CF0010_M2AA2L3_Preparacion

Preparacindelcierrecontable
Por: Alma Ruth Corts Cabrera

Los contadores emplean frecuentemente una herramienta de registro, llamada hoja de trabajo, que est
integrada por varias columnas y cuya funcin es concentrar la informacin de todo el periodo contable
para agilizar la deteccin de partidas y movimientos de las cuentas. Segn Guajardo (2004), otro de sus
usos es preparar la informacin para realizar el cierre contable y los estados financieros bsicos.
La hoja de trabajo muestra detalladamente los resultados en diversos aspectos del registro contable de la
empresa, ayudando a calcular la utilidad neta o la prdida neta del periodo.
El procedimiento del cierre es muy importante ya que despus de elaborar los estados financieros bsicos,
en el cierre es donde se concentran las actividades de:

Anlisis de la informacin.
Registros de asiento de cierre.
Clasificacin de cuentas en mayor general.
Comprobacin, mediante la balanza despus del cierre.

Luego de hacer el registro de transacciones, los ajustes necesarios y los estados financieros, el siguiente
paso es cerrar las cuentas de ingresos, gastos y dividendos, tambin llamadas cuentas transitorias.
Cabe mencionar que las cuentas de activo, pasivo y capital no se cierran, por lo que se les llama cuentas
permanentes.
Para ejemplificar vamos a tomar el caso de la empresa Orin, S.A. Partiremos de la balanza de
comprobacin ajustada ya que mediante la misma, se inicia el procedimiento de anlisis para el cierre
contable.
Vamos a trabajar con cuatro pasos que determinan el cierre de cada una de las cuentas transitorias.

Orion, S.A.
Balanza de comprobacin ajustada
Al 30 de Agosto de 200X
Cuenta
Debe
Bancos
$184,000.00
Clientes
$130,000.00
Material de limpieza
$45,900.00
Seguros pagados por anticipado
$55,000.00
Equipo de transporte
$150,000.00

Haber

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o
sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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Depreciacin acumulada de equipo de transporte

Mobiliario y equipo de oficina
Depreciacin acumulada de equipo de oficina
Proveedores
Anticipo a clientes
Intereses por pagar
ISR por pagar
Documentos por pagar a corto plazo
Capital social
Dividendos
Ingresos por servicios
Gastos por publicidad
Gastos por depreciacin de equipo de transporte
Gastos por sueldos y salarios
Gastos por servicios pblicos
Gastos por depreciacin de mobiliario y equipo de
oficina
Gastos por seguro
Gastos por intereses
ISR
Total

$4,916.66
$130,300.00
$5,000.00
$85,700.00
$54,250.00
$2,090.00
$60,500.00
$130,000.00
$280,000.00
$9,000.00
$201,750.00
$20,000.00
$ 4,916.66
$50,000.00
$ 3,000.00
$ 5,000.00
$ 5,000.00
$ 2,090.00
$30,000.00
$824,206.66 $824,206.66

Paso 1. Cierre de las cuentas de ingresos

Se lleva a cabo mediante un cargo a la cuenta de ingresos y se abona el mismo importe a la cuenta de
prdidas y ganancias.
Orion, S.A.
Diario General

Fecha
30-06-200X

Detalle
Ingresos por servicios
Prdidas y ganancias

Hoja 3

Referencia
4010

Debe

Haber

$201,750.00

5060

$201,750.00

Asiento de cierre de la cuenta de ingresos

Paso 2. Cierre de las cuentas de gastos

Se lleva a cabo un cargo a la cuenta de prdidas y ganancias por el total de los gastos del periodo
contable, y se realiza un abono a todas las cuentas de gastos de forma individual.

