Manual Factura Electronica Costa Rica

Factura Electrnica Gua de Implementacin
FACTURA ELECTRONICA
Gua de Implementacin
Octubre 2007
101
Derechos Reservados de esta Edicin, Copyright 2007

Asociacin GS1 Costa Rica
Responsable de la Edicin:
Msc.Rodolfo Artavia Cavallini
Director Comercio Electrnico
Colaboradores:
MBA.Guillermo Varela Brenes
Director Ejecutivo
Esta publicacin no podr ser reproducida total o parcialmente o almacenada en un sistema de recuperacin
o ser transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrnico, ptico, mecnico, fotocopias,
magntico, grabacin o cualquier medio, sin el permiso previo y por escrito del editor. El prstamo,
alquiler o cualquier otra forma de cesin de uso de esta obra, requerir tambin de autorizacin previa
y por escrito.
El objetivo de esta publicacin, es proporcionar una gua prctica de referencia para las empresas
costarricenses que desean trabajar la Factura Electrnica. Aunque esta gua se elabor con la ltima
informacin disponible, esta puede variar en el tiempo por la misma dinmica de las operaciones y
requerimientos de parte del Ministerio de Hacienda. La Asociacin GS1 Costa Rica no ofrece ni garantizan
que la informacin proporcionada en esta gua sea exacta, completa o vigente. En consecuencia, la
Asociacin GS1 Costa Rica, declina toda responsabilidad derivada de acciones u omisiones llevada a
cabo con base en el contenido de esta gua.
Lo expresado en esta gua no pretende ser asesora legal o profesional de ningn tipo y no debe ser
interpretado o utilizado como sustituto, para que la empresa busque y obtenga asesora profesional, legal
y tributaria.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
GS1 COSTA RICA
COMERCIO ELECTRNICO
Que es el Intercambio Electrnico de Documentos EDI ?
Beneficios del EDI
El estndar EANCOM
El estndar XML
Los Nmeros Mundiales de Localizacin GLN
El EDI en Costa Rica

Antecedentes
EDI por Internet
Mensajera Utilizada
LA FACTURA ELECTRNICA
11
13
14
14
15
16
16
16
17
17
18
Definicin de Factura Electrnica
18
Beneficios de la Factura Electrnica
19
Barreras en la Implementacin de la Factura Electrnica
21
LA FIRMA ELECTRNICA
22
Definicin de Firma Electrnica
22
Los Documentos Electrnicos
22
Qu es una Entidad Certificadora?
23
Estructura de la Ley 8454
25
Principios de la Ley de Firma Electrnica
25
Modelo para las Autoridades Certificadoras en Costa Rica
25
Dispositivos para el Almacenamiento de la Firma Electrnica
27
RESOLUCIN DGT 22-07 DE FACTURA ELECTRNICA
28
Resolucin DGT 22-07
28
Detalle de los artculos
30
CAPITULO I
30
AUTORIZACION PARA EL USO DE LA FACTURA ELECTRONICAY DOCUMENTOS

ELECTRNICOS ASOCIADOS
30
Artculo 1 Definiciones.
30
Artculo 2- Autorizacin para el uso de factura electrnica y documentos electrnicos asociados. 31
Artculo 3- Eficacia jurdica y fuerza probatoria.
31
Artculo 4- Requisitos para la emisin y entrega de la factura electrnica y otros documentos 32
Artculo 5- Aceptacin o rechazo de los documentos electrnicos.
34
Artculo 6-Almacenamiento y conservacin.
35
Artculo 7-Anulacin o correccin.
36
Artculo 8 -Impresin de la factura electrnica y otros.
36
Artculo 9 -Controles y registros.
37
CAPITULO II
38
REGISTRO ESPECIAL DE EMISORES-RECEPTORES ELECTRNICOS, RECEPTORES
ELECTRNICOS-NO EMISORES Y SUS OBLIGACIONES
38
Artculo 10-Conformacin del Registro.
38
Artculo 11-Incorporacin al Registro.
38
Artculo 12-Obligaciones del Emisor-Receptor Electrnico.
39
Artculo 13-Obligaciones del Receptor Electrnico-No Emisor.
42
CAPITULO III
43
SISTEMAS DE FACTURACIN ELECTRNICA EN SITIOS WEB
43
Artculo 14-Disposicin de Sitios Web.
43
Artculo 15-Obligaciones de los proveedores de solucin de facturacin en sitios Web.
43
Artculo 16-Incumplimiento de obligaciones, requisitos y condiciones.
44
Artculo 17-Divulgacin.
45
Artculo 18-Exclusin del Registro Especial de Emisores-Receptores y Receptores ElectrnicosNo emisores de Factura Electrnica.
45
Artculo 19-Derogatoria.
46
Artculo 20-Vigencia.
46
Transitorio 1
46
46
Transitorio 2
ANEXO TCNICO DE IMPLEMENTACIN
48
Mensajes XML/EANCOM
48
ANEXO 1 DE LA RESOLUCION DGT-22-07
48
ESPECIFICACIONES TCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS 48

I.
INTRODUCCIN
II. ESPECIFICACIONES TCNICAS Y FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
III. FORMATO PARA LA CONFIRMACIN DE ACEPTACIN O RECHAZO DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRNICOS
48
49
56
ANEXO 2 - DE LA RESOLUCION DGT-22-07
57
INFORMACIN ELECTRNICA DE COMPRAS Y VENTAS
57
61
ESQUEMA Y EJEMPLO DE FACTURA EN XML
61
Esquema XML de Factura

Nombres de los Archivos XML generados
La etiqueta Encabezado
61
63
64
La etiqueta Emisor
La etiqueta Receptor
La etiqueta Detalle
Los descuentos en el Detalle
La etiqueta Impuestos
La etiqueta TotalesFactura
La etiqueta Autorizacion
La etiqueta Otros
68
70
72
75
75
77
81
82
Legalidad Jurdica de la Factura Electrnica
86
IMPLEMENTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA
87
A quin contactar
87
Pasos para la implementacin
87
Diagnstico para una implementacin exitosa
88
La definicin de los acuerdos comerciales y de colaboracin
89
La alineacin de datos
90
EL FACTOREO COMERCIAL
92
Qu es el Factoreo Comercial
92
Como Cambia el Factoreo para las Facturas Electrnicas.
93
La Aceptacin o Rechazo de una Factura Electrnica
93
FLUJO SUGERIDO PARA LA FACTURA ELECTRNICA
95
RESUMEN DE PASOS PARA LA FACTURA ELECTRNICA
97
El grupo de trabajo interno.
CONCLUSIONES
98
99

INTRODUCCION
GS1 Costa Rica es una asociacin empresarial privada, sin fines de lucro y
forma parte de GS1 Global organizacin presente en 140 pases del mundo. Su funcin
estratgica es promover y apoyar a las empresas para alcanzar dos objetivos:
1. A lo interno de la empresa: implementar los estndares GS1 y tecnologa que le
permita automatizar sus procesos
2. A lo externo de la empresa: desarrollar procesos de colaboracin con sus clientes
(socios de negocios) para implementar la trazabilidad.
Ambos casos, con el fin de mejorar la logstica en la cadena de abastecimiento de oferta
y demanda, logrando desarrollar las mejores prcticas logsticas y comerciales.
Una de las reas ms importantes de trabajo de GS1 es el Comercio Electrnico,
razn por la cual lidera en Costa Rica desde 1997 el desarrollo de Intercambio
Electrnico de Documentos EDI, como orden de compra, aviso de despacho, aviso
de recibo, etc., y ahora la factura electrnica.
La Facturacin Electrnica es ms que una nueva forma de generar comprobantes
fiscales, involucra un cambio en la cultura organizacional de las empresas y sus
colaboradores, adems, de cambios importantes dentro del Ministerio de Hacienda, no
solo por la desmaterializacin de los documentos, sino tambin para los procesos de
control fiscal y auditora, lo que presentar grandes retos en el desarrollo de tributacin
digital y una completa legislacin en comercio electrnico a nivel nacional.
La Factura Electrnica es la culminacin de un largo proceso de asimilacin y
adopcin de las tecnologas de la informacin en los procesos operativos y comerciales
tanto de entidades de gobierno, como de un nmero cada vez mayor de empresas que
ven en los medios electrnicos y en el Intercambio Electrnico de Datos una forma
ms segura, eciente y econmica de interactuar con ciudadanos, clientes y socios de
negocios.
Este documento pretende ser una gua prctica para aquellas empresas que
se incorporen al mundo del Comercio Electrnico, en especial para la generacin y
recepcin de facturas, notas de crdito y dbito electrnicas. Se presentar el marco
conceptual del Comercio Electrnico, Factura Electrnica, Firma Electrnica y Factoreo
Comercial, as como la gua que facilite el proceso de integracin de esta tecnologa en
las empresas.

GS1 COSTA RICA

VISION
Ser lderes en Costa Rica de la promocin de los estndares mundiales GS1,
respondiendo a las necesidades de nuestros asociados/clientes, de mejorar la logstica
de su cadena de abastecimiento y demanda.
MISION
Administrar, difundir e implementar los estndares mundiales multisectoriales GS1,
apoyando y asesorando de manera directa a las empresas, para que estas mejoren la
logstica de su cadena de abastecimiento y demanda, logrando reducir costos y aportar
mayor valor a sus procesos de negocios.
QUE
RICA:
QUEES
ESGS1
GS1 COSTA
COSTA RICA:
GS1 Costa Rica (conocida antes como EAN Costa Rica), es:
Miembro de GS1 Global, organizacin mundial presente en 140
pases
Asociacin empresarial privada
Sin fines de lucro
Declarada de Inters Pblico
Organizacin multisectorial
GS1 Costa Rica inici operaciones en el ao 1992 y se dedica al desarrollo de la
Logstica, para mejorar la administracin de la Cadena de Abastecimiento y Demanda
de las empresas costarricenses, con el fin de fomentar que todas las empresas micro,
pequeas, medianas y grandes, se ajusten a los estndares y tendencias del comercio
global.
Para lograr esto , GS1 Costa Rica Capacita y Asesora a sus micro, pequeas,

medianas y grandes empresas afiliadas, fortalecindolas y apoyando su

competitividad en el mercado nacional he internacional por medio de la
implementacin de las mejores prcticas comerciales, la medicin del desempeo
Benchmarking, automatizacin de procesos, comercio electrnico y trazabilidad,
permitiendo reducir costos y aportar mayor valor a todos los participantes de la
Cadena de Abastecimiento.
En su accionar GS1 Costa Rica se encarga de manera exclusiva, de la administracin y
promocin del Sistema Global GS1 por medio de los Estndares Mundiales de:
GS1 Costa Rica ( www.gs1cr.org )es miembro de GS1 ( www.gs1org ), con

sede en Blgica, organizacin global presente en ms de cien pases en
el mundo, rectora de los estndares globales GS1.
SERVICIOS DE GS1 COSTA RICA
SERVICIOS DE GS1 CORICA
GSI Costa Rica por medio de su estructura nacional e internacional, brinda a las
empresas los siguientes servicios, enfocados al desarrollo de la Logstica, para mejorar
la administracin de la Cadena de Abastecimiento.
ASESORA LOGSTICA: GS1 CR asesora a las empresas para que
implementen las mejores prcticas comerciales y la automatizacin de sus
procesos por medio del uso de los estndares mundiales GS1, con el fin de
mejorar la logstica en la cadena de abastecimiento y demanda.
CDIGO DE BARRAS: GS1 CR administra el sistema GS1 conocido
como GTIN: Nmero Mundial de Artculo Comercial para la Identificacin
Comercial de productos y servicios (GTIN 13, GTIN 14, GS1 128).
EPC / RFID CDIGO ELECTRNICO DE PRODUCTO: GS1 CR
administra el sistema de Cdigo Electrnico de Producto EPC Global,
para la automatizacin total de la cadena de abastecimiento, por medio de la
tecnologa de Identificacin por Radio Frecuencia RFID.
Cdigos de Localizacin GS1 CR administra el sistema GLN: para la
identificacin global de las empresas.
Comercio Electrnico: GS1 CR lidera el proyecto nacional de Intercambio
Electrnico de Datos EDI en el ambiente empresa empresa (B to B),
utilizando y administrando los estndares mundiales UN/EDIFACT y XML, en el
desarrollo de mensajes comerciales como: orden de compra, aviso de despacho,
aviso de recepcin, reporte de inventario, etc. (ms de 200 mensajes).
Factura Electrnica: GS1 CR lidera el proyecto nacional de Factura Electrnica
en coordinacin con el Ministerio de Hacienda y administra el estndar y su
estructura de funcionamiento.

Catlogo Electrnico de Productos: GS1 CR brinda a todos sus asociados la

herramienta CABASnet, para la alineacin de las bases de datos entre las
empresas (proveedor comprador) con relacin comercial.
Estudios de Mercado: GS1 CR desarrolla permanentemente estudios de
Benchmarking, Faltantes de Mercadera en Gondola FMG, Entregas
Certificadas, etc.
Trazabilidad: GS1 CR asesora a las empresas para que implementen sus
procesos de rastreo internacional de sus mercancas, cumpliendo con los
requisitos de los mercados internacionales. GS1 Internacional desarrolla las
guas de trazabilidad para cada uno de los sectores, tales como carne, pesca,
frutas, flores, vinos, etc.
Automatizacin: GS1 CR asesora ampliamente a las empresas para que
implementen los estndares GS1 y la tecnologa necesaria, para lograr la
automatizacin de todos sus procesos.
Capacitacin: GS1 CR desarrolla permanentemente diversos seminarios, cursos
cortos y congresos, para cada uno de los servicios informados anteriormente.
Verificacin de Calidad de impresin y ubicacin de los cdigos de barras en
los empaques y etiquetas de los productos.
Catlogo de Proveedores de servicios y soluciones tecnolgicas afines.
Publicaciones / Guas y otros documentos relacionados con cada uno de los
temas.
Boletn Electrnico enviado por internet, con informacin y noticias
relacionadas con cada uno de los campos de trabajo de GS1.
Software para el clculo del dgito verificador de los cdigos de barras.
Pgina Web www.gs1cr.org en la que se localiza todo tipo de informacin de
GS1 CR.
10
COMERCIO ELECTRNICO
Las redes globales de informacin estn transformando al mundo y acercando
ms a la gente a travs de la innovacin de las comunicaciones, lo cual posibilita
cambios en todos los mbitos de la actividad humana, por ejemplo la competitividad,
el empleo y la calidad de vida de las naciones. Con las nuevas tecnologas, el tiempo
y la distancia dejan de ser obstculos, los contenidos pueden dirigirse a una audiencia
masiva o a un pequeo grupo de expertos y buscar un alcance mundial o meramente
local. Las redes mundiales de informacin, como Internet no conoce fronteras.
Internet es un medio de comunicacin global, que permite el intercambio de
informacin entre los usuarios conectados a la red y que conecta a unos 450 millones de
dominios y millones de servidores encargados de servicios de informacin y de todas
las operaciones de comunicacin y de retransmisin; llega hasta unos 1,100 millones de
usuarios en todo el mundo. Internet ofrece una oportunidad nica, especial y decisiva a
organizaciones de cualquier tamao lo mismo que a las naciones.
La rpida difusin y el gran inters en el mundo de la informtica, ha permitido
la creacin de tecnologa Internet/Web, una herramienta fundamental para redes
de computadoras y sus usuarios. Internet ofrece un nuevo mercado que define la
economa digital. Los productores, proveedores de bienes y/o servicios y usuarios
logran tener acceso y transmisin mundial de la informacin y esparcimiento en forma
sencilla y econmica, sean con fines comerciales o sociales. La apertura de mercados es
fundamental para el rpido crecimiento del uso de nuevos servicios y la asimilacin de
tecnologas nuevas. En la prctica, las empresas estn comenzando a usar Internet como
un nuevo canal de ventas, sustituyendo las visitas personales, correo y telfono por
pedidos electrnicos, ya que gestionar un pedido por Internet cuesta menos que hacerlo
por vas tradicionales. Nace entonces el comercio electrnico, como una alternativa de
reduccin de costos y una herramienta fundamental en el desempeo empresarial.
11
Podemos definir el Comercio Electrnico como: La venta, distribucin,

mercadeo o entrega de bienes y servicios por medios electrnicos, esto segn
la WTO (Organizacin Mundial del Comercio). Dentro del Comercio Electrnico
podemos encontrar varias modalidades, siendo las ms importantes las siguientes:

Business to Business (Empresa - Empresa)

Business to Consumer (Empresa - Consumidor)
Business to Government (Estado - Empresa)
Citizen to Government (Ciudadano - Estado)
Sin embargo, la aparicin del comercio electrnico obliga claramente a

replantearse muchos de los procesos del comercio tradicional, surgiendo nuevos
problemas, e incluso agudizando algunos de los ya existentes. En ese catlogo de
problemas, se plantean cuestiones que van, desde la validez legal de las transacciones
y contratos sin papel, la necesidad de acuerdos internacionales que armonicen las
legislaciones sobre comercio, el control de las transacciones internacionales, incluido
el cobro de impuestos; la proteccin de los derechos de propiedad intelectual, la
proteccin de los consumidores en cuanto a publicidad engaosa o no deseada, fraude,
contenidos ilegales y uso abusivo de datos personales, hasta otros provocados por la
dificultad de encontrar informacin en Internet, comparar ofertas y evaluar la fiabilidad
del vendedor y del comprador en una relacin electrnica, la falta de seguridad de las
transacciones y medios de pago electrnicos, la falta de estndares consolidados, la
proliferacin de aplicaciones y protocolos de comercio electrnico incompatibles y la
congestin de Internet.
Nuestro pas carece de un marco legal en relacin al comercio electrnico.
En el contexto mundial, nuestro pas se encuentra gravemente rezagado. Pese a
estos atrasos ya tenemos hoy (setiembre 2007) legislacin sobre la firma electrnica,
pieza fundamental para dar validez jurdica a los documentos electrnicos, podemos
autenticar a los firmantes y tener autora, integridad y no repudio sobre las transacciones
electrnicas.
12
Que es el Intercambio Electrnico de Documentos EDI?

