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2- Mthodes ..................................................................................................... 10
2.1 Sur-stockage ........................................................................................................ 10
Gestion des stocks et sur-stockage ................................................................................. 10
viter le sur-stockage ...................................................................................................... 10
Les risques du sous-stockage .......................................................................................... 10
3- Comptabilisation .......................................................................................... 15
3.1 Variation des stocks ............................................................................................. 15
Dfinition......................................................................................................................... 15
Calcul de la variation des stocks ..................................................................................... 15
Interprtation.................................................................................................................. 15
Variation des stocks et comptabilit .............................................................................. 15
4- Archivage ..................................................................................................... 20
4.1 Introduction ......................................................................................................... 20
Dfinition de l'archivage ................................................................................................. 20
Classification ................................................................................................................... 20
Types d'archivages ..................................................................................................... 20
Types d'archives ......................................................................................................... 20
Donnes concernes ....................................................................................................... 20
La gestion de l'archivage ................................................................................................. 21
Archivage et normes ISO ................................................................................................. 21
1- Principes
1.1 Introduction
La gestion des stocks permet de bien grer ses stocks pour augmenter son chiffre d'affaires.
Toute entreprise, quelle que soit son activit, doit veiller assurer une bonne gestion des
stocks, ainsi qu'une efficacit dans la rotation des stocks et la gestion des approvisionnements
pour tre performante et viter le sur-stockage.
Plusieurs notions doivent tre dfinies.
Stock
Avant de parler de gestion des stocks, il faut commencer par dfinir le stock. Dans une
entreprise, les stocks sont composs :
des biens :
o achets ;
o fabriqus, ou en cours de fabrication ;
o destins la vente ;
o dfectueux, destins tre rpars ;
des lments de biens ;
des matires premires.
Stockage
Le stockage est le placement intelligent des stocks afin de pouvoir retrouver facilement un
ou des produits prcis. Le stockage, aussi appel entreposage, rpond des rgles afin de :
Rpondre la demande
La gestion des stocks est l'ensemble des procdures appliques par une entreprise pour
dterminer :
quand s'approvisionner ;
les quantits acheter.
La gestion des stocks est indispensable pour rpondre au mieux aux demandes des clients. Un
stock doit contenir les articles demands en quantit adapte.
Les responsables des stocks doivent donc connatre :
d'acquisition ;
de conservation ;
de dvalorisation.
viter :
la rupture de stock ;
le sur-stockage ;
minimiser les cots lis au stockage.
o
o
Formule de calcul
Le calcul de la rotation des stocks est le suivant :
(Stock de marchandises / Prix d'achat des marchandises vendues) 360
Interprtation
Selon l'activit de l'entreprise, le renouvellement des stocks peut tre plus ou moins frquent.
En plus du calcul de la rotation des stocks, il faut analyser :
Dfinition
L'approvisionnement, pour une entreprise, est le fait d'acheter des marchandises pour :
La mthode empirique
Pour grer les approvisionnements, la mthode dite empirique se base sur l'historique des
ventes. Pour satisfaire la demande des consommateurs et du march, la moyenne des ventes
est tablie et les chiffres de l'anne prcdente sont analyss.
La mthode prvisionnelle
La mthode dite prvisionnelle de gestion des approvisionnements tient galement compte des
ventes ralises, mais elle analyse en plus le contexte conomique et l'volution de la
demande.
Le Kanban
1.4 Sur-stockage
Principe
Les achats se font selon la demande.
Aucune anticipation n'est admise.
Le stockage est nettement rduit.
Les achats se font en fonction des besoins de
fabrication.
Cette mthode concerne majoritairement l'achat de
composants.
Les achats se font selon les commandes.
Un stock minimum est mis en place.
L'approvisionnement est progressif et varie selon
le volume de commandes.
Le premier signe de la mauvaise sant d'une entreprise est le sur-stockage, qui peut dcouler
d'une mauvaise gestion des approvisionnements ou des stocks, ou d'une rotation des stocks
insuffisante.
viter le sur-stockage
Stocker a un cot ; aussi, les entreprises ont tout intrt minimiser le sur-stockage.
En effet, le sur-stockage augmente :
Les frais engendrs par le sur-stockage impactent aussi les immobilisations des capitaux :
chaque produit stock diminue la trsorerie de l'entreprise, d'o la ncessit d'avoir une
rotation des stocks leve.
