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MANUAL DE POLTICAS
Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
INSTITUTOyDEyPENSIONESyDELyESTADO
MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS
ELABOR
CONTRALOR INTERNO
AUTORIZ
DIRECTOR GENERAL
AUTORIZ
SUBDIRECTOR DE FINANZAS
REVIS Y AUTORIZ
JEFE DEL DEPTO. DE INGRESOS
NDICE
Concepto
Introduccin
Objetivo
Polticas Generales
Procedimientos:
1
Anlisis y recepcin de nminas
2
Estimacin de Ingresos
3
Recuperacin de Adeudos Pago Directo
4
Recuperacin de Pago SEFIPLAN
5
Aplicacin de Descuentos no efectuados
6
Control de saldos de la cuenta por cobrar 1104
7
Recuperacin de Cheques Cancelados
8
Recuperacin de Adeudos P.C.P. (cartera vencida)
9
Control de Saldos de la cuenta 2203
10
Control del Tabulado de Saldos Incobrables
11
Aclaraciones de P.C.P. Ventanilla
12
Cancelaciones de Prstamos
13
Depuracin de la cuenta 9153 (cheques cancelados)
14 Baja de claves 4 (incobrables) y 5 (alta al fiador)
15
Recuperacin
de
Adeudos
por
Jubilacin,
Pensin,
Indemnizacin Global, Pago de Das y Aplicacin de Cuotas
16
Descuentos no efectuados
17 Recuperacin de Comprobantes Devueltos
18
Deteccin de Nuevos Morosos
19
Actualizacin del Listado de Morosos
20 Reconocimiento de Adeudos (convenio)
21
Determinacin de Adeudos de Vivienda
22 Conciliacin de la Cartera Vencida y Pasivos a Largo Plazo
23 Anlisis del Tabulado de Adeudos Vencidos
24 Pago a Bancos Crditos Individualizados
25 Actualizacin de Ventas Directas
26 Determinacin de Saldos para la contratacin de Seguros y
Recuperacin de Primas
27 Anlisis de Descuentos de Cuotas de Mantenimiento
Pgina
1
2
3
5
7
9
11
13
15
17
19
22
24
26
28
30
32
34
36
39
42
44
46
48
50
52
54
56
58
60
63
NDICE
Concepto
Pgina
Procedimientos:
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
65
67
69
71
73
75
77
79
81
83
85
87
89
91
93
95
97
99
101
103
105
107
INTRODUCCIN
OBJETIVO
Proporcionar
al
Departamento
de
Ingresos,
la
metodologa que permita eficientar la operacin de los
procesos internos a travs de la aplicacin de las
polticas,
propiciando
el
cumplimiento
de
las
responsabilidades asignadas.
1.2
1.3
Todos los ingresos recibidos tanto en efectivo como en valores del Instituto,
debern ser controlados y manejados nicamente en la Oficina de Caja
General, quien ser la responsable de la custodia de los mismos.
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
PROCEDIMIENTOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Recibe, verifica que est completa y revisa que los puestos (personal
de base y confianza) cotizados sean los correctos.
4.1
4.2
Es mayor o menor?
6.1
6.2
Original al Organismo
1. Copia al expediente
2. Copia al paquete
3. Copia al consecutivo
EST
CORRECTA?
NO
SI
DETERMINA EL IMPORTE REAL DE LA NMINA DEL MES Y
VERIFICA EL CARGO ESTIMADO O PAGO EFECTUADO, SEGN
SEA EL CASO, PARA DETERMINAR SI EL IMPORTE ES MAYOR O
MENOR A LO PAGADO.
1.
3.
COPIA
COPIA
AL
AL
Estn correctas?
3.1
Si no estn correctas
Devuelve al auxiliar administrativo para su correccin.
3.2
Si estn correctas
Turna al encargado del sistema las notas y plizas para su captura
Est correcta?
5.1
Si no est correcta
Devuelve al encargado del
modificaciones pertinentes.
5.2
Si est correcta
Emite Pliza Resumen la cual se turna al Departamento de Control
Financiero.
sistema
para
que
realice
las
10
NO
EST
CORRECTO?
SI
TURNA EL PAQUETE (NOTAS Y PLIZAS) AL ENCARGADO DEL
SISTEMA PARA SU CAPTURA.
ENCARGADO DEL SISTEMA
RECIBE, CAPTURA EN EL SISTEMA Y EMITE VALIDACIN, LA CUAL
TURNA AL JEFE DE OFICINA PARA QUE VERIFIQUE SI ESTA
CORRECTA.
NO
EST
CORRECTA?
SI
EMITE PLIZA RESUMEN TURNNDOLA AL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Anota en el cuadro
correspondiente.
de
liquidacin
el
nmero de
cheque
Existen diferencias?
8.1
8.2
10
10.1
Si no est correcta
Devuelve al encargado del sistema para su correccin.
Pasa a la actividad 10.2
10.2
11
Si est correcta
Turna al capturista para que emita pliza resumen diaria.
Turna pliza al Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOTA: Para el pago de municipios es el mismo procedimiento pero
va sistema; solicitando un aproximado de 375 recibos de caja; de
igual forma para la U.V. donde se realizan un promedio de 2 pagos al
mes, el pago se realiza directo a una cuenta bancaria por Sefiplan.
11
12
SI
EXISTEN
DIFERENCIAS?
AJUSTE
EN EL
NO
TURNA AL ENCARGADO DEL
SISTEMA LOS RECIBOS DE
CAJA PARA SU CAPTURA.
ENCARGADO
DEL SISTEMA
CAPTURA LOS RECIBOS Y
EMITE LA VALIDACIN QUE
TURNA AL JEFE DE OFICINA
PARA SU REVISIN.
JEFE DE
OFICINA
REALIZA
EL
PAGO
CON
EL
REPRESENTANTE,
RECABANDO
2
COPIAS DEL RECIBO, TURNANDO LA
1.
AL EXPEDIENTE Y LA 2. AL
PAQUETE.
REALIZA
EL
CORRESPONDIENTE
RECIBO DE CAJA.
CAPTURISTA
NO
ESTA
CORRECTA?
SI
EMITE
PLIZA
RESUMEN
TURNNDOLA
AL
DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO.
Est correcta?
5.1
Si no est correcta
Devuelve al auxiliar administrativo
modificaciones pertinentes.
5.2
Si est correcta
Turna al Jefe del Departamento orden de pago y el recibo de caja en
4 tantos:
para
que
realice
las
CAJA
Una vez realizado el pago, la Oficina de Caja sella los recibos y turna
una copia a la Oficina de Control de Ingresos por Organismos.
10
10.1
Si no est correcta
Devuelve al encargado del sistema para su correccin.
Pasa a la actividad 10.2
10.2
Si est correcta
Turna al capturista para que emita pliza resumen diaria.
Emite pliza la cual se turna al Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
13
14
AUXILIAR ADMVO.
