertical

Barra de Estado

Barras de
desplazamiento

2. ALGUNAS FUNCIONES DE LOS BOTONES EN WORD.

Cuando queramos saltar a otra lnea pulsaremos Intro.

Para dejar espacios en blanco utilizaremos la barra espaciadora o tabulador.
Con la tecla Retroceso borraremos lo que hay a la izquierda del cursor y
pulsando Control+Retroceso borraremos la palabra completa situada a la
izquierda.
Con la tecla Supr borraremos lo que hay a la derecha del cursor y pulsando
Control+Supr borraremos la palabra completa situada a la derecha.
Si pulsamos la tecla Insert y borramos una letra de una palabra, al volverla a
escribir sustituir todas las siguientes letras por las que se escriban.
Las teclas RePg y AvPg sirven para retroceder una pgina o para pasar a la
siguiente respectivamente.
Las teclas Inicio y Fin sirven para ir al principio de la lnea o al final
respectivamente.
Para seleccionar un trozo de texto la forma ms comn es con el ratn o bien
quedando pulsada la tecla Mays+teclas de direccin. Otras formas de
seleccin de texto son:
1. Una palabra: doble clic sobre la palabra.
2. Una lnea: clic en el margen izquierdo a la altura de la lnea.
3. Un prrafo: clic en el margen izquierdo a la altura del prrafo o triple
clic sobre el prrafo.
4. Documento completo: triple clic sobre el margen izquierdo, al principio
del documento, o pulsando Control+E.
5. Una frase: haciendo clic sobre cualquier punto de ella mientras se
mantiene pulsada la tecla Control.

3. DESPLAZAR EL CURSOR POR EL TEXTO.Aparte de poder desplazarse con el ratn y con las teclas de direccin podemos
utilizar una serie de combinaciones de teclas, que son las siguientes:

Control+Flecha derecha: desplaza el cursor al principio de la siguiente palabra.

Control+Flecha izquierda: desplaza cursor al principio de la palabra anterior.
Control+Flecha arriba: desplaza el cursor al principio del prrafo.
Control+Flecha abajo: desplaza el cursor al principio del siguiente prrafo.
Control+Inicio: desplaza el cursor al principio del documento.
Control+Fin: desplaza el cursor al final del documento.
Control+RePg: sita el cursor al comienzo de la pgina anterior.
Control+AvPg: sita el cursor al comienzo de la siguiente pgina.

4. MEN ARCHIVO.1. Nuevo: con este botn te aparecer un cuadro de dilogo en el cual podremos
elegir entre otras cosas un nuevo documento de Word en blanco, un asistente
para crear cartas, informes, memorandos, etc.