Intercambio de documentos comerciales
estructurados, desde una
aplicacin de un computador a otra, mediante mensajes acordados y estandarizados
internacionalmente, procesados automticamente con un mnimo de intervencin
humana.
Las aplicaciones para el Comercio Electrnico sean Empresa-Empresa
B2B o Empresa-Consumidor BtoC deben de ser desarrolladas bajo estndares
que faciliten su integracin con los diferentes socios comerciales. En Costa Rica el
comercio electrnico B2B esta desarrollado bajo estndares UN/EDIFACT y XML/
GS1 administrados por GS1 Costa Rica.
UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration,
Commerce and Transport) comprende un conjunto de estndares internacionales,
directorios y guas de implementacin para el intercambio electrnico de datos. En
otras palabras, el lenguaje de comunicacin entre computadores.
Con el EDI se utiliza este lenguaje comn para transmitir informacin entre
los sistemas informticos de las empresas. En la comunicacin por EDI, adems de
utilizar un solo formato para cada uno de los documentos comerciales, es esencial que
las empresas tambin estn identificadas de una forma nica y vlida para cualquier
sector y reconocida en todo el mundo, la solucin para esto son los cdigos numricos
conocidos como Global Location Number GLN. Con los GLN puede identificarse
no slo a la empresa sino tambin a cada una de las reas y departamentos o cualquier
otra ubicacin que sea necesario identificar en una transaccin comercial. Adems,
los GLN son independientes de la red de comunicaciones y del software EDI, por lo
que las empresas con las que trabaje no se vern afectadas si se cambia de proveedor
tecnolgico.
13
Beneficios del EDI

Los beneficios ms directos que podemos obtener con este proceso son los
siguientes:
v REDUCCIN COSTO DE INVENTARIOS
v REDUCCIN PAPELEO
v RESPUESTA RPIDA
v MEJORAMIENTO DE LAS FUNCIONES LOGSTICAS Y EL CICLO
DE LA ORDEN DE COMPRA.
v DISMINUCIN DEL TIEMPO MUERTO
v REDUCCIN COSTOS EN GENERAL
v INCREMENTO PRODUCTIVIDAD
v MAYOR VISIBILIDAD DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
El estndar EANCOM
EANCOM es una Gua de Implementacin detallada de los mensajes estndares
UN/EDIFACT. stos, a menudo, son complejos y los usuarios pueden fcilmente
mal interpretar los principios y las intenciones originales de los diseadores de los
mensajes.
EANCOM es un subconjunto de los mensajes UN/EDIFACT, que provee
definiciones y explicaciones claras, las que permiten a los socios comerciales
intercambiar documentos de una manera simple y seguro.
GS1 Internacional y sus organismos miembros, tienen amplia experiencia en el
Intercambio Electrnico de Datos (EDI). En vista de las actividades de los organismos
miembros en el mbito de EDI y en respuesta al progresivo crecimiento de la demanda
de stos por un estndar internacional, la Asamblea General de GS1 Internacional,
decidi en 1987 lanzar el proyecto EDI EANCOM.
As, EANCOM se desarroll sobre la base del entonces emergente estndar
internacional UN/EDIFACT.
14
El estndar XML
XML o eXtensible Markup Language fue desarrollado por el World Wide
Consortium para brindarle el podero del SGML (Lenguaje Estndar Generalizado
de Marcado) a la Web de manera de sobreponerse en forma simple, a las limitaciones
inherentes del HTML y habilitar nuevos tipos de aplicaciones sobre Internet.
SGML es un estndar ISO (ISO 8879:1986) que se desarroll a partir del SGML
de IBM. SGML es ampliamente utilizado por aplicaciones de punta para codificar
informacin en un formato independiente del proveedor. Sin embargo, tambin es
criticado por su compleja sintaxis, la que dificulta su aprendizaje e implementacin.
XML, tal como SGML, es un metalenguaje que define las reglas para la
creacin de lenguajes de marcas que permiten codificar documentos particulares o tipos
de mensajes. La especificacin formal para cualquier lenguaje de marcas utilizando
SGML o XML es denominado Esquema o Scheema. Un documento o mensaje que
est, segn las reglas de su Esquema, asociado se llama documento vlido.
GS1 Internacional ha desarrollado varios mensajes EDI en formato XML. GS1
Internacional no ve en XML el reemplazo de la tradicional sintaxis EDI UN/EDIFACT.
En estricto rigor, XML y EDIFACT son simplemente sintaxis EDI, las cuales tienen sus
fortalezas y debilidades. GS1 Internacional cree que la implementacin de EDIFACT
continuar creciendo por los prximos 5 a 10 aos, y que XML y EDIFACT sern
utilizados como estndares complementarios durante ese perodo.
Los estndares GS1 XML poseen las siguientes caractersticas claves:
Son estndares globales y han sido definidos por usuarios con amplia
experiencia en los procesos de negocios involucrados.
Siguen las recomendaciones del World Wide Web Consortium (W3C). El
W3C desarrolla tecnologas nter operativas (especificaciones, software y
herramientas), para conducir a la web a su completo potencial como foro
principal para informacin, comercio, comunicacin y entendimiento
colectivo. W3C es la organizacin estandarizadora para XML.
15
Han sido probados en cuanto a funcionalidad en el ambiente de

eCommerce.
Fueron desarrollados utilizando procesos de administracin de estndares
de clase mundial.
Utilizan una arquitectura de comercio electrnico que permite el desarrollo
modular, la reutilizacin de componentes y la extensibilidad.
Son compatibles con otras grandes iniciativas y organizaciones estndares.
Los Nmeros Mundiales de Localizacin GLN

El uso de Nmeros Mundiales de Localizacin (GLN) ofrece la posibilidad
de identificar socios comerciales en forma singular a nivel mundial. La identificacin
de todas las partes en los mensajes estndar de EANCOM se basa en GLN y por lo
tanto, su uso resulta necesario para la implementacin de los estndares de Comercio
Electrnico. En Costa Rica este nmero es asignado por GS1 Costa Rica
El EDI en Costa Rica

Antecedentes
En 1997 un grupo de 15 empresas pioneras lideradas por GS1 Costa Rica,
se propuso la implementacin de un ambiente para Comercio Electrnico B2B. A
setiembre del 2007 participan las cuatro cadenas de supermercados ms importantes
de Costa Rica dentro del proceso de Intercambio Electrnico de Datos EDI, con ms
de 360 proveedores activos (60 grandes empresas y 300 pymes). Al ao se registran
250 mil rdenes de compra intercambiadas, un milln de mensajes EDI y ms de 370
millones de dlares en transacciones EDI.
16
EDI por Internet

Costa Rica fue el segundo pas a nivel mundial en utilizar Internet como medio
de intercambio de informacin, ya que tradicionalmente para este proceso se utilizaban
redes de valor agregado (VAN por sus siglas en ingls), logrando as un proceso mucho
ms econmico para las empresas, lo que vuelve ms participativo la incorporacin al
EDI.
Mensajera Utilizada
El ciclo comercial utilizado en Costa Rica es el siguiente:
17
La mensajera es enviada mediante SMTP/POP3 (correo electrnico) con

seguridad de PKI para tener integridad, autenticidad y no repudio por parte de los
diferentes actores. Cada empresa es identificada con un GLN (Cdigo de Localizacin
Global), el cual es un identificador nico de cada participante, de igual manera aquellos
lugares como a donde entregar est identificado con su respectivo GLN evitando
cualquier tipo de ambigedad.
Los cdigos de productos utilizados en la mensajera electrnica son los GTIN
(Cdigo de Barras), el cual es la llave nica que identifica cada uno de los bienes y que
son comunes para los diferentes clientes y proveedores, nunca se envan mensajes con
cdigos internos o propietarios como llave principal.
LA FACTURA ELECTRNICA
Definicin de Factura Electrnica
Representacin informtica de un documento tributario, generado
electrnicamente, y que reemplaza al documento emitido en papel. Este documento
electrnico permite dar validez tributaria a operaciones comerciales efectuadas a travs
de documentos que han sido generados electrnicamente y que cuentan con un soporte
del mismo tipo. Otra definicin la podemos encontrar en la resolucin DGT-22-07 y
es la siguiente:
Documento comercial con efectos tributarios, generado,
expresado y transmitido en formato electrnico.

Este documento electrnico cuenta con validez ante el Ministerio de Hacienda,
y posee un formato predefinido en XML para facilitar el intercambio de datos.
La Factura Electrnica potenciar el comercio electrnico ya que habilita el
integrar las actuales plataformas de comercio electrnico con el pago y las operaciones
tributarias electrnicas. Adems, estandariza los documentos de compra y venta, potencia
la utilizacin de tecnologas de firma digital, entregando seguridad, autenticidad del
origen y no repudio. Asimismo, mejora la confianza para transar va Internet. En cuanto
18
a la implementacin de la factura electrnica, el impacto pas se ver positivamente

reflejado en la disminucin de costos de transaccin entre los agentes econmicos en el
ciclo de negocio y, por tanto, permitir aumentar la productividad de las empresas.
En este sentido, cabe destacar que uno de los aspectos ms importantes en
los nuevos negocios, asociados a la factura electrnica, se ubicar en la creacin de
una plataforma base para el Factoring (descuento de facturas) electrnico, lo que
potenciara y hara factible el acceso de financiamiento para las pequeas y medianas
empresas (PYMES).
En el caso de la logstica de recepcin y despacho de mercancas, las empresas
podrn actualizar directamente sus existencias sin tener que digitar. Las transferencias
electrnicas implican la eliminacin de la digitacin en la recepcin de documentos,
mejorando la calidad de la informacin.
Beneficios de la Factura Electrnica

Segn estudios del Instituto de Gerencia y Administracin de los Estados
Unidos, la incorporacin de la Factura Electrnica logra incrementar la productividad
hasta en un 8.2%
Algunos de los beneficios que podemos comentar son los siguientes:
Agilidad en la operacin administrativa:
o Emisin de facturas, notas de crdito y dbito
o Recepcin de las mercancas
o Servicio al cliente
o Rastreo de la informacin facturada
o Agilidad en las revisiones externas (autoridades fiscales y auditora
interna o externa)
Incremento de la Productividad:
o Disminucin del tiempo de procesos administrativos
o Eficacia y seguridad en el intercambio de informacin
o Dinamismo en la recepcin de las mercancas
o Aumento en las ventas electrnicas (Comercio Electrnico)
Seguridad en su Intercambio Electrnico:
o Emisin de facturas con la certeza de saber que solo el emisor las gener
19
o Documentos inalterables
o Mecanismos automticos para comprobar su recepcin sin
alteraciones
o Garanta por medio de la Firma Electrnica de que el documento es:
infalsificable, autntica, no repudiable e inalterable
Reduccin de Costos Administrativos:
o Reduccin radical del papeleo
o Ahorros considerables en espacios fsicos (costos de almacenaje)
o Duplicidad en la captura de la informacin (Cuentas por cobrar,
contabilidad y ventas, etc)
o Edicin y revisin eficiente
o Agilidad en el proceso de trmite y gestin de cobro
Principales beneficios proyectados por compaas que

planean adoptar la Facturacin Electrnica en EEUU
Obtener Efectivo
anticipado
28%
Optimizar Proceso
de Recepcin del
Pago
20%
Mejorar Servicio al
Cliente
12%
Optimizar Proceso
de Facturacin
32%
20
Otros
8%
PRINCIPALES AHORROS DE COSTOS

ALMACENAJE DE FACTURAS
EN PAPEL
65.5%
TIMBRAJE DE FACTURAS EN
IMPUESTOS INTERNOS
60.3%
ENVIO/RECEPCION DE
FACTURAS
49.0%
EMISION DE FACTURAS
32.0%
PROCESAMIENTO DE
FACTURAS
31.5%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Barreras en la Implementacin de la Factura Electrnica

Como en cualquier proceso novedoso existen obstculos para su implementacin
y desarrollo. Lo importante es tener identificados los principales para el establecimiento
de contingencias cuando estos se nos presenten. Algunas de las principales son las
siguientes:
Las Pymes no tienen recursos
Las Pymes no tienen la tecnologa
La cultura empresarial no esta preparada
Las empresas sufrirn prdida de privacidad
Las autoridades fiscales no estn preparadas tecnolgicamente
Aumentar el poder de fiscalizacin.
21
LA FIRMA ELECTRNICA
Definicin de Firma Electrnica
Es un mecanismo informtico por medio del cual se garantiza tcnicamente
la identidad de una entidad u objeto, o la autenticidad e integridad de un documento
asociado con el autor del mismo. Segn la ley 8454 tenemos el siguiente concepto de
firma electrnica:
Entindase por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o
lgicamente asociado a un documento electrnico, que permita verificar su
integridad, as como identificar en forma unvoca y vincular jurdicamente al autor
con el documento electrnico. Una firma digital se considerar certificada cuando
sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador
registrado.
Los Documentos Electrnicos

El documento electrnico en sentido estricto, se caracteriza por el hecho de no
poder ser ledo por el hombre sin la utilizacin de las adecuadas mquinas que hagan
perceptibles y comprensibles las seales digitales de que estn formados; y documento
no electrnico en sentido amplio, son aquellos que pueden ser ledos por el ser humano
de una forma directa, sin necesidad de utilizar una mquina traductora, pudiendo, no
obstante, tener diversos modos de formacin.
Podemos decir que los documentos electrnicos, son aquellos generados por y a
travs de un medio automatizado y pueden adems estar memorizados en dispositivos
susceptibles de ser ledos por los mismos. Siempre ser necesario un dispositivo
electrnico para su interpretacin.
22
Qu es una Entidad Certificadora?