SOLICITA
CONFORME
A
LA
PROGRAMACIN DE PAGO, LOS
RECIBOS
CORRESPONDIENTES Y
PROCEDE A LLENARLOS CON LOS
IMPORTES
Y
APLICACIONES
CONTABLES
PROCEDENTES,
TURNNDOLOS POSTERIORMENTE AL
JEFE DE OFICINA.
JEFE DE OFICINA
RECIBE
SELLADOS
LOS
RECIBOS DE CAJA Y TURNA AL
ENCARGADO DEL SISTEMA
PARA CAPTURA.
JEFE DE OFICINA
RECIBE
CONJUNTAMENTE
LOS
RECIBOS DE CAJA Y LA ORDEN DE
PAGO ELABORADA ANTERIORMENTE
POR EL ENCARGADO DEL SISTEMA Y
VERIFICA QUE EST CORRECTA.
EST
CORRECTA?
NO
SI
TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO
LA ORDEN DE PAGO Y EL RECIBO DE
CAJA EN 4 TANTOS, 1. PARA
SEFIPLAN, 2. Y 3. PARA CAJA
GENERAL Y 4. PARA RECABAR SELLO.
JEFE DE DEPTO.
RECIBE Y RECABA LA FIRMA DEL
SUBDIRECTOR DE FINANZAS Y TURNA
A
SEFIPLAN
PARA
EL
PAGO
CORRESPONDIENTE.
ENCARGADO
DEL SISTEMA
DEVUELVE AL AUXILIAR
ADMINISTRATIVO PARA
QUE
REALICE
LAS
MODIFICACIONES
PERTINENTES.
JEFE DE
OFICINA
NO
EST
CORRECTA?
SI
EL ENCARGADO DEL SISTEMA
EMITE
PLIZA
RESUMEN
TURNNDOLA
AL
DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Est correcta?
6.1
Si no est correcta
Devuelve al encargado del sistema para su correccin.
Pasa a la actividad 6.2
6.2
Si est correcta
Turna al encargado del sistema para que emita pliza resumen
diaria.
Emite pliza la cual se turna al Departamento de Control Financiero
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
15
16
AUXILIAR ADMVO.
CON BASE EN DICHA INFORMACIN, ELABORA PLIZAS Y
NOTAS DE CRDITO CON LAS APLICACIONES CONTABLES
CORRESPONDIENTES.
EST
CORRECTA?
NO
SI
TURNA AL CAPTURISTA PARA QUE EMITA PLIZA RESUMEN
DIARIA.
EMITE
PLIZA
RESUMEN
DIARIA
TURNNDOLA
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO.
AL
Recibe y verifica que el auxiliar coincida con el mayor que recibe del
Departamento de Control Financiero.
6.1
Si no est correcta
Verifica que plizas no se contemplaron y corrige.
Pasa a la actividad 6.2
6.2
Si est correcta
Elabora reporte de saldos por concepto que turna al Departamento
de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
17
18
JEFE DE OFICINA
RECIBE Y VERIFICA QUE EL AUXILIAR COINCIDA CON EL MAYOR
QUE RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO.
NO
EST
CORRECTO?
VERIFICA
QUE
PLIZAS
CONTEMPLARON Y CORRIGE.
SI
ELABORA EL REPORTE DE SALDOS POR CONCEPTO QUE TURNA
AL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO.
NO
SE
ENCARGADO DE LA MESA DE
CONTROL
AUXILIAR CONTABLE
7.1
7.2
Si est activo
Elabora movimiento de alta (PRE 07-016) con los asientos contables
correspondientes.
Si no est activo
Busca en la nmina al fiador y si aparece elabora movimiento de alta.
Pasa a la actividad 8
NOTA: Si no est activo y no aparece el fiador se pasa a situacin 4
(suspendido) elabora movimiento de actualizacin del saldo y turna a
la Subdireccin de Asuntos Jurdicos para su recuperacin.
Conecta con procedimiento de Recuperacin de Adeudos P.C.P.
(cartera vencida).
MESA DE CONTROL
Estn correctos?
9.1
Si no estn correctos
Devuelve al auxiliar contable para su correccin.
Pasa a la actividad 9.2
9.2
Si estn correctos
Turna al Jefe de la Oficina para su autorizacin.
19
10
MESA DE CONTROL
11
CAPTURISTA
12
20
GRABA EN EL SISTEMA DE
CHEQUES
CANCELADOS,
LOS
DATOS
ASIGNADOS
ANTERIORMENTE.
AUX. CONTABLE
RECIBE LISTADO Y CHEQUES, Y EMITE
DEL SISTEMA: REPORTE DEL CHEQUE,
PARTIDA DE AUXILIAR, PARTIDAS DE
CONCILIACIN, ESTADO DE CUENTA Y
REPORTE DE NMINA (QUE TOMA DEL
SISTEMA DE BANCO DE DATOS),
VERIFICA
ACTIVA.
SI
LA
PERSONA
TURNA
AL
JEFE
AUTORIZACIN.
PARA
SU
JEFE DE OFICINA
AUTORIZA
Y
DEVUELVE
AL
ENCARGADO
DE
LA
MESA
DE
CONTROL PARA LA INTEGRACIN DEL
PAQUETE.
EST
MESA DE CONTROL
NO
BUSCA EN LA NMINA
AL
FIADOR
Y
SI
APARECE
ELABORA
MOVIMIENTO DE ALTA.
EST
ACTIVA?
SI
INTEGRA PAQUETE
CAPTURISTA.
MESA DE CONTROL
SI
EST
CORRECTA?
NO
DEVUELVE AL AUXILIAR CONTABLE
PARA SU CORRECIN.
TURNA
AL
CAPTURISTA
RECIBE PAQUETE, CAPTURA Y EMITE
LA PLIZA RESUMEN DIARIA LA CUAL
TURNA
AL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO.
1
SI NO ESTA ACTIVO Y NO
APARECE EL FIADOR PASA A SITUACIN
4 (SUSPENDIDO) ELABORA MOVIMIENTO
DE ACTUALIZACIN DE SALDO Y TURNA A
LA
SUBDIRECCIN
DE
ASUNTOS
JURDIOS PARA SU RECUPERACIN.
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS DE P.C.P.
21
Est correcto?
5.1
AUXILIAR CONTABLE
5.2
Si no est correcto
Devuelve al auxiliar para su correccin.
Si est correcto
Elabora relacin de morosos que se turna a la Subdireccin de
Asuntos Jurdicos para su recuperacin.
NOTA: Con esta informacin el Jefe de Oficina elabora informe para
la evaluacin mensual del Departamento el cual se turna al Jefe del
Departamento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
22
EST
CORRECTO?
AUXILIAR CONTABLE
NO
DEVUELVE AL
CORRECIN
AUXILIAR
PARA
SU
SI
23
AUXILIAR CONTABLE
Tiene adeudo?
5.1
Si tiene adeudo
Lo reporta en el mismo formato en DATOS DEL ADEUDO e informa
la aplicacin contable que le corresponde.
