Qu es un formulario?

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informaci n variable, el
cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse
tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es transportar informacin para simplificar y
facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin
constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable.

Diseo de formularios
Para elaborar un formulario debe partirse de la informacin recabada relativa a su objeto, fuente de
informacin, necesidades que lo originan, mtodo de llenado, nmero de copias, procedimientos en
que se utilizar y resultados que se esperan de l.

Consideraciones generales para el diseo de un Formulario.

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a
considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios
que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra
adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la formacin que
contendr el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribucin de estos, de acuerdo con los
responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando reas libres o desperdicios
de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisin se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y
constatar si cumple su objetivo.

Consideraciones de tipo funcional

Informacin bsica
Para este efecto deben responderse las siguientes preguntas:
Qu informacin se va a incluir?
Es importante?
Cmo se va a utilizar?
Por quin ser utilizada? Cundo ser utilizada?

Ttulo
Tiene que describir claramente su funcin, es decir, debe sealar el objetivo que se pretende lograr
con su uso.

Secuencia de datos

1.
2.

Debe observar la secuencia de la informacin procedente del documento fuente.

Tiene que ordenar los datos con base en los siguientes aspectos:

Identificacin: Comprende el ttulo, nombre de la organizacin y clave del

formulario.

Introduccin: Orienta la accin del cuerpo del formulario, es decir, a quin se

dirige, cundo, dnde y por qu.

Aprobacin: Firma que otorga validez al documento.

Instrucciones para su llenado.
Espacios
Para facilitar las anotaciones, el formulario debe contar con espacio suficiente para incluir la
informacin variable. Tomando en cuenta si ha de llenarse a mano o en mquina, se aconseja lo
siguiente:

Para llenar a mano

Dejar un espacio de 1/4 de pulgada vertical entre lnea y lnea y 1/8 de pulgada horizontal por
cada letra o smbolo.

En caso de llenarse a mano y a mquina, dejar un espacio de 1/3 de pulgada vertical y 1/8 de
pulgada horizontal.

Llenado a mquina

Dejar un espacio de1/6 de pulgada vertical y 1 /10 o 1/12 de pulgada horizontal, seg n el tipo
de mquina. Estas medidas se utilizan en el diseo de formularios continuos para equipos de
impresin.

Dejar un margen de 1/12 de pulgada arriba y abajo para cada letra o s mbolo y 1/20 de
pulgada a cada lado del mismo, para evitar que los datos se encimen sobre la informacin
preimpresa.

El hecho de utilizar submltiplos de pulgada obedece a la estructura de las mquinas de

escribir. Sin embargo, para solicitar impresiones es recomendable utilizar el sistema mtrico
decimal.

Nmero de copias

El analista tiene que asegurarse que las copias solicitadas sean las necesarias, para lo cual debe
remitirse a las consideraciones de tipo funcional formuladas en el examen de los formularios.

Clase de formulario
La informacin y el orden previsto permiten determinar la clase de formulario que se puede dise ar.
Las ms comunes son:

De lnea.
De columnas.
De casillas.
Consideraciones de tipo material
Papel
Peso: El peso del papel debe calcularse de acuerdo con el nmero de copias deseadas, la
frecuencia de manejo que tendr el formulario, el tipo de archivo y si el formulario se imprime en uno
o en ambos lados.
Segn el uso y nmero de copias del formulario, es aconsejable que el peso del papel se estime
conforme a la siguiente tabla:
APLICACIN

PESO DEL PAPEL

Documentos legales

28 kg

Originales

20 kg

Cuando se hacen de 1 a 4 copias

16 kg

Cuando se hacen de 5 a 8 copias

13 Kg

Grosor: Se basa en los materiales utilizados para su fabricacin, lo que depende del uso y duracin
que se pretendan.
El gramo del papel constituye un factor importante, porque determina la alineacin de las fibras, lo
que influye en su rigidez. El papel se dobla ms fcilmente cuando es paralelo al grano. Tambin es
necesario considerar el tipo de archivo, ya que si el grano se encuentra en forma perpendicular al filo
sobre el cual descansa la hoja de papel, es menor la tendencia de sta a doblarse o a enrollarse.

Medidas
El tamao de un formulario est en funcin de la informacin que deba contener, el tipo de archivo
que se emplee y los tamaos disponibles.

Tintas
La tinta debe proporcionar el contraste adecuado con el color del papel del formulario. El uso de
tintas de colores ms claros para los ttulos permite que las anotaciones se destaquen o sean ms
legibles, aunque esta cuestin debe valorarse porque puede aumentar el costo de modo
considerable.

Numeracin foliada
Est determinada por los siguientes aspectos:

Cmo se archivar el formulario.

Control y archivo numrico o indistintamente.
Tipo de formulario.
Tipo de letra
Se selecciona de acuerdo con su legibilidad. En el formulario debe procurarse no usar ms de dos
tipos de letra.

Carbones
Existen tres opciones para obtener copias a travs del papel carbn o carbonizado:

Insertando papel carbn a mano: es el mtodo ms econmico. No resulta

conveniente para producir grandes cantidades de formularios.

Papel carbn de un solo uso intercalado en el formulario: este mtodo favorece el

trabajo cuando se trata de muchos formularios que contienen pocos datos.

Aplicacin de qumicos al reverso del formulario: este mtodo es ms costoso,

pero facilita el trabajo y sirve para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas
las copias.

Vocabulario
Debe evitarse el uso de abreviaturas que se puedan mal interpretar. Asimismo, no es recomendable
el empleo de trminos muy tcnicos, a menos que sean del dominio de la organizacin o exista un
glosario que los explique.

Mrgenes
Los mrgenes deben estar en funcin de la encuadernacin o del uso posterior del formulario.
Respecto de los mrgenes laterales, los formularios que sern colocados en carpetas con argollas
deben tener un margen de 8 milmetros como mnimo, y de hasta 4 centmetros en el caso de

formularios que no vayan a ser encuadernados. El margen lateral mnimo ms adecuado es de 6

milmetros.
Los mrgenes superior e inferior son sumamente importantes para la presentacin del formulario y la
proteccin de la informacin; pueden variar entre los 8 y 12 milmetros.

Encuadernacin

Existen cuatro tipos bsicos de encuadernacin de formularios:

En juegos: En este caso, los formularios estn unidos con el nmero de copias
requerido, aunque independientes unas de otras. Los juegos pueden estar unidos por cualquiera
de los lados, o en dos lados a la vez cuando es necesario que el juego se separe en dos
secciones despus de la escritura inicial para llenados subsecuentes.

Con taln: Es similar al anterior, con la diferencia de que los juegos estn unidos
entre s por medio de un taln. En este tipo de encuadernacin es difcil llenar los formularios a
mquina, porque existe el riesgo de que se suelten las hojas al desprender los juegos.

Con abanico o en z (continuas): En este caso los juegos estn unidos entre s en
dobleces perforados en las orillas izquierda y derecha alternativamente; de esta manera los
formularios pueden desprenderse pero continan en juegos.

Block: En este tipo los juegos se unen mediante un pegamento, sin que
necesariamente se utilice algn taln.

Mtodos de reproduccin
Para determinar el mtodo de reproduccin ms apropiado es recomendable tomar en cuenta lo
siguiente:

Objeto de la impresin.

Cantidad de formularios requerida.

Presentacin.

Costo.

Equipo recomendable para su manejo.

Los recursos de produccin ms representativos son:

Offset.

Mimegrafo.

Tipografa.

Fotograbado.

Rotograbado.

A mquina.

Computadora.

Aspectos de visualizacin
Para disear un formulario, que permita buena presentacin y visualizacin, adems de que facilite
la comprensin y utilizacin de los datos registrados, se necesita que rena estas caractersticas:

Unidad.

Divisin modular.

Claridad.

Agrupacin y jerarquizacin.

Saturacin.

Movimiento.

Ritmo.

Imagen residual.

Requisitos bsicos

Antes de llevar a cabo la elaboracin del formulario se debe crear una actitud mental favorable en
aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el mtodo
ms sencillo y cmodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la
informacin una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.
Es muy importante tomar en cuenta la economa en papel e impresin de la forma, sin sacrificar la
eficiencia en su uso.

Fases para el diseo

Fase prediseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles
las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se
realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del prediseo y proceder a realizar la
fase del diseo.

Fase del diseo: En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos en la hoja, se comienza
por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm
por carcter, para las entradas que se van a hacer con mquinas de escribir, y 4mm para caracteres
que se introducirn a mano.

Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la

empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del
departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.

Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del
papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresin
por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, numero de
ejemplares, fecha de entrega e impresin continua.

Netgrafa:

http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoriaformularios.shtml#defin