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o
sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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Orion, S.A.
Diario General

Fecha
30-06-200X

Detalle

Hoja 3

Referencia

Prdidas y ganancias
Gastos por publicidad

5060

Debe

Haber

$120,006.66

5020

$20,000.00

Gastos por depreciacin de

equipo de transporte
Gastos por sueldos y salarios

5030-1
5021

$50,000.00

Gastos por servicios pblicos

5025

$3,000.00

Gastos por depreciacin de

mobiliario y equipo de oficina
Gastos por seguro

5030-2

$5,000.00

5030

$5,000.00

Gastos por inters

5040

$2090.00

$4,916.66

ISR

$30,000.00
Asiento de cierre de la cuenta de gastos

Paso 3. Cierre de las cuentas de prdidas y ganancias

Se lleva a cabo un cargo a la cuenta de prdidas y ganancias, por el importe de su saldo, esto significa
saldar la cuenta con un abono por el mismo importe a la cuenta de utilidades retenidas. Pon atencin:
si en lugar de utilidades, se trata de prdidas, se debe hacer un cargo a la de utilidades retenidas y
entonces se har un abono a la cuenta de prdidas y ganancias.
Orion, S.A.
Diario General

Fecha
30-06-200X

Detalle

Hoja 3

Referencia

Prdidas y ganancias

5060

Debe

Haber

$81,743.34

Utilidades retenidas
6001
$81,743.34
Asiento para cancelar la cuenta de prdidas y ganancias y pasar la utilidad neta a la
cuenta de utilidades retenidas

Paso 4. Cierre de la cuenta de dividendos.

Se lleva a cabo un cargo por el monto de su saldo, a la cuenta de Utilidades retenidas, as como un abono
a la cuenta de dividendos, por el mismo importe.
Orion, S.A.
Diario General

Fecha
30-06-200X

Detalle
Utilidades retenidas
Dividendos

Hoja 3

Referencia
6001

Debe

Haber

$81,743.34

7010

$81,743.34

Asiento para cerrar la cuenta de dividendos

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o
sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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Recuerda que los asientos de cierre se deben pasar a las respectivas cuentas de mayor. Posteriormente,
en el mayor quedarn las cuentas de activo, pasivo y capital, mientras que las cuentas de Ingresos,
gastos y dividendos, debern quedar en ceros, con lo que permiten que el siguiente periodo contable
quede listo para empezar a trabajarse nuevamente.
Paso 1. Cierre de las cuentas de ingresos
Partiendo de la cuenta de Ingresos por servicios (o ventas, si se trata de una empresa comercializadora),
se lleva el saldo a una T registrado con el nombre de prdidas y ganancias.
Vamos a registrar AC1 (asiento de cierre 1), para sealar el orden de los pasos que seguimos para saldar
la cuenta. Esto quedara de la siguiente forma:

Prdidas y ganancias
$201,750.00

Ingresos por servicios

(AC1

$175,000.00 (S
$10,000.00 (1A-3
$16,750.00 (2A-3
AC1)

$201,7500.00

$201,750.00

0 0

Paso 2. Cierre de las cuentas de gastos

Siguiendo con el orden de los pasos realizados en el registro de diario general, vamos a saldar las
cuentas de gastos, que son diversas por las actividades del negocio. Observa que todos llevan el dato de
AC2 (Asiento de cierre 2), porque es el que corresponde en el orden. Esto quedara de la siguiente forma:
Prdidas y ganancias
$20,000.00 $201,750.00 (AC1
$4,916.66
$50,000.00
$3,000.00
$5,000.00
$2,090.00
$5,000.00
$30,000.00
$120,006.66 $201,750.00
$81,743.34

S)

Gastos por publicidad

$20,000.00

$20,000.00

$20,000.00
0 0

(AC2

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Gastos por depreciacin de

equipo de transporte
S)
$4,916.66

$4,916.66

S)

$2,090.00
0 0

$50,000.00 (AC2
0 0

(AC2

$5,000.00

S)

(AC2

$5,000.00
0 0

(AC2

Gastos por seguros

$5,000.00

$5,000.00

$5,000.00
0 0

(AC2

ISR
$30,000.00

$30,000.00

$3,000.00
0 0

$50,000.00

Gastos por depreciacin

de mobiliario y equipo de
oficina
S) $5,000.00

Gastos por intereses

$2,090.00

$2,090.00

S)

(AC2

Gastos por servicios

pblicos
$3,000.00

$3,000.00

S)

$4,916.66
0 0

S)

Gastos por sueldos y

salarios
$50,000.00

$30,000.00
0 0

(AC2

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Paso 3. Cierre de las cuentas de prdidas y ganancias

A continuacin realizaremos los registros correspondientes para el siguiente paso, que elimina la cuenta de
prdidas y ganancias.
Observa que el inciso seala en AC3 (Asiento de cierre 3), por as corresponder en el orden de la
operacin:

Prdidas y ganancias
$20,000.00 $201,750.00 (AC1
$4,916.66
$50,000.00
$3,000.00
$5,000.00
$2,090.00
$5,000.00
$30,000.00
$120,006.66 $201,750.00
AC3) $81,743.34
$81,743.34
0 0

Utilidades retenidas
$81,743.34

(AC3

$81,743.34

Paso 4. Cierre de la cuenta de dividendos.

El ltimo paso, consiste en saldar la cuenta de utilidades retenidas y pasar a dividendos, con es inciso
AC4 (Asiento de cierre 4). Esto queda de la siguiente forma:
Utilidades retenidas
$81,743.34

AC4) $81,743.34
0

$81,743.34
0

(AC3

S)

Dividendos
$9,000.00 $81,743.34 (AC4

$72,743.34

Dado seguimiento a nuestra prctica, te recuerdo que al igual que en nuestros ejercicios anteriores, debe
elaborarse una balanza de comprobacin al cierre; misma que se vera as:

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escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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Orion, S.A.
Balanza de comprobacin ajustada
Al 30 de Agosto de 200X
Cuenta

Debe

Haber

Bancos

$ 184,000.00

Clientes

$ 130,000.00

Material de limpieza

$ 45,900.00

Seguros pagados por anticipado

$ 55,000.00

Equipo de transporte

$ 150,000.00

Depreciacin acumulada de equipo de transporte

Mobiliario y equipo de oficina

$ 4,916.66
$ 130,300.00

Depreciacin acumulada de equipo de oficina

$ 5,000.00

Proveedores

$ 85,700.00

Anticipo a clientes

$ 54,250.00

Intereses por pagar

$ 2,090.00

ISR por pagar

$ 60,500.00

Documentos por pagar a corto plazo

$ 130,000.00

Capital social

$ 280,000.00

Dividendos

Ingresos por servicios

$ 72,743.34
$

Gastos por publicidad

Gastos por depreciacin de equipo de transporte

Gastos por sueldos y salarios

Gastos por servicios pblicos

Gastos por depreciacin de mobiliario y equipo de

oficina
Gastos por seguro

Gastos por intereses

ISR

Total

$ 695,200.00

$ 695,200.00

Como te dars cuenta, con esto concluye el cierre contable.

Adicionalmente y a manera de complemento es justo comentar que existe una forma muy prctica de
integrar y presentar toda esta informacin, esto es a travs de la realizacin de la hoja de trabajo de
catorce columnas, que es un documento integrador, que permite observar la informacin de todos los

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movimientos registrados en un periodo, y es una manera muy sencilla de revisar la informacin

correctamente.

Referencia

Cuenta

Saldos iniciales
Debe
Haber

Nombre de la Empresa
Hoja de trabajo
fecha en que se realiza el registro
Movimientos
Balanza de comprobacin
Debe
Haber
Debe
Haber

Debe

Ajustes
Haber

Balanza despus de ajustes Estado de resultados

Debe
Haber
Debe
Haber

Balance General
Debe
Haber

Observa el formato de hoja de trabajo, es importante que tomes en cuenta que este documento se forma
de los registros que se asientan en diversas etapas del periodo contable:
1. Las primeras dos columnas corresponden a los saldos del negocio, que provienen de un periodo
anterior.
2. Las siguientes dos columnas, se emplean para registrar los movimientos contables del periodo,
como las operaciones normales (compras, ventas, pagos, etc.)
3. Las columnas siguientes corresponden a una balanza de comprobacin previa a los ajustes.
Recuerda que los ajustes se realizan antes de finalizar el periodo, por lo tanto, en este par de
columnas dan cuenta de los ajustes contables.
4. Las siguientes columnas se emplean para la balanza de comprobacin ajustada.
5. Las siguientes dos columnas se reservan para las cuentas del estado de resultados, con la
intencin de determinar la utilidad del ejercicio.
6. Las ltimas dos columnas son para registrar las cuentas correspondientes al balance general.

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Referencias
Guajardo, G. (2004). Contabilidad Financiera. Mxico: Mc Graw Hill.

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