Pasa a la actividad 6
5.2
Si no tiene adeudo
Lo reporta en el mismo formato en DATOS DEL ADEUDO que no
tiene adeudo de P.C.P.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Pasa el tiempo
24
TIENE
ADEUDO?
NO
SI
LO REPORTA EN LOS DATOS DEL ADEUDO DEL MISMO
FORMATO E INFORMA LA APLICACIN CONTABLE QUE
CORRESPONDE
25
3.1
Si no est correcta
Analiza las causas y realiza las correcciones procedentes.
Pasa a la actividad 3.2
3.2
CAPTURISTA
Si est correcta
Informa al capturista que grabe la informacin.
Graba la informacin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOTA: El capturista al final del mes elabora resumen donde se
reflejan las altas, bajas y recibos para lo que proceda.
26
EST
CORRECTA?
NO
SI
INFORMA AL CAPTURISTA QUE GRABE LA INFORMACIN.
CAPTURISTA
GRABA LA INFORMACIN
27
2.1
2.2
MESA DE CONTROL
6.1
Si no estn correctos
Devuelve al encargado de ventanilla para su correccin.
Pasa a la actividad 6.2.
6.2
Si estn correctos
Turna al Jefe de la Oficina para su autorizacin
MESA DE CONTROL
CAPTURISTA
28
MESA DE CONTROL
QU TIPO DE
ACLARACIN
ES?
SI
ES
UNA
ACLARACIN
POR
DESCUENTOS NO EFECTUADOS, COBRO
AL FIADOR, DESCUENTOS EFECTUADOS
DE MAS Y ABONO O LIQUIDACIN DE
ADEUDO,
SOLICITA
AL
DERECHOHABIENTE
NMERO
DE
AFILIACIN, TALONES DE PAGO Y
EXPEDIENTE DEL TITULAR Y FIADOR
RESPECTIVAMENTE.
PAQUETE
TURNA
AL
29
ENCARGADO DE VENTANILLA
MESA DE CONTROL
5.1
Si no estn correctos
Devuelve al auxiliar contable para su correccin.
Pasa a la actividad 5.2
5.2
Si estn correctos
Turna al Jefe de la Oficina para su autorizacin
MESA DE CONTROL
CAPTURISTA
30
JEFE DE OFICINA
ANOTA
EN
CONTROL
DE
CHEQUES CANCELADOS DEL MES
Y TURNA A VENTANILLA JUNTO
CON
MEMORNDUM
Y
EXPEDIENTE.
ENCARGADO DE VENTANILLA
RECIBE
Y
ELABORA
LOS
MOVIMIENTOS AL AUXILIAR CON
SUS
ASIENTOS
CONTABLES
CORRESPONDIENTES
(PRE-007016). TURNA LOS MOVIMIENTOS A
LA MESA DE CONTROL PARA SU
REVISIN Y VALIDACIN EN EL
SISTEMA DE P.C.P.
MESA DE CONTROL
RECIBE MOVIMIENTOS Y VERIFICA
QUE ESTN CORRECTOS.
ESTN
CORRECTOS?
NO
DEVUELVE
AL
AUXILIAR
CONTABLE
PARA
SU
CORRECCIN.
SI
TURNA AL JEFE DE OFICINA PARA
SU AUTORIZACIN.
AUTORIZA
Y
DEVUELVE
AL
ENCARGADO DE LA MESA DE
CONTROL PARA LA INTEGRACIN
DEL PAQUETE
MESA DE CONTROL
INTEGRA PAQUETE Y TURNA AL
CAPTURISTA
CAPTURISTA
RECIBE PAQUETE, CAPTURA Y
EMITE PLIZA RESUMEN DIARIA LA
CUAL SE TURNA AL DEPARTAMENTO
DE CONTROL FINANCIERO.
31
2.1
Si estn correctas
Marca en el auxiliar.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
2.2
Si no estn correctas
Realiza los movimientos contables en el formato (PRE-007-016) o la
pliza de reclasificacin correspondiente.
32
AUXILIAR CONTABLE
MENSUALMENTE REVISA EL AUXILIAR DE
LA
CUENTA
9153
(CHEQUES
CANCELADOS) Y VERIFICA EN LA LISTA
DE CHEQUES CANCELADOS SI LAS
APLICACIONES
CONTABLES
ESTN
CORRECTAS.
ESTN
CORRECTAS?
SI
NO
REALIZA LOS MOVIMIENTOS CONTABLES
EN EL FORMATO (PRE-007-016) O LA
PLIZA
DE
RECLASIFICACIN
CORRESPONDIENTE Y LOS TURNA AL
JEFE
DE
OFICINA
PARA
SU
AUTORIZACIN.
JEFE DE OFICINA
AUTORIZA LOS MOVIMIENTOS Y TURNA
AL CAPTURISTA.
CAPTURISTA
RECIBE, CAPTURA Y EMITE PLIZA
RESUMEN DIARIA LA CUAL SE TURNA AL
DEPARTAMENTO
DE
CONTROL
FINANCIERO.
MARCA EN EL AUXILIAR
33
AUXILIAR CONTABLE
3.1
Si no procede
Informa a la Oficina de Afiliacin que no se le puede dar de baja
explicando las causas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
3.2
Si procede
Da de baja en el sistema y notifica va telefnica a la Oficina de
Afiliacin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
34
JEFE DE OFICINA
RECIBE TELEFNICAMENTE SOLICITUD
DE LA OFICINA DE AFILIACIN PARA DAR
DE BAJA CLAVES 4 (INCOBRABLES) O 5
(ALTA AL FIADOR) Y TURNA SOLICITUD
AL
AUXILIAR
CONTABLE
CORRESPONDIENTE.
AUXILIAR CONTABLE
VERIFICA EN EL SISTEMA Y EXPEDIENTE
SI PROCEDE LA SOLICITUD.
PROCEDE?
NO
SI
DA DE BAJA EN EL SISTEMA Y NOTIFICA
VA TELEFNICA A LA OFICINA DE
AFILIACIN.
35
Recibe del Departamento de Vigencia de Derechos, formato SES533-036 solicitando el adeudo vencido por trmite de jubilacin,
pensin, indemnizacin global, pago de das o aplicacin de cuotas.
SECRETARIO
AUXILIAR CONTABLE
5.1
5.2
6.1
6.1
MESA DE CONTROL
10
Estn correctos?
10.1
Si no estn correctos
Devuelve al auxiliar contable para su correccin.
Pasa a la actividad 10.2
10.2
36
Si estn correctos
Turna al Jefe de la Oficina para su autorizacin.
11
MESA DE CONTROL
12
CAPTURISTA
13
37
38
JEFE DE OFICINA
PROCEDE A LLENAR EN DATOS DEL ADEUDO (SES-533-036)
LO CORRESPONDIENTE AL ADEUDO DEL PRSTAMO, Y
TURNA LOS MOVIMIENTOS O PLIZA A LA MESA DE
CONTROL PARA SU REVISIN Y VALIDACIN EN EL SISTEMA
DE P C P
MESA DE CONTROL
RECIBE MOVIMIENTOS Y VERIFICA QUE ESTEN CORRECTOS.