Una entidad certificadora (tambin conocida como autoridad certificadora CA
por sus siglas en ingls) es una organizacin con fe pblica que acepta solicitudes
de certificados de entidades, las valida, genera certificados y mantiene la informacin
de su estado. Es el equivalente al registro civil, el cual es una entidad que goza de
confianza ante la opinin pblica, ya que esta totalmente respaldado por el gobierno de
Costa Rica.
Una CA (entidad certificadora) debe proporcionar una Declaracin de Prcticas
de Certificacin (Certification Practice Statement o CPS) que indique claramente sus
polticas y prcticas relativas a la seguridad y mantenimiento de los certificados, las
responsabilidades de la CA respecto a los sistemas que emplean sus certificados y las
obligaciones de los subscriptores respecto de la misma.
Las labores de un CA son:

Admisin de solicitudes. Un usuario rellena un formulario y lo enva a la CA

solicitando un certificado. La generacin de las claves pblica y privada, son
responsabilidad del usuario o de un sistema asociado a la CA.
Autentificacin del sujeto. Antes de firmar la informacin proporcionada por

el sujeto la CA debe verificar su identidad. Dependiendo del nivel de seguridad
deseado y el tipo de certificado, se debern tomar las medidas oportunas para la
validacin.
Generacin de certificados. Despus de recibir una solicitud y validar los datos,

la CA genera el certificado correspondiente y lo firma con su clave privada.
Posteriormente lo manda al subscriptor y, opcionalmente, lo enva a un almacn
de certificados para su distribucin.
Distribucin de certificados. La entidad certificadora puede proporcionar

un servicio de distribucin de certificados para que las aplicaciones tengan
23
acceso y puedan obtener los certificados de sus subscriptores. Los mtodos

de distribucin pueden ser: correo electrnico, servicios de directorio como el
X.500 o el LDAP, etc.

Anulacin de certificados. Al igual que sucede con las solicitudes de certificados,

la CA debe validar el origen y autenticidad de una solicitud de anulacin. La
CA debe mantener informacin sobre una anulacin durante todo el tiempo de
validez del certificado original.
Almacenes de datos. Hoy en da existe una nocin formal de almacn donde

se guardan los certificados y la informacin de las anulaciones. La designacin
oficial de una base de datos como almacn, tiene por objeto sealar que el
trabajo con los certificados es fiable y de confianza.
Diagrama de Entidad Certificadora

Estructura de la Ley 8454

La ley 8454 de certificados, firmas digitales y documentos electrnicos, esta
compuesta por los siguientes captulos:
n Captulo I: Disposiciones generales
n Captulo II: Documentos
n Captulo III: Firmas digitales
n Captulo IV: Certificacin digital
n Captulo V: Sanciones
n Captulo VI: Disposiciones finales y transitorias
Esta ley puede ser descargada de la pgina web de GS1 Costa Rica:
www.gs1cr.org
Principios de la Ley de Firma Electrnica
n Principios
Autonoma de la voluntad
Neutralidad tecnolgica
n Regulacin del documento electrnico (dndole validez jurdica a los
documentos electrnicos)
n Produce, en general, un avance en el uso de tecnologa hacia la construccin
del gobierno digital
Modelo para las Autoridades Certificadoras en Costa Rica

La Ley 8454 permite la creacin de varias Autoridades Certificadoras, esta
proliferacin de varias Autoridades Certificadoras que sean no nter operables,
ocasionara que los ciudadanos portramos varios dispositivos distintos entre s, con
distintos certificados y por lo tanto firmas electrnicas, todas con el mismo objetivo
25
identificar al portador de la firma electrnica.

Para evitar este molesto llavero se ha propuesto que exista un Certificado
Raz que sea responsabilidad del MICIT y operado por le Banco Central de Costa
Rica.
El esquema es el siguiente:

Como se puede observar a partir de la Autoridad Certificadora Raz se

desprendern todas las entidades.
Dispositivos para el Almacenamiento de la Firma Electrnica

Para el almacenamiento de las Firmas Electrnicas se dispone de diferentes
dispositivos.

RESOLUCIN DGT 22-07 DE FACTURA

ELECTRNICA
La autorizacin para la utilizacin de la Factura Electrnica, Notas de Dbito y
Crdito no fue definida mediante ley sino por una resolucin de la Direccin General
de Tributacin Directa del Ministerio de Hacienda, situacin que no le resta validez
tributaria a las facturas electrnicas.
La resolucin comprende veinte artculos y un transitorio, adicional posee tres
anexos detallando las especificaciones tcnicas y el formato a utilizar en los documentos
electrnicos.
El formato definido es XML (eXtensible Markup Language) Lenguaje de
Marcas Extensible.
La presente resolucin pretende ser un complemento de las actuales normativas
y no un sustituto obligado. Los plazos de conservacin de los documentos se mantienen
exactamente igual solo se trasladan a electrnico.
La resolucin entr en vigencia a partir de Octubre del 2007
La mensajera electrnica comprende varios mensajes, los cuales son:
Factura Electrnica
Nota de Crdito
Nota de Dbito
Mensaje de aceptacin o rechazo del documento recibido
Resolucin DGT 22-07

1- Que el artculo 99 de la Ley N 4755 Cdigo de Normas y Procedimientos
Tributarios, faculta a la Administracin Tributaria para dictar normas generales
para la correcta aplicacin de las leyes tributarias, dentro de los lmites que fijen las
disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
2- Que el artculo 105 del Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios
establece que toda persona fsica o jurdica, pblica o privada est obligada a
28
proporcionar a la Administracin Tributaria, la informacin de trascendencia

tributaria, deducida de sus relaciones econmicas, financieras y profesionales con
otras personas.
3- Que el artculo 109 del Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios
faculta a la Direccin General de Tributacin para establecer directrices, sobre
la forma mediante la cual se debe consignar la informacin tributaria. Asimismo,
podr exigir que los sujetos pasivos o los responsables lleven los libros, los archivos
o los registros de sus negociaciones, necesarios para la fiscalizacin y determinacin
correctas de las obligaciones tributarias y los comprobantes, como facturas, boletas
u otros documentos, que faciliten la verificacin. Los contribuyentes o responsables
debern conservar los duplicados de estos documentos, por un plazo de cuatro aos.
La Administracin podr exigir que los registros contables estn respaldados por los
comprobantes correspondientes.
4- Que la Administracin Tributaria bajo una filosofa de servicio al
contribuyente, ha utilizado el desarrollo tecnolgico, para facilitar el cumplimiento
voluntario de las obligaciones tributarias, porque reconoce que el empleo de medios
electrnicos favorece no slo la eficiencia y productividad de las actividades de los
sujetos pasivos, sino tambin su control y supervisin. As, en el pasado reciente, ha
implementado sistemas de declaracin electrnica mediante el uso de Internet, como
una opcin gil, segura y eficiente para facilitar ese cumplimiento.
5- Que la Administracin Tributaria en relacin con el tema de autorizacin
de comprobantes y su aceptacin como respaldo de ingresos, costos y gastos y con

fundamento en los artculos 8, 14 y 25 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas
N 6826 y sus reformas y 18 y 15 de su Reglamento; as como, los artculos 7 y 8 de
la Ley del Impuesto sobre la Renta N 7092 y sus reformas y artculos 9 y 11 de su
Reglamento, ha estado anuente a la utilizacin de aquellos medios que el desarrollo
tecnolgico posibilite, considerando siempre la existencia fsica en papel de los
comprobantes respectivos, tal es el caso de las resoluciones 11-97 (sobre autorizacin
de impuesto de ventas incluido, caja registradora y sistemas computarizados) y 13-97,
ambas del 12 de agosto de 1997.
6- Que para facilitar el cumplimiento voluntario y simplificar los procedimientos
a los sujetos pasivos, por medio del uso de modernas tecnologas de informacin y
comunicacin, acordes con los avances tecnolgicos, la Administracin Tributaria
mediante la resolucin N 04-03 del veintisiete de enero del dos mil tres, publicada
29
en La Gaceta N 42 de 28 febrero 2003, autoriz el uso de comprobantes para el

respaldo de gastos e ingresos que respondan a diseos fsicos y lgicos legibles por
computadora, siempre que cumplieran con los requisitos previamente establecidos,
as como tambin autoriz a las empresas proveedoras del servicio de facturacin
digital.
7- Que para potenciar el uso de la factura electrnica y luego de un amplio anlisis de
la resolucin N 04-03, se ha considerado preciso redefinir sus alcances y condiciones

para ajustarla a las necesidades que impone el desarrollo del comercio electrnico
y las tecnologas de informacin y comunicacin, razn por la cual esta Direccin
General emite la presente resolucin.
Detalle de los artculos

CAPITULO I
AUTORIZACION PARA EL USO DE LA FACTURA ELECTRONICA Y
DOCUMENTOS ELECTRNICOS ASOCIADOS
Artculo 1 - Definiciones.
Para efectos de la presente resolucin se entiende por:
a)
Documento Electrnico: Es cualquier manifestacin con carcter representativo

o declarativo, expresado o transmitido por un medio electrnico o informtico.
b)
Emisor-Receptor Electrnico: Persona fsica o jurdica registrada en la

Administracin Tributaria para emitir y recibir documentos electrnicos.
c)
Factura electrnica: documento comercial con efectos tributarios, generado,

expresado y transmitido en formato electrnico.
d)
Nota de Crdito y Nota de Dbito Electrnicas: son los documentos electrnicos

que permiten anular o hacer ajustes a la factura electrnica y a estos documentos,
sin alterar la informacin del documento origen. Estos documentos deben cumplir
con las especificaciones tcnicas indicadas en el Apartado C del Anexo 1.
30
e)
Receptor Electrnico-No emisor: Sujetos pasivos acogidos a regmenes

especiales que no realizan ventas en el territorio aduanero nacional y que reciben
documentos electrnicos por las compras efectuadas en el mercado local.
f)
Receptor manual: Persona fsica o jurdica que por la compra de bienes o

servicios recibe como comprobante de la transaccin realizada, la impresin de
la factura electrnica y sus documentos electrnicos asociados y que ser el que
ampare el respectivo asiento contable.
g)
Sistemas de punto de venta: Sistema informtico que gestiona el proceso de venta

mediante una interfaz accesible a los vendedores, que permite la confeccin e
impresin de la factura o comprobante de venta mediante referencias del producto
o servicio almacenadas en una base de datos, realiza cambios en el stock y otras
labores del negocio.
El trmino punto de venta se deriva del acrnimo POS, que en ingls significa
Point Of Sale, tambin se conoce como Terminal Punto de Venta (TPV). A los
efectos de esta resolucin, el concepto punto de venta excluye los datfonos y
dispositivos similares utilizados para el cobro a los clientes por medio de tarjetas
de crdito o dbito.
Artculo 2- Autorizacin para el uso de factura electrnica y

documentos electrnicos asociados.
Se autoriza el uso de la Factura Electrnica, Nota de Crdito Electrnica y
Nota de Dbito Electrnica, como comprobantes para el respaldo de ingresos, costos y
gastos, siempre que cumplan con los requisitos y caractersticas que se detallan en la
presente resolucin. As como, el uso de la Confirmacin de Aceptacin y Rechazo de
los documentos electrnicos mencionados.
31
Este artculo detalla los documentos electrnicos que sern validados por la
DGT (Direccin General de Tributacin), y hace mencin que aquella empresa que
desee iniciar con la generacin de estos documentos electrnicos, deben de someterse
a esta resolucin, para el uso de Factura Electrnica, Notas de Crdito y Dbito. Es
importante que a nivel tcnico, sean estudiados los anexos de la resolucin, ya que
contiene el detalle de la mensajera electrnica y los formatos que son requisitos
implementar. Para validar los mensajes XML lo podrn hacer en la direccin
internet http://www.gs1cr.org/esquemas/facturaelectronica/EsquemaFacturaAnexo3.xsd
Artculo 3- Eficacia jurdica y fuerza probatoria.

Los documentos electrnicos que se mencionan en esta resolucin, para los
efectos tributarios, tendrn la eficacia y fuerza probatoria en las mismas condiciones
que los documentos fsicos.
Con respecto a la eficacia jurdica probatoria es nicamente para efectos

tributarios. Esta primera resolucin no contiene el componente de firma electrnica
emitida por una autoridad certificadora acreditada por el MICIT en los documentos
electrnicos. Una vez se tengan estas autoridades certificadoras en operacin
si ser totalmente vlida la factura electrnica para cualquier proceso jurdico,
y se adicionarn los artculos necesarios para ajustar la resolucin. Por esto es
recomendable para grandes socios comerciales el establecer contratos o acuerdos de
colaboracin en donde se anotan las responsabilidades y derechos de cada empresa
en espera de la entrada en operacin de la Firma Electrnica durante el 2008.
32
Artculo 4- Requisitos para la emisin y entrega de la factura

electrnica y otros documentos
Los comprobantes electrnicos establecidos en el artculo 2 de esta resolucin,
se consideran autorizados si cumplen con los requisitos obligatorios indicados en el
artculo 18 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre las Ventas y en el artculo 9
del Reglamento del Impuesto sobre la Renta, los cuales ajustados a los efectos de la
presente resolucin son los siguientes:
Los datos que debe de contener la informacin electrnica sern:
a.
Identificacin del contribuyente o declarante: nombre completo o razn

social, la denominacin del negocio o nombre de fantasa si existe, nmero
de cdula de identidad, cdula jurdica, o el nmero asignado previamente
por la Administracin Tributaria cuando corresponda, direccin completa
del negocio, nmeros de telfono, nmero de fax y direccin de correo
electrnico.
b.
El nombre del tipo de documento, que deber incluir la mencin

electrnica esto es, se consignar el tipo de documento con la
denominacin: Factura Electrnica, Nota de Crdito Electrnica y
Nota de Dbito Electrnica.
c.
Numeracin consecutiva: el sistema asignar de forma automtica y

consecutiva, la numeracin para cada tipo de documento electrnico,
la cual debe ser controlada por quien la emite. Esta numeracin ser
independiente de la que utilicen otros medios alternativos de facturacin.
d.
Fecha de emisin de la transaccin.
e.
Condiciones de la venta: crdito, contado, apartado, en consignacin,

arrendamiento con opcin de compra o cualquier otra condicin que se
consigne en la factura.
f.
Al pie del documento electrnico se debe mostrar la leyenda Emitida

conforme lo establecido en la resolucin de Facturacin Electrnica, N
DGT-22-07 del diecisiete de setiembre de dos mil siete de la Direccin
General de Tributacin.
g.
Deben estar redactados en espaol y entregar el documento electrnico al

33
comprador, asimismo debe almacenarse en soporte electrnico indeleble

y registrar la informacin en el archivo de Informacin Electrnica de
Compras y Ventas.
h.
Nombre completo del comprador o razn social, su respectivo nmero de

cdula fsica o jurdica y la direccin del negocio en caso de transacciones
frecuentes.
i.
Detalle de la mercanca o servicio prestado: cantidad enviada, precio

unitario, unidad de medida, cdigo de producto, nmero de parte,
descripcin del producto o del servicio y monto de la operacin expresada
en moneda nacional.
j.
Descuentos concedidos, con la indicacin de su naturaleza y montos.
k.
Subtotal.
l.
Monto del Impuesto selectivo de consumo, cuando el vendedor sea tambin

contribuyente del indicado impuesto y el monto de cualquier otro tributo
que recaiga sobre las mercancas o servicios gravados.
m.
El valor de los servicios prestados, separando los gravados y los exentos

con motivo de la venta de mercancas o servicios gravados.
n.
El valor de las mercancas que se incorporen en la prestacin de servicios

gravados, separando las gravadas y las exentas.
o.
Precio neto de venta (sin impuesto).
p.
Monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio neto de

venta, con la indicacin Impuesto de Ventas.
q.
Valor total de la factura en moneda nacional.
El formato de la factura electrnica, Nota de Crdito y Nota de Dbito es nico, lo que

los diferencia es la obligatoriedad de los campos segn el tipo de documento, conforme
se indica en el Anexo 1.
Todos los documentos electrnicos deben cumplir con los formatos y especificaciones
tcnicas que se detallan en los anexos de la presente resolucin, as como de las
actualizaciones que de ellos se realicen.
34
Artculo 5- Aceptacin o rechazo de los documentos electrnicos.

Cuando los comprobantes electrnicos sean generados satisfactoriamente se
enviarn al receptor electrnico, quien confirmar su aceptacin o rechazo, utilizando
el formato establecido en el Apartado III del Anexo 1 de esta resolucin.
Es necesario tener respaldo de la empresa receptora que acepta el documento
electrnico. Esto lo podemos lograr utilizando el acuse de aceptacin electrnico.
Este acuse se debe de generar en formato XML definido en el anexo tcnico de esta
resolucin. La empresa emisora de la factura electrnica deber de custodiar estos
mensajes, bajo las mismas condiciones de las facturas electrnicas.
Artculo 6- Almacenamiento y conservacin.

