PLAN DE CONVERSION

METODO: CAMBIO DIRECTO

La implantacin del sistema de manejo de citas y consultas

en el consultorio

Recinos Mirn se realizara por el mtodo cambio directo. Esto debido a que el
consultorio actualmente no cuenta con un sistema informtico en el cual estn
llevando todo el control del proceso que realizaran, que abarca desde la creacin de
citas hasta la facturacin de la consulta y los medicamentos que compra el paciente
en la farmacia del consultorio.
Como se mencion anteriormente, toda la informacin se maneja de forma manual,
porque lo que se fijara un fecha donde se comenzara a usar el sistema

en su

totalidad, siguiendo el caso de uso primordial, el cual comienza con el gestiona

miento de las citas ya sea que las cree la secretaria o que el paciente las cree por
medio de la pgina web, posteriormente se sigue con la administracin de las citas
y las consultas. Ya una vez realizada la consulta, se pasa a la parte de entrega de
recetas y venta del medicamento, en caso el paciente desee comprar la medicina
en el consultorio.
El sistema se implementara en su totalidad dndole uso a cada parte segn vaya el
flujo del caso de uso, pero para efectos de monitoreo y control sobre el correcto
funcionamiento de este, se dividir en 6 partes como se dellata a continuacin:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Creacin de citas
Administracin de Citas
Expediente Medico
Consulta Medica
Receta Medica
Facturacin

La creacin de citas tiene dos posibles formas de efectuarse, la prima consiste en

que el usuario ingrese a la pgina web del consultorio y la gestione el mismo, y el
segundo

mtodo consiste en que el usuario (paciente) llegue a la clnica a

solicitarla. Para ambos casos, se debe escoger un da y hora determinada donde el

usuario pasara consulta, esta primera informacin que ingresa es de suma

importancia, ya que marca el momento en que los datos de este usuario Sera
ocupados por el sistema e eran amarrados a otros que se anexaran al expediente
mdico. Por tanto es de suma importancia que esta secciono funcione.
La siguiente secciones la Administracin de Citas donde la secretaria o enfermera
segn sea el caso,

aprobara, rechazara o reprogramara la cita donde le dar

seguridad al paciente y al mdico que la consulta si se efectuara.

Una vez los procesos anteriores este correctamente, se procede a tomar la
informacin complementaria restante a cada paciente, para llenar su expediente
mdico, entre otros datos como la masas corporal, signos vitales, presin, entre
otros, el cual el doctor debe conocer antes de revisar a cualquier paciente que
desee pasar consulta.
Seguido a lo anterior tenemos el registro de la consulta, luego la creacin de la
receta, donde le mismo medico podr consultar la existencia del medicamento en el
inventario y podr asignarlo; dejando por ltimo la facturacin donde se le realizara
el cobro al paciente por los servicios prestados, en la cual se le emitir la factura
detallando cada servicio.
Cada parte es de vital importancia, ya que una depende de la anterior para que
esta se pueda dar. Si en dado caso el sistema presenta fallas o inconsistencias para
el ingreso o manejo de informacin, el personal puede seguir realizando el proceso
de forma manual. Sin embargo el hecho de que la mayor parte del sistema
funcione, les ahorra tiempo y permite una mejor administracin del proceso.

CUADRO DE CONVERSION SISTEMA DE ADMINISTRACION DE MEDICAS CONSULTORIO RE

DESCRIPCION DE
LAS ACTIVIDADES

PERSONAS RESPONSABLES
DE LA ACTIVIDAD

USO DEL EQUIPO

debe estar disponible en todo

Usuarios directos que trabajaran momento, 7/24 horas, ya que
dentro de la clnica as como las los usuarios podrn gestionar
personas que utilicen la web las citas a la hora que gusten
para gestionar sus citas
y la secretaria o enfermera,
administrarla a cualquier hora

DOCUMENTOS E
INFORMACIN
PERDIDA

CUANDO DEBE LLEVARSE

ACABO LAS ACTIVIDADES

La informacin se ingresa y
Los empleados de la clnica
actualiza a diario, ya que con
(Doctor, secretaria, enfermeras,
cada paciente que llegue, se le
encargados de medicina, etc.)
solicitan datos personales

Se llevara a cabo a lo largo de

VARIACIN DE
Encargados de la implantacin todo el proceso de la consulta
LOS FORMATOS
del
sistema,
secretaria, donde se tendr el control de
DEL SISTEMA CON
enfermeras, doctor.
procesamiento
de
LOS FSICOS
produccin y la rapidez de la
misma.
PERDIDA DE
Pacientes,
DATOS O
enfermera
INCONSISTENCIAS

secretaria

INCORPORACIN
DEL PERSONAL
PARA EL
MANTENIMIENTO
DEL NUEVO
SISTEMA

Parte
encargada
de
administrar
los
recursos
econmicos,
financieros
y
tcnicos
para
brindarle
un mejor servicio.

CAPACITACION
GENERAL

Implementador, analistas y
programador.

entre la administracin de la
cita y la toma de datos para el
llenado del expediente
El
mantenimiento
debe
llevarse
a
cabo
mensualmente,
tanto
en
software como en hardware
para garantizar el correcto
funcionamiento del equipo y
sistema implementado

Previo a la implantacin y
cuando se realizan los
cambios

POSIBLE
PUEDAN
PREVEN

El servid
no est d
que est
emplead
mantenim

inconsist
horas
cruzados
paciente
se puede
datos en
proceso
Problema
Que los
proceso.
Solucin:
Capacita
desde
principio
Problema
Mala o
Solucin:
Archivarl
clasificad
Problema
Irrespons
revisin
inadecua
Solucin:
Constant
program
equipo, l
Problema
No darse
parte
de los us
Solucin:
Brindar m
los
procesos
internas.

TIEMPOS DE
EJECUCION DE
LOS PROCESOS

Analista y programador:
Encargados de
establecer la agilidad de
la informacin y a la vez
su distribucin por
medio de enlaces.

CAPTURA DE LOS
DATOS

usuarios directos (empleados) y

usuarios indirectos (pacientes)

Cuando se prueba y se
analiza la informacin que
este se supone deber
proporcionar.
Cuando se realiza el manejo
de los datos, cuando se
modifican, se eliminan, se
ingresan, entre otros.

Problema
Proceso d
complejo
Solucin:
Procesos
adecuad
Problema
Confusi
Solucin:
Recupera