SECRETARIO
ANOTA EN LA LIBRETA DE CONTROL Y
TURNA AL AUXILIAR CONTABLE PARA
LOS EFECTOS PROCEDENTES.
NO
ESTN
CORRECTOS?
AUXILIAR CONTABLE
SI
TIENE ADEUDO
DE VIVIENDA?
SI
NO
VERIFICA EN EL SISTEMA Y EN EL
EXPEDIENTE EL SALDO DE P.C.P.,
CHEQUES CANCELADOS Y
CONCILIACIONES SI TIENE ADEUDO.
TIENE ADEUDO
DE P.C.P.?
NO
SI
DEVUELVE
AL
AUXILIAR
CONTABLE
PARA
SU
CORRECCIN.
MESA DE CONTROL
INTEGRA PAQUETE Y TURNA ORIGINAL AL DEPARTAMENTO
DE VIGENCIA DE DERECHOS, UNA COPIA AL CAPTURISTA Y
UNA COPIA A LA MESA DE CONTROL CORRESPONDIENTE
PARA ARCHIVO.
CAPTURISTA
CAPTURISTA
AUXILIAR CONTABLE
CAPTURISTA
AUXILIAR CONTABLE
Est activo?
7.1
Si est activo
Elabora movimiento de alta (PRE-007-016) y se procede a realizar el
descuento.
Pasa a la actividad 8
7.2
Si no est activo
Verifica si tiene fiador; si tiene fiador da le da de alta y se procede a
realizar el descuento.
NOTA: Si no est activo ni tiene fiador, elabora movimiento de alta y
lo enva a situacin 4 (incobrables) para que sea turnado al Jurdico.
Conecta con procedimiento de Recuperacin de Adeudos P.C.P.
(cartera vencida).
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MESA DE CONTROL
10
Estn correctos?
10.1
Si no estn correctos
Devuelve al auxiliar contable para su correccin.
Pasa a la actividad 10.2
10.2
Si estn correctos
Turna al Jefe de la Oficina para su autorizacin.
39
11
MESA DE CONTROL
12
CAPTURISTA
13
40
CAPTURISTA
RECIBE Y CONCILIA A TRAVS DEL SISTEMA LOS DESCUENTOS
ENVIADOS AL ORGANISMO CONTRA EL DISQUETE DE LO PAGADO POR
EL MISMO Y CON EL CUADRO DE LIQUIDACIN LO COBRADO; EMITE
LISTADO
DE
DESCUENTOS
NO
EFECTUADOS
(CONCILIACIN
QUINCENAL) Y LO TURNA AL AUXILIAR CONTABLE.
NO
ESTN
CORRECTOS?
AUXILIAR CONTABLE
RECIBE CONCILIACIN Y VALIDA LA INFORMACIN CON EL AUXILIAR DE
LA CUENTA 9154 (DESCUENTOS NO EFECTUADOS) Y ELABORA UNA
NUEVA CONCILIACIN MANUAL, MISMA QUE TURNA AL CAPTURISTA
PARA QUE LA GRABE EN EL SISTEMA.
SI
TURNA AL JEFE DE OFICINA PARA SU AUTORIZACIN.
JEFE DE OFICINA
AUTORIZA Y DEVUELVE AL ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL
PARA LA INTEGRACIN DEL PAQUETE.
CAPTURISTA
RECIBE, CAPTURA LA INFORMACIN Y LA DEVUELVE AL AUXILIAR
CONTABLE.
MESA DE CONTROL
INTEGRA PAQUETE Y TURNA AL CAPTURISTA.
AUXILIAR CONTABLE
RECIBE Y EN BASE A LA VALIDACIN EMITE ESTADO DE CUENTA,
PARTIDAS DE CONCILIACIN Y CHEQUES CANCELADOS; ASIMISMO,
VERIFICA EN EL SISTEMA DE BANCO DE DATOS SI EST ACTIVO.
EST
ACTIVO?
DEVUELVE
AL
AUXILIAR
CONTABLE
PARA
SU
CORRECCIN.
CAPTURISTA
RECIBE PAQUETE, CAPTURA Y EMITE PLIZA RESUMEN DIARIA, LA
CUAL SE TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO.
SI
NO
41
CONECTA
CON
EL
PROCEDIMIENTO
DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS P.C.P. (CARTERA
VENCIDA).
AUXILIAR CONTABLE
Est activo?
4.1
Si est activo
Elabora movimiento de alta (PRE-007-016) y se procede a realizar el
descuento.
Pasa a la actividad 5
4.2
Si no est activo
Verifica si tiene fiador; si tiene fiador, le da de alta y se procede a
realizar el descuento.
NOTA: Si no est activo ni tiene fiador, elabora movimiento de alta y
lo enva a situacin 4 (incobrables) para que sea turnado al Jurdico.
Conecta con procedimiento de Recuperacin de Adeudos P.C.P.
(cartera vencida).
MESA DE CONTROL
Estn correctos?
7.1
Si no estn correctos
Devuelve al auxiliar contable para su correccin.
Pasa a la actividad 7.2
7.2
Si estn correctos
Turna al Jefe de la Oficina para su autorizacin.
MESA DE CONTROL
CAPTURISTA
10
42
JEFE DE OFICINA
NO
AUX. CONTABLE
SI
ESTA
ACTIVO?
NO
ESTN
CORRECTOS?
SI
TURNA AL JEFE DE OFICINA PARA SU
AUTORIZACIN.
JEFE DE OFICINA
INTEGRA EL
CAPTURISTA.
PAQUETE
TURNA
AL
CAPTURISTA
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS DE
P.C.P. (CARTERA VENCIDA).
1
NOTA:
43
Valida con el listado del mes anterior los tabulados para actualizar los
adeudos.
3.1
3.2
Procede el adeudo?
6.1
Si no procede
Informa a la persona encargada de la Unidad los motivos para que
cancele el adeudo.
FIN DE PROCEDIMIENTO
6.2
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Si procede
Integra a la relacin de deudores a los nuevos morosos y turna al
Jefe de Oficina.
Recibe y recaba la firma del Jefe del Departamento en el
memorndum y distribuye:
44
AUXILIAR ADMVO.
ANOTA
MOVIMIENTOS
NUEVOS
DETECTADOS EN EL MES (CONTROL
INTERNO) Y SOLICITA AL ENCARGADO
DEL SISTEMA LOS ESTADOS DE CUENTA
DE LOS NUEVOS MOROSOS.
NO
EXISTEN
NUEVOS
MOROSOS?
PROCEDE EL
ADEUDO?
SI
NO
CONECTA
CON
EL
PROCEDIMIENTO
DE
ACTUALIZACIN DEL LISTADO DE
MOROSOS.
