Abrir y cerrar Outlook

2010
IMPORTANTE
Si es usted usuario habitual de
la suite Microsoft Office, sabr
que la instalacin se realiza en
bloque, es decir, al instalar la
suite Office 2010 se instalar
automticamente tambin esta
versin de Outlook.

MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2010 es una de las aplicaciones

que forman parte de la suite de Office. Se trata de una completa
y eficaz herramienta de administracin de informacin y organizacin de trabajo que gestiona el correo electrnico y la agenda
personal. Como gestor de correo, permite la comunicacin entre
personas de todo el mundo a travs de mensajes electrnicos y
como agenda personal organiza las tareas y facilita la administracin del tiempo.
1. Al instalar Office 2010, aparece automticamente el icono de
acceso directo a Microsoft Outlook en el men Inicio. Adems, la carpeta de Microsoft Office se ubica en el comando
Todos los programas de ese mismo men, y en ella se encuentran los accesos a las diferentes aplicaciones que conforman la suite. En este sencillo ejercicio aprenderemos a abrir
y cerrar Outlook. Pulse sobre el botn Inicio de la Barra de
tareas y haga clic sobre el acceso directo a Microsoft Office
Outlook para acceder al programa. 1

Si no dispone del acceso directo

a Outlook en el men Inicio,
localcelo en la carpeta de
Microsoft Office en el elemento
Todos los programas.

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2. Outlook se abre mostrando la ventana Outlook para hoy, que

conoceremos en profundidad ms adelante. Para cerrar la aplicacin puede utilizar el botn de aspa de su Barra de ttulo
o la opcin Salir del men Archivo. En esta ocasin, cierre el
programa pulsando el botn de aspa de su Barra de ttulo. 2
2

Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prcticos

3. Volvemos as al Escritorio. Vamos a volver a abrir el programa
para cerrarlo despus desde el men Archivo. Pulse sobre el
botn Inicio y haga clic en el acceso directo a Microsoft Office Outlook.
4. Antes de cerrar nuevamente el programa, vamos a ver cmo
podemos hacer que se muestre otra carpeta al abrirlo. Haga
clic en la nueva pestaa Archivo y pulse sobre el comando
Opciones. 3
5. Se abre as el cuadro Opciones de Outlook, desde el que podemos cambiar la configuracin del programa. Pulse sobre la
categora Avanzado en el panel de la izquierda. 4
6. Observe que la opcin del apartado Inicio y salida de Outlook permite cambiar la carpeta que se mostrar al arrancar el
programa. Usando el botn Examinar 5 se accede al cuadro
Seleccionar carpeta, en el que debemos seleccionar la carpeta
que queremos mostrar. Pero de momento mantendremos la
configuracin predeterminada. Pulse el botn Cancelar para
cerrar el cuadro Opciones de Outlook.

001
IMPORTANTE
Para que el icono de Outlook
2010 aparezca siempre en el
men Inicio o en la Barra de
tareas, use las opciones Anclar
al men Inicio o Anclar a la
barra de tareas del men
contextual de su acceso directo
en el men Inicio.

7. Para acabar este ejercicio, haga clic en la pestaa Archivo y

pulse sobre la opcin Salir. 6
3

4
Desde la nueva pestaa
Archivo podemos acceder
al cuadro de opciones
de Outlook y salir de la
aplicacin.

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Personalizar Outlook
para hoy
OUTLOOK PARA HOY ES EL ELEMENTO de Outlook que recoge
en un mismo espacio todas las tareas, eventos, citas y mensajes
pendientes para cada da, por lo que resulta prctico mostrarlo
como pgina de inicio del programa. El usuario tiene la posibilidad de personalizar Outlook para hoy a su gusto y segn sean sus
necesidades, no slo en cuanto al diseo sino tambin, y sobre
todo, en cuanto a los elementos que deben visualizarse.
1. Empezamos este ejercicio en el que aprenderemos a personalizar el elemento Outlook para hoy con Outlook 2010 abierto.
Como vimos en el ejercicio anterior, segn las preferencias
predeterminadas de Outlook, la ventana Outlook para hoy se
muestra por defecto al iniciar el programa. Desde esta ventana
se tiene acceso al Calendario, al cuadro de Tareas y al correo.
En el apartado Mensajes, se muestra el nmero de mensajes
recibidos, el de mensajes pendientes de envo y el de mensajes
contenidos en la carpeta Borrador. Supongamos que no nos
interesa que se visualice la carpeta Borrador. Haga clic en el
vnculo Personalizar Outlook para hoy, situado en la parte
superior derecha de la ventana. 1
Recuerde que puede cambiar
la ventana que se mostrar al
acceder a Outlook desde la
categora Avanzadas del cuadro
de opciones del programa.

2. Se abre la ventana Personalizar Outlook para hoy en la que

podemos elegir cmo queremos que se muestre la visualizacin de los iconos a la hora de acceder a Outlook, de manera

1
2

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Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prcticos

que nos muestre por orden de preferencia o importancia las
tareas y mensajes. Pulse el botn Elegir carpetas del apartado
Mensajes 2 y, en la ventana Seleccionar carpeta, desactive
la carpeta Borrador y pulse el botn Aceptar para aplicar los
cambios. 3

002

3. Para comprobar los cambios en la ventana principal de Outlook para hoy pulse en el vnculo Guardar cambios.

IMPORTANTE
Las tareas se pueden ordenar
siguiendo diferentes criterios
como su vencimiento, su
importancia, su fecha de
creacin, etc. en el campo
Ordenar mi lista de tareas
por.

4. Inmediatamente, volvemos a la pgina inicial de este elemento. Observe que, en el rea Mensajes, ahora slo se muestran
la Bandeja de entrada y la Bandeja de salida. 4 A continuacin, vamos a modificar el nmero de das que queremos
visualizar en el Calendario. Haga clic de nuevo en el vnculo
Personalizar Outlook para hoy.
5. En el apartado Calendario, haga clic sobre el botn de flecha
del nico campo disponible y elija, por ejemplo, el valor 3. 5
6. Vamos a especificar tambin que en el apartado de las tareas
programadas se muestren slo las que lo estn para el da de
hoy. Haga clic en el botn de opcin Las tareas para hoy del
apartado Tareas 6 y active tambin la opcin Incluir tareas
sin fecha de vencimiento.

7. La ventana Outlook para hoy se muestra en el formato estndar, pero cuenta con varios estilos de presentacin. Despliegue la lista de estilos y elija, por ejemplo, el estilo Verano. 7
8. Para terminar, haga clic en el vnculo Guardar cambios.

3
6

De este modo, se mostrarn las actividades

planeadas durante los siguientes 3 das a
partir de la fecha actual.

En la
l parte
rt inferior
inferi del apartado
rtad Estilo
Estilos podemos
od
comprobar
ob ell
aspecto del estilo seleccionado.

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Conocer la interfaz de
Outlook 2010
IMPORTANTE
El icono de Microsoft Outlook
situado en el extremo izquierdo
de la Barra de ttulo esconde
un men de opciones que
tambin le permitir minimizar
y maximizar la ventana del
programa, moverla, cambiar su
tamao y cerrar la aplicacin.

OUTLOOK 2010 CUENTA CON UNA INTERFAZ ms intuitiva y

de fcil acceso que la de versiones anteriores. Las barras de herramientas activas al iniciar Outlook 2010 son la Barra de herramientas de acceso rpido, la Cinta de opciones, el Panel de navegacin
y la Barra de estado. La Barra de herramientas de acceso rpido
incluye las herramientas de trabajo con ficheros ms habituales.
En la Cinta de opciones se ubican los comandos que en versiones anteriores a Outlook 2007 podamos encontrar en la Barra
de mens o en las diferentes barras de herramientas. El panel de
navegacin, por su parte, muestra los accesos a los diferentes elementos del programa: correo, calendario, contactos, tareas, notas,
lista de carpetas y diario. Ocupando la mayor parte de la pantalla,
se muestra el contenido del elemento seleccionado en el Panel de
navegacin y, en la parte inferior, se ubica la Barra de estado.
1. En este ejercicio realizaremos un paseo por los elementos que
componen la interfaz de Outlook 2010. Situada en la parte superior se halla la Barra de ttulo, donde, adems del nombre
del programa y del elemento seleccionado, se muestran los
botones que permiten minimizarlo, maximizarlo, restaurarlo
y cerrarlo. Minimice Outlook pulsando el primero de los iconos situados en el extremo derecho de la Barra de ttulo. 1
2. El programa queda as minimizado a modo de botn expandido en la Barra de tareas de Windows. Para maximizarlo, pulse
ese botn. 2

3. A la izquierda de la Barra de ttulo se ubica la Barra de herramientas de acceso rpido, donde se encuentran los iconos de

1
Desde el men
Personalizar
barra de
herramientas de
acceso rpido
podemos cambiar
la ubicacin de
este elemento
de la interfaz de
Outlook 2010.

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Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prcticos

las herramientas Enviar y recibir todas las carpetas y Deshacer. Pulse el botn de punta de flecha de esa barra y seleccione
la opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones. 3

003

4. Para devolver la Barra de herramientas de acceso rpido a su

ubicacin original, despliegue de nuevo su men de opciones
4
y elija Mostrar encima de la cinta de opciones.
5. Bajo la Barra de herramientas de acceso rpido encontramos la Cinta de opciones, renovada en esta versin de Outlook con la ficha Archivo, que contiene las acciones ms habituales del trabajo con archivos. Pulse en la pestaa Archivo.

6. Efectivamente, desde esta nueva ficha podemos guardar datos, abrir documentos, acceder a las opciones de configuracin del programa, etc. 5 Sitese en la ficha Inicio.
7. A la izquierda de la ventana de trabajo y dispuesto verticalmente se muestra el Panel de navegacin, donde se encuentran los botones de acceso a los diferentes elementos y carpetas del programa. Por defecto, se abre automticamente
el panel Correo, pero basta con pulsar sobre cualquier otro
elemento para activarlo en el panel y mostrarlo en el rea de
trabajo. Haga clic, por ejemplo, sobre el botn Calendario. 6
8. Para ocultar componentes de la interfaz del programa debemos acceder a la ficha Vista de la Cinta de opciones. Hgalo,
pulse en el comando Panel de navegacin y seleccione la
opcin Desactivado. 7
9. Para mostrarlo de nuevo, pulse el mismo comando y haga clic
sobre la opcin Normal.

En Outlook 2010 la ficha

Archivo sustituye al conocido
botn de Office de versiones
anteriores, conservando su
funcin.

10. El ltimo elemento de la interfaz de Outlook que nos falta por

conocer es la Barra de estado, situada en la parte inferior de
la ventana. Pulse sobre ella con el botn derecho del ratn,
haga clic sobre la opcin Zoom para ocultar este elemento y
actvelo de nuevo antes de cerrar este men contextual.
4

Como ve,
tambin
puede activar
y desactivar
el Panel de
navegacin
pulsando la
combinacin de
teclas Alt.+F1.

19

Personalizar la Barra
de acceso rpido
IMPORTANTE
Usando los botones de punta
de flecha situados a la derecha
de la lista de herramientas de la
Barra en el cuadro de opciones
de Outlook podemos cambiar
su orden.

COMO SE HA VISTO EN EL EJERCICIO ANTERIOR, la Barra de

herramientas de acceso rpido se ubica por defecto sobre la Cinta
de opciones, pero es posible colocarla por debajo de ese elemento.
Adems, el men de opciones de la Barra permite aadirle iconos
que no aparecen por defecto y acceder al cuadro de opciones de
Outlook para continuar con su personalizacin.
1. En este ejercicio conoceremos las opciones de personalizacin
de la Barra de herramientas de acceso rpido de Outlook.
Empezaremos comprobando que es posible agregarle iconos
desde la Cinta de opciones. Sitese en la ficha Inicio, haga
clic con el botn derecho del ratn sobre la herramienta Libreta de direcciones y elija la opcin Agregar a la barra de
herramientas de acceso rpido de su men contextual. 1
2. El icono de esa herramienta se aade automticamente a la Barra de herramientas de acceso rpido. 2 Pulse con el botn
derecho del ratn sobre la herramienta Libreta de direcciones
de la Barra de herramientas de acceso rpido y elija la opcin
Eliminar de la Barra de herramientas de acceso rpido. 3
3. Tambin podemos agregar y eliminar iconos de la Barra desde su
men de opciones. Despliguelo.

Existen distintas maneras de

agregar iconos a la Barra de
herramientas de acceso rpido.

4. En el men que se despliega se listan una serie de herramientas de uso comn que podemos agregar rpidamente a la Barra. Pulse, por ejemplo, sobre la herramienta Eliminar. 4
2

20

Para eliminar un icono de la Barra

de herramientas de acceso rpido
podemos usar nuevamente su men
contextual o acceder a la seccin de
personalizacin de la Barra del cuadro
de opciones de Outlook.