2- Mthodes
2.1 Sur-stockage
Le premier signe de la mauvaise sant d'une entreprise est le sur-stockage, qui peut dcouler
d'une mauvaise gestion des approvisionnements ou des stocks, ou d'une rotation des stocks
insuffisante.
viter le sur-stockage
Stocker a un cot ; aussi, les entreprises ont tout intrt minimiser le sur-stockage.
En effet, le sur-stockage augmente :
Les frais engendrs par le sur-stockage impactent aussi les immobilisations des capitaux :
chaque produit stock diminue la trsorerie de l'entreprise, d'o la ncessit d'avoir une
rotation des stocks leve.
Dfinition
Tout comme la mthode Kanban, la mthode du point de commande est utilise dans un
systme de flux tendus. Elle consiste dfinir un stock minimum qui, une fois atteint,
dclenche l'approvisionnement : cela permet de rduire le stockage et les cots associs.
de la consommation ;
de la production.
le passage de la commande ;
la rception de la commande par le fournisseur ;
le traitement de la commande ;
l'envoi et le transport de la commande ;
la livraison et la rception de la commande.
La mthode du point de commande est applicable dans toutes les entreprises, mais est souvent
privilgie par celles qui travaillent en flux tendus.
La mthode du point de commande possde de nombreux avantages, comme :
La gestion des stocks doit tre stricte afin de minimiser le risque de rupture.
Le dlai de livraison doit tre connu et pris en compte.
Il faut imprativement crer un stock de scurit pour assurer la production pendant
l'approvisionnement, ou en cas d'augmentation soudaine des ventes.
Les fournisseurs doivent pouvoir rpondre aux entreprises qui pratiquent le juste
temps et accumuler les stocks leur place : ils sont donc peu nombreux accepter.
Les entreprises qui pratiquent le juste temps prennent des risques. Pour les
minimiser, elles doivent bien s'entourer.
La mthode de juste--temps est difficile appliquer pour les entreprises qui n'ont pas
de commandes rgulires.
Dfinition et objectifs
Le Lean management vise rduire toutes formes de pertes vitables auxquelles les
entreprises font face.
Une entreprise peut appliquer les mthodes du Lean management pour :
rduire :
o les stocks ;
o les cycles de production ;
augmenter :
o la productivit ;
o la qualit.
Un tat d'esprit
Plus qu'un ensemble de mthodes ou de pratiques, le Lean management est un rel tat
d'esprit. Il vise la rduction des pertes :
de temps ;
de matire ;
d'argent.
l'limination de la surproduction ;
la rduction des dlais ;
une meilleure gestion des transports ;
la rduction des stocks ;
l'optimisation de la communication et de la formation ;
une meilleure qualit.
3- Comptabilisation
3.1 Variation des stocks
Plusieurs lments sont pris en compte dans la comptabilisation des stocks : outre l'inventaire
des stocks, la valorisation des stocks et la dprciation des stocks, il peut tre trs instructif de
calculer, tudier et analyser la variation des stocks.
Dfinition
La variation des stocks est la diffrence de stock entre le dbut et la fin de l'anne comptable.
Selon l'activit commerciale d'une entreprise, la variation des stocks peut tre :
positive ;
ngative.
Le stock initial et le stock final sont calculs grce un inventaire des stocks.
Le calcul de la variation des stocks est le suivant :
SI-SF = Variation des stocks
Interprtation
Il n'y pas d'explication unique dans chaque cas de figure :
Une variation des stocks positive peut tre explique par une augmentation de la
production ou de la capacit de stockage. Parfois, cela peut traduire un recul des
ventes.
Une variation des stocks ngative indique qu'il y a moins de marchandises en rserve.
Cela peut s'expliquer par un recul de la production ou une augmentation des ventes.
Calculer la variation des stocks entre le dbut et la fin d'un exercice. Dans ce cas
prcis, l'inventaire des stocks est mme obligatoire.
Organiser la production de marchandises.
Grer les approvisionnements.
un inventaire annuel ;
un inventaire tournant.
L'inventaire annuel
L'inventaire des stocks peut se faire une fois dans l'anne. Cet inventaire marquera la fois le
dbut et la fin d'un exercice.
Pour raliser un inventaire annuel des stocks, l'activit de l'entreprise doit tre
interrompue.
L'inventaire des stocks annuel inclut le dcompte total :
L'inventaire tournant
Parce qu'un inventaire annuel des stocks peut tre trop lourd, trop long ou trop pnalisant, de
nombreuses entreprises optent pour un inventaire tournant.