INFORMA
A
LA
PERSONA
ENCARGADA DE LA UNIDAD LOS
MOTIVOS PARA QUE CANCELE EL
ADEUDO.
SI
INTEGRA A LA RELACIN DE DEUDORES A
LOS NUEVOS MOROSOS Y TURNA AL JEFE
DE OFICINA
JEFE DE OFICINA
45
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Estn correctos?
4.1
4.2
Si no estn correctos
Devuelve al auxiliar administrativo para su correccin.
Si estn correctos
Recaba la firma del Jefe del Departamento en el memorndum y
distribuye:
46
AUXILIAR ADMVO.
RECIBE DEL AUXILIAR CONTABLE LOS RECIBOS DE CAJA DE
PAGO DE VIVIENDA
NO
SI
RECABA FIRMA DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO EN EL
MEMORNDUM Y DISTRIBUYE:
ORIGINAL SUBDIRECCIN JURDICA
COPIA JEFE DE DEPARTAMENTO
COPIA ENCARGADO DE VENTANILLA
COPIA - ARCHIVO
47
4.1
4.2
5.1
5.2
Si no se presenta el deudor
Notifica al auxiliar administrativo correspondiente para que lo incluya
en la relacin de morosos.
Conecta con procedimiento de actualizacin del listado de morosos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
48
AUXILIAR ADMVO.
NO
SE PRESENT
EL DEUDOR?
SI
LE SOLICITA PASAR CON EL ENCARGADO
DE VENTANILLA PARA QUE REALICE EL
PAGO CORRESPONDIENTE.
NOTIFICA
AL
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
CORRESPONDIENTE PARA QUE LO
INCLUYA EN LA RELACIN DE
MOROSOS.
MENSUALMENTE
VERIFICA
EL
CUMPLIMIETO DE LOS CONVENIOS.
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO DE
PAGO DIRECTO EN VENTANILLA.
NO
SE
CUMPLE?
SI
DA SEGUIMIENTO
MENSUALMENTE.
AL
MISMO
49
3.1
Si tiene convenio
Calcula intereses moratorios de acuerdo al C.P.P. (50%) y determina
el saldo a pagar.
Pasa a la actividad 3.2
3.2
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Si no tiene convenio
Obtiene el saldo a pagar del estado de cuenta y elabora
memorndum (proyecto).
Distribuye memorndum:
50
SI
TIENE
CONVENIO?
NO
OBTIENE EL SALDO A PAGAR DEL ESTADO DE CUENTA Y
ELABORA MEMORNDUM (PROYECTO).
EL
PROYECTO
DEL
JEFE DE OFICINA
VERIFICA QUE EL MONTO Y EL PERIODO ESTEN CORRECTOS,
DA
Vo.Bo.,
RECABA
AUTORIZACIN
DEL
JEFE
DE
DEPARTAMENTO Y DISTRIBUYE:
ORIGINAL SUBDIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS
COPIA SUBDIRECCIN DE FINANZAS
COPIA CONSECUTIVO DEL DEPARTAMENTO
COPIA - ARCHIVO
51
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
6.1
6.2
52
HAY NUEVAS
DIFERENCIAS?
SI
NO
VERIFICA CON EL ANALISTA CONTABLE EL AVANCE DE LA
DEPURACIN.
53
Determina su situacin:
6.1
6.2
Si es el primer adeudo
Enva notificacin de descuento mediante oficio al adquirente para
que se presente a realizar el pago
Se present el deudor?
JEFE DE LA OFICINA
DE RECUPERACIN DE ADEUDOS
6.2.1
6.2.2
6.3
6.4
Si caus baja
Elabora movimiento de baja en descuento por nmina y da de alta en
pago por recibo.
54
SE
PRESENT EL
DEUDOR?
NO
TURNA A LA SUBDIRECCIN
DE ASUNTOS JURDICOS
SI
LE REALIZAN EL COBRO RESPECTIVO.
DETERMINA
LOS
ADQUIRENTES
ENCUENTRAN
EN
EL
JURDICO
CONSIDERARLOS EN EL ANLISIS.
QUE
PARA
SE
NO
1
2
3
4
55
Estn correctos?
3.1
3.2
Si no estn correctos
Notifica mediante oficio al banco las inconsistencias detectadas para
los efectos que procedan
Si estn correctos
Actualiza mensualmente lo que se paga al banco y elabora Centro de
Trabajo (Tes-08-058) junto con el memorndum donde solicita al
Departamento de Egresos la orden de pago al banco por la cantidad
correspondiente.
Pasa el tiempo
Determina diferencias.
Existen diferencias?
9.1
Si existen diferencias
Realiza movimientos para efectos de descuentos quincenales del
mes en el proceso de envo.
Pasa a la actividad 9.2
9.2
Si no existen diferencias
Turna comparativo al Jefe de Oficina.
10
11
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
56
ESTN
CORRECTOS?
NO
SI
ACTUALIZA LO QUE SE PAGA AL BANCO Y
ELABORA CENTRO DE TRABAJO Y MEMORNDUM
DONDE SOLICITA AL DEPTO. DE EGRESOS LA
ORDEN DE PAGO AL BANCO.
SI
EXISTEN
DIFERENCIAS?
NO
TURNA COMPARATIVO AL JEFE DE
OFICINA.
JEFE DE OFICINA
RECIBE Y VERIFICA
EFECTUADO
LOS
CORRECTAMENTE
QUE SE HAYAN
MOVIMIENTOS
PROCEDE
A
REALIZAR
EL
DEPSITO
Y
POSTERIORMENTE RECOGE ESTADOS DE CUENTA
O
FICHAS
DE
PAGO
Y
VERIFICA
QUE
EFECTIVAMENTE SEAN LOS REALIZADOS.
57
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
5.1
Si no est correcto
Devuelve para las modificaciones correspondientes.
5.2
Si esta correcto
Da Vo.Bo. y turna al Jefe del Departamento para su autorizacin.
58
EST
CORRECTO?
NO
SI
AUTORIZA Y TURNA AL JEFE DE DEPARTAMENTO PARA SU
AUTORIZACIN
Y
POSTERIORMENTE
SE
ENVA
AL
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO PARA LOS
EFECTOS QUE PROCEDAN.
59
Verifica:
3.1
3.2
4.1
En el listado de descuentos
Los crditos vigentes.
En el listado de adeudos
El adeudo de las persona y verifica si se le descont por nmina, si
esta por convenio o si paso de activo a pensionado.
Determina cul es su situacin?
Si se le descont por nmina
Vaca el saldo de las tablas de amortizacin en el listado de saldos a
asegurar.
Pasa a la actividad5
4.2
4.3
Est correcta?
8.1
Si no est correcta
Realiza las modificaciones procedentes.
Pasa a la actividad 8.2
8.2
60
Si est correcta
Elabora memorndum dirigido al Departamento de Programacin y
Presupuestos y anexa el listado de saldos a asegurar.