2. Abrir: al pulsar este botn aparecer un cuadro de dilogo desde el cual

podremos abrir cualquier documento que queramos, tan solo habr que buscarlo.
3. Cerrar: cierra el documento de Word en el que nos encontremos.
4. Guardar: al presionar este botn se guardar el documento con el que estemos
trabajando. En el caso de que el documento ya haya sido guardado se guardar
automticamente, si no es as habr que darle un nombre y una ubicacin.
5. Guardar como: es prcticamente como en el anterior pero en este caso te
aparecer el cuadro de dilogo de guardar.
6. Guardar como pgina Web: igual que el anterior pero guarda el documento en
formato web.
7. Versiones: igual que Guardar como pero con la opcin de poder guardar el
documento con comentarios.
8. Vista previa de la pgina Web: sirve para mostrar el documento con el que
estemos trabajando en formato Web.
9. Configurar pgina: entre otras opciones podemos establecer los mrgenes, el
tamao del papel, la fuente y el diseo.
10. Vista preliminar: desde aqu podremos ver como queda todo el trabajo que
llevamos hecho hasta ahora.
11. Imprimir: saca el documento por la impresora.
12. Enviar a: desde aqu podremos enviar nuestro documento directamente a un
destinatario de correo, destinatario de fax y Microsoft PowerPoint.
13. Propiedades: muestra las caractersticas del documento.
14. Salir: cierra todos los documentos con los que estemos trabajando.
Para terminar aparecen los ltimos documentos utilizados con sus respectivas
rutas, si pulsamos sobre cualquiera de ellos accederemos directamente a
dichos documentos.
5. MEN EDICIN.1. Deshacer y rehacer escritura: deshace y rehace los ltimos cambios.
2. Cortar, copiar y pegar:
3. Pegado especial: al copiar o cortar algn objeto y darle a esta opcin nos
aparecer un cuadro de dilogo con el cual podremos pegar el objeto en uno de
los formatos que aparece.
4. Pegar como hipervnculo: pegaremos un objeto de forma que al pulsar sobre l
nos permita acceder a la pgina que previamente le hayamos asignado.
5. Borrar: borra uno por uno los caracteres que se encuentren a la derecha del
cursor.
6. Seleccionar todo:
7. Buscar, reemplazar e ir a: con la opcin buscar buscaremos una palabra en el
texto, con reemplazar buscaremos algo y lo reemplazaremos por lo que
nosotros queramos, y pulsado sobre ir a, nos permitir acceder al punto que
queramos del texto.
8. Vnculos y objetos: estas dos opciones estarn activas en el caso de que el
documento contenga alguno de los dos tipos de objetos.
6. MEN VER.1. Normal: sin mrgenes ni encabezados ni pies de pgina.

2.
3.
4.
5.

Diseo Web: todas los objetos se veran como en una pgina web.
Diseo Impresin: te lo muestra tal y como saldr por la impresora.
Esquema: nos permite modificar la estructura general del documento.
Barra de herramientas: desde aqu activaremos todas las barras de
herramientas que deseemos.
6. Regla:
7. Mapa del documento: muestra la lista de ttulos del documento en el margen
izquierdo lo que nos permite desplazarnos por dicho documento con mayor
facilidad.
8. Encabezado y pie de pgina:
9. Notas al pie y comentarios: en el caso de que el documento tuviese notas al pie
o comentarios desde aqu los podramos ver.
10. Pantalla completa: se ve el documento ocupando toda la pantalla.
11. Zoom:
7. MEN INSERTAR.1. Saltos: salto de pgina ( para seguir escribiendo en la pgina siguiente ), pgina
par, pgina impar, etc.
2. Nmeros de pgina:
3. Fecha y hora:
4. Autotexto: inserta en cualquier documento un conjunto de textos prefijados,
incluso podemos crear los nuestros propios.
5. Campos: inserta campos como tu nombre, ecuaciones, fechas, etc.
6. Smbolos:
7. Comentarios: inserta un comentario sobre alguna palabra del documento que tu
quieras.
8. Nota al pie: inserta anotaciones al pie de la pgina.
9. Ttulo:
10. Referencias cruzadas: en el caso de que desde un punto del documento
desesemos volver a otro en concreto utilizaramos esta opcin. Es conveniente
introducir las referencias cuando el documento est casi terminado.
11. ndices:
12. Imagen:
13. Cuadro de texto: inserta un cuadro dentro del cual podremos escribir.
14. Archivo: nos permite enviar el documento por correo.
15. Objeto: archivos de sonido, fotos, etc.
16. Marcador:
17. Hipervnculo: consiste en seleccionar una palabra para que sirva como acceso a
una direccin de Internet, aparecer resaltada.
9. MEN FORMATO.1. Fuente: podemos elegir el tipo de letra, su estilo, tamao, color, los espacios
entre caracteres y los efectos de texto entre otras cosas.
2. Prrafo: podemos establecer las sangras que consiste en adentrar el texto
respecto al margen izquierdo o derecho, el espaciado entre prrafos y el
espacio interlineal.
3. Numeracin y vietas: se trata de numerar los prrafos o marcarlos con
smbolos.

4. Bordes y sombreado: lo que su propio nombre indica.

5. Columnas: divide el texto en columnas.
6. Tabulaciones: nos permite distribuir el texto a nuestro gusto.
7. Letra capital: se trata de la primera letra del prrafo.
8. Cambiar maysculas y minsculas:
9. Fondos:
10. Tema: si lo aplicamos a un documento estaremos personalizando su color de
fondo, estilos de contenido, ttulos, vietas, etc.
11. Marcos: Nos sirve para disear pginas web.
12. Autoformato: con esto podemos aplicar caractersticas de formato de forma
mucho ms rpida al texto.
13. Estilo: conjunto de opciones de formato predefinidas que puede aplicarse a un
texto en una sola accin.
10. MEN TABLA.1. Dibujar tabla: con esta opcin dibujaremos una tabla de 1 fila y 1 columna,
posteriormente si queremos modificar la tabla habr que recurrir desde el men
tabla o desde la barra de herramientas que se ha activado al dibujar la tabla.
2. Insertar tabla, filas, columnas o celdas: esta es la forma ms rpida y precisa
de hacer tablas, podremos establecer el nmero de columnas, de filas, su ancho,
elegir su autoformato, etc.
3. Eliminar tablas, filas, columnas, celdas: lo nico que hay que hacer es
seleccionarlas y pulsar en esta opcin o pulsando Supr.
4. Seleccionar tablas, filas, columnas, celdas:
5. Combinar celdas: al seleccionar dos o ms celdas podremos combinarlas para
que solo haya una.
6. Dividir celdas: nos permite dividir una celda en dos o ms.
7. Dividir tabla: nos permite dividir la tabla en dos o ms.
8. Autoformato de tablas: este botn nos permite aplicar uno de los formatos que
aparecen en la lista a toda la tabla.
9. Autoajustar: nos permite ajustar la tabla de la forma que nosotros queramos.
10. Repeticin de filas de ttulo: en el caso de que queramos utilizar el mismo
ttulo de fila en varias tablas, seleccionamos la fila que nos interese y pulsaremos
esta opcin.
11. Convertir tabla en texto o texto en tabla.
12. Ordenar: nos permite escribir horizontalmente o verticalmente en la tabla.
13. Frmula: nos permite insertar operaciones matemticas en las celdas, por
ejemplo {=SUMA(Tabla3 C2:C7\# # .#0,00 Pta }
14. Ocultar lneas de divisin de la tabla.
15. Propiedades de la tabla: podemos elegir la alineacin del texto, el ancho de la
columna, de la fila, etc.
11. MEN HERRAMIENTAS.1. Ortografa y gramtica: con esta opcin de la barra de men podemos revisar
nuestro documento para arreglar los fallos ortogrficos y gramaticales que haya.
En el caso de que escribamos una palabra y aparezca subrayada de color rojo, el
ordenador nos estar indicando que quizs hayamos cometido un error.

2. Idiomas: desde aqu seleccionaremos el diccionario que debe utilizar el

programa para corregir nuestro documento.
3. Contar palabras: contador de palabras, prrafos, caracteres, etc.
4. Autorresumen: nos mostrar un resumen de lo escrito, pero antes habr que
seleccionar todo el texto y habr que definir el idioma.
5. Autocorreccin: otro mtodo para corregir el texto, pero en este caso de forma
automtica, por ejemplo podemos indicar que sustituya una palabra por otra que
queramos.
6. Control de cambios: desde aqu podremos aplicar opciones relacionadas con la
correccin o modificacin del documento, por ejemplo que nos muestre tanto en
pantalla como en impreso todas las correcciones que hayamos hecho.
7. Combinar documentos: este botn nos permite por ejemplo unir dos
documentos en uno solo.
8. Proteger documento: esta opcin nos permite establecer una contrasea para
que el documento no pueda ser abierto por cualquier persona.
9. Colaboracin en lnea: desde esta opcin nos podremos poner en contacto con
otras personas a travs de Internet, comenzar discusiones(Foros), etc.
10. Combinar correspondencia: nos permite organizar una lista con datos y
combinarlos en un documento modelo e imprimir los documentos
personalizados que obtengamos.
11. Sobres y etiquetas: nos permite establecer las propiedades que queramos a los
sobres y etiquetas para despus imprimirlos.
12. Asistente de cartas: desde esta opcin siguiendo el asistente podremos escribir
cualquier modelo de carta que necesitemos.
13. Macro: nos permite realizar una serie de acciones que sern grabadas para que
despus las podamos reproducir cuando queramos.
14. Plantillas y complementos: desde este botn podremos cargar o crear plantillas
que ya estn hechas, es decir con un estilo establecido, formato, macros, etc, en
nuestro documento.
15. Personalizar: con est opcin podremos establecer las propiedades que nosotros
queramos para todos los botones de la barra de men y de la barra de
herramientas.
16. Opciones: desde aqu podremos establecer una serie de propiedades del
documento.
12. BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO.Normalmente esta barra de herramientas se encuentra activa encima de la barra
de tareas, en el caso de que no aparezca desde el men Ver, Barras de herramientas,
Dibujo, podremos activarla.
1. Dibujar una autoforma: haremos clic en la forma a dibujar. Luego haremos
clic en el punto donde deseemos y sin soltar el botn del ratn arrastraremos
hasta que tenga el tamao deseado.
2. Modificar el tamao de una autoforma: emplearemos el mismo mtodo que
con las imgenes.
3. Modificar el formato de una autoforma: pulsaremos botn derecho sobre la
imagen y elegiremos la opcin de Formato de autoforma.

4. Voltear una autoforma: seleccionamos la autoforma, despus pulsamos sobre

el botn girar libremente de la barra de herramientas Dibujo y por ltimo habr
que situar el cursor sobre uno de los crculos verdes y girarlo a nuestro gusto.
5. Dar el efecto de sombra o 3D: seleccionamos el autoforma y haremos clic en
los botones 3D o sombra de la barra de herramientas Dibujo.
6. Manipular varios dibujos como si fueran uno solo ( Agrupar): haremos clic
en el botn seleccionar objetos de la barra de herramientas del men Dibujo.
Despus seleccionaremos las dos imgenes pinchando en el documento y
arrastrando hasta que abarquemos los dibujos. Por ltimo pincharemos en el
botn Dibujo de la barra de herramientas Dibujo y seleccionaremos Agrupar.
Para desagrupar o reagrupar objetos habr que utilizar el mismo mtodo.
7. Escribir dentro de un dibujo o autoforma: para ello pulsaremos botn
derecho sobre el dibujo y seleccionaremos Agregar texto.
8. Crear y dar formato a cuadros de texto: para crearlo lo nico que hay que
hacer es pinchar en el botn Cuadro de texto de la barra de herramientas Dibujo
y pinchar sin soltar en el documento hasta que tenga el tamao deseado. Para
darle el formato recurriremos a la barra de herramientas Formato.
9. Texto con WordArt: Para insertarlo en el documento pulsaremos en la opcin
Insertar WordArt de la barra de herramientas Dibujo, seleccionamos uno de los
modelos, escribimos el texto, establecemos el tipo de letra, tamao, etc y
haremos clic en Aceptar.
Cambiar el
modelo de
WordArt

Cambiar
la forma
del texto

Ajuste del
texto

Texto en
vertical

Insertar un
nuevo texto
de WordArt
Cambiar el
texto ya
escrito

Alineacin
del texto

Espacio entre
caracteres
Colores y
lneas, posicin
ajuste, etc

Voltear el
texto

Cambiar entre
maysculas y
minsculas

13. MEN VENTANA.1. Nueva ventana: te abre otra ventana con el mismo documento.
2. Organizar todo: te organiza de forma simultnea en pantalla todos los
documentos que tengas abiertos.
3. Dividir: te divide el documento para que tengas dos copias en pantalla.
Por ltimo aparecen los nombres de los archivos con los que estamos trabajando
para que podamos movernos fcilmente entre ellos.
14. MEN AYUDA.-

El ltimo men del que dispone Word nos permite solucionar prcticamente
cualquier duda que tengamos a travs del asistente incluyendo tambin problemas
tcnicos.