Los documentos electrnicos generados, enviados y recibidos, as como las
comunicaciones asociadas, se deben almacenar y conservar en soporte electrnico
indeleble por el plazo de cuatro aos conforme a lo establecido en el artculo 109 del
Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios, excepto para los casos indicados
en el segundo prrafo del artculo 51 del citado Cdigo, que ser de cinco aos.
Asimismo, se debe garantizar la inalterabilidad, privacidad, legibilidad, accesibilidad
o consulta posterior, preservacin, confidencialidad, autenticidad e integridad de la
informacin de los documentos electrnicos y del emisor. Lo anterior, sin perjuicio a
lo que se indica en el artculo 7 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, y los artculos
54 y 56 de su Reglamento.
Adems, las reas fsicas donde se almacene la informacin de los documentos
electrnicos deben considerar controles para evitar riesgos, daos, prdida, destruccin,
alteracin o sustraccin.
35
La empresa que sea emisora o receptora de documentos electrnicos, tiene

la obligacin de la adecuada custodia de estos. Debe de establecer los mecanismos
necesarios para garantizar la integridad de los documentos, que cuando sea necesario
se puedan acceder, ya sea visualizarlos, exportarlos o imprimirlos.
Artculo 7- Anulacin o correccin.

Se puede efectuar la anulacin o correccin de una factura electrnica emitida,
exclusivamente mediante Nota de Crdito o de Dbito electrnicas, prevaleciendo
inalterable el documento original y su correspondiente nmero consecutivo, el cual
no podr ser reutilizado. Lo anterior se debe efectuar conforme lo indicado en el
Apartado C. del Anexo 1 de esta resolucin.
La empresa como lo dice este artculo, deber utilizar una serie de mensajes
electrnicos dentro de estos Notas de Crdito o Dbito para modificaciones o
anulaciones de las Facturas Electrnicas, logrando as que el documento inicial se
mantenga original y no sea alterado posterior a su envo y recepcin por parte de los
socios comerciales. Los mensajes de Notas de Crdito y Dbito poseen el mismo
formato que la Factura Electrnica, solo que posee un tipo de documento el cual
identifica su tipo (Factura, Crdito o Dbito).
Artculo 8 - Impresin de la factura electrnica y otros.

La emisin autorizada de documentos electrnicos, no exime al contribuyente
de la obligacin de imprimir y entregar al comprador o cliente, cuando este as lo
requiera, la factura y los documentos electrnicos asociados. Sin perjuicio de lo
anterior, se entender cumplida la obligacin de entrega de la factura, en el momento
preciso de su emisin electrnica.
36
Tratndose de emisores electrnicos que disponen de sistemas de punto de

venta al consumidor final, pueden mantener el respaldo de la transaccin efectuada
dentro del sistema de facturacin electrnica.
Aunque una empresa inicie el proceso de generacin de Facturas Electrnicas

no todos sus clientes estarn posibilitados a recibirla de esta forma. Por lo tanto, la
empresa esta en la obligacin de imprimirlos y entregarlos fsicamente a las compaas
que as lo requieran.
SUPERMERCADOS Y COMERCIO DETALLISTA EN GENERAL,
pueden dejar de generar en papel, la copia del tiquete de caja registradora o punto de
venta, siendo su generacin y custodia de manera electrnica. NOTA: el tiquete de caja
para el consumidor si se sigue generando en papel para su entrega a cada cliente.
Artculo 9 - Controles y registros.

Los sistemas de facturacin electrnica deben disponer de controles, registros
y bitcoras de cada transaccin registrada, para llevar a cabo las labores de control
tributario integral.
Este artculo es fundamental no solo para efectos tributarios o de resolucin,
sino tambin por lo delicado de la informacin a lo interno de la empresa, por lo
tanto el sistema de generacin de facturacin electrnica y recibo, debe tener los
controles y bitcoras necesarias.
37
CAPITULO II
REGISTRO ESPECIAL DE EMISORES-RECEPTORES
ELECTRNICOS, RECEPTORES ELECTRNICOS-NO EMISORES
Y SUS OBLIGACIONES
Artculo 10 - Conformacin del Registro.
Se establece la conformacin del Registro Especial de Emisores-Receptores de
Facturacin Electrnica, as como de Receptores Electrnicos-No emisores, al que se
podrn incorporar las personas fsicas o jurdicas que as lo deseen y que cumplan con
los requisitos, obligaciones, especificaciones tcnicas y de formato de los documentos
electrnicos que se indican en la presente resolucin.
Toda empresa que desea trabajar con documentos electrnicos, deber
realizar la gestin de autorizacin ante Tributacin Directa. Se asume que la razn
jurdica o fsica ya esta inscrita ante el Ministerio de Hacienda. Con este registro se
pretende llevar un control de cuales empresas utilizan esta tecnologa.
Artculo 11 - Incorporacin al Registro.

Para incorporarse al Registro Especial de Emisores-Receptores y Receptores
Electrnicos-No emisores de Facturacin Electrnica, se deben cumplir las siguientes
condiciones:
a. Estar inscrito en el Registro de Contribuyentes de la Administracin
Tributaria y tener registrado un correo electrnico.
b. Solicitar su incorporacin al Registro Especial mediante el sitio Web del
Ministerio de Hacienda, utilizando el formulario D.140 Declaracin
de Inscripcin, Modificacin de Datos y Desinscripcin en el Registro
de Contribuyentes.
38
Para efectos de inscripcin y su agilidad en los trmites, se habilitar en el sitio Web

del Ministerio de Hacienda el formulario D.140 electrnico. Tambin se podr
visualizar en este sitio las empresas que utilizan la Factura Electrnica. Todo esto
se realiza para tener fluidez en los trmites y transparencia.
Artculo 12- Obligaciones del Emisor-Receptor Electrnico.

Son obligaciones del emisor-receptor electrnico, las siguientes:
a)
Tener un sistema para la emisin de facturacin electrnica con un esquema

de seguridad que garantice la autenticidad, integridad y el control de la
informacin.
b)
Demostrar y presentar en el momento que la Administracin Tributaria lo

requiera, el cumplimiento de los requisitos establecidos, especificaciones
tcnicas y de formato de los documentos electrnicos que se indican en la
presente resolucin y sus anexos, as como poner a disposicin la solucin
de facturacin electrnica para su respectiva verificacin.
c)
Almacenar y conservar en soporte electrnico: el modelo del diseo

funcional, diccionario de datos, cdigos fuentes, manuales de usuario e
instructivos de la solucin de facturacin electrnica.
d)
Contar con una plataforma tecnolgica robusta y escalable que soporte la solucin
de facturacin, incluido el equipo de seguridad, comunicaciones, y respaldo.
e)
Documentar y administrar planes de contingencias sobre fallas, cadas o

problemas de operacin del sistema, as como las medidas de seguridad.
f)
Emitir, entregar y recibir los comprobantes electrnicos que se autorizan

en esta resolucin.
g)
Almacenar y conservar en las condiciones que se indican en el artculo 6,

39
los documentos generados, enviados y recibidos por el plazo de prescripcin

vigente, an de aquellos documentos que respalden operaciones que han
sido anuladas o dejadas sin efecto.
h)
Poner a disposicin de la Administracin Tributaria los equipos y accesos

lgicos y fsicos necesarios para el acceso y ejecucin de las labores de
control tributario integral.
i)
Mantener en forma electrnica, los registros especiales establecidos en el

artculo 15 del Reglamento a la Ley del Impuesto General sobre las Ventas,
de acuerdo con lo siguiente:
i. Informacin Electrnica de Compras y Ventas: Corresponde al detalle
por documento y al resumen de la informacin por perodo que se
genere una vez al mes. La descripcin del formato de cada archivo se
encuentra en el Anexo 2 de esta resolucin.
ii. Cada vez que se emita un documento electrnico por compras, ventas
de bienes y servicios, as como ajustes de este tipo de transacciones, se
deber registrar la informacin en el archivo Informacin Electrnica
de Compras y Ventas.
iii. Al finalizar el perodo fiscal, se debe incorporar la informacin de las
facturas y comprobantes de ingresos fsicos, en cada archivo y generar
el resumen mensual del perodo.
40
j)
Llevar un registro auxiliar de la gua de trnsito, salida o entrada a bodega

y nota de despacho de las mercancas, con la indicacin del comprobante
electrnico relacionado.
k)
Suministrar la Informacin Electrnica de Compras y Ventas, as como el

registro auxiliar del inciso j) de este artculo 12, cuando las autoridades
tributarias lo exijan, de conformidad con el artculo 104 del Cdigo
de Normas y Procedimientos Tributarios. El incumplimiento de esta
disposicin, ser sancionado de conformidad con el artculo 83 del Cdigo
citado, previo debido proceso.
l)
La solucin de facturacin electrnica debe cubrir las funcionalidades de:

control de accesos, roles, perfiles, tareas, manejo del esquema Single Sing
On LDAP Versin 3.0.
Single Sing ON es un procedimiento de autenticacin que habilita al

usuario para acceder a varios sistemas con una sola instancia de identificacin.
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) es un protocolo a
nivel de aplicacin, que permite el acceso a un servicio de directorio ordenado y
distribuido para buscar diversa informacin en un entorno de red. LDAP tambin
es considerado una base de datos (aunque su sistema de almacenamiento puede
ser diferente) al que pueden realizarse consultas. Habitualmente, almacena la
informacin de login (usuario y contrasea) y es utilizado para autenticarse aunque
es posible almacenar otra informacin (datos de contacto del usuario, ubicacin de
diversos recursos de la red, permisos, certificados, etc).
m) El sistema de facturacin electrnica debe tener una opcin de consulta para la

utilizacin de la Administracin Tributaria, disponible sin demora injustificada,
que admita el acceso en lnea a los datos, copia o descarga en un archivo
electrnico de la informacin consultada y que permita la bsqueda selectiva
con al menos los siguientes criterios, los cuales se pueden consultar de manera
individual o por rangos:
i. Nmero de cdula.
ii. Nmero de factura, nota de crdito y nota de dbito.
iii. Ordenes de Compra.
iv. Medio de pago.
v. Condiciones de la venta.
vi. Fecha de emisin.
vii. Montos
viii. Tipos de impuestos.
ix. Confirmaciones de aceptacin o rechazo,
x. Respuestas de envo.
xi. Acuse de recibo de mercancas.
n)
Mantener actualizada la informacin de su sistema de facturacin que se

originen en el propio dinamismo de la tecnologa de la informacin, en
cambios legales o en mayores requerimientos operativos, de seguridad y
eficiencia.
o)
Ser responsable ante sus clientes o usuarios por el uso o destino que haga
41
de la informacin que mantienen en sus bases de datos. La Administracin

Tributaria no se responsabilizar por usos indebidos de la informacin que
para efectos de cumplimiento de deberes formales o materiales, los usuarios
o clientes faciliten a otros.

Tanto el emisor como el receptor electrnico poseen responsabilidades
claramente establecidas por el Ministerio de Hacienda. Estas responsabilidades
recaen la mayora en requerimientos informticos que debern tener los sistemas de
los emisores y receptores electrnicos. De ah la importancia del diagnstico por
profesionales expertos en los temas de comercio electrnico.
Artculo 13 - Obligaciones del Receptor Electrnico-No Emisor.

Son obligaciones del Receptor Electrnico-No emisor:
a)
Recibir los documentos electrnicos de sus proveedores que sean emisoresreceptores electrnicos, por los medios y en las condiciones que hayan
acordado.
b)
Entregar al emisor una confirmacin de aceptacin o rechazo de los

documentos electrnicos, los cuales deben cumplir con los requisitos
establecidos en el artculo 4 de esta resolucin.
c)
Cumplir con las obligaciones indicadas en el artculo 12 incisos f), g), as

como en lo referente a la informacin de compras de los incisos i), j), k) y n).

Es imperativo que el receptor electrnico siga estos lineamientos, con
respecto a los mensajes de respuestas que debe de enviar al emisor de la factura
para hacer constancia de la aceptacin o el rechazo de las facturas electrnicas. De
ah la importancia de contar con los sistemas y tecnologa necesaria para cumplir
estos lineamientos de la resolucin.
42
CAPITULO III
SISTEMAS DE FACTURACIN ELECTRNICA EN SITIOS WEB
Artculo 14 - Disposicin de Sitios Web.
Las personas fsicas o jurdicas interesadas en ofrecer el servicio de facturacin
electrnica mediante sitios Web (en adelante proveedores de la solucin), podrn
efectuarlo, siempre que cumplan los requisitos y obligaciones establecidos en los
artculos precedentes y siguientes.
Con la finalidad de que existan soluciones para propiciar la participacin de las
PYMES, ser necesario establecer mecanismos de control o certificacin, para el
aseguramiento de la calidad y compatibilidad de los diferentes servicios Web de
Factura Electrnica ofrecido por terceras empresas.
Artculo 15 - Obligaciones de los proveedores de solucin de

facturacin en sitios Web.
Los proveedores de la solucin de facturacin electrnica en un sitio Web, deben
cumplir con las siguientes obligaciones:
a)
Garantizar que los comprobantes electrnicos cumplan con lo establecido

en los artculos del 4 al 9 de la presente resolucin.
b)
Disponer de una solucin de factura electrnica que facilite a sus clientes

el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artculos 12 y 13 de
esta resolucin. Dicha solucin tecnolgica, adems, debe tener en cuenta
los siguientes atributos:
i. Contar con un esquema de seguridad que garantice la integridad y el
control de la informacin de la solucin de facturacin en el sitio Web.
ii. Permitir la descarga y respaldo de todos los documentos que el emisorreceptor electrnico haya generado, emitido y recibido por este medio.
43
iii. Llevar un registro de control de clientes y mantener registros de todas

las operaciones realizadas por los usuarios del portal.