Turna al Jefe de Oficina para su Vo.Bo.
10
11
Turna informacin
Presupuestos.
al
Departamento
de
Programacin
Pasa el tiempo
JEFE DE OFICINA
12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13
13.1
13.2
Si no est correcto
Solicita mediante memorndum al Departamento de Presupuestos
las modificaciones pertinentes.
Si est correcto
Saca copia de las plizas y listados los cuales turna al encargado de
cada Unidad Habitacional para que realice la recuperacin
correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Conecta con Procedimiento de Descuentos Quincenales
61
62
NO
ESTA
CORRECTA?
REALIZA
LAS
MODIFICACIONES
PERTINENTES
SI
ELABORA
MEMORNDUM
DIRIGIDO
AL
DEPARTAMENTO
DE
PROGRAMACIN Y PRESUPUESTOS, ANEXANDO EL LISTADO DE
SALDOS A ASEGURAR Y LO TURNA AL JEFE DE OFICINA PARA SU Vo.Bo.
JEFE DE OFICINA
NO
EST
CORRECTO?
SI
SACA COPIA DE LAS PLIZAS Y LISTADOS DE LOS CUALES TURNA AL
ENCARGADO DE CADA UNIDAD HABITACIONAL PARA QUE REALICE LA
RECUPERACIN CORRESPONDIENTE.
CONECTA CON EL
PROCEDIMIENTO DE
DESCUENTOS
QUINCENALES.
2.1
2.2
63
64
AUXILIAR ADMVO.
RECIBE DEL ENCARGADO DEL SISTEMA, EL LISTADO DE
DESCUENTOS Y ADEUDOS POR PERSONA., VERIFICANDO SI
EL DESCUENTO ES POR NMINA O SI ES PAGO DIRECTO.
Existen diferencias?
2.1
2.1.1
Si existen diferencias
Investiga las inconsistencias y motivos de tales diferencias.
Elabora pliza de reclasificacin o cancelacin segn proceda.
Pasa a la actividad 3
2.2
3
Si no existen diferencias
Da Vo.Bo. a la conciliacin.
Turna pliza al Jefe de la Oficina para su Vo.Bo. y firma del Jefe del
Departamento.
Turna pliza al auxiliar contable para su integracin y entrega al
Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
65
66
AUXILIAR ADMVO.
VERIFICA EN EL MAYOR DEFINITIVO, LOS MOVIMIENTOS
REALIZADOS DE LA CUENTA 11102012 PARA CONFIRMAR LOS
SALDOS MENSUALES DE LAS CASAS.
EXISTEN
DIFERENCIAS?
NO
SI
INVESTIGA LAS INCONSISTENCIAS O MOTIVOS DE TALES
DIFERENCIAS Y ELABORA PLIZA DE RECLASIFICACIN O
CANCELACIN SEGN PROCEDA.
DA Vo.Bo. A LA CONCILIACIN.
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Recibe documentacin
correspondiente.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
turna
al
auxiliar
administrativo
Es correcto?
4.1
Si es correcto
Verifica si tiene adeudo vencido
Pasa a la actividad 5
4.2
Si no es correcto
Devuelve la cantidad que le corresponda.
Fin del Procedimiento.
5.1
Tiene adeudo?
Si tiene adeudo
Elabora pliza de reclasificacin de adeudo.
Pasa a la actividad 6
5.2
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Si no tiene adeudo
Elabora memorndum al Departamento de Egresos solicitndole
elabore el cheque, centro de trabajo, pliza para el registro en el
sistema y recibo para firma del deudor.
Distribuye:
Memorndum, recibo y centro de trabajo al Departamento de
Egresos
Pliza al auxiliar contable para integrar el paquete de captura diaria.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
67
68
TURNA
AL
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMVO.
RECIBE Y SOLICTA AL ENCARGADO DEL SISTEMA, EL ESTADO DE CUENTA
CORRESPONDIENTE, VERIFICANDO QUE EL IMPORTE A REINTEGRAR SEA EL
CORRECTO.
ES
CORRECTO?
NO
DEVUELVE
LA
CORRESPONDA.
CANTIDAD
QUE
LE
SI
FIN DEL PROCEDIMIENTO
NO
TIENE
ADEUDO?
SI
ELABORA PLIZA DE RECLASIFICACIN DE ADEUDO.
TURNA PLIZA AL JEFE DE LA OFICINA PARA SU Vo.Bo. Y FIRMA DEL JEFE DEL
DEPARTAMENTO, POSTERIORMENTE SE DISTRIBUYE EL MEMORNDUM,
RECIBO Y CENTRO DE TRABAJO AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS Y LA
PLIZA AUXILIAR CONTABLE PARA INTEGRAR EL PAQUETE DE CAPTURA
DIARIA.
CAPTURISTA
6.1
Si no est correcta
Turna al capturista para que realice las correcciones pertinentes.
Pasa a la actividad 6.2
6.2
AUXILIAR CONTABLE
7.1
Si no est correcta
Devuelve al encargado del sistema para su correccin.
7.2
Si est correcta
Turna al auxiliar contable para lo precedente.
Conecta con procedimiento de Revisin de la Pliza Resumen Diario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
69
70
EST
CORRECTA?
NO
SI
EMITE LA PLIZA RESUMEN DIARIA Y TURNA AL AUXILIAR CONTABLE PARA
QUE VERIFIQUE LOS REGISTROS CONTABLES CORRESPONDIENTES.
AUXILIAR CONTABLE
RECIBE Y VERIFICA QUE ESTE CORRECTA
EST
CORRECTA?
NO
SI
TURNA AL AUXILIAR CONTABLE PARA LO PROCEDENTE.
1
1
CONECTA
CON
EL
PROCEDIMIENTO DE REVISIN DE
LA PLIZA RESUMEN DIARIO.
CAPTURISTA
Est correcto?
6.1
6.2
Si no est correcto
Devuelve al capturista para su correccin.
Si est correcto
Emite listado de descuentos quincenales y turna al encargado de
cada Unidad para su validacin respectiva.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
JEFE DE OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
71
72
ESTA
CORRECTO?
NO
DEVUELVE
AL
CORRECIN.
SI
EMITE LO LISTADOS DE DESCUENTOS QUINCENALES Y TURNA
ENCARGADO DE CADA UNIDAD PARA SU VALIDACIN RESPECTIVA.
AL
AUXILIAR ADMVO.
VALIDA LA INFORMACIN Y DEVUELVE AL ENCARGADO DEL SISTEMA.
ENCARGADO DEL SISTEMA
RECIBE Y TURNA AL JEFE DE OFICINA PARA SU Vo.Bo.
JEFE DE OFICINA
DA Vo.Bo. Y SOLICITE SE INICIE EL PROCESO DE DESCUENTOS QUINCENALES
Y EMITE:
INFORMACIN DE ORGANISMOS EN DISQUETE
COMPARATIVO DE DESCUENTOS
PLIZAS DE DESCUENTOS QUINCENALES Y PAGOS DIRECTOS.
CAPTURISTA
PARA
SU
Emite conciliacin.
73
74
SEFIPLAN,
DISQUETES
CUADRO
DE
EMITE CONCILIACIN.
Existen diferencias?
3.1
3.1.1
Si existen diferencias
Realiza el anlisis correspondiente (los casos que se pueden
presentar son: mal registro de intereses, mal registro contable o no
registro de intereses)
Elabora pliza de reclasificacin y/o actualizacin.
Pasa a la actividad 4
3.2
Si no existen diferencias
Notifica al Jefe de la Oficina que la conciliacin es correcta y archiva
la conciliacin.
Fin del procedimiento
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
75
76
ANALISTA CONTABLE
RECIBE DEL JEFE DE OFICINA, ESTADOS DE CUENTA DE
FONAPHO , BANCO UNIN Y BANCO DE ORIENTE, Y LAS
TABLAS DE AMORTIZACIN DE LAS ENCARGADAS DE LAS
UNIDADES HABITACIONALES.
EXISTEN
DIFERENCIAS?
NO
SI
REALIZA EL ANLISIS CORRESPONDIENTE (LOS CASOS QUE SE
PUEDEN PRESENTAR SON: MAL REGISTRO DE INTERESES,
MAL REGISTRO CONTABLE O NO REGISTRO DE INTERESES).
2.1
2.2
Se encuentra la persona?
4.1
Si se encuentra la persona
Solicita al derechohabiente pase a la Subdireccin de Asuntos
Jurdicos para los efectos que procedan.
Fin del procedimiento
Conecta con procedimiento de Recuperacin de adeudos por
vivienda.
4.2
Si no se encuentra a la persona
Le informa al derechohabiente el saldo y captura el recibo de caja
(sistema) por la cantidad que va a pagar.
Entrega volante de recibo de caja al derechohabiente y le informa
que pase a la caja a realizar el pago correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Conecta con procedimiento de Revisin de recibos de caja.
77
78
ENCARGADO DE VENTANILLA
SOLICITA AL DERECHOHABIENTE COPIA DEL LTIMO RECIBO
DE PAGO.
CUENTA CON
RECIBO?
NO
SI
OBTIENE DEL SISTEMA EL ESTADO DE CUENTA Y VERIFICA SI
LA PERSONA SE ENCUENTRA EN LA RELACIN DE MOROSOS
ENVIADA A LA SUBDIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS.
SE
ENCUENTRA?
SI
NO
LE INFORMA AL DERECHOHABIENTE EL SALDO Y CAPTURA EL
RECIBO DE CAJA (SISTEMA) POR LA CANTIDAD QUE VA A
PAGAR.
ENTREGA
VOLANTE
DE
RECIBO
DE
CAJA
AL
DERECHOHABIENTE Y LE INFORMA QUE PASE A LA CAJA A
REALIZAR EL PAGO CORRESPONDIENTE.
Pasa el tiempo
4
79
80
AUXILIAR CONTABLE
RECIBE DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL, 2 COPIAS DEL GIRO
TELEGRFICO Y ANOTA EL NOMBRE, # DE AFILIACIN Y # DE
UNIDAD, CONSULTADOS EN EL ALFABTICO GENERAL.
ARCHIVA COPIA
ADQUIRIENTE.
DEL
RECIBO
EN
EL
EXPEDIENTE
DEL
Recibe del Jefe de Oficina, copia del Reporte de Adeudos por Alta de
Pensionado.
7
Elabora movimiento por concepto de Cambio de Organismo de Activo
a Pensionado anotando la cantidad a descontar y el mes de
afectacin y turna:
81
82
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Est Correcto?
4.1
Si no est correcto:
Regresa al auxiliar administrativo para las correcciones necesarias.
Pasa a la Actividad 4.2
4.2
Si est correcto:
Da visto bueno y recaba firma del Jefe del Departamento.
Turna los documentos al Departamento de Egresos para lo
procedente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
83
84
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ACTUALIZA TABLA DE AMORTIZACIN, VERIFICANDO SI HUBO
INCREMENTO AL SALARIO O LIQUIDACIONES Y DETERMINA EL
IMPORTE A PAGAR AL BANCO Y LA DISTRIBUCIN DEL
CAPITAL Y LOS INTERESES.
ELABORA
MEMORNDUM
Y
CENTRO
DE
TRABAJO,
SOLICITANDO AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS EL CHEQUE
CORRESPONDIENTE.
NO
EST
CORRECTO?
SI
DA VISTO BUENO
DEPARTAMENTO.
RECABA
FIRMA
DEL
JEFE
DEL
85
86
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE ESTADO DE CUENTA DEL JEFE DE OFICINA
VALIDNDOLOS CONTRA LAS TABLAS DE AMORTIZACIN.
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Est Correcto?
4.1
Si no est correcto:
Regresa al auxiliar administrativo para las correcciones necesarias.
Pasa a la Actividad 4.2
4.2
5
Si est correcto:
Da visto bueno y recaba firma el Jefe del Departamento.
Turna pliza al Departamento de Control Financiero para lo
procedente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
87
88
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
EN BASE AL INCREMENTO AL SALARIO, DETERMINA EL MONTO
DE INCREMENTO EN LA TABLA DE AMORTIZACIN.
JEFE DE OFICINA
ESTA
CORRECTO?
NO
REGRESA AL AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PARA
LAS
CORRECCIONES
NECESARIAS.
SI
DA VISTO BUENO
DEPARTAMENTO.
RECABA
FIRMA
DEL
JEFE
DEL
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Est Correcto?
4.1
Si no est correcto:
Regresa al auxiliar administrativo para las correcciones necesarias.
Pasa a la Actividad 4.2
4.2
Si est correcto:
Da visto bueno y recaba firma el Jefe del Departamento.
Turna pliza al Departamento de Control Financiero para lo
procedente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
89
90
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
EN BASE AL INCREMENTO AL SALARIO, LIQUIDACIONES O
TASA DE INTERES MENSUAL, DETERMINA EL MONTO DE
INCREMENTO EN LA CUENTA POR COBRAR DE CADA UNO DE
LOS ADQUIRENTES CON SU RESPECTIVA TABLA DE
AMORTIZACIN.
NO
SI
DA VISTO BUENO
DEPARTAMENTO.
RECABA
FIRMA
DEL
JEFE
DEL
3.1
Si no tiene convenio
Calcula intereses en base a los contratos y estados de cuenta.
Conecta con el procedimiento para determinar adeudos de vivienda.
Pasa a la actividad 4
3.2
Si tiene convenio
Turna el expediente al auxiliar administrativo para su actualizacin y
clculo de intereses. Verifica a que fecha se tomaran los intereses
moratorios.
Pasa el tiempo
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Estn correctas?
6.1
Si no estn correctas
Devuelve al auxiliar contable para que realice las correcciones
procedentes.
Pasa a la actividad 6.2
6.2
Si estn correctas
Turna al Jefe de Departamento para su autorizacin.
Conecta con el procedimiento de revisin de plizas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
91
92
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE DEL JEFE DE OFICINA COPIA DE FICHAS DE
DEPSITO Y DEL ENCARGADO DEL SISTEMA ESTADOS DE
CUENTA DE ADQUIRENTES DE VIVIENDA.
NO
ESTN
CORRECTAS?
SI
1
TIENE
CONVENIO?
NO
CALCULA INTERESES EN
BASE A LOS CONTRATOS
Y ESTADOS DE CUENTA
SI
DEVUELVE AL AUXILIAR
PARA
QUE
REALICE
CORRECCIONES.
2
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Estn correctas?
7.1
Si no estn correctas
Devuelve al auxiliar contable para que realice las correcciones
procedentes.
Pasa a la actividad 7.2
7.2
Si estn correctas
Turna al Jefe de Departamento para su autorizacin.
Conecta con el procedimiento de revisin de plizas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
93
94
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE DEL JEFE DE OFICINA COPIA DE LA PLIZA DE DIARIO
DE LA NMINA DE PENSIONADOS DEL MES VIGENTE.
NO
ESTN
CORRECTAS?
SI
TURNA AL JEFE DE DEPARTAMENTO PARA SU AUTORIZACIN.
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Original al paquete
Copia al consecutivo anual
Copia al encargado de la Unidad para su archivo en el
expediente del adquiriente.
95
96
AUXILIAR CONTABLE
RECIBE DEL JEFE DE OFICINA PLIZA DE DIARIO
(RECLASIFICACIN, CANCELACIN, REINTEGROS, FICHAS DE
DEPSITO).
AL
JEFE DE OFICINA
DISTRIBUYE PLIZA DE DIARIO:
ORIGINAL PAQUETE
COPIA CONSECUTIVO ANUAL
COPIA AL ENCARGADO DE LA UNIDAD PARA SU ARCHIVO
EN EL EXPEDIENTE.
3.1
Si no coinciden
Devuelve al encargado de
modificaciones pertinentes.
ventanilla
para
que
realice
las
3.2
Si coinciden
Con una copia de los recibos y soportes integra paquete de captura
diaria y turna al encargado del sistema para su captura y otra copia al
Jefe de Oficina para los efectos procedentes (validacin,
actualizacin de saldos y archivo).
Conecta con el procedimiento de validacin del proceso diario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
97
98
AUXILIAR CONTABLE
RECIBE DE LA OFICINA DE CAJA 2 COPIAS DE LOS RECIBOS Y
DE LA VENTANILLA LOS SOPORTES Y ESTADOS DE CUENTA.
VERIFICA QUE
REGISTRADAS.
COINCIDAN
LO
DATOS
LAS
FECHAS
NO
DEVUELVE
AL
ENCARGADO
DE
VENTANILLA .PARA QUE REALICE LAS
MODIFICACIONES PERTINENTES.
COINCIDEN
LOS DATOS?
SI
CON UNA COPIA DE LOS RECIBOS Y SOPORTES INTEGRA
PAQUETE DE CAPTURA DIARIA Y TURNA AL ENCARGADO DEL
SISTEMA PARA SU CAPTURA Y OTRA COPIA AL JEFE DE
OFICINA PARA LOS EFECTOS PROCEDENTES (VALIDACIN,
ACTUALIZACIN DE SALDOS Y ARCHIVO)
DE
VALIDACIN
DEL
Coincide la informacin?
3.1
3.2
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Si no coincide
Devuelve al encargado de sistema para su correccin.
Si coincide
Turna al Jefe de la Oficina la pliza para su Vo.Bo. y autorizacin del
Jefe de Departamento.
Recibe los documentos y verifica que est correcta la informacin.
Est correcta?
4.1
4.2
Si no est correcta
Devuelve al auxiliar contable para que realice las correcciones
pertinentes.
Si est correcta
Recaba autorizacin del Jefe de Departamento y distribuye:
Original al paquete
2 copias al Departamento de Control Financiero
99
100
NO
COINCIDE LA
INFORMACIN?
DEVUELVE
AL
ENCARGADO
SISTEMA PARA SU CORRECCIN
DEL
SI
TURNA AL JEFE DE OFICINA LA PLIZA PARA SU VO.BO. Y
AUTORIZACIN DEL JEFE DE L DEPARTAMENTO.
JEFE DE OFICINA
RECIBE LO DOCUMENTOS Y VERIFICA QUE ESTE CORRECTA
LA INFORMACIN.
EST
CORRECTA?
NO
SI
RECABA AUTORIZACIN DEL JEFE DE DEPARTAMENTO Y
DISTRIBUYE:
ORIGINAL AL PAQUETE
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Original al paquete
Copia al consecutivo anual de plizas
Copia al paquete de conciliaciones quincenales
Cdula Resumen
Original paquete
Una copia a la Oficina de Control de Ingresos por Organismos
Una copia al consecutivo anual de plizas
101
102
AUXILIAR CONTABLE
RECIBE DEL ENCARGADO DEL SISTEMA, CONCILIACIONES DE
ENVO Y RECIBIDO.
ORIGINAL PAQUETE
COPIA CONSECUTIVO ANUAL DE PLIZAS
COPIA AL PAQUETE DE CONCILIACIONES QUINCENALES.
CDULA RESUMEN
ORIGINAL PAQUETE
COPIA A LA OFICINA DE CONTROL DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
COPIA AL CONSECUTIVO ANUAL DE PLIZAS.
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
103
104
AUXILIAR CONTABLE
RECIBE DEL ENCARGADO DEL SISTEMA, PLIZAS DE PAGOS
DIRECTOS Y DESCUENTOS QUINCENALES.
DESCUENTOS
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Estn correctas?
6.1
6.2
Si no estn correctas
Devuelve al auxiliar contable para que realice las correcciones que
procedan.
Si estn correctas
Distribuye notas de crdito:
Original al paquete
Copia al consecutivo anual de plizas
Copia al consecutivo de notas de crdito
105
106
NO
ESTN
CORRECTAS?
SI
DISTRIBUYE NOTAS DE CRDITO:
ORIGINAL AL PAQUETE
DE
VALIDACIN
DEL
JEFE DE LA OFICINA DE
RECUPERACIN DE ADEUDOS
Est correcta?
8.1
8.2
Si no est correcta
Devuelve al auxiliar contable para que realice las correcciones que
procedan.
Si est correcta
Se integra el paquete diario con soporte documental.
Conecta con el procedimiento de validacin del proceso diario.
El auxiliar contable Distribuye:
107
108
DE
CONTRA
LOS
EST
CORRECTA?
NO
SI
SE INTEGRA AL PAQUETE DIARIO CON SOPORTE
DOCUMENTAL.
AUXILIAR CONTABLE
DISTRIBUYE: