Manual Vinci45 PDF

Manual
del Usuario
Vinci 4.5
Contabilidad, Bancos y Presupuestos
Guatemala. Diciembre 2006

Cuauhtzin AT
Paradox 7 Runtime Copyright 1996 Borland International. All rights reserved.
INTRODUCCION
CMO ADAPTAR VINCI A NUESTRA ORGANIZACIN?
Vinci es un sistema diseado en concordancia con las Normas Internacionales de
Contabilidad, as como las polticas y procedimientos contables que aplican nuestra
organizacin. Las primeras cuestiones que el usuario de Vinci debe tener en cuenta son:
De cul o cules empresas necesitamos operar en la contabilidad?
Normalmente nuestra organizacin es una sola entidad contable. Es decir, est registrada
como un solo contribuyente ante la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-.
En ese caso debemos pensar en la totalidad de operaciones que realiza, su registros
contables y fiscales. De estos factores depender la decisin de separar o fraccionar los
registros contables.
Vinci permite la operacin de varias subdivisiones contables, como unidades de
informacin independientes, con su consolidacin a una contabilidad matriz o empresa
consolidadora, que suele ser nuestra entidad contable reportable ante la SAT.
Esta modalidad es necesaria y til tanto para organizaciones no lucrativas que ejecutan
proyectos de desarrollo, como para empresas y entidades que tienen filiales u operaciones
en diversos puntos del pas.
Si nuestra organizacin opera registros contables de varias empresas, cada una se registra
como un contribuyente separado, debemos determinar si estas entidades tienen una relacin
econmica que se exprese en registros contables consolidados.
En cualquier caso, es importante definir la estructura de nuestra informacin contable antes
de comenzar a trabajar con Vinci. As podremos crear tantas carpetas contables como sean
necesarias, en beneficio del ordenamiento, especificidad y eficiencia de la operacin de la
contabilidad y de la generacin de informacin financiera de la organizacin.
Pasos obligatorios para empezar a utilizar Vinci:
Paso uno crear el perodo fiscal de nuestra organizacin: Es importante conocer el
perodo (ao) fiscal con que nuestra organizacin est inscrita ante la SAT. As como de
compromisos con acreedores y donantes, depender la definicin de la fecha a partir de la
cual se ingresarn datos en Vinci. Es recomendable iniciar introduciendo datos desde el
inicio del perodo fiscal vigente o uno anterior, pues as obtendremos reportes y estados
financieros completos. Adems Vinci, como veremos en el Captulo 2, requiere que
definamos el perodo fiscal con que se operar la contabilidad.
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Paso dos ingresar la nomenclatura o catalogo contable: La definicin o diseo de un

buen catlogo de cuentas, es una condicin bsica para que el sistema nos brinde
informacin financiera precisa y bien organizada. Se recomienda de preferencia que la
codificacin sea numrica y el crecimiento de su estructura lo define el usuario para tener
claridad en sus reportes financieros.
Vinci es un sistema verstil que permite al contador definir la nomenclatura segn sus
criterios, aunque respetando la estructura de acumulacin de balances. Sin embargo hemos
encontrado casos en que el contador decide modificar su nomenclatura cuando ya ha
iniciado el ingreso de operaciones contables, lo que le obliga a repetir su trabajo. Por ello
recomendamos que se disee una nomenclatura contable, o se revise la existente, antes de
iniciar el trabajo con Vinci.
Es importante recordar que cuando ya esta creado dentro del sistema un catalogo en un
empresa o proyecto, Vinci nos proporciona una ayuda obtener o copiar un catalogo de una
empresa a otra dentro del men catalogo en la opcin llamada obtener catalogo externo.
Solo se selecciona la empresa y se le da aceptar y corre el proceso de copia y el usuario
nicamente tiene modificar aquellas cuentas con su nombre y eliminar las no deseadas.
Paso tres tenemos que configurar informacin: Este paso lo cumplimos seleccionando
dentro de la barra principal del men Archivo y seleccionando la opcin Configuracin
de Carpeta, la definicin de estos datos son bsicos como los son: datos del usuario o
empresa, como deseamos que nos numere las partidas del libro diarios, el cierre anual total
o a resultados, cuenta contable de cierre en la que expresara el resultado del ejercicio,
consolidacin de los datos dentro de esta seccin de definimos si la empresa es normal o
consolidadora en esta caso se captura la ruta de las carpetas de origen de los datos y por
ultimo la ruta de respaldo de datos si se quiere guardar en el disco duro o un medio
magntico externo.
Paso cuatro tenemos que definir las cuentas bancarias: Aqu cerramos los requisitos
necesarios para trabajar con Vinci, este paso lo cumplimos seleccionando dentro de la barra
principal del men Bancos y seleccionando la opcin Cuentas bancarias, la definicin de
estos datos son bsicos tanto en la empresa que consolida como en la empresa principal
donde se trabajara directamente el ingreso de informacin contable como los son: Datos
generales del banco, numeracin de cheque, y como se quiere que Vinci realice la
conciliacin bancaria.
Elementos importantes del entorno de Vinci y de Windows en general:
En primer lugar, el Cursor, que es el cuadro de color negro que nos permite sealar los
elementos o datos que estamos viendo. Con la tecla F2 podemos cambiar el cursor al modo
texto, que es una raya vertical intermitente que nos permite escribir y modificar lo escrito.
Para desplazar el Cursor de una casilla a otra, podemos usar las teclas Tabulacin
(abreviado Tab) o Enter. Si utilizamos cualquiera de estas dos teclas en combinacin con
cualquiera de las teclas de maysculas (abreviado Shift), el desplazamiento ocurrir en el
sentido contrario. Si el cursor est en modo texto y volvemos a presionar F2, volver al
modo de sealar (cuadro negro). En segundo lugar, las Listas de seleccin. Una lista de
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seleccin nos permite seleccionar un dato o valor de una serie de opciones, en vez de
escribirlo. Esto adems de ahorrarnos tiempo nos evita errores de escritura. Las casillas que
disponen de una Lista de seleccin se identifican porque tienen el botn
en el extremo
derecho. Para seleccionar un valor de la lista, hacemos un clic con el ratn en el botn, y
cuando se despliega la lista otro clic en el valor deseado. Con el teclado podemos desplegar
la lista con la combinacin de teclas Alt+flecha abajo, con las flechas arriba y abajo
sealar el valor deseado, y presionar la tecla Enter.
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CAPITULO 1. INSTALACIN DE VINCI

En este captulo se tratarn temas que el personal de la unidad financiera o informtica de la
organizacin, es decir los principales usuarios de Vinci, necesitarn conocer antes de
instalar y utilizar el sistema.
INSTALACIN DE VINCI
Vinci fue diseado utilizando el sistema de bases de datos relacionales Borland Paradox,
y trabaja en ambiente Windows. En el recuadro a continuacin se muestran sus
requerimientos mnimos de sistema operativo y equipo de cmputo.
Procesador:
Memoria RAM:
Disco duro:
Sistema de video:
Sistema Operativo:
Otros:
486 o superior
16 Mega bites (recomendado 32 Mega bites o ms)
20 Mega bites de espacio libre
VGA a colores (Resolucin recomendada 800x600)
Windows 95, 98, Me, 2000, NT y XP
Ratn, Unidad CD-ROM para instalacin.
Para instalar Vinci en una computadora que cumpla con los requerimientos del cuadro
anterior, realizaremos los siguientes pasos:
1) Introducir el CD de Vinci en la unidad CD-ROM
2) En el Men Inicio de Windows, Seleccionar el comando Ejecutar.
3) En el cuadro de texto de Ejecutar, hacemos clic en el botn Examinar, y buscamos
la unidad de CD-ROM, que normalmente est identificada con la letra D o la E. Una
vez encontrada, seleccionamos el programa Setup, y hacemos clic en el botn
Abrir. Nuevamente en el cuadro de ejecutar, hacemos clic en el botn Aceptar.
4) Al iniciar el programa de instalacin, aparecen dos cuadros con mensajes en ingls,
en los cuales hacemos clic en el botn Next. Despus de la copia de archivos a la
computadora, aparecen otros dos cuadro en los que hacemos clic al botn Finish.
5) El sistema se reinicia, dejando el sistema Vinci instalado.
Una vez instalado Vinci, podemos iniciar la sesin de trabajo a travs del acceso directo en
el men Inicio de Windows, en la seccin Programas, comando Vinci 4.3. Este acceso
directo podemos moverlo al escritorio o pantalla principal de Windows arrastrndolo con el
ratn.
Recomendamos mover el Acceso directo arrastrndolo con el botn
derecho del ratn, y seleccionar la opcin Copiar aqu del men
emergente, para conservar una copia del acceso directo en el men
Inicio.
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CAPITULO 2. COMENZANDO EL TRABAJO CON VINCI

1. MEN PRINCIPAL DE CARPETAS DE EMPRESAS
Vinci admite la operacin de varias contabilidades independientes. Ya instalado Vinci,
cada vez que iniciamos la sesin de trabajo veremos en pantalla el cuadro Seleccionar
carpeta (ver figura 1). Este cuadro nos permite crear y acceder a las contabilidades, que
llamamos carpetas porque cada una est ubicada en una carpeta o flder distinto en
nuestro disco duro.
Figura 1. Cuadro Seleccionar carpeta
La primera vez que utilizamos Vinci veremos que el listado de carpetas se encuentra
vaco.
CREAR UNA NUEVA EMPRESA O PROYECTO,
realizamos y para ello demos los siguientes pasos:
es la primera accin que
Paso uno
Hacemos clic en el botn Nueva carpeta, que se encuentra en la parte inferior de la
pantalla
Paso dos
Aparece una advertencia, la leemos detenidamente, despus hacemos clic en el botn
Si para continuar y No para cancelar la operacin.
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Paso tres
Veremos que aparece una lnea en blanco en el listado, con el nmero de la nueva
carpeta que estamos creando. Presionamos la tecla Enter para desplazar el cursor a la
columna de Nombre de la carpeta.
Paso cuatro
Escribimos el nombre de la carpeta. El nombre debe tener las siguientes caractersticas:
no tener ms de 30 caracteres, incluyendo los espacios en blanco; no se recomienda
utilizar tildes, ees, ni signos de puntuacin. S est permitido el uso de guiones (-) y
subrayados (_). Al terminar presionamos la tecla Enter para desplazar el cursor a la
columna Ruta.
Paso cinco
Definir la ubicacin de la carpeta (ruta). Cuando usted escribe el nombre de carpeta,
Vinci le define una ruta dentro de la carpeta Vinci43. Si usted desea cambiarla puede
hacerlo, mas recomendamos mantener la que Vinci defini. En cualquier caso, se debe
escribir una ruta vlida para que Vinci pueda crear la carpeta. Una vez definida la ruta,
presionamos la tecla Enter. Veremos que aparece el mensaje Creando carpeta..., y al
finalizar la operacin la carpeta se posicionar en su orden correspondiente en el
listado.
ELIMINAR UNA EMPRESA O PROYECTO, si deseamos ejecutar esta accin
simplemente demos los siguientes pasos:
Paso uno
Seleccionamos dando un clic sobre la empresa, luego le damos un clic en el botn
Eliminar carpeta, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla
Paso dos
Aparece una advertencia, la leemos detenidamente, despus hacemos clic en el botn
Si para eliminarla de nuestro men principal de carpetas y No para cancelar la
operacin.
Paso tres
Vinci siempre deja una copia de seguridad de esta carpeta y la identifica como el
usuario la denomino, por si se requiere recuperar la informacin de la empresa. Se
concluye este paso borrando del disco duro la copia de seguridad.
2. SELECCIN DE LA EMPRESAS A TRABAJAR
Para seleccionar la carpeta con la que vamos a trabajar, desplazamos el cursor hasta la
lnea en que aparece su nombre, y presionamos la tecla Enter. Tambin podemos
seleccionarla haciendo un doble clic sobre la lnea, o un solo clic y luego otro en el
botn Abrir.
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Una vez que abrimos una carpeta, Vinci muestra el control de acceso. Inicialmente
seleccionaremos el usuario de nombre Administrador, y no escribimos ninguna
contrasea y le damos un clic a aceptar para ingresar a la pantalla principal de Vinci.
Para definir el control de usuarios y contraseas, ver al Apndice A, Administracin del

Sistema.
3. PANTALLA PRINCIPAL O MENU DE VINCI
Aparece el panel de control, que es la pantalla principal de Vinci. Desde la cual permite
navegar al usuario y seleccionar cualquier opcin del men o utilizar los botones de
acceso directo. El panel de control contiene los elementos principales.
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1. La primera opcin que se nos muestra en la barra de men principal es Archivo y al

darle un clic nos muestra la siguiente informacin:
a) Abrir Carpeta:
La funcin de esta opcin es cambiarse a otra empresa y al darle un clic, activa
la pantalla principal de carpetas, donde seleccionamos en la que deseamos
ingresar para trabajar o consultar informacin.
b) Respaldo de Datos:
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La funcin de esta opcin es crear la copia de seguridad con los ltimos datos
trabajado en Vinci, siempre aparece la confirmacin del proceso de respaldo si
le da un clic en SI realiza el proceso y NO cancela el proceso.
c) Restaurar Datos:
En el caso de un dao en nuestra carpeta de datos, podemos restaurar la ltima
copia de respaldo, a travs de este comando. Debes tener mucho cuidado para
realizar esta operacin, pues perders la carpeta en su estado actual al
momento de restaurar, al ser reemplazada por la copia.
d) Definicin de Perodos:
La funcin de esta opcin es crear el periodo fiscal que autorizado la SAT para
la organizacin o el proyecto, estos periodos pueden ser de enero a diciembre,
julio a junio, y bimensuales etc. Que Vinci no tiene ninguna dificultad en
manejar el periodo.
Pasos para crear un periodo Fiscal:

Primero se ingresar el numero de meses del ao,
Segundo se ingresa fecha de inicio de operaciones,
Tercero se da un clic al botn llamado Nuevo ao... y automticamente
llenara mes, fecha de inicio, fecha fin, ao y la situacin del mes si se
encuentra cerrado. Antes de confirmar la operacin, debemos estar seguros de
los datos especificados, pues Vinci no permite la modificacin de los perodos
definidos.
El ultimo paso darle un clica al botn Cerrar para salir al men principal.
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La importancia de definir correctamente los perodos de operaciones contables

radica en que a partir de estos rangos de tiempo se demarcarn los ciclos
contables mensuales y anuales, as como la escritura de los libros balances,
mayor general y los diferentes estados financieros. Adems, cada da
comprendido en los perodos definidos se convertir en una fecha vlida para
registrar operaciones contables, mientras no se cierre el mes al que pertenece.
Salvo las carpetas de proyectos con una duracin especfica y que no se van a
fiscalizar como contabilidades independientes, recomendamos que el ao
coincida con el perodo fiscal con que la entidad est inscrita ante el fisco.
Observaremos que se agregan en el listado los meses correspondientes al ao
1. Para agregar nuevos aos, basta con regresar a este cuadro y hacer clic en el
botn Nuevo ao. Ya no ser necesario definir nuevamente el nmero de
meses del ao ni la fecha de inicio de operaciones, pues los aos que sigan al
primero tendrn la misma cantidad de meses y se sucedern sin dejar espacios
de tiempo inactivos.
Vinci permite la operacin de Eliminar perodos, que consiste en la
eliminacin de todos los registros contables para un ejercicio fiscal. Esto
podr ser una necesidad de la entidad cuando se acumulen los datos de varios
aos (ms de cinco por ejemplo) y se desee disminuir el volumen de los datos
que aparecen en la carpeta. Cuando se realiza esta operacin, Vinci trata de
eliminar el primer ejercicio o ao definido, para lo cual se deben cumplir las
siguientes condiciones: primero, que est definido el siguiente ejercicio; y
segundo, que est cerrado el primer mes de ese ejercicio. Adems, Vinci
realizar una operacin de respaldo de datos previo a la eliminacin de
registros. De esta forma, garantizaremos el acceso futuro a los datos del
ejercicio que se est tratando de eliminar.
e) Configuracin de Carpeta:
El cuadro Configuracin de carpeta, al cual se accede a travs del men
Archivo, permite al usuario escribir los datos de la entidad contable y definir
elementos importantes para el funcionamiento de Vinci segn los criterios
deseados. Al darle un clic nos muestra la siguiente pantalla:
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Datos del usuario

En esta seccin aparecen las casillas Nombre, Nit, Direccin, Telfonos y
direccin de correo electrnico (E-mail). Salvo el Nombre, que ya est
escrito en la copia de Vinci autorizada al usuario, para cada carpeta podemos
completar los dems datos, que se escribirn en todos los reportes impresos
del sistema.
Numeracin de partidas
Como se ver en el captulo 4, las operaciones contables en Vinci se
registran en forma de Partidas, que se escriben en libros de diario o
auxiliares. Adems de los libros Diario general y auxiliar de Bancos, es
posible definir otros libros de diario y escribir partidas en ellos. Vinci realiza
el control de numeracin correlativa de partidas de forma automtica,
pudiendo ser este en alguna de las dos formas que se describen a
continuacin:
Global, significa que Vinci numerara las partidas sin identificar el libro.
Por libro, significa que cada libro de diario o auxiliar tendr su propia
numeracin, independiente de los dems libros de asiento de partidas.
En la seccin que describimos, la primera casilla nos permite decidir qu tipo

de control de numeracin utilizaremos. Las siguientes tres casillas slo
aplican en el caso de la numeracin Global. Si la numeracin es Por libro,
debemos definir estos valores para cada libro, en el men Diario, opcin
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Libros de diario. A continuacin veremos cmo definir la numeracin de

partidas:
Prefijo. Esta casilla nos permite escribir hasta 6 caracteres (letras,

smbolos, nmeros o espacios en blanco) que se escribirn al inicio del
nmero de partida, y que son fijos. Es decir, no cambian de una partida a
la siguiente, a menos que los cambiemos en este cuadro. Normalmente se
utiliza la letra P, pero el usuario puede cambiar o borrar este prefijo.
Particularmente til para la consolidacin de datos ha resultado la
utilizacin de prefijos diferentes para cada contabilidad o proyecto. De
esta forma, en los libro diario y bancos del consolidado, podemos
diferenciar el origen de cada partida.
No. Partida. Este es propiamente el nmero de partida, que podr ser

cualquier entero positivo entre 1 y 1x109.
Decimales. Aqu escribiremos los lugares decimales con que ser escrito
el nmero de partida. Este dato no afecta al prefijo. El valor
predeterminado, cuatro, hace que el nmero de partida inicial sea 0001,
con cuatro lugares decimales. Vinci permite hasta 6 lugares decimales en
la numeracin de partidas.
Si en algn momento, por ejemplo inicio de otro mes u otro ao, necesitamos
reiniciar la numeracin a la partida uno, o al nmero que queramos, podemos
regresar a este cuadro y simplemente cambiar los datos de numeracin de
partidas. No olvidemos que las casillas de esta seccin slo aplican al tipo
de numeracin global; para la numeracin por libro, seguir las
instrucciones del prrafo anterior.
Cierre anual
Al final de cada ejercicio o ao definido en la contabilidad, Vinci permite la
realizacin del cierre anual, posterior a los ajustes y a la impresin del
balance de comprobacin saldos ajustado. El cierre anual se realiza mediante
una partida de cierre, y puede ser de dos formas, que a continuacin se
describen.
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Resultados. A todas las cuentas de los grupos Ingresos y Gastos se les

hace un dbito o crdito contrario a su saldo al final del ao. De esta
forma estas cuentas terminan con un saldo cero. La diferencia resultante
de esta operacin, a la que llamamos el resultado o diferencia de
operaciones del perodo, se debita o acredita a la cuenta de capital
seleccionada en esta seccin de la configuracin de carpeta.
Total. A todas las cuentas del catlogo se les hace un dbito o crdito
contrario a su saldo al final del ao. De esta forma las cuentas terminan
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con un saldo cero. La diferencia de operaciones del perodo se debita o

acredita a la cuenta de capital seleccionada en esta seccin de la
configuracin de carpeta.
Si seleccionamos el tipo de cierre Total, antes de realizar la operacin de
cierre anual (ver captulo 4) el sistema verifica que est definido el ao
siguiente, para poder escribir en su primer da la respectiva partida de
apertura de saldos, que vuelve a escribir los saldos de las cuentas,
exceptuando las de ingresos y gastos.
En la primera casilla de esta seccin, como ya hemos visto,
seleccionamos el tipo de cierre anual que vamos a realizar, Total o
Resultados. En la segunda casilla seleccionamos la cuenta de cierre, que
es la cuenta a la cual se debitar o acreditar la diferencia de operaciones
del perodo. Para escribir la cuenta de cierre esta ya debe existir en el
catlogo de cuentas (ver captulo 3), como una cuenta del grupo Capital
y de tipo Detalle.
Consolidacin de datos
En esta opcin el usuarios definir si la empresa es Normal: porque los
datos que se trabajen en esta empresa expresaran sus propios resultados
contables. Consolidada: Porque en ella no se trabajara solo ser
receptora de datos o informacin de otras empresas o proyectos, para ello
tiene que definir la ruta de las carpetas de origen de datos dndole un
clic a la flecha que aparece en este cuadro y nos mostrara las carpetas que
estn en el men principal y seleccionaremos dndole un clic a la
empresa o proyecto que deseamos que consolide.
Seguridad
En esta seccin se encuentra la casilla Ruta de respaldo, que indicar a
Vinci a qu ubicacin se realicen las copias de seguridad (respaldos)
obligatorios y opcionales de la carpeta. Vinci realiza estas copias de
seguridad de forma obligatoria cuando se hace el cierre mensual o anual.
Para ello debe estar definida en esta casilla una ruta o ubicacin vlida
para la copia de archivos.
Vinci define la carpeta C:\Vinci42\Respaldo inicialmente, pero
recomendamos que se defina una carpeta diferente para cada
contabilidad, por ejemplo agregando a esta ruta la diagonal invertida \
y el nombre de la carpeta (sin tildes, ees ni smbolos). Si el respaldo se
har hacia una unidad de almacenamiento diferente del disco duro local
debemos escribir la ruta correspondiente. A continuacin algunos
ejemplos:
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Ubicacin de respaldo
Ruta
Unidad de disquete
A:\
Carpeta en la unidad de disquete A:\Mi_contabilidad