Le principe de l'inventaire des stocks tournant est de procder au comptage par type de stocks,
de produits, de lots ou encore de tranche.
Ce type d'inventaire ncessite un arrt partiel de l'activit. En revanche, il peut tre organis
sur plusieurs priodes propices l'inventaire.
Classification
Chaque type de stocks a une place bien prcise sur le bilan comptable :
Type de stocks
Matires premires
Cot d'acquisition
Marchandises
Cot d'acquisition
Cot de production
priodiquement ;
aprs chaque entre.
Dfinition
L'inventaire des stocks permet notamment de procder la valorisation des stocks. Grce
l'valuation des stocks, les entreprises connaissent la valeur des stocks en temps rel :
Si cette valeur est suprieure, cela signifie que le stock s'est bonifi.
En revanche, si la valeur du stock est infrieure, on parle de dprciation des stocks.
Comptabilit
Constatation ncessaire
A la fin d'un exercice comptable, si le stock d'une entreprise a perdu de la valeur, sa
dprciation doit tre constate.
Pour constater la dprciation des stocks, les entreprises doivent tenir compte de 2 valeurs :
Dans la majorit des cas, la dprciation des stocks est due une mauvaise gestion des stocks
et des approvisionnements. En effet, ce sont les produits les plus anciens ou les produits
obsoltes qui sont les plus difficiles vendre.
Le principe de prudence, qui prend en compte les imprvus qui se sont produits
pendant l'exercice,
Le principe des cots historiques, qui prend en compte le prix d'achat des
marchandises et matires premires.
4- Archivage
4.1 Introduction
Un document archiv ne peut plus tre modifi.
Quelle que soit la forme ou l'activit de l'entreprise, l'archivage est une ncessit.
Dfinition de l'archivage
L'archivage est dfini par l'ensemble des actions qui ont pour objectif de grer les archives,
savoir :
ranger ;
trier, organiser, classer ;
conserver, scuriser.
L'archivage des documents est une activit qui concerne toutes les entreprises et qui doit tre
strictement encadre.
Classification
L'archivage rpond des rgles : il doit tre organis, prcis et rgulier. Un bon archivage
permet de retrouver n'importe quel document rapidement.
Types d'archivages
Il existe plusieurs types d'archivage :
Types d'archives
On recense :
Donnes concernes
La gestion de l'archivage
Toutes les entreprises qui font appel l'archivage possdent :
Une priorit est accorde selon l'importance des donnes archiver. Elle prend en compte :
Identification et authentification
L'identification des documents archiver est automatique. L'identification est ncessaire,
puisqu'elle dtermine l'authenticit des archives et donc les conditions de conservation qui
seront utilises.
Pour authentifier les documents d'archives, les dater et s'assurer qu'ils n'aient pas t modifis,
les professionnels peuvent faire appel des techniques telles que le microscope, le carbone 14
ou le rayon X.
En savoir plus : archivage
Conservation et consultation
Tout comme la gestion des archives, la conservation et la consultation des documents archivs
sont soumises des rgles strictes afin de ne pas les perdre ou les dtriorer.
Dans les grands centres de conservation des archives, toutes les personnes qui veulent
consulter des documents archivs papier sont inscrites sur un registre. Les documents
consultables sont quant eux protgs.
4.3 Conservation
La dure de conservation d'une archive dpend des donnes qu'elle contient.
Le systme d'archivage et de conservation des archives doit tre suffisamment efficace pour
assurer la prservation des donnes jusqu' la fin du cycle de l'information.
Registres.
Rapports.
Bilans.
Procs verbaux.
Archivage conservation
Archive
Conservation vie.
Dans le cas o une entreprise cesse
son activit, les documents sociaux
Originale
doivent tre conservs 30 ans aprs
la cessation d'activit.
Documents comptables :
Comptes, journaux.
Contrats, bulletins.
Factures, avoirs, bons
Conservation : 10 ans
de commande.
Documents TVA.
Documents
bancaires.
Originale
Documents commerciaux :
Contrats.
Accords.
Conservation : 30 ans
Commandes.
Documents relatifs
aux marchs publics.
Documents concernant le
personnel :
Livres de paie,
Conservation vie.
Dans le cas o une entreprise cesse
son activit, les documents sociaux
doivent tre conservs 30 ans aprs
Originale ou
reproduction (hors
documents
officiels)
Originale ou
reproduction (hors
documents
officiels)
bulletins, certificat.
Documents fiscaux.
Documents relatifs
aux accidents du
travail.
la cessation d'activit.