€ /Aspel Sistema de Administracién Empresarial Aspel-SAE Version 4.0 Guia Curso Avanzado UsuarioElaborada por: Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de CV. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jerénimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 Mayo/2006. Aspel es una marca registrada de Aspel de México S.A. de CV. ismo Aspel de México S.A. de C.V. se reserva el derecho de revisar periddicamente este documento y hacer cambios en el contenido del mismo, silo considera necesario. Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas registradas por sus respectivas companias. Cualquier duda 0 comentario al respecto de este documento, favor de notificarlo a: ursos@aspel.com,mx.10. nn. 2. 2B. 4. 15. INTRODUCCION. 1.1 Defini 12 Objetivo del Curso. METODOS DE COSTEO 21 Defini 22 Costo Estinda 2.3 Costo Promedio 2.4 Costo U.EPS (LIFO} 25 Costo P.EPS (FIFO) 26 _Costo Identificado.. CALCULO DE IMPUESTOS. Definicién..... 42 Descuento Comercial... : de Oferta 44 Descuento Financiero.. PRORRATEO DE GASTOS INDIRECTOS.. 5.1 _ Defini APLICACION, 6.1 Definicién \VENTAS/COMPRAS A PLAZOS. 7.1 Definicién. PROCESO DE AJUSTE CAMBIARIO.. 81 91 9.2 Control de Archives... 9.3 Respaldo de Archivos 9.3.1 Generacién de Respaldo.. 9.32 Reinstalacién de Respaldo. 9.3.3. Reinstalacién de Respaldo. 9.4 Actualizacién de Archivos... 95 Corte Anual BASE DE DATO: 10.5 Manejo En MS-SQLF.... 106 Tablas del Sistema. 10.7 Vinculacién de Tabla: 108 _ Consultas. DESBLOQUEO DE DOCUMENTO: 11.1 Definicién. INTERFASES. 12.1 Definici 12.2 _ Interfase Ban 123 _ Interfase COl.. ‘ANEXO DE EDITORES 13.1 Definicién. 13.2 Ciclos del Sistema... 13.3. Compras y Facturas, 13.4 Ciclo de Partida.. TBS Ciclo de Seti€ vvinnm : 13.6 _ Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.. EXPORTACION DE INFORMACION 14.1 Copiado Especi 142 _ Exportacién.. ESTADISTICAS.151 152 16. _ FUNCIONES CRM... 16.1 162 163 164 165 166 167 168 169 17. ASPEL-AL ee EN LINEA. Wa Estadisticas. Personalizacién de Consuttas. Defini 2Qué es un CRM Customer Relationship Management ? ‘Aspectos a considerar para una éptima implantacién de un Médulo CRM. gPara qué sirve la implantacién de un CRM?.. . < ‘Administracién de Contacto: Registro de una Campatia ‘Administracién de Clientes. Bitacora de Movimientos. Expediente del Cliente. Generales, SIMBOLOGIA mapon Tips de uso. Tipo de reporte. Ruta de acceso. Advertencia Practica Requisitos: & Operacién basica del sistema operativo MS-Windows® 98, NT4.0, 2000, XP, 2003 o superior. 1 Haber asistido al curso previo. Conocimientos basicos de redes. Conocimientos de bases de datos. © Conoci jentos de MS-Excel® Nombre del participant Centro de capacitacién: Nombre del asesor: Correo electrénico: Fecha:INTRODUCCION 1.1 Def EI sistema Aspel-SAE 4.0 para Windows® es un sistema disefiado y enfocado para servir como una herramienta tecnolégica que permita alcanzar a la empresa la automatizacién de los procesos administrativos derivados de la relacién comercial que sostiene con sus Clientes y Proveedores, y que en conjunto con un correcto andlisis de los procesos del negocio permitira optimizar el uso de los recursos, eficientar las operaciones a todos los niveles de la empresa y finalmente con el uso oportuno de la informacién mantenerla competitiva en el ambiente dinamico {que predomina en la micro, pequefia y mediana empresa. Gracias a su disefio amigable se vuelve un sistema facil de usar que permite a través de sus diferentes médulos y procesos mantener la informacién actualizada en todo momento, tener un control preciso sobre la misma, ‘optimizando en todo momento el uso de los recursos de la empresa. Ademés de tener la garantia de que incluye y contempla siempre lo mas actual en lo que a temas fiscales y tecnolégicos se refiere, ayudando a las empresas a mantenerse a la vanguardia. 1.2 Objetivo del Curso Este curso tiene como principal objetivo la capacitacién del personal administrativo de la empresa para conocer a detalle los cdlculos del sistema tales como el manejo de los diferentes tipos de costeo de acuerdo a la legislacién vigente, el prorrateo de gastos indirectos y las operaciones en general con moneda extranjera. Se entendera de manera profunda procesos tales como la aplicacién de intereses moratorios, el registro de compras y ventas a plazos y la aplicacién y utilidad de las Politicas de Oferta en el médulo de Facturas y vendedores. Ademés este curso resulta de gran utilidad para aquellas empresas que cuentan con otro sistema de la linea Aspel como los son Aspel-BANCO 3.0 0 Aspel-COl 5.0 conociendo su configuracién y operacién, y aprovechar las ventajas que representa para la simplificacién de operaciones ya que se evita la doble captura, y se mantiene integrada la informacion con las diferentes areas como Contabilidad, Crédito y Cobranza y Pagos evitando errores en la recaptura desde otro sistema. ‘Ademds proporcionaré al administrador del sistema Aspel-SAE 4.0 de los conocimientos necesarios para mantener la integridad de la base de datos, mediante procesos sencillos de mantenimiento como lo son el desbloqueo de documentos y el Control de archivos. Se detalla ademas el procedimiento para que de acuerdo a las necesidades de informacion y los recursos humanos y tecnolégicos de la empresa se pueda convertir y ‘manejar la base de datos en un formato diferente al nativo Paradox, como son MS-SQL, DBase, entre otros. Dotaré de los conocimientos minimos necesarios para realizar la edicién y la generacién de nuevos reportes para ajustar el sistema a las necesidades de informacién especificas de la empresa. Para ello utilizara sentencias SQL para la manipulacién y el andlisis de la informacién siendo indispensable conocer la estructura basica de la base de datos. Se analizara a detalle la estructura y la operacién de una de las nuevas caracteristicas de la version 4.0 que es la inclusién de un médulo con funciones de CRM (Customer Relationship Management) que permite enfocar las estrategias comerciales de la empresa para mantener y generar fidelidad en los clientes, asi como la captacién de nuevos prospectos. Y finalmente se estudiard otra manera més para la explotacidn y uso de los datos mediante las Estadisticas predefinidas en el sistema, asi como la creacién de nuevas que permitan a las personas con poder de decisién dentro de la organizacién tener una mejor interpretacién mediante graficas y poder asi planear las estrategias de la empresa. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0FE Aspel: 2. METODOS DE COSTEO 2.1 Definicién (Ruta de Acceso: Ellnventarios / Archivos / Inventarios y servicios y/o con el icono |) Debido a la fluctuacién de los precios, el inventario puede conformarse por articulos “idénticos” adquiridos a distintos costos en diferentes fechas. A efecto de determinar la utilidad por la comercializaci6n de los productos existen diferentes métodos de valuacién de inventarios. Dependiendo del nivel de rotaci algunos otros factores como son: estacionalidad, caducidad, formas de almacenaje, politicas de reposicién, necesidad de controlar el rendimiento de materiales, la situacién de la empresa o incluso factores externos a la como la inflacidn o deflacién, etc., es indispensable elegir un método de costeo que permita de acuerdo a la naturaleza del producto determinar los costos lo mas preciso posible y que ademas sea un método aprobado por las leyes para ser empleados y contablemente aceptado. Por ejemplo en una empresa que tiene una baja rotacién de inventarios, o los materiales empleados tuvieran un costo elevado y caracteristicas que permitieran identificar cada unidad de manera especifica (nimero de serie) no resultaria dificil evar a cabo el etiquetamiento de los materiales con su costo especifico -es decir identificar cada producto de acuerdo al documento de compra- y Uevar un registro y control de los costos de dichos productos, aunque por el contrario, esto podria resultar inoperable y provocaria incurrir en costos innecesarios ademds de prestarse a objeciones debido a la facilidad con ‘que pueden asignarse costos arbitrarios si la rotacién de inventarios fuese elevada. Es responsabilidad de la empresa elegir y adoptar algin método de costeo de productos y requisiciones de materiales, para cargar las cuentas subsidiarias de control y acreditar el inventario para materiales. Algunos de los métodos de costeo que se emplean més frecuentemente para la valuacién de inventarios, avalados por la ley, y que estan disponibles en Aspel-SAE 4.0 son: ae UEPS (Ultimas Entradas Primeras Salidas) Quers S PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) OpPers © Promedio Pramadia, OE stander Estindar Oildentiticado ——_dentificado Figura 2.1-1 Tipos de Costeo. ‘Es importante mencionar que el método de costeo seleccionado debers utilizarse para todo el afio fiscal que se trate ya que asi lo establece la ley, por lo que NO es recomendable modificar el tipo de costeo de los productos una vez que ya se hayan registrado movimientos al inventario, y en ese sentido resulta relevante seguir la regla basica en la asignacién de los Perfiles de usuarios en Aspel-SAE 4.0: “otorgar lo menos posible necesario para que cada usuario pueda desempeniar sus labores cotidianas y evitar asi un mal uso de la informacion’ A continuacién se describiré el funcionamiento de cada método de costeo y se ejemplificaran para una mejor ‘comprensién de su aplicacién, 2.2 Costo Estandar Es la cantidad que, segin la empresa, deberia costar un producto o la operacién de un proceso durante cierto periodo, sobre la base de ciertas condiciones de eficiencia, econémicas y de otros factores. El manejo de costeo esténdar es muy sencillo, Unicamente se debe de tener en cuenta, que NO REALIZA NINGUNA OPERACION al momento de realizar movimientos de entrada y salida al almacén. Notas del asistente:E Aspel Si Las principales ventajas son: Pueden ser un instrumento importante para la evaluacién de la gestién. Cuando las normas son realistas, factibles y estén debidamente administradas, pueden estimular a los individuos a trabajar de manera mas efectiva. Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implantar programas de reduccién de costos concentrando la atencién en las dreas que estan fuera de control. Son itiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes. El mismo proceso de establecer las normas requiere una planificacién cuidadosa en éreas como la estructura de la organizacién, asignacién de responsabilidades y las politicas relacionadas con la evaluacién de la actuacién. Son tiles en la toma de decisiones, particularmente si las normas de costos de los productos se segregan de acuerdo con los elementos de costos fijos y variables y si los precios de los materiales y las ‘tasas de mano de obra se basan en las tendencias esperadas de los costos durante el afio siguiente. Pueden dar como resultado una reduccién en el trabajo de oficina. Limitaciones de los costos estandar: Por ejemplo, si en el catélogo de inventar Ailtimo costo de $0.00, se realizan opera EL grado de rigidez o flexibilidad de los estandares no puede calcularse de manera especifica. las normas tienden a adquirir rigidez aun en periodos relativamente cortos. Mientras que las condiciones del mercado cambian constantemente, las revisiones de las normas pueden ocurrir a intervalos poco frecuentes. Estas revisiones crean problemas especiales relacionados con el inventario. Otra limitacién es la inflaci6n, que obliga a cambiar constantemente estos estandares. al dar de alta un articulo con un costo promedio de $500.00 y un ies de compra o venta, se mantendré estatico el campo de costo promedio, es decir, no se vera afectado bajo ninguna circunstancia y el campo iiltimo costo si sera actualizado de acuerdo al costo establecido en las recepciones realizadas. Figura 22-1 Método de costeo estdndar. Al utilizar este tipo de costeo, en el kardex del producto siempre aparecerd la misma cantidad en el costo, como se muestra en la ventana si Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 3ree Figura 2.2-2 Kardex del producto con costo estandar. Para los casos en que el costo sugerido en una compra es de cero (0.00), entonces tendré ese mismo costo promedio en el catdlogo de inventarios, es decir, el primer movimiento seré el que determine el costo del producto, a menos que se modifique manualmente. 2.3. Costo Promedio La determinacién del costo a través de este método, se basa en la siguiente formula: oe [Existencia * Ultimo costo promedio) + (Cantidad del mov. * Costo mov. ss (Existencia + Cantidad del mov.) (+) En caso de ser movimiento de entrada es +, y en caso de ser movimiento de salida es - Donde: CP, = Costo promedio resultante de la operacién de entrada o salida afectada por cualquier concepto. Existencia = _ Son las existencias actuales antes del movimiento realizado. Ultimo Costo = Ultimo costo promedio registrado en el catalogo de inventarios antes del promedio movimiento, Cantidad del = Cantidad de entrada del movimiento. mov. Costo mov. = __Costo con el cual se realiz6 la entrada al almacén. Para los movimientos siguientes, se visualizaré el célculo del costo promedio en base a entradas. Por ejemplo, se realizan dos movimientos de entrada, con los respectivos costos unitarios. 3 *** Ejemplo / Practica *** a) Dar de alta en Aspel-SAE el producto con los siguientes datos. Clave w Descripcién _Ejemplo de Costeo Promedio Costeo Promedio Notas del asistente: 4 Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0b) Realizar la siguiente compra (el proveedor puede ser cualquiera). Movimiento # 1 ArticuloW Existencias, 0.00 Ult. costo prom. 0.00 Cant. de entrada 5.00 Costo unit. entrada $50.00 ) Analizar el siguiente catculo: CAlculo del costo promedio; Para determinar el costo promedio, ya teniendo los datos anteriores, se procede al calculo del mismo, basandose en la férmula antes mencionada. Sustitucién: cl (0 * 0.00) + (5 * 50.00) = (0+5) ” (0 * 0,00) + (250) bet ors) 250 oo» ——_—® P= 50.00 Dentro del detalle del producto en la pestafa de registro y acumulados se puede observar que para este primer movimiento el tltimo costo es igual al costo promedio con un monto de $50.00. Aeon emg oneness ee renee wom Feteamacners tems Figura 23-1 Afectacién de los costos. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 5~Aspel )Realizar la siguiente compra: Movimiento # 2 Articulo W Existencias 5.00 Ult. Costo Prom. 50.00 Cant. de entrada 3 Costo unit. entrada 60.00 e) Analizar el siguiente célculo: Sustitucién: a (5 * 50.00) + (3 * 60.00) +3) f) Se debe revisar el detalle de producto: rrr Des reese yeaa Megovoy cums | Ow Serer a (eecrmctn Genta renes Pentre or te 0000 rt ‘oa sto oo Fenasnacoare oat Figura 2.3-2 Afectacin de los costos. @) Realizar las siguiente venta: Movimiento # 3 Articulo W Existencias 8.00 Ult. costo prom. 60.00 Cant. de salida 5 Costo unit. salida 53.75 Notas del asistente: 6 — Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 40fh) Analizar el siguiente catculo: Sustitucién: ae (a* 5375) & + 53.75) ce ss0.00) | (268.75) ae dates Se debe revisar el detalle de producto: Figura 23-3 Afectacién de los costos. i) Se debe revisar el Kardex de producto: Unesase sada pz Feona ama compra noe Unigedseenvaca ot Stoke ‘9.00000 Cora ge amacen Stk misono 00000 Tipo gecostea—Promedio eatecla 2.00000 eras 1 “ienaits compas | 2 eras [compas | 1 { 00009} 0000 canting 00000) 00000) soon ‘0009 Totes era636 00000 Satdas 500000 00 Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0E Aspel: 24 — Costo U.EP.S (LIFO) En el método de costeo de Ultimas Entradas Primeras Salidas, las “emisiones” de materiales durante un determinado periodo de tiempo se valiian segin el costo de la ultima compra, luego el costo de la peniiltima compra y asi sucesivamente, por eso se dice que al igual que el método P.EP.S. se basa principalmente en el manejo de capas, las cuales van a ir disminuyendo o aumentando con respecto a los movimientos de entrada y salida. Viendo esto, se podria comparar con una torre de discos. Este método es andlogo a una torre de discos donde los ultimos que se colocan, son los primeros que deben salir. $ $ Capa 3 Compra $ Capa 2 Compra $ Capa 1 Compra $ *** Practica / Ejemplo *** a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto: Clave x Descripcién _Ejemplo de MC UEPS Costeo OuEPS b) Se hacen tres compras de 10 productos, con un costo de $20.00, $40.00 y $60.00 respectivamente, quedando de la siguiente forma: 3°. Capa 10 Piezas $60.00 2°. Capa 10 Piezas $40.00 1".Capa 10 Piezas $ 20.00 ) Analizar el siguiente calculo: Movimiento # 1 Movimiento # 2 Movimiento # 3 Sustitucién: Sustitucién: Sustitucién: ‘cp __10* 0.00) + (10+ 20.00) ‘p= {10 2000) + (10 * 40.00) ‘cp _{20*30.00) + (10 * 60.00) (0+ 10) - TiO 10) (sto) (200) + 200.00 (200.00) + (400.00 a con) coo o- — sagen — eo, (G0) 20090__ d 120.0 es SS 4) Sise registra una salida (venta) de 12 unidades, estas se descontaran de la capa superior, si las existencias no fueran suficientes se tomarian las unidades faltantes de la siguiente capa disponible hacia debajo de la torre y asi sucesivamente, quedando las capas de la siguiente forma: 3°. Capa 0 Piezas $60.00 2°. Capa 8 Piezas $40.00 1. Capa 10 Piezas $20.00 Notas del asistente: 8 — Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0fe) Analizar el siguiente célculo: oereper eset Monimnleeals 5 § gooEe Sustitucior _ -(30* 40.00) (12 *$6.66)s crn se eee 1200.00) - (67992) co. —{annnd ierss2) 520.08 c= 8 e-[ es] f) Verificar el catculo en el detalle del producto: Figura 2.4-1 Calculo del CP bajo UEP. ‘Cuando se registran movimientos de salida, el costo total del movimiento se convierte en una variable, ya que se determina de acuerdo al costo individual de cada unidad dependiendo de la capa que de la que haya sido retirado, en el ejemplo se calcula como se muestra a continuacié 10 de $60.00 y 2 de $40.00, dando como resultado 600.00 + 80.00 = 680.00. y este monto se divide entre el niimero de piezas que saldrén 680.00 / 12 = 56.66. a) Verii 1r los movimientos realizados en la consulta del Kardex. 000 bat igure 2.4-2 Kardex del producto. h) EL costo operado se obtiene de la siguiente manera: Costo operado = (10 unidades de la capa 3* Costo 60)+(2 unidades de la capa 2*Costo 40) Costo operado = (10*60)+ (2*40) = 600+80 = 680 Finalmente el costo unitario se obtiene de dividir el costo operado entre el niimero de unidades, y se puede consultar haciendo doble clic u oprimiendo = sobre el movimiento al inventario. Costo unitario into Costo unitario ‘osto operado / unidades del mo 980 / 12 = 56.66667 Notas del asistente:Figura 2.4-3 Costo unitario del movimiento de salida 25 Costo P.EP.S (FIFO) EL método denominado Primeras Entradas Primeras Salidas consiste en que los costos unitarios de los primeros materiales comprados que estén todavia en inventario, serén los que se utilizaran en primera instancia para valuar los materiales consumidos. Cuando el consumo de materiales es suficiente para agotar las unidades de la primer compra, los materiales se valuardn usando los costos unitarios de la segunda compra durante el periodo y asi sucesivamente, Cuando se emplea el método P.EP.S,, el costo de los primeros materiales que entran (comprados) seré el costo asignado a los primeros materiales que salen (vendidos). Bajo el método P.E-P.S,, cualquier material en existencia se valiia segiin los ultimos costos. Este método es analogo a una fila de personas, donde el primero que llega es el primero que es atendido. CapaS Venta s Capa4 Venta $ Capa 3 Compra $ Capa2___ Compra 3 Capa Compra/Venta | $ O PEEPS. O Para efectos de este ejemplo/practica se realizarén exactamente los mismos movimientos que con el método anterior y asi apreciar la diferencia en el costo al realizar el calculo bajo el método de costeo PEPS. 1 *** Practica / Ejemplo * a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto: Clave Y Descripcién _Ejemplo de MC PEPS Costeo OPEPS Notas del asistente: 10 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0EAspel: b) Se hacen tres compras de 10 productos, con un costo de $20.00, $40.00 y $60.00 pesos respectivamente, quedando de la siguiente forma: 3°, Capa 10 Piezas, $60.00 2", Capa 10 Piezas $40.00 1°. Capa 10 Piezas $20.00 ) Analizar el siguiente célculo: Movimiento # 1 Movimiento # 2 Movimiento # 3 Sustituciéi Sustitucién: Sustituci6n: cp= — 1070.00) + (10* 20.00) ‘cp = (10 20.00) + (10 * 40.00) cp = —(20.730.00) + (10 * 60.00). nf (O 10) Z (io-+ 10) 7 (20 F190) p= {0.00} + (200.00) i (200.00) + (400.00) cp-x {600.00 + (600.00) - 0) (20) a (G0) 200.00 1600.00 1200.00 c= 8 P= ‘at c= 0 e-[ a] os[nmn tee] of es | Hasta aqui las capas formadas y su costo son exactamente igual que en el método anterior. d) Si se hace una salida por la cantidad de 12 articulos, estos se tomaran del ultimo al primer movimiento realizado, quedando las capas de la siguiente form: 3". Capa 10 Piezas $60.00 2%. Capa 8 Piezas $40.00 1°. Capa O Piezas $20.00 Y basandose en esto se seguiré calculando el dltimo costo y el costo promedio. €) Analizar el siguiente calculo: Movimiento # 4 Sustitucién: naa f) Verificar el calculo en el detalle del producto: Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 1Figura 25-1 Costo promedio mediante 8). Verificar el Kérdex del producto: igura 2.5-2 Kardex del porducto, Cuando se registran movimientos de salida, el costo total del movimiento se convierte en una variable, ya que se determina de acuerdo al costo individual de cada unidad dependiendo de la capa que de la que haya sido retirado, en el ejemplo se calcula como se muestra a continuacién: 10 de $20.00 y 2 de $40.00, dando como resultado 200.00 + 80.00 = 280.00. y este monto se di piezas que saldran 280.00 / 12 = 23.33 entre las hh) En a siguiente imagen se puede apreciar los costos generados por el movimiento de salida: (renee Notas del asistente: Figura 2.5-3 Costo unitario del movimiento de salida. 2 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0FE Aspel i) Considere la siguiente comparacién tomando en cuenta que se realizaron exactamente los mismos itos para cada uno de los dos métodos: Costos Método de Costeo UEPS _PEPS Costo unitario de salidax 12 Ps 56.66 23.33 Costo Promedio Final 2889 51.11 Resulta importante mencionar que de acuerdo al método de costeo no necesariamente coincide con el flujo real el uso del método PEPS no significa necesariamente que los materiales mas de los de es de antiguos son los que se usan retiran versa en el caso del método UEPS. 2.6 Costo Identificado De acuerdo a la reforma fiscal 2005 publicada en el Diario Oficial de la Federacién del 1 de Diciembre de 2004 y las modificaciones realizadas a la LISR, y especificamente en el articulo 46-G se establecen los métodos de valuacién de inventarios autorizados. Uno de ellos es el mencionado en la Fraccién Ill y establece como in del contribuyente utilizarlo cuando el costo unitario de sus productos es superior a $50,000 y ademas icado por medio de un nimero de serie. Si bien el método de costeo es un concepto nuevo en sfe es importante mencionar que los métodos de costeo tienen su fundamento en el Boletin C-4 de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Su funcionamiento en Aspel-SAE 4.0 se define a continuacién. 1 *** Practica / Ejemplo *** a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto, donde ademas se activa el manejo de Numeros de serie: Clave Zz Descripcién __Ejemplo de costeo identificado Costeo © Identificado: NumsSerie Si b) Se realiza una compra de 2 unidades a un costo unitario de $52,000, con los niimeros de serie NP800432762925 y NP800456172436. Al analizar el calculo se puede observar de la siguiente manera: Movimiento #1 Sustitucién: (0* 0.00) + (2 * 52,000.00) or cy= (020) 104,00 co 4.0 P= 52,000.00 Notas del asistente Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Figura 2.6-1 Costo promedio utilizando Costo Identificado, io de 75,000 quedando registrado el ) Si captura una venta de una unidad con precio uni ‘movimiento dentro del kérdex del producto: 4) Analizar el siguiente célculo: Movimiento # 2 Sustitucién: (2* 52,000.00) -(1 + 52,000) = oo) ie 104,000.00) - (52,000.00) = —Ltoannons) 2.00000) a 7 EL manejo del método de costeo identificado tiene el mismo funcionamiento que le método de costo promedio con la diferencia de que en esta version de Aspel-SAE 4.0 se puede consultar desde el detalle del mo inventario el Numero de serie implicado en cada uno de ellos e imprimirio desde el médulo de mi inventario. e) Alverificar el Kardex del producto: Figura 2.6-2 Kardex del producto. Notas del asistente: 14 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0(/Aspel 3. CALCULO DE IMPUESTOS 3.1. Definicién @rRutas de Ace: Utilerias / Configuraci6n / Inventarios / Impuestos Ellnventarios / Catalogo de esquema de impuestos El sistema maneja diferentes esquemas de impuestos, los cuales se definen en Leyenda y Porcentaje dentro de imate Mow tne Cngr be pos Figura 3.1-1 Definicién de la Leyenda y Porcentaje para los Impuestos. Es importante mencionar que se debe respetar el orden de alta de los impuestos dentro de los pardmetros del sistema, ya que de ello dependen algunos calculos internos del sistema. Dentro del Médulo de Inventarios, en el mend Archivos / Catélogo de esquemas de impuestos, se definen los porcentajes de acuerdo a los impuestos que se vayan a manejar. El sistema Aspel-SAE 4.0 puede manejar cuatro Impuesto Especial sobre la Produccién y Servicios. Impuesto Estatal. Impuesto al Valor de Bienes y Servicios Suntuarios. Impuesto al Valor Agregado. Los nombres y porcentajes de los impuestos pueden ser distintos de acuerdo a la zona geogréfica donde el sistema pueda ser utilizado. yom 1S8NACEIS Figura 3.1-2 Definicin de los Esquemas de Impuestos. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 15E “Aspel Los Impuestos pueden aplicarse directamente sobre el precio base de los productos definido como precio puiblico en el detalle de cada producto o sobre el acumuulado que se forma después de aplicar alguno de los impuestos anteriores. En caso de elegir la aplicacién sobre acumulado, la precedencia respetada es en orden descendente empezando por el Impuesto 1, por lo que en caso de que al impuesto 2 se aplicara sobre el acumulado 1, se estaria realmente aplicando al resultado de aplicar el Impuesto 1 al precio piblico, y asi sucesivamente. 2 *** Practica / Ejemplo # 1 *** a) Seda de alta un esquema de impuestos personalizado, como se muestra a continuacién: Impuesto % Aplicacion sobr. LEPS. 20.00 Precio base Estatal 0.00 Precio base IV.BSS 10.00 Precio Base LV.A 15.00 Precio Base b) Se da de alta un producto P001 que maneja el esquema de Impuestos antes mencionado. )_Suponiendo una compra de P001 por 10 unidades a un costo unitario de $150. ,Cual seria el monto total a pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos? Debido a que todos los impuestos se aplican sobre el precio base tendriamos que: Impuesto 1 LEP.S. 10% * $1500 = 150.00 mn Impuesto 2 Estatal = 0% *$1500= 0.00 Impuesto 3 .V.B.S.S. 10% * $1500 = 150.00 cower, Impuesto 4 LV.A. 15% * $1500 = 225.00 Suet 4.50000 Descuerto wo 4) Se comparan los célculos contra el sistema, oprimiendo la tecla 4. | desc. iancieo 00 ‘No es necesario guardar la compra. EPS. ‘5000 Esta 00 ivass ‘s000 Total = Subtotal + Impuestos iva 272500 Total = $1500 + $525 = $2025 Inarectoe co Tet compra. 202800 ‘cesta | Figura 3.1-3. Subtotal del Documento con Impuestos sobre Precio Base. a) Ahora se personaliza el esquema de impuestos dado de alta anteriormente, con lo siguiente: 1B *** Practica / Ejemplo # 2 Impuesto % Aplicacién sobre: Les. 20.00 Precio base Estatal 0.00 Precio base IV.BSS 10.00 Acumulado 2 Iva 15.00 Acumulado 3 b) Suponiendo una compra de PO01 por 10 unidades a un costo unitario de $150. ;Cual seria el monto total a agar por el documento, sin considerar gastos indirectos? Notas del asistente:Debido a que no todos los Impuestos se aplican sobre el Precio base tendriamos que: Subtotal antes de Impuestos = Cantidad * Costo Unitario Subtotal antes de Impuestos = 10 * $150 = $1500 Impuesto 1 LEP.S. = 10% * $1500 =$ 150.00 Subtotal después de Impuesto 1 = $ 1650.00 Subtotal 40000 Descuerto 00 Impuesto 3 IV.B.S.. 10% * $1500= $ 150.00 ese. fhancero 000 Subtotal después de Impuesto 2 = $ 1650.00 lps. 1000 Eto 000 Impuesto 4 LV.A. = 15% * $1650 = $ 247.50 ivass. ‘5000, Subtotal después de Impuesto 2 = $ 1897.50 va. 2750 hrector 000 )__ Se comparan los célculos contra el sistema, oprimiendo la tecla “J. Tete conora: 2750 No es necesario guardar la compra. ‘estar Figura 3-1-4, Subtotal del 1 *** Practica / Ejemplo # 3 *** Document con impustos sobre a) Ahora se personaliza el esquema de impuestos dado de alta anteriormente, de acuerdo a lo siguiente: Impuesto % Aplicacién sobre: LEPS. 20.00. Precio base Estatal 5.00 _Acumulado 1 lv.Bss 10.00 _Acumulado 2 IVA 15.00 _ Acumulado 3 b) Suponiendo una Compra de PO01 por 10 unidades a un costo unitario de $150. Cul seria el monto total a pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos? Debido a que no todos los Impuestos se aplican sobre el precio base tendriamos que, hacer el siguiente desglose: ones Subtotal antes de Impuestos = Cantidad * Costo Unitario Subtotal antes de Impuestos = 10 * $150 = $1,500 cowra Impuesto 1 LEPS. = 10% * $1,500 =$ 150.00 sua Subtotal despues de Impuesto 1 = $ 1,650.00 Descueno: = o00 ese tnarcere 000 Impuesto 3Estatal = 5% *$1650= $ 82.50 lps. 1000 Subtotal después de Impuesto 2 = $ 1,732.50 staal e250 ives 17325 Impuesto 31V.BSS. = 10% * $1,732.50= $ 173.25 va. 20506 Subtotal después de Impuesto 3_= $ 1,905.75 resets 000 Impuesto 4 1.V.A. = 15% * $1,905.75 = $ 285.86 “elo conera aagie Subtotal después de Impuesto 4 = $2191.61 ) Se comparan los célculos contra el sistema, oprimiendo la tecla (ae) 3. Noes necesario guardar la compra. Subtotal + Impuestos Figura 3.1-5. Subtotal del $1,500 + $691.61 = $2,191.61 Documenta con Impuestes sobre Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 7Ev Aspel 4. MANEJO DE DESCUENTOS 4.1 Definicién Dentro del sistema Aspel-SAE se tiene la posibilidad de manejar dos tipos de descuentos: descuento comercial y descuento financiero. 4.2 Descuento Comercial Debe manejarse cuando se desea aplicar directamente algiin descuento sobre el costo directo de los productos (Para las compras o para las ventas) al realizar el asiento contable mediante la péliza de compras o ventas respectivamente. El descuento comercial se puede definir en el detalle de cada cliente o proveedor. Indicando el porcentaje que se izaré al momento de elaborar los documentos, aunque puede modificarse en el encabezado al generar el documento. EL descuento comercial definido en los parametros del sistema es el que se sugeriré como descuento al dar de alta algin cliente. One a Ge) tnmenae {0 tessa 200000100 Figura 4.2-1 % de descuento asignado al © Es importante mencionar que las politicas de oferta definidas dentro del médulo de Facturas y Vendedores / Politicas / Catélogo de politicas serdn aplicadas como descuento comercial, es decir, se afecta el costo de los productos (ya sean materias primas en una compra 0 productos terminados en una venta) directamente en los documentos. 4.3. Politicas de Oferta fen algunas caracteristicas de las Politicas de Oferta que es importante conocer: ‘+ Las Politicas de Oferta se aplican en el orden en que fueron agregadas en el Catalogo. ‘+ Al aplicar una politica de oferta se compara contra el precio minimo establecido en el detalle del producto, si el precio final después de aplicar la politica de oferta es menor que el precio minimo la politica no se aplica sin importar si ésta es acumulativa o sustitutiva. ‘+ En caso de existir una politica sustitutiva, ésta reemplaza cualquier politica de descuento que se hubiese aplicado con anterioridad, aplicandose sélo La politica sustitutiva y las subsecuentes a ésta. ‘+ Las politicas acumulativas no sustituyen ningiin descuento previo, incluyendo el descuento comercial otorgado al cliente. 4.4. Descuento Financiero EL descuento financiero es aquél que no se afecta directamente sobre el costo de la compra o la venta, y se considera contablemente como un gasto financiero, segin sea el caso. Es por ello que antes de capturar Notas del asistente: 18 Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0EAspel:: documentos se debe decidir el tipo de descuentos que se manejardn, 0 en caso de manejar ambos, se debe considerar todo los descrito para ambos tipos de descuento. Las consideraciones importantes sobre el manejo de descuento financiero son: © Se define en la cabecera de cada documento. + En la generacién de las pélizas de ventas y compras de la Interfase con Aspel-COl se podré ver de manera desglosada el monto por el descuento financiero, en un movimiento de cargo a la cuenta de Descuento financiero en el caso de una venta 0 un abono a la cuenta de Descuento financiero en el caso de una compra. Las cuentas de descuento financiero para ventas y compras se definen en Utilerias/ Configuracién/ Cuentas contables. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 19Ev Aspel: 5. PRORRATEO DE GASTOS INDIRECTOS 5.1 Definicién Los gastos indirectos son todos aquellos gastos que estuvieron implicados en la compra de la mercancia. Estos se capturan de manera general por documento al agregar una recepcién y sirven para determinar dos montos principalmente: # ELcosto total de la mercancia ‘+ ELmonto total de la CxP. Como se mencioné en el Curso Intermedio, la aplicacién de estos puede hacerse al momento de grabar la compra de tres formas dependiendo como se haya definido en al configuracién: © Automatica * Manat © Nunca Cualquiera de las tres opciones, se debe recordar que es solo para afectar o no La cuenta por pagar, sin embargo cualquier monto que sea capturado en la ventana de gastos indirectos afectard el costo final de los productos que se estn ingresando, EL prorrateo de gastos indirectos se realiza en base a la cantidad por el costo unit ‘menos los montos correspondientes por el descuento comercial y el descuento finan impuestos, lo cual para el ejemplo daria un subtotal de $524.97 (subtotal de cada partida) (0, més el importe de los 1 *** Ejemplo / Practica *** a) Dar de alta en Aspel-SAE los productos A y B. b)_Realizar una compra como sigue: Cantidad Articulo Precio Unitario Total de la partida 7 A 150.00 1,050.00 5 8 130.00 650.00 El total del documento es de: 1,700.00 ©) Enos indirectos capturar 75.00, como se muestra a continuaciér es [Ccentar —} [Sancetar Figura 5.1-1 Captura de gastos indirectos d) Una vez capturados los indirectos analicemos la ventana de totales: Notas del asistente: 20 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Figura 5.1-2 Ventana de subtotales. ‘Como se puede ver el IVA es de $255.00, lo que quiere decir que se esta calculando sobre el total del documento sin los gastos indirectos, Esto no implica que no se pague impuestos por los gastos indirectos, lo que sucede es ‘que un gasto indirecto es un costo adicional que afectara de forma directa el costo del producto el cual ya incluye los correspondientes impuestos que genere y deben ser agregados en su totalidad. e) Al guardar el documento y revisar el costo unitario de cada producto (es recomendable realizar la verificacin desde el kardex), encontraremos lo siguiente: Para el producto A, el costo es de 156.62 __ Para el producto B, el costo es de 135.74 Promeso [15852 Promedo 49574 ine 198982 no 13574 Diferencia = 6.62 f) Cémo se llegé a estos montos, para dar respuesta analicemos el siguiente célculo: EL procedimiento que hace el sistema es lo que conocemos como una regla de tres, la cual se explica a continuacién. Total Partida ‘Subtotal Indirectos por partida. __Indirectos por Numero de productos producto Para Producto A 1050.00) SE ITOLDO® a= 46.32 4632 _ 662 Este es el costo unitario que se adicionara al costo de cada producto A. ae Para Producto B 130.00 b ae © 5 b= 28.67 2867 5.74 Este es el costo unitario que se adicionaré al costo de cada producto B. NOTA: Al decir cada producto se puede mencionar que hablamos de cada partida ya que se puede capturar partidas diferentes de un mismo producto a diferentes costos 0 incluso al mismo costo. Notas del asistente: inzado Aspel-SAE 4.0 24CE Aspel- 6. APLICACION DE INTERESES MORATORIOS 6.1 Definicién Cuando se desea calcular interés debido al retraso en el pago por parte de algun cliente, el sistema permite calcular dicho interés a partir de la fecha de vencimiento del documento y de acuerdo a ciertos criterios que se pueden establecer para realizar el proceso. EL sistema realiza el célculo de los intereses moratorios, de acuerdo a la fecha de vencimiento de los documentos en relacién al rango de fechas a considerar. Las tres opciones que permite el sistema son: La fecha de vencimiento se encuentra: * Dentro del rango de fechas a considerar: el sistema calculard los intereses a partir de la fecha de vencimiento hasta la fecha 6 + Antes del rango de fechas a considerar: el sistema calculard los intereses por todo el periodo seftalado. + Después del rango de fechas a considerar: el sistema no aplica ningin interés moratorio, debido a que los documentos aiin no estn vencidos. ‘Ahora bien, en caso de que sea cualquiera de las dos primeras situaciones mencionadas el sistema calcula los intereses en base a la siguiente formula: Saldo insoluto: es el resultado de sumar todos los cargos y restar los abonos en un periodo determinado. Si se realizaron pagos parciales dentro del periodo de calculo de intereses, el sistema aplicard los intereses correspondientes a los dias antes del pago y posteriormente se aplicarn los intereses correspondientes a los dias restantes, tomando en cuenta la aplicacién del anticipo o los abonos que se hubiesen generado. Dentro del Médulo de Clientes y CxC en el menti Herramientas, tenemos dos opciones para la aplicacién de intereses moratorios: Aplicacién manual y aplicacién automatica. Aplicacién Manual. El proceso de intereses moratorios se realiza por un cliente a la vez. Al indicar todos los parémetros al ejecutar el proceso se presenta una ventana previa donde se muestra un listado de todos los documentos que cumplieron con los filtros. Para aplicar efectivamente los movimientos debemos seleccionar uno a uno y presionar =I para su aplicacién definitiva, entonces el sistema presenta una ventana de confirmacién de aplicacién del movimiento. Aplicacién Automética. El proceso de intereses moratorios se puede realizar por varios clientes a la vez con una misma tasa de intereses y las mismas fechas para todos los clientes. En este caso el sistema ya no presenta una ventana previa con los movimientos que cumplieron con los filtros, simplemente presenta la ventana de confirmacién. a *** Practica / Ejemplo *** a) Dar de alta 5 facturas con las siguientes fechas de vencimiento a cualquier cliente: Node Documento Fecha de Elaboracién | Fecha de Vencimiento _Saldo Factura 1 VAbril/2005 16/Mayo/2005 1150.00 Factura 2 15/Abril/2005 30/Mayo/2005 920.00 Factura 3 30/AbriV/2005 14/Junio/2005 £805.00 Factura 4 1/Mayo/2005 15/Junio/2005 1150.00 Factura 5 15/Mayo/2005 29/Junio/2005 920.00 El resultado de esta operacion debe levar por fo menos 10 decimales, para que el calculo sea exacto (considere los redondeos finales) Notas del asistente:VEC wl ° Nombre. teralesindutines SA. CV. sao nsroe ea Fac] vamos Taney Tits nsoad) | 3] scars Fae 2] Ten] 20 ql ‘sau ‘sz00q) | #} Fae3) stabs) Yauunns| 4) sad] 0 0 Foca) “twayns) tsuuns| 5) 1.18009 1.180.09 ee Foes) 1smayos| touunts| 4) ‘s20an| ‘20.09 Figura 6.1-1 Documentos a procesar. Ahora bien, para verificar el comportamiento bajo cualquier caso, se realizarén abonos a las Facturas 2 y 3, como se muestra a continuacién: OSCE tee SET ae et sent Set —t— a Figura 6.1-2 Aplicacion de un abono por $460 a la Factura 2. £7 lel = ee ot eat test —$—— 2 Figura 6.1-3 Aplicacién de un abono por $402.50 ala Factura 3. Una vez aplicados los abonos se tendria que los montos de los documentos antes de realizar el proceso de intereses moratorios quedarian de la siguiente forma: Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 40 23CAspel No deDocumento FechadeElaboracién Fechade Vencimiento aldo. Factura 1 ‘VAbril/2005, 16/Mayo/2005 1150.00 Factura2 15/Abril/2005 30/Mayo/2005 460.00 Factura 3 30/Abril/2005 14/)Junio/2005 402.50 Factura 4 WMayo/2005 15/Junio/2005 1150.00 Factura 5 15/Mayo/2005 29/Junio/2005 920.00 Para la aplicacién de los Intereses moratorios, debemos acceder al médulo de Clientes y Cuentas por Cobrar, en la opcién: Intereses moratorios (Aplicacién Manual) en el mend Herramientas. Los filtros que se indicaran son los cements mse sth tame nes Figura 6.1-4 Aplicacién Manual de intereses moratorios. Dias a calcular: 37 dias comprendidos entre el 20 de Mayo y 25 de Junio del 2005. fecha ech Go (aos se7 89 0U 1213 4 15 16 17 0 22 23 2 25 2% 27 2H Figura 6.1-S Periodo para aplicacién de intereses. Haciendo el conteo de la siguiente forma: Mayo Junio i eg Lame eg ee el see pet CY SM Ee ae ENG Us 1)2 B 4 15 16 3|4/)5j6 /7)8)9 7 18) 19 20 21 2 23 wu 2 24 25° 26 27 28 29 30 31 32) 33) 34 35 3637,Al aceptar la ventana el sistema mostraria los siguientes movimientos con el célculo correspondiente a los fereses moratorios de cada documento de acuerdo a los dias del rango y la fecha de vencimiento de las facturas, Figura 6.1-5 Periodo para apicacion de intereses. CAlculo de Intereses Moratorios ‘© Antes del periodo estipulado. El sistema calcula los intereses moratorios tomando el total de dias del rango. ‘+ Dentro del periodo estipulado. El sistema calcula los intereses moratorios en base a los dias de la fecha de dias de la fecha de vencimiento a la fecha final del rango. Factura 1 Intereses = (1150 * 37) * (0.10/30) = $ 141.83 Factura 2 Intereses = (460 * 26)* (0.10/30) = $39.87 Factura 3 Intereses = (402.50 * 11)* (0.10/30) = $14.76 Factura 4 Intereses = (1150 * 10)* (0.10/30) = $38.33 Factura 5 Intereses = (920 * 6) * (0.10/30) = $18.40 Finalmente al consultar el detalle del saldo de cada documento podriamos ver el movimiento generado por el concepto 6 "Int. Moratorios"y esto a su vez afectaria el monto total de la Cuenta por cobrar y el saldo general del cliente. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 2!E/Aspel’ : 7. VENTAS/COMPRAS A PLAZOS 7.1 Definicién ‘Como ya se vio en los cursos previos al realizar compras o ventas a plazos, el monto del documento se puede dir entre el numero de pagos y que pueden ser determinados por plazos de, 30,60 6 90 dias, o indicando el rnlimero de pagos y su periodicidad, dependiendo los dias y condiciones de crédito otorgados al cliente, incluso considerando un interés aplicable a los cargos que se vayan a realizar, siendo esto ultimo el tema en el que nos enfocaremos. Después del registro de una Compra se presenta una ventana que nos sugiere la fecha de pago en funcién a los dias de crédito que la empresa tenga con el Proveedor, como se muestra a continuacién: ‘hoersclons del comet cave Mi 38 Figura 7.1-1 Compras a plazos. ra seleccionar la forma de pago, y entre ellas Después del registro de una Factura se presenta una ventana aparece la de Pago a plazos: Ofna | ‘ence Figura 7.1-2 Ventas a plazos. Ya sean compras o ventas, se mostraré una ventana como la de la derecha: Notas del asistente: 26Cuando se aplica algiin interés, para dicho célculo el sistema utiliza la siguiente férmula: r Re ka Donde: Monto del pago por periodo Monto del documento - enganche r= Tasa de interés expresada de acuerdo a la periodicidad en el afo, es decir, sin los plazos son: Mensual 360/ 30= 12 Quincenal | 360/15 = 24 Semanal | 360/7=52 Nias | 360/ # de dias, ejemplo 360/14 = 25.71 n= Namero de periodos 1 *** Ejemplo / Practica *** a) Se hace una venta a plazos de cualquier producto con los sigh ‘Monto: 12,800.00 + IVA, dando como resultado 14,720.00 Enganche: 1,500.00 4 Pagos: 6 Tasa de interés: 3.2% Plazos: Semanal b) Con estos datos determine a cual seria el momento de cada uno de los 6 pagos. Sustitucién: R=? 14720.00- 1500.00 13220.00 1232/52 (000615385, 0.000615385 13220 —4.(1+ 0,000615385) * 0000615385 R= 13220 4 (7,900615385)* 0.000615385 13220 4-0.996315632 0.000615385 13220, 0,003684368 13220. 0.167025825 R= 2208081407 Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Ev Aspel ©) Realizar la sustitucién de la informacién en Aspel-SAE. Ce Total det documento remus ceraco Anatoe inpascinat bonne Emerge: | sone == Figura 7.1-4 calculo de ja Curso Ava Aspel-SAE 4.0E spel 8. PROCESO DE AJUSTE CAMBIARIO 8.1 Definicién El proceso de Ajuste cambiario tiene como finalidad calcular la diferencia provocada por las fluctuaciones cambiarias. Cuando existe un cambio entre la paridad de dos monedas se provoca una pérdida o ganancia cambiaria la cual se considera contablemente como un producto o gasto financiero, segin sea el caso. Recordemos que el proceso de ajuste cambiario se puede registrar tanto en operaciones con los clientes como con los Proveedores, La opcién para realizar este proceso puede accederse desde el ment) Herramientas/ Proceso de ajuste cambiario, dentro del médulo de Clientes y/o Proveedores tinicamente si dentro de Utilerias/ Configuracién/ Parémetros _generales se tiene activo el parametro de “Multimoneda” Cuando hablamos de una CxC.- Al grabar una factura se genera la CxC la cual fue generada a X tipo de cambio y se registra el pago de dicha factura a un tipo de cambio Y. SIX>Y se registra una ganancia cambiaria. SiX=Y no se registra pérdida o ganancia alguna. SiXeY se registra una pérdida cambiaria. ‘Cuando hablamos de una CxP.- Al grabar una compra se genera la CxP la cual fue generada a X tipo de cambio y se registra el pago de la Recepcién a un tipo de cambio Y. Si X>Y se registra una pérdida cambiar no se registra pérdida o ganancia alguna. SiXeY se registra una ganancia cambiaria. 1 *** Ejemplo / Practica *** a) Se genera una Factur Moneda: 2 (délares) TC: 11.20 Monto 100.00 USD de cualquier producto al cliente 1 con los siguientes datos: b) Se consulta el saldo del cliente en moneda nacional y extranjera, el cual debera estar de la siguiente manera: $ Moneda extranjera (délares) _$ Moneda base 100.00 1,120.00 ©) Realizar el pago del documento, desde el modulo de Clientes y iiasaiea ‘CxC en la opcidn recepcién de pagos. Monto a pagar: 100.00 USD TC: 10.95 A revisar el saldo on moneda base se notera que existe en ese |“ Sn meme Sent documento un saldo de $25.00, como si el cliente debiera esta cantidad, pero es el resultado de la fluctuacién en el tipo de cambio jiaro. one 77? d) Se ejecuta el proceso de ajuste cambiario sobre el documento generado desde el modulo de Clientes y CxC. Al revisar el detalle se podré ver que se generé un movimiento por el ‘concepto pérdida cambiaria por $25.00. Notas det asist. Figura 8.1-1 Proceso de Ajuste ‘cambiario. 50 Avanzado Aspel-SAE 4.0 29EAspel Consideraciones en la ventana de Ajuste cambiario: * El proceso de Ajuste cambiario se puede realizar cuando los documentos ya fueron saldados 6 cuando ain no han sido saldados. + Se deben indicar las fechas en base a la fecha de elaboracién de los documentos, tanto el cargo como el abono en caso de que se haya pagado la factura. * Si sélo se desea sobre un documento saldado de deberd activar la casilla e indicar el documento correspondiente. ‘+ Eltipo de cambio para realizar el proceso de Ajuste cambiario se toma del Catalogo de monedas. ‘+ Se puede realizar el proceso de ajuste cambiario sobre documentos de alguna moneda en especifico. Recordemos que el movimiento generado por el proceso de ajuste cambiario podré visualizarse s6lo en moneda base, debido a que la fluctuacién fue provocada sélo por una diferencia en la paridad entre la moneda base y la moneda extranjera NOTA: Es importante verificar las fechas con que se realiza el proceso de Ajuste cambiario. Se recomienda realizarlo al final del mes, para determinar asi los productos 0 gastos financieros, debido a que no se almacena un histérico de tipos de cambio dentro del catdlogo de monedas, por lo que no es posible conocer el tipo de cambio con que se ejecuté el proceso si es que éste se modificé posteriormente, y se desea realizar el proceso nuevamente. Notas del asistente: 30 Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0). UTILERIAS 9.1. Definicién Las utilerias son un conjunto de herramientas que estan disponibles en los sistemas para proveer al administrador del sistema de ciertas necesidades como son: la seguridad, la generacién de respaldos, la exportacién/importacién de informacién, etc. Elsi stema Aspel-SAE 4.0 cuenta con las siguientes utiler Control de Archivos Traduccién Respaldos ‘Actualizacién de Archivos Configuracién Datos de la Empresa Modificar Empresa Perfiles de usuario Interfase COI (Tema de curso avanzado) Corte Anual Hoja de Calculo y Calculadora (Permite abrir algin archivo de Excel® e invoca la calculadora de Windows®) ‘+ Activar Sistema, Servidor de Licencias y Directorio Comin Aspel. A continuacién se explicara a detalle el funcionamiento de aquellas que no se han abarcado en los cursos anteriores. 9.2 Control de Archivos Ruta de Acceso: Utilerias / Control de Archivos Este proceso ayuda al administrador a saber en qué condiciones se encuentra la base de datos; y permite reestablecer el funcionamiento del sistema en caso de haber sufrido una interrupcién eléctrica, que la informacion de los catdlogos no aparezca o se encuentra desordenada y el sistema sefale alguna anomalia por ‘mencionar algunos. Antes de ejecutar cualquier operacién de Control de Archivos es muy recomendable generar un respaldo de la base de datos. rare co ag cacuns 18sec FRlsoaier CMspwOACSSSTEN AEA OE Notas det asistente: Figura 92-1 Ventana de control de archivos. Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 3CE Aspel- a) Catdlogos.- El sistema de archivos de Aspel-SAE 4.0 de forma predeterminada trabaja en formato Paradox® y esta compuesto por archivos de datos o tablas. b) Indices del sistema.- Los indices contienen informacién acerca de la organizacién de los registros en el archivo de datos correspondiente. Son utilizados para acceder y presentar mas répidamente la informacion capturada, por ejemplo en las busquedas fonéticas, en la elaboracién de consultas 0 emisién de reportes. La estructura de los archivos de Paradox®, es la siguiente: DB Tablas. Px Indice de datos primarios. XGO/YGO__ indice de control de datos secundarios. ©) Datos del archivo seleccionado.- Esta opcién presenta una serie de datos los cuales se describen a continuacién. ‘+ Nombre del archivo. Tipo (formato de base de datos en que se encuentra). Fecha (Ultima modificacién). Hora (Ultima modificacién). Tamaio del archivo (en Bytes). Estatus. Registros Calculados (Se refiere al niimero de registros que estn grabados en el archivo). Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el rnlimero de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo). © Ruta de datos. ) LBA9R6stC2 | bor medio de esta funcién se podré conocer datos generales del archivo seleccionado, es decir actualizar la informacién descrita anteriormente, SIN alterar el contenido del archivo. Figura 9.2-2 Diagnéstico de un archivo de datos. Al dar clic en el botén de verificar el sistema correra un proceso donde actualizara la informacion. oe} LBEABEG sts cous. petette regapemsr. tn. roayor contided pope de tagstvos que. se encuentren dafados 0 en “blanco” y esta disponible para la gran mayoria de archivos de la base de datos. Antes de seaman tis tn ruceaje‘descapeadan’yparsigrnantalYecoriieda‘reslizar on txapalSs une, vez terminado el proceso el sistema indicara dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo Notas del asistente: 32 Guia Aspel-SAE 4.0CE Aspel - como recuperado y el total de registros. En caso de que haya registros dafados se tendrd la opcién de imprimir un reporte indicando el fallé detectado ‘) Crea__} at ejecutar esta opcién se crea el archivo vacio que se haya seleccionado del lado izquierdo, el sistema verifica si ya existe el archivo, si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo crea, si detecta que ya existe el archivo, envia un mensaje indicando que ya existe y solicita la confirmacién para continuar. Al crear cualquier archivo, el estatus apareceré como creado. @ Esta opcién es gran utilidad dentro del Control de archivos, ya que permite corregir situaciones provocadas por la interrupcién de energia o fallos en busquedas fonéticas. Solamente se ejecuta sobre archivos de indice (en formato PARADOX PX, XGO 0 YGO) que son los que almacenan el orden de la informacién. h) [lesae ado. } Esta opcién permite crear de manera automatica los archivos necesarios para trabajar con el sistema de una manera fécil y répida, Gnicamente proporcionando parametros basicos como: Si se desea que se instale el catélogo estandar de cuentas, 0 de tipos de activos, seleccionar las monedas con las que trabajaré el sistema, etc, Esta forma de instalacién asegura que el sistema esté listo para trabajar de inmediato. En caso de que algin archivo exista previamente en el directorio de datos el sistema NO sustituye ni crea dicho archivo. Se utiliza esta opcién para indicar al sistema que la base de datos estar en un tipo diferente ‘a Paradox®. Esta opcién exportard toda la base de datos al tipo (Driver) que se haya seleccionado, creando las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan y permitira operar el sistema actualizando la informacién en el formato seleccionado. Los formatos disponibles son: Paradox® D’base® MSSQL Server® Deze Oracle®, entre otros. La forma de realizar esta conversién es la siguiente, al dar clic aparecera una pantalla como la siguiente: eens Figura 9.2-3 Ventana de Avanzado. Alias.- Es el sobrenombre que tendré la configuracién para acceder a la base de datos seleccionada, o la ruta donde se encuentran los archivos de base de datos. Una vez que se definié el Tipo de base de datos (Driver) y la Ruta o Alias, se debe dar clic en el botén “OK”. El sistema enviara el siguiente mensaje: “desea Exportar su Informacién?”, como se muestra a continuacién: Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 33Eyes He canbiado el dvr de arciv,edesea exporter sunormaccn? Se z we) Figura 9.2-4 Confirmacién para la exportacién. Si selecciona “SI”, realizaré una copia de la informacién que se tiene actualmente, creando un nuevo archivo 0 tabla del tipo seleccionado. Teniendo como resultado dos archivos que contienen la misma informacién pero en ‘su correspondiente Tipo, por ejemplo: Si se realizara el proceso de avanzado de Paradox® a D’base® se tendran tentonces dos archivos, CCMMAAEE.db (Paradox®) y CCMMAAEE dbf (d'base®). Todos los archivos que utiliza el sistema tendran la estructura y nombre de acuerdo al ultimo tipo de formato seleccionado. Si selecciona “No” el sistema simplemente cambiara el “Tipo” y si los archivos no existen se deben Crear, ejecutando la opcién |" |, Si por el contrario se le indica que "Si" y el sistema detecta que en la base de datos ya existe en el tipo seleccionado, enviard el siguiente mensaje: iene Si elige “Si”, se sustituye el archivo por el que contiene la informacién actual, si elige “No” dnicamente cambia el “Tipo” de formato y leerd los datos que ya existen, i) [Exeracén.] Este proceso muestra las mismas opciones que la opcién anterior, y se utiliza para exportara los archivos de la base de datos que actualmente se esta utilizando (formato Paradox®) a otro tipo, SIN cambiar el formato de la base de datos “real” sobre la que el sistema realiza las actualizaciones; para cumplir este diltimo objetivo se debe utilizar la opcién de Avanzado. 9.3. Respaldo de Archivos En la actualidad la informacién que se genera por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperacién de la informacién en un sistema administrativo, contable 0 de cualquier indole, requiere que cuente con herramientas ‘capaces de cumplir con esta tarea, Aspel-SAE permite realizar estos procesos por medio de la opcién respaldo de archivos. 9.3.1 Generacién de Respaldo (Ruta de Acceso: Utilerias/Respaldo de archivos/Generacién de Respaldo o desde el Administrador de Periodos con el icono Notas del asistente: Avanzado Aspel-SAE 4.0EAspel Esta opcién sirve para copiar y almacenar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: Disquetes, CD's, Memory Stick, disco duro, etc. EL asistente crea un archivo .ZIPF> con el nombre que se proporcione. Esta operacién permite contar con un resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algiin arc pueda ser restablecido en el directorio de trabajo. Los campos con los que cuenta esta opcién se describen a continuacién: ‘+ Ruta de instalacién. Ruta donde se encuentra instalado Aspel-CO! 5.0 ‘+ Ruta de datos.- Ruta donde se encuentran la base de datos. ‘+ Ruta de archivos comunes. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. ‘* Directorio destino. Se indica la ruta donde se depositara la informacién de la empresa. Por razones de seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que estén los datos originales. ‘+ Nombre del archivo. Nombre que llevaré el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido ccon extensién zip. ‘+ Proteger con contrasefia. Si se requiere que el respaldo sea protegido con una contrasefia se debera activar esta opcién, escribir la contrasefta y Confirmarta. El sistema permite respaldar por categorias de archivos. Extensién de archivos. Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensién. Mascara para nombre de archivo. Esta mascara sirve para poder respaldar sélo algunos archivos de acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estandar (* 2); este manejo también se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos ‘especificos de configuracién se deberan escribir con las extensiones coi, xml, ver, .info «ni. erred Detaes de mtatecn de Are SAE 400 Fiancee CA AK fusncecone CDAD TONAL ON, Pande even comer ClaaatDAC Dette dl erp Figura 9.3.1- 1 Respaldo de Archivos. 9.3.2 Reinstalacién de Respaldo Ruta de Acceso: Utilerias/Respaldo de archivos/Reinstalacién de respaldo | ZIP, es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 35EF Aspel- Con esta opcién se podra reinstalar los archivos que se hayan respaldado con anterioridad. Los campos de informacién que maneja esta opcién son: ‘+ Ruta de instalacién. Ruta donde se encuentra instalado Aspel-SAE 4.0 Ruta de datos. Ruta donde se encuentran las bases de datos. ‘+ Ruta de archivos comunes. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Directorio origen. Se indica la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensién .ZIP. Si se indica un archivo .ZIP que no contenga informacién de la base de datos se mostrara el siguiente mensaje: aires 1\\__Elarchivo de respaldo no cortiene la informacin receraris para ser restourada por este austen, ‘ceptor | Figura 9.3.2-1 Confirmacién para la sustitucién del archivo. + Contrasefia. Si el archivo a reinstalar tiene contrasefia, se deberd escribir, de lo contrario no se podra realizar el proceso de reinstalacién. © 2Qué quieres restaurar? Es posible seleccionar los datos que se necesitarén restaurar. Al seleccionar el Fespaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitaran en la parte de los datos que se quieren restaurar. Detaled wtolaun de Are SAE 4.00 usecase 40 fant ce ‘VepCAC STON AEA fants tis coment Capt OiG espa estan Deco e Figura 9.3.2-2 Reinstalacién de respaldo. 9.3.3 Reinstalacién de Respaldo © Ruta de Acceso: Utilerias / Respaldo de archivos / Periodicidad del respaldo. La periodicidad de los respaldos depende mucho de las politicas de cada empresa, pero se recomienda que se realicen por lo menos una vez al dia, con esto se garantiza que la informacién siempre estara disponible bajo casi ‘cualquier circunstancia y para esto el sistema se permite programar que recuerde cada vez que se accede al sistema que se debe realizar el respaldo, por medio de la siguiente ventana. Notas del asistente: Avanzado Aspel-SAE 4.0mmm ORecome en neni 2 Candee eds [1 id tie ete (cia) (Coven) Cae) Figura 9.3.3-1 Recordatorio. 9.4 Actualizacién de Archivos © Ruta de Acceso: Utilerias/ Actuali n de Archivos Esta opcién permite integrar los movimientos de los diferentes médulos cuando en la configuracién del sistema se indicé que se trabajarian los médulos de manera independiente, es decir, sin una integracién de la informacién, por ejemplo, para que cuando se grabaré una factura no se afectara el inventario o las cuentas por pagar del cliente al que se vendié, entonces por medio de este procedimiento podrian generarse esos movimientos que no se generaron debido a la configuracién del sistema. Otras situaciones en las que resultaria itil es por tener activo el pardmetro de facturar sin existencias, fallas de energia, problemas en el trafico de la red, etc. Facturas a Cuentas por Cobrar Genera los siguientes movimientos: (1) Facturas, (8) Devolucién de facturas, que no se crearon en el alta de documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los médulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar. Si los documentos fueron cancelados ya no sern contemplados en este proceso de actualizacién debido a que en una cancelacién de documentos ia afectacién se realiza en linea. Genera los movimientos en inventarios de salida: (51) Ventas, y de entrada (2) Devolucién de Venta. Si los documentos fueron cancelados ya no serén contemplados en este proceso de actualizacién debido a que en una cancelacién de documentos la afectacién se realiza en linea. ‘Compras a Cuentas por Pagar Genera los cargos y abonos en las cuentas por pagar correspondientes a los movimiento de (1) Compras o (8) Devolucién de Compra realizados en el médulo de compras. Si los documentos fueron cancelados ya no seran contemplados en este proceso de actualizacién debido a que en una cancelacién de documentos la afectacién se realiza en linea. Compras a Inventarios Genera los movimientos en el médulo de inventarios correspondientes a los movimientos de (1) Compras y (52) Devolucién de compra realizados en el médulo de compras. Si los documentos fueron cancelados ya no seran contemplados en este proceso de actualizacién debido a que en una cancelacién de documentos la afectacién se realiza en linea. Actualizacién de Pendientes El sistema realiza un “barrido” de los archivos de Facturas y Compras para actualizar en inventarios en el detalle de cada producto los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y érdenes respectivamente. Actualizacién de Ventas Anuales ‘Actualiza las ventas anuales de los clientes en base a los movimientos registrados en el médulo de facturas. Actualizacién de Compras Anuales ‘Actualiza las compras anuales de los proveedores en base a los movi ‘compras. ientos registrados en el médulo de Notas det asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0E/ Aspe ® Para ambos casos el sistema va a desplegar un filtro, en este se debe de especificar la fecha en la cual se haran las actualizaciones pertinentes como se muestra. 9.5 Corte Anual (© Ruta de acceso: Utilerias / Corte anual Este proceso se recomienda hacer en el ultimo dia det ejercicio o en los primeros dias del afo siguiente, su alidad es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios. Nota: Antes de ejecutar este proceso se debe obtener un respaldo de la informacién, asi como una impresién de los reportes de acumulados. En caso de seleccionar la opcién de Clientes y/o Proveedores, el sistema inicializa a cero los acumulados anuales ya sea de ventas y/o compras; segiin sea el caso. Si se elige la opcién de Inventarios, los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad sé inicializan en cero en el detalle de cada producto. Notas del asistente: 38 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Ev Aspel =: 10. BASE DE DATOS ABIERTA 10.1. Definicién Para lograr una comprensién de los préximos temas es indispensable conocer algunos conceptos referentes a las bases de datos, asi como su estructura y forma de operacién dado que el propésito basico de cualquier sistema es: recibir, almacenar y procesar la informacién, en primer lugar se definira que es base de datos. Base de Datos.- Es una coleccién de archivos interrelacionados, que son creados con un SMBD. El contenido de una base de datos engloba la informacién concerniente a una organizacién, de tal manera que los datos estén disponibles para los usuarios, una finalidad de la base de datos es eliminar la redundancia 0 al menos minimizarla, Los tres componentes principales de un sistema de base de datos son el hardware, el software SMBD yy los datos a manejar, asi como el personal encargado del manejo del sistema. La Base de Datos en si, bien puede estar formada por uno 0 varios archivos dependiendo del Sistema Manejador de Base de Datos. (SMBD). Un SMBD es una coleccién de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada tuna de las cuales es responsable de una tarea especifica. El objetivo primordial de un sistema manejador base de datos es proporcionar un contorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular informacién de la base de datos. Todas las peticiones de acceso a la base, se manejan centralizadamente por medio del SMBD, por lo que este paquete funciona como interfase entre los usuarios y la base de datos. Toda la linea de los sistemas Aspel maneja la base de datos en formato Paradox® de forma predeterminada, con opcién a que se pueda manejar en alguna otra plataforma de base de datos distinta que sea soportada por el istema. Por ejemplo, se podré cambiar a tipo D’base® sin necesidad de tener que hacer configuraciones adicionales, solo bastard con que se asigne la lectura de un driver distinto y hacer las exportaciones de datos correspondientes, a diferencia de otras plataformas que necesariamente requieren que se realicen configuraciones en los parémetros del BDE, los origenes de datos ODBC, etc. ODBC, es el acrénimo para Open Data Base Conectivity, [Conectividad de Base De Datos Abiertal, el cual es un estandar universal de acceso a datos de Microsoft®. Existen dos formas de manejar la base de datos en otras plataformas: + Nativamente. * Por medio de origenes de datos ODBC. En ambas situaciones para poder tener acceso desde los sistemas se tiene que hacer uso del BDE (Borland Database Engine), Las plataformas més usadas que pueden ser soportadas de forma nativa son: + Paradox® = Dbz + D’Base® + MS-SQL Server® + Oracle® Y por medio de Origenes de datos: + MS Access + MSSQL Server En general se puede hacer uso del Driver que instale el respective SMBD y generar el DSN para poder hacer la conexién con el sistema, lo cual no es del todo recomendable ya que bajo este esquema el Driver puede presentar anomalias en el funcionamiento del sistema debido a la forma en que éste puede administrar los recursos del sistema y de cémo estas dispuestas la librerias necesarias. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 39E Aspel 10.2. Conversién y Avanzado Conversién.- El proceso de Conversién permite exportar o convertir la base de datos a otros formatos, tales como Paradox®, D’Base®, SQL Server®, Microsoft Access®, por mencionar algunos, obteniendo asi una copia de los archivos, sin modificar el contenido propio de los datos. En otras palabras, la conversién Unicamente genera archivos con el formato elegido, sin ser éstos los que actualice el sistema en su operacién posterior a la conversién. Avanzado.- Mediante ésta opcidn se puede cambiar el formato en que el sistema manejara los datos. Se pueden seleccionar diferentes formatos de manejadores de bases de datos, como lo son: Paradox®, D’Base®, SQL Server®, etc. Al poder manejar los archivos de datos en diferentes formatos se puede proporcionar mayor potencialidad al sistema, ya que se permite explotar la informacién administrativa al maximo mediante aplicaciones o controles externos propios para la empresa utilizando la informacién generada desde el sistema. A diferencia de la conversién, mediante ésta opcién, el sistema si podrd leer y actualizar la informacién en todo momento. etoue Figura 10.2-1 Dialogo de Avanzado. & Exportar informacién.- En caso de marcar la casilla Exportar la informacién no sélo se cambiara el formato en que el sistema busque los archivos dentro del Directorio especificado para los Datos y que podremos observar dentro de la ventana de Utilerias Control de archivos al seleccionar el archivo del que se desee consultar el formato, sino que el sistema crear los archivos en el formato indicado y copiara registro por registro la informacién, creandose asi otros archivos con la informacién real y el cual sera considerado a partir del proceso de Avanzado. Es importante mencionar que para la versién 4.0 de Aspel-SAE el formato en el cual se intentara leer la base de datos se guarda directamente en el archivo empresaw.sae ubicado en el Directorio de Archivos ‘Comunes en la subcarpeta Sistemas Aspel\SAE4.00. 10.3. Manejo de Base de Datos Abierta Para definir acertadamente el formato recomendado para el manejo de la base de datos es necesario evaluar los siguientes puntos. ;ntos adicionales o extras de informacién. snto del manejo de base de datos con algin manejador externo. Mantenimiento de bases de datos mediante utilerias externas. Es necesario un control de acceso a la base de datos. Se conoce el manejo de Reporteador externo. Verificar la versién de los drivers soportados. Dentro del Sistema existen dos puntos importantes que hay que diferenciar para el manejo de diferentes formatos de bases de datos: Conversion y Avanzado. Como ya se menciond, la opcién Avanzado es la que nos permite el cambio de Driver para el manejo de la base de datos. Formato: Se refiere al driver utilizado para el manejo de la base de datos. Ruta 0 allas: Se refiere a la ruta de los archivos de la base de datos o al alias asociado previamente a la base de datos, desde el BDE Administrator. Notas del asistente:E/Aspel A continuacién se analizarén y detallaran el cambio a dos formatos de bases de datos comiinmente utilizados: Microsoft Access®, y MS SQL®. 10.4 Manejo en MS Access® Para trabajar la base de datos en formato Microsoft Access® debemos recordar que esta se trabajara por medio de ODBC y se deberd seguir el siguiente procedimiento:s. En Windows® se debe accesar a Origenes de Datos ODBC (32 bits), que se regularmente se encuentra en el Panel de Control, dentro de Herramientas administrativas (dependiendo de la versin de Windows®). poe Ble Figura 10.4-1 Panel de control/ Herramientas Administrativas. 2. Enla carpeta DSN de Usuario/Sistema, se elige el Driver Microsoft Access Driveri® (*.mdb), y se oprime el botén “2%, el cual mostrara la versién del driver que se esta utilizando. aoe |e || SSeS esc Soares [eeetomn Meena, Gere feces fisientas x ec @ guiness Figura 10.4-2 Administrador de ODBC. Figura 10.4-3 Creacién de nuevo ODBC. ™ Para este tema se esta haciendo uso de Microsoft Access XP y Windows 2003 Server, por lo cual. algunas de las ventanas pueden variar de acuerdo a la versién y configuracién del sistema operativo y la suite de Ms-Office. El driver de Access de la version 97 utiliza el motor Microsoft Jet 3.5, mientras que la versién 2000 en adelante utiliza el ‘motor Microsoft Jet 4.0. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 40 a“DSN, quiere decir Data Source Name y este puede ser de usuario, para que solamente el usuario que entra a la sesidn haga uso de el, 0 de sistema para que este Figura 10.4-4 Configuracién del ODBC para MS Access. 3. Se agrega el nombre del origen de datos y una descripcién (opcional). Hasta este punto se pueden tener dos opciones: _Seleecion@t | se hace uso de esta opcién cuando ya se tiene un archivo de MS Access® (*.mdb) y se quiere que la base de datos del sistema vaya a estar en ese archivo, __§H®8__| Cuando se va a crear por primera vez el archivo que va contener todas las tablas del sistema. En ambos casos siempre se hace referencia en alguna ruta especifica un solo archivo archivo (*.mdb). Mente get ceaee _ Diace ona acvor set Unde Cie ona 4) she cent ststatrmertela base de aos CASPELAE SY Sinko Steam Figura 10.4-7 Configuracién del ODBC para 4, En el caso en que se deseard restringir el acceso a la base de datos debemos asignar Usuario y contrasefia desde el botén Avanzadas, apareciendo el siguiente dialogo. Notas del asistente: 42 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Figura 10.4-8 Asignar nombre de usuario y contrasefia para acceso ala base de datos. 5. Posteriormente se deberé configurar el BDE accesando al Panel de Control y abrir BDE Administrator, seleccionar en la pestafia de Configuration/ Drivers/ ODBC, y con el menu emergente seleccionar New para agregar el Alias de la base de datos. ine et ae tem en 1B tice presen Figura 10.4-9 Alta del Alias en el BDE Administrator. 6. Posteriormente en el dialogo de Nuevo Driver ODBC , se debe indicar el nombre del Driver el cual mas adelante se le hard mencién como el “Alias”, seleccionar el nombre del ODBC, que para este caso debe ser alguno que haga referencia a Access (*:mdb) y por ultimo seleccionar el DNS que se cred previamente el cual debe aparecer en la lista de fuentes de datos (Data Sources). Al dar Aceptar en este didlogo se agregara el Driver en cuestién, al arbol del BDE y ahora se debera proceder a configurar algunos parémetros necesarios para poder usarlo con el sistema. Notas del asistente Guia ¢ Jo Aspel-SAE 4[Conta pasa cri Aco Eck =] Select Data Souce to Cieste laces ise de dos de MS cess 7 Figura 10.4-10 Seleccin de la Fuente de Datos 7. Ahora se deberd seleccionar el Driver que se acaba de dar de alta y agregar en los parametros los siguientes datos: DATABASE NAME Nombre del archivo de Access con su extensi ODBC DSN Nombre del DSN que se dio de alta en los Origenes de datos ODBC. USER NAME Si se estableci6 seguridad para accesar a la base de datos, se debera indicar solo el nombre del usuario, ya que la contrasefia la pediré momento de entrar al sistema. na Figura 10.4-11 Parémetros que se deben configurar en el Driver. 8 Una vez que se han escrito correctamente los pardmetros se deberan salvar los cambios, para lo cual, en el ments Object/Apply o con las teclas 2!) + 4), se pondran salvar estos cambios. En algunas ocasiones ‘en funcién del sistema operativo se deberé reiniciar el equipo para que estos cambios tengan efecto. Notese que al generar cambios en alguno de los parémetros, el nombre del Driver presenta en la parte izquierda un triangulo en color verde, en sefal de que se esta en modo de edicién. Notas del asistente: 44 Guia Curso Avantado Aspel-SAE 4.0Figura 10.4 -12 Aplicacion de cambios ‘en los parémetros del Driver. 9. El siguiente paso consiste en configurar dentro del sistema Aspel el Driver que se utilizara para el almacenamiento, lectura y procesamiento de la informacién que se ingrese en el sistema. Esto se hace de la siguiente forma: Desde el sistema, dentro Utilerias/Control de Archivos, se debe ejecutar el proceso de Avanzado, e indicar el Tipo que en este caso deberd ser nombre que asignamos al alias dentro de los origenes de datos ODBC, o de otra forma es el nombre del DSN que se dio de alta. ie centro a te nate as, ‘Smee rence oi se re dseniarec—PRADOX toa = (Cece) (cree) Figura 10.4-13 Proceso de conversién por comando Avanzado. Al aceptar solicitaré un nombre de usuario y contrasefia el cual deberd ser escrito correctamente, en caso de no haber asignado un Usuario y Contrasefa a la base de datos, bastard con Aceptar la ventana de inicio de sesién. Database Lo Database: SISTEMAASPELI UserName Bassword =... Figura 10.4-14 Inicio de sesién. ‘Al entrar al archivo de Access, que es el contendré todas las tablas del sistema se visualizar de la siguiente forma: Notas det asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0ge $3222323335335 i i 10.5 Manejo En MS-SQL Microsoft SQL Server es un SMDB, de los mas importantes y usados en la actualidad por grandes empresas, pues brinda varias caracteristicas que permiten crear y administrar aplicaciones de base de datos entre las cuales ‘encontramos los sistemas Aspel que cuentan con ia posibilidad de interactuar en linea con este Servidor. Lo cual permitira establecer propiedades para secuencias de comandos, configuraciones regionales, tipos de datos, instrucciones Transact-SQL multilingiie y otras caracteristicas que permitiran explotar la informacién de los sistemas la maximo. ‘Antes de realizar la conversién de la Base de datos a MS-SQL® se debe contar con los siguientes requisitos: © Contar con licencias suficientes de Microsoft SQL Server. = Tener instalado MS SQL-Server en alguna de las siguientes plataformas: Windows NT®, Windows XP®, Windows 2000 ® o Windows 2003°. + Definir los perfiles de usuarios en Windows® y MS-SQL®, los cuales accederan a la base de datos desde las terminales. jente procedimiento: Para manejar la Base de datos en MS-SQL® debemos seguir el si 1. En el Servidor MS-SQL® se deberd crear de forma manual la base de datos, entrando a SQL Server Enterprise Manager. 2. Una vez dentro, debemos seleccionar el servidor que usaremos para los sistemas Aspel y ubicarnos en la carpeta llamada DataBases (Bases de Datos),para que con el ment contextual o Accién/Nueva base de datos podamos crear la base de datos. Notas del asistente: 46 — Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0err rere: one Kin Ye termatas Yo te > OE XPD Rt SBOOG Ena oral 0 seme sett Sse Tablas @ndicas Espacio ID eonsa men meaces nde) : SAE4O + 2a re ten a = Ei Sopoer ‘ets ane 1 Sree coos : 2 Geerrone | ira 10.5-1 Creacién de la Base de Datos desde SQL. Server Enterprise Manager. jedades al generar la Base de datos, indicamos el nombre y la ruta deseados, dejando las demds propiedades con el valor predeterminado. mares ‘Genel | Regito detanuacciones| Opciones | Pemizos | [Gl mee sco chiar de ave de dior Figura 10.5-2 Propiedades de la Base de datos en SQL. 4. EL siguiente paso es dar de alta a los Usuarios que tendran acceso a la base de datos especifica dentro de SQL-Server® Enterprise Manager/ Seguridad/ Inicios de sesién (Logins)/Accién/Nuevo Inicio de sesion Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 a7Qo 8 Gn ace © owas f * spc dat rie ddan Figura 10.5-3 Alta de Nuevo inicio de sesién, Dentro de esta ventana se deberén indicar varios parémetros: ‘+ Nombre del usuario. ‘+ Forma de autenticacién (Windows 0 SQL Server) Autenticacién Windows® Para utilizar este tipo de autenticacién en Windows® Server es necesario que los usuarios posean una cuenta en la maquina del servidor u otro dominio reconocido por el servidor. Se puede crear una cuenta de un usuario genérico para acceder al directorio confidencial, o bien un grupo con permisos de acceso al directorio, grupo al que luego se afiaden uno a uno los usuarios autorizados. Para uso de Dominios, el modelo de dominio NT es flexible y soporta una amplia gama de configuraciones de red, desde un solo dominio en una ubicacién a dominios multi-maestros que hay en todo el mundo. Asimismo, la plataforma NT sienta las bases para una seguridad integrada para la familia BackOffice de servicios de aplicacién, incluyendo Microsoft Exchange, Microsoft Systems Management Server y SQL Server, por lo que se podria deci que la existencia de un Dominio no implica problemas para la configuracién del sistema Aspel. Autenticacién SQL Server® La autenticacién de SQL Server se basa en una conexién de seguridad no confiable entre el servidor y el cliente. En este modo, SQL Server debe pasar un nombre de inicio de sesién y una contrasefia validos (independientes del icio de sesién de Windows) a SQL Server. Se debe tener en cuenta que este método es menos seguro que la autenticacién de Windows. Este método no exige una longitud minima para la contrasefia. ‘+ Base de datos a la que se otorgard el acceso. + En la carpeta Acceso a Base de Datos (DataBases Access), se deben especificar las bases de datos a las que tendrd acceso y los permisos que tendré el usuario en cuestién a las bases de datos, marcando las casillas correspondientes, que para efectos de desta configuracién solo seré necesario marcar las siguientes casillas: © Public © Db_owner ‘Como se muestra a continuacién: Notas del asistente: inzado Aspel-SAE 4.0E Aspel = : Figura 10.5-4 Asignacién de permisos a los usuraos de SQL. De forma predeterminada con esto no debe haber ningin problema para configurar el sistema Aspel con SQL Server, pero si por razones de seguridad para la empresa fuera necesario establecer permisos mas especificos esto se puede hacer, pero implica un conocimiento avanzado sobre la Administracién de SQL Server®. 5. A continuacién se debe hacer la configuracién del BDE Administrator. Recordemos que esta una aplicacion que es instalada por los sistemas Aspel para poder tener acceso a las diferentes bases de datos y es el acronimo de (Borland DataBase Engine). Una vez que ya se tiene abierto el BDE se debera seleccionar la pestafa de Databases. iminawwe esto Semerems || sectaoe revwaee reson | | Notas del asistente: Figura 10.5-5. Agregar Base de datos desde el BDE Administrator. Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0EAspel En seguida el sistema solicita el nombre del Driver para generar el nuevo Alias para la Base de datos, donde debemos seleccionar MS-SQL®. ioe Database Diver Name Seleccién del Driver para la Base de datos. Una vez que se da de alta el nuevo Alias, de forma predeterminada aparecerd el nombre MSSQL y un numero Consecutivo, es decir, MSSQL?, tal como se ve en la imagen. En esta parte se deberd configurar algunos parémetros como son: Parémetro. Dato DATABASE NAME Nombre de la base de datos SCHEMACACHEDIR Ruta del NETDIR (Aspelcache) SERVER NAME Nombre del servidor SQL” USER NAME usuario f soceser Pe Fo Figura 10.5-7 Configuracién de la Base de Datos en el BDE, 'a por medio de un servicio, en esta parte se debe escribir el nombre correcto del servidor SQL Server®, el cual en muchas ocasiones puede coincidir con el nombre la maquina que funge como servidor. Notas del asistente: 50 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Una ver que se han escrito los parémetros correctamente se deberdn salvar los cambios en el meni Object/Apply o con el ment contextual. Recordemos que el sistema solicitara que se reinicie el equipo para que los cambios sean registrados lo cual sers indispensable o no, dependiendo del sistema operativo. Confirm Figura 10.5-8 Configuracién de la Base de Datos en el BOE. Antes de continuar, se podra realizar una prueba de Comunicacién entre el BDE y el servidor SQL, seleccionando el Alias y por medio del menu Object/Open, donde solicitaré el nombre y contrasefta del Usuario para ‘Autenticacién por SQL Server. ree Database SAE UserName {USRASPELSAE = eee Figura 10.5- 9 Autenticacién por SQL Server. Bacswod Esta pantalla aparecerd cada vez que se ingrese al sistema. Al agregar la base de datos el sistema reconoce automaticamente el Nombre del Servidor, el Schema Cache Dir para los Archivos temporales, asi como el Usuario que nosotros ingresemos al realizar la Autentificacién. Si todos los datos estan correctos el icono del Alias en el cual se est4 realizando la prueba de conexién, deber parecer encerrado con un cuadro en color verde. Figura 10.5-10 Base de datos con conexién activa al Se de SQL Server dentro del BDE Admir Finalmente, desde le sistema Aspel se deberd ingresar a Utilerias / Control de Archivos y ejecutar el proceso de Avanzado, seleccionar en Tipo MSSQL, y en ruta o alias el objeto que se registro y se cre dentro det BDE. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 31Figura 10.5-11 Conversién dela Base de Datos. Al aceptar solicitara un nombre de usuario y contrasefia el cual deberd ser escrito correctamente. Como ya se vio en el tema de Control de archivo del curso anterior al indicar que si se hace un copiado de la informacién si es que existe, si se indica que no solo se cambia la lectura del Driver. Para corroborar el correcto funcionamiento podriamos ingresar a Enterprise Manager de SQL Server®, y verifcar Que las Tablas ya deben estar, con la informacién de la base de datos original si es que se realizo la importacion como lo muestra la siguiente imagen. 708 @ + A90 0S ce ee crac sian Chezreeorendnett cre aieomesevsnan aes Barn : wom ceoran Jew cre ae pecan Figura 10.5-12 Tablas creadas en SQL Server. Estaciones de Trabajo ‘Adicionalmente también se deben configurar las estaciones de trabajos donde estaran los sistemas. * Se debe tener instalado SQL Server® en la terminal, ya sea como cliente o como Servidor. * Hacer el registro del Servidor SQL en el equipo que fungira como cliente por medio del asistente en cada uno de las terminales. ‘+ Hacer la configuracién del BDE en cada una de las terminales. Ejecutar el proceso de Avanzado en cada estacién de trabajo, indicando que no se desea realizar la ore acion al momento en que es solicitado, dado que las tablas ya fueron creadas en el servidor y posiblemente ya se tenga informacién. Notas del asistente: 52 Guia Curso Avanzado AsEAspel- ‘Operaciones con Base de Datos Abierta Una de las ventajas de manejar la base de datos abierta, es que se tiene la potencialidad de poder realizar operaciones u obtener reportes adicionales con ayuda de alguna aplicacién externa al sistema. Esta parte est ientada a mostrar el funcionamiento interno de algunos procesos del sistema y la correspondiente afectacién enla base de datos. Esta seccién exige por parte del asistente un nivel de conocimientos especializados en algunas dreas de la informatica y/o sistemas computacionales, sin embargo se explicaran paso a paso los procesos que se ejecuten, para que puedan ser de aplicacién general por casi cualquier tipo de usuario. 10.6 Tablas del Sistema Para comprender el funcionamiento del sistema a nivel de archivos y poder realizar operaciones sobre los datos, es importante conocer las tablas del sistema, asi como sus estructuras, los tipos de datos y nombre de todos y cada uno de los campos. A continuacién se muestra una lista de cada uno de los archivos 0 tablas de ASPEL-SAE 4.0, con una breve descripcién de que es to que almacenan en estricto orden alfabético. No Tabla Descripcion 1___ACOMPxx ‘Acumulado de compras 2 | ACOOPxx CC* Acumutado de compras 3__|_ACTCATxx Catélogo de actividades 4 | ACTCOT «x CC* Catalogo de actividades 5S __AFACTxx ‘Acumutados de Ventas 6 __AFAOTxx CC* Acumulados de ventas 7 BITAx Catdlogo de Actividades 8 | BIOAKx CC* Catalogo de Actividades 9 CAMPxx Catalogo de Campafias 10_| CAOPxx CC* Catalogo de campaias 11) CITASK« Catalogo de citas 12__|_ClOASKx CC* Catalogo de citas 13 | CLIEK« Catdlogo de clientes 14 CLOxx CC* Catalogo de clientes 15_|_CLIECFDxx Catalogo de clientes que se les genera CFD's 16 __CLIECOF Kx CC* logo de clientes que se les genera CFD's 17 CLINex Catalogo de lineas de inventarios 18 CLONKx CC* Catdlogo de lineas de invent: 19_|_CNSESTxx Catdlogo de estadisticas 20___CNSEOTxx CC* Catalogo de estadisticas 21 CONCx Catalogo de conceptos de CxC 22 COO CC* Catdlogo de CxC 23 CONDxx Condiciones de movimientos al inventario 24 | COODxx CC* Condiciones de movimientos al inventario 25 CONMx Condiciones de movimientos al inventario 26 | COOMxx CC* Condiciones de movimientos al inventario 27 CONPxx Conceptos de CxP Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 53COOPxx COLORxx COLORKx comoy1 COMPxx COMOxx CONDBITAxx CONDBIOAxx CONDCRMxx CONDCOMxx CONDFCxx CONTAC CONTOCKx CONTAC CONTOPxx CTAESQxx CTAEOQxx CUENxx CUONxx DESEDOxx DESEOOxx EDCLCAxx EDCLOAxx EDOCAMxx EDOCOMxx FAOTY1 FACT xx FAOTx FILTxx FILOxx FolCOCxx FolCOPxx GUICAMxx GUICOMax HNUMSERxx HNUMSORxx IMPUxx IMOUxx INFCLbox INFCObox INTCObxx INTCOb« INVExx Avanzado Aspel-SAE 4.0 E Aspel CC* Conceptos de CxP Catlogo de colores CC* Catdlogo de colores Partidas de compras Encabezados de compras CC* de compras Condiciones de bitacora CC* Condiciones de bitacora Condiciones de administracion de clientes. CC* Condiciones de administracién de clientes. Condiciones de facturas y compras. Contactaos de clientes. CC* Contactos de clientes. Contactaos de proveedores. CC* Contactaos de proveedores. Cuentas contables del esquema de impuestos. CC* Cuentas contables del esquema de impuestos. Catalogo de cuentas por cobrar. CC* Catalogo de cuentas por cobrar. Descripcién de actividades. CC* Descripcion de actividades. Actividades de clientes por campana CC* Actividades de clientes por campafia. Estado de las campafas. CC* Estado de las campafias. Partidas de ventas. Encabezados de ventas. CC* Ventas. Filtro necesario de fechas. CC* Filtros de fechas. CC* Folios de CxC. CC* Folios de CxP. Guias de campafas. CC* Guias de campanas. Histérico de nimeros de serie. CC* Histérico de niimeros de s Catdlogo de esquemas de impuestos. CC* Catalogo de esquemas de impuestos. Informacion del cliente "MOSTR”. CC* Informacién del cliente "MOSTR”, Interfaz con COl, CC* Interfaz con COL Catalogo de inventarios.73 74 75 76 77 238 82 83 85 87 89 1 92 93 95 97 98 99 100 101 102 103 104 105, 106 107 108 109 110 WwW 12 113 114 Notas del asistente INOExx KITS¥x K10Sxx LNKOLKOx LNKOLOCxx: LNKOLKPxx LNKOLOPxx LTPDxx LTODxx MINVixx MiOVx MONEDxx MONODxx MULT xx MUOT. xx NUMSERox NUMSORxx. OCLbxx OCObex OCOMxx OCOMax OCKCxx OCOCxx OCKP xx OCOP Ix OFACKx OF OC OINVx O10Vxx. OLTPDx OLTODx OMINex OMONxx OPRVxx OPOVxx PAGAxx PAO PERIODOSxx PERIODOSxx POLIxx POO PROVx Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 EAspel- CC* Catalogo de inventarios. Catalogo de KIT’s CC* Catdlogo de KIT's Contactos en Outlook® para clientes. CC* Contactos en Outlook® para clientes. Contactos en Outlook® para proveedores. CC* Contactos en Outlook® para proveedores. Catalogo de Lotes y pedimentos. CC* Catalogo de Lotes y pedimentos. Movimientos al inventario. CC* Movimientos al inventario. Catélogo de monedas. CC* Catdlogo de monedas. Multialmacenes. CC* Multialmacenes. Catdlogo de numeros de serie. CC* Catdlogo de numeros de serie. Observaciones de clientes. CC* Observaciones del cliente. Observaciones de compras. CC* Observaciones de compras. Observaciones de CxC. CC* Observaciones de CxC. Observaciones de CxP. CC* Observaciones de CxP. Observaciones de facturas. CC* Observaciones de facturas. Observaciones de inventarios. CC* Observaciones de inventarios. Observaciones de Lotes y pedimentos. CC* Observaciones de Lotes y pedimentos. Observaciones de movimientos al inventario. CC* Observaciones de movimientos al inventario. Observaciones de proveedores. CC* Observaciones de proveedores. Catélogo de CxP. CC* Catdlogo de CxP, Tabla de periodos. CC* tabla de periodos. Catélogo de politicas de ventas. CC* Catalogo de politicas de ventas. Catalogo de proveedores.115 PROVax CC* Catalogo de proveedores. 116 RESCATxx Catélogo de resultados. 117 RESCOTxx CC* Catdlogo de resultados. 118 TALLAxx Catalogo de tallas. 119 TALOAxx CC* Catdlogo de tallas. 120 VENDxx Catalogo de vendedores. 121 VEODxx CC* Catalogo de vendedores. 122 ZONAx Catalogo de zonas. 123 ZO0Axx CC* Catélogo de zonas. * Hace referencia a la Cifra de Control. Para llevar un control més eficiente de la cantidad de registros que se lleva por cada tabla, los sistemas Aspel manejan unas tablas denominadas Cifra de Control, las cuales se encargan de llevar la cantidad de registros que contienen las tablas, Folios, Tipos de documento, etc. ‘Campo.- Es la unidad mas pequefia a la cual uno puede referirse en un programa. Desde el punto de vista del programador representa una caracteristica de un individuo u objeto. Registro.- Coleccién de campos de iguales 0 de diferentes tipos. 10.7 Vinculacién de Tablas Para efectos de abrir la base de datos con una herramienta que permita hacer diferentes procesos con los datos y que sea de uso comin para cualquier usuario, haremos uso de MS-Access® por medio una vinculacién de tablas, esto quiere decir que en un archivo de MS-Access®, vamos a mandar llamar las tablas de forma vinculada para que cualquier afectacién que se haga en cualquiera de las tablas se vea directamente reflejada en los datos del sistema, Existen otros SMBD que permiten abrir la informacién dependiendo en que formato se encuentren los datos, por ejemplo: * Sila base esta en Paradox® se podré abrir con MS-Access®, Data Base Desktop 32° (DBD32). ‘+ Sila base esta D’base se podra abrir con DBD32®, MS-Access®, Visual FoxPro®. Para poder empezar a abrir las tablas se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Accesar a MS-Access® y Generar una base de datos nueva, de preferencia en el directorio donde estan los datos (aun que puede estar en cualquier otra parte), con el nombre database.mdb. 2, Meni Archivo/Obtener datos externos Vincular tablas 6 con el menii contextual, Existen dos formas de extraer datos desde MS-Access®, una es Importarlos y la otra es Vinculéndolos; la pri sélo genera una copia con los datos del archivo original en una tabla, mientras que la segunda genera un vinculo dindmico, el cual es un espejo, en donde los datos que se ven, son una lectura de los datos del archivo or por lo cual al hacer algin cambio se verdn reflejados inmediatamente en la tabla original. 3. Al seleccionar Vincular tablas, aparecera un cuadro de didlogo donde solicitara la ruta de los archivos ‘que se van a vincular y para poder encontrarlos de una forma mas rapida y facil, en la lista desplegable Notas del asistente: 56 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0EAspel es del Tipo de Archivo se debe seleccionar el formato de base de datos, que en este caso seré Paradox®, para que el directorio que seleccionemos solo muestre archivos de se tipo 333333333333 Figura 10.7-1 Seleccién de archivos para vincular. 4. Por ultimo solo se debe oprimir el botén ___*=%__ J apareciendo el siguiente mensaje. GD) tat nine cree eae Al generarse el vinculo se mostraré la tabla con su correspondiente nombre. Para diferenciar una con una que se encuentra vinculada se asigna un icono el cual contiene un prefijo haciendo referencia a su tipo, que para el caso de Paradox® seré *PX o para D’Base® sera *08, Este proceso se debera hacer con cuantas tablas se desee vincular. Una vez que se tienen vinculadas todas las tablas se podra abrir para consultar la informacién que contengan. Cada una de las tablas contiene su propia estructura (Layout) la cual con cualquier manejador de base de datos puede ser consultada, por ejemplo en MS-Access®, al seleccionar cualquier tabla y oprimir el botén li"), mostrard la estructura de la tabla. Laestructura de las tablas incluye basicamente: ‘+ Nombre del campo. ‘+ Tipo de dato. ‘© Llave primaria. * Validaciones especificas de cada campo. = Cualquier informacién sobre el Layout sélo es informativa, ya que no se debe cambiar la estructura de las tablas, debido a la programacién del sistema, Cualquier SMBD actual debera poder manejar por lo menos los siguientes elementos: Figura 10.7-2 Estructura de © Tablas tuna tabla visualizada desde © Consultas, Vistas o Querys MS-Access. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 7EAspel Las consultas serén las que nos permitirén explotar y manipular la informacion de una forma extraordinaria, haciendo uso de SQL proveniente del acrénimo Structure Query Lenguaje (Lenguaje estructurado de Consultas). Este lenguaje contiene una sintaxis universal en la mayor parte de su diccionario, por lo cual su aprendizaje y aplicacién viene acompafiado de muchos beneficios. Existen basicamente dos tipos de instrucciones SQL: DDL.- Del acrénimo Definition Data Lenguaje, definicién de datos que permiten crear y definir nuevas bases de datos, campos e indices. DML.- Del acrénimo Data Manipulation Language que permiten generar consultas para ordenar, filtrar y extraer datos de la base de datos. Para efectos de este curso solo veremos los comandos DML: Comando Descripcién SELECT _Utilizado para consultar registros de la base de datos que satisfagan un criterio determinado. INSERT Utilizado para cargar bloques de registros en la base de datos en una nica operacién. UPDATE Utilizado para modificar los valores de los campos y registros especificados. DELETE —_Uttlizado para el Existen también una serie de cldusulas las cuales nos permitirén poder condicionar 0 filtrar la informacién que estamos consultando manipulando. inar registros de una tabla de una base de datos. Cléusula Descripcién FROM Utilizada para especificar la tabla de la cual se van a seleccionar los registros. WHERE Utilizada para especificar las condiciones que deben reunir los registros que se van a seleccionar. GROUP BY __Utilizada para separar los registros seleccionados en grupos especiticos. HAVING Utilizada para expresar la condicién que debe satisfacer cada grupo ORDER BY —_Utilizada para ordenar los registros seleccionados de acuerdo con un orden especifico Ascendente o Descendente (ASC/DESC) ‘AL utilizar condiciones 0 cldusulas necesariamente se deben utilizar operadores los cuales se encargarin de evaluar en base aciertos criterios la clausula especifica, los cuales se clasificaran en: © Logicos © Comparacién. Logicos: Operador Uso ‘AND Es el "y" légico. Evalua dos condiciones y devuelve un valor de verdad sélo si ambas son ciertas, OR Es el "o" logico. Evalia dos condiciones y devuelve un valor de verdad si alguna de las dos es cierta. NoT Negacién légica. Devuelve el valor contrario de la expresién Comparacién: Operador Uso < Menor que > Mayor que Notas del asistente:Distinto de Menor 6 Igual que Mayor 6 Igual que Igual que BETWEEN Utilizado para especificar un intervalo de valores izado para comparar de un modelo, solo para cadenas de texto. ado para especificar registros de una base de datos. In ut Las funciones de agregado se usan dentro de una cléusula SELECT en grupos de registros para devolver un inico valor que se aplica a un grupo de registros. Funcién __Descripcién AVG ada para calcular el promedio de los valores de un campo determinado. COUNT ada para devolver el niimero de registros de la seleccién. SUM la suma de todos los valores de un campo determinado MAX ada para devolver el valor més alto de un campo especificado MIN ada para devolver el valor mas bajo de un campo especificado Instrucciones de Consulta Son aquéllas instrucciones SQL que nos permiten seleccionar un conjunto de registros estableciendo filtros. SELECT Selecciona los registros de una tabla. sintaxis: SELECT * FROM Tabla SELECT Tabla.Campo1, Tabla.Campo2, Tabla.Campo3,... FROM Tabla Ejemplos: SELECT * FROM CLIEO2 \" Selecciona todos los registros de la tabla del Catalogo de clientes. SELECT CLIEO1.NUM_REG, | CLIEO1.CCLIE, © CLIEO1.NOMBRE, CLIEO1.LIM_CRED, CLIEO1.SALDO FROM CLIEO1 LIM_.CRED, LNUM.REG, CU NOMBRE de mandar llamar todas las coturnnas * Selecciona explicitamente los CLIEO1.SALDO del Catalogo de cliente recomienda que en lo sumo posible se use el nom la tabla y nombre del campo separadas por un punto (.) ya que es posible que al escribir una consulta dond a referencia a dos tablas y en ambas tablas exista ui campo con el mismo nombr fa saber a cual se hace referencia AS Es una funcionalidad del lenguaje que permite establecer un alias a un campo u operacién es decir, llamar a un ‘campo por un nombre distinto del que tiene establecido en su estructura. D Sintaxis: SELECT (Tabla.Campot) AS Alias FROM Tabla Ejemplo: SELECT (CLIB01.LIM_CRED) AS LIMITE_CREDITO FROM CLIEO2 Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 59Esper llamar completamente LIMITE, CREDITO. \" Hea CLIEOT.LIM_CRED se te pued: Predicado en Consultas Estas consultas son aquellas donde se le indicara una serie de clausulas para que a informacién sea filtrada por criterios especificos. ELECT [TOP] / UPDAY OM Tabla = Campo [OPERADOR] Criterio HAVIN / DISCTICT / DISTINCT Criteriol AND Criterio2 y Campo ASC/DESC TOP Selecciona los primeros N regi i Sintaxis: SELECT TOP [N] * FROM Tabla Ejemplo: SELECT TOP 10 * FROM CLIEOL \" Devuelve los primeros 10 registros del Catélogo de client: WHERE Se utiliza para indicar criterios de seleccién en relacién a un o mas campos, haciendo uso de operadores légicos y aritméticos. QD Sintaxis: SELECT Campos FROM Tabla WHERE Campo [Operador] Criterio T * FROM CLIEO1 E Status = ‘A’ Devuelve todos los registros del Catalogo de clientes que te n estatus Activ ‘ORDER BY Este comando ordena los registros por el campo indicado en un orden especifico, que de forma predeterminada es Ascendente ASC o puede ser Descendente con al indicacién DESC. D Sintaxis: SELECT Campos FROM Tabla ‘ORDER BY Campo ASC/DESC Ejemplos: SELECT * FROM CLIEO1 ORDER BY NOMBRE ASC el Catélogo de clientes ordenado alfabética SELECT * PROM CLIEO1 WHERE Saldo = 10000 ORDER BY Nombre DESC TUS sea Activo “A”, ordenado alfabéticamente, en sin embargo se \* Devuelve el Catslogo de clientes donde ST € caso se utilizo el operador <5, >2, et Ds operador Notas del asistente: 60 Guia Cu Avanzado Aspel-SAE 4.0SELECT * FROM CLIBO1 WHERE SALDO >= 15000 ORDER BY CCLIE ASC \? Devuelve el Catalogo de clientes donde et saldo sea mayor o igual 2 15,000, ordenado de forma ascendentemente por la clave, Se pueden hacer bisquedas mas especificas anidéndolas por medio de AND. SELECT * PROM CLIEO1 WHERE SALDO >= 15000 AND SALDO <= 50000 ORDER BY CCLIE ASC \" Devuelve el Catalogo de clientes donde el saldo sea mayor o igual a 15,000 y menor o igual a 50,00 usar AND para concatenar evaluaciones de campos diferentes. Esta consulta también se puedo haber e | operador BETWEEN. BETWEEN Extrae un rango especifico de datos provenientes de algin campo de una tabla. CD sintaxis: SELECT Campos FROM Tabla WHERE Campo BETWEEN dato_Inicial AND Dato_Final Ejemplo: SELECT * FROM CLIEO2 WHERE SALDO BETWEEN 15000 AND 50000 ORDER BY CCLIE ASC UKE Este operador se utiliza cuando se va a comparar algiin dato con otro, cuando estos son exclusivamente cadenas de caracteres, para datos numéricos se debe usar operadores aritméticos. GD Sintaxis: SELECT Campos FROM Tabla WHERE Campo LIKE Cadena Ejemplo: SELECT + FROM CLIEOL WHERE Nombre LIKE “importadora” \* Selecciona todos los registros de la tabla del Catalogo de clientes, donde el nombre sea como ‘import: Con este operador debido a que su manejo es con cadenas, es posible usar comodines antes y/o después del riterio de basqueda. Supongamos que dentro del Catalogo de clientes se quiere encontrar a todos aquellos clientes que tengan dentro del nombre la palabra ‘import’. SELECT * FROM CC110501 WHERE Nombre LIKE “*import*” Se deduce entonces que se pueden hacer una bisqueda haciendo uso del comodin antes y después del criterio d busqueda. \* Devuelve todos los registros que en el campo Nombre ten; cadena, in la palabra “import” en cualquier parte de ta Noeas del asixtente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 eoE Aspel Omite los registros que contienen datos duplicados en los campos seleccionados. Para que los valores de cada ‘campo listado en la instruccién SELECT se incluyan en la consulta deben ser tnicos. ( Sintaxis: SELECT DISTINCT Campos FROM Tabla Ejemplos: NCT CVE_DOC FROM FAOTY1 DISTINCTROW Omite datos que se basan en registros completamente duplicados, no sélo en campos duplicados.; a diferencia del predicado anterior que sélo se fijaba en el contenido de los campos seleccionados, éste lo hace en el contenido del registro completo independientemente de los campos indicados en la clausula SELECT. (2 Sintaxis: SELECT DISTINCTROW Campos FROM Tabla Esta situacién muy dificilmente se va a dar en los sistemas Aspel ya que las tablas contienen campos llaves que ‘nunca permitiran un campo duplicado, ademas de que contienen muchos campos. Funciones de Agregado Estas funciones permiten agrupar informacion ya sea por igualdad en los datos de los campos o por la aplicacién de alguna funcién aritmética. Al ser usadas implica que se deben aplicar a cada uno de los campos que se invoquen en la consulta, por lo tanto se va hacer omisién del comodin (*).. Algunas de ellas solo son aplicables a campos que tengan algiin tipo de datos numérico. GROUP BY Combina los registros con valores idénticos, en la lista de campos especificados, en un Gnico registro. Para cada registro se crea un valor sumario si se incluyera una funcién SQL agregada, como por ejemplo Sum o Count, en la instruccién SELECT. @D Sintaxis: SELECT campos FROM tabla WHERE criterios GROUP BY campos del grupo Ejemplo: SELECT PAOTY1.CVE_DOC FROM FAOTYL GROUP BY FAOTY1.CVE_DOC GROUP BY es opcional. Los valores de resumen se omiten si no existe una funcién SQL agregada en la instruccién SELECT. Los valores Null en los campos GROUP BY se agrupan y no se omiten. No obstante, los valores Null no se evaldan en ninguna de las funciones SQL agregadas. Se utiliza la cléusula WHERE para excluir aquellas filas que no se desean agrupar, y la clausula HAVING para filtrar los registros una vez agrupados. AVG Calcula la media (promedio) de un grupo de registros. La media calculada por Avg es la media aritmética (la suma de los valores dividido por el nimero de valores). La funcién Avg no incluye ningun campo Null en el cAlculo y forzosamente utiliza un alias para el campo. (Q Sintanis: SELECT AVG (CampoX) AS Alias FROM Tabla Notas del asistente: 62 Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0AVG (CLIEO1 . SALDO} FROM CLIEOL PROM_SALDO evuelve la media o promedio del saldo de los clientes. COUNT Calcula el ntimero de registros devueltos por una consulta y forzosamente utiliza un alias para el campo. CD Sintaxis: SELECT COUNT (CampoX) AS Alias FROM Tabla COUNT (CLIE01.CCLIE) AS NUM_CLIENTES FROM CLIEO1 WHERE CLIEO1.STATUS = "S" \* Devuelve el numero de clientes que tiene estatus de Suspendido. MIN / MAX Devuelven el minimo o el maximo de un conjunto de valores contenidos en un campo especifico de una consulta, y forzosamente utiliza un alias para el campo. D sintaxis: ‘SELECT MAX (CampoX) AS Alias FROM Tabla SELECT MIN (CampoX) AS Alias FROM Tabla Ejemplo: SELECT MAX (CLIEO1.SALDO) AS Max_SALDO FROM CLIEO1 \* Devuelve el registro de clientes que tenga el mayor saldo y se puede hacer lo contrario usando la funcién MIN SUM Devuelve la suma del conjunto de valores contenido en un campo especifico de una consulta y forzosamente utiliza un alias para el campo. CD sintaxis: SELECT SUM (campoX) AS Alias FROM tabla Ejemplo: SELECT SUM(CLIE01.SALDO) AS TOTAL_SALDO FROM CLIEO1 \* Devuelve la summa del saldo de os los clientes, en un campo llamado TOTAL S ‘Asi como las funciones AVG, SUM, MIN y MAX, también existen algunas otras funciones de tipo estadistico, HAVING Especifica qué registros agrupados se muestran en una instruccién SELECT con una clausula GROUP BY. HAVING. es similar a WHERE, que determina los registros que se seleccionan. Después de que los registros se agrupen con GROUP BY, HAVING determina qué registros se muestran. CD Sintaxis: SELECT campos FROM tabla WHERE criterios GROUP BY campos HAVING FUNCION(criteriosdegrupo) Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 63Ejemplo: SELECT FAOTY1.TIP_DOC, FAOTY1.CVE_DOC, COUNT(PAOTY1.CVE_ART) AS DOCTOs OM FAOTYI, GROUP BY FAOTY1.TIP_DOC, FAOTY1.cVvE_poc HAVING COUNT (FAOTY1.TIP_DOC) = "FH \* Toma det archivo de partidas, aquellos registros que son facturas, agrupando el tipo de documento en la funcion de agregado, ta clave de tos documentos, posteriormente con otra funcién cuenta el numero de partidas permitiendo conocer cuantas partidas realmente tiene el archivo de partidas por documento de factura, para poder ser comparado con el de encabezados. Operadores Especiales IN Es ocasiones es necesario la recuperacién de informacién que se encuentra contenida en una tabla que no se encuentra en la base de datos que ejecutard la consulta o que en ese momento no se encuentra abierta, esta situaci6n la podemos solventar con la palabra reservada IN. a ‘ axis: SELECT Campos FROM Tabla IN Valores/Tabla/Ruta “Tipo” Ejemplos: SELECT * FROM CLIENTES IN "C:\Aspel\DAC\Sistemas Aspel\SAE4.0\Ejemplos" "Paradox 4.x;" \" Se abre el Catalogo de clientes del mes de diciembre especificando la ruta y el tipo de base de datos, SELECT * FROM CLIENTES WHERE Nombre In ('Gruas', 'Importadora', ‘Construcciones'} contengant en el campo nombre cu: de las coincidencias indicadas \* Busca los registros q Qu Esta cléusula, tiene en si, varios usos por ejemplo se puede hacer una combinacién con el operador NOT, trayendo todo lo que no coincida con algin predicado especifico. Existe un operador equivalente llamado EXIST. continuacién se hard una consulta donde se combinaran todos los comandos vistos hasta ahora. SELECT FACTO1.CVE_DOC, FACTO1.NUM_REG, PACTO1.TIP_DOC FROM FACTOL WHERE (((FACTO1.CVE_DOC) In (SELECT [CVE_DOC] FROM [FACTO1] As Tmp GROUP BY (CVE_DOc] HAVING Count (*)>1 ))) ORDER BY FACTO1.CVE_DOC, FACTO1.TIP_Doc Jo que DISTINCT manda solo campos especificados donde la informacién contenida es distinta, esto para hacer mas especifica la bésqueda, devalviendo los campos FACTO1CVE_DOC, FACTO1.NUM REG FACTOLTIP.DOC, cuando CVE_DOC esta duplicada, evaluandolo contra una agrupacion del mismo campe CVE_DOC de la misma tabla, es por ello que se utiliza un alias para la tabla y donde la aplicacién de la funcion COUNT sea mayor a uno, es decir que encontré mas de un registro duplicado. Cabe mencionar que esta consulta si va a mandar duplicados debido a que CVE_DOC puede tener el mismo valor para TIP_OOC, es decir, por ejemplo et documento 1 puede existir para Facturas, remisiones, cotizaciones y de es, Se puede hacer mas grande {a consulta para que valide ambos campos, en este caso no mandaria duplicados pues Aspel-SAE esta a prueba de duplicados, 64 ula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Instrucciones de Accién Son aquéllas instrucciones SQL que nos permiten modificar un conjunto de registros estableciendo predicados. UPDATE Crea una consulta de actualizacién que cambia los valores de los campos de una tabla especificada basdndose en un criterio especifico. GSintaxis UPDATE tabla SET Campo, Campo2,... CampoN. WHERE Criterios Ejemplo: UPDATE CLIEO1 SET DIAS_CRE = DIAS_CRE + 15 WHERE SALDO <= 10000 \" Esta consulta actualiza el los dias de crédito, incrementandoles sea menor a 10,000.00. dias, solo a aquellos clientes que su saldo DELETE Crea una consulta que elimina los registros de una o més de las tablas listadas en la cléusula FROM que satisfagan la cldusula WHERE. Esta consulta elimina los registros completos, no es posible eliminar el contenido de algiin campo en concreto. Sintaxis: DELETE FROM Tabla WHERE criterio Ejemplo: DELETE FROM MINVO1 WHERE NUM_ALM > 50 je almacén sea mayor a 50. \ Esta consulta borra los registros de la tabla MINVO1 donde ef numero Por ultimo veremos sentencias que permiten relacionar tablas unas con otras. Para esto se debe entender que un modelo relacional trabaja a base de campos llave los cuales generan las tuplas, que son los registros que devuelve la consulta, es decir se puede extraer informacién de diferentes tablas donde ciertos registros sean coincidentes o no en base a una tabla u otra. JOIN Las vinculaciones entre tablas se realizan mediante la cléusula INNER que combina registros de dos tablas siempre que haya concordancia de valores en un campo comin. CD Sintaxis: ‘SELECT Campos FROM tb1 INNER JOIN tb2 ON tb1.campo1 Operador tb2.campo2 Ejemplo: ECT FACTO1.CVE_CLPV, SUM(FACTO1.CAN_TOT) AS TOTAL_DOCTO, CLIBO1.CAMLIBRE4, (CAMLIBRE4 - TOTAL_DOCTO) AS COMPARATIVO FROM CLIEO1 INNER JOIN FACTO1 ON CLIBO1.CCLIE = FACTO1.CVE_CLPV GROUP BY FACTO1.CVE_CLPV, CLIBO1.CAMLIBRE4 \ Suponiendo que un cliente se le establece una Cuota de compras en un lapso de tiempo determinado y desea saber cuanto a comprado y compararlo con ef monto establecido el cual se captura en un campo libre del usuario, en este caso CAMLIBRES, En esta consulta se mandan llamar dos tablas FACTO1 y CLIEO1, en las para lo cual se utiliza ta sentencia INNER JOIN, unigndolas por el campo ampo comiin es el de CLIENTE zando la evaluacion Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 65CAspel J, ambos campos aun tengan ni Fe diferente, pero la informacion que jara ser comp ATIVO. staria que se agregi un el campo de la fecha para que esta pueda ser evaluade por algun ‘ango en especifico utilizando la sentencia BETWEEN. Sobre este tipo de consultas se puede aplicar cualquier tipo de funciones de predicado o agregado que hasta ahora se han visto. También existen otras posibilidades en lo que a unién de tablas se refiere las cuales se solventan sustituyendo la palabra INNER por LEFT y RIGHT. LEFT toma todos los registros de la tabla de la izquierda aunque no tengan ningiin registro en la tabla de la izquierda. RIGHT realiza la misma operacién pero al ccontrario, toma todos los registros de la tabla de la derecha aunque no tenga ningtin registro en la tabla de la izquierda, Para obtener mas informacién sobre el Lenguaje SQL se pueden visitar las siguientes ligas: http//www.desarrolloweb com) s/h hitp//wwaw asptutor.com/sal/ htn://wwaw programatiom, htp:/office microsoft.com sah /assistance/CHO62526883082 aspx Notas del asistente: Avanzado Aspel-SAE 4.0EAspel- 11, DESBLOQUEO DE DOCUMENTOS Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones, del médulo de Facturas, son contenidos en un solo archivo denominado FACTO1.DBF 6 FACTO1.DB, dependiendo el formato (DBase- 0 PARADOX: respectivamente). Este archivo s6lo contiene las cabeceras de dichos documentos, ya que las partidas se encuentran en otro archivo cuyo nombre es FAOTY'1.DBF 0 FAOTY1.DB, dependiendo el formato de la base de datos (D’Base® 0 PARADOX® respectivamente). De igual manera ocurre con los documentos del Médulo de ‘Compras, las Recepciones, Ordenes de compra y Devoluciones son contenidas dentro de un solo archivo denominado COMPO1.DEF 0 COMPO7.DB, dependiendo el formato (DBase- 0 PARADOX: respectivamente), el cual s6lo contiene las cabeceras de los documentos. El archivo que contiene las partidas de dichos documentos es llamado COMOY1.DBF 0 COMOY1.DB, dependiendo el formato de la base de datos (DBase 0 PARADOX respectivamente). Dentro de los archivos de cabeceras de los documentos de ambos Médulos, existe un campo denominado BLOQ, el cual puede tomar 4 valores dependiendo de la situacién, los cuales se muestran en la Tabla 2. BLOQ (Valor) _Descripcién a Cuando el documento se genero y no se tienen pendientes por surtir. 0 Cuando el documento se generd y atin tiene apartados 6 pendientes por surtir. 1 Cuando el documento manejaba apartados o pendientes por surtir y ya fue saldado. 2 Cuando al generar el documento hubo problemas de energia y se bloqueo. Cuando un documento queda totalmente enlazado, las banderas de todos los documentos implicados serdn 1, debido a que ya no tienen pendientes por surtir. En caso de que hubiese una devolucién sobre una factura, la bandera de la factura se actualiza como 0, debido a que atin quedan apartados. El proceso de vencimiento de apartados no actualiza el campo de todos los documentos, debido a que sélo recorre documentos “Pedido”. El desbloqueo de Documentos recorre el tipo de Documentos indicado, validando si es un 2 el valor de la bandera BLOQ y cambidndolo por un 0. Respecto a las Compras funciona de manera similar. Cuando se genera una Orden la bandera de dicho documento es -1. Si se realiza una Recepcién parcial enlazada a esa orden la bandera BLOQ ‘quedaria con status 0. Si se realiza una Recepcién completa la bandera de los documentos implicados se colocaria como 1. es por ello que es importante antes de realizar operacién alguna con la bandera de Bloqueo contemplar si los documentos estaban enlazados 0 no, si manejaban 0 no apartados, y/o si tenian algin pendiente por surtir. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4,0 6?E/Aspel 12. INTERFASES 12.1 De icién La linea de productos Aspel, conforman una suite en donde cada uno de los sistemas que la integran, fueron disefiados para realizar una tarea especifica, lo cual implica que los costos sean muy bajos en comparacién de algin ERP 0 macrosistema, sin embargo en ocasiones se necesita un sistema el cual de forma modular pueda integrar la mayor parte de funciones que de forma independiente Aspel ofrece en su linea de productos. Debido a esto, los sistemas de la linea Aspel cuentan con al capacidad de poder trabajar integradamente mediante lo que se denomina las “interfases”. Las interfases consisten en configurar algunos parametros dentro de los sistemas para que estos sean capaces de comunicarse entre ellos, de modo que la informacién que de forma independiente se genera en cada uno de ellos, trabaje como si se tratara de un solo sistema. ‘A continuacién se presenta un diagrama de interfases mediante el cual se puede tener una sistema interactua con cual y en que sentido. jon sobre, qué Figura 12.1-1 Diagrama de interfases. 12.2. Interfase Banco (> Ruta de Acceso: Proveedores y CxP / Herramientas / Interfase BANCO. Si se cuenta con Aspel-BANCO 30, esta opcién permitiré integrar informacién generada en Aspel-SAE hacia ‘Aspel-BANCO, SAE genera un archivo con la informacién de los pagos pendientes, los cuales al ser leidos por ‘Aspel-BANCO se pueden convertir en movimientos programados en el Agenda de movimientos y que finalmente pueden llegar a ser cheques, con la finalidad de programar los pagos sobre los saldos pendientes. Es recomendable que los movimientos que se hayan hecho en multimoneda, se apliquen a cuentas bancarias que manejen la misma moneda, ya que el archivo que se genera para la Interfase no realiza ninguna conversion a ‘otras monedas, por ejemplo si se genera un movimiento que maneja délares, debe ser asignarlo a una cuenta en Banco que maneje délares. Notas del asistente: 68 Guia CursoEv Aspel ‘Al enviar La informacién a Aspel-BANCO se esta enviando informacién relacionada con el RFC del proveedor y el monto de IVA por concepto del pago al proveedor. El IVA para este caso, es calculado sobre el monto del pago a realizar y resulta ser la parte proporcional que corresponde al IVA aplicado en la compra, Figura 12.2-1 Interfase con Aspel-Banco 30. 12.3 Interfase CO! La informacién que recibe Aspel-CO! son los asientos de los movimientos de Compras, Ventas, Movimientos al Inventario, CxC, CxP y devoluciones de compras y ventas. La forma en que Aspel-COl procesa informacién es a través de pélizas, para lo cual la interfase de SAE-COI se requiere conocer las cuentas contables de Aspel-CO! que deberan ser afectadas al momento de generar las pélizas. Figura 12.3-1 Interfase Aspel-SAE-COL En esta versin tendrds disponible la actualizacién en linea, es decir, al momento de generar las pélizas ya no sélo se podran registrar via archivo, si no que ahora también podrén afectar directamente la base de datos. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.012.3.1. Definicién de Cuentas Contables (© Ruta de acceso: Utilerias / Interfase COL La captura de cuentas contables maestras es el primer paso. Todas las cuentas que se indiquen deben ser al nivel de detalle, para que se puedan cargar 0 abonar los movimientos correspondientes, estos datos se obtienen de ASPEL-COl, para ello se debe hacer lo siguiente: “2 Sen mFS Mediante este botén aparecerd una ventana en la cual se podré capturar las cuentas contables. Esta ventana muestra clasificadas las cuentas contables que se podrén capturar, permitiendo identificar y encontrar répidamente cualquier cuenta que se vaya a capturar. ema Zou O6 C2 nomi 4! Mower diverse, Lire Figura 12.3.1-1 Alta/Modificacion de cuentas contables. Para dar de alta o modificar una cuenta simplemente se debe oprimir “J, apareciendo el siguiente dialogo: Figura 12.3.1-2 Edicion de cuentas contables. En esta ventana se debe definir el numero de cuenta contable correspondiente al concepto que se esta editando nel sistema Estas cuentas también se pueden definir desde: Utilerias / Configuracién / icono Cuantas Contables, mostrando la siguiente ventana: fis = ear toa ee ean plat an Pres a ed Gee) Ge a ra 12.3.1 -3 Alta de cuentas contables desde la configuracin, Notas del asistente: 70 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0EAspel: Existen otras pestafias donde se dan de alta las cuentas contables para Zonas, CxC, CxP, Impuesto 4, Movimientos la Inventario y las lineas de productos, que a continuacién se enunciaran: Zonas.- Ruta de Acceso: [I CxC 0 CxP / archivo / Zonas y/o con el icono Tea (Ain Mei 18 6H laprt) Figura 12.3.1- 4 Definicién de cuenta contable en zonas (3er nivel), 1 Se debe recordar que el catdlogo de zonas se maneja a tres niveles, en los cuales en cada uno de ellos se podra definir una cuenta contable, esto dependiendo a que nivel de detalle se desee tener la informacién en Aspel-COl. CxC y CxP Ruta de Acceso: [I Clientes y/o Proveedores / Archivo / Catélogo de conceptos de CxC y/o CxP y/o con los scones Ff / Figura 12.3.1-5 Definicién de cuenta contable en los conceptos de CxC y Cx?. Impuesto 4. Ruta de Acceso: [1 Inventarios / Archivo / Catélogo de esquemas de impuestos / icono En esta parte se puede definir para cada tasa para el impuesto 4 (regularmente LLV.A) dependiendo del manejo que se tenga en cada empresa, una cuenta contable diferente. Para que el sistema tome una nueva tasa para el impuesto 4, en cualquiera de los esquemas de impuestos, se debe indicar en el impuesto 4 (LV.A), una distinta a al que se tiene de forma predetermina que es el 15%, al momento de grabar el esquema de impuestos aparecera una ventana que solicita la cuenta contable, como se muestra a continuacién: Figura 12.3.1-6 DefiniciOn de una tasa nueva para IVA. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0CE Aspel En caso de que no se definiera en ese momento, se podré hacer mediante el icono indicado, apareciendo la siguiente ventana: Figura 12.3.1-7 Definicign de cuenta contable para las diferentes tasas de IVA. Al dar I en cualquiera de las tasas aparecerd la misma ventana que se mencioné antes, para poder de cuenta contable que se asignard a la correspondiente tasa de IVA. Movimientos la Inventario. i (Ruta de Acceso: [I Inventarios / Archivos / Conceptos de movimientos la inventario y/o con el icono Figura12.3.1-8 Definicion de cuenta contable para un concepto. Lineas de Productos.- Ruta de Acceso: [1] Inventarios / Archivos / Catalogo de linea de productos. Figura 12.3.1-9 Definicién de cuenta contable a las lineas de productos. 72 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0i ***Préctica*** Configurar las siguientes cuentas contables y verificar que existan en el Aspel-COl: Ventas 4100-01-00 Descuento financiero en ventas 750-004-000 Impuesto por pagar 2170-001-000 150-001-000 Devolucién de ventas 420-001-000 Almacén 160-003-000 Descuento financiero en compras | 100-004-000 Impuesto por acreditar 190-005-000 Devolucién de compras 160-003-000 Proveedores 210-001-000 Bancos 120-001-000 Venta de servicios 410-001-000 Compra de servicios 750-001-000 Diferencia costo compras 500-000-000 12.3.2. Generacién de Pélizas Una vez que se han definido las cuentas contables, se deberd generar la pi contabilizada en Aspel-CO! 5.0. para que esta sea registrada y 29H _Icon este botén apareceré una ventana en la cual se deberd especificar el tipo de péliza que se vaa generar, asi como, indicarle algunos pardmetros para darle los toques finales, es decir, dependiendo el tipo de péliza, se podré generar la interfase de SAE a CO! a mayor detalle: cliente por cliente 0 proveedor, por documento, por moneda, por impuestos, etc. Se podrén genera las siguientes pélizas: © Ventas Devolucién por ventas Compras Devolucién por compras Cuentas por cobrar. ‘Cuentas por pagar. Movimientos al inventario, En todas las pélizas, de deberd indicar lo siguiente: ‘+ Nombre del archivo.- Se indica nombre y la ruta del archivo que se generard + Concepto de la péliza: Se debe indicar el concepto del encabezado de La péliza. icar fechas, que correspondan a un periodo de COI existente. 12.3.2.1 Péliza de Ventas Enesta péliza se define lo siguiente: Clasificacién del cliente: Si en este campo se indica algin dato, la péliza podré incluir dnicamente los montos de los clientes que pertenecen a la clasificacién indicada. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 73Periodo COl.- se debe indicar el periodo que se va a afectar. emery Teodeetia Vue en Focetpan ete oc Shirts Figura 12.3.2.1-1 Generacién de péliza de ventas. Detalle de la péliza por. © Impuestos.- Al activar esta casilla, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2 © 3) utilizados 0 aplicados en cada una de las facturas. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) también se mostrara su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)". Nota: Por cada porcentaje o tasa manejado para el célculo del IVA, se puede definir una cuenta, NoCumta | Cag Concept dt mcante Neues Dapte Concept det noveenn (6 Vortas de CuENTES 0 eras e CLENTES (625203524 0 Vert de pcicios a 10.00% 20520384 Ventas de proctor (BI Ze Overt: de evs 585 2735284 Vetan de wrcos GiePs 20 8 Tala deine auaises56 OVA 100 ress 0 Tat dengue rascea10 1 ieguito pr say FLETE 765 65412 1 ieeuesio por pay FETE 100 20550 0 Tall de Raden ox00 2003000 Tet deft, Figura 123.2.1-2 Péliza con detalle igura 12.3.2.1-3 Péliza sin detalle, @ Moneda.- Al seleccionar esta casilla, se mostraré en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si se tiene activado los campos detalle del cliente por zona 0 clave, se adicionard en esta partida la informacién que corresponda a estos campos. Sino se activa este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes” Nota.- El sistema siempre realizard la conversi6n a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos. © Documento.-Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nimero de documento que los originé, desglosando en la péliza documento por documento, se adiciona también la fecha y hora en la que se efectué dicho documento. Notas del asistente: 74 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0NoCuerts Oxo Coane: NoCuera Depo Coreeg del nian 0 00C a4: Gu/iazH0s, 120208 0 Were de CLENTES © 00C 85. O4/10/205, 128217 pm 6 22% 240 Verte ce peace: web 552236 240 Veves de se exer 1 Telalde eeasoe 1293 0 Total de meuesos 1293 7836512 1 Tolle peso: pox pag re sai2 6 Total de moxestox sox pags yasc6512 8 ingusto or pag FLETE Tessset2 © Input por pag FLETE e000 2003000 etal Retence exo © Totalge Reteres Figura 12.3.2.1-4 Péliza con detalle. Figura 12.3.2.1-5 Péliza sin detalle. Clientes Para identificar facilmente la péliza y obtener informacién mas detallada del movimiento, se podra incluir como parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona del cliente o en su defecto nada. Si no se activa ‘este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento sera “Ventas de clientes" sdicionalmente, se tiene activado el campo moneda, también se mostrard la moneda utilizada en el movimiento. En esta péliza se afectan las siguientes cuentas contables: Ventas de Clientes o Ventas de clientes Mostrador Ventas de productos Rancos Ventas de servicios Total de impuesto 1,2,3 Total de impuestos por pagar Impuesto por pagar flete Total de retencién Total Descuento financiero Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos).. Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente calculo: Precio unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento cotorgado al cliente. Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura. Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no inventariables. El importe es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan también los montos por concepto de costo por Flete. Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2,y,3 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la péliza Detallada por impuestos, el sistema desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA aplicado en cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose 0 detalle de impuestos mediante la activacién del campo "Impuestos", cexplicado mas adelante. Desglosa y totaliza los montos del aplicado en la factura. ‘Acumula los montos de la retencién asignada al cliente del cual se efectué la factura. Para més informacién consulta el tema: Alta de clientes. puesto correspondiente al flete el descuento financiero incluido en las facturas. 12.3.2.2 Péliza de Devoluciones Sobre Ventas Esta péliza retoma los mismos aspectos que la péliza de ventas, pero los aplica a las devolu nes realizadas. En ella se invertiran los conceptos de cargo y abono de las diferentes cuentas; por ejemplo: el descuento financiero cen la péliza de venta se toma como un cargo y en la de devolucién de venta, se indica como un abono. 12.3.2.3 Péliza de Compras Al generar este tipo de pdlizas, el campo Clasificacién desaparece, sin embargo se tendré una casilla mediante la ‘cual se podré definir en el detalle la linea de productos de la que se desee generar la péliza. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Esta péliza afecta las sig ‘Compras a PROVEEDORES Total Descuento financiero Almacén ‘Compras de servicios Total de impuestos por acreditar Impuesto del flete Total Descuento financiero 12.3.24 Poli ‘como cargos y vicev Wotan [Come ere clase Frode one dei ee a at Figura 12.3.2.3-1 Generacién de péliza de ventas. ;ntes cuentas contables. Las definas en: Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos. Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en las recepciones de mercancia. Sefala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si pides el detalle por linea de producto, la leyenda para el concepto del movimiento ser "Linea". Indica el total de los servicios y productos no cuantificables adquiridos. Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la recepcién de compras (impuesto 1, 2, 3, 4 e IVA). Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la activacién del campo “Impuestos", explicado mas adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registraré una partida especificando la tasa aplicad, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento. Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete aplicado en la factura. Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de compras. de Devoluciones de Compras Se contabilizan las mismas cuentas maestras devoluciones de compra. En ella, los asf a. También se crea otro movimiento entre las diferencias de entradas y'salidas del inventario que afectaran a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacén. Notas del asistente: AE 4.0 que en la péliza de compras, pero tomando en cuenta sélo las spectos que en la péliza de compra representaban un abono se presentaranEC Aspel 12.3.2.5 Péliza de Cuentas por Cobrar Esta péliza muestra el total acumulado de los distintos conceptos del catdlogo de Cuentas por cobrar, en los que ‘se haya especificado una cuenta contable (médulo de Clientes y CXC, mend Archivos, opcién Conceptos de CXC) ‘0 desde la ventana principal del listado de pélizas generadas en SAE/bot6n cuentas contables. La diferencia entre cargos y abonos afectaran la cuenta contable maestra de Clientes. ere den at [068 Dae eopaar Eiveree Figura 123.2.5-1 Generacion de poliza de Cx. Numero de concepto.-Se debe indicar el ntimero de concepto para el que se generard la péliza. Periodo COL. Se debe in Detalle de la péliza por.. 1 Clave. Para identificar facilmente la péliza y/o obtener informacién més detallada del movimiento, se podra incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de cliente’, la clave del cliente, y la moneda con la que se realiz6 el movimiento. Sino se activa esta casilla, ta leyenda utilizada para el concepto del movimiento sera “concepto "Cuenta general de cliente”. Si adicionalmente, se tiene activado la casilla moneda, también se ‘mostrar la moneda utilizada en el movimiento. r un periodo contable existente en Aspel-COl. @ Moneda.- Al seleccionar este campo se desglosaran los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de venta. ‘6 El sistema siempre realizaré la conversién a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos. Esta péliza afecta las siguientes cuentas contables. Las definas en: Factura ‘Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos inctuidos). Cuenta general de cliente —-|-- Muestra por movimiento la cantidad o venta cargada al cliente. Por cada operacién de ventas se visualizaré un movimiento. Si se selecciono el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento se visualizaré la clave del cliente y/o la moneda involucrada en la venta. Retencién x flete ‘Acumula los montos de la retencién asignada al cliente del cual se efectus la factura. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 7Ev Aspel Adicionalmente se listarén los movimientos de las distintas formas de pagos aplicadas al documento, como pueden ser, efectivo, cheque, etc. 12.3.26 Péliza de Cuentas por Pagar Presenta los cargos y abonos acumulados de cada rubro que forma parte de Conceptos de cuentas por pagar, en los cuales se haya definido una cuenta contable. La diferencia entre cargos y abonos afectara a la cuenta contable maestra de proveedores. Los campos que maneja son los mismos que en CxC y en cuanto a las afectaciones también son de la misma forma, sustituyendo la cuenta de Factura por la de Compra, la de clientes Por Proveedores y la asignada ala retencién por flete por concepto de compras. 12.3.2.7 Péliza de Movimientos al Inventario. Muestra el acumulado de cada aspecto perteneciente al Catélogo de conceptos de movimientos al inventario que tenga asignada una cuenta contable. Es la tinica péliza que puede emitirse tanto para un almacén en particular como para un sdlo concepto. Las diferencias entre entradas y salidas del inventario afectaran a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo- ‘compras y almacén. La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones 0 cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacién con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del método de costeo del producto). ca Teocepoa— Monmms den Drea dean Fong Devices) Ham a/oens Figura 123.2.7-1 Generacién de péliza de Movs. al Inventario. ‘Numero de concepto.- Se Indica el ntimero de concepto para el que se desea generar la péliza. Almacén.- Se especifica el nimero de almacén del cual se tomardn los movimientos al inventario para su contabilizacion. Periodo COL Si de péliza a generar. a el period de Aspel-COl donde se contabilizarén los movimientos incluidos en el archivo Detalle de la péliza por... © Almacén.- Al activar esta casilla se mostrara en lugar del concepto "Cuenta general de almacén" el niimero del almacén involucrado en el movimiento. Este campo no filtra la informacién de un almacén en particular, si no {que sélo muestra la clave del almacén del cual se llevé el registro u movimiento. © Linea de producto.-Si se activa el detalle por linea de producto, se adicionara a esta informacién la linea de producto al que pertenece el producto involucrado en el movimiento. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0EAspel- Esta poliza afecta las siguientes cuentas contables. Las definas en: Ventas ‘Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos).. Cuenta general de almacén | Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el. proveedor. Por cada operacién de compras se visualizard un miiento. Si se selecciona el desglose por detalle con clave 0 moneda, como concepto del movimiento se visualizaré la clave det proveedor y/o la moneda involucrada en la compra. Adicionalmente se listarén los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles para el médulo de Cuentas x Pagar. Los archivos que se generan aunque tengan la extensién .pol o .p01, no corresponden a pélizas modelo} {tradicionales. A diferencia de las versiones anteriores estos son archivos con una estructura .xml para que la Interfase sea generada en linea. Por este motivo las pélizas generadas desde Aspel-SAE 4.0 sdlo podran ser lefdas| len la versién Aspel-COl 5.0 y no en anteriores Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 79Ev Aspel a) CliPro Este ciclo lee cada uno de los registros de clientes 0 proveedores, ejecuta las instrucciones definidas y pasa al uiente registro hasta que termina el ciclo. Si se desea emitir un reporte via formato solicitando un rango de clientes o proveedores (definido externamente en emisién de documentos, tanto en el médulo de cuentas por cobrar como en el de cuentas por pagar), se debe de utilizar el ciclo CLI_PRO dentro del formato; si no se emplea este ciclo, el formato nicamente leerd el primer registro indicado. b) Docto Este ciclo revisa todos los documentos asociados a un cliente 0 proveedor. Puede definirsele dentro del ciclo CLLPRO, con lo que se reportan todas las cuentas de cada cliente o proveedor registrados en el archivo 0 pertenecientes al rango definido al momento de generar el reporte. Si no se define este ciclo, sélo se considera el primer movimiento asociado al cliente o proveedor. Movimientos al Inventario Dentro del médulo de Inventarios existen dos ciclos, que son: a) Movimiento Primero se debe definir este ciclo por ser mas general. Su funcién consiste en ir recorriendo el archivo de movimientos al inventario desde el primer movimiento definido dentro del archivo, ejecutar las instrucciones para el movimiento y pasar al siguiente movimiento hasta llegar al final del archivo. ) Filtro Este segundo ciclo es un auxiliar del anterior y permite controlar el cambio del producto. Ambos ciclos permiten emitir los documentos ordenados por producto y dentro de cada producto sus ‘movimientos. Formatos con los que Cuenta el Sistema La siguiente tabla muestra los formatos que pueden utilizar y bien modificar en el_médulo que le corresponde, para adaptarlos a las necesidades de la empresa. Algunos de ellos son especificos para la impresién en Laser o en impresoras de matriz, dentro de los cuales algunos estén disefiados para imprimir en las Formas de impresién Aspel. Médulo de Clientes y CXC Archivo FTO. Destino Contenido del formato ‘ccpocrow Hojaen Blanco Este formato proporciona los datos de fecha de aplicacién y vencimiento, los impuestos, el importe y saldo de los documentos. Ruta: Médulo de Clientes y CXC, ment Reportes, opcién Emisién de documentos. CCOBRO Hojaen Blanco _Este formato proporciona por hoja los cargos y abonos de los clientes, Proporcionando numero de factura, concepto, fecha de aplicacién y monto. Ruta: Médulo de Clientes y CXC, meni Reportes, opcién Emisién de documentos. Médulo de Proveedores y CXP Archivo FTO. Destino Contenido del formato cppocTow Hoja en Blanco Formato de impresién de documentos de cuentas por pagar. Ruta: Médulo de Proveedores y CXP, menu Reportes, opcién Emisién de documentos. cpDOCTOW Hoja en Blanco Este formato proporciona por hoja los cargos y abonos de los clientes, Proporcionando nimero de factura, concepto, Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 40 8FE Aspel Ruta: Médulo de Clientes y CXC, ment Reportes, opcién Emisin de documentos. Médulo de Facturas y Vendedores Archivo FTO Destino Contenido del formato FAC_RESW Hoja en Blanco Formato para impresién del resumen de facturas, FACRESWM Hoja en Blanco Emisién de documentos de facturas / El archivo con terminacién "M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, menii Reportes, opcién Emisién de documentos. FACMOSTW, Factura % Carta__ Formato para impresién de facturas en papel media carta, FACMSTWM ASPEL / Matriz, Esté diseftado para ajustarse a formas impresas compatibles con la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz. Emisién de documentos de facturas 0 facturacién en linea / El archivo con terminacién “M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, meni Reportes, ‘opcién Emisién de documentos. FACTURA2 Hoja en Blanco Formato para la emisién de facturas. Emision de documentos de facturas 0 facturacién en linea. FACTURA2M Hoja en Blanco EL archivo con terminacién "M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, meni Reportes, ‘opcién Emisién de documentos. FACTURAL Facturas ASPEL Formato para impresién de facturas. Emisién de documentos de facturas 0 facturacién en linea. Diseftado para ajustarse a formas compatibles con la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras laser. FACTURLM Laser El archivo con terminacién "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, meni Reportes, opcién Emisién de documentos. FACTURAW Facturas ASPEL Formato para impresién de facturas. Emisién de documentos de facturas o facturacién en linea. Disefiado para ajustarse a formas compatibles con la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz. FACTURWM Matriz EL archivo con terminacién "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, ‘ment Reportes, opcién Emisién de documentos. REMISCW Hoja en Blanco Formato para la emisién de remisiones con costo. Emisién de documentos de facturas 0 remisiones en linea. REMISCWM Matriz EL archivo con terminacién "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, ‘mend Reportes, opcién Emisién de documentos. REMISIOZ Hoja en Blanco Formato para la emisién de remisiones. Emision de documentos de facturas 0 remisiones en linea. REMISI2M Matriz EL archivo con terminacién "M" es para el manejo multimoneda, Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, ‘menii Reportes, opcién Emisién de documentos. REMISIOL Forma Miltiple Formato para la emisin de remisiones. Disefiado para Notas del asistente:REMISILM REMISILM REMISIOW REMISIWM. COTIZAZW coTizzwM ‘COTIZALW ‘COTIZLWM COTIZAW COTIZAWM PEDIDOZW PEDID2WM PEDIDOLW PEDIDLWM PEDIDOW Notas del asistente: Laser Forma Maltiple Matriz Hoja en Blanco Matriz Forma Maltiple Laser Laser Forma Maltiple Hoja en Blanco Matriz Forma Mattiple Laser Forma Milttiple Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 Ev Aspel: ajustarse a formas compatibles con la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras laser. Emisin de documentos de facturas 0 remisiones en linea, EL archivo con terminacién “M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, ment Reportes, opcién Emisién de documentos. EL archivo con terminacién "M” es para el manejo joneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, menii Reportes, opcién Emisién de documentos. Formato para la emisién de remisiones. Diseftado para ajustarse a formas compatibles con la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz. Emisién de documentos de facturas o remisiones en linea. EL archivo con terminacién “M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, meni Reportes, opcién Emisién de documentos. Formato para la emisién de cotizaciones. Emisin de documentos de cotizaciones en linea El archivo con terminacién "M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, mend Reportes, opcién Emisién de documentos. Formato para la emisién de cotizaciones. Emisin de documentos de cotizaciones en linea. Esta diseftado para ajustarse a formas impresas compatibles con la linea ASPEL ¥y para ser emitido en impresoras laser. inacién “M" es para el manejo copcién emisién de documentos. EL archivo con terminacién “M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, meni Reportes, opcién Emisién de documentos. Formato para la emisién de cotizaciones. Emision de documentos de cotizaciones en linea. Esta disefiado para ajustarse a formas impresas compatibles con la linea ASPEL ¥ para ser emitido en impresoras de matriz. Formato para la impresién de pedidos. Emisin de documentos de los documentos en linea. EL archivo con terminacién "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, mend Reportes, opcién Emisién de documentos. Formato para la impresién de pedidos. Emisién de documentos de pedidos en linea. Esté disefiado para ajustarse a las formas preimpresas compatibles con la linea Aspel y para ser emitido en impresores laser. EL archivo con terminacién “M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y vendedores, meni reportes, opcién, emisién de documentos. Formato para la impresién de pedidos. Emisién dedocumentos de pedidos en linea. Esté disefiado para ajustarse a formas impresas compatibles con la linea ASPEL ¥y para ser emitido en impresoras de matriz. PEDIDOWM Matriz EL archivo con terminacién “M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, meni Reportes, opcién Emisin de documentos. DVENTA2W Hoja en Blanco Formato para la emisién de devoluciones de ventas. Emisién de documentos de devoluciones sobre ventas en linea DVENT2WM Matriz EL archivo con terminacién “M” es para el manejo joneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, ‘menii Reportes, opcién Emisi6n de documentos. DVENTALW Nota de Crédito Formato para la emisién de devoluciones de ventas. Emi de documentos de devoluciones sobre ventas en linea. Esta disefiado para ajustarse a formas impresas compatibles con la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras laser. DVENTALW Nota de Crédito de documentos de diseftado para ajustarse a formas impresas compatibles con la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras laser. DVENTLWM Laser EL archivo. con terminacién “M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, menii Reportes, ‘opcién Emisién de documentos. DVENTAW Nota de creaito Formato para la emision de devoluciones de ventas. Emision de documentos de devoluciones sobre ventas en linea. Est diseftado para ajustarse a formas impresas compatibles con la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz. DVENTAWM Matriz El archivo con terminacién "M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Facturas y Vendedores, ‘mend Reportes, opcién Emisién de documentos. Médulo de Inventarios Archivo FTO Destino Contenido del formato MARBETES, Marbetes Aspel Formato para la impresién de marbetes, disefiado para Matriz ajustarse a formas impresas de la linea ASPEL y para ser ‘emitido en impresoras de matriz. Ruta: Reportes / Etiquetas / Por formato. MARBETEW Marbetes Aspel Formato para la impresién de marbetes con existencias y Matriz folio, diseftado para ajustarse a formas impresas de la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz. Ruta: Reportes / Etiquetas / Por formato, MINVEW Forma Multiple Formato para Impresién de Movimientos al Inventario via Matriz Batch. Emisién de documentos de inventarios. Esta diseftado para ajustarse a formas impresas de la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz. Médulo de Compras Archivo FTO Destino Contenido del formato RCO_RESW Hoja en Blanco Formato para la emisién del resumen de compras. Emisi6n pn chao SS epee ee ee en ES Notas del asistente: 84 — Guia Curso AvanzRCOMPR2M_ RCOMPRAD RCOMPRMD. RCOMPRAL RCOMPRLM RCOMPRMW ‘ORDENZWM ‘ORDENLW ORDENLWM ORDENW. ORDENWM DCOMPRAZ DCOMPR2M DCOMPRAL DCOMPRIM Notas del asistente: Hoja en Blanco Hoja en Blanco Hoja en Blanco Forma Miltiple Laser Matriz Forma Miltiple Laser Forma Maltiple Matriz Hoja en Blanco Forma Mattiple Laser Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 compra. Emision de documentos de Compras. EL archivo con terminacién “M” es para el manejo ‘multimoneda. Ruta: Médulo de Compras, mend Reportes, opcién Emisi6n de documentos. Formato para la emisién de recepciones directas. Emision de documentos de Compras. EL archivo con termin: ‘multimoneda. Ruta: Médulo de Compras, ment Reportes, opcién Emisién de documentos. Formato de emisién de recepciones de compra. Emisién de documentos de Compras. Disefiado para ajustarse a las formas impresas ASPEL y para ser emitido en impresora laser. EL archivo con terminacién "M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Compras, mend Reportes, opcién Emisién de documentos. cién "M" es para el_manejo Médulo de Compras, meni Reportes, \n de documentos. EL archivo con terminacién "M” es para el manejo joneda, : Médulo de Compras, menii Reportes, opcién emision de documentos. Formato para impresién de érdenes de compra. Disehado para ajustarse a formas compatibles a la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras laser. Emisién de documentos de compras. EL archivo con terminacién "M" es para el_manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Compras, menti Reportes, opcién Emisién de documentos. Formato para impresién de érdenes de compra. Diseftado para ajustarse a formas compatibles a la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz. Emisién de documentos de Compras. EL archivo con terminacién “M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Compras, ment Reportes, opcién Emisién de documentos. Formato de impresién de devoluciones de compras. Emi de documentos de compras. EL archivo con terminacién “M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Compras, menii Reportes, opcién Emisi6n de documentos. in "M" es para el manejo Formato de impresién de devoluciones de compras. Emisién de documentos de Compras. Esta disefiado para ajustarse a formas impresas compatibles a la linea ASPEL y para ser emitido en impresoras laser. EL archivo con terminacién “M" es para el manejoFAspel- multimoneda. Ruta: Médulo de Compras, meni Reportes, opcién Emisién |_de documentos. DCOMPRAW Forma Maltiple Formato de impresion de devoluciones de compras. Emisién de documentos de compras. Esta diseftado para ajustarse a formas impresas compatibles a la linea ASPEL y para ser ‘emitido en impresoras de matriz. DCOMPRWM. Matriz EL archivo con terminacién “M” es para el manejo multimoneda. Ruta: Médulo de Compras, mend Reportes, opcién Emisién de documentos. 1D *** Practica *** a) Realizar un formato de etiquetas que contenga la siguiente informacién: Descripcién, Clave, Pablico, Oferta. b) Elaborar un formato de remisién el cual solicite la hora del reporte. ©) Elaborar un formato utilizando la ideologia de la comparacién de campos y condicionantes. Notas del asistente: 85 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.014. EXPORTACION DE INFORMACION 14.1, Copiado Especi © Ruta de Acceso: Desde cualquier consulta dar un clic en el icono & La opcién Copiado Especial es de gran utilidad cuando se requiera utilizar periédicamente informacién generada por Aspel-SAE en una hoja de cdlculo y se necesite tener actualizada al momento de generar un reporte 0 cualquier otro documento. Procedimiento para hacer un Copiado Especial 1. Elegir la estadistica y/o consulta de la que se desee tener un copiado, por Ejemplo: Clientes, como se muestra enla siguiente ventana: ree Figura 14.1-1 Consulta de clientes. 2, Abrir la hoja de calculo y situarse en la celda donde se hard dicho pegado. 3. En el menii Edicion / Pegado especial / Pegar con Vinculos. Como se observa en la pantalla. Figura 14.1-2 Pegado especial en MS Excel®, Notas del asistente: Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 87Al dar clic en el mend, Excel® mandara un cuadro de dialogo como el siguiente: reine nce Figura 14.1-3 Exportacién de consultas. En este dialogo se puede generar el pegado de forma dindmica o estatica, es decir, el pegado se puede hacer de forma simple o si se elige la opcién “Pegar con vinculos”, se genera una liga donde la informacién que se pegue en la hoja de célculo, se vera directamente afectada cuando en el sistema se le hagan modificaciones, por ejemplo: los saldos de los clientes son variables y esta infamacién se puede actualizar en Excel® de forma automatica. Una vez que se ha pegado la informacién con cualquiera de las dos opciones se mostrara en la hoja de calculo con la informacién. Por ultimo se puede guardar el archivo de Excel®, por ejemplo clientes.xls Al momento de abrir el archivo, si se eligié pegado con vinculos, el sistema mandaré un mensaje que indica: * Para actualizar toda la informacién vinculada, haga clic en * Para mantener la informacién anterior, haga clic en No. Otra forma de actualizar los vinculos es, en Excel®, el mend Edicién / Vinculos En esta ventana se tendré que actualizar los vinculos de forma manual con el botén de * he: Si se seleccioné "Si", actualizard sélo el nimero de registros copiados la primera ver. Si el nimero de registros son "8" y se agrega un registro al principio o intermedio apareceré, pero el tiltimo registro de la consulta No. En caso de haber dado de alta otro(s) registro(s) y necesita que estos aparezcan en la hoja de cilculo, tendré que abrir el documento de Excel® donde se guards el archivo (cliente.xls) el pegado especial y seleccionando todos los registros mas el nimero de registros que se agregaran y por ultimo seleccione el pegado especial nuevamente, Notas del asistente:En el caso anterior se tiene otra opcién, que es volver hacer un nuevo pegado especial en un documento en blanco. Si selecciona (en Excel®) mas de los registros que se agregaron en sus consultas de SAE al hacer el pegado especial los registros sobrantes se llenaran con simbolos como estos (#iREF!), (##N/A). Apareciendo la sigt ventana, Ri ***Practica*** Hacer el copiado especial de Clientes, Proveedores e inventario. 14.2 Exportacién © Ruta de Accest esde cualquier consulta dar clic en el icono La opcién Exportacién es muy itil cuando se desee utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema o de las consultas que se personalicen. Pudiendo exportar las consultas de: Clientes, Proveedores, Vendedores, Facturas, Compras, Inventarios, Multialmacén, Movimientos al Inventario; asi como estadisticas. Apareciendo la siguiente ventana: pees woes j,[obent. Eh tame cesta Figura 14.2-1 Exportacién de consultas. ‘Sus campos: Formato de Exportacién.- Se indica el tipo de formato en el que se hard la exportacién. Los formatos que se tiene disponibles son: ‘ASCII delimitado: Permite visualizar la informacién desde el Edit de MS-Dos o bien el Bloc de Notas de Windows, con opcién de manipular desde otros programas. Lotus®: Se puede explotar esta informacion en esta hoja de calculo. Excel®: Se puede explotar esta informacién en esta hoja de calculo. Paradox®: Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. Internet (HTML) Genera un archivo con terminacién HTML, mismo que se podré visualizar al momento de ejecutar el archivo dentro del subdirectorio donde se guardo; desplegando la informacién en una hoja de Internet. D’Base®: El archivo que generaré el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de célculo 0 programa que ‘maneje el formato D’base. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 89EC Aspel Con Encabezado / con Totales~ Mediante estas casillas se indica al sistema que envie la informacién con encabezados, con totales, con ambos 0 con ninguno. Delimitador / Separador.- Al exportar la informacién, ésta se encontrar enmarcada por delimitadores (indican hasta donde llega cada campo) y separadores (evita que se confunda un dato con otro). Entre los delimitadores y separadores mas comunes se encuentran las comillas y comas.De esta manera la informacién puede ser interpretada correctamente por la otra aplicacién. Nombre del archivo a generar / Ruta de localizacién: Es importante anotar el nombre que llevard el archivo generado, asi como la ruta donde éste se guardard; de lo contrario el sistema no permitird continuar con el procedimiento de exportacién Permite el envio del archivo que se genera no importa su formato, por correo electronico de forma ‘Se cuenta con campos adicionales, los cuales permiten indicar el destinatario de correo, el asunto y un pequefio ‘mensaje para ser enviado. Las siguientes ventanas son ejemplos de algunas exportaciones hechas en ASCII con encabezado y sin encabezado. CON ENCABEZADO Ceeemameer sve. Cn fants fre (ened ites tae °*~ 1 Tblago cunmas aivera, “ °™ ‘SIN ENCABEZADO. feccercemnecaste evo tsan faa te a nacertaigs acer teg a oe Cv. ‘hefacclonaria de Oriente S.A. de c.v. ‘Recinica Profesional S.A. de Cov Figura 13.2-2 Archivos tipo ASCII 1 ***Practica®** Realizar la exportacién de inventarios a formato HTML y visualizarlo en el navegador. Realizar la exportacion de Clientes a formato ASCII y visualizarlo en el bloc de notas. Notas del asistente: 90 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4,EAspel ers 15, ESTADISTICAS © Rutas de acceso: [1 Estadisticas y/o con el oli Cualquier modulo / Ver / Personalizacién de estadisticas. 15.1. Estadisticas Este médulo permite organizar y crear nuevas estadisticas con los datos de los diferentes médulos del sistema, reflejando la informacién y de esta manera recaudar los aspectos importantes del desempefio de la empresa. 15.1.1 Administrador de Estadisticas. yRuta de Acceso: Archivos / Administrador de estadisticas y/o con el icono| Esté catalogo tiene la finalidad de organizar, agregar, modificar y consultar informacién de las estadisticas predeterminadas y personalizadas, el cual ofrece varias opciones que permiten manejar toda aquella informacion ‘uantitativa concerniente ala empresa y cuyo anilisis ayude a tener significados precisos y tomar prevenciones para el futuro. Figura 15.1-1 Administrador de estadisticas. Este administrador clasifica las estadisticas de acuerdo a los diferentes médulos. A continuacién se hace mencién de los diferentes tipos de estadisticas que se pueden generar. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 215.1.2. Tipos de estadisticas & Con estas estadisticas se obtiene la informacién de ventas mensuales y los montos awe devueltos. ‘© Productos més vendidos vs. dev. de venta.- Es una estadistica que te permite observar los productos que mas se venden en tu empresa y las unidades devueltas de dichos productos. + Ventas vs. dev. de venta mensuales.- Con esta estadistica obtienes la informacion de tus ventas mensuales y los montos devueltos. Al ejecutar estas estadisticas presentara la siguiente venta de filtro: Sree Figura 15.1.2-1 Filtro de estadisticas de ventas. 2 Estas estadisticas permiten conocer ciertas caracteristicas correspondientes a los ne clientes. ‘* Clientes mas importantes. Con esta estadistica se podra ubicar aquellos clientes que representan un mayor ingreso para la empresa. Al ejecutar estas estadisticas presentara la siguiente venta de filtro: [renee Notas del asistente: Figura 15.1.2-2 Filtro de estadisticas de Clientes y CxC. 92 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Camp ay == Teodecorsse Toe z f iene Figura 15.1.2-4 Filtro de estadisticas de efectividad de las campafas. Permite conocer las actividades que realizaron los usuarios con respecto a las funcionalidades CRM incluidas en el sistema. ‘Actividades por campatia.- Con esta estadistica puedes identificar cual es el comportamiento de la bitacora en las actividades de las campafias realizadas a los clientes. Elfiltro que muestra el sistema al ejecutar estas estadisticas es como el de Administracién de Clientes. a Estas estadisticas permiten conocer la movimientos de los inventarios. \amica que existié en relacién a los Compras vs dev. de compras.- permite ver qué productos le generan una mayor ganancia a la empresa. Existencias vs ventas.- Esta estadistica sirve para analizar la rotacién de los productos, es decir, cudntas existencias se tienen y cual ha sido el costo para la empresa por la venta de los productos. Para este tipo de comparativo se recomienda acumular por producto, linea 0 periodo. Utilidad de venta.- Te permite ver qué productos le generan una mayor utilidad a la empresa, ademas muestra el total de ventas (en unidades y/o costos) y el total de devoluciones (en tunidades y/o costos), relaciondndolos con el campo que se indique en el filtro (periodos, productos, linea de producto, etc). Ventas vs Compras. Muestra el total de compras (unidades y/o costos) y el total de ventas (unidades y/o costos) efectuadas en periodos determinados para cada producto 0 linea de producto incluido en el inventario. Ventas vs Devolucién de ventas.- Muestra el total de ventas (en unidades y/o costos) y el total de devoluciones (en unidades y/o costos), relacionandolos con el campo que se indique en el filtro (periodos, productos, linea de producto, etc). ELfiltro que muestra el sistema al ejecutar estas estadisticas es como el que se muestra a continuacién: Notas del asistente:9 i tos al inventario. Figura 15.1.2-5 Filtro para mon Permite conocer informacién correspondiente a los inventarios, tal como costos por productos, tipos de productos, linea, existencia, entre otros. © Costos del inv. por producto.- La estadistica refleja los totales de los costos por existencias, en listados por productos existentes en el inventario de los articulos manejados en el sistema y segiin los resultados mostrados se puedan llevar a cabo las modificaciones 0 adecuaciones. pertinentes, en cuanto al manejo de los productos, servicios y/o kit's. * Costo del inv. por linea.- Refleja los totales de los costos por existencias, en listados por la clasificacién de lineas manejadas en los articulos del sistema y segiin los resultados mostrados se pueden llevar a cabo las modificaciones pertinentes, en cuanto al manejo de los productos, servicios y/o kit's. ELfiltro que muestra el sistema al ejecutar estas estadisticas es como el que se muestra a continuacién: Figura 15.1.2-6 Filtro para inventarios. Notas del asistente Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 9515.1.3 Ventas Anuales (Ruta de Acceso: [Estadisticas / Archivo / Acumulados de ventas y/o con el icono! Esta estadistica concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Puede ser obtenida Gnicamente como un acumulado mensual o anual. Al ejecutar esta estadistica mostrara el siguiente filtro: Figura 15.13-1 Filtro de ventas anuales. Los datos que muestra esta estadistica son los que se muestran a continuacién: Figura 15.1.3-2 Ventas anuales. 15.1.4 Compras Anuales Ruta de Acceso: [Estadisticas / Archivo / Acumulados de ventas y/o con el icono Esta estadistica concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Puede ser obtenida nicamente como un acumulado mensual o anual. Al ejecutar esta estadistica mostrara el siguiente filtro: ieee Yi von ‘msn ane not rs Figura 15.1.4-1 Filtro de compras anuales. Notas del asistente: 96 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Figura 15.1.4-2 Compras anuales. ‘Sus campos: (Aplica tanto para acumulado de ventas como de compras) ‘Acumular.- Se indica el tipo de documento del cual se desea realizar el acumulado de la estadistica. ‘© Mensual.- Con esta opcién se realiza un acumulado desglosado por cada mes que este en el rango de fechas. © Anual- Con esta opcién se realiza un acumulado desglosado por cada afio que este en el rango de fechas. Desde / Hasta.- Se indica un rango de fechas sobre el cual se desea realizar la estadistica. Titulo.- Se indica el titulo que llevara la estadistica. 15.1.5. Operaciones Generales con Estadisticas Una vez que se tiene la informacién en la pantalla, se pueden realizar varias operaciones con esta informacién, desde un simple agrupamiento por algin campo en especifico, hasta poderosos graficos que ayudaran a tener ‘una mejor perspectiva de la informacion que se esta leyendo. Algunas de las operaciones mas importantes se enuncian a continuacién: Exportar informacién a otros formatos. © Copiado especial. Imprimir. O Graficarlas. Ci Configurar totales. ODefinir vistas. iinfoweb. W Solo se daré la explicacién de aquellos temas que no estén marcados, dado que los otros ya fueron cubiertos ‘en este curso o en alguno previo. 15.1.6 Graficos Ruta de Acceso: Cualquier Estadistica / Icono @ Las graficas que emite el sistema es una Util herramienta que permite presentar la tabulacién de los resultados estadisticos en una variedad de formas gréficas, pudiendo manipular la presentacién de éstas para un mejor entendimiento de las mismas. Al generar la gréfica previamente requiere que se configure el tipo de grafico, con las sig Notas det asistente: :ntes opciones: Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 97Figura 15.1.6-1 Compras anuales. Sus Campos: ©2D/.© 3D.- La opcién 2D 6 3D permite elegir la presentacién en 26 en 3 dimensiones, Lista de graficas.- Las graficas que se listan a continuacién se pueden presentar en (2D) y (3D), segiin se desea que se adapten los datos que se van a graficar. El sistema permite visualizar un preliminar de los estilos de Braficas y con esto ver cual se adapta mejor para la presentacién de los datos, esto mediante el botén “Aceptar”. A continuacién se describe las gréficas que se manejan en el sistema: ‘© Barra verticales: Esta grafica, expone las categorias en el eje X, mientras que los valores toman el eje Y, de esta manera representar las barras con los datos. ‘+ Barra horizontales: Equivale a la gréfica de Barra verticales, pero las categorias toman el lugar del eje Y, mientras que los valores toman el eje X. Estas graficas son ideales para comparar los datos como en el caso de una competencia, * Linea: Esta es muy oportuna para mostrar tendencias o cambios previsibles en un periodo determinado. Enfatiza rangos de cambio y flujo, mas que las cantidades involucradas. Cuando se selecciona 2D aparecers linea, y listén para las 3D. + Area: Enfatiza la diferencia entre los datos durante un periodo de tiempo. Los valores estan graficados en el eje vertical de las Y, mientras que las categorias estan en el eje horizontal X. * Puntos: Esta grafica muestra sélo el punto mas alto alcanzado por cada uno de los datos de la estadistica, ‘+ Pastel: Sirven para mostrar la proporcién de cada valor en relacién con los demas. Cada rebanada representa cada uno de los valores de los datos graficados. ‘+ Linea répida: Esté estilo de grafica permite mostrar tendencias 0 cambios previsibles en un periodo determinado. Enfatiza rangos de cambio y flujo, més que las cantidades involucradas. Cuando se selecciona 2D 6 3 D aparecera linea, es decir que en este tipo de grafica no se presenta la apariencia tridimensional, Etiqueta.- Este campo permite seleccionar de las opciones de los campos agrupados que cuenta la estadistica. Esta etiqueta se mostraré como titulo del eje X. Valor; Barra, Pastel. El titulo de este campo depende del estilo de gréfica y permite seleccionar de los campos acumulados disponibles. Esta etiqueta se mostrara como titulo del eje Y. Ordenado por: {@Ascendente / @Descendente} Selecciona el campo del cual se realizard la presentacién de los datos en la grafica. Seleccionado el campo para ordenar de mayor a_ menor o viceversa, esto mediante las opciones de Ascendente o Descendente Color.- Dentro de esta opcién se muestra un botén de Color y recuadro coloreado, los cuales despliegan la paleta de colores y de esta seleccionar el indicado para dibujar los datos graficados. Colorea c/u, permite visualizar cada valor de la grafica en colores diferentes lo cual ayudaré a visualizar de un dato a otro. Notas del asistente:GoAspelicx Una vez que se han elegido los pardmetros para la grafica, esta seré visualizada en una ventana, como se muestra a continuacién: FD €G@ tain [ga Come] ae] tie Figura 15.1.6-2 Grafico. ‘Comandos de los gréficos: Bl Es posible copiar al portapapeles el grafico para pegarlo en alguna love al Portapapeles _aplicacién que soporte OLE. ge Mediante este icono se podra imprimir el grafico. 2 ‘Actualiza la grafica con respecto a los cambios efectuados. GE sceusizarGrafco Ga Las consultas pueden ser almacenas 0 consultadas en un archivo con JGuardar grafico. ‘extensién (tee). También mediante el icono se podré guardar el ‘ | grafico. (Cowes) pe | Permite hacer un hacer un acercamiento del grafico. (a5) aejar | Permite hacer un hacer un alejamiento del grafico. aoa | Restaurar Permite regresar el grafico a su estado original una vez que se le aplico | cualquiera de los dos comandos antes mencionados. <> | Permite hacer el salto de valores cuando estos no se pueden mostrar 2 completos en la grafica, ya sea hacia adelante o atrés. « > Rotacién / _ Estas barras de desplazamiento permiten girar y mover la gréfica, para nena |_ ue se pueda tener diferentes apreciaciones, r- | Este icono presentara un sub mend, el cual [—Confguacindeodicor > ‘Comandos: | presentard las sntes opciones, de las cuales la mayoria corresponden a los iconos ya explicados, pero destacaremos el siguiente | comando: Configuracién de gréficos.- Esta opcién del | Cana alptaopees graficador define 2 aspectos que afectan a la presentacién general de la grafica que se est modificando, que son: Datos.- Configura los parametros antes vistos. Presentacién.- A continuacidn se muestran las opciones que se pueden Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 99EAspel cme Pree Ter tee gan can 0% B18 Tame 8 Coe) Cie) CE Figura 15.1.6-3 Configuracién de ejes. Sus Campos: H Ensefiar ejes.~ Despliega la escala de los ejes, lineas, etiquetas y titulo en el eje. © Ejes.- Al seleccionar uno de los ejes que se muestran, se activan y aplican las opciones para llevar a cabo la configuracién del titulo y etiqueta que se disponen para el despliegue de lo editado en el titulo. © Visible Alactivar esta casilla permitiré que los titulos configurados sean mostrados en la grafica. Titulo. Se debe indicar el titulo del eje seleccionado. Angulo.- Se indica la inclinacién que se mostraré del eje seleccionado. entre el titulo y el borde de la ventana donde se muestra Tamaho- Se la grafica. ica la distancia del margen que © Mascara. Permite editar el tipo de formato numérico con el que se desea se presente los datos del titulo. EL Angulo y tamafo aplican igual que el de los titulos. fer | TM Ler Paret Panter, finn Clientes mas importantes =) (oer Figura 15.1.6-4 Configuracién de Titulo. ‘Sus Campos: Encabezado y Pie de pagina.- Se selecciona lo relacionado a presentar en un texto la parte superior o inferior de la grafica. Notas del asistente: 100 Gula Curso anzado Aspel-SAE 4.0Visible.- Se indica si sera visible 0 no el texto del titulo. Alineacién.- Se tiene tres formas de alineacién: © Izquierda, © Centro, © Derecha). Fuente.- Este botén despliega la ventana estndar para configuracién de las fuentes (tipografias) Color.- Esta opcién muestra la paleta de colores estandar para configuracién de colores. The toe Prt Pain| Ge lama vdce Figura 15.1.6-5 Configuracin de la leyenda. ‘Sus Campos: 1 Visible.- Esta casilla permite que se muestre el recuadro que contendré los datos que se estan representando gréficamente. © Ajustar grifica.- Esta casilla proporciona y adapta la leyenda a la grafica de modo que este justificada al margen de la grafica. Invertir.- Permite mostrar los datos presentados en la leyenda pero en listados de orden inverso. Posicién.- Indica en donde se encontrara el cuadro de leyendas, teniendo las siguientes opciones: @Arriba, ‘@Abajo, @ Derecha e © Izquierda. Lineas divisorias Permite definir lineas divisorias en el cuadro de leyendas al marcar la casilla ZVisible, permitiendo tener las siguientes opciones: © Sélida, © Punto, © Guién, © Guién-punto. Figura 15.1.6-6 Configuracin del Panel. ‘Sus Campos: Td Usar degradado.- Esta casilla permite activar las opciones disponibles para poder personalizar los lienzos, con la opcién de degradado, que conforman a la ventana donde se presenta la grafica. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 101Inicio/Final.- Se seleccionan los colores que se utilizarén para formar el degradado. ireccién.- Se selecciona la direccién del degradado, contando con las siguientes opciones: “Abajo-arriba’, “Arriba-abajo”, “Derecha-Izquierda” e “Izquierda-derecha’. ‘Angulo Externo/Interno.- Permite tener una perspectiva en los bordes extemos / Internos de la ventana que presenta la grafica y este puede tener o no el efecto © Hundido / © Levantado. Eee hk Lee Prt Pair sods Figura 15.1.6-7 Configuracién de las paredes. Sus Campos: @ Ver paredes.- Esta casilla permitira activar las opciones para personalizar lo relacionado a las paredes o bordes dei plano donde se esta representando la grafica. Color.- Muestra los colores disponibles para presentar la pared o bordes del plano de la grafica, Ancho.- Indica el ntimero de puntos para el ancho deseado de la pared. Bordes.- Se indica el estilo de la linea que mostraré el borde de la pared del plano donde se esta presentando la grafica, estas opciones estarén activadas si se activo la casilla de “Visible”, teniendo las siguientes opciones: OSélido, ©Guién, © Punto. Figura1S.1.6-8 Configuracin dela escala. Sus Campos: Automatico.- Al activar esta casilla se ajusta la escala del eje basndose en los valores maximos y minimos de los datos que se estan graficando y sin activar la casilla, se ajusta manualmente la escala del eje basdndose en los valores que se captures. Notas del asistente: 02 Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0G f inimo_/ Maximo.- Indica el valor minimo / maximo de inicio para la escala. 15.2. Personalizacién de Consultas Ruta de acceso: Cualquier médulo / Ver / Personalizacién de consultas. Dentro de la ventana principal de la personalizacién de consultas se pueden observar 13 consultas predefinidas por el sistema, asi como las que se vayan generando por los usuarios. Pudiéndose guardar, borrar o modificar, asi como exportarlos a otras aplicaciones de Windows. Figura 15.2-1 Listado de Consultas. Permite agregar mas consultas personalizadas, las cuales puede utilizar los campos que necesite dependiendo del modulo que se seleccione. Al dar clic en Agregar o Modificar, mostrara la siguiente ventana: Figura 15.2-2 Personalizacién de consultas. Para poder personalizar las consultas, el sistema cuenta con un conjunto de herramientas que de forma muy sencilla permitirén realizar esta tarea. = a El Figura 15.2-3 Barra de Herramientas para personalizacién de consultas. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 103E Aspel ‘A continuacién se explicaran cada uno de los comandos. [GB uardar Consulta.- Al hacer esto aparecerd una ventana como la siguiente, solicitando que se le de un nombre para guardar la consulta, Figura 15.2-4 Barra de Herramientas para personalizacion de consultas. Kes Archivo Maestro.- Al seleccionar cualquiera de los archivos que tiene el sistema, mostrard las tablas que se encuentren relacionadas. 1 | configurar el filtro.- Al accionar este comando el sistema mostrar un filtro para que la consulta pueda ir con ciertos criterios. El filtro que aparece esta estrechamente relacionado con el archivo que se haya seleccionado, es decir no siempre sera la misma ventana. Para este caso se mostrara el filtro de Clientes. orem ira 15.2-5 Barra de Herramientas para personalizacién de consultas. So, [SJ aignas ocasones as opines el iron sein ufients, paral cule canta con a opcén de poder generar una consulta en lenguaje SQL para poder hacer mas poderosos los criterios del filtro. Ejecutar filtro.- Al activar este comando en la consulta, al momento de visualizarla presentaré un filtro para que antes de visualizar la consulta puedan ser modificados los parémetros del filtro. El filtro mostrado dependera del archivo en el que se base la consulta personalizada. [El preiminar- esta ‘opcién permite generar un vista previa de la consulta que se este editando, sin necesidad de guardarla, Notas del asistente: 04 150 Avanzado Aspel-SAE 4.0Ev Aspel- [Hd rormato Numéreo = Este comando solo opera cuando de campos numércos se trate y permite mostrar una ventana en la cual se mostrar una serie de formatos 0 mascaras para la salida de datos numéricos. Figura 15.2-6 Seleccién de mascara de salida. UH kormato de Fechas- Al igual que el formato numérico, este comando establece la mascara de slide de ‘campos tipo fechas, mostrando las siguientes opciones de salida. i ae Figura 15.2-7 Seleccién de mascara de salida. Formulas.- El sistema permite realizar operaciones con los campos, para lo cual el sistema presenta una ventana con los operadores que es capaz de manejar. Figura 152-8 Definicion de formulas. I scseuininn-nesnginneie-opcie endear aleesemgee nyntsiens pore que al mosunte de barre tos registros, al pie de la venta se muestre el total de la suma los registros que se han recorrido. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 105Figura 152-9 Total de campos numéricos. Para que esta funcién pueda ser utlizada se debe actvaren la consulta elicono LZ TELSTE lineacisn- cuando son campos de tipo Alfanumercos, es posible indicare cual srs la alineacién con la que presentaré la informacién; Izquierda, centrada o derecha, respectivamente. IEE ventanas- cuando un archivo tiene relacionadas varias tabla, estas podrn ser acomodedas yo sea en forma de cascada o Mosaico, respectivamente. Caracteristicas de las consulta ‘+ Elsistema tiene 20 columnas para poder generar una consulta. + EL ancho de columnas se define con arrastrar los bordes de cada una al momento de estar diseiando la consulta, © Todas las consultas que tiene el sistema de forma predeterminada se identificaran porque dicen “Predefinida”. ‘© Las consulta generadas por el usuario tendran la leyenda “De usuario”. * Las 13 consultas las pueden ver todos los usuarios, pero las consultas que se vayan agregando en el sistema solo las podra ver el usuario que las dio de alta, es decir, si el usuario 1 dio de alta una consulta nueva, los demas usuarios definidos en los perfiles no la podran ver. indo el icono == ‘+ ELarchivo de configuracién puede ser regenerado opr a*** Practica Realizar la siguiente consulta personalizada: ‘& Es indispensable el Mouse. 1. Dar clic en agregar / Modificar 2. Seleccionar el archivo base (por ejemplo. clientes). EN ocasiones el sistema pueda mandar mas de una tabla, esto depende de cuantos archivos estén relacionados con el seleccionado. Ubicar el campo que se requiere. Arrastrar el campo a la interseccién (Campo / # de Columna). Este procedimiento se deberd repetir hasta concluir con los que sean necesarios. yaw Notas del asistente: 106 Guta Curso Avanzado Aspel-SAE 4.016. FUNCIONES CRM 16.1. Definicion Con la finalidad de proporcionar elementos que ayuden a la empresa a desarrollar una mejor Administracién de Relaciones con sus Clientes, Aspel-SAE 4.0 incluye en el médulo de Clientes nuevas funciones que no son mas que herramientas con las que se pueden llevar a cabo actividades encaminadas a fortalecer el trabajo de captacién de nuevos clientes, asi como la retencién y crecimiento de negocio con los clientes ya existentes. 16.2 2Qué es un CRM Customer Relationship Management ? CRM es basicamente la respuesta de la tecnologia a la creciente necesidad de las empresas de fortalecer las relaciones con sus clientes, buscando dar respuesta a preguntas como: Tengo buena relacién 0 no con mis clientes y como puedo mejorarla?, gCudnto me est costando perder clientes antiguos y cudnto me cuesta captar clientes nuevos?, zEstoy reteniendo a mis clientes?, 2Cual es el costo y cual el valor de cada cliente?, zCémo puedo mejorar mis productos y servicios para atender las necesidades de mis clientes?.. CRM es una tecnologia de informacién reciente, enfocada al trato personalizado y preferencial al cliente. Significa entender mejor sus necesidades y establecer una relacién “uno a uno" para atraer nuevos clientes 0 retener los ya existentes. Sin embargo, para poder atraer y retener a los clientes hay que entender primero sus preferencias, necesidades, sus negocios y, en general, entender por qué compran. Las herramientas de gestién de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management CRM) son las soluciones tecnolégicas para conseguir desarrollar "la estrategia de negocio centrada en anticipar, conocer y satisfacer las necesidades y los deseos presentes y previsibles de los clientes”. 16.3. Aspectos a considerar para una éptima implantacién de un Médulo CRM Es muy importante destacar que para alcanzar el éxito en la implantacién de un Médulo de CRM se han de tener fen cuenta los cuatro pilares basicos en una empresa: la estrategia, los recursos humanos, los procesos y la tecnologia. Estos conceptos se desarrollan a continuaciéi Estrategia: Obviamente, la implantacién de herramientas CRM debe estar alineado con la estrategia corporativa y estar en consonancia de las necesidades tdcticas y operativas de la misma. El proceso correcto es que CRM sea la respuesta a los requerimientos de la estrategia en cuanto a la relaciones con los clientes y nunca, que se implante sin que sea demasiado coherente con ella. Recursos Humanos: La implantacién de la tecnologia no es suficiente. Al final, los resultados llegardn con el correcto uso que hagan de ella las personas. Se ha de gestionar el cambio en la cultura de la organizacién buscando el total enfoque al cliente por parte de todos sus integrantes. En este contexto, elementos como la cultura, la formacién y la comunicacién interna son las herramientas clave. Procesos: Es necesaria la redefinicién de los procesos para optimizar las relaciones con los clientes, consiguiendo procesos mds eficientes y eficaces (mapeo de procesos). Al final, cualquier implantacién de tecnologia redunda en los procesos de negocio, haciéndolos més rentables y flexibles. Tecnologia: También es importante destacar que hay soluciones CRM al alcance de organizaciones de todos los tamafios y sectores aunque claramente la solucién necesaria en cada caso sera diferente en funcién de sus necesidades y recursos. Una parte importante para la correcta implementacién de CRM consiste en almacenar en una sola base de datos toda la informacién que dispongamos sobre el cliente y sobre todo de las operaciones que tengamos con ellos como las ventas directas, campafas, mercadeo, centro de llamadas, frecuencias de compras, etc. Por ello se adapts Aspel-SAE 4.0 para que desde el médulo de Clientes se pueda consultar un “Expediente del Cliente” con toda la informacién indispensable para la definicién de estrategias, considerando que la fuente de datos es Notas del asistente: Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0E/Aspel accesible en todo momento y est actualizada de acuerdo a todos los datos capturados en los diferentes médulos de Aspel-SAE 4.0. 16.4 gPara qué sirve la implantacién de un CRM? Se podrian englobar los objetivos de un CRM en los siguientes puntos: + Lacaptacién de nuevos clientes. © Larentabilidad. © Fidelidad. ‘A su vez, podriamos mencionar algunas razones y estadisticas para confirmar la eficiencia que puede roporcionar a la empresa la exitosa implantacién de un médulo de CRM como parte de la solucién de tecnologia de la informacién. © Si se conocen las preferencias de compra de un cliente, se tiene mas del 70% de posibilidades de venta con productos nuevos dirigidos. EL servicio que se da al cliente representa 70% de la influencia de compra, el producto solo el 30%. Las ventas a un cliente existente son 1 a 5 veces mds que un cliente nuevo. El costo de captar a un cliente nuevo en vez de revender a uno existente es 5 veces mayor. Realizar procesos reproductibles de ventas disminuye los costos significativamente. Un cliente insatisfecho se encarga de difundir lo malo de su compra. Campatias publicitarias dirigidas. Por iltimo y antes de dar comienzo a la revisién de los sub-médulos que dotan a Aspel-SAE 4.0 de funciones de un CRM, es importante destacar que Internet, sin lugar a dudas, ha sido la tecnologia que mas impacto ha tenido sobre las soluciones de CRM, por ello se ha incluido un sub-médulo de Administracién de contactos, que permite agilizar el contacto con los clientes mediante el envio correo electrénico utilizando el Administrador de correo ‘Outlook ®. A continuacién, se mencionan algunos puntos relevantes de la contribucién de Internet las funciones de CRM: importante disminucién de los costos de interaccién. Bidireccionalidad de la comunicacién Mayor eficacia y eficiencia de las acciones de comunicacién. Inteligencia de clientes. Pablicos muy segmentados. Personalizacién y marketing 1a 1 Mejora de la atencién al cliente. Mejora de los procesos comerciales 16.5 Administracién de Contactos La version 4.0 de Aspel-SAE permite registrar y administrar los datos de un nimero ilimitado de contactos de los clientes mismos que se pueden compartir e interactuar con la lista de contactos de Microsoft Outlook ® permitiendo ser un complemento en su administracién y facilitar su contacto via correo electronico. La informacion que se puede registrar para cada contacto es: nombre, datos de localizacién (direccién, teléfono, e- mail) y tipo de contacto para identificar el rea al cual pertenecen (Compras, Ventas, Administracién, Cobranza), El registro de los contactos se puede realizar de tres formas diferentes: Notas del asistente:CAspel. 1. Enel momento de dar de alta un nuevo cliente ya que al finalizar de registrar los datos del cliente, el sistema preguntard si se desean agregar los datos de sus contactos. Glows 152) Todo Manton, SA de Teedecantast Adwunanin Date dl certo Nene ingen Meiodos Dec. Nate So. 67 Cl Io Tun Eo Men Tetdono 52355828 mat [amen com md Figura 165-1Alta de contactos. 2. Cuando se modifican los datos de un cliente. 3. A través de la opcién Contactos del Menti Archivos. En este caso, se despliega una ventana en la que se presentan todos los contactos registrados en el sistema, teniendo disponibles todas las funciones necesarias para su admi istracién: Alta, cambios o baja de contactos. b. Agrupacién de la informacién por Cliente y/o Tipo de Contacto, misma que se realiza “arrastrando” el encabezado de cada columna al area de agrupamiento. Ordenamiento ascendente o descendente de la informacién, dando clic en el encabezado de la columna. 4. Buisquedas y Filtros. fe. Exportacién y copiado especial. £.Preparacién y transmisién de la informacién a Internet (Infoweb) & Exportacién de la informacién a Dispositivos méviles (Informacion Mévil) ‘ita, cambio y Inierfaz con Infoweb e baja Outlook® Infomévit Fitro ‘Ordenar Notas del asistente: Busqueda i a fCaetzla aera DEE 1 tag a Cl Cate 36 eas agrupamiento 5 Nowe ruses [ae s@pogamine ane > hank ‘SUBEE—ffa.cudten cone ceuee 3 avtigeae ez Kan@nenconae eae 1 Ferse830000ep601 S7ITSI —dmtesinatcon Paps 1 RloRhn 25ca Ova 578510 nam sepagare rte 1 Veta BCE pene S72 ghia! Cong 14 OcemoPokeo 1259 SASETEOS Gramercy on any 10 poe {WBE Saw gaye vena: 1 aewaane tre 12 Gowan aso 1 EuoW77 CaasNacs 6802 ela Gower Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 109CE Aspel- Es importante mencionar que Aspel-SAE 4.0 cuenta con una interfaz con Microsoft® Outlook® 2000 (o versién superior), que permite mantener actualizada la lista de contactos de ambas herramientas. Para establecer la interfaz con esta aplicacién, se debe habilitar la opcién “Utilizar interfaz con Outlook” que se localiza en el meni Utilerias /Configuracién /Aplicaciones Asociadas. Asimismo, se debe indicar en Perfiles del usuario la carpeta de Outlook que se usara, e | | | | Figura 16.5-3 Perfil para trabajar los contactos. Cuando se utiliza la interfaz con Outlook, el alta y modificacién de contactos la manejaré esta aplicacién a partir de dicha configuracién, manteniéndose ambas bases de datos actualizadas. Adicionalmente Aspel-SAE permite agregar a Outlook los contactos que se habian registrado antes de establecer la interfase a, viceversa, traer los contacto de Motte Outlok hacia Aspe SAE mediante econo SE Dowie Be) OBS: o-9- Flee 12 faim Ga Figura 16.5-4,5 Contactos de Aspel-SAE en Outlook®. 16.6 Registro de una Campania Una campafia es una serie de actividades encaminadas a lograr un objetivo comercial (ventas, cobranza, publicidad, acercamiento y atencién al cliente) y de la que posteriormente pueden ser analizados sus resultados para determinar el comportamiento de los clientes y planear estrategias que ayuden a generar mayor rendimiento para la empresa, ya sea para mejorar las relaciones con los clientes que ya se cuenta o la captacién de nuevos. Cuando la organizacién ya ha definido una campafia y ha generado el plan de actividades a seguir para los clientes objetivo, puede registrarla en el sistema. Las campafias se dan de alta en la opcién Archivos / Campanas. Al acceder a esta opcién, se presenta una ventana en la que se listan todas las campafas que se encuentran registradas en el sistema, agrupadas por el “Tipo” que se les asigné y mostrando los datos genéricos de las mismas (nombre, descripcién, fecha de inicio y fin, y el estado de la campaha): Notas del asistente: 10 Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Figura 16.6-1 Catalogo de Campafas. Una campafia puede tener diferentes estatus en funcién del inicio de actividades y pueden ser: © “Activa”. Campajia que se dio de alta pero que no ha iniciado su desarrollo, ‘© “En proceso” . Campafia que se esté llevando a cabo. © “Inactiva”. Camparia que ya finalizé y que se ha cerrado. ‘Al dar clic en el icono para Agregar una campafa, el sistema presenta un Asistente que guiara al usuario en la elaboracién de la misma. Es recomendable que antes de dar de alta la campaia en el sistema se defina el “diagrama de flujo” 0 “Arbol de actividades" que comprenderd la campafia para tener bien definido el resultado al ‘que se pretende llegar. Los pasos que comprende el registro de una campaita son los siguientes: n de dato: a) Paso 1. Defini re None ——_[Depuacin Bae may Desepcion [Actua Datos Cates Sige brdseese " Tpode canata|Sequminio dns ‘Sreone ders Voor Figura 16.6-2 Definicion de una campafa. Tipo de la campafa. Clasificacién que facilita la organizacién y seguimiento de las campattas. Los tipos de camparia que incluye el sistema son de Venta, de Cobranza, de Publicidad, de Seguimiento al cliente, Telemarketing y Otras. No es posible agregar tipos de campafias. * Criterios de selecci6n de clientes Usar criterios de seleccién. Al marcar esta opcién, se indica al sistema que los clientes que se van a indluir en la campafa deben cumplir con los filtros que se especifiquen mas adelante. b. Todos los clientes. La campaia incluye todos los clientes registrados en el sistema. ¢. Sin clientes. Se va a definir una campafia que por el momento no incluye ningan cliente. (Posteriormente se podran agregar clientes a esta campafia). Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 ntPaso 2. Def Sélo si en el paso 1 se eligié "Usar criterios de seleccién” se mostrara la jon de los de seleccién de clientes jiente ventana, en la cual se indicaré ‘mediante filtros el grupo de clientes a los que va dirigida la campafia, La seleccién se puede realizar: a a a Por sus datos generales: Clave de cliente, clasificacién, zona, vendedor o estatus. Por su historial comercial: Monto de ventas acumuladas, saldo, descuento, fecha de iltima compra 0 ago. Por las ventas realizadas: en un rango de fechas, en una moneda especifica, de un determinado almacén y/o de un monto especifico. Por los productos 0 servicios adquiridos seleccionados por clave, linea y tipo de producto (kit o ‘grupo de productos) e incluso por cantidad comprada. Por criterios de cuentas por cobrar: niimero y folios de documentos, por conceptos de cuentas por cobrar, por fecha de aplicacién o vencimiento de documentos y por monto, cis (irs Chew} CC Voi vers tin pa eecsn de hero pr dos de ce Desse ee Chvedecline 9 Eve giote pce cies || Sonn Figura 16.6-3 Definicion de parametros. Paso 3. Redaccién de la guia para la campafa. En este paso se redacta el guién de apoyo para el personal de la empresa que trabajara la campaia. Feds dela guapaa ia cata Pao Ente pans dine io sista neta Figura 16.6-4 Definicin del script. Notas del asistente: 112 Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 40E Aspel Este paso consiste en definir cada una de las acciones que se deberdn realizar para la consecucién de la campafa. EL objetivo es plasmar el flujo de actividades y resultados que guiardn al personal de la empresa en la ejecucién y nto de la campafia. La l6gica que se debe tener al momento de modelarlas es: Toda actividad tiene uno © varios resultados. A su vez, cada uno de esos resultados implica generar nuevas actividades que permitan darles jento, estas actividades tendrén nuevos resultados y asi sucesivamente, hasta que se agoten las ides de accidn y se tenga un resultado final, ya sea positivo o negativo con respecto a las expectativas de la campafa. Desarrollo del Flujo Actividades-Resultados de las Campafias | | exITO | nama 13_]| | i Piseguimiento det Resultado 1.1.2 Tt—>) Actividad Terminal mash aay remnants Paes na Teste | Teanmae ta LA saad Tema | ‘Actividad 12 PaRCASO! | eee. ) Tate \ Resultado 1.2.2 —+—P} Actividad Terminal mena Lo pana tor] | [Loins Ht gi isles | amt nai | TOL Sa tennais i | | | | ciice | Retaisdets | Mewasscitiees | Mnortentai | Martins — | aca ea sai rae a | eet mies nes Como se puede observar del diagrama, los principales elementos para la definicién del flujo de accién son los Resultados y las Actividades consecuentes. El sistema cuenta con un catdlogo tanto de actividades como de resultados, los cuales pueden ser personalizados (agregar) de acuerdo con las necesidades de la empresa. Estos catdlogos Se pueden acceder a través de la barra de herramientas de la ventana principal de campafas: Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 113Figura 16.6-5 Definicién de actividades y resultados. ‘Al dar clic en el botén de Alta, se presenta una ventana en la que se indica la actividad inicial: Figura 16.6-6 Asignacién de actividades. Notas del asistente: 114 Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0* Actividad. Se elige del catdlogo la actividad deseada. Si no existe, se puede dar de alta en ese momento utilizando el bot6n Nueva act. ‘© Prioridad. Se indica el nivel de prioridad de la actividad © Descripcién de la actividad. Una vez establecida la actividad, se deben indicar los posibles resultados que se pueden presentar al llevarla a cabo asi como la actividad causante, y asi sucesivamente hasta llegar de manera ciclica hasta un terminal éxito o terminal fracaso, lo cual determinard el fin de al campani i ator ps 8 Empat Figura 16.6-7 Asignacién de resultados. * Resultado. Se elige del catélogo de Resultados. Si no existe, se puede dar de alta en ese momento. En # dias. Se indica el ntimero de dias en que se estima obtener el resultado de la actividad ‘Actividad resultante. Se elige del catélogo de Actividades la accién que se debe llevar a cabo para dar seguimiento al resultado en cuestién © Se registrara?. Al activar esta casilla, se indica que el resultado se registraré en la bitdcora de movimientos del cliente. Al finalizar de registrar la actividad inicial y sus posibles resultados, se debe entonces dar de alta las nuevas actividades resultantes (en el ejemplo, las correspondientes a “Actualizacién de datos” y "Contacto telefénico cliente”) lo que se realiza de la misma forma descrita con anterioridad. Por ejemplo: Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 115En el ejemplo si el resultado es la actualizacién de datos, que a su vez es el objetivo de la campata, la actividad resultante es "Terminal: Exito”, misma que marca el fin de la campafa si el flujo de informacion permitié llegar hasta la actividad “Actualizacién de datos". Ahora se debe continuar con el flujo correspondiente a “Contacto telefénico cliente” hasta terminarlo. Al finalizar el alta de actividades de la campafa se muestra una ventana como la siguiente: Figura 166-9 Actividades asignadas. Paso 5. Revisin y guardado de la campaha. En el iiltimo paso durante el registro de una campafia se muestran los clientes que cumplen con los criterios indicados en el paso 2, y nos permite verificar que la definicién de los filtros haya sido la correcta Als de compo Paes Enedepsofal pune Mesatonanstes 5. ‘vk es MadeeinEspfaSA de. ‘Geto debs eet ee Scnptareriendaie ichate Macc Lopes ‘At ings Caso ‘igloo SC Nate ts. dec Figura 16.6-10 Lista de prospectos. lista de clientes automaticamente, Al marcar esta casilla se esta indicando al sistema que la campafia sélo incluira a los clientes que cumplieron con las condiciones del filtro al momento de Notas del asistente: so Avanzado Aspel-SAE 4.0Ev Aspel= dar de alta la campafia. En caso contrario, el sistema iré agregando nuevos clientes conforme vayan cumpliendo las especificaciones del filtro durante la operacién del sistema. Por ejemplo, si se define un filtro en el cual s6lo se incluian los clientes con ventas mayores a $5,000 hasta la fecha de generacién de la campafia, y si un cliente posterior a la fecha de definicién de la campafa realiza una compra que excede dicho limite, el sistema lo detectaré como cliente prospecto y lo agregaré a la campafia en cuestion, + Avanzado. El sistema permite al usuario crear sentencias SQL para la seleccién de los clientes. De esta forma, si las opciones del filtro no satisfizo las necesidades del usuario, él puede crear sus propios crtiterios de seleccién, Una ver que se ha completado el registro de la campafia, el personal encargado de realizarla tendré una guia del desarrollo de la misma, y podra darse el seguimiento actividad por actividad hasta alcanzar el objetivo. El detalle cen el seguimiento estara en funcién de la definicién del diagrama de flujo 0 rbol de actividades definidas en el paso 4 durante el registro de la campafia. La ejecucién y seguimiento podra realizarse desde la seccién ‘Administracién de clientes que se describe a continuacion. 16.7 Administracién de Clientes Desde esta opcién que se puede llevar a cabo el seguimiento de las campatias, tal como el registro de Citas, et monitoreo en el desarrollo de la misma, el andlisis de su evolucién, y su efectividad en los resultados que pueden concluirse como la revisién de las ventas realizadas (facturas y remisiones), las que se encuentran en proceso (como pedidos y cotizaciones). Herramientas Filtros y de atencion y agrupamiento de ‘seguimiento informacion 4 smlniseador de clientes Vander Todor). ‘Fecha Nota techae Figura 16.7-1 Administrador de clientes. Herramientas de atencién y seguimiento La ventana de Administracion de clientes prove a las personas encargadas de llevar a cabo la campafia de una serie de herramientas y funciones con los que se busca incrementar la efectividad en la ejecucién de las diferentes actividades y agilizar el seguimiento sin necesidad de estar cambiando de opcién y/o médulo en el Notas del asistente: Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 7FAspel- sistema. Por ejemplo, desde esta consulta es posible capturar cualquier tipo de documento del médulo de Facturas y vendedores como son Cotizaciones y Pedidos sin necesidad de cambiarse de médulo. Dentro de esas herramientas se encuentra: © Filtros, criterios de agrupacién y ordenamiento de la informacién. Es importante hacer notar que en todas las consultas que se presentan para la Administracién de clientes, se cuenta con filtros por fecha y por Vendedor (Vendedor asignado en el detalle de cada cliente). También se tiene la posibilidad de agrupar por diversos criterios como la clave del cliente, la campafa o la actividad. Si ademas consideramos los ordenamientos ascendentes y descendentes que se pueden aplicar por cada columna, el resultado son rmiltiples opciones para el monitoreo y el analisis de la informacién que vaya resultando de la ejecucién de la misma y la evaluacién del desempefio de los ejecutivos de la empresa designados para dicha tarea. © Barra de herramientas Muestra el expediente del cliente Agregar cliente Modificar cliente Alta de documentos de venta (facturas, remisiones, pedidos y coti registro de pagos Abre el catélogo de contactos Envio de e-mail Envio de e-mail masivo (Se explica més adelante) | Muestra el catélogo de campahas St Permite realizar cambios a la lista de clientes (agregar o eliminar clientes) [Tabac en campatas (Se exc més adelante * — Envio de e-mail masivo. Esta opcién permite generar correos para muchos destinatarios, en los que ademas ‘se pueden anexar reportes o documentos de MS-Word® con informacién generada desde Aspel-SAE. 2 ee, came, fate ‘Asunto — Actualzacén de Datos Estima chente Por medio del preset le colctaros 21 apoyo para actus miestabave de dlos nesses un docurento con los dos que atuabenie Ateriamerte, LaEnpreca Moderna, SA de CV. Figura 16.7-2 Envio de correo masivo. Notas del asistente: fa Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0EAspel - © Medios. Se pueden elegir dos opciones de envio: correo electrénico e impresora. =” Si se elige Unicamente Correo Electrénico se muestran como posibles destinatarios ‘inicamente los clientes que tienen direccién electronica, Si se elige Gnicamente Impresora se muestran todos los clientes como posibles destinatarios y la salida es a impresora. + Se elige correo electrénico e impresora. Se envia correo electrénico a los clientes que ‘cuenta con una direccién electrénica y se imprime para quienes no la tienen. © “Para”. Al dar clic se presenta la lista de destinatarios a los que se puede enviar el correo. Ellistado de destinatarios + Elmedio seleccionado = Laeleccién que se realice entre ver sélo clientes que estan en la consulta o ver todos los nites del catélogo del sistema = EL Tipo de contacto que se indique. (© Reporte. Con esta opcién se puede anexar al e-mail el Estado de cuenta general del cliente, o su Estado de cuenta detallado, un comunicado, el lanzamiento de un nuevo producto con su ficha ‘técnica, los productos en oferta, etc. © Plantilla. Al elegir esta opcién se puede generar un documento de Word® personalizandolo con los datos de Aspel-SAE: Notas det asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 no16.7.1 Seguimiento 1. Desarrollo de campaiias. En esta ventana se muestran las diferentes categorias de campafias que se ‘manejan en el sistema. Al elegir cualquiera de ellas, se muestran todas las campafias registradas con ese tipo: Figura 16.7.1-1 Clientes de campafas. El campo “Fecha” que se presenta en la ventana, puede presentarse de diferentes colores: el color negro indica una actividad a realizarse en el futuro; en azul se presentan las fechas que corresponden al dia actual; yen rojo las correspondientes a las actividades que tienen vencida su fecha de realizacién. La opcién “Trabajo en campafas” que se activa con el botdn |S“ de la barra de herramientas, presenta las funciones que permiten llevar el registro de la evolucién de las actividades de cada cliente. © Inicia campafa. Al elegir esta opcién, se da por iniciada la campaha, con lo que se activa para todos los clientes la primer actividad de la campaia, actualizando las fechas, prioridades y comentarios. Figura 16.7.1-2 Clientes de campaias. (© Seguimiento de campafa. Esta es la funcién que las personas responsables de la ejecucién de la campaiia deberan utilizar para desarrollar cada una de las actividades establecidas en la misma, las cuales se van presentando de manera secuencial para cada cliente. Notas del asistente: 120 Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.016.7.1 Seguimiento 1. Desarrollo de campaiias. En esta ventana se muestran las diferentes categorias de campafias que se manejan en el sistema, Al elegir cualquiera de ellas, se muestran todas las campajias registradas con ese tipo: Figura 16.7.1-1 Clientes de campafias. El campo “Fecha” que se presenta en la ventana, puede presentarse de diferentes colores: el color negro indica una actividad a realizarse en el futuro; en azul se presentan las fechas que corresponden al dia actual; yen rojo las correspondientes a las actividades que tienen vencida su fecha de realizacién. + La opcisn “Trabajo en camparias” que se activa con el botén funciones que permiten llevar el registro de la evolucién de las acti fe la barra de herramientas, presenta las, des de cada cliente. © Inicia campaha, Al elegir esta opcién, se da por iniciada la campaha, con lo que se activa para todos los clientes la primer actividad de la campaia, actualizando las fechas, prioridades y comentarios. Figura 16,7.1-2 Clientes de campaias. (© Seguimiento de campafa. Esta es la funcién que las personas responsables de la ejecucién de la ‘campaiia deberdn utilizar para desarrollar cada una de las actividades establecidas en la misma, las cuales se van presentando de manera secuencial para cada cliente. Notas del asistente: 120 Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0fhe oR ee eee eee we Figura 16.7.1-3 Seguimiento de campa = Comentario. Se puede indicar algiin comentario con respecto al desempeno de esta actividad. + Resultado / Actividad siguiente. Se presenta la lista de resultados que se esperan al realizar la "Actividad actual”, asi como las actividades siguientes que se derivan de ellos, debiendo seleccionar alguna mediante un doble clic o con ayuda del botén Cambiar. = Fecha sugerida para sig. actividad. Se presenta una fecha que se calcula con base en las duraciones asignadas a las actividades en el momento de registrar la campafa. Es posible modificarla durante el seguimiento. = Cambiar. Al dar clic se asume que el resultado de la “Actividad actual” fue el que se ‘encuentra marcado con la barra cursor y que ya puede cambiar a la “Actividad siguiente”, + Seleccionar actividad. Al utilizarla, se presenta una lista con las actividades que conforman la campaiia, Sirve para “saltarse” el flujo de actividades y que el seguimiento del cliente en ‘cuestin continiie a partir de la actividad seleccionada = Regresar. Al dar clic en este botdn se regresa al Administrador de clientes. © Cambio masivo de actividad. Permite cambiar el resultado / siguiente actividad en el que se encuentra un grupo de clientes de acuerdo a la seleccién. © Cierra campafia. Una vez finalizado el seguimiento de las actividades, se debe cerrar la campafa. Con ello, cambia su estatus a “Inactiva’, lo que facilita la administraci6n de todas las campafas. © Estadistica de la campafia. Se presenta una ventana con el niimero total de clientes en la campaia, total de clientes no iniciados, total de clientes en proceso y total que finalizaron la campafia con éxito 0 fracaso. 2. Actividades generales. s. Se pueden registrar citas entre los ejecutivos de la empresa y los clientes. Estando posicionados en la ventana de Citas, dar clic al bot6n secundario del mouse. Con ello, se despliega un mend flotante con las opciones de alta, cambio y baja de citas. En caso de contar con la interfase con Outlook® la ventana para la captura de la cita sera como se muestra a continuacion: Figura 16.7.1-4 Alta de contacto. Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 11€ Aspel Las citas que se registren en Aspel-SAE se podran sincronizar con Outlook® para que pueda darse el seguimiento desde la aplicacién. Finalmente, es posible que, al momento de estar accediendo a Aspel- SAE, se notifique al usuario de las citas que tiene programadas para ese dia indicando el usuario de Aspel-SAE al que corresponde. Esto se realiza desde el mend Utilerias /Configuracién /Aplicaciones Asociadas, opcién “Mostrar citas al inicio". Actividades pendientes. Esta opcién es itil cuando al realizar una campafia surge alguna actividad adicional a realizar con un determinado cliente. Para registrar este pendiente, se debe dar clic al botén. secundario del mouse. De igual forma se pueden registrar actividades pendientes desde la Bitdcora de movimientos. Ventas. Se presenta la relacién de facturas y remisiones registradas en el sistema. Pedidos y cotizaciones. Se presenta la relacién de pedidos y cotizaciones registrados en el sistema, Estado de mis clientes. Esta consulta presenta la actividad en la que se encuentran cada uno de los clientes que se incluyen en las campafas de la empresa. Estado de mis prospectos. Esta consulta presenta la actividad en la que se encuentran cada uno de los clientes potenciales que se incluyen en las campafias de la empresa. (Se considera cliente potencial aquél que no tenga registrada ninguna factura). 16.8 Bitacora de Movimientos Esta consulta muestra todas aquellas actividades comerciales y de seguimiento que cada uno de los usuarios de Aspel-SAE va realizando y que afectan a los clientes. Los movimientos que quedan registrados en la bitécora son los siguientes: Documentos de Venta: Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones Movimientos de Cuentas por cobrar. Modificaciones de los datos de venta de los clientes: Dias y limite de crédito, %descuento, dias de revision y pago. Actividades de Campafias que fueron configuradas para registrarse en la bitacora. Actividades pendientes. Los movimientos de venta, cuentas por cobrar y de modificacién de datos de venta, quedan asociados autométicamente a una campatia que se identifica como "INTERNA". Una Actividad pendiente también puede ‘quedar asociada a la campaiia “INTERNA” si al momento de registrarla no se le relaciona con una campafa en particular. Figura 168-1 Bitdcora de movimientos. Notas del asistente:16.9 _Expediente del Cliente ‘Aspel-SAE 4.0 integra por cada cliente un expediente desde el que se puede consultar répidamente: 1. Informacién que antes se podia acceder en el mismo médulo de Clientes y cuentas por cobrar, pero a través de opciones separadas de menii: ‘+ Informacion del cliente. Datos generales (RFC, direccién, teléfonos, crédito, etc.), datos de venta (dias de crédito, limite de crédito, % de descuento, etc), datos histéricos (ventas anuales, diltimo ago, ultima venta), datos adicionales (observaciones, campos libres). Asimismo, los datos correspondientes a los Comprobantes Fiscales Digitales (mecanismo de emisién y envio de documentos). Figura 169-1 Expediente del cliente. ‘+ Informacién de saldos. Estado de cuenta, antigiiedad de saldos, pronéstico de cobranza, resumen de movimientos. Figura 16.9-2 Informacién de saldos. 2. Informacién que sélo se podia consultar accediendo al médulo de Facturas y vendedores: ‘+ Informacién de ventas: Facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones (se puede ver el detalle de cada documento). Productos apartados y productos més vendidos Notas del asistente: Guia Curso Avanzado Aspel-SAEFigura 16.9-3 Informacién d ventas. Informacién nueva que facilita el andlisis de la situacién comercial de los clientes asi como de las 3 actividades de atencién y seguimiento que se han desarrollado en la empresa: Bitécora de movimientos. Presenta las actividades asociadas a las campafias en las que se ha incluido al cliente. igura 16,9-4 Bitacora de movimientos. Citas y contactos. Se presenta la informacién relacionada con las citas que se han tenido con el cliente, asi como la lista de personas de contacto de la empresa. Figura 16.9-5 Agenda. Notas del asistente: 124 — Gula Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0Toda la informacién que comprende el Expediente del Cliente permite realizar un anélisis muy completo del desarrollo de las relaciones comerciales con cada cliente, mostrando detalladamente los momentos de venta, cobranza y mercadotecnia que se han tenido con él, asi como los productos y servicios adquiridos. 17. ASPEL-AL ACTUALIZACION EN LINEA 17.1. Generales © Ruta: Ayuda / ASPEL en Internet /Verificacién en linea de ultima versién y/o tecla #i/ (todos los) Programas/Aspel/Actualizacién en linea y con el icono ‘Al hablar de actualizaciones se puede estar hablando de dos cosas totalmente distintas, por ello en esta parte se aclararén ambas, dado que en Aspel se tiene el término Actualizacién, el cual en si mismo contiene dos iente: jon a una version superior, por ejemplo: Aspel-SAE 3.0 > 40, dicha actualizacién generalmente implica un costo de acuerdo a las politicas comerciales vigentes. ActualizaciOn en Linea (Aspel-AL), la cual con el fin de mantener los sistemas Aspel de versiones vigentes en condiciones adecuadas de trabajo, permite bajer de Internet de forma segura una serie de archivos los cuales permiten al sistema trabajar de forma optima. El mecanismo de Actualizacién en linea es muy simple, ya que con sélo unos cuantos clic’s y sin necesidad de Navegar en varias paginas se podra obtener la actualizacién de los archivos que lo requieren, con lo que disminuye considerablemente el tiempo de conexién a Internet, ademés es flexible ya que el proceso se puede ejecutar tantas veces como se requiera. Es definitivamente una herramienta que aseguraré siempre estar trabajando con las tltimas mejoras de cada versién. Esta modalidad de actualizacién esta disponible tnicamente para las versiones vigentes de los sistemas de la linea. foeernrecmener (3 rab =)Aspel plist rs |

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