Otro sitio en la red
\\Servidor\Respaldos\Mi_contabilidad
Unidad Zip o CD-RW
E:\Respaldos contabilidad\Mi_contabilidad
Otro sitio en el disco duro local C:\Vinci42\Respaldo\Mi_contabilidad
Recomendamos a los usuarios de Vinci que dispongan de un medio de

almacenamiento seguro para respaldar su informacin contable. Los
disquetes no son considerados un medio seguro, pues se daan
frecuentemente y son de tamao reducido (1.4 Mega bites) lo que
impedir realizar el respaldo cuando tengamos un volumen de datos
considerable. Es aconsejable el uso de una unidad Zip o una unidad de
escritura de CD-R y CD-RW.
Adems de los respaldos de datos obligatorios que realiza Vinci, podemos
hacer un respaldo de datos de la carpeta en cualquier momento,
seleccionando el men Archivo, opcin Respaldo de datos.
Una vez definidos los perodos y configuraciones iniciales de la carpeta, el
siguiente paso es la definicin del catlogo de cuentas o nomenclatura
contable. De eso tratar el siguiente captulo.
f)
Control de Usuarios:
La funcin de esta opcin para crear los nuevos usuarios del sistema y
asignarles permiso dentro de Vinci. Al darle un clic nos muestra la siguiente
pantalla:
Los pasos para crear usuarios y asignacin de permisos son:

Nombre de Usuario:
Aqu escribimos el nombre completo y apellidos o abreviaciones,
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Tipo Usuario:
Dndole un clic a la flecha que aparece del lado derecho nos muestra las
opciones ADM significa que administra y tiene acceso a todas las opciones
de Vinci, SUP significa clave de quien supervisa la informacin ingresada,
GER significa clave de gerente o aprobacin.
g) Cambio de Contrasea:
La funcin de esta opcin es si algn usuario desea cambiar su contrasea de
acuerdo a su discrecionalidad. Al darle un clic nos muestra la siguiente
pantalla:
Los pasos para crear usuarios y asignacin de permisos son:

Contrasea actual:
Lo primero que tiene que hacer es ingresar la contrasea actual o sea con la
que ingresa al sistema,
Contrasea nueva:
Luego asigna la nueva contrasea o sea por la que la desea cambiar el
usuario
Confirmacin de Contrasea:
por ultimo ingresa en esta casilla la misma contrasea anterior y le da un clic
al botn aceptar y Vinci actualiza automticamente la nueva contrasea.
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h) Seleccionar Impresora:
Al darle un clic a esta opcin nos muestra la siguiente pantalla donde Vinci
permite Modificar Setup y seleccionar una nueva impresora como predefinida:
La funcin de esta opcin si a criterio del usuario desea imprimir con otra
impresora simplemente se debe posesionar sobre la impresora a donde desea
mandar su impresin y dar un clic al botn OK para que Vinci la reconozca
como prefinida
2. La segunda opcin que se nos muestra en la barra del men principal es Cuentas y
al darle un clic nos muestra la siguiente informacin:
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a)
Definir Cuenta.....:
Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla donde permite ingresar las
cuentas del catalogo contable:
Entonces los pasos para crear una cuenta son:

Paso Uno:
Ingresamos en la casilla el Nmero o Cdigo de la cuenta contable con la que se
identifica en el libro mayor
Escribimos el nmero de cuenta, que puede contener hasta 20 caracteres

(nmeros, letras, smbolos o espacios en blanco). Recordemos que el nmero
de cuenta debe ser nico. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente
casilla con las teclas Tab o Enter.
Este nmero debe ser nico para cada cuenta; en otras palabras, no pueden
haber dos cdigos iguales. Aunque a este cdigo le llamamos Nmero de
cuenta, es un dato Alfanumrico. Puede contener adems de los dgitos del cero
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al nueve, letras maysculas y minsculas, y smbolos como guiones, puntos y

otros. Es muy importante tener en cuenta que tambin el ordenamiento de las
cuentas del mayor es alfanumrico. En este orden la cuenta 11 va antes que la
cuenta 2, puesto que el nmero 1 inicial alfabticamente es anterior al 2.
De esto depender que el catlogo pueda brindar la informacin ordenada de
forma correcta en los balances y estados financieros, y que pueda crecer sin
perder su claridad y ordenamiento.
A diferencia de otros sistemas contables, Vinci no limita al usuario en cuanto a
qu caracteres (nmeros, letras y smbolos) utilizar en el nmero de una cuenta,
ni lo obliga a llegar a cierta cantidad de niveles de detalle.
Paso Dos:
Ingresamos en la casilla Nombre el nombre con la que se identifica la cuenta
contable en el mayor.
Escribimos el nombre de la cuenta de cuenta, que puede contener hasta 100

caracteres (nmeros, letras, smbolos o espacios en blanco). Este dato, a
diferencia del nmero de cuenta, s se puede repetir. Al terminar desplazamos
el cursor a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter.
Paso Tres:
Al darle un clic a la flecha que aparece al lado derecho de la casilla
activa la pantalla siguiente:
nos
Seleccionamos de la lista el tipo de cuenta, que puede ser General o Detalle. Es

muy importante realizar esta seleccin cuidadosamente, pues una vez
definida la cuenta no podremos modificar este dato. Cuando el cursor est
en esta casilla, podemos seleccionar el tipo de forma fcil presionando la tecla
D para tipo Detalle y la G para tipo General. Al terminar desplazamos el cursor
a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter.
Salvo en las contabilidades muy pequeas y sencillas (por ejemplo, una
contabilidad personal) las cuentas del mayor, debido a su abundancia se deben
agrupar para poder acumular sus saldos. De esto surge la clasificacin de
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cuentas en dos tipos: cuentas de acumulacin de saldos General y cuentas de

operaciones Detalle.
General:
Son las cuentas cuya funcin es agrupar los saldos de otras cuentas. No
tienen operaciones, sino que su saldo es la suma de los saldos de sus subcuentas. Por sub-cuentas entendemos las cuentas del mayor generales o
detalles- que suman o acumulan su saldo a esta cuenta. Ejemplos comunes
de cuentas generales son: Activo circulante, Caja y Bancos, Pasivos, Sueldos
por pagar, Aportaciones de capital, Ingresos varios o Gastos de operacin.
Detalle.
Son las cuentas que utilizaremos en las operaciones contables (partidas) de
nuestra entidad. No pueden tener sub-cuentas, y su saldo est dado por
los dbitos y crditos que se le han operado. Ejemplos de cuentas de
detalle son: Caja chica secretaria, Cuenta # 01-4578567-1 Banco Industrial,
Anticipos a Pedro Prez o Gastos por mensajera.
La estructura del catlogo de cuentas en Vinci es jerrquica, ocupando las partes
superiores las cuentas Generales, y las partes inferiores las cuentas de Detalle.
Por tal razn, introduciremos antes las cuentas generales, y despus las de
detalle. Por regla general, primero se debe introducir una cuenta y luego sus
sub-cuentas.
Vinci acepta cualquier cantidad de niveles de ramificacin en la estructura
jerrquica. Es decir, una cuenta puede tener sub-cuentas, estas tener subcuentas, y as sucesivamente tanto como sea necesario. A cada uno de estos
escalones les llamamos Niveles de detalle, comenzando por las cuentas que no
son sub-cuentas de ninguna otra, que son cuentas de nivel 1, sus sub-cuentas
son de nivel 2, las sub-cuentas de estas son de nivel 3 y as sucesivamente.
Cuando introducimos una cuenta en el catlogo, debemos especificarle cual es
su cuenta Padre, o sea la cuenta a la que acumular su saldo. La cuenta padre
debe ser una cuenta general, nunca podr ser de detalle. Toda cuenta del
catlogo de cuentas del mayor heredar el grupo contable de su cuenta padre.
De esto se dos reglas prcticas: 1) Las sub-cuentas de una cuenta general
siempre pertenecern al mismo grupo contable que esta; y 2) El grupo contable
solo se define en las cuentas de Nivel de detalle 1.
Paso Cuatro:
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Seleccionamos Cuenta Padre ingresando el nmero de cuenta a la que

acumula o suma y si el usuario no lo sabe le debe dar un darle un clic a la
flecha que aparece al lado derecho nos activa la pantalla para buscar la cuenta,
utilizando la flecha del teclado que apunta para abajo.
o utilizando el ratn
oprimiendo la flecha que aparece del lado derecho la que apunta para abajo.
En otras palabras, debemos especificar a qu cuenta esta acumular su saldo.

Esta tambin es una seleccin muy importante, pues determinar la posicin de
esta cuenta en la estructura jerrquica del catlogo, y su nivel de detalle. Al
igual que el tipo de cuenta, una vez definida la cuenta no se puede modificar
este dato. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente casilla con las teclas
Tab o Enter.
Paso Cinco:
Seleccionamos Grupo ingresando la primera letra del grupo y si el usuario no
lo sabe le debe dar un darle un clic a la flecha que aparece al lado derecho
y
nos activa la pantalla para buscar del grupo, utilizando la flecha del teclado que
apunta para abajo. o utilizando el ratn oprimiendo la flecha que aparece del
lado derecho la que apunta para abajo.
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Si hemos definido una Cuenta padre, veremos que esta cuenta hereda el grupo
Vinci lo da en automticamente despus de haber ingresado la cuenta padre. Si
esta es una cuenta principal, de nivel uno y no tiene cuenta padre,
seleccionamos uno de los grupos de la lista. Al terminar desplazamos el cursor
al botn deseado con las teclas Tab o Enter.
Al haber cumplido los pasos del uno al cinco observamos la pantalla siguiente:
Paso Seis:
Si deseamos continuar ingresando cuentas contables le damos un clic al
botn Otra.... Escribe en el listado la cuenta recin definida y vuelve a vaciar el
cuadro de dilogo, permitindonos definir otra cuenta. Si hubiera algn dato
errneo o faltante, aparecer el respectivo mensaje de error y en el cuadro
permanecern los datos de la cuenta que estamos tratando de escribir,
permitiendo realizar las correcciones pertinentes.
Paso Siete:
Si el usuario solo desea ingresar una sola cuenta contable le damos clic al
botn Aceptar y se Escribe en el listado la cuenta recin definida y cierra el
cuadro de dilogo y nos muestra el men principal de Vinci. Si hubiera algn
dato errneo o faltante, aparecer el respectivo mensaje de error y el cuadro
permanecer abierto permitiendo realizar las correcciones pertinentes.
Paso Ocho:
Si se desea cerrar el cuadro de dilogo para no gravar ninguna cuenta contable
simplemente se le da un clic al Botn Cancelar y sale al men principal de
Vinci.
Manual Vinci 4.5
- 22 -
b) Abrir Catlogo:
El catlogo de cuentas es la estructura bsica, podramos decir el esqueleto, de
nuestra informacin contable. De su diseo depender la coherencia, correccin
y tambin la forma con que se mostrarn los datos en los reportes y estados
financieros que elaboremos.
Al darle un clic a esta opcin nos muestra el catlogo de cuentas en Vinci, y
podremos utilizar la barra principal o los botones de acceso directo que
aparecen en la parte inferior de la pantalla para poder ingresar, modificar,
eliminar, imprimir el catlogo de cuentas y salir de esta pantalla.
Dentro de esta pantalla tambin podemos utilizar las opcin dos opciones que
nos muestra Vinci una de ellas es utilizando la barra superior Operaciones y la
otra los botones de acceso directo que aparecen en la parte inferior de la
pantalla.
1.
Manual Vinci 4.5
Insertar.... Al darle un clic a este botn nos muestra la pantalla de cuentas

contables y debemos de respetar los ocho pasos descritos anteriormente en
la opcin Definir cuenta....
- 23 -
2.
Modificar.... Al darle un clic a este botn nos muestra la pantalla de

cuentas y los campos que nos permite modificar es Nombre de la cuenta
el Tipo de cuenta siempre y cuando no tenga otras cuentas dependientes de
ella, si las tiene hay que eliminar todas las cuentas e ingresarlas de nuevo,
esto aplica para cuenta padre y grupos de cuenta. Siempre cuando se
modifique algn campo y Vinci permiti realizarlo se debe darle un clic al
botn aceptar para que se actualice el cambio y para no realizar ningn
cambio le da un clic al botn cancelar.
3.
Eliminar la funcin de esta opcin es borrar las cuentas contables y la

manera de hacerlo es marcando la cuenta con el cursor y darle un clic y
mostrar un mensaje esta seguro que desea eliminar S o No si le da un clic
a S la elimina y No para cancelar la accin.
Hay que tener presente que para eliminar una cuenta, Vinci validara que
esta no tenga movimiento y que si es cuenta padre hay que eliminar
primero las dependientes y las cuentas que son transaccionales.
4.
Buscar Al darle un clic a este botn nos muestra la pantalla de buscar
Primero en la opcin de campo: Seleccionamos una de las dos bsquedas

una por cuenta y la otra por nombre una ves cumplido este paso
Segunda en la casilla de Buscar: ingresamos el nmero de cuenta contable si
seleccionamos la primera opcin y la otra es escribiendo el nombre de la
cuenta contable.
Cumplido los dos pasos anteriores se le da un clic al botn Buscar.... y si no
la encuentra directamente le da un clic al siguiente botn Siguiente.... para
seguir ejecutando la bsqueda y por ultimo le damos un clic al botn
Cancelar para salirse al la pantalla principal de catlogo.
Manual Vinci 4.5
- 24 -
5.
c)
Ordenar catlogo: Abre el cuadro de dilogo de ordenar el listado, que

nos permite seleccionar el criterio de ordenamiento del listado de cuentas
en pantalla. Podemos ordenar el catlogo de cuentas por nmero de cuenta
o por nombre.
Imprimir Catlogo..:
Como ya se ha visto, con la opcin del men o el botn de acceso directo,
podemos imprimir el catlogo de cuentas de la carpeta.
El catlogo de cuentas impreso es una herramienta de trabajo vital para el
contador, en los trabajos de codificacin y revisin de partidas. El cuadro de
dilogo de Imprimir catlogo se muestra a continuacin.
El cuadro de dilogo nos permite imprimir el listado de cuentas completo o

parcial. Para imprimir solo un rango de cuentas, lo delimitamos seleccionando
las cuentas de inicio y final en los campos Desde y Hasta.
Tambin podemos imprimir todos los datos de las cuentas, seleccionando esta
opcin en la casilla Tipo de reporte.
Como en todos los reportes de Vinci, podemos modificar el ttulo de reporte y
seleccionar la impresora activa. Para finalizar dirigimos los datos del reporte a la
pantalla botn Ver, a la impresora botn Imprimir o a un archivo botn
Exportar a excel etc.
Manual Vinci 4.5
- 25 -
d) Obtener Catlogo Externo..:

Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada Seleccionar
carpeta.
Paso uno: Seleccionamos la carpeta de donde copiaremos el catlogo.
Paso Dos:
Una ves seleccionada la carpeta le damos un clic al botn aceptar para que
realice la copia del catlogo de cuentas en la nueva carpeta de Vinci. Si le
damos un clic al botn Cancelar para que no ejecute ninguna copia.
Cuando ya hemos diseado un catlogo de cuentas, y deseamos

utilizarlo en una nueva contabilidad o carpeta, podemos utilizar esta
funcin. Una vez abierta la carpeta nueva, estando vaco el catlogo de
cuentas nos permite ejecutar esta accin.
Si ya existen cuentas contables en la carpeta donde esta trabajando
Vinci, no permitir ejecutar esta accin.
Manual Vinci 4.5
- 26 -
e)
Grupos Contables:
Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla donde estn definidos el
catlogo de grupos y tipo de saldo si es deudor (debe) y Acreedor (haber)
Todas las cuentas del catlogo deben pertenecer a un grupo contable. Existen cinco
grupos contables que Vinci utiliza para producir el Balance General. Estos se
muestran en la tabla a continuacin.
Grupo contable
Activos
Pasivos
Capital
Ingresos
Gastos
Saldo normal
Deudor
Acreedor
Acreedor
Acreedor
Deudor
Adems, cada carpeta cuenta con otros dos grupos contables definidos. Otros DB,
con saldo deudor, y Otros CR, con saldo acreedor. Vinci permitir al usuario
agregar otros grupos contables de acuerdo a sus necesidades. Sin embargo, es muy
importante tener en cuenta que los grupos contables que no sean parte de los
cinco bsicos que aparecen en la tabla anterior, no afectan el balance general, por
lo que deben utilizarse solamente para operaciones internas y temporales, y
finalizar cada perodo con saldo cero.
Manual Vinci 4.5
- 27 -
CAPITULO 3. EL CICLO DE OPERACIN CONTABLE EN VINCI

3. La tercera opcin que se nos muestra en la barra del men principal es Diario y al
a) Operar Partida...:
Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada Partida en las
que se ingresa la informacin de una pliza, y tambin partidas que afectan
bancos cuando se maneja una sola cuenta bancaria.
Manual Vinci 4.5
- 28 -
Los pasos para ingresar una partida en el diario general son:

Paso uno
Fecha: Esta se ingresa da, guin, mes guin ao; Vinci la colocara en el mes
respectivo segn la fecha, por ejemplo 12-08-03 al consultar en el diario mayor
estar en el mes de agosto 2003.
Importante: S estamos trabajando marzo y no hemos realizado el cierre
contable mensual de enero y febrero, si registramos una nueva partida con
fecha de enero Vinci permitir asentar la partida de diario en el mes de enero
pero si este se encuentra cerrado no la aceptara la fecha.
Siempre cuando se complete la informacin en una casilla y pasarse a la otra
simplemente oprima la tecla Enter y Vinci la llevara de la mano hasta
completar todos los pasos.
Paso dos
Tipo de Partida: Automticamente Vinci nos muestra que esta partida es POL
lo que significa pliza que es lo recomendable.
S el usuario por medio de partidas de diario desea operar la cuenta de bancos

puede utilizar CHE que significa cheque, DEP igual depsito, NCR igual nota
de crdito y NDB igual nota de dbito bancario.
Lo ms comn es que se utilice una sola vez para la partida de apertura de
bancos, ya que Vinci tiene la opcin de bancos para llevar registro estndar y
adecuado de la informacin bancaria que es lo recomendable por control interno
de nuestra organizacin.
Paso tres
No. de Partida: Vinci lleva un registro automtico de numeracin de partidas,
por libro o global como se halla requerido en la carpeta de configuracin. Pero
si el usuario desea colocarle otro nmero se puede hacer.
Manual Vinci 4.5
- 29 -
Paso cuatro
No. de Referencia: Esta casilla es para identificar la partida si se llevan varias
contabilidades y al momento de consolidar la informacin por medio de esta
referencia sabemos de que contabilidad proviene la partida. Esta no es
obligatoria llenarla queda a criterio del usuario.
Paso cinco
Concepto: Esta casilla es para explicar porque se esta asentando la partida
contable, se recomienda que debe ser lo ms resumida posible para que en los
reportes salga impresa y sea comprensible en su revisin y anlisis.
Paso seis
Cuenta que del Debe y Haber: Se puede ingresar el nmero de la cuenta
contable y si no se recuerda se debe de dar un clic a la flecha y mostrara una
pantalla del catalogo para buscar la cuenta.
Paso siete
Debe y Haber: Se ingresa la cantidad por lgica primero en el debe y despus
siempre que se halla cumplido con el paso anterior se ingresa la cantidad en el
haber para cuadrar la partida.
Paso ocho
Marcador: Se ingresa el nmero de marcador que puede identificar un nombre
de persona, gasto etc. Que tengamos que llevar o reportar una integracin por
mes, trimestre o ao. Por medio de esta opcin lo podemos lograr. Esta
informacin no es obligatoria para gravar la partida.
Paso nueve
Otra...: Al darle un clic a este botn gravara la partida de diario, y nos
permitir seguir trabajando dentro de esta pantalla e seguir ingresando
partidas. Este botn aparece en la parte inferior del lado derecho.
Paso diez
Aceptar: Al darle un clic a este botn para gravar la partida de diario, que
aparece en la parte inferior del lado izquierdo y se sale al men principal de
Vinci.
Manual Vinci 4.5
- 30 -
Paso once
Cancelar: Al darle un clic a este botn no gravara la partida de diario, que
aparece en la parte inferior del lado izquierdo y se sale al men principal de
Vinci.
Otras opciones de ayuda de una partida:
Al darle un clic a este botn nos mostrara la calculadora para
realizar clculos que necesitamos registrar en una partida de
diario.
Al darle un clic a este botn nos ayuda a cuadrar una partida de

diario con los valores del debe y haber.
Al darle un clic a cualquiera de estos dos botones nos ayuda a

subir o bajar y visualizar los datos de una partida contable.
b) Abrir Diario:
Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla llamada Diario en la que
Vinci filtra la informacin de las partidas segn el libro y el mes.
Manual Vinci 4.5
- 31 -
Dentro de esta pantalla podemos utilizar los botones de acceso directo que
aparecen en la parte inferior de la pantalla como lo son: Insertar, Modificar,
Eliminar, Buscar, Ordenar, Imprimir y Cerrar. Vinci nos permitir
modificar, Eliminar siempre que no se halla cerrado el mes donde queremos
realizar dichos cambios.
1. Botn Insertar...: al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla
llamada Partida en la que ingresamos los datos de una partida contable,
cumpliendo los pasos del uno al once que se describieron en la opcin
Operar Partida.
2. Botn Modificar...: Lo primero que hay que hacer es seleccionar la
partida que vamos a modificar en la pantalla principal de Diario, una ves
seleccionada se le da un clic a este botn y nos muestra la pantalla llamada
Partida en donde seleccionamos el campo que vamos a modificar y le
damos un clic al botn Aceptar para que grave los cambios y sale al men
principal de Diario, o al botn cancelar para que no grave ningn cambio.
Importante el campo que no permite modificar Vinci por seguridad es la
fecha si nos equivocamos hay que eliminar la partida contable e ingresarla
de nuevamente.
3. Botn Eliminar: Lo primero que hay que hacer es seleccionar la partida
que vamos a eliminar en la pantalla principal de Diario, una ves
seleccionada se le da un clic a este botn y borra por completo la partida
contable.
Manual Vinci 4.5
- 32 -
4. Botn Buscar: Se le da un clic a este botn y mostrara un pantalla llamada

Buscar, donde nos da la primera ayuda de buscar por Campo: donde
podemos seleccionar una de cuatro opciones fecha, No. Partida, referencia
y concepto; las segunda ayuda es buscar: esta casilla depende del campo
anterior que se halla seleccionado. Ejemplo se selecciona el campo No de
partida en la casilla de buscar se ingresa el nmero 123 y se le da un clic al
botn buscar.
5. Botn Ordenar: Se le da un clic a este botn y mostrara un pantalla
llamada Ordenar, donde tenemos la opcin de ordenar por Campo: donde
podemos ordenar de cinco maneras: fecha, No. Partida, referencia, fecha y
No de Partida y Fecha y Referencia; Vinci mostrara la informacin
dependiendo la opcin que se seleccione. Se le da un clic al botn aceptar
para que ordene la informacin y si no deseamos correr ninguna proceso le
damos un clic al botn Cancelar.
6. Botn Cerrar: Se le da un clic a este botn para cerrar esta pantalla y salir
al men principal.
c) Imprimir Diario:
siguiente:
Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla
El cuadro de dilogo nos permite imprimir el diario por rangos de tiempo, de

Inicio y Fin, Tipo de reporte le damos un clic si lo queremos detalle de
Manual Vinci 4.5
- 33 -
partidas o lista de partidas, seleccionamos el Libro de diario que deseamos

imprimir en el Ttulo reporte esta predefinido.
Como en todos los reportes de Vinci, podemos modificar el ttulo de reporte y
seleccionar la impresora activa. Para finalizar dirigimos los datos del reporte a la
pantalla botn Ver, para visualizarlo en pantalla, el botn Imprimir para
imprimir el reporte y podemos exportar una un archivo a excel etc. Dndole un
clic al botn Exportar lo que debemos hacer es seleccionar el tipo de extensin
que se gravar el reporte y la ubicacin donde queremos que se grave.
d) Imprimir Partidas...: Se opera de la misma forma que los pasos anteriores de

imprimir el diario.
e) Libros de Diarios: Al darle un clic a esta opcin nos muestra los libros de
diarios predefinidos como bancos y diarios general, los que se clasifican en tipo
de diario como principales y Auxiliares.
f) Renumeracin de Partidas: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la

pantalla donde podemos renumerar las partidas por libro, tenemos que llenar los
campos que nos pide la siguiente pantalla:
Manual Vinci 4.5
- 34 -
La fecha de inicio y fin que se ingresa es para que tome en cuenta todas
aquellas partidas que el usuario desea renumerar por libro y Vinci las renumera
automticamente al darle un clic al botn Aceptar. S no queremos que se corra
este proceso le damos un clic al botn Cancelar y sale al men principal.
g) Tipos de Partidas: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla donde
se encuentra el catlogo de tipos de partidas predefinidas y podemos seguir
agregando, para cerrar esta pantalla simplemente le damos un clic al botn
Cerrar.
h) Conceptos de Partidas: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla

donde pueden agregar conceptos predefinidos para partidas que son fijas durante
el mes, para que al momento de estar trabajando una partida solamente se
selecciona el concepto predefinido;
como agregamos estos conceptos
simplemente escribimos en la lnea que nos muestra el cursor y luego para
Manual Vinci 4.5
- 35 -
agregar otro le damos Enter y se activa la siguiente lnea. Para salirse al men
principal le damos un clic al botn cerrar.
i) Marcadores: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla donde se

pueden agregar nombres de personas, de gastos Etc. De tal forma que este nos
sirva de ayuda para poder tener integraciones por semana, mes y ao.
Esta funcin es una ayuda muy til para el contador, como agregamos estos
marcadores simplemente escribimos en la lnea que nos muestra el cursor y
automticamente le agrega el nmero con que se identifica para agregar otro le
damos Enter y escribimos el siguiente marcador. Para salirse al men principal
le damos un clic al botn cerrar.
Manual Vinci 4.5
- 36 -
4. La cuarta opcin que se nos muestra en la barra del men principal es Bancos y al
Manual Vinci 4.5
- 37 -
a) Operar Cheque..: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla

llamada operacin de bancos, donde se ingresan los datos del cheque, con su
correspondiente partida de diario y nos muestra el saldo automticamente de la
cuenta de tal forma como se este alimentando la informacin de la cuenta
bancaria.
Esta opcin se utiliza solo cuando se maneja una sola cuenta bancaria para
trabajar directamente y si cuenta con mas de una cuenta bancaria y desea
dejarla predefinida, ingresa a la opcin Abril libro de bancos y en la casilla
seleccionar cuenta le da un clic a la flecha que aparece del lado derecho y
selecciona la cuenta bancaria con que trabajara Vinci como predefinida.
Entonces los pasos para registrar los datos de un nuevo cheque son:
Manual Vinci 4.5
- 38 -
Paso uno:
Fecha: Se ingresan primero el da, diagonal o guin, mes, diagonal o guin y
ao (12/03/03 o 12/03/2003 otra forma 12-03-03) Vinci valida que la fecha no
este fuera del periodo fiscal, recordemos que esta fecha es la que registrara en el
mes que le ingresemos y en el diario de bancos donde la consultaremos ser en
este caso marzo 2003.
Paso dos:
No. Referencia: Se refiere a ingresar el nmero de cheque.
Paso tres:
Cantidad: Se refiere a ingresar el monto por el cual se va a emitir el pago del
cheque.
Paso cuatro:
Beneficiario: Se refiere a ingresar el nombre de la persona a quien se le va pagar
con el cheque, la fecha que aparece del lado derecho es para seleccionar nombre
ya predeterminados como las del personal de la empresa y para ello siempre en
este men es la ultima opcin beneficiarios de cheques agregamos estos datos.
Paso cinco:
Concepto: Se refiere a ingresar la explicacin de manera abreviada del porque
se esta emitiendo el cheque.
Paso seis:
Partida contable: Vinci automticamente coloca la cuenta contable del banco y
el monto del lado del haber nicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas
contables que formaran el monto del lado del debe. Una vez que este cuadrado
ambos lados podemos gravar la informacin del cheque.
Paso siete:
Imprimir cheque: Esta casilla se marca cuando tenemos cheque voucher del
banco con que trabajamos y se halla predefinido en Vinci las medidas de las
casillas en donde debe imprimir la informacin del cheque ya que no son
estndar.
Paso ocho:
Manual Vinci 4.5
- 39 -
Cheque Anulado: Si deseamos ingresar solo el nmero de un cheque anulado

simplemente ingresamos la fecha y el nmero de cheque y lo gravamos para
mantener el correlativo de cheques.
Paso nueve:
Botn Otra...: Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos
permite seguir gravando cheques en la misma pantalla sin salirse al men
principal de Vinci.
Paso diez:
Botn Aceptar...: Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos
permite gravar un cheque y salirse a la pantalla principal de Vinci.
Paso once:
Botn Cancelar: Este botn que aparece en la parte inferior de la pantalla nos
permite que no grave un cheque y salirse a la pantalla principal de Vinci.
b) Operar Depsito..: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla
llamada operacin de bancos, donde se ingresan los datos de una boleta de
deposito, con su correspondiente partida de diario y nos muestra el saldo de la
cuenta bancaria.
Manual Vinci 4.5
- 40 -
Entonces los pasos para registrar los datos de un nuevo depsito son:
Paso uno:
Fecha: Se ingresa la fecha que certifica el banco en la boleta, ingresan primero
el da, diagonal o guin, mes, diagonal o guin y ao (12/03/03 o 12/03/2003
otra forma 12-03-03) Vinci valida que la fecha no este fuera del periodo fiscal.
Paso dos:
No. Referencia: Se refiere a ingresar el nmero de boleta del banco.
Paso tres:
Cantidad: Se ingresa el monto de la boleta de depsito cotejado en la
certificada por el banco.
Paso cuatro:
se esta realizando este depsito bancario.
Paso cinco:
el monto del lado del Debe nicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas
contables que formaran el monto del lado del Haber.
Paso seis:
permite seguir gravando depsitos en la misma pantalla.
Paso siete:
permite gravar un solo depsito y se sale a la pantalla principal de Vinci.
Paso once:
permite que no grave un depsito y salirse a la pantalla principal de Vinci.
c) Abrir libro de bancos..:

Al darle un clic a esta opcin nos muestra la
pantalla llamada bancos en la barra principal nos muestra dos opciones la de
archivo y operaciones la que se utiliza para operaciones de bancos y en la parte
inferior botones de acceso directo.
Manual Vinci 4.5
- 41 -
El primer paso que debemos dar si se tiene ms de una cuenta bancaria y

deseamos una en especial es seleccionar la cuenta bancaria en la casilla de
seleccionar cuenta le damos un clic a la flecha que aparece del lado derecho y
nos muestra las cuentas y seleccionamos con la el usuario va a trabajar.
El ultimo paso es seleccionar el mes que se desea trabajar simplemente le da un

clic a la fecha que aparece del lado derecho de la casilla llamada Seleccionar
mes y se selecciona el mes y Vinci filtra la informacin trabajada en este mes.
Manual Vinci 4.5
- 42 -
Operaciones: Al darle un clic a esta opcin en el libro de bancos nos muestra la

siguiente informacin.
Introducir Cheque: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla para
ingresar la informacin de un cheque el cual fue explicado en la opcin de
bancos. Esta operacin se puede utilizar el botn Insertar de acceso directo
que aparece en la parte inferior de la pantalla o men principal de la pantalla de
Vinci.
Introducir Depsito: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla para
ingresar la informacin de un depsito el cual fue explicado en la opcin de
bancos. Se puede tener acceso por medio del acceso directo de la pantalla
principal de Vinci.
Introducir Nota De Dbito: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la
pantalla para ingresar la informacin de una nota de debito bancaria.
Manual Vinci 4.5
- 43 -
Los pasos para ingresar una nueva nota de debito son:

Paso uno:
Fecha: Se ingresa la fecha de la nota de dbito, ingresan primero el da, diagonal
o guin, mes, diagonal o guin y ao (12/03/03 o 12/03/2003 otra forma 12-0303) Vinci valida que la fecha no este fuera del periodo fiscal.
Paso dos:
No. Referencia: Se refiere a ingresar el nmero de nota de dbito.
Paso tres:
Cantidad: Se ingresa el monto por la que nos debitaron en el banco segn la
nota de dbito.
Paso cuatro:
se esta registrando la nota de dbito bancario.
Paso cinco:
el monto del lado del Haber nicamente se tiene que ingresar la cuenta o
cuentas contables que formaran el monto del lado del Debe.
Paso seis:
permite seguir gravando en la misma pantalla.
Paso siete:
permite gravar un sola operacin y se sale a la pantalla principal de Vinci.
Manual Vinci 4.5
- 44 -
Paso once:
permite que no grave la operacin y salirse a la pantalla principal de Vinci.
Introducir Nota De Crdito: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la
pantalla para ingresar la informacin de una nota de crdito bancaria.
Los pasos para ingresar una nueva nota de crdito son:

Paso uno:
Fecha: Se ingresa la fecha de la nota de crdito, ingresan primero el da,
diagonal o guin, mes, diagonal o guin y ao (12/03/03 o 12/03/2003 otra
forma 12-03-03) Vinci valida que la fecha no este fuera del periodo fiscal.
Paso dos:
No. Referencia: Se refiere a ingresar el nmero de nota de crdito.
Paso tres:
Cantidad: Se ingresa el monto por la que nos debitaron en el banco segn la
nota de crdito.
Paso cuatro:
Manual Vinci 4.5
- 45 -

se esta registrando la nota de crdito bancaria.
Paso cinco:
el monto del lado del Debe nicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas
contables que formaran el monto del lado del Haber.
Paso seis:
permite seguir gravando en la misma pantalla.
Paso siete:
permite gravar un sola operacin y se sale a la pantalla principal de Vinci.
Paso once:
permite que no grave la operacin y salirse a la pantalla principal de Vinci.
Modificar Operacin: Para utilizar esta opcin simplemente tenemos que
marcar o seleccionar la operacin que vamos a modificar ya sea cheque,
depsito, nota de crdito o dbito en la pantalla principal. Se selecciona esta
opcin nos muestra la pantalla para modificar cualquier opcin menos la fecha
del documento si se digito la fecha incorrectamente Vinci no permite modificar
la fecha, se tiene que eliminar o anular la operacin. Esta operacin se puede
utilizar el botn Modificar... de acceso directo que aparece en la parte inferior
de la pantalla.
Eliminar La Operacin: Para utilizar esta opcin simplemente tenemos que
marcar o seleccionar la operacin que vamos a eliminar ya sea cheque,
depsito, nota de crdito o dbito en la pantalla principal. Se selecciona esta
opcin y eliminan la operacin. Esta operacin se puede utilizar el botn
Eliminar de acceso directo que aparece en la parte inferior de la pantalla.
Anular La Operacin: Para utilizar esta opcin simplemente tenemos que
marcar o seleccionar la operacin que vamos a anular ya sea cheque, depsito,
nota de crdito o dbito en la pantalla principal. Se selecciona esta opcin y
anula la operacin y mantiene el correlativo de la partidas de diario.
Copiar Partida: Para utilizar esta opcin simplemente tenemos que marcar o
seleccionar la operacin que vamos a copiar una semana despus, uno, dos o
Manual Vinci 4.5
- 46 -
seis mes despus Etc. Con esta opcin se pueden copiar partidas de diario como
lo son la nomina del personal, seguros, alquileres los cuales son gastos fijos.
Mostrar Beneficiario / Concepto: Se utiliza esta opcin cuando solo deseamos
ver en el movimiento de bancos solo el beneficiario o ambos conceptos, queda a
criterio del usuario.
Bsqueda De Operacin: Se utiliza esta opcin cuando deseamos localizar una
operacin por el campo de fecha, No. partida, referencia o concepto. Esta
operacin se puede utilizar el botn buscar... de acceso directo que aparece en la
parte inferior de la pantalla.
Ordenar Libro...: Se utiliza esta opcin a criterio del usuario si desea ordenar
el libro por fecha, No. partida, referencia, fecha con nmero de partida y fecha
con nmero de referencia. Vinci mostrara la informacin segn el criterio
utilizado. Esta operacin se puede utilizar el botn Ordenar... de acceso directo
que aparece en la parte inferior de la pantalla.
Imprimir Movimiento de Bancos: el botn Imprimir de acceso directo que
aparece en la parte inferior de la pantalla y se puede imprimir por cuenta
bancaria, rangos de fechas.
Se le da un clic al botn Ver para que lo muestre en la pantalla y un clic al

botn imprimir para que se imprima automticamente el reporte a la impresora
predefinida.
Manual Vinci 4.5
- 47 -
OPERACIONES DE BANCOS
Archivo: Al darle un clic a esta opcin en el libro de bancos nos muestra la

siguiente informacin.
Abrir carpeta: Al darle un clic a esta opcin nos mostrara

empresas o proyectos para cambiarnos a otra contabilidad.
Manual Vinci 4.5
el listado de
- 48 -
Respaldo de datos: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla

llamada confirmacin
Al darle un clic al botn S Vinci realizara la copia de respaldo de seguridad de

los datos en la carpeta predefinida o disco externo de la informacin trabajada en
esta empresa. Si le da un clic a No cancelara el proceso y se sale a la pantalla
principal de Vinci.
Preparar Conciliacin: En esta opcin realizamos la conciliaciones mensuales,
al darle un clic nos muestra la pantalla llamada Conciliacin bancaria
Manual Vinci 4.5
- 49 -
Los pasos para preparar una conciliacin bancaria en la columna En bancos

son:
Paso uno:
Saldo anterior: Se ingresa el saldo o saldo inicial segn el estado de cuenta del
mes del banco que se esta conciliando.
Paso dos:
Total de cargos: Se ingresa el monto total de dbitos o sea el monto total de
ingresos segn el estado de cuenta del mes del banco que se esta conciliando.
Paso tres:
Total de abonos: Se ingresa el monto total de crditos o sea el monto total de
egresos segn el estado de cuenta del mes del banco que se esta conciliando.
Paso cuatro:
Saldo final: Se ingresa el saldo final segn el estado de cuenta del mes del
banco que se esta conciliando.
Paso cinco:
Movimientos en libros: Vinci muestra todos los depsitos, Notas de crdito y
dbito y cheques emitidos, todos con su respectiva fecha. Con este paso lo que
determinaremos son los cheques en circulacin o transacciones no operados
por el banco.
Se actualiza la fecha por cada documento en la columna fecha bancos segn el
estado de cuenta y se cotejan con los documentos que se muestran en la columna
de Referencia. No se les ingresa ninguna fecha a aquellos documentos que no
aparezcan en el estado de cuenta del banco.
Paso seis:
Movimientos no operados en libros: Aqu ingresamos aquellas transacciones
que no se tienen operadas contablemente en la empresa y el banco si las tiene
para poder conciliar el mes.
Paso siete:
Aceptar: Le damos un clic a este botn que aparece en la parte inferior de la
pantalla y Vinci grava la conciliacin del mes.
Paso ocho:
Cancelar: Le damos un clic a este botn que aparece en la parte inferior de la
pantalla y Vinci no grava la conciliacin del mes y se sale a la pantalla principal
del libro de bancos.
Manual Vinci 4.5
- 50 -
Imprimir Conciliacin: Con esta opcin imprimimos la conciliacin de

cualquier mes que se tenga conciliado en Vinci. Al darle un clic nos muestra la
pantalla imprimir conciliacin bancaria.
Se deben de llenar las casillas de la cuenta, periodo a consultar y si se desea que

se muestre en la pantalla se le da un clic al botn Ver, si se va a imprimir la
conciliacin se le da un clic al botn Imprimir.
CONCILIACIN BANCARIA
Manual Vinci 4.5
- 51 -
Imprimir movimientos: En esta opcin el reporte que se imprime es las

operaciones que se han operado en el libro de bancos, siempre se tiene que llenar
los campos obligatorios como lo son la cuenta bancaria, rangos de tiempos y
los filtros de datos quedan a criterio del usuario para generar el reporte.
Imprimir Partidas: en esta opcin imprimimos o observamos en pantalla todas
las partidas de diarios, siempre se tiene que llenar los campos obligatorios
como lo son rangos de tiempos y los filtros de datos si el usuario desea
imprimir por otro criterio por libro de bancos o diario general etc.
Cerrar bancos: Al darle un clic a esta opcin se sale a la pantalla principal de
Vinci, y tambin esta funcin la realiza el botn Cerrar de acceso directo que
aparece en la parte inferior derecha de la pantalla del libro de bancos.
d) Imprimir movimientos: Se utiliza esta opcin para no ingresar al libro de
bancos, siempre para poder generar el reporte se tiene que llenar los campos
obligatorios como lo son la cuenta bancaria, rangos de tiempos y los filtros
de datos quedan a criterio del usuario. Al darle un clic a esta opcin nos muestra
la pantalla .
Manual Vinci 4.5
- 52 -
e) Imprimir conciliacin: Esta ya se explico en la opcin libro de bancos en la

pagina 51.
f) Cuentas bancarias: En esta opcin definimos las cuentas bancarias que
manejaremos en la empresa esta pantalla es obligatoria llenarla.
Manual Vinci 4.5
- 53 -
Pasos para completar el llenado de esta pantalla son:

Paso uno:
Nueva... Se le da un clic a este botn que aparece en la parte inferior izquierda
de la pantalla para que nos habilite los campos para parametrizar una nueva
cuenta bancaria dentro de Vinci.
Paso dos:
Cuenta Contable: Se ingresa o se busca dentro del catalogo de cuenta el
nmero de cuenta contable que mover la cuenta bancaria.
Paso tres:
Datos Bancarios: Se ingresa el nombre del bancos y su nmero de cuenta
bancaria.
Paso cuatro:
Cheques: Se ingresa la numeracin de cheques y su prefijo si se desea.
Tambin para su impresin su formato y las abreviaturas de las personas que
intervienen y que se desean salgan impresa en el cheque voucher segn el
control interno.
Paso cinco:
Conciliacin bancaria: Se define como se desea que Vinci realice la
conciliacin bancaria si del libro a bancos o de bancos contra el saldo en libros
se selecciona una opcin. Tambin la impresin de nombres.
Manual Vinci 4.5
- 54 -
Paso seis:
Guardar: Despus de cumplidos los pasos anteriores le debe de dar un clic a
este botn que aparece del lado derecho de la parte inferior de la pantalla para
que guarde todos datos consignados en los campos de la cuenta bancaria. Y la
mostrara en la parte izquierda de la pantalla.
Los pasos anteriores tiene que dar si desea agregar una nueva cuenta bancaria en
Vinci.
Eliminar: Si desea eliminar una cuenta bancaria que ya se tiene creada y por
algn motivo la desea eliminar simplemente mrquela y dele un clic a este botn
y la eliminara de esta pantalla.
Cerrar: Al darle un clic a este botn nos mostrara la pantalla principal de Vinci.
g) Beneficiarios de cheques: En esta opcin guardamos todos aquellos nombres
de los beneficiarios a los cuales se les emite cheque rutinariamente y se asocia
con la cuenta contable de bancos. Al darle un clic a esta opcin nos muestra la
pantalla siguiente.
Para agregar simplemente escriba y le da Enter en cada campo.

Si desea borrar alguno simplemente oprima la tecla Ctrl y despus la tecla Supr
eliminara la lnea completa de la pantalla.
5. La quinta opcin que se nos muestra en la barra del men principal es Periodos y al
Manual Vinci 4.5
- 55 -
a) Mayor general:
La funcin de esta opcin es mostrar los movimientos en el debe y haber y su
saldo final de las cuentas de mayor y cuentas de detalle con la condicin que el
mes que se va a consultar tiene que estar cerrado si no lo esta mostrara en
blanco la pantalla. Al darle un clic mostrara la pantalla llamada Mayor
General.
El primer paso que debe hacer es seleccionar la Cuenta que desea consultar,
luego selecciona el mes y automticamente Vinci le mostrara el movimiento de
la cuenta.
Para salirse de esta opcin simplemente se le da un clic al botn Cerrar que
aparece en la parte inferior izquierda para que se nos muestre la pantalla
principal de Vinci
b) Balances:
La funcin de esta opcin es mostrar las cuentas balanceadas o cuadradas desde
su saldo inicia, el movimiento del mes y su saldo final, con la condicin que el
Manual Vinci 4.5
- 56 -
mes que se va a consultar tiene que estar cerrado si no lo esta mostrara en

blanco la pantalla. Al darle un clic mostrara la pantalla llamada Balances.
El primer paso que debe hacer es selecciona el mes que consultara y

automticamente Vinci le mostrara las cuentas balanceadas.
Para salirse de esta opcin simplemente se le da un clic al botn Cerrar que
aparece en la parte inferior izquierda para que se nos muestre la pantalla
principal de Vinci
c)
Cierre del mes:
Manual Vinci 4.5
- 57 -
La funcin de esta opcin es cerrar el mes que ya se a cuadrado y el cual ya no

sufrir ninguna modificacin, si despus de cerrado quiere modificar Vinci no
lo permitir, recuerde que puede trabajar sin correr este proceso hasta el ultimo
mes. Si le da un clic a esta opcin le aparece la pantalla llamada Aviso.
Esta pantalla es una alerta siempre mostrara el mes que va a cerrar si le da un

clic al botn S correr el proceso y siempre realiza una copia de respaldo, por
el contrario le da un clic al botn No cancela el cierre y se sale a la pantalla
principal de Vinci.
d) Cierre del Ao:
La funcin de esta opcin es cerrar el ao fiscal, recuerde de no cerrar con la
opcin anterior el ultimo mes. Dependiendo como se haya configurado el tipo
de cierre en la opcin configuracin de carpeta en la parte Cierre anual Vinci
asienta las partidas de cierre automticamente.
Cierre Total: Automticamente asentara las partidas de cierre de las cuentas de

ingresos y gastos dejndolas a cero y el resultado lo dejara en la cuenta
contable que se le defina en la cuenta de cierre. Y automticamente realiza la
partida de apertura para el siguiente periodo.
Cierre Resultados: No se cerraran las cuentas de ingresos y gastos las dejara
con sus saldos al terminar el ejercicio fiscal y los saldos los arrastrar para el
siguiente periodo y Vinci no asentara partida de apertura.
Manual Vinci 4.5
- 58 -
6. La Sexta opcin que se nos muestra en la barra del men principal es Presupuestos
a) Tablas Presupuestarias:
La funcin de esta opcin es crear con distintos nombres las tablas de
presupuestos como se nos requirieran. Al darle un clic a esta opcin nos
muestra la siguiente pantalla:
Primero se ingresa datos en la columna del Nombre se ingresa el nombre con

que se identificara la tabla de presupuesto.
Por ultimo se ingresa en las columnas las fechas de inicio y fin se ingresa la
fecha segn el periodo fiscal que tenga la empresa para que actualice la
informacin de las ejecuciones.
Siempre siguiente los dos pasos anteriores puede crear tantas tablas
presupuestarias como sean necesarias dentro de una empresa o proyecto.
Manual Vinci 4.5
- 59 -
b) Lneas Presupuestarias:
La funcin de esta opcin es agregar los reglones presupuestarios autorizados
para medir la ejecucin ya sea de ingresos o gastos. Al darle un clic a esta
opcin nos muestra la siguiente pantalla:
Los pasos que se debe dar para agregar las lneas presupuestarias son:
Paso uno:
Tabla Presupuestaria: Se selecciona el nombre de la tabla presupuestaria con
el nombre que se le halla asignado.
Paso dos:
Lnea: En esta columna las lneas presupuestarias pueden ser alfanumricas,
primero se ingresa el nmero principal al cual deseamos que agrupe el total de
las sublineas presupuestaria si se quiere sino simplemente agregamos los
renglones presupuestarios directamente.
Paso tres:
Nombre: En esta columna se ingresa el nombre
presupuestariamente cada lnea.
como se identificara
Paso cuatro:
Acumulara: En esta columna se ingresa el nmero al cual debe sumar o
acumular cada lnea presupuestarias.
Manual Vinci 4.5
- 60 -
Paso cinco:
Tipo: En esta columna se selecciona el tipo de lnea presupuestaria la primera
identificada como General lo que significa que es de agrupacin y la siguiente
Detalle lo que significa se les asignara montos presupuestados. Segn como se
estn creando las lneas se debe seleccionar uno de estos dos tipos de lneas.
Paso seis:
Presupuesto: En esta columna se ingresan los valores de los presupuestos a
cada una de las lneas presupuestarias de detalle.
Paso siete:
Origen de la lnea: En este apartado que aparece en la parte inferior izquierda
de la pantalla, el primer paso que debemos de dar es darle un clic o seleccionar
la lnea presupuestaria y luego seleccionar la cuenta del catalogo contable que
recibir transacciones en su ejecucin durante el periodo fiscal. Si la lnea esta
amarrada con varias cuentas contables se le puede asignar porcentajes diferentes
a criterio del usuario. Ejemplo la lnea de viticos que aparece en la pantalla
principal.
Imprimir: Este botn aparece en la pantalla en la parte inferior derecha, al darle
un clic nos muestra la pantalla llamada Estado presupuestario donde nos
permite ver en pantalla o imprimir el reporte de presupuesto
Al darle un clic al botn ver automticamente nos genera el reporte en pantalla y

los visualizaremos as:
Manual Vinci 4.5
- 61 -
En la comuna de ejecutado mostrara los valores acumulados a la fecha del

reportes si la cuentas que se relacionaron con cada lnea presupuestaria ya tienen
movimiento por medio de plizas o cheques.
Cerrar: Este botn aparece en la pantalla en la parte inferior derecha, al darle un
clic nos muestra la pantalla principal de Vinci.
Manual Vinci 4.5
- 62 -
7. La Sptima opcin que se nos muestra en la barra del men principal es Reportes y
a) Mayor: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla identificada como
imprimir mayor general:
Vinci tiene las opciones estandarizadas en las pantallas de impresin, si el

usuario necesita ver o imprimir todos las cuentas solo selecciona el mes inicio y
el mes final y le da un clic a imprimir o ver el reporte en pantalla, si por el
contrario solo una cuenta en especial simplemente ingresa en la parte de
Cuentas en las casillas Desde, Hasta. En la casilla Ttulo reporte se tiene
definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de manera diferente lo puede
hacer simplemente escribiendo en esta casilla el nuevo nombre.
Manual Vinci 4.5
- 63 -
b) Balances: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla identificada

como imprimir balances:
Vinci tiene las opciones estandarizadas en las pantallas de impresin en este

caso se selecciona los rangos de tiempos de Inicio a Fin. Con el objeto de ver el
reporte. En la casilla Ttulo reporte se tiene definido el nombre si el usuario lo
quiere nombrar de manera diferente lo puede hacer simplemente escribiendo en
esta casilla el nuevo nombre.
Manual Vinci 4.5
- 64 -
c) Balance de saldos: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla

identificada como balance saldos:

Manual Vinci 4.5
- 65 -

d) Balance General: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla

identificada como balance general:

caso se selecciona Balance hasta. Con el objeto de ver el reporte. En la casilla
Ttulo reporte se tiene definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de
manera diferente lo puede hacer simplemente escribiendo en esta casilla el
nuevo nombre.
Este reporte se puede generar detallado o resumido segn como lo requiera el
usuario.
Manual Vinci 4.5
- 66 -
e) Estado de Resultados: Al darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla

identificada como Estado de resultados:

Manual Vinci 4.5
- 67 -
Este reporte se puede generar detallado o resumido segn como lo requiera el

usuario.
f) Actividad por cuenta: La ayuda que proporciona este tipo de reporte es que si
se requiere llevar la integracin de algn gasto o cuenta en especifico y no se
requiere necesariamente por cuenta contable para que no crezca el catalogo. Al
darle un clic a esta opcin nos muestra la pantalla identificada como actividad
por cuenta:

caso se selecciona los rangos de tiempos de Inicio a Fin. Cuenta en especial, y el
marcado, con el objeto de ver el reporte. En la casilla Ttulo reporte se tiene
definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de manera diferente lo puede
hacer simplemente escribiendo en esta casilla el nuevo nombre.
Manual Vinci 4.5
- 68 -
g) Actividad por Marcado: Nos da la misma ayuda que el marcado por cuenta la
diferencia es en la seleccin del marcado y nos integra los movimientos segn el
rango de fechas de la consulta. Al darle un clic a esta opcin nos muestra la
pantalla identificada como actividad por marcador.
h) Reporte de Gastos: Este reporte filtra nicamente los movimientos de las

cuentas de gastos segn el catlogo contable. Al darle un clic a esta opcin nos
muestra la pantalla identificada como reporte de gastos.
Manual Vinci 4.5
- 69 -
Apndice B: El Men de Vinci

Men
Comando
Descripcin
Restaurar datos
En el caso de un dao en nuestra carpeta de

datos, podemos restaurar la ltima copia de
respaldo, a travs de este comando. Debes
tener mucho cuidado para realizar esta
operacin, pues perders la carpeta en su
estado actual al momento de restaurar, al ser
reemplazada por la copia.
Marcadores
Este comando abre la lista de marcadores. Los

marcadores son pequeos cdigos que se
pueden definir y escribir en los cargos y
abonos, como una forma simple y til de
marcar ciertas operaciones, normalmente
gastos. Despus podemos obtener la
informacin que deseamos a travs del reporte
de actividad por marcador.
Cierre de mes
Realiza la operacin de cierre del mes. Antes

del cierre, realiza un respaldo de datos, pues
despus del cierre no se podrn modificar los
datos del mes cerrado
Este comando realiza la consolidacin de los
datos de un mes. Solamente se proceder a la
consolidacin cuando est especificada en la
configuracin de carpeta la carpeta de
consolidacin, hay coincidencia en perodos y
catlogos de cuentas, y el perodo est abierto
Consolidar datos del mes
Manual Vinci 4.5
- 70 -
Men
Comando
Descripcin
en la carpeta de consolidacin.
Sistema
Cierre de ao
Realiza el cierre de mes para el ltimo mes del

ao y realiza la partida de cierre. Si el cierre
est definido como total en la configuracin
de carpeta, realiza en el siguiente mes la
partida de apertura.
Reporte de gastos
Permite ver un listado de las cuentas de gastos

para un perodo dado. Se puede aplicar un
filtro a las cuentas de gastos, usando los
comodines @ para un carcter y .. (dos puntos
seguidos) para varios caracteres.
Monitor de accesos al
sistema
Permite al administrador ver el listado de

accesos al sistema. En este listado contiene los
siguientes datos: nombre de usuario, usuario
de red, fecha y hora de entrada y salida.
Monitor de procesos
Permite al administrador ver el listado de los

procesos realizados en el sistema, con nombre
de usuario, usuario de red, fecha y hora de
inicio y final, y resultado del proceso. Tambin
permite ver el controlador de procesos del
sistema, que nos indica cuantos procesos
crticos, normales y de lectura estn
ocurriendo en ese momento en la carpeta.
Si no hay otros usuarios en red accediendo a la
carpeta, podemos eliminar procesos que hayan
quedado inconclusos en la carpeta, y que nos
estn causando el error proceso no autorizado.
roceso incompatible en ejecucin.
Monitor de usuarios en red Permite ver un listado de los usuarios de red

que estn accediendo a Vinci en el momento.
Manual Vinci 4.5
Procesos del sistema
Permite ver un listado de todos los procesos

que tiene Vinci, y los tipos de usuario que
pueden realizar cada proceso.
Informacin del sistema
Permite ver un listado con diversa informacin

del sistema operativo y de la computadora en
que estamos trabajando.
- 71 -
Men
Manual Vinci 4.5
Comando
Descripcin
Project Viewer
Permite ver la ventana Project Viewer, en la

edicin Standard de Paradox.
Utilidad reparar tabla
Permite acceder a la utilidad de reparar tabla

de Paradox.
- 72 -
Apndice C: El Teclado y el Ratn

Es importante hacer un buen uso del teclado y el ratn, sobre todo cuando estamos
aadiendo o modificando la informacin del sistema. Es importante conocer los siguientes
elementos:
Campo:
tambin llamado casilla, es cualquier espacio en la pantalla en que podemos

escribir algn dato. Ms adelante veremos como introducir, modificar o
borrar la informacin de una casilla.
Cursor:
tambin llamado punto de insercin, algunas veces es una rayita intermitente

y otras veces un cuadrito o rectngulo negro que selecciona parte o toda una
casilla. El cursor nos indica el punto en el que vamos a escribir los datos. La
diferencia entre las dos formas del cursor, es que la con rayita simplemente
escribimos los datos, y con el cuadrito estamos seleccionando algn dato,
podemos eliminarlo con la tecla Suprimir, y tambin se borra si comenzamos
a escribir, pues es reemplazado por el nuevo dato. Para cambiar entre las dos
formas del cursor, usamos la tecla F2.
Puntero:
tambin llamado flecha del ratn, nos puede ser til para trasladar el cursor
directamente a una casilla haciendo un clic sobre esta, o para activar
diferentes elementos de la pantalla, como botones, barras de men, listas,
etc. Tambin haciendo un solo clic..
** Importante: al trabajar con el ratn debemos tener en cuenta las siguientes caractersticas
de su funcionamiento: 1) lo que seala exactamente un punto de la pantalla
es la punta de la flecha; 2) es importante que no hagamos un doble clic en
ningn punto, si no estamos seguros de que es necesario hacerlo para realizar
determinada operacin; 3) se usar siempre el botn izquierdo (principal), el
que nos queda bajo el dedo ndice, a no ser que se nos indique alguna
funcin con el botn derecho (secundario).
Para desplazar el cursor dentro de una casilla, podemos usar las teclas Inicio, Fin, y las
Flechas del teclado, que precisamente se llaman flechas del cursor.
Para mover el cursor de una casilla a otra, usamos la tecla Tabulacin (TAB), para
moverlo hacia la siguiente casilla. Para desplazarlo a la casilla anterior, usamos siempre la
tecla TAB, pero manteniendo tambin presionada la tecla de maysculas ( ).
En adelante para referirnos a combinaciones de teclas, utilizaremos el smbolo de ms. Por
ejemplo, en el caso anterior, diramos +Tab, o sea maysculas ms tabulacin. Debemos
tener en cuenta que en todas las combinaciones de teclas hay una tecla muerta y una tecla
viva. Las teclas muertas normalmente son la mayscula (
), el control (CTRL) y las teclas
de alternar (ALT) y (ALT GR).
Manual Vinci 4.5
- 73 -
** Cuidado: la teclas de bloqueo de maysculas (BLOQ.MAY) y bloqueo numrico

(BLOQ.NUM) no son teclas muertas.
Las teclas vivas son todas las dems teclas, incluyendo letras, nmeros, tabulacin, Enter,
barra espaciadora, teclas de desplazamiento y teclas de funcin (F1 hasta F12)
Cuando cometamos algn error al escribir un dato, podemos presionar la tecla Escape
(ESC), y esto nos cancela el ltimo cambio, sin mayores complicaciones. En el caso que se
haya borrado un dato, y deseemos cancelar todos los cambios hechos al registro, tambin
podemos usar la tecla ESC.
** Cuidado: ante algn problema que desconocemos, no resolvemos nada, y s podemos
daar la informacin del sistema, si presionamos sin control la tecla ESC u otras teclas. En
ese caso llamar a un compaero o compaera con ms experiencia, al administrador del
sistema, o bien al autor.
En las casillas de chequear, que se muestran , se asume como respuesta:

S : chequeado
No: sin chequear
Para quitar o poner el cheque, puede usar el

ESPACIADORA.
ratn (solo un clic) o
la BARRA
Para activar la barra de men, puede hacerlo con un clic del ratn sobre la palabra
deseada, por ejemplo Archivo, y as sucesivamente hasta llegar a la operacin que
queremos realizar.
Existen listas definidas, que permiten seleccionar uno de varios datos predefinidos para
la casilla. Es importante usar estas listas, pues no solo nos ahorran tiempo, sino tambin
errores de escritura. Para seleccionar un dato de la lista, podemos usar tanto el teclado
como el ratn, segn nuestra preferencia.
Uso del ratn: primero hacemos un solo clic sobre el smbolo de flecha hacia abajo que
aparece a la derecha de la casilla, como se seala a continuacin.
Aparecer la lista de opciones, y seleccionamos del dato haciendo nuevamente un click

sobre este.
Manual Vinci 4.5
- 74 -
Uso del teclado: el cursor debe encontrarse en la casilla en cuestin. Para mostrar la lista
podemos usar la tecla F4 o la combinacin ALT+flecha ABAJO. Para seleccionar un dato
usamos las flechas ABAJO y ARRIBA, y cuando el cursor seale el dato deseado,
presionamos la tecla ENTER.
Flechas del cursor, ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA y DERECHA

Tecla
Funcin
Enter
Avanzar al siguiente campo
Escape
Deshacer escritura en un campo
Tabulacin
Al igual que Enter, avanza al siguiente campo
Shift + Tabulacin
Regresa al campo anterior
F2
Modificar el contenido de un campo. Al igual que en

Microsoft Excel, aparece el cursor de texto para que
podamos escribir o borrar.
F6
Modificar la lnea actual de un listado, por ejemplo

una cuenta, una partida o un cheque.
Ctrl + Suprimir
Eliminar una lnea (cuenta, partida, cargo o abono)
Ctrl + Inicio
Ir al inicio de un listado
Ctrl + Fin
Ir al final de un listado
Ctrl + F4
Cierra la ventana con que estamos trabajando
Alt + F4
Cierra la ventana con que estamos trabajando
Manual Vinci 4.5
- 75 -
Apndice D: Administracin del sistema
Cdigo
Tipo de usuario
Descripcin
ADM
Administrador
Tiene acceso a todas las funciones de Vinci.

Adems, tiene el men Sistema, que le brinda
herramientas de control e informacin de Vinci,
de los usuarios, la red, el Sistema Operativo,
etc.
SUP
Supervisor
Tiene acceso a todas las funciones, menos al

Control de usuarios, ni al men Sistema.
GER
Gerente
Tiene acceso a todas las funciones de obtencin

o visualizacin de informacin, pero no puede
introducir, modificar ni eliminar datos.
OAV
Operador avanzado
Tiene derecho a insertar, modificar y anular

partidas de diario, bancos y caja.
OME
Operador medio
Tiene derecho a insertar y modificar partidas de

diario, bancos y caja.
OBA
Operador bsico
Tiene derecho a insertar partidas de diario,

bancos y caja.
OBN
Operador de banco
Tiene derecho a insertar partidas de bancos.
Manual Vinci 4.5
- 76 -

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Guatemala. Diciembre 2006

Manual Vinci 4.5

Paso dos ingresar la nomenclatura o catalogo contable: La definicin o diseo de un

Manual Vinci 4.5

CAPITULO 1. INSTALACIN DE VINCI

Manual Vinci 4.5

CAPITULO 2. COMENZANDO EL TRABAJO CON VINCI

es la primera accin que

Manual Vinci 4.5

Para definir el control de usuarios y contraseas, ver al Apndice A, Administracin del

Manual Vinci 4.5

1. La primera opcin que se nos muestra en la barra de men principal es Archivo y al

Manual Vinci 4.5

Pasos para crear un periodo Fiscal:

La importancia de definir correctamente los perodos de operaciones contables

Manual Vinci 4.5

Datos del usuario

En la seccin que describimos, la primera casilla nos permite decidir qu tipo

Libros de diario. A continuacin veremos cmo definir la numeracin de

Prefijo. Esta casilla nos permite escribir hasta 6 caracteres (letras,

No. Partida. Este es propiamente el nmero de partida, que podr ser

Manual Vinci 4.5

Resultados. A todas las cuentas de los grupos Ingresos y Gastos se les

con un saldo cero. La diferencia de operaciones del perodo se debita o

Manual Vinci 4.5

Carpeta en la unidad de disquete A:\Mi_contabilidad

Unidad Zip o CD-RW

Otro sitio en el disco duro local C:\Vinci42\Respaldo\Mi_contabilidad

Recomendamos a los usuarios de Vinci que dispongan de un medio de

Los pasos para crear usuarios y asignacin de permisos son:

Los pasos para crear usuarios y asignacin de permisos son:

Entonces los pasos para crear una cuenta son:

Escribimos el nmero de cuenta, que puede contener hasta 20 caracteres

al nueve, letras maysculas y minsculas, y smbolos como guiones, puntos y

Escribimos el nombre de la cuenta de cuenta, que puede contener hasta 100

Seleccionamos de la lista el tipo de cuenta, que puede ser General o Detalle. Es

cuentas en dos tipos: cuentas de acumulacin de saldos General y cuentas de

Manual Vinci 4.5

Seleccionamos Cuenta Padre ingresando el nmero de cuenta a la que

En otras palabras, debemos especificar a qu cuenta esta acumular su saldo.

Manual Vinci 4.5

Manual Vinci 4.5

Manual Vinci 4.5

Insertar.... Al darle un clic a este botn nos muestra la pantalla de cuentas

Modificar.... Al darle un clic a este botn nos muestra la pantalla de

Eliminar la funcin de esta opcin es borrar las cuentas contables y la

Buscar Al darle un clic a este botn nos muestra la pantalla de buscar

Primero en la opcin de campo: Seleccionamos una de las dos bsquedas

Manual Vinci 4.5

Ordenar catlogo: Abre el cuadro de dilogo de ordenar el listado, que

El cuadro de dilogo nos permite imprimir el listado de cuentas completo o

Manual Vinci 4.5

d) Obtener Catlogo Externo..:

Cuando ya hemos diseado un catlogo de cuentas, y deseamos

Manual Vinci 4.5

Manual Vinci 4.5

CAPITULO 3. EL CICLO DE OPERACIN CONTABLE EN VINCI

Manual Vinci 4.5

Los pasos para ingresar una partida en el diario general son:

S el usuario por medio de partidas de diario desea operar la cuenta de bancos

Manual Vinci 4.5

Al darle un clic a este botn nos ayuda a cuadrar una partida de