Las empresas que presten servicios Web para factura electrnica, debern
demostrar con las pruebas necesarias que cumplen con todos los requisitos de la
resolucin, esto es diferente a las empresas privadas que no deben de demostrar
nada solo implementar los lineamientos de la resolucin. GS1 Costa Rica ofrece el
servicio de certificacin para estos sitios Web.
CAPITULO IV
OTRAS DISPOSICIONES
Artculo 16 - Incumplimiento de Obligaciones, requisitos y
condiciones.
La Administracin Tributaria est facultada a rechazar las deducciones de los
comprobantes de respaldo que incumplan con las obligaciones, requisitos y condiciones
que se establecen en la presente resolucin, de conformidad con lo establecido en el
artculo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y artculo 14 de la Ley del Impuesto
General sobre las Ventas.
Las empresas debern tener especial cuidado con los requisitos ya que la
Direccin General de Tributacin podr rechazar todos los formularios que no
cumplan las caractersticas necesarias. Esto puede generar serios inconvenientes
entre la empresa y la Direccin General de Tributacin, ya que al no adherirse
a las especificaciones, la empresa no tendr modo de comprobar su facturacin,
exponindose a las sanciones previstas en el Cdigo de Normas y Procedimientos
Tributarios.
44
Artculo 17 - Divulgacin.
El Registro Especial de emisores-receptores de facturacin electrnica estar
disponible y se podr consultar en el sitio Web del Ministerio de Hacienda o en forma
telefnica en la Administracin Tributaria correspondiente.
Para facilidad de los usuarios, la administracin tributaria publicar en

su pgina Web la lista de aquellas empresas que sean emisores-receptores, solo
emisores o solo receptores de factura electrnica. Con esta lista la empresa podr
saber con cuales socios comerciales puede hacer factura electrnica.
Artculo 18 - Exclusin del Registro Especial de Emisoresreceptores y Receptores Electrnicos-No emisores de Factura
Electrnica.
La Administracin Tributaria realizar la exclusin del Registro Especial de
Emisores-receptores electrnicos y Receptores electrnicos-No emisores, cuando se
presente cualquiera de las siguientes situaciones:
a.
A solicitud del propio emisor-receptor electrnico, mediante la presentacin

del Formulario D.140 Declaracin de Inscripcin, Modificacin de Datos
y Desinscripcin en el Registro de Contribuyentes.
b.
Por actuacin de oficio de la Administracin Tributaria, previa notificacin,

cuando compruebe algunas de las siguientes causales:
a. Incumplimiento de las obligaciones, requisitos y condiciones establecidas
en la presente resolucin.
b. Cuando induzcan a error a la Administracin Tributaria.
Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones previstas en el Cdigo de Normas y

Procedimientos Tributarios.
45
La administracin tributaria podr excluir del proceso de facturacin

electrnica a la empresa que incumpla los requisitos expuestos en esta resolucin o
presenten algn otro tipo de inconsistencia. Tambin la empresa tendr posibilidad
de renunciar al proceso de factura electrnica, pero tendr que tener disponibles los
documentos electrnicos que a la fecha posee.
Artculo 19 - Derogatoria.
Se deroga la resolucin N 04-03 de las ocho horas del veintisiete de enero del
dos mil tres.
Artculo 20 - Vigencia.
Esta resolucin rige a partir del 01 de octubre del 2007.
Transitorio 1.
En el momento que se autoricen las entidades certificadoras, de acuerdo con lo
establecido en la Ley No. 8454 del 30 de agosto del 2005 Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrnicos y su Reglamento; la Administracin Tributaria
proceder a ajustar la presente resolucin, por lo que las soluciones tecnolgicas de
factura electrnica, deben estar en capacidad de adaptarse a la infraestructura de
llave pblica para la firma y certificado digital.
Con la resolucin de factura electrnica los comprobantes electrnicos tendrn

la validez solo para la Direccin General de Tributacin, no as para cualquier proceso
legal. Para lograr esta validez es necesario se tengan en operacin Autoridades
Certificadores autorizadas por el Ministerio de Ciencia y Tecnologa (MICIT),
amparada a la ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos
Electrnicos.
46
Transitorio 2:
La presente resolucin no alcanza a las relaciones comerciales entre terceros y las
entidades del Estado; hasta tanto ste ltimo cuente con las condiciones tecnolgicas
que le posibiliten la emisin y recepcin de facturas por medios electrnicos.
Esta situacin ser temporal mientras las instituciones gubernamentales

realizan la actualizacin tecnolgica necesaria para ser receptores y emisores de
facturas, notas de crdito y dbito. Ya existen portales en donde los proveedores
participantes utilizan tecnologas de avanzada como la firma electrnica, estos
portales son los llamados a realizar el primer gran cambio tecnolgico para la
recepcin y trmite de facturas electrnicas. Esto requerir de no solo el cambio
tecnolgico sino estudiar los procedimientos de recibo de los bienes y servicios que
compra el estado costarricense. Ser necesario un pronunciamiento de la Contralora
General de la Repblica que facilite la incorporacin de la factura electrnica, de ah
tambin necesario una participacin totalmente activa de la Secretara de Gobierno
Digital, como ente promotor de la automatizacin gubernamental.
Publquese.- Carlos Chacn Bolaos, Director General a.i.

Direccin General de Tributacin Directa, Ministerio de Hacienda de Costa Rica
San Jos, 17 de setiembre de 2007.
Entra en Vigencia: 1 de octubre del 2007 - Perodo fiscal 2008.
47
ANEXO TCNICO DE IMPLEMENTACIN

El objetivo del Anexo Tcnico de implementacin es la comprensin de la
mensajera electrnica que deber de utilizarse para el Intercambio Electrnico de
Documentos.
Mensajes XML/EANCOM
La resolucin de factura electrnica, notas de crdito, notas de dbito y mensajes
de aceptacin y rechazo se trabajarn bajo el estndar XML, segn los requerimientos
de la Administracin Tributaria.
Como complemento para que estos mensajes sean de total aplicabilidad al
sector privado (comercial e industrial), el mensaje XML posee una etiqueta especial
denominada Otros, la cual es una estructura de datos que almacenar el mensaje
INVOIC (Invoice) bajo el formato EANCOM definido por GS1 Global y que contiene
todos los datos necesarios en una factura comercial.
ANEXO 1 DE LA RESOLUCION DGT-22-07

ESPECIFICACIONES TCNICAS Y FORMATO DE LOS
I. INTRODUCCIN
En la definicin del contenido del presente documento, se ha considerado tanto la
necesidad desde el punto de vista tributario, como comercial. El objetivo es tener un
documento que sea un instrumento adecuado para el respaldo de la transaccin, desde
el punto de vista de las partes y que contenga la informacin que se requiere para
efectos de un control tributario efectivo.
En este anexo se describe el formato electrnico de la Factura Electrnica, Nota de
Crdito Electrnica y Nota de Dbito Electrnica.
48
De seguido se mencionan algunos requisitos de la Factura Electrnica y otros

documentos, as como se reiteran algunas obligaciones de los emisores electrnicos,
las cuales se establecen de forma amplia en la resolucin.
II. ESPECIFICACIONES TCNICAS Y FORMATO DE LOS

La Administracin Tributaria (DGT) ha decidido que el formato en que se
generarn los documentos tributarios electrnicos sea XML (eXtensible Markup
Language) o Lenguaje Extensible de Etiquetado. Este metalenguaje proporciona
una forma de aplicar etiquetas para describir las partes que componen un documento,
permitiendo adems el intercambio de documentos entre diferentes plataformas.
El tipo de informacin puede ser alfanumrica (ALFA) o numrica (NUM), en
ambos tipos de informacin el tamao indicado es el largo mximo. En la informacin
de tipo numrica, los decimales se separan con punto. No debe separarse las miles con
carcter alguno. En la informacin alfanumrica, algunos caracteres como & y <
tienen un significado especial para XML y deben ser reemplazados por la secuencia de
escape que el estndar define para dichos caracteres.
La modalidad tecnolgica de transmisin del documento electrnico, desde el
emisor al receptor electrnico, debe ser acordada entre ambos, respetando el estndar
mnimo establecido por la DGT.
Toda correccin de un documento electrnico debe ser realizada va Notas de
Crdito o de Dbito Electrnicas.
La solucin de Facturacin Electrnica debe contar, como mnimo, con las siguientes
funcionalidades:

Administracin, generacin y recepcin de respuestas de envos hechos a

otros emisores electrnicos.
Generacin de mensajes de aceptacin o rechazo, dirigidas al emisor
electrnico.
Generacin, recuperacin y visualizacin de la representacin impresa del
documento electrnico.
49
Generacin del acuse de recibo electrnico de las mercancas entregadas o

servicios prestados y los ajustes correspondientes.
Identificar los documentos electrnicos emitidos para los que no se haya
recibido una respuesta de envo y un acuse de recibo de las mercancas si
corresponde- de parte del receptor. De esta forma, se tendr certeza de que
cada documento emitido haya sido recibido.
No se podrn generar documentos electrnicos con fecha anterior o posterior
a la de su emisin.
Todos los documentos electrnicos deben ser incluidos y a la vez, actualizar
todos los registros.
Contar con las validaciones necesarias que controlen la numeracin para
que impidan la duplicidad de nmeros.
Impedir la anulacin de documentos electrnicos.
Incluir validaciones lgicas y aritmticas en los campos que requieren de
algn clculo.
Contar con los controles requeridos para el desarrollo de auditorias de
tecnologa de la informacin y comunicacin.
Se debe considerar la necesidad de almacenamiento y conservacin de toda la

informacin electrnica por el plazo de prescripcin vigente, independientemente que
la solucin lo considere o no.
El documento electrnico est constituido por las siguientes partes:
A.- Datos de encabezado: corresponden a la versin, numeracin e identificacin
del documento electrnico, condiciones de la venta, informacin del emisor y la
informacin del receptor.
B.- Detalle de la mercanca o servicio prestado: En esta parte se debe detallar una
lnea por cada artculo, especificando cantidad, valor, impuestos adicionales y valor
neto, as como descuentos y recargos que afectan al total del documento y que no se
requiere especificar individualmente, as como el monto total de la transaccin.
C.- Informacin de Referencia: se deben detallar la razn y/o los documentos de
referencia, por ejemplo se debe identificar la factura que se est modificando con una
nota de crdito o de dbito.
D.- Autorizacin: corresponde al nmero y fecha de la presente resolucin.
50
E.- Otros: comprende la informacin requerida para las relaciones de comercio

electrnico entre las partes, que no contravenga lo establecido en la presente
resolucin.
El formato para los documentos electrnicos es nico, as como en su forma electrnica
o impresa, lo que los diferencia es la obligatoriedad de los campos segn el tipo de
documento. Los cdigos que se utilizarn son los siguientes:
CDIGOS DE OBLIGATORIEDAD:
0: No corresponde. Significa que el dato no debe ir en un determinado documento.

1: Dato obligatorio. El dato debe estar en el documento siempre, independiente de las caractersticas
de la transaccin.
2: Dato condicional. El dato no es obligatorio en todos los documentos, pero pasa a ser obligatorio en
determinadas operaciones si se cumple una cierta condicin. Por ejemplo si hay descuentos o recargos,
stos deben estar registrados porque en caso contrario los montos del documento son inconciliables, en
relacin con los montos de Neto, Impuesto de Ventas y Total.
3: Opcional.
51
A.
ENCABEZADO
Descripcin del campo
Nombre de la etiqueta
Tipo del campo
Tamao
Obligatoriedad
FACTURA
NOTA
CREDITO
NOTA
DEBITO
Versin del documento

electrnico (V1.0)
VersionDoc
Numrico
Tipo de documento electrnico (ver nota 1/ 2/ 6/ )
TipoDoc
Numrico
Numeracin consecutiva
del comprobante (ver
notas 1/ 3/)
NumConsecutivoCompr
Numrico
13
Fecha y hora de Emisin

del documento electrnico (ver nota 4/)
FechaEmisionDoc
Fecha
(AAAA-MM-DD: HH:
MM:SS)
19
Condiciones de la venta:
crdito, contado, otros.
(ver notas 5/6/ )
CondicionVenta
Numrico
Nombre o razn social

del emisor
NombreEmisor
Alfanumrico
80
Nmero de cdula fsica/

jurdica emisor
NumCedulaEmisor
Numrico
10
Nombre comercial
emisor
NombreComercialEmisor
Alfanumrico
80
Direccin Emisor
DireccionEmisor
Alfanumrico
80
Nmero de telfono
emisor
NumeroTelEmisor
Numrico
Nmero de fax emisor
NumeroFaxEmisor
Numrico
Direccin del correo

electrnico del emisor
CorreoElectronicoEmisor
Alfanumrico
30

del comprador (receptor)
NombreReceptor
Alfanumrico
80
Nmero de cdula
fsica/ jurdica comprador
(receptor)
NumCedulaReceptor
Numrico
10
Direccin comprador
(receptor)
DireccionReceptor
Alfanumrico
80
/ Los campos Tipo de documento electrnico y Numeracin consecutiva del comprobante

deben quedar a la par.
1
/ La codificacin a utilizar en el campo Tipo de documento se deben utilizar los siguientes

cdigos:
2
52
Tipo de Documento
Cdigo
Factura electrnica
01
Nota de dbito electrnica
02
Nota de crdito electrnica
03
/ La numeracin de los comprobantes electrnicos iniciar en 1 y la asignar el sistema

automticamente en el momento de la confirmacin del envo.
3
/ En la representacin impresa del documento electrnico, el campo Fecha de Emisin del

documento, no necesariamente tiene que visualizarse en el formato AAAA-MM-DD, sino que
puede ser con el mes en letras o cambiando el orden en que aparecen el ao, el mes y da;
con el fin de facilitar su lectura.
4
/ En las Condiciones de la venta, se debe utilizar la siguiente codificacin:
Condiciones de la venta
Cdigo
Contado
01
Crdito
02
Consignacin
03
Apartado
04
Arrendamiento con opcin de compra
05
/ Para efectos de visualizacin e impresin se mostrar su descripcin.
53
B.
DETALLE DE LA MERCANCIA O SERVICIO PRESTADO
Descripcin del campo
Cdigo de producto/servicio
Cantidad
Nombre de la
etiqueta
CodigoProducto
Alfanumrico
Obligatoriedad
FACTURA
NOTA
CREDITO
NOTA
DEBITO
13
Numrico
13
UnidadMedida
13
Detalle de la mercanca
transferida o servicio prestado
DetalleMerc
Alfanumrico
160
Precio unitario
PrecioUnitario
Numrico
15
Monto total
MontoTotal
Numrico
15
Monto de descuentos
concedidos
MontoDescuento
Numrico
15
Naturaleza del descuento
Alfanumrico
80
Subtotal
Subtotal
Numrico
15
Cdigo del impuesto (ver

notas 6/ 7/)
CodigoImpuesto
Numrico
Monto del impuesto selectivo

de consumo u otros tributos
aplicables (calculado despus
de aplicar la tasa de impuesto
respectiva)
MontoOtrosImp
Numrico
15
Total servicios gravados
TotalSerGravados
Numrico
15
Total servicios exentos
TotalSerExentos
Numrico
15
Numrico
15
Total mercancas gravadas
Tamao
Alfanumrico
Unidad de medida
Cantidad
Tipo del
campo
Total mercancas exentas
TotalMerExentas
Numrico
15
Monto total neto
TotalNeto
Numrico
15
Tasa del impuesto de ventas
TasaImpVentas
Numrico
Impuesto de ventas
(monto calculado despus de
aplicar la tasa del impuesto)
MontoImpVentas
Numrico
15
Total de la factura
TotalFactura
Numrico
15
/ El desglose de los cdigos de impuesto es el siguiente:

Impuesto
Impuesto General sobre las Ventas
Impuesto Selectivo de Consumo
Otros tributos aplicables
Servicio
Impuesto I.C.T
54
Cdigo
01
02
35
40
41
C.
INFORMACIN DE REFERENCIA
Las referencias se utilizarn para los siguientes casos:

a) Nota de Crdito que elimina un documento de referencia en forma completa, ya sea una
Factura de venta o Nota de dbito.
b) Nota de crdito que corrige un texto del documento de referencia (ver campo Correccin
Factura).
c) Nota de Dbito que elimina una Nota de Crdito en la referencia en forma completa.
d) Notas de crdito o dbito que corrigen montos de otro documento.
Los casos a) b) y c) deben tener un nico documento de referencia.
Obligatoriedad
Descripcin del
campo
Nombre de la
etiqueta
Tipo del campo
Cdigo de
referencia (ver
nota 8/)
CodigoReferencia
Numrico
Razn de referencia
RazonReferencia
Alfanumrico
Tamao
FACTURA
NOTA
CREDITO
NOTA
DEBITO
180
/ Los cdigos de referencia a utilizar son:

Cdigo
Anula Documento de Referencia
Corrige texto documento de referencia
Corrige monto
D.
AUTORIZACIN
Descripcin del
campo
Nombre de la
etiqueta
Tipo del campo
Tamao
Obligatorio
Nmero de
Resolucin
NumResolucion
Alfanumrico
13
SI
Fecha y hora de
FechaResolucion
Fecha
(AAAA-MM-DD:
HH:MM:SS)
19
SI
resolucin 4/
55
E.
OTROS
Descripcin
del campo
Otros
Nombre de la
etiqueta
Otros
Tipo del
campo
Tamao
Alfanumrico
2000
Obligatoriedad
FACTURA
NOTA CREDITO
NOTA
DEBITO
III. FORMATO PARA LA CONFIRMACIN DE ACEPTACIN O

RECHAZO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Para la aceptacin o rechazo de los documentos electrnicos recibidos, deben utilizar el
siguiente formato.
Descripcin del
campo
Tipo del campo
Tamao
Obligatorio
Alfanumrico
80
SI
Numrico
10
SI
FechaEmisionDoc
Fecha
(AAAA-MM-DD: HH:
MM:SS)
19
SI
NumConsecutivoCompr
Numrico
13
SI
TipoDoc
Numrico
SI

del emisor
NombreEmisor
Nmero de cdula
fsica/ jurdica emisor
NumCedulaEmisor
Fecha y hora de la
transaccin (Ver nota
4
/)
Nmero de
comprobante
Tipo de documento
Mensaje
Numrico
SI
Detalle del mensaje
DetalleMensaje
Alfanumrico
80
Opcional
Nmero Consecutivo
de recepcin
NumConsecutivorecep
Numrico
15
SI
Mensaje (ver nota
/)
/ Los cdigos para la descripcin del mensaje son:
Mensaje
Cdigo
Aceptado
Rechazado
56

INFORMACIN ELECTRNICA DE COMPRAS Y VENTAS
Con respecto a la generacin de la informacin electrnica de compras y ventas, cada uno de
los archivos est constituido por: el detalle por documento y el resumen de la informacin por
perodo, que se genera una vez al mes.
Cada vez que se emita un documento electrnico por compras, ventas y servicios, as como
ajustes a este tipo de operaciones, se debe registrar la informacin de forma separada en
cada archivo de: Informacin Electrnica de Compras y el de Informacin Electrnica Ventas,
segn corresponda.
Al finalizar el perodo fiscal, se debe incorporar la informacin de los documentos no electrnicos
en cada archivo para generar el resumen del perodo.
La estructura del archivo-detalle de la Informacin Electrnica de Compras, es la siguiente:
Informacin Electrnica de Compras

-Detalle del PerodoMes: _________ Ao:__
Descripcin del
campo
Tipo del campo
Tamao
Obligatorio
Fecha de factura
o comprobante de
compra
FechaEmisionDoc
Fecha
(AAAA-MM-DD)
10
SI
Nmero de la factura
o comprobante de
compra
NumConsecutivo
Numrico
13
SI
Tipo de documento
TipoDoc
Numrico
SI
Alfanumrico
80
SI
Numrico
10
SI
(Ver nota 10/ )

Nombre o razn
social del emisor
NombreEmisor
Nmero de cdula
fsica/ jurdica emisor
NumCedulaEmisor
Monto total de las

compras exentas
TotalComprasExentas
Numrico
15
SI
Monto total de las

compras gravadas
TotalComprasgravadas
Numrico
15
SI
Monto total impuesto

Ventas pagado
TotalImpuestoVtas
Numrico
15
SI
Monto total Mensual

de compras
TotalMensualCompras
Numrico
15
SI
57
/ La codificacin a utilizar en el campo Tipo de documento es la siguiente, sin embargo para

efectos de impresin y visualizacin se debe mostrar la descripcin del nombre:
10
Tipo de Documento
Cdigo
Factura electrnica
01
Factura manual
04
Otros Comprobantes manuales
05
Se debe efectuar un archivo con la Informacin Electrnica de Compras, para cada tipo
de documento con la estructura indicada, debindose incorporar la informacin de los
comprobantes fsicos, de acuerdo con los cdigos definidos en la nota 10/.
La estructura del archivo-detalle de la Informacin Electrnica de Ventas, es la siguiente:
58
Informacin Electrnica de Ventas

-Detalle del PerodoMes: _________ Ao:____
Descripcin del
campo
Tipo del campo
Tamao
Obligatorio
Fecha de factura o
comprobante de ventas
FechaEmisionDoc
Fecha
(AAAA-MM-DD)
10
SI
Nmero de la factura o
comprobante de venta
NumConsecutivo
Numrico
13
SI
Alfanumrico
80
SI
Nombre o razn
social del comprador
(receptor)
NombreReceptor
Nmero de cdula
fsica/ jurdica
comprador (receptor)
NumCedulaReceptor
Numrico
10
SI
Nmero de Orden de
Compra o documento
equivalente (Ver nota
NumOrdenCompra
Numrico
13
Condicional
FechaEmisionOrden
Fecha
(AAAA-MM-DD)
10
Condicional
TipoDoc
Numrico
SI
11
/)
Fecha de Orden de
Compra (Ver nota
11
/)
Tipo de documento
(Ver nota 10/ )
Monto total de
ventas exentas
las
TotalVentasExentas
Numrico
15
SI
Monto
total
exportaciones
de
TotalExportaciones
Numrico
15
SI
Monto total de
ventas gravadas
las
TotalVentasgravadas
Numrico
15
SI
Monto total impuesto

Ventas cobrado
TotalImpuestoVtas
Numrico
15
SI
Monto total Mensual de

Ventas
TotalVentas
Numrico
15
SI
Se debe efectuar un archivo con la Informacin Electrnica de Ventas, para cada tipo de
documento, utilizando la misma estructura, debindose incorporar la informacin de los
comprobantes fsicos de acuerdo con los cdigos definidos en la nota 10/.
11
/ Para aquellos que por Ley y Reglamento as est establecido.
Por ltimo, se genera el resumen del perodo de la Informacin Electrnica de Compras y

Ventas, conforme el siguiente formato.
59
Informacin Electrnica de Compras y Ventas

-Resumen del PerodoMes: _________ Ao:________
Descripcin del
campo
Tipo del campo
Tamao
Tipo de
documento
(Ver nota 11/ )
TipoDoc
Monto total Mensual

de Compras
Numrico
15
01
Monto total Mensual

de Compras
TotalMensualCompras
Numrico
15
04
Monto total Mensual

de Compras
TotalMensualCompras
Numrico
15
05
TotalCompras
Numrico
15
Monto total Mensual

de Ventas
TotalMensualVentas
Numrico
15
01
Monto total Mensual

de Ventas
TotalMensualVentas
Numrico
15
04
Monto total Mensual

de Ventas
TotalMensualVentas
Numrico
15
05
TotalVentas
Numrico
15
Total Monto
compras
Total Monto
Ventas
60
TotalMensualCompras
de
de

ESQUEMA Y EJEMPLO DE FACTURA EN XML
Este anexo ha sido adaptado por GS1 Costa Rica, para facilitar su interpretacin
por parte del lector de esta gua, dado que es un tema tcnico del mbito de
conocimiento de los Ingenieros en Informtica para poder hacer sus desarrollos de
sistemas.
http://www.gs1cr.org/esquemas/facturaelectronica/EsquemaFacturaAnexo3.xsd
Esquema XML de Factura
En este apartado se describirn cada una de las partes de las etiquetas dentro del
mensaje de Factura Electrnica bajo XML, as como un ejemplo del mensaje.
La estructura principal es la siguiente:
61
Encabezado
Detalle
Detalle del Documento
Electrnico
TotalesFactura
Factura ElectrnicaXML
Para los efectos de facilitar la
implementacin de sistemas
computacionales se defini el
esquema XML para los
Documentos Electrnicos (Factura,
Nota de Dbito y Nota de Crdito)
Totales Finales del

Documento Electrnico.
Estos totales se derivan de
cada una de las lneas del
detalle del Documento
Electrnico.
InformacionDe Referencia
Las referencias son para cuando se
deben de emitir Notas de Crdito o
Dbito que anulan o modifican
documentos anteriores
Autorizacion
Etiqueta para anotar el
nmero de resolucin de la
DGT que le fue entregada al
emisor.
Otros
Etiqueta para se utilizada en
el Intercambio Electrnico de
Datos UN/EDIFACT
El nombre del esquema (Schema XML) es FacturaElectronicaXML pero el

nombre deber ser diferente para cada una de los documentos electrnicos generados.
Cada archivo XML solo podr contener un documento electrnico. La recomendacin
del nombre de los documentos deber contener los cdigos de localizacin del emisor y
receptor ms el nmero de comprobante o documento y el tipo (factura, nota de crdito/
dbito, acuse de recibo/rechazo)
62
Nombres de los Archivos XML generados

Por ejemplo:
Factura_XML_7449024700023_7449024700030_000001.XML
Donde:
7449024700023
: Es el GLN (Nmero Mundial de Localizacin)
del Emisor
7449024700030
del Receptor
000001
: Es el nmero de comprobante o factura

Para el caso de las Notas de Crdito sera:

Credito_XML_7449024700023_7449024700030_000001.XML
Donde:
7449024700023
del Emisor
7449024700030
del Receptor
000001
: Es el nmero de comprobante o Nota de
Crdito
Para el caso de las Notas de Dbito sera:

Debito_XML_7449024700023_7449024700030_000001.XML
Donde:
7449024700023
del Emisor
7449024700030
del Receptor
000001
: Es el nmero de comprobante o Nota de
Dbito
63
Para el caso de los mensajes de Aceptacin sera:

Aceptacion_XML_7449024700023_7449024700030_000001.XML
Donde:
7449024700023
del Emisor
7449024700030
del Receptor
000001
: Es el nmero de comprobante de aceptacin
Para el caso de los mensajes de Rechazo sera:
Rechazo_XML_7449024700023_7449024700030_000001.XML
Donde:
7449024700023
del Emisor
7449024700030
del Receptor
000001
: Es el nmero de comprobante de rechazo
La etiqueta Encabezado
La etiqueta Encabezado tiene la funcionalidad de la identificacin de las partes en el
intercambio electrnico. Es un elemento de datos compuesto. Dentro de esta tenemos
las siguientes etiquetas:
64
VersionDoc
Versin del Documento
Electrnico
TipoDoc
Tipo de Documento
Electrnico: 01 Factura, 02
Nota de Dbito, 03 Nota de
Crdito
NumConsecutivoCompr
Encabezado
Nmero consecutivo del

Documento Electrnico
FechaEmisionDoc
Fecha en la que se genera el
documento Electnico
CondicionVenta
Condicion de Venta-01
Efectivo, 02 Crdito, 03
Consignacin, 04 Apartado,
05 Arrendamiento con
Opcin de Compra
Emisor
Informacin completa de los
Datos del Emisor del
Receptor
Informacin de los Datos del
Receptor del Documento
Electrnico, este dato podr
no registrarse para aquellas
facturas de Punto de Venta o
Ruteo, si es mandatario para
la relacin B2B no as para
B2C
65
La etiqueta VersionDoc
VersionDoc
Versin del Documento
Electrnico
En esta etiqueta se detalla la versin del documento electrnico que este utilizando
la Direccin General de Tributacin Directa. Es importante mantener las versiones de
los XML totalmente actualizada para evitar cualquier tipo de inconsistencia. Es un
campo obligatorio.
La etiqueta TipoDoc
TipoDoc
Tipo de Documento
Crdito
En esta etiqueta se detalla el tipo de documento que se est intercambiando, y

los posibles valores son los siguientes:
01: Factura Electrnica
02: Nota de Dbito
03: Nota de Crdito
Este es un campo de dos dgitos que solo aceptar estos tres posibles valores. Es un
campo obligatorio.
La etiqueta NumConsecutivoCompr
NumConsecutivoCompr
En esta etiqueta se detalla el consecutivo del documento que se est

intercambiando. Su longitud es de 13 dgitos. Es un campo obligatorio.
66
La etiqueta FechaEmisionDoc
FechaEmisionDoc
Fecha en la que se genera el
documento Electnico
En esta etiqueta se detalla la fecha de emisin del documento electrnico, el

formato es Date-Time (AAAA-MM-DD: HH:MM:SS), es un campo obligatorio.
La etiqueta CondicionVenta
CondicionVenta
Condicion de Venta-01
Efectivo, 02 Crdito, 03
Consignacin, 04 Apartado,
05 Arrendamiento con
Opcin de Compra
En esta etiqueta se detalla el tipo de pago o condiciones comerciales de venta

del documento electrnico, es un campo obligatorio. Los posibles valores son:
01: Pago en Efectivo
02: Pago a Crdito
03: En Consignacin
04: En Apartado
05: En Arrendamiento con Opcin de Compra
67
La etiqueta Emisor
attributes
Nombre Emisor
Nombre de la persona Fsica
o Jurdica que emite el
NumCedulaEmisor
Emisor
Informacin completa de los
Datos del Emisor del
Cdula Fsica o Jurdica del

Emisor del Documento
Electrnico
DireccionEmisor
NumeroTelEmisor
NumeroFaxEmisor
Correo ElectronicoEmisor
Esta etiqueta es compuesta de varios atributos de datos, es un campo obligatorio.

En esta se deben de detallar la informacin del emisor del documento electrnico. El
detalle de cada una de las etiquetas es el siguiente:
La etiqueta NombreEmisor
Nombre Emisor
Nombre de la persona Fsica
o Jurdica que emite el
En esta etiqueta se detalla el nombre de la persona Fsica o Jurdica que emite

el documento electrnico, su longitud es de 80 caracteres alfanumricos. Es un campo
obligatorio.
68
La etiqueta NumCedulaEmisor
NumCedulaEmisor
Cdula Fsica o Jurdica del
Emisor del Documento
Electrnico
En esta etiqueta se detalla la cdula fsica o jurdica del emisor del documento
electrnico, es un campo numrico de 10 posiciones. Es un campo obligatorio.
La etiqueta NombreComercialEmisor
En esta etiqueta se anota el nombre comercial de la empresa emisora del

documento electrnico, es un campo alfanumrico de 80 posiciones. Es un campo
obligatorio.
La etiqueta DireccionEmisor
DireccionEmisor
En esta etiqueta se detalla la direccin fsica del emisor del documento

electrnico, es un campo alfanumrico de 80 posiciones. Es un campo obligatorio.
La etiqueta NumeroTelEmisor
NumeroTelEmisor
En esta etiqueta se detalla el telfono principal del emisor del documento

electrnico, es un campo numrico de 7 dgitos. Es un campo obligatorio.
69
La etiqueta NumeroFaxEmisor
NumeroFaxEmisor
En esta etiqueta se detalla el fax principal del emisor del documento electrnico,
es un campo numrico de 7 dgitos. Es un campo es opcional (las etiquetas deben de
generarse siempre en el mensaje aunque no tengan valor).
La etiqueta CorreoElectronicoEmisor
Correo ElectronicoEmisor
En esta etiqueta se detalla el correo electrnico principal del emisor del

documento electrnico, es un campo alfanumrico de 30 posiciones. Es un campo
obligatorio.
La etiqueta Receptor
attributes
NombreReceptor
Nombre de laentidad Fsica
o Jurdica que recibe el
Receptor
Informacin de los Datos del
Receptor del Documento
Electrnico, este dato podr
no registrarse para aquellas
facturas de Punto de Venta o
Ruteo, si es mandatario para
la relacin B2B no as para
B2C.
NumCedulaReceptor
Nmero deCdula Fsica o
Jurdica del receptor del
DireccionReceptor
Es una etiqueta compuesta de varios atributos de datos, es un campo obligatorio.

En esta se deben de detallar la informacin del recepto del documento electrnico
70
siempre y cuando exista un receptor electrnico. Esto quiere decir que una empresa
podr generar facturas impresas para ser entregadas a los clientes que no poseen la
tecnologa adecuada para recibir una factura electrnica, pero la empresa emisora podr
tener la custodia de estos documentos electrnicos en formato digital, segn se detalla
en el Artculo 8-Impresin de la factura electrnica y otros. El detalle de cada una de
las etiquetas es el siguiente:
La etiqueta NombreReceptor
NombreReceptor
Nombre de laentidad Fsica
o Jurdica que recibe el
En esta etiqueta se detalla el nombre de la empresa receptora del documento

Es importante resaltar que para que una empresa o persona fsica pueda ser candidata
para transar documentos electrnicos debe haber realizado el respectivo trmite en la
Direccin General de Tributacin Directa dentro del Ministerio de Hacienda.
La etiqueta NumCedulaReceptor
NumCedulaReceptor
Nmero deCdula Fsica o
Jurdica del receptor del
En esta etiqueta se detalla la cdula fsica o jurdica del receptor del documento
electrnico, es un campo numrico de 10 posiciones. Es un campo obligatorio.
La etiqueta DireccionReceptor
DireccionReceptor
En esta etiqueta se detalla la direccin fsica del receptor del documento

71
La etiqueta Detalle
CdigoProducto
Cdigo del Producto o
Servicio que esta reportando
en el documento electrnico
Cantidad
Cantidad del Producto o
Servicio
UnidadMedida
Unidad de Medida del
Producto o Servicio
DetalleMerc
Detalle de la Mercanca o
Servicio prestado
Precio Unitario
Detalle
1 ..
El detalle del documento
electrnico se podr repetir
ilimitadamente
8
Detalle del Documento

Electrnico
Precio Unitario del Mercanca

o Servicio Prestado
MontoTotal
Monto Total Bruto sin
Descuentos ni Impuestos.
MontoDescuento
Monto de descuento aplicado
a la lnea de detalle
NaturalezaDescuento
Es la descripcin o nombre del
Descuento aplicado a la lnea
de detalle
Impuestos
Impuestos aplicable a la lnea
de detalle
72
Es una etiqueta compuesta de varios atributos de datos, es un campo obligatorio.

La informacin contenida en las etiquetas es un desglose de las lneas de bienes o
servicios provistos y facturados por una empresa. Los datos son cdigo, descripcin de
los bienes y servicios, cantidades facturadas, descuentos e impuestos aplicables y sus
respectivos cdigos o conceptos, as como los montos en colones.
La etiqueta CodigoProducto
CdigoProducto
Cdigo del Producto o
Servicio que esta reportando
en el documento electrnico
En esta etiqueta se detalla el cdigo del producto utilizado por la empresa

para su facturacin, en este se recomienda la utilizacin de un cdigo estndar GTIN
(Nmero Mundial de Artculo Comercial), es un campo alfanumrico de 13 posiciones.
Es un campo opcional.
La etiqueta Cantidad
Cantidad
Cantidad del Producto o
Servicio
En esta etiqueta se detalla la cantidad de los productos o servicios entregados

al cliente, es un campo numrico de 13 posiciones. Es un campo obligatorio para la
factura no as para las notas de crdito o dbito.
La etiqueta UnidadMedida
UnidadMedida
Unidad de Medida del
Producto o Servicio
En esta etiqueta se detalla la unidad de medida como Litro, Galn, etc, es un

campo alfanumrico de 13 posiciones. Es un campo obligatorio para la factura no as
para las notas de crdito o dbito.
73
La etiqueta DetalleMerc
DetalleMerc
Detalle de la Mercanca o
Servicio prestado
En esta etiqueta se detalla el nombre del bien o servicio suplido en la factura

electrnica, o si es nota de dbito o crdito el producto o servicio referencia, es un
campo alfanumrico de 160 posiciones. Es un campo obligatorio para la factura no as
La etiqueta PrecioUnitario
Precio Unitario
Precio Unitario del Mercanca
o Servicio Prestado
En esta etiqueta se detalla el precio del producto o servicio suplido en la factura

electrnica, o si es nota de dbito o crdito el producto o servicio referencia, es un
campo numrico de 15 posiciones. Es un campo obligatorio para la factura no as para
las notas de crdito o dbito.
La etiqueta MontoTotal
MontoTotal
Monto Total Bruto sin
Descuentos ni Impuestos.
En esta etiqueta se detalla el monto del producto o servicio suplido en la factura

electrnica, o si es nota de dbito o crdito el producto o servicio referencia, es un campo
numrico de 15 posiciones. Este no debe de contener ni los impuestos ni descuentos. Es
un campo obligatorio para la factura no as para las notas de crdito o dbito.
74
Los descuentos en el Detalle

El XML contiene un solo dato en donde se debern detallar la sumatoria de los
descuentos aplicables por cada lnea de factura, as como un resumen de la naturaleza
del descuento. Los descuentos no fueron diseados como la etiqueta de los impuestos
que si se puede repetir de acuerdo a los diferentes tipos y porcentajes.
La etiqueta NaturalezaDescuento
NaturalezaDescuento
Es la descripcin o nombre del
Descuento aplicado a la lnea
de detalle
En esta etiqueta se detalla la naturaleza o motivo del descuento para cada

lnea en el documento electrnico, es un campo alfanumrico de 80 posiciones. Es un
campo opcional para la factura, las notas de crdito o dbito.
La etiqueta MontoDescuento
MontoDescuento
Monto de descuento aplicado
En esta etiqueta se detalla la naturaleza del descuento en el documento

electrnico, es un campo numrico de 15 posiciones. Es un campo opcional para
la factura, las notas de crdito o dbito, pero requerido si se utiliza la etiqueta
NaturalezaDescuento.
La etiqueta Impuestos
Impuestos
Impuestos aplicable a la lnea
de detalle
75
Esta una etiqueta compuesta de dos elementos y se puede repetir n veces, en

esta se detallar el monto del impuesto y su naturaleza, por cada lnea del documento
electrnico, es obligatorio para las facturas (siempre y cuando exista impuesto) no as
La etiqueta CodigoImpuesto
CodigoImpuesto
Cdigo de Impuesto aplicado
a la lnea de detalle segun
tabla del Ministerio de
Hacienda
En esta etiqueta se detalla el cdigo del impuesto en el documento electrnico,

es un campo numrico de 2 posiciones. Es un campo opcional para la factura, las notas
de crdito o dbito.
Los posibles valores son:
1. Cdigo 01 Impuesto General de Ventas
2. Cdigo 02 Impuesto Selectivo de Consumo
3. Cdigo 35 Otros Impuestos Aplicables
4. Cdigo 40 Impuesto de Servicio
5. Cdigo 41 impuesto I.C.T.
La etiqueta MontoImpuesto
MontoImpuesto
Monto de Impuesto aplicado
En esta etiqueta se detalla el total del impuesto de la lnea en el documento

electrnico, es un campo numrico de 15 posiciones. Es un campo opcional para la
factura, las notas de crdito o dbito.
76
La etiqueta TotalesFactura
attributes
SubTotal
TotalSerGravado
TotalSerExento
TotalMerGravado
TotalesFactura
Totales Finales del
Estos totales se derivan de
cada una de las lneas del
detalle del Documento
Electrnico.
TotalMerExento
TotalNeto
TotalImpuestos
Es una etiqueta compuesta de nueve elementos de datos. Esta es obligatoria

ya que en ella se detallan los totales del documento electrnico, los descuentos y los
impuestos respectivos. Los elementos de datos que la componen son los siguientes:
La etiqueta SubTotal
SubTotal
En esta etiqueta se detallar el monto bruto del documento electrnico, es

obligatorio. Es un campo numrico de 15 posiciones y obligatorio para todos los tipos
de documentos sean facturas, notas de crdito o dbito.
La etiqueta TotalSerGravado
TotalSerGravado
En esta etiqueta se detallar el monto gravado del documento electrnico

(pero de aquellas lneas de servicios), es obligatorio. Es un campo numrico de 15
77
posiciones y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas, notas de
crdito o dbito. Aunque no existan montos gravados siempre es recomendable anotar
un cero.
La etiqueta TotalSerExento
TotalSerExento
En esta etiqueta se detallar el monto exento del documento electrnico (pero de

aquellas lneas de servicios), es obligatorio. Es un campo numrico de 15 posiciones y
obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas, notas de crdito o dbito.
Aunque no existan montos exentos siempre es recomendable anotar un cero.
La etiqueta TotalMerGravado
TotalMerGravado
En esta etiqueta se detallar el monto gravado del documento electrnico (de

las mercancas no de los servicios), es obligatorio. Es un campo numrico de 15
posiciones y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas, notas de
crdito o dbito. Aunque no existan montos gravados siempre es recomendable anotar
un cero.
La etiqueta TotalMerExcento
TotalMerExento
En esta etiqueta se detallar el exento del documento electrnico (de las

mercancas no de los servicos), es obligatorio. Es un campo numrico de 15 posiciones
y obligatorio para todos los tipos de documentos sean facturas, notas de crdito o dbito.
Aunque no existan montos exentos siempre es recomendable anotar un cero.
78
La etiqueta TotalNeto
TotalNeto
En esta etiqueta se detallar el total neto del documento electrnico, es

obligatorio. Es un campo numrico de 15 posiciones y obligatorio para todos los tipos
de documentos sean facturas, notas de crdito o dbito.
La etiqueta TotalImpuestos
TotalImpuestos
En esta etiqueta se detallar el total de los impuestos del documento electrnico,

es obligatorio. Es un campo numrico de 15 posiciones y obligatorio para todos los
tipos de documentos sean facturas, notas de crdito o dbito.
La etiqueta InformacionDeReferencia
attributes
CodigoReferencia
InformacionDeReferencia
Las referencias son para cuando se
deben de emitir Notas de Crdito o
Dbito que anulan o modifican
documentos anteriores
Son los cdigos de referencia

definidos por la DGT; 1 Anula
Documento de Referencia, 2
Corrige Texto Documento de
referencia, 3 Corrige monto
RazonReferencia
Texto para aclaraciones
adicionales
79
Es una etiqueta compuesta de dos elementos de datos. Esta es condicional para

las notas de crdito y dbito, pero no aplica para la factura. Los elementos de datos que
la componen son los siguientes:
La etiqueta CodigoReferencia
CodigoReferencia
Son los cdigos de referencia
definidos por la DGT; 1 Anula
Documento de Referencia, 2
Corrige Texto Documento de
referencia, 3 Corrige monto
En esta etiqueta se detallar el cdigo de referencia del documento electrnico,

es obligatorio para las notas de crdito o dbito. Es un campo numrico de 1 posicin
y obligatorio para todos los tipos de documentos notas de crdito o dbito.
Los posibles valores son los siguientes:
1. Cdigo 1 Anula Documento Referencia
2. Cdigo 2 Corrige texto de Documento Referencia
3. Cdigo 3 Corrige monto de Documento Referencia
La etiqueta RaznReferencia
RazonReferencia
Texto para aclaraciones
adicionales
En esta etiqueta se anota el texto para aclaraciones con respecto a la razn de

la modificacin del documento electrnico, es obligatorio para las notas de crdito o
dbito. Es un campo alfanumrico de 180 posiciones. Es recomendable anotar en esta
el nmero de documento referencia.
80
La etiqueta Autorizacion
attributes
NumResolucion
Autorizacion
Etiqueta para anotar el
nmero de resolucin de la
DGT que le fue entregada al
emisor.
Numero de resolucin como

usuario de documentos
electrnicos
FechaResolucion
Fecha y Hora de la
resolucin emitida por la
DGT al usuario
Es una etiqueta compuesta de dos elementos de datos. Esta es obligatoria para

todos los tipos de documentos electrnicos. Los elementos de datos que la componen
son los siguientes:
La etiqueta NumResolucion
NumResolucion
Numero de resolucin como
usuario de documentos
electrnicos
En esta etiqueta se detallar el nmero de resolucin del Ministerio de Hacienda

que obtuvo la empresa para tener derecho como emisor de documentos electrnicos, es
obligatorio para todos los tipos de documentos generados. Es un campo alfanumrico
de 13 posiciones.
81
La etiqueta FechaResolucion
FechaResolucion
Fecha y Hora de la
resolucin emitida por la
DGT al usuario
En esta etiqueta se detallar la fecha de resolucin del Ministerio de Hacienda

que obtuvo la empresa para tener derecho como emisor de documentos electrnicos,
es obligatorio para todos los tipos de documentos generados. Es un campo tipo fechahora de 19 posiciones.
La etiqueta Otros
Otros
Etiqueta para se utilizada en
el Intercambio Electrnico de
Datos UN/EDIFACT
Esta es una etiqueta muy especial diseada para almacenar un mensaje

en EDIFACT. Esta es opcional pero depender del socio comercial si utiliza
mensajera estndar para comercio electrnico. El mensaje es tipo INVOIC D01B
EANCOM.
En mensaje INVOIC contempla todos los datos necesarios dentro de una factura
comercial y es complemento al XML definido por la DGT. Algunos de los campos de
datos a utilizar son los siguientes:
1. GLN (Cdigo de localizacin): los emisores y receptores debern tener
asignado un GLN emitido por GS1 Costa Rica.
2. Tipo de Documento:
a. Factura
b. Nota de Crdito
c. Nota de Dbito
82
3. Nmero de Documento
4. Orden de compra referencia
5. Fecha de Generacin
6. Fecha de Vencimiento
7. Direccin de los socios comerciales
8. Texto libre
9. Segmentos de referencia
10. Moneda de la factura
11. Condiciones de pago
a. Condicin Pago
b. Tabla de descuentos aplicables o cargos segn las condiciones
de pago.
12. Lneas de los productos o servicios suplidos en la factura
a. Cdigo GTIN (unidad de consumo o distribucin)
b. Cantidad
c. Precio Unitario
d. Descuentos (porcentajes y montos)
e. Impuestos (porcentajes y montos)
13. Campos de totales
14. Campos de control
Un ejemplo de los segmentos que se deben de utilizar es el siguiente:
Mensaje de Ejemplo
No. Tag
01 UNH
Ejemplo
UNH+1+INVOIC:D:01B:UN:EAN001
02 BGM
BGM+380+432097+9
03 DTM
DTM+137:19971008:102
04 FTX
FTX+PUR+++TEXTO LIBRE PARA LA FACTURA+ES
SG1
05 RFF
RFF+ON:432598
83
06 DTM
DTM+171:19970804:102
SG2
07 NAD
NAD+BY+4012345500004::9++ASOCIACION GS1 COSTA RICA COSTA RIC:I

LTDA+SAN JOSE CURRIDABAT, 25 ESTE DE POP:S, EDIFICIO GALERIAS D
EL ESTE PRIME:R PISO LOCAL 7+SAN JOSE
SG3
08 RFF
RFF+GN:VR12345
SG5
09 CTA
CTA+PD+:ALBERTO GARCIA
SG7
10 CUX
CUX+2:CRC:4
SG8
11
PAT
12 PCD
PAT+1++5:3:D:30
PCD+12:2.5:13
SG16
13 ALC
ALC+C++6++FC
SG19
14 PCD
PCD+1:1.45:13
SG26
15 LIN
LIN+1++4000862141404:EN
16 PIA
PIA+1+ABC5343:IN::91+++
17
IMD+C++TU::9:ARTICULO DE EJEMPLO GS1 COSTA RICA:CAJA CON 24 UNI

DADES
IMD
18 QTY
QTY+47:40:04
19 GIN
GIN+BJ+354123450000000014
SG27
20 MOA
MOA+203:580
SG29
21 PRI
PRI+AAA:14.50
SG31
22 PAC
SG39
84
PAC+++CR::9:CAJA PLEGADIZA++3
Mensaje de Ejemplo
No. Tag
Ejemplo
23 ALC
ALC+A++1+1
SG41
24 PCD
PCD+1:1.45
SG42
25 MOA
MOA+204:12.20
SG44
26 TAX
TAX+7+VAT+++:::13+B
27 MOA
MOA+124:21.80
28 UNS
UNS+S
29 CNT
CNT+2:120
SG50
30 MOA
MOA+125:21.80
SG52
31 TAX
TAX+7+IVA+++:::15+B
32 MOA
MOA+124:21.80
SG53
33 ALC
ALC+A+++1
34 MOA
MOA+131:21.80
35 UNT
UNT+37+1
Para obtener las guas detalladas del mensaje INVOIC lo puede obtener de la direccin
http://www.gs1cr.org/esquemas/facturaelectronica/GS1CostaRicaInvoic.pdf
85
Legalidad Jurdica de la Factura Electrnica

Se ha realizado un importante esfuerzo y sus frutos han sido la primera resolucin
aplicable para el uso de la Factura Electrnica. Este esfuerzo le da a las empresas
la opcin de eliminar las facturas en papel para efectos de la Direccin General de
Tributacin Directa y cualquier proceso dentro del Ministerio de Hacienda, no as
para procesos judiciales. De ah la importancia del ultimo prrafo de la resolucin
que habla de un transitorio, en donde la resolucin se adaptar a la utilizacin de
las firmas electrnicas, esto segn se detalla en la Ley 8454 Ley de Certificados,
Firmas Digitales y Documentos Electrnicos. Este momento ser cuando existan ya
en nuestro pas Entidades Certificadoras (empresas que podrn entregar a los usuarios
firmas electrnicas) autorizadas por el MICIT.
Para dar mayor respaldo a las empresas que intercambien facturas electrnicas
es importante el establecimiento de un acuerdo o contrato que especifique la aceptacin
de ambas partes y el reconocimiento de los documentos electrnicos transados. Para
efectos tambin podr imprimirse copias de las facturas electrnicas as como de los
acuses de aceptacin o rechazo de estos documentos.
Para mayor informacin de la confeccin de la documentacin necesaria para
el acuerdo o contrato de colaboracin, debern contratar los servicios de un asesor
legal de su confianza y con conocimiento en el rea tributaria.
Es por estas razones que si bien la resolucin DGT-22-07 no hace mencin
directa a la utilizacin de las firmas electrnicas, si versa con respecto a la importancia
de mantener:
Integridad
Privacidad
Autenticidad
Accesibilidad
Estos son los principios de un documento electrnico confiable y vlido.
86
IMPLEMENTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA

A quin contactar
Para aquellas empresas que iniciarn el proceso de Factura Electrnica GS1
Costa Rica ofrece los servicios como empresa asesora. GS1 Costa Rica como ente rector
de los estndares UN/EDIFACT para Comercio Electrnico posee una experiencia de
ms de diez aos implementando los procesos de B2B en las mayores empresas de
nuestro pas y ms de veinte en todo el mundo. Pueden contactar al departamento de
Comercio Electrnico para mayores detalles.
La factura electrnica es una herramienta que permite agregar valor en la
generacin, envo y resguardo de la misma, sin embargo no es una varita mgica
que solucionar todos los problemas que se presentan actualmente en torno a ste
documento.
Pasos para la implementacin

Un exitoso proceso de implementacin requiere un total entendimiento por
las altas gerencias de las empresas del nuevo reto que ser la Factura Electrnica, y
comprendido este reto con sus beneficios tener as el apoyo total para la realizacin de
los cambios.
Los pasos que podemos mencionar son los siguientes:
1. Capacitacin/Induccin de las gerencias o jefaturas de la empresa del
nuevo proceso de Comercio Electrnico y en particular la Factura
Electrnica.
2. Definir un responsable o lder del proyecto, no se recomienda un recargo
de funciones.
3. Contratacin de un diagnstico que evalu el impacto de la
implementacin de la Factura Electrnica en la empresa.
87
4. Realizacin de un estudio de factibilidad operativa y tecnolgica.

a. Cambios a los procesos internos.
b. Cambios a los sistemas internos (cambios o contrataciones de
software adicional).
5. Preparacin de un documento o plan de negocio del proceso de Factura
Electrnica.
Diagnstico para una implementacin exitosa

El proceso de Factura Electrnica no es solamente pasar del papel a lo digital,
requiere una evaluacin entre departamentos como servicio al cliente, facturacin,
tesorera, cuentas por cobrar, cuentas por pagar (si va a recibir facturas), contabilidad y
logstica. Como podemos observar se ven afectados todos los diferentes departamentos
en la compaa.
El diagnstico es un paso fundamental para no caer en una automatizacin de
un proceso manual, sino buscar los puntos de mejora que traer este nuevo esquema.
Se debe tratar no de automatizar sino en la medida de lo posible eliminar procesos
manuales que no aportan valor sino costos al proceso de facturacin.
Dentro de este diagnstico debemos evaluar lo siguiente:
Existe total entendimiento del comercio electrnico en particular la
factura electrnica con sus beneficios y retos.
Es necesario capacitacin en la empresa.
Sistemas Internos preparados (Contabilidad electrnica y simultnea,
sistemas de facturacin, etc)
Existe infraestructura para el manejo de firmas electrnicas
Esta la empresa preparada para trabajar datos en XML
Esta la empresa preparada tecnolgicamente para el resguardo digital
de los documentos electrnicos que cumplan con los lineamientos de la
resolucin.
Posee la empresa planes de contingencias a nivel de informtica.
88
La empresa debe de evaluar los medios de transmisin de los documentos

electrnicos.
Conocen los estndares UN/EDIFACT que contendr la etiqueta Otros
dentro del mensaje XML de factura electrnica.
Tiene los datos correctos con respecto a los volmenes de los documentos
electrnicos que procesar y almacenar.
Ser necesario que la solucin de factura electrnica intercambie
otros documentos electrnicos como rdenes de compra, catlogo de
productos, etc)
Ser necesario que la aplicacin para factura electrnica est instalada
localmente en la empresa o el servicio sea contratado.
Que tipo de integracin realizar con la factura electrnica y la
infraestructura del negocio
Compatibilidad de la solucin con las polticas de seguridad de
la empresa (redundancia en envos, tolerancia a fallos, seguridad
informtica, nivel y tipo de soporte, etc)
Caractersticas deseables del proveedor de soluciones (soporte, tiempos
en mantenimiento y actualizaciones, estabilidad, experiencia, etc).
La definicin de los acuerdos comerciales y de colaboracin

Un proceso de Factura Electrnica debe tener todos los puntos o acuerdos
entre los diferentes socios comerciales. El objetivo del Acuerdo de Colaboracin
es el establecimiento de los alcances del proceso, roles de los funcionarios de ambas
empresas y los procedimientos para el Intercambio Electrnico de Datos.
El acuerdo deber de contener al menos lo siguiente:
Establecimiento de las oportunidades de mejora de ambas empresas.
reas en donde aplicarn la herramienta.
Definicin clara de objetivos.
89
Definicin de mtricas para la medicin de los objetivos.

Definicin de los ciclos de los procesos.
Definicin del calendario de trabajo.
Establecimiento de las reuniones de seguimiento y evaluacin.
Definicin de lmites de tolerancia.

Definicin de minutas de cada reunin.
Definicin de los procesos de resolucin de conflictos.
Definicin de los contactos de cada rea.
El adecuado establecimiento de las polticas y un correcto plan de comunicacin
con las reas involucradas nos ayudarn a lograr un proceso de implementacin exitoso
de la factura electrnica.
La alineacin de datos
La finalidad de la Factura Electrnica no es la simple transmisin de un
documento electrnico, es lograr mejorar el ciclo del proceso comercial desde el
pedido hasta la entrega de los bienes. Para lograr este objetivo es necesario realizar
una limpieza de la informacin dentro de las bases de datos del cliente y del proveedor.
Para tal proceso GS1 Costa Rica pone a disposicin de sus miembros la herramienta
CABASnet. Esta herramienta es un catlogo electrnico de productos. En donde
las empresas podrn registrar sus productos estableciendo un proceso consistente de
alineacin electrnico. Podemos definir un catlogo electrnico como:
Un Catlogo Electrnico es un repositorio de Informacin con datos
logsticos, comerciales y descriptivos, basados en estndares internacionales GS1 para
compartir informacin con mis socios comerciales, eliminando as inconsistencias
en los datos entre cliente y proveedor.
La alineacin electrnica consiste en tener un procedimiento estndar para que
la informacin como cdigo de barras, descripcin, precio, dimensiones de la unidad
de venta y entrega, etc, sea la misma entre cliente y proveedor.
De no tenerse un proceso robusto de alineacin de informacin no estaremos
90
mejorando lo suficiente, debemos hacer el mximo esfuerzo para lograr informacin

cero errores. Esto quiere decir: Productos correctos, cantidades correctas, precios
y descuentos correctos y documentos sin diferencias de lo entregado fsicamente
con lo reportado en la factura electrnica. De ah lo importante de la utilizacin de
herramientas que nos faciliten este proceso con los diferentes socios comerciales a lo
largo de toda la cadena de distribucin.
Con el Catlogo Electrnico de Productos se podr registrar informacin
como:
GTIN de la unidad de consumo
GTIN de las diferentes unidades de distribucin
Descripcin larga y corta del producto
Dimensiones de los productos
Pesos de los productos
Lugar de procedencia
Marca del producto
Contenido del producto
Registro sanitario
Cantidad de unidades contenidas en el empaque y dentro de la unidad
de distribucin
91
EL FACTOREO COMERCIAL
Qu es el Factoreo Comercial
El factoreo es un mecanismo financiero en que una empresa vendedora cede
sus facturas o cuentas por cobrar, a un ente especializado, llamado Factor, con el
fin de lograr liquidez en el corto plazo. A cambio el factor (empresa la cual recibe sus
crditos), percibe una remuneracin previamente establecida (comisin o descuento).
En Costa Rica existe la Cmara Costarricense de Empresas de Factoreo, la cual
agrupa a la mayora de estas empresas formales.
En Costa Rica, el descuento de facturas o factoreo se trata de un negocio que se
estima mueve $500 millones de dlares anuales (4% del PIB aproximadamente)
El factoreo es reconocido universalmente como una solucin a las necesidades
financieras de la pequea y mediana empresa, al ser una alternativa de financiamiento
gil, econmica y sencilla, que permite mediante el descuento y administracin de las
cuentas por cobrar, mejorar la liquidez de la empresa sin incurrir en endeudamiento
adicional.
Mediante el contrato de descuento de facturas, el cliente transfiere en forma
exclusiva al factor sus crditos comerciales para obtener financiamiento y delegar en l
la gestin de cobro y la conciliacin contable.
La empresa de factoreo lleva a cabo la mayor parte del trabajo asociado incluyendo
la verificacin de documentos, su inclusin al sistema de cmputo, el trmite de cobro,
el depsito de los cheques, la contabilizacin de los pagos y la generacin regular de
reportes. Estas tareas permiten al cliente una mejor administracin del flujo de caja y un
adecuado control sobre el registro de las ventas a crdito. La delegacin de actividades
no fundamentales en un ente especializado, conlleva reducciones importantes en el
gasto administrativo y libera tiempo a la administracin de la empresa para concentrarse
en reas claves de su negocio.
92
Como Cambia el Factoreo para las Facturas Electrnicas.

El proceso de Factoreo o Cesin de Crditos, es sumamente sensible a la
desmaterializacin del documento de factura comercial. Normalmente este proceso
exige la firma de la cesin del documento fsico, al no existir este el proceso se requerir
de otro mecanismo como la firma electrnica y un registro pblico de cesin de crditos.
En la resolucin el proceso de cesin de crditos se visualiz como un acto privado
entre las empresas por lo tanto no ser normado por el Ministerio de Hacienda.
La Aceptacin o Rechazo de una Factura Electrnica

Dentro del comercio electrnico es importante emular las situaciones del mundo
material. De ah la importancia de que para las facturas electrnicas se tenga evidencia
de la aceptacin o rechazo por parte del receptor electrnico (esto no aplicar para
los sistemas de punto de venta que generar facturas en papel pero su custodia es en
electrnico). Para lograr esta confirmacin o rechazo se defini un formato en XML.
El documento es el siguiente:
93
NombreEmisor
Nombre del Emisor del
documento electrnico
NumCedulaEmisor
Nmero de Cdula Fsica o
jurdica del Emisor
FechaEmisionDoc
Fecha y Hora de la
Transaccin
NumConsecutivoCompr
Documento Electrnico que es
aceptado/rechazado
TipoDoc
Acepta_o_Rechaza_Documento
Tipo de Documento
Crdito
Mensaje
Este almacena el cdigo de
Aceptacin = 1 de
Rechazo = 9
DetalleMensaje
Algun texto explicativo en
caso de rechazo del
documento referencia
NumConsecutivorecep
mensaje
94
FLUJO SUGERIDO PARA LA FACTURA

ELECTRNICA
El esquema actual de facturacin es uno solo con respecto a la entrega de los bienes
o servicios a los clientes. Esto significa que cuando se entregan los bienes se debe de
llevar la factura impresa. Cuando se presentan problemas como daos a los productos,
diferencias en cantidades de lo facturado con lo fsico, productos no solicitados,
precios, etc, esto conduce a generar un documento Sucio. Este documento deber
luego ser corregido mediante notas de crdito y dbito, generando costos innecesarios
en la relacin comercial y atrasando el pago de la factura.
La propuesta de valor de GS1 es que para aquellas empresas que a hoy trabajan en
EDI nos apoyemos en la entrega con el aviso de despacho DESADV, el en aviso de
despacho se informar los que exactamente se ha enviado al cliente. Para la recepcin
y la confirmacin de lo recibido con el aviso de recibo RECADV. Esto quiere decir
que la factura se debe de generar luego de recibidos los bienes. Esto nos ayudar a
evitar que se generen facturas con diferencias en cantidades y productos, logrando as
un documento sin errores.
95
96
RESUMEN DE PASOS PARA LA FACTURA ELECTRNICA

Para lograr una implementacin rpida y exitosa enumeramos los pasos a
seguir por las empresas:
1. Estar inscrito en la Direccin General de Tributacin directa como
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
contribuyente, sea empresa fsica o jurdica.

Inscribirse en el registro de Emisores, Receptores o EmisoresReceptores de factura electrnica, notas de dbito y crdito.
Contactar a GS1 Costa Rica para el anlisis, diagnstico y
recomendaciones de la empresa.
Establecimiento del grupo de trabajo interno en la empresa, apoyado
con la alta gerencia.
Iniciar con la capacitacin.
En base al resultado del anlisis y recomendaciones, hacer los cambios
en los sistemas y la infraestructura informtica.
a. Se determinar hardware necesario.
b. Se determinar los cambios a los sistemas y software adicional
que se requiera.
Iniciar pruebas con algn socio comercial que este anuente a la
implementacin del nuevo sistema. Si ya posee esta infraestructura,
ser mejor.
Evaluar pruebas y de acuerdo a los resultados, iniciarlo en produccin,
sino, seguir en paso anterior, hasta lograr resultados satisfactorios.
Establecer plan de incorporacin de socios de negocias al sistema
nuevo. Este plan deber comunicar a todos los socios de la empresa la
nueva opcin.
97
El grupo de trabajo interno.

Como se ha dicho anteriormente, si no existe una decisin de las altas gerencias
de la empresa que brinden su apoyo al proceso de la implementacin de Factura
Electrnica, el proyecto no tendr xito, por lo tanto, luego de este apoyo, se deber
establecer dentro de la empresa un grupo de trabajo que sea el encargado de controlar,
informar, adoptar, documentar y definir las nuevas funciones y los cambios a los
actuales en cada rea del negocio que se ver afectadas con la incorporacin de la
factura electrnica.
El grupo de trabajo deber tener a una persona de cada una de las siguientes reas:
tecnologa, administrativa, servicio al cliente, logstica u operaciones, contabilidad y
donde se aplique la auditora (sistemas y/o tradicional).
Algo importante en esta nueva adopcin es lograr mantener siempre informada
a toda la organizacin, por lo que debe existir una campaa de informacin a todos
en la empresa, ya sea por medio de comunicaciones internas o si la infraestructura lo
permite una intranet.
Este grupo de trabajo tendr la labor iniciar de capacitarse en el proceso para
luego poder analizar cual ser el impacto de la factura electrnica en las diferentes
reas.
98
CONCLUSIONES
Con esta resolucin el Gobierno Costarricense ha realizado un paso gigantesco
hacia la mejora de sus procesos de control internos, adems, de brindar una excelente
oportunidad de mejora a las empresas de nuestro pas. Este proceso se ver an ms
robusto cuando a principio del 2008 tengamos en operacin la infraestructura de Firma
Electrnica. La resolucin deja previsto el inicio en operacin de las AC (Autoridades
Certificadoras), por lo que los cambios sern mnimos, y la empresa podr estar segura
de sus inversiones para la adopcin de las nuevas tecnologas necesarias para la factura
electrnica no sern de corto plazo.
GS1 Costa Rica apoyar a las empresas con este pequeo pero conciso
instructivo. Adicional GS1 Costa Rica ofrecer el servicio de consultora directo en la
empresa.
El esquema de facturacin esta basado en dos grandes estndares EANCOM y
XML. Una de las principales es que el EANCOM (formato EDI estandarizado para
comercio electrnico) es un estndar totalmente maduro y modela los elementos de datos
necesarios para un adecuado intercambio de la factura electrnica, complementando de
esta forma el XML requerido por la Direccin General de Tributacin Directa.
Esta en las empresas el poder saber aprovechar esta gran oportunidad de mejora
a sus procesos con la inclusin de la factura electrnica, no esperemos, seamos pioneros
y seamos ganadores.
Como ultima recomendacin, es que la empresa inicie un proceso ordenado y
sistemtico en la implementacin de la Factura Electrnica.
99
100
Curridabat, Plaza del Sol

25 este de la POPS
Edificio Galeras del Este
T (506) 224-3255
F (506) 224-4722
E informacion@gs1cr.org
A 11892-1000 San Jos, Costa Rica
441042 000390
www.gs